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MANUAL DE ORGANIZACIN Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PRESENTADO POR:

CACERES ARROYO
LEIJAS LESCANO
YATACO MAUTINO

LIMA 23 DE MAYO DEL 2016

INTRODUCCIN
El presente trabajo se realiza para fortalecer los conocimientos obtenidos a lo largo de la
carrera universitaria y para enfatizar la necesidad de ciertos documentos que son de vital
importancia para las empresas modernas, ya que estos van a reducir el ndice de errores y
facilitar el trabajo para todas las reas.
El manual de organizacin o por sus siglas MOF es un medio administrativo que agilizar las
labores de la empresa y el manual de procedimientos es un documento tcnico que muchas
veces est incluido dentro del MOF, sin embargo es de creacin ms antigua aproximadamente
desde antes de 1983.
Los procedimientos se han caracterizado por un fin comn, que consiste en que una actividad
especfica sea definida y se repita la manera al hacerla. Es ah donde nace el establecimiento
de reglas que marcan la pauta y la uniformidad de las actividades para evitar los errores
operativos, o errores por toma de decisin incorrecta; facilita el entrenamiento del personal, es
informacin que se transmite, pasa a ser parte importante para gestionar el conocimiento dentro
de las organizaciones. Un manual de procedimiento es un documento formal donde se
concentra informacin y que est al alcance del personal, sirve como una de las herramientas
para lograr los objetivos organizacionales. Los manuales son la base de una correcta
organizacin y disciplina para la realizacin de las actividades. Es por ello que en la presente
monografa se ampliara la informacin respecto a conceptos y la manera en la que se
desarrollara un manual de procedimientos.
Entender correctamente los conceptos de estos documentos y la importancia que tienen en el
mundo moderno ayudara a los trabajadores a ingresar correctamente a las empresas, as como
conocer sus ventajas y diferencias para el uso adecuado de estos, ya que como podemos
apreciar ms adelantes el tamao de la empresa es importante para la utilizacin de uno u otro.

PORTADA

INTRODUCCION

INDICE
CAPITULO I : MARCO TEORICO
1.1 DEFINICIN DE MANUAL 5
1.2 DEFINICIN DE ORGANIZACIN . 6
1.3 DEFINICIN DE PROCEDIMIENTOS . 6
1.3.1 Objetivos de los Procedimientos
1.3.2 Importancia de los Procedimientos
1.3.3 Caractersticas de los Procedimientos
1.3.4 Beneficios de los Procedimientos
1.4 MANUAL DE ORGANIZACIN. 8
1.4.1 Concepto segn autores
1.4.2 Objetivos
1.4.3. Utilidades
1.4.4 Importancia
1.4.5 Ventajas
1.4.6 Limitaciones
1.4.7 Contenidos
1.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 14
1.5.1 Definicin

1.5.2 Objetivos
1.5.3 Utilidades
1.5.4 Importancia
1.5.5 Ventajas
1.5.6 Limitaciones
1.5.7 Contenidos

CAPITULO II: DESARROLLO DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIN Y

PROCEDIMIENTOS
2.1. COMO DESARROLLAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .23

2.2 COMO DESARROLLAR UN MANUAL DE ORGANIZACIN 35

2.3 DIFERENCIA ENTRE UN MANUAL DE ORGANIZACIN Y UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS.48

CONCLUSIONES .49
BIBLIOGRAFA 50

CAPITULO I: MARCO TEORICO

1.1 Definicin de Manual

Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y sirven para
registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin, y funcionamiento de la
dependencia; es decir, entenderemos por manual de organizacin en general el documento
que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre
historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren
necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.
Por su contenido se clasifican en:

De organizacin: donde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la

empresa.

De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en

el interior de la empresa; por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago
de sueldos, etc.

De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa.

De bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se

detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc.

Por su mbito:

Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin.

Especficos: que consignan informacin especfica o de una determinada rea.

1.2 Definicin de Organizacin

La organizacin es parte fundamental del estudio de la administracin. Todas las
organizaciones se ven afectadas por factores internos y externos que influyen
directamente en su funcionamiento. Actualmente se necesitan organizaciones eficientes
y eficaces para hacer frente a un mercado competitivo y globalizado.
Para poder realizar un estudio dentro de las organizaciones es necesario definir el
concepto de organizacin, por lo cual se mostrara definiciones de diferentes autores.
Segn Henri Farol, citado por Hall (1981) define a la organizacin como: Organizar un
negocio es dotarlo con todo lo necesario para su funcionamiento: materias primas,
herramientas, capital y personal
De acuerdo a Len (1985): una organizacin es en el sentido ms amplio, es un
acuerdo entre personas, para cooperar en el desarrollo de alguna actividad
Segn Koontz y Weihrich (1999): define la organizacin como la identificacin,
clasificacin de actividades requeridas, conjunto de actividades necesarias para alcanzar
objetivos, asignacin a un grupo de actividades a un administrador con poder de
autoridad, delegacin, coordinacin, y estructura organizacional. El concepto es un
trmino de usos mltiples, para unas personas, incluye todas las tareas de todos los
participantes.
1.3 Definicin de Procedimientos
Se definen que son planes en cuanto establecen un mtodo habitual de manejar
actividades futuras. Son verdaderos guas de accin ms bien que de pensamiento, que
detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Segn Melinkoff, R (1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente

cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se
garantiza la disminucin de errores".

1.3.1 Objetivos de los Procedimientos

Gmez F. (1993) seala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de
obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores
del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).
1.3.2 Importancia de los Procedimientos
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una
organizacin, aunque, como sera de esperar, se vuelven cada vez ms rigurosos
en los niveles bajos, ms que todo por la necesidad de un control riguroso para
detallar la accin, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia
cuando se ordenan de un solo modo.
Segn Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma
ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor funcin
en cuanto a las actividades dentro de la organizacin".
1.3.3 Caractersticas de los Procedimientos
Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes caractersticas de procedimientos:
- No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada
situacin en particular.
-Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la
aplicacin continua y sistemtica.

-Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas

situaciones.
Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes
caractersticas de procedimientos:
-Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un
mismo fin se conoce como un sistema.
- Por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere especficamente
a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
- Por no ser una actividad especfica. Una actividad especfica es la que realiza un
empleado como parte de su trabajo en su puesto.
1.3.4 Beneficios de los Procedimientos
Para Melinkoff, (op.cit) conceptualiza que: "El aumento del rendimiento laboral,
permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar
una buena coordinacin y orden en las actividades de la organizacin"

1.4 MANUAL DE ORGANIZACIN

1.4.1

Conceptos segn autores

Segn la direccin general de programacin, organizacin y presupuesto (2005):
El manual de organizacin es un documento oficial que describe
claramente la estructura orgnica y las funciones asignadas a cada
elemento de una organizacin, as como las tareas especficas y la
autoridad asignada a cada miembro del organismo.
En nuestro mbito de accin se define como una herramienta o instrumento
de trabajo, y consulta en el que se registra y actualiza la informacin
detallada, referente a los antecedentes histricos, el marco jurdico-

administrativo, objetivo, estructura orgnica, organigrama que representa

en forma esquemtica la estructura de la organizacin, las funciones de los
rganos que integran una unidad administrativa, los niveles jerrquicos, los
grados de autoridad, responsabilidad, as como las lneas de comunicacin
y coordinacin existentes, que esquematiza y resume la organizacin de
una unidad responsable.
El manual de organizacin es, por tanto, un instrumento de apoyo
administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las
unidades administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y
funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento
administrativo.

Es un documento oficial cuyo propsito es describir las estructuras de funciones y

departamentos de una organizacin, as como las tareas especficas y la autoridad
asignadas a cada miembro del organismo. Un manual de organizacin
complementa con ms detalles la informacin que bosqueja el organigrama.

Segn Guerra (2013): Es un documento que contiene informacin detallada

referente al directorio administrativo, antecedentes, legislacin, atribuciones,
estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la
institucin,

sealando

los

niveles

jerrquicos,

grados

de

autoridad

responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin, asimismo, contiene

organigramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin.es un
documento de suma importancia para la empresa ya que en esencia detalla lo que
la organizacin representas como tal, su funcionamiento y hacia dnde va.
Es recomendable que el manual de organizacin se complemente con otros
manuales administrativos, incluyendo el manual de procedimientos y polticas.
Estos ltimos complementan al manual en su tarea de aclara estructuras,

10

estandarizar procedimientos y respaldar las decisiones que

se toman.

Segn Rodrguez (1995):Los manuales de organizacin exponen con detalle la

estructura organizacional de la empresa, sealando los puestos y la relacin que
existe entre ellos. Explican la jerarqua, los grados de responsabilidad, las
funciones y actividades de las unidades orgnicas de la empresa. Generalmente
contiene

graficas

de

organizacin

descripcin

de

puesto.

De acuerdo con seala que este manual explica con detalle la estructura
organizacional de la empresa y seala los puestos y la relacin que existe entre
ejecutivos y departamentos. Las graficas de organizacin las de descripcin de
trabajo generalmente constituyen el contenido de este manual. (Gmez, 1994)
Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes,
legislacin,

atribuciones,

estructura,

organizacionales

organigrama,
(Franklin,

misin

funciones
2004)

De lo anterior se puede concluir que el propsito principal del manual de

organizacin es dar a conocer sistemticamente y por escrito a los empleados las
actividades, procedimientos y como est estructurada la organizacin, recurriendo
a tablas, grficas y diagramas parapara facilitar el entendimiento del usuario.
Representan de manera expresiva una forma de comunicacin entre la gerencia y
los empleados. Adems evita la duplicidad de funciones y que se deslinden
responsabilidades en el trabajo.

1.4.2

Objetivos

11

Segn manifiesta Rodrguez (1995): El manual de organizacin es un documento

oficial cuyo propsito es describir la estructura de funciones y departamentos de
una organizacin, as como tareas especficas y la autoridad asignada a cada
miembro del organismo.

Presentar una visin de conjunto de la organizacin

Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para destinar

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al

personal y propiciar la uniformidad en el trabajo, en la ejecucin del trabajo,
evitando la repeticin de instrucciones.

Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal.

Servir como orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporacin a las distintas unidades orgnicas.

1.4.3

Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y matriciales.

Utilidades
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y
requisitos mnimos de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada
dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus
funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as
como sobre las interrelaciones formales que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando
informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al

12

personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el

flujo de los procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y
orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad
sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados as
como aplicar programas de capacitacin.
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las
contenidas en el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los
establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada
unidad orgnica de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional,
Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u rgano de nivel equivalente.
1.4.4

Importancia

Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias

orientando a la eficiencia y eficacia.

Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el

personal conoce su ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y
requisitos mnimos para el cargo especfico.

Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las

actividades de cada rgano.

Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos

que integran cada puesto.

Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores,
si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los
requisitos necesarios para hacerlas bien.

13

Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos humanos

de la institucin.

1.4.5

Ventajas

Presentar una visin de conjunto de la unidad administrativa

Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar

duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

Colaborar en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al

personal y proporcionar la uniformidad.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las funciones,

evitando la repeticin de instrucciones y directrices.

Proporcionar informacin bsica para la planeacin e instrumentar medidas

de modernizacin administrativa.

Servir como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando

su incorporacin e induccin a las distintas reas.

Ser un instrumento til de orientacin e informacin sobre las funciones o

atribuciones asignadas a las unidades responsables.

1.4.6 Limitaciones
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:

No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien

constituyen un instrumento que puede propiciarla.

Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.

Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.

Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.

14

1.4.7 Contenidos

La Portada

ndice

Presentacin

Objetivos

Antecedentes

Marco Jurdico

mbito de Aplicacin

Atribuciones

Estructura Orgnica (Organigrama)

Descripciones de Puestos

Funciones, responsabilidades

Relaciones de Coordinacin

Directorio y Firmas

1.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.5.1 Conceptos segn autores
Para Franklin (2009) los manuales de procedimientos Constituyen un documento
tcnico que incluye informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de
operaciones concatenadas entre s, que se constituye en una unidad para la
realizacin de una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin.

15

Gmez Ceja (1997) lo describe as: El manual de procedimientos es un

documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en
la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de
ellas.
Gmez (2001): El manual de procedimientos es un componente del sistema de
control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada,
sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e
informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una organizacin
Las empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de control
interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los
cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus
actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las
reas, generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de
seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con
la funcin empresarial.
Los procedimientos se han caracterizado por un fin comn, que consiste en que
una actividad especfica sea definida y se repita la manera al hacerla. Es ah
donde nace el establecimiento de reglas que marcan la pauta y la uniformidad de
las actividades para evitar los errores operativos, o errores por toma de decisin
incorrecta; facilita el entrenamiento del personal, es informacin que se transmite,
pasa a ser parte importante para gestionar el conocimiento dentro de las
organizaciones. Un manual de procedimiento es un documento formal donde se
concentra informacin y que est al alcance del personal, sirve como una de las
herramientas para lograr los objetivos organizacionales. Los manuales son la base
de una correcta organizacin y disciplina para la realizacin de las actividades.
El manual de procedimientos es una de las diferentes clasificaciones que tienen
los manuales administrativos. Son un elemento fundamental en las complejas
estructuras de las organizaciones. En este documento se analiza especficamente

16

al manual de procedimientos. Para que un manual de procedimientos pueda

elaborarse, es necesario tener un amplio conocimiento de las actividades, y
analizar la manera ptima para realizar las actividades; esto con el fin de optimizar
el uso de los recursos que intervienen y facilitar la ejecucin de los procesos.
El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el
cual es un documento instrumental de informacin detallado e integral, que
contiene, en forma ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e
informacin sobre polticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas
operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en
una empresa, en todas sus reas, secciones, departamentos y servicios. Requiere
identificar y sealar quin?, cundo?, cmo?, dnde?, para qu?, por qu?
de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos

1.5.2 Objetivos
Los manuales de procedimientos definen las funciones y se asignan a una unidad
administrativa delimitando responsabilidades, con el fin de evitar la duplicidad de
las actividades o el omitir alguna de ellas. Los principales objetivos de los
manuales de procedimientos son:

Contribuir a que las actividades se hagan correctamente en base a los

lineamientos registrados o el estndar.

Ayudar en la optimizacin de los recursos, ya sea tiempo, esfuerzo con la

no repeticin de alguna instruccin.

Reclutar y seleccionar es ms sencillo al tener claro los requerimientos de

la actividad.

Coordinar la elaboracin, revisin, aprobacin, publicacin y aplicacin del

mismo.

17

Diferenciar las responsabilidades de cada unidad o puesto de trabajo.

Servir como vehculo de orientacin e informacin para los que interactan

dentro de la organizacin.

Se puede decir que dentro de los objetivos del uso de los manuales de
procedimientos se encuentra la estandarizacin de las actividades, creando un
sistema basado en registros y reglas para lograr las metas deseadas y obteniendo
resultados ptimos del conjunto de actividades.
No obstante, para lograr la estandarizacin de las actividades es necesaria una
disciplina con los participantes y la debida atencin para obtener resultados, hasta
crear el hbito y que el sistema administrativo d los resultados esperados. Es
importante mencionar que la gestin del conocimiento juega un papel importante,
ya que en conjunto la experiencia del personal con los manuales de
procedimientos tiene una trascendencia positiva los conocimientos; y con ellos la
perspectiva de la mejora continua.

Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a

cargo de la institucin, los puestos o unidades administrativas que
intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y los
formatos a utilizar para la realizacin de las actividades institucionales
agregadas en procedimientos.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteracin arbitraria.

Determinar de forma sencilla las responsabilidades por causa de fallas o

errores.

Facilitar las labores de Auditoria, la evaluacin del control interno y su

vigilancia.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles qu deben hacer y

cmo deben hacerlo.

18

Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones.

Constituir una base para el posterior anlisis del trabajo y el mejoramiento

de los sistemas, procedimientos y mtodos administrativos y contables.

1.5.3 Utilidades

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin

de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y
capacitacin del personal ya que, describen en forma detallada las
actividades de cada puesto.

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender
tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de
autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar
el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteracin arbitraria.

Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su

evaluacin.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y

cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar
duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

Permite

conocer

el

funcionamiento

interno

por

lo

que

respecta

a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos

responsables de su ejecucin.

19

Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin

del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis

de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar

su alteracin arbitraria.

Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su

evaluacin.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y

cmo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento

de

los sistemas,

procedimientos

y mtodos.

1.5.4 Importancia
La importancia del manual de procedimientos radica en que su utilidad es mltiple,
en virtud de ser un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno por
lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los
puestos responsables de su ejecucin. Asimismo, auxilian en la induccin al

20

puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal en virtud de que

describen en forma detallada las actividades por puesto.
Otras utilidades de importancia de los manuales de procedimientos son que
permiten uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas y errores; facilitar las
labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia; la conciencia
en los empleados y en sus jefes acerca de que el trabajo se est o no realizando
adecuadamente; reduccin de los costos al aumentar la eficiencia general,
adems de otras ventajas adicionales. Estos manuales son instrumentos
administrativos que apoyan la realizacin del quehacer institucional cotidiano.
De acuerdo con Franklin (2002): existe la necesidad de elaborar un manual de
procedimientos cuando se presenta, entre otros, cualquiera de los siguientes
casos:

Que existan trmites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo

cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de manera
que sea fcil consultarlas para aclarar posibles dudas.

Que resulte conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los

tramites y procedimientos para lo cual resulte indispensable contar con
descripciones claras de los mismos.

Que se desee emprender tareas de simplificacin del trabajo como anlisis

de tiempos, delegacin de autoridad, estudios de simplificacin de tareas,
etc.

Que se vaya a establecer un sistema de informacin, o bien modificar el ya

existente, y se necesite conocer las fuentes de entrada, el proceso y las
salidas de informacin, para lo cual son muy valiosos los manuales de
procedimientos,

ya

que

contienen

determinacin de flujos de esta.

informacin

necesaria

para

la

21

1.5.5 Ventajas

Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.

Auxilian en la induccin al puesto.

Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.

Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.

Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se

siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.

Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo

eficiente de la informacin.

Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.

Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.

Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,

omisiones

y desempeos

de

los empleados

involucrados en

un

determinado procedimiento.

Son guas del trabajo a ejecutar.

1.5.6 Limitaciones

Los manuales no son en la prctica utilizados por el personal para el

aprendizaje y gua de las tareas que deben realizar.

Los manuales se desactualizan rpidamente, lo que elimina de hecho todas

sus ventajas potenciales.

22

1.5.7 Contenidos

Ttulo y cdigo del procedimiento.

Introduccin: Explicacin corta del procedimiento.

Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad.

Descripcin del procedimiento.

Objetivos del procedimiento
Normas aplicables al procedimiento
Requisitos, documentos y archivo
Descripcin de la operacin y sus participantes
Grfico o diagrama de flujo del procedimiento

Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso.

Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

Informes: Econmicos, financieros, estadsticos y recomendaciones.

Supervisin, evaluacin y examen: Entidades de control y gestin de

autocontrol.

CAPITULO II: DESARROLLO DE LOS MANUALES DE

ORGANIZACIN Y PROCEDIMIENTOS
En este punto se presentarn, de manera sinttica y ordenada, los captulos
que constituyen el manual o los ttulos principales que comprende. A efecto de

23

uniformar la presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden

que se describe a continuacin:
2.1 COMO DESARROLLAR UN MANUAL DE ORGANIZACIN

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

2.2 COMO DESARROLLAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

36

37

38

39

2.3 DIFERENCIAS ENTRE MANUAL DE ORGANIZACIN Y MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE ORGANIZACIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Documento Administrativo
Documento Tcnico
Instrumento de apoyo administrativo
Facilita al control interno
Presentar una visin de conjunto de la
Proporcionan una visin integral
unidad administrativa
de la empresa al personal.
Auxiliar al reclutamiento y seleccin de
Auxilian en el adiestramiento y
personal.
capacitacin del personal.
Permitir el ahorro de tiempo y
Describen en forma detallada las
esfuerzos en la ejecucin de las
actividades de cada puesto.

Permiten que el personal

funciones, evitando la repeticin de
operativo conozca los diversos
instrucciones y directrices.

Proporcionar informacin bsica para

pasos que se siguen para el
la planeacin e instrumentar medidas
desarrollo de las actividades de
de modernizacin administrativa.
rutina.

Servir como medio de integracin al

Se establecen como referencia
personal de nuevo ingreso, facilitando
documental para precisar las
su incorporacin e induccin a las
fallas, omisiones y desempeos
distintas reas.
de los empleados involucrados
Ideal para toda organizacin pequea,
en
un
determinado
media o grande
procedimiento.
Necesario
otros
manuales
Ideal
para
organizaciones
complementarios
medianas y grandes
Contiene graficas de organizacin y
descripcin de puestos

40

CONCLUSIONES

41

BIBLIOGRAFIA

Curso administracin (2008). Manual de organizacin. Recuperado el 13 de Mayo del

2016 de http://cursoadministracion1.blogspot.pe/2008/09/manual-de-organizacin.html

Guerra, C (2013) Manuales de Organizacin, definicin, objetivos e importancia.

Recuperado el 16 de Mayo del 2016 de
http://manualesdejc.blogspot.pe/2013/12/manuales-de-organizacion-definicion_7.html

Blog PUCP (2010). Importancia del manual de organizacin y funciones. Recuperado el

13 de Mayo del 2016 de http://blog.pucp.edu.pe/blog/perfil/2010/04/20/la-importancia-delmanual-de-organizacion-y-funciones/

Blogspot Recursos humanos (2007) Manual de Organizacin y Funciones. Recuperado

el 17 de Mayo del 2016 de http://recursoshumanosperu.blogspot.pe/2007/09/manual-deorganizacin-y-funciones.html

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organizacin. Recuperado el 12 de Mayo del 2016 de http://equipo-adminformatica.blogspot.pe/2010/05/la-importancia-de-un-manual-de_3925.html

http://www.buenastareas.com/ensayos/Objetivo-Del-Manual-DeOrganizacion/329270.html

Salas, M (2010). Manual de Organizacin y Funciones. Recuperado el 15 de Mayo del

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