FINANCIERA
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BOGOTA, 2009
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CONTROL DE CAMBIOS
ADOPTADA MEDIANTE
DESCRIPCIN DE LA
NO
ACTA NO
1
FECHA DE
EXPEDICIN
MODIFICACIN
ELABORACIN DEL
PROTOCOLO
TOTAL DE
TOTAL DE
FOLIOS
FOLIOS
MODIFICADOS
MANUAL
10
10
RESPONSABLE DE
MODIFICACIN
COMIT DE
CONTRATACIN
VICEDECANATURA
ACADMICA
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN
1. MARCO LEGAL
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. DEFINICIONES
5. PROCEDIMIENTO
6. DISPOSICIONES GENERALES
7. DOCUMENTOS O FORMATOS DE REFERENCIA
8. PROCEDIMIENTO DE ACEPTACIN DE DONACIONES
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INTRODUCCIN
El presente documento, es una gua que describe los procedimientos a tener en cuenta para la
adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos y odontolgicos al igual que los equipos y
repuestos necesarios para la prestacin de servicios en odontologa general y especializada y refiere
la norma para la recepcin de donaciones.
As mismo, determina los responsables de cada actividad dentro del proceso y establece los servicios
autorizados para solicitar pedidos y las condiciones mnimas exigidas a los proveedores.
Fija los das destinados para la recepcin de pedidos a proveedores y el calendario de solicitud de
medicamentos y dispositivos mdicos.
Adjunta los documentos y formatos de referencia.
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1. MARCO LEGAL
El proceso de adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos y odontolgicos, repuestos y equipos en la
Facultad de Odontologa est regido mediante:
Decreto 4725 de 2005 del Ministerio de Proteccin Social sobre dispositivos mdicos,
MANUAL DE CONVENIOS Y CONTRATOS, Adoptado mediante Resolucin de Rectora No. 1952 del 22 de
diciembre de 2008,
Resolucin 1043 de octubre de 2006 Por el cual se establecen condiciones que deben cumplir los
prestadores de servicios de salud para habilitacin.
El proceso de aceptacin, legalizacin, recepcin y registro de las donaciones que recibe la Universidad Nacional
de Colombia, se encuentran normatizadas bajo la Resolucin de Rectora No. 229 de 13 de marzo de 2007 que
puede ser consultada en: http://www.unal.edu.co/secretaria/normas/rg/2007/R0229_07R.pdf
El Consejo de la Facultad de Odontologa aprob la conformacin del COMIT DE CONTRATACIN de la
Facultad de Odontologa, segn Resolucin No. 032 del 28 de abril de 2009, el cual est integrado por:
Vicedecano(a) de Facultad, un delegado del Decano(a) o su suplente, un representante de los directores de las
unidades bsicas acadmicas, jefe de unidad administrativa (secretario(a)). Las funciones del Comit y las
caractersticas de contratacin estn consignadas en la mencionada resolucin y en el Manual de Convenios y
contratacin que puede ser consultado en:
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/manual_contratacion_UN_221208.pdf
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3. ALCANCE
Identificar las existencias de medicamentos y dispositivos mdicos y odontolgicos, al igual que equipos y
repuestos en sus respectivos centros de servicios y definir las necesidades para cada uno de los semestres
segn el principio de planeacin y economa; hasta la distribucin y control de consumo de los dispositivos
mdicos y medicamentos. El Comit se reunir al menos una vez al mes y en caso necesario cuando el servicio
lo amerite.
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4. DEFINICIONES3
4.1
DISPOSITIVO MDICO PARA USO HUMANO: Cualquier instrumento, aparato, mquina, software,
equipo biomdico u otro artculo similar o relacionado, utilizado solo o en combinacin, incluyendo sus
componentes, partes, accesorios y programas informticos que intervengan en su correcta aplicacin propuesta
por el fabricante para su uso, en:
Productos para la desinfeccin y/o esterilizacin de dispositivos mdicos. Los dispositivos mdicos para
uso humano, no debern ejercer la accin principal que se desea por medios farmacolgicos,
inmunolgicos o metablicos.
4.1.1
4.1.2
OTROS: Jeringas, algodn, apsitos, guantes, hojas de bistur, implantes, agujas, placas, clavos,
alambres, aleaciones, fuentes de Rx, equipos de succin, lmparas de fotocurado, pelculas de Rx.,
fresas, etc.
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4.1.3
4.1.4
MEDICAMENTO: Es aquel preparado farmacutico obtenido a partir de principios activos, con o sin
sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacutica, que se utiliza para la prevencin, alivio,
diagnstico, tratamiento, curacin o rehabilitacin de la enfermedad. Los envases, rtulos, etiquetas y
empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto stos garantizan su calidad, estabilidad y
uso adecuado.
5. PROTOCOLO
N.
1.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
IDENTIFICAR EXISTENCIAS
Y DEFINIR NECESIDADES
RESPONSABLE
- PROFESORES Y
AUXILIARES
RESPONSABLES DE CENTROS
DE SERVICIO.
COORDINADOR ACADMICO
DE
CLNICAS
EN
PREGRADO/POSGRADO
SOLICITAR Y CONSOLIDAR
LA INFORMACIN DE LOS
PEDIDOS
COORDINADORA ACADMICA
DE CLNICAS
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N.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
4.
VERIFICAR EXISTENCIAS
ALERTAS
MEDICAMENTOS
DE
Y
DISPOSITIVOS MDICOS
5.
CONSOLIDAR
INFORMACIN
COORDINADORA ACADMICA
MIEMBRO
COMIT DE CONTRATACIN
DE CLNICAS Y DIRECTORES
DE SECCIN ACADMICA
DE
COMIT
DE
CONTRATACIN
6.
APROBAR COMPRAS
COMIT DE CONTRATACIN
7.
PROYECCIN DE COSTO
COORDINADORA ACADMICA
DE CLNICAS O EN CASO DE
REPUESTOS Y EQUIPOS LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
8.
SOLICITUD DE CDP
9.
EXPEDICIN
DE
CERTIFICADO
DE
EL INTERESADO
JEFE
COMIT DE CONTRATACIN
DE
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL (CDP)
10.
CLASIFICAR
PROVEEDORES
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N.
11.
ACTIVIDAD
ELABORAR
DIRECTA
INVITACIN
Y
ENVIAR
OFERENTES
12.
13.
RECIBIR COTIZACIONES
VERIFICACIN
DE
INFORMACIN
14.
EVALUACIN
SELECCIN
Y
DE
PROPONENTE
15.
ELABORAR SOLICITUD DE
ORDEN CONTRACTUAL
16.
17.
ELABORAR CONTRATOS
NOTIFICACIN Y FIRMAS
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
COORDINADORA ACADMICA
JEFE
JEFE
COMIT DE CONTRATACIN
COORDINADORA ACADMICA
JEFE
JEFE
DE CLNICAS
DE
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DE
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DE CLNICAS
DE
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DE
UNIDAD
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N.
18.
19.
20.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RECIBIR PEDIDOS
ALMACENAR INSUMOS
ALIMENTAR
EL
SISTEMA
DE INFORMACIN
21.
DISTRIBUIR A CENTROS DE
SERVICIO
22.
RECEPCIN
DE
LOS
SERVICIO
POR
PARTE
CENTROS
DE
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVA
JEFE
UNIDAD
CLNICAS, LABORATORIOS Y
ALMACN
GENERAL
FACULTAD,
COORDINADORA
DE
ACADMICA DE CLNICAS
JEFE
JEFE
JEFE
AUXILIAR
DE
ADMINISTRATIVA Y JEFE DE
DE
CLNICAS,
LABORATORIOS Y ALMACN
DE FACULTAD
DE
CLNICAS,
LABORATORIOS Y ALMACN
DE FACULTAD
DE
CLNICAS,
LABORATORIOS Y ALMACN
DE FACULTAD
DE
CLNICA
LABORATORIO, PROFESOR O
PROFESIONAL RESPONSABLE
DEL CENTRO DE SERVICIO
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N.
23.
ACTIVIDAD
SEGREGACIN
MEDICAMENTOS
DESCRIPCIN
DE
Y
DISPOSITIVOS MDICOS
RESPONSABLE
AUXILIAR
DE
CLNICA
CLNICA
LABORATORIO
24.
25.
DESCARGAR CONSUMO
AUDITAR
CENTROS
SERVICIO Y ALMACN
DE
AUXILIAR
DE
LABORATORIO
COORDINADORA ACADMICA
DE CLNICAS
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CENTRO DE COSTO
EN
POSGRADO MAESTRIA
ODONTOLOGA
RESPONSABLES
EN
Profesor Coordinador
POSGRADO DE ENDODONCIA
POSGRADO DE ENDODONCIA
POSGRADO DE PERIODONCIA
POSGRADO DE PERIODONCIA
POSGRADO
ORAL
DE
REHABILITACIN
POSGRADO
ORAL
DE
REHABILITACIN
POSGRADO
DE
ESTOMATOLOGA
POSGRADO
DE
ESTOMATOLOGA
PEDITRICA
PEDITRICA
POSGRADO DE ORTODONCIA
POSGRADO DE ORTODONCIA
DE
OPERATORIA DENTAL
OPERATORIA
NOTA: LOS SITIOS DE PRCTICA EN CONVENIO NO ESTN AUTORIZADOS PARA HACER SOLICITUD
DE INSUMOS Y MEDICAMENTOS. ESTOS SERN RESPONSABILIDAD DE CADA UNO DE LUGARES DE
RECEPCIN DE ESTUDIANTES. ESTAS CONDICIONES ESTN DEFINIDAS EN EL TEXTO DE LOS
CONVENIOS.
LA FUNDACIN HOMI, HOSPITAL DE LA MISERICORDIA SE REGIR POR LAS CONDICIONES DEL
CONVENIO Y ALL FUNCIONARN ACTIVIDADES ACADMICAS DE VARIOS CENTROS DE COSTOS
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REFERENCIA
COMIT
DE
CONTRATACIN
COMIT
CONTRATACIN
LOS PROVEEDORES SE DEBEN CEIR A LAS EXISTENCIAS QUE TENGAN DISPONIBLES CON EL FIN
DE NO RETRASAR LA ENTREGA DE LOS PRODUCTOS SOLICITADOS.
CONTRATACIN
EL
COMIT
DE
PRESENTACIN.
PROVEEDOR DEBE GARANTIZAR DENTRO DE SU OFERTA QUE LOS PRODUCTOS TENGAN UNA
AO Y
EL CAMBIO DEL
PRODUCTO SI FALTANDO
COMIT
DE
DE
CONTRATACIN
EL
(NO
COMIT
DE
CONTRATACIN
PRESENTACIN).
COMIT
CONTRATACIN
OCTUBRE 1 A OCTUBRE 20
PARA II SEMESTRE
MAYO 1 A MAYO 20
DE
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B-FO-10-007.001_Recepcin_Tcnica_Medicamentos_Dispositivos_Mdicos
B-FO-10-007.002 Solicitud_Pedido_Medicamentos_Dispositivos_Mdicos
B-FO-10-007.003 Entrega_Pedido_Medicamentos_Dispositivos_Mdicos
B-FO-10-007.006_Entrega_Devolucin_Traslado_Materiales
B-FO-10-007.007 Inventario_existencias_de_medicamentos_dispositivos_mdicos
B-FO-10-007.008 Formato_entrega_recepcin_materiales_en_almacn
ELABOR
Clementina Infante
REVIS
Comit de Contratacin
APROB
Consejo de Facultad
CARGO
Vicedecana Acadmica
CARGO
N.A
CARGO
FECHA
Noviembre de 2009
FECHA
Abril de 2010
FECHA
5 de mayo de 2010