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Tutorial de Lic. Silvia I.

Núñez
Informática

Google Docs (Gdocs)

Google Docs (Gdocs) es una aplicación de ofimática en línea con interesantes posibilidades para el
trabajo colaborativo que permite crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios
de manera intuitiva y sencilla.
Con esta aplicación es posible crear documentos desde cero y efectuar en ellos tareas básicas como
las que uno esta acostumbrado a realizar en programas utilitarios del tipo Office tales como incluir
Listas con viñetas, añadir tablas, cambiar la fuente, insertar imágenes, etc. además de subir archivos
ya creados pues acepta la mayoría de los formatos comunes tales como DOC, XLS, RTF, PPT entre
otros.
También permite a sus usuarios compartir y colaborar en documentos de elaboración grupal con el
solo requisito de tener una cuenta en Google o un usuario de correo electrónico de Gmail.
Otra funcionalidad a destacar es que varios usuarios pueden acceder al documento en Google Docs
y hacer cambios al unísono sin que esto interfiera en la edición del mismo. Además su opción
Historial de Revisiones permite realizar un seguimiento de las sucesivas versiones especificando
exactamente “quién” ha cambiado “qué y cuándo” algo del documento.
Ahora los invito a utilizar la aplicación a través del siguiente tutorial.

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Una vez que entren al correo en Gmail, clickee en Docs

Verán la siguiente pantalla

Conozcan ahora las opciones de la columna izquierda:

1- Soy el propietario: al clickear sobre esta opción verán todos


los documentos de los que ustedes son los propietarios.

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2- Abierto por mí: al clickear sobre esta opción verán todos los documentos que ustedes han
creado en Gdocs.

3- Marcados con un estrella: uno como usuario puede adjudicarle una estrella (al estilo de
favoritos o documento importante) al documento presente en Gdocs. Solo es necesario picar
sobre la estrella que se encuentra a la izquierda del nombre del documento y esta adquirirá el
color amarillo.

4- Oculto: Posicionándose sobre el archivo que se quiere ocultar, luego apretando el botón
derecho del mouse y por último eligiendo la opción “Ocultar”, se podrá convertir un
documento en “oculto”

5-Papelera: Envía a la
Papelera de Reciclaje el documento
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6-Búsquedas guardadas: Clickeando sobre esta opción es posible encontrar documentos presentes
en Gdocs.

7-Todas las carpetas: Permite visualizar todas las carpetas existentes. Para crear una carpeta
deberán posicionarse sobre la opción “Todas las carpetas” luego apretar el botón derecho del
mouse y elegir “Nuevo” y por último “Carpeta”. Aparecerá entonces el siguiente cuadro:

Luego elijan “Guardar”.

Para mover un documento a la carpeta creada deberán actuar así:

1. Posiciónense sobre el nombre del archivo


2. Botón derecho del mouse
3. En el menú desplegable elijan “Mover a”
4. Aparecerá un cuadro en el cual deberán
clickear en “Mis carpetas” y aparecerá el
cuadro de la izquierda
5. Elijan la carpeta donde deseen mover el
archivo.
6. Botón “Mover a la carpeta”

8-Elementos sin carpeta: permite visualizar los archivos que no pertenecen a ninguna carpeta.
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9-Elementos por tipo: esta opción permite visualizar los diferentes


archivos según la aplicación utilizada con sólo clickear sobre el
icono correspondiente

10-Compartido con…: permite visualizar los nombres de las


personas con las que compartimos documentos en Gdocs y la
cantidad de elementos compartidos por usuario.

TRABAJANDO CON GOOGLE DOCS


A modo de ejemplificación veremos como crear un documento con el procesador de texto presente
en Gdocs.

En primer lugar deberán ir a “Nuevo” y luego elegir “Documento”

Elijan esta opción para elaborar documentos tipo


Word

Se abrirá la siguiente ventana:

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Como podrán
observar los menús
no varían de los que se encuentran en Word.

Menú Archivo:

Dado que en clases anteriores hemos visto las diferentes opciones brindadas por los distintos menús
de Word, nos detendremos en aquellas herramientas sólo presentes en Gdocs o en las que se utilizan
de manera particular.

Menú Archivo- Historial de revisiones

Luego de escribir un par de frases de la manera usual clickeen sobre la opción “Historial de
Revisiones” aparecerá una ventana muy parecida a esta:

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Observen que en este caso registra 3 versiones del documento. Especifica quien realizo la
modificación (como todavía no han invitado a nadie a compartir el documento aparece sólo nuestro
usuario) y los tipos de cambios realizados.
Si quisieran comparar la versión 1 con la 3 sólo deberán tildar ambas opciones y verán entonces un
cuadro como el siguiente:

La opción subrayada con verde es lo último agregado (versión 3) y lo no subrayado corresponde a la


primera versión. Observen que en Autores se puede visualizar quien ha realizado la/s
modificación/es.
Esta herramienta permite conocer en caso de transformarse en un documento compartido
grupalmente quien ha participado en la edición del documento y de que manera lo ha hecho.

La otra opción interesante de este menú la encontraremos en “Descargar archivo como” ya que a
través de ella podremos elegir obtener una versión del documento creado en formato HTML, Open
Office, PDF, RTF, Texto o Word.

Menú Editar

En este menú nos detendremos en la opción “Editar


HTML”

Existen muchos sitios Web que nos ofrecen el HTML


de fotos, videos presentaciones, etc. En algunos casos
uno puede crear los mismos en sitios del estilo de
Youtube, Álbumes Web Picasa, Image Chef entre
otros.

En este caso utilizaremos los servicios ofrecidos en


Image Chef.
Para esto deberán previamente hacerse usuarios del
sitio mencionado (tendrán que llenar un formulario
parecido al que se completa cuando uno crea una nueva dirección de correo electrónico).

Una vez obtenida la cuenta podrán elegir entre una de las múltiples opciones para crear imágenes y
agregarle el texto que quieran. Al finalizar el proceso obtendrán el código HTML de la imagen. El
mismo podrá ser denominado según el sitio utilizado como “Embeber código HTML”, “Obtener
código HTML”, “Embebed”, etc. y tiene una estructura particular de símbolos y letras que se
encierran entre los siguientes signos < >

Para poder incrustar el HTML de la imagen creada en Image Chef en Gdocs deberán entonces
seguir los siguientes pasos:

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La captura de pantalla muestra la imagen creada en Image


Chef y el código HTML obtenido de la misma debajo de la
leyenda “Embebed code”.
Deberán entonces copiar el mismo con el método usual.
Luego accedan a su documento en Gdocs y ya allí vayan al
menú “Editar” y luego a “Editar HTML”.

Aparecerá una ventana parecida a la siguiente:

Observen con atención que el texto que ven es el que se ha ingresado con anterioridad, razón por la
cual NO DEBEN BORRARLO. Luego del mismo ubiquen el cursor del procesador de texto y
peguen el código antes copiado. Deberá quedarles en una forma parecida a la siguiente:

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La pastilla “Vista previa” les permitirá visualizar si la imagen se ha insertando correctamente . Si


están conformes presionen el botón “Actualizar” y obtendrán un resultado parecido al que se
muestra en la imagen que sigue.

Menú Insertar

De este menú veremos la opción “Imagen“y “Comentario”.

Insertar-Imagen
Aparecerá la siguiente ventana:
Observen que al tener tildada la opción “Desde este
equipo” les permite buscar las imágenes dentro de su
PC.
Clikeando sobre “Opciones de imagen”-“Tamaño”
podrán elegir entre variadas opciones, lo mismo
sucede con “Posición”.
Además tildando en “Ajustar texto alrededor de la
imagen” y “Al hacer clic en esta imagen se accede
al archivo de imagen original” se activan las
posibilidades antes mencionadas.

Ahora bien si al acceder a “Insertar Imagen” se


tilda la opción “Desde Internet (URL)” visualizaran el siguiente cuadro.
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Las opciones son semejantes sólo que en “Introduce la


dirección Web de la imagen” se debe hacer lo pedido.
Para ello les sugiero que busquen a través del buscador
de imágenes de Google (tal como lo hemos visto en
clase) alguna imagen y obtengan la URL de la misma.

Lean atentamente la leyenda presente en el cuadro


“Insertar Imagen” en la cual se habla sobre la
posibilidad de que la imagen o foto elegida este bajo
restricciones de derecho de autor; recuerden chequear
entonces que la misma no este protegida y usen
aquellas que se encuadren bajo licencias del tipo
Creative Commons.

Finalmente tendrán que colocar la URL de la


imagen/foto en el cuadro antes mencionado y presionar
la pastilla “Insertar”.

Ahora el documento de Gdocs les quedará así:

Para cambiar el tamaño de la imagen/foto deberán


posicionare sobre los nodos (esto ya lo hemos visto en
clase).

Insertar- Comentario

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Al seguir el recorrido “Insertar”- “Comentario” les aparecerá un texto en amarillo que dirá:
“escriba aquí-nombre de usuario-fecha y hora del comentario” si se posicionan sobre él y
presionan el botón izquierdo del mouse aparecerá el menú desplegable tal como lo muestra la
captura de pantalla mostrada aquí.
Observen las opciones que ofrece. Verán que existe la posibilidad de adjudicar un color
predeterminado al comentario.
Si están trabajando varias personas en un mismo documento les sugiero que cada uno se adjudique
un color para realizar los comentarios que les permitan editarlo y organizarlo. No olviden eliminar
los comentarios antes de entregarlo o enviarlo.

Los demás menús no varían mucho de los que se encuentran en Word.

Compartir y publicar
Una vez que han terminado de editar y/o crear el documento, Gdocs les permite compartir el mismo
con otros usuarios.
Las opciones son dos:
“Como lectores” (como lo indica el enunciado sólo le/s otorga al/los otro/s la lectura del
documento)
“Como colaboradores” (esta opción permite a aquellos a los que invitamos editar, modificar y/o
eliminar todo o parte del documento).

Para poder invitar a otros a participar de la edición de su documento de Gdocs deberán seguir los
siguientes pasos:

1-Hagan clic sobre la opción “Compartir” que se encuentra en el extremo superior derecho.

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2- Elijan “Compartir con otros usuarios”

3- Tilden la opción “como colaboradores” o “como lectores” según lo deseado (en este caso elijan
“como colaboradores”.

4- Dentro del cuadro que se encuentra debajo de estas dos opciones coloquen las direcciones de
correo de Gmail de las personas que desean invitar, separadas por comas (pueden ser muchas).
En la actualidad Gdocs está permitiendo acceder a los documentos a usuarios de otros correos, sin
embargo es menos complicado acceder a los mismos si se tiene una dirección de mail en Gmail, ya
que sino se obliga al colaborador a crearse una cuenta en Google.

5-Tilden o destilden
de ser necesario
en “Permisos avanzados” las opciones “Los colaboradores pueden invitar a otros usuarios” y/o

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“Cualquiera puede utilizar las invitaciones” (lean atentamente lo explicado en “Más


información”).

6-Clickeen sobre la pastilla “Invitar a colaboradores” y aparecerá el cuadro siguiente:

Escriban en “Mensaje” un
texto que de cuenta de la
invitación. Decidan si desean pegar el documento elaborado en el cuerpo del mensaje enviado a
través del correo electrónico y clickeen sobre “Enviar”.
Ahora sólo queda esperar que aquellos que han invitado reciban el mail y accedan al documento en
cuestión.

El invitado al recibir el mail deberá


seguir el link e ingresará
inmediatamente al documento. A
partir de ese momento podrá editarlo
sin inconvenientes.
Podrán estar modificando el
documento varios colaboradores a la
vez (verán en el extremo inferior un
cartelito que les indicará quienes
están en línea) y no será necesario
enviarse las diferentes versiones por
correo electrónico como hacían
antes de conocer esta potente
aplicación colaborativa.
En la columna izquierda verán que ahora en Gdocs se especifica la cantidad de colaboradores y los
nombres de usuarios de los mismos.

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Si el invitado
comienza a editar
en Gdocs
aparecerá su
nombre en las
revisiones en las
que participe y se
especificará el
tipo de
modificación.
Si vuelven al
“Historial de
revisiones” y comparan la primera versión y la última se encontraran con una pantalla parecida a
esta:

En
autores
Silvia
Núñez

pertenece al usuario colaborador silfemina2000@gmail.com y Yo al propietario del documento


unqinformatica@gmail.com.

Publicar como página Web

Si sólo desean obtener una dirección URL del Gdocs elijan dentro de la opción “Compartir” el
ítem “Publicar como página Web”.

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Antes tilden o no según sus necesidades la opción “Volver a publicar automáticamente cuando se
realicen cambios”.
Si tienen un blog podrán publicar el documento en el mismo.

Subir un documento a Gdocs


Nuestros documentos pueden ser subidos sin dificultad a Gdocs. Muchas veces sucede que
elaboramos un documento en Word y nos piden que los entreguemos en PDF. Otras veces
necesitamos obtener una dirección Web (URL) de algunos archivos para poder linkearlos.

Para poder explotar estas posibilidades sigan los siguientes pasos:

1- En la página principal de Gdocs elijan en la barra de menús la opción “Subir”.

2- En “Examinar” busquen el archivo a subir


3- De ser necesario cámbienle el nombre
4- Revisen si su archivo cumple con los requisitos especificados a la derecha del cuadro
(documentos de menos de 500Kb en HTML o Word, 1mb en planillas de cálculo, etc.)
5-“Subir archivo”

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Si desean convertir un archivo de Word en PDF respeten los pasos anteriores y luego ya teniendo
el documento en Gdocs utilicen del menú “Archivo” la opción “Descargar archivo como” y opten
por “PDF”.

Estimados alumnos ya están (gracias a este tutorial y a lo aprendido en clase) en condiciones de


comenzar a elaborar sus primeros documentos en Gdocs,
Las opciones brindadas en la planilla de cálculo y las presentaciones tipo Power Point se asemejan
mucho a lo realizado con Office, razón por la cual los invito a investigarlas y a utilizarlas por
cuenta propia.

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