Los 10 mejores consejos (de bajo presupuesto) para desarrollar un BCP para PyMEs

Rinske Geerlings, Manager Director de Business As Usual

Su empresa es demasiado pequea y/o no tiene presupuesto para desarrollar un
Programa de Continuidad del Negocio (BCP)?
Tiene una pequea o mediana empresa (PyME) de venta al por menor, servicios
tursticos, ayuntamiento, firma de contadores, manufactura o de cualquier otro rubro?
O tiene el rol de apoyar a Pymes para realizar sus BCPs? Ests en una posicin difcil
y cuentas usualmente con un presupuesto limitado?
Tanto las Pymes como las grandes organizaciones deben estar preparados para la
siguiente inundacin, corte de energa, tsunami, incendio, perodo de inactividad del
proveedor externo, o brote de gripe. Si tus clientes o reguladores an no te preguntan
por tu Gestin de Continuidad del Negocio (BCM) o Plan de Recuperacin ante
Desastres (DR), pues muy pronto lo harn.
Los 10 mejores consejos para desarrollar un BCP (de bajo presupuesto) para las Pymes
Ya sea que necesite una mejor preparacin para cuando sus trabajadores, proveedores,
sistema de TI, edificios o plantas, no estn disponibles, considere implementar estos
consejos en su organizacin sin importar cun grande o pequea sea.
1. Realice acuerdos con dos proveedores o tenga alguna alternativa provisional
para su empresa.
2. Tenga a disponibilidad todos los detalles del contacto, incluyendo detalles de los
internos (trabajadores, accionistas) y externos (proveedores, clientes, medios,
familiares cercanos). Asegrese que estn accesibles desde varios medios (nube,
tarjeta SIM, copia impresa, USB).
3. Conozca quin es el encargado de la toma de decisiones claves en caso ocurra un
incidente y cuando el gerente no est disponible de forma inmediata. Sea tan
eficiente como sea posible en su respuesta a una crisis. Tenga el valor de actuar
de forma atpica y de cambiar por completo la direccin de su negocio en caso lo
necesite.
4. Sea proactivo en la notificacin a sus clientes, comunidad y medios de
comunicacin. No espere a que lo llamen y descubran que su negocio ya no est
operando con normalidad. Pregunte a sus proveedores, bancos, compaas de
alquileres, arrendatarios o Gobierno (p.ej. La oficina de tributos) sobre los
trminos de retrasos en los pagos antes de que le persigan para que les pague.
5. Conozca cules son las actividades/servicios/funciones claves, y quines son los
clientes ms grandes, aquellos que aportan a la mayor parte de sus ventas.
Realice planes para enfocarse, en primer lugar, en recuperar las actividades
relacionadas a esos clientes, en vez de desperdiciar el tiempo en temas menos
importantes, en caso un desastre ocurra.
6. Realice planes para que sus empleados puedan trabajar desde casa o en lugares
alternativos. Utilice una oficina compartida/virtual como una solucin de
continuidad asequible cuando surja la necesidad, o haga un acuerdo de
colaboracin recproca con un negocio que tenga requerimientos similares a los
suyos. Asegrese de desviar servicios (p.ej. TI, telfono, entregas de

proveedores, etc.) y de tener siempre disponibles las contraseas o informacin

detallada de los contactos.
7. Asegrese de que sus trabajadores puedan desempear varios roles en caso surja
alguna enfermedad/ renuncia, en especial en aquellas PyMES para las que no se
haya previsto un personal extra que pueda desempear un rol clave.
8. A modo de prevencin: Comprenda y mitigue sus debilidades relativas a
seguridad (Ej. el robo de tu servidor de correo) y tenga procedimientos
apropiados para la gestin de infecciones e higiene (Ej. en relacin a un brote de
gripe).
9. Escoja seguros que sean relevantes para su negocio. Adems del seguro contra
incendios/daos para la propiedad general, de vidrios, por daos accidentales, de
dinero, de responsabilidad, de robo, de bienes transportados, de auditora de
impuestos, de averas de los equipos y fraude, y contra la falta de honradez del
empleado, considere tambin el seguro para personas clave y un seguro para
interrupciones en tu pequea empresa.
10. Utilice una plantilla de mejores prcticas para su Plan de Continuidad del
Negocio (BCP). Le ahorrar semanas de preparacin.
Casos de estudio: Quines estuvieron bien preparados para afrontar el desastre?
La empresa australiana de jugos Nudie, respondi a esta interrogante de forma rpida en
el 2004 cuando ocurri un incendio en su fbrica. De inmediato, emplearon
alternativas ya acordadas, comenzaron la produccin y ofrecieron de nuevo su
producto a sus clientes semanas despus del hecho. Los empleados an
comentan: fue lo mejor que nos pudo suceder, ya que como los medios
estaban al tanto de nuestra historia, entonces todos comenzaron a conocer
nuestra marca. Nunca hubisemos podido pagar por ese tipo de marketing.
Adems, para incrementar el inters de los medios, la gestin de Nudie incluso
decidi crear botellas especialmente diseadas para los bomberos de su
ciudad, con el propsito de agradecerles por haber controlado el incendio
cuando ocurri.
Del mismo modo, AirAsia actu rpido cuando uno de sus
aviones aterriz fuera de la pista en Kuching, Malasia y dej 4
pasajeros heridos. Su propio director ejecutivo respondi
personalmente a travs del twitter: Estamos trabajando
arduamente para retirar el avin. Todos los pasajeros ya estn en
casa. Esta respuesta rpida fue clave porque a medida que
transcurra cada segundo, ayud a salvar la reputacin y el
nombre de la empresa.
Rinske ser expositora en la Conferencia Iberoamericana de Continuidad del Negocio
DRJ en Espaol 2016 a celebrarse del 29 de septiembre al 1ro de octubre en Lima, Per.