HERRAMIENTAS INFORMTICAS

EVALUACIN MDULO HERRAMIENTAS INFORMTICAS DE OFICINA

LA SECRETARIA EN LA OFICINA
La secretaria es la encargada de escribir la correspondencia y custodiar los documentos de una oficina; del asistente o
auxiliar administrativo de una empresa; del cargo pblico similar al de ministro; o del mximo dirigente de un partido
poltico o de una entidad.
La carrera o profesin de secretario y secretaria tambin puede recibir el nombre de secretariado.
Quienes desean encontrar un empleo como secretarias o secretarios, lo que necesitan es llevar a cabo la
correspondiente formacin. Y la opcin ante ello es realizar un curso o un grado de secretariado, donde adquirirn los
conocimientos y las habilidades necesarias en materia de gestin de datos, elaboracin y presentacin de informes y
documentos, idiomas, relaciones profesionales o elementos del Derecho
OBJETIVOS DE LA CARRERA
Dar mayor eficiencia a la gestin organizativa y administrativa de una empresa o institucin.
PERFIL PROFESIONAL
Este profesional se desempea en servicios de oficina del rea administrativa, donde realiza labores de secretariado
en apoyo a las funciones ejecutivas y aporta al logro de un ambiente armonioso de trabajo en equipo.
Posee conocimientos en tcnicas de administracin, contabilidad bsica, dominio bsico de idiomas, uso
computacional y dominio de tcnicas de comunicacin.
TAREAS O ACTIVIDADES ESPECFICAS QUE SE REALIZAN EN LA PROFESIN
Descongestiona al ejecutivo de tareas administrativas y operativas.
Para ello:
Organiza el trabajo de la oficina y maneja adecuadamente los *recursos utilizados en el desarrollo de sus actividades.
Prepara calendarios de trabajo.
Organiza la agenda en coordinacin con el jefe, concertando y confirmando citas, coordinando reuniones y viajes.
Clasifica, ordena, codifica y archiva documentos.
Redacta reportes y documentos en base a una idea planteada por su superior.
Realiza correcciones ortogrficas y gramaticales de la documentacin a producir.
Digita en computador toda clase de documentos como cartas, memorndum, etc, corrige, elimina y realiza
compaginaciones obteniendo documentos de ptima presentacin haciendo uso de *editores de textos.
Elabora y traduce documentos en idioma extranjero.
Atiende y distribuye llamadas telefnicas.
Lleva a cabo la recepcin, distribucin, reproduccin, manipulacin y envo de documentacin e informacin va Fax y
correo electrnico.
Organiza la correspondencia a ser enviada y tambin la recibida, de acuerdo a normas establecidas.
Almacena, recupera e imprime en forma computacional, informacin y registros de la empresa.
Hace uso de trabajo en red e Internet.
Confecciona formularios de pagos de *imposiciones y declaracin de impuestos.
Asegura la preservacin de los documentos y lleva control de los archivos.
Maneja un sistema de control y seguridad de la informacin confidencial.
Planifica la eliminacin y disposicin de la documentacin obsoleta e inactiva.
Opera el computador y organiza *archivos, *directorios, copia, borra, cambia de nombre y da *formato a discos,
utilizando *Sistema Operativo Windows.
Arma, modifica e imprime diferentes hojas de trabajo, ya sea de informacin *financiera, de informacin *estadstica,
plantillas de clculos *contables, informacin de ventas y compras, etc., haciendo uso de *Excel.
A solicitud de su superior elabora informes, respecto de hechos o situaciones producidas dentro y fuera de la empresa.
Atiende y da buen servicio a clientes. Realizar lo siguiente:
Realiza actividades comunicacionales y de *relaciones pblicas, manteniendo
1. Poner letra capital al primer prrafo
una comunicacin fluida ..
2. Insertar una imagen al lado izq. Del titulo
Desarrolla eventos y certmenes respetando
un protocolo
diplomacia.
3. Cambiar
el tipo yde
letra al texto Californian FB
Prepara presentaciones visuales haciendotam.13.
uso de *software.
4.
5.
6.

ALUMNA:

1.5 de espacio entre prrafo

Justificar el texto, ttulo al centro
Separar por prrafos el concepto de sec. Y dar
tabulacin a cada prrafo
7. Subrayar los ttulos y sub ttulos
.
8. Mrgenes Sup. Inf. 3 der. Izq. 2.5 papel
9. Copiar 3 veces tareas y actividades al final
10. Mover mover perfil profesional

HERRAMIENTAS INFORMTICAS

na secretaria o asistente administrativa, que trabaja para un

gerente desempea una serie de tareas similares a las de una
asistente de oficina. Sin embargo, el enfoque del trabajo es de
los proyectos de su jefe y no de todo el departamento o de

todos los empleados de la compaa. Las tareas incluyen el manejo de las

comunicaciones verbales y escritas, la preparacin de documentos, la
organizacin de la oficina y la gestin de los proyectos. El gerente a quin
atiende la asistente es tpicamente de nivel medio quin supervisa a un equipo de empleados,
contrario a un ejecutivo de alto nivel.

Comunicaciones

Documentos

La asistente de

Ella

Organizacin

es

Las

Gestin de proyectos

funciones

La asistente de un

un
gerente
usualmente

responsable
por
la

de
organizacin

gerente a menudo
se
involucra

responde
llamadas

precisin
los

de

son
clave
dentro de las

directamente en la
gestin
de
los

telefnicas
solamente

documentos,
lo
que

responsabilida
des de una

proyectos
especiales

para su jefe

requiere
habilidades

asistente
gerente.

las

de

efectivas de
gramtica y
escritura.

CAMPO OCUPACIONAL

AREA PROFESIONAL

Organizacin y
*Administracin de
Oficina

Tcnicas de

Secretara

Redaccin

Comercial (2

semestres)
*Mecanografa
*Transcripcin
*Documentacin
Organizaciones no
Mercantil
gubernamentales
*Tcnicas de Archivo
Microempresas Propias
Ingls Comercial (2
Agencias de Viajes
semestres)
Agencias de Publicidad
*Software de
Instituciones promotoras de
Aplicacin
ALUMNA: .

Empresas Pblicas
Empresas Privadas
Bancos
Compaas de seguro
Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP)
Ministerios
Consulados
Colegios estatales y particulares

HERRAMIENTAS INFORMTICAS

Eventos Sociales y Culturales

Aeropuertos
Empresas de Telecomunicaciones

(Windows-Internet)
Organizacin de
Eventos
Etiqueta y Protocolo
*Marketing y
Publicidad
tica Profesional

rea profesional l
ASISTENTE EJECUTIVO

Asignaturas de formacin Complementaria

*Contabilidad Bsica
*Contabilidad de Costos y Servicios
*Legislacin Laboral
*Legislacin Tributaria
Psicologa del Trabajo

Vocacin, Habilidades e Intereses necesarios en el postulante a esta

carrera.

Intereses.

ALUMNA: .

HERRAMIENTAS INFORMTICAS

Motivado por el servicio a las personas.

Orientado al logro de objetivos concretos.
Gusto por la *gestin.
Inters por el detalle y rigurosidad en la organizacin de trabajos o
actividades.
Valoracin por la informacin y el cuidado y orden de sus cuadernos y
libros.
Inters por el trabajo en equipo.
Gusto por la manipulacin de papeles y artculos de escritorio.
Agrado por el orden y la buena presentacin, tanto personal como del
espacio donde convive.
Agrado por un ambiente de oficina.

Habilidades.

Capacidad de organizacin
Habilidad negociadora
Habilidades de comunicacin oral y escrita
Buena Ortografa
Capacidad de sntesis
Aceptacin de normas de protocolo y de cortesa
Buenas relaciones interpersonales

Vocacin.

ALUMNA: .

HERRAMIENTAS INFORMTICAS

Vocacin de servicio, asistiendo a las personas en la organizacin y

armona del desarrollo de un trabajo.
O cualquier sueo o anhelo especfico que se sienta involucrado u orientado
hacia esta direccin.

Personalidad del postulante.

Prctico
Proactivo
Observador de la actitud de las personas
Conciliador
Convencional

mbito de trabajo
Urbano
Trabajo de oficina
En contacto con personas

Carreras afines y relacionadas

Tcnico Jurdico (Asistente Judicial), Tcnico en Administracin de
Empresas, Tcnico en Administracin Pblica, Tcnico en Administracin
de Recursos Humanos, Tcnico en Administracin Turstica.
ALUMNA: .

HERRAMIENTAS INFORMTICAS

*Glosario de Trminos
*Administracin: Administrar: dirigir, gobernar, conducir, determinar
el rumbo, determinar las *polticas a seguir.
*Archivos: Conjunto de documentos conservados por personas pblicas
o privadas con fines de informacin, de gestin, defensa de derechos,
investigacin, etc.
*Contabilidad Bsica: Orden adoptado para llevar las cuentas en
debida forma.
*Contabilidad de Costos: Registro de los costos de las Organizaciones,
identificando los tipos de costos existentes dentro de una empresa ya
sea provenientes de la produccin, por material averiado, etc. aplicando
distintos sistemas para su clculo y hacindola til en la toma de
decisiones.
*Contables: Relativo a la *Contabilidad.
*Directorio: En informtica un directorio es un contenedor virtual,
equivalente al ndice de los libros tradicionales en papel; que entrega
informacin acerca del nombre de los archivos que contiene, haciendo
alusin a su contenido, propsito o cualquier otro criterio del usuario.
*Documentacin Mercantil: Son aquellos documentos comerciales que
merecen confianza y credibilidad. Sirven para aprobar la realizacin de
una operacin mercantil. Ejemplos: Recibos, Facturas, Cheques, Pagars,
Letras de Cambio.
ALUMNA: .

HERRAMIENTAS INFORMTICAS

*Editor de texto: Es un *software destinado a la creacin o

modificacin de documentos escritos por medio de una computadora.
*Excel: Es un *software destinado a manejar hojas de clculo,
incorporando en l frmulas matemticas utilizadas normalmente en
tareas *financieras y *contables.
*Estadsticos: Estadstica: La estadstica es una ciencia con base
matemtica que busca explicar *fenmenos aleatorios. En ello recolecta,
analiza e interpreta datos con el objeto de resumir y describir las
caractersticas de un conjunto de datos.
*Fenmeno Aleatorio: fenmeno que se produce al azar, no sigue un
patrn, secuencia u orden determinado.
*Financiera: Finanzas: Las Finanzas tratan la obtencin y
determinacin de los flujo de fondos (entrada y salida de dinero) que
requiere la empresa, adems de la distribucin y administracin de esos
fondos con el objeto de maximizar el valor econmico de la empresa.
*Formato a discos: Dar formato a un disco es prepararlo para recibir
informacin, organizndolo en pistas y sectores que servirn de
referencia para la localizacin de la informacin en el disco.
*Gestin: Gestionar: Hacer las averiguaciones y trmites para sacar
adelante un proyecto o tarea.
*Imposiciones: Aportes monetarios que realizan los trabajadores y sus
empleadores a las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP). Estos
tienen por objeto asegurar una pensin al trabajador al trmino de su
perodo activo.
*Legislacin Laboral: conjunto de principios y normas jurdicas que
regulan las relaciones entre empleador y trabajador.
ALUMNA: .

HERRAMIENTAS INFORMTICAS

*Legislacin Tributaria: Conjunto de normas jurdicas que establecen

el pago obligatorio de impuestos, los que se destinan al sostenimiento de
los gastos pblicos y del Estado.
*Marketing: Rama de la administracin de empresas que estudia todas
las funciones que debe realizar una empresa para investigar las
necesidades del consumidor y traducir dicha informacin en la creacin ,
produccin e introduccin de nuevos productos al mercado, para lo cual
se requiere desarrollar actividades de investigacin de mercados,
planificacin del producto, promocin de ventas, ventas y distribucin de
l.
*Mecanografa: Introduccin de texto en un dispositivo por medio de un
teclado, como los que poseen los computadores o las calculadoras.
*Polticas: criterios, modos o puntos de vista desde los que se enfrenta
una situacin.
*Recursos: Con lo que se cuenta o a lo que se puede recurrir para
apoyar nuestros propsitos.
*Relaciones Pblicas: Disciplina orientada a las estrategias y acciones
comunicacionales de la empresa.
*Sistemas Operativos: Corresponde al estudio del software o conjunto
de programas dedicados al funcionamiento interno del computador e
interpretacin de las rdenes dadas por el usuario.
*Software: Trmino general con que designa los diversos tipos de
programas computacionales.
*Taquigrafa: Sistema de escribir tan ligero como se habla utilizando
signos especiales.
ALUMNA: .

HERRAMIENTAS INFORMTICAS

*Tcnicas de Archivo: Forma de recepcionar, ordenar, clasificar y

conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado con
la finalidad de localizarlos fcil y rpidamente y protegerlos de prdidas o
deterioros.
*Transcripcin: Traspaso de un texto escrito de un sistema de
caracteres a otro, como puede ser traspasar algo escrito en signos
taquigrficos a los caracteres propios del idioma.

ALUMNA: .