Sistemas de Informacin Gerencial

SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

Estos sistemas son el resultado de interaccin colaborativa entre personas,

tecnologas y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de informacinorientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (tambin
denominados as por sus siglas en ingls) se diferencian de los sistemas de
informacin comunes en que para analizar la informacin utilizan otros sistemas
que se usan en las actividades operacionales de la organizacin.
Acadmicamente, el trmino es comnmente utilizado para referirse al conjunto de
los mtodos de gestin de la informacin vinculada a la automatizacin o apoyo
humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la
decisin, Sistemas expertos y Sistemas de informacin para ejecutivos).
Estos sistemas son conocidos en ingls como Management Information System.
Esto ha dado lugar a varios nombres que derivan de diferentes traducciones. Entre
las que se encuentran: sistema de informacin administrativa (SIA), sistema de
informacin para la administracin (SIA), sistema de informacin gerencial (SIG) y
sistema de informacin para la gestin (SIG).

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Introduccin SIG
Los sistemas de informacin juegan un papel importante dentro de las estructuras
organizativas de una empresa. La relacin que tienen estos sistemas, con la
formacin gerencial.
1. El educar a travs de una poltica de enseanza dirigida a todos los
integrantes de la organizacin para que manejen la informacin
2. Concientizar y exigir estas herramientas a sus miembros para formar las
bases integrales que soportaran a la institucin a la cual se deben, como
requisito indispensable.
3. Poner en prctica estas herramientas para formar el gran engranaje de
formacin profesional
Hoy en da se considera que uno de los mayores activos de una organizacin es
su informacin.
Las organizaciones anteriormente slo reconocan la importancia de administrar
los principales recursos como la mano de obra y la materia prima.

Historia
Durante muchos aos la tecnologa las maquinas operadoras con teclas y con
tarjetas perforadas haba sido incapaz de proporciona informacin a la gerencia.
Cuando la gente se dio cuenta de que la computadora poda cerrar esa brecha, la
tarea le pareci sencilla.
Las compaas que intentaron introducir los primeros Sistemas pero la barrera
ms difcil de superar la formaban los gerentes.
El resultado es que para los gerentes era difcil expresar que necesitaba
exactamente.

Definiciones Generales

Sistema: Un sistema es una reunin o conjunto de elementos relacionados

que interactan entre s para lograr un fin determinado.
Sistema de Informacin desde la perspectiva de los negocios: Un
sistema de informacin es una solucin organizacional y administrativa,
basada en tecnologa de de informacin, a un reto que se presenta en el
entorno.

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Organizacin: es la combinacin de los medios tcnicos, humanos y

financieros que componen la empresa: edificios, mquinas, materiales,
personas, en funcin de la consecucin de un fin, segn las distintas
interrelaciones y dependencias de los elementos que lo constituyen
Sistema de Informacin Gerencial: Conjunto u ordenacin de elementos
organizados para llevar a cabo algn mtodo, procedimiento o control
mediante el proceso de informacin.

Sistema de Informacin Gerencial

Segn los autores Laudon y Laudon, profesores de Administracin de Empresas,
un sistema de informacin es un organismo que recolecta, procesa, almacena y
distribuye informacin. Son indispensables para ayudar a los gerentes a mantener
ordenada su compaa, a analizar todo lo que por ella pasa y a crear nuevos
productos que coloquen en un buen lugar a la organizacin.
El buen funcionamiento, dentro de los estndares normales de un SIG, genera que
la informacin pueda llegar a las manos de las personas que toman decisiones. La
calidad de la informacin que llegue, se sustenta en otros procedimientos y
estructuras que se definen previamente en la estrategia organizacional, y su
procesamiento depende de la especializacin y diferenciacin de los cargos al
interior de la organizacin; es decir, los datos que seleccione y analice el
departamento de recursos humanos, es diferente a la informacin que seleccione
y analice otros departamentos como los de marketing por ejemplo (se pone de
manifiesto la diferenciacin); pero por otro lado, el nivel de anlisis y profundidad
que se da a la informacin, ser variable en funcin a los especialistas y a los
niveles jerrquicos dentro del mismo departamento; por ejemplo, la profundidad en
el anlisis de los datos de quien ocupa el cargo de Gerente de recursos humanos,
y de quien ocupa el cargo de practicante de recursos humanos (se pone de
manifiesto la especializacin), por tanto la experiencia y el grado de
especializacin para los objetivos del departamento, son filtros para el anlisis de
datos .
Segn Waterfield & Ramsing (1998) un SIG es: () un sistema de informacin
gerencial es la serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en
bruto, procesarlos en informacin utilizable y luego difundirla a los usuarios
en la forma en que estos la requieran. (pp. 3 4) esta ltima parte, es la
principal caracterstica del sistema de informacin, tiene que llegar a los usuarios,
caso contrario una adecuada recoleccin y procesamiento de datos de nada
servir si no llega a las manos de quien la solicita en el tiempo establecido.
Un sistema de informacin no implica solamente el uso de un programa de
computadora y la capacitacin para el mismo, implican la comunicacin entre las
personas sobre situaciones que afectan el trabajo y el desempeo de los

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miembros de la organizacin (Waterfield & Ramsing, 1998). Estas dinmicas son

procesos humanos dentro de la organizacin, que no escapan al anlisis en el
estudio de los SIG.
Estos mismo autores sealan, que los sistemas son un conjunto de elementos que
funcionan juntos para alcanzar objetivos comunes, y en funcin de SIG hace
mencin a dos tipos de sistemas:
Sistemas formales: Que son definiciones aceptadas y fijas de datos y
procedimientos para obtener, almacenar, procesar y entregar informacin.
Sistemas informales: Se basan en reglas de conducta no expresadas.
Por otro lado, es importante notar la diferencia que hacen estos autores con
respecto a dato e informacin; es ms, esta diferencia bien podra responder a
muchas problemticas organizacionales que escapan al anlisis del sistema. Se
considera dato a todo hecho aislado no procesado, que no revela nada de forma
aislada; por ejemplo: el hecho que en el departamento de ventas un vendedor
halla reportado una reduccin de 5% en ventas en su zona, es ms lo mismo se
aplicara, si esta fuera la constante en el 60% de la fuerza de ventas, estos son
datos en bruto, que no son procesados. Se considera informacin a los datos
procesados o transformados que ayudan a alguien a tomar una decisin o a
comprender algo mejor; siguiendo el mismo ejemplo, de nada servir presentar al
gerente de ventas las facturaciones del 60% de la fuerza laboral que ha
presentado esta deficiencia, lo que correspondera es presentar la informacin con
respecto a que productos se ha dejado de comprar por los clientes, las zonas
geogrficas afectadas, el anlisis del mercado para conocer la tendencia, entre
otros.
Como bien sealan estos autores, y teniendo en cuenta la perspectiva sistmica,
que indica que las entradas al sistema deben mantener a la organizacin provista
con la energa necesaria que ser procesada para salir al medio y mantener el
equilibrio con el ambiente. Una institucin puede estar saturada de datos y sin
embargo, contar con poca informacin, lo cual generara una pobre
retroalimentacin del sistema, esta es una condicin ms para el contexto ideal del
proceso entrpico.
Principios de Sistema de Informacin Gerencial
En el captulo anterior hemos analizado a grandes rasgos la TGS en funcin del
estudio y anlisis de las organizaciones, siguiendo lo propuesto por Katz y Kahn y
el papel asignado a la informacin, este captulo se enfocar a describir la
importancia de la informacin y las principales caractersticas de los Sistemas de
Informacin Gerencial (SIG), y los niveles jerrquicos organizacionales a los
cuales llega la informacin. El trmino Sistemas de Informacin Gerencial, no se

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limita nicamente a la informacin requerida por las gerencias, si no a la

informacin requerida por todas aquellas personas que toman decisiones.

Sistema de Informacin
Debemos tener en cuenta que todo sistema de informacin realiza
cuatro actividades bsicas que son:
1. Entrada
2. Almacenamiento
3. Procesamiento
4. Salida de informacin

Caractersticas
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen
decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin
suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por
informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a
decisiones desacertadas.
Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente
debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
Accesibilidad: Facilidad y rapidez con que se puede obtener la
informacin resultante.
Comprensibilidad: Integridad del contenido de la informacin.
No se refiere necesariamente al volumen sino que el resultado sea
completo.
Precisin: Ningn error en la informacin obtenida. Sean de
trascripcin y de clculo.
Propiedad: El contenido de la informacin debe ser apropiado
para el asunto al cual est enfocado, tiene una estrecha relacin
con lo solicitado por el usuario.
Claridad: El grado en que la informacin est exenta de
expresiones ambiguas.
Verificabilidad: Posibilidad de que varios usuarios examinen la
informacin y lleguen siempre a la misma conclusin.

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Tipos de Sistemas Informticos Gerenciales

CRM ( Customer Relationship Management) Administracin de la relacin

con los clientes.
BSC (Balance Scorecard)
ERP (Enterprise Resource Planning)

Qu es el Balanced Scorecard y para qu sirve?

Administracin estratgica balanced score card estrategia empresarial indicadores
de gestin
El Balanced Scorecard (BSC / Cuadro de Mando Integral) es una herramienta que
permite enlazar estrategias y objetivos clave con desempeo y resultados a travs
de cuatro reas crticas en cualquier empresa:
Desempeo financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de negocio y
aprendizaje y crecimiento.
En la siguiente figura se presentan las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando
Integral, se puede apreciar que es un sistema que considera todos los procesos
estratgicos de la organizacin:

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Siguiendo esta lnea, y de acuerdo a su funcin se distinguen tres tipos de

sistemas de informacin:
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema
recopila, almacena y altera la informacin creada a partir de transacciones
llevadas a cabo dentro de una organizacin se denomina sistema de
procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones
diarias de una empresa, acumulando toda la informacin recibida en una base de
datos para su posterior consulta.
SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL: un sistema de informacin gerencial
es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es
decir, el objetivo del mismo es la suministracin de informacin para la resolucin
de problemas a travs de la interaccin entre tecnologas y personas.
Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades
elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.
SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la
comparacin entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma
de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la
estimacin, valoracin y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de
informacin gerencial, esta tecnologa interacciona con personas en el filtrado de
informacin que permite optar por la decisin ms acertada.

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SISTEMA DE INFORMACION EJECUTIVA: esta tecnologa es utilizada por los

gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la informacin interna y
externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su
buen rendimiento.
De esta manera, el ejecutivo podr conocer el estado de todos los indicadores,
incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las
medidas que considere adecuadas.

Qu es y para qu sirve un ERP?

QU ES UN ERP?
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planningo Planificacin de Recursos
Empresariales. Por tanto en primer lugar podemos decir que ERP son unas
siglas, pero qu hay detrs de esas siglas? Qu es realmente un ERP? En
pocas palabras un ERP es un sistema informtico de gestin de informacin para
una empresa.

Un ERP es un sistema de gestin y de datos nico, donde converge toda la

informacin de una empresa y sta es utilizada para tomar decisiones. Decir esto
es referirnos a algo muy amplio y sin lmites claramente definidos: pues eso es un
ERP, algo que puede ser tan variable en tamao y funcionalidad como variables
pueden ser el tamao y fines de las millones de empresas que funcionan en los
distintos pases.
Otra definicin sencilla de lo que es un ERP es esta: Un ERP es un sistema
informtico que facilita la gestin de una empresa en todos sus mbitos (recursos
humanos, compras, ventas, etc.).
El origen de los ERP se puede atribuir a las necesidades de planificacin y gestin
de recursos blicos que genera un gran acontecimiento militar: la Segunda Guerra
Mundial. Los ejrcitos requieren de una gran logstica: planificacin y control de
dnde est destinado el personal, los materiales, stocks, etc. Con este primer
enfoque inicialmente militarlos sistemas de informacin fueron evolucionando

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para dar soporte a todo tipo de empresas en sus necesidades de gestin

cotidianas.
PARA QU SIRVE UN ERP?
La utilidad bsica de un software de estas caractersticas, es la de ayudar a
administrar empresas de cualquier tipo, automatizando todos sus procesos.
Tambin ayuda a controlar lo que una organizacin tiene (stock e inventario) o
hace (flujos de trabajo).
Una empresa con un ERP posiblemente est en ventaja respecto a otra que no
disponga de un sistema de este tipo. Por qu? Porque gracias a un ERP la
empresa automatiza su gestin: tiene un mayor control de lo que hace y un ahorro
de costes (eficiencia y eficacia). Esto hace a las empresas ms competitivas:
cuesta menos rellenar un formulario en la pantalla y pulsar aceptar (con lo que
automticamente llegar a toda la empresa) que rellenar un formulario en papel,
enviarlo por mensajera, y que llegue a su destino. Adems un ERP integra todas
las actividades de todos los departamentos de una compaa en una sola
aplicacin, permitiendo modificar datos, realizar consultas y generar informes
rpidamente.
Existen bsicamente dos tipos de ERP, los generalistas y los especializados. Los
ERP generalistas, tambin llamados horizontales, sirven para cualquier empresa.
Los ERP especializados, tambin llamados sectoriales o verticales, intentan dar
soluciones a sectores especficos como la sanidad, la distribucin, los medios
audiovisuales o la construccin por indicar varios ejemplos.
LA MODULARIZACIN EN LOS ERP
La naturaleza de un sistema de gestin empresarial es modular (dividido en partes
independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de
una compaa. Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP
se organizan en mdulos (que aproximadamente se corresponden con los
departamentos de las compaas). Los mdulos fundamentales son:
- Finanzas: mantiene la informacin de la tesorera de la empresa, financiacin
(prstamos), inversiones, contabilidad, etc.

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- Compras: mantiene la informacin y gestin

(aprovisionamientos) de la empresa, proveedores, etc.

de

las

compras

- Ventas: mantiene la informacin y gestin de las ventas. Datos de ventas,

partidas expedidas, precios de venta, etc.
- Logstica: mantiene la informacin y gestin de los almacenes, stocks,
transportes, etc.
- Recursos humanos: mantiene la informacin y gestin del personal, nminas,
categoras laborales, horas extra, impuestos, etc.
- CRM (CustomerRelationship Management o Sistema de gestin de
relaciones con clientes): es un subsistema que mantiene la informacin y
gestin de las relaciones con clientes (datos, contratos, etc.).
Dependiendo del tamao y tipo de empresa se pueden ir aadiendo diferentes
mdulos, como pueden ser: gestin de proyectos, marketing, produccin y
fabricacin, gestin documental, Business Intelligence y muchos ms.

CMO ELIGEN UN ERP LAS EMPRESAS

No todas las empresas tienen un ERP, pero s podemos decir que todas las
medianas y grandes empresas tienen un ERP (o algo similar a un ERP). Una
empresa se enfrenta a un primer dilema inicial: desarrollar un ERP propio
(conlleva gastos importantes de desarrollo y mantenimiento de software) o usar
uno existente en el mercado (ahorra costes, pero se adaptar plenamente a la
realidad y filosofa de la empresa?).
La tendencia en los ltimos aos parece decantarse por el uso de ERPs existentes
en el mercado, quizs con mdulos adicionales desarrollados especficamente
para la empresa, o adaptados para que se ajusten a las necesidades especficas.
No obstante, siguen existiendo muchas empresas que utilizan ERPs propios.

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Una vez elegido el ERP (bien desarrollo propio, bien entre los existentes en el
mercado), un siguiente paso no menos difcil es implantar el ERP dentro de la
empresa. Un ERP tiene una forma de funcionar y una organizacin de datos a los
que habrn de adaptarse los empleados y directivos de la compaa.
Se estima que un 10% de los proyectos de implantacin de un ERP no llegan a
buen trmino por dificultades a la hora de ser adaptado por los empleados, estar
mal diseados, presentar fallos, etc. Un fracaso muy sonado fue el de la
multinacional Nike, que no slo gast decenas de millones de dlares en
desarrollar un ERP, sino que su implantacin fue un desastre con nefastas
consecuencias econmicas, hasta que se desisti y se abandon.
Para elegir un ERP una empresa debe tener en cuenta diversos factores, como el
grado de especializacin (no es lo mismo un laboratorio farmacutico que una
cadena de supermercados por ejemplo), el tamao (no es lo mismo tener 50
empleados que 50.000), la escalabilidad del ERP (se adaptar a la previsin de
crecimiento que tiene la empresa?), seguridad (no es lo mismo una empresa de
gestin de centrales nucleares que una envasadora de hortalizas) y otros factores.
LOS LENGUAJES DE PROGRAMACIN EN LOS ERP
Hay algunos ERPs de mercado para los que existe poca informacin sobre el
lenguaje en el que estn desarrollados porque se comercializan como una caja
negra. El trmino caja negra se suele usar para aludir a algo que se sabe lo que
hace, pero no cmo lo hace internamente. Estos sistemas se instalan, se
inicializan y se pueden comenzar a utilizar (introducir facturas, realizar apuntes
contables, extraer informes de situacin, etc.).
En este sentido si se quiere un informe especial o distinto de los que lleva el
producto, se tendra que solicitar a la empresa implantadora que aada la
funcionalidad requerida. Esto se suele gestionar mediante un contrato de
mantenimiento que suele ir incluido en el propio proyecto de implantacin de un
ERP.
Tambin es muy frecuente que una o varias personas de la empresa se formen en
la herramienta y sean capaces de dar servicio de apoyo tcnico a los dems

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integrantes de la empresa. Esto suele suceder en las empresas medianas o

grandes, donde existe un pequeo o gran departamento de informtica.
Si la empresa es una compaa cuyos procesos de negocios son muy cambiantes
o varan mucho a corto y medio plazo, es importante que el ERP elegido tenga
formas de adaptar los circuitos establecidos de manera fcil. En el mercado
existen algunos ERPs open source (cdigo abierto, cualquier persona con
conocimientos puede modificar el software). Estos ERPs son en teora gratuitos, y
decimos en teora porque lo que es gratis realmente son las licencias del software,
la implantacin del mismo, es decir los servicios de consultora no son gratuitos.
Por tanto disponer del software gratuitamente puede no ser til si no sabemos
cmo implantarlo, configurarlo y hacerlo funcionar.
Otra modalidad de acceso a ERPs es lo que se denomina pago por uso, es decir,
se adquiere un ERP al cual se accede va web y se paga por tiempo utilizado o por
nmero de usuarios. Esta es una forma recomendable para empresas pequeas o
medianas, por el ahorro de costes en cuanto a mantenimiento y hardware, pues la
empresa puede olvidarse de estos factores. Como inconveniente, los datos de la
empresa quedan al fin y al cabo almacenados por un tercero al estar en la nube
(cloud), lo cual puede tener riesgos de seguridad. No obstante, las empresas que
ofrecen servicios va web mantienen copias de seguridad y acceso a datos con
securizacin y encriptado, lo que hace que en general estos sistemas puedan
calificarse como seguros.
El lenguaje de programacin resulta fundamental si se elige al final la opcin de
desarrollar un ERP propio y desde cero. En este caso una de las primeras
preguntas a hacerse es la siguiente: Es necesario que sea web o no? Si
necesitamos acceder a los datos de forma remota desde mltiples puntos la
respuesta es que necesitamos tecnologa web.
Los lenguajes de programacin ms utilizados son ABAP (lenguaje propio de la
empresa SAP), Java y lenguajes .NET como C#, adems de los lenguajes propios
de desarrollos web cuando se trata de aplicaciones web.