UNIDAD 4

Tema: El presupuesto como herramienta

El Presupuesto
Un presupuesto es la expresin cuantitativa de un plan de accin propuesto por
la gerencia para un periodo especfico, y una ayuda para coordinar todo aquello
que se necesita para implantar dicho plan. Por lo general, un presupuesto
incluye tanto los aspectos financieros como los no financieros del plan, y sirve
como un proyecto a seguir por la compaa en un periodo futuro.
Un presupuesto financiero cuantifica las expectativas de la administracin con
respecto a utilidad, flujos de efectivo, y situacin financiera. As como se
preparan estados financieros para perodos pasados, tambin se pueden
preparar estados financieros para periodos futuros (un estado de resultado
presupuestado, un estado presupuestado de cambios en el efectivo y un
balance general presupuestado).
Para respaldar los presupuestos financieros existen presupuestos no
financieros (para las unidades fabricadas o vendidas, la cantidad de
empleados, y el nmero de productos nuevos que se introducen en el mercado)
Un presupuesto es la previsin de gastos e ingresos para un determinado
lapso, por lo general un ao. Permite a las empresas, los gobiernos, las
organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la
consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario
incurrir en dficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario,
puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentar un supervit
(los ingresos superan a los gastos).

En el mbito del comercio es tambin un documento o informe que detalla el

coste que tendr un servicio en caso de realizarse.
La presupuestacin resulta ms til cuando se constituye en parte integral del
anlisis estratgico de una compaa. Los presupuestos muestran la manera
en que se utilizarn los recursos para poner en prctica la estrategia. El
presupuesto maestro ayuda a los gerentes a implementar sus estrategias.
Los presupuestos proporcionan mediciones de los resultados financieros que
espera una compaa de sus actividades planeadas. Cuando planean, los
gerentes aprenden a anticipar problemas potenciales y la manera de evitarlos.
En vez de enfrentarse a problemas inesperados, los gerentes pueden
concentrar su energa en explotar oportunidades.

Algunas de la principales Ventajas del sistema de presupuestacion:

1. Obliga a la Direccin a especificar los objetivos a mediano y largo plazo.

2. Obliga a la Direccin a analizar los problemas futuros, de forma que se
puedan identificar las diferentes alternativas.
3. Dirige el esfuerzo y la inversin hacia la alternativa ms rentable de
todas.
4. Hace hincapi en la necesidad de coordinacin entre todos los
elementos de la empresa, ya que la presupuestacin desvela
rpidamente las debilidades de una organizacin.
5. Sirve como medio de comunicacin.
6. Proporciona las normas de funcionamiento que sirven de aliciente para
obtener un mejor rendimiento.
7. Indica aquellas reas faltas de control, proporcionando datos que se
pueden emplear para analizar las varianzas entre los valores reales y los

presupuestados. Estas varianzas sirven como plataforma para el estudio

de la causa del problema.
Es importante observar que la gerencia de la organizacin tiene la
responsabilidad de la preparacin de los presupuestos, pero es necesario que
exista un comit para prestar ayuda. El director establece normalmente los
principios de presupuestacin y el comit ejecuta los procedimientos. El comit
tambin debe revisar y avaluar todos los informes que cree que proporcionan la
informacin necesaria.

Algunas de las principales desventajas del sistema de presupuestacion:

1. El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo

que suceder en el futuro.
2. El presupuesto no debe sustituir a la administracin, si no todo lo contrario
es una herramienta dinmica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

3. Su xito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.

4. Se puede poner demasiado nfasis a los datos provenientes del
presupuesto. Esto puede ocasionar que la administracin trate de ajustar o
forzar a hechos falsos.

Tipos de presupuestos
Los presupuestos se clasifican de distinta manera, segn el grado de
flexibilidad de las asignaciones, segn el perodo de tiempo que abarcan,
segn el sector en que sern aplicados, y segn el campo de aplicacin dentro
de la empresa.

1. segn el grado de flexibilidad de las asignaciones

Rgidos
Tambin denominados presupuestos fijos, son aquellos que se elaboran para
un solo nivel de actividad, es decir que el presupuesto no vara, sea cual fuere
el volumen de actividad. Este tipo de presupuesto es el utilizado
tradicionalmente por el sector pblico.
Flexibles
Tambin denominados presupuestos variables. En este tipo de presupuestos,
las cifras presupuestadas para los distintos rubros van variando, en la medida
que se producen cambios en los niveles de actividad de la empresa. Para cada
nivel de actividad de ventas o produccin, los presupuestos flexibles muestran
diferentes niveles de costos y gastos.
La diferencia entre una cantidad basada en un resultado real y la
correspondiente cantidad presupuestada es la variacin presupuestaria.
Un presupuesto flexible calcula los ingresos y los costos presupuestados con
base en la produccin real en el periodo presupuestario.
Muestra los costos en que debera incurrirse (los costos presupuestados) para
alcanzar el nivel de produccin real.

2. segn el perodo de tiempo que abarcan

De corto plazo
La planificacin se realiza para cubrir un ciclo de operaciones de un ao o
menos.

 De largo plazo
Abarcan un periodo de tiempo mayor de un ao. Este es el caso de los planes
de desarrollo, en el sector pblico, o los planes estratgicos, en el sector
privado.

3. segn el sector en que sern aplicados

Sector Pblico
Son los presupuestos del Estado, de organismos y entidades oficiales, que
generalmente se elaboran por programas, esto es, prestando atencin ms a
las acciones que se van a realizar que a las adquisiciones. Esta tcnica
presupuestaria fue puesta en prctica por la mayora de las entidades oficiales,
a partir de 1959, por iniciativa de la ONU. Modernamente, y como medio ms
efectivo de control del gasto pblico, hizo su aparicin el presupuesto base
cero.
Sector Privado
Tambin se conocen como presupuestos empresariales y estn dedicados a la
planificacin de las actividades de la empresa.

4. segn el campo de aplicacin dentro de la empresa

Operativos
O presupuestos econmicos, comprenden un conjunto de presupuestos que
abarca todas las actividades del perodo siguiente. Su contenido se resume,
generalmente, en el Estado de Resultados proyectado.

 Financieros
Comprenden cuentas o partidas que inciden fundamentalmente en el Balance.
Pueden ser de dos tipos:
. De tesorera:
Comprende estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos o en
valores fcilmente negociables. Tambin se conoce como presupuesto de caja,
flujo de caja o cashflow, porque en l se hace una previsin del flujo de
entradas y salidas de fondos y de necesidades de efectivo de la empresa.
. De capital:
Que comprende todas las inversiones en activos fijos, o proyectos de
inversin.

En el siguiente cuadro se puede observar la clasificacin de los presupuestos

El presupuesto maestro
Es el presupuesto inicial preparado antes del comienzo de un perodo. Ayuda a
coordinar las distintas funciones de negocio de la cadena de valor, tales como
produccin, marketing y servicio al cliente. Los gerentes administrativos
coordinan el proceso presupuestal.

Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio econmico

prximo. Generalmente se fija a un ao, debiendo incluir el objetivo de utilidad
y el programa coordinado para lograrlo.
Consiste adems en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando ms
exacto sea el presupuesto o pronstico, mejor se presentara el proceso de
planeacin, fijado por la alta direccin de la Empresa
Este pequeo trabajo es de mucha importancia para proyectar o estimar los
gastos e ingresos de una empresa que puede ser a corto o largo plazo,
haciendo comparaciones de los aos anteriores para desarrollar una mejor
inversin, as tener menos gasto y mayor ingreso para la compaa; es decir si
hacemos un buen presupuesto haciendo consultas a las diferentes reas de la
compaa como el rea de venta, cobranzas, compra, etc.; comparaciones de
otras empresas como son los estados financieros, tambin hacer consultas en
las diferentes zonas del mercado y desarrollar de acuerdo las estadsticas y las
tentaciones econmicas y financieras y de acuerdo a las normas vigentes del
pas donde reside la empresa.
Promueven la coordinacin y la comunicacin entre las subunidades dentro de
la compaa; Proporcionan un marco de referencia para evaluar el desempeo
y motivan a los gerentes y a otros empleados.
La coordinacin consiste en hacer coincidir y equilibrar, de la mejor manera,
todos los aspectos de la produccin o el servicio y todos los departamentos
dentro de una compaa para que sta alcance sus metas. La comunicacin
consiste en asegurarse de que todos los empleados entiendan y acepten tales
metas.
Permiten a los gerentes de una compaa medir el desempeo real contra los
presupuestos.
Mejoran el desempeo de los empleados, debido a que no alcanzar las cifras
presupuestadas se considera un fracaso. Los empleados se sienten motivados
a trabajar con mayor intensidad a fin de evitar el fracaso.

El presupuesto operativo
El Presupuesto operativo se fundamenta en un enfoque contable o
administrativo. Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, tiene como
objetivo principal el elaborar los estados financieros presupuestados; que son
estados producto de estimaciones de lo que ocurrir en el futuro, pero,
normalmente tienen como referencia datos histricos de lo ocurrido en el
pasado.
Presupuesto Kaizen
Incorpora de manera explcita la mejora continua anticipada en las cifras del
presupuesto durante el perodo presupuestario.
Muchas compaas utilizan este presupuesto para reducir los costos de manera
continua.

El presupuesto econmico
Estimacin que tiene en cuenta la totalidad de los resultados que se estima
tendr

una

empresa

en

un

periodo

de

tiempo

determinado,

independientemente de movimiento de dinero.

Esta relacionado con la operatoria del negocio, sin tener en cuenta los
fondos. La cartera de inversiones condiciona como invertir el disponible; el
resultado econmico va a estar dado por Ventas (ingresos) Gastos
(egresos).

El presupuesto financiero

Consiste en fijar los estimados de inversin de venta, ingresos varios para

elaborar al final un flujo de caja que mida el estado econmico y real de la
empresa, comprende:

Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)

Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)
Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso)
Caja final.
Caja inicial.
Caja mnima.
El presupuesto financiero, es el estudio mediante el cual se identifican los
diferentes costos y el monto para la iniciacin de cualquier proyecto
empresarial
El presupuesto financiero se refiere a los recursos econmicos y financieros
necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y/o para
obtener los medios esenciales que deben calcularse, como el costo de la
realizacin, el costo del tiempo y el costo de adquirir nuevos recursos.
Comnmente la factibilidad es la parte ms importante, ya que con ella se
resuelven otras insuficiencias de otros recursos. Lo anterior, es lo ms duro de
alcanzar y se necesitan de acciones adicionales cuando no se tienen.
Comprende el anlisis de la inversin, la proyeccin de los ingresos y gastos y
la forma de financiamiento. En este trabajo las personas que deseen empezar
un negocio deben tener en cuenta que esta ser, su mayor fuente de
informacin.

Fuentes de financiamiento
Los recursos financieros son los ms escasos en la actividad empresarial,
razn por la cual se deben tomar las decisiones correctas a la hora de evaluar
las posibles fuentes de financiamiento de la actividad.
Margen de ganancia
Un Margen de Ganancia es la utilidad que se obtiene en una operacin de tipo
comercial.
Existen dos tipos de fuentes a evaluar:
Las fuentes internas: Son todas aquellas que estn mas a la mano del
empresario y por lo general son las mas baratas a la hora de evaluar su costo
financiero.
Las fuentes externas: estas por lo general requieren de cumplir con requisitos
ms estratos de garanta real o firma solidaria y al evaluar su costo es ms alto

Programacin presupuestaria
Este principio se desprende de la propia naturaleza del presupuesto y sostiene
que el mismo debe tener el contenido y la forma de la programacin.
Por contenido se entiende que todos los elementos que conforman la
programacin presupuestaria deben estar disponibles, en cantidad y calidad
adecuadas e interrelacionados entre s. De esta manera se hace posible su
operacin coordinada, permitiendo la definicin, viabilidad y ejecucin de los
objetivos prioritarios establecidos para el sector pblico.

En cuanto a la forma, significa que para que pueda hacerse efectivo el

contenido del principio de programacin, deben explicitarse todos los
elementos de la programacin en todas y cada una de las etapas del proceso
presupuestario Esto es, se deben sealar los objetivos establecidos, las
acciones necesarias para lograrlos, los recursos humanos, materiales y
servicios de terceros que las mismas demanden, as como los recursos
financieros necesarios para adquirirlos. Estos ltimos se expresan en los
respectivos crditos presupuestarios.

Control presupuestario
Las mltiples ocupaciones que tienen los directores de las empresas no les
permiten ver con claridad la evolucin de la misma en toda su extensin. Es
importante introducir unos ndices de gestin que informen a la direccin de
cualquier desviacin sobre el plan previsto.
El concepto de control presupuestario permite que las actividades en la
empresa sean planificadas con antelacin y referidas a un periodo de tiempo
determinado. Estos presupuestos estarn integrados por partidas de gastos
que se consideran fijos y otros que debern ser variables; los primeros por
definicin se consideran improbables que se vean alterados durante el periodo
presupuestado, pero los segundos estn sujetos a las fluctuaciones de los
precios del mercado. Entre estos ltimos estaran, por ejemplo, los precios de
las materias primas, es decir, los procesos inflacionarios de costes
En algunas industrias, por ejemplo, la elaboracin de productos alimenticios,
las fluctuaciones en los precios de origen de las materias primas pueden
causar enormes trastornos en el control del presupuesto. Algunos de estos
componentes estn sujetos a las variaciones en calidad y cantidad, debido a
los cambios climatolgicos. Los precios pueden fluctuar al alza en porcentajes
muy importantes y esto hace que sea casi imposible mantener un presupuesto
vlido para el departamento de produccin.
Es el seguimiento de la ejecucin presupuestaria de Ingresos y Egresos as
como de las Metas Presupuestarias establecidas para el Ao Fiscal, respecto al

Presupuesto Institucional de Apertura o Modificado, segn sea el caso, con la

finalidad de asegurar su cumplimiento y mantener actualizada la informacin
relativa a los niveles de la ejecucin, tanto en trminos financieros como
fsicos.
El Control Presupuestario es permanente y constituye el soporte tcnico para
efectuar los trabajos de anlisis y correccin de desviaciones a que se contrae
la Fase de Evaluacin Presupuestaria.

Metodologa
Se refiere a los mtodos de investigacin que se siguen para alcanzar una
gama de objetivos en una ciencia. Aun cuando el trmino puede ser aplicado a
las artes cuando es necesario efectuar una observacin o anlisis ms riguroso
o explicar una forma de interpretar la obra de arte. En resumen son el conjunto
de mtodos que se rigen en una investigacin cientfica o en una exposicin
doctrinal.