UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA

VICERRECTORA ACADMICA
ESCUELA CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
Email: 3090@uned.ac.cr

GUA PARA EL ESTUDIO DE LOS MATERIALES

DEL CURSO:

ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN
DE PROYECTOS DE TIC

Cdigo: 3090
Semana B
Crditos: 3

TEMA 1. LA GESTIN DE COMUNICACIONES DE UN PROYECTO

Sandra Rojas Araya

Encargada de Ctedra

San Jos, Costa Rica

2010

Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

La produccin acadmica y la asesora metodolgica

estuvieron a cargo de:
Ana Lscaris-Comneno Slepuhin

CONTENIDO
INTRODUCCIN ................................................................................................................. 3
DESCRIPCIN DEL CURSO .................................................................................................. 4
Objetivo ......................................................................................................................... 4
Materiales de estudio .................................................................................................... 4
Materiales complementarios ......................................................................................... 5
Modalidad de estudio..................................................................................................... 6
Desglose de temas ......................................................................................................... 6
ESTRUCTURA DE CADA TEMA ............................................................................................ 8
TEMA 1. LA GESTIN DE COMUNICACIONES DE UN PROYECTO......................................... 9
Propsito del tema ........................................................................................................ 9
Objetivos de aprendizaje .............................................................................................. 9
Gua de lectura .............................................................................................................. 9
Comentarios del tema ................................................................................................. 10
Actividades sugeridas .................................................................................................. 12
Lista de referencias ..................................................................................................... 14
Anexo Ejemplo de Plan y estrategia de comunicaciones para un proyecto .................... 16
1.

Objetivos ................................................................................................................ 17

2.

Audiencia................................................................................................................ 17

3. Mtodos de comunicacin propuestos ................................................................... 18

4.

Mensajes clave ....................................................................................................... 19

5.

Actividades de comunicacin ................................................................................. 21

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

INTRODUCCIN
Esta gua ha sido diseada con el propsito de apoyarlo en el estudio de los materiales
del curso Administracin de la comunicacin de proyectos de TIC, del plan de
Licenciatura de Administracin de Proyectos de TIC, de la Universidad Estatal a
Distancia.
El curso tiene como principal objetivo analizar los elementos necesarios para lograr
una comunicacin efectiva de un proyecto, y generar las principales plantillas de
documentos requeridos para la gestin de un proyecto de TIC.
Uno de los factores crticos de xito de un proyecto es el manejo efectivo de la
comunicacin. Esta se da entre los miembros del equipo de proyecto y el cliente,
entre ellos mismos, y entre el equipo y la alta administracin.
Durante los diferentes procesos de un proyecto (desde el inicio, y durante el
planeamiento, la ejecucin, el control y el cierre), se generan documentos que
generalmente conforman una metodologa de desarrollo y que son bsicos para la
gestin del proyecto.
El enfoque prctico del curso permitir analizar los elementos para la administracin
de un proyecto de TIC, y tambin que cada alumno genere los instrumentos
documentales requeridos para lograr el soporte a la comunicacin de un proyecto.
El desarrollo de los temas se basa en lecturas del libro de texto y recursos digitales
que se encuentran en la plataforma, los cuales son de revisin y lectura obligatoria.
Adems, se le sugiere recurrir a los materiales complementarios que se indican para
profundizar sobre temas particulares.
Le deseamos muchos xitos en su desempeo en este curso.

Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

DESCRIPCIN DEL CURSO

Objetivo
El curso Administracin de la comunicacin de proyectos TIC pretende que, a
finalizar su estudio, usted est en capacidad de explicar estrategias efectivas de
comunicacin sobre el desarrollo y la clausura de proyectos de TIC.
Objetivos especficos
Al finalizar el curso, el estudiante deber ser capaz de:
1. Explicar los procesos requeridos para asegurar la generacin, almacenamiento y
distribucin de la informacin de un proyecto.
2. Explicar los principios y tcnicas para el manejo de las comunicaciones de un
proyecto.
3. Elaborar los principales documentos requeridos en los proyectos de TIC en las
diferentes etapas.
4. Explicar los diferentes elementos necesarios para la conformacin de equipos
efectivos de trabajo en los proyectos.
Requisito
Por ser este un curso del plan de Licenciatura de Administracin de Proyectos de TIC,
tiene como requisito la aprobacin del curso Formulacin y planificacin de
proyectos TIC (0389).
Materiales de estudio
Los siguientes materiales didcticos se le entregarn el da que matricula el curso. El
objetivo de estos materiales es proporcionarle la informacin y la ayuda necesaria
para comprender los temas de estudio.
1. Libro de texto:
Domingo, Alberto (2007). Direccin y gestin de proyectos: Un enfoque prctico.
Editorial Alfaomega: Mxico D. F.
2. Esta gua que est usted leyendo:
Rojas, Sandra (2010). Gua para el estudio de los materiales del curso:
Administracin de la comunicacin de proyectos de TIC. UNED: Costa Rica.
3. Orientacin del curso:
Rojas, Sandra (2010). Orientacin para el curso Administracin de la Comunicacin
de Proyectos TIC. EUNED. Costa Rica.

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

4. Otros materiales digitales: Estos materiales se encuentran en la plataforma,

clasificados por tema, en la semana del curso en la que corresponde su estudio.
Son artculos, videos o presentaciones que refuerzan el tema y, por lo tanto, son
de estudio obligatorio.

Project Manager Institute (2004). Gua de los fundamentos de la direccin de

proyectos (Pmbok). Extrado el 20 de noviembre del 2009 de
<http://www.4shared.com/get/26892375/62844b4/39692.html>.

Clement, Guido (2002). Administracin exitosa de proyectos. Extrado el 20 de

noviembre del 2009 de
<http://www.4shared.com/document/UAp98Eo/administracion_exitosa_de_p
roy.html?s=1 >.
Muio, Adrin (2008). Liderazgo y proyectos. Extrado el 20 de noviembre del
2009 de
<http://www.degerencia.com/articulo/liderazgo_y_proyectos>.
Psicoactiva (2008). Te comunicas bien? Extrado el 20 de noviembre del 2009
de
<http://www.psicoactiva.com/tests/test2.htm>.
Gonzlez, Isabel (2008). Comunicacin interpersonal y comunicacin
organizacional. Extrado el 19 de noviembre del 2009 de
<http://www.coninpyme.org/pdf/ComunicacioninterpersonalyComunicacioni
nterpersonal.pdf>.
Bilello, Miguel Angel (2007). La comunicacin en los proyectos. Extrado el 21
de noviembre del 2009 de
<http://www.worktec.com.ar/pm2007/presentaciones/JornadasPM_2007_Mi
guel_Angel_Bilello.pdf>.
Peker, Patricio (2007). No me entienden!!! Las causas de muchos malos
entendidos en la comunicacin. Extrado el 21 de noviembre del 2009 de
<http://www.degerencia.com/videos/no_me_entienden>.
Materiales complementarios
Los siguientes materiales pueden ser consultados para profundizar los temas que se
desarrollan:

Chamoun, Yamal (2007). Administracin profesional de proyectos, la gua. McGraw

Hill Editores: Mxico D.F.

Daz, ngel (2007). El arte de dirigir proyectos. Editorial Alfaomega: Mxico D. F.

Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

Guido y Clement (1999). Administracin exitosa de proyectos. Editorial Thompson

Editores: Caracas, Venezuela.

Kerzner, Harold (2004). Administracin de proyectos. Editorial John Wiley/Sons:

Estados Unidos de Norteamrica.

PMI (2004). Cuerpo del conocimiento de la administracin de proyectos. Editorial

PMI Org: Estados Unidos de Norteamrica.

Modalidad de estudio
El estudiante debe seguir las sugerencias de esta gua, que ha sido diseada para
orientarlo a lo largo del cuatrimestre, con indicacin de los temas que abarca el
curso.
Con el fin de facilitarle el estudio, al final de cada tema se le presentan actividades
sugeridas. Estas actividades le permitirn autoevaluar, autorregular y ampliar su
conocimiento.
El curso se desarrolla dentro de la plataforma de aprendizaje en lnea WebCT, en el
aula virtual del curso Administracin de la comunicacin de proyectos TIC. Es un
curso 100% virtual, en el que todos los procesos de aprendizaje se llevan a cabo en
lnea. Se incluir el uso de las herramientas de comunicacin, materiales, enlaces a la
Web, noticias, anuncios y casos, entre otros.
En la orientacin del curso se muestran las indicaciones para accesar la plataforma
WebCT y al aula virtual del curso.
Desglose de temas
El curso se desarrolla en 12 semanas. Est conformado por 7 temas distribuido en las
12 semanas, de acuerdo con lo que indica la Orientacin del curso. El desglose de
temas es el siguiente:

Tema 1: La gestin de comunicaciones de un proyecto (semanas 1 y 2)

Tema 2: Tcnicas para mejorar la comunicacin en los proyectos (semanas 3 y 4)

Tema 3: Comunicaciones y documentacin de un proyecto (semanas 5 y 6)

Tema 4: El manejo de las comunicaciones para el cierre de proyectos (semana 7)

Tema 5: El gerente de proyectos, responsabilidades y habilidades (semana 8)

Tema 6: Liderazgo (semana 9)

Tema 7: El equipo de proyecto: efectividad y resolucin de conflictos (semana 10)

6

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

En las semanas 11 y 12 se hace una recapitulacin de temas y se completa el

proyecto final.
Para un adecuado aprovechamiento del curso, se utiliza como unidad didctica el libro
autodidctico de Alberto Domingo (2007), Direccin y gestin de proyectos: Un
enfoque prctico, que motiva al estudiante a estudiar temas sealados. Asimismo, se
presentan otros recursos digitales, los cuales son de revisin y lectura obligatoria,
pues forman parte del material por evaluar.

Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

ESTRUCTURA DE CADA TEMA

Para el desarrollo de cada uno de los temas dentro de esta gua se muestran los
siguientes elementos:

Propsito del tema

Objetivos de aprendizaje
Gua de lectura
Comentarios del tema
Actividades sugeridas

Seguidamente se detalla cada uno de los apartados de cada tema:

Propsito del tema
Indica el objetivo general de aprendizaje que deber alcanzar el estudiante al
finalizar el estudio del tema.
Objetivos de aprendizaje
En esta seccin se indican los objetivos que deber lograr el estudiante al finalizar el
estudio del tema.
Gua de lectura
Para cada tema de esta gua encontrar la seccin Gua de lectura, la cual le indicar
en detalle los captulos y las pginas del libro de texto que debe profundizar para
abarcar el contenido del curso, y los materiales digitales que refuerzan el tema.
Comentarios del tema
Se amplan y profundizan los contenidos del tema con explicaciones sobre elementos,
conceptos, grficos o esquemas que no son tan obvios para el estudiante.
Actividades sugeridas
Las actividades sugeridas tienen el propsito de plantear al estudiante actividades
para reafirmar o ampliar el conocimiento del tema.

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

TEMA 1. LA GESTIN DE COMUNICACIONES DE UN PROYECTO

Propsito del tema
Este tema permitir al estudiante conocer los procesos requeridos para asegurar la
generacin, el almacenamiento y la distribucin de la informacin de un proyecto.
Este tema se desarrolla en las semanas 1 y 2 del cuatrimestre.
Objetivos de aprendizaje
Al finalizar el estudio de este tema, el estudiante deber estar en capacidad de:
1.
2.
3.
4.
5.

Explicar los procesos principales que conforman la gestin de comunicaciones.

Determinar los elementos necesarios para la planificacin de comunicaciones.
Explicar el proceso de distribucin de informacin, y de Informacin de
rendimiento.
Explicar la gestin de interesados.
Determinar la importancia de un plan de comunicaciones y las partes que lo
componen.

Gua de lectura
Para lograr los objetivos descritos anteriormente debe estudiar las siguientes lecturas:
Subtema
1. Gestin de las
comunicaciones

Recursos
Libro de texto: Domingo, Alberto (2007). Direccin y gestin de
proyectos: Un enfoque prctico, pp. 196 a 201.
Fundamentos de la Direccin de proyectos (Pmbok) (2004),
versin digital que se encuentra en la direccin: 4Shared (2010).
Intercambio de archivos gratis
<http://www.4shared.com/get/26892375/62844b4/39692.html>.

2. Planificacin de las
comunicaciones
3. Distribucin de la
informacin
4. Informar el
rendimiento
5. Gestionar a los
interesados
6. Plan de
comunicaciones de
un proyecto

Lectura digital del Pmbock (2004), captulo 10: pp. 221 a 224.
Lectura digital del Pmbock (2004), captulo 10: 225 a 228.
Lectura digital del Pmbock (2004), captulo 10: pp. 229 a 230.
Lectura digital del Pmbock (2004), captulo 10: pp. 231 a 234.
Lectura digital del Pmbock (2004), captulo 10: pp. 235 a 236.
Lectura digital de ngel Daz. El arte de dirigir proyectos: pp.
358 a 361.

Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

Comentarios del tema

Una vez que usted haya estudiado las lecturas anteriores y los materiales digitales que
se encuentran en el aula virtual del curso en la plataforma, analice cuidadosamente
los comentarios siguientes, ya que con ellos se enfatizan o amplan aspectos
relacionados con el tema:
Los directores de proyectos pueden invertir una cantidad excesiva de tiempo
comunicndose con el equipo del proyecto, los interesados, el cliente y el
patrocinador.
La gestin de comunicaciones es el rea de conocimiento que incluye los procesos
necesarios para asegurar la generacin, la recogida, la distribucin, el
almacenamiento, la recuperacin y el destino final de la informacin del proyecto en
tiempo y forma.
Los documentos del proyecto son necesarios para el mismo control del proyecto. Por
lo tanto, se requiere que todos los involucrados conozcan los documentos que deben
generarse en cada una de las etapas.
Segn el Pmbock (2004), los procesos de la gestin de comunicaciones incluyen lo
siguiente:
1.
2.
3.
4.

Planificacin de las comunicaciones: Determinar las necesidades de informacin

y de comunicaciones de los interesados en el proyecto.
Distribucin de la informacin: Cuando corresponda, poner la informacin
necesaria a disposicin de los interesados en el proyecto.
Informar el rendimiento: Recopilar y distribuir informacin sobre el
rendimiento. Esto incluye informes de estado, medicin del progreso y
proyecciones.
Gestionar a los interesados: Gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer los
requisitos de los interesados en el proyecto, y resolver polmicas con ellos.

El Pmbock (2004), en la figura 10-2 de la pgina 223, muestra el diagrama de flujo de

la gestin de comunicaciones de un proyecto. Por favor analcelo.
Como se puede ver en la figura anterior, el proceso de planificacin de
comunicaciones se realiza en la etapa de planificacin del proyecto, por lo que el
plan de comunicaciones se convierte en un apartado del plan general del proyecto.
La cantidad de documentos que deben generarse en un proyecto depende de muchos
factores, tales como requisitos de la organizacin, metodologa de gestin de
proyectos, requisitos del cartel o alcance del proyecto.
Los factores ambientales de la empresa se refieren a elementos organizacionales
existentes. Por ejemplo, si en una empresa se utiliza un sistema de calidad (tipo ISO
9000-2000 o CMMi), que establece los estndares que deben utilizarse para la
10

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

documentacin de los procesos, estos deben ser tomados en cuenta en la planificacin

de las comunicaciones.
En los casos de una empresa de outsourcing, que se encuentra desarrollando un
proyecto en una empresa, deben tomarse en cuenta los documentos indicados en el
cartel o solicitud de proyecto. Por ejemplo, si en un cartel se indica que debe
generarse un diseo de un sistema, siguiendo los estndares de comunicacin de la
empresa, el director del proyecto debe investigar cul es el estndar para el proyecto:
Si el estndar es muy detallado, va a requerir ms tiempo que un documento que no
sea tan detallado.
1. Planificacin de las comunicaciones

En esta etapa deben generarse las plantillas de los documentos que se van a
desarrollar en un proyecto, ya que, segn sea el documento, as va a tener asociado
un esfuerzo para realizarlo que estar indicado en el cronograma del proyecto. Si en
la etapa de planificacin del proyecto se acuerda un estndar para las
comunicaciones, este debe ser respetado. Durante la ejecucin del proyecto,
cualquier cambio en lo acordado que requiera ser considerado deber ser
documentado dentro del control de cambios.
La salida al proceso de gestin de comunicaciones es el plan de gestin de
comunicaciones, el cual forma parte del plan general del proyecto.
La distribucin de informacin del proyecto: Implica poner la informacin necesaria
a disposicin de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribucin
de la informacin incluye implementar el plan de gestin de las comunicaciones, as
como responder a las solicitudes inesperadas de informacin.
Como parte del proceso de comunicacin, el emisor es responsable de hacer que la
informacin sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente,
y de confirmar que se ha entendido apropiadamente. El receptor es responsable de
asegurarse de que la informacin sea recibida en su totalidad y entendida
correctamente. La comunicacin tiene muchas dimensiones:

Escrita y oral, escuchar y hablar

Interna (dentro del proyecto) y externa (el cliente, los medios de comunicacin, el
pblico)
Formal (informes, instrucciones) e informal (memorandos, conversaciones ad hoc)
Vertical (hacia arriba y hacia abajo en la organizacin) y horizontal (con colegas)

El plan de comunicacin es el producto principal de la planificacin de las

comunicaciones. En este se establecen las reglas para que la comunicacin sea eficaz
en el proyecto.

11

Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

2. Distribucin de la informacin

Consiste en recopilar, compartir y distribuir informacin a los interesados en el

proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Para la distribucin de la informacin deben tomarse en cuenta los mtodos de
distribucin.
Sin lugar a dudas, uno de los reportes principales de informacin es el estado del
proyecto o informe de rendimiento. Para determinar el estado del proyecto, es
recomendable que se realicen reuniones peridicas (segn lo definido por el plan de
comunicaciones) para el anlisis del rendimiento.
3. Informar el rendimiento

Este proceso implica la recogida de todos los datos de la lnea base y la distribucin de
la informacin sobre el rendimiento a los interesados. En general, esta informacin
sobre el rendimiento incluye la forma en que se estn utilizando los recursos para
lograr los objetivos del proyecto. Pueden realizarse tanto informes de todo el
proyecto como informes parciales, sobre aspectos especficos del proyecto.
El informe de rendimiento requiere que se tenga muy claro cul es la lnea base del
proyecto. La lnea base est conformada por los aspectos principales que se definen
en el plan del proyecto, tales como: presupuesto, tiempo, requerimientos, fechas de
inicio y fechas de finalizacin, las restricciones y suposiciones, los factores crticos de
xito, los criterios de aceptacin de los productos, los criterios de calidad del
proyecto y de los entregables.
Cada vez que se evala el avance del proyecto, se requiere hacer preguntas sobre
cmo est la ejecucin del proyecto con respecto a la lnea base. Cualquier variacin
debe documentarse. Una vez documentado, debe analizarse si el cambio afecta alguna
de las restricciones del proyecto: alcance, tiempo o costo. Si el cambio afecta
cualquiera de las restricciones, debe generarse un control de cambios, que documente
la situacin.
4. Gestin de los interesados

Se refiere a gestionar las comunicaciones con el fin de satisfacer las necesidades de

los interesados en el proyecto, y resolver polmicas con ellos.
Actividades sugeridas
Con el fin de que usted pueda autoevaluar y autorregular su aprendizaje, se le sugiere
realizar las siguientes actividades:

12

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

1. Realice un ensayo de al menos 3 pginas, en el que exponga la importancia de los

procesos de comunicacin en un proyecto de TIC. Plantee al menos un ejemplo
sobre cmo estos procesos contribuyen en la gestin exitosa de un proyecto de TIC.
2. Si en un proyecto de desarrollo de software un analista no toma en cuenta el
estndar para un manual tcnico de la empresa, indique cul proceso de la gestin
de comunicaciones es el que est fallando.
3. Estudie y analice el ejemplo de Plan y estrategia de comunicaciones que se
encuentra en el anexo 1 de esta gua.
Valore el contenido propuesto, y explique qu elementos le incluira o eliminara,
tomando en cuenta el tipo de proyectos y los requisitos de informacin indicados
en el desarrollo del tema.
Para determinar si el anlisis es adecuado, tome en cuenta que un plan de
comunicaciones debe tener al menos los siguientes elementos:

Comunicaciones principales: minutas, documentos, aprobaciones

Cuadros de entregables y responsables
Mtodos de comunicacin: correo, faxes, videos, oral
Forma de almacenamiento de la informacin

13

Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

Lista de referencias

Bilello, Miguel ngel (2007). La comunicacin en los proyectos. Extrado el 21 de

noviembre de
<http://www.worktec.com.ar/pm2007/presentaciones/JornadasPM_2007_Miguel_
Angel_Bilello.pdf>.

Chamoun Yamal (2007). Administracin profesional de proyectos, la gua. McGraw

Hill Editores: Mxico D.F.

Clement, Guido (2002). Administracin exitosa de proyectos. Extrado el 20 de

noviembre del 2009 de
<http://www.4shared.com/document/UAp98Eo/administracion_exitosa_de_proy.h
tml?s=1>.

Daz, ngel (2007). El arte de dirigir proyectos. Editorial Alfaomega: Mxico D.F.

Domingo, Alberto (2007). Direccin y gestin de proyectos: Un enfoque prctico.

Editorial Alfaomega: Mxico D. F.

Gonzlez, Isabel (2008). Comunicacin interpersonal y comunicacin

organizacional. Extrado el 19 de noviembre de
<http://www.coninpyme.org/pdf/ComunicacioninterpersonalyComunicacioninterp
ersonal.pdf>.

Guido y Clement (1999). Administracin exitosa de proyectos. Editorial Thompson

Editores: Caracas, Venezuela.

Kerzner, Harold (2004). Administracin de proyectos. Editorial John Wiley/Sons:

Estados Unidos de Norteamrica.

Muio, Adrin (2008). Liderazgo y proyectos. Extrado el 20 de noviembre de

<http://www.degerencia.com/articulo/liderazgo_y_proyectos>.

Peker, Patricio (2007). No me entienden!!! Las causas de muchos malos

entendidos en la comunicacin. Extrado el 21 de noviembre de
<http://www.degerencia.com/videos/no_me_entienden>.

PMI (2004). Cuerpo del conocimiento de la administracin de proyectos. Editorial

PMI Org: Estados Unidos de Norteamrica.

Project Manager Institute (2004). Gua de los fundamentos de la direccin de

proyectos (Pmbock). Extrado el 20 de noviembre del 2009 de
<http://www.4shared.com/get/26892375/62844b4/39692.html>

14

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

Psicoactiva (2008). Te comunicas bien? Extrado el 20 de noviembre de

<http://www.psicoactiva.com/tests/test2.htm>.

Rojas, Sandra (2010). Orientacin para el curso Administracin de la Comunicacin

de Proyectos TIC. EUNED: Costa Rica.

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Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

ANEXO
Ejemplo de Plan y estrategia de comunicaciones para un proyecto
PROYECTO SISTEMAS WEB

PLAN Y ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES

Autor:

Versin 1.0

Fecha:

16

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

Contenido
1.

Objetivos

2.

Audiencia

3.

Mtodos de comunicacin propuestos

4.

Mensajes clave

5.

Actividades de comunicacin

Control de versiones
Fecha

Versin

Actualizado por

1.

Informacin de los cambios realizados

OBJETIVOS

El objetivo principal del presente documento es mostrar la estrategia de comunicaciones de los

usuarios y todas las partes interesadas en el proyecto denominado Sistema WEB en la
organizacin conocida como empresa contratante.
Los objetivos de esta estrategia de comunicacin son:

Proponer los mtodos de comunicacin a utilizar.

Identificar los mensajes claves a los cuales se les debe brindar mayor atencin en la
comunicacin.

Identificar actividades claves de comunicacin.

2.

AUDIENCIA

El presente Plan est dirigido a los diferentes participantes del equipo de trabajo y a los
usuarios, tanto si participan en la ejecucin del proyecto como si son usuarios finales.
Este Plan es de gran importancia para los directores y administradores de proyectos, dado que
propone la forma en que se darn los mensajes a los diferentes involucrados en el proyecto.

17

Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

3.

MTODOS DE COMUNICACIN PROPUESTOS

Las tres grandes formas en las cuales se debe llevar a cabo la comunicacin son:

A.

Comunicacin formal
Comunicacin informal realizada por los miembros del equipo de proyecto
Eventos participativos para los usuarios
Comunicacin formal

Toda comunicacin formal estar dirigida y firmada entre los directores de proyecto de ambas
empresas. Se podrn tomar en cuenta las comunicaciones por correo electrnico, siempre y
cuando se d un acuse de recibo del receptor. De lo contrario, deber entregarse una copia
recibida fsicamente.
Adicionalmente se generarn documentos como minutas, resmenes de entrevistas, etc. Estos
sern documentos de trabajo, que podrn ser firmados por los diferentes participantes.
Adems, podrn utilizarse los siguientes canales:

Artculos de comunicaciones internas

Presentaciones
Folletos informativos creados con el propsito de publicar el proyecto

B.

Comunicacin informal

Debido al contacto que los miembros del equipo de proyecto mantienen con el resto del
personal de la empresa, se realiza transferencia de informacin relacionada con el durante la
ejecucin de este.
El objetivo de tratar de manejar la comunicacin informal es el de reforzar los mensajes
positivos ya transmitidos a travs de comunicacin formal, y minimizar el riesgo de que se creen
percepciones negativas acerca del proyecto. Las siguientes son algunas de las recomendaciones
que deben seguir los miembros del equipo para transmitir mensajes positivos con respecto al
proyecto:

Saludar al resto del personal regularmente cuando se encuentren desplazndose entre su

rea de trabajo y otras reas.
Mantener conversaciones con otros miembros del staff, en las cuales se enfaticen los
resultados positivos del proyecto (estos deben ser discutidos por los miembros del equipo
previamente).
Tratar de integrar a otras reas en reuniones informales que pueden sucederse
normalmente durante una jornada de trabajo (por ejemplo, el almuerzo).
Dar a conocer al resto del personal que estn dispuestos a mostrar aspectos del nuevo
sistema a cualquier colega interesado en conocerlo.
Hacer reuniones peridicas en las que se les participe de las acciones que estn siendo
llevadas a cabo en el proyecto, los avances, resultados, etc., as como involucrarlos en
diversas actividades que estn relacionadas con el proyecto.
18

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

Participar en reuniones de integracin y/o eventos de integracin con los miembros

asignados al proyecto WEB, de forma tal de hacer sentir a estos que estn integrados
igualmente al proyecto, y que sus funciones en la operacin del da a da son
fundamentales para que se alcance el xito del grupo del proyecto.

C.

Eventos participativos para los usuarios

El clima para la aceptacin del proyecto se ver positivamente influenciado si se logra minimizar
el elemento desconocido para el usuario. Un componente crtico en este enfoque es hacer a
los usuarios partcipes del proceso de implantacin tanto como sea posible, de manera que
pueda maximizarse su aceptacin del proyecto y minimizar las barreras al cambio que puedan
existir. El beneficio de este enfoque est en que la calidad del nuevo sistema se maximiza, y
este pasa a pertenecer a toda la empresa y no solo al equipo del proyecto.
Los mecanismos recomendados para fomentar la participacin de los usuarios en el proyecto de
implantacin son:

Inducciones en cada una de las etapas del proyecto.

Definiciones de requerimientos y confrontaciones con el sistema base.
Actividades para desarrollar el prototipo del sistema y pruebas sobre las funcionalidades
del sistema para la organizacin.
Demostraciones y/o exploracin por parte del usuario de las funcionalidades del sistema.
Entrevistas y reuniones.
4.

MENSAJES CLAVE

A continuacin se ofrece una recopilacin de los mensajes clave que deben ser transmitidos a
los diferentes grupos de inters del proyecto:
A.

Anuncio del inicio del proyecto

La decisin tomada por la alta gerencia de la organizacin de llevar a cabo el proyecto de

implantacin de un sistema integrado tiene un amplio impacto en todas las reas del negocio.
Por lo tanto, es necesario que la organizacin asegure que todo el personal de la empresa
conocer directamente de la alta gerencia acerca de esta iniciativa. Este anuncio debe cubrir el
propsito del proyecto, el enfoque de este y el plan de trabajo en el nivel general.
Esta actividad permite una mayor y clara integracin de los miembros del equipo con el resto de
la organizacin.
B.

Propsito y enfoque del proyecto

La Alta Gerencia / Comit Ejecutivo y las distintas jefaturas y unidades organizativas deben
asegurarse de que, al transmitir el propsito del proyecto, se haga conocer claramente por qu
este fue iniciado, cules son los objetivos que persigue y la necesidad de que se lleven a cabo
cambios a lo largo de las distintas reas de la organizacin. Esto se debe a la mejora de los
procesos de negocio y a la utilizacin del sistema, as como los cambios en las actividades
normales del negocio que sern impactadas por el uso de un nuevo sistema de informacin.

19

Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

C.

Plan de trabajo en el nivel general

Debido a la necesidad que existe de involucrar a distintas reas a lo largo de todo el proyecto,
es necesario que la organizacin conozca las fechas claves durante este. Para asegurar que se
mantenga la visibilidad del proyecto as como la percepcin de avance para el personal de la
organizacin, se hace necesario tambin que a travs de todas las fases del proyecto se
comuniquen los avances hechos en relacin con los puntos ms importantes en cada etapa.
D.

Definicin de la matriz de responsabilidades

El personal de la organizacin tendr inevitablemente preguntas o preocupaciones sobre el

proyecto, el impacto que este tendr sobre ellos y las fechas claves en el desarrollo de este. Es
importante que se haga conocer desde el inicio qu personas deben ser contactadas en caso de
presentarse estas inquietudes.
Adems, es importante tener claramente documentada la matriz de responsabilidades, en la que
se indica claramente el rol de cada uno de los integrantes del proyecto.
E.

Alcance, naturaleza e impacto de los cambios

An cuando el sistema es un sistema integrado que puede abarcar todas las reas de negocio
de la organizacin, el personal debe conocer el alcance de este proyecto en trminos de las
funciones, procesos y sistemas que sern afectados por el proyecto. Esto contribuir a minimizar
la existencia de falsas expectativas entre los usuarios.
F.

Plan de comunicacin / Manejo del cambio

La organizacin y particularmente los usuarios necesitan entender cul ser el apoyo que
recibirn durante la transicin entre los actuales y los nuevos procesos y sistemas. Se debe
hacer de su conocimiento en las primeras fases del proyecto que cualquier cambio vendr
precedido de aviso y apoyo en ese sentido.
Es necesario enfatizar que el equipo de proyecto debe promover la atencin a todo aquel
personal de la organizacin que se ver afectado por el proyecto. El hecho de que exista un plan
de comunicacin es, en s mismo, un elemento que debe darse a conocer a la organizacin, ya
que esto permitir que se establezca contacto con un gran nmero de personas dentro de la
organizacin desde las primeras fases del proyecto.
G.

Inducciones hacia los usuarios en cada una de las etapas en las que participen

Siempre que vaya a realizarse una presentacin del sistema, es necesario que esta sea
comunicada con anterioridad a los involucrados, con el fin de garantizar la mayor participacin
posible.
H.

Aprobacin del anlisis

Dada la importancia del documento de anlisis (pues es el documento que enmarca la solucin
de los requerimientos), es necesario que se comunique la aprobacin del documento y sus
alcances.
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Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

I.

Planeacin de las capacitaciones

Una vez se concrete el plan de capacitacin, es necesario que este sea comunicado a las
diferentes personas que asistirn.
J.

Preparacin para las capacitaciones

La logstica de los adiestramientos para los usuarios finales debe ser determinada con cierta
antelacin. Todas aquellas personas que deban estar involucradas deben ser avisadas con
tiempo acerca de los requerimientos y de su rol en el proceso.
K.

Anuncio arranque de puesta en produccin y paralelo

Cuando se ha concluido la fase de implantacin, y llega el momento de pasar a ambiente

productivo formalmente, se hace necesario comunicar varios aspectos a los grupos involucrados.
Entre otros, se deben incluir los detalles de cualquier funcionalidad que an est en desarrollo,
los procedimientos provisionales para llevar a cabo cualquier etapa del proceso que se vea
afectada por esta funcionalidad, y la fecha estimada de finalizacin. El arranque productivo
requiere que se comunique claramente el tipo y ubicacin de los recursos al personal de la
organizacin.
L.

Cierre del proyecto

Debido a la importancia de la consecucin de metas, debe comunicarse formalmente el cierre

del proyecto, junto con el informe de cierre.
M.

Inicio de la garanta

Es importante indicar a todos los niveles el inicio de la garanta y los plazos establecidos para
cada una de las entregas.
5.
A.

ACTIVIDADES DE COMUNICACIN

Reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo se efectuarn segn el cronograma de trabajo. Cada reunin deber
ser documentada siguiendo el formato de minutas
Los temas y la definicin de las personas que debern asistir a cada una de las reuniones
debern ser establecidos por los directores de proyecto de ambas empresas. Esta definicin
deber estar establecida al menos una semana antes de cada reunin. As mismo, la agenda de
trabajo debe informarse al personal involucrado al menos 3 das antes de la reunin. En el caso
de que las personas requieran preparar algn material para la sesin de trabajo, esto deber
informarse al menos una semana antes.
La agenda de trabajo deber establecer claramente los temas, tiempos y responsables de tratar
cada tema.

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Tema 1. La gestin de comunicaciones de un proyecto

Las personas encargadas de convocar a las reuniones sern los directores de proyecto, y podrn
hacerlo va fax, correo o memorando.
B.

Reuniones de solucin de problemas

Las reuniones de solucin de problemas podrn solicitarse de inmediato en el momento en que

una persona del equipo del proyecto identifique un problema.
Esta reunin deber solicitarse al director, para que la evale en forma conjunta con el director
de la contraparte.
Son precisamente los directores los que establecern el da, hora y los participantes de esta.
Estas reuniones debern realizarse a ms tardar 2 das despus de reportado el problema.
Las reuniones para solucionar problemas debern seguir los siguientes lineamientos:

Exposicin del problema

Identificacin de las causar potenciales
Identificacin de posibles soluciones
Evaluacin de soluciones
Determinacin de la mejor solucin

Luego de la reunin se deber:

Revisar implicaciones en el plan del proyecto.

Poner en prctica la solucin.
Evaluar que el problema se ha solucionado.

C.

Reuniones de revisin de la situacin

Las reuniones de revisin del seguimiento del proyecto se realizarn una vez por semana
mientras dure el proyecto.
El objetivo de estas reuniones es revisar la situacin del proyecto, y coordinar las acciones de la
prxima semana.
Para estas reuniones, el director del proyecto de empresa externa presentar un informe de
avance, el cual ser discutido y analizado con las jefaturas y director del proyecto por parte de
la empresa contratante. El informe deber tener el formato acordado.
En cada una de estas reuniones se deber discutir lo siguiente:

Logros desde la ltima reunin

programa y alcance del trabajo
Acciones correctivas, si es necesario
Oportunidades de mejora
Aseguramiento de las tareas de la prxima semana

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Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

D.

Reuniones de revisin de productos

Las reuniones de revisin de los productos se realizarn segn el cronograma acordado, una vez
que la empresa contratante ha recibido cada uno de los productos.
Para la revisin de estos, el director del proyecto de la empresa contratante deber definir los
diferentes participantes segn el producto y la competencia.
As mismo, debe informarse la agenda de trabajo al personal involucrado antes de la reunin. En
el caso de que las personas requieran preparar algn material para la sesin de revisin, se
deber informar al menos una semana antes.
Las personas encargadas de convocar a las reuniones sern los directores de proyecto, y podrn
hacerlo va fax, correo o memorando.
Las observaciones dadas debern documentarse para ser entregadas a Empresa Externa. Estas
observaciones sern entregadas por nota dirigida al director del proyecto.
Las observaciones de los productos debern entregarse a ms tardar 5 das despus de haber
recibido el producto.
E.

Comunicacin de entregables

Para cada entregable del proyecto, la Empresa Externa generar una nota de entrega formal
dirigida al director del proyecto por parte de la empresa contratante.
As mismo, el director de proyecto de la empresa contratante deber entregar las observaciones
y/o aceptacin de los productos.
Las fechas de entrega sern regidas por el cronograma de trabajo.

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