Microsoft Access

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Las referencias no son claras o tienen un formato incorrecto.

Por favor, edtalo para mejorarlo, o debate en la discusin acerca de estos problemas.
Estas deficiencias fueron encontradas el 16 de noviembre de 2013.

Microsoft Access

Desarrollador

Microsoft
http://office.microsoft.com/access

Informacin general

Diseador

Microsoft

Lanzamiento inicial

noviembre de 1992

ltima versin

14.0.6123.5001 (SP1)

estable

28 de junio de 2011

Gnero

Sistema de gestin de bases de datos

relacionales

Programado en

C++, C#

Sistema operativo

Microsoft Windows

Plataforma

Multiplataforma

Licencia

Propietario

Idiomas

Ingls, Espaol, Portugs

En espaol

Asistencia tcnica

S, versin 2010 y 2013

[editar datos en Wikidata]

Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos incluido en el paquete

ofimtico denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila
informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de
clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica, etctera. Est pensado en
recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etctera) y manejarlos por medio de
las consultas e informes.
ndice
[ocultar]

1Historia
o

1.1Proyectos Omega y Cirrus Maimara Retamales

1.2Requisitos de hardware de versiones antiguas

1.3Requisitos de Software de versiones antiguas

1.4Espacio en disco duro de versiones antiguas

1.5Elementos o servicios necesarios para utilizar determinadas caractersticas

adicionales
1.6Requisitos de la versin ms nueva (2013)

2Versiones de Access

3Referencias

4Vase tambin

5Enlaces externos

Historia[editar]
Proyectos Omega y Cirrus Maimara Retamales[editar]

1.Microsoft careca de una solucin propia de base de datos relacional, y hasta entonces
se limitaba a distribuir un producto de terceros llamadoR:BASE, una aplicacin para MSDOS. En 1988 se empez a desarrollar un producto SQL (de nombre clave Omega) para
Windows y OS/2, junto con el que se escribi un lenguaje de macros llamado EB
("Embedded Basic") que se utilizara en la mayora de software Microsoft hasta la llegada
de VBA. Tambin se buscaba que Omega funcionara como front-end para Microsoft SQL
Server. Omega requera una enorme cantidad de recursos de los
procesadores 386 disponibles en la poca para usos comerciales, retrasando su llegada
desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta enero de 1991. Ms tarde partes del proyecto
fueron utilizados para otros proyectos de Microsoft. Cirrus (nombre clave para Access) y
Thunder (nombre clave para Visual Basic, en el que se utiliz el motor Embedded Basic).
Tras el adelanto de Access, Omega fue demostrado ante varios periodistas en 1992 y
Access presentaba funciones que Omega no tena.
2.Despus de la cancelacin de Omegle, algunos de sus desarrolladores fueron
reasignados al proyecto Cirrus (la mayora fue a parar al equipo creador de Visual Basic).
Su meta era crear un competidor de productos como dBase y Paradox en el entorno
Windows. El proyecto pareci condenado con la compra de FoxPro (una App de base de
datos completamente diferente a Access) por parte de Microsoft, pero la compaa decidi
continuar con el desarrollo de Cirrus. Al principio se asumi que el producto usara el
motor Extensible Storage Engine (Jet Blue) pero al final fue reemplazado por otro motor
llamado Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). El proyecto us partes del cdigo escrito
para Omega y una versin pre-publicada de Visual Basic. En julio de 1992 lleg la versin
final con el nombre de Access.

Requisitos de hardware de versiones antiguas[editar]

Un equipo personal o multimedia con un microprocesador 486 o superior.

12 megabytes (MB) de memoria de acceso aleatorio (RAM) para que se ejecute en

Microsoft Windows 95 y Windows 98 o 16 MB de memoria RAM para ejecutar en
Microsoft Windows NT y Microsoft Windows 2000. Puede que tenga ms memoria
para ejecutar ms aplicaciones simultneamente.

Unidad de CD-ROM o unidad de disco de 3,5 pulgadas de alta densidad. Si desea

recibir Microsoft Access 97 en discos de 3,5 pulgadas, deber canjear un cupn
adjunto en la versin en CD-ROM.

Resolucin VGA o adaptador de vdeo superior (Super VGA (SVGA) se

recomienda 256 colores).

Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse o dispositivo sealador compatible.

Partes de la ventana de Microsoft Access

1. Barra de titulo
Es la barra en donde se encuentran el nombre de las
presentaciones de Access.
En ella estn las opciones comunes de Windows: Minimizar, maximizar y
cerrar.

2. Barra de Men
Es la barra donde se encuentra unas opciones que a seleccionarlas , se
encuentran sub-menues, que contienen todas las opciones, funciones y
comandos para trabajar con Microsoft Access.
3. Barra de Herramientas
Contienen diferentes iconos, que nos permiten ejecutar directamente las
funciones y comandos ms usados en Access, esta sufre
variaciones de acuerdo a la situacin o al objeto seleccionado.
Estas opciones tambin se encuentran en la barra de Men
4. rea de trabajo Access
Es el sector en donde se abrirn las ventanas de trabajo, por ejemplo: Las
bases de datos, formularios, informes, etc.
5. Barra de estado
Nos muestra una breve resea de la accin de determinado comando.
Puede indicarnos tambin qu operacin podemos realizar a
continuacin.
Si llevamos el sealador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado
botn-herramienta, podremos leer all una breve descripcin de su
funci.
6. Ventana de bases de Datos
Esta ventana contiene las opciones para crear una base de datos, esta
incluyen: Tablas, Formularios, Consultas, Informes, pginas, macros y
mdulos. Que son las herramientas necesarias que contienen una
base de daros.
7. El botn de Microsoft Office
reemplaza el men Archivo y est situado en la esquina superior izquierda de
estos programas de Microsoft Office.

Archivos de base de datos de Access

Archivos de base de datos de Access
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo
de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.

Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos
desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una pgina de acceso a datos

Tablas

Almacenar y administrar los datos

Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o
proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan
slo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos ms eficaz y menos errores
de entrada de datos.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas
registros).

Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo tipo de
informacin para cada producto, por ejemplo, su nombre. Cada uno de los registros de
esa tabla contiene toda la informacin acerca de un producto, por ejemplo, el nombre
del producto, el Id. de proveedor, las unidades en existencia, etc.
Creando una tabla
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace
el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario,
informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

La informacin de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside
en la tabla Clientes.
La informacin de pedidos que antes se guardaba en una hoja de clculo ahora reside
en la tabla Pedidos.
Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si
se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y despus se define una
relacin, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de
manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

onsultas

Creando una consulta

Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas,
incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede tambin actualizar o
eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en
los datos.

Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la informacin de Id. de pedido,
fecha de entrega, nombre de la organizacin y ciudad para los clientes de Londres cuyos
pedidos se entregaron en el mes de abril.

Obtener respuestas a preguntas

Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden
utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a
datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access, que tiene una conexin
a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular
los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros
orgenes de datos, como Excel.). Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.
Consultas de seleccin
Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los
datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede
actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de
seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de
totales.
Consultas de parmetros
Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de
dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede
disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla para que
solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren
entre esas dos fechas.
Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para

formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de
ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Access
muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe.
Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.
Consultas de tabla de referencias cruzadas
Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera
que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma,
una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de
informacin : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la
parte superior.
Consultas de accin
Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos
registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin:

Consulta de eliminacin: Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por

ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se
fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se
eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros.

Consulta de actualizacin: Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o

ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los
productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de
una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los
datos de las tablas existentes.

Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final

de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una
base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para
evitar tener que escribir toda esta informacin en la base de datos, desea anexarla a la
tabla Clientes.

Consulta de creacin de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte
de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para
crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base
de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o
formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base
de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una tabla histrica que contenga
registros antiguos.

Consultas SQL
Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL (cadena o instruccin de
SQL: expresin que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye
clusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en
consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado
(SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos
relacionales, como Access.
Cuando se crea una consulta en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo
de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas

de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y
modificar el diseo de otros existentes.) de la consulta, Access construye en segundo plano las
instrucciones SQL equivalentes.
De hecho, la mayora de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista
Diseo de la consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en
la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instruccin SQL para la consulta activa o que
se utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de
datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseo, Access construye el SQL equivalente
en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQL en la vista SQL. Sin
embargo, despus de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto
no sea el que tena en la vista Diseo.
Algunas consultas SQL, denominadas consultas especficas de SQL (consulta especfica de
SQL: consulta que consta de una instruccin SQL. Las subconsultas y consultas de paso a
travs, unin y definicin de datos son consultas especficas de SQL.), no se pueden crear en
la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta o
un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las
consultas, esta cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.). En el caso de las
consultas de paso a travs (consulta de paso a travs: una consulta especfica de SQL que se
utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC.
Las consultas de paso a travs permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en
lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de
definicin de datos (consulta de definicin de datos: consulta especfica de SQL que contiene
instrucciones DDL (lenguaje de definicin de datos). Estas instrucciones permiten crear o
alterar objetos de la base de datos.) y consultas de unin (consulta de unin: consulta que
utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o ms consultas de seleccin.),
debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las
subconsultas (subconsulta: instruccin SQL SELECT que est dentro de otra consulta de
seleccin o de accin.), la instruccin SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la
cuadrcula de diseo de la consulta.

Formularios
Uso de formularios
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un
formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y
los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para formularios, o con un
diseo que haya creado en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de
estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de
acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el
diseo de otros existentes.).

: Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario
desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza
una tabla, no se pueden actualizar los datos de ms de una tabla al mismo tiempo.
: Un formulario sita el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de
ms de una tabla. Tambin puede mostrar imgenes y otros objetos.
: Un formulario puede incluir un botn que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras
tareas automticamente.

Datos de aspecto agradable

Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para
introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin puede usar un formulario como un
panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos, o como un cuadro
de dilogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la accin basada en la
entrada.

Informes
Informes: Utilidad de los informes
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un
informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule
totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas
postales.

Utilice un informe para crear etiquetas postales.

Utilice un informe para mostrar totales en un grfico.

Utilice un informe para calcular totales.

Pginas de acceso a datos

Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con el fin de
hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una
pgina de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms
tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo creado en la vista Diseo o
con el diseo que haya elegido en el Asistente para pginas.

Haga clic en el indicador de expansin ...

... para mostrar la barra de herramientas de exploracin de datos y

registros para el siguiente nivel de detalle.

Utilice las barras de herramientas de exploracin de registros para

desplazarse hasta los registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener
ayuda.

En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico

En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico, puede personalizar un informe
de las siguientes maneras:
Agregar, mover o quitar campos: Puede agregar campos a las reas de filtros,
filas, columnas y detalles en la vista Tabla dinmica, y a las reas de filtros,
categoras, series y datos en la vista Grfico dinmico. Tambin puede mover
campos de un rea a otra y quitar campos de la vista.
Filtrar registros: Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o
moviendo un campo al rea de filtros. Tambin puede filtrar un campo en el
rea de filas y columnas.
Ordenar registros: Puede ordenar los elementos de los campos de fila y
columna en orden ascendente o descendente. Tambin puede ordenar los
elementos en un orden personalizado en la vista Tabla dinmica.
Agrupar registros: Puede agrupar por intervalos los elementos en los campos
de fila o columna, o crear grupos personalizados.
Dar formato a los elementos y cambiar ttulos: En la vista Tabla dinmica,
puede cambiar la configuracin de la fuente, alineacin, color de fondo y
formato de nmero de un campo. Tambin puede cambiar los ttulos de los
campos y grupos personalizados. En la vista Grfico dinmico, puede cambiar
el tipo de grfico, aplicar formato a los marcadores de datos, etc.

Informes: Presentar datos

Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso.
Dado que tiene el control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe,
puede mostrar la informacin en la manera que desee verla.

Crear etiquetas postales.

Mostrar totales en un grfico.

Agrupar registros en categoras.

Macros
Qu es una macro?
Una macro es un conjunto de una o ms acciones (accin: componente bsico de una macro;
instruccin independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas.
A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) que cada una realiza una
operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden
ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima
un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.

Cuando se crea una macro, las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de la
ventana Macro (ventana Macro: ventana en la que se crean y modifican las macros.).
En esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una accin.
Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un
grupo de macros (grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan
juntas bajo un nico nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la coleccin
simplemente como una macro.). Tambin se puede usar una expresin condicional (expresin
condicional: expresin que se evala y compara con un valor, por ejemplo, las instrucciones
If...Then y Select Case. Si se cumple la condicin, se llevan a cabo una o ms operaciones. Si

no se cumple, se omite la operacin.) para determinar si se llevar a cabo una accin en

algunos casos cuando se ejecute la macro.
La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo
estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace referencia
al nombre de la macro Revisar Productos.

Qu es un grupo de macros?
Cuando se tienen muchas macros, el reunir las que estn relacionadas en grupos de
macros (grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo un
nico nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la coleccin simplemente como una
macro.) puede simplificar la administracin de la base de datos.
Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, denominado Botones, est compuesto de tres
macros relacionadas: Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo la
accin AbrirFormulario, y la macro Productos lleva tambin a cabo la accin DesplazarTamao.

El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se ejecuta una
macro en un grupo de macros, Microsoft Access lleva a cabo la accin de la columna Accin y
cualquier otra accin que siga inmediatamente con una columna Nombre de macro en blanco.
Para ejecutar una macro de un grupo de macros en un evento o procedimiento de
evento (procedimiento de evento: procedimiento que se ejecuta automticamente en respuesta
a un evento iniciado por un usuario o cdigo de programa o el sistema desencadena.), escriba
el nombre del grupo de macros seguido de un punto y del nombre de la macro. En el ejemplo
anterior, para hacer referencia a la macro Empleados en el grupo de macros Botones, escribira
Botones.Empleados.

Acciones condicionales
En algunos casos, puede desear llevar a cabo una accin o serie de acciones en una macro
solamente si se cumple una condicin (condicin: parte del criterio que debe cumplir un campo
cuando se realiza una bsqueda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben utilizar con
un valor; por ejemplo, el campo Autor con la condicin igual a con el valor Juan.) concreta. Por
ejemplo, si est utilizando una macro para validar los datos de un formulario, puede desear

presentar un mensaje en respuesta a un conjunto de valores introducidos en un registro y otro

mensaje en respuesta a otro conjunto diferente de valores. En casos como stos, puede utilizar
las condiciones para controlar el flujo de la macro.
Una condicin es una expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos
o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala a
un solo valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar datos.)
lgica que se evala como Verdadero/Falso o S/No. La macro sigue trayectorias diferentes
dependiendo de si la condicin es verdadera o falsa.
Cuando ejecuta la macro, Microsoft Access evala la primera expresin condicional (expresin
condicional: expresin que se evala y compara con un valor, por ejemplo, las instrucciones
If...Then y Select Case. Si se cumple la condicin, se llevan a cabo una o ms operaciones. Si
no se cumple, se omite la operacin.). Si la condicin es verdadera, Microsoft Access lleva a
cabo la accin en esa fila y cualquiera de las acciones inmediatamente posteriores que vayan
precedidas por puntos suspensivos (...) en la columna Condicin.
Microsoft Access ejecuta entonces cualquier accin adicional en la macro que tenga una
columna de Condicin en blanco, hasta que alcance otra expresin, un nombre de macro o el
final de la macro.
Si la condicin es falsa, Microsoft Access omite la accin y cualquier otra accin
inmediatamente posterior que vaya precedida por puntos suspensivos en la columna
Condicin. Despus, se desplaza a la siguiente fila de accin (fila de accin: fila de la parte
superior de la ventana Macro donde se escriben los nombres de macro, acciones, condiciones
y comentarios asociados con una macro concreta o un grupo de macros.) que contenga otra
condicin o una columna Condicin en blanco.
La siguiente macro ejecuta las acciones CuadroMsj y DetenerMacro slo cuando la expresin
en la columna Condicin sea verdadera (cuando hay un valor Nulo (Null: valor que puede
especificarse en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos
desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos
campos, como los de clave principal, no pueden contener Null.) en el campo IdProveedor).

Argumentos de accin
Los argumentos de accin son datos adicionales necesarios para algunas acciones de macro,
por ejemplo, el objeto que se ver afectado por la accin o las condiciones especiales en las
que la accin se ejecuta. Despus de agregar una accin a una macro, establezca los
argumentos de la accin en la parte inferior de la ventana Macro (ventana Macro: ventana en la
que se crean y modifican las macros.). Estos argumentos dan a Microsoft Access informacin
adicional sobre cmo llevar a cabo la accin.
Sugerencias para establecer argumentos de accin:

En general, es una buena idea establecer los argumentos de la accin en el orden en

el que estn listados, porque las opciones de un argumento pueden determinar las
opciones de los argumentos que le siguen.

Si agrega una accin a su macro arrastrando un objeto de base de datos (objetos de

base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas,
formularios, informes, pginas, macros y mdulos. Un proyecto de Access contiene
objetos como formularios, informes, pginas, macros y mdulos.) desde la ventana
Base de datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre una base
de datos o un proyecto de Access. Muestra mtodos abreviados para crear objetos de
base de datos nuevos y abrir otros existentes.), Microsoft Access establece de forma
automtica los argumentos apropiados para esa accin.

Si una accin tiene un argumento que requiere el nombre de un objeto de la base de

datos, puede establecer de forma automtica el argumento y el tipo de objeto
correspondiente arrastrando el objeto desde la ventana Base de datos al cuadro del
argumento.

Puede utilizar una expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores

matemticos o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y
propiedades que evala a un solo valor. Las expresiones puede realizar clculos,
manipular caracteres o probar datos.) precedida de un signo igual (=) para establecer
muchos argumentos de accin.

Mdulos
Automatizar las tareas rutinarias y crear soluciones empresariales
Un mdulo es bsicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que
se almacenan en una unidad con nombre para organizar el cdigo de Microsoft Visual
Basic (Microsoft Visual Basic: versin visual del lenguaje de programacin Basic de alto nivel.
Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.).
Microsoft Access tiene dos tipos de mdulos: mdulos estndar (mdulo estndar: mdulo en el
que puede colocar los procedimientos Sub y Function que desee que estn disponibles para
otros procedimientos de la base de datos.) y mdulos de clase (mdulo de clase: mdulo que
puede contener la definicin de un nuevo proyecto. Cada instancia de una clase crea un objeto
nuevo. Los procedimientos definidos en el mdulo se convierten en propiedades y mtodos del
objeto. Los mdulos de clase pueden existir solos o con formularios e informes.).
Los mdulos, un conjunto de declaraciones y procedimientos de Visual Basic, se almacenan en
una sola unidad.

Cuadro Objeto

Cuadro Procedimiento

Declaraciones

Procedimientos

Botn Vista Procedimiento

Botn Ver mdulo completo

Mdulos de clases
Los mdulos de formularios (mdulo de formulario: mdulo que incluye cdigo para todos los
procedimientos de evento desencadenados por los eventos que suceden en un formulario
especfico o en sus controles.) y los mdulos de informes (mdulo de informe: mdulo que
incluye cdigo para todos los procedimientos de evento desencadenados por los eventos que
tienen lugar en un informe especfico o en sus controles.) son mdulos de clases que estn
asociados con un formulario o informe determinado. Los modulos de formularios y de informes
contienen a menudo procedimientos de evento (procedimiento de evento: procedimiento que se
ejecuta automticamente en respuesta a un evento iniciado por un usuario o cdigo de
programa o el sistema desencadena.) que se ejecutan en respuesta a un evento en un
formulario o informe. Puede usar los procedimientos de evento para controlar el
comportamiento de los formularios e informes, y su respuesta a acciones de los usuarios, como
hacer clic en un botn de comando.
Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe, Microsoft
Access crea automticamente un mdulo de formulario o un mdulo de informe.

Para ver o agregar un procedimiento de formulario, elija uno de los objetos del formulario en el
cuadro Objeto ...
... y, a continuacin, seleccione un evento en el cuadro Procedimiento. Los nombres de eventos
que ya tienen procedimientos aparecen en negrita.
Los procedimientos en los mdulos de formularios y de informes pueden llamar a
procedimientos que haya agregado a los mdulos estndar.
En Access 97 o versiones posteriores, los mdulos de clase pueden existir con independencia
de un formulario o informe, y este tipo de mdulo de clase se muestra en la ventana Base de
datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un
proyecto de Access. Muestra mtodos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos
y abrir otros existentes.). Puede usar un mdulo de clase para crear una definicin para un
objeto personalizado. En Access 95, los mdulos de clase existen nicamente en asociacin

con un formulario o informe.

Mdulos estndar
Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados a ningn
otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier
parte de la base de datos. Las principales diferencias entre un mdulo estndar y un mdulo de
clase que no est asociado a un objeto determinado son el alcance y la duracin. El valor de
las variables y constantes declaradas o existentes en un mdulo de clase sin un objeto
asociado est disponible para su uso slo cuando el cdigo se est ejecutando y slo desde
ese objeto.

Nombre y argumentos de la funcin

Declaraciones e instrucciones de cdigo de Visual Basic

Los mdulos estndar se muestran en Mdulos, bajo Objetos, en la ventana Base de
datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un
proyecto de Access. Muestra mtodos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos
y abrir otros existentes.). Los formularios, informes y mdulos estndar se enumeran tambin
en el Examinador de bjetos (Examinador de objetos: cuadro de dilogo que muestra
informacin sobre objetos, propiedades, mtodos y constantes en el proyecto actual y en
bibliotecas de objetos a las que se hace referencia, y que se utiliza para buscar un elemento,
obtener ayuda sobre l o pegarlo en un mdulo.).

Relaciones
Relaciones en una base de datos
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft
Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas,
consultas o formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de
base de datos Microsoft Jet administra los datos.), necesita una forma de indicarte a Microsoft
Access cmo debe volver a combinar esa informacin. El primer paso de este proceso es
definir relaciones (relacin: asociacin que se establece entre campos comunes (columnas) en
dos tablas. Una relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) entre las tablas.

Una vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar
informacin de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye informacin de cuatro
tablas:

La tabla Clientes

La tabla Pedidos

La tabla Productos

La tabla Detalles de pedidos

Cmo funcionan las relaciones

Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las cuatro tablas deben coordinarse de modo
que muestren informacin acerca del mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a cabo
mediante las relaciones entre las tablas. Una relacin hace coincidir los datos de los campos
clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los
casos, estos campos coincidentes son la clave principal (clave principal: uno o ms campos
(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave
principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave
principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) de una tabla,
que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa (clave externa:
uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave
principal de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.) de la otra
tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables
mediante la creacin de una relacin entre los campos Id. de empleado.

Id. de empleado aparece en ambas tablas, como clave principal ...

... y como clave externa.

Una relacin uno a varios

La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un registro
de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la
Tabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

Un proveedor ...

... puede suministrar ms de un producto ...

... pero cada producto tiene un nico proveedor.

Una relacin varios a varios

En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una
tercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave principal (clave principal: uno o ms
campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla.
Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.)
consta de dos campos : las claves externas (clave externa: uno o ms campos de tabla
(columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave
externa indica cmo estn relacionadas las tablas.) de las Tablas A y B. Una relacin de varios
a varios no es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla
Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin de varios a varios que se define mediante la
creacin de dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede
incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Clave principal de la tabla Pedidos

Clave principal de la tabla Productos

Un pedido puede incluir muchos productos ...

... y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Diseo
Disear una base de datos
Un buen diseo de base de datos garantiza su fcil mantenimiento. Los datos se almacenan en
tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando
se actualiza una parte de los datos concreta, como una direccin, se hace en un solo lugar,
pero ese cambio aparece automticamente en toda la base de datos.
Una base de datos bien diseada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la
informacin necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los
clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la informacin de
pedidos combinada con la informacin de clientes.

Esta consulta recupera la informacin de Id. de pedido, nombre de la compaa, ciudad y fecha
de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.
Los resultados que se desea obtener de una base de datos , es decir, los formularios y las
pginas de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access,
que tiene una conexin a una base de datos.
En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos
almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes
de datos, como Excel.) que se desea utilizar, y los informes que se desea imprimir , no siempre
ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que
normalmente los formularios, los informes y las pginas de acceso a datos se basan en
consultas en lugar de basarse en tablas.
Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos
definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseo primero. Tambin
puede examinar bases de datos bien diseadas que sean similares a la suya, o puede abrir la
ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar
las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar
su diseo.
Siga estos pasos bsicos a la hora de disear su base de datos.

Determinar la finalidad de la base de datos.

El primer paso para disear una base de datos es determinar su finalidad y cmo se va a
utilizar.

Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Piensen detenidamente
en las preguntas que desean que responda la base de datos.

Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.

Rena los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.

En cuanto determine la finalidad de su base de datos, comenzarn a surgir ideas acerca de la

informacin que desea obtener de ella. Entonces ya puede determinar qu hechos necesita
almacenar en la base de datos y a qu tema corresponde cada hecho. Estos hechos se
corresponden con los campos (columnas) de la base de datos y los temas a los que pertenecen
los hechos son las tablas.

Determinar los campos necesarios en la base de datos

Cada campo es un hecho acerca de un tema determinado. Por ejemplo, puede que sea
necesario almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organizacin,
direccin, ciudad, estado o provincia, y nmero de telfono. Deber crear un campo
independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de determinar qu campos son
necesarios, tenga presentes estos principios de diseo:

Incluya toda la informacin que necesite.

Almacene informacin en partes lgicas que sean lo ms pequeas posibles. Por

ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y
Apellidos, para que sea ms fcil ordenar los datos por Apellidos.

No cree campos para datos que estn formados por listas de mltiples elementos. Por
ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo Productos que contenga una
lista con los productos que se reciben del proveedor separados mediante una coma,
despus ser ms difcil encontrar los proveedores que suministren un producto
determinado.

No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una

expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos,
constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala a un
solo valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar
datos.)). Por ejemplo, si tiene un campo PrecioUnitario y un campo Cantidad, no cree
otro campo que multiplique los valores de ambos.

No cree campos que sean similares entre s. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores
crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, ser ms difcil encontrar todos los
proveedores que suministran un producto determinado. Asimismo, ser necesario
cambiar el diseo de la base de datos si un proveedor suministra ms de tres
productos. Slo necesitar un campo para los productos si coloca dicho campo en una
tabla Productos en lugar de en una tabla Proveedores.

Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.

Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto. Su lista de campos le dar pistas
acerca de las tablas que necesita. Por ejemplo, si tiene un campo FechaContratacin, su
asunto es un empleado y, por tanto, pertenece a la tabla Empleados. Puede tener una tabla
para Clientes, una tabla para Productos y una tabla para Pedidos.
Determinar a qu tabla pertenece cada campo
A la hora de decidir a qu tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de
diseo:

Agregue el campo a una sola tabla.

No agregue el campo a una tabla si, como resultado, la misma informacin va a

aparecer en varios registros de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a
contener mucha informacin duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una
tabla que no le corresponde

Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la direccin de un cliente en la tabla

Pedidos, probablemente esa informacin se va a repetir en ms de un registro, porque
seguramente el cliente va a realizar ms de un pedido. Sin embargo, si coloca el
campo de direccin en la tabla Clientes, aparecer una sola vez. A este respecto, una
tabla de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access:
coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est
relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet
administra los datos.) es diferente de una tabla de base de datos de archivos simples,
como una hoja de clculo.

Cuando cada elemento de informacin se almacena una sola vez, se actualiza en un

solo lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas
duplicadas que contengan informacin diferente