ANTOLOGIA SOBRE BASE DE DATOS EN

ACCESS 2010

Contenido
I.

OBJETIVO DE LA MATERIA........................................................................6

II.

JUSTIFIACIN........................................................................................... 6

UNIDAD 1.- CONCEPTOS BASICOS DE BASES DE DATOS................................7

1.1

DEFINICIN DE BASE DE DATOS........................................................7

1.2

PARTES DE UNA BASE DE DATOS.......................................................7

1.2.1

TABLAS....................................................................................... 7

1.2.2

CONSULTAS................................................................................. 9

1.3

CARACTERSTICAS DE UNA BASE DE DATOS...................................10

1.4

SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS...........................................11

1.4.1
1.4.1.1

EJEMPLOS DE SGBD..................................................................11
MySQL.................................................................................... 11

1.4.1.2 Microsoft SQL Server......................................................................12

1.4.1.2

MICROSOFT ACCESS 2010......................................................12

1.5

TIPOS DE USUARIOS EN UNA BASE DE DATOS.................................13

1.6

TIPOS DE DATOS SOPORTADOS EN MICROSOFT ACCESS................13

UNIDAD 2.- DISEO DE BASES DE DATOS....................................................15

2.1 PROCESO DE DISEO...........................................................................15
2.1.1 DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS........................17
2.1.2 BUSCAR Y ORGANIZAR LA INFORMACIN NECESARIA....................17
2.1.3 DIVIDIR LA INFORMACIN EN TABLAS..............................................19
2.1.4 CONVERTIR LOS ELEMENTOS DE INFORMACIN EN COLUMNAS.....21
2.1.5 ESPECIFICAR CLAVES PRINCIPALES...............................................22
2.1.6 CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS..............................................24
2.1.6.1 Crear una relacin de uno a varios....................................................25
2.1.6.2 Crear una relacin de varios a varios.................................................26
2.1.6.3 Crear una relacin de uno a uno.......................................................28
2.1.7 AJUSTAR EL DISEO.......................................................................29
2.1.8 APLICAR REGLAS DE NORMALIZACIN............................................31
2.1.8.1 Primera Forma Normal....................................................................32
2.1.8.2 Segunda Forma Normal...................................................................32
2.1.8.3 Tercera Forma Normal.....................................................................33
UNIDAD 3.- MICROSOFT OFFICE ACCESS 2010.............................................34
3.1 ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS 2010................................................34

3.1.1 ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2010...............................................34

3.1.2 LA PANTALLA INICIAL.......................................................................35
3.1.3 LAS BARRAS................................................................................... 36
3.1.3.1 La Barra de Ttulo...........................................................................36
3.1.3.2 La Barra de Acceso Rpido..............................................................36
3.1.3.3 La Cinta de Opciones......................................................................36
3.1.3.4 La Pestaa Archivo.........................................................................37
3.1.3.5 La Barra de Estado.........................................................................38
3.1.4 LA AYUDA........................................................................................ 39
3.2 CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS....................................39
3.2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS..........................................................39
3.2.2 CERRAR LA BASE DE DATOS...........................................................41
3.2.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS............................................................42
3.3 CREAR Y MODIFICAR TABLAS DE DATOS...............................................44
3.3.1 CREAR TABLAS DE DATOS..............................................................44
3.3.2 LA CLAVE PRINCIPAL.......................................................................47
3.3.3 GUARDAR UNA TABLA.....................................................................48
3.3.4 CERRAR UNA TABLA........................................................................49
3.3.5 MODIFICAR UNA TABLA EN VISTA DISEO........................................49
3.3.6 MODIFICAR UNA TABLA EN VISTA HOJA DE DATOS...........................50
3.3.7 INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA...........................52
3.3.8 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA...........................................53
3.3.9 BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS.....................................................54
3.4 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS...........................................................57
3.4.1 INTRODUCCIN.............................................................................. 57
3.4.2 TAMAO DEL CAMPO......................................................................57
3.4.3 FORMATO DEL CAMPO....................................................................58
3.4.4 LUGARES DECIMALES.....................................................................60
3.4.5 MASCARA DE ENTRADA..................................................................60
3.4.6 TITULO............................................................................................ 60
3.4.7 VALOR PREDETERMINADO..............................................................60
3.4.8 REGLA DE VALIDACIN...................................................................61
3.4.9 TEXTO DE VALIDACIN...................................................................61
3.4.10 REQUERIDO.................................................................................. 61
3.4.11 PERMITIR LONGITUD CERO...........................................................61

3.4.12 INDEXADO..................................................................................... 61
3.5 RELACIONES........................................................................................ 62
3.5.1 CREAR LA PRIMERA RELACION.......................................................62
3.5.2 AADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES...................................64
3.5.3 QUITAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES................................65
3.5.4 MODIFICAR RELACIONES................................................................65
3.5.5 ELIMINAR RELACIONES...................................................................66
3.5.6 LIMPIAR LA VENTANA RELACIONES.................................................66
3.5.7 MOSTRAR RELACIONES DIRECTAS.................................................67
3.5.8 VISUALIZAR TODAS LAS RELACIONES.............................................68
3.6 LAS CONSULTAS................................................................................... 68
3.6.1 TIPOS DE CONSULTAS....................................................................68
3.6.2 CREAR UNA CONSULTA...................................................................69
3.6.3 LA VISTA DISEO............................................................................. 71
3.6.4 AADIR CAMPOS............................................................................. 72
3.6.5 DEFINIR CAMPOS CALCULADOS.....................................................72
3.6.6 ENCABEZADOS DE COLUMNA.........................................................73
3.6.7 CAMBIAR ORDEN DE LOS CAMPOS.................................................73
3.6.8 GUARDAR LAS CONSULTAS.............................................................74
3.6.9 EJECUTAR LA CONSULTA................................................................74
3.6.10 MODIFICAR EL DISEO DE UNA CONSULTA....................................75
3.6.11 ORDENAR LAS FILAS.....................................................................75
3.6.12 SELECCIONAR FILAS.....................................................................76
3.6.13 CONSULTAS CON PARAMETROS....................................................77
3.6.14 CONSULTAS MULTITABLA..............................................................78
3.6.15 COMBINAR TABLAS.......................................................................79
3.6.16 LA COMPOSICION EXTERNA..........................................................80
3.7 CONSULTAS DE RESUMEN....................................................................82
3.7.1 LAS FUNCIONES DE AGREGADO.....................................................84
3.7.2 AGRUPAR REGISTROS....................................................................86
3.7.3 INCLUIR EXPRESIONES...................................................................87
3.7.4 INCLUIR CRITERIOS DE BUSQUEDA................................................87
3.8 CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADAS.............................................88
3.8.1 ASISTENTE PARA CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS..........89
3.8.2 LA VISTA DISEO............................................................................. 96

3.9 LAS CONSULTAS DE ACCION.................................................................96

3.9.1 CONSULTAS DE CREACION DE TABLAS...........................................96
3.9.2 CONSULTAS DE ACTUALIZACION.....................................................99
3.9.3 CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS...............................................102
3.9.4 CONSULTAS DE ELIMINACION.......................................................105
3.10 FORMULARIOS.................................................................................. 107
3.10.1 CREAR FORMULARIOS................................................................107
3.10.2 ASISTENTE PARA FORMULARIOS.................................................109
3.10.3 EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO............................................112
3.10.4 LA VISTA DISEO DE UN FORMULARIO........................................112
3.10.5 LA PESTAA DISEO DEL FORMULARIO.......................................113
3.10.6 TEMAS........................................................................................ 115
3.10.7 GRUPO CONTROLES...................................................................116
3.10.8 SUBFORMULARIOS.....................................................................120
3.10.9 TRABAJAR CON CONTROLES......................................................121
3.10.10 ORGANIZAR Y AJUSTAR CONTROLES........................................123
3.11 LOS INFORMES................................................................................. 127
3.11.1 CREAR UN INFORME...................................................................127
3.11.2 EL ASISTENTE PARA INFORMES...................................................128
3.11.3 LA VISTA DISEO DEL INFORME...................................................133
3.11.4 LA PESTAA DISEO DE INFORME...............................................134
3.11.5 EL GRUPO CONTROLES...............................................................136
3.11.6 AGRUPAR Y ORDENAR.................................................................140
3.11.7 IMPRIMIR UN INFORME................................................................140
3.11.8 LA VENTANA VISTA PRELIMINAR...................................................143
ENLACES BIBLIOGRFICOS.........................................................................145

I.

OBJETIVO DE LA MATERIA

Crear personas capaces de brindar soluciones prcticas a situaciones en las

cuales sea necesaria la recopilacin de informacin y el resguardo de la
misma, ya sea en el ambiente laboral o de la vida cotidiana.

II.

JUSTIFIACIN

Con el estudio y prctica de los temas y ejercicios con los que cuenta el
programa de sta materia ofertada llamad Base de Datos en Access 2010, el
alumno ser capaz de crear una Base de Datos bien diseada, partiendo de los
principios bsicos, aprendiendo con ello a analizar problemas presentados en
el mbito laboral y de la vida cotidiana, teniendo con ello una herramienta ms
de apoyo a la solucin de los mismos.

UNIDAD 1.- CONCEPTOS BASICOS DE BASES DE

DATOS
1.1 DEFINICIN DE BASE DE DATOS
Una base de datos es un conjunto de datos Organizados y Relacionados entre
s, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin.
En las bases de datos, se puede almacenar informacin sobre personas,
productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan
siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de
clculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e
inconsistencias en los datos. Cada vez resulta ms complicado comprender los
datos presentados en la lista y existen pocos mtodos para buscar o recuperar
subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos
problemas, es aconsejable transferir la informacin a una base de datos creada
mediante un sistema de administracin de bases de datos (DBMS), como
Office Access 2010.

1.2 PARTES DE UNA BASE DE DATOS

1.2.1 TABLAS
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo,
en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como
consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una hoja de clculo en
una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los
datos en una hoja de clculo y hacerlo en una base de datos es la forma de
organizarse los datos.
Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin tiene
que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo,
si se almacena informacin sobre empleados, cada empleado se insertar una
sola vez en una tabla que se configurar para contener nicamente datos de
los empleados. Los datos sobre productos se almacenarn en su propia tabla,
y los datos sobre sucursales tambin tendrn su tabla aparte. Este proceso se
conoce como normalizacin.

Fig. 1: Tabla de una Base de Datos

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se

almacena cada informacin individual. Cada registro consta de campos (al
menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por
ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que
cada registro (fila) contiene informacin sobre un empleado distinto y cada
campo (columna) contiene un tipo de informacin diferente, como el nombre,
los apellidos, la direccin, o similares. Los campos se deben configurar con un
determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numrico, o cualquier otro
tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catlogo de fichas
tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a
un registro de la base de datos. Cada informacin contenida en una ficha
(autor, ttulo, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.

Fig. 2: Fila de tabla

Fig. 3: Registros en una tabla de Base de Datos

Fig. 4: Columnas de Tabla de una Base de Datos

1.2.2 CONSULTAS
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de
datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su funcin ms comn
es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que desea ver suelen
estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en
una sola hoja de datos. Adems, puesto que normalmente no desea ver todos
los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los
datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo
sirven de origen de registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los
datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja
con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen tambin
en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos bsicos de consultas: las de seleccin y las de accin.
Una consulta de seleccin simplemente recupera los datos y hace que estn
disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la
pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como
origen de registros para un formulario o un informe.

Fig. 5: Ejemplo de Consulta de Seleccin

Una consulta de accin, como su nombre indica, realiza una tarea con los
datos. Las consultas de accin pueden servir para crear tablas nuevas, agregar
datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.

Fig. 6: Ejemplo de Consulta de Accin

1.3 CARACTERSTICAS DE UNA BASE DE DATOS

Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del

programa y por tanto cualquier aplicacin puede hacer uso de los datos.
Reduccin de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de
duplicacin de los datos, al reducir sta al mximo conseguimos un mayor
aprovechamiento del espacio y adems evitamos que existan

inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos

encontramos con datos contradictorios.
Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la
seguridad de los datos.
Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de clculo, en la que
los registros son las filas y las columnas son los campos, o como un
formulario.
Permite realizar un listado de la base de datos.
Permiten la programacin a usuarios avanzados.

1.4 SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS

Un Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD, en ingls DBMS: Data Base
Management System) es un sistema de software que permite la definicin
de bases de datos; as como la eleccin de las estructuras de datos necesarios
para el almacenamiento y bsqueda de los datos, ya sea de forma interactiva o
a travs de un lenguaje de programacin. Un SGBD relacional es un modelo de
datos que facilita a los usuarios describir los datos que sern almacenados en
la base de datos junto con un grupo de operaciones para manejar los datos.

1.4.1 EJEMPLOS DE SGBD

1.4.1.1

MySQL

MySQL es un sistema gestor de bases de datos relacionales rpido, slido y

flexible. Es idneo para la creacin de bases de datos con acceso desde
pginas web dinmicas, as como para la creacin de cualquier otra solucin
que implique el almacenamiento de datos, posibilitando realizar mltiples y
rpidas consultas. Est desarrollado en C y C++, facilitando su integracin en
otras aplicaciones desarrolladas tambin en esos lenguajes.
Es un sistema cliente/servidor, por lo que permite trabajar como servidor
multiusuario y de subprocesamiento mltiple, o sea, cada vez que se crea una
conexin con el servidor, el programa servidor establece un proceso para
manejar la solicitud del cliente, controlando as el acceso simultneo de un gran
nmero de usuarios a los datos y asegurando el acceso a usuarios autorizados
solamente. Es uno de los sistemas gestores de bases de datos ms utilizado
en la actualidad, utilizado por grandes corporaciones como Yahoo! Finance,
Google, Motorola, entre otras.

Fig. 7: Logo MySQL

1.4.1.2 Microsoft SQL Server

SQL Server es un sistema gestor de base de datos relacionales producido por
Microsoft. Es un sistema cliente/servidor que funciona como una extensin
natural del sistema operativo Windows. Entre otras caractersticas proporciona
integridad de datos, optimizacin de consultas, control de concurrencia y
backup y recuperacin.
Es relativamente fcil de administrar a travs de la utilizacin de un entorno
grfico para casi todas las tareas de sistema y administracin de bases de
datos. Utiliza servicios del sistema operativo Windows para ofrecer nuevas
capacidades o ampliar la base de datos, tales como enviar y recibir mensajes y
gestionar la seguridad de la conexin. Es fcil de usar y proporciona funciones
de almacenamiento de datos que slo estaban disponibles en Oracle y otros
sistemas gestores de bases de datos ms caros.

Fig. 8: Logo Microsoft SQL Server

1.4.1.2

MICROSOFT ACCESS 2010

Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos incluido en el

paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos
que recopila informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de
msica. Access es un completo y demandado programa informtico en
entornos de empresa, que permite la creacin y gestin de bases de datos, as
como su modificacin, control y mantenimiento.

Fig. 9: Logo Microsoft Access 2010

1.5 TIPOS DE USUARIOS EN UNA BASE DE DATOS

Usuarios normales. Son usuarios no sofisticados que interactan con el
sistema mediante un programa de aplicacin con una interfaz de
formularios, donde puede rellenar los campos apropiados del formulario.
Estos usuarios pueden tambin simplemente leer informes generados de la
base de datos.
Programadores de aplicaciones. Son profesionales informticos que
escriben los programas de aplicacin, utilizando herramientas para
desarrollar interfaces de usuario, como las herramientas de desarrollo
rpido de aplicaciones (DRA), que facilitan crear los formularios e informes
sin escribir directamente el programa.
Usuarios sofisticados. Interactan con el sistema sin programas escritos,
usando el lenguaje de consulta de base de datos para hacer sus
consultas. Los analistas que envan las consultas para explorar los datos
en la base de datos entran en esta categora, usando ellos las
herramientas de procesamiento analtico en lnea (OLAP, OnLine Analytical
Processing), o herramientas de recopilacin de datos.
Usuarios especializados. Son usuarios sofisticados que escriben
aplicaciones de bases de datos especializadas y adecuadas para el
procesamiento de datos tradicional. Entre estas aplicaciones estn los
sistemas de diseo asistido por computadora, sistemas de base de
conocimientos y sistemas expertos, sistemas que almacenan datos de
tipos de datos complejos (como grficos y de audio) y sistemas de
modelado de entorno.
Administradores de la base de datos (ABD). Son las personas que
tienen el control central del SGBD. Entre las funciones del ABD se
encuentran:
Definicin del esquema de la base de datos.
Definicin de la estructura y el mtodo de acceso.
Modificacin del esquema y la organizacin fsica.
Concesin de autorizacin para el acceso a los datos.
Mantenimiento rutinario.

1.6 TIPOS DE DATOS SOPORTADOS EN MICROSOFT ACCESS

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo
son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access2000 son:
Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres
como dgitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su
longitud mxima de 255 caracteres.

Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o

explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
Numrico: para datos numricos utilizados en clculos matemticos.
Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100
al ao 9999.
Moneda: para valores de moneda y datos numricos utilizados en
clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan
entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la
izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno)
nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se
agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se
pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos
valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de
Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros
datos binarios).
Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada
como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de
hipervnculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas que crea
un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta
opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente,
Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores
seleccionados en l.

UNIDAD 2.- DISEO DE BASES DE DATOS

2.1 PROCESO DE DISEO
Una base de datos correctamente diseada permite obtener acceso a
informacin exacta y actualizada. Puesto que un diseo correcto es esencial
para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lgico emplear el
tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseo ya que,
en ese caso, es mucho ms probable que la base de datos termine
adaptndose a sus necesidades y pueda modificarse fcilmente.
El proceso de diseo de una base de datos se gua por algunos principios.
El primero de ellos es que se debe evitar la informacin duplicada o, lo que es
lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la
probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias.
El segundo principio es que es importante que la informacin sea correcta y
completa. Si la base de datos contiene informacin incorrecta, los informes
que recogen informacin de la base de datos contendrn tambin informacin
incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes
estarn mal fundamentadas.
Un buen diseo de base de datos es, por tanto, aqul que:

Divide la informacin en tablas basadas en temas para reducir los datos

redundantes.

Proporciona a Access la informacin necesaria para reunir la informacin

de las tablas cuando as se precise.

Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la informacin.

Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de

generacin de informes.

El proceso de diseo consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudar a estar preparado para los dems pasos.

Buscar y organizar la informacin necesaria

Rena todos los tipos de informacin que desee registrar en la base de datos,
como los nombres de productos o los nmeros de pedidos.

Dividir la informacin en tablas

Divida los elementos de informacin en entidades o temas principales, como

Productos o Pedidos. Cada tema pasar a ser una tabla.

Convertir los elementos de informacin en columnas

Decida qu informacin desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se

convertir en un campo y se mostrar como una columna en la tabla. Por
ejemplo, una tabla Empleados podra incluir campos como Apellido y Fecha de
contratacin.

Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se
utiliza para identificar inequvocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de
pedido.

Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cmo se relacionan los datos de una tabla con las
dems tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar
las relaciones segn sea necesario.

Ajustar el diseo

Analice el diseo para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos
registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados
previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseo.

Aplicar las reglas de normalizacin

Aplique reglas de normalizacin de los datos para comprobar si las tablas estn
estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

Fig. 10:

Diseo
de una Base de Datos

2.1.1 DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

Es conveniente plasmar en papel el propsito de la base de datos: cmo
piensa utilizarla y quin va a utilizarla. Para una pequea base de datos de un
negocio particular, por ejemplo, podra escribir algo tan simple como "La base
de datos de clientes contiene una lista de informacin de los clientes para el
envo masivo de correo y la generacin de informes". Si la base de datos es
ms compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un
entorno corporativo, la finalidad podra definirse fcilmente en uno o varios
prrafos y debera incluir cundo y cmo va a utilizar cada persona la base de
datos. La idea es desarrollar una declaracin de intenciones bien definida que
sirva de referencia durante todo el proceso de diseo. Esta declaracin de
intenciones le permitir centrarse en los objetivos a la hora de tomar
decisiones.
2.1.2 BUSCAR Y ORGANIZAR LA INFORMACIN NECESARIA
Para buscar y organizar la informacin necesaria, empiece con la informacin
existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o
guarda la informacin de los clientes en formularios en papel en un archivador,
puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de informacin que
contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de
formularios, imagine que tiene que disear uno para registrar la informacin de
los clientes. Qu informacin incluira en el formulario? Qu casillas creara?
Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por
ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podra contener
un nombre de cliente, su direccin, ciudad, provincia, cdigo postal y nmero
de telfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de
una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio.
Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien ms va a

utilizar la base de datos, pdale tambin su opinin. Ms tarde podr ajustar la

lista.
A continuacin, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea
producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de
ventas de productos que contenga las ventas por regin, o un informe de
resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es
posible que tambin desee generar cartas modelo para envirselas a los
clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Disee el
informe en su imaginacin y piense cmo le gustara que fuera. Qu
informacin incluira en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo
mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado
crear.

Fig. 11: Buscando Informacin

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le

ayudar a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos.
Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o
borrarse de las actualizaciones peridicas de correo electrnico y desea
imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa
informacin, agrega una columna "Enviar correo electrnico" a la tabla de
clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en S o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrnico a los clientes implica la
inclusin de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes
de correo electrnico, tendr que conocer tambin la direccin de correo
electrnico a la que stos deben enviarse. Por tanto, tendr que registrar una
direccin de correo electrnico para cada cliente.

Parece lgico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y

considerar qu elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando
examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea
incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que
comienza un saludo), tendr que crear un elemento de saludo. Adems, tal vez
desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. Garca", en lugar de
"Estimado Sr. Miguel ngel Garca". Esto implicara almacenar el apellido
independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de
informacin en sus partes lgicas ms pequeas. En el caso de un nombre,
para poder utilizar el apellido, dividir el nombre en dos partes: el nombre y el
apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sera til que el
apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En
general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un
elemento de informacin, debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustara que la base de datos contestara. Por
ejemplo, cuntas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado
mes? Dnde viven sus mejores clientes? Quin es el proveedor del producto
mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudar a determinar los elementos
adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta informacin, ya puede continuar con el paso siguiente.
2.1.3 DIVIDIR LA INFORMACIN EN TABLAS
Para dividir la informacin en tablas, elija las entidades o los temas principales.
Por ejemplo, despus de buscar y organizar la informacin de una base de
datos de ventas de productos, la lista preliminar podra ser similar a la
siguiente:

Fig. 12 Ejemplos de Posibles Tablas de Ventas.

Las entidades principales mostradas aqu son los productos, los proveedores,
los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lgico empezar con estas cuatro
tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los
proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre
los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida.
Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseo correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podra estar
tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro
tablas mostradas en la ilustracin anterior. A continuacin le explicaremos por
qu eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se
muestra a continuacin:

Fig. 13: Registros de la Tabla Productos y Proveedores

En este caso, cada fila contiene informacin sobre el producto y su proveedor.

Como hay muchos productos del mismo proveedor, la informacin del nombre y
la direccin del proveedor deben repetirse muchas veces, con lo que se
malgasta el espacio en disco. Registrar la informacin del proveedor una sola
vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla
Productos es una solucin mucho mejor.
Otro problema de este diseo surge cuando es necesario modificar la
informacin del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la
direccin de un proveedor. Como sta aparece en muchos lugares, podra sin
querer cambiar la direccin en un lugar y olvidarse de cambiarla en los dems
lugares. Ese problema se resuelve registrando la informacin del proveedor en
un nico lugar.
Cuando disee la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola
vez. Si descubre que est repitiendo la misma informacin en varios lugares,
como la direccin de un determinado proveedor, coloque esa informacin en
una tabla distinta.
Por ltimo, suponga que el proveedor Bodega Sol slo suministra un producto y
desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la
informacin de direccin. Cmo eliminara el producto sin perder la
informacin del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos

sobre un producto, adems de datos sobre un proveedor, no puede eliminar

unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir
la tabla en dos: una tabla para la informacin sobre los productos y otra tabla
para la informacin sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto
slo se eliminaran los datos del producto y no los datos del proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa
tabla deben almacenar datos nicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla
de productos slo debe contener datos de productos. Como la direccin del
proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

2.1.4 CONVERTIR LOS ELEMENTOS DE INFORMACIN EN COLUMNAS

Para determinar las columnas de una tabla, decida qu informacin necesita
registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla
Clientes, una buena lista de columnas iniciales sera Nombre, Direccin,
Ciudad-Provincia-Cdigo postal, Enviar correo electrnico, Saludo y Correo
electrnico. Cada registro de la tabla contiene el mismo nmero de columnas,
por lo que puede almacenar informacin sobre el nombre, direccin, ciudadprovincia-cdigo postal, envo de correo electrnico, saludo y direccin de
correo electrnico para cada registro. Por ejemplo, la columna de direccin
podra contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendr datos
sobre un cliente y el campo de direccin, la direccin de ese cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla,
puede ajustar con mayor precisin las columnas. Por ejemplo, tiene sentido
almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y
el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual
forma, la direccin consta en realidad de cinco componentes distintos:
direccin, ciudad, provincia, cdigo postal y pas o regin, y parece lgico
tambin almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo,
una bsqueda o una operacin de ordenacin o filtrado por provincia, necesita
que la informacin de provincia est almacenada en una columna distinta.
Debe considerar tambin si la base de datos va a contener informacin slo de
procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar
direcciones internacionales, es preferible tener una columna Regin en lugar de
Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio pas y
regiones de otros pases o regiones. De igual forma, es ms lgico incluir una
columna Regin en lugar de Comunidad Autnoma si va a almacenar
direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las
columnas de la base de datos.

No incluya datos calculados

En la mayora de los casos, no debe almacenar el resultado de los clculos en

las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los clculos cuando
desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos
bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada
categora de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla
que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos
contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades
incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el
subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente
dicho no debe almacenarse en una tabla.

Almacene la informacin en sus partes lgicas ms pequeas

Puede ceder a la tentacin de habilitar un nico campo para los nombres

completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si
combina varios tipos de informacin en un campo, ser difcil recuperar datos
individuales ms adelante. Intente dividir la informacin en partes lgicas. Por
ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre
del producto, la categora y la descripcin.

Fig. 13: Posibles Columnas de Tablas.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar
la clave principal de cada tabla.
2.1.5 ESPECIFICAR CLAVES PRINCIPALES
Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen
inequvocamente cada fila almacenada en la tabla. sta suele ser un nmero

de identificacin exclusivo, como un nmero de identificador de empleado o un

nmero de serie. En la terminologa de bases de datos, esta informacin recibe
el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave
principal para asociar rpidamente datos de varias tablas y reunir
automticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un nmero de
producto que identifica inequvocamente cada producto del catlogo, puede
utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero slo si los valores
de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener
valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres
de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos.
Es muy fcil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna
puede quedar sin asignar o vaco (porque no se conoce) en algn momento, no
puede utilizarlo como componente de una clave principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de
datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como
referencia en las dems tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe
aplicarse tambin a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar
una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su
sincronizacin con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un nmero nico arbitrario. Por
ejemplo, puede asignar a cada pedido un nmero de pedido distinto. La nica
finalidad de este nmero de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado,
nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda
constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una
columna que tenga el tipo de datos Autonumrico. Cuando se utiliza el tipo de
datos Autonumrico, Access asigna automticamente un valor. Este tipo de
identificador no es "fctico", es decir, no contiene informacin objetiva sobre la
fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos
como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene
datos sobre una fila, como un nmero de telfono o el nombre de un cliente, es
ms probable que cambie, ya que la propia informacin "fctica" podra
cambiar.

Fig. 14: Ejemplo de Clave Principal

Una columna establecida en el tipo de datos Autonumrico suele

constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de
producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos
juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de
pedidos que contenga artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en
su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal
est formada por ms de una columna se denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna

autonumrica para cada una de las tablas que funcione como clave principal:
IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente
para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

Fig. 15: Asignacin de Claves Principales

2.1.6 CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS

Ahora que ha dividido la informacin en tablas necesita un modo de reunir de
nuevo la informacin de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario
incluye informacin de varias tablas.

Fig. 16:
Formulario con
Informacin de
Tablas
Relacionadas

La
este formulario procede de la tabla Clientes...

informacin

de

...la tabla Empleados...

...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos

Access es un sistema de administracin de bases de datos relacionales. En

una base de datos relacional, la informacin se divide en tablas distintas en
funcin del tema. A continuacin, se utilizan relaciones entre las tablas para
reunir la informacin segn se precise.
2.1.6.1 Crear una relacin de uno a varios
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de
datos de pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier
nmero de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en
la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla
Productos. La relacin entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por
tanto, una relacin de uno a varios.

Fig. 17:
Uno a

Relacin de
Varios

Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos,

tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como columna
o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este
caso, por ejemplo, agregara la columna Id. de proveedor de la tabla
Proveedores a la tabla Productos. Access utilizara entonces el nmero de
identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor
correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa.
Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de
proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque tambin es la
clave principal en la tabla Proveedores.

Fig. 18: Agregando Claves Externas

El punto de partida para la unin de tablas relacionadas se proporciona

estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no est
seguro de las tablas que deben compartir una columna comn, al identificar
una relacin de uno a varios se asegurar de que las dos tablas implicadas
requerirn una columna compartida.

2.1.6.2 Crear una relacin de varios a varios

Considere la relacin entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto
puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla
Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada
registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos.
Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un
producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios
productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios
entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relacin de varios
a varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine
qu sucedera si intenta crear la relacin entre las dos tablas agregando el
campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya ms de un producto
por pedido, necesita ms de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y,
en ese caso, tendra que repetir la informacin de pedido para cada fila
relacionada con un nico pedido, lo que dara lugar a un diseo ineficaz que
podra producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el
campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendra varios registros en la tabla
Productos para cada producto. Cmo se soluciona este problema?
La solucin a este problema consiste en crear una tercera tabla que
descomponga la relacin de varios a varios en dos relaciones de uno a varios.
Insertara la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y,
por consiguiente, la tercera tabla registrara todas las apariciones o instancias
de la relacin.

Fig. 19: Descomposicin de Relacin Varios a Varios

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artculo de lnea de

un pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos
campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de
pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido
puede tener varios artculos de lnea. El identificador de pedido se repite para
cada artculo de lnea del pedido, por lo que el campo no contiene valores
nicos. Tampoco servira utilizar solamente el campo Id. de producto, porque
un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos
producen un valor exclusivo para cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla
Productos no se relacionan directamente entre s, sino indirectamente a travs
de la tabla Detalles de pedidos. La relacin de varios a varios entre los pedidos
y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de
uno a varios:

La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relacin de

uno a varios. Cada pedido tiene varios artculos de lnea, pero cada
artculo est asociado a un nico pedido.

La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relacin de

uno a varios. Cada producto puede tener varios artculos asociados,
pero cada artculo de lnea hace referencia nicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un

determinado pedido, as como todos los pedidos de un determinado producto.
Despus de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos
sera similar a la siguiente:

Fig. 20: Incorporacin de la Tabla Detalles Pedido

2.1.6.3 Crear una relacin de uno a uno

Otro tipo de relacin es la relacin de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que
necesita registrar informacin complementaria sobre productos que apenas va
a necesitar o que slo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la
informacin con frecuencia, y como almacenar la informacin en la tabla
Productos creara un espacio vaco para todos los productos que no necesitan
esa informacin, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla
Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relacin
entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relacin de uno a
uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un nico registro coincidente
en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas
deben compartir un campo comn.
Cuando necesite crear una relacin de uno a uno en la base de datos,
considere si puede incluir la informacin de las dos tablas en una tabla. Si no
desea hacer eso por algn motivo (quizs porque se creara una gran cantidad
de espacio vaco), puede representar esa relacin en su diseo guindose por
las pautas siguientes:

Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podr definir la

relacin utilizando la misma clave principal en ambas tablas.

Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas,
elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en
la otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudar a asegurarse de que tiene
las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relacin de uno a uno o de
uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas
comunes. Cuando la relacin es de varios a varios, se necesita una tercera
tabla para representar la relacin.
2.1.7 AJUSTAR EL DISEO
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y
rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la
informacin: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le
permitir encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una
columna que olvid insertar durante la fase de diseo, o dividir una tabla en dos
tablas para eliminar datos duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que
desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los
datos segn lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y,
si encuentra alguno, modifique el diseo para eliminar la duplicacin.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dar cuenta de que
se puede mejorar. stas son algunas comprobaciones que puede hacer:

Olvid incluir alguna columna? Y, en ese caso, pertenece la

informacin a alguna de las tablas existentes? Si se trata de informacin
sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna
para cada elemento de informacin que desee registrar. Si la
informacin no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable
que necesite una nueva columna para esa informacin.

Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los

campos existentes? Si un elemento de informacin se puede calcular a
partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a
partir del precio de venta al pblico), normalmente es preferible que se
calcule en lugar de crear una nueva columna.

Ha proporcionada informacin duplicada en alguna de las tablas? Si es

as, probablemente tendr que dividir la tabla en dos tablas que tengan
una relacin de uno a varios.

Tiene tablas con muchos campos, un nmero limitado de registros y

muchos campos vacos en cada registro? En ese caso, considere la
posibilidad de volver a disear la tabla de forma que tenga menos
campos y ms registros.

Ha dividido cada elemento de informacin en sus partes lgicas ms

pequeas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a

partir de un elemento de informacin, incluya ese elemento en su propia

columna.

Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una

columna no contiene informacin sobre el tema de la tabla, pertenece a
una tabla distinta.

Estn representadas todas las relaciones entre las tablas mediante

campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a
uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de
varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos
pertenece a una categora general, como bebidas, condimentos o marisco. La
tabla Productos podra incluir un campo que mostrara la categora de cada
producto.
Suponga que despus de examinar y ajustar el diseo de la base de datos,
decide almacenar una descripcin de la categora junto con su nombre. Si
agrega un campo Descripcin de categora a la tabla Productos, tendra que
repetir la descripcin de cada categora para cada producto perteneciente a
dicha categora, lo cual no es una buena solucin.
Una solucin mejor es convertir las categoras en un nuevo tema de la base de
datos, con su propia tabla y su propia clave principal. A continuacin, puede
agregar la clave principal de la tabla Categoras a la tabla Productos como
clave externa.
Las tablas Categoras y Productos tienen una relacin de uno a varios: una
categora puede incluir varios productos, pero un producto pertenece
nicamente a una categora.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos
extensibles. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

Id. de producto

Nombre

Id1 de producto

Nombre1

Id2 de producto

Nombre2

Id3 de producto

Nombre3

Aqu, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de

los dems solamente por el nmero agregado al final del nombre de columna.
Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseo.
Un diseo como ste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un
lmite mximo de nmero de productos. En cuanto supere ese lmite, deber
agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone
una tarea administrativa importante.
Otro problema es que se malgastar el espacio en aquellos proveedores que
tengan menos que el nmero mximo de productos, ya que las columnas
adicionales quedarn en blanco. El defecto ms grave de este diseo es que
muchas tareas son difciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por
identificador de producto o nombre.
Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseo con
vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sera conveniente usar
dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el
identificador de proveedor.
2.1.8 APLICAR REGLAS DE NORMALIZACIN
En el siguiente paso del diseo, puede aplicar las reglas de normalizacin de
datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalizacin). Estas
reglas sirven para comprobar si las tablas estn estructuradas correctamente.
El proceso de aplicar las reglas al diseo de la base de datos se denomina
normalizar la base de datos o, simplemente, normalizacin.
La normalizacin es ms til una vez representados todos los elementos de
informacin y despus de haber definido un diseo preliminar. La idea es
asegurarse de que se han dividido los elementos de informacin en las tablas
adecuadas. Lo que la normalizacin no puede hacer es garantizar que se
dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el
diseo adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas
normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma
normal. En este artculo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son
necesarias para la mayora de los diseos de base de datos.
2.1.8.1 Primera Forma Normal
La primera forma normal establece que en cada interseccin de fila y columna
de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede
haber un campo denominado Precio en el que se incluya ms de un precio. Si

considera cada interseccin de filas y columnas como una celda, cada celda
slo puede contener un valor.

Fig.

21

Primera Forma Normal

2.1.8.2 Segunda Forma Normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa
por completo de toda la clave principal y no slo de parte de la clave. Esta regla
se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas.
Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las
cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:

Id. de pedido (clave principal)

Id. de producto (clave principal)

Nombre de producto

Este diseo infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre
de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que
no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la
tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Fig. 22:

Segunda
Forma Normal

2.1.8.3 Tercera Forma Normal

La tercera forma normal exige no slo que cada columna que no sea clave
dependa de toda la clave principal, sino tambin que las columnas que no sean
clave sean independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la
clave principal y nada ms que de la clave principal. Por ejemplo, considere
una tabla con las siguientes columnas:

IdProducto (clave principal)

Nombre

PVP

Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al pblico

(PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal
porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra
columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas
implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que
ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la
columna Descuento cambiara en consecuencia e infringira esa regla. En este
caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.
Fig. 23: Tercera Forma Normal

UNIDAD 3.- MICROSOFT OFFICE ACCESS 2010

3.1 ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS 2010
Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2010 para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde
estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn
momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto
estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente
tema.
3.1.1 ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2010
Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2010:

Desde el botn Inicio

situado, normalmente, en la esquina
inferior
izquierda
de
la
pantalla.
Al hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecer la lista de los
programas
que
hay
instalados
en
tu
ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft
Access, y se iniciar el programa.
Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de

siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar
Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.

las

 Hacer clic sobre la pestaa Archivo y pulsa el

botn Salir

3.1.2 LA PANTALLA INICIAL

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos ms adelante.

Fig. 23: Pantalla Inicial de Microsoft Access 2010

3.1.3 LAS BARRAS

3.1.3.1 La Barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que
estamos trabajando en el momento actual.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar
, maximizar/restaurar

y cerrar

3.1.3.2 La Barra de Acceso Rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access

como Guardar

o Deshacer

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras.
Veremos cmo ms adelante.

3.1.3.3 La Cinta de Opciones

Fig. 24: Cinta de Opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas

en pestaas. Al hacer clic en una pestaa accederemos a su ficha que
contiene los botones y mens, organizados en categoras o grupos.
Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un
determinado botn necesitaremos saber en qu pestaa se encuentra y, para
ms sea, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sera la
localizacin exacta del botn Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de
la pestaa Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las
reconocers porque tienen un color atenuado, gris.

La cinta es dinmica y se comporta de forma inteligente. Est diseada para

simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te sern
tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta
forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa
opcin sin la necesidad del ratn.
Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un
submen. En tal caso, aparecern nuevos caracteres para estas nuevas
opciones.
Las opciones no
semitransparentes.

disponibles

en

el

momento

actual

se

muestran

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Fig. 25: Cinta de Opciones presionando la Tecla Alt.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si

necesitas disponer de ms espacio de trabajo. Para ello, debers hacer doble
clic sobre cualquiera de las pestaas o utilizar el botn situado en la parte
derecha de la cinta . Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el
que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa o pulses de nuevo el botn.

3.1.3.4 La Pestaa Archivo

La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo
rosado. Al contrario que el resto de pestaas, no despliega una ficha tpica de
la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que
despliega un men con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir,
Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botn Office.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal
y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.
Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre

ellos. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual,
o Salir para cerrar la aplicacin. Tambin puede que algunas opciones
muestren un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la
accin a realizar como la opcin Abrir.
Opcin que muestra ms informacin. Algunas opciones lo que hacen es
mostrar ms opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la
opcin Informacin que muestra informacin de la base de datos abierta
o Reciente que muestra un listado de las ltimas bases de datos utilizadas. Al
hacer clic en una de estas opciones, se colorear con un color rosado intenso,
para que sepamos que se trata de la opcin activa.

Fig. 26: Elementos de la Pestaa Archivo

3.1.3.5 La Barra de Estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin
segn la pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada
(Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista
a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro
botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran
en un pequeo cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de
forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irs aprendiendo
la forma de los botones que ms utilices.

3.1.4 LA AYUDA
Access incorpora una documentacin muy til que explica las distintas
opciones y caractersticas del programa. Su consulta frente a una duda es muy
recomendable. Para acceder a ella podemos:
Hacer clic en el botn de Ayuda
opciones.

, en la zona derecha de la Cinta de

Pulsar la tecla F1 del teclado.

El programa tambin ofrece otras opciones interesantes, para ello:
Pulsar Ayuda en

la

pestaa Archivo.

En

este

apartado

adems

encontrars enlaces a las webs de Microsoft que te facilitarn informacin

sobre las novedades de esta versin en concreto, ayuda tcnica o
actualizaciones del programa.

3.2 CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

3.2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opcin Nuevo de la pestaa Archivo.

Fig. 27: Opciones

del Men Archivo

Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la

derecha. La opcin Base de datos en blanco es la que debe estar
seleccionada si queremos partir de cero, aunque tambin podramos partir de
una base existente o de una plantilla.

Fig. 28: Base de

Datos en Blanco

Elijas la opcin que elijas, un poco ms a la derecha vers un panel con una
vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de
archivo y Ubicacin de la nueva base de datos. Esto es as porque, al
contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar
el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de
datos y guardarla cuando est lista.

Fig. 29: Asignar

Nombre de Archivo
y Ubicacin

Para cambiar la ubicacin establecida por defecto (la carpeta Mis

documentos), haz clic en la pequea carpeta que hay junto a la caja de texto
.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Fig. 30: Cuadro de

Dialogo para
Ubicacin de
Archivo

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas

desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar
la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrs escribir el nombre.
Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la
pantalla anterior.
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access
asignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office
2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas
empezar a rellenar sus datos.

Fig. 31: Tabla por defecto de Access 2010

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los
dems objetos se crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin,
desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro
de
la
base
de
datos.
De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y
de qu forma.
3.2.2 CERRAR LA BASE DE DATOS
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

 En

la

pestaa Archivo,

elegir

la

opcin Cerrar

base

de

datos

.
O bien cerrar Access. Obviamente la base tambin se cerrar.
3.2.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS
Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:
Desde la pestaa Archivo > Abrir

Desde las teclas rpidas CTRL+A o ALT+A.

En ambos mtodos se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que selecciones
el archivo que quieres abrir:

Fig. 32: Cuadro de Dialogo para Abrir un Archivo de Access 2010

Debers situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic

sobre el archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botn Abrir.
Desde la pestaa Archivo > Reciente
En la opcin Reciente encontrars una lista de los ltimos archivos abiertos, al
igual que en el mtodo anterior. Haz clic en la que quieras abrir.
Desde el acceso rpido a las ltimas bases abiertas:
Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin
en Inicio > Todos los Programas, aparecer la ficha Archivo desplegada.
En ella encontrars una lista de las cuatro ltimas bases de datos abiertas,
exactamente igual que en el mtodo anterior, pero directamente en Archivo, sin
tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir.

Fig. 33: Lista de

Bases de Datos
abiertas
recientemente

Desde Archivo > Reciente (el mtodo que hemos visto anteriormente) podemos
configurar cuntos elementos veremos en el acceso rpido. Por defecto son 4,
pero podemos cambiarlo hasta un mximo de 17. No es recomendable incluir
muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso.
Tambin podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0 elementos
o bien desactivando la casilla de verificacin.

Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su
acceso rpido, al hacer clic en un elemento se abrir con el nombre y ubicacin
que tena la ltima vez que se abri. Esto quiere decir que no es "inteligente".
Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la
lista quedar desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrar un

mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto,

debers utilizar cualquiera de los dos primeros mtodos y buscar manualmente
el archivo en su actual carpeta contenedora.

Fig. 34: Error en la Apertura de un Archivo de Access 2010

3.3 CREAR Y MODIFICAR TABLAS DE DATOS

3.3.1 CREAR TABLAS DE DATOS
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear. En
el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

Fig. 35: Opciones del

Men Crear

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir

directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la
columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o
tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a Elementos de
aplicacin, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Slo
tendrs que rellenarla con sus datos.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este
mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas
columnas que esta tendr y otras consideraciones.
Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de
la barra de estado inferior. Tambin en caso de estar editando una tabla,

encontraremos el botn Ver > Vista Diseo, en la pestaa Campos de

las Herramientas de tabla.

Fig. 36: Acceso Rpido a la Vista Diseo

Aparecer la Vista Diseo de la tabla:

Fig. 37: Vista Diseo de Una Tabla

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos

asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por
defecto Tabla1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que
componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera

lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as

sucesivamente.
En
la
parte
inferior
tenemos
a
la izquierda dos
pestaas
(General y Bsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir,
caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo
de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el
cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y
en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos
determina la clase de valores que admitir el campo.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que
compondr la tabla:

Fig. 38: Llenado de Rejillas con las Columnas de la Tabla

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la

tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo
de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la
lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
En Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en
versiones anteriores: Calculado.

Fig. 39: Seleccin

de Tipo de Datos

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la

segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente
a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del
campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica
siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para
introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma
que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe
escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de
datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos
(columnas) de la tabla.
3.3.2 LA CLAVE PRINCIPAL
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y
nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos
saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos
definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal
compuesta por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
En la pestaa Diseo de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el
botn Clave principal del grupo Herramientas.

Fig. 40: Opciones de la Pestaa Diseo de Herramientas de Tabla.

la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho
campo es la clave principal de la tabla.
Si quieres que el sistema se encargue automticamente de generar los valores
del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de
datos Autonumeracin.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios
campos), seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla CTRL y el
campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el
botn anterior

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la

clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden
haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos
reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de
este tipo:

Fig. 41: Error al no Crear Correctamente la Clave Principal

3.3.3 GUARDAR UNA TABLA

Para guardar una tabla, podemos:
Ir a la pestaa Archivo y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar

de la barra de Acceso Rpido.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente

cuadro de dilogo:

Fig. 42: Cuadro de

Dialogo para Asignar
Nombre a la Tabla.

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos
aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si
queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de
tipo autonumeracin y lo define como clave principal. Si le decimos que No se
guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es
conveniente pero no obligatoria.
3.3.4 CERRAR UNA TABLA
Podemos cerrar una tabla de varias formas:
Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y
seleccionar Cerrar en el men emergente.

Fig. 43: Cerrar una

Tabla.

Hacer clic con el botn central del ratn sobre la pestaa con el nombre de
la tabla. En algunos ratones el botn central es la propia ruedecita que nos
ayuda a desplazarnos hacia arriba y hacia abajo.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar
derecha al mismo nivel que la pestaa

que se encuentra en la parte

3.3.5 MODIFICAR UNA TABLA EN VISTA DISEO

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por
ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar
una columna, etc.) tendremos que realizar una modificacin en su diseo:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de
que no lo estuviera.

Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de

navegacin, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

Fig. 44: Modificar

Tabla en Vista
Diseo.

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica

anterior.
Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el
campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo:
Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo.
O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el
botn
de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo
se insertar delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo:
Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn
pestaa Diseo.

de la

O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su

extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el
campo tambin desaparecern.
Por ltimo, guardar la tabla.
3.3.6 MODIFICAR UNA TABLA EN VISTA HOJA DE DATOS
La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que
contiene la tabla, aunque tambin podemos modificar su diseo. Para abrir la
tabla en esta vista:
Si la tabla no est abierta, desde el Panel de Navegacin:
- Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla.

- O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opcin

men contextual.

en el

Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseo:

- Desde la pestaa Diseo o Inicio > grupo Vista > botn Ver, cambiaremos la
vista.

Fig. 45: Abrir Tabla

en Vista Hoja de
Datos.

- Tambin desde el botn de la barra de estado.

La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:

Fig. 46: Tabla En Vista Hoja de Datos

A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna

llamada Agregar nuevo campo.
Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegar un men que nos
permitir elegir el tipo de datos que contendr la nueva columna (o campo). Al
pulsar sobre el que nos interese, se insertar automticamente en la tabla.

Fig. 47: Elegir el

Tipo de Datos.

El encabezado del nuevo campo contendr

un nombre por
defecto: Campo1.
Si
insertas
otros
se
llamarn Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los campos no hay
ms que seleccionar el encabezado con un doble clic y borrar el texto Campo1,
para a continuacin escribir el nuevo nombre. Al finalizar, pulsar INTRO para
que se guarde.
Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botn derecho del ratn
sobre el encabezado y seleccionar la opcin Cambiar nombre de campo en el
men contextual.
Tambin desde el men contextual podremos Eliminar campo, si queremos
deshacernos de una determinada columna.
Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos
modificando el contenido de la tabla y decidimos realizar un pequeo cambio
en su diseo, pero recomendamos realizar los cambios de diseo en la Vista
Diseo, ya que disponemos de un mayor control de la edicin.
3.3.7 INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA
Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve principalmente para
introducir y modificar los datos de una tabla.
Cada fila nos sirve para introducir un registro.
Para introducir registros:
Escribir el valor del primer campo del registro. En funcin del tipo de datos que
sea lo haremos de un modo u otro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro,
pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos

introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los cambios de la tabla.
Al finalizar, puedes cerrar la tabla, o cambiar de vista, segn lo que quieras
hacer a continuacin.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda
del registro.
En la pestaa Inicio > grupo Registros > pulsar Eliminar. O bien pulsar la
tecla SUPR del teclado.
Fig. 48: Opcin
para Eliminar un
Registro

De la misma forma podemos eliminar una columna, si la seleccionamos y

utilizamos el botn Eliminar.
Para modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos
sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
3.3.8 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la
barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de

registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual en que estamos
situados, del total. En este caso estamos en el registro 2 de un total de 3.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones
indicadas a continuacin:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al ltimo registro de la tabla.

para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la

tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente
forma:
1. Hacer doble clic sobre el cuadro de texto donde pone el nmero del
registro actual.
2. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
3. Pulsar INTRO.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros
utilizando el teclado.
Pulsando las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA cambiamos de
registro al anterior o posterior.
Con las teclas FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA nos movemos
dentro del mismo registro por las distintas columnas.
Tambin puedes utilizar las teclas INICIO y FIN para desplazarte al primer
campo o al ltimo, en el mismo registro. Y las teclas RE PG y AV PG para
situarte en el primer registro o en el ltimo.
Para poder utilizar el teclado a la hora de desplazarnos entre los registros, el
foco debe estar en un registro cualquiera de la tabla. Si no es as, simplemente
haz clic en un registro.
3.3.9 BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de
alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra
disposicin la herramienta Buscar de Access 2010.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo
con la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo
donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botn Buscar de la
pestaa Inicio o bien pulsar las teclas CTRL+B:
Fig. 49: Opcin
para Buscar
Datos.

Aparecer
reemplazar siguiente:

el

cuadro

de

Fig. 50: Cuadro de Dilogo Buscar.

dilogo Buscar

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a
buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento,
si queremos que busque en cualquier campo pulsa sobre Campo actual y
selecciona en la lista Documento actual.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Fig. 51: Opciones
a Coincidir.

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida

exactamente con el valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el
campo pero no tiene por qu coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Despus podemos indicarle en qu registros Buscar:
Fig. 52: Registros
a Coincidir.

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y
hasta el ltimo.
Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de
buscar entre maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar
mara).

Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se

posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si
queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar
siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
Despus cerrar el cuadro de dilogo.

Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la

opcin Reemplazar.
Si tenemos la ventana Buscar y reemplazar abierta slo deberemos cambiar a
la pestaa Reemplazar.
En

caso

contrario,

deberemos

grupo Buscar al botn Reemplazar

de Buscar.

acceder

desde

la

pestaa Inicio >

que se encuentra justo al lado de el

Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:

Fig. 53: Cuadro de Dialogo Buscar y Reemplazar.

La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems
un cuadro para introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y
un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese
momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores
encontrados por el de sustitucin.
Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden
ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer
coincidir todo el campo.

3.4 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

3.4.1 INTRODUCCIN
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que
proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista
Diseo cuando tenemos un campo seleccionado.

Fig. 54:
Propiedades de
Campo

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde

indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en
la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo. Esta ltima
ya ha sido explicada en un avanzado del tema de creacin de tablas, de forma
que en esta unidad profundizaremos en la primera.
Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u
otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el
tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo
despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos
introducidos.
A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los
diferentes tipos de datos.
3.4.2 TAMAO DEL CAMPO
Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de
caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto
de 50 caracteres y valor mximo de 255.
Para los campos Numrico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y

2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y
-1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38
para valores positivos.
Doble para valores comprendidos
-4,94065645841247E-324

entre

-1,79769313486231E308

Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si
estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si
estamos en una base de datos .accdb)
Los campos Autonumeracin son Entero largo.
A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao
3.4.3 FORMATO DEL CAMPO
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en
pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE, Datos adjuntos e Hipervnculo.
Para los campos Autonumeracin, Numrico y Moneda, las opciones son:
Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el
smbolo monetario asignado en Windows como puede ser .
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el
valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93,
05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo.

Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo:
21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao.
Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y
el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las
fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de
aos entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los
campos S/No disponen
de
los
predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.
S, Verdadero y Activado son
son No, Falso y Desactivado.

equivalentes

entre

s,

al

formatos
igual

que

lo

Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin

por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una
casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos
ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la
pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar
control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.

Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados

anteriormente, ya que el clculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre
valores monetarios u operaciones lgicas de verdadero/falso.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los
campos Texto se tendran que crear formatos personalizados.

3.4.4 LUGARES DECIMALES

Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos
asignar a un tipo de dato Nmero, Autonumeracin o Moneda.
3.4.5 MASCARA DE ENTRADA
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para
controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes
crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que
muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) _______.
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita
el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el
botn
que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez
activada dicha propiedad.
3.4.6 TITULO
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la
cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha
nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera
campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

de
del

3.4.7 VALOR PREDETERMINADO

El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el
campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que
un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se
utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as
que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los
datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora
de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la
propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de
introducir
los
diferentes clientes,
automticamente
aparecer
el
valor Valencia y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto
el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeracin.

3.4.8 REGLA DE VALIDACIN

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que
se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido
en el campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido
entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te
explicamos en la secuencia animada.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto
el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeracin.
Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de
expresiones que se abre al hacer clic sobre el botn
que aparece a la
derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella.
3.4.9 TEXTO DE VALIDACIN
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en
pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de
validacin especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de
introducir los datos sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto
el Objeto OLE y el Autonumeracin.
3.4.10 REQUERIDO
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar
a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto
el Objeto OLE y el Autonumeracin.
3.4.11 PERMITIR LONGITUD CERO
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no
se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn
vacos.
3.4.12 INDEXADO
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo.
Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean
ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos,
puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.

Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es

recomendable crear ndices en tablas que contiene un gran volumen de datos y
que adems se actualizan constantemente, porque el proceso interno de
actualizacin de los ndices puede ralentizar mucho las consultas sobre la
tabla.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite
valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores
duplicados.
3.5 RELACIONES
3.5.1 CREAR LA PRIMERA RELACION
Para
crear
relaciones
en
Access
2010
deberemos:
- Pulsar el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botn de Archivo > Informacin.

Fig. 55: Botn

Relaciones

En caso de que tengas una tabla abierta, tambin encontrars este botn en:
- La pestaa Herramientas de tabla > Diseo > grupo Relaciones, si estamos
en Vista
Diseo.
- La pestaa Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos
en la Vista Hoja de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla y en l deberemos indicar qu
tablas queremos relacionar.

Fig. 56: Cuadro de

Dialogo Mostrar
Tabla

1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic

sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Tambin puedes
seleccionar varias a la vez pulsando CTRL.
2. Hacer clic sobre el botn Agregar.
3. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas sobre
las cuales queramos efectuar relaciones.
4. Hacer clic sobre el botn Cerrar
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso
anterior.

Fig. 57: Ventana

Relaciones

Para crear la relacin:

1. Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro
caso cdigo paciente de la tabla Pacientes).
2. Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar
hasta el campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos).
3. Soltar el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones, siguiente:

Fig. 58: Cuadro de Dialogo

Modificar Relaciones

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(Pacientes e Ingresos) y debajo de stos el nombre de los campos de
relacin (cdigo paciente y codigo paciente). Ojo! La informacin de ambos
campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos.
No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En
cambio no es necesario que el nombre del campo sea el mismo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo
de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a
varios porque un mismo paciente puede ingresar en la clnica ms de una
vez).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.

Fig. 59: Relacin

Creada

3.5.2 AADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de
la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el
botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la
pestaa Diseo.

Fig. 60: Botn

Mostrar Tabla

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado

anterior.
Aadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de dilogo.
3.5.3 QUITAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES
Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el
botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
Despus podemos elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar
tabla del men contextual que aparecer,

Fig. 61: Ocultar

Tabla mediante
Clic Derecho

O bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el

botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo.
Fig. 62: Ocultar
Tabla mediante
Botn Ocultar

3.5.4 MODIFICAR RELACIONES

Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
Hacer clic con el botn derecho sobre la lnea que representa la relacin a
modificar y elegir la opcin Modificar relacin... del men contextual que
aparecer,

Fig. 63: Modificar

Relacin mediante
Clic Derecho

O bien, hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn

Modificar relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de
opciones.
Fig. 64: Modificar
Relacin mediante
Botn Modificar

Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.

Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
3.5.5 ELIMINAR RELACIONES
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:
Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la
opcin Eliminar del men contextual,

Fig. 65: Eliminar

una Relacin

O bien, hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin

quedar seleccionada, y a continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
3.5.6 LIMPIAR LA VENTANA RELACIONES
Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la
ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil
interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y
visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones.
Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones
directas que describiremos a continuacin.

Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la

pestaa Diseo:

Fig. 66: Botn

Borrar Diseo

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la

ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen
existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la ventana.
A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos
interesan (con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones
definidas con esas tablas con la opcin Mostrar directas que explicaremos a
continuacin.
3.5.7 MOSTRAR RELACIONES DIRECTAS
Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las
relaciones basadas en una tabla determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar
directas del men contextual que aparecer,

Fig. 67: Mostrar

Relaciones
Directas mediante
Botn Derecho

o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el

botn Mostrar relaciones directas en la pestaa Diseo.
Fig. 68: Botn
Mostrar Relaciones
Directas

Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que
intervienen en estas relaciones.

3.5.8 VISUALIZAR TODAS LAS RELACIONES

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la
opcin Mostrar todo del men contextual que aparecer,

Fig. 69: Mostrar

Todo Mediante Clic
Derecho

O pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo.

Fig70: Botn
Mostrar Todas las
Relaciones

Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas

asociadas.

3.6 LAS CONSULTAS

3.6.1 TIPOS DE CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar
datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra
tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos
de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el
resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer
o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se
llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del
ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de
creacin de tablas. Las veremos ms adelante.
Consultas especficas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access
sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las
de Unin. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para
definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
3.6.2 CREAR UNA CONSULTA
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Fig. 71: Botn

Diseo de
Consulta

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que

puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente
cuadro de dilogo:

Fig. 72: Cuadro de Dialogo Nueva

Consulta

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla

como definimos en el apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que
veremos ms adelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te
permitir crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que
la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Fig. 73: Cuadro de

Dialogo para
Seleccionar Tablas

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el

botn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems
tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

3.6.3 LA VISTA DISEO

Fig. 74: Vista Diseo de una

Consulta

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde

aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte
inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms
adelante iremos profundizando en la explicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser
el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin
puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no
aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el
campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.
Por ejemplo, si queremos que se muestren slo los coches vendidos de una
determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sera
repetitivo y no aportara informacin adicional.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de
bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en

el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias
condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
3.6.4 AADIR CAMPOS
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de
tablas, este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin
soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn
cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo
que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer
a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las
tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias
tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:
as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la
fila Campo: de una columna vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado
de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
3.6.5 DEFINIR CAMPOS CALCULADOS
Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos
sea Calculado tambin podemos incluir campos calculados en las consultas.
Cundo incluir la expresin en una tabla y cundo en una consulta? La
respuesta depender de cada caso concreto. Si el resultado de la expresin se
va a utilizar frecuentemente en consultas, listados o estadsticas, puede ser
ms interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un
clculo ms especfico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para
conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta.
Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una
expresin en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis ser:
Nombre del campo: expresin
Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podramos realizar la
siguiente expresin: Precio con IVA: Precio * 1,18

Al pulsar INTRO se guardar la expresin y se aplicarn ciertos cambios, como

encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios
innecesarios, etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,18
3.6.6 ENCABEZADOS DE COLUMNA
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la
consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la
columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la
fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y seguido de dos
puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.
Veamos el siguiente ejemplo:

Fig. 75: Ejemplo

de Consulta

La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford.

Habamos decidido no mostrar la informacin Marca porque sera reiterativa,
pero en tal caso no tendramos ninguna informacin sobre qu modelos
estamos visualizando. Una posible solucin sera cambiar el nombre de
campo Modelo por Modelo Ford, como ves en la imagen, incluyendo en
el Campo Modelo Ford: Modelo
As, los encabezados de la tabla se mostrarn as:
Fig. 76:
Encabezados de
Tabla

3.6.7 CAMBIAR ORDEN DE LOS CAMPOS

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de
estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien
cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrndola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece
la flecha

hacer clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada).

Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botn del
ratn y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada.

Para mover una columna cortndola:

Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la
columna y cuando aparece la flecha
Hacer clic sobre el icono
desaparecer la columna.

hacer clic).

en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X),

A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos

mover la columna que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la
pestaa Diseo.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o
bien teclear Ctrl+V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la
primera y manteniendo la tecla MAYS pulsada, seleccionar la ltima columna
a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas las columnas que se
encuentren entre las dos.
3.6.8 GUARDAR LAS CONSULTAS
Podemos Guardar la consulta
Haciendo clic sobre el botn

de la barra de Acceso Rpido,

O bien, seleccionando la opcin Guardar de la pestaa Archivo.

Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo
para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn

3.6.9 EJECUTAR LA CONSULTA

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien
desde el Panel de navegacin.
Desde el Panel de navegacin, haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseo de la consulta,
botn Ejecutar de la pestaa Diseo:
Fig. 77: Botn
Ejecutar
Consulta

haciendo

clic

sobre

el

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos

realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo
tanto si modificamos algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos
modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten
esas modificaciones).
3.6.10 MODIFICAR EL DISEO DE UNA CONSULTA
Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
Situarse en el Panel de Navegacin y hacer clic derecho sobre el nombre de
la consulta.
En el men contextual seleccionar
3.6.11 ORDENAR LAS FILAS
Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las
filas, hacer clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el
tipo de ordenacin.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el
campo es numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de
anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc., o bien puede
ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la
fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso
se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un mismo valor
de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as
sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es
decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma
provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la
columna provincia y despus la columna localidad.
El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una
ordenacin distinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera
columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna.

3.6.12 SELECCIONAR FILAS

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un
criterio de bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que
aparezcan en el resultado de la consulta.

Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo

para seleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin =
"Valencia". Para escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en
una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacion y en esa columna
ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =,
podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no
ponemos operador asume por defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre
que se encuentra un texto lo encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor
(para comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del
campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio =
coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la
fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y
entender Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del
campo Coste.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el
operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las
condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros
cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el
operador O, el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al
menos una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan
unidas por el operador Y.
En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento
est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

modo
una de las filas o:

Del
mismo
pasa con cada

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos

que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).

Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes

criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin

y Fecha nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero
nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el
1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de
nacimiento.
Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la
poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila.
Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la
bsqueda de registros.
3.6.13 CONSULTAS CON PARAMETROS
A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido
en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se
ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener
los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el
usuario cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro.
Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor
que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el
origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se
ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un
cuadro de dilogo como este:
Fig. 78: Cuadro
de Dialogo para
Introducir
Parmetro

En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de

bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de
esta manera:

Fig. 79: Aadir

Condicin de
Bsqueda

Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo

entre corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar
como un nombre de parmetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el
botn Parmetros de la pestaa Diseo.
Fig. 80: Botn
para Aadir
Parmetros

En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de

dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del
parmetro y el tipo de dato.

Fig.
81:
Cuadro de
Dialogo
para
Agregar
Parmetros

La diferencia entre escribir

directamente un nombre
de parmetro y definirlo
con
el
botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access
comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.
3.6.14 CONSULTAS MULTITABLA
Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias
tablas por lo que deber contener en la zona de tablas de la
ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos.
Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de
consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:

Fig. 82: Mostrar Tablas

para Consulta

Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre,

la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con
todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar
cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de
la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta
en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar
dimensiones gigantescas.
Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos
sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para
seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar
datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista
con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este
caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al
curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas.
3.6.15 COMBINAR TABLAS
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma
que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de
unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho
si aadimos a la zona de tablas, tablas relacionadas, estas aparecern
automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de
Consulta.
Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el
mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definida entre
ellas.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de
las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el
mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que
luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente.
Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la
consulta de la siguiente manera:

Fig. 83: Tablas

Relacionadas

Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que

todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas
que se combinan.
Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una
fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo:
En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no
tengan curso asignado.
Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no
tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin
externa.
3.6.16 LA COMPOSICION EXTERNA
La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin
aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla.
Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera:
Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.
Combinar las dos tablas por los campos de unin:
Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas.
En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de
combinacin.
Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin

Fig. 84: Cuadro

de Dilogo
Propiedades de
la Combinacin

Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos
combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos
definir una combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3
segn lo que queramos obtener.
Si seleccionamos la opcin 2,

Fig. 85: Opcin

2 Seleccionada

La combinacin aparecer de la siguiente forma:

Fig. 86:
Combinacin si
se selecciona la
Opcin 2

Si seleccionamos la opcin 3,

Fig. 87: Opcin

3 Seleccionada

la combinacin aparecer de la siguiente forma:

Fig. 88:
Combinacin si
se Selecciona
la Opcin 3

El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.

3.7 CONSULTAS DE RESUMEN

En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un
resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las
denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas
sumarias.
Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen
tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de
consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una
fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen,
contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una
fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de
la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones

que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por
ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.
En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal
en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin,
en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla
oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila
del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.

Fig. 89: Ejemplo de una

Consulta de Resumen

Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la

pestaa de Diseo.
Fig. 90:
Botn
Totales

En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la

fila Total:
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en
esa fila, ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en
el campo escrito en la fila Campo:
Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al
desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:

Fig. 91: Valores

Seleccionables en la Fila
Total

3.7.1 LAS FUNCIONES DE AGREGADO

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado
basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones
que slo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen
un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla.
Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la
fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos
utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la
cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin.
A continuacin describiremos esas opciones.
La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los
datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma
flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener
una precisin mayor.
La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los
valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en
este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades
del sistema para representar el valor del resultado.

La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores

contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el
origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.
La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna
indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.
Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0,
las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que
consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin
estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores
nulos.
Las
opciones Mn y Max determinan
los valores
menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la
columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la
funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo
numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna
es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la
columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha
ms posterior.
Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo
registro del grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el
orden cronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros
no tiene ningn efecto sobre estas opciones.
La opcin Cuenta, cuenta el nmero de valores que hay en la columna,
los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre
devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos
valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta
varias veces.
Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la
funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los
valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y
escribirlo as:

Fig. 92: Utilizando la funcin

Cuenta(*).

3.7.2 AGRUPAR REGISTROS

Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas
de la tabla y producen una nica fila resultado.
La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una
consulta de resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila
resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen.
Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos
los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada
grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems
todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De
esta forma se pueden obtener subtotales.
Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin.
Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la
tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacion. De esta
manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los
alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as:

Fig. 92: Utilizando la funcin

Cuenta(*) nuevamente.

Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de

agrupacin.
Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan
los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de
agrupacin.

Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a
formar un nico grupo.
3.7.3 INCLUIR EXPRESIONES
La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez
de un nombre de columna.
Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que
sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver
(suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de
columna que aparezcan con la opcin AgruparPor.
En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no
se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin
puedo poner Max(nhoras)-Mn(nhoras) pero no Max (suma(nhoras)).
3.7.4 INCLUIR CRITERIOS DE BUSQUEDA
La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar
a las filas del origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo
queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que
contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los
de Valencia, esto se definira de la siguiente forma:

Fig. 93: El
criterio de
Bsqueda es
Valencia

Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no

tenga la opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas
resultantes de la consulta.
Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de
condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones
compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin,

en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna

no es una columna de agrupacin.
3.8 CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADAS
e define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar
una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla
de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una
entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a
partir de los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen
calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y
mes de la venta.

Fig. 94: Ejemplo

Consulta Simple

La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un

formato ms compacto como el siguiente:

Fig. 95: Ejemplo Consulta de

Referencia Cruzada

Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias

cruzadas.
Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo
las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra
columna de agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada
valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin
de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que
contiene la funcin de agregado (la suma de importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo
pero es mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente.
3.8.1 ASISTENTE PARA CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS
Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que
hacer clic en el botn Asistente para Consultas que se encuentra en la
pestaa Crear:

Fig. 96: Botn Asistente para

Consultas

Elegir la opcin Asist. Consultas de tabla ref. Cruzadas del cuadro de

dilogo que aparecer:

Fig. 97: Cuadro de Dilogo

Nueva Consulta

Aparece la primera ventana del asistente:

Fig. 98: Ventana de Asistente

para Consultas de Referencias
Cruzadas

En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o

consulta de donde coger los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas,
la lista de todas las Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los
registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso
contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas
que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que
estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el origen
de la consulta de referencias cruzadas.
Hacemos clic sobre
botn Siguiente >

el

nombre

del

origen

elegido

pulsamos

el

Fig. 99: Segunda Ventana del

Asistente para Consultas de
Referencias Cruzadas

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como

hemos dicho una de las columnas de agrupacin servir de encabezado de
filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede
contener muchos valores distintos y la otra, pocos, elegiremos la primera como
encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas.

Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic

sobre el botn
. Al pasar el campo a la lista Campos
seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cmo quedar la
consulta; hemos seleccionado el campo horas que representa al nmero de
horas de duracin del curso, y vemos que en la consulta aparecer una fila por
cada valor distinto del campo horas.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn
quita de la lista de campos seleccionados.

y el campo se

Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos

habr en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas
de valores de esos tres campos hayan en el origen de la consulta.
Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana:

Fig. 100: Tercera Ventana del

Asistente para Consultas de
Referencias Cruzadas

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas.

Aqu slo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el
origen, generar una columna con el valor como encabezado de columna.
En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado,
vemos que al seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de
la consulta una columna por cada valor que se encuentre en la columna Fecha
Inicio de la tabla Cursos.
Pulsando Siguiente, accedemos a la ventana que vemos a continuacin:
Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo
Fecha, el asistente nos permite refinar un poco ms el encabezado de
columna con la siguiente ventana:

Fig. 101: Cuarta Ventana del

Asistente para Consultas de
Referencias Cruzadas

Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los

totales no por cada fecha sino por mes, ao o trimestre por eso el asistente nos
pregunta en esta ventana qu tipo de agrupacin queremos.
Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado
aparecer una columna por cada mes del ao en vez de por cada fecha

distinta. Aqu tambin podemos apreciar el efecto en la zona inferior de la

ventana.
Despus de pulsar el botn Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:

Fig. 102: Quinta Ventana del

Asistente para Consultas de
Referencias Cruzadas

En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de

columna y fila.
En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite
calcular ese valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual
actuar la funcin de agregado. Por ejemplo hemos seleccionado Numero
Curso y la funcin Cuenta, por lo tanto en cada interseccin tendremos el
nmero de cursos iniciados en ese mes con ese n de horas.
Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de
resumen.
El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de
cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en
la fila. En nuestro ejemplo me dara el nmero total de cursos con el n de
horas de la fila. Para que el asistente aada esta columna tenemos que activar
la casilla S, incluir suma de filas.

Despus de pulsar el botn Siguiente> llegamos a la ltima ventana del

asistente

Fig. 103: Ultima Ventana del

Asistente para Consultas de
Referencias Cruzadas

En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este

nombre tambin ser su ttulo.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por
ejemplo:

Fig. 104: Resultante de

Consulta de Referencias
Cruzadas

O bien, Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la

vista Diseo de consulta donde podremos modificar la definicin de la
consulta.

3.8.2 LA VISTA DISEO

Fig. 105: Ejemplo de Consulta

en Vista Diseo

La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la

de una consulta resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el
asistente. Normalmente nosotros no tendremos que cambiar el diseo, si acaso
el ttulo de las columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las
columnas que no sean encabezado de columna.

3.9 LAS CONSULTAS DE ACCION

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en
los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear
una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos
almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.
En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale un cuadro de
dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla.
3.9.1 CONSULTAS DE CREACION DE TABLAS
Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una
nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin.
Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos
para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una
consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios
informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede

ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear
copias de nuestras tablas.
Para crear una consulta de Creacin de tabla:
Abrimos una nueva consulta en Vista Diseo.
Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la
nueva tabla.
Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que
en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que
queremos guardar en la nueva tabla.
Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:

Fig. 106: Botn de consulta

Crear Tabla

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:

Fig. 107: Cuadro de Dilogo

Crear Tabla

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.

Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de
datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso
tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el
cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la
tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo
buscar la base de datos con el botn Examinar....
Por ltimo hacemos clic sobre
ventana Diseo de consulta:

el

botn Aceptar y

volvemos

la

Fig. 108: Vista

Diseo de la
Consulta

La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin. En ella

definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva
tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la
consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de
la consulta haciendo clic sobre el botn
de la pestaa
Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que
se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se
crear:

Fig. 109:
Propiedades de
la Consulta

Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla elegir la Vista Hoja de
datos (en el botn Ver), ya que esta opcin nos permite ver el resultado de la

consulta sin crear la nueva tabla. La opcin Ejecutar, en cambio, hace que se
cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta.

Fig. 110:
Botones Ver y
Ejecutar

Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta

creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la
nueva tabla.

Fig. 111: Aviso de la Accin a

realizar mediante la Consulta
Ejecutada

Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos

de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no
heredan propiedades como clave principal, ndices, etc.
3.9.2 CONSULTAS DE ACTUALIZACION
Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los
datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de
una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo
los que cumplan una determinado condicin.
Para crear una consulta de actualizacin:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla que queremos actualizar.
Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo:

Fig. 112: Botn de

crear una Consulta
de Actualizacin

A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido

las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos
la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a
continuacin:

Fig. 113: Cambio de

Aspecto de
cuadricula.

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una

combinacin de tablas.
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que
intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren
actualizar.
En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor
a asignar al campo.
La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o
cualquier expresin basada en campos del origen, tambin podra ser un
parmetro.
Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la
columna indicada.
La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est
actualizando.
Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se
modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo
para la condicin de bsqueda.
Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla
tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de
bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se actualizarn
todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio
de bsqueda [Cdigo postal] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [cdigo

postal] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizar el campo cdigo
postal al valor nulo en los registros donde cdigo postal sea igual a cero.
Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta
columna se podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad
referencial. (Ver unidad 6)
Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin
podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono
consulta se realizar la actualizacin de la tabla.

. Al ejecutar la

Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo

ponemos en la fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las
comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un
campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre
[ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las
comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un
nuevo campo Provincia para almacenar en l la provincia del alumno y como
la mayora de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear
una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el
nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya
localidad no coincida con la provincia.
En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y
en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access
entienda que tiene que coger el valor del campo Poblacin.
Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el
campo que estamos actualizando u otro campo que tambin actualizamos en
esa consulta. En estos casos se utilizar, para calcular la expresin, los
valores antes de la actualizacin. Por ejemplo queremos subir un 5% el
precio de nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del
campo precio sera [precio] * 1,1 (esta expresin es equivalente a [precio] +
([precio] * 10 /100)).
Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el
origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a
actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. Por
ejemplo supongamos que hemos aadido un campo horas restantes a la
tabla alumnado para guardar el nmero de horas que le quedan al alumnos
para acabar el curso. Podramos crear una consulta para actualizar ese campo
con las horas del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos
les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la

consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo horas del
curso en el que est matriculado el alumno, por eso habra que combinar las
tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedara as:

Fig. 114: Actualizacin de

campo Horas restantes a
Horas

3.9.3 CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS

Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a
una tabla.
Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.
La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe,
normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos
anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los datos) y un
destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de
la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin
que permite obtener los datos a grabar y lo que vara es que ahora indicaremos
en qu columna del destino queremos almacenar cada valor.
Para crear una consulta de datos anexados:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en
el destino.
Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que
en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar.
Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo:

Fig. 115: Botn Anexar, para

crear Consultas de Datos
Anexados

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Fig. 116: Cuadro de Dilogo de

Consultas de Datos Anexados

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde

queremos insertar los nuevos registros.
Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos
activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso
tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el
cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se
encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms
cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar....
Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol
de carpetas la base de datos que queremos.
Por ltimo hacemos clic sobre
ventana Diseo de consulta.

el

botn Aceptar y

volvemos

Fig. 117: Vista Diseo de

Consultas de Datos Anexados

la

La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella

definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva
tabla, la nica diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:.
Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el
botn
de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla
de destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la
base de datos donde se encuentra la tabla destino.

Fig. 118: Hoja de Propiedades

de Consultas de Datos
Anexados

En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla

destino queremos dejar el valor definido en esa columna.
En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo
destino, este valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier
expresin vlida.
Podemos incluir un criterio de bsqueda para seleccionar del origen los
registros que se insertarn en el destino.
Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el
valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo
no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se
rellenarn a nulo (su valor predeterminado).
Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar
valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque segn

el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor

concreto, lo indicamos en la fila Campo:
Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no
asignar valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access
no aade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso
en nuestro ejemplo asignamos al campo Nmero Curso el valor de la
expresin [Cdigo Curso] + 1000 para que no se generen cdigos duplicados
que ocasionaran errores (suponiendo que los cdigos de curso que tenemos
actualmente no llegan a 1000).
Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un
valor que ya existe en la tabla tambin devuelve el mismo error.
Si la tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de
integridad referencial.
3.9.4 CONSULTAS DE ELIMINACION
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los
registros que cumplen el criterio de bsqueda especificado.
Para crear una consulta de eliminacin:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
Hacemos clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo:

Fig. 119: Botn Eliminar para

crear Consultas de Eliminacin

A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido

las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos
la fila Eliminar: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a
continuacin:

Fig. 120: Vista diseo de

Consultas de Eliminacin

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una

combinacin de tablas. Se utiliza una combinacin de tablas cuando
necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para
el criterio de bsqueda.
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen
en los criterios de bsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas,
pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos eliminar los
registros. En este caso tambin debemos cambiar las propiedades de la
consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de
propiedades de la pestaa Diseo, y cambiando la propiedad Registros
nicos a S.

Fig. 121: Hoja de Propiedades

de Consultas de Eliminacin

En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica

un criterio de bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los
registros de la tabla especificada en esa columna. Por ejemplo:

Fig. 122: Fila Eliminar en la

Vista Diseo de Consultas de
Eliminacin

Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan
alumnos de Valencia (Dnde Poblacin = "Valencia").
Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria.
Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la
tabla.

Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos
hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn
. Al ejecutar la consulta
se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos
avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa
eliminacin.
Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.
Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn
borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad
referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que
tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido
eliminar tantas filas por infringir esas reglas.
3.10 FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los
registros de una tabla o consulta.
3.10.1 CREAR FORMULARIOS
Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Fig. 123: Opciones para Crear

un Formulario

Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que

contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en
el Panel de Navegacin.
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseo y
tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en
l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms
cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre
el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo
de un formulario.
Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido,
pero en vez de abrirse en Vista Diseo como la anterior opcin, se abrir
en Vista Presentacin. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar
datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde
el Panel de Navegacin.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso
por paso en la creacin del formulario.
Navegacin te permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que
simula la estructura tpica de mens de una pgina web. Podrs elegir entre
seis diseos distintos.

Fig. 124: Opciones para Crear

un Formulario de Navegacin

Ms formularios, despliega un men con otros tipos de formularios

disponibles, como grfico dinmico, tabla dinmica, hoja de datos o
el formulario dividido.

3.10.2 ASISTENTE PARA FORMULARIOS

Esta es la modalidad ms sencilla y dirigida de creacin de formularios.
El asistente se inicia desde la pestaa Crear > grupo Formularios >
botn Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:

Fig. 125: Primera Ventana del

Asistente Para Formularios

En ella elegimos en qu tabla o consulta se basar el formulario y los campos

que queremos incluir en l.
Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable
superior. Si queremos sacar datos de ms de una tabla lo mejor es crear una
consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario sobre
ella.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo
clic sobre el campo y pulsando el botn
sobre el campo.

o simplemente haciendo doble clic

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

quita de la lista de campos seleccionados.

y el campo se

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el

botn

o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el

botn

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el

botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

Fig. 126: Segunda Ventana del

Asistente Para Formularios

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario.

Al seleccionar una opcin de formato aparecer a su izquierda el aspecto que
tendr el formulario con esa distribucin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes
ver a continuacin

Fig. 127: Tercera Ventana del

Asistente Para Formularios

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo
tambin ser el nombre asignado al formulario.
En anteriores versiones disponamos de un paso previo que nos permita
incorporar cierto estilo utilizando las distintas opciones de diseo disponibles.
En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto esttico en la propia creacin
del formulario. Ser ms adelante cuando lo manipularemos para incorporar
estilos, utilizando los temas disponibles.
Antes de pulsar el botn Finalizar podremos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso
veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por
ejemplo:

Fig. 128: Ejemplo de Formulario

de Alumnos

O bien, Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta

opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el
aspecto del formulario, por ejemplo:

Fig. 129: Vista para Modificar

un Formulario

3.10.3 EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrirlo
haciendo doble clic en l, desde el Panel de navegacin. Tambin lo puedes
abrir con el botn derecho del ratn, Seleccionando
contextual.

en el men

El formulario que has creado mostrar sus datos en la Vista Formulario.

Fig. 130: Opcin

Vista Formulario

Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como

si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo
de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los
registros
es el aspecto de la pantalla.

que ya conocemos, lo nico que cambia

3.10.4 LA VISTA DISEO DE UN FORMULARIO

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos
a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos
servimos de los controles que veremos ms adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de
Navegacin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la
opcin
en el men contextual. O bien abrirlo y luego cambiar la
vista desde el botn que ya conocemos de la pestaa Inicio.
Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

Fig. 131: Vista

Diseo de un
Formulario

El rea de diseo consta de tres secciones:

La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que
aparezca al principio del formulario.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o
varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se
visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la
seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al
final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la
opcin Encabezado o Pie del formulario del men contextual de los mismos.

Fig. 132: Opcin para

Ocultar o Ver el
Encabezado o Pie de
Formulario.

Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir
las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos
ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las
opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que tambin puedes ver en la
imagen anterior del men contextual del formulario
3.10.5 LA PESTAA DISEO DEL FORMULARIO

Fig. 133: Pestaa Herramientas de Diseo de Formulario

El primer botn que vemos est localizado en el grupo Vistas, y nos permite
pasar de una vista a otra. Lo utilizaremos mucho.

Fig. 134: Opciones del

Botn Ver

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo (la que estamos

describiendo ahora) y la Vista Formulario que nos presenta los datos del
origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo.
Adems disponemos de la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi
del mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseo pero con las ventajas
de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del
formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su
aspecto final.
Tambin podremos acceder a las vistas Tabla
datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado.

dinmica, Hoja

de

En el grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilo homogneo

al formulario. Lo veremos ms adelante.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos
los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo
como veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos que
podemos incluir en el encabezado y pie de pgina.
En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos
existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de
campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que
sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.

Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos

programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el
botn

Con el botn
hacemos aparecer
cuadro Propiedades del control seleccionado.

desaparecer

el

3.10.6 TEMAS
Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que
presenta un formulario. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que
utilizar por defecto. Si cambias el tema, no lo cambiars nicamente al
formulario en cuestin, sino a todos ellos. Esto no implica que no se pueda
personalizar alguno de sus elementos de forma independiente, de hecho
podemos hacerlo con las herramientas de la pestaa Formato.

Fig. 135: Opciones del

Botn Temas

Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaa Diseo de

las Herramientas de diseo de formulario, en el grupo Temas.
Desde el botn Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que ms
nos guste.

En anteriores versiones no existan los temas, sino que en el momento de la

creacin del formulario se utilizaban unas plantillas con un estilo determinado.
El concepto es similar, con la ventaja de que los temas son ms flexibles.
Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Access se
conectar con la pgina web de Microsoft para adquirir ms temas cuando
stos estn disponibles.
Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los
colores de nuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema
actual... para conservarlo y utilizarlo en otros formularios.
Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic
en Buscar temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, all
donde lo hayamos guardado.
Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo
que desearas, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los
botones Colores y Fuentes.
3.10.7 GRUPO CONTROLES
Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato,
se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que
muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo,
podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando
para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y
agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles.
En el grupo Controles de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo
de controles que se pueden aadir al formulario. Puedes verlos todos pulsando
la flecha inferior derecha del recuadro que los contiene:

Fig. 136: Controles

Utilizables en los
Formularios

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear
el control haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre l. En el men
contextual elegiremos Colocar varios controles.

Fig. 137: Opcin Colocar

Varios Controles

A partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de
este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn
seleccionar la opcin del men contextual para desactivarla.

o volvemos a

El botn
activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos
activado (como en la imagen) al crear determinados controles se abrir
un asistente para guiarnos.
Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles:
Icono

Control
Seleccionar

Descripcin
Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de
seleccin, anulando cualquier otro control
que hubiese seleccionado.
Se utiliza principalmente para presentar un
dato almacenado en un campo del origen
del formulario. Puede ser de dos tipos:
dependiente
o
independiente.

Cuadro de texto

- El cuadro de texto dependiente depende

de los datos de un campo y si modificamos
el contenido del cuadro en la vista
Formulario estaremos cambiando el dato en
el origen. Su propiedad Origen del
control suele ser el nombre del campo a la
que
est
asociado.
El cuadro
de
texto independiente permite por ejemplo
presentar los resultados de un clculo o
aceptar la entrada de datos. Modificar el
dato de este campo no modifica su tabla
origen.
Su
propiedad Origen
del
control ser la frmula que calcular el
valor a mostrar, que siempre ir precedida
por el signo =.

Etiqueta

Sirve para visualizar un texto literal, que

escribiremos directamente en el control o en
su propiedad Ttulo.

Botn

Al pulsarlo se ejecutar la accin que se le

indique, tanto acciones personalizadas
como acciones predefinidas de entre las
ms de 30 disponibles en su asistente.

Control
pestaa

de

Permite organizar la informacin a mostrar

en pestaas distintas.

Hipervnculo

Para incluir un enlace a una pgina web, un

correo electrnico o un programa.

Control
de
explorador web

Permite incrustar una pgina web en el

formulario, indicando su direccin.

Control
de
navegacin

Inserta en el formulario un objeto que facilita

la navegacin por l. Tiene el mismo efecto
que crear directamente un formulario de tipo
Navegacin.

Grupo
opciones

Permite delimitar una serie de opciones

disponibles que guardan una relacin entre
s. Por ejemplo el grupo Gnero que podra
englobar las opciones Hombre y Mujer.
Se recomienda utilizarlo cuando no haya
muchas opciones. Si son ms es preferible
ahorrar espacio con cuadros de lista o
combinados.
Se definen sus opciones mediante un
asistente.

de

Insertar salto de
lnea

No tiene efecto en la Vista Formulario pero

s en la Vista Preliminar y a la hora de
imprimir.

Cuadro
combinado

Es una lista de posibilidades entre las que el

usuario puede escoger si la despliega.
Se definen sus opciones mediante un
asistente.

Grfico

Representacin grfica de datos que ayuda

a su interpretacin de forma visual.

Lnea

Permite dibujar lneas en el formulario, para

ayudar a organizar la informacin.

Botn
alternar

Se suele utilizar para aadir una nueva

opcin a un grupo de opciones ya creado.
Tambin se puede utilizar para presentar un
campo de tipo S/No, si el campo contiene
el valor S, el botn aparecer presionado.

de

Cuadro de lista

A diferencia del cuadro combinado, la lista

de valores aparece desplegada en todo
momento. Esto favorece la posibilidad de
seleccionar ms de una opcin a la vez.
Al igual que los cuadros combinados un
cuadro de lista puede tener una o ms
columnas, que pueden aparecer con o sin
encabezados. Se define mediante un
asistente.

Rectngulo

Permite dibujar rectngulos en el formulario,

para ayudar a organizar la informacin.

Casilla
verificacin

de

Se suele utilizar para aadir una nueva

opcin a un grupo de opciones ya creado, o
para presentar un campo de tipo S/No. Si el
campo contiene el valor S, la casilla tendr
este aspecto

, sino este otro

Marco de objeto
independiente

Para insertar archivos como un documento

Word, una hoja de clculo, etc. No varan
cuando
cambiamos
de
registro
(independientes), y no estn en ninguna
tabla de la base.

Datos adjuntos

Esta es la forma ms moderna y ptima de

incluir archivos en un formulario. Equivale a
los marcos de objeto, solo que Datos
adjuntos est disponible para las nuevas
bases hechas en Access 2007 o versiones
superiores (.accdb) y los marcos pertenecen
a las versiones anteriores (.mdb).

Botn
opcin

de

Se suele utilizar para aadir una nueva

opcin a un grupo de opciones ya creado, o
para presentar un campo de tipo S/No. Si el
campo contiene el valor S, el botn tendr

este aspecto

, sino, este otro

Subformulario/
Subinforme

Para incluir un subformulario o subinforme

dentro del formulario. Un asistente te
permitir
elegirlo.
En versiones anteriores un formulario no
poda incluir un subinforme, en este aspecto
se ha mejorado.

Marco de objeto
dependiente

Para insertar archivos como un documento

Word, una hoja de clculo, etc. Varan
cuando
cambiamos
de
registro
(dependientes), porque se encuentran en
una tabla de la base. Ejemplos: La foto o el
currculum de una persona, las ventas de un
empleado, etc.

Imagen

Permite insertar imgenes en el formulario,

que no dependern de ningn registro. Por
ejemplo, el logo de la empresa en la zona
superior.
Cuadro 1: Controles de
Formulario

Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el

botn
3.10.8 SUBFORMULARIOS
Como hemos visto, existe un control para insertar un subformulario dentro del
formulario principal
. Una combinacin formulario/subformulario se llama a
menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario
principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de
tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos
crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un
subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn
vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn
relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario
presente slo los alumnos matriculados en el curso activo).

3.10.9 TRABAJAR CON CONTROLES

Seleccionar controles.
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est
seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores
de movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms
pequeos) como vemos en la siguiente imagen:
Fig. 138: Control
Seleccionado

A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o

bien son demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o
porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista
desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior
de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja
de Propiedades en la pestaa Diseo.

Fig. 139: Lista de Seleccin

de Controles

Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes

que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa.
Para seleccionar varios controles, mantener pulsada la tecla CTRL y hacer
clic en cada uno de los controles a seleccionar sobre el formulario.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms
rpida: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y
sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un
cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren
en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se
encuentre completamente dentro del cuadrado).

Aadir controles

Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la Lista
de campos haciendo clic en el botn Agregar campos existentes en la
pestaa Diseo.

Fig. 139: Lista de Campos

En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A
continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn
arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que
aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el
nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo.
Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen.
Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen,
utiliza la seccin Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior,
lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo de control que
queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos
posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control,
apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos
el ratn hasta dejar el control del tamao deseado.

Copiar controles
Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios controles de
un mismo tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic
en el botn Copiar de la pestaa Inicio (tambin puedes utilizar la combinacin

de teclas Ctrl+C). Luego pgalos en el formulario utilizando el botn Pegar de

la pestaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl+V.
Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo
tipo. Es especialmente til si ya le has dado un tamao personalizado al
control y quieres que el resto sean idnticos.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un
nombre diferente. Puedes modificar este nombre desde sus Propiedades, si
tienes abierto el panel o desde su men contextual.

Para mover un control de sitio, haz clic sobre l para seleccionarlo y

arrstralo. Debers hacerlo cuando el cursor tenga la siguiente forma:
De esa forma movers tanto el propio control como su etiqueta
asociada. Si lo que quieres hacer es mover nicamente un elemento (bien la
etiqueta, bien el control que representa el dato) debers hacer lo mismo pero
situndote justo sobre el cuadro gris de la esquina superior izquierda. As, lo
movers de forma independiente.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos: se
movern todos.
Cambiar el tamao de los controles.
Para cambiar el tamao de un control hay que seleccionarlo para que
aparezcan los controladores de tamao. A continuacin mover el ratn encima
de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de
una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo
hasta que el control tome el tamao deseado.
Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar
el tamao de uno de ellos, se cambiarn todos.
3.10.10 ORGANIZAR Y AJUSTAR CONTROLES
Hemos visto cmo cambiar el tamao y mover los controles de forma manual,
pero existen otras formas de hacerlo.
Vamos a ver las opciones disponibles en la pestaa Organizar.
Elegir la distribucin de los datos.
Desde el grupo Tabla, podemos elegir si queremos que el formulario organice
sus controles de forma apilada o tabular. Para poder utilizar los botones,

debers seleccionar previamente los controles a los que quieras aplicar la

distribucin. Normalmente sern todos ellos.

Fig. 140: Opciones de

Distribucin de Datos en un
Formulario

- Apilado coloca un campo bajo el otro, con la etiqueta a la izquierda y el dato

a la derecha. Por lo tanto, cada registro estar en una pgina independiente y
tendremos que ir utilizando los botones para ir atrs y adelante en los registros.

Fig. 141: Distribucin de

Datos Apilado

- Tabular, en cambio, coloca las etiquetas en la zona superior y bajo ella todos
los campos organizados por columnas, de forma que cada fila es un registro
distinto.

Fig. 142: Distribucin de

Datos Tabular

Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrs

moverlos a placer o cambiar su tamao de forma individualizada. Estas
restricciones nos aseguran que no romperemos el esquema perfectamente
alineado que Access crea. Si quieres ser libre de modificarlo, debers pulsar el
botn Quitar diseo.
Para alinear

varios

controles,

podemos

moverlos

uno

uno

guindonos por la cuadrcula, pero tenemos una opcin que nos permite
realizar de forma ms cmoda esta tarea.

Fig. 143: Opcin para

Alinear Controles de un
Formulario

Seleccionamos los controles a alinear y, en el grupo Tamao y orden,

pulsamos sobre Alinear. Se desplegar un men con distintas opciones:
- A la cuadrcula alinear los controles seleccionados en el formulario
guindose por la cuadrcula. Es decir, podremos alinear un nico control o
varios a la vez.
- Izquierda, derecha, arriba y abajo, alinear los controles de forma relativa.
Es decir, si seleccionamos por ejemplo dos controles situados a distinta altura y
pulsamos Arriba, ambos se situarn a la misma altura que el ms alto de ellos.
Por ello, no se pueden utilizar estas opciones si hay un nico control
seleccionado.
Desde los botones Traer al frente y Enviar al fondo podemos controlar la
situacin del control en trminos de profundidad. Por ejemplo, si incluimos un
control de imagen, podramos situarla detrs de (al fondo) otros controles,
como un botn o una etiqueta.
Utiliza las opciones del grupo Tamao y orden para ajustar el tamao y
espaciado de los controles.

Fig. 144: Opcin del Grupo

de Herramientas Tamao y
Espacio

Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los

controles que queremos ajustar y pulsamos Tamao y espacio. Luego, hay
que elegir la opcin que ms nos interesa:
Con respecto al Tamao de cada uno de los controles:
- Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su
contenido.
- A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.
- Ajustar al ms alto, al ms corto, al ms ancho y al ms estrecho: todos
los controles toman la altura del ms o menos alto, o la anchura del ms o
menos ancho, respectivamente.
Con respecto al Espaciado que existe entre un control y otro:
- Igualar horizontal e Igualar vertical: mantiene la misma separacin, ya sea
horizontal o vertical, entre los controles. Para que esto tenga sentido, deber
haber seleccionados como mnimo tres controles, de modo que si A y B tienen
un espaciado determinado, B y C tengan el mismo.
- Aumentar horizontal, Disminuir horizontal y sus homlogos para
el vertical, lo que hacen es ir haciendo mayor o menor el espaciado de todos
los controles seleccionados.
Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero
ajustar el tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se
pierde la alineacin.
En el grupo Posicin se puede ajustar el margen de los controles que
seleccionamos.
Desde la opcin Mrgenes de control, podremos elegir entre unos mrgenes
predefinidos: Ninguno, Estrecha, Medio, Ancha.
Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo
que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.

Adems de todas estas opciones, tenemos que tener en cuenta que Access
2010 incorpora una plantilla que facilita la colocacin de los controles. Al
arrastrar un control, ste tender a autoajustarse. Esto significa que
mantendr la separacin entre controles, posicin, tamao y espaciado
adecuados al formulario.
Si movemos el control de una columna a otra, se colorear el espacio que va a
ocupar:

Fig. 145: Espacio a donde

se mover el control
(amarillo)

Y si tratamos de intercalar el control entre otros controles ya existentes, una

lnea mostrar su nueva localizacin y al soltar se ajustar la estructura.

Fig. 146: Lnea de nueva

localizacin.

Nota: Hemos ocultado la cuadrcula para que el ejemplo sea ms claro, pero
evidentemente estamos en la Vista Diseo.
En ocasiones no te interesar que se coloque donde Access elige, en tal caso
elige Quitar diseo y colcalo a tu gusto, a mano o con las opciones vistas
anteriormente.

3.11 LOS INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta,
generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es
que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir
(no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la
informacin y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y
cmo cambiar su diseo una vez creado.
3.11.1 CREAR UN INFORME
Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la
pestaa Crear:

Fig. 147: Opciones del

Grupo Informes

Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene

todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de
Navegacin.
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos
que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este
mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo
y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el
resultado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por
paso en la creacin del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente
apartado.
3.11.2 EL ASISTENTE PARA INFORMES
En la pestaa Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el
botn

Esta es la primera ventana que veremos:

Fig. 148: Primera Ventana

del Asistente para Informes

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del
cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar

datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos
y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para
seleccionarlo y clic sobre el botn
campo.

o simplemente doble clic sobre el

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

quita de la lista de campos seleccionados.

y el campo se

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el

botn

o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el

botn

Luego, pulsamos el botn Siguiente > y aparecer la siguiente ventana:

Fig. 149: Segunda Ventana

del Asistente para Informes

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe.

Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios
conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie
de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic
sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
(o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que

tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se
visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo
por cdigo de curso.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera
correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones

, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha

hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botn
podemos refinar el agrupamiento.
Haciendo clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Fig. 150: Cuadro de Dilogo

del Botn Opciones de
Agrupamiento

Para cada campo por el que se va a agrupar la informacin del informe

podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos
indicar que utilice un intervalo en funcin de determinados valores, que utilice
las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarn en funcin del tipo de datos
y los valores que contenga. Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la
ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el
botn Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente
pgina...

Fig. 151: Tercera Ventana

del Asistente para Informes

En esta pantalla podemos elegir cmo ordenar los registros. Seleccionamos el

campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y
elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente. Por defecto
indica Ascendente, pero para cambiarlo slo deberemos pulsar el botn y
cambiar a Descendente. Como mximo podremos ordenar por 4 criterios
(campos) distintos.
Para seguir con el asistente, pulsamos el botn Siguiente > y aparece la
ventana que puedes ver a continuacin:

Fig. 152: Cuarta Ventana del Asistente para Informes

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe.

Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto
que tendr el informe con esa distribucin.
En
el
cuadro Orientacin podemos
impresin Vertical u Horizontal (apaisado).

elegir

entre

Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los
campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal
como lo dice la opcin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente > y aparece la ltima ventana:

Fig. 153: Ultima Ventana del Asistente para Informes

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo
tambin ser el nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe
preparado para la impresin
o bien,
Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la
ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

3.11.3 LA VISTA DISEO DEL INFORME

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a
Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos
servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que
definimos un formulario.
Para abrir un informe en la vista diseo debemos seleccionarlo en el Panel
de navegacin y pulsar
la pestaa Inicio.

en su men contextual o en la Vista de

Nos aparece la ventana diseo:

Fig. 154: Vista Diseo de un Informe

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

El Encabezado del informe contendr la informacin que se ha de

indicar nicamente al principio del informe, como su ttulo.

El Encabezado de pgina contendr la informacin que se repetir al

principio de cada pgina, como los encabezados de los registros, el
logo, etc.

Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para

un nico registro, y el informe ser el que se encargue de crear una fila
para cada uno de los registros.

El Pie de pgina contendr la informacin que se repetir al final de

cada pgina, como la fecha del informe, el nmero de pgina, etc.

El Pie de informe contendr la informacin que nicamente aparecer

al final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o

pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en
el men contextual del informe. Al hacerlo, se eliminarn todos los controles

definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que

para eliminarlos.
Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada
impresin del informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la
seccin. Para hacerlo debers acceder a la Hoja de propiedades, desde su
botn en la pestaa Diseo > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable,
elige la seccin (Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambia su
propiedad Visible a S o a No segn te convenga. Los cambios no se
observarn directamente en la vista diseo, sino en la Vista preliminar de la
impresin o en la Vista informes.

Alrededor del rea de diseo

tenemos las reglas que nos permiten
medir las distancias y los controles,
tambin disponemos de
Fig.
Ocultar que
o hacer
una 155:
cuadrcula
nos ayuda a colocar
Visibles las secciones de
los controles dentro del rea de diseo.
un Informe

Podemos ver u ocultar las reglas o

cuadrcula desde el men contextual del informe.
3.11.4 LA PESTAA DISEO DE INFORME
Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que
muestra las siguientes opciones:

Fig. 156: Opciones de la Pestaa Diseo de Informe

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los

formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta
barra.

Fig. 157: Opciones de Vista de

Informe

El botn Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo
desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo
ahora,
la Vista
Presentacin que
muestra
una
mezcla
de
la
vista Informes y Diseo y finalmente la Vista Informes que muestra el informe
en pantalla
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de
mandar el informe a impresora.
En el grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilo homogneo
al informe. No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de
los formularios.
El botn Agrupar y ordenar
del grupo Agrupacin y totales permite
modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos
los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo
como veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos que
podemos incluir en el encabezado y pie de pgina.
En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos
existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de
campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que
sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos
programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el
botn

Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro
Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son
parecidas a las de un formulario.
Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic
en el botn

3.11.5 EL GRUPO CONTROLES

Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se
pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos
son ms apropiados para formularios como por ejemplo los botones de
comando.
En la pestaa Diseo encontrars los mismos controles que vimos en el tema
anterior:

Fig. 158: Botones Utilizables para

un Informe

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear
el control haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre l. En el men

contextual elegiremos Colocar varios controles.

A partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de
este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn
seleccionar la opcin del men contextual para desactivarla.

o volvemos a

El botn
activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos
activado (como en la imagen) al crear determinados controles se abrir
un asistente para guiarnos.
Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles:

Icono Control
Seleccion
ar

Descripcin
Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de seleccin,
anulando cualquier otro control que hubiese
seleccionado.
Se utiliza principalmente para presentar un dato
almacenado en un campo del origen del informe.
Puede ser de dos tipos: dependiente o independiente.

Cuadro
de texto

- El cuadro de texto dependiente depende de los

datos de un campo y si modificamos el contenido del
cuadro en la vista Informes estaremos cambiando el
dato en el origen. Su propiedad Origen del
control suele ser el nombre del campo a la que est
asociado.
- El cuadro de texto independiente permite por
ejemplo presentar los resultados de un clculo o
aceptar la entrada de datos. Modificar el dato de este
campo
no
modifica
su
tabla
origen.
Su
propiedad Origen del control ser la frmula que
calcular el valor a mostrar, que siempre ir precedida
por el signo =.

Etiqueta

Sirve para visualizar un texto literal, que escribiremos

directamente en el control o en su propiedad Ttulo.

Hipervnc
ulo

Para incluir un enlace a una pgina web, un correo

electrnico o un programa.

Insertar
salto de
lnea

No tiene efecto en la Vista Formulario pero s en

la Vista Preliminar y a la hora de imprimir.

Grfico

Representacin grfica de datos que ayuda a su

interpretacin de forma visual.

Lnea

Permite dibujar lneas en el formulario, para ayudar a

organizar la informacin.

Botn de
alternar

Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un

grupo de opciones ya creado. Tambin se puede
utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el
campo contiene el valor S, el botn aparecer
presionado.

Rectngu
lo
Casilla de
verificaci
n

Permite dibujar rectngulos en el formulario, para

ayudar a organizar la informacin.
Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un
grupo de opciones ya creado, o para presentar un
campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S,
la casilla tendr este aspecto

, sino este otro

Marco de
objeto
independi
ente

Para insertar archivos como un documento Word, una

hoja de clculo, etc. No varan cuando cambiamos de
registro (independientes), y no estn en ninguna tabla
de la base.

Datos
adjuntos

Esta es la forma ms moderna y ptima de incluir

archivos en un formulario. Equivale a los marcos de
objeto, solo que Datos adjuntos est disponible para
las nuevas bases hechas en Access 2007 o versiones
superiores (.accdb) y los marcos pertenecen a las
versiones anteriores (.mdb).

Botn de
opcin

Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un

grupo de opciones ya creado, o para presentar un
campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S,
el botn tendr este aspecto
, sino, este otro .

Subformu
lario/
Subinfor
me

Para incluir un subformulario o subinforme dentro del

formulario. Un asistente te permitir elegirlo.

Marco de
objeto
dependie
nte

Para insertar archivos como un documento Word, una

hoja de clculo, etc. Varan cuando cambiamos de
registro (dependientes), porque se encuentran en una
tabla de la base. Ejemplos: La foto o el currculum de
una persona, las ventas de un empleado, etc.

Imagen

Permite insertar imgenes en el formulario, que no

dependern de ningn registro. Por ejemplo, el logo de
la empresa en la zona superior.
Fig. 159: Cuadro de Botones y sus Descripciones

Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn

Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los

controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control,

cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o

la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.

3.11.6 AGRUPAR Y ORDENAR

Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir
niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y
sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales. Tambin
podemos definir una determinada ordenacin para los registros que aparecern
en el informe.
Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de
agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe
que ya tenemos definido:
Abrir el informe en Vista Diseo.
En la pestaa Diseo > grupo Agrupacin y totales > pulsar Agrupar y

ordenar

Se abrir un panel en la zona inferior, bajo el informe, llamado Agrupacin,

orden y total:

Fig. 159: Panel de Agrupacin, Orden y Total

Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo. Del

mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden estableceremos un orden
dentro de ese grupo.
Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de
ordenacin dentro de un grupo.
Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y
agrupacin.
Con las flechas

puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.

3.11.7 IMPRIMIR UN INFORME

Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde
distintos puntos dentro de Access.

Imprimir directamente
1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en
el Panel de Navegacin para seleccionarlo.
2. Despliega la pestaa Archivo y pulsa Imprimir. A
aparecern ms opciones, escoger Impresin Rpida.

la

derecha

Si es la primera vez que imprimes el informe, no es conveniente que utilices

esta opcin. Sera recomendable ejecutar las opciones Imprimir y Vista
preliminar, para asegurarnos de que el aspecto del informe es el esperado y
que se va a imprimir por la impresora y con la configuracin adecuadas.

Abrir el cuadro de dilogo Imprimir

1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para
seleccionarlo.
2. Despliega la pestaa Archivo y pulsa Imprimir.
aparecern ms opciones, escoger Imprimir.

la

derecha

3. Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar

algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:

Fig. 160: Cuadro de Dilogo para Imprimir un Informe

Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando

estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos
elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin.

En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos

imprimir Todo el informe o bien slo algunas pginas.

Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar

la pgina
inicial del
intervalo
a
imprimir
y
en
el
recuadro hasta especificar la pgina final.

Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de

dilogo, podremos activar la opcin Registros seleccionados para
imprimir nicamente esos registros.

En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir.

Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus
otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de
cada pgina juntas.
La opcin Imprimir a archivo permite enviar el resultado de la impresin a un
archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botn Propiedades accedemos a la ventana Propiedades de la
impresora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero
nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta
calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc.
Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los
mrgenes, impresin a varias columnas, etc.
Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la
ventana sin aceptar o pulsamos Cancelar no se imprime nada.
Abrir el informe en Vista preliminar
Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista
preliminar del informe en pantalla para luego si nos parece bien ordenar la
impresin definitiva. Hay varias formas de abrir la Vista Preliminar:
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar
pulsar Imprimir y seleccionar Vista previa.

la

pestaa Archivo,

Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de

Navegacin y seleccionar la opcin

en el men contextual.

O, si ya lo tienes abierto, pulsar Ver > Vista

grupo Vistas de la pestaa Diseo o Inicio.

preliminar en

el

3.11.8 LA VENTANA VISTA PRELIMINAR

Fig. 161: Vista Preliminar del Diseo de Impresin de un Formulario

En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora. Observa

cmo se distingue la agrupacin por cdigo de curso.
Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda
una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya
conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una pgina
concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina.
En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa, la pestaa Vista
preliminar, con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:

Fig. 162: Pestaa Vista Preliminar

Es posible que veas los botones de forma distinta, ya que cambian de tamao
dependiendo del tamao de que disponga la ventana de Access.

Los botones del grupo Zoom permiten, tanto aproximar y alejar el

informe, como elegir cuntas pginas quieres ver a la vez: Una
pgina, Dos pginas
, una junta a la otra; o Ms pginas
,
pudiendo elegir entre las opciones 4, 8 o 12. Cuantas ms pginas
visualices, ms pequeas se vern, pero te ayudar a hacerte una idea
del resultado final.

El grupo Diseo de pgina permite cambiar la orientacin del papel

para la impresin y acceder a la configuracin de la pgina.

Las opciones de Datos las veremos ms adelante. Permiten la

exportacin de datos a otros formatos como Excel, PDF o XPS.

Ya slo nos queda elegir si queremos Imprimir o si queremos Cerrar la vista

preliminar para continuar editando el informe.
Recuerda que la Vista preliminar es muy importante. No debes comprobar
nicamente la primera pgina, sino tambin las siguientes. Esto cobra especial
importancia en caso de que nuestro informe sea demasiado ancho, ya que el
resultado podra ser similar al que se muestra en la imagen:

Fig. 163: Vista Preliminar de varias Pginas de un Informe

Si un registro es demasiado ancho, nuestro informe requerir el doble de folios

y ser menos legible.
En esos casos, deberemos valorar si es necesario utilizar una
orientacin Horizontal de la hoja o si es ms conveniente estrechar la
superficie del informe o sus controles.
Cuando, como en la imagen, nuestros registros realmente no ocupen mucho y
lo que se vaya de madre sea uno de los controles que introduce Access
automticamente (como el contador de pginas), lo ms sencillo es mover o
reducir el control. Tambin ser conveniente estrechar controles cuando
veamos que realmente se les ha asignado un espacio que no utilizarn nunca
(por ejemplo si el cdigo de cliente est limitado a 5 caracteres y se le dedica
un espacio en que caben 30).

ENLACES BIBLIOGRFICOS
http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/conceptos-basicos-sobrebases-de-datos-HA010064450.aspx
http://www.monografias.com/trabajos34/base-de-datos/base-dedatos.shtml#modelo
http://www.ecured.cu/index.php/Sistema_Gestor_de_Base_de_Datos
http://uvfdatabases.wordpress.com/2009/02/07/tipos-de-usuarios-de-labase-de-datos/
http://www.aulaclic.es/access2000/b_3_1_1.htm
http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/conceptos-basicos-deldiseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx
http://www.aulaclic.es/access-2010