INTRODUCCION

Notario es un licenciado en derecho investido de fe pblica, facultado para

autentificar y dar forma en los trminos de ley a los instrumentos en que se
consignen los actos y hechos jurdicos.
La funcin notarial es de orden pblico. Los actos que se celebren ante su fe,
podrn referirse a cualquier otro lugar, siempre que se d cumplimiento a las
disposiciones que marque la ley, asimismo estarn obligados a prestar servicios
en los casos y trminos establecidos por la ley respectiva.
El notario deber desempear la funcin pblica, en la notaria a su cargo y en los
lugares donde resulte necesaria su presencia en virtud de la naturaleza del acto o
del hecho que se pretenda pasar ante su fe.
En el ejercicio de su funcin, el notario orientar y explicar a los otorgantes y
comparecientes el valor y las consecuencias legales de los actos que l vaya
autorizar.
Cada notaria tendr un sello de forma circular, con un dimetro de cuatro
centmetros, en el centro el escudo Nacional y alrededor de este una inscripcin
que vara de acuerdo al lugar, el nmero de notaria y el nombre y apellido del
notario.
Las notaras deben funcionar con regularidad y con sujecin a lo dispuesto por l
las leyes respectivas, sus reglamentos y disposiciones aplicables, se auxiliara de
notaras que sern nombrados y removidos libremente por la autoridad respectiva.
El protocolo es el instrumento en que el notario pblico consigna los contratos que
pasan ante l y entre las partes. El libro lo forma el mismo notario con todos los
protocolos que autoriza en un ao.
La importancia del protocolo radica en que los instrumentos originales que deben
quedarse en poder del notario interesa que se conserven de una manera metdica
y ordenada, a fin de que siempre sea fcil la busca de documentos y la expedicin
de copias, formando el conjunto de todos los de un periodo determinado.
El protocolo que la ley define como la coleccin ordenada de las escrituras
matrices autorizadas durante un ao.
El notario no podr autorizar acto alguno sin que lo haga constar en su protocolo y
sin que observe el procedimiento establecido para tal efecto en la ley respectiva.

LOS PROTOCOLOS NOTARIALES

El protocolo notarial ha sido estudiado por Carlos A. Pelosi en Cuadernos
notariales 8 y Tcnica notarial en el cuaderno 15, ambos de la UNA y, sobre todo,
en El documento notarial, Astrea, 1980. Mara Ins Bravo de Gerli, siendo jefa del
Departamento Inspeccin de Protocolos del Colegio notarial porteo escribi En
derredor del protocolo y las escrituras (RdN 2283/81). Recomiendo, por su
contenido sinttico, el trabajo encomendado por la UNA a Juan Carlos Viterbori,
titulado Competencia, funcin y documento notarial en la ley 9020, 1992, 2
edicin, La Plata. ltimamente, La escritura pblica de Rubn Augusto Lamber, v.
I, pg. 213, Fundacin Editora Notarial del Colegio bonaerense, 2003, La Plata. Se
refieren a la evolucin histrica Rafael Nez Lagos en El documento notarial y
Rolandino, ediciones UNA 10, y Eduardo Bautista Pond en su Origen e Historia
del Notariado, Depalma, 1968. Tambin me remito a mi Prctica Notarial 1. En
cuanto a las leyes, estudio la 404 y su reglamento 1624/00 del Colegio de
Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires, la 9020 y su reglamento 3887/98 del
Colegio de Escribanos bonaerense. En esta introduccin, luego de repasar el
origen del protocolo y su propietario, desarrollo su concepto, perfilndolo mejor al
diferenciarlo de los de libro y registro. Prosigo con la posibilidad de dividir el
protocolo en secciones, para finalizar con un preliminar a la temtica posterior m
s importante: corporalidad, contenido, el ms extenso, y valores del protocolo. 1.
Origen y evolucin. El protocolo resulta de un largo procedimiento. Comienza en el
derecho romano, se expande en las novelas 44, 47 y 73 de Justiniano en el siglo
VI y, al ensamblar con el derecho germnico practicado por la mayor a de los
pueblos brbaros, se formaliza entre los siglos XII y XIII. Se inicia con actos
materiales que, a travs del tiempo, van siendo espiritualizados hasta convertirse
en smbolos; finalmente son captados en el instrumento coleccionable. En el
derecho germnico, con asistencia de testigos, el contrato se parte en dos:
Auflassung del vendedor, quien se despoja de sus derechos sobre el inmueble
retirndose de l; Gewere, el comprador, a su vez, se apodera y ocupa aqul
realizando actos perceptibles, hasta emuntorios. Esta gestualidad germana,
juntndose con la tradicin romana, que tambin se ha ido espiritualizando
lentamente, concluirn por formalizar el protocolo. Entre la poblacin de la
Romania que conviva con las nuevas tribus, se conoca al tabelin, antecesor del
notario, sin fe pblica. Su misin principal consista en recibir las voluntades,
asesorar y redactar. Acudan las partes a l para declarar su voluntad negociar; los
empleados (ministrantes) ponan nota en el dorso del pergamino que entregaba el
comprador (notitia dorsalis). El tabelin pasaba el contrato en limpio (inmundum)
en el anverso del pergamino. Lo lea y, enteradas las partes, en presencia de los
testigos y con ellos, firmaban el pergamino con una cruz (crismn) que, adems,
significaba juramento de verdad. Por fin, el comprador se llevaba el pergamino de

su ttulo hasta que debiera presentarlo ante otro tabelin para vender o hipotecar.
Como se advierte, hasta aqu el tabelin tiene funcin de asesor y redactor;
tambin es testigo de lo acontecido. En su oficina pueden quedar ciertos apuntes,
pero no la matriz. Pasado el tiempo, el tabelin, en vez de la noticia dorsal, toma
nota (scheda, schedula) en pergamino de su propiedad, que retiene. Este
pergamino opera como minuta y su conjunto es el minutario (o protocolo).
Paulatinamente el minutario adquiere rango oficial: aparece el pergamino de tela y
el papel, que son ms baratos y coleccionables. El pergamino o charta, que se
entrega al adquirente, sigue siendo el documento solemne. La nota o cdula
realizada en pergamino del notario se extiende antes de la charta. Luego se
convierte en un formulario ms breve (imbreviatura) que, por supuesto, es tambin
anterior. Al final, la fuerza de la charta pasa a la imbreviatura. La actuacin del
notario se convierte en oficio pblico (que interesa a la co munidad) y se atribuye
fe pblica al instrumento retenido por el notario donde ahora se extiende
completo el contrato y del cual se da copia al interesado. Luego del Fuero real y
de las Partidas de Alfonso X el Sabio, influidas en lo notarial por la Aurora
Meridiana de Rolandino Passagieri, Isabel la Catlica dicta la Pragmtica de Alcal
de Henares en 1503. Dispone que los documentos se escriban por extenso con
las expresiones y requisitos que detalla. Cada escribano debe tener un libro de
protocolo encuadernado y ser diligente en guardar libros de registros y protocolos,
aunque pasaron aos para la vigencia de estas normas. En definitiva, los
protocolos se originan en la necesidad de: a) conservar actos importantes
relacionados con el patrimonio y los derechos de los habitantes, b) comprobar la
existencia real de tales actos con los cuales se cotejan sus copias y c) expedir
otras nuevas en caso de extravo, prdida o destruccin. Son documentos
histricos que, por ley, cosifican los hechos transentes a los que terminan por
constituir con fe pblica en una materia escriptoria con formalidades (992/96). 2.
Propiedad del protocolo privada o estatal? (Pond, 243 y passim). Los notarios
argentinos estamos mentalizados en que los protocolos pertenecen al Estado.
Pero no debe extraarnos que en la historia de nuestro mismo pas no siempre fue
as y menos an que, en otros, prosiga el rgimen privado sin problemas. Voy a
comenzar, sin embargo, con las expresiones de Francisco Martnez Segovia
quien, a pesar de ser nico en su posicin, exhibe ideas frontales con un
pensamiento profundo y destacable en Funcin notarial, EJEA, 1961, pg. 232. El
protocolo empero no es de propiedad del Estado. Se forma por la accin del
notario, contiene pactos privados de los individuos, est pleno de cosas de inters
individual y al Estado le puede interesar la garanta de su permanencia, pero no su
propiedad. Por eso es errnea la expresin. El Estado, como el notario, son
depositarios del protocolo que es una universalidad de documentos particulares.
No se entregan a sus dueos verdaderos, que son las partes, porque se los
asemejara a documentos privados, perecederos y perdibles. Pero nada autoriza

la atribucin de propiedad, ni siquiera la calidad de autor que he comprobado en

favor del notario y menos del Estado. Martnez Segovia es coherente con su
pensamiento acerca del notario con funcin privada y sobre el predominio del
acento privado en prcticamente todos los instrumentos notariales. a) Propiedad
privada. En su lucha por prevalecer sobre los seores feudales, el monarca estaba
siempre hambriento de fondos. Entre otros medios vendi oficios, entre los cuales,
los notariales, ya desde el Medioevo, ms en la Edad Moderna. As, el rey
Francisco I de Francia tuvo la idea de reglamentar la venta de los oficios, uno de
los recursos para obtener fondos, con los cuales afirma su poder en su reino y en
la lucha contra Espaa y otras naciones. Fue obvia la interpretacin de que el
titular de un oficio pudiera disponer de l y enajenarlo o trasmitirlo a sus
herederos. La misma Ley del 25 de Ventoso del ao 11, esto es, 16 de marzo de
1803, que con pequeas modificaciones rige actualmente al notariado francs,
establece el rgimen de propiedad privada que contina y se extiende a pases de
su influencia como Blgica y Canad. En Revista Internacional del Notariado, p
gs. 393/55 se reproduce una sentencia dictada en Blgica, por la Corte de
Apelacin de Gante, Cmara segunda, del 20 de setiembre de 1949: La clientle
dun tude, lment du protocole notarial, estessentiellement attach aux minutes
et rpertoires c d s et il ne saurait en tre separ e. En cons quence, la
cession des minutes et r pertoires comprend n cessairement la cession de la
clientle de ltude et il ne saurait tre permis un notaire d missionaire, pas plus
qu ses h ritiers, de c der les minutes et repertoires un notaireet la clientle
un autre. El actor, notario Perengano, prob su derecho porque pag a su
predecesor y padre, el notario honorario Zutano, 200.000 francos por los a os
1942 y 1943, pago parcial del protocolo cedido el 16/10/1935 por 500.000 francos.
El protocolo notarial del art. 54 de la Ley de Ventoso es un todo indivisible. El art.
59 confirma esta regla tanto para el titular o sus herederos como para el notario
que recibe las minutas. Los arts. 54/56 prescriben que el titular o sus herederos,
de grado o por fuerza, pueden cobrar las ventajas anexas a la posesin del
protocolo al notario que lo recibe. Hace ms de veinte aos descubr en varios
nmeros de la Revuedu notariat, de Canad, publicada en Qubec, la historia de
determinados registros notariales cuya propiedad quedaba dentro de algunas
familias, que conservaban un fondo documental de hasta doscientos aos. En
Espaa, Felipe II en 1573 vendi a la ciudad de Sevilla por 83.000 ducados todas
las escribanas y la facultad de nombrar sus titulares. Felipe IV, en 6 aos desde
1640, vendi 62.000 oficios. El descubrimiento de Amrica se produjo en pleno
apogeo de la venta. La Recopilacin de Leyes de los Reinos de Indias enuncia
como vendibles, entre otros muchos, las escribanas pblicas del nmero de
ciudades y villas, de minas y registros y muchos otros (Libro V, ley I, ttulo VIII). Un
rgimen de enajenacin, as oficializado, dio clima para buscar el mejor postor por
los medios ms eficaces, cul fue el remate de las notaras. Quien pagaba ms,

sin importar su catadura, se encaramaba al oficio. Juan Agustn Garca citado por
Ponden La ciudad Indiana informa que en 1563 el escribano pblico deba pagar
1.300 pesos plata para obtener un oficio. Jos A. Negri en su Historia del notariado
argentino, El Ateneo, 1947, pg. 52, menciona las reales ordenanzas para el
establecimiento e instruccin de intendentes del Ejrcito y provincia en el
Virreinato de Buenos Aires , de 1782. stas alaban la fidelidad y legalidad de los
escribanos y notarios que no slo interesan a la causa pblica, sino tambin la
honra, vida y hacienda de mis vasallos, debiendo ser por consecuencia personas
de integridad y pureza. En octubre de 1814, el notario Gervasio Antonio de
Posadas, primer Director General de las Provincias Unidas, dict las Ordenanzas
Provisionales del Excmo. Cabildo, Justicia y Registro de la ciudad de Buenos Aires
. El 18 de junio de 1819, el Congreso Legislativo resolvi que los escribanos
tenan libertad para renunciar cuando mejor les conviniera sin perjuicio de lo que
establezca la legislatura sobre la calidad de los oficios vendibles y renunciables.
b) Propiedad estatal. En 1869 un grupo de escribanos, propietarios de registro,
formularon una peticin que les sali al revs. Para mejor proveer, se pas en
vista a fin de acumular fundamentos para resolver; emitieron su opinin Jos
Mara Moreno, Fiscal de Gobierno, luego el Asesor Cosme Bccar y, por fin el
Superior Tribunal de Justicia, por quien se expide Ugarte. Los argumentos del
primero fueron aceptados; cada uno agreg consideraciones valiosas. Ugarte
adhiere a las opiniones precedentes y agrega que el servicio de las escribanas en
su estado actual deja mucho que desear, siendo urgente someterlas a una
organizacin. La facilidad con que el P. E. ha concedido la creacin de nuevas
escribanas ha sido siempre contraria a la opinin de V. E. y esa facilidad ha
contribuido no poco a los inconvenientes que se notan ahora. Jos Mara Moreno
es rotundo. Siendo una escribana con registro una verdadera oficina pblica, no
puede pasar al dominio de los particulares. El Estado debe reservarse la creacin
de registros y provisin de escribanos. En este sentido, el Estado es el nico
dueo y propietario de todos los oficios y empleos de la Administracin general. El
proceso concluy el 26 de setiembre de 1884 con la ley 1494, que abri un crdito
de $ 119.842,71 para expropiar varias escribanas: de Laureano Carballeda, de
Dolores Cabral y de Francisco Benguria, cesionario de Eduardo Vidal. Se expropia
la de Nemesia Smola de Nez, representada por Cornelio Santilln. Cmo es
posible, si las mujeres no ejercan? Muy simple, la hubo por trasmisin hereditaria.
Tambin lo fueron las de Marcos L. Agrelo, Rufino Acosta Cardozo, Jos de
Martnez, Eugenio del Bueno, estas tres denominadas respectivamente de
Montao, de Corts y de Conde y, por fin, la de Adolfo Saldas, el historiador. A
qu vienen las denominaciones? Muy simple, esos apellidos de titulares que
fueron, significan prestigio. Los ajustes prosiguieron y la Cmara de Apelaciones
dio a la concesin de escribanas carcter personal y no trasmisible. La situacin
actual es clara: Los registros y protocolos notariales son de propiedad del Estado

o de la Provincia. De all es fcil colegir que compete al Poder Ejecutivo la

creacin o cancelacin de los registros y la designacin o remocin de sus
titulares y adscritos, idea reiterada al expresar que el Poder Ejecutivo resolver y
conferir los registros a titulares y adscritos (404: 32, 31, 34, 37 y 9020: 2, 14, 17).
3. Concepto de protocolo notarial. Diferencias con libro y con registro. Se conoce
mejor qu es, al diferenciarlo de libro de protocolo y registr o protocolo,
expresiones que no acuerdan con la realidad. Por ltimo, me refiero a las
secciones. Mi bibliografa principal es Carlos A. Pelosi en Protocolo y documentos
protocolares, Cuadernos notariales 8, UNA, y en El documento notarial. a)
Concepto de protocolo notarial. El protocolo consiste, segn Pelosi, en una
universalidad jurdica formada por diversos elementos, cuya funcin final es la de
conservar ordenadamente los documentos notariales, resguardar los derechos
que por ellos se crean, modifican, trasmiten o extinguen y facilitar su reproduccin.
Los elementos son: folios habilitados, documentos escritos en los folios,
diligencias, notas y constancias, documentos incorporados, ndices (184). Segn
Villalba Welsh, el protocolo es la coleccin ordenada cronolgicamente de las
escrituras y actas autorizadas por el titular y, en su caso, por el adscripto, en un
registro determinado y que, aunque al encuadernarse puede ser dividido en varios
tomos, representa, de todos modos, una unidad (cita de Pelosi en Cuaderno 8,
pg. 13). En concepto sinttico, estimo que el protocolo notarial es la coleccin
anual cronolgica de instrumentos pblicos, firmados por los comparecientes y
autorizados por el notario; de los documentos agregados, principales o accesorios,
de los errados y no pasados, con el fin de proceder a su conservacin, custodia y
comunicacin. Defino analticamente al protocolo como el conjunto anual de folios
habilitados para uso exclusivo de cada registro y numerados correlativamente, de
documentos notariales o no, autorizados o intervenidos por el oficial pblico, que
segn normas legales, por opcin del escribano o a peticin de parte, deben ser
coleccionados cronolgicamente para conservarlos, resguardar los derechos que
registran y facilitar su reproduccin (Manual de derecho notarial, 193). Aado a mi
concepto del Manual las palabras en bastardilla para uso exclusivo de cada
registro y numerados correlativamente, por opcin del escribano o a peticin de
parte. Tomo la ltima de Pelosi al explicar su texto; induciendo, introduje la opcin
del escribano, al fin y al cabo el protocolo material es propiedad estatal, pero
tambin integra la vida profesional, intelectual y emocional de su autor. Adems, lo
recoge ahora la 404, 67. En cuanto a la coleccin cronolgica, la extracto de
Villalba Welsh pues el tiempo es esencial (1005); hay muchos tipos de coleccin.
Por fin, la primera bastardilla, o sea, para uso exclusivo de cada registro y
numerados cronolgicamente, se funda en la ley portea 404, 67, que tambin
alude a la correlacin numrica y a las tres causas de anexin de documentos. De
paso ya tenemos un principio de distingo entre protocolo y registro para el cual es
la habilitacin de folios. b) Diferencia entre protocolo y libro de protocolo. El

Cdigo Civil utiliza indistintamente las expresiones libro de protocolo, libro de

registros o registro pblico, o simplemente protocolo (979-1, 1011 // 998,
1035 // 1003, 1005, 3637). La pr ctica de nuestro pas muestra que la expresin
correcta es protocolo, no si ndole aplicable ninguna de las otras en puridad de
doctrina, pues derivan de hechos acontecidos en la Espaa de la Pragmtica de
1503. En efecto, la Pragmtica de Alcal manda que cada uno de los escribanos
haya de tener y tenga un libro de protocolo, encuadernado de pliego de papel
entero, en el cual haya de escribir y escriba por extenso las notas de las escrituras
que ante l pasaren. La Novsima Recopilacin reproduce con palabras textuales.
Aqu aparece el libro de protocolo que, de hecho, no se aplic en Espaa por una
cuestin lgica y, sobre todo, de peso.

LOS PROTOCOLOS NOTARIALES

La intervencin de los notarios como federatarios pblicos en los negocios y
contratos de derecho privado queda reflejado en los protocolos notariales, que son
los registros donde da a da se inscriben los asuntos pasados en su presencia.
Por todo ello, esta tipologa documental resulta muy atractiva para su estudio. La
ayuda que proporciona la investigacin de los protocolos notariales en campos
como el arte, las finanzas, el comercio, la literatura, la familia, etc., es indudable.
En la poca foral hallamos varios nombres para designar dichos registros: rebedor,
manual, notal, m de cuytres, protocolo, etc., que se corresponden con los
diferentes estadios de redaccin de los instrumentos pblicos, conocidos como
protocolos notariales. La tipologa documental que abarcan estos registros es
amplia. As tenemos escrituras de compra-venta, tanto de tierras como de casas, o
los censales. Tambin es importante el apartado relativo a ltimas voluntades
como testamentos, codicillos, o inventarios. Y por ltimo, tambin cabra destacar
las cartas nupciales, contratos de obras, sindicatos, fianzas, contratos laborales,
etc. Antes de proceder a desarrollar los antecedentes histricos de la institucin
notarial y los protocolos notariales, as como el tema relacionado con su custodia y
conservacin, cabe comenzar con la definicin formal de lo que es un protocolo
notarial. Definicin El protocolo es el libro en el que el escribano transcribe las
escrituras que autoriz con su firma o en el que anota las minutas de las mismas.
Generalmente, se encuadernan por aos, formando volmenes, que cada
escribano conservaba hasta su cese en el cargo y que haba de entregar a su
sucesor en el mismo1 La Ley del Notariado2 de 1862, en su Ttulo III, art. 17
especifica que se entiende por protocolo la coleccin ordenada de las escrituras
matrices autorizadas durante un ao, y se formalizan en uno o ms tomos
encuadernados, foliados en letra y con los dems requisitos que se determinen en
las instrucciones del caso

Antecedentes histricos Los antecedentes de los notarios los hallamos en los

Tabularii romanos. En la alta Edad Media aparecen los scriptores, expertos en la
redaccin de documentos, pasando a denominarse escribanos en el s. XIII. La
institucin del notariado aparece en los reinos ibricos en el s. XIII. Con el Fuero
Real el notario deja de ser un escritor profesional y se convierte en oficial pblico
nombrado por el rey, que le confiere facultad autentificadora; los documentos
adquieren la calidad de instrumentos pblicos (Fe Pblica). El Cdigo de las
Partidas del rey castellano Alfonso X El Sabio, consagra la institucin notarial,
regulando las funciones de los escribanos, distinguiendo dos clases: los que
redactan los privilegios y cartas reales, y los que refrendan los documentos entre
particulares (origen de los protocolos notariales), denominndose estos ltimos
escribanos pblicos. En el momento de la conquista cristiana del Reino de
Valencia, la institucin notarial ya est plenamente configurada en nuestro
territorio. La Pragmtica de Isabel La Catlica (7 de junio de 1503) puso orden en
el funcionamiento de la institucin notarial. Ningn escribano pblico poda ejercer
sin el pertinente ttulo. Y tambin estableca las clases de escribanos: escribanos
pblicos de nmero (en ciudades, villas o cabezas de jurisdiccin), con funcin
exclusiva en sus distritos; escribanos del rey, escribanos reales y escribanos de
Corte, Hermandad, Rentas Pero quiz la novedad ms importante sea la
obligacin de que la nota previa, base para la redaccin del documento y que los
escribanos pblicos registraban, incluyera el texto completo del mismo, se leyera a
los otorgantes y, previa su conformidad, fuese firmada por stos. Naca as el
protocolo propiamente dicho. En 1566 Felipe II fija la edad para poder ejercer el
oficio de escribano pblico en 25 aos, y en el transcurso de los siglos XVII al XIX
surgen nuevas clases de escribanos: escribanos de ayuntamiento, escribanos al
servicio de las administraciones de justicia, militar y fiscal. En 1637 se introduce la
importante modalidad de que todas las escrituras e instrumentos pblicos que
autorizan los escribanos, deban de estar escritos en un papel sellado con el
escudo real y la indicacin del ao y precio. Con la creacin de las Contaduras de
Hipotecas en 1768, en las cabeceras de los partidos judiciales, su funcionamiento
fue encomendado a los escribanos de los ayuntamientos respectivos. En 1861 se
suprimen las contaduras, apareciendo en su lugar los Registros de la Propiedad.
Conservacin y custodia de los Protocolos notariales Ya desde el siglo XVI existe
el deseo por parte de las instituciones estatales de formar archivos de protocolos
notariales, para poder as conservar y proteger este fondo documental. Un primer
intento se produce en el ao 1707: con objeto de ayudar a la financiacin de la
Guerra de Sucesin, se propuso un arbitrio sobre los derechos de consulta y
certificaciones sobre los protocolos del reino, que sera recogidos en un Archivo
Central de Protocolos (Madrid) y otros regionales. Pero el paso decisivo para el
logro de archivos de protocolos en Espaa se dio con la promulgacin de la Ley

Orgnica del Notariado de 25 de mayo de 1862. En esta Ley, en primer lugar se

delimitaban las dos funciones bsicas de los escribanos: la civil y la judicial. La
primera qued reservada a los notarios, como depositarios de la fe pblica; la
segunda se atribuy a los escribanos actuantes en el mbito de los tribunales de
justicia. Desde este momento los protocolos ya no son patrimonio de sus
autorizantes, sino que pertenecen al Estado, y los notarios los conservarn con
arreglo a las leyes, como archiveros de los mismos, bajo su responsabilidad3 . La
institucin notarial en el mbito nacional quedaba organizada en tantos distritos
notariales como partidos judiciales existan en Espaa. El Decreto-Ley de 8 de
enero de 1869 dispuso la formacin de archivos de protocolos para los registros
con una antigedad de ms de 30 aos en las sedes de los distritos notariales o
partidos judiciales. En estos archivos se recogera los protocolos de las notaras
en activo, los de las notaras ya vacantes y los que, por cualquier causa,
estuvieran en poder de corporaciones o particulares. Tambin ser en este
momento cuando se cree la figura del Notario-archivero, como encargado de estos
Archivos Generales de Protocolos. Los Archivos Histricos Provinciales sern
creados con arreglo a lo dispuesto en el Decreto de los Ministerios de Justicia y de
Instruccin Pblica y Bellas Artes de 12 de noviembre de 1931. Desde entonces,
estos archivos son los depositarios del fondo notarial de ms de cien aos de
antigedad, con el fin de conservarlo y ponerlo al alcance de los investigadores. El
Decreto de 2 de marzo de 1945, de Presidencia de Gobierno, reorganiza la
Seccin Histrica en los Archivos de Protocolos, clasificndolos en tres niveles:
En los Colegios Notariales.
En los Archivos Histricos Provinciales de las capitales de Provincia, forman
seccin independiente, bajo la direccin y custodia del notarioarchivero, y la
direccin y ordenacin tcnica encomendada al Cuerpo Facultativos de
Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos En los Archivos Histricos comarcales o
locales de los distritos notariales (en nuestro caso Novelda), formando una seccin
histrica independiente De esta forma, un enorme nmero de protocolos notariales
centenarios ha podido salvarse, incorporndose a uno u otro archivo, aunque por
desgracia ha sido tambin enorme la cantidad de los que han sido destruidos, en
especial antes de 1931. Los protocolos notariales de Monforte del Cid Los
Protocolos Notariales de Monforte del Cid se encuentran custodiados en el Archivo
Municipal de Monforte y en el de Novelda; tambin puede consultarse un registro
de un periodo de aos concreto en el Archivo Histrico Provincial de Alicante. A
continuacin se expone una relacin de los protocolos custodiados en cada
archivo, con especificacin de las fechas extremas. En el caso de los protocolos
custodiados en el Archivo Municipal de Monforte del Cid se indica tambin el
nmero de legajo (para su localizacin fsica y en el inventario del archivo) y el
nombre del notario.

Como puede observarse, la correlacin en las fechas extremas de los protocolos

notariales custodiados en el Archivo Histrico de Monforte del Cid y en el de
Novelda, da razn de su conservacin, a cuenta de la legislacin vigente en cada
momento. Tambin cabe resaltar que la Seccin de Protocolos del Archivo
Histrico de Novelda, custodia, adems, los de Aspe, Agost y Caudete, as como
los de la propia poblacin de Novelda, al ser esta ltima, cabecera de distrito
notarial. Segn la demarcacin notarial establecida por Decreto de 9 de noviembre
de 1874, Monforte pertenece al distrito notarial de Novelda, junto con otras
poblaciones del entorno como Aspe o Agost (esta ltima dejar de contar con
notario propio ya a principios del s. XVIII). La notara de Monforte perdurar hasta
el primer tercio del s. XX . Por lo tanto, la notara de Monforte siempre ha
pertenecido al distrito de Novelda. Segn el Decreto-Ley de 8 de enero de 1869,
se establece la creacin de un archivo general de protocolos en cada distrito
notarial, donde por sucesivas trasferencias ingresarn los protocolos notariales de
ms de 30 aos de antigedad. El hecho de que formen parte del Archivo
Municipal de Novelda y no se erija en un archivo de protocolos independiente,
viene a cumplir con el Decreto de 2 de marzo de 1945, en el que se indica que en
los archivos histricos locales, pertenecientes a poblaciones que sean cabecera
de un distrito notarial, se establezca una seccin histrica de protocolos notariales.
Para concluir, solo quisiera recalcar una vez ms la importancia de esta
documentacin, ya que gran parte de la historia econmica y social de los pueblos
y personas, y en particular de nuestra poblacin, puede rastrearse a travs de
estas escrituras notariales. Por eso es importante darla a conocer dada las
particularidades de su custodia.

DEFINICIN LEGAL DEL PROTOCOLO:

R. Es la coleccin ordenada de las escrituras matrices, de las actas
de protocolacin, razones de legalizacin de firmas y documentos que el Notario
registra de conformidad con el cdigo de Notariado.
CONTENIDO DEL PROTOCOLO:
1.

Escrituras Pblicas o matrices

2.

Actas de protocolacin

3.

Razones de legalizacin

4.

Razn de cierre

5.

ndice

6.

Los Atestados

DOCUMENTOS QUE SE EXTIENDEN EN PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA

PROTOCOLOS:
a.

Escrituras Matrices

b.

Actas de Protocolacin

c.

Razones de legalizacin de firmas

CUALES SON LOS DOS DOCUMENTOS QUE NO SON NI ESCRITURAS

PBLICAS, NI ACTAS DE PROTOCOLACIN, NI RAZONES DE LEGALIZACIN
DE FIRMAS, PERO QUE SIN EMBARGO VAN DENTRO DEL PROTOCOLO EN
PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLO?
a.
La Razn de Cierre del Protocolo: No tiene fundamento legal pero por
razonamiento lgico, si la apertura del protocolo la realizamos en hoja de papel
sellado especial para protocolo, el cierre por lo tanto lo tenemos que realizar en
igual forma.
b.
La transcripcin del acta de otorgamiento del testamento cerrado (la cual se
extiende sobre la cubierta cerrada que contiene el testamento. Fundamento
Legal: Art. 962 Cdigo Civil.
QUE ES PROTOCOLIZAR?
R. Es la incorporacin material y jurdica de un documento pblico o privado al
protocolo o registro notarial.
A QUIEN SE LE PUEDE VENDER LAS HOJAS DE PAPEL SELLADO ESPECIAL
PARA PROTOCOLO Y DEMS ESPECIES FISCALES?
a.

A los Notarios

b.

A sus procuradores

c.

O sus Empleados

REQUISITOS PARA QUE LOS PROCURADORES O EMPLEADOS DE

NOTARIOS PUEDAN ADQUIRIR LAS ESPECIES FISCALES:
a.

Identificarse con la cdula de vecindad

b.
Presentar nota de autorizacin expedida por el notario, acompaada de sus
credenciales de identificacin y de colegiado activo

FORMALIDADES DEL PROTOCOLO:

1.
Los instrumentos se redactarn en espaol, a mquina o a mano, de manera
legible y sin abreviaturas.
2.

Llevarn numeracin cardinal.

3.

Levar foliacin cardinal escrita en cifras.

4.
En el cuerpo del instrumento, las fechas, nmeros o cantidades se
expresarn con letras.
5.
Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se
transcriban, se copiarn textualmente.
6.
La numeracin fiscal del papel sellado especial para protocolos no podr
interrumpirse mas que para la intercalacin de documentos que se protocolen
(interrupcin material); o en el caso de que el notario hubiere terminado la serie
(interrupcin fiscal).
7.
Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarn con una
lnea antes de que sea firmado el instrumento.
CONTENIDO DEL NDICE DEL PROTOCOLO:
a.

El nmero de orden del instrumento.

b.

El lugar y la fecha de su otorgamiento

c.

Los nombres de los otorgantes

d.

El Objeto del instrumento.

e.

El folio en que principia.

REDACCIN DE UNA RAZN DE CIERRE:

En la ciudad de Guatemala, el da treinta y uno de diciembre del dos mil seis, Yo:
LUIS ENRIQUE ARVALO GIRON, Notario, en cumplimiento de la ley procedo a
cerrar el Registro Notarial a mi cargo correspondiente al ao dos mil seis, el cual
contiene un total de SEIS instrumentos pblicos, distribuidos as: tres escrituras
matrices, un acta de protocolizacin, una razn de legalizacin de firmas y una
escritura cancelada. El protocolo consta de quince folios. En fe de lo cual firmo la
presente razn de cierre.
FIRMA Y SELLO

QUE PLAZO TIENE EL NOTARIO PARA EMPASTAR SU PROTOCOLO?

R. Treinta das despus de haber realizado el cierre.
QUE SON LOS ATESTADOS?
R. Son los documentos que el Notario agrega al final de su protocolo y tienen
relacin con los instrumentos autorizados y debe constar principalmente el recibo
de pago de apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias
de avisos, recibos, solvencias.
POR QU EL NOTARIO NO ES PROPIETARIO O DUEO DEL PROTOCOLO?
R. Porque la ley lo designa como Depositario y responsable de su conservacin.
(Art. 19 CN)
POR QU EL NOTARIO NO PUEDE SACAR EL PROTOCOLO DEL PAS?
R. Porque el protocolo es propiedad del Estado
CASOS DE DEPOSITO DEL PROTOCOLO:
1.

Por ausencia del pas por tiempo menor de un ao

2.

Por ausencia del pas por mas de un ao

3.

Por inhabilitacin.

4.

Por entrega voluntaria

5. Por fallecimiento

GARANTIAS O PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAL EL PROTOCOLO:

a.

Durabilidad

b.

Seguridad

AVISOS QUE TIENE QUE REALIZAR EL NOTARIO AL DIRECTOR DEL

ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:
1.

Por ausencia menor de un ao (Art. 27 Cod. Not.)

2.

Por Escrituras Pblicas Canceladas (Art. 37, literal b) Cdigo de Not.)

3.

Avisos Trimestrales (4) (Art. 37 literal c) Cdigo de Notariado)

4.
Por Modificaciones de Escrituras (Art. 81 numeral 9 y Art. 36 Cdigo de
Notariado)

5.
Aviso dentro del plazo de 10 das hbiles siguientes a la protocolizacin de
un documento proveniente del extranjero (Art. 40 LOJ)
AVISO DEL NOTARIO AL JUEZ DE PRIMERA INSTANCIA CIVIL Y MERCANTIL
DE SU DOMICILIO:
R. Al enterarse de la prdida, destruccin o deterioro del protocolo, para efectos
de Reposicin.
CUAL ES EL OBJETO DE LA INSPECCIN Y REVISIN DEL PROTOCOLO?
R. Comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales
establecidos en la ley.
CLASES DE INSPECCION Y REVISIN DEL PROTOCOLO:
1.
Ordinaria: es la que el Notario est obligado a realizar cada ao,
presentando el protocolo y sus comprobantes ante el Director del Archivo Gral. De
Protocolos y en los departamentos ante los Jueces de 1 Instancia.
2.
Extraordinaria: podr hacerse en cualquier tiempo cuando lo ordene la Corte
Suprema de Justicia.
3.
Especial: la que se realiza al protocolo en la fase de investigacin de un
proceso penal (por delito).
CUNDO PUEDE DARSE LA OCUPACIN Y EXTRACCIN DEL PROTOCOLO?
1.
Por Juez de 1 Instancia Civil y Mercantil cuando exista negativa por parte
del Notario de extender Testimonio, previamente agotado el procedimiento
establecido. (Art. 74 Cod. Not.
2.
Cuando exista negativa por parte del Notario en presentar el protocolo para
su revisin por requerimiento de la Corte Suprema de Justicia, previamente
agotado el procedimiento que la ley establece.
DEPARTAMENTOS
PROTOCOLOS
Huehuetenango
Quetzaltenango
Cobn
Chiquimula

DE

GUATEMALA

DONDE

EXISTE

ARCHIVO

DE

Guatemala
RECURSOS REGULADOS EN EL CODIGO DE NOTARIADO:
Recurso de Responsabilidad
Recurso de Reposicin
Recurso de Reconsideracin
Recurso de Apelacin
RECURSO DE RESPONSABILIDAD:
R. Puede interponerse en dos casos: 1) contra la resolucin que dicte la Corte
Suprema de Justicia, por la inspeccin y revisin de un Protocolo de un Notario
(Art. 88 CN). 2) contra la resolucin que dicte la Corte Suprema de Justicia en un
expediente de rehabilitacin. (Art. 105 CN)
RECURSO DE REPOSICIN:
R. Se puede interponer contra la resolucin que se dicte sancionando a un
Notario (Art.98 CN)
RECURSO DE RECONSIDERACIN:
R. Se interpone ante el Director del Archivo general de Protocolos, por las
sanciones que se impongan por incumplimiento de obligaciones del Notario,
contempladas en los artculos 37 y 38 del cdigo de notariado. (Art. 100 CN).
RECURSO DE APELACIN:
R. Se interpone en contra del auto que apruebe una liquidacin de honorarios.
(Art. 107 CN).
CUAL ES EL NICO RECURSO NO MOTIVADO POR SANCION AL NOTARIO?
R. El Recurso de Apelacin.
A QUIENES SE LES CONSIDERA AUXILIARES DEL NOTARIO?
R.

A los Testigos

CLASES DE TESTIGOS:
a.

De Conocimiento o de abono

b.

Instrumentales

c.

Rogados o de asistencia

QUE SON TESTIGOS DE CONOCIMIENTO?

R. Son los que colaboran identificando al otorgante desconocido del Notario,
adems, dichos testigos deben ser conocidos del Notario.
QUE SON TESTIGOS INSTRUMENTALES?
R. Son aquellos de los cuales el Notario puede asociarse para cualquier acto o
contrato, pero obligatoriamente al autorizar testamentos o donaciones por causa
de muerte.
QUE FUNCIN CUMPLEN LOS TESTIGOS INSTRUMENTALES?
R. Establecer que el acto se celebr y que lo expuesto en el instrumento es la
voluntad del que lo otorg.
QU SON TESTIGOS ROGADOS O DE ASISTENCIA?
R. Son los que firman a ruego de un otorgante que no sabe o que no puede firmar
y por lo tanto slo deja la impresin digital.

CULES SON LAS CALIDADES PARA SER TESTIGOS?

a.

Civilmente capaces

b.

Idneos

c.

Conocidos por el Notario (obligadamente los de conocimiento)

QUIENES NO PUEDEN SER TESTIGOS?

a.

Quienes no sepan leer y escribir

b.

Quienes no hablen o no entiendan espaol

c.

Los que tengan inters manifiesto en el acto o contrato

d.

Los ciegos, sordos o mudos.

e.

Los parientes del Notario

f.
Los parientes de los otorgantes, salvo en el caso de ser testigos rogados y
que no se trate de testamento o donaciones por causa de muerte.

EN QUE CASO INTERVIENE EL INTRPRETE?

R. En el caso que una de las partes ignore el idioma espaol, de preferencia debe
ser traductor jurado.
EN QUE CASO SE REQUIERE DE DOS INTRPRETES?
R. En el otorgamiento de Testamentos o Donaciones por causa de muerte,
cuando el testador no hable el idioma espaol.
DEFINICIN DE ACTA DE LEGALIZACIN DE FIRMAS:
R. Es la actuacin notarial por medio de la cual, El Notario, da fe que una firma
que ha sido puesta o reconocida en su presencia, es autntica, y que l conoce al
signatario, o bien que lo identific por los medios legales, siendo responsable el
profesional de la firma y fecha de la legalizacin.
OTRAS DENOMINACIONES QUE PUEDE TENER EL ACTA DE LEGALIZACIN
DE FIRMAS:
R. Autntica, testimonio de firmas, certificaciones de firmas, pero su nombre
tcnico es Acta de Legalizacin de Firmas.

CULES SON LOS REQUISITOS QUE LA LEY EXIGE PARA LAS ACTAS DE
LEGALIZACIN DE FIRMAS?
a.

Que sean puestas las firmas en presencia del Notario,

b.
Que las mismas sean reconocidas por el signatario o firmante, si stas se
hubieran estampado con anterioridad.
INSTRUMENTOS DEL NOTARIO
PROTOCOLO
La fe pblica notarial esencialmente es documental y nunca verbal, por esta razn
las actas y escrituras pblicas slo pueden autorizarse en el protocolo y de ellas
pueden expedirse copias, testimonios y certificaciones.
El protocolo es un libro o conjunto de libros que se forman con los sellos
separados y numerados progresivamente en los que el notario sienta, con las
formalidades de ley, los actos y hechos jurdicos otorgados ante su fe, como los
libros de cotejo y sus correspondientes apndices e ndice.

Etimolgicamente, de acuerdo con el Diccionario de la Lengua Espaola, el

termino protocolo est compuesto por dos palabras de origen
griego protos primero y colao pegar. Segn el diccionario de legislacin de
Joaqun Escriche ... Entre los romanos protocolum era lo que estaba escrito a la
cabeza del papel de donde sola ponerse el tiempo de su fabricacin.
El protocolo, denominado Registro de Instrumentos se encuadernaba al final de
cada ao. Este sistema de protocolo abierto se utiliz en la Colonia y Mxico
Independiente hasta la Ley de 1901.1
INTEGRACIN DEL PROTOCOLO DEL NOTARIO
El protocolo esta constituido por los libros o volmenes en los cuales el Notario
asienta los instrumentos que autoriza y por el apndice en que se incorporan los
documentos relacionados con ellos.
Los documentos incorporados al apndice quedan con ellos protocolizados y en
consecuencia, forman parte integrante del instrumento.
El Notario podr llevar un protocolo especial para los casos de escrituras de
inters social, el cual deber reunir los requisitos antes citados y ser autorizados
por el gobierno del Estado.
Los libros en blanco del protocolo, sern uniformes, adquiridos y pagados por el
Notario, encuadernados slidamente y empastados, cada uno constara de 150
hojas numeradas, con una ms al principio sin numerar, destinadas al titulo del
libro.
Las hojas de los libros del protocolo tendrn 35 centmetros de largo por 24 de
ancho, en su parte utilizable.
El protocolo de cada notario podr constar de uno o varios libros a juicio de dicho
funcionario, segn las necesidades impuestas por el movimiento de los asuntos
que haya en la Notaria.
El uso de estos libros debe hacerse por orden riguroso de la numeracin de los
instrumentos notariales, pasando de un libro a otro en cada instrumento, hasta
llegar al ultimo y volviendo de ste, al primero, para lo cual sern numerados los
libros o volmenes del uno en adelante.
La numeracin de los instrumentos ser progresiva desde el primer volumen, sin
interrumpirla, de un volumen a otro, aun cuando no pase alguno de dichos
instrumentos.
No podrn pasar de 10 libros de protocolo que se lleven en una Notaria.

En la primera pagina til del libro, el secretario de Gobernacin, pondr la razn

en que conste el lugar y la fecha, el numero que corresponda al volumen segn
los que vaya recibiendo el Notario durante su ejercicio; el numero de hojas tiles,
inclusive la primera y la ltima; nombre y apellidos del Notario y nmero ordinal de
la Notaria a su cargo; el lugar en que deba residir est situada la Notaria.
Cada hoja de los libros del protocolo, tendr un margen a la izquierda. Igual a una
tercera parte de la porcin utilizable, separada por medio de una lnea de tinta,
para poner las razones y anotaciones que legalmente deban asentarse all.
Cuando se agote esta parte, se pondr razn de que las anotaciones se continan
en una hoja por separado, especialmente destinada al efecto, la cual se agregara
al apndice.2
TIPOS DE PROTOCOLO
Protocolo ordinario
Denominado tambin protocolo abierto. Los instrumentos libros y apndice que
integran el protocolo debern ser numerados progresivamente. Los folios debern
utilizarse en forma progresiva por ambas caras y los instrumentos que se asienten
en ellos se ordenarn en forma sucesiva y cronolgica por el notario y se
encuadernaran en libros que se integraran por doscientos folios, excepto cuando
el notario deba asentar un instrumento con el cual rebasare ese nmero, en cuyo
caso podr dar por terminado el libro sin asentar dicho instrumento iniciando con
ste el siguiente libro.
Protocolos especiales
Libro de Registro de Cotejos:
Para simplificar el acta que se levanta con motivo de las razones y anotaciones de
los cotejos y las compulsas, se hace constar: el nmero de acta, fecha, nombre
del solicitante, si comparece por si o por otra persona, numero de documentos
exhibidos, numero de copias certificadas de cada documento y observaciones. As
mismo se puede mencionar si existe alguna diferencia entre el original y la copia
cotejada.
Protocolo especial:
La ley del notariado prev la utilizacin de un protocolo en el que se asienten los
actos y contratos donde intervengan las autoridades, con el fin de llevar un control
de las operaciones realizadas, el cual es semejante al que utiliza la administracin
publica federal respecto de los bienes que adquiere y enajena. Tambin se utiliza
par las operaciones en que intervengan las dependencias y entidades de la

Administracin Pblica Federal, cuando acten para el fomento de la vivienda o

con motivo de programas para la regularizacin de la propiedad inmueble.
Estos protocolo tienen como caracterstica especial que Los instrumentos, libros
y apndices, debern ser numeradas en forma progresiva e independiente de la
que corresponda al protocolo ordinario y en cada caso se antepondrn el numero
de las siglas P.E. .
Protocolo del Patrimonio Inmueble Federal:
Con el fin de llevar un control estricto de los bienes inmuebles que forman parte
del patrimonio nacional, la Ley General de Bienes Nacionales establece el uso de
un protocolo especial que deben utilizar los notarios del patrimonio inmueble
federal, en el que harn constar las adquisiciones o enajenaciones a titulo
gratuito u oneroso, de los bienes inmuebles propiedad del Gobierno federal o
aquellos que formen parte del patrimonio de los organismos descentralizados que
sean de dominio publico.
Las caractersticas tcnicas tanto del protocolo como de los apndices, ndices,
irn de acuerdo con las normas establecidas en la ley del lugar donde ejerza el
notario actuante.
Protocolo consular:
De acuerdo con la Ley Orgnica de la Administracin Pblica, le corresponde a la
secretaria de Relaciones Exteriores, entre otras facultades, la funcin notarial en el
extranjero.
El ejercicio de la funcin notarial es limitada y se concreta a la autorizacin de
actos jurdicos y contratos, no pudiendo intervenir en la autentificacin de hechos
jurdicos y contratos.3
CARACTERSTICAS DEL SELLO DE AUTORIZAR
El notario para actuar necesita del sello. La Ley se refiere a l como sello de
Autorizar
Con el sello se autorizan los documentos pblicos; es el instrumento que emplea
el notario para ejercer su facultad fedataria. Permite o impide la actividad notarial,
pues es el smbolo de la fe pblica del Estado. La falta de l produce la nulidad del
Instrumento o del testimonio.
El sello, como tambin el protocolo, es propiedad del Estado, aunque el notario
debe adquirirlo a su costa. Este, al igual que la firma, rbrica o media firma del
notario, se registra.

Sus caractersticas fsicas son:

El sello de cada notario tendr forma circular, con un dimetro de cuatro
centmetros, en el centro el escudo Nacional y alrededor de este la inscripcin del
Estado segn corresponda; el numero de la notaria y nombre y apellidos del
notario.
Con el sello el notario autoriza las hojas e instrumentos asentados en su protocolo.
Se imprime en el ngulo superior izquierdo del anverso. Tambin se imprime cada
vez que el notario autorice una escritura o un acta; en los testimonios, copias
simples y certificadas, adems documentos que expida en ejercicio o en relacin
con su funcin.4
La autorizacin es el acto mediante el cual el notario, con su firma autenticante,
asume la paternidad del instrumento para constituir fehacientemente hechos y
dichos de las partes, los suyos propios y el instrumento.
Por su firma el notario asevera la veracidad del texto; afirma la legalidad del
instrumento, responsabilizndose por cumplir requisitos normativos; asegura la
calificacin de los actos y legitima intervenciones.5
TEMA 4: INSTRUMENTOS DE LA NOTARIA
Instrumentos para la Integracin de actas y escrituras
Acta notarial es el instrumento original que el notario a solicitud de parte, asienta
en el protocolo para hacer constar uno o varios hechos presenciados por l,
autorizados con su firma y sello.
Las ratificaciones de firma de documentos en idioma espaol debern contener
una descripcin breve del documento al que se refiere, los nombres y el carcter
con que comparecen las personas de cuyas firmas se trate y la mencin expresa
de que dichos documentos agregan un ejemplar al apndice correspondiente, as
como de los documentos con que acredite su personalidad.
Las disposiciones relativas a las escrituras sern aplicables a las actas cuando
sean compatibles con su naturaleza o con los actos o hechos materia de aqullas.
Escritura es el instrumento original que el notario asienta en el protocolo para
hacer constar uno o mas actos jurdicos, autorizando con su firma y sello.
Acta en que contenga un extracto con los elementos personales y materiales del
documento en que se consigne un contrato o actos jurdicos, siempre que este
firmada en cada una de sus hojas por quienes en el intervengan y por el notario,
quien adems pondr el sello, sealara el nmero de hojas de que se compone,

as como la relacin completa de sus anexos que se agregaran al apndice y

rena los dems requisitos que seala este capitulo.
Las escrituras asentadas por un notario podrn ser firmadas y autorizadas por otro
notario que legalmente lo supla o sustituya.
El notario deber autorizar definitivamente la escritura cuando estn pagados los
impuestos que caus el acto y cumplidos aquellos requisitos que conforme a las
leyes sean necesarios para la autorizacin de la misma.6
Caractersticas de los Folios del Protocolo
Las escrituras se asentaran en hijas foliadas, selladas y perforadas a las que se
llamar Folios, las cuales coleccionadas y ordenadas por el notario, junto con su
apndice constituirn el protocolo abierto.
Los folios debern utilizarse en forma progresiva por ambas caras y los
instrumentos que se asienten en ellos se ordenaran en volmenes que tendrn
siempre los folios en que se contengan cien instrumentos, contndolos por
centenas cerradas, incluyendo los que no pasaron.
El sello del notario se imprimir en la parte derecha del anverso de cada folio, al
ser utilizado.
Los folios en los que sea sienten los instrumentos sern uniformes, de treinta y
cuatro centmetros de largo por veintitrs y medio de ancho, con margen de un
centmetro y medio en su orilla externa.
Los mencionados folios debern tener impreso o grabado el sello del Colegio de
Notarios, y debern estar foliados respecto de cada notaria en la cual sern
utilizados.
Antes de usar un folio, se pondr el sello del notario o los de los notarios
asociados en su anverso, al lado izquierdo y en la parte superior.
La parte utilizable del folio deber aprovecharse al mximo posible, y no debern
dejarse espacios en blanco.7
PUBLICIDAD DEL ARANCEL QUE REGULA SU ACTUACIN
La Secretaria expedir y publicara anualmente en el peridico oficial Gaceta del
Gobierno el Arancel al que los notarios sujetaran el cobro de sus honorarios, el
cual se determinara conforme al salario mnimo.

Para las escrituras o procedimientos no contenciosos en los que intervengan los

organismos pblicos cuya finalidad sea el fomento y construccin de vivienda de
inters social y popular, as como de programas tendentes a la titilacin de
inmuebles u otros anlogos y de aquellos en que sean parte el Gobierno del
estado, los ayuntamientos o los organismos auxiliares de carcter local, los
honorarios no se sujetaran al arancel.
DEL APNDICE
El notario en relacin con los libros del protocolo, llevara una carpeta por cada
volumen, en donde ira depositado los documentos que se relacionen con los
instrumentos respectivos. El contenido de estas carpetas se llama APNDICE.
Los documentos del Apndice se arreglaran por legajos, ponindose en cada uno
de estos el nmero que corresponda al instrumento a que se refieren y en cada
uno de los documentos se pondr una letra que los seale y distinga de los otros
que forman el legajo.
A ms tardar un ao despus de la fecha del cierre del libro del protocolo a que
pertenezcan, las carpetas o apndices se encuadernaran ordenadamente y se
empastaran en uno o ms volmenes por cada libro, a juicio del Notario, en
atencin al numero de hojas que contengan. Estos apndices seguirn en su libro
respectivo de protocolo, cuando ste sea entregado al Archivo General de Notaria.
No pueden desglosarse los documentos del Apndice, de los cuales, el Notario
slo podr dar las copias certificadas que procedan.8
CARACTERSTICAS DE LOS LEGAJOS
Del Apndice. Por cada libro de su protocolo el notario deber llevar una carpeta
denominada Apndice, en el que se depositaran los documentos a que se refieren
las escrituras y actas.
Los documentos del apndice se enumerarn o sealarn con letras y se
ordenaran por legajos en cada uno de los cuales se pondr el nmero de la
escritura o acta a que se refiere el legajo.
Dentro de los seis meses siguientes a la fecha de la devolucin de los libros,
sujetos a certificacin de cierre, el notario ordenar se encuadernen y empasten
los legajos del apndice, de modo que formen volmenes que lleven el nmero del
libro al que pertenezcan.9

CONCLUSIONES
1.- Notario es un licenciado en derecho investido de fe pblica, facultado para
autentificar y dar forma en los trminos de ley a los instrumentos en que se
consignen los actos y hechos jurdicos.
2.- El protocolo es un libro o conjunto de libros que se forman con los sellos
separados y numerados progresivamente en los que el notario sienta, con las
formalidades de ley, los actos y hechos jurdicos otorgados ante su fe, como los
libros de cotejo y sus correspondientes apndices e ndice.
3.- El protocolo esta constituido por los libros o volmenes en los cuales el Notario
asienta los instrumentos que autoriza y por el apndice en que se incorporan los
documentos relacionados con ellos.
4.- El notario para actuar necesita del sello. La Ley se refiere a l como sello de
Autorizar . Con el sello se autorizan los documentos pblicos; es el instrumento
que emplea el notario para ejercer su facultad fedataria. Permite o impide la
actividad notarial, pues es el smbolo de la fe pblica del Estado. La falta de l
produce la nulidad del Instrumento o del testimonio.
5.- Acta notarial es el instrumento original que el notario a solicitud de parte,
asienta en el protocolo para hacer constar uno o varios hechos presenciados por
l, autorizados con su firma y sello.
6.- Las escrituras se asentaran en hijas foliadas, selladas y perforadas a las que
se llamar Folios, las cuales coleccionadas y ordenadas por el notario, junto con
su apndice constituirn el protocolo abierto.
7.- Respecto de la publicidad del arancel la Secretaria expedir y publicara
anualmente en el peridico oficial Gaceta del Gobierno el Arancel al que los
notarios sujetaran el cobro de sus honorarios, el cual se determinara conforme al
salario mnimo.

8.- El Apndice se encuentra dentro del contenido de las carpetas. El notario en

relacin con los libros del protocolo, llevara una carpeta por cada volumen, en
donde ira depositado los documentos que se relacionen con los instrumentos
respectivos.

http://estructuradeunprotocolonotarial.blogspot.com/2011/11/definicion-legal-delprotocolo-r.html
http://gestioninformacion.idec.upf.edu/~i75919/iconos/protocolosnotariales.pdf
http://html.rincondelvago.com/instrumentos-de-notaria.html