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EXAMEN TRANSVERSAL IPP 7402

13/07/2015 Nicols Araya

RE
V

FECHA

Fecha: 13-0715
Hoja: 1 de 3

Dagoberto Paredes

Dagoberto Paredes

Christian Luengo

Docente Asignatura

Docente Asignatura

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

NOTA

13-07-15

PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS

UNIDAD O REA
ESCUELA DE CONSTRUCCIN
Ingeniera en Prevencin de
Riesgos.

DESCRIPTOR

Seccin: 001V

Duoc UC, Sede

Concepcin

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EXAMEN TRANSVERSAL IPP 7402

Fecha: 13-0715
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Objeto
Establecer la metodologa para identificar, conservar y eliminar los registros de la Seguridad
y Salud en el Trabajo relacionados con el control de sus actividades, y que se consideren de
inters para el funcionamiento del Sistema de Gestin de la SST

Alcance
Este procedimiento ser de aplicacin a todos los registros resultantes de las actividades
relacionadas con el Sistema de Gestin de la SST
Descripcin
control de registros

El control de los Registros se realiza mediante el RE-4.5.4.-01 Lista de Registros en vigor,

donde se registran solamente los formatos originales, no la sucesiva copia emitida.
Edicin, revisin y aprobacin de los registros
La responsabilidad de elaboracin de los diferentes formatos de registros recae sobre el
Responsable de la SST con la colaboracin del responsable del departamento donde se
utilizar el registro.
Los registros pueden ser formatos (modelos) fsicos o de soporte informtico. Los registros
que se tengan en soporte informtico debern hacerse copias de seguridad con frecuencia
(establecer frecuencia, normalmente mensual).
Los registros pueden tener un origen interno, con un modelo de registro establecido por el
sistema, o ser de origen externo(albaranes de proveedores, certificados de productos,...).
Identificacin y Codificacin de los Registros
La identificacin y codificacin de los formatos de registros se ha definido en el PSST-4.4.5.
Control de la documentacin.
Los registros son documentos donde se anotan los resultados de los procesos descritos en los
captulos y procedimientos.
Cumplimentacin de los Registros
Los registros conservados en papel se rellenarn con letra clara y legible, nunca con lpiz, y
en ningn caso se utilizarn abreviaturas que no estn establecidas de antemano en el
propio formato del registro. En el caso de registros en soporte magntico, la Empresa se
asegura que se hagan las copias de seguridad necesarias y de que estas queden registradas
convenientemente.
Archivo, Conservacin y Acceso
Los registros se conservan de forma adecuada y cronolgica, ya sea en soporte informtico o
en papel, para lo cual son archivados lejos de condiciones adversas que pudieran
deteriorarlos e impidiendo su prdida.
Peridicamente se realizarn copias de seguridad que sern archivadas de forma
conveniente. A peticin de Gerencia, el Responsable de la SST puede restringir el acceso a
aquellos registros que considere oportunos
Eliminacin de Registros

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Fecha: 13-0715
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El perodo mnimo de archivo de los registros es de tres aos, salvo que por disposiciones
legales se defina un perodo mayor. Para aquellos registros que hayan superado el perodo
de archivo necesario se optar por una de estas dos opciones:

Conservarlo, si se considera que podran tener una utilidad o inters futuro. Deben ser
sellados con la palabra Obsoleto.
Eliminado permanentemente, bien en copia magntica si se trata de documentos
informticos, o bien destruido si se trata de documentos en papel. Si los registros contienen
datos especficos de clientes, administracin, personas o colaboradores,estos debern ser
destruidos mediante su trituracin mecnica.
Si est especificado contractualmente, los registros de la SST estn a disposicin del cliente o
su representante el tiempo convenido para su evaluacin
responsabilidades
Responsable de la sst : Controla y archiva los registros que el sistema de la sst genera.
Personal : Cumplimentacion y buena conservacion de los registros utilizados.
lista de registros

N:
Fecha:

LISTA DE REGISTROS EN VIGOR

CDIGO

TITULO

Edicin

Fecha

Responsable Archivo

Tipo de Archivo

Tiempo
Conservacin

de