Anda di halaman 1dari 11

2013

PANDUAN PENDAFTARAN
PASIEN RAWAT JALAN DAN RAWAT INAP
RS. XXX

TAHUN 2013

BAB I
GAMBARAN UMUM
Pendaftaran adalah proses awal yang harus dilakukan oleh pasien sebelum menjalani atau
mendapatkan pelayanan dirumah sakit baik untuk pasien yang hanya menjalani rawat jalan maupun
pasien yang akan menjalani perawatan rawat inap.
Adapun tujuan utama dilakukannya pendaftaran adalah agar pihak rumah sakit mengetahui
data identitas pasien secara benar dan tepat.
Dalam upaya pencapaian tujuan yang optimal Rumah Sakit XXX mempunyai ketentuan
dan prosedur didalam melakukan proses pendaftaran

BAB II
DASAR HUKUM
Sebagai acuan dan dasar pertimbangan dalam membuat ketentuan Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan dan Inap di Rumah Sakit XXX diperlukan peraturan perundang-undangan pendukung sebagai
berikut:
1.

Undang Undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

2.

Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Hak-hak pasien

3.

Surat Keputusan Yayasan Kesehatan XXX No. 025/PRS/K/2012 tertanggal 17 Januari 2012
tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit XXX per tanggal 20 Januari 2012

BAB III
TUJUAN
Tujuan dari prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Pasien Rawat Inap adalah :
1.

Agar data identitas pasien dapat diperoleh secara lengkap sesuai dengan kebutuhan rumah sakit

2. Tersedianya tata cara atau langkah-langkah yang jelas dalam melakukan proses pendaftaran baik
untuk pasien rawat jalan maupun rawat inap

3. Menciptakan standarisasi atau persamaan proses bagi petugas rumah sakit dalam melakukan
pendaftaran pasien baik rawat jalan maupun rawat inap
4. Menghasilkan catatan atau rekam medis pasien yang lengkap yang dapat mendukung didalam
proses pemeriksaan dan perawatan pasien
5. Sebagai alat bantu didalam memantau dan mengevaluasi kinerja staff

BAB IV
PENGERTIAN
Pendaftaran adalah suatu proses, tata cara atau tahapan dalam melakukan pendaftaran dan
pendataan. Pendataan harus sesuai dengan kartu identitas diri (KTP, SIM, dll) yang masih berlaku.
Pendaftaran dilakukan sebagai acuan untuk mengetahui identitas dalam melakukan pendaftaran dan
pendataan.
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap adalah suatu proses, tata cara atau tahapan
dalam melakukan pendaftaran atau pendataan terhadap pasien rawat jalan dan pasien rawat inap
dengan tujuan untuk mendapatkan identitas pasien. Pendaftaran pasien rawat jalan dilakukan di
kasir, bagi pasien umum, sedangkan untuk pasien dari asuransi atau perusahaan pendaftaran
dilakukan di Counter Perusahaan Mitra dan khusus pasien dari Askes pendaftaran dilakukan di
Counter Askes. Pendaftaran pasien rawat inap dilakukan di counter Tempat Pendaftaran Pasien
Rawat Inap (TPPRI).

BAB V
TATA LAKSANA
A. Tata Laksana Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap
Pasien dan keluarga dapat melakukan pendaftaran di counter counter yang telah disediakan sesuai
dengan jenis perawatan dan penjamin biaya perawatan. Pasien rawat jalan pendaftaran dilakukan di
counter kasir, CPM (Counter Perusahaan Mitra), dan Counter ASKES sedangkan Pasien Rawat Inap
pendaftaran dilakukan di counter Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

B. Tata Laksana Pendaftaran Pasien Rawat Jalan


a. PEMILAHAN PASIEN

Didalam memberikan pelayanan kepada pasien rawat jalan, petugas pendaftaran dapat
mengarahkan pasien berdasarkan :
1. Kasus Preventif
Pasien dapat melakukan tindakan preventif dengan cara medical check up. Dalam hal ini
petugas pendaftaran akan menanyakan apakah pasien sudah mengetahui materi
pemeriksaan yang akan dipilih. Apabila belum, pasien akan diarahkan ke unit Medical
Check Up untuk dapat berkonsultasi dengan dokter Medical Check Up terlebih dahulu.
Untuk pasien medical check up akan diarah ke OPD Lt. 4.
Untuk pasien yang hanya akan melakukan pemeriksaan penunjang saja dapat langsung
diarahkan ke unit yang akan dituju pasien
2. Kasus Kuratif
Dalam pelayanan kasus kuratif, pasien dapat diarahkan ke Klinik Umum di OPD Lt. 1 dan
atau ke Klinik Spesialis di OPD Lt 2 dan 3 sesuai dengan keluhan pasien
3. Kasus Rehabilitasi
Untuk melakukan tindakan rehabilitasi, pasien harus sudah membawa surat pengantar dari
dokter yang merujuk dengan mencantumkan nama tindakan yang harus dilakukan. Sedang
untuk tindakan yang berulang pasien akan dibuatkan kartu tindakan yang harus dibawa
setiap akan melakukan rehabilitasi medik. Petugas pendaftaran akan mengarahkan pasien
ke unit Rehabilitasi Medik di OPD Lt. 4
4. Kasus Paliative
Paliative adalah suatu tindakan yang tujuannya untuk meringankan rasa sakit yang
diderita pasien. Yang termasuk tindakan paliatif di RS. XXX diantaranya adalah cuci
darah, sitostatika
b. REGISTRASI
1. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien/keluarganya apakah pasien pernah
periksa/berobat di RS. XXX
a. Pasien belum pernah periksa di RS. XXX
Petugas pendaftaran menanyakan nama dan tanggal lahir pasien. Dari nama dan tanggal
lahir pasien tersebut, petugas pendaftaran melakukan pengecekan di program komputer
rumah sakit apakah data pasien tersebut sudah ada. Bila data tidak ada, petugas
pendaftaran meminta pasien/keluarga pasien untuk mengisi form Pengkajian Pasien
(RM1) dan kemudian melakukan registrasi pasien baru dengan menginput data :
1.

Title* : milih By, An, Nn, Ny, Tn


By : usia dibawah 12 bulan
An : usia 1 - 14 tahun
4

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Nn : wanita usia > 14 tahun dan belum menikah


Ny : wanita usia > 14 tahun tetapi sudah menikah
Tn : laki-laki usia > 14 tahun baik yang sudah maupun yang belum menikah
First name *
: diisi nama lengkap
Last name
: diisi nama gelar
Gender *
: milih female (wanita) atau male (laki-laki)
Marital status*
: milih single, married, widowed, diforced
Mother's maiden name
: diisi nama ibu kandung
Father name/spouse name : diisi nama ayah/ pasangannya
Date of Birth
: diisi tanggal lahir pasien
Age*
: diisi umur pasien
Address*
: diisi alamat dan no telepon
Employee
: diisi nama payer (penjamin)
Contact
: diisi data keluarga pasien
Other
: diisi agama, pekerjaan, pendidikan dan tempat lahir

Keterangan * adalah data yang harus diisi


Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no rekam medis (UHID) secara online
dari program komputer rumah sakit
b. Pasien yang pernah periksa di RS. XXX
Petugas pendaftaran mencari data pasien di program komputer rumah sakit dengan
berdasarkan nama, tanggal lahir dan alamat
Petugas pendaftaran mengecek kembali kebenaran data pasien dengan melakukan
konfirmasi ulang ke pasien/keluarga pasien.
Bila data pasien belum lengkap, petugas pendaftaran harus melengkapi data pasien
tersebut terlebih dahulu sebelum melakukan Billing
2. Petugas mengecek di sistem komputer apakah pasien sudah pernah mengisi form General
consent. Bila belum pasien diminta untuk mengisi form General consent terlebih dahulu
a. BILLING
a. Pasien Umum
1. Petugas Kasir melakukan billing pasien sesuai dengan tujuan pemeriksaan pasien
2. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat jalan secara online
dari program komputer rumah sakit
3. Petugas Kasir mencetak kwitansi dan pasien kemudian melakukan pembayaran
4. Petugas Kasir menyerahkan kwitansi kepada pasien/keluarga serta mengarahkan ke
tempat pemeriksaan yang akan dituju pasien
b. Pasien Perusahaan / Asuransi
1. Untuk mendapatkan pelayanan pasien harus membawa kartu asuransi yang masih
berlaku / surat jaminan dari perusahaan berikut foto copynya
5

2. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) membuatkan pengantar pelayanan sesuai


dengan ketentuan masing-masing asuransi/perusahaan
3. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) melakukan billing pasien sesuai dengan
tujuan pemeriksaan pasien
4. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat jalan secara online
dari program komputer rumah sakit
5. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) mencetak memo pemeriksaan dan
diserahkan ke pasien/keluarga dengan dilampiri copy kartu asuransi/surat jaminan
perusahaan yang sudah dibawa pasien dan kartu asuransi dikembalikan ke
pasien/keluarga.
6. Pada saat menyerahkan memo petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM)
mengarahkan ke tempat yang akan dituju pasien serta menginformasikan kepada
pasien/keluarga untuk menyerahkan memo kepada petugas unit yang dituju
7. Oleh petugas di unit yang dituju pasien, memo kemudian akan diserahkan ke unit
Credit Control (AR) untuk penagihan ke asuransi/perusahaan
c. Pasien Admedika
1. Untuk mendapatkan pelayanan pasien harus membawa kartu asuransi berlogo
Admedika yang masih berlaku (asuransi peserta Admedika)
2. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) akan mengesek kartu ke alat EDC untuk
mengetahui plafon yang masih dimiliki pasien dan batas penjaminan pasien
3. Bila pasien masih memiliki sisa plafon, petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM)
akan membuatkan pengantar pelayanan dan melakukan billing sesuai dengan tujuan
pemeriksaan pasien
4. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat jalan secara online
dari program komputer rumah sakit
5. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) mencetak memo pemeriksaan dan
diserahkan ke pasien/keluarga dengan dilampiri lembar gesekan dari alat EDC. Kartu
asuransi pasien ditinggal di Counter Perusahaan Mitra
6. Pada saat menyerahkan memo petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM)
mengarahkan ke tempat yang akan dituju pasien serta menginformasikan kepada
pasien/keluarga untuk menyerahkan memo kepada petugas unit yang dituju. Petugas
juga menginformasikan kepada pasien untuk kembali ke Counter Perusahaan Mitra
setelah pemeriksaan sudah selesai karena harus dilakukan pengesahan terlebih dahulu
7. Petugas Counter Perusahaan Mitra melakukan pengesahan biaya dengan cara
mengesek ulang kartu asuransi dan mengetik kode diagnosa serta jumlah biaya
pemeriksaannya.
Dari alat EDC, Petugas Counter Perusahaan Mitra akan
mendapatkan pengesahan biaya yang ditanggung oleh pihak asuransi. Pasien harus
membayar sendiri selisih biaya yang tidak dijamin oleh pihak asuransi
8. Lembar pengesahan kemudian akan diserahkan ke unit Credit Control (AR) untuk
penagihan ke asuransi/Admedika selain memo yang didapat dari unit terkait

d. Pasien Askes
1. Untuk mendapatkan pelayanan pasien harus membawa kartu Askes yang masih
berlaku beserta surat rujukan dari dokter keluarga yang telah ditunjuk oleh Askes
2. Petugas Counter Askes akan mencetak Surat Jaminan Pelayanan (SJP) dari komputer
program Askes
3. Petugas Counter Askes akan menyerahkan SJP dan kartu Askes ke petugas Kasir
Askes untuk dilakukan billing pasien sesuai dengan tujuan pemeriksaan pasien
4. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat jalan secara online
dari program komputer rumah sakit
5. Petugas Counter Askes mencetak memo pemeriksaan dan diserahkan ke
pasien/keluarga dengan dilampiri copy kartu Askes yang sudah dibawa pasien
6. Pada saat menyerahkan memo petugas Counter Askes mengarahkan ke tempat yang
akan dituju pasien serta menginformasikan kepada pasien/keluarga untuk
menyerahkan memo kepada petugas unit yang dituju
7. Oleh petugas di unit yang dituju pasien, memo kemudian akan diserahkan ke unit
Credit Control (AR) untuk penagihan ke Askes
e. Pasien Inhealth
1. Untuk mendapatkan pelayanan pasien harus membawa kartu Inhealth yang masih
berlaku beserta fotocopynya
2. Petugas Counter Inhealth akan mencetak Surat Jaminan Pelayanan (SJP) dari
komputer program Inhealth (diluar jam kerja petugas Inhealth akan dilakukan secara
manual oleh petugas Counter Perusahaan Mitra)
3. Petugas Counter Inhealth akan menyerahkan SJP ke petugas Counter Perusahaan
Mitra untuk dilakukan billing pasien sesuai dengan tujuan pemeriksaan pasien
4. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat jalan secara online
dari program komputer rumah sakit
5. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) mencetak memo pemeriksaan dan
diserahkan ke pasien/keluarga dengan dilampiri copy kartu Askes yang sudah dibawa
pasien
6. Pada saat menyerahkan memo petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM)
mengarahkan ke tempat yang akan dituju pasien serta menginformasikan kepada
pasien/keluarga untuk menyerahkan memo kepada petugas unit yang dituju
7. Oleh petugas di unit yang dituju pasien, memo kemudian akan diserahkan ke unit
Credit Control (AR) untuk penagihan ke Inhealth
C. Tata Laksana Pendaftaran Pasien Rawat Inap
a. ADMISI
1. Pasien/keluarga pasien diminta untuk mengisi dan menandatangani :
1. Surat pernyataan (RM C) yang mencakup :
1.1.1.
Pemilihan kelas perawatan
1.1.2.
Penanggung biaya perawatan pasien
1.1.3.
Pemilihan dokter yang merawat
7

2. Surat Ijin Memberikan Keterangan Medis (untuk pasien dengan penjamin dari
perusahaan/asuransi)
3. General consent (GC-RI)
2. Petugas pendaftaran rawat inap melakukan admisi pasien melalui program komputer rumah
sakit dengan mengisi/menginput data :
2.1. Admission Type : pilih tipe admisinya
2.2. Admission Source : diisi sumber rujukan rawat inapnya
2.3. Remark : diisi diagnosa pasien (sesuai surat pengantar opname)
2.4. Tipe penjaminan : pilih cash atau credit
2.5. Primary Consultant : pilih nama dokter yang merawat pasien
2.6. Spesialisation : pilih spesialisasi dokter
2.7. Internal/eksternal refferal : diisi nama dokter yang merujuk rawat inap
2.8. Pemilihan bed type dan ruang perawatan yang akan ditempati pasien
2.9. Payer : diisi nama perusahaan/asuransi penjamin pasien dan hak kelas perawatannya
3. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat inap (IPA) secara online
dari program komputer rumah sakit
4. Dari data admisi yang sudah dibuat, petugas pendaftaran rawat inap kemudian
mencetak/print :
4.1. RM1 (Data patient)
4.2. RM18 (Discharge summary)
4.3. Label stiker pasien
5. Petugas pendaftaran rawat inap menyiapkan kartu tunggu pasien, peraturan rawat inap,
gelang identitas pasien dan dokumen rekam medis sesuai dengan jenis pelayanannya
6. Petugas pendaftaran rawat inap menjelaskan dan menyerahkan kartu tunggu sebanyak 2
(dua) buah untuk pasien yang menempati single room dan 1 (satu) buah untuk yang
menempati share room
7. Petugas pendaftaran rawat inap memberikan penjelasan kepada pasien/keluarga pasien
mengenai :
Fasilitas dan tarip kamar yang ditempati pasien
Dokter yang merawat pasien
Informasi-informasi yang akan diberikan oleh perawat setelah pasien masuk ke kamar
rawat inap seperti jalur evakuasi, hak kewajiban pasien, patient safety serta perubahan
biaya bila pasien pindah kelas
Buku Komunikasi, Informasi dan Edukasi RS. XXX yang berlaku
8. Petugas pendaftaran rawat inap memasang gelang identitas di pergelangan tangan kanan
pada pasien anak dan dewasa serta kaki kanan pada pasien bayi (SPO Pemasangan Gelang
Pasien Rawat Inap)
8

9. Bila ruangan sudah siap menerima pasien, dokumen pasien diserahkan ke petugas
penghantaran pasien yaitu petugas doorman (untuk pasien TPPRI), perawat Non
Emergency/IP transit (untuk pasien Non Emergency dan IP transit) atau perawat UGD
(untuk pasien UGD). Dokumen pasien meliputi :
9.1. Surat pengantar opname + copy (bila pasien dari perusahaan/ asuransi)
9.2. Copy kartu identitas pasien dan atau keluarga pasien (bila ada)
9.3. Copy kartu asuransi (untuk pasien dari asuransi)
9.4. Surat Jaminan dari Perusahaan (untuk pasien dari perusahaan bila ada)
9.5. Surat Ijin Memberikan Keterangan Medis (untuk pasien perusahaan/ asuransi)
9.6. Surat Pernyataan perubahan data pribadi (bila ada perubahan data)
9.7. General consent (GC-RI)
9.8. Surat Pernyataan (RM C)
9.9. RM1 (Data patient)
9.10. RM18 (Discharge summary)
9.11. Berkas rekam medis
9.12. Label stiker pasien
9.13. Dokumen lain (bila ada)
10. Petugas pendaftaran rawat inap menyerahkan copy kartu asuransi/ surat jaminan dari
perusahaan ke petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) - Rawat Inap dan tembusan
dokumen ke bagian Debitur pasien meliputi :
10.1. Copy Surat Pernyataan (RM C)
10.2. Copy kartu asuransi (untuk pasien dari asuransi)
10.3. Label stiker pasien
11. Dalam melakukan penyerahan dokumen baik ke pasien/keluarga pasien dan atau ke petugas
di unit lain, petugas pendaftaran rawat inap mengunakan buku ekspedisi sebagai bukti serah
terima

C. Alur Pendaftaran Rawat Inap dan Rawat Jalan


ALUR PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN RAWAT INAP

Pasien

Rawat Jalan

Rawat Inap

Pasien
Umum

Pasien
Askes

Pasien
Inhealth

Pasien
Persh/Ass

Kasir

Counter
Askes

Counter
Inhealth

Counter
Perusahaan
Mitra

Pasien
Baru ?

Ya

Pasien
Baru ?

Mengisi Form
Pengkajian
(RM1)
Petugas input
komputer

Tidak

Mengisi Form
Pengkajian
(RM1)

Mendapat no
Rekam Medik

Mencari no
Rekam Medik
berdasarkan
nama, tgl lahir
dan alamat

Petugas input
komputer

Mencari no
Rekam Medik
berdasarkan
nama, tgl lahir
dan alamat

Proses Data
(RM C)
Mengisi
General consent

Mendapat no
Rekam Medik

Mengisi
General consent

Proses Admisi

(bagi yg belum mengisi)

Pasang gelang
identitas

Proses Billing

Kasir

Askes

Inhealth
Copy Kartu
Inhealth

Copy Kartu
Askes

Rujukan
dokter Askes

Input billing
sesuai

Cetak SJP

Cetak SJP

CPM
Copy Kartu
Ass/Srt
Jaminan

Buat
pengantar
pelayanan

Kartu Ass
Admedika

Penghantaran pasien
ke kamar rawat inap

Gesek kartu

Bayar ?
Ya

Tidak

Cetak invoice

Cetak memo

Ke unit
pemeriksaan

Pasien
Admedika

10

BAB VI
DOKUMENTASI
Dokumentasi yang dipergunakan oleh petugas didalam melakukan pendaftaran baik rawat jalan
maupun rawat inap adalah :
RM1

: Form Pengkajian Awal

RMC

: Surat Pernyataan

GC

: Form General Concent untuk rawat jalan

GC-RI

: Form General Concent untuk rawat inap

BAB VII
PENUTUP
Dengan ditetapkannya Buku Panduan Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap ini maka diharapkan
setiap personil Rumah Sakit XXX dapat melaksanakan prosedur tersebut dan dapat memberikan
pelayanan kepada pasien dengan baik.

11