Contabilidad
Otras definicin de sistema de informacin seran las propuestas por K y J Laudon (1996), para los
cuales un sistema de informacin es aquel conjunto de componentes interrelacionados que capturan,
almacenan, procesan y distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y
visin de una organizacin.
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Almacenamiento
Datos
Procesamiento
Informacin fina
Uso
informacin
Retroalimentacin
Junto con los datos, los otros dos componente bsicos que constituyen un sistema
de informacin son los usuarios (personal directivo, empleados y en general cualquier
agente de la organizacin empresarial que utilice la informacin en su puesto de trabajo)
y los equipos (informticos, software, hardware y tecnologas de almacenamiento de la
informacin y de las telecomunicaciones).
En muchas ocasiones existe bastante confusin, pues al referirse a sistemas de
informacin se piensa en un primer momento tanto los ordenadores como en los
programas informticos2. Una empresa puede adquirir nuevos ordenadores, instalar
nuevos productos de telecomunicaciones, elaborar una pgina web, realizar comercio
electrnico, pero ello no implica que exista en su organizacin un sistema de
informacin. Un sistema de informacin abarca ms que el aspecto meramente
computacional, pues no slo hemos de tener en cuenta estas herramientas, sino tambin
el modo de organizar dichas herramientas y de obtener la informacin necesaria para el
correcto funcionamiento de la empresa.
Los encargados de elaborar los sistemas de informacin han de poseer
conocimientos tanto de las tecnologas de informacin disponibles y que pueden
utilizarse en la empresa, como del modo de organizarlas. Para ello en primer lugar
tendrn que conocer la estrategia de la organizacin y el tipo de organizacin para
posteriormente establecer las necesidades de informacin y adquirir las herramientas
necesarias para el desarrollo del sistema de informacin.
Todo sistema de informacin va a poseer unos objetivos principales, los cuales
se resumen a continuacin:
- apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: el sistema de informacin
ha de suministrar a la organizacin toda la informacin necesaria para su
correcto funcionamiento. La informacin manejada abarcar desde la
Suelen confundirse los sistemas de informacin con las tecnologas de informacin. Los equipos informticos,
software y equipos de telecomunicaciones constituyen las tecnologas de informacin. El sistema de
informacin es un concepto ms amplio, pues establece cules son las necesidades de informacin de la
empresas, cmo las va a solucionar y qu medios (tecnologas de informacin) va a emplear.
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Funcionalidad
Grado Especializacin
Tipos
Formales
Informales
Manuales
Informticos
Estratgicos (alta direccin)
Gerencial (nivel intermedio)
Operativos (control operativo)
Gestin comercial
Gestin contable
Gestin financiera
Gestin de Recursos Humanos
Gestin de la Produccin
Especficos
Generales
Tabla 1. Tipologa de Sistemas de Informacin (Basado en Garca Bravo, 2000 y Edwars, Ward y
Bythesway, 1998)
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El primer ordenador fue construido en 1946 por Mauchly y Eckert en la Universidad de Pennsylvania, el
denominado ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer)..A partir de ah con el desarrollo de
los transistores, circuitos integrados, miniaturizacin de equipos, aumento de la velocidad de proceso y sobre
todo el desarrollo del microprocesador en 1971 por parte de Intel permiti a la empresa disponer de equipos
ms veloces, con mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento ocupando un menor espacio. Para
ampliacin de informacin ver Navas Lpez, J.E., 1994
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Bueno y Morcillo (1994) la definen como: el dominio y control por parte de una
empresa de una caracterstica, habilidad, recursos o conocimiento que incrementa su
eficiencia y le permite distanciarse de los competidores. Dicha posicin de
superioridad sobre los competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo as se
lograrn los resultados para la organizacin.
As un sistema de informacin permitira a una organizacin obtener unos mejores
resultados que el resto de agentes de la economa. La empresa se beneficiara de una
reduccin de costes en la fabricacin del producto, reduccin del coste de
comunicacin entre las diferentes reas de la empresa, mejor coordinacin entre los
diferentes niveles jerrquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores y
clientes, rpida adaptacin a las necesidades del consumidor, disminucin del tiempo de
entrega del producto, etc. De este modo se reforzara la posible estrategia seguida por la
empresa, por ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costes, diferenciacin del
producto y concentracin5.
Aquellas organizaciones que no valoren los sistemas de informacin como un
elemento estratgico, o aunque los tengan presentes no lo desarrollen de una forma
coherente con su estrategia, se enfrentarn a una gran diversidad de problemas: los
competidores, proveedores y clientes pueden incrementar su poder a la hora de negociar
con al empresa, aparece el establecimiento de objetivos empresariales inalcanzables con
los sistemas de informacin actualmente disponibles en la empresa, surge duplicidad de
esfuerzo, inexactitud de los sistemas, gestin inadecuada de la informacin, mala
eleccin de las tecnologas de la informacin, ... De este modo los sistemas estratgicos
de informacin permiten a la empresa sobrevivir en entornos altamente competitivos y
lograr un crecimiento de la organizacin. Una organizacin puede plantearse utilizar el
modelo de fuerzas competitivas de Porter (1982), donde la empresa relaciona las
amenazas y oportunidades que puede encontrarse con los agentes externos y actuar en
consecuencia.
Nuevos entrantes
Empresa
Clientes
Proveedores
Competidores
actua les
Productos y
servicios
sustitutivos
Figura 2: Ncleo Competitivo de Porter (1982)
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Partiendo de dicho modelo, los sistemas de informacin nos serviran para poder
competir y obtener unos mejores resultados:
a) Amenaza de nuevos participantes: los sistemas de informacin permitirn
mejorar el control de los canales de distribucin y aprovisionamiento para
limitar el acceso de los competidores. Igualmente pueden utilizarse los sistemas
de informacin para adecuar mejor nuestros productos a las necesidades del
cliente, explotar economas de escala con el fin de reducir precios y
competir ante una posible guerra de precios con las empresas adversarias,
siendo ms agresivos en la estrategia de liderazgo en costes.
b) Amenaza de productos o servicios sustitutivos: se puede conseguir una
mejor adaptacin a las necesidades del cliente, establecer una correcta
adecuacin de calidad-precio de nuestro producto, identificar ms fcilmente
las necesidades insatisfechas de los consumidores y redefinir los segmentos
del mercado
c) Rivalidad con los competidores actuales: los sistemas de informacin
constituyen un arma que permite reducir costes o mejorar la imagen de
marca de la compaa.
d) Poder negociador de clientes y proveedores: los sistemas de informacin
pueden ser utilizados como un medio de equilibrar el poder con los
proveedores y los compradores de nuestro producto.
La empresa puede conseguir la ventaja competitiva bien diferenciando el
producto (tratando de crear lealtad a la marca, intentando que el producto de la compaa
cree ms valor en el consumidor), utilizando la estrategia de liderazgo en costes (los
sistemas de informacin permiten disminuir los costes de comunicacin e intercambio
de la informacin dentro de las organizaciones, siendo evaluado dicho coste tanto en
tiempo como en dinero) o bien utilizando una estrategia de concentracin (utilizando
una estrategia similar a las anteriores pero concentrndonos en un segmento concreto del
mercado).
IV. DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
La consecucin de una ventaja competitiva utilizando los sistemas de informacin
depender en gran medida del correcto desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema
de informacin. El desarrollo de un sistema de informacin no resulta sencillo. Aquellas
organizaciones que simplemente adquieren tecnologas de informacin sin tener en
cuenta las necesidades existentes en la compaa fracasarn, poniendo en peligro la
supervivencia de la empresa. Por ello resulta fundamental los pasos a seguir en el
desarrollo de los sistemas de informacin.
El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin constara de siete etapas
fundamentales.
1. Definicin del proyecto: en esta etapa se determinara si la empresa presenta
problemas y como esto pueden solucionarse mediante la implantacin de un sistema
de informacin. En ella se identificarn cuales son los objetivos del uso de los
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Enfoque
Ciclo de vida de
Sistemas
Elaboracin de
prototipos
Paquete de
software para la
aplicacin
Desarrollo de
usuarios finales
Fuentes externas
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Caractersticas
Secuencial
Realizacin de un proceso formal
Especificaciones y aprobaciones por
escrito
Los usuarios tienen un papel limitado
Requerimientos especificados
dinmicamente con Sistema experimental
Proceso rpido, informal e iterativo
Los usuarios interactuan rpido con el
proceso
El software comercial evita necesidad
de programas desarrollados internamente
Ventajas
Desventajas
Lento y costoso
No estimula los cambios en la
organizacin
Se ha de elaborar mucha
documentacin
Rpido y barato
Inadecuado para Sistemas grandes y
Complejos
Util cuando existe
incertidumbre en los requisitos de Puede ser superficial al obviar el
informacin o los usuarios finales anlisis, documentacin y pruebas
son importantes
Se reducen el diseo,
Puede no satisfacer los
requerimientos de la institucin
programacin, instalacin y
mantenimiento
Puede no desempear bien algunas
Ahorro en tiempo y coste
funciones
Disminuye la necesidad de
poseer recursos internos
Usuarios controlan la
Proliferacin excesiva de sistemas
construccin de los Sistemas
sin interconexin entre ellos
Ahorra el coste y tiempo de
En muchas ocasiones no cumplen las
desarrollo
normas de calidad
Reduce y controla mejor los
costes
Se obtienen sistemas cuando
existe carencia de recursos en la
empresa
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VI. CONCLUSIONES
Los sistemas de informacin constituyen uno de los aspectos estratgicos claves
para el buen hacer de la empresa. Para ello es necesario que la totalidad de la organizacin
est concienciada de su utilidad, tanto por parte de la alta direccin, la cual ha de tenerlos
en cuenta a la hora de realizar el proceso de planificacin estratgica de la empresa, como
por parte de los distintos usuarios de la empresa. Ha de existir una poltica de
informacin y motivacin dentro de la empresa. Si esto se lleva a cabo, la empresa
lograr superar a sus competidores, podr aumentar su poder de negociacin e incluso
podr evitar la entrada de nuevos competidores logrando la denominada ventaja
competitiva sostenible.
A la hora de planificar, desarrollar e implantar los sistemas de informacin ha de
realizarse por parte de la empresa un alineamiento de la estrategia global de la compaa
y los sistemas de informacin, identificando las principales necesidades y evaluando los
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distintos mtodos de satisfaccin, teniendo presente en todo momento cules son las
tecnologas de informacin disponibles en el mercado y como estas pueden utilizarse.
Adems han de definirse claramente cuales son los objetivos de los sistemas de
informacin.
El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin afectar en gran medida
al xito o fracaso de la organizacin; las organizaciones tendrn que adecuar los sistemas
de informacin a sus recursos de capital y las necesidades de la organizacin. La posesin
de la compaa los ordenadores ms avanzados, los mejores programas y la mejor red de
telecomunicaciones no resulta indicativo de un mejor sistema de informacin, pues en
ocasiones puede que con tecnologas de informacin ms modestas se satisfagan de
igual manera las necesidades de la compaa. Por ello toda empresa ha de considerar
los sistemas de informacin como un todo, un elemento ms de su poltica de negocio.
BIBLIOGRAFA
ANDREU, R., RICART J. E. Y VALOR, J. (1991): Estrategia y Sistemas de Informacin.
Mc Graw-Hill, Madrid
BUENO, E. Y MORCILLO, P (1994): Fundamentos de economa y organizacin
industrial. Mc Graw-Hill, Madrid
DAVIS, G. Y OLSON, M. (1985): Sistemas de Informacin Gerencial. Mc Graw-Hill,
Madird
EDWARS, C., WARD J. Y BYTHEWAY, A. (1998): Fundamentos de Sistemas de
Informacin. Prentice Hall, Madrid
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