Planilla de Cálculo

Unidad 4: Planilla de Clculo
En esta unidad trabajaremos con Excel, realizando manejo de datos y con ellos
frmulas, funciones, grficos y bases de datos.
Como vimos en la unidad anterior, a los efectos del desarrollo del presente curso se
realizar una comparacin de las funcionalidades de Excel 2003 y 2007 para finalizar
con las nuevas herramientas que posee Excel 2010.
Los problemas que estudiaremos son matemticos y lgicos; es entonces de
fundamental importancia que comprendas bien cual es el resultado que se busca
lograr antes de avanzar en el uso del software.
Aqu estudiaremos Excel, que es una planilla de clculo que utilizan con mayor
frecuencia los administradores de negocios y ejecutivos.
Aqu nos introduciremos a las hojas de clculo de Excel en donde analizaremos cmo
se rotulan las filas, las columnas, reconoceremos la diferencia entre una frmula y una
constante. Le mostraremos adems, cmo crear un libro, cmo mover y copiar
frmulas de la hoja de clculo, y cmo dar formato a la misma. Tambin
profundizaremos en la administracin de los datos y grficos.
La planilla de clculos nos permite almacenar, organizar, consultar y ordenar gran

cantidad de informacin segn distintos criterios, como as tambin realizar
operaciones matemticas y estadsticas desde las ms simples a las ms complejas.
La planilla de clculo desarrollada por Microsoft se denomina Excel.
En la figura que se presenta a continuacin se puede observar una pantalla tpica de
Excel 2003 durante la edicin de un documento. Su pantalla podra diferir ligeramente,
dependiendo de las opciones establecidas actualmente en su instalacin.
Materia: Sistemas Informticos

Profesor: Gabriel Lansky
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En la figura que se presenta a continuacin se puede observar una pantalla tpica de

Excel 2007 durante la edicin de un documento. En ella se puede ver que la principal
diferencia es la cinta de opciones la cual permite ejecutar todos los comandos de
Excel 2007. En Excel 2007 la cinta de opciones tiene un comportamiento "inteligente",
que consiste en que Al seleccionar cada pestaa aparecen grupos de herramientas
que contienen los comandos ms utilizados.
Botn de Office
Barra de inicio
rpido
Barra de ttulo
Cinta de
opciones
Barra de formulas
Celdas
Barra de estado
Hojas del libro
Barra de desplazamiento
horizontal
Barra de desplazamiento
vertical

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Como vemos, Excel tiene algunos elementos del men parecidos a los del procesador
de texto Word.
La hoja en s se organiza en forma de celdas; cada una se forma de la interseccin de
las filas con las columnas, adquiriendo el nombre de la columna y de la fila que le dan
existencia, por ejemplo, A1 (que se encuentra pintada de amarillo).
Si uno se mueve por la hoja con las barras de desplazamiento, en Excel 2003, se
podr observar que hay columnas desde A hasta IV y filas, desde 1 hasta 65536, en
cambio en Excel 2007, existen columnas desde A hasta XFD y filas, desde 1 hasta
1.048.576.
La celda es un pequeo editor de texto y en ella se puede escribir un texto, insertar
una imagen, un grfico, otras.
A diferencia del documento de Word, la planilla de clculo se organiza como un libro,
es decir que cuenta con distintas hojas; en la parte inferior de una hoja pueden
apreciarse tres solapas denominadas Hoja 1, Hoja 2, etc; haciendo clic sobre
cualquiera de estas solapas puede ingresarse a las mismas; los datos introducidos en
una hoja no siempre tienen que tener relacin con los de las otras hojas o bien usando
funciones o frmulas pueden vincularse.
4.1 Edicin de datos

Definicin de Rangos
El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe indicando: la
primera celda del mismo y la ltima, separadas por dos puntos. Hay tres tipos de
rangos:
Rango Columna, es aqul que se conforma de la misma columna y distinta

fila, por ejemplo: A6:A19.
Rango Fila, difiere la columna y permanece constante la fila, por ejemplo:

D3:F3.
Rango Matricial, difieren las filas y las columnas, por ejemplo: D15:G28.

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Celda A1
Rango Fila
Rango
Columna
Rango Matriz
Hojas
Para ingresar datos, debemos primero organizarlos, siempre conviene hacerlo por
filas, por ejemplo, si hablamos de los sueldos de los empleados, pondremos toda la
informacin referente a ste en una fila, como podra ser su Apellido y Nombre,
Categora y Sueldo, a su vez, en las columnas pondr siempre las mismas
particularidades de todos los elementos de las filas, es decir, en las columnas
introducir la misma informacin; por ejemplo, en la columna A, introduciremos el
Apellido y Nombre de los empleados; en la columna B, la Categora que le
corresponda a cada empleado detallado en la columna A, de manera que el Apellido y
Nombre del empleado incluido en una fila de la columna A, tenga total
correspondencia con la Categora introducido en la misma fila de la columna B y as
sucesivamente, como se muestra en la siguiente imagen.

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Si en una columna los datos la sobrepasan, es decir, que abarcan la celda contigua
tambin, podremos hacer doble clic con el mouse, entre la letra que indica la columna
donde estamos trabajando y la siguiente y el ancho de la columna adoptar el tamao
de la palabra u oracin ms larga de esa columna o bien pisando y arrastrando con el
mouse en la lnea que separa la columna (letra) con la siguiente y buscar el ancho
deseado. Igual que para ajustar el ancho de la columna, podemos hacerlo con la fila.
Men Archivo (Nuevo, guardar como, configuracin de pgina).

Desde Excel 2003, en el Men Archivo podremos crear desde cero un libro de Excel,
de la siguiente forma:
Crear un nuevo libro en blanco: En el men Archivo, haga clic en Nuevo, luego en
el panel de tareas Libro en blanco.
Crear un nuevo libro basado en la plantilla de libro predeterminada: Haga clic en

Nuevo
en la barra de herramientas
Para crear un libro nuevo en Excel 2007, haga click en el botn de Office y luego
Nuevo, como se muestra a continuacin.

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Luego seleccionamos Libro en blanco.

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Para abrir un archivo pre-existente podemos realizar los siguientes pasos:

En Excel 2003, haga clic en Archivo y, a continuacin, en Abrir.
En la lista Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicacin de Internet que
contiene el archivo que desea abrir.
En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo.
Haga clic en el archivo y, a continuacin, en Abrir.
En Excel 2007, para abrir un archivo haga click en el botn de office, abrir y siga los
pasos detallados anteriormente.

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Lo primero que debe hacer al abrir el Excel es colocarle un nombre referencial del
contenido al libro y darle, adems, formato a la hoja; para ello, en Excel 2003,
seleccione el men Archivo la opcin Guardar como, en Excel 2007, selecciones el
botn Office y luego la opcin Guarda como y seguir los pasos (de la misma manera)
como se explic anteriormente en Word.
Word 2003
Word 2007
Luego seleccione el directorio donde desea guardar su nuevo documento y su

respectivo nombre.

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Para el formato de hoja, en Excel 2003, se selecciona el men Archivo, opcin

Configurar pgina: Orientacin vertical u horizontal y Tipo de papel. En Excel 2007,
vaya a la ficha diseo de pgina para encontrar estas opciones.
Word 2003
4.2 Formato de tabla

Celda y de fuente
Word 2007
El formato de la celda es muy variado; para acceder a l, en Excel 2003, debemos

acceder al men Formato, opcin celda, o bien posicionados en la Celda a la que
queremos modificar, oprimimos el botn de la derecha del mouse y seleccionamos
Formato de celda.

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Word 2003
En Excel 2007, ests cuestiones de formato lo puede encontrar en la ficha inicio de la

cinta de opciones, como se puede ver a continuacin.

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Dentro del men Formato de Celdas, tenemos varias solapas: primero, la que se
refiere al nmero o formato del dato que queremos ingresar; por defecto, siempre se
encuentra en categora General; es decir que nos va a mostrar la informacin que
ingresemos en la celda pura como la introducimos; si seleccionamos algunas de las
opciones nmero, contabilidad, fecha, etc, e ingresamos un dato, lo devolver en la
forma seleccionada. Por ejemplo, si seleccionamos Nmero, podremos elegir la
cantidad de decimales, y por ms que ingresemos en la celda el valor 100.0, cuando
aceptemos al dato nos lo mostrar como 100,00, es decir, aparecer el nmero y el
punto transformado en coma.
Si hiciramos clic con el mouse en la letra de la columna, por ejemplo en A, toda la
columna se pintar de celeste y podremos seleccionar el formato, al igual para una
celda que para toda la columna; lo mismo podremos hacer para la fila o un conjunto de
celdas seleccionadas (rango).
Fila
Rango
Columna
La pestaa Alineacin nos permite darles distintas posiciones a los datos dentro de las
celdas, para poder adecuarlos a cada situacin
Estos son los ejemplos ms usuales de alineacin, de acuerdo con la seleccin de
posiciones horizontales, verticales y orientacin.

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El formato Fuente nos permite seleccionar el tipo de letra, tamao, estilo, tamao,
color, efectos, etc.
La pestaa denominada Bordes, nos permite seleccionar, contornos para la celda o

conjunto de ellas seleccionadas.

- 12 -
La solapa Tramas nos permite seleccionar el fondo de color de la celda y su trama,

como se muestra en la siguiente imagen.

- 13 -
4.3
Insertar filas, columnas, celdas, hojas.
Si deseamos agregar una columna a la planilla debemos hacer click con el botn
derecho en la columna inmediata siguiente donde la insertaremos, la que se va a
pintar de celeste (no importa que all haya otros datos) y hacemos un click en insertar.
El resultado obtenido ser la inclusin de una columna que desplaz a las otras, hacia
la derecha. Este mismo procedimiento sirve para las filas. Observe que al desplazarse
las columnas, se autocorregirn las frmulas si los hubiera.
Otra forma de insertar filas o columnas, en Excel 2003, es a travs de la barra de
mens eligiendo Insertar y la opcin deseada.
Excel 2003
En Excel 2007, estas opciones se las pueden encontrar en la ficha inicio, seccin
Celdas.
Excel 2007

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4.4 Frmulas
Una vez visto el manejo bsico para ingresar datos a Excel y estudiado el formato de
filas, columnas y celdas estamos en condiciones de realizar operaciones con frmulas.
Para ello deberemos tener presente siempre que en la planilla de clculo se opera
entre celdas; entindase por operacin la suma (+), la resta (-), la divisin (/) y la
multiplicacin (*), para ello veremos algunos ejemplos a continuacin:
Ejemplo:
=A1+B1 Suma
=A1-B1 Resta
=A1/B1 Divisin
=A1*B1 Multiplicacin
Es importante tener en cuenta que:
en la celda donde vayamos a operar, siempre debemos anteponerle el

signo igual (=), es la manera que tiene la planilla para saber que esa celda se
transforma de una simple a una de clculo.
el contenido de las celdas que utilizamos en la operacin debe ser

numrico; si por equivocacin incluimos en la frmula una celda que contenga un
texto, puede darnos error. El error se muestra como #!VALOR! y significa, como ya
mencionamos, que hay un texto en la celda que queremos efectuar una operacin
matemtica
la celda donde nos posicionamos para efectuar el clculo nunca debe estar
incluida dentro de la frmula.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando

se utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o

funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se

intersecan.

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4.4.1 Porcentajes
La forma ms fcil de aplicar porcentajes en Excel es multiplicando el numero por el
porcentaje dividido por cien. Es decir si yo tengo un valor A1, y quiero obtener el 20
por ciento de ese valor, la formula seria as:
=A1*20/100
Si prestan atencin, se darn cuenta de que pueden hacerlo ms simple, dado que
20/100 siempre dar 0.20. Por lo tanto pueden abreviar la frmula y escribir solo:
=A1*0.20
Esto funciona para todos los porcentajes. Siempre multiplicar el valor por el porcentaje
dividido cien. Veamos algunos ejemplos.
15% ---> =A1*0.15

50% ---> =A1*0.50
80% ---> =A1*0.80
150% --> =A1*1.50
Agregar Porcentaje
Lo dicho anteriormente es para obtener el porcentaje, pero que debemos hacer para
sumar el porcentaje en el mismo valor. Por ejemplo en un caso de clculo de
impuestos. Tenemos en la columna A1 el precio y queremos en B1 el precio con el IVA
(impuesto al valor agregado) ya incluido, debemos escribir en B1 la siguiente formula
(suponiendo que el IVA es del 14%)
=A1*1.14
Es decir, siempre que queremos agregar un porcentaje a un valor, debemos multiplicar
el valor por 1 + [Porcentaje]/100, en nuestro caso, 1+14/100, que seria 1+0.14, o sea,
1.14.
Porcentaje Variable
Si el porcentaje es distinto para cada fila, simplemente agregamos una columna (por
ejemplo B1) que se llame Porcentaje (o lo que quieras), y las formulas seran de la
siguiente manera, dependiendo si quieren slo calcular el porcentaje o sumarlo
directamente:
=A1*B1/100

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=A1*(1+B1/100)
NOTA: En la segunda frmula el parntesis es crucial.
Porcentaje Variable nico
Supongamos que queremos calcular el IVA que es el mismo para todos los productos
pero lo queremos hacer variable para no estar modificando las frmulas cada vez que
el mismo se modifique. Entonces lo que debemos hacer es tomar una celda que no
forme parte de la tabla, por ejemplo, si nuestra lista comienza en la fila 5, tomemos
una celda de la fila 1, 2, o 3 y escribimos ah el porcentaje (por ejemplo 21). Luego
usamos la fijacin de variables de Excel con los caracteres $.
Veamos por ejemplo, un caso en el cual tengo los precios en el rango comprendido de
A5 hasta A10, y en la columna B (desde la fila 5 hasta la 10) quiero calcular (o sumar
el IVA), de 21%.
Escribimos en la celda A1 el valor 0.21 (1.21 si queremos sumarlo) y luego en la celda
B5 escribimos la siguiente frmula:
=$A$1*A5
Podemos copiar y pegar esta frmula para las filas 5 a la 10 y siempre tomar de
referencia la nica celda A1 que contiene el valor del Impuesto.
Antes de finalizar quiero aconsejarles que si la formula que he mostrado ac muestra
algn error, prueben cambiando el punto por la coma para los decimales (y viceversa).
4.5 Referencias relativas y absolutas

Una referencia relativa o celda variable tiene la ventaja que cuando la arrastramos en
forma horizontal vara la columna y cuando la deslizamos en forma vertical vara la fila,
por ejemplo si estamos en la celda A1 y la arrastramos hacia las celdas de su derecha,
el resultado de la celda se modificar a B1, C1, etc., lo mismo sucedera si la
desplazamos hacia abajo, obtendramos A2, A3, A4, etc.
Se denomina referencia absoluta o celda fija cuando no vara de columna y fila, para
ello debemos anteponer el signo $ a la columna, a la fila o a ambas, por ejemplo
$B$2.
En sntesis tenemos:
A1
Varan tanto la columna como la fila
$A1
Queda fija la columna y varan las filas
A$1
Varan las columnas quedando fija la fila
$A$1
Quedan fijas la columna y la fila

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4.6 Vincular hojas

Visualizando la pantalla, volvemos a reconocer que las planillas de clculos estn
compuestas por varias hojas, con slo hacer click en una de las hojas,
automticamente se abre, sin perder los datos de la hoja que estaba trabajando.
Tenga en cuenta que cuando grabamos el libro, guardamos el contenido de todas las
hojas.
Si quisiramos trabajar en la hoja 2, con parte de la informacin que se encuentra en
la hoja 1, para realizar nuevos clculos procederemos a su copiado: existen dos
formas de hacerlo.
Una, es un copiando y posterior pegado, para esto simplemente pintamos los datos
que queremos copiar; sin desmarcarlos, en Excel 2003, vamos al men Edicin y
seleccionamos copiar y en Excel 2007 desde la ficha inicio, botn copiar, notaremos
que el contorno de los datos seleccionados queda remarcado; hacemos click en la
hoja2 y, sobre la celda en que queremos copiar los datos, en Excel 2003, procedemos
a seleccionar el men Edicin y seleccionamos la opcin pegar o sino en Excel 2007
desde la ficha inicio, botn pegar. Este pegado tiene la limitacin que cuando
cambiamos algn dato en la hoja 1, no se cambia en la hoja 2.
Excel 2007
Otra forma es la que se denomina copiado dinmico y se realiza mediante frmula. La

misma nos permite que, al cambiar un dato de los copiados en la hoja 1,
automticamente se cambia en la hoja 2. La frmula por utilizar deber estar
compuesta por el signo igual, el nombre de la hoja de donde provienen los datos que
queremos copiar, el signo de admiracin y la celda donde est el dato, como por
ejemplo =Hoja1!C2.
Por ltimo podemos decir que las operaciones que se pueden realizar sobre las hojas
son las que se visualizan a continuacin, slo debe hacer clic en el botn derecho del
Mouse sobre el nombre de la hoja.
Excel 2003
Excel 2007

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4.7 Insertar Grficos

Una de las grandes virtudes de las planillas de clculo es la de poder generar grficos;
en Excel 2003, dentro del Men Insertar encontramos la opcin grficos.
Lo primero que debemos hacer es indicar qu columnas vamos a graficar y, a partir de
all, todo lo va haciendo el asistente siempre y cuando las columnas estn juntas. En
caso que las columnas a graficar estn separadas, se seleccionan las mismas con el
Mouse manteniendo apretado la tecla de Control del teclado.
A continuacin realizaremos un grfico de crculo con los datos del ejemplo que
venimos trabajando.
Realizaremos un grfico que exhiba a los empleados con sus sueldos respectivos.
Seleccionar columnas a graficar
Opcin para realizar grficos
Seleccionar tipo de grfico
Establecer rango y serie de datos

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Colocar ttulo, leyenda y rtulo de datos
Seleccionar ubicacin del grfico
Resultado del grfico final
A continuacin se muestra como insertar un grfico en Excel 2007.

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Seleccionar columnas a graficar
Dentro de la ficha insertar, seleccionar tipo de grfico
En este caso seleccionamos un grfico circular 2D
Resultado del grfico final

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4.8 Funciones matemticas, estadsticas y lgicas

Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera:
=Funcin( )
En donde:
= significa que la celda contendr una frmula a travs de una funcin
Funcin es la expresin genrica de cualquier funcin de Excel
( ) se denomina argumento.
Cabe aclarar que si adentro del argumento de cualquier funcin hay : (dos puntos),
este se denomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5), suma todos los nmeros
comprendidos entre A1 y B5.
Si dentro del argumento las celdas estn separadas por ; (punto y coma) la funcin
se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del argumento, es decir que se
encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo =suma(A1;B5) realiza la suma
entre la celda A1 y B5, que es igual a hacer =A1+B5
Ahora que conocemos estos conceptos, mostraremos la estructura y definicin de
algunas de las funciones bsicas y lgicas de Excel
Funcin Suma
Suma todas las celdas comprendidas dentro del argumento. Su estructura es:
=suma( )
Funcin Promedio
Suma el contenido de cada celda comprendida dentro del argumento y lo divide por la
cantidad de celdas. Su estructura es:
=promedio( )
Funcin Contar
Cuenta la cantidad de celdas no vacas, que contengan solamente nmeros,
comprendidas dentro del argumento. Su estructura es:
=contar( )
Funcin Contara
Cuenta la cantidad de celdas no vacas que contengan cualquier carcter alfanumrico
comprendido dentro del argumento. Su estructura es:
=contara( )
Funcin Mximo
Busca el valor ms alto contenido en las celdas que se encuentren comprendidas
dentro del argumento. Su estructura es:
=max( )

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Funcin Mnimo
Busca el valor ms bajo contenido en las celdas que se encuentren comprendidas
dentro del argumento. Su estructura es:
=min( )
Funcin Contar.si
Cuenta la cantidad de celdas que cumplen las condiciones definidas en el criterio, para
cierto rango preestablecido. Su estructura es:
=contar.si(rango;criterio)
Funcin Si
Nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles resultados
Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida. Su
estructura es:
=SI(Pregunta Lgica; Accin por Verdadero; Accin por Falso)
Lo que se escribe dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se
realizarn en caso de que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa.
Los dos primeros argumentos son los nicos obligatorios para esta funcin.
Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de
comparacin:
= para preguntar si dos valores son iguales,
> para saber si un valor es mayor que otro,
< para preguntar por menor,
>= con este podremos conocer si es mayor o igual,
<= preguntamos por menor o igual,
<> si deseamos conocer si son diferentes
Todas las funciones se escriben en las celdas y aparecen editadas en la barra de
frmulas, como se observa en la imagen siguiente:
Cancelar Introducir
Insertar Funcin
Funcin
Barra de Frmula
Edicin

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En el caso que no recordemos las funciones, en Excel 2003, podemos utilizar el men
Insertar y elegimos la opcin Funcin o bien hacemos clic sobre el botn fx de la barra
de frmulas. En ambos casos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Adems en Excel 2007, est disponible la ficha de formulas desde donde podemos
encontrar donde diversas formulas clasificadas por su tipo.
Excel 2007

- 24 -
4.9 Bases de datos

El manejo de la informacin se realiza a travs de la base de datos, que, dentro del
Excel 2003, es sinnimo a realizar las operaciones que se encuentran en la barra de
mens Datos, como se ilustra en la siguiente figura.
Excel 2003
En Excel 2007, estas opciones se las puede encontrar dentro de la ficha datos.
Excel 2007
Las funcionalidades que estudiaremos a continuacin sern Filtrar y Ordenar.
4.9.1. Filtros Automticos

Si quisiramos seleccionar algn elemento de la lista para visualizarlo solo o en grupo,
utilizaremos la herramienta Filtro.
Si tuviramos que trabajar slo con un grupo de datos de una lista, podramos filtrarla
de forma que nos permita visualizar slo los datos deseados; una vez que esto se
logre, conseguiramos modificar datos de ese subgrupo, generar subtotales, o
inclusive copiarlos a otra hoja, graficar, otros.

- 25 -
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista, utilizando el Autofiltro y utilizando filtros
avanzados.
Para utilizar autofiltro, seleccione la tabla y en Excel 2003, haga click en el men
datos, filtro y autofiltro.
Excel 2003
En Excel 2007, vaya a la ficha datos y haga click en Filtros de la seccin ordenar y
filtrar.
Excel 2007
Mostraremos a travs de un ejemplo, en Excel 2003, del empleo del filtrado. Se esta
buscando obtener todos los empleados que tienen sueldos mayores a $ 19.000 y
menores que $ 2.300.

- 26 -
Una nueva funcionalidad de Excel 2007, es que se puede filtrar en una tabla por el
color de sus filas, como lo podemos observar a continuacin.
Excel 2007
- 27 -
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja,

utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la
hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, en Excel 2003, acceder al men Datos
- Filtro - Filtro Avanzado. En Excel 2007, podemos acceder desde al ficha datos, en la
seccin ordenar y filtrar.
Excel 2007
Excel 2003
Luego tenemos que definir los siguientes parmetros:
Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los

que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran

los criterios de filtrado (la zona de criterios).
Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo
Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecern.

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4.9.2. Ordenar
Dentro del Men Datos, en Excel 2003, o en la ficha datos, en Excel 2007, tenemos la
herramienta ordenar, sta nos permite seleccionar una columna y ordenarla en dos
sentidos que son, en forma ascendente o descendente; la posibilidad que nos brinda
es de ordenar hasta tres columnas.
El orden lo hace por jerarqua, es decir, lo hace primero por la columna 1, una vez
ordenada, si algn dato de sta se encuentra repetido lo vuelve a ordenar por el
segundo criterio y si algn dato an se repite, lo ordena luego por el tercer criterio.
.

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Excel 2003
En la parte inferior izquierda tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir
el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el
criterio de la ordenacin.
Esta funcin dentro en Excel 2007, se puede visualizar de la siguiente manera:
Excel 2007
En este ejemplo solo ordenara por Categora en forma descendente ya que es la

nica columna que repite datos, pero igualmente Excel ofrece tres criterios de
ordenacin.
Adems en Excel 2007, se puede ordenar segn valores, color de celda, color de
fuente e icono de celda, como se puede observar a continuacin:

- 30 -
Excel 2007
4.10 Compartir datos con procesador de textos.

Los programas de Microsoft Office y muchos otros, pueden incluir muchas clases de
documentos y parte de ellos como secciones de los propios. Programas que pueden
fcilmente compartir datos de esta manera, se denominan integrados.
Un documento Word podra incluir los datos de una hoja de clculo, como por ejemplo
una tabla o un total actual. Una hoja de clculo podra usar un documento Word,
quizs como parte de la documentacin.
Pegar Especial
En muchas aplicaciones que incluyen los programas de Microsoft Office, puede usarse
el comando Pegado Especial, para controlar el tipo de objeto que obtendr al pegar.
Para mantener los datos fuente en forma utilizable, Pegado Especial lo puede convertir
en un:
objeto incrustado
objeto vinculado
icono de acceso directo
dibujo
Pegado Especial
como:
Como se comporta

- 31 -
Objeto
incrustado
Insertar una copia del material fuente. Se vuelve una parte del documento de
destino.
Cambios: No cambia si el documento de origen cambia. Puede cambiar el
objeto incrustado, pero el documento fuente no cambiar para igualarse.
Editar: Puede editarse y hacer cambios en el lugar, usando la barra de
herramientas del programa original. No hay que cambiar de ventanas.
Ventaja: Todos los datos estn en un archivo, en un solo lugar.
Desventaja: El archivo es ms grande que con otros mtodos. Quiz MUCHO
ms grande. Si el original cambia, el objeto no tendr los ltimos datos.
Insertar una copia vinculada con el material fuente.

Objetos
vinculados
Cambios: Cambiar si el documento fuente cambia. No es posible hacer

cambios en el objeto que se ve en el documento de destino.
Editando: solamente en el programa original. No se puede editar en el lugar.
Ventaja: Muestra la ltima versin de la fuente. El tamao del archivo es
menor que para un objeto incrustado.
Desventaja: Debe tener acceso a ambos archivos, el fuente y destino. De lo
contrario los datos vinculados no estarn disponibles. Editar o cambiar es ms
complicado que con objetos incrustados. Usar tamao y formato de fuente en
la reapertura.
Vnculo con Clic hacia el documento fuente.

Icono
Ventaja: Agrega poco al tamao del archivo de destino.
Desventaja : Debe hacer un clic en el icono, para abrir al programa fuente y
ver los datos. No es mostrado en el documento mismo. Esto no es apto para
documentos impresos. Ambos documentos deben estar disponibles en la
computadora.
Imagen instantnea del documento fuente.

Dibujo
Cambios: No cambiar si el documento fuente cambia.
Editar: Con una Herramienta de Dibujo o un programa grfico, como cualquier
otro dibujo.
Ventaja: Puede pegar una imagen de material que no puede ser incluido, por
medio del incrustado o vinculo. El dibujo muestra exactamente como se ve la
fuente, en el momento en que la copia.
Desventajas: La imagen no puede ser editada o actualizada fcilmente. Las
imgenes agregan mucho al tamao del archivo.

- 32 -
IMPORTANTE: Para complementar el estudio del contenido desarrollado en

esta unidad, a continuacin se presentan tres ejercicios para que usted
resuelva en la computadora utilizando la aplicacin: Planilla de Clculo
Microsoft Excel.
SISTEMAS I NFO R M T I CO S
EJ. N R O . 1
Introduccin
La siguiente planilla nos detalla la cantidad de unidades vendidas, de un determinado producto, en
los
en los aos 2008, 2009, 2010.
Ventas en los ltimos tres aos

Mes
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Ao 2008
Ao 2009
Ao 2010
Total Por Mes
1225
5471
5412
2574
2365
2587
5987
5471
5412
5412
5874
3654
2895
2654
6584
2574
3256
1254
3698
2541
3652
5748
2444
4125
5287
8521
3214
5412
6541
6543
4741
2145
5824
1582
2211
4125
Promedio por Mes
Total por Ao
Promedio por Ao
Total General
Valor Menor Gral.
Valor Mayor Gral.
Cantidad de
Meses
Cantidad de Datos
Actividades:
1) Calcular Total por Mes y el Total por Ao

- 33 -
2) Calcular Promedio por Ao.

3) Calcular la columna Promedio por Mes.
4) Calcular Total General (cantidad de unidades vendidas en los tres aos).
5) Mostrar cul ha sido la cantidad mayor vendida en los tres aos.
6) Mostrar cul ha sido la cantidad menor vendida en los tres aos.
7) Mostrar la cantidad de meses detallados.
8) Mostrar la cantidad de datos ingresados en los tres aos.
Si eliminamos un dato qu sucede con la celda en donde nos muestra la cantidad de datos?.
9) Aplicar formato a las celdas y a los bordes.
10) Representar en un grfico de Barras las columnas: Mes, Ao 2008,Ao 2009, Ao 2010.
Se hubiera podido elegir tipo de grfico Circular. Porqu?.
11) Representar en un grfico Circular las columnas Mes y Total por Mes.
12) Guardar el archivo como Ventas 2.
EJ. N R O . 2
Introduccin
La siguiente planilla nos muestra un listado de los empleados de la ferretera Blanco.
En este mes se debe abonar el aguinaldo.
Ferretera Blanco
Nombre y Apellido
Juan Daz
Ricardo Sols
Graciela Re
Juana Varela
Alicia Delpi
Ral Gianotti
Juan Vargas
Oscar Villegas
Sector
Adm
Adm
Vtas
Vtas
Adm
Sis
Adm
Vtas
Sueldo
2000
2840
1100
8000
2350
2000
2840
800
Aguinaldo
Sueldo +
Aguinaldo
Aporte
Total a
Cobrar
Cantidad de Empleados
Porcentaje Aguinaldo
Aporte
Plus
50%
7%
$ 300,00
Total a
Abonar
Actividades:
1) Calcular la columna Aguinaldo (utilizando celda fija).
2) Calcular la columna Sueldo + Aguinaldo.

- 34 -
3) Calcular el Aporte de cada empleado sobre el Sueldo +

Aguinaldo.
4) Calcular la columna Total a Cobrar (Sueldo + Aguinaldo, - Aporte, + Plus)
5) Calcular Total a Abonar por la empresa.
6) Mostrar la cantidad de empleados del listado.
7) Graficar las columnas Nombre y Apellido y Total a Cobrar (circular, mostrando leyenda y
porcentajes).
Modificar el formato del grfico.
9) Ordenar el listado por: Sector (Asc.), Sueldo (desc.) y Nombre y Apellido (Asc.)
10) Guardar el archivo como Aguinaldo.
EJ. N R O . 3
Introduccin
La concesionaria El Autito se encarga de vender autos usados, el siguiente listado nos detalla los autos
que se han puesto a la venta en la presente semana.
Listado de Automviles
Fecha Actual
DETALLE
MODELO
ORIGEN
PRESCRIPCION
PATENTE
PRECIO
NETO
RENAULT MEGANE
1.997 NAC
68.000
PEUGEOT 307
1.989 NAC
53.000
FIAT SIENA
1.995 NAC
60.000
MAZDA 300ZX
1.998 IMP
80.000
NISSAN 300
1.997 IMP
35.000
FIAT UNO 6 PUERTAS
1.993 NAC
23.000
RENAULT SCENIC
2.005 IMP
45.000
PEUGEOT 206
2.006 IMP
41.000
Porcentaje I.V.A.
Porcentaje Descuento
SEGURO
Aduana
21%
Ao Actual
ADUANA
Imp.
I.V.A
DESCUENTO
PRECIO DE
VENTA
% Seguro
23%
8%
NAC
2,50%
IMP
4,80%
Actividades:
1) Mostrar la Fecha Actual utilizando la funcin HOY.
2) Mostrar el Ao Actual utilizando la funcin AO sobre la Fecha Actual.
3) Mostrar en la columna Prescripcin la leyenda SI si el modelo es inferior a 1998, de lo contrario mostrar NO.
4) Calcular la columna Aduana: si el auto es IMP se debe pagar el 23% del Precio Neto, de lo contrario 0.
5) Calcular la columna Seguro: si es IMP se calcula el 4,8% del Precio Neto, si es NAC el 2,5%.
6) Calcular la columna I.V.A. (usando celda fija). Para todos los autos es del 21%.

- 35 -
7) Insertar la columna Antigedad (entre las columnas Modelo y Origen) y calcular la misma.(usar celda fija)
8) Borrar el contenido de la columna I.V.A., volver a calcularla teniendo en cuenta, por una nueva disposicin municipal,
que si el auto tiene una antigedad mayor a 10 aos debe mostrarse la leyenda "Excento", de lo contrario es del 21%
(utilizando celda fija y funcin Si).
9) Calcular el Descuento (sobre el Precio Neto) para aquellos automviles que muestre la leyenda SI en la columna Prescripcin,
de lo contrario debe mostrar 0.
10) Calcular la columna Precio de Venta (utilizando funcin Si).
11) En el modo Vista Preliminar acomodar los datos para imprimir la planilla en una hoja Tamao Legal,
Orientacin Horizontal.
12) Guardar el archivo como Automviles.
EJ. N R O . 4
Listado de Alumnos
Alumno
Materia
Ctedra
Fecha Parcial
Lugar
Nota 1
Promocin Faltas Certificado Recuperatorio
Lopez, Jos
oratoria
Perez, Cristin
oratoria
Gutierrez, Sandra
administracin
Gomez, Ana
administracin
Roca, Manuel
oratoria
Calcular utilizando Funcin SI.

Fecha Parcial
La materia oratoria se rinde el 12/05/09 la materia administracin se rinde el 13/05/09
Lugar
La ctedra A rinde en Nueva Crdoba la ctedra B rinde en Campus
Promocin
Si la nota1 es mayor a 7 promociona (mostrar Si o No).
Certificado
Si el alumno tiene ms de 3 faltas debe presentar certificado (mostrar Si o No).
Recuperatorio
Si la nota1 es menor a 4 debe hacer recuperatorio (mostrar Si o No).

- 36 -

Planilla de Cálculo

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Planilla de Cálculo

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Unidad 4: Planilla de Clculo

La planilla de clculos nos permite almacenar, organizar, consultar y ordenar gran

Materia: Sistemas Informticos

En la figura que se presenta a continuacin se puede observar una pantalla tpica de

Hojas del libro

Materia: Sistemas Informticos

4.1 Edicin de datos

Rango Columna, es aqul que se conforma de la misma columna y distinta

Rango Fila, difiere la columna y permanece constante la fila, por ejemplo:

Materia: Sistemas Informticos

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Men Archivo (Nuevo, guardar como, configuracin de pgina).

Crear un nuevo libro basado en la plantilla de libro predeterminada: Haga clic en

Materia: Sistemas Informticos

Luego seleccionamos Libro en blanco.

Materia: Sistemas Informticos

Para abrir un archivo pre-existente podemos realizar los siguientes pasos:

Materia: Sistemas Informticos

Luego seleccione el directorio donde desea guardar su nuevo documento y su

Materia: Sistemas Informticos

Para el formato de hoja, en Excel 2003, se selecciona el men Archivo, opcin

4.2 Formato de tabla

El formato de la celda es muy variado; para acceder a l, en Excel 2003, debemos

Materia: Sistemas Informticos

En Excel 2007, ests cuestiones de formato lo puede encontrar en la ficha inicio de la

Materia: Sistemas Informticos

Materia: Sistemas Informticos

La pestaa denominada Bordes, nos permite seleccionar, contornos para la celda o

Materia: Sistemas Informticos

La solapa Tramas nos permite seleccionar el fondo de color de la celda y su trama,

Materia: Sistemas Informticos

Insertar filas, columnas, celdas, hojas.

Materia: Sistemas Informticos

en la celda donde vayamos a operar, siempre debemos anteponerle el

el contenido de las celdas que utilizamos en la operacin debe ser

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se

Materia: Sistemas Informticos

15% ---> =A1*0.15

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4.5 Referencias relativas y absolutas

Materia: Sistemas Informticos

4.6 Vincular hojas

Otra forma es la que se denomina copiado dinmico y se realiza mediante frmula. La

Materia: Sistemas Informticos

4.7 Insertar Grficos

Seleccionar columnas a graficar

Opcin para realizar grficos

Seleccionar tipo de grfico

Establecer rango y serie de datos

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Colocar ttulo, leyenda y rtulo de datos

Seleccionar ubicacin del grfico

Resultado del grfico final

A continuacin se muestra como insertar un grfico en Excel 2007.

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Seleccionar columnas a graficar

Dentro de la ficha insertar, seleccionar tipo de grfico