PROGRAMA 10 S

Guia de Orientao para Gestores

Mdulo 01

Introduo
Criado no Japo na dcada de 50 com o ps-guerra, este foi
baseado no programa 5 S de melhoria contnua.
O intuito implementar e facilitar boas prticas e processos
mais otimizados nas divises de nossa secretaria. Para
aumentar a produtividade e qualidade de vida do servidor.
Como fazer?
Organizando o local de trabalho, mantendo este: limpo,
arrumado, padronizado e autodisciplinado.

OS 10 S - Definio
1 S - Seiri Senso de Utilizao;

S tenha as coisas realmente necessrias

2 S - Seiton Senso de Organizao;

Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar

3

OS 10 S - Definio
3 S - Seiso Senso de Limpeza;

O desafio no sujar para no precisar limpar

4 S - Seiketsu Senso de Padronizao;

A padronizao a ponte que liga todos os sensos ao da

disciplina
4

OS 10 S - Definio
5 S - Shitsuke Senso da Disciplina;

Manter e praticar de forma correta e contnua tudo aquilo que

est determinado, transformando o 10S num modo de vida

6 S - Shikari Yaro Senso de

Determinao e Unio;

Prega a participao em parceria de todos os servidores

5

OS 10 S - Definio
7 S - Shido Senso de Treinamento;

A qualificao das pessoas o mais valioso bem da

prefeitura
8 S - Setsuyaku Senso de Economia
e Combate aos Desperdcios;

Combater o desperdcio reduz os custos e aumenta a

produtividade

OS 10 S - Definio
9 S - Shisei Rinri Senso dos Princpios
Morais e ticos;
A frmula moderna de medir as competncias :
(Conhecimento + Habilidades) x Atitudes / tica
Carlos Roberto Sabbi

10 S - Sekinin Shakai Senso de

Responsabilidade Social.

uma falta de responsabilidade esperarmos que algum

faa as coisas por ns John Lennon

O progresso impossvel sem mudana.

Aqueles que no conseguem mudar as suas
mentes no conseguem mudar nada.
George Bernard Shaw

Problemas em adotar esta metodologia

O paradigma: Por que mudar o que esta
funcionando?
Alm das dificuldades:
1. Resistncia natural a adoo de novas
prticas;
2. Dificuldade das pessoas em manter a
conscincia da necessidade do processo;
3. Questes hierrquicas.
9

Argumentos:
1. Adequar o ambiente de trabalho para aumentar a
funcionalidade;
2. Reduzir o tempo para a localizao de arquivos e
documentos;
3. Tornar o ambiente de trabalho mais agradvel;
4. Diminuir os gastos com materiais e retrabalho;
5. Aumentar a rea til das secretarias.
10

Grau de abrangncia do projeto:

Em todas as divises da secretaria de educao.
Forma de abordagem:
Implementao concomitante em todas as escolas,
creches e centros da secretaria os 2 primeiros Ss.

11

Vantagens observadas com esta

abordagem generalizada:

Tempo de qualificao do quadro funcional;

Maior visibilidade social.

12

Como esta estruturado o Programa na

prefeitura

13

Antonio Robert Rodrigues

1 Estgio

Implementao dos 2 Ss
Tiago Vieira Caproni
Antonio Robert Rodrigues

Egmar Maro Alfagali

Mrio Fernandes Junior

Lucielena Corte

Sandra Mrcia de Freitas Negri

Edson Marco Caporalin

Fora Tarefa na Sec. de Gesto

Administrativa

Fora Tarefa na Sec. de

Assistncia Social

Auditoria Sec. de Gest. Adm.Jefferson Camargo

Auditoria Sec. de Ass. Soc.

Lucielena Corte

Diogo Mendes Vicentini

Josneimar Ferreira Freitas

Cristina do Carmo Marques Bal

Paulo Napoli

Fora Tarefa na Sec. de

Desenv. Econmico

Fora Tarefa na Sec. de

Desenv. Urb. e Hab.

Fora Tarefa na Sec. de Educ.,

Cult. e Turismo

Auditoria Sec. de Desenv. Econ.

Fabiola Fiorentino

Auditoria Sec. de Desenv. Urb. e

Hab.- Cristina Bal

Auditoria Sec. deEduc., Cult. e Tur. Paulo Napoli

Fabiana Arenas Stringari de

Parma

Fernando Csar Matavelli

Waldir Petenucci

Osmair Luiz Ferrari

Marcelo Marin Zeitune

Marcel Ges Homa

Tnia Regina Amadeu

Joo Carlos da Silva

Leonardo Libana

Jefferson Lemos Camargo

Fora Tarefa na Sec. de Sade

Fora Tarefa na Sec. de Obras e

Planejamento

Fora Tarefa na Sec. de

Servios Urbanos

Fora Tarefa no Gabinete Civil

Auditoria Sec. de Obras e

Planejamento Marcel Homa

Auditoria Sec. de Servios Urbanos

Tnia Amadeu

Auditoria Gabinete Civil Joo Carlos

da Silva

Auditoria Sec. de Sade - Andra

L.Z. Santana

Marcos Vincius Sanches

Emlio Flvio Ges Livana

Andria Thom

Fabiola Fiorentino

Fora Tarefa na Sec. de

Assuntos Jurdicos

Fora Tarefa na Sec. de Cidade

Fora Tarefa na Sec. de

Comunicao Social

Auditoria Sec. de Ass. Jur. Sandra

M. F. Negri

Auditoria Sec. de Cid. Edson M.

Caporalin

Eliane Baltazar Godoi

Marco Antonio Curi

Jos Ricardo Rodrigues da

Cunha

Gestores

Executores

Auditoria Sec. Com. Soc. Andria

Thom

Oscar Guarizo

Maurcio Simonato

Andra Laridondo Zucareli

Santana

Fora Tarefa na Sec. de Esporte

e Lazer

Fora Tarefa na Sec. de

Finanas

Auditoria Sec. de Esporte e Lazer

Marco A. Curi

Grupo de
Facilitadores

Grupo de
Facilitadores

Gestores

Executores

Auditoria Sec. de Finanas Maurcio

Simonato

Grupo de
Facilitadores

Gestores

Fora Tarefa na SAEV

Executores
Auditoria SAEV Leonardo Libana

14

Como esta estruturado o Programa na

Secretaria de Educao, Cultura e Turismo

15

16

CRONOGRAMA

Data de Implementao

PAO MUNICIPAL

Secretaria de Assuntos Jurdicos

Secretaria de Comunicao Social

Secretaria de Desenvolvimento Econmico

Secretaria de Desenv. Urb. e Hab.

1 rea

Secretaria de Finanas

Gabinete Civil
Secretaria de Gesto Administrativa

Secretaria de Obras e Planejamento

Secretaria de Educ., Cult. e Turismo

2 rea

Secretaria de Sade

3 rea

Secretaria de Assistncia Social

SAEV

4 rea
5 rea

Secretaria de Esporte e Lazer

6 rea

Secretaria de Servios Urbanos

7 rea

Secretaria de Cidade

8 rea

17

DEFINIO DAS ETAPAS

1 Etapa: Definio da ordem de ataque nas
secretarias;
2 Etapa: Capacitao e repasse do material de
formao;
3 Etapa: Repasse das informaes pelo gestor
dentro das reas;
4 Etapa: Realizao do primeiro senso (DESCARTE)
- Dia D;
5 Etapa: Inicio do segundo senso (ORGANIZAO)
das reas em conjunto com a 4 etapa;
6 Etapa: Auditoria nas reas.
18

OBJETIVO DOS 2 PRIMEIROS SENSOS

Transformar:
ISTO

EM ISTO

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OS 2 Ss - Definio
1 S - Seiri Senso de Utilizao;

S tenha as coisas realmente necessrias

2 S - Seiton Senso de Organizao;

Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar

20

O SENSO DE UTILIZAO

21

A IDEIA:
Remover itens ou objetos

A IDEIA ELIMINAR O MXIMO

DE COISAS POSSVEIS.
MANTENDO O MNIMO
NECESSRIO.
22

O que :
1. O primeiro passo para se colocar ordem separar
o til do intil.
2. O que realmente utilizado nas tarefas dirias e
aquilo que raramente ou nunca usamos.
3. O que no necessrio pode e deve ser
descartado, transferido para outro departamento,
doado, ou simplesmente jogado fora.
23

Vantagens
a)Definir melhor os espaos;
b) Eliminar mveis, materiais em excesso;
c) Diminuir o risco de acidentes;
d) Eliminar itens que no sero mais utilizados
e) Reduo de custos e reaproveitamento de
recursos;
f) Combate a burocracia.

24

Definir nas reas

Quem?
Todos os servidores do setor
Onde?
No prprio setor de trabalho
Quando fazer?
Cada rea seguir o cronograma adotado pelo
secretrio. De acordo com o fluxo de trabalho da rea.
Como?
Selecionando o que usa e separando o que no.
o que no se usa s atrapalha
25

O cronograma da Secretaria de
Educao, Cultura e Lazer.

26

18 de Maio: Marco inicial das atividades dos gestores (capacitao);

19 de Maio: Multiplicao do conhecimento adquirido nas unidades

escolares e conscientizao do processo dentre os membros da fora
tarefa;

* VALE DESTACAR A NECESSIDADE DE CONSCIENTIZAO DA FORA

TAREFA PARA NO DEIXAR TODA A ARRUMAO PARA O LTIMO
DIA, ALM DE REUNIR-SE COM AS EQUIPES PARA ACOMPANHAR O
ANDAMENTO DO PROCESSO AO LONGO DA SEMANA.

22 de Maio: Dia D (finalizao da primeira parte do Programa nas

escolas).

27

Os papis de cada um no programa

GRUPO DE
CAPACITAO

GRUPO DE
FACILITADORES 1 E 2

MULTIPLICADORES

GESTORES

GRUPO DE
DIVULGAO

GRUPO DE
AVALIAO

AUDITORES

Grupo de Controle de
Mudanas

COORDENADOR

FORA TAREFA

28

Os papis de cada um no programa

Fora de Trabalho:
So todos os Servidores, Estagirios e Terceirizados que trabalham nas
secretarias. Responsvel por colocar em prtica os conceitos e tcnicas do 10S
continuamente.
Grupo de Avaliao:
O Grupo responsvel em avaliar o Programa 10S (conjunto de auditores).
Responsabilidades do Auditor:
Auditar a rea designada, sem atribuio de notas por critrios pessoais.

29

Os papis de cada um no programa

Coordenador:
Acompanhar o andamento do Programa 10S junto aos gestores e
acompanhar a evoluo do programa.
Grupo de Capacitao:
Treinamentos do Programa 10S;
Atuar na sensibilizao, com o objetivo de manter a credibilidade do
Programa 10S.
Responsabilidades do Multiplicador:
Responsvel pela disseminao do conhecimento terico e prtico sobre o
Programa 10S para a fora de trabalho dentro da secretaria.

30

Os papis de cada um no programa

Facilitador1 (Secretrio), Facilitador2 (Diretores):
Responsvel pela prtica diria do Programa 10S;
Manter o canal de comunicao entre o coordenador, gestores e fora de
trabalho;
Atuar na sensibilizao, com o objetivo de manter a credibilidade do
Programa 10S.
Grupo de Divulgao:
Responsvel pela divulgao contnua de todas as prticas e conquistas
do Programa 10S e eventuais premiaes.

31

R
O
T
S
E
G

R
E
D

E
A

I
U
Q

E
P

32

Caractersticas esperadas dos gestores:

Ser este uma pessoa com relativo tempo de casa;

Ser comunicativo(a);
Ter acesso e capacidade de envolver os outros para
a realizao da misso aqui definida;
No estar sobrecarregado com atribuies;
Capacidade de coordenar processos e pessoas;
Ser pr-ativo.

33

Os papis de cada um no programa

Responsabilidades do Gestor:
Atuar como o principal multiplicador nas escolas, creches e centros;
O Gestor deve ter autonomia para diagnosticar a situao atual da rea
loteada, bem como propor aes corretivas e/ou preventivas para
solucion-las;
responsvel pela auto-auditoria e tambm pelo acompanhamento da
auditoria em sua rea e realizao da auditoria em outra secretaria;
No caso de aes em que no se sinta confortvel, sua cadeia de ajuda
imediata o secretrio. Isto no entanto, no anula a troca de idias com
as lideranas da rea loteada. Contudo, o gestor no deve se expor.

34

O que vestir no dia D

35

Venha com roupas confortveis, sem

formalismo.
Tnis, camiseta e
cala so as
melhores pedidas.

36

Equipamentos de segurana
Solicitar junto ao secretrio equipamentos de
proteo quando aplicveis:
Luvas;
Mscaras;
Protetores oculares;
Botas/Aventais;
Triturador de documentos, etc.

37

Como definir um critrio?

38

Critrios para o Descarte

Identificao do
Material

Atitudes a serem tomadas

Potencialmente teis ou
valiosos

Transferir para onde forem teis

Que requeiram outro local

Determinar outro local

Sem uso potencial

Eliminar ou leiloar

39

Descartar ou Disponibilizar para leilo:

Itens arquivados;
Pastas desnecessrias;
Equipamentos eletrnicos e mveis (desgastados e
sem uso);
Documentos obsoletos;
Papis com recados j utilizados (organizar
telefones em uma agenda);
Embalagens.
40

Remover itens ou objetos:

Gavetas;
Arquivos;
Cartazes em paredes e recados
(*inclusive os do programa aps o dia D)

Sobre escrivaninhas ou armrios;

Materiais armazenados nos cantos da sala.
Cartazes e materiais pedaggicos
em uso NO so descarte.

41

Remover itens ou objetos:

Evitar deixar papis (pendncias) nas mesas ao final
do expediente;
Criar um espao para assuntos prioritrios nas
gavetas e no sobre as mesas;
Arquivos e Pastas no mais necessrios esquecidos
em seus computadores.
Usar nomenclatura comum a todos da rea.

42

Consertar/adequar ou solicitar reparo de:

Equipamentos eletrnicos teis;
Limpeza e reparo de condicionadores de ar;
Janelas e persianas com problemas;
Maquinrios e ferramentas sujas;
Computadores;
Cadeiras, mesas, armrios e portas;
Problemas nos veculos da secretaria.
43

Consertar/adequar ou solicitar reparo:

Classificao
inicial

NO

Precisa de reparos

Organizar ou
ordenar

SIM

Encaminhar para o
Antonio Moreno
44

No esquecer:

Os bens mveis devem ser relacionados

para a baixa no sistema e/ou levados a
leilo.
Contabilizar o descarte por meio de um relatrio do
resultado da atividade; levantando a quantidade de
lixos e sucatas gerados de forma simplificada.

45

Aonde depositar?
Materiais e objetos que
possam ser utilizados em
outras escolas encaminhar
para a rea identificada
com o cartaz e nomear
algum para supervisionar
esta rea, para evitar o
contato dos alunos, fazer a
utilizao
desta
rea
somente no dia D para
evitar inconvenientes.

Ou o Antonio Moreno no
Pao Municipal: 34059786
46

Planilha de material descartado

Planilha de Material Transferido
Secretaria/rea:
Gestor:

N Patrimnio

Descrio

Diviso

Obsoleto

Transferido
para

Data

Responsvel
de receber

47

Aonde depositar?
Colocar em sacos de lixo papeis velhos, informativos e
revistas, peridicos e jornais.
No triturador, somente documentos confidenciais com
dados de pessoas e empresas.
Depositar os sacos de lixo nas reas
definidas pelo gestor.

48

Aonde depositar?
Colocar em sacos de lixo papeis velhos, informativos e
revistas, peridicos e jornais.
No triturador (caso a escola possua o
equipamento, somente documentos
confidenciais com dados de pessoas
e empresas.
Equipamentos com defeito e documentos para
arquivamento, encaminhar para o Antonio Moreno,
49
contato 34059786.

Aonde depositar?

Caso no seja possvel

contar com o triturador
de papel, reunir todos os
documentos em sacos
identificados com o
cartaz:

50

Aonde depositar?

Caso no sejam
documentos confidenciais
(material reciclvel)
depositar os sacos na rea
identificada com o cartaz:

51

A coleta destes materiais

Estaremos
alocando
os
caminhes
e
vans
da
secretaria para a realizao
desta coleta.
Dada a nossa restrio de
mo-de-obra contamos com o
apoio de todos para que
consigamos carregar os sacos
e objetivos. Respeitando as
limitaes de cada um.
52

Cronograma de coleta (22/05/2009)

53

Perguntas para verificao

do SENSO
Existem armrios, prateleiras, cadeiras, coletores de lixo
sobrando na sala que podem ser eliminados/transferidos?
Os equipamentos e ferramentas de trabalho esto em bom
estado e acesso fcil?
Existem materiais e objetos em excesso ou desnecessrios
no posto de trabalho (sobre as mquinas, nos armrios,
arquivos, gavetas e estantes)?

54

Perguntas para verificao do SENSO

Existem espaos reservados para circulao e os mesmos
esto desobstrudos?
Os quadros de avisos so adequados, na quantidade
necessria e com informaes claras e atualizadas?
Os equipamentos de segurana e emergncia esto nos
locais demarcados e suas inspees esto em dia?
Os materiais necessrios a execuo da
tarefa esto disponveis em um local
designado para eles (matria prima,
55
suprimentos, sobressalentes)?

Perguntas para verificao do SENSO

Os documentos existentes na rea so de fato necessrios
e esto atualizados e disponveis para consulta (normas,
procedimentos, APT's*)?
Existem impresses abandonadas nas
impressoras ou nos coletores de lixo?
Locais reservados para guarda de
materiais esto sendo usados?

* Anlise de preveno de tarefa

56

O SENSO DE ORGANIZAO

57

O que :
Aps organizar e separar o til do intil chegou a
hora de arrumar e ordenar todo o material.
Siga um padro de ordenao de acordo com sua
necessidade. MANTENDO ESTE PADRO em sua
mesa, gaveta e armrio.
Tudo o que eu preciso esta fcil de encontrar.
Guardar seus objetos de forma sistemtica.
58

Vantagens
a) rapidez e facilidade para encontrar documentos,
materiais, ferramentas e outros objetos;
b) economia de tempo;
c) diminuio de acidentes.

59

O que fazer?

Repensar a arrumao da sala.

E definir um critrio.

60

Os mveis esto dispostos de

forma adequada no ambiente?

61

Critrios de uso
Vale o princpio de Pareto: 80% do trabalho
cotidiano pode ser feito com 20% destas.

Identificao do
Material

Atitudes a serem tomadas

Se for usado a toda hora

Deixar em cima da mesa

Se for usado todo dia

Deixar nas gavetas

Se for usado toda semana

Deixar em armrios

Se for usado raramente

Deixar no almoxarifado

Se no necessrio

Descartar / disponibilizar para leilo

62

Perguntas para verificao do SENSO

Os materiais removidos na limpeza j foram descartados?
Cartes de visitas, clipes, canetas e demais materiais de
escritrio esto organizados?
Existem tubulaes/fios expostos impedindo a passagem ou
possibilitando acidente?
fcil a visualizao de placas e avisos de segurana
identificando corretamente as reas de risco (quando
aplicados, especialmente na sec. de sade, obras e nos
almoxarifados)?
63

Perguntas para verificao do SENSO

Existe material sucateado na rea?
Objetos de uso pessoal so guardados em local especificado?
O espao de circulao permite o trfego de pessoas e
equipamentos sem perigo de incidentes?
Os equipamentos esto identificados de forma clara e de
acordo com o uso?
Os documentos existentes na rea so de fato necessrios e
esto atualizados e disponveis para consulta (normas,
procedimentos, APT's)?
64

Perguntas para verificao do SENSO

Existe local definido para cada ferramenta, sendo estas
identificadas e controladas?
Painis eltricos, quadros, extintores, equipamentos de
emergncia, quadros de aviso esto identificados,
desobstrudos, conservados e limpos por dentro?
Existe local adequado para o armazenamento de EPI's*?
Existe equipamento defeituoso aguardando reparo (mveis,
protees, lmpada queimada, vazamentos, entupimentos,
iluminao adequada)?
* Equipamentos de proteo individual

65

Perguntas para verificao do SENSO

Existem locais definidos e identificados para cada tipo de
objeto nas prateleiras, armrios, mesas, com pontos de
reposio mnimo/mximo?
Existe local identificado para guardar gneros alimentcios na
sala, esto em locais e acondicionados de forma apropriada?
O contedo das pastas dos arquivos coincide com a
identificao dela?
Existe identificao visvel dos extintores e sadas de
emergncia?
66

COMO REGISTRAR AS REAS

NAS ESCOLAS

67

 Registrar nas instalaes das escolas,

creches e instituies os pontos onde se
encontram os maiores focos de baguna,
desordem ou reas com acmulo de
materiais que podem ser descartados.

extremamente importante o registro

do antes e do depois para efeito
comparativo.

68

Tirar pelo menos 15 fotos (antes/depois) ao todo

das reas de sua escola atendendo aos requisitos:
fundamental que NO apaream pessoas nas
fotos. Recomenda-se isolar a rea antes do
registro destas em ambos os momentos (antes e

depois).
Resoluo da imagem (mdia);
Formato das fotos (JPG preferencialmente);

69

Alm de:
Utilizar um zoom padro para as imagens do
antes e depois;
Procurar registrar as fotos do antes e depois nos
mesmos horrios;
Verificar a luminosidade do ambiente;
Caso seja necessrio ativar o flash da cmera;

70

Exemplo:

CE
RT

SALA

PORTA

JANELA

TID
SEN

TO
A FO
D
O

LUZ
NATURAL

O
T
R
E
C
71

Exemplo:

ER
RA
DO
SALA

JANELA

PORTA

ID O
ENT

TO
O
F
DA

LUZ
NATURAL

O
D
A
R
ER

72

Atentar-se em manter o mesmo ngulo das

fotos nas reas/salas registradas

ERRADO

CERTO

EXEMPLOS

ngulo
errado

73

Editando e enviando

74

ENVIAR ESTAS FOTOS SOMENTE PARA O E-MAIL:

tcaproni@votuporanga.sp.gov.br
Especificando no Assunto:
Fotos Antes/Depois (nome da escola)

ENVIAR OS ARQUIVOS AT:

At quarta-feira (27 de maio)
75

MATERIAL DISPONVEL PARA CONSULTA

76

FONTES DE INFORMAES
Site da Prefeitura
www.votuporanga.sp.gov.br

Site da Intranet
77
https://172.17.0.5:243/cgi/motd.cgi

MATERIAL DE DIVULGAO

78

MATERIAL DE DIVULGAO

79

GUIA DE AUDITORIA

80

PARA QUE ISTO D

CERTO

Agora que j
sabemos COMO
AGIR. O que
fazer para NO
afundar o
barco.

81

 Aplique a regra das 40 horas

em sua rea.
Defina em conjunto com toda
equipe o horrio do descarte;
No veja sua iniciativa de
adoo do programa como um
esforo isolado;

Requisite o envolvimento/exemplo do secretrio no programa;

Requisite que o secretrio e diretores de rea, reforcem as
prticas do programa no DIA-A-DIA;
Incorpore o programa na descrio do trabalho de todos
os servidores;
Limpe e visualize, defina como o ambiente de trabalho
82
deve parecer;

 Modifique processos e instrues

de trabalho para manter o programa
vivo;

Construa expectativas pessoais

mensais para os resultados dos
dois Ss;

Reconhea a evoluo, elogie a

mudana sua e dos seus pares;

Criao de um ndice interno a rea para mostrar a

83
evoluo do programa e manuteno.

Faa sua parte, para atingirmos os

10 Ss

84

ALGUNS EXEMPLOS DOS

PROGRESSOS ALCANADOS

85

Antes

Depois

86

Antes

Depois

87

Antes

Depois

88

Antes

Depois
Antes

Depois

89

Caso surja alguma dvida, pergunte

a coordenao do Programa ou
consulte o Manual de orientao.
Nossos contatos:
Tiago Vieira Caproni
tcaproni@votuporanga.sp.gov.br
tcaproni1@hotmail.com
Telefones:
34059700 ramal 9764
8146-5151

90

Seja a mudana que voc quer ver no

mundo.
Dalai Lama

91

O NOSSO MUITO OBRIGADO!

92

93