PROCEDIMIENTO
Se define procedimiento como forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.
Es decir, el procedimiento especifica un sistema aprobado de trabajo, es una descripcin de cmo
se lleva a cabo una actividad.
Como se ha dicho, no todos los procedimientos deben estar documentados. La propia
organizacin decidir qu procedimientos le interesa documentar y cules no.
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
Los procedimientos documentados no son ms que la representacin escrita de un
procedimiento.
Cuando aparece el trmino Procedimiento documentado dentro de esta Norma Internacional,
significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. Un
solo documento puede incluir los requisitos para uno o ms procedimientos. Un requisito relativo
a un procedimiento documentado puede cubrirse con ms de un documento.
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN
La documentacin permite la comunicacin del propsito y la coherencia de la accin. Su
utilizacin contribuye a lograr la conformidad con los requisitos del cliente, a proveer la formacin
apropiada sobre el SGC, a hacer posible la repetibilidad y la trazabilidad, a proporcionar
evidencias objetivas y a evaluar la eficacia y la adecuacin continua del SGC. Puede estar en
cualquier formato o tipo de soporte y su extensin depende de cada organizacin, segn su
tamao, complejidad de los procesos e interacciones, competencia del personal, etc.
La documentacin del SGC debe incluir:
1. Las declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de los objetivos de la
calidad.
2. Un Manual de la calidad.
El Manual de la calidad ha de proporcionar informacin acerca del SGC de la organizacin
y ha de especificar:
El alcance del SGC (incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin),
Los procedimientos documentados establecidos para el SGC (o referencia a los
mismos),
Y una descripcin de la interaccin entre los procesos del SGC de la organizacin.
.CONTROL DE DOCUMENTOS
Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben controlarse. Los
registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos
citados en el apartado.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a. aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin,
b. revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
c. asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versin vigente de los
documento
d. asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso,
e. asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables,
f. asegurarse que los documentos de origen externo, que la organizacin determina que son
necesarios para la planificacin y la operacin del sistema de gestin de la calidad se
identifican y que se controla su distribucin, y
g. Prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos,
aplicarles
una
Al final de esta fase debera tenerse un documento con todos los procedimientos generales y los
procedimientos detallados relacionados con cada uno de ellos en todos los niveles necesarios.
2. Establecimiento de los grupos de trabajo:
Una vez identificados los procedimientos que se van a documentar deberan establecerse
equipos de trabajo para llevar a cabo la documentacin de cada procedimiento. Deberan
participar en cada grupo personas de todos los niveles implicados en el procedimiento objeto de
documentacin que estn relacionadas con el mismo. En esta planificacin es fundamental dejar
bien establecidas las responsabilidades de los grupos de trabajo y el calendario para el
cumplimiento de objetivos.
Debe destacarse la importancia fundamental de la implicacin por parte del personal en esta fase
en el logro del xito de la implantacin posterior del sistema de gestin de la calidad. Debemos
recordar siempre que cuando el personal ha tenido una participacin activa en el proceso de
diseo y desarrollo del sistema su implicacin posterior ser mucho mayor que si lo sienten como
algo extrao e impuesto.
3. Desarrollo de los procedimientos:
En esta fase se lleva a cabo la documentacin propiamente dicha. Los miembros del
grupo de trabajo deben esforzarse en implicar a todas las personas que estn relacionadas con el
procedimiento pertenezcan o no al grupo de trabajo.
BIBLIOGRAFA
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