Anda di halaman 1dari 11

WESTCHESTER

DISTRIBUTING, INC.
Sistem Pengendalian Manajemen

KELOMPOK 3
CINDY NAULI / 7
PENGGIRI SANTI / 31
TJANDRA IRAWAN / 38
YUNISA / 45

PPA BCA 34
2016

I.

LATAR BELAKANG
Dari kantor hukum:
CORNELIUS VAN BUREN
One Main Street, Suite 200
Los Angeles, California 92777
FAX 213-555-0533 OFFICE 213-555-0101 MOBILE 213-555-7685
June 1, 1990
Westchester Distributing, Inc.
13477 San Luis Boulevard
Cosgrove, California 94000
Attn: Elizabeth Jones, Controller
Kepada Ms. Jones:
Kantor ini mewakili Wilson Moon. Mr. Moon telah meminta agar saya berhubungan
dengan Anda mengenai transaksi baru-baru ini antara Mr. Moon dan Westchester
Distributing.
Mr. Moon membeli bir dari Westchester tapi kemudian mengembalikan bir sebagai
hasil dari percakapan dengan Mr. Joe Roberts. Mr. Roberts memberitahu Mr. Moon
bahwa ia percaya Carter Mario dan George Pavlov, karyawan Westchester, yang secara
tidak benar mendiskon penjualan bir kepada Mr. Moon. Informasi ini benar-benar tidak
baik, dan karena itu Mr. Moon mengembalikan bir untuk menghindari prasangka tidak
adil kepada Mr. Mario atau Mr. Pavlov. Saya ingin menekankan bahwa tuduhan terhadap
karyawan tidak memiliki dasar dalam kenyataannya, dan saya akan senang untuk
mendiskusikan transaksi tersebut dengan anda sesuai dengan kenyamanan anda.
Saya juga akan mengambil kesempatan ini untuk meminta Westchester mengirimkan
kepada Mr. Moon pengembalian uang untuk pembelian ini. Terima kasih sebelumnya atas
kerjasama anda.
Hormat kami,
Cornelius Van Buren
Cornelius Van Buren
CVB/fine
Cc: Wilson Moon

"Betty memandang seperti itu di matanya ketika ia menaruh surat itu di depan saya"
kata Vince Patton, merujuk pada Elizabeth Jones, Wakil Presiden Keuangannya dan
sebagian pemilik dari Westchester Distributing. "Saya langsung tahu bahwa sesuatu yang
serius telah terjadi, tetapi saya tidak tahu bahwa itu akan menyebabkan kita semua
menderita. Bahkan setelah membaca surat itu sendiri, saya tidak yakin dengan apa yang
sedang terjadi, tetapi saya tahu saya akan mengeluarkan seseorang dan menembak
mereka. Saya hanya tidak tahu siapa. Tidak setiap hari seorang pengacara mengirimkan
kami surat bersertifikat hanya karena salah satu pelanggan kami ingin mengembalikan
beberapa bir.

"Saya bertanya pada Betty apakah yang ia ketahui tentang situasi ini, tetapi ia tidak
mengetahui apapun lebih dari saya tahu. Langkah kami selanjutnya adalah menelepon Joe
Roberts dan memintanya untuk datang ke lantai atas di kantor kami. Seseorang yang akan
mengejutkan kami.
"Joe datang dengan sedikit takut-takut - saya pikir dia tahu dari nada suara saya di
telepon bahwa ada sesuatu yang salah - dan ketika saya memberinya surat itu dan
memintanya untuk menjelaskannya, dia berubah pucat dan mulai bergetar sedikit. Ia
tergagap ketika mencoba menyembunyikan sesuatu dari kita, yaitu Betty dan saya, dan
kemudian ia mulai menangis. Ya ampun, saya tidak tahu apa yang harus dilakukan. Saya
tahu saat saya membaca surat itu sesuatu yang buruk telah terjadi, tetapi saya tidak tahu
seberapa buruk. Joe menangis membuat saya benar-benar khawatir. Betty dan saya
bersama-sama memberitahukan Joe untuk tenang dan menceritakan pada kami apa yang
terjadi. Saya sebenarnya ingin menampar dia agar tenang seperti yang biasanya kami
lakukan di Marinir.
"Saya akhirnya harus berbicara dengan ketiga orang sebelum saya bisa merasakan
cukup nyaman dengan mengetahui seluruh cerita.
"Ternyata salah satu manajer penjualan kami bersama-sama dengan seorang salesman
memberikan kickback ke pelanggan agar ia untuk membeli beberapa bir yang kurang
laku. Mereka memiliki insentif kuota dan masing-masing akan menerima bonus jika
kuota yang tercapai. George akan memenangkan hadiah sertifikat $500 kepada Nordstrom
dan Carter yang memenuhi syarat untuk bonus uang tunai lima puluh sen per kotak untuk
semua Rising Sun Beer yang dijual ke pelanggan baru pada bulan tersebut. Rising Sun
telah mengubah label produknya dan kami menjalankan program bersama dengan tempat
pembuatan bir untuk memindahkan botol-botol bekas melalui sistem secepat mungkin.
"George dan Carter memberi pelanggan ini satu dolar kickback per kotak jika
mengambil 100 kotak. Hal itu sendiri adalah pelanggaran peraturan Pengendalian
Minuman Beralkohol dan bisa menyebabkan kami kehilangan lisensi kami selama 45
hari. Ditambah lagi fakta bahwa mereka membayar kembali diri mereka untuk $100
melalui laporan biaya pengeluaran palsu dan dipalsukannya jumlah botol rusak dan anda
dapat memahami mengapa saya begitu marah.
"Pelanggan tersebut, Mr. Moon, membeli l00 kotak, tetapi merasa sulit melaluinya
sehingga ia mulai mengeluh kepada Carter bahwa ia ingin kita untuk mengambil bir
kembali. Carter berjanji padanya tiga bir neon bertanda "antik" sebagai hadiah jika ia
tetap mempertahankan bir tersebut. Neon ini bernilai sekitar $150 masing-masing dan
dapat dijual dengan mudah di pasar. Carter memberitahukan George, manajer
penjualannya, bahwa Mr. Moon menginginkan tiga neon dan George mulai sedikit panik.
Dia tidak pernah nyaman dengan situasi pertama-tama, tetapi George menyadari bahwa
Mr. Moon telah memiliki neon lebih dari satu barrel dan pergi meminta bantuan ke Joe

Roberts. Ia memberitahukan Joe tentang kickback dan permintaan neon dan sedang
mencari cara untuk menahan situasi sebelum lepas kendali lebih lanjut.
"Joe, V.P. Administrasi kami, adalah tangan kanan Betty dan saya, dan kami
mengandalkannya

untuk

menangani

banyak

pekerjaan,

tetapi

ia

benar-benar

menyembunyikan yang satu ini. Daripada datang dengan tepat kepada saya ia
memutuskan untuk mengatasi situasi itu sendiri. Hal ini jelas menunjukkan bahwa ia
tidak mengetahui peraturan ABC di daerah ini karena Westchester lah yang bertanggung
jawab bahkan jika pemilik tidak menyadari adanya pelanggaran. Sebenarnya, ABC
bahkan tidak menahan Carter atau George untuk bertanggung jawab atas tindakan
individual mereka, hanya perusahaan dan pemiliknya lah yang bertanggung jawab.
"Baik, Joe mengambil satu neon untuk Mr. Moon pada 29 Mei dan, sambil makan
siang, menjelaskan kepadanya bahwa situasi ini seluruhnya adalah berita buruk dan
bahwa semua orang yang terlibat lebih baik melupakan saja yang pernah terjadi. Mr.
Moon melebih-lebihkan, mengatakan bahwa Joe mencoba untuk menyalahkannya untuk
sesuatu yang tidak ada hubungannya dengannya. Ia mengambil neon dan pergi. Dua hari
kemudian, kami mendapatkan surat dari pengacaranya."

Westchester Distributing, Inc.


Vince Patton mendirikan Westchester Distributing di awal tahun 1960an, ketika
Perusahaan Miller Brewing menawarkannya hak distribusi eksklusif kepada Westchester
County, California. Pada saat itu, Vince merupakan manajer regional termuda yang pernah
bekerja di brewery. Dia mulai join ke brewery di tahun 1954 saat melakukan tugas di Korea
dan melakukan tugas singkat di Sekolah Hukum di UCLA. Awalnya, Vince dibayar karena
pendidikannya dengan cara mengendarai truk semi-trailer seharian dan menghadiri kelas
universitas di malam harinya. Selama 8 tahun kerja di brewery, Vince membuktikan
kemampuannya karena kemudian dia menjadi bintang perusahaan dan manajemen puncak
mempercayainya untuk menemukan distributor baru untuk Westchester County. Dengan
jumlah pinjaman sebesar $70.000 yang dijaminkan oleh brewery dan 4 karyawan lainnya,
akhirnya Vince membuka Westchester Distributing di tahun 1962.
Vince melakukan perubahan yang besar, menyelesaikan ex-marie dan mengumpulkan
pemain sepak bola yang tidak pernah takut dari tantangan. Dia mendorong karyawannya
untuk mengatasi hal apapun yang mereka lakukan, dan bertahun-tahun, mengembangkan
kelompok secara ganas pengemar Vince patton yang loyal dimana kadang-kadang terpesona
dengannya. Karyawannya seperti berhubungan dengan beberapa bagian dari cerita cerita

Vince patton. Satu dari cerita-cerita favorit mereka terkait dengan bagaimana memiliki
hantaman di samping jalan bebas hambatan dengan salah satu anggota geng motor setempat
yang belajar dengan keras dimana tidak semua pengusaha dengan setelan jas dan dasi bisa
diintimidasi oleh jaket kulit.
Elizabeth Jones bergabung dengan Westchester pada tahun 1963, setelah menerima gelar
matematika dari perguruan tinggi st. mary. Vince, yang bercita-cita selama masa remajanya
menjadi seorang pendeta , menemukan bahwa betty membagi banyak filosofinya, dia secara
khusus suka pada budaya kerjanya dan mengabdi kepada perusahaan. Selama bertahun-tahun,
Vince datang kepada betty untuk meyakinkan setiap aspek bisnis dan berkata kepadanya
untuk bergabung dengannya sebagai pemegang saham di Westchester. Mereka masih satusatunya pemegang saham di perusahaan tersebut.
Lebih dari 27 tahun Vince telah menjalankan distribusi Westchester, perusahaan mendapat
reputasi untuk layanan pelanggan yang tak tertandingi. Dalam industry, dimana bagian ruang
pada tingkat retail merupakan pangsa pasar, yang menjalankan perusahaan Westchester dan
personal penjualan secara umum dianggap yang terbaik dalam pasar Westchester. Merk utama
Westchester , miller, menikmati sebagian pasar sebesar 40% lebih tinggi dibandingkan ratarata nasional pada area pasar Westchester.
Pada tahun 1982, ketika volume penjualan Westchester kira-kira sebesar 300,000 case ,
Westchester memasuki persaingan yang berkualitas pada tahunan miller. Dalam persaingan
tahunan, distributor terbaik miller ( lebih dari 1000 negara ) bersaing kira-kira 15 miller
menguasai penghargaan kualitas nasional, yang membawa prestise yang cukup besar dalam
industry. Kriteria penghargaan ini, yang dinilai oleh auditor khusus miller yang mengunjungi
setiap distributor, diperlukan perhatian pada dokumen mengenai kualaitas semua karyawan
distributor. Westchester memenangkan penghargaan pada tahun 1982, menjadi distributor
kecil yang pertama kali yang memenangkan perhargaan tersebut, dan menang sebanyak 6 kali
dalam 7 tahun sejak tahun 1982, menjadi sebagai penguasa besar miller. (Pemilik dari
distributor penguasa yang besar yang menjual perusahaanny pada tahun 1980an telah secara
umum mampu memerintah kenaikan sebesar 25-50% pada harga penjualan dibandingkan
dengan distributor penguasa yang tidak besar).
Dari tahun 1980 hingga tahun 1990 , weschester telah tumbuh dari kira- kira sebesar
250,000 case per tahun, pendapatannya sebesar $ 5 juta dollar dan karyawan sebesar 20 orang
menjadi sebesar kira-kira 800,000 case per tahun, dengan tingkat pendapatan sebesar 15 juta

dollar dan karyawan sebanyak 60 orang. Dari lokasi kantor yang kecil , perusahaan
mengoperasikan empat gudang . hal ini dapat dilihat dalam exhibit 1 tentang diagram
organisasi.
Perhatian Vince mendetail dan kemampuannya untuk memotivasi karyawan untuk
mengajukan pengakuan kepada distribusi Westchester. Ungkapan Vince semua karyawan
kita diatas rata-rata, dan kemudian kita dapat melihat dari sebuah kesempurnaan, dia
membuat kita semua giat.
The Beverage Distribution Industry
Menurut Vince, distribusi minuman merupakan industry yang menakutkan. Industry ini
terlalu bersaing dan sensitive atau peka terhadap pangsa pasar. Tempat pembuatan bir secara
tetap atau constant mencoba untuk meningkatkan pangsa pasarnya dan banyak orang
berkududukan yang kurang berpengalaman pada wings eager untuk masuk dalam distibusi
akhir pada bisnis. Margin yang rendah, biaya tetap yang terlalu tinggi dan permintaan produk
yang sering bergantung pada kondisi musim dingin. Untuk memastikan bahwa kita tidak
pernah menikmati diri sendiri, kita secara tetap atau constant mengingatkan bahwa kita
adalah pelanggan siapapun. Bahkan pemasok kami adalah adalah pelanggan kami. Jika kita
tidak melayani mereka dengan baik , mereka akan menemukan distributor lain atau berpindah
ke distributor lainnya.
Kita berjalan pada garis yang benar di Westchester. Pikiranku mengukur kesuksesan
dengan cases per stop. Ketika orang kita sampai pada sebuah kejadian , saya melihatnya
sebagai salah satu kemungkinan melihat yang mengatur waktu di sebuah perusahaan
manufaktur. Saya melihat pada sejumlah permintaan case, tenaga penjualan kita mengambil
dari supir kita mengirimkan seperti run time kita. Kasus ini, kita jual dan kirimkan di setiap
pemberhentian, biaya set up per unit yang lebih tersebar.
Diwaktu yang sama , kita harus yakin kita memberikan perhatian yang berkaitan dengan
setiap merk dari supplier kita yag berbeda . kita punya lebih dari 20 supplier dan menjual
lebih dari 150 pack produk yang berbeda. Distributor Budweiser hanya mempunyai satu
supplier anheuser busch. Tetapi kita harus meyakinkan semua supplier kita senang dengan
pelayanan kita. Mereka semua menetapkan kuota untuk kami dapat menemukan dan mereka
akan menjadi suka menjadi supplier kita. Tapi saya tidak dapat melakukan itu. Saya butuh

banyak produk yang dapat saya peroleh untuk meningkatkan cases per stop ke sebuah poin
dimana kita dapat memperoleh keuntungan.
Satu dari pesaing kita menjual semua pada musim summer yang lalu, dan kita mampu
mendapatkan 175000 cases lainnya pada harga yang bagus. Kita harus melakukan beberapa
atau banyak saran untuk memperoleh miller untuk mengijinkan kita mengambil supplier baru
ini dan produk mereka. Mereka setuju untuk membiarkan kita mengerjakan itu , akan tetapi
mereka mencadangkan hak untuk mengubah pikiran mereka jika mereka merasa pelayanan
kita tidak memuaskan. Kita punya gagasan awal perusahaan tapi semuanya sudah berjalan
dengan baik sekarang. Manajer penjualan kita benar-benar bekerja dengan keras untuk
mempelajari produk dari supplir yang baru, program promosi dan personalitas. Sebagian
besar perjanjian supplier atau distribusi mengijinkan supplier untuk melanjutkan dengan
pemberitahuan selama 30 hari. Sudah terus menerus , 2 kali ketika supplier membeli dari
supplier lain , tapi tidak pernah kita meneruskan hal tersebut pada kurangnya pelayanan yang
bagus.
Dalam industry bir di Amerika Serikat , 3 yang terbesar antara lain Bud, Miller dan
Coors. Bud mempunyai 43% pangsa pasar nasional , miller mempunyai 31% dan coors
mempunyai sebesar 9%. Sebagian distributor bud hanya mendistribusikan produk dari
anheuseur busch tidak ada air atau jus dan banyak dari hubungan distributor bud dimiliki
secara langsung oleh anheuseur busch. Kita berbeda, banyak dari distributor miler dan coors
juga mendistribusikan secara impor dan sekarang juga menyediakan air dan jus.
Menjadi distributor untuk satu dari 3 yang besar mempunyai keuntungan tersendiri yaitu
sebuah dasar kekompakan dan dukungan yang baik tetapi ini tidak berarti sebuah tiket
untuk sebuah kesuksesan. Meskipun miller adalah supplier kita , kita juga harus
mempertimbangkan miller untuk menjadi konsumen terbesar kita. Kita secara extreme
bergantung pada miller untuk meraih kesuksesan kita. Tapi kita baik untuk miller dan sebagai
dampaknya, mereka juga baik untuk kita.
The ABC
The California Alcoholic Beverage Control yang dikenal dalam perdagangan sebagai
ABC, telah didirikan mengikuti penghapusan larangan untuk mengatur distribusi dan
penjualan minuman beralkohol di negara bagian. Peraturan ABC sangat ketat dan hukuman

bagi yang melanggar sangat berat. pelanggaran dari bagian

UU itu diancam dengan

hilangnya lisensi untuk mendistribusikan bir, distilled spirits dan wine.


Beberapa pertauran ABC dirancang untuk melindungi karyawan dari pemilik tidak
bermoral yangmencoba memaksa karyawan untuk menyuap pelanggan agar membeli
produknya. Sebagai hasilnya hampir hukuman ABC ditunjukan pada pemilik distribusi dan
perusahaan dibandingkan pada pekerja yang mungkin melanggar peraturan ABC.
Beer Delivery, Customer Relations and Control Systems
Dalam distibusi westchester, mayoritas interaksi pelanggan dilakukan oleh tiga kelompok
yaitu karyawan, tenaga penjual , supir dan manajer penjual.
Salesman
Sepuluh tenaga penjual Westchester berkunjung secara teratur untuk mengambil pesanan
yang akan dikirim untuk besok. Truk-truk akan berangkat besok pagi tepatnya bersama
dengan produk yang dipesan yang akan dikirim. Tenaga penjual juga bekerja dengan
konsumen untuk membangun promosi, mengoptimalkan rak dan produk sehingga lingkungan
ditarik.
Pada setiap akhir minggu, setiap tenaga penjual mengajukan laporan harian ke manajer
penjual. dan laporan tersebut akan diperiksa oleh manajer penjual.
Drivers
Mengendarai truk bir merupakan pekerjaan yang sangat tangguh kata Vince Patton,
dimana ia telah bekarir sebagai supir selama 4 tahun sebelumnya. Ketika botol dikirim jika
ada konsumen mendapati botol yang pecah, sesuai dengan peraturan Wescheste. Sejak
kerusakan tidak diketahui siapa yang melakukannya sampai kasus dibuka, karena sangat sulit
untuk mengetahui siapa yang seharusnya bertanggung jawab atas botol yang pecah.
Prakteknya supir dan tenaga penjual biasanya meminta pembayaran itu kepada retailer untuk
botol yang pecah di tempat, dan diajukan sebagai biaya out-of-pocket yang diklaim pada
laporan beban mingguan mereka. Botol yang pecah tidak diminta untuk dikembalikan kepad
perusahaan. Dan biaya botol yang pecah tahun 1989 dihitung mencapai $20,000.
Sales Manager

Tiga manajer penjualan yang meningkatkan dari semua perdagangan. Mereka bekerja
secara dekat dengan beberapa pemasok Weschester yang memastikan bahwa perusahaan
mendapatkan jasa pemasok dapat dijaga pada tingkat dimana perusahaan telah terkenal,
mereka menjaga hubungan dekat dengan para konsumen.
Banyak hubungan dilakukan oleh ketiga manajer, sejak para tenaga kerja sibuk bertemu
dengan konsumen. Mengentertain konsumen biasanya tidak rumit dan tidak mahal, tapi
terkadang konsumen menginginkan hal yang lebih. Beban tersebut biasanya akan dibayar
secara tunai oleh manajer penjualan atau tenaga penjual dan diajukan penggatian kepada
perusahaan nantinya. Manajer penjualan juga melengkapi laporan mingguan yang diajukan
kepada untuk diperiksa oleh Joe Roberts, setelah diperiksa dan ditandatangani oleh Joe
Roberts, laporan tersebut diteruskan ke Vince Patton.
Internal Controls
Sama seperti bisnis kecil lainnya, Westchester Distributing tidak mempunyai sistem yang
rumit atas pengendalian internalnya. Terutama untuk pemisahan tugas yang ketat, karena
terbatasnya jumlah karyawan di perusahaan ini. Oleh karena itu, semua pengeluaran kas
ditangani secara langsung oleh Vince Patton dan Elizabeth Jones selaku shareholder tunggal
perusahaan.
Selain standar perilaku yang singkat (Exhibit 2), tidak ada lagi aturan formal dan prosedur
tertulis yang dapat mengarahkan karyawan dalam permasalahan pengendalian internal.
Laporan beban-beban diserahkan secara mingguan oleh salesman dan manajer penjualan
untuk reimbursement ke gaji mereka berikutnya. (Exhibit 3).

Item yang paling sering

dimasukkan dalam laporan beban tersebut adalah biaya makan siang dan biaya botol yang
pecah. Kebijakan perusahaan yang tidak tertulis adalah bahwa permintaan untuk
reimbursement tersebut harus disertai dengan kwitansi; salesmen dan manajer penjualan
biasanya menuliskan sendiri jumlah biaya yang dikeluarkan pada kwitansinya. Biaya botol
pecah yang dibayar oleh karyawan diajukan tanpa menggunakan kwitansi.
Bir Neon, yang dipasok oleh pabrik pembuatan bir untuk pemasangan pada retail yang
dilayani Westchester, disimpan di gudang utama Westchester dengan berbagai macam barang
point-of-sale lainnya. Orang penjualan, manajer penjualan, merchandisers, dan bahkan para
supir pada saa itu, mempunyai akses ke barang point-of-sale dan mengambil sendiri barang
apa yang mereka butuhkan untuk ditampilkan dan malah mempromosikan barang

Westchester. Barang point-of-sale dalam gudang dihitung setiap bulan untuk proses
reordering. Namun, saat tanda dihilangkan dari inventory, yang berarti barang telah terjual,
tidak ada mekanisme pengendalian untuk menghitung atau mencocokan tanda yang diinstal
di lebih dari 1000 retail yang Westchester layani.
The Individual Involved
Carter Mario, seorang tenaga penjualan yang telah bekerja di Westchester sejak tahun
1982. Ia menangani West Coast Korean Market yang terletak di dekat rumahnya. Carter
merupakan teman baik dari Mr.Moon, pemilik dari pasar tersebut.
George Pavlov, Manajer penjualan umum. Ayah george dan Vince Patton merupakan
teman dekat, dan George dipekerjakan karena bujukan ayahnya kepada Vince. Pertama kali
bekerja George bertugas untuk mengirim dan memasang tong bir sampai mejadi manajer
penjualan pada tahun 1989. Dari $100 yang dikeluarkan untuk mebujuk Mr.Moon agar mau
membeli bir Rising Star, George berkontribusi mengeluarkan $70 yang direcover dengan
menyerahkan kwitansi makan siang dan botol bir pecah yang salah. George mendapatkan
kurang lebih $55,000 setahun.
Joe Robert, bekerja di Westchester dari tahun 1984 sebagai Vice President of
Administration, bertugas untuk membantu Vince dan Betty dalam menjalin hubungan dengan
supplier. Ia telah menghilangkan neon sign dari persediaan dan memberikannya ke Mr.Moon
dalam usahanya membujuk agar tidak membuat masalah mengenai 100 kasus yang telah ia
bujuk untuk membeli.
Vinces Dilemma
Pertama, saya harus memutuskan apa yang harus dilakukan pada ketiga orang ini dan
pada ABC. Carter Mario baru saja mengirimkan saya surat ini untuk menjelaskan posisinya
(Exhibit 4). Kemudian, saya dan Betty akan mencari bantuan mengenai bagaimana cara
memperketat pengendalian internal kami agar hal seperti ini tidak akan terjadi lagi. Saya
menggali daftar prinsip-prinsip perngendalian internal ini dari auditing text yang lama
(Exhibit 5), tapi saya benar-benar membutuhkan bantuan darimana harus memulainya.
II.

PERMASALAHAN

Apa yang harus dilakukan kepada Carter Mario, Joe Robert, dan ... serta pada ABC?

Bagaimana cara memperketat pengendalian internal Westchester?


III.

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

IV.

KESIMPULAN DAN SARAN