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GUIDE GED
COMMENT PREPARER SON PROJET DE GED
POUR EN TIRER LES BENEFICES ESCOMPTES ?
Aujourdhui 30% des projets [informatiques] naboutissent pas, 50% dpassent le budget initialement prvu et toujours 60%
ne respectent pas les dlais daprs une tude de SIA PARTNERS. Cela peut tre d une sous-valuation de limplication des
diffrents acteurs du projet, une mauvaise dfinition du primtre du projet ou encore un manque de matrise des rsultats
attendus. Les consquences sont importantes pour une entreprise puisque cela reprsente un cot, mais aussi une perte de
bnfice, de confiance et de motivation des collaborateurs. Un projet de Gestion Electronique de Documents (GED) saborde
de la mme faon que nimporte quel projet de mise en place dune application informatique. Cest en ralit un projet
dentreprise, qui ncessite linvestissement dhommes, de moyens et la dfinition des processus. Sa russite repose sur les
mmes principes : la bonne dfinition des besoins des utilisateurs, laccompagnement au changement de tous les acteurs et
la prise en main de la solution afin quelle puisse voluer en parallle de lvolution des besoins de lentreprise.
Une solution de GED efficace est avant tout une solution moins complexe.
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REALISER LETUDE DES SOLUTIONS DE GED
Les sites internet des diteurs sont souvent trs gnralistes et ne font pas tat des possibilits de paramtrage. La
dmonstration du produit reste donc ltude la plus complte de la solution. Cette tude est loccasion dimpliquer tous les
utilisateurs au projet, en les invitant aux dmonstrations. La russite du projet dpend de leur adoption du produit, et il est
utile de provoquer la confrontation produit/utilisateur relativement tt dans le processus de dcision. Cela peut aussi tre
loccasion de passer en revue lutilisation documentaire dune majorit dutilisateurs, de vrifier que la solution est en
adquation avec leurs habitudes, et quil ny a pas de difficults utiliser le logiciel.
Si une entreprise sous-estime les ressources en personnel technique ncessaires pour dployer
et grer la solution, ou si les employs ne se rendent pas compte des avantages dune GED, la
solution sera probablement considre comme un chec.
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CHOISIR UNE SOLUTION ADAPTEE A SON ENTREPRISE
Les dmonstrations sont un premier aperu des performances de la solution mais elles ne sont parfois pas suffisantes, par
exemple si certains dpartements ont des besoins spcifiques ou si les processus de lentreprise sont extrmement prcis et
soumis des contraintes uniques. A tout moment de la phase de prospection, le prospect a la possibilit de demander une
maquette ou un POC (Proof Of Concept). La maquette permet lutilisateur de tester les fonctionnalits de la solution dans
son environnement. Lutilisation est restreinte certaines actions courantes et permet davoir une approche plus
personnalise du logiciel. Le POC consiste en un paramtrage avanc de la solution en fonction des besoins standards et
spcifiques des utilisateurs. La maquette est recommande en dbut de processus de prospection, pour confirmer que le
logiciel correspond aux exigences fonctionnelles, alors que le POC est plus couramment demand en phase de dcision pour
une configuration complte du logiciel et un test dutilisation auprs de tous les collaborateurs.
PREPARER LINSTALLATION DE LA SOLUTION DANS LENTREPRISE
La dure dinstallation dune solution varie en fonction des besoins et dpendent de la solution et des prestataires. En
revanche, quelques recommandations peuvent tre applicables afin que celle-ci soit la plus efficace possible : laborer un
planning dtaill avec les diffrentes phases dintgration et veiller au bon respect des dlais, prvoir une formation
administrateur complte pour assurer lautonomie fonctionnelle sur le logiciel, rassembler lensemble des processus de
chaque dpartement pour faciliter le paramtrage de la solution.
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PROPOSER DES FORMATIONS ADAPTEES
Chaque prestataire propose une offre de formation modulable et personnalise au profil de lutilisateur. Ces
formations adaptes sont utiles car elles garantissent lautonomie de lutilisateur sur le logiciel. Cette tape est
cruciale ladoption de la solution. Il est recommand dopter pour une formation professionnelle car elle sera
adapte laccompagnement au changement. En effet ces formations prodiguent un discours et des exercices
pratiques pdagogiques et ludiques qui permettront lutilisateur dentrer dans une dmarche participative et
non passive, avec par exemple un systme de certification qui sera plus gratifiant.
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CONSEIL : RECAPITULATIF DES POINTS DATTENTION
Dfinir son projet avant mme de commencer les recherches, afin davoir une ide
prcise du primtre fonctionnel, du budget, des dlais et des attentes utilisateurs.
Impliquer les utilisateurs finaux ds le dbut du projet pour garantir une adoption
rapide.
Demander une maquette ou un POC pour sassurer de ladquation de la solution avec
les exigences de lentreprise.
Accompagner au changement lensemble de lentreprise pour garantir une meilleure
collaboration et une plus grande russite du projet.
Prvoir un budget de formation et de prestations, indispensables loptimisation de la
solution et sa prennit.
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