REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA

5 SEMESTRE DE ADMON. TRIBUTARIA
NOCTURNO

La Planificacin
como base
para la Gestin
Gerencial
PROFESORA: YELITZE QUINTERO
AUTORES:
CAMARGO YULEIMA C.I 13.465.561
PULIDO YUNERVIS

C.I 20.023.929

GUATIRE, NOVIEMBRE DE 2010

INTRODUCCION

La presente investigacin, tiene por objeto el estudio la planificacin como

base para la gestin gerencial, en donde se explicara de una manera clara y
concisa, como la planificacin es utilizada por los ejecutivos, para determinar
un objetivo, establecer los procesos que se debe seguir para conseguir una
situacin deseada en un futuro determinado.
Tambin se estudia y se plantean varias definiciones de la planificacin
estratgica, la cual es establecida por la alta gerencia y esta es direccionada en
la matriz jerrquica a todos los subordinados quienes se encausaran por ese
objetivo comn, donde se deben aplicar los procesos determinados para tal fin
y aplicando los controles de seguimiento y evaluacin que permitirn tomar las
medidas correctivas cuando sea necesario y previendo o considerandos las
premisas en esos determinados momentos.
Otro punto a tratar en esta investigacin es la matriz DOFA, la cual se trata
de explicar de manera clara y sencilla para entender su importancia dentro de
la gestin gerencial de una organizacin, entendiendo su funcin en pro de los
objetivos de la organizacin y como ayuda para determinar las debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas.

ii

iii

INDICE
Tema

Pag.

Introduccin.ii
La Planificacin como base para la Gestin gerencial 3
La Planificacin Estratgica..8
Que es un Plan Estratgico?......................................................................8
Anlisis situacional de las organizaciones
sobre debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas..11
Conclusin14
Bibliografa15

LA PLANIFICACION COMO BASE PARA LA GESTION GERENCIAL

Es una de las ms importantes funciones de la Gestin Gerencial. Es la
tarea inicial de la Administracin. Es un complejo trabajo que debe ser
realizado profesionalmente en cada uno de los niveles de la empresa. Mediante
la planificacin, los directivos determinan el futuro, las acciones y recursos que
se necesitan para realizar y alcanzar las metas.
La planificacin, adems de ser un proceso exigente, requiere reflexin,
conocimiento, estimaciones. Da la impresin de una direccin segura a los
administradores empresariales y a los no empresariales (cada persona como
ser viviente y racional), es una manera de reducir la incertidumbre a travs de
la previsin del cambio, de mirar hacia delante; reducir las actividades
traslapadas y antieconmicas, descubrir el desperdicio y las ineficiencias;
establecer los objetivos que deben utilizarse para facilitar el control.
Antes de iniciar cualquier funcin administrativa, es imprescindible
determinar los resultados que pretende lograr un grupo social, razn por la cual
para llevar a cabo los objetivos propuestos se necesita decidir qu debe
hacerse, cundo, cmo ha de hacerse y quin lo har, es decir, realizar planes
y ello constituye la planeacin que es la concepcin anticipada de una accin
que se pretende realizar
La planificacin implica que los administradores piensan con antelacin en
sus metas y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y
no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organizacin y
establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos. Adems los planes
son las guas para que:
1) Una organizacin obtenga y comprometa los recursos que se requieren
para alcanzar sus objetivos.
2) Los miembros de la organizacin desempeen actividades congruentes
con los objetivos y los procedimientos elegidos.
3) El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal
manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas
correctivas.
Para que puedan ser efectivas, las estrategias y polticas diseadas en el
ms alto nivel de la empresa deben ponerse en prctica por medio de planes
de accin que permitan cumplir adecuadamente con las tareas necesarias para
concretarlas.
La gestin gerencial tiene como proceso el de guiar a las divisiones de una
empresa hacia los objetivos fijados por cada una de ellas, por medio de planes
y programas concretos para asegurar el correcto desarrollo de las operaciones
y de las actividades (planeamiento tctico), posibilitando que sus miembros

contribuyan al logro de tales objetivos y controlando que las acciones se

correspondan con los planes diseados para alcanzarlos.
Toda gerencia esta en la capacidad de adoptar decisiones sobre la
distribucin y asignacin de recursos, control de las operaciones y diseo de
acciones correctivas. Le compete tambin comunicar e informar a los niveles
estratgicos y operativos. Las actividades elementales de cualquier gerencia
son: la planificacin estratgica, establecer objetivos, organizar, comunicar y
motivar, medir y evaluar, desarrollar y formar personas y retroalimentar la
planificacin.
.
Ahora veremos las cuatro etapas bsicas de la planificacin de una
empresa, mediante un ejemplo de empresa tan simple como el de la
organizacin de una fiesta sorpresa a un amigo.
Ejemplo:
La empresa de nuestro amigo Pedro va a cumplir un ao. Va a ser un gran
acontecimiento para Pedro y hemos pensado en sorprenderle con una fiesta.
Nos disponemos a planificar la sorpresa con el objetivo de que todo salga bien.
Pedimos ayuda a nuestra amiga Ana (tambin amiga de Pedro):
1. Hemos pensado en hacer una cena en el restaurante preferido de
Pedro.
2. La lista se compone de 30 invitados de los cuales 20 son ntimos amigos
de Pedro (nosotros y Ana estamos incluidos), siete son familiares de
Pedro y tres son unos cantantes que hemos contratado y que fingirn
ser invitados de la fiesta hasta que llegue el momento de la sorpresa
final.
3. La fiesta tendr lugar el prximo sbado a las 21:30 horas. La reserva ya
est hecha.
4. Parece que dos de sus familiares pueden tener problemas para llegar
puntuales. El resto de invitados ya ha confirmado su asistencia.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Roles que aparecen en esta situacin:

Nosotros como administradores de la fiesta.
Ana es una trabajadora de la empresa y nuestra colaboradora.
La fiesta es la empresa.
Los amigos y familiares invitados son los clientes.
Los tres cantantes son los proveedores.
El restaurante es tambin un proveedor.

Podramos realizar el siguiente dibujo:

Cuadro 1

As, observamos lo siguiente:

Objetivo de la empresa = Objetivo de la fiesta = La finalidad es que todo salga
bien y que a Pedro le guste la sorpresa.
Nota: En el siguiente captulo desarrollaremos, mediante el mismo ejemplo de
empresa, las distintas etapas de la planificacin de empresarial.
Siguiendo con nuestro ejemplo de empresa -la fiesta sorpresa de Pedrocontinuamos con el desarrollo de las etapas de planificacin. En este caso:
a) Anlisis previo de la situacin de la empresa y de su entorno = Anlisis
previo de la situacin de la fiesta y su entorno.
- Anlisis interno de la fiesta: de la fiesta en s, del administrador y de la
colaboradora.

- Anlisis externo de la fiesta: del entorno formado, en este caso, por clientes
y proveedores

b) Desarrollo del plan:

- Ana y nosotros llegaremos al restaurante sobre las 21 horas para asegurarnos
de que todo est preparado. Iremos recibiendo a los invitados: Ana estar
en la puerta del restaurante y les ir indicando hacia dnde deben dirigirse;
nosotros estaremos en el saln y les iremos diciendo dnde deben sentarse.
- La madre de Pedro (previamente informada) ha quedado con su hijo a las 22
horas en una calle cercana al restaurante. Cuando hayan llegado todos
los invitados y est todo listo, le diremos a Ana que haga una llamada a la
madre de Pedro. Esa ser la seal que les indicar que ya pueden ir hacia el
restaurante.
c) Implementacin del plan: es la ejecucin del desarrollo anterior tal y como
se ha previsto.
d) Seguimiento y control del plan: debemos estar alerta y tener pensadas las
acciones alternativas ante los posibles imprevistos, tanto los que ya hemos
tenido en cuenta como los que puedan surgir.
As, vemos que este anlisis previo de la empresa y de su entorno es
fundamental para minimizar los riesgos que conlleva toda planificacin. Si en el
anlisis del ejemplo anterior hubieran aparecido inconvenientes importantes, no
hubiramos podido desarrollar el plan hasta haber eliminado o minimizado esos
inconvenientes.

LA PLANIFICACION ESTRATEGICA
Planificacin Estratgica: Algunos Conceptos

La planificacin estratgica puede definirse como un enfoque objetivo y

sistemtico para la toma de decisiones en una organizacin (David, 1990).
La planeacin estratgica es el proceso gerencial de desarrollar y mantener
una direccin estratgica que pueda alinear las metas y recursos de la
organizacin con sus oportunidades cambiantes de mercadeo (Kotler, 1990).
La planeacin estratgica es engaosamente sencilla: analiza la situacin
actual y la que se espera para el futuro, determina la direccin de la empresa y
desarrolla medios para lograr la misin. En realidad, este es un proceso muy
complejo que requiere de un enfoque sistemtico para identificar y analizar
factores externos a la organizacin y confrontarlos con las capacidades de la
empresa (Koontz y Weihrich, 1994).
Es un proceso y un instrumento de la planificacin. En cuanto proceso, se
trata del conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la
organizacin en la bsqueda de claridades respecto al que hacer y estrategias
adecuadas para su perfeccionamiento. En cuanto instrumento, constituye un
marco conceptual que orienta la toma de decisiones encaminadas a
implementar los cambios que se hagan necesarios.
La planificacin estratgica es un planeamiento no normativo, basado en la
participacin de los agentes econmicos y sociales, que tienen como
denominador comn dar una respuesta adecuada a los nuevos elementos
socioeconmicos y de los que se prevn que generen cambios sustanciales en
el futuro inmediato de las organizaciones.
Resumiendo podemos decir que, la planificacin estratgica es un plan
integral de acciones tendientes a consolidar mecanismos de participacin que
incluye objetivos realizables, conducente al desarrollo y promocin de
bienestar, racionalizando recursos, optimizando mecanismos de accin,
estableciendo procedimientos de seguimiento y evaluacin dando respuesta a
las variables socioeconmicas y de los que se espera generen cambios
sustanciales en el futuro inmediato de las organizaciones, en funcin de los
desafos, amenazas, fortalezas y oportunidades.
Qu es un plan estratgico y para qu sirve?
Un plan estratgico es un conjunto de acciones programadas para
conseguir un objetivo a plazo fijo. Dichas acciones llamadas estratgicas tienen
que ser tan flexibles, que si el entorno en que se estn aplicando cambia,
dichas acciones tambin pueden ser cambiadas. La planificacin estratgica
sirve fundamentalmente para crear futuro a partir del presente, es decir tiene la
pretensin de buscar estrategias competitivas para una nueva era, de lo que se
deduce que el plan estratgico hace que se puedan tomar decisiones hoy para

fundamentar el xito del futuro. Como ha quedado expresado en la

planificacin estratgica es necesario hacer las predicciones de futuro que son
realmente muy difciles de obtener en un entorno tan cambiante.
La finalidad por tanto de un proceso de efectiva planificacin estratgica es
la de ayudar a la direccin a fijar objetivos ptimos a largo plazo, maximizar el
tiempo til de la alta direccin y, su percepcin y apreciacin de previsiones y
tendencias importantes, estimulando y motivando a todos los niveles de la
empresa.
La planificacin estratgica resulta concebida en un proceso generalmente
muy largo. Su complejidad estriba en que combina las tareas tcnicas
administrativas y las de gestin, participando activamente en la Direccin
dentro de un estilo correspondiente, y adems por la sistemtica que lleva
implcita, que en algunos casos y por algunos autores que usan y abusan de
exceso de metodologa, no es posible someter todo a lo que apuntan los libros
y sus mtodos.
Para que un plan estratgico pueda resultar coherente parece necesario
que participen en l, el mayor numero de personas, para poder aprovechar al
mximo su especializacin. La sistemtica adoptada trata de organizar una
metodologa para las diferentes partes del plan. Estas partes diferenciadas
estarn desarrolladas por personas determinadas, esto es "quien" lo hace
aportando tambin "como" se hace. Para desarrollar lo primero en el primer
caso "quien lo hace" se nombran los siguientes comits o grupos de trabajo
para la elaboracin del plan estratgico:
- Comit de orientaciones y directrices. Para una primera fase de arranque
este comit normalmente formado por miembros de Alta direccin de la
Empresa, como son el presidente de la empresa, el consejo de la empresa y/ o
director general. El grupo queda encargado de establecer las restricciones y los
medios que han de encontrar y tambin la bsqueda y definicin de los fines de
la empresa. Asimismo, este comit ha de fijar los objetivos generales de la
empresa en los plazos previstos en le periodo de planificacin.
- Comit de previsiones y administracin. A continuacin se crea un comit
determinado con personas de una formacin fundamentalmente estadstica,
econmica y matemtica, capaz de elaborar para los plazos convenidos en las
previsiones los balances y cuentas de resultados diferidos de los objetivos
fijados con anterioridad. Este comit analiza en profundidad y pondera aquellos
hechos del pasado de mayor inters para el futuro del cual se estudiaran los
hechos ms probables e importantes.
- Comit de diagnostico. Compuesto por miembros de la Alta Direccin y por
personas de los primeros niveles ejecutivos de la empresa que representan a
todas las reas funcionales de la Compaa. Aqu participan adems, las
personas especializadas del equipo que normalmente asesoran y ofrecen su
consulta para determinar en primer lugar los productos/ mercado de la
empresa. En conjunto se determinan los temas estratgicos fundamentales. Se
incluye un diagnostico sobre:

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- Situacin econmica.
- Situacin financiera.
- Evolucin de la productividad.
- Producto- mercado.
- Cuotas y facturaciones del mercado.
- Evolucin de precios, de la Promocin y de la Publicidad.
- Otras tendencias como:
1. Niveles de costes
2. Imagen de la empresa.
3. Motivacin del personal.
Se profundizara en el anlisis que presente ideas de mejora de aquellos temas
estratgicos fundamentales a partir del estudio de los ms importantes puntos
fuertes, puntos dbiles, amenazas o riesgos, oportunidades y limitaciones o
restricciones.
Metodologa de la planificacin estratgica. Sigue la siguiente secuencia:
1. Establecimiento de objetivos para un periodo determinado.
2. El anlisis de la situacin tanto presente como futura.
3. Estudio de las previsiones para el futuro.
4. Aproximacin y comparacin entre los objetivos y las previsiones a travs de
acciones estratgicas.
5. Estudio y anlisis de los medios y recursos financieros, humanos y tcnicos
que han de permitir construir las acciones estratgicas en el tiempo por medio
de programas.
6. Cuantificacin monetaria de los programas por medio de los presupuestos
que se desarrollan en el tiempo.
7. Correccin de todas las previsiones determinadas en funcin de los objetivos
del Plan por medio de un control de las acciones estratgicas fijadas.

11

ANALISIS SITUACIONAL DE LAS ORGANIZACIONES SOBRE

DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y AMENAZAS
La Matriz FODA: es una estructura conceptual para un anlisis sistemtico
que facilita la adecuacin de las amenazas y oportunidades externas con las
fortalezas y debilidades internas de una organizacin.
Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el
objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.
La matriz DOFA (tambin conocida como FODA o SWOT en ingls), es una
herramienta utilizada para la formulacin y evaluacin de estrategia.
Generalmente es utilizada para empresas, pero igualmente puede aplicarse a
personas, pases, etc.
Su nombre proviene de: Debilidades (D), Oportunidades (O), Fortalezas (F)
y Amenazas (A).
Fortalezas y debilidades son factores internos a la empresa, que crean o
destruyen valor. Incluyen los recursos, activos, habilidades, etc.
Oportunidades y amenazas son factores externos, y como tales estn fuera
del control de la empresa. Se incluyen en estos la competencia, la demografa,
economa, poltica, factores sociales, legales o culturales.
Cuando estamos frente a un mercado que se quiere penetrar o en cual ya
se encuentra alguna organizacin, un anlisis estratgico, que estudie la
estructura industrial es de gran utilidad el cual abarcara un anlisis del
competidor, desafo de la sostenibilidad y competencia esencial (aprendizaje
colectivo), ello debe estar respaldado sobre un anlisis situacional, en donde
una de las herramientas ms utilizada es la matriz DOFA o FODA, aplicable
para una organizacin y cada persona en particular, ella nos presenta una lista
detallada de aspectos internos y externos de la organizacin relacionados con
las Debilidades (fallas internas), Oportunidades (aspectos positivos externos),
Fortalezas (aspectos positivos internos), Amenazas (aspectos negativos
externos e incontrolables para la organizacin). Este anlisis lo que permite es
clarificar cuales son nuestras fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas, a fin de ubicar los puntos dbiles y mejorarlos y las amenazas
convertirlas en oportunidades, el objetivo principal ser efectivos en la actividad
gerencial que se est ejecutando y mantener a la organizacin o a cada quien
como persona en un mbito competitivo.
(F)

Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas.

El enfrentamiento entre las oportunidades de la organizacin, con el
propsito de formular las estrategias ms convenientes, implica un proceso
reflexivo con un alto componente de juicio subjetivo, pero fundamentado en una
informacin objetiva. Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar
las oportunidades externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmente
una organizacin podra desarrollar estrategias defensivas orientadas a
contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno.
Las amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear

12

resultados desastrosos para cualquier organizacin. Una forma de disminuir las

debilidades internas, es aprovechando las oportunidades externas.
La matriz FODA: Conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias.
La estrategia FO. Es basa en el uso de fortalezas internas de la
organizacin con el propsito de aprovechas las oportunidades externas. Este
tipo de estrategia es el ms recomendado. La organizacin podra partir de sus
fortalezas y a travs de la utilizacin de sus capacidades positivas,
aprovecharse del mercado para el ofrecimiento de sus bienes y servicios.
La estrategia FA. Trata de disminuir al mnimo el impacto de las amenazas
del entorno, valindose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba
afrontar las amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces
puede resultar ms problemtico para la institucin.
La estrategia DA. Tiene como propsito disminuir las debilidades y
neutralizar las amenazas, a travs de acciones de carcter defensivo.
Generalmente este tipo de estrategia se utiliza slo cuando la organizacin se
encuentra en una posicin altamente amenazada y posee muchas debilidades,
aqu la estrategia va dirigida a la sobrevivencia. En este caso, se puede llegar
incluso al cierre de la institucin o a un cambio estructural y de misin.
La estrategia DO. Tiene la finalidad mejorar las debilidades internas,
aprovechando las oportunidades externas, una organizacin a la cual el
entorno le brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar por sus
debilidades, podra decir invertir recursos para desarrollar el rea deficiente y
as poder aprovechar la oportunidad.
La matriz DOFA es un instrumento de ajuste importante que ayuda a los
gerentes a desarrollar 4 tipos de estrategias: estrategias de fuerzas y
debilidades, estrategias de debilidades y oportunidades, estrategias de fuerzas
y amenazas y estrategias de debilidades y amenazas. Observar los factores
internos y externos claves es la parte ms difcil para desarrollar una matriz
DOFA y requiere juicios slidos, adems de que no existe una serie mejor de
adaptaciones. Vase la tabla 1 que la primera, segunda, tercera y cuarta
estrategias son FO, DO, FA y DA.

El proceso de crear una matriz DOFA es muy sencillo: en cada una de los
cuatro cuadrantes, se hace una lista de factores. Seguidamente, se les puede
asignar un peso o ranking, segn las prioridades de la empresa o ente que se
evala.
Aunque la matriz DOFA resultante es atractiva y simple de entender, los
expertos estiman que lo ms valioso y revelador de la herramienta es el propio
proceso de anlisis para llegar hasta all.
La sencillez e intuitividad del anlisis DOFA lo ha vuelto muy popular en
empresas, gobiernos, departamentos, pases, etc. Sin embargo, no deja de

13

tener sus crticos. La principal crtica, es su dependencia en juicios subjetivos, y

falta de argumentos objetivos (medidas concretas, valores numricos).
Con esto, puede quedar claro que el propsito esencial del anlisis DOFA es
la generacin de estrategias que permitan a la organizacin, conectar sus
acciones con las posibilidades (oportunidades) que puede aprovechar en su
entorno externo, as como prepararse para enfrentar los peligros (amenazas),
apoyndose en sus fortalezas y reduciendo el impacto negativo que pueden
tener sus debilidades.
TABLA 1
Cmo realizar la adecuacin de los factores internos y externos para
formular estrategias alternativas
FACTOR INTERNO CLAVE

FACTOR EXTERNO

ESTRATEGIA

Exceso de capacidad de
+ trabajo (fuerza interna)

CLAVE
Crecimiento anual del
20% en la industria de
cablevisin (oportunidad
externa)

RESULTANTE
Adquirir Visin cable, Inc.:

Insuficiencia de capacidad
+ (debilidad interna)
Gran experiencia en I y D
+ (fuerza interna)

Salida de la industria de dos competidores

extranjeros importantes
(oportunidad externa)
Cantidad decreciente de
adultos jvenes
(amenaza externa)

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Perseguir integracin
vertical comprando
instalaciones de la
competencia
Desarrollar productos
nuevos para adultos
con ms aos

CONCLUSION
Si una organizacin aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos
realistas. La planificacin est comprometida en la fijacin de los objetivos de la
organizacin y en las formas generales para alcanzarlos. La opcin frente a la
planificacin es la actividad aleatoria, no coordinada e intil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificacin estratgica ni la operativa es un
esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados
deseados. Ms bien es un crculo continuo que nunca debe terminar en una
organizacin; debe ser vigilada peridicamente, revisada y modificada de
acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.
La importancia de la matriz DOFA la cual es una herramienta que ayudara a
los gerentes a conocer sus ventajas y desventajas en una situacin de
mercado en la cual quieran incursionar para de esta manera saber como deben
hacerlo y que corregir y con cuales herramientas cuanta para enfrentar dicha
situacin.

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BIBLIOGRAFIA

1. James .A.F Stones. Edward Freeman y Daniel Gilbert J.R. (1996)

ADMINISTRACION. Sexta edicin. Prentice Hall. Mxico
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http://www.degerencia.com/articulo/la_planificacion_base_para_la_gestion_ad
ministrativa_y_personal
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administrativa y personal
http://jcvalda.wordpress.com/2009/08/29/la-planificacion-base-para-la-gestionadministrativa-y-personal/
Freddy Gianella. (Doc.) (2007) Planificacin Estratgica. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos/planifestrat/planifestrat.shtml
Reinaldo Zambrano. (Art.) (2006) Definicin de Planificacin Estratgica.
Disponible en:
http://infoplanificacion.blogspot.com/
ECOL (Curso) (2008) Etapas de la Planificacin. Disponible en:
http://www.mailxmail.com/curso-gestion-empresarial/gestion-empresarialetapas-planificacion-2

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