Asistente de Oficina

CUADERNO
DE TRABAJO
ASISTENTE DE OFICINA
Gerencia de Informacin y Educacin Electoral
CONTENIDO
Presentacin
Siglas
Asistente de oficina
mbito de trabajo del asistente de oficina
Sistema de gestin de la calidad
Implementacin de la ODPE
24
II
Designacin de miembros de mesa
38
III
Cierre de la ODPE
51
Cuaderno de Trabajo
PRESENTACIN
La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) tiene a

su cargo la planificacin, la organizacin y la ejecucin de
los procesos electorales en todo el pas. Por tal motivo, se
conforman temporalmente las Oficinas Descentralizadas
de Procesos Electorales (ODPE), con el fin de ejecutar las
actividades necesarias para el desarrollo de las elecciones en
cada circunscripcin.
En este marco, el asistente de oficina tiene en este cuaderno
de trabajo un material de apoyo para la ejecucin de sus
tareas. El contenido temtico se encuentra organizado en
funcin de los procesos del sistema de gestin de la calidad
que se ejecutan en la ODPE y de las tareas que realiza.
El rea de Capacitacin Electoral (ACE), de la Gerencia de
Informacin y Educacin Electoral (GIEE), ha elaborado
este material para ser utilizado durante el desarrollo de la
capacitacin. Recomendamos su uso a manera de consulta.
Cuaderno de Trabajo
SIGLAS
ACE
rea de Capacitacin Electoral
CAE
Capacitacin de Actores Electorales
CIO
Cierre de las ODPE
CLV
Coordinador de local de votacin
CPO
Capacitacin de personal de ODPE y ONPE
DMM
DMS
Despliegue de material de sufragio
EIE
Equipos informticos electorales
FF.AA.
Fuerzas Armadas
GGE
Gerencia de Gestin Electoral
GIEE
GITE
Gerencia de Informtica y Tecnologa Electoral
GOECOR
Gerencia de Organizacin Electoral y Coordinacin

Regional
GPP
Gerencia de Planeamiento y Presupuesto (antes OGPP)
IMO
JEE
Jurado Electoral Especial
JEL
Jornada electoral
Cuaderno de Trabajo
JNE
Jurado Nacional de Elecciones
JODPE
Jefe de la Oficina Descentralizada de Procesos

Electorales
LV
Local de votacin
MM
Miembros de mesa
ODPE
Oficina Descentralizada de Procesos Electorales
ONPE
Oficina Nacional de Procesos Electorales
OSDN
Oficina de Seguridad y Defensa Nacional
PNP
Polica Nacional del Per
RME
Repliegue de material electoral
SCE
Sistema de cmputo electoral
SEA
Sistema de escrutinio automatizado
SGODES
Subgerencia de Operaciones Electorales

Desconcentradas
SGOI
Subgerencia de Operaciones Informticas
SP
Seguridad del proceso
SGD
Sistema de gestin documental
VE
Voto electrnico
VIP
Siglas que se derivan del ingls "very important person"

(persona muy importante)
Importante
Oficina nacional de procesos electorales
ASISTENTE DE OFICINA
En la estructura organizativa de la Oficina Descentralizada de Procesos Electorales,

el asistente de oficina cumple una funcin de apoyo al jefe de la ODPE durante la
ejecucin de los procesos planificados por la ONPE.
Realiza su funcin de apoyo en diversas actividades que van desde la instalacin
hasta el cierre de la oficina descentralizada. Destaca por su disponibilidad para
asumir otras responsabilidades que le asigne el jefe de la ODPE.
Este profesional se desempea en servicios de oficina, labores de soporte a las
funciones ejecutivas y colabora con el logro de un ambiente armonioso de trabajo
en equipo.
Cuaderno de Trabajo
MBITO DE TRABAJO
DEL ASISTENTE DE OFICINA
El asistente de Oficina se desempea dentro de la Oficina Descentralizada de Procesos
Electorales (ODPE) que la ONPE instala cada vez que se lleva a cabo un proceso electoral, cuyo
mximo responsable es el jefe de la ODPE, a quien asiste directamente en el cumplimiento
de las actividades electorales.
Jefe de ODPE/ORC
Coordinador de
capacitacin
Analista de recursos
humanos
Auxiliar de personal
Coordinador administrativo
Auxiliar administrativo
Asistente de
cmputo
descentralizado
Encargado de cmputo
descentralizado
Auxiliar tcnico D/N
Asistente de
microforma
Auxiliar de
cmputo
descentralizado
Digitalizador /
Digitador
Coordinador de prensa
Asistente de finanzas
Asistente logstico
Asistente legal
Auxiliar de operaciones
Coordinador de operaciones
Capacitador electoral
Asistente de oficina
Coordinador distrital o
coordinador de centro poblado
Coordinador de local de
votacin / Responsable de
local de votacin
Tcnico de
transmisin
Coordinador de mesa o
coordinador tcnico de mesa
Asistente
tcnico de local
de votacin
Coordinador de mesa T2
Auxiliar tcnico nocturno
distrital
Fuente: Memorando N 004546-2015-GOECOR/ONPE, actualizado al 4 de diciembre de 2015
A continuacin, se presenta el sistema de gestin de la calidad y los procesos que se ejecutan en la

ODPE en los cuales participa el asistente de oficina. Es importante identificar las caractersticas
especficas del proceso electoral para aplicar adecuadamente los procedimientos electorales
establecidos y brindar as un servicio de calidad con el fin de lograr las metas previstas.
SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
Un sistema de gestin de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo bien
documentada e integrada a los procedimientos tcnicos y gerenciales para guiar las acciones
de la fuerza de trabajo, equipos y la informacin de la organizacin de manera prctica y
coordinada que asegure la satisfaccin del cliente o usuario mediante el cumplimiento de
polticas y objetivos.
En otras palabras, un sistema de gestin de la calidad incluye una
serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos
(estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional y
documentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al
cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejorar
aquellos elementos que influyen en la satisfaccin del
cliente y en el logro de los resultados.
La ONPE cuenta con un Sistema de Gestin de
la Calidad aplicado por los diferentes rganos
y controlado en todas las actividades que
impacten en el logro de la calidad y
por ende en la satisfaccin de los
diferentes actores electorales
durante su participacin
en los procesos electorales
dentro del marco que
establece la ley.
Cuaderno de Trabajo
10
Estrategias
La ONPE tiene lineamientos de poltica definidos, as como

objetivos y acciones para el logro de la calidad y satisfaccin de
sus clientes y usuarios: los actores electorales, las organizaciones
polticas y la ciudadana en general. Estas polticas y objetivos
estn alineados a los resultados permanentemente verificados
que como organizacin desea obtener.
Procesos
Nuestros procesos son ejecutados para brindar un servicio de

calidad. Cada ODPE registra sus actividades y verifica que cada
accin se encuentre alineada al logro de los objetivos planteados.
Incorpora tambin actividades de seguimiento y control para la
operacin eficaz de los procesos y mejora continua.
Recursos
Se brindan el personal y el equipamiento necesarios para la

prestacin del servicio, as como el ambiente de trabajo y el
recurso financiero para realizar las actividades con calidad.
Estructura
organizacional
Estructura organizacional: la ONPE, las ODPE y las ORC se

sostienen sobre la base de una estructura de responsabilidades
definida, con funciones claras y orientadas por la poltica de
calidad.
Documentos
La ONPE cuenta con procedimientos, instructivos, registros,

formatos y la documentacin necesaria para la operacin eficaz
y eficiente de los procesos y, por ende, de la organizacin.
La calidad se refiere al cumplimiento de requisitos para satisfacer a un cliente

o usuario, interno o externo, que supere sus expectativas.
La norma ISO 9001:2008 es el documento que establece los requisitos para
implementar un sistema de gestin de la calidad que logre que la organizacin
acte de manera efectiva en un entorno de mejora continua al igual que las
mejores organizaciones del mundo.
NOTA
Principios del sistema de gestin de la calidad
Participacin del
personal
Liderazgo
Enfoque
al cliente
Enfoque
alidad
de proceso
Enfoque de
sistema para la
gestin
Relaciones
mutuamente
beneficiosas con el
Mejora continua
Enfoque basado
en hechos para la
toma de decisiones
proveedor
Cuaderno de Trabajo
11
Beneficios de un sistema de gestin de la calidad

Los beneficios que aporta un sistema de gestin de la calidad podemos enfocarlos como
los beneficios propios para la organizacin en s y tambin como los beneficios para los
clientes.
Establecimiento, alineacin y cumplimiento de objetivos orientados a la calidad

Eliminacin de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionales
que reducen la duplicidad de actividades y facilitan el control de los procesos
Mejora continua de los procesos (iniciativas) con base en medidas objetivas
Transparencia de las operaciones

Aumento del compromiso del personal y clarificacin de sus responsabilidades,
que fomenten el trabajo en equipo
Mejora de la imagen institucional, al generar mayores niveles de confianza en
la ciudadana
Satisfaccin del cliente interno y externo
Reconocimiento nacional e internacional
12
Ciclo PHVA
Es una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear,
Hacer, Verificar y Actuar. Al aplicarla en la poltica y los objetivos de calidad, as como en la
red de procesos, la probabilidad de xito es mayor.
HACER
PLANEAR
Establecer los objetivos y procesos

necesarios para conseguir los
resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente y las polticas
de la empresa.
ACTUAR
Implementar los procesos.
P H
A V
Tomar acciones para mejorar

continuamente el desempeo.
VERIFICAR
Realizar el seguimiento de los

procesos respecto a polticas y
objetivos del producto e informa
los resultados.
Cuaderno de Trabajo
13
Poltica de la calidad
La poltica de la calidad define los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente:
Reafirmar los valores
democrticos brindando
a la ciudadana, a las
organizaciones polticas y
de la sociedad civil servicios
acorde a sus requerimientos,
garantizando en su
prestacin el respeto a
los principios de igualdad,
transparencia y estricto
apego legal.
Mejorar continuamente
nuestros procesos internos
contando con personal
calificado y comprometido
con la mejora continua as
como con la tecnologa que
permita asegurar la eficacia
del Sistema de Gestin de
Calidad.
Objetivos de la calidad
1
2
14
Mejorar la satisfaccin del ciudadano, as como de las instituciones pblicas

y privadas, organizaciones polticas y de la sociedad civil, mediante el
cumplimiento de los requisitos del servicio o producto brindado.
Mejorar la productividad mediante la reduccin sistemtica de los tiempos de

ciclo de los procesos internos.
3
4
Desarrollar o fortalecer competencias y el compromiso del personal con las

buenas prcticas y el mejoramiento continuo de la institucin.
Mejorar la plataforma tecnolgica como soporte a la mejora institucional.
Todo trabajador de la ONPE debe conocer y realizar sus labores de

acuerdo con los lineamientos de la poltica de calidad. Son nuestras
prcticas las que optimizan el servicio a los ciudadanos con los
valores democrticos requeridos.
NOTA
Cuaderno de Trabajo
15
Visin, misin de la ONPE

La poltica y los objetivos de calidad guardan estrecha relacin con la visin, la misin y los
valores institucionales.
Visin
Ser una institucin de excelencia que cuenta con la confianza

de la poblacin, promoviendo una cultura de valores
democrticos mediante el uso de tecnologa e innovacin.
Misin
Garantizar la obtencin de la genuina y libre expresin de

la voluntad popular para fortalecer la institucionalidad
democrtica.
Valores
16
Transparencia
Nuestras acciones son de conocimiento pblico y de acuerdo

con la ley, lo que brinda legitimidad y permite crear confianza
y seguridad en la poblacin.
Compromiso
Nuestros esfuerzos estn orientados al fortalecimiento de la

democracia.
Honestidad
Somos garanta del respeto a las normas y a la voluntad

ciudadana expresada en las urnas.
Excelencia
de servicio
Buscamos generar valor pblico en cada uno de nuestros

servicios.
Integridad
Nuestras decisiones se rigen por la objetividad e imparcialidad.
Dnde encuentro los documentos del

Sistema de Gestin de Calidad?
?
El Sistema de Gestin de calidad de ONPE est conformado por una base documental
y normativa que sirve para poder aplicar la poltica de calidad y lograr los objetivos de
calidad a travs de su correcta aplicacin.
Los documentos del sistema de gestin de calidad de ONPE (directivas, manuales,
procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) se pueden ubicar en la intranet
ingresando a la pgina web www.onpe.gob.pe en el enlace "Intranet". Luego siga las
indicaciones mostradas a continuacin:
Cuaderno de Trabajo
17
Estructura de los documentos

El sistema de gestin de la calidad de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE)
est regulado por documentos externos e internos.
Documentos externos
Leyes, decretos, normas, reglamentos, directivas y otros documentos que regulan la gestin
de la ONPE.
Documentos internos
Es el conjunto de documentos elaborados, revisados y aprobados por la ONPE enmarcados
dentro del alcance del Sistema de Gestin de la calidad, como Polticas, Directivas, Manuales
de gestin, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos.
Leyes, decretos, resoluciones,

normas, reglamentos que
regulan la gestin de la ONPE.
Polticas
SISTEMA DE
GESTIN
Directivas
Manuales de gestin
Procedimientos
Instructivos
Formatos
Otros documentos
18
Cmo participan las Oficinas Descentralizadas de

Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales
de Coordinacin (ORC) en el sistema de gestin de la
calidad de la ONPE?
?
En el sistema de gestin de la calidad de la ONPE, las Oficinas Descentralizadas de

Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales de Coordinacin (ORC) participan de
la siguiente manera:
Cumpliendo lo establecido por la

poltica y los objetivos de calidad de
la ONPE.
Fortaleciendo las competencias y el

compromiso.
ODPE/ORC
Realizando controles y seguimiento a
sus actividades.
Trabajando por procesos y en equipo.
Tomando acciones para la mejora

continua del servicio.
Cuaderno de Trabajo
19
Cumpliendo lo establecido por la poltica y los objetivos de calidad

de la ONPE
El personal de la ODPE promueve el respeto a las decisiones de los ciudadanos.

Fortalece las condiciones para un proceso electoral limpio y transparente, brindando
garantas para el sufragio.
Fortaleciendo las competencias y el compromiso

El personal de la ODPE/ORC se conduce con apego a las buenas prcticas y vela por
el cumplimiento de las actividades a cabalidad y por el mejoramiento continuo de la
institucin.
Realizando controles y seguimiento a sus actividades

Cada actividad debe ser medible y controlada en la perspectiva de mejorar los resultados.
El cumplimiento es responsabilidad del equipo, sea este de la ODPE/ORC, del distrito o
del centro poblado.
Trabajando por procesos y en equipo

Las actividades agregan valor para un usuario interno o externo, identifican al proveedor
y los insumos necesarios para la realizacin del producto o servicio electoral.
Tomando acciones para la mejora continua del servicio

Las acciones van desde el uso adecuado del presupuesto hasta la contratacin de
personal idneo para el cargo y el trabajo por resultados.
20
Procesos certificados
Producto del esfuerzo desplegado, la ONPE ha logrado certificar bajo
los estndares de la norma ISO 9001: 2008 diecisis de sus procesos:
Verificacin y control de la informacin financiera de los partidos polticos
Sistema de cmputo electoral convencional
Gestin de las oficinas descentralizadas de procesos electorales - ODPE
Capacitacin de personal ODPE y ONPE
Capacitacin de actores electorales
Conformacin de mesas de sufragio
Ensamblaje de material electoral de sufragio y reserva
Despliegue de material de sufragio
Jornada electoral
10
Repliegue de documentos y activos electorales
11
Contrataciones de bienes y servicios en la ODPE
12
Asistencia tcnica
13
Educacin electoral
14
Verificacin de firmas
15
Archivo electoral
16
Contratacin de personal CAS
Estos procesos han sido documentados e implementados de acuerdo con lo establecido

en los requisitos de la norma ISO 9001, mejorando de esta manera la labor encomendada.
La consecucin de esta certificacin no hace sino ratificar el compromiso de nuestro
personal en la mejora continua como mecanismo mediante el cual podamos contribuir
a la consolidacin de la excelencia organizacional al servicio de la ciudadana, que es el
objetivo estratgico institucional. Asimismo, hace que nos tracemos nuevos retos para los
aos venideros.
La ONPE tiene como objetivo certificar todos los procesos electorales

dentro del marco del sistema de gestin de la calidad (SGC).
Cuaderno de Trabajo
21
22
REQUISITOS
C
L
I
E
N
T
E
Producto o Servicio
Realizacin
del producto o
servicio
Medicin
anlisis mejora
Entorno - Normas - Proveedores - Marco jurdico
Gestin de
recursos
Responsabilidad
de la direccin
Sistema de Gestin de la Calidad
Mejora continua
SATISFACCIN
C
L
I
E
N
T
E
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN PROCESOS
Procesos del sistema de gestin de la calidad en la ODPE

La rueda de procesos es una representacin grfica que refleja la estructura y relacin de
los diferentes procesos del SGC, en el que se identifica los siguientes tipos de procesos:
Procesos operativos: Son aquellos que generan los servicios electorales y se relacionan
directamente con el cliente electoral.
Procesos de soporte: Son los encargados de dar apoyo a los procesos operativos, aportndoles
los recursos necesarios para que puedan realizar sus actividades.
Implementacin
de la ODPE
CIO
C
de apa C PO
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s
ON ODP ona in
E
PE y l de
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H. s
H
.
o
R R curs nos
SCE
IMO
Cierre de la
ODPE
S S
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Sistema de
cmputo
electoral
I
CAE
Capacitacin
de actores
electorales
ne
E
RM egue
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LOG
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Rep ateria
m ral y
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l
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M
Logstica
ica
D E
DMM
Co
m
un
Designacin
de miembros
de mesa
FIN
Finanzas
CMS
JEL
Jornada
electoral
DMS
Despliegue del
material de
sufragio
Conformacin
de mesas de
sufragio
D
C A L I
La ONPE implementa y certifica progresivamente nuevos procesos en el SGC
NOTA
Cuaderno de Trabajo
23
IMPLEMENTACIN
DE LA ODPE/ORC (IMO)
TA R E A S D E L A SISTE N TE D E OFICIN A
Las actividades que cumple el asistente de oficina en el proceso
de implementacin de la ODPE se encuentran definidos en los
procedimientos. Es importante que revise detenidamente los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivo
de ejecutar el proceso con eficacia. A continuacin se presenta una
breve descripcin de las tareas.
Vela por la seguridad, conservacin y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo

documentario de la jefatura.
Coordina las reuniones y prepara la agenda del Jefe de la ODPE.

Apoya en la recepcin de llamadas telefnicas, registra y transmite oportunamente
los mensajes.
Apoya en la atencin de los requerimientos del personal de la ODPE y coordina su

atencin con el Administrador y Jefe de la ODPE.
Registra, organiza
y realiza el seguimiento de los expedientes que ingresen y/o se

remitan a la Jefatura de la ODPE, hasta concluir su atencin.
Apoya en el registro de informacin SISCO utilizados para la presente eleccin.

Realiza tareas que el Jefe de la ODPE le asigne dentro del marco de su contrato.
24
El proceso establece las actividades para implementar la ODPE y las oficinas

distritales y centros poblados. Es aplicable desde la consolidacin de la
propuesta del local de la ODPE y la designacin de los jefes y coordinador
administrativo hasta la implementacin e inicio de las actividades de la
oficina distrital o la de centro poblado.
Cuaderno de Trabajo
25
26
Actividades preparatorias
en la sede central para el
desplazamiento a las ODPE
Reporte de llegada a la
circunscripcin designada y
registro de firma para apertura
de cuentas
Contratacin del local de la
sede de la ODPE y alquiler de
bienes
Implementacin e instalacin
de la sede de la ODPE
Organizacin de documentos
en la ODPE
Distribucin de documentos
del Sistema de Gestin de la
Calidad
Implementacin
de la ODPE
ENTRADA
RR.HH.
CPO
RJ de designacin
Habilitacin e inicio
de actividades de la
oficina distrital y/o de
centros poblados
Diseo y aprobacin
del plano del centro de
cmputo
Trmite, supervisin y
ampliacin de carga
elctrica
Habilitacin informtica y acondicionamiento
del centro de cmputo
Pruebas internas
Implementacin del
centro de cmputo de la
ODPE de acuerdo
al instructivo
Prstamo de mobiliario:
(mesas, sillas, pizarra
acrlica)
Contar con materiales
de capacitacin para
actores electorales
Establecer
espacios
para
capacitar
a
miembros de mesa y
electores
Implementacin
del rea de
capacitacin
SALIDA
Sede de ODPE,
oficina distrital y/o
centro poblado y el
centro de cmputo
implementados
Tratamiento
archivstico
Organizacin de
documentos en las
ODPE de acuerdo
al instructivo
FLUJO DE L A IMPLEMENTACIN DE L A ODPE
DOCUMENTOS DE IMO
El proceso de implementacin de la ODPE (IMO) est sustentado en
procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVOS
Habilitacin de la ODPE y oficinas distritales y/o de centro poblado
Implementacin del centro de cmputo de la ODPE
Organizacin de documentos en las ODPE
FORMATOS
Acta de imposibilidad de funcionamiento conjunto
Infraestructura de la sede de la ODPE
Acta de instalacin de la sede de la ODPE
Control de actas y cargos internos de las ODPE
Control de correspondencia de las ODPE
Ambientes de uso prohibido
Cargo de entrega
Cuadro de carga elctrica por ODPE
Inventario y evaluacin de equipos informticos y de telecomunicaciones
Evaluacin del centro de cmputo
OTROS DOCUMENTOS
Control de distribucin de documentos en las ODPE
Disposiciones para las ORC en la ejecucin de procesos electorales
Disposiciones para las ORC de GOECOR para ejecucin de consultas
vecinales
NOTA
Los documentos se establecen de acuerdo con el tipo de proceso

electoral.
Cuaderno de Trabajo
27
Este proceso se inicia con

la seleccin, contratacin
y capacitacin del Jefe de
la Oficina Descentralizada
de Procesos Electorales, el
coordinador administrativo
y el encargado de Cmputo
Descentralizado se desplazan
desde la sede central de
la ONPE en Lima hasta la
circunscripcin
asignada
luego de finalizado su taller de
capacitacin. Antes de partir,
la gerencia responsable de
sus actividades les entrega
a los jefes y coordinadores
administrativos
la
documentacin
necesaria
para la gestin de la ODPE, equipos de cmputo y de estar disponibles los equipos de
comunicacin.
A continuacin, se detallan los materiales de oficina y documentos que se les entrega:
Equipos informticos e impresora

Claves para el SEACE
Kit bsico de materiales de oficina para el inicio de actividades en la ODPE
Formatos de fotocheck para el personal de la ODPE
Modelo de rtulos para la fachada de la ODPE
Registro de la ficha de informacin distrital con informacin histrica del ltimo proceso
Mapas por circunscripcin electoral
Claves para su cuenta de correo y para acceder al mdulo de excusa y justificacin
Documentacin necesaria para la gestin de la ODPE
El presupuesto analtico y el plan de accin una vez aprobados
28
El jefe de la ODPE, el coordinador administrativo y el encargado de cmputo descentralizado

se desplazan a su circunscripcin. Los asistentes del centro de soporte realizan el seguimiento
del desplazamiento del jefe y coordinador administrativo; los supervisores del centro de
soporte informtico hacen el seguimiento del desplazamiento del encargado de cmputo.
a. Reporte de la llegada a la sede de la ODPE y registro de firmas

Al llegar a la circunscripcin, el jefe de la ODPE comunica su llegada al centro de soporte
de la GOECOR, indica da, hora y lugar de hospedaje, adems comunica la llegada del
coordinador administrativo y del encargado de cmputo descentralizado.
Coordinador administrativo elabora y presenta el oficio al Banco de la Nacin, adjunta
la copia de la resolucin jefatural de designacin del jefe y las fotocopias del DNI de
ambos.
Si no existe cuenta, presentan el oficio y registran sus firmas en el Banco de la Nacin
para la apertura de la cuenta y la emisin de la chequera para la transferencia de fondos.
Si existe cuenta, actualizan sus firmas en el Banco de la Nacin y, de ser necesario,
solicitan la emisin de la chequera para la transferencia de fondos.
b. Contratacin del local y alquiler de bienes

El jefe de la ODPE establece contacto con el presidente del JEE y coordina la posibilidad
de instalacin conjunta. Segn la Ley Orgnica de Elecciones (art. 39.), la ODPE
debe funcionar conjuntamente con el Jurado Electoral Especial (JEE). Si esta forma
de funcionamiento no fuera posible porque el local no cuenta con las dimensiones y
servicios indispensables y adecuados, entonces se debe firmar el Acta de imposibilidad
de funcionamiento conjunto.
En caso se requiera la contratacin del local para la ODPE, con el apoyo del coordinador
administrativo y el encargado de cmputo descentralizado, realizan la bsqueda. Para
ello, toman en cuenta las especificaciones tcnicas referenciales, el presupuesto analtico
y el instructivo: Contratacin de bienes y servicios de las ODPE con cargo a los presupuestos
de los procesos electorales y consultas populares.
Para la contratacin del local, se deben calcular las especificaciones tcnicas de los
siguientes ambientes:
1
2
3
4
5
rea del centro de cmputo: en funcin de los requerimientos de la ODPE.

Almacn administrativo: se determina en funcin al nmero de centros de
acopio, locales de votacin y personal que se contrata en la ODPE.
rea para personal de la ODPE: se determina en funcin del nmero de personas
que trabajarn en la sede de la ODPE.
rea de operaciones: en funcin de los requerimientos de la ODPE.
rea de comunicaciones: en funcin de los requerimientos de la ODPE.
Cuaderno de Trabajo
29
El jefe de la ODPE suscribe el contrato de alquiler de muebles y equipos de cmputo y

servicios de telefona e internet para la implementacin de la sede de la ODPE con el
proveedor seleccionado, de acuerdo con las disposiciones de la Gerencia de Administracin.
Al contratar el servicio de internet, considera los puntos de salida para la oficina

del jefe, del coordinador administrativo, del encargado de cmputo. Asimismo,
con autorizacin de la GOECOR, considera los puntos de salida para el personal.
NOTA
Una vez contratado el local donde funcionar la ODPE se registran los datos de la
infraestructura de la sede de la ODPE en el formato de infraestructura y se elabora el
croquis de la sede con el apoyo del encargado de cmputo.
Asimismo, se realiza la ubicacin e identificacin de las zonas de seguridad y rutas de
evacuacin y se registran en documentos enviados al centro de soporte, junto a la plantilla
del croquis de distribucin administrativa de la sede para la revisin y conformidad del
asistente de informacin del Sistema de Gestin de la Calidad.
El local no debe pertenecer a organizaciones polticas, candidatos, familiares
de candidatos, personeros ni autoridades involucradas en el proceso electoral.
Tampoco a los funcionarios y empleados de los organismos que comprenden
el sistema electoral peruano.
NOTA
c. Seleccin y contratacin de personal

Otro aspecto importante de la implementacin de la ODPE es la contratacin del
personal.
El jefe de la ODPE recibe de la GOECOR el memorando mltiple con los trminos de
referencia y las fechas de inicio y trmino de los contratos del personal de la ODPE/ORC,
as como la base de datos del
personal inscrito va pgina
web de la ONPE (por correo
electrnico).
Los contratos del personal de
la ODPE/ORC estn a cargo del
analista de recursos humanos.
Cabe resaltar que esta tarea
se debe realizar de manera
muy cuidadosa y respetando
al mximo los trminos de
referencia, a fin de que el
personal contratado sea el
ms idneo para desempear
de manera ptima todas las
tareas de su responsabilidad.
30
d. Implementacin e instalacin de la sede de la ODPE

Con el apoyo del personal, el jefe de la ODPE realiza la implementacin de las
reas administrativas, de operaciones de capacitacin, almacn electoral y almacn
administrativo; asmismo, se realiza la implementacin del centro de cmputo.
Una vez acondicionados los ambientes, se realiza una de las actividades centrales de
la oficina, denominada instalacin de la ODPE. A partir de esta ceremonia se abre
paso a la atencin a la ciudadana. En esta oficina, el jefe de la ODPE recibe la visita
del presidente y los miembros del Jurado Electoral Especial (JEE), personeros de las
organizaciones polticas, autoridades, entre otros. As tambin, se recibe en esta oficina
a los miembros de mesa, electores, personeros de mesa, entre otros, quienes son
capacitados por el personal a fin de habilitarlos para que desempeen sus tareas de
manera ptima durante la jornada electoral.
Asisten a esta ceremonia en calidad de invitados los miembros del Jurado Electoral
Especial (JEE), representantes del Reniec, autoridades locales, representantes de las
instituciones pblicas y las organizaciones sociales, personeros de las organizaciones
polticas, miembros de la PNP, medios de comunicacin y ciudadana en general.
El personal de la ODPE se organiza y practica las tareas que el jefe de la ODPE le
delega. Todos los involucrados ensayan para esta actividad un da antes del acto, a fin de
identificar y superar las debilidades que pudieran presentarse. Se deben ultimar todos
los detalles y reparar en el mobiliario adecuado, equipo de sonido, as como la mesa
de honor que debe lucir la bandera peruana y el estandarte institucional. El maestro de
ceremonia dirige la actividad de acuerdo con lo planificado con el jefe de la ODPE.
Cuaderno de Trabajo
31
e. Implementacin e inicio de actividades de la oficina distrital o centro poblado

En la ODPE/ORC se contrata y capacita al personal encargado de dirigir y cumplir las
actividades electorales y que ejercen la representacin del jefe de la ODPE/ORC en
los distritos o los centros poblados. Este personal se denomina coordinador distrital y
coordinador de centro poblado. Ellos son responsables de dar inicio a las actividades
del distrito o centro poblado con la bsqueda de un local accesible y seguro para el
funcionamiento de la oficina.
Luego de la contratacin del local, la implementacin del rea de capacitacin, del
almacn y otros ambientes, se coloca el banner de identificacin institucional y se
reporta al jefe de la ODPE/ORC que la oficina ya se encuentra operativa para la atencin
al pblico. Es necesario recalcar que el cumplimiento de todas las actividades en el
distrito o centro poblado debe ser reportado al jefe de la ODPE.
El coordinador distrital o de centro poblado se contacta con las autoridades y lderes del
lugar para comunicar la intervencin de la institucin en el distrito o centro poblado,
as como las caractersticas del proceso electoral. El dilogo y las relaciones con estos
aliados deben ser siempre cordiales para lograr que su apoyo sea permanente y pueda
ser posible la intervencin con los actores electorales de manera adecuada. En estas
reuniones se puede obtener informacin fidedigna sobre aspectos de coyuntura polticasocial, costumbres o tradiciones del lugar.
Por su parte, el jefe de la ODPE/ORC difunde desde la sede central el inicio de las
actividades en todos los distritos y centros poblados. Informa con nfasis el horario de
atencin a los actores electorales, as como los horarios y lugares para la entrega de
credenciales y capacitacin dirigida a todos los miembros de mesa.
32
f. Implementacin del centro de cmputo

Verificacin del rea requerida
Cada centro de cmputo debe contar con un rea mnima que permita el normal desarrollo
de las actividades que forman parte de las especificaciones tcnicas referenciales del
centro de cmputo.
El encargado del centro de cmputo debe verificar las condiciones mnimas necesarias
para la implementacin del centro de cmputo (instalaciones elctricas, desage,
paredes en buen estado, techo seguro, entre otras caractersticas) correspondientes a
las especificaciones tcnicas referenciales del centro de cmputo.
El rea destinada para el pozo a tierra debe estar ubicada, de preferencia, en un patio
o jardn.
Adicionalmente, consideran un rea donde se pueda ubicar el grupo electrgeno
(recuerda que hace ruido y despide humo).
Los puntos anteriores son requisitos indispensables para el inicio de los trabajos de
acondicionamiento y habilitacin informtica del centro de cmputo por el proveedor
de servicios.
Ejemplo de centro de cmputo
rea de
procesamiento
rea de
personeros y
observadores
Cuaderno de Trabajo
33
El encargado del centro de cmputo permite asegurar que las instalaciones cumplan las
condiciones necesarias para el buen funcionamiento de los diferentes equipos asignados
al centro de cmputo. En caso de contar con un proveedor de servicios designado por la
sede central de la ONPE, este se encarga del acondicionamiento del centro de cmputo; de
acuerdo con los trminos de referencia entregados por la sede central.
Tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
a. En caso de existir ms de un ingreso (puertas), algunas sern clausuradas para dejar un
solo.
b. El aspecto del centro de cmputo debe ser el mejor; si es necesario, se realiza el pintado
del ambiente en coordinacin con el jefe de la ODPE/ORC.
c. Mantener un archivo fotogrfico del acondicionamiento y logstica informtica para ser
incluido como parte del informe final del centro de cmputo.
Para la determinacin de la potencia requerida por el centro de cmputo, se debe enviar
la fotocopia del recibo de energa elctrica del local y el cuadro de equipos elctricos
conectados al medidor del local de la ODPE (visado por el jefe de la ODPE o personal a
cargo) al supervisor informtico del centro de soporte para que se determine la potencia
elctrica.
La GITE calcula la potencia requerida y la enva a la GOECOR, la cual consolida la informacin
y la remite al jefe de la ODPE para que, de ser necesario, realice el trmite de ampliacin de
carga elctrica. El ECD o el asistente de cmputo supervisa en todo momento la ejecucin
de esta tarea.
g. Implementacin del rea de capacitacin

El coordinador de capacitacin interviene en esta actividad centrada en el
acondicionamiento del rea de capacitacin en la oficina de la ODPE/ORC.
El
rea
de
capacitacin
debe reunir las condiciones
mnimas para las actividades
correspondientes, es importante
que se consideren dos espacios:
uno para los instrumentos del
seguimiento de la capacitacin
y otro para capacitar a los
miembros de mesa y a los
electores. De igual manera,
debe establecer un horario
de capacitacin acorde con la
necesidad de atencin de la
ciudadana, se debe garantizar
permanentemente que el rea
est abastecida de materiales,
tiles
y
los
documentos
necesarios; en el caso que se usen equipos informticos en la capacitacin de miembros
de mesa, verifica que estn habilitados.
34
h. Organizacin de documentos en la ODPE

Los documentos fsicos electrnicos
generados y recibidos en las ODPE/
ORC deben ser organizados y
almacenados de acuerdo con el
instructivo de organizacin de
documentos en las ODPE/ORC, en
el que se describen los pasos para
una adecuada organizacin de los
documentos generados en esta
oficina.
El jefe de la ODPE/ORC designa
al asistente de oficina o a quien
corresponde la organizacin de los
documentos.
Para realizar la distribucin de
documentos del sistema de gestin de la calidad en las ODPE/ORC, el jefe de la ODPE/ORC
recibe previamente el memorando mltiple de la GOECOR que autoriza la distribucin
de los documentos, detalla adems, los documentos por cada grupo ocupacional. La
distribucin de los documentos es de la siguiente manera:
Distribucin
virtual
Crea una carpeta Documentos del SGC en el disco D de la

computadora del usuario y copia todos los documentos vigentes
que le corresponden segn la Hoja de control de distribucin de
documentos del SGC.
Distribucin
fsica
La distribucin para las oficinas distritales o centros poblados (por

tener mayor cantidad de personal a su cargo), se realiza en flderes
o archivadores a fin de que el personal de esa circunscripcin tenga
acceso a la informacin correspondiente a su grupo ocupacional.
Al trmino del proceso electoral o final del contrato laboral, se solicita al personal la
devolucin de las copias y se registran en la Hoja de control de distribucin de documentos
del SGC, para proceder a su disposicin final (eliminacin). Luego, remite la Hoja de control
de distribucin de documentos del SGC a la GOECOR para su revisin y archivamiento.
Cuaderno de Trabajo
35
36
NOTA
Reporte
de llegada,
registro de
firmas y
apertura de
cuenta
Seleccin y
contratacin
de personal
Verificacin de la
infraestructura de la
sede de la ODPE
Implementacin
e instalacin
de la sede de la
ODPE
Acto de
instalacin
de la sede
de la ODPE
ODPE
Coordinador administrativo
Implementacin
del centro de
cmputo
Encargado de cmputo
descentralizado
Implementacin
del rea de
capacitacin
Coordinadora de
capacitacin
Encargado de cmputo
descentralizado
Los grupos ocupacionales se establece de acuerdo con el tipo de proceso electoral.
Contratacin
de local y
alquiler
de bienes
Jefa de la ODPE
IMPLEMENTACIN DE L A ODPE
Verificacin de la
implementacin
e inicio de
actividades de la
oficina distrital o
centro poblado
Caso prctico
La instalacin de la ODPE es una actividad importante, porque a partir de esta

ceremonia se abre paso a la atencin a la ciudadana. Para ello, el personal de la ODPE
se organiza y practica las tareas que el jefe de la ODPE les delega. Todo el personal
de la ODPE se involucra y ensaya para esta actividad un da antes del acto, a fin de
identificar y superar las debilidades que pudieran presentarse. A continuacin, detalla
qu tareas realiza el asistente de oficina durante esta actividad.
Cuaderno de Trabajo
37
DESIGNACIN DE
MIEMBROS DE MESA (DMM)
TA R E A S D E L ASISTE N TE D E O FICIN A
Las actividades que cumple el asistente de oficina en el proceso

Designacin de miembros de mesa se encuentran definidos en
los procedimientos. Es importante que revise detenidamente los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivo
de ejecutar el proceso con eficacia. A continuacin se presenta una
breve descripcin de las tareas.
Apoya la elaboracin de los oficios de invitacin, realiza el seguimiento a su distribucin

y archiva los cargos.
Participa en el ensayo del sorteo de miembros de mesa.

Apoya en la ambientacin del lugar designado para ejecutar el sorteo de miembros
de mesa.
Apoya en la recepcin de los invitados a la ceremonia.

Archiva los reportes y el acta generados luego del sorteo de miembros de mesa.
Archiva el acta de la publicacin de la Lista provisional de miembros de mesa.
Archiva las resoluciones que declaran procedente las tachas formuladas a los miembros
de mesa.
Archiva el acta de la publicacin de la Lista definitiva de miembros de mesa.

Imprime y entrega las credenciales a los MM que se acerquen a la sede ODPE.
Reporta diariamente al coordinador de operaciones.
Archiva (provisionalmente) el cargo y comunica al CD/CCP sobre la entrega
de la
credencial.
Recibe solicitudes de excusa o justificacin al cargo de miembro de mesa y verifica

que cuenten con los documentos sustentatorios.
Archiva las solicitudes de excusa.
38
Este proceso establece las actividades necesarias para la designacin de los

miembros de mesa para el proceso electoral. Se inicia con la seleccin de los
veinticinco (25) candidatos al cargo de miembros de mesa en la Gerencia de
Informtica y Tecnologa Electoral (GITE), contina con el sorteo de miembros
de mesa en la ODPE/ORC, el ingreso de informacin de tachas, excusas y
justificaciones hasta la entrega de credenciales a los miembros de mesa.
Cuaderno de Trabajo
39
40

Sorteo de miembros
de mesa en las
ODPE/ORC
Simulacro
Ambientacin
Invitacin a
autoridades
Publicacin
provisional de
listas de miembros
de mesa
Seleccin de 25
candidatos al cargo de
miembros de mesa
Organizacin
Adaptacin del
aplicativo de
seleccin de los 25
candidatos al cargo
de miembros
de mesa
Seleccin
Adaptacin del
aplicativo del sorteo
de miembros de
mesa
CMS
ENTRADA
Recepcin de
las credenciales
de miembros de
mesa, clasificacin
y ordenamiento
Publicacin definitiva de
listas de miembros
de mesa
Procesamiento de
excusas y justificaciones
de miembros de mesa
SALIDA
Relacin definitiva
de miembros de mesa
Credenciales entregadas a
los miembros de mesa
Entrega de
credenciales
Procesamiento de tachas,
excusas, justificaciones a
la Inasistencia al cargo de
miembros de mesa
FLUJO DE DESIGNACIN DE MIEMBROS DE MESA
DOCUMENTOS DE DMM
El proceso de designacin de miembros de mesa (DMM) establece
procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVOS
Seleccin de los 25 candidatos al cargo de miembros de mesa
Sorteo de miembros de mesa en las ODPE
Procesamiento de tachas, excusas o justificacin a la inasistencia al cargo
de MM
Entrega de credenciales a los MM
FORMATOS
Acta de seleccin de los 25 candidatos al cargo de miembros de mesa
Evaluacin del ambiente y equipamiento para el sorteo de miembros de mesa
Acta del sorteo de miembros de mesa
OTROS DOCUMENTOS:
Reglas para la seleccin de los 25 candidatos al cargo de miembros
de mesa
Plan de accin para las ODPE
NOTA

electoral.
Cuaderno de Trabajo
41
El proceso de designacin de miembros de mesa comprende todas las actividades para

seleccionar a los ciudadanos que ejercen la funcin de miembros de mesa el da de la
jornada electoral.
Sorteo de miembros de mesa

Previo al sorteo de miembros de mesa, en la sede central de la ONPE se realiza la seleccin
de los veinticinco (25) candidatos al cargo de miembro de mesa en presencia de los invitados
(representante del Reniec, del JNE, de la GAJ y otros), siguiendo las especificaciones
establecidas para tal fin. Esta actividad concluye con el reporte de la Lista de candidatos a
miembros de mesa.
En la ODPE/ORC el jefe recibe las indicaciones del sorteo de miembros de mesa, as como
el reporte Lista de candidatos a miembros de mesa impreso y en digital. Organiza y realiza
el sorteo de miembros de mesa en presencia del notario pblico o juez de paz con la
participacin, en calidad de invitados, de los representantes de los organismos del sistema
electoral y de la Defensora del Pueblo, as como de los personeros, autoridades locales, los
medios de comunicacin, observadores y ciudadanos en general.
42
Cundo se realiza?
El sorteo se lleva a cabo por lo menos cuarenta y cinco (45) das naturales antes de la fecha
sealada para las elecciones (art. 59. de la LOE).
Cmo se realiza?
De la lista de veinticinco
(25) candidatos a miembros
de mesa, se seleccionan
a tres miembros titulares
(presidente, secretario y tercer
miembro) y tres suplentes
(primero, segundo y tercero).
El notario pblico o juez de
paz verifica el peso y nmeros
(del 1 al 25) de cada uno de
los bolos y los ingresa al
bolillero. Con ayuda de un
menor de edad se extraen seis
(6) bolos uno a uno. El primero
que se extrae designa al cargo
de presidente; el segundo,
al secretario; el tercero, al tercer miembro; mientras que el cuarto, quinto y sexto bolos
designan al primer, segundo y tercer suplente, respectivamente.
NOTA
El sorteo de miembros de mesa puede ser fiscalizado por el JEE, los personeros
de las organizaciones polticas, debidamente acreditados ante el JEE o ante el
JNE segn corresponde.
Ensayo
Los responsables de la actividad deben evaluar dos das antes del sorteo de miembros
de mesa, las condiciones del ambiente y equipamiento para el sorteo, para ello se realiza
un ensayo con la presencia del personal de la ODPE/ORC para simular a los invitados y al
notario pblico o juez de paz segn sea el caso.
Posteriormente, el ECD carga los archivos generados durante el ensayo en el aplicativo
de recepcin de informacin del sorteo de miembros de mesa, de no estar disponible el
aplicativo, se informa por correo electrnico al centro de soporte informtico, al terminar
se elabora un informe dirigido al jefe de la ODPE/ORC, que contiene el resumen de las
actividades realizadas durante el ensayo.
Cuaderno de Trabajo
43
Flujo de sorteo de miembro de mesa
Se cuenta con la lista de 25

candidatos a miembros de mesa
de
Notario Jlaefeodpe
/
Es conforme
ecd
orc
El notario verifica los bolos y los

introduce al bolillero
PRIMERA ETAPA
Es conforme
El jefe de la ODPE/ORC extrae

un bolillo
El jefe de ODPE/ORC canta el bolo extrado

esperando la conformidad del notario
Se repite el flujo hasta designar

a los seis miembros de mesa
El personal de la ODPE/ORC registra el
bolo extrado en el panel de bolos
SEGUNDA ETAPA
Puesta
a cero
ecd
Puesta a cero del sistema de

sorteo de miembros de mesa
y emisin de reporte
44
ecd
Ingreso de bolos al sistema

en el orden en que fueron
extrados
Firma del acta de sorteo de

miembro de mesa emisin
y entrega de reportes
Publicacin provisional de listas miembros de mesa

Una vez realizado el sorteo, se ejecuta la publicacin provisional de la lista de los miembros
de mesa sorteados en el frontis de la oficina de la ODPE/ORC o en los lugares de mayor
circulacin. Esta publicacin provisional tambin se realiza en los distritos, en el frontis de la
sede distrital o lugares de mayor concurrencia.
Tanto a nivel de la ODPE/ORC como de la oficina distrital, la publicacin provisional de la
lista de miembros de mesa se lleva a cabo con la presencia de alguna autoridad poltica
de la zona, con quien se suscribe un acta en la que queda asentada informacin sobre la
ejecucin de esta actividad.
La publicacin provisional se realiza con la finalidad de dar inicio al periodo de recepcin
de tachas a miembros de mesa (art. 60. de la LOE).
Cuaderno de Trabajo
45
Trmite de tacha y de excusa o justificacin a la inasistencia al cargo

de miembro de mesa
En la ODPE/ORC, el jefe atiende las solicitudes de tacha, excusa o justificacin a la
inasistencia al cargo de miembro de mesa.
Tacha al cargo de miembro de mesa

Luego de la publicacin provisional, el jefe de la ODPE/ORC atiende las solicitudes de
tacha interpuesta contra los miembros de mesa sorteados, verifica que estn debidamente
sustentadas y las enva de inmediato al Jurado Electoral Especial.
Qu es la tacha?
Es el recurso al cargo de miembro de mesa que interponen los ciudadanos contra la
designacin de determinados electores sorteados como miembros de mesa. Se busca impedir
el ejercicio como tales el da del sufragio por estar inmersos en algunas incompatibilidades
previstas en la ley.
Cules son los requisitos?
Solicitud dirigida al presidente del Jurado Electoral Especial

Copia de DNI y documento probatorio
Dnde y cundo se presenta?
La solicitud se presenta ante la ODPE/ORC o en la sede central, dentro de los tres (3) das
contados a partir de la publicacin provisional, luego la remite rpidamente al JEE para
que este resuelva. Esta resolucin es apelable dentro de los tres (3) das siguientes a la
notificacin. El JNE resuelve en ltima instancia dentro de los tres (3) das despus de
notificado.
Publicacin definitiva de miembros

de mesa
Cumplido el plazo para interponer
tachas o para que sean resueltas por
el JEE, se lleva a cabo la publicacin
definitiva de la Lista de miembros
de mesa.
Al igual que la publicacin
provisional, la publicacin definitiva
de la Lista de miembros se realiza en
el frontis de la ODPE/ORC y oficina
distrital, y/o en los lugares de mayor
concurrencia, tambin en presencia
de autoridades polticas de la zona
y otros invitados, con quienes se
suscribe el acta correspondiente.
46
Procesamiento de excusas y justificaciones de inasistencia al cargo de miembro

de mesa.
Realizada la publicacin definitiva de la Lista de miembros de mesa, los ciudadanos elegidos
para desempear esta funcin que tuvieran algn impedimento para ejercerla, pueden
solicitar la excusa o justificacin de inasistencia al cargo de miembro de mesa.
Excusa al cargo de miembro de mesa

La excusa es el pedido que puede realizar cualquier ciudadano seleccionado como miembro
de mesa para que se le exonere de ejercer dicha funcin el da de la jornada electoral.
Las solicitudes de excusa se presentan en la sede de la ODPE/ORC durante los cinco das
hbiles posteriores a la publicacin definitiva de la Lista de miembros de mesa y son resueltas
en esta misma oficina.
La excusa puede ser solicitada por los miembros de mesa comprendidos en las
incompatibilidades o causales establecidas en la LOE (art. 57 y 58)
Justificacin de la inasistencia al cargo de miembro de mesa

Es la solicitud que puede realizar cualquier ciudadano seleccionado como miembro de
mesa para que se le exonere de la multa por no asumir sus funciones el da de la jornada
electoral.
Las solicitudes de justificacin se presentan en la oficina de la ODPE/ORC hasta cinco
(5) das naturales antes de la jornada electoral y son resueltas en esta misma oficina.
Excepcionalmente,
las
solicitudes de justificacin
pueden ser presentadas al
JEE al da siguiente de la
jornada electoral.
La
justificacin
de
inasistencia al cargo de
miembro de mesa puede ser
solicitada por los miembros
de mesa en la ODPE/ORC,
solo en caso de enfermedad,
y en el JEE por incapacidad
fsica o mental, lactancia y
otros casos de fuerza mayor
que pudieran haber impedido
el cumplimiento de sus
funciones.
Cuaderno de Trabajo
47
Entrega de credenciales a miembros de mesa

La credencial es un documento que acredita a los miembros de mesa como tales para
desempear sus funciones el da de las elecciones. Las credenciales son recibidas va digital
de la Gerencia de informtica y tecnologa electoral.
La entrega de credenciales se realiza despus de la publicacin definitiva de la lista de los
miembros de mesa seleccionados, hasta el mismo da de las elecciones.
El jefe de la ODPE/ORC convoca, a travs de los medios de comunicacin, peridicos, etc.,
a los miembros de mesa para que recojan sus credenciales en la sede de la ODPE/ORC y
en los distritos o centros poblados. Tambin designa al responsable para la entrega de
credenciales en la sede de la ODPE/ORC y realiza seguimiento.
El personal de la ONPE recibe del jefe de la ODPE/ORC las credenciales del distrito ordenadas
y las traslada al local de la sede distrital y define el local o los locales de votacin donde se
realizar la jornada de capacitacin a miembros de mesa. Asimismo, completa en cada una de las
credenciales el da, hora y lugar donde se realizar la jornada de capacitacin de miembros de
mesa.
Planifica la entrega de credenciales de acuerdo con las caractersticas del distrito y distribuye
las credenciales a todo el equipo distrital para que sean entregadas a los miembros de
mesa. Se debe supervisar la entrega de credenciales, controlar el avance diario y dar cuenta
de las credenciales entregadas al jefe de la ODPE/ORC en las fechas establecidas.
Al finalizar la entrega de credenciales, se realiza el archivo de cargos de credenciales
entregadas, debidamente firmadas por los miembros de mesa y la relacin de credenciales
entregadas y no entregadas en fsico y digital al coordinador de capacitacin.
48
Cuaderno de Trabajo
49
En el distrito
A cargo del
equipo distrital
En la sede de la
ODPE/ORC
A cargo del
personal que
asigne el jefe de
la ODPE/ORC
Durante los eventos de concurrencia

masiva.
Casa por casa.
En la oficina distrital u otro local en

horario fijo.
EN T R EG A DE CR EDEN CIALES A MIEMBRO S DE MES A
Caso prctico
El sorteo de miembros de mesa se lleva a cabo por lo menos cuarenta y cinco (45) das
naturales antes de la fecha sealada para las elecciones (art. 59. de la LOE). Es un acto
pblico en el que el asistente de oficina participa de la siguiente manera:
Posteriormente al sorteo de miembros de mesa, se realizan tareas muy importantes. A

continuacin, detalla cmo participa en las siguientes actividades:
SORTEO DE MIEMBROS
DE MESA
Publicacin provicional de la lista

de miembros de mesa
50
Publicacin definitiva de la lista

de miembros de mesa
CIERRE DE LA ODPE (CIO)
TA R E A S D E L ASISTE N TE D E O FICIN A
Las actividades que cumple el asistente de oficina en el proceso de

cierre de la ODPE se encuentran definidas en los procedimientos. Es
importante que revise detenidamente los documentos del Sistema
de Gestin de la Calidad con el objetivo de ejecutar el proceso con
eficacia. A continuacin se presenta una breve descripcin de las
tareas.
Apoya en el ordenamiento del acervo documental
(conjunto de documentos generados

desde la instalacin de la ODPE hasta el cierre de la misma).
Cuaderno de Trabajo
51
El proceso establece las actividades para el cierre de las ODPE y de las

oficinas distritales y centros poblados, que se inicia desde el cierre de la
oficina distrital hasta la entrega de la conformidad de servicios a la GOECOR.
52
Cuaderno de Trabajo
53
Cierre de la oficina
distrital/ CCPP a cargo
del coordinador distrital
o coordinador de centro
poblado
ENTRADA
JEL
RME
SCE
Transferencia de
documentos de la ODPE
al archivo de gestin
de las ODPE de acuerdo
con el instructivo
Son otorgados por las
gerencias respectivas
y comunicados a la
GOECOR por el SGD
Taller de evaluacin segn el

instructivo
Cierre y deshabilitacin del
centro de cmputo segn el
instructivo
Deshabilitacin de la ODPE
segn el instructivo
Preparacin del informe final
Acervo
Documental
Gestin de las conformidades

del cierre de la ODPE
Cierre de la sede
de la ODPE
FLUJO DE CIERRE DE L A ODPE
Deshabilitacin de
la sede de la ODPE
SALIDA
DOCUMENTOS DE CIO
El proceso de cierre de la ODPE (CIO) est sustentado en procedimientos,
instructivos, formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
Cierre de las ODPE y de las oficinas distritales/centros poblados
INSTRUCTIVO
Taller de evaluacin del plan de accin de la ODPE
Cierre y deshabilitacin del centro de cmputo
Transferencia de documentos de las ODPE al archivo de gestin de las ODPE
Deshabilitacin de la ODPE y/o oficinas distritales/centros poblados
FORMATOS
Cargo de recepcin de documentos de las ODPE
Registro de observaciones de documentos en transferencia
Relacin de entrega de documentos de las ODPE
Control de temperatura y humedad
Control del mantenimiento de deshumedecedores
Control del mantenimiento de termohigrmetros
Cargo de entrega de hologramas
Cierre final de la sede ODPE
Acta de cierre del centro de cmputo
Acta de conformidad de formateo
Autorizacin y confirmacin de repliegue de personal de cmputo
Conformidad de recepcin del acervo documentario y documentos
administrativos
Hoja de ruta del cierre de operaciones de la ODPE
Conformidad de SGOED
OTROS DOCUMENTOS
Estructura del informe final del centro de cmputo
Esquema del informe final de gestin de la ODPE
Estructura del informe final de actividades del CD
NOTA
54

electoral.
Es el ltimo proceso que se ejecuta en la ODPE y consiste en dar trmino a todas las
actividades electorales. Se inicia con la clausura de las oficinas distritales y de centro
poblado para dar paso al cierre de la ODPE. Una vez producido el cierre, el siguiente paso
es la entrega del acervo documentario generado durante el proceso electoral, que se
ejecuta en la sede central de la ONPE cuyo responsable es el jefe de la ODPE.
Cierre de la oficina distrital / oficina de centro poblado
Cierre de la sede de la ODPE
Entrega de documentos y bienes institucionales a la ONPE y recepcin

de la conformidad de servicios.
Cuaderno de Trabajo
55
1. Cierre de la oficina distrital/oficina de centro poblado

En esta actividad, el personal de los distritos y centros poblados cancelan las deudas
generadas ya sea para el funcionamiento de la oficina (servicio de fotocopiado, tiles de
oficina, alquiler de muebles, u otros), as como por el consumo del personal, alquiler de
habitacin o pensin alimentaria.
La cancelacin de deudas tiene por finalidad asegurar que la imagen de la institucin
no se empae por irregularidades de cualquier tipo. El buen desempeo asegura
que en los prximos procesos electorales el nuevo personal onpesino se instale sin
problemas heredados por malos trabajadores. En todo momento, el personal de la ONPE
debe demostrar responsabilidad y respeto para generar confianza, la misma que debe
garantizarse y consolidarse con la poblacin que nos acoge.
El personal del distrito/de centro poblado tambin debe elaborar su rendicin de
cuentas, que debe estar lista un da antes de la jornada electoral. Terminadas estas
actividades se procede a la entrega del inmueble al propietario, todo debe quedar listo
para concentrarse en la jornada electoral y el repliegue integral a la sede de la ODPE.
2. Cierre de la sede de la ODPE

Dentro de esta actividad
se
encuentra
la
realizacin del Taller
de evaluacin del plan
de accin de la ODPE,
cuya finalidad es la
identificacin de logros
y dificultades que nos
ayuden a mejorar en
los prximos procesos
electorales. El jefe de
la ODPE es responsable
de
la
convocatoria,
la
publicacin
de
la relacin de los
participantes designados
por la Gerencia de
Organizacin Electoral
y Coordinacin Regional
(GOECOR) y del control
de todos los recursos
logsticos previamente
coordinado
con
el
facilitador. El taller tiene una duracin de dos das y cuenta con la activa participacin
del jefe de la ODPE.
56
Una vez concluido el taller de evaluacin y luego de culminadas las actividades finales
para el cierre, que incluye la organizacin y entrega de los documentos y materiales
electorales a la Gerencia de Gestin Electoral (GGE), el ordenamiento del acervo
documentario de la ODPE, la rendicin de cuentas parcial y final, as como el informe
final de esta oficina descentralizada.
Asimismo, se deshabilita el centro de cmputo y repliegan los equipos bajo la supervisin
del encargado de cmputo descentralizado con la firma de los documentos respectivos:
actas de desmontaje, inventario de equipos informticos, entre otros, debiendo supervisar
el resane de los ambientes, pintado de paredes y dems actividades finales que requieran
de coordinacin con el proveedor del servicio, el jefe de la ODPE y el dueo del local.
3. Entrega de los documentos y bienes institucionales a la ONPE y recepcin de la

conformidad de servicios entregados por la GOECOR
El jefe de la ODPE coordina a travs del centro de soporte la programacin de entrega
de documentos, informes y bienes institucionales a las gerencias respectivas.
Las conformidades son entregadas por las gerencias respectivas a travs del SGD. Una
vez concluida esta actividad y con las conformidades recabadas, el jefe de la ODPE
con el coordinador administrativo, solicitan a la Gerencia de Organizacin Electoral y
Coordinacin Regional (GOECOR) la conformidad de servicio.
Cuaderno de Trabajo
57
58
OFICINA
D I S T R I TA L
Taller de evaluacin
segn el instructivo.
Cierre de la oficina
distrital / CCPP
Coordinador
distrital o de centro
poblado
Cierre de la sede
de la ODPE
Coordinador
administrativo
ONPE
Deshabilitacin de
la ODPE segn el
instructivo.
Transferencia de documentos
de la ODPE al archivo de
gestin de la sede Central
Encargado
de cmputo
descentralizado
Cierre y deshabilitacin del centro

de cmputo segn el instructivo.
Jefa de la
ODPE
CIER R E DE L A ODPE
Caso prctico
El acervo documental de la ODPE est compuesto por una serie de documentos. A continuacin,
detalla qu debe considerar el asistente de oficina para un adecuado ordenamiento del
acervo documentario.
Cuaderno de Trabajo
59

Asistente de Oficina

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