posturi similare, mai ales dac aceste persoane pot fi evaluate ca avnd o nalt
competen i
capacitatea de a analiza obiectiv propriul post i exigenele acestuia.
Dac trebuie s realizm un examen de selecie profesional i suntem sub
presiunea
timpului, putem face o prim culegere de date cu ajutorului unui ghid de interviu
semistructurat
i al unor chestionare de descriere a postului /funciei, consultnd n acelai timp i
fie anterioare de descriere a funciei /postului respectiv. Principalele surse de
informaii
pentru aceast prim culegere de date pot fi:
o Ocupantul actual al postului sau ocupanii actuali ai unor posturi similare. Acestea
sunt persoanele care pot oferi descrierea cea mai pertinent a caracteristicilor
postului i a
exigenelor acestuia. Este nevoie de o anumit pruden n interpretarea datelor.
Persoanele intervievate au tendina de a exagera volumul de munc prestat sau
importana
anumitor caliti psihologice sau a unor competene pe care le consider
valorizante.
Exist i cteva modaliti de contracarare a acestor tendine, reprezentate de :
utilizarea unor criterii de ierarhizare a competenelor sau abilitilor descrise;
solicitarea de a numi competene, abiliti, caracteristici psihologice pe care nu le
deine ocupantul actual, dar care ar fi utile pentru ocupantul unei astfel de post;
intervievarea unor persoane care nu au interes s exagereze sau s prezinte
funcia
respectiv ntr-o anumit lumin;
verificarea evalurilor cu ajutorul informaiilor similare obinute de la colegi sau
superiori (persoanele plasate pe treapta ierarhic imediat superioar).
o Colegii i superiorii - informaiile obinute de la aceste surse, mai ales folosite n
poate avea relaii permanente cu colaboratori externi: clienii sau beneficiarii cei
mai
importani ai firmei, reprezentanii comunitii locale (n probleme de sponsorizare
sau de
conflicte legate de protecia mediului), cu reprezentanii mass-media. Cel puin
unele
dintre aceste relaii trebuie explorate pentru c, de exemplu, lipsa unor aptitudini de
negociere sau a unor abiliti n reprezentarea imaginii firmei n exterior poate
afecta
relaiile firmei cu mediul socio-economic n care i desfoar activitatea.
i n acest caz, descrierile aptitudinilor i ale competenelor necesare pentru
ocupantul
unui astfel de post se fac unilateral, din perspectiva poziiei pe care se plaseaz cel
care
face evaluarea. Aceste date vor fi complementare celor care vor constitui indicatorii
principali ai exigenelor postului..
o Fiele anterioare ale descrierii funciei i a exigenelor /specificaiilor acesteia. O
alt
surs de informaii o pot constitui descrierile anterioare ale postului /funciei
respective.
Acestea pot fi valoroase dar, n primul rnd, trebuie verificat procedura prin care sa
realizat descrierea funciei respective i cum au fost evaluate exigenele
profesionale i
psihologice corespunztoare acesteia (cerine psihologice, pregtire, competene,
abiliti
etc.), dac aceasta s-a realizat pe baza unei metodologii ct de ct obiective sau
exprim
mai degrab dorinele sau viziunea celui care a imaginat postul /funcia
respectiv. n al
doilea rnd trebuie verificat dac, din momentul n care a fost descris, funcia
respectiv
/postului analizat n cteva reprize pe durata unei zile de lucru, pentru identificarea
celor mai
importante activiti i sub-activiti. Varianta complex ar fi urmrirea ocupantului
unei
funcii pe parcursul mai multor zile i identificarea unor dominante ale activitii
care, n a
doua etap, vor fi analizate n mod sistematic ntr-un interval de timp de cteva zile.
2. Observaia sistematizat (structurat). Avnd deja o imagine asupra principalelor
caracteristici ale postului /funciei analizate i avnd construit grila de observaie
(un cap de
tabel sistematiznd pe orizontal activiti i sub-activiti, iar pe vertical
intervalele orare ale
unei zile de lucru) putem trece la urmrirea sistematic a activitii ocupantului
postului
/funciei. Pentru aceasta stabilim eantioane de timp precis delimitate n care se va
realiza
observaia sistematic i pe care trebuie s le respectm n mod strict (jumti de
or sau ore
pe parcursul unui zile - pentru posturile cu sarcini repetitive sau ore pe parcursul
mai multor
zile pentru funciile cu sarcini de conducere, decizie i concepie).
Observaia sistematic se realizeaz cu ajutorul unui cronometru (este de preferat
unul
electronic, silenios), notnd n grila de observaie, n dreptul fiecrei sub-activiti,
n
intervalul orar n care se face observaia, numrul de minute n care ocupantul
postului
persist ntr-o activitate /sarcin. Valorile mai mici de un minut nu se noteaz. O
variant mai
grosier este aceea n care, cu ajutorul unui ceas simplu, se nregistreaz scurgerea
fiecrei
postului.
Fia de descriere a caracteristicilor postului va conine sinteza acelor date care vor
permite
descrierea sintetic i exact a postului analizat: a) date de identificare a postului;
b)
obiectivul postului; c) rezumatul postului (descrierea elementelor definitorii ale
postului
/funciei); d) descrierea sarcinilor specifice postului i a duratei acestora; e)
responsabilitile
postului; f) relaiile verticale i orizontale; g) condiiile de igien i securitate a
muncii; alte
date specifice.
Aa cum am mai precizat, Fia de descriere a postului este deosebit de util la
definirea termenilor contractului de angajare referindu-se foarte clar la
caracteristicile
definite n aceast fi, este esenial n definirea rolurilor i a responsabilitilor
ntr-o
instituie /firm (organizare), n instruirea iniial a angajatului (formare) i n
stabilirea
criteriilor de promovare (dezvoltare), n evaluarea randamentului activitii sale
(evaluare), n
stabilirea treptelor de retribuie n funcie de ncrctura sarcinilor, calificare,
responsabiliti
etc. (salarizare) sau n acordare de stimulente financiare sau recunoateri
(motivare) etc.
Fia de descriere a exigenelor postului trebuie s conin descrierea sintetic a
exigenelor
profesionale i psihologice pe care trebuie s le ndeplineasc ocupantul postului: a)
date de
identificare a postului; b) descrierea exigenelor (n termeni de instrucie /studii
necesare;