Diagnostico de Gestión Documental

DIAGNOSTICO DE
GESTIN DOCUMENTAL
Archivo General de la Nacin

Jorge Palacios Preciado
Secretaria General
Grupo de Archivo y Gestin Documental
Repblica de Colombia - Derechos Reservados
Bogot, DC., Septiembre de 2014
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado

DIAGNOSTICO DE GESTIN DOCUMENTAL
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA
No. SOLICITUD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
Grupo de Archivo y
Gestin Documental.
1.0
AMCV
19/09/2014
Oscar Serrato
Lina Ramirez
Marcela Camacho
Creacin versin 1 del

documento
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

ANEXO DIAGNSTICO GESTIN DOCUMENTAL
CONTROL DE REQUERIMIENTOS
Ao de registro: 2014
Se recolecto fuentes de informacin diferentes para determinar el

diagnstico de gestin documental del Archivo General de la Nacin,
se analizo la informacin de la situacin a la vigencia 2014 en el
marco los procesos archivsticos y se identificaron los aspectos
problemticos y crticos, las debilidades, fortalezas, oportunidades y
amenazas de la gestin documental de la entidad. Las estrategias de
mejoramiento se indican en los documentos: Programa de Gestin
Documental (PGD) y Plan Institucional de Archivos (PINAR)
Las fuentes de recoleccin de informacin utilizadas fueron:

Diagnstico integral de archivos
Autoevaluacin de la funcin archivstica (AFA)
Indicadores percepcin de transparencia
Modelo de madurez en gestin documental
Anlisis DOFA
Seguimiento a los archivos de gestin
Formulario nico de reporte de avance en la gestin FURAG
Encuesta MECI - sostenibilidad
Plan anticorrupcin
Plan de mejoramiento Contralora
Plan de ajuste tecnolgico
Los datos se presentan a continuacin:
AMCV
Grupo de

DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
NOTA: Los datos consignados en el presente documento se lmitan a registran aspectos de identificacin y aspectos archivsticos, se excluyeron los siguientes temas: infraestructura, condiciones de prevencin de desastres y
mantenimiento, caracteristicas de almacenamiento de la documentacin, preservacin documental.
NIVEL Y TIPO DE ARCHIVO

ENTIDAD U OFICINA
PRODUCTORA
NIVEL
TIPO
Sistema de archivo de la
entidad:

Nacional
Departamental
Municipal
Distrital
Gestin
Central
Histrico
General
Otro
Centralizado
Central
General
Satlites
Especializados
Otros
N de depsitos
1
Observaciones
2. IDENTIFICACIN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO
1. Nombre
2. Nivel:
Nacional
x
Departamental
Municipal
Distrital
Extranjero
3. Sector
Cultura
4. Organismo a que
Ministerio de cultura
pertenece:
5. Carcter de la entidad:
Pblica
x
Privada
Mixta
Privada / funciones pblicas
Privada / inters cultural
Familiar
Personal
Otra
6. Ubicacin en la estructura
Rama ejecutiva
del estado (rama)
AMCV
Grupo de

7. Fecha de creacin de la
entidad:
8. Direccin:
9.
Municipio
11 Tiene regionales y
sucursales:
Especifique:
12. N de dependencias:
13. Misin de entidad:
14. Representante Legal:

a. Nombre:
22 de diciembre de 1989
Acto legal:
Ley 80
Carrera 6 No. 6 - 91
Tel:
Categora:
3282888
Bogot
Fax:
E-mail:
contacto@archivogeneral.g Pg. Web:

ov.co
www.archivogeneral.gov.co
Departament
Cundinamarca
o:
6
SI
NO
27
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado es un establecimiento pblico del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Poltica
Archivstica, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservacin del patrimonio documental, asegurando los derechos
de los ciudadanos y el acceso a la informacin, as como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestin pblica, la eficiencia de Estado a travs de una gestin documental
articulada con el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
Carlos Alberto Zapata Crdenas
b. Profesin:
Bibliotecologo y Archivsta
c. Cargo:
Director
d. Tiempo en el cargo:
3 aos
OBSERVACIONES:
3. ADMINISTRACIN DEL ARCHIVO
1. Jefe del archivo:
a. Nombre
Angela Marcela Camacho Vargas
b. Profesin u oficio
Sistemas de informacin y documentacin, bibliotecologa y archivsta
c. Cursos de capacitacin
Maestra en investigacin en documentacin
2. Existe en el organigrama de
SI
la entidad la seccin o divisin
de archivo:
3. Existe en el organigrama de
SI
la entidad el cargo de jefe de
archivo:
4. El responsable est
SI
dedicado de tiempo completo al
archivo:
Funciones que desempea:
5. Cargo que ocupa el
Coordinador Grupo de Archivo y Tiempo en el cargo
10 meses
responsable del archivo
Gestin Documental
6. A que dependencia
pertenece el archivo dentro de la Secretaria General
entidad:
Nombre:
Cargo:
7. Jefe inmediato del
Claudia Ivonne Factor Lugo
responsable de archivo:
Propio:
Asignado por
8. Presupuesto anual del
la
archivo:
dependencia:
AMCV
+57+1 337 2019
NO
x
NO
x
NO
x
Tiempo en la
3 aos
entidad
Secretaria
General
Segn
necesidades:
Otro:
Grupo de

Aproxime la cantidad de
presupuesto anual:
9. A qu necesidades se
asignan los rubros del archivo:
Material de consumo: tipo:
Personal: tipo:
Reprografa: tipo:
Preservacin: tipo:
Otros:
10. El archivo tiene incidencia

en la compra de materiales o
equipos para produccin, trmite
y disposicin final de la
documentacin:
Especifique:
11. Existe manual de funciones:
12. Las funciones del

responsable del archivo estn
determinadas por el manual:
En caso contrario especifique
quien asigna sus funciones:
AMCV
Mantenimiento:
tipo:
Prrofesionales especializados
Capacitacin:
para: (1) Instrumentos
tipo:
archivsticos, (2) Caracterizacin
de usuarios.
Equipos: tipo:
Organizacin:
tipo
Prestacin de servicios de
mensajera, Contratacin para la
implementacin del proyecto del
Sistema de Gestin de
Documento Electrnico de
Archivo
SI
NO
x
Entidad:
Archivo:
SI
SI
SI
NO
NO
NO
Grupo de

13. Existe un manual de gestin
documental:
14. El archivo est organizado
segn el manual:
Desde cuando se aplica el
1989 y sus versiones de
manual:
actualizacin, corresponde a los
procedimientos del proceso de
gestin documental.
Contempla aspectos de
preservacin:
15. Existe Tablas de Retencin
Documental:
16. Existe Tabla de valoracin
Documental:
17. Existe un reglamento de
archivo:
SI
18.ExisteComitdeArchivo:
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
SI
NO
SI
NO
x
NO
x
Funcionamiento:
19. Nmero de personas que

trabajan en el archivo:
Coordinador
(Profesional
especializado)
Profesional
especializad
o1
Profesional
especializad
o2
Tcnico de
archivsta
Radicadores
(2)
Auxiliar de
archivo
Patinador
radicador
3
Profesional (P) :
AMCV
Tcnico (T):
Asistencial (A):
Capacitacin
Nombrado
Archivsta
Desde
cuando se
aplica:
Acto
administrativ
o y fecha:
Asignado
Tiempo
Vinculacin:
Contratato
(C) Planta
(P)
Dedicacin
(tiempo):
Completo
(CP) Medio
(M)
Parcial (PR)
10 meses
CP
Archivsta
8 meses
Comunicador
social
6 meses
3 aos
CP
10 meses
CP
8 aos
CP
8 aos
CP
Tcnico de
archivsta
Radicadores (2)
Auxiliar de
archivo
Patinador
radicador
Grupo de

4.
1.
SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO

Presta servicios internos de: Consulta:
Asesora:
Fotocopia:
Microfilm:
Otro:
2. Presta servicios externos Consulta:
de:
Asesora:
Fotocopia:
Microfilm:
Otro:
Manual:
3. Tipo de consulta:
Automatizada:
Otro
Tiene sala de consulta:
N de puestos en sala:
Promedio de consulta: Mensual:

Anual:
Tipo de usuario:
Impartidas. N:
4. Asesoras:
Oficina/Entidad:
Motivo:
5. Otros servicios que presta Microformas:
el archivo: Especificar si son Fotografa:
internos o externos:
Grabaciones:
Internet:
Automatizacin de archivos:
Digitalizacin:
Observaciones:
II. INFRAESTRUCTURA FSICA DEL ARCHIVO
1. EL EDIFICIO
1. poca de construccin:
2. Funcin original:
3. Contexto climtico:
H.R. _______(promedio)
Norte:
4. Contexto urbano:
Oriente:
5. Niveles del edificio:_
6. Tipo de construccin:
(estructura, cerramiento,
acabados)
7. Estado del inmueble:
8. Espacios que conforman la
entidad/cantidad:
9. Existen
Planos arquitectnicos:
AMCV
SI
SI
SI
SI
x
x
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
x
x
x
x
x
x
x
SI
NO
5
50 consultas
500
Interno
54
Segn programacin del Sistema Nacional de Archivos
Seguimiento a las dependencias internas, y capacitaciones
No
No
No
No
No
No
Temp:____________
(promedio)
Sur:
Occidente:
rea construida:
Planos
tcnicos:
Grupo de

10. Observaciones:
2. EL ARCHIVO
1. Que nivel ocupa el archivo
dentro del edificio:
Nde planta:
2. Cuntos depsitos tiene el
archivo:
No.
Sotano:
Construidos:
Area total del

archivo:______
mts2
Mezanine:
Adecuados:
Asignados:
Tomados:
Son suficientes:
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Los depsitos dan a la calle:

SI
Condiciones de seguridad:
Cuenta con depsitos separados para los diferentes tipos de soportes:
SI
Especifique:
9. En que lugar y mobiliario se almacenan series como Historias Laborales, Actas y Resoluciones
3. INSTALACIONES (DEPSITOS)
1. Poseen los depsitos
SI
iluminacin natural:
Elemento
No.
Material
Control
Cortina
NO
Especifique:
Los depsitos son asignados teniendo en cuenta la produccin documental establecida por las
Especifique:
3. Con qu reas cuenta el
Administrativa:
archivo:
Descrp./Clasif:
Reprografa:
Limpieza:
Consulta:
Bao:
Cafetera:
Conservacin:
Otro:
4. Todas las reas del archivo se encuentran en el mismo espacio:
Especifique:
5. El rea de los depsitos est separada de las dems:
Cmo est separada:
Tiene llave:
6.
7.
8.
Ventanas
Claraboyas
Puerta
2. Poseen los depsitos
iluminacin artificial:
N de focos:
AMCV
Quien la
maneja:
NO
NO
Persiana
Abierta
24 H
SI
NO
Diferenciada:
Encendida:
Horas
Laborales
Ocasional
Sellada
Si
No
Deterioro
Rota
Otro
Grupo de

24 H
V Incandescente:
V Fluorescente:
Observaciones:
3. Ventilacin natural dada por: Ventanas:
Puertas:
Rejillas:
Otro:
Observaciones:
4. Ventilacin artificial dada
por:
Ventiladores:
Aire acondicionado:
Otro:
5. Los depsitos cuentan con Humedad Relativa:
sistemas de regulacin de:
Temperatura:
Ventilacin:
Iluminacin:
Filtrado de aire:
Observaciones:
Medicin de condiciones ambientales:
Humedad Relativa:
Temperatura:
Iluminacin:
6. La entrada de polvo se da
por:
Hay tapetes:
Hay cortinas
4. CONDICIONES DE PREVENCIN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO
1. Existe un plan de
La entidad:
prevencin de desastres para
Para el archivo:
El edificio posee detector de
incendios:
No. de detectores en el rea del
archivo:
Funcionan:
Labor de mantenimiento:
Cuales:
El edificio posee extintores:
No. de extintores en el rea de
archivo:
Funcionan:
Labor de mantenimiento:
Cuales:
2. Cuenta la entidad con centros de apoyo cercanos en caso de desastre:
3. Con Comit Paritario de Salud Ocupacional:
AMCV
Horas
Laborales
Encendida:
24 H
Horas
Laborales
Ocasional
SI
NO
Tipo:
SI
SI
SI
NO
NO
NO
Equipo y puntos de
SI
SI
NO
NO
Cada cuanto se limpian y

Cada cuanto se limpian y
SI
NO
Escrito:
SI
NO
Escrito:
SI
NO
Tipo:
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
SI
NO
NO
SI
SI
NO
NO
10
Tipo:
Tipo:
Grupo de

4. Con brigadas:
5. Mapa de Riesgos:
6. Planes de evacuacin:
7. Sealizacin:
8. Vigilancia:
9. Hay alguna dotacin especial para los funcionarios de archivo o para funcionarios que trabajan
Especifique:
10. Relacione los numerales 6 al 12 con el archivo (Cuenta el archivo en caso de desastre con):
Planes de evacuacin:
Sealizacin:
Vigilancia:
11. Sabe que hacer con la documentacin en caso de desastre:
Con agua:
Con fuego:
Observaciones:
12. Mantenimiento (Limpieza)
FRECUENCIA
Anual
Semestral
Depsito
Documentacin
Observaciones:
13. Se realizan acciones de
control microbiolgico en reas
y/o en documentacin:
Mtodo, frecuencia, productos:
14. Inspeccin depsito
ELEMENTO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
EQUIPOS Y
MATERIALES
Mensual
Otro
SI
MATERIAL
NO
ESTADO DE CONSERVACION
Grietas
Humedad
Ataq.
Insectos
Otro
Pisos
Muros
Techos
Divisiones
V Bajantes : a la vista:
Grietas:
V Conductos de energa: a la
vista:
Deterioro:
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
Observaciones:
15. Realice un esquema del archivo y su distribucin, identificando reas, puertas, ventanas y
Convenciones:
16. Relacin de registro fotogrfico:
OBSERVACIONES:
AMCV
11
Grupo de

III.
CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIN
1. ALMACENAMIENTO
1. Fechas extremas de la documentacin:
Cantidad de unidades de
Total:
conservacin:
2. Tecnologa de la
Papel:
documentacin:
Analgico:
Digital:
3. Tienen planos:
Fotografas:
Impresos:
4. Como se almacenan y se consultan los planos:
5. Como se almacenan y consultan las fotografas:
6. Las unidades de
Cajas:
conservacin para
Carpetas:
documentacin con soporte Libros:
papel se encuentran en:
Legajos:
A-Z:
Paquetes:
Otros especifique:
7. Hay documentacin
Sobres:
fotogrfica en:
Otro:
Soporte de microfilm:
8. Hay documentacin en:
Soporte cinta magntica:
Soporte disco ptico:
Soporte disketes:
Soporte negativo:
Soporte diapositiva:
9. Metros lineales de la
Total:
documentacin:
10. Promedio de folios por unidades de conservacin:
11. Describa la seguridad de los documentos:
12. La documentacin se
Estantera:
encuentra ubicada en:
Archivadores:
Planotecas:
Otros:
Especifique:
13. Tipo de estantera:
Cerrada:
Abierta:
14. Disposicin de la
Paralela a los muros:
estantera en el depsito:
Perpendicular a los muros:
Distancia promedio entre
estantes:___________________
__cms.
AMCV
Aproximado:
SI
NO
No.
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
No.
No.
No.
No.
No.
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
No.
No.
No.
No.
No.
No.
SI
NO
No.
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
No.
No.
No.
No.
No.
No.
SI
SI
SI
NO
NO
NO
No.
No.
No.
SI
SI
NO
NO
SI
NO
Metal:
Metal:
Distancia
promedio:
SI
NO
Aprox.:
12
Madera:
Madera:
Otro:
Otro:
Grupo de

15. Disposicin de la
Vertical:
documentacin en la estantera:
Horizontal:
16. Almacenamiento de los archivos de gestin: Especifique:
17. Como se almacenan los documentos contables?
18. Las Historias Laborales?
19. Las Actas y Resoluciones?
2.
ASPECTOS
ARCHIVISTICOS
1. Est organizada la documentacin:
Clasificacin:
Orgnica funcional:
Procedencia:
Temtica:
Asunto:
Autor:
Otro:
Ordenacin:
Alfabtica:
Numrica:
Alfanumrica:
Cronolgico:
Otro:
Descripcin:
2. Cuenta con instrumentos de Gua:
consulta/recuperacin de la
Catlogo:
informacin:
ndice:
Inventario:
3. Cuenta con instrumentos de Gua:
control:
Catlogo:
ndice:
Inventario:
Libros de Registro:
Cuadros de Clasificacin:
4. El archivo funciona como archivo central de la entidad:
5. Estn regulados los procedimientos de produccin:
6. Se hace seguimiento al trmite:
7. Tiene el archivo cronograma de transferencias:
Con instructivo:
De acuerdo con la TRD:
Falta de espacio:
No se aplican por:
Porque no hay archivo central:
8. Ha elaborado el archivo Tablas de Retencin:
Estn aprobadas:
La entidad se reestructur despus de las TRD:
AMCV
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
x
x
NO
NO
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
x
x
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
x
x
x
x
x
x
x
x
x
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
x
x
x
x
x
x
NO
SI
NO
SI
NO
Parcial:
Parcial:
Parcial:
Parcial:
Total:
Total:
Total:
Total:
x
x
x
NO
SI
13
Acto administrativo de
aplicacin:
Grupo de

Se actualizaron las TRD:

9. Han hecho depuracin y eliminacin natural previa la transferencia:
Se ha hecho eliminacin:
Con actas:
De que material:
10. Han tenido prdida de documentacin:

Cuando:
Porqu:
11. Se ha elaborado valoracin:
Con Tablas de Valoracin:

3. PRESERVACION DOCUMENTAL
1. En el archivo hay presencia de:
Roedores:
Insectos:
Otro:
Especifique:
2. Se hacen tratamientos de
Preventivos:
conservacin al archivo:
Correctivos:
En caso afirmativo cules y con qu materiales
3. Se ha presentado algn tipo de enfermedad laboral relacionada con las condiciones en las cuales
Especifique:
4. Para adelantar procesos archivsticos, se emplea algn tipo de dotacin de seguridad
AMCV
SI
SI
SI
SI
x
x
NO
NO
NO
NO
NO
En proceso de
actualizacin
Aplicacin de
las Tablas d
Retencin
Documental
SI
SI
NO
SI
NO
SI
SI
SI
NO
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
14
La entidad no cuenta cn fondo documental acumulado, la valoracin

se ha realizado para la elaboracin de las Tablas de Retencin
Documental
Grupo de

5. Estn establecidas prcticas de aseo personal y autocuidado para los funcionarios que trabajan
6. Se hace limpieza de la documentacin antes o conjunta con los procesos de organizacin
Describa el proceso
7. Se prepara fsicamente la
Primarias:
documentacin para las
Secundarias:
transferencias:
8. Se ha implementado el Sistema Integrado de Conservacin de Archivos:
9. Se han hecho Programas de Conservacin:
Especifique materiales y
procedimientos:
10. Cuenta con asesora para adelantar acciones de conservacin:
11. Se realiza algn tipo de intervenciones directa en los documentos:
Especifique los materiales:
12. Se conoce y aplica la normatividad sobre conservacin:
13. El archivo ha normalizado
Papel:
los materiales empleados para Carpetas:
la produccin documental e
Cajas:
incide en su compra:
Ganchos legajadores:
Clips:
Bolgrafo:
Archivadores:
Estantera:
Otros:
14. Con que y como se hace la foliacin documental:
15. Se hace empaste o encuadernacin:
Materiales y procesos:
16. El archivo ha normalizado la Mrgenes:
produccin de los documentos Formatos:
en cuanto
Otras caractersticas externas:
Especifique:
9. Se legajan los expedientes perforndolos
Metlicos:
10. Utiliza clips
Plsticos:
11. Usa cinta pegante:
Cual:
12. Cuenta el Archivo con
equipos para realizar procesos
de conservacin preventiva:
SI
SI
NO
NO
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
SI
SI
NO
NO
Tipo:
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
13. Monitoreo de Condiciones

ambientales:
14. Encuadernacin:
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Enumere:
Enumere:
15. Limpieza:
Otros:
Enumere:
AMCV
15
Grupo de

4. DOCUMENTACION QUE SE ENCUENTRA EN OTRO DEPOSITO
Nota: Para el Archivo Central no exste sino un solo depsito, para archivos de gestin exsten tres sedes: centro, santander, paloquemado.
1. En qu lugar institucin se
encuentra ubicada:
2. Motivo por el cual se halla
dividida:
3. Quin es el responsable:
Por parte del archivo:
Por parte de la institucin:
4. Fechas extremas de la
documentacin:
SI
NO
encuentra organizada:
6. Se ha realizado seleccin descarte de la documentacin:
SI
NO
10. De esta documentacin se Consulta:
SI
NO
presta servicio de:
Reprografa:
SI
NO
Otros:
Especifique:
11. Caractersticas de la
documentacin (soportes):
12. Cantidad de unidades de
Total:
Aproximado:
conservacin:
La documentacin se encuentra Cajas:
en:
Carpetas:
Libros:
Legajos:
A-Z:
Otros:
Especifique:
Estantera:
encuentra ubicada en:
Archivadores:
Planotecas:
Piso:
Especifique:
2
14. Mt del depsito:
15. Se hace mantenimiento a:
La coleccin:
SI
NO
Cada cunto y como:
El depsito:
SI
NO
Cada cunto y como:
13. Describa las condiciones del depsito:
El desarrollo del diagnstico en relacin con la informacin de valoracin del depsito estar contemplado en el plan de trabajo del Programa de Gestin Documental para la formulacin del Sistema Integrado de Conservacin, por lo
anterior no se incluyo en la descripcin del diagnostico.
AMCV
16
Grupo de

Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
NOTA: Los datos consignados en el presente documento se lmitan a registran aspectos de identificacin y aspectos archivsticos, se excluyeron los siguientes temas: almacenamiento, preservacin a largo plazo, vctimas y derechos
PARTE 1: INFORMACIN INSTITUCIONAL
1.1. Datos Generales
Nombre de la Entidad:
Orden Estatal al que pertenece:
Sector al que pertenece:
Rama del Poder u Organizacin del Estado al que pertenece:
La entidad pertenece al Sistema Nacional de Atencin y Reparacin a
Direccin de la Entidad:
Telfono:
Fax
NIT:
Departamento
Ciudad / Municipio
Categora (Municipio)
Representante Legal:
Correo Electrnico Oficial:
Pgina Web de la Entidad:
La Entidad tiene Intranet?
Fecha de diligenciamiento (dd/mm/aaaa)
Cantidad de empleados (incluya personal de planta y contratistas)
Sedes de la Entidad
Sedes
Organigrama:
Lista de dependencias:
1
2
3
(Adjunte al presente diagnstico el
organigrama vigente de la Entidad)
(Diligencie el anexo 1: Lista de
dependencias, el nombre del
responsable de la oficina, identifique
las reas misionales y de apoyo de
toda la Entidad)

Nivel central
Cultura
Rama ejecutiva
SI
NO X
SI
NO x
3282888
+57+1 337 2019
Cundinamarca
Bogot
6
Carlos Alberto Zapata Crdenas
contacto@archivogeneral.gov.co
www.archivogeneral.gov.co
01 de agosto de 2014
300
3 sedes:
Direccin
Santander
Paloquemado
Telfono
Fax
3282888
3282888
N.A.
PARTE 2: ORGANIZACIN Y METODOLOGA DE GESTIN DOCUMENTAL

2.1. Informacin del rea Encargada de la Gestin Documental
Nombre de la dependencia:
1
2
AMCV
Grupo de Archivo y Gestin

Documental
Existe en el organigrama? (marque

con una X)
SI
17
NO
Grupo de

4
5
6
A qu dependencia est adscrita el

rea encargada de la gestin
documental?:
Cul fue el acto administrativo que
cre el rea encargada de la gestin
documental?:
Nombres y apellidos responsable:
Cargo:
Profesin:
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Antigedad en el cargo (aos):

Experiencia en archivos (aos):
Tipo de vinculacin:
Dedicacin al cargo (horas/da):
Telfono y extensin:
Correo electrnico:
Nombre del cargo
Secretaria General
Angela Marcela Camacho Vargas

Coordinador Grupo de Archivo y
Gestin Documental
Sistemas de informacin y
documentacin, bibliotecologa y
archivsta
1
10
Planta
8
3282888 Ext. 222
Maestra en investigacin en documentacin
marcela.camacho@archivogeneral.gov.co
Coordinador, profesional especializado
grado 15
Otras personas que laboran en la

unidad de gestin documental
(diferentes al responsable)
Rol que
Desempea
Tipo de Vinculacin
Profesional
especializado 1,
Archivsta
Profesional
especializado 2,
Contrato
Comunicador
social
Tcnico de
Planta
archivsta
Contrato
Radicadores (2)
Auxiliar de
Planta
archivo
Patinador
Planta
radicador
El rea encargada de gestin documental cuenta con un espacio disponible en
SI
El rea encargada de gestin documental participa en la normalizacin de
SI
El rea encargada de gestin documental participa en la definicin de
SI
El rea encargada de gestin documental realiza seguimiento a la clasificacin,
SI
El rea encargada de gestin documental participa en actividades de seguridad
SI
Contrato
16
17
18
19
20
AMCV
18
No.
Personas
1
1
2
1
2
NO
NO
NO
NO
NO
x
x
x
x
Grupo de

21
El rea encargada de gestin documental participa en formulacin de

Depsito de Archivo
21
Sistema de Archivo
Archivos de gestin
Archivo central
Oficina de correspondencia
Biblioteca
Centro de documentacin
2.2. Formacin y Capacitacin

1
2
3
4
SI
Enumere la
1 para
cantidad de
archivo
depsitos con los cenrral
cuenta la Entidad
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Posee el personal de archivo formacin o capacitacin archivstica?

SI
El rea encargada de la gestin documental en la entidad ha adelantado
Existe un programa normalizado de capacitacin, sensibilizacin o formacin de
El programa de capacitacin en temas de archivo se adelanta:
a
Segn el cronograma de capacitacin
definido por el rea encargada de la
gestin documental.
b
Por solicitud de las dependencias de la

Entidad.
x
28
1
x
x
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
x
SI
SI
NO
SI
NO
x
SI
NO
2.3. Presupuesto y Fuentes de Financiacin

1
El rea cuenta con presupuesto
ordinario anual?: (marque con una X)
SI
SI
NO
SI
NO
AMCV
NO
x
Cul fue el monto del presupuesto

asignado? (ao vigente):
El rea cuenta con proyectos de
inversin en Gestin Documental?
Cules:
Desglose la destinacin del
presupuesto asignado a la Gestin
Documental
En la actualidad, tiene la Entidad
contratado servicios tercerizados de
archivo?
Valor
Rubro
SI
NO
x
19
Grupo de

De ser s, para:
a
b
c
d
e
f
6
7
g
Indique otros servicios tercerizados
relacionados con la gestin documental
en la Entidad y los contratos
correspondientes
Cul es la proyeccin de presupuesto
para el ao siguiente?
El rea encargada de la gestin
documental cuenta con otras fuentes de
financiacin?
Cules:
Gestin de Correspondencia
Procesos de organizacin, ordenacin,
clasificacin y/o descripcin documental
SI
SI
Organizacin del Fondo Documental

Acumulado
Elaboracin y/o actualizacin de Tablas
de Retencin Documental
Aplicacin de Tablas de Retencin
Documental
Elaboracin y/o actualizacin de Tablas
de Valoracin Documental
Almacenamiento y Custodia
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
NO
NO
x
2.4. Instancias Archivsticas

1
Se encuentra conformado el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o
2
Cul fue el acto administrativo que cre el Comit?
3
El Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o Comit Interno de Archivo
4
Existe un cronograma de actividades del Comit?
5
Se encuentra conformado el Consejo Departamental o Distrital de Archivo?
6
Cuenta el Departamento, Distrito o Municipio con un Archivo General o
2.5. Informacin del Sistema de Gestin de Calidad
1
La Entidad tiene certificado de calidad vigente?: (marque con una X)
2
Se encuentra en proceso de aprobacin?
2.6. Archivos Histricos
1
Cuentan con Archivo Histrico?: (marque con una X)
2
Histricamente ha habido alguna prdida de documentacin por siniestros o
3
La Entidad tiene fondos documentales de otras entidades pblicas?
AMCV
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
20
x
x
x
x
x
N.A.
N.A.
NO
NO
NO
NO
NO
NO
N.A.
N.A.
N.A.
NO
NO
x
N.A.
NO
NO
NO
x
x
Grupo de

De ser s, por:
a
b
c
d
e
4
Liquidacin
Privatizacin
Traslado de funciones
Reestructuracin
Supresin
De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades
La Entidad tiene fondos documentales de entidades privadas?
Relacione el nombre de los fondos o series transferidos
Ha realizado la Entidad transferencias de documentos histricos a otra
SI
NO
SI
NO
SI
NO
x
SI
NO
SI
NO
Fondo Departamento Administrativo de Seguridad en supresin,
SI
x
NO
Corresponde a los fondos administrados por la Subdireccin de
N.A.
SI
NO
SI
NO
x
x
x
x
2.7. Publicacin de Informacin
Se encuentran las actas de reunin de

los Consejos Departamentales y
Distritales de Archivos publicadas en la
pgina WEB?
SI
La normatividad interna se encuentra

disponible para consulta a travs de la
Intranet de la Entidad?
SI
NO
N.A.
NO
PARTE 3: DIAGNSTICO GENERAL DE ARCHIVOS

PROCESOS DE LA GESTIN
DOCUMENTAL
1
PONDERACIN
PLANEACIN
0,05
Responsabilidad
y control de
firmas.
2
Programas
especficos de la
gestin
documental
AMCV
21
La Entidad ha establecido en
los manuales de procedimientos
los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la
documentacin?
Tienen procedimientos
descritos para llevar el control
de las firmas autorizadas?
El rea encargada de la
gestin documental tiene
identificados los documentos
vitales de la Entidad?
Existe una poltica
documentada para salvaguardar
la informacin electrnica de la
Entidad?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de

Instrumentos
archivsticos para
la gestin
documental
3
4
5
6
AMCV
22
Dentro del programa de

gestin documental, se
consider la gestin de
documentos electrnicos?
Existe reglamentacin interna
para la aplicacin del decreto
1747 de 2000 por el cual se
reglamenta la Ley 527 de 1999
en lo relacionado con
certificados y firmas digitales?
Ha identificado la entidad
documentos especiales
(grficos, sonoros,
audiovisuales,
orales, de comunidades
indgenas o afrodescendientes,
etc.)
La entidad ha identificado
medidas de control para uso de
reprografa? (incluye los
sistemas de fotocopiado,
impresin digitalizacin y
microfilmacin)
Cuenta la Entidad con un
Reglamento Interno de Archivo
y Correspondencia?
Tiene la entidad cuadros de
clasificacin documental?
TRD
Estn aprobadas las TRD
mediante acto administrativo?
Las TRD se encuentran
adoptadas?
Estn adoptadas mediante
acto administrativo?
Las TRD han sido
actualizadas?
De ser s, por:
Cambios administrativos
internos
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de

b
***
7
9
***
10
11
12
13
***
14
Hoja de ruta
1
Aplicacin
instrumentos de
elaboracin de
documentos
2
Conformacin de
la Unidad de
Correspondencia
AMCV
23
Reestructuracin
Dicha actualizacin fue
aprobada por la instancia
competente?
Se ha elaborado algn
instructivo para la aplicacin de
las TRD?
Ha documentado la entidad el
Programa de Gestin
Documental-PGD?
El Programa de Gestin
Documental se encuentra
aprobado por el comit
competente?
Tiene la entidad publicada en
la pgina WEB el PGD?:
Ha elaborado la entidad
Tablas de Valoracin
Documental?
Las Tablas de Valoracin
Documental fueron presentadas
ante la respectiva instancia
evaluadora?
Las Tablas de Valoracin
Documental fueron aprobadas
mediante Acto administrativo?
La entidad tiene elaborado y
aprobado el Cronograma de
Implementacin del PGD?
Se encuentran los formatos
estandarizados disponibles para
su uso?
Se elaboran los documentos
en las plantillas o formularios
definidos?
La Unidad de
Correspondencia est creada?
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
N.A.
NO
N.A.
NO
SI
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de

3
Medidas de
control para la
numeracin de
las
comunicaciones
enviadas o
recibidas.
2
PRODUCCIN
10%
2
Identificacin de
medios de
recepcin:
mensajera, fax,
correo tradicional,
correo
electrnico,
pgina web,
otros.
24
la impresin de la recepcin
de fax se realiza en papel bond
entre 75 y 90 gr?
Se est centralizando las
comunicaciones recibidas o
enviadas por fax?
AMCV
Al numerar los actos

administrativos, los
documentos ya estn firmados
por el funcionario competente?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Estn definidos los flujos de

recepcin de documentos?
2
Medidas de
control para
recibo de
documentos.
(Verificacin de
folios, anexos,
copias, etc.)
La entidad tiene en
funcionamiento la Ventanilla
nica?
Tiene publicado en lugar
visible el horario de atencin de
la ventanilla de
correspondencia?
La Entidad lleva Consecutivo
de Comunicaciones Oficiales?
Al ingreso de las
comunicaciones se controla la
cantidad de anexos y folios de
la misma?
Grupo de

5
Registro y
radicacin de
comunicaciones
Medidas de
control para
verificar
cumplimiento de
los principios de
eficiencia y
economa
Medidas de
control para
respuesta o
trmite de
documentos
recibidos.
AMCV
25
Cuenta la entidad con

controles (plantillas o formatos)
que permita certificar la
recepcin de documentos?
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Imprimen las comunicaciones

por doble cara?
2
Identificacin de
tipos de trmite.
Para la radicacin de
comunicaciones enviadas se
valida el responsable de firmar
estas?
La Entidad cuenta con un
servidor para el
almacenamiento de los
documentos electrnicos?
Existe un sistema de control
(seguimiento) sobre el trmite
de los documentos
electrnicos?
Utilizan un mecanismo
tecnolgico para el manejo de
las comunicaciones oficiales?
Tienen procedimientos para la

aplicacin de la poltica Cero
Papel?
Ha identificado la entidad los
tipos de trmites de las
comunicaciones oficiales?
Existe un control de entrega
de los documentos a las
dependencias?
Se hace un seguimiento a las

solicitudes pendientes?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de

Definicin de los
periodos de
vigencia y
tiempos de
respuesta.
Sistema de
clasificacin para
distribucin de
comunicaciones.
Medidas de
control para
entrega de
comunicaciones.
3
GESTIN Y TRMITE
0,05
Definicin de los
medios de
distribucin
(personal, fax,
correo tradicional,
correo
electrnico,
apartado areo,
trmite en lnea,
pgina web,
otros)
Registro de
control de envo
de documentos.
Registro y
organizacin de
mensajera
externa.
Medidas de
control y
condiciones de
acceso.
Disponibilidad del
inventario
documental.
AMCV
26
Dispone la entidad de
servicios de alerta para hacer el
seguimiento a los tiempos de
respuesta de las
comunicaciones recibidas?
controles (plantillas o formatos)
que permita certificar la
distribucin de documentos?
Se tienen establecidos
horarios para la distribucin de
las comunicaciones recibidas?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
La Entidad cuenta con

lineamientos establecidos y
documentados para la
distribucin de documentos?
1

plantillas para registro de los
documentos enviados?
Se dispone de casilleros para
la organizacin de la mensajera
externa?
El mobiliario se encuentra
debidamente identificado?
El inventario documental est

disponible para consulta en la
Intranet de la Entidad?
SI
NO
Grupo de

Medidas de
control y
disponibilidad de
expedientes.
Cuentan con sistemas de

seguridad los espacios donde
se custodia la serie Historias
Laborales?
Existe algn sistema de
control de prstamo de
documentos?
Ha elaborado un documento
para el prstamo de
documentos de archivo?
Existe alguna restriccin para
el prstamo de documentos?
Cuenta la entidad con un

reglamento de servicio y
consulta en el archivo central?
Medidas de
control para
registro y control
de consultas.
3
Gestin de PQRS
1
2
Conformacin e
identificacin de
expedientes.
1
2
AMCV
27
Se tiene un formato de registro

de usuarios externos e internos
en el archivo central?
El Jefe de la unidad de archivo
est autorizado para autenticar
copia de documentos que
custodia?
Cuenta la entidad con un
funcionario responsable de
gestionar el PQRS?
Se tienen horarios
establecidos para la revisin del
portal?
Las series documentales
encontradas fsicamente
corresponden a la TRD?
Guardan los expedientes el
principio de orden original?
Las series documentales se
encuentran organizadas en la
estantera de acuerdo a TRD?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de

Se manejan series
documentales en soportes
diferentes a papel?
Se realiza la foliacin de
acuerdo al instructivo del AGN?
Se evidencia uso de material

metlico en los expedientes?
ORGANIZACIN
20%
Estn rotuladas las unidades

de almacenamiento de acuerdo
con las TRD?
Los expedientes tienen hoja
de control?
Se diligencia el Formato nico

de Inventario Documental?
7
Elaboracin de
inventarios
documentales.
4
Definicin del
sistema de
clasificacin
documental.
(CCD, TRD, TVD)
AMCV
Identificacin de
requisitos para
ejecucin de
transferencias.
Definicin del
calendario de
transferencias.
28
Utiliza el Formato nico de

Inventario Documental
propuesto por el Archivo
General de la Nacin segn el
Acuerdo 038 de 2002?
Se encuentra el inventario en
base de datos?
Se han clasificado, ordenado,
depurado, almacenado y
valorado los fondos
acumulados?
La Entidad aplic las Tablas

de Valoracin Documental?
La Entidad ha elaborado el
plan de transferencias primarias
en la presente vigencia y en la
anterior?
Se cuenta con cronograma
para la realizacin de las
transferencias?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de

Alistamiento de
transferencias
secundarias.
1
Ejecucin de
transferencias
2
5
TRANSFERENCIA
0,15
3
Aplicacin TRD
1
Mobiliario donde
se almacena la
documentacin.
AMCV
29
La dependencia entrega
soportes de los inventarios
transferidos al archivo central y
stos son devueltos a las
dependencias con la ubicacin
topogrfica de los expedientes?
Se han realizado
Transferencias Primarias de
conformidad con lo estipulado
en la TRD?
Se ejecut durante la vigencia
anterior?
Se han realizado
transferencias secundarias?
Se han realizado
eliminaciones de series
documentales de acuerdo a
TRD?
Se encuentran aprobadas por
el Comit Interno de Archivo?
Se controla que la informacin
de los documentos no sea
utilizada por los terceros que
realizan el procedimiento?
Existe mobiliario y espacios de
almacenamiento documental
adecuados ?
Se cuentan con espacios
suficientes para albergar la
documentacin?
Existe mobiliario y espacio de
almacenamiento especial para
documentos en soportes
audiovisuales anlogos?
(magnticos, acetato, poliester,
celulosa, nitrato de celulosa)
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de

6
DISPOSICIN DE DOCUMENTOS
0,25
Unidades de
Almacenamiento
(generales,
especficas,
sistemas de
agrupacin)
***
PRESERVACIN A LARGO PLAZO
20%
Salud
ocupacional y
prevencin de
desastres
***
Las unidades de
almacenamiento son las
adecuadas para archivos de
gestin (cajas, carpetas, otros
)?
La disposicin de las unidades
de almacenamiento en el
mobiliario genera riesgos para
su conservacin?
Tienen diferentes tipos de
unidades de almacenamiento
teniendo en cuenta los tiempos
de retencin y disposicin final
de las series documentales?
Cuenta la Entidad con un Plan
de Emergencia y atencin de
desastres para material
documental?
Se cuenta con sistemas de
seguridad en los espacios
donde se custodian las series
documentales de la
dependencia?
Dispone el depsito de
equipos para atencin de
desastres?
SI
NO
SI
N.A.
NO
N.A.
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
Cules?
a
b
c
d
4
AMCV
30
Extintores de agente limpio

(CO2, Solfaklam 123, HCFL)
Extintores de Agua, Polvo
qumico seco
Extractores de agua
Papel o toallas secantes
Cuenta con sistemas de
alarma contra incendio?
Cuenta el espacio o el
depsito con sistemas de
seguridad contra intrusiones o
robos?
Grupo de

8
9
10
11
Condiciones
ambientales
***
1
2
3
4
AMCV
VALORACIN
Documentacin
que presenta
deterioro
biolgico
Valoracin
documental del
fondo acumulado
(CT, E, S, M)
31
Se evidencia sealizacin
necesaria que permita ubicar
con rapidez los diferentes
equipos para la atencin de
desastres y las rutas de
evacuacin?
Se evidencia el mantenimiento
a las instalaciones elctricas e
hidrulicas?
Realizan limpieza de reas y
documentos?
La Entidad cuenta con un
programa de control de plagas?
Se realiza fumigacin para el
control de caros en los
archivos de gestin y central?
Se han realizado primeros
auxilios a los documentos?
El depsito cuenta con
iluminacin natural?
Las ventanas tienen filtros
UV?
Las lmparas fluorescentes
cuentan con filtro UV?
La estantera se encuentra
alejada al menos de 20 cm de
los muros?
Las baldas inferiores de la
estantera se encuentran a 10
cm de altura del piso?
Han identificado deterioros
fsicos, qumicos o biolgicos en
la documentacin?
La entidad cuenta con poltica
de preservacin de informacin
a largo plazo?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de
VALORACIN
0
La entidad cuenta con polticas

para garantizar la conservacin
y migracin a nuevos soportes
tecnolgicos?
NOTA: Los siguientes itms no requieren respuesta dadas las caractersticas de la entidad.
ANEXO 1: LISTA DE DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD
No.
Nombre de la Dependencia
Nombre del responsable
Ubicada en:
Misional
Apoyo marque con X
marque con
X
1
2
3
4
5
ANEXO 2: ENCUESTA PARA CENSO DE ARCHIVOS SOBRE VCTIMAS Y DERECHOS HUMANOS
1
Conoce instituciones privadas, ONGs u otras, que trabajan con las vctimas o SI
NO
De ser afirmativo, indique cules
2
En el Archivo Central hay documentos anteriores al ao 2011, relacionados con SI
NO
De ser afirmativa, relacione fondos, series, subseries, volumen y fechas
3
Aplican procedimientos, disposiciones administrativas o legales donde sealan SI
NO
Cules?
4
Los documentos en los expedientes que conforman las series o subseries
SI
NO
5
Sobre las series y subseries anteriores utilizan TRD
SI
NO
6
Sobre las series y subseries anteriores utilizan TVD
SI
NO
7
Existen bases de datos, aplicativos o sistemas de informacin para bsquedas SI
NO
Cules?
7
Se coordinan y articulan los sistemas de informacin de su entidad con los de SI
NO
8
Mediante qu mecanismos y procedimientos se hace la articulacin de esta
Cules?
9
Existen restricciones de acceso o consulta de los documentos sobre atencin a SI
NO
10
Cul es el cargo de quien determina la
seguridad?
11
Lugar y fecha de recoleccin de
informacin
12
Nombre de quien responde la encuesta
13
SI
NO
*Atencin de
Vctimas y
DDHH
Cargo de quiene responde la encuesta
Nota: El desarrollo de esta parte del diagnstico estar contemplado en el plan
AMCV
32
Grupo de

INDICADORES PERCEPCIN DE TRANSPARENCIA
(Autodiagnstico en aspectos de transparencia)
No.
EJE
6
7
10
11
12
13
14
15
AMCV
A) INFORMACIN SOBRE LA ENTIDAD, En la pgina Web, se encuentra informacin sobre:
CRITERIO
Informacin sobre los cargos y
el personal
Se especifican datos
biogrficos del representante
legal
Se especifican las direcciones
electrnicas de los servidores
pblicos
Se publica la relacin de
Cargos (puestos) y el importe
individual o colectivo de sus
retribuciones.
Se publica de forma completa
la Relacin de Puestos de
Trabajo
Informacin sobre la
organizacin y el patrimonio
Se especifican el organigrama
y las funciones de cada rea
Se especifican los datos
bsicos de otros enlaces a las
webs de organismos del
Estado, relacionados con al
Entidad.
Est aprobado y se publica el
Plan Estratgico instituccional
Inmuebles (oficinas, locales,
etc.), tanto propios como en
rgimen de arrendamiento,
ocupados y/o adscritos a la
Entidad
Se publica el nmero de
Vehculos oficiales (propios o
alquilados) de la Entidad
bienes muebles de valor
histrico-artstico y/o los de
alto valor econmico de la
Entidad
Se divulga informacin
normativa de la entidad y
relacionada con la gestin de
la actividad misional de la
misma
ExisteysepublicaunCdigo
tico o de buen gobierno" de la
Entidad
33
SI
NO OBSERVACIN
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
x
N.A.
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
Grupo de

No.
EJE
CRITERIO
Se publican los horarios,
canales y requisitos de todos
los tramites y servicios que
ofrece la Entidad
SI
NO OBSERVACIN
Informacin parcial. Se debe
complementar y actualizar por
x todos los trmites y servicios
17
18
19
20
21
22
23
24
25
B) RELACIONES CON LOS CIUDADANOS Y LA SOCIEDAD (Informacin y atencin al ciudadano )
16
Pueden los interesados seguir
on line el estado de los tramtie
del procedimiento
administrativo que han
solicitado
Se puede ver el Mapa de la
propia Web de la Entidad
Se informa en la Web sobre
situacines y/o incidencias en
los servicios de inters
ciudadano (Ej. Trfico,
Urbanismo, Mapas y planos,
Situacin medioambiental contaminacin del aire y
acstica)
Se indica control de versiones
y fecha de modificacin de los
documentos pblicados
Se publica informacin precisa
de los Planes, Programas y
Proyectos de la Entidad
N.A.
N.A.
x
Parcial.
x
Se publica informacin de
informes (cuales)
Gestin, empalme, estado del

sistema de control interno,
restriccin en el gasto pblico,
pormenorizado de control
interno, seguimiento plan
anticorrupcin, zar
anticorrupcin, seguimiento
PQRS, control interno
contable, derechos de autor.
Existen foros de discusin en

la Web
Existen y se informa sobre:
(Ferias de servicio al
ciudadano, Rendicin de
cuentas, Eventos de
divulgacin,?)
Existen canales de
participacin ciudadana en los
temas estratgicos
Se posibilitan las sugerencias y
la participacin ciudadana en
la planeacin de la Entidad
Informacin parcial. Solo

aquellos que ingresen el
trmite por
Sedeelectrnica.archivogener
al.gov.co
N.A.
N.A.
N.A.
Rendicion de cuentas
x
N.A.
x
26
AMCV
34
Grupo de

28
29
30
31
C)
TRANSPARENCIA
ECONMICOFINANCIERA
27
EJE
D) TRANSPARENCIA EN LAS
CONTRATACIONES DE SERVICIOS
No.
CRITERIO
Se publican datos de
informacin presupuestal
SI
Procedimientos de
contratacin de servicios
Relaciones y operaciones con
proveedores y contratistas
Se publica la lista y/o la
cuanta de las operaciones con
los proveedores ms
importantes de la Entidad
Se publica la lista y/o la
cuanta de operaciones con los
adjudicatarios y contratistas
que realiza la Entidad
NO OBSERVACIN
Se publica en la pagina web
del AGN el presupuesto
aprobado y sus
modificaciones en el ao asi
como los estados financieros.
N.A.
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
Fecha de registro 15 de septiembre de 2014

Las preguntas fueron adaptadas desde http://www.transparencia.org.es/
AMCV
35
Grupo de

MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental
Ao de registro
No.
1
5
6
7
10
11
Requerimientos Modelo de Madurez
Ncleo
La entidad tiene actualizado y documentado el manejo de

los documentos, de diferentes manuales (funciones,
Calidad
guias tcnicas, reglamentos) entre otros
La alta direccin cuenta con un metodo y frecuencia para
Planeacin y
monitorear los plazos de cumplimiento de la poltica de
gestin de documentos durante la implantacin de la
control
misma.
Se establecio metodo y frecuencia para revisin y
Planeacin y
actualizacin de la poltica del sistema de gestin
documental y sus polticas fortalecen en ambas
control
direcciones con otros modelos de gestin y control
Se mide con certeza el grado de cumplimiento de la
Planeacin y
normatividad archivstica y de la gestin documental en
control
su diferentes soportes (fsicos, electrnicos, etc..)
La implementacin de PGD se desarrolla con una
gestin articulada entre las reas que administran los
diferentes tipos de informacin y las reas de archivo
Se adopta el sistema de gestin documental por
reglamentacin interna.
Se identifican estndares, buenas practicas y marcos
legales nacionales e internacionales aplicables para
tenerlos como referentes en su sistema de gestin
documental.
La entidad reglamenta la gestin de los diferentes tipos
de informacin (fsicos, electrnicos, etc..), articulados
con la normatividad aplicable a su naturaleza y con el
marco especifico de la gestin documental.
La entidad cuenta con monitoreo sobre los cambios que
modifiquen, deroguen y actualicen el marco legal en
gestin documental y dems normatividad relacionada
con la naturaleza de entidad.
La entidad participa de los cambios del marco normativo
propios de su sector, la gestin documental, tecnologa
de la informacin y aquellos que de forma transversal le
apliquen.
La entidad monitorea tiempos de respuesta de asuntos
especficos (pqrs, derechos de peticin, entre otros)
12
La entidad monitorea los indicadores de los

procedimientos para el manejo de los documentos
13
La alta direccin monitorea el cumplimiento de la poltica

de gestin de los documentos.
14
15
16
17
18
19
20
21
AMCV
2014
La instancia asesora, aprueba la poltica, el plan

institucional de archivos y asesora en normatividad
archivstica a la alta direccin
Procedimiento de
planeacin documental
No
Procedimiento de
(estratgico)
Si
Procedimiento de
(estratgico)
No
Procedimiento de
(estratgico)
Procedimiento de
(estratgico)
Planeacin
No
Planeacin estratgica
Normatividad
Si
Procedimiento de
Planeacin
No
Procedimiento de
Normatividad
Si
Procedimiento de
Normatividad
Si
Procedimiento de
Control
Si
Planeacin y
control
No
Planeacin y
control
No
Procedimiento de
planeacin
Programa especifico de
audtoria
Procedimiento de
(estratgico)
Procedimiento de
(estratgico)
No
Procedimiento de
(estratgico)
No
Herramientas tecnolgicas
Comit de
desarrollo
administrativo
Si
Comit de desarrollo
administrativo
Comit de
desarrollo
administrativo
Si
Comit de desarrollo
administrativo
Si
Comit de desarrollo
administrativo
Si
Comit de desarrollo
administrativo
Si
Acto administrativo y
concertacin de objetivos
2015
Si
Procedimiento de
planeacin
audtoria
La instancia asesora impulsa la mejora e innovacin de

Comit de
la gestin de los documentos, formula propuestas al ente
desarrollo
rector de la poltica archivstica y se articula con otros
administrativo
sistemas de gestin de gobierno.
Acto
administrativo
y
concertacin
de objetivos
2015
El responsable del sistema rinde cuentas a las instancias
Listado de
de control y desarrolla las acciones de mejora
informes,
identificadas en los procesos de seguimiento y control.
armozacin
con otros
sistemas
36
Si
Si
La instancia asesora, emite conceptos, realiza estudios

Comit de
tcnicos y aprueba los proyectos de incorporacin de
desarrollo
tecnologa de la informacin y realiza seguimiento a
planes, programas y proyectos ya aprobados.
administrativo
La entidad cuenta con un equipo base interdisciplinario

(oficina de archivo, planeacin, tecnologas, calidad o
quienes hagan sus veces) avalado por la alta direccin,
encargado de la implantacin del sistema de gestin de
los documentos y su armonizacin con los sistemas de
gestin internos.
Actividad de mitigacin
Planeacin y
control
La alta direccin realiza anlisis peridico de los

indicadores de la implantacin del sistema de gestin de Planeacin y
los documentos y orienta el cumplimiento de los objetivos
control
estratgicos.
El monitoreo del sistema de gestin de los documentos
permite, la mejora e innovacin y se integra con la
Sistemas y
medicin de otros sistemas administrativos y de gestin
TIADE
establecidos por el gobierno.
La instancia asesora se rene de forma peridica para
orientar la elaboracin y aprobar instrumentos
archivsticos, revisa e interpreta la normatividad
archivstica.
Cumple
Grupo de

Ao de registro
No.
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
AMCV
2014

Las reas de la entidad limitan la responsabilidad de los
documentos al funcionario encargado de las actividades
relacionadas con el manejo de los archivos.
La entidad reconoce que el manejo de los documentos
es transversal a sus reas funcionales y orienta procesos
de sensibilizacin limitado a los responsables de cada
rea.
Se identifican conductas de resistencia al cambio, por la
transformacin procedimental que enfrenta la entidad.
Los funcionarios que dirigen las reas de la entidad
aceptan, experimentan y colaboran en la sensibilizacin
del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor
del sistema de gestin de los documentos.
La oficina de archivo se articula con el rea de recursos
humanos para crear, disear y mantener procesos de
cambio e innovacin frente a la declaracin del sistema y
la adaptacin en la iniciacin de nuevas tecnologas
Los funcionarios de la entidad desarrollan competencias
vinculando procesos de trabajo propios de la entidad
con los procesos de aprendizaje en la ejecucin de
tareas y actividades propias de la gestin de
documentos.
Reconocen dentro de sus responsabilidades el rol que
tienen en la gestin de documentos y su valor como
principio de transparencia institucional.
La entidad aplica acciones parciales orientadas al
reciclaje y uso del papel, promueve su reutilizacin en el
manejo de los documentos.
Ncleo
Cumple
Diagnstico
Si
Diagnstico
Diagnstico
Si
Diagnstico
Diagnstico
SI
Diagnstico
Diagnstico
No
Diagnstico
No
capacitacin
Programa de gestin del
cambio
Planeacin
Si
capacitacin
Programa de gestin del
cambio
Diagnstico
Si
Diagnstico
Si
Procedimiento de
Planeacin documental
Si
Procedimiento de
Produccin documental
Planeacin
Si
Procedimiento de
Programa de documentos
electrnicos
Disposicin
final de
documentos
No
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Planeacin
Planeacin y
produccin
documental
La entidad orienta acciones desde la iniciativa cero papel Planeacin y
y una cultura institucional del uso racional de los
produccin
recursos y su impacto frente al medio ambiente.
documental
Se implementan formularios digitales y se automatizan
procesos y procedimientos pero de manera parcial o
incompleta resultado de ejercicios individuales.
La entidad cuenta con procedimientos formales para el
manejo adecuado en la disposicin final de documentos
eliminados y la formacin integral en actitudes, hbitos,
comportamientos, sensibilizacin y concientizacin del
uso adecuado de los recursos y materiales disponibles
para la adopcin del sistema de gestin de los
documentos.
En el seguimiento a la gestin de los documentos se
identifica aquellos que pueden ser gestionados
electrnicamente como apoyo a la optimizacin del uso
de los recursos.
La entidad genera ingresos debido a la disminucin del
consumo de papel y el aprovechamiento de los residuos
reciclables que se generan en los procesos del sistema
de gestin de documentos.
El sistema y las herramientas tecnolgicas cuentan con
indicadores que permiten medir el impacto de la
apropiacin en la cultura del medio ambiente y tomar
acciones de mejora permanente.
Los funcionarios interiorizan y proponen nuevas
practicas del uso de los recursos para proveer servicios
mas eficientes en trminos ambientales, sociales y
administrativos integrndose con otros modelos de
gestin.
El uso de herramientas tecnolgicas esta orientado a la
tecnologa verde y la aplicacin de estndares
internacionales como fuentes de apoyo para el desarrollo
sostenible de los recursos del medio ambiente.
La entidad usa las herramientas tecnolgicas como
apoyo a los procesos de la gestin de documentos de
forma limitada y se orienta a la automatizacin para la
redaccin de documentos principalmente mediante
aplicaciones de ofimtica, uso del correo electrnico y
publicacin de contenidos en paginas web.
Algunas reas cuentan con herramientas tecnolgicas
para gestionar documentos pero su infraestructura es
limitada con definicin de polticas a necesidades
particulares o propias de cada rea.
La entidad establece polticas, procesos y
procedimientos, para fortalecer la gestin de los
documentos en cuanto a seguridad de la informacin,
soporte, diseo, desarrollo, infraestructura y riegos para
el uso de tecnologas de la informacin y las
comunicaciones, que permitan el acceso, uso y
disponibilidad de los documentos y que garanticen la
autenticidad, integridad, confidencialidad, legibilidad e
interpretacin de los mismos a travs del tiempo.
37
Procedimiento de
electrnicos
Procedimiento de
electrnicos
Planeacin
No
Planeacin
Si
Planeacin
Si
Planeacin
Si
Procedimiento de gestin y
trmite
No
Programa especfico de
documento electrnico
Si
Si
Si
Procedimiento de
(estratgico)
Planeacin
Planeacin
Planeacin
Planeacin,
Sistemas
Grupo de

Ao de registro
No.
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
AMCV
2014

La alta direccin y el responsable del sistema, realizan
control y seguimiento al desempeo de las herramientas
tecnolgicas en cuanto a disponibilidad, efectividad,
integridad, autenticidad. confidencialidad, conservacin y
trazabilidad para el sistema de gestin de los
documentos, que permita tomar acciones y realizar
ajustes peridicamente orientados a la mejora continua.
La entidad hace uso de los resultados obtenidos en la
implementacin de herramientas tecnolgicas para
gestionar la innovacin y actualizacin de la
infraestructura tecnolgica orientadas a evitar su
obsolescencia y mejor desempeo.
La responsabilidad de herramientas tecnolgicas como
apoyo a el manejo de documentos e informacin esta
orientada a las rea de tecnologa.
La interaccin entre las reas de Gestin Documental y
Tecnologa es orientada a los requerimientos operativos
tecnolgicos.
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar
documentos de valor archivstico cumpliendo con los
procesos establecidos.
La entidad suministra informacin al ciudadano de
manera parcial, esta orientada a necesidades
particulares de las diferentes reas o que nacen de
acciones correctivas, se desconocen las necesidades del
publico objetivo.
Las herramientas tecnolgicas estn orientadas a la
publicacin de datos meramente informativos.
La entidad cuenta con diferentes canales de atencin y
orientacin de manera local y en lnea (portales y
paginas WEB), estos canales no se encuentran
articulados, se comunican solo al interior de la entidad.
La entidad tiene documentado los procesos en las
herramientas tecnolgicas que permiten intercambiar
informacin, conocimiento y realizar cadenas de tramites
entre entidades.
La informacin suministrada es completa, clara, eficiente,
transparente, de calidad y oportuna; esta ajustada a las
necesidades de los ciudadanos, organizaciones y
entidades.
Los resultados obtenidos de la implementacin y
retroalimentacin de los usuarios, le permiten a la alta
direccin y responsable del sistema orientar estrategias
de mejora del servicio y tramite.
Los funcionarios entienden, aceptan y apropian en el que
hacer diario la importancia del servicio al ciudadano y su
gestin en lnea.
La entidad hace uso de tecnologas y aplicaciones que
permiten al ciudadano el ejercicio de la e-democracia
orientado a participacin y toma de decisiones en
actividades de comunicacin, democracia y decisin, as
como el desarrollo factores de innovacin en el uso de la
tecnologas.
Las herramientas tecnolgicas utilizadas como apoyo a
los procesos de la gestin de los documentos, son
usadas de manera aislada y para automatizar oficinas,
se adquieren y desarrollan por necesidades de
problemas particulares y sus requerimientos son
orientados exclusivamente por las reas de tecnologa.
La entidad usa las herramientas tecnolgicas para
compartir o intercambiar informacin de carcter interno
teniendo reglas comunes, pero son limitadas en su
eficiencia y uniformidad ya que no se integran con otras
plataforma tecnolgicas y estan limitadas a proveedores
especificos.
La entidad documenta protocolos para adoptar de
manera libre tecnologas que permitan interactuar e
intercambiar datos normalizados mediante la
autoamitazin de procesos para prestan de manera
eficiente servicios y contenidos orientados a gestin de
los documentos.
La reas de la entidad en sus procesos de adquisicin y
desarrollo de herramientas tecnologicas para gestionar
documentos, hacen uso permanente de los protocolos
establecidos, que permiten la eficiencia y normailizacin
de los procesos y se retroalimenta de las experiencias
durante la implantacin .
La entidad consulta de manera permanente estndaresy
moniterea la normatividad de intercambio de informacin
y datos nacionales e internacionales y son usadas para
la mejora continua e innovacin.
Las bases de datos con informacin de los usuarios se
encuentran alojadas en equipos locales, dispositivos de
almacenamiento y en servidores, el tratamiento y uso de
esta informacin no se encuentra formalizado.
38
Ncleo
Cumple
Planeacin,
Sistemas
Si
Procedimiento de
(estratgico)
Planeacin,
Sistemas
Si
Procedimiento de
(estratgico)
Planeacin,
Sistemas
No
Procedimiento de
Planeacin,
Sistemas
No
Procedimiento de
Planeacin
Si
Gestin y
trmite
Si
trmite
Sistemas y
TIADE
Si
Sistemas y
TIADE
No
Planeacin,
Sistemas
No
Diagnstico
Diagnstico
Planeacin
No
Gestin y
trmite
No
trmite
Gestin y
trmite
Si
trmite
Sistemas y
TIADE
No
Planeacin
Si
Procedimiento de
Planeacin
No
Proyecto de
interoperabilidad
Planeacin
No
Planeacin
Si
Planeacin estretgica
Planeacin
Si
Procedimiento de
Grupo de

Ao de registro
No.
60
61
2014
Ncleo
Las bases de datos son clasificadas y manejadas de

manera relacional pero sus procedimientos estn
limitados ya que son responsabilidad del rea de
sistemas, su interaccin con otras reas de gestin es
limitada.
La entidad estandariza la administracin y gestin de la
informacin y los datos en herramientas tecnologicas
articuladas con el Sistema de Gestin de Seguridad de la
informacin y los procesos archivisticos del ciclo vital
de los documentos.
Da cumpliento con los lineamientos establecidos por la
ley en cuanto a la reserva legal, uso, acceso, manejo,
62
63
64
65
66
administracin y eliminacin de la informacin y los

datos.
Establece acuerdos de confidencialidad y cuenta con
protocolos y polticas de uso de medios de
almacenamiento de nivel interno y con terceros, tiene
estructurado y documentado polticas orientada a
fortalecer la Publicacin de datos abiertos.
La entidad realiza monitoreo a la implementacin del
sistema de gestin documental y su desempeo en
cuanto a frecuencia, tiempo de respuesta de incidentes,
seguridad, manejo, uso, acceso, administracin y
eliminacin de la informacin y los datos para realizar
acciones de mejora permanente y garantizar la
proteccin de la informacin y los datos personales.
La alta direccin revisa y consulta de manera
permanente estndares internacionales con la finalidad
de establecer niveles superiores para la proteccin de
datos y la informacin, buscando mejores opciones para
alojar sus bases de datos y monitorea la normatividad
vigente en pro de fortalecer su sistema.
La entidades crean documentos producto del ejercicio de
sus funciones, pero son diseados producto de
necesidades particulares de las reas que lo requieren.
Cumple
Si
Procedimiento de
etiquetado de informacin
Procedimiento de
seguridad de la
informacin
No
Procedimiento de
seguridad de la
informacin
Disposicin
final de
documentos
No
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Procedimiento de
etiquetado de la
informacin
Planeacin
Si
Procedimiento de
(estratgico)
Planeacin
Si
Procedimiento de
(estratgico)
Planeacin
Si
Procedimiento de
(estratgico)
No
Procedimiento de
normalizacin documental
No
Procedimiento de
Si
Procedimiento de
Si
Procedimiento de
Si
Procedimiento de
(estratgico)
Si
Si
Si
normalizacin
Si
Procedimiento de
(estratgico)
Si
Procedimiento de
organizacin
Si
TRD
Auditorias internas de
gestin documental
Si
TRD
Proyecto de descripcin
documental
Etiquetado de
informacin
Planeacin
Planeacin
Las entidades tienen manuales para la estandarizacin

de formas y formularios pero ZZZZZ
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
AMCV
Planeacin
La entidad tiene documentado y planea la creacin de los

documentos integrando aspectos administrativos,
Planeacin
legales, funcionales y tcnicos, para crear, usar, valorar
y conservar los documentos.
Los documentos son creados por los funcionarios
independiente de su soporte y cumpliendo con los
protocolos establecidos, la creacin de nuevos
Planeacin
documentos, formatos, formas y formularios debe pasar
por las instancias asesoras para ser incluidos en los
instrumentos de clasificacin y descripcin y
armonizados con otros modelos de gestin.
La entidad monitorea los mapas de procesos, flujos
documentales y manuales de funciones para actualizar la
Planeacin
planeacin y optimizar los procesos y procedimientos del
sistema de gestin documental y la automatizacin de los
mismos.
Se crean y reciben documentos en herramientas
ofimticas, pero la responsabilidad de disposicin y
Planeacin
generacin de copias de seguridad esta asignada a las
reas de tecnologia e informatica.
Se emplean herramientas tecnologicas para la creacin
de documentos, pero estan orientados a las reas de
Planeacin
planeacin
La entidad registra los documentos formas, formatos y
formularios creados dentro del sistema de gestin
Planeacin
documental.
Estudia y analiza normas de buenas prcticas
internacionales y nacionales que permitan fortalecer la
Planeacin
produccin documental y facilitar la gestin de los
mismos.
La clasificacin, descripcin e inventarios de documentos
responde a criterios individuales o parcialmente
Organizacin
formalizados.
La clasificacin de documentos se realiza con base en
las TRD, cuadros de clasificacin y cubren la totalidad
Organizacin
de la produccin documental.
Los instrumentos y herramientas de clasificacin y
descripcin cumplen con las caracteristicas de ser
sistematicos, uniformes, flexibles y coherentes, estos han Organizacin
sido documentados, declarados, divulgados e incluidos
en el sistema de gestin de documental.
39
Grupo de

Ao de registro
No.
78
79
80
81
82
2014

Los bancos terminologicos han normalizado y
estandarizado las clases y categorias documentales.
Los funcionarios de la entidad conocen los instrumentos

de clasificacin estn capacitados para su aplicacin
respetando el principio de orden original y principio de
procedencia.
La entidad realiza control y seguimiento al cumplimiento
de procesos y procedimientos tcnicos y operativos de
la gestin de los documentos, garantizando el
cumplimiento con los parmetros de ley en cuanto a
disponibilidad, oportunidad y seguridad de los
documentos en cada una de las fases de su ciclo vital.
La entidad ha definido programas de migracin y
reproduccin para garantizar la disponibilidad de los
documentos.
La entidad se actualiza en normas internacionales
orientadas a fortalecer y satisfacer las necesidades de
informacin en cuanto a organizacin, clasificacin y
descripcin de documentos pensado en los distintos
tipos de informacin y usuarios.
La disposicin y oportunidad de los documentos estan
sujetos a criterios personales y politicas de acceso
parciales acorde al rea encargada de la custodia de los
documentos.
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
AMCV
La entidad se ve avocada a eventos que afecta la

reputacin por el incumplimiento en la disponibilidad y
oportunidad de los documentos como evidencia de su
gestin.
La entidad reconoce que la disponibilidad y oportunidad
de los documentos son importantes para la operacin.
Orienta y documenta procesos para el servicio y toma de
decisiones pero limitado a criterios de los responsables
de cada rea.
La entidad ha documentado en concordancia con
seguridad de la informacin, parmetros que permiten
garantizar las mejores condiciones tcnicas y operativas
para que los documentos e informacin estn
disponibles, oportunos y seguros cada una de las fases
de su ciclo vital.
documentos y cuenta con herramientas que permiten
fortalecer el proceso de oportunidad.
Su relacin es permanente con otros sistemas de
gestin.
documentos.
Ncleo
Cumple
Organizacin
Si
documental
Si
TRD
Asistencia tcnica a
archivos de gestin
Si
Procedimiento de
planeacin
audtoria
Disposicin
final de
documentos
No
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Organizacin
Si
Procedimiento de
Disposicin
final de
documentos
Si
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Procedimiento de
seguridad de la
informacin
Procedimiento de
etiquetado de la
informacin
Organizacin
Si
Procedimiento de
organizacin
Organizacin
Control
Si
Planeacin
Si
Planeacin,
sistemas
Si
Transversal a los
procedimientos
Disposicin
final de
documentos
No
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Proyecto de pruebas piloto
de transferencias
Planeacin
Si
No
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Proyecto de pruebas piloto
de transferencias
Si
Actualizacin TRD
La entidad realiza monitoreo a los cambios de funciones,

estructura organizacional, procesos y procedimientos que
Organizacin
afectan la clasificacin y descripcin asegurando la
relacin secuencial del trmite y favoreciendo el
mejoramiento continuo.
El sistema de gestin de documentos esta articulado con
el programa de gestin de riesgos de la entidad y se
cuenta con planes de continuidad acorde a la naturaleza Preservacin
a largo plazo
de la entidad.
Etiquetado de
informacin
La entidad documenta polticas de acceso a los

documentos en diferentes manuales (funciones, guas
tcnicas, reglamentos) pero estos orientados a las reas Etiquetado de
informacin
de archivo y correspondencia y reas de tecnologa.
40
Procedimiento de
(estratgico)
Procedimiento de
(estratgico)
Planeacin
Disposicin
final de
documentos
Las polticas de acceso a los documentos son definidas

por los responsables de las reas con practicas no
formalizadas.
No
No
Si
SGD articulado a SGE

(Sistema de Gestin de
Riesgos)
Plan de continuidad del
negocio
Procedimiento de
Procedimiento de
seguridad de la
informacin
Procedimiento de
Procedimiento de
seguridad de la
informacin
Grupo de

Ao de registro
No.
95
Se han caracterizado los usuarios y se han defino tablas

de control de acceso para establecer categoras de
derechos y restricciones permitiendo que la
comunicacin, transferencia y uso de la informacin
cuenten con altos niveles de seguridad.
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
AMCV
2014
Ncleo
Resultado del trabajo conjunto de los sistemas de

gestin de calidad, seguridad de informacin y gestin
documental, se han definido polticas para la
reproduccin, transmisin visualizacin, descarga e
impresin de documentos disponibles en redes o en
cualquier sistema de informacin y han sido
documentado en el sistema de gestin documental.
Las transferencias documentales son el resultado de un
programa documentado y formalizado y se realizan de
forma peridica basados en esquemas y polticas de
retencin de documentos.
La entidad evala de forma peridica la caracterizacin
de usuarios y documentos y realiza mantenimiento a las
listas de control de acceso mediante un procedimiento
documentado.
La alta direccin revisa y consulta de manera
permanente estndares internacionales con la finalidad
permitir el acceso a los documentos y la informacin sin
importar la ubicacin geogrfica del usuarios y las
entidades.
La entidad realiza evaluaciones internas y externas pero
su procedimiento no esta integrado, define indicadores
generales administrativos cerrados o limitados, sus
resultados y anlisis son restringidos en aspectos
propios a la gestin documental.
Se identifican indicadores para el manejo de los
documentos resultado de evaluaciones internas y
externas, pero estos son orientados especficamente a
las reas de archivo y correspondencia quienes realizan
la autoevaluacin y anlisis de estos indicadores
limitando la corresponsabilidad.
La entidad tiene documentado los procesos de
autoevaluacin y sus funcionarios los identifican y
reconocen como procesos veraces, coherentes,
participativos y de corresponsabilidad para alcanzar y
fortalecer competencias y habilidades para el sistema de
gestin documental.
Los funcionarios aplican los procesos de autoevaluacin,
realizan juicios de valor de su propia gestin frente al
sistema de gestin de los documentos permitiendo
fortalecer sus competencias y proponen y evalan
procesos para su ajuste y mejora.
La alta direccin orienta los procesos de autoevaluacin
para monitorear y tomar acciones que le permitan
desarrollar funciones sistmicas de gestin, alimentado,
fortaleciendo e integrando otros modelos de gestin.
El tramite y gestin de los documentos al interior de la
entidad es realizado de manera parcial ya que la
clasificacin, descripcin y creacin de documentos es
resultado necesidades particulares y criterios
individuales.
Se cuenta con instrumentos y herramientas de
clasificacin y descripcin para los documentos de
archivo que responden a criterios y normas tcnicas de
tal forma que los documentos mantienen su vinculo
archivstico durante su ciclo vital.
Se han documentado los metadatos mnimos requeridos
as como los mtodos de captura y mantenimiento para
los niveles de descripcin de cada una de las fases del
ciclo de vida de los documentos.
Durante la implantacin de los sistemas de clasificacin y
descripcin se han identificado acciones de mejora en
cuanto a metadatos adicionales que permiten su
actualizacin y fortalecimiento.
Se han establecido mecanismos y procedimientos para
control de calidad a los metadatos y su trazabilidad como
vinculo archivistico.
No
Procedimiento de
Procedimiento de
seguridad de la
informacin
Planeacin
No
Procesos de seguridad de
la informacin
Gestin Ambiental
Programa especifco de
normalizacin
Transferencia
s
Si
Cronograma de
trasnferencias primarias en
soporte fisico y electrnico
Planeacin
No
trmite
Si
Procedimiento de
(estratgico)
Control
Si
Procedimiento de
planeacin
audtoria
Planeacin
No
No
Procedimiento de
planeacin
audtoria
No
Procedimiento de
planeacin
audtoria
Control
No
Procedimiento de
planeacin
audtoria
Organizacin
No
Procedimiento de
organizacin
Organizacin
Si
Esquema de metadatos
Organizacin
No
Organizacin
No
Procedimiento de
organizacin
No
Proyectos de validacin de
caracteristicas de los
documentos electrnicos e
informtica forense
No
Etiquetado de
informacin
Planeacin
Control
Control
Organizacin
Los metadatos son aprovechados para la gestin de

documentos dentro de flujos de trabajo, en los sistemas
de clasificacin y en los instrumentos y herramientas de Organizacin
descripcin para la innovacin, la mejora y
fortalecimientos a otros sistemas de gestin.
Se utilizan estndares internacionales para la descripcin
Organizacin
documental y metadatos.
Los recursos para el manejo de los documentos son
asignados para suplir necesidades eventuales o
Planeacin
reactivas.
41
Cumple
No
Si
Procedimiento de
(estratgico)
Grupo de

Ao de registro
No.
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
2014
Ncleo
La entidad incorpora en el presupuesto necesidades de

la gestin documental para apoyar la operacin, pero su
distribucin se orienta a necesidades particulares o
apreciaciones personales ya que las funciones se
encuentran asignada a reas no competentes para
ejercer la funcin archivstica.
La entidad documenta la planificacin, direccin,
mantenimiento y control de los recursos financieros y de
servicios para la eficiente operacin del sistema del
gestin de los documentos.
El Plan Institucional de Archivo PINAR permite la
planificacin de los recursos del sistema de gestin de
documentos a travs de planes y proyectos.
El rea de gestin de documentos rinde cuentas a las
instancias de control y es reconocida y consultada para
la orientacin y aplicacin de buenas practicas.
Durante la implementacin y monitoreo del sistema de
gestin de los documentos la entidad proporciona de
manera oportuna los recursos, permitiendo una eficiente
operacin, generando ahorros y tomando acciones de
mejora.
Existe cultura de estmulos por el cumplimiento de
metas.
La alta direccin a travs de indicadores econmicos
producto del monitoreo y control de los recursos en la
ejecucin de la operaciones tcnicas archivsticas,
previene, corrige errores y toma acciones en la
planeacin de los recursos.
La alta direccin evala nuevas fuentes de financiacin e
inversin para apoyar la ejecucin de la gestin
documental en aspectos fsicos y tecnolgicos.
La entidad cuenta con documentos producto del
cumplimiento de sus funciones, pero enfrenta acciones
por la no disponibilidad como evidencia jurdica en
defensa de sus administraciones.
La entidad reconoce que la gestin de los documentos
es una herramienta para el control y buenas practicas de
la administracin pblica.
Crea espacios limitados de acceso en portales web
orientados solo a publicar informacin acorde a la
naturaleza de la entidad e informacin institucional, de
tramites y servicios, informacin financiera y contable,
informes de resultados entre otros.
La entidad tiene documentados y divulgados los
procedimientos y responsabilidades frente a la claridad,
apertura y visibilidad de sus actos administrativos como
el derecho de acceso, participacin y control ciudadano
en temas pblicos.
Los funcionarios de la entidad aplican procedimientos
que permiten administrar todas la operaciones relativas a
los documentos como respaldo a las actuaciones de la
funcin publica y proponen espacios de participacin.
La alta direccin cuenta con documentos que cumplen
lineamientos estratgicos como cdigos de tica y buen
gobierno institucional que regulan las relaciones con los
grupos de inters y permiten la innovacin en espacios
de participacin.
Existen indicadores y datos para el manejo de los
documentos resultados de operaciones parciales
definidas por las reas que los producen o custodian.
Los resultados y anlisis de los indicadores en control y
seguimiento para el manejo de los documentos son
parciales ya que son establecidos reas de archivo y
correspondencia.
Los procesos y procedimientos del sistema de gestin de
los documentos cuentan con indicadores que cumplen
con atributos de frecuencia, consolidacin, interpretacin,
validacin. y entrega informes de desempeo para su
publicacin y cuenta con un responsable de su
consolidacin.
El anlisis e interpretacin de los indicadores del control
y seguimiento resultado de la implantacin y desempeo
del sistema, permiten al responsable evidenciar acciones
de mejora, son publicados para su validacin y
retroalimentacin.
Los indicadores de seguimiento y control le permiten a la
alta direccin tener el control, prevenir y realizar
acciones correctivas para mejorar cada una de las fases
del ciclo de vida de los documentos y fortalecer sistema
de gestin documental.
Revisa documentos nacionales e internacionales para
aplicar mejores practicas en el diseo y construcciones
de indicadores que proporciones datos orientados a
fortalecer el sistema.
Cumple
Diagnstico
Diagnstico
Planeacin
No
Planeacin
No
PINAR
Planeacin
Si
Auditoria
Planeacin
No
Planeacin
Si
Proceso de gestin
humana
Planeacin
No
Planeacin
Si
Planeacin
Si
Auditoria
Planeacin
Si
Planeacin
Si
Planeacin
No
Planeacin
Si
Planeacin
Si
Planeacin
Si
Planeacin
Si
Planeacin
Si
Planeacin
Si
Planeacin
No
Planeacin
Si
El documento Modelo de Madurez, se encuentra en etapa de edicin y

Econmicos
AMCV
Indicadores
42
Grupo de

Ao de registro
No.
2014
Ncleo
Control y seguimiento
Procedimientos para el manejo de documentos
Implantacin del sistema de gestin de los
Control y seguimiento
Fortalecer el sistema (incidencias)
Cumplen con atributos de frecuencia, consolidacin,
Indicadores
AMCV
Cumple
43
Grupo de
REGISTRO DE OBSERVACIONES PARA UN ANLISIS DOFA EN VARIABLES QUE

AFECTAN EL DESARROLLO DEL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL
DEBILIDAD
OPORTUNIDAD
Falta de personal
Desperdicio en el
uso del papel
AMBIENTAL
EJE
FORTALEZAS
AMENAZA
Resistencia a
Polticas en Cero
cumplir con los
Papel
procedimientos
Falta de
Articular Gestin
lineamientos
Documental y
claros, preciso
Gestin Ambiental para implementar
la poltica
Compromiso para
mejorar lo
X
existente
La entidad
generas aspectos
e impactos
ambientales que
pueden ser
manejados y que
no son de gran
escala.
Gua de manejo
de residuos;
incorporacin en
los procedimientos
del AGN.
Implementacin
NTC.
10
AMCV
SISTEMAS DE CALIDAD
Actualizacin de
los procedimientos
en coherencia o
concordancia con
las directrices
ambientales.
Lentitud en
implementacin
Difundir informacin
Opcin en certificacin si
No optimizar los
para mejorar el
se hace una adecuada
procesos conllevan a
funcionamiento y las
adaptacin de procesos
generar mala imagen
actividades.
Articulacin de los
procedimientos
Se cuenta con SIG,

as no se encuentre
certificada la
entidad.
Normativa clara
para procesos de
certificacin
44
Manual de funciones
ms claro en las
funciones tcnicas
con funciones
profesionales y
viceversa.
La no aplicacin de
polticas internas
Grupo de

EJE
11
12
13
15
16
17
GESTION DE TALENTO HUMANO
14
DEBILIDAD
OPORTUNIDAD
Poltica
administrativa
Personal capacitado y
institucional GTH.
apto para aportar en la
(Difusin amplia y
entidad, los apoya y le
suficiente de los
aspectos Tcnicos permite un crecimiento.
referentes a los
puestos)
Seguimiento y
acompaamiento en
los procesos de
Proyeccin,
cambio
Autorrealizacin.
(Capacitacin en los
procesos actuales
para todo el
personal)
Una amplia planta de
Se presentan
personal, con sentido de
muchas iniciativas
pertenencia til para
pero no se
realizar o tomar acciones
materializan
de mejora en su
funcionamiento
Falta de
capacitacin amplia
X
y suficiente servidor
publico
Gran proporcin de
contratistas que no
son tenidos en
X
cuenta como parte
de la organizacin
X
FORTALEZAS
Personal capacitado
Desmejoramiento
y apto para aportar
con la resolucin 248
en la entidad, los
de 2014 en cuanto
apoya y le permite
apoyo educativo
un crecimiento.
Disposicin contina Poltica clara con su

de la direccin para
debida
incluir en las
reglamentacin para
entidades iniciativas
cada uno de los
de gestin.
procesos
Ampliacin planta
de personal.
Cambio de visin de
la AGN.
Comunicacin
Recursos escasos
que no permitir el
fortalecimiento
competencias
Falta de talento
humano que impulse
y se capacite
permanentemente
Continuidad (bajos
salarios) vs
experiencia
Personal rotatorio.
"El AGN est siendo
usado como
escampadero o
trampoln para poder
sus servicios a otras
entidades por lo cual
se debe mejorar la
escala mediante una
restructuracin".
Migracin de
profesionales
18
19
20
21
22
AMCV
45
AMENAZA
Falta de compromiso
por falta de
incentivos gestin de
calidad
Compromiso jefes no
sinergia
Resistencia del
funcionario al
cambio.
(...para restringir el
desprecio, ara el
cumplimiento de
polticas.)
Cambio planes y no
socializacin de los
mismos
No socializa
internamente la
normatividad emitida
y en AGN
Grupo de

EJE
DEBILIDAD
OPORTUNIDAD
FORTALEZAS
23
24
26
Ausencia de
personal capacitado
para dar soporte
(Falto de
familiarizacin en el
manejo de
plataformas)
Generar mayor numero

de planes de
capacitacin, de
induccin y re-induccin
en todos los sistemas,
generar videos de
presentacin, practicas,
bidireccional, didcticos.
Esquema de
seguridad de la
informacin
electrnica.
Bajos recursos
presupuestales para
la adquisicin de
tecnologas
Uso de sistema de
informacin.
Ausencia de
presupuesto para la
contratacin de
nuevas tecnologas
Falta de innovacin.
(Desarrolla a nivel de
servidores, estacin
de trabajo, redes,
sistema de
comunicaciones y
software
especializado para
interactuar con
entidades,
ciudadanas y lograr
optimizar los tramites
con informacin
predictiva.)
SISTEMAS
25
Sistema de
interaccin con
usuarios externos
27
AMENAZA
Formar grupo
interdisciplinario para
hacer acercamiento a las
Ausencia de
distintas reas,
sistemas de
Se est trabajando
Falta informacin de
socializando y
informacin
para fortalecer la
procedimientos
sensibilizando, con fases
confiables por
infraestructura T.I.
de pruebas (piloto) para
administracin
hablar sobre los
sistemas y su
importancia.
Presentar las
El enfoque de
desventajas de no hacer
Desconocimiento
modernizacin de la Falta de personal
la cohesin de los
generalizado de las
que brinde asesora
sistemas y mostrar como entidad, obliga a
bondades de los si
mejorar este
a las reas
las dems reas se
existentes
aspecto.
pueden beneficiar de
otras reas.
28
Infraestructura
deficiente.
(ampliacin,
cobertura
tecnolgica, Canales
de red " ancho banda
" no suficientes)
29
Canales de red "

ancho banda " no
suficientes
AMCV
46
Grupo de

EJE
30
31
33
GESTION DOCUMENTAL
32
DEBILIDAD
OPORTUNIDAD
Falta normatividad
que desarrolla la
obligacin de PGD
Generar mayor numero

de planes de
capacitacin, de
induccin y re-induccin
en todos los sistemas,
generar videos de
presentacin, practicas,
bidireccional, didcticos.
Documentos
electrnicos
Continuidad en los
procesos
Desconocimiento en
el uso de SGDEA
Incentivar el tema de
gestin documental de
una manera prctica y
sencilla que facilite la
integracin del
funcionario.
Auditorias del
G.A.G.D.
Fugas de
informacin en
aplicativos.
Hacer ver la necesidad

al funcionario del manejo
de la gestin documental
y como el sin saberlo
est aportando al
proceso. Esto tambin le
da la importancia de las
personas frente a la
gestin documental en
su entidad.
Cronograma
entrega de
transferencias.
35
36
El uso de mltiples
revisores da mayor
retroalimentacin y
Incluir requisitos de
aporte inter-grupos
seguridad de la
para que se articule,
informacin dentro de la
haciendo que el
aplicacin SGDEA
sistema sea ms
intuitivo para el
usuario.
Hay constante mejora en
el sistema.
(Desarrollos
X
tecnolgicos a partir de
incidencias
encontradas.)
Establecer directrices
para el manejo seguro
de los documentos
X
desde la clasificacin de
la informacin
Negativo
GENERAL
FUNCIN
ENTIDAD
AMENAZA
Ausencia de
personal capacitado
para la intencin de
incidentes en
seguridad.
(Desconocimiento
del personal en
cuanto a seguridad y
configuracin de
equipos de
seguridad perimetral)
34
AMCV
FORTALEZAS
Positivo
Cambio gobierno directivas.

Inters en la innovacin tecnolgica.
Controlar desde el AGN herramientas
Autonoma expedir normatividad.
archivsticas
deben
aplicar
las
entidades
Tercero al servicio archivstico organizacin, Ente desarrolladorr de polticas, que le dan
autonoma
para dictar
pautas de
trabajo.
La creencia de capacitacin.
las personas que es solo las
Instalaciones
adecuadas
para
actividades
de almacenar
documentos
de los archivos.
Falta
de definicin
de polticas
claras o
Guaconservacin
institucional, material
acadmico.
estndar
de formatos estndar
de
Perder
posicionamiento
entre las (falta
entidades
47
Grupo de

Seguimiento a los Archivos de Gestin
Se anexa presentacin de resultados consolidados de seguimientos a la
gestin documental de los archivos de gestin, los cuales fueron
presentados en Comit Institucional de Desarrollo Administrativo de octubre
de 2014.

Se recolect informacin de otras fuentes que por ser pblicadas en la pgina web
institucional no hacen parte este documento anexo, con el propsito de no duplicar
informacin.
FORMULARIO NICO DE REPORTE DE AVANCE EN LA GESTIN - FURAG
Se analiz los resultados del reporte realizado en por el Archivo General de la Nacin en
enero de 2014, con corte a diciembre de 2013.
ENCUESTA MECI - SOSTENIBILIDAD
Se analiz los resultados del diagnstico a la aplicacin del manual tcnico del modelo
estndar de control interno para el estado colombiano - MECI 2014, coordinado con la
Oficina Asesora de Planeacin.
PLAN ANTICORRUPCIN
Se analiz los resultados de informacin en la formulacin del Plan Anticorrupcin,
documento compilado por la Oficina Asesora de Planeacion.
PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA
Se analiz los resultados de informacin en la formulacin del Plan de Mejoramiento de la
Contraloria General de la Repblica en relacin con los hallazgos relacionados con la
Gestin Documental, documento compilado por la Oficina Asesora de Control Interno.
PLAN DE AJUSTE TECNOLGICO

Se analiz los resultados de informacin en la formulacin del Plan de Ajuste Tecnolgico
planteado para la vigencia 2014, documento compilado por la Grupo de Sistemas.
53
Grupo de

Diagnostico de Gestión Documental

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DIAGNOSTICO DE

Archivo General de la Nacin

Bogot, DC., Septiembre de 2014

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado

Creacin versin 1 del

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Se recolecto fuentes de informacin diferentes para determinar el

Las fuentes de recoleccin de informacin utilizadas fueron:

Los datos se presentan a continuacin:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

NIVEL Y TIPO DE ARCHIVO

Archivo General de la Nacin

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

14. Representante Legal:

contacto@archivogeneral.g Pg. Web:

Carlos Alberto Zapata Crdenas

+57+1 337 2019

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Material de consumo: tipo:

10. El archivo tiene incidencia

12. Las funciones del

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

19. Nmero de personas que

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO

Promedio de consulta: Mensual:

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Area total del

Los depsitos dan a la calle:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Cada cuanto se limpian y

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

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Se actualizaron las TRD:

10. Han tenido prdida de documentacin:

Con Tablas de Valoracin:

La entidad no cuenta cn fondo documental acumulado, la valoracin

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

13. Monitoreo de Condiciones

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Archivo General de la Nacin

PARTE 2: ORGANIZACIN Y METODOLOGA DE GESTIN DOCUMENTAL

Grupo de Archivo y Gestin

Existe en el organigrama? (marque

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

A qu dependencia est adscrita el

Antigedad en el cargo (aos):

Angela Marcela Camacho Vargas

Maestra en investigacin en documentacin

Otras personas que laboran en la

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

El rea encargada de gestin documental participa en formulacin de

2.2. Formacin y Capacitacin

Posee el personal de archivo formacin o capacitacin archivstica?

Por solicitud de las dependencias de la

2.3. Presupuesto y Fuentes de Financiacin

Cul fue el monto del presupuesto

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Organizacin del Fondo Documental

2.4. Instancias Archivsticas

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