CONTABILIDAD Y COSTOS

Ivn Echaiz

MODULO 1:
CARACTERSTICAS DE LA INFORMACION.
Desde los inicios de la actividad econmica en el mundo y concretamente desde el
nacimiento de las primeras empresas, la informacin sobre sus actividades ha ido
tomando una importancia vital, que al da de hoy la empresa que no cuente con un
adecuado sistema de informacin, se puede decir que est actuando en una
penumbra, que con el paso del tiempo la puede llevar a perder la razn de su
existencia.
Dependiendo del tamao de la empresa, da a da, est enfrentada una serie de
hechos, los cuales generan una serie de datos independientes, que para un
adecuado anlisis requieren previamente de un determinado ordenamiento, de
una agrupacin lgica y de una clasificacin sistemtica, que permita que dichos
datos se transformen en una informacin til para la direccin de la empresa.
Por tanto, el concepto de dato se puede definir como el conocimiento aislado de
una situacin y que por ser parcial, no permite visualizar los efectos que l puede
generar, o bien, comprender claramente la tendencia futura que puede implicar en
s mismo el slo hecho de existir de dicho dato.
En consecuencia, el dato procesado mediante un registro adecuado, presentado
en una agrupacin y clasificacin relevante, se puede transformar en informacin
comprensible, orientadora de una actividad y que permita controlarla y redefinirla,
para la gestin futura de la empresa.
De ah que todo tipo de informacin, para que sea til y aprovechable, debe
cumplir, al menos, con los siguientes requisitos:
Significativa: Se considera que la informacin es significativa, cuando ella da a
conocer con propiedad algo determinado. Adems es necesario que ella sea clara,
lo que implica que la informacin que se entregue no deber contener conceptos
mezclados a fin de que el usuario la pueda interpretar sin un grado excesivo de
dificultad. En igual forma debe ser verdadera, los datos que se entreguen deben
ser veraces, sin ocultarlos o distorsionarlos, para favorecer beneficios propios o de
terceros. Adicionalmente debe ser exacta, de manera tal que los elementos
cuantitativos debern ser precisos y sin errores en sus clculos. Finalmente el
hecho que sea significativa, requiere que la informacin que se entregue a los
diversos niveles de la empresa, est de acuerdo con las necesidades especficas
de la persona a quien se dirige.

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Completa: Mientras ms variables se incorporen en la informacin, las decisiones

que se tomen en la empresa, sern con un respaldo de mayores antecedentes.
Econmica: La inversin que se requiera en la estructuracin de un sistema de
informacin, debe tener presente el problema costo-beneficio, lo cual implica que
la inversin en todo sistema debe considerar los beneficios indirectos que se
pueden obtener al constar con una buena informacin.
Oportuna: La entrega de la informacin cuando ella realmente se requiere es
importantsima e incluso para determinadas decisiones la informacin inoportuna,
no tiene ninguna relevancia, transformndose en un gasto producto de la
ineficiencia de los responsables de ella.
En resumen, se dice que la informacin es RACIONAL, cuando sta es
significativa, completa y econmica, y si adems se obtiene oportunamente, se
est en presencia de informacin OPTIMA.
RESEA HISTORICA DE LA CONTABILIDAD.
En un comienzo, el hombre efectuaba transacciones o intercambios, pero esto era
slo a travs del trueque. Una vez que las necesidades se fueron incrementando,
no slo por el incremento vegetativo de la poblacin, sino porque se fueron
creando nuevas necesidades y a la vez nuevos bienes para satisfacerlas, se fue
haciendo ms imperiosa la necesidad de recopilar o tener informacin.
Adicionalmente la mayor produccin, primeramente de alimentos y vestuario,
empez a nacer el concepto de ventas al crdito, hacindose ms imperativo
contar con informacin donde se recopilara las obligaciones contradas y los
derechos sobre los crditos otorgados.
Las bases de la contabilidad se remontan al siglo XIII y el verdadero auge nace
cuando el religioso Lucas Paccioli crea el sistema de la Partida Doble, cuyo
postulado fundamental establece que no hay deudor sin acreedor.
En Chile, los fundamentos jurdicos y normas que regular la contabilidad estn
contenidos en el Cdigo de Comercio (Art. 25 al 44), que establece las
caractersticas principales de la confeccin de la contabilidad, estableciendo los
libros bsicos de ella (Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor y
Libro Copiador de Cartas.) Por su parte, el Cdigo Tributario, imparte algunas
normas contables, en los Arts. 16 al 20, agregndose otras normas y circulares
emitidas por Servicio de Impuestos Internos, que le han dado, al da de hoy, las
principales caractersticas y requisitos que debe reunir la Contabilidad.

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LAS EMPRESAS UNIDADES ECONOMICAS.

En trminos generales, se puede definir a la empresa como el conjunto de
elementos materiales, humanos y de recursos monetarios, los cuales deben
interactuar coordinadamente para lograr un objetivo especfico.
Las empresas pueden ser clasificadas desde tres puntos de vista:
a.) De acuerdo a la propiedad del capital aportado:
a.1.) Empresas pblicas: son aquellas en que el Estado es el dueo de capital.
a.2.) Empresas Semi-pblicas: El capital es aportado por el Estado y
Particulares.
a.3.) Empresas Privadas: El total del capital pertenece a particulares.
b.) De acuerdo al tipo de actividad que desarrollan:
b.1) Empresas Comerciales: Son aquellas que comercializan bienes elaborados
por terceros, es decir, se dedican a la compra-venta de bienes.
b.2.) Empresas Industriales: Son aquellas que elaboran productos, a travs de
la transformacin de ciertos insumos, los cuales pueden ser comercializados
directamente o a travs de terceros.
b.3) Empresas Financieras: Son aquellas que captan recursos financieros, para
luego colocarlos en el mercado de capitales.
b.4.) Empresas de Servicios: Son aquellas que prestan servicios intangibles a
los consumidores.

c.) De acuerdo a su constitucin jurdica:

c.1.) Sociedades de Hecho: Son constituidas por una o ms personas, las
cuales deciden efectuar una explotacin especfica, por un determinado perodo,
siendo su caracterstica fundamental que utiliza el RUT. de uno de los asociados,

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no pudiendo utilizar un nombre de fantasa, sino que se debe usar el nombre de

uno de los asociados seguido de las palabras y Otro o y Otros.
c.2.) Empresa Unipersonal: Su dueo es una persona natural y debe utilizar su
propio RUT. en su actividad econmica de la empresa.
c.3.) Empresa de Responsabilidad Limitada: Est constituida por dos o ms
personas naturales, debe obtener un RUT. distinto al de los socios. La
administracin puede ejercerse en forma conjunta o segn acuerdo de los socios.
La cesin de los derechos sociales, debe ser aprobada por el resto de los
socios.
c.4.) Empresa en Comandita Simple: Se constituye por dos o ms personas
naturales, de los cuales algunos tienen el carcter de Gestores y otros de
Comanditarios. Los Gestores son los encargados de la administracin y no
pueden ceder sus derechos sin contar con la aprobacin de los Comanditarios.
Estos ltimos no pueden intervenir en la administracin y pueden ceder libremente
sus derechos.
c.5.) Empresa en Comandita por Acciones: Se constituye por dos o ms
personas naturales, de los cuales algunos tienen el carcter de Gestores y otros
de Comanditarios. Los Gestores son los encargados de la administracin y no
pueden ceder sus derechos sin contar con la aprobacin de los Comanditarios.
Estos ltimos no pueden intervenir en la administracin y pueden ceder
libremente sus derechos. Los aportes de los Comanditarios se traducen en
ttulos de acciones, los cuales representan el monto de sus aportes.
c.6.) Sociedad Annima Cerrada: Habitualmente son de corte familiar, deben
determinar un Directorio y definir el responsable de la gestin de la empresa. Para
ceder sus derechos, deben dar prioridad a los restantes accionistas. Las acciones,
que representan los montos que aportaron los accionistas en la constitucin de la
sociedad, no se transan en la Bolsa de Comercio.
c.7.) Sociedad Annima Abierta: Las acciones, que representan los montos
que aportaron los accionistas en la constitucin de la sociedad, se transan
libremente en la Bolsa de Comercio. La Junta de Accionistas es el mayor nivel
jerrquico en la empresa, el cual debe nominar un Directorio, el cual a su vez,
debe designar el Gerente General de la empresa. Este tipo de sociedades son
supervisadas por la Superintendencia de Sociedades Annimas y Compaas de
Seguro, trimestralmente.

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LA CONTABILIDAD Y LA EMPRESA.
Una empresa para operar como tal, debe cumplir, al menos, con los siguientes
trmites legales:
* Escritura social: Salvo el caso de las sociedades de hecho y unipersonales.
* Iniciacin de Actividades: Ante el Servicio de Impuestos Internos.
* Permisos de patente: Ante la respectiva Municipalidad.
* Permisos sanitarios: Ante el Servicio Nacional de Salud.
* Trmites laborales: Ante la Direccin del Trabajo, Instituciones Previsionales,
Instituto de Seguridad del Trabajo, etc.
Para los aspectos formales del sistema contable, para aquellas empresas que
estn obligadas a llevar contabilidad completa, deben cumplir con ciertas
formalidades, tanto para los registros a utilizar en el sistema, como los formularios
legales que deben sustentar las diferentes transacciones contables que desarrolle
en su actividad diaria:

Registros contables:
-

Libro de Inventarios y Balances.

En este libro se deben registrar detalladamente los
aportes iniciales recibidos por la empresa y los
Balances detallados correspondiente a cada ejercicio
comercial.
Libro Diario.
Conceptualmente en este libro se deben registrar
todas y cada una de las transacciones diarias que
ocurren en la empresa, en estricto orden cronolgico.
Libro Mayor.
En este libro se deben resumir, de acuerdo a su
naturaleza, todas y cada una de las transacciones
registradas en el Libro Diario, de tal forma que existir
un Libro Mayor, en el cual se registrarn todos los
ingresos y egresos que afecten a la Caja de la
empresa, por ejemplo.

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Libro de Compras y Ventas.

En este libro se deben registrar en un lado todas las
facturas de compras recibidas por la empresa,
detallando por cada una de ellas: el nombre del
emisor de la factura, el N de la factura, la fecha de la
factura, el RUT, el valor neto, el monto de IVA y el
valor total.
En el otro lado de este libro, se den registrar
detalladamente todas las facturas de ventas emitidas
por la empresa, indicando por cada una de ellas: el
nombre a quien se le emiti la factura, el RUT, el N
de la factura, la fecha de la factura, el valor neto, el
monto del IVA y el valor total. Adems aqu tambin se
debe anotar el valor de las Boletas de Compra-Venta,
indicando el valor del IVA y el N de las mencionadas
boletas.

Libro de Remuneraciones.
En este libro se deben detallar el nombre del
trabajador, el RUT, el sueldo base, otros haberes,
descuentos legales y otros descuentos y determinar el
sueldo lquido a recibir por el trabajador.

Libro de Honorarios y Prestaciones de Servicio.

En el se deben registrar las Boletas de Servicios
recibidas por la empresa y las que ella emita por las
prestaciones de servicios a terceros.

Tarjetas de Control de Existencias.

En dichas tarjetas se debe llevar un control
pormenorizados de los movimientos en unidades
fsicas y valorizados, correspondientes las existencias
que posea la empresa.

Formularios contables:
-

Facturas de Ventas.
Sustenta la transferencia de bienes y/o servicios entre
la empresa y un comprador. Debe contar de un
original(Cliente) y dos duplicados(Control Tributario y
Correlativo S.I.I.) Slo el original da derecho al uso del
impuesto IVA.

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Boleta de Compra-Venta.
Tambin sustenta la transferencia de bienes y/o
servicio, pero no derecho al uso del impuesto IVA. No
detalla por separado el valor neto y el valor del IVA.
Se
emite
en
original(Correlativo
S.I.I.)
y
duplicado(Cliente.)

Gua de Despacho.
Reemplaza transitoriamente a la factura de venta,
pero no derecho al uso del impuesto IVA. Su formato
es similar al sealado en la factura de ventas. Cuando
se emite una gua, posteriormente debe ser
refrendada por su respectiva factura de venta, con
fecha del mes en que se emiti la Gua.

Nota de Crdito.
Puede ser utilizada para anular o rebajar parte de una
factura de venta por descuento, para corregir errores
en los datos de una factura de ventas. Su formato es
similar al de la factura de venta.

Nota de Dbito.
Se debe utilizar para corregir cambios en los precios
cobrados en una factura de venta y para cobrar
intereses por mayor plazo en el pago de una factura.
Su formato es similar al de la factura de venta.

Facturas de Compras.
Pueden ser utilizadas por las empresas cuando
efectan compras a personas naturales, permitiendo
pagar al proveedor el valor neto y el monto del IVA se
debe integrar a Tesorera por la empresa. Su formato
es similar al de la factura de venta.

Boletas de Prestaciones de Servicios,

Pueden ser emitidas por la empresa, cuando un
trabajador independiente no cuenta con boletas
propias, para sustentar la prestacin de servicio no
habitual. Se emite en original(Correlativo S.I.I.) y
copia(Trabajador).

Control de Asistencia.

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Esta exigencia se puede cumplir mediante un libro, o

bien, mediante tarjetas de reloj control. Se debe
controlar los ingresos y salidas diarias a la empresa,
que efecte un trabajador.
Tanto los registros legales como los formularios que sustentan las transacciones
de la empresa, deben ser previamente timbrados, ya sea por el Servicio de
Impuestos Internos o por la Direccin del Trabajo, segn sea el caso de cada
registro y/o formulario.
Adicionalmente se debe tener en cuenta que tanto los registros como los
formularios que sustentan la contabilidad, al da de hoy pueden ser elaborados
computacionalmente, lo que permite una mayor eficiencia y rapidez en las
operaciones diarias que puede tener la empresa.

DEFINICIN, OBJETIVOS Y MISIN DE LA CONTABILIDAD.

En trminos generales, se puede decir que la Contabilidad es un tcnica auxiliar
de la organizacin de empresa que nos entrega el mximo de informacin de tipo
econmico y financiera de una empresa, a un mnimo costo.
Tambin se puede agregar que la Contabilidad es una tcnica de la economa que
tiene por funcin registrar hechos que conforman la actividad econmica de una
empresa, en forma sistemtica y que tiene por objetivo entregar informacin
ptima acerca de su desarrollo, para lograr a su vez, la eficiencia y eficacia en esa
actividad humana.
Del anlisis de ambos conceptos la Contabilidad debe ser capaz de registrar los
hechos econmicos, en forma sistemtica, vale decir, como un sistema
preestablecido con normas, doctrinas, las que ordenadamente conllevan a un fin
determinado, o bien, que en forma metodolgica deber estar orientada a preparar
INFORMACIN, lo cual es su principal objetivo, implicando adems el concepto
de CONTROL.
En consecuencia, la misin fundamental de la Contabilidad es proporcionar
informacin OPTIMA, la que debe estar relacionada con el movimiento propio de

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la empresa, reflejando su situacin y desenvolvimiento, con el fin de aportar

antecedentes para la toma de decisiones de sus niveles jerrquicos,
proporcionando adems informacin til a los organismos externos fiscalizadores
y otros usuarios que puedan tener intereses sobre ella.
La funcin contable debe ser desarrollada por los Contadores Generales, quienes
tienen como responsabilidad bsica planificar y disear un sistema adecuado para
la empresa, verificando y controlando los procedimientos de los registros
contables de las operaciones, con el objetivo final de confeccionar e interpretar los
estados financieros que dicen relacin con todos los movimientos que ella realiza.
Como la contabilidad debe estar presente en todas las empresas, es necesario
que el profesional Contador General, domine ciertos principios bsicos, los cuales
permiten que ante una situacin especfica, dichos profesionales tengan un criterio
de actuacin similar, facilitando la comprensin de los hechos econmicos en
cualquier tipo de empresa.
El Colegio de Contadores de Chile, en su Boletn Tcnico N 1, estableci
principios y normas, que permiten actuar coordinadamente a estos profesionales,
antes las diferentes situaciones que se ven enfrentadas en su diario vivir las
empresas.
A continuacin se enumeran los Principios de Aceptacin General, sobre los
cuales se sustentan las actividades del contador de una empresa:
1.- Equidad 2.- Entidad Contable 3.- Empresa en Marcha 4.-Bienes Econmicos
5.- Moneda 6.- Perodo de Tiempo 7.- Devengado 8.- Realizacin 9.- Costo
Histrico 10.- Objetividad 11.- Criterio Prudencial 12.- Significacin o Importancia
Relativa 13.- Uniformidad 14.- Contenido de Fondo Sobre la Forma 15.Dualidad Econmica 16.- Relacin Fundamental de los Estados Financieros 17.Objetivos Generales de la Informacin Financiera y 18.- Exposicin.

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