MBA-11
TEMA:
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA CREACION DE UNA EMPRESA
DE SERVICIOS DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Y GESTION
DOCUMENTAL PARA PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS
UBICADAS EN EL SECTOR URBANO DE LA CIUDAD DE QUITO
AUTOR:
SILVIO FABRICIO MARQUEZ LOPEZ
TUTOR DE TESIS:
ING. JUAN LASCANO POLO
2010
CERTIFICACIN
DEDICATORIA
II
AGRADECIMIENTO
El agradecimiento infinito a Dios, por darme la luz
del conocimiento y perseverancia para concluir el
presente trabajo.
A mis padres, por ser los principales gestores de mi
formacin acadmica que culmina, ya que con sus
consejos y enseanzas han logrado guiarme por el duro
camino de la vida.
Al Ing. Juan Lascano Polo Tutor de Tesis, por su
valiosa cooperacin y asesora.
De Igual manera a la Universidad Tecnolgica
ISRAEL, en especial a la Facultad de Ciencias
Administrativas, por brindarme la oportunidad de
seguirme formando profesionalmente.
III
NDICE
CAPTULO I
ANTECEDENTES
IV
1.10.1
1.10.2
Metodologa ....................................................................................... 18
1.10.3
CAPTULO II
ESTUDIO DE MERCADO
CAPTULOIII
PLAN ESTRATGICO
VI
CAPTULO IV
ESTUDIO TCNICO
VII
CAPTULO V
ESTUDIO FINANCIERO
CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO ........................................ 128
6.2 INDICADORES DE RENDIMIENTO EN EL TIEMPO ..........................13033
VIII
IX
NDICE DE ANEXOS
ANEXO 1 Gastos ........................................................................................... 141
ANEXO 2 Rol de Pagos ................................................................................. 142
ANEXO 3 Suministros de Oficina ................................................................... 143
ANEXO 4 Cuadrode Amortizacin ................................................................. 144
ANEXO 5 Cuadrode Depreciaciones ............................................................. 146
ANEXO 6 Cuadrode Amortizacin ................................................................. 148
RESUMEN EJECUTIVO
El presente documento desarrolla la propuesta para la creacin de una
empresa de servicios de administracin de archivos y gestin documental para
Pequeas y Medianas empresas ubicadas en el sector urbano de la ciudad de
Quito, como solucin en tema de espacio, tiempo y desempeo de los
colaboradores en la organizaciones.
XI
XII
CAPTULO I
ANTECEDENTES
empresas:
desde la introduccin del correo electrnico, el volumen de
material impreso ha aumentado en un 40%3
Esto, si bien genera ingresos a otras industrias, crea un entorno de gran
afectacin al ecosistema por la poca o nula recuperacin forestal, en
3
Ibdem, Pg. 25
actualidad
los
problemas
de
espacio,
mantenimiento,
custodia
1.6 OBJETIVOS
1.6.1 Objetivo general
Determinar la factibilidad que tiene la creacin de una empresa de gestin
documental y control de archivo para las pequeas y medianas empresas
ubicadas en el sector urbano de la ciudad de Quito
1.6.2 Objetivos especficos
Determinar a travs de un estudio de mercado la oferta y demanda de
servicios de gestin documental y control de archivo para pequeas y
medianas empresas.
Desarrollar el estudio tcnico que establezca la localizacin, tamao e
ingeniera necesaria para la operacin de la empresa
Disear la estructura organizativa y legal para la nueva empresa
respetando el marco jurdico para ofertar servicios de gestin
documental y el control de archivo
Disear el plan estratgico para la introduccin de los servicios de
gestin documental y control de archivo en el mercado empresarial de la
ciudad de Quito
Determinar la factibilidad econmica financiera de la empresa a travs
de la evaluacin de los flujos futuros proyectados
Desarrollar el estudio de impacto ambiental que dicte estrategias para la
reduccin del impacto ambiental producto de la operacin de la
empresa.
1.7 JUSTIFICACIN
1.7.1 Justificacin terica
El desarrollo de la investigacin se fundamentar desde el aspecto terico en lo
expuesto por varios autores, a continuacin se describen los aspectos tericos
a analizar de acuerdo a los diferentes estudios que requerir el proyecto:
El estudio de mercado para la determinacin de la demanda y anlisis de la
ofertas se fundamentar en los expuesto por Naresh Malhotra en su libro
Investigacin de Mercados, esto ser complementado con la obra de Jeffrey
Pope Investigacin de Mercados aplicada.
Para el estudio tcnico y la evaluacin financiera a realizarse, se fundamentar
en lo expuesto por Juan Jos Miranda Gestin de Proyectos; Identificacin,
Formulacin y Evaluacin, los aspectos relacionados con la ingeniera se
tomar como referente el libro de Cristina Parera Tcnicas de Archivo y
documentacin en la empresa.
Para la construccin del captulo organizacional y legal se utilizar las leyes y
reglamentos relacionados con la constitucin de empresas, manejo documental
y confidencialidad. Para la formulacin estratgica se tomar como referencia
lo expuesto por Michael Porter en sus obras Estrategia Competitiva y Ventaja
Competitiva, desarrollando la cadena de valor que permita introducir los
servicios de gestin documental para las empresas de Quito.
1.7.2 Justificacin Metodolgica
Desde el aspecto metodolgico el proyecto desarrollar un estudio descriptivo,
estableciendo las caractersticas ms relevantes del mercado que justifiquen la
creacin de la empresa.
Estudio de factibilidad
Cfr.BACA URBINA, Gabriel; Evaluacin de Proyectos; Cuarta Edicin, Mc Graw Hill; Mxico; 2001; Pgs
4.-7.
5
EROSSA, Victoria; Proyectos de Inversin en Ingeniera (Su Metodologa), Lumisa Editores, Mxico,
2002; Pgs. 21-26
6
dem. Pg .22.
1.8.1.3
que pueden
esperarse de la inversin.
Del estudio de factibilidad se puede esperar, o abandonar el proyecto por no
encontrarlo lo suficientemente viable, conveniente u oportuno; o mejorarlo,
7
BACA URBINA, Gabriel; Evaluacin de Proyectos; Cuarta Edicin, Mc Graw Hill; Mxico; 2001; Pgs.710.
8
KINNEAR, T; TAILOR, J. Investigacin de Mercados un Enfoque Aplicado. Quinta Edicin, Mc Graw Hill;
Colombia, 2003. Pgs.5-6.
10
Gestin
Documental
supone
un
verdadero
reto
para
muchas
11
10
Op. Cit dAlsMoner, Adela. La gestin documental: aspectos previos a su implementacin. En: El
profesional de la informacin, 2006, mayojunio, v. 15, n. 3, pp. 222226.
12
13
pelculas,
fotografas,
etctera)
en lengua
natural o
convencional
Estrategia: Es el plan amplio y general desarrollado para alcanzar los
objetivos organizacionales de largo plazo; es el resultado final de la
planeacin estratgica.
Estructura funcional de un negocio: Es el orden y distribucin de un
todo con disposiciones sobre un cargo o facultad con poder y derecho
para hacer alguna cosa con aptitud.
Poltica: Es la actividad de los que aspiran a regir asuntos
administrativos, negocios empresariales.
14
15
16
11
CCQ/CAPEIPI Estructura empresarial del Ecuador, ponencia realizada por Ecuador en Uruguay. Ao
2007.
17
1.10.2 Metodologa
Los mtodos de investigacin a utilizarse en el proyecto son:
Inductivo Deductivo: La induccin es el mtodo que lleva al
investigador de lo particular a lo general, su aplicacin permitir
establecer conclusiones de la informacin levantada tanto por fuentes
primarias como secundarias. La deduccin que es ir de lo general a lo
particular contribuir a la definicin del mercado y las estrategias de
introduccin del servicio de gestin documental, adems de las
conclusiones producto de la evaluacin financiera de la empresa a crear.
Histrico lgico: este mtodo permite a travs del anlisis de series
histricas desarrollar esquemas y proyecciones respecto de un sector
especfico. El mtodo permitir analizar y proyectar la oferta y demanda
de los servicios de la empresa en la ciudad.
Analtico Sinttico: A travs del anlisis y sntesis la informacin
recolectada, se procesara la informacin producto de la investigacin de
mercado y de las fuentes secundarias.
18
12
Donde;
n= Muestra
N = Poblacin
e = Erro mximo admisible
p = Probabilidad de xito
q = (1-p)
Z = Coeficiente de confianza
Fuentes Secundarias
Las fuentes secundarias son los libros, textos, documentos, fuentes de internet
e investigaciones anteriores que aportan con informacin relacionada con la
gestin documental y manejo de archivos a nivel empresarial. Los principales
se detallan en el numeral correspondiente a la bibliografa preliminar.
12
19
20
CAPTULO II
ESTUDIO DE MERCADO
El desarrollo del estudio de factibilidad para la creacin de la empresa de
servicios de archivo y gestin documental para Pymes requiere establecer a
travs de una estudio las condiciones que presenta el mercado respecto de la
demanda y oferta; su anlisis permitir identificar la oportunidad tanto en el
sector como la industria de la creacin de un negocio de estas caractersticas.
El estudio de mercado que se desarrolla tiene dos fases claramente definidas;
la primera, que se concentra en analizar las condiciones actuales del sector y la
industria identificando las fuerzas competitivas para determinar si la
rentabilidad a largo plazo permite la creacin de la empresa, su consolidacin y
crecimiento.
En segunda instancia el estudio analiza el mercado a travs de una
investigacin primaria descriptiva orientada a establecer la demanda y oferta de
los servicios de administracin de archivo y gestin documental, en las Pymes
de la ciudad de Quito, estimando la demanda insatisfecha y determinando en
funcin del crecimiento sectorial la demanda futura.
2.1 Entorno del sector empresarial
Previo a analizar diferentes factores relacionados con la actividad de las Pymes
y su impacto en la gestin documental se hace necesario determinar en funcin
de la empresa que se quiere crear el sector al que esta pertenece; para ello se
ha consultado el Cdigo Industrial Internacional Uniforme (CIIU), mismo que
determina a travs de un cdigo y descripcin las actividades econmicas de
un pas.
El cuadro 2.1 muestra el sector en el que se desempear el negocio a crear,
segn el CIIU:
21
Cuadro 2.1
Sector del Negocio de acuerdo al CIIU
Seccin
K
K
K
K
Cdigo
Actividad
ACTIVIDADES DE ASESORAMIENTO EMPRESARIAL Y EN MATERIA DE
7414
GESTIN.
ACTIVIDADES DE ASESORAMIENTO EMPRESARIAL Y EN MATERIA DE
7414.0 GESTIN.
Actividades de planificacin, organizacin, funcionamiento, control e
7414.01 informacin administrativa.
Otras actividades de asesoramiento empresarial y en materia de
7414.09 gestin.
Fuente: Servicio de Rentas Internas, CIIU 3.
Elaborado por: Fabricio Mrquez
Factor Demogrfico
22
Empresas
Micro
# de
Volumen de Ventas
Empleados
Volumen de Activos
1 -9
23
13
24
2.1.1.2
Factor Econmico
PIB Nacional
Perodo 2005 -2009
60,000,000
52,572,486
50,000,000
40,000,000
51,106,170
44,489,915
41,401,844
37,186,942
30,000,000
20,000,000
10,000,000
0
2005
2006
2007
2008
2009
25
Entre el ao 2008 y 2009, el PIB nacional experimenta una reduccin del 2.8%,
en general las condiciones del mercado local se muestran positivas para las
actividades econmicas.
Tasas de inters
La tasa de inters es el precio que tiene le dinero, el valor pagado por el uso de
capital, se divide en activa y pasiva. La primera se constituye en el valor
porcentual pagado por el capital solicitado a manera de prstamo a una entidad
financiera y la segunda es la tasa que se paga en inversiones en la banca local.
En el primer semestre del ao 2010 la tendencia de las tasas de inters es a la
baja, a medida que se ha reducido la tasa activa la pasiva ha experimentado
similar relacin, la grfica 2.2 muestra la evolucin de las variables en el
perodo Enero Agosto de 2010.
Grfico 2.2
Evolucin de las Tasas de Inters
Enero Agosto 2010
Tasa de inters
Enero - Agosto 2010
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
9.13
9.1
9.21
9.12
9.11
9.02
8.99
9.04
5.24
5.16
4.87
4.86
4.57
4.4
4.39
4.25
Ene-10
Feb-10
PASIVA (%)
Mar-10
ACTIVA (%)
Abr-10
May-10
Jun-10
Jul-10
Ago-10
26
11.38
11.35
11.39
11.38
11.31
11.3
11.27
10
8
6
4
2
0
Ene-10
Feb-10
Mar-10
Abr-10
May-10
Jun-10
Jul-10
Ago-10
27
Inflacin
La inflacin se define como la variacin constante de los precios de los bienes
y servicios consumidos dentro de una economa. El incremento en la inflacin
produce
el
encarecimiento
de
los
productos
servicios,
afectando
Inflacin Anual
Perodo 2005 - 2009
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
8.83
4.36
4.31
2.87
2005
2006
3.32
2007
2008
2009
28
14
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR, Indicadores Macroeconmicos Julio 2010, Tomado de:
http://www.bce.fin.ec
29
2.1.1.4
Cfr. Vsquez E - Informacin Bsica para Estudio de Factibilidad de Instalacin de una Industria de
Pulpa y Papel en el Ecuador, Ao 2003.
16
Archivos digitales de la FAO ao 2003
30
2.1.1.5
Factor Tecnolgico
17
31
32
2.2.1.1
33
34
35
36
multinacionales
consideradas
grandes
(ms
de
150
37
el
precio
es
un
determinante
sin
embargo
el
espacio
de
38
2.2.1.5
19
BACA URBINA, Evaluacin de proyectos, Mc. Graw Hill, Pag. 99. Ao 2004.
39
Diferenciacin
Respecto a la diferenciacin del servicio la rivalidad entre los competidores es
intensa, el poco espacio de diferenciacin de la oferta de uno a otro competidor
hace, aunque en un sentido moderado, que la pugna por conseguir clientes
afecte a precio y por ende a la rentabilidad por la entrega del servicio.
Costo de cambio
El costo de cambio se refiere a la posibilidad de un cliente de elegir otro
proveedor de servicios de administracin y gestin documental y el impacto en
su negocio. Aunque el transporte de documentacin fsica y el traspaso de
datos de bases de uno a otro proveedor son trmites complejos el costo de
cambio por el servicio genrico es bajo, sin embargo a este se debe sumar el
nivel de afectacin que puede tener un cambio de proveedores de gestin
documental en cuanto a confidencialidad se refiere, la intensidad competitiva se
incrementa pues los competidores pugnan por ofertar ms y mejores servicios
con seguridades extremas.
Barreras de Salida
En trminos especficos la necesidad de invertir grandes capitales en
infraestructura y activos fijos para la entrega del servicio hace que las barreras
de salida sean moderadas, la confidencialidad y acuerdos previos de manejo
de informacin hacen que los competidores estn obligados a permanecer en
el mercado a pesar de tasas de rentabilidad bajas.
La rivalidad de los competidores en el modelo de negocio de la gestin
documental en el sector comercial se muestra moderada, las empresas tienen
oportunidad de participar del mercado sin perder rentabilidad ni hacer grandes
esfuerzos publicitarios.
40
2.2.1.6
Diseo de la investigacin
20
MALHOTRA, Naresh. Investigacin de Mercados un Enfoque Prctico. Segunda Edicin. Prentice Hall
Hispanoamericana S.A.; Mxico; 1997. Pgs. 7-9.
41
Problema
La demanda de servicios de administracin de archivo y gestin
documental de las Pequeas y Medianas empresas justifican la creacin
de una empresa que siga ese modelo de negocio.
Objetivos de la investigacin
o Determinar el tamao del mercado en funcin del nmero de
Pymes interesadas en contratar servicios de administracin de
archivo y gestin documental.
o Identificar a las empresas competidoras presentes en el mercado
o Conocer las tendencias de consumo de servicios de gestin
documental de las Pymes de la ciudad de Quito.
o Establecer la capacidad econmica del mercado respecto de los
servicios de administracin de archivo y gestin documental.
Tipo de investigacin
El tipo de investigacin a realizar se denomina concluyente o descriptiva,
es diseada para auxiliar a quien toma decisiones en la determinacin,
evaluacin y seleccin del mejor curso de accin21. Est basaba en una
gran cantidad de muestras representativas y los datos obtenidos estn
sujetos al anlisis cuantitativo.
Segmentacin
La segmentacin determina la porcin de mercado a la que se orientar
la investigacin, el cuadro 2.3 muestra el segmento de mercado para la
investigacin:
21
42
Cuadro 2.3
Segmentacin Industrial
VARIABLES DEMOGRFICAS
Sector o Industria: Todas
Tamao de la empresa: Pymes
Ubicacin:
Cantn: Quito.
Sectores: Norte, Sur y Centro
VARIABLES OPERATIVAS
Tecnologa: Sistema de archivo manual
Situacin del usuario: Usuarios intensivos
VARIABLES DE COMPRA / CONDUCTA
Organizacin de las compras: Empresas con
compras Centralizadas
Naturaleza de las relaciones comerciales: Empresas
sin relaciones existentes con empresas de servicios
de gestin documental
Criterios de compra: Calidad, Durabilidad, Ahorro en
costos.
VARIABLES SITUACIONALES
Aplicacin especfica: Empresas que requieran una
administracin de archivo o gestin documental
Fuente: KOTLER & AMSTRONG, Fundamentos de Marketing.
Elaborado por: Fabricio Mrquez
Universo
El universo tomado para la investigacin corresponde al total de Pymes
que se encuentran en el Sector Urbano de la ciudad en funcin de la
segmentacin descrita anteriormente, segn datos del observatorio
econmico del Municipio de Quito de acuerdo a las hojas de catastro de
permisos de funcionamiento en el Distrito Metropolitano existen en
promedio 18.117 compaas22 (Ver Anexo 1).
22
43
23
Donde;
n= Muestra
N = Poblacin
e = Error mximo admisible
p = Probabilidad de xito
q = (1-p)
Z = Coeficiente de confianza
23
WEIERS, Ronald, Introduccin a la estadstica para Negocios, Thomson, 2005, Pg. 350
44
Donde;
n= ?
N = 17.211
e = 5%
p = 50%
q = (1-50%)
Z = 95% (1,96)
24
45
2.3.1.2
Diseo de la encuesta
UNIVERSIDAD TECNOLGICA ISRAEL
46
No___
invierte
usted
en
este
servicio
___
___
___
___
___
47
No___
c) Prueba de concepto
13. En orden de importancia, siendo 5 muy importante y 1 nada
importante, indique que factores le llevaran/llevaron a contratar los
servicios de administracin de archivos y gestin documental?
Factores
1
2
3
4
5
Reduccin de Costos
Falta de Personal para archivo
Exceso de documentacin
Seguridad de informacin
Carencia de espacio fsico
Optimizacin de recursos de la
empresa
14. Cmo catalogara los servicios de administracin de archivo y
gestin documental para su empresa? (Seleccione nicamente 1
opcin)
Indispensables
Importantes
Innecesarios
___
___
___ Fin de la encuesta
No___
Muchas Gracias
2.3.1.3
Plan de recoleccin
48
Cuadro 2.4
Plan de Recoleccin
Encuestador
Sector
Delimitacin espacial
Norte,
Desde la Avenida Patria
Fabricio Mrquez
Centro
hasta las Naciones Unidas
ngel Baque
Sur
Villa flora
Fuente: Elaboracin propia
Elaborado por: Fabricio Mrquez
Previo a la aplicacin de la encuesta definitiva se realiz una prueba piloto en
10 empresas seleccionadas al azar en los tres sectores
49
Nmero
0
8
2
0
10
%
0,00
80,00
20,00
0,00
100,00
10%
Industria
Comercio
28%
47%
Servicios
Otros
50
47%
Menos de 10 resmas
De 10 a 20 resmas
31%
De 21 a 30 resmas
Ms de 30 resmas
51
5%
31%
Menos de un ao
1 ao a 5 aos
56%
5 aos a 10 aos
Ms de 10 aos
52
Numero de empleados
6%
12%
29%
Menos de 10 personas
Entre 10 y 50 personas
Entre 51 y 100 personas
53%
Ms de 100 personas
53
Grfico 2.10
Domicilio de la empresa
Ubicacin de la empresa
2%
16%
Norte
24%
58%
Centro
Sur
Otro
54
Nmero
56
291
%
14,89
77,39
Si
No
No sabe / No
responde
29
7,71
TOTAL
376
100,00
Fuente: Investigacin de mercado
Grfico 2.11
Acceso a los servicios
15%
Si
No
77%
No sabe / No responde
55
Grfico 2.12
Proveedores
Competidores de servicios de
administracin documental
23%
25%
Datasolutions
Sysdatec
14%
18%
20%
ScanPlus
Outsolution
Soluciones integrales
56
Nmero
48
2
5
1
56
%
85,71
3,57
8,93
1,79
100,00
9%
2%
Agentes Vendedores
Publicidad
86%
Referencias
Otros
57
Nmero
52
4
56
%
92,86
7,14
100,00
Grfico 2.14
Tiempo contratado
6 meses
2 aos
93%
58
10. Cunto
en
promedio
invierte
usted
en
este
servicio
mensualmente?
Cuadro 2.14
Inversin promedio mensual
Respuesta
De 0 a 500
De 501 a 1000
De 1001 a 1500
De 1501 a 2000
Ms de 2001
TOTAL
Nmero
43
6
4
2
1
56
%
76,79
10,71
7,14
3,57
1,79
100,00
3%
2%
11%
De 0 a 500
De 501 a 1000
77%
De 1001 a 1500
De 1501 a 2000
Ms de 2001
59
Grfico 2.16
Calificacin del proveedor
Bueno
Regular
60
Nmero
%
5
8,93
51
91,07
TOTAL
56
100
Fuente: Investigacin de mercado
Grfico 2.17
Predisposicin a cambio de proveedor
Si
No
91%
61
c) Prueba de concepto
13. En orden de importancia, siendo 5 muy importante y 1 nada
importante, indique que factores le llevaran/llevaron a contratar los
servicios de administracin de archivos y gestin documental?
Cuadro 2.17
Factores de compra del servicio
Factores
Reduccin de Costos
Falta de Personal para
archivo
Exceso de
documentacin
Seguridad de informacin
Carencia de espacio fsico
Optimizacin de recursos
Nada
important
e
23
Poco
Importante
18
Interme
dio
65
Importan
te
72
Muy
Importan
te
198
112
91
65
37
71
9
11
91
9
15
72
11
21
86
42
36
68
Fuente: Investigacin de mercado
89
89
75
72
176
191
183
158
Grfico 2.18
Factores de compra del servicio
200
Nada importante
150
Poco Importante
Intermedio
100
Importante
Muy Importante
50
0
Reduccin de
Costos
Falta de Personal
para archivo
Exceso de
documentacin
Seguridad de
informacin
Carencia de
espacio fsico
Optimizacin de
recursos
62
Innecesarios
63
Nmero
%
Si
115
30,59
No
205
54,52
Ya tiene
56
14,89
TOTAL
376
100,00
Fuente: Investigacin de mercado
Grfico 2.20
Empresas dispuestas a contratar los servicios
31%
Si
No
54%
Ya tiene
64
2.4 OFERTA
2.4.1 Competidores
Segn los resultados obtenidos en la investigacin de mercados, las empresas
que representaran competencia son las siguientes:
-
Soluciones Integrales
Datasolutions
ScanPlus
Sysdatec
Outsolutions
Datasolutions
65
ScanPlus
Sysdatec
66
del
documento,
donde
se
integren
los
diferentes
procesos
Outsolutions
67
68
Cuadro 2.20
Nmero de Empresas en Quito 2001-2009
AO
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
TOTAL
18081
18368
18540
18764
18933
19077
19257
19429
Proyeccion de la Demanda
20000
19500
y = 186.4x + 17967
R = 0.992
19000
18500
Datos
18000
Lineal (Datos)
17500
17000
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
69
Cuadro 2.21
Proyeccin del Nmero de PYMES en Quito 2009-2015
AO
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
Nmero Nmero
de
de
Empresas PYMES
19644
18662
19830
18839
20017
19016
20203
19193
20390
19370
20576
19547
20763
19724
70
Cuadro 2.22
Proyeccin del Nmero de PYMES en Quito 2009-2015
AO
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
Nmero
de
PYMES
18662
18839
19016
19193
19370
19547
19724
OFERTA DEMANDA
2799
2826
2852
2879
2906
2932
2959
15862
16013
16164
16314
16465
16615
16766
DEMANDA
REAL
4759
4804
4849
4894
4939
4985
5030
DEMANDA
REAL
2010
2011
2012
2013
2014
2015
4804
4849
4894
4939
4985
5030
COBERTURA
DE
LA DEMANDA
(EMPRESAS)
96
97
98
99
100
101
NMERO DE
REQUERIMIENTOS
DEL SERVICIO
1153
1164
1175
1185
1196
1207
71
- Gestin Documental
o Almacenamiento seguro y confiable de cajas de documentos.
o Recuperacin: Cuando el cliente lo solicite, el equipo recuperar la
informacin de cajas o archivos y los prepararn para enviarlos al
cliente en la forma que el cliente lo pida ya sea en archivo electrnico
o entregndolo fsicamente a domicilio.
o Entrega: La entrega ser una parte esencial de nuestro sistema de
servicio, contaremos con vehculos para este fin.
o Destruccin de Documentos: Cuando las cajas han alcanzado su
fecha de vencimiento, los procesos de destruccin se fundamentarn
en la filosofa de mantener siempre la mayor seguridad. Las cajas
sern destruidas slo luego de que la compaa apruebe la lista de
cajas para destruccin.
- Consultora
En conjunto con el cliente establecer y mantener programas efectivos de
gestin integral de informacin y a determinar el tiempo de vida apropiado para
la custodia de su informacin.
72
- Digitalizacin de Documentos
Digitalizar
los
archivos
permitindoles
obtener
sus
documentos
1
2
3
4
5
6
Condicionantes de Compra
Reduccin de Costos
Seguridad de informacin
Carencia de espacio fsico
Exceso de documentacin
Optimizacin de recursos
Falta de Personal para archivo
Estrategia de Precio
73
2.6.1.3
Estrategia de Plaza
LA EMPRESA
(Gestin Documental)
CONSUMIDOR FINAL
(PYMES)
Estrategia de Promocin
74
Fuerza de Ventas.
Un vendedor especializado
Publicidad E-mail
Es considerado un medio de bajo precio y alcance masivo,
POP
POP
Marketing Directo
Web
Cantidad
Unidad
2000
Trpticos
600
Carpetas
6
Roll Ups
1
Pgina web
TOTAL
Fuente: Elaboracin Propia
Precio
unitario
$0,06
$0,25
$80
$500
Total Anual
$120
$150
$480
$500
$ 1.250,00
75
CAPTULO III
PLAN ESTRATGICO
76
Grfico 3.1
Estructura de la Cadena de Valor
Abastecimiento
77
3.1.1.1
Actividades primarias
Logstica interna
78
79
3.1.1.2
Actividades de apoyo
tres
Honestidad
Calidad de servicio
Productividad y Competitividad
80
definen como los aspectos por reforzar o que no permiten que la organizacin
llegue a su pleno desarrollo. Las variables externas son las oportunidades, que
constituyen aquellas fuerzas o aspectos ambientales de carcter externo que la
organizacin no puede controlar, pero que sin embargo representan un
elemento conveniente, favorable, provechoso de potencial crecimiento o
mejora para la organizacin; y las amenazas, que se refieren a todos los
factores ambientales, no controlables por la organizacin, pero que representan
fuerzas o aspectos negativos y problemas potenciales. El cuadro siguiente
describe el anlisis FODA:
Cuadro 3.1
Matriz FODA
FORTALEZAS
DEBILIDADES
F1.
Estrategias
publicitarias
orientadas
al
posicionamiento en el mercado de la ciudad de
Quito.
F2. Condiciones positivas y lneas de crdito abiertas
con proveedores en precios, entregas y condiciones
de pago.
F3. Cumplimiento de obligaciones legales y
reglamentarias
con
todas
las
instituciones
regulatorias.
F4. Lder con conocimientos para guiar al personal y
direccionar el negocio.
F5. Trabajo en equipo y responsabilidad con el
Recursos Humano.
F6. Infraestructura apropiada para el negocio.
OPORTUNIDADES
O1. Crecimiento e implementacin de planes de
expansin.
O2. Ventajas al obtener contactos para establecer
posibles clientes.
O3. Crecimiento del sector de los servicios en
promedio del 2,90% con el incremento del poder de
consumo ocasionado por la recuperacin de
indicadores como la inflacin y el crecimiento del
sector
O4. Incentivos del gobierno central para el desarrollo
de la pequea y mediana empresa a travs de
planes de financiamiento y capacitacin.
O5. Crecimiento econmico en la ciudad de Quito,
incremento.
O6. Incrementar las relaciones y alianzas con
nuevos proveedores para la introduccin de nuevos
servicios.
AMENAZAS
A1. Barreras de entrada de nuevos competidores,
negocios de similares.
A2. Competidores directos con ventajas competitivas
y comparativas muy por encima.
A3. Inseguridad jurdica por los constantes cambios
producto de la creacin de leyes y su aprobacin por
parte de poder legislativo.
A4. Reduccin del poder adquisitivo de los
habitantes consecuencia de la reduccin en el
circulante en dlares en la economa nacional
A5. Incremento desmedido de impuestos producto
de la autonoma territorial auspiciada por el
Gobierno Central.
A6. Incremento de precios de materiales e
insumos en el mercado.
81
Alto
Bajo
5
5
Medio
3
5
82
Cuadro 3.3
Impacto de las Debilidades
DEBILIDADES
D1. No existen manuales de funciones para determinar
las actividades y encaminarlas a los objetivos.
D2. Bajo porcentaje de cobertura de mercado local.
Alto
Medio
Bajo
5
3
Alto
5
Medio
Bajo
1
5
1
83
Cuadro 3.5
Impacto de las Amenazas
AMENAZAS
A1. Barreras de entrada de nuevos competidores,
negocios de similares.
A2. Competidores directos con ventajas competitivas
y comparativas muy por encima.
A3. Inseguridad jurdica por los constantes cambios
producto de la creacin de leyes y su aprobacin por
parte de poder legislativo.
A4. Reduccin del poder adquisitivo de los habitantes
consecuencia de la reduccin en el circulante en
dlares en la economa nacional
A5. Incremento desmedido de impuestos producto de
la autonoma territorial auspiciada por el Gobierno
Central.
A6. Incremento de precios de materiales e insumos
en el mercado.
Alto
Medio
Bajo
5
1
3
3
5
84
85
Cuadro 3.6
20
20
22
12
11
22
FORTALEZAS/OPORTUNIDADES
Matriz Ofensiva
26
19
10
10
20
22
TOTAL
86
en lo que compete a la
87
DEBILIDADES/AMENAZAS
TOTAL
materiales e insumos en el
mercado.
Cuadro 3.7
Matriz Defensiva
TOTAL
5
5
1
1
1
3
16
5
3
5
1
5
24
5
3
5
5
3
26
3
3
1
1
3
12
5
5
5
1
1
18
3
5
3
1
1
14
5
1
3
1
1
14
26
20
22
10
14
88
como
parte
del proceso
de bsqueda de
una
de
fuerzas
debilidades,
estrategias
de
debilidades
en el
89
Cuadro 3.8
Matriz DOFA
FORTALEZAS
F1. Estrategias publicitarias orientadas al
posicionamiento en el mercado de la ciudad de Quito.
F2. Condiciones positivas y lneas de crdito abiertas
con proveedores en precios, entregas y condiciones
de pago.
F3. Cumplimiento de obligaciones legales y
AMBIENTE INTERNO/AMBIENTE EXTERNO
reglamentarias con todas las instituciones
regulatorias.
F4. Lder con conocimientos para guiar al personal y
direccionar el negocio.
F5. Trabajo en equipo y responsabilidad con el
Recursos Humano.
F6. Infraestructura apropiada para el negocio.
Estrategias F/O (Maxi - Maxi)
OPORTUNIDADES
Estrategia para maximizar
tanto las F como las O.
O1. Crecimiento e implementacin de planes de F2, F3, F6 - O1 Incremento en el mercado de la ciudad de
expansin.
Quito, obteniendo al menos un 5% de participacin en la
demanda insatisfecha en los aos de operacin
O2. Ventajas al obtener contactos para establecer F1 - O2 Disear una campaa publicitaria que permita
posibles clientes.
obtener una participacin de mercado del 5% en los
nichos de la empresa en los aos de operacin
O3. Crecimiento del sector de los servicios en
promedio del 2,90% con el incremento del poder de F1, F2 - O3 Incremento en el mercado de la ciudad de
consumo ocasionado por la recuperacin de Quito, obteniendo al menos un 5% de participacin en la
indicadores como la inflacin y el crecimiento del demanda insatisfecha en los aos de operacin
sector
O4. Incentivos del gobierno central para el desarrollo F4,F5 - O4 Desarrollo de plan de capacitacin para los
de la pequea y mediana empresa a travs de planes colaboradores de la empresa fundamentado en la
de financiamiento y capacitacin.
reduccin de costosa travs de las actividades diarias y
motivacin al logro.
O5. Crecimiento econmico en la ciudad de Quito, F1,F2,F3 - O5 Incremento en el mercado de la ciudad de
incremento.
Quito, obteniendo al menos un 5% de participacin en la
demanda insatisfecha en los aos de operacin en la
demanda insatisfecha al primer ao de operacin
O6. Incrementar las relaciones y alianzas con nuevos
F2, F5 - O6 Mantener un margen de rentabilidad no menor
proveedores para la introduccin de nuevos servicios.
al 5% en el presupuesto de compras
DEBILIDADES
D1. No existen manuales de funciones para determinar
las actividades y encaminarlas a los objetivos.
D2. Bajo porcentaje de cobertura de mercado local.
D3. Inexperiencia del equipo en el negocio.
D4. Inversin limitada en publicidad y promocin.
D5. Bajo Presupuesto
D6. Prstamo existente para cubrir la inversin
Estrategias D/O (Mini - Maxi)
Estrategia para minimizar
las D y maximizar las O.
D1, D3, D6 - O1 Disear el manual de procesos para la
empresa que permita obtener indicadores de las
actividades realizadas por el personal en cada rea.
D2 - O2 Incremento en el mercado de la ciudad de Quito,
obteniendo al menos un 5% de participacin en la
demanda insatisfecha en los aos de operacin
D2,D4 - O3 Disear una campaa publicitaria que permita
obtener una participacin de mercado del 5% en los
nichos de la empresa en los aos de operacin
D5 - O4 Desarrollo de plan de capacitacin para los
colaboradores de la empresa fundamentado en la
reduccin de costosa travs de las actividades diarias y
motivacin al logro.
D2,D4 -O5 Incremento en el mercado de la ciudad de
Quito, obteniendo al menos un 5% de participacin en la
demanda insatisfecha en los aos de operacin
D2,D4 - O6 Disear una campaa publicitaria que permita
obtener una participacin de mercado del 5% en los
nichos de la empresa en los aos de operacin
90
FORTALEZAS
F1. Estrategias publicitarias orientadas al posicionamiento
en el mercado de la ciudad de Quito.
AMENAZAS
A1. Barreras de entrada de nuevos competidores, negocios
de similares.
A2. Competidores directos con ventajas competitivas y
comparativas muy por encima.
A3. Inseguridad jurdica por los constantes cambios
producto de la creacin de leyes y su aprobacin por parte
de poder legislativo.
A4. Reduccin del poder adquisitivo de los habitantes
consecuencia de la reduccin en el circulante en dlares
en la economa nacional
A5. Incremento desmedido de impuestos producto de la
autonoma territorial auspiciada por el Gobierno Central.
DEBILIDADES
D1. No existen manuales de funciones para determinar las
actividades y encaminarlas a los objetivos.
91
92
CAPTULO III
ESTUDIO TCNICO
El estudio tcnico, est encaminado a la definicin de funciones adecuadas que
garanticen la utilizacin ptima de los recursos disponibles. De aqu se desprende
la identificacin de procesos y del equipo, de los insumos materiales y recursos
humanos necesarios para el proyecto. El presente captulo desarrolla todos los
aspectos tcnicos necesarios para la operacin de empresa de gestin
documental y control de archivo para las pequeas y medianas empresas
ubicadas en el sector urbano de la ciudad de Quito;
la localizacin, tamao,
4.2.1.1
MACROLOCALIZACIN
Pond.
20%
25%
5%
8%
10%
10%
22%
100%
Sector 1
Calif. Prom.
4
4
3
5
4
4
4
0,80
1,00
0,15
0,40
0,40
0,40
0,88
4,03
Sector 2
Calif Prom.
.
4
0,8
3
0,75
4
0,20
5
0,40
4
0,40
4
0,40
4
0,88
3,83
Sector 3
Calif Prom.
.
5
1,00
4
1,00
5
0,25
5
0,40
3
0,30
5
0,50
4
0,88
4,33
4.2.1.2
MICROLOCALIZACIN
Cuadro 4.2
Matriz de Microlocalizacin
Sector 1
Sector 2
Sector 3
Factores
Pond.
22%
20%
30%
Calif.
5
4
4
Prom.
1,10
0,80
1,20
Calif.
5
2
3
Prom.
1,1
0,40
0,90
Calif.
5
3
3
Prom.
1,10
0,60
0,90
13%
0,39
0,39
0,52
15%
0,60
0,45
0,60
100%
4,09
3,24
3,72
MICRO LOCALIZACIN
97
Principio ergonmico
Se utilizan para el trabajo tanto de personal administrativo como personal
tcnico muebles y equipos que por su disposicin y caractersticas faciliten el
trabajo reduciendo los riesgos, el cansancio que degenere en complicaciones
para el personal.
Principio de seguridad
Esta apoyada en los equipos y la garanta de sus fabricantes, la capacitacin
de los operarios y evaluaciones dentro de los procesos de seguimiento.
98
cada
Procesos
de
Habilitantes:
Procesos
que
apoyan
en
el
normal
100
4.4.1.1
Procesos Productivos
Grfico 4.4
Procesos operacionales del negocio
101
Cuadro 4.3
Servicio de Gestin Documental
102
Cuadro 4.4
Digitalizacin
103
Cuadro 4.5
Consultora
104
4.5 RECURSOS
De acuerdo a la localizacin y tamao del negocio se establecen los
requerimientos mnimos necesarios entorno al equipamiento, infraestructura fsica,
recurso humano, insumos y materiales que justifiquen su operacin y permitan
satisfacer la demanda de PYMES en cuanto a servicios de administracin de
archivo y gestin documental en la Ciudad de Quito.
4.5.1 RECURSOS MATERIALES
Los recursos materiales necesarios para la operacin de la empresa se detallan a
continuacin:
-
Muebles y Enseres
Cuadro 4.6
Muebles y Enseres
MUEBLES Y ENSERES
CANTIDAD
6
8
8
4
8
1
CARACTERSTICAS
PRECIO
UNIT.
Sillas
$40,55
Sillas Oficinas
$89,00
Escritorios
$190,00
Sillones
$143,00
Archivadores
$80,00
Counter de Servicio
$360,00
TOTAL MUEBLES Y ENSERES
TOTAL
$243,30
$712,00
$1.520,00
$572,00
$640,00
$360,00
$4.047,30
105
Equipo de computacin
Cuadro 4.7
Equipos de Computacin
EQUIPOS DE COMPUTACIN
CANTIDAD
PRECIO
UNIT.
CARACTERSTICAS
TOTAL
8
2
1
2
2
equipos
de
computacin
facilitarn
especialmente
las
actividades
administrativas de la empresa.
-
PRECIO
UNIT.
CARACTERSTICAS
Telfono
$43,00
Fax
$120,00
Sumadoras
$60,00
TOTAL EQUIPOS DE COMPUTACIN
TOTAL
$344,00
$120,00
$240,00
$704,00
Servicios
Cantidad
Energa Elctrica (Kw/h)
350
Agua (m)
20
Telfono
2400
Internet (Kbps)
512
Total
Fuente: Elaboracin Propia
Mensual
$42,00
$7,00
$24,12
$31,00
$104,12
107
Cuadro 4.10
Recurso Humano
Cargo
Cantidad
Sueldo
Mensual
1
1
1
$ 1.000,00
$ 400,00
$ 350,00
1
1
$ 800,00
$ 600,00
1
1
$ 900,00
$ 600,00
ADMINISTRACIN
Gerente General
Secretaria
Mensajero
VENTAS
Jefe de Ventas
Ejecutivo de Ventas
OPERACIONES
Consultor Documental
Digitador
diseo adecuado a los objetivos planteados y una estructura orgnica para cada
una de las etapas de ejecucin y de operacin, teniendo en cuenta criterios de
conveniencia y funcionalidad.
La empresa tendr una estructura organizacional simple teniendo en cuenta el
nmero
de
empleados
necesarios
para
el
correcto
funcionamiento
108
4.7 ORGANIGRAMA
Una vez definidas las distintas funciones de la empresa, a continuacin se
presenta el organigrama:
Grfico 4.5
Organigrama
109
1. REA DE ADMINISTRACIN
Contar con el siguiente personal:
Gerente General
Secretaria
Mensajero
Esta rea ser la encargada de:
Administrar, planificar y controlar todas las actividades de la empresa
Cotizar, comprar y controlar los equipos e insumos necesarios para la
operacin del negocio.
Reclutamiento, seleccin y contratacin del personal.
Control del personal.
Emisin de cheques a proveedores y empleados.
Elaboracin de Itinerarios del personal.
Atencin al Cliente.
Informacin Telefnica.
Programacin de Citas.
Registro diario de las operaciones de la empresa.
Presentacin oportuna de Estados Financieros para la toma de
decisiones.
Planificacin estratgica y evaluaciones de desempeo.
2. REA DE OPERACIONES
Contar con el siguiente personal:
Consultor Documental
Digitador
Esta rea ser la encargada de:
Preparar y presentar propuestas de trabajo.
Atencin al Cliente.
110
DESCRIPCIN DE CARGOS
Ttulo universitario
Experiencia laboral
Facilidad de expresin.
111
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
-
Control de empleados.
Reclutamiento de personal.
Planificacin Estratgica
Revisin de reportes.
2. CARGO: SECRETARIA
DEPARTAMENTO: Administracin
REQUERIMIENTOS:
-
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
-
Preparacin de reportes.
3. CARGO: MENSAJERO
DEPARTAMENTO: Administracin
REQUERIMIENTOS:
-
Ttulo de Secundaria.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
-
Proactivo y Responsable
Facilidad de expresin.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
-
5. CARGO: DIGITADOR
DEPARTAMENTO: Operaciones
REQUERIMIENTOS:
-
Experiencia laboral.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
-
Facilidad de expresin.
Experiencia laboral.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
-
Atencin telefnica
que
acudan a la empresa.
-
114
Graduado/estudiante en
Facilidad de expresin.
Disponibilidad de tiempo.
Proactivo
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
-
115
3.2.
Es necesario sealar que tanto la constitucin, como una gran parte de los
cdigos y reglamentos locales, regionales y nacionales, repercuten de alguna
manera sobre un proyecto, y por tanto, debern tomarse en cuenta, ya que toda
actividad empresarial y lucrativa se encuentra incorporada a determinado marco
jurdico. Un proyecto antes de ponerse en marcha debe incorporarse y acatar las
disposiciones jurdicas vigentes se debe identificar el mbito institucional y legal
sobre el cual operar el proyecto en sus diferentes fases y situaciones comerciales, tributarias, aduaneras, tcnicas, administrativas, laborales, financieras,
contractuales e institucionales que afectan la ejecucin, operacin y hasta la
liquidacin del proyecto.
4.10.1 TIPO DE SOCIEDAD
La empresa se constituir legalmente como una Compaa Limitada, estipulada en
el Artculo 2 de la ley de Compaas. La compaa de responsabilidad limitada es
la que se contrae entre dos o ms personas, que solamente responden por las
obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales y hacen el
comercio bajo una razn social o denominacin objetiva, a la que se aadirn las
palabras "Compaa Limitada" o su correspondiente abreviatura.26
Constitucin de una Compaa Limitada
Segn la Cmara de Comercio de Quito los pasos para constituir legalmente una
compaa de responsabilidad limitada son los siguientes:
-
Aprobacin
del
nombre
razn
social
de
la
empresa,
en
la
Superintendencia de Compaas.
26
116
Mediante Resolucin
-
Obtener
117
tres
escrituras
con
la
respectiva
resolucin
de
la
Formulario de RUC.
Datos generales.
Nmina de accionistas.
Permisos de Funcionamiento
1. Inscripcin en el Registro Mercantil
Requisitos:27
1. Tres escrituras o protocolizaciones (mnimo) primera, segunda y
tercera copias.
2. Tres
resoluciones
(mnimo)
aprobando
las
escrituras
28
http://www.registromercantilquito.com/main.htm
www.sri.gov.ec/gen-022480
119
del Distrito
29
4. Seguridad Social
Debido a que la empresa
30
1. Ingresar www.iess.gov.ec
2. IESS en lnea *Empleadores
3. Actualizacin datos del registro patronal
4. Sectores: Privado, Pblico, Domstico
5. Ingresar datos
6. Imprimir solicitud clave de Empleador
7. Presentar la solicitud adjuntando los siguientes documentos:
8. Copia de la Cdula de Identidad y papeleta de votacin del
Representante Legal
9. Nombramiento del Representante legal
10. Copia del RUC actualizado.
11. Copia de ltima Planilla de Agua, Luz o telfono.
Gastos de Constitucin
Los gastos en los que se incurrir para la constitucin de la compaa se detallan
a continuacin:
30
www.iess.gov.ec
121
Cuadro 4.11
Gastos de Constitucin
Descripcin
Elaboracin de Estatutos y
Aprobacin
Publicacin de Constitucin
Patente
Inscripcin Registro Mercantil
Honorarios
Razones de Marginacin (notaria)
Otros
TOTAL
Precio
Unitario
$700,00
$80,00
$60,00
$50,00
$500,00
$80,00
$30,00
Precio
total
$700
$80
$60
$50
$400
$80
$30
$1.500
122
CAPTULO 5
ESTUDIO FINANCIERO
El estudio financiero es un anlisis que determinar cul es el monto de los
recursos econmicos necesarios para la realizacin del proyecto, cul ser el
costo total de la operacin, as como otra serie de indicadores que servirn como
base para la parte final y definitiva del proyecto, que es la evaluacin econmica.
En el Estudio
Monto de Inversin
$ 6.420,00
$ 4.047,30
$
704,00
$ 1.500,00
$ 1.200,00
$ 9.654,36
$ 8.200,87
$ 5.050,10
$ 36.776,63
Valor
$ 27.171
$ 9.605
$ 36.777
Porcentaje
74%
26%
100%
5.3
PROYECCIN DE INGRESOS
crdito.
La
124
AO
2010
2011
2012
2013
2014
2015
NMERO DE
REQUERIMIENTOS DEL
SERVICIO
1153
1164
1175
1185
1196
1207
PRECIO
PROMEDIO
$
$
$
$
$
$
105,00
109,53
114,25
119,17
124,31
129,66
TOTAL
INGRESOS
$ 121.058,64
$ 127.463,49
$ 134.195,55
$ 141.271,13
$ 148.707,35
$ 156.522,14
31
www.bce.ec/tasas/inf
125
Cuadro 5.4
Gastos
Descripcin
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Ao 4
Ao 5
Sueldo unificado
$ 21.714,00
$ 24.214,52
$ 25.258,17
$ 26.346,80
$ 27.482,34
Suministros de Oficina
$ 13.944,65
$ 14.545,66
$ 15.172,58
$ 15.826,52
$ 16.508,64
$ 35.658,65
$ 38.760,19
$ 40.430,75
$ 42.173,32
$ 43.990,99
Sueldo unificado
$ 24.168,00
$ 27.035,07
$ 28.200,28
$ 29.415,71
$ 30.683,53
Servicios bsicos
1.249,44
1.303,29
1.359,46
1.418,06
1.479,17
Gastos de Limpieza
2.400,00
2.503,44
2.611,34
2.723,89
2.841,29
Suministros de Oficina
3.096,00
3.229,44
3.368,63
3.513,81
3.665,26
Servicios de Contabilidad
6.000,00
6.258,60
6.528,35
6.809,72
7.103,22
Gasto arriendo
4.800,00
5.006,88
5.222,68
5.447,77
5.682,57
Amortizacin
300,00
300,00
300,00
300,00
300,00
Depreciacin
2.614,92
2.614,92
2.614,92
475,13
475,13
Gastos operativos
$ 44.628,36
$ 48.251,63
$ 50.205,64
$ 50.104,09
$ 52.230,17
Sueldo de ventas
$ 18.950,40
$ 20.601,64
$ 21.489,57
$ 22.415,77
$ 23.381,89
Gasto publicidad
Gastos de ventas
5.650,00
5.893,52
6.147,53
6.412,48
$ 24.600,40
$ 26.495,16
$ 27.637,10
$ 28.828,26
6.688,86
$ 30.070,76
Gastos financieros
Intereses
TOTAL
956,64
$ 105.844,04
722,61
$ 114.229,58
461,49
$ 118.734,99
170,16
$ 121.275,82
$ 126.291,91
www.bce.ec/tasas/inf
126
Cuadro 5.5
Flujo de Fondos
Ao 0
Ingresos Gravados
(-) Gastos Deducibles
(-) Depreciacin Activos Fijos
(-) Amortizacin de activos
diferidos
Utilidad antes
participacin/impuestos
(-) 15% participacin trabajadores
Utilidad antes de impuestos
(-) 25% Impuesto a la renta
Utilidad neta
(+) Valor libros activos no
vendidos
(+) Depreciacin Activos Fijos
(+) Amortizacin de activos
diferidos
(-) Amortizacin de crditos
(-) Costos de inversin
(+) Valor de Prstamo
$ -36.776,63
$ 9.605,33
FLUJO DE FONDOS
$ -27.171,30
Ao 1
$ 127.463,49
$ 102.929,13
$ 2.614,92
Ao 2
$ 134.195,55
$ 111.314,67
$ 2.614,92
Ao 3
$ 141.271,13
$ 115.820,07
$ 2.614,92
Ao 4
$ 148.707,35
$ 120.500,69
$
475,13
Ao 5
$ 156.522,14
$ 125.516,78
$
475,13
300,00
300,00
300,00
300,00
$ 21.619,44
$ 19.965,96
$ 22.536,15
$ 27.431,53
$ 30.230,24
$ 3.242,92
$ 18.376,52
$ 4.594,13
$ 13.782,39
$ 2.994,89
$ 16.971,07
$ 4.242,77
$ 12.728,30
$ 3.380,42
$ 19.155,72
$ 4.788,93
$ 14.366,79
$ 4.114,73
$ 23.316,80
$ 5.829,20
$ 17.487,60
$ 4.534,54
$ 25.695,70
$ 6.423,93
$ 19.271,78
$
2.679,80
2.614,92
2.614,92
2.614,92
475,13
475,13
300,00
300,00
300,00
300,00
300,00
2.022,42
2.256,45
2.517,57
2.808,90
$ 14.674,89
$ 13.386,77
$ 14.764,14
$ 15.453,83
$ 22.726,70
33
300,00
BACA URBINA, Gabriel; Evaluacin de Proyectos; Cuarta Edicin, Mc Graw Hill; Mxico; 2001; Pgs.172-174.
127
Cuadro 5.6
Estado de Situacin Inicial
ACTIVO
ACTIVOS DIFERIDOS
Caja y Bancos
TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS
ACTIVOS FIJOS
Equipos de Computacin
Muebles y Enseres
Equipo de Oficina
TOTAL FIJOS
ACTIVOS INTANGIBLES
Gastos de Constitucin
Garantas
TOTAL ACTIVOS
INTANGIBLES
TOTAL ACTIVOS
BALANCE GENERAL
PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES
Prstamo Bancario por
$22.905,33
Pagar
TOTAL PASIVOS
$22.905,33
PATRIMONIO
Capital social
TOTAL PATRIMONIO
$6.420,00
$4.047,30
$704,00
$9.605,33
$9.605,33
$27.171,30
$27.171,30
$11.171,30
$1.500,00
$1.200,00
$2.700,00
TOTAL PASIVOS Y
$36.776,63 PATRIMONIO
$36.776,63
128
Cuadro 5.7
Estado de Resultados Proyectado
+
-
Ingresos de Operacin
Gastos Operativos
Gastos de Administracin
Gastos de Ventas
Gastos Financieros
Utilidad antes de Participaciones e
= Impuestos
15% Participacin Trabajadores
= Utilidad antes de Impuestos
- 25% Impuesto a la Renta
= Utilidad neta
Ao 1
$ 127.463,49
$ 35.658,65
$ 44.628,36
$ 24.600,40
$
956,64
Ao 2
$ 134.195,55
$ 38.760,19
$ 48.251,63
$ 26.495,16
$
722,61
Ao 3
$ 141.271,13
$ 40.430,75
$ 50.205,64
$ 27.637,10
$
461,49
Ao 4
$ 148.707,35
$ 42.173,32
$ 50.104,09
$ 28.828,26
$
170,16
Ao 5
$ 156.522,14
$ 43.990,99
$ 52.230,17
$ 30.070,76
$
-
$ 21.619,44
$ 3.242,92
$ 18.376,52
$ 4.594,13
$ 13.782,39
$ 19.965,96
$ 2.994,89
$ 16.971,07
$ 4.242,77
$ 12.728,30
$ 22.536,15
$ 3.380,42
$ 19.155,72
$ 4.788,93
$ 14.366,79
$ 27.431,53
$ 4.114,73
$ 23.316,80
$ 5.829,20
$ 17.487,60
$ 30.230,24
$ 4.534,54
$ 25.695,70
$ 6.423,93
$ 19.271,78
129
Cuadro 5.8
Punto de equilibrio
Concepto
Ingresos
Costos Fijos
Costos Variables
Costos Totales
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Ao 4
Ao 5
$ 303.484,49 $ 319.513,20 $ 336.359,84 $ 354.065,12 $ 372.671,77
$ 70.224,71
$ 75.499,09
$ 78.323,19
$ 79.109,50
$ 82.300,93
$ 35.658,65
$ 38.760,19
$ 40.430,75
$ 42.173,32
$ 43.990,99
$ 105.883,36 $ 114.259,28 $ 118.753,94 $ 121.282,82 $ 126.291,92
Punto de equilibrio
79.574,51
85.922,34
89.023,95
89.806,51
93.316,18
Punto de Equilibrio
140000
INGRESOS, $
127,463.49
COSTO
TOTAL, $
105,844.04
120000
100000
80000
COSTOS FIJO, $
70,185.39
60000
40000
20000
0
130
Donde:
Donde:
Vf: representa los flujos de caja.
Io: es el valor del desembolso inicial de la inversin.
n: es el nmero de perodos considerado.
k: es el tipo de inters.
Para obtener el valor presente neto del proyecto se ha calculado una tasa de
descuento mediante la siguiente frmula:
131
Cuadro 5.9
Tasa de Descuento
Tasa Activa de Inters:
Fuentes Externas:
Tasa Pasiva de Inters:
Fuentes Internas:
Riesgo Inversin:
Tasa de Prstamo:
Tasa de Descuento
9,10%
26%
5,16%
74%
5%
11,00%
22,19%
en trminos
132
La tasa interna de retorno (TIR) es la tasa de inters que permite obtener un VPN
= 0.
Un criterio adecuado de decisin es establecer comparacin entre la TIR del
proyecto y el costo de oportunidad del inversionista. La tasa interna de retorno del
proyecto es aquella tasa de inters que convierte al Valor Presente Neto en 0, en
este caso, la TIR para el proyecto es 48%. Comparando la TIR del proyecto con el
Tasa de descuento se puede concluir que:
48%>22.19%
La TIR
34
MIRANDA, Juan Jos; Gestin de Proyectos, Identificacin, Formulacin y Evaluacin; Cuarta Edicin; MM
editores; Colombia-Bogot; 2003.Pg.238
133
Dnde:
Cuadro 5.10
Relacin Costo/Beneficio
VPI
VPG
$395.815,56
$322.422,82
134
CAPTULO 6
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
Las empresas en el pas tienen poca cultura del manejo documental,
muchas de ellas gastan gran parte del tiempo y remuneracin de varios
trabajadores en gestionar documentos y archivos con el objeto de mantener
orden en la documentacin.
El mercado de Quito para la creacin de una empresa de gestin
documental muestra oportunidades de crecimiento, segn el anlisis de la
fuerzas competitivas la rentabilidad de largo plazo tiende a mantenerse y en
momento a subir debido a la poca presencia de competidores y la
heterogeneidad del consumidor.
La intensidad competitiva del mercado es mediana con la presencia de de
cinco competidores de preferencia entre las Pymes ubicadas en el sector
urbano, son: Soluciones Integrales, Datasolutions, ScanPlus, Sysdatec y
Outsolutions, estas cubren el 15% del mercado de la ciudad. Por otro lado,
la demanda de servicios de administracin de archivo se proyecta en la
Pymes con un crecimiento importante en los prximos 5 aos, estimando
una porcin de mercado del 31%.
La planificacin estratgica se fundamenta en el modelo FODA, y determina
los siguientes objetivos corporativos de crecimiento que con: Proponer
planes de negocio estimulando el crecimiento a largo plazo; Mejorar las
relaciones comerciales con proveedores que permitan obtener mayor
rentabilidad; y, Mejorar en la gestin financiera en lo que compete a la
rentabilidad del negocio incrementando la cobertura del mercado; estos
135
objetivos contrastan con los establecidos para el desarrollo del negocio que
son: Incrementar de la cobertura de mercado de la empresa, Desarrollar de
herramientas de competitividad del recurso humano como parte del proceso
de bsqueda de una competencia distintiva frente a competidores;
Desarrollar un plan de publicidad reforzando la imagen en la ciudad e
introduciendo la marca; y, Generar opciones de crecimiento en el Recurso
Humano de la Empresa formando personal para satisfacer los proyectos de
expansin y garantizar la buena administracin de la empresa.
La empresa ser una Pyme con la participacin de 8 personas de inicio
para atender a la demanda del sector, constituida como compaa limitada
y mantendr una relacin de dependencia laboral con sus colaboradores.
La localizacin de la empresa ser la Av. Repblica y 6 de Diciembre
seleccionada a travs del mtodo cualitativo por puntos.
Se puede concluir que la creacin de la empresa de control documental es
factible pues de acuerdo a la evaluacin financiera muestra un Valor Actual
Neto positivo de 17.147,76 dlares , una Tasa Interna de Retorno de 48%
mayor a 1 y un Costo Beneficio de 1,23; siendo atractivo para un accionista
la implementacin del proyecto en el corto plazo.
6.2 RECOMENDACIONES
Se recomienda mantener e incrementar la cobertura de mercado con la
contratacin de ms personal en funcin del crecimiento que tenga el
mbito comercial de la empresa pues el mercado es extenso y se hace
necesario que la organizacin mejore constantemente la calidad en el
servicio como parte de su orientacin estratgica.
136
137
BIBLIOGRAFA
BACA URBINA, Gabriel; Evaluacin de Proyectos; Cuarta Edicin, Mc Graw
Hill; Mxico; 2001; Pgs 4.-7.
CODEPYME, Consejo Superior de Desarrollo de la Pequea y Mediana
Empresa, Ao 2009.
CCQ/CAPEIPI Estructura empresarial del Ecuador, ponencia realizada
por Ecuador en Uruguay. Ao 2007.
DIRECCIN DE PLANIFICACIN TERRITORIAL DEL DMQ, Documento
Tcnico, Economa urbana y Riesgos, Publicado en Abril de 2002,
Cooperacin
Cientfica
Tcnica
entre
el
Municipio
del
Distrito
138
139
ANEXOS
140
ANEXO 1
Gastos
GASTOS
OPERATIVOS
GASTOS ADMINISTRATIVOS
Sueldo Unificado
$6.042
Servicios Bsicos
$312
Gastos de Limpieza
$600
Servicios de Contabilidad
$1.500
Gasto Arriendo
$1.200
$9.654
GASTOS OPERATIVOS
Sueldo Unificado
$5.429
Suministros de Oficina
$2.772
$8.201
GASTOS DE VENTAS
Sueldo Unificado
Gastos Publicidad
TOTAL GASTOS DE VENTAS
$4.738
$313
$5.050
GASTOS FINANCIEROS
Inters
$270
$270
$23.176
141
ANEXO 2
Rol de Pagos
Cargo
Cantidad
ADMINISTRACIN
Sueldo
Sueldo
Unificado
Unificado Anual
Mensual
Ao 1
$ 2.014,00
$ 24.168,00
Ao 2
Ao 3
Ao 4
Ao 5
$ 27.035,07
$ 28.200,28
$ 29.415,71
$ 30.683,53
Gerente General
$ 1.173,00
$14.076,00
$15.725,78
$16.403,56
$17.110,55
$17.848,01
Secretaria
$ 481,20
$5.774,40
$6.440,52
$6.718,10
$7.007,65
$7.309,68
Mensajero
$ 359,80
$4.317,60
$4.868,77
$5.078,62
$5.297,51
$5.525,83
$ 1.579,20
$ 18.950,40
$ 20.601,64
$ 21.489,57
$ 22.415,77
$ 23.381,89
VENTAS
Jefe de Ventas
$ 962,40
$11.548,80
$12.881,03
$13.436,21
$14.015,31
$14.619,37
Ejecutivo de Ventas
$ 616,80
$7.401,60
$7.720,61
$8.053,37
$8.400,47
$8.762,53
$ 1.809,50
$ 21.714,00
$ 24.214,52
$ 25.258,17
$ 26.346,80
$ 27.482,34
$ 1.057,70
$12.692,40
$14.178,23
$14.789,31
$15.426,73
$16.091,63
$ 751,80
$9.021,60
$10.036,29
$10.468,86
$10.920,06
$11.390,72
$ 5.402,70
$ 64.832,40
$ 71.851,23
$ 74.948,02
$ 78.178,28
$ 81.547,76
OPERACIONES
Consultor
Documental
Digitador
TOTAL
1
1
142
ANEXO 3
Suministros de Oficina
Concepto
Cantidad
Valor Unitario
Costo Mensual
Costo Trimestral
Costo Anual
Perforadoras
2,00
16,00
16,00
16,00
Engrapadoras
5,31
42,48
42,48
42,48
Dispensadores de cinta
2,50
20,00
20,00
20,00
Saca Grapas
0,36
1,80
1,80
1,80
Otros materiales
50,00
50,00
37,50
150,00
10
60,55
605,50
1.816,50
7.266,00
Hojas Membretadas
50
0,10
5,00
3,75
15,00
Caja de Lpices
3,21
3,21
1,61
6,42
Caja de Esferos
6,43
6,43
3,22
12,86
Caja de Resaltadores
6,96
6,96
3,48
13,92
Caja de Cd`s
6,96
6,96
3,48
13,92
Libretin de Facturas
3,58
3,58
53,70
214,80
6,25
6,25
4,69
18,75
4,30
4,30
1,08
4,30
Agendas
4,30
34,40
8,60
34,40
Sobres Correspondencia
50
0,10
5,00
3,75
15,00
Cajas de Clips
10
Cartuchos impresora
Cajas de Cartn
100
Total
0,30
3,00
0,75
3,00
$ 125,00
250,00
750,00
3.000,00
$ 2,58
258,00
774,00
3.096,00
1.328,87
2.772,37
$ 13.944,65
143
ANEXO 4
Tabla de Amortizacin
Periodos
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
Capital
$9.605,33
$9.445,13
$9.283,45
$9.120,30
$8.955,64
$8.789,48
$8.621,80
$8.452,58
$8.281,80
$8.109,46
$7.935,55
$7.760,03
$7.582,91
$7.404,17
$7.223,78
$7.041,75
$6.858,04
$6.672,65
$6.485,56
$6.296,76
$6.106,23
$5.913,94
$5.719,90
$5.524,08
$5.326,46
$5.127,03
$4.925,78
$4.722,67
$4.517,71
$4.310,87
$4.102,13
$3.891,48
$3.678,89
$3.464,36
Inters
$88,05
$86,58
$85,10
$83,60
$82,09
$80,57
$79,03
$77,48
$75,92
$74,34
$72,74
$71,13
$69,51
$67,87
$66,22
$64,55
$62,87
$61,17
$59,45
$57,72
$55,97
$54,21
$52,43
$50,64
$48,83
$47,00
$45,15
$43,29
$41,41
$39,52
$37,60
$35,67
$33,72
$31,76
Amortizacin
Capital
$160,21
$161,67
$163,16
$164,65
$166,16
$167,68
$169,22
$170,77
$172,34
$173,92
$175,51
$177,12
$178,74
$180,38
$182,04
$183,71
$185,39
$187,09
$188,80
$190,53
$192,28
$194,04
$195,82
$197,62
$199,43
$201,26
$203,10
$204,96
$206,84
$208,74
$210,65
$212,58
$214,53
$216,50
Cuota
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
Saldo de
Capital
$9.605,33
$9.445,13
$9.283,45
$9.120,30
$8.955,64
$8.789,48
$8.621,80
$8.452,58
$8.281,80
$8.109,46
$7.935,55
$7.760,03
$7.582,91
$7.404,17
$7.223,78
$7.041,75
$6.858,04
$6.672,65
$6.485,56
$6.296,76
$6.106,23
$5.913,94
$5.719,90
$5.524,08
$5.326,46
$5.127,03
$4.925,78
$4.722,67
$4.517,71
$4.310,87
$4.102,13
$3.891,48
$3.678,89
$3.464,36
$3.247,86
144
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
$3.247,86
$3.029,38
$2.808,90
$2.586,39
$2.361,84
$2.135,24
$1.906,56
$1.675,78
$1.442,88
$1.207,86
$970,67
$731,32
$489,77
$246,00
$29,77
$27,77
$25,75
$23,71
$21,65
$19,57
$17,48
$15,36
$13,23
$11,07
$8,90
$6,70
$4,49
$2,25
$218,48
$220,49
$222,51
$224,55
$226,60
$228,68
$230,78
$232,89
$235,03
$237,18
$239,36
$241,55
$243,77
$246,00
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$248,25
$3.029,38
$2.808,90
$2.586,39
$2.361,84
$2.135,24
$1.906,56
$1.675,78
$1.442,88
$1.207,86
$970,67
$731,32
$489,77
$246,00
$0,00
145
ANEXO 5
Cuadro de Depreciaciones
CUADRO DE DEPRECIACIONES
Nombre Activo:
EQUIPOS DE COMPUTACIN
N. 001
Valor Total de
Compra:
$ 6.420,00
Porcentaje
Depreciacin:
Periodos
33,33%
Vida
Valor
Depreciacin
Valor
til/aos
Depreciacin
Depreciacin
Acumulada
Residual
Ao 1
33,33%
$2.139,79
$2.139,79
$ 4.280,21
Ao 2
33,33%
$2.139,79
$4.279,57
$ 2.140,43
Ao 3
33,34%
$2.140,43
$6.420,00
$ 0,00
Ao 4
$0,00
$6.420,00
$ 0,00
Ao 5
$0,00
$6.420,00
TOTAL
$6.420,00
CUADRO DE DEPRECIACIONES
Nombre Activo:
MUEBLES Y ENSERES
N. 002
Valor Total de
Compra:
$ 4.047,30
Porcentaje
Depreciacin:
Periodos
10,00%
Vida
Valor
Depreciacin
Valor
til/aos
Depreciacin
Depreciacin
Acumulada
Residual
Ao 1
10
10,00%
$404,73
$404,73
$ 3.642,57
Ao 2
10
10,00%
$404,73
$809,46
$ 3.237,84
Ao 3
10
10,00%
$404,73
$1.214,19
$ 2.833,11
Ao 4
10
10,00%
$404,73
$1.618,92
$ 2.428,38
Ao 5
10
10,00%
$404,73
$2.023,65
$ 2.023,65
TOTAL
$2.023,65
146
CUADRO DE DEPRECIACIONES
Nombre Activo:
EQUIPOS DE OFICINA
N. 004
Valor Total de
Compra:
$ 704,00
Porcentaje
Depreciacin:
Periodos
10,00%
Vida
Valor
Depreciacin
Valor
til/aos
Depreciacin
Depreciacin
Acumulada
Residual
Ao 1
10
10,00%
$70,40
$70,40
$ 633,60
Ao 2
10
10,00%
$70,40
$140,80
$ 563,20
Ao 3
10
10,00%
$70,40
$211,20
$ 492,80
Ao 4
10
10,00%
$70,40
$281,60
$ 422,40
Ao 5
10
10,00%
$70,40
$352,00
$ 352,00
TOTAL
$352,00
147
ANEXO 6
Tabla de Amortizacin
TABLA DE AMORTIZACIN
Nombre Activo:
Valor Total:
GASTOS DE CONSTITUCIN
N. 001
$ 1.500,00
Porcentaje
Amortizacin:
Periodos
20,00%
Aos
Valor
Amortizacin Amortizacin
Amortizacin
Valor
Acumulada
Residual
Ao 1
20,00%
$300,00
$300,00
$ 1.200,00
Ao 2
20,00%
$300,00
$600,00
$ 900,00
Ao 3
20,00%
$300,00
$900,00
$ 600,00
Ao 4
20,00%
$300,00
$1.200,00
$ 300,00
Ao 5
20,00%
$300,00
$1.500,00
$ 0,00
TOTAL
$1.500,00
148