Proceso
Autorizacin Operador Econmico Autorizado
Etapa
Presentacin de la Solicitud de Autorizacin
V. I.0
Octubre 2012
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Contenido
1. Introduccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.
3.
4.
5.
6.
Presentacin de la Solicitud. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
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1. INTRODUCCIN
La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, dando cumplimiento al Plan Estratgico
2010-2014 con el compromiso Misional de Asegurar y facilitar las operaciones de comercio
Exterior y en virtud de las disposiciones contempladas en el marco normativo SAFE de
la Organizacin Mundial de Aduanas OMA, el cual promueve en las Aduanas del mundo, la
implementacin del modelo Operador Econmico Autorizado, con el fin de contribuir a mejorar
la seguridad en la cadena de suministro Internacional, pone a disposicin de los Usuarios de la
cadena de suministro Internacional interesados en obtener la autorizacin como OEA, el Servicio
Informtico de Registro, Autorizaciones y Certificaciones, a partir del 29 de octubre de 2012.
Por lo anterior, se pone a disposicin a travs de los servicios informticos electrnicos, el trmite
correspondiente a la Presentacin de la solicitud de autorizacin, con lo cual se podrn realizar
las siguientes actividades:
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nico:
Ingresos:
Servicio:
Control:
Automatizado:
Integralidad
Este principio bsico del modelo de gestin MUISCA comprende todos los aspectos institucionales
indispensables para dar un gran salto cualitativo como lo exigen las necesidades apremiantes del
pas en materia de recursos y como requisito fundamental para la consolidacin de la democracia
colombiana.
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En relacin con el principio de integralidad, se establecen para la DIAN cuatro caminos estratgicos
que articulan estos componentes de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
Unicidad
A travs de este principio bsico, la DIAN se estructura como un todo nico, definido en elementos
interrelacionados comprometidos con un propsito o misin, que a su vez tiene los lmites propios
que le permiten interactuar con otros organismos dentro de un entorno.
Adaptabilidad al cambio
Establecer este principio para la DIAN a travs del modelo de gestin MUISCA, le permite
reconocerse como organismo vigente en el tiempo, que trasciende sus lmites para integrarse con
otros organismos nacionales e internacionales, y se hace relevante para la viabilidad del Estado
a travs de sus diferentes entornos y gobiernos.
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No obstante, cabe sealar que el presente documento se concentrar en las instrucciones para
desarrollar la primera etapa de Presentacin de la solicitud, a travs de los servicios informticos
electrnicos de la DIAN, la cual comprende:
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Funcionarios
Autoridades de Control
DIAN
INICIO
Diligencia y Presenta
la Solicitud de Autorizacin
Verifica cumplimiento
de condiciones
Acepta o rechaza
solicitud
Analiza y estudia
la empresa
Rechaza visita
de validacin
Elabora
concepto tcnico
Sesin y expedicin
Concepto de viabilidad sobre
autorizacin o negacin de
la Autorizacin - Comisin
Intersectorial-
FIN
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Agilidad
La automatizacin del procedimiento de autorizacin, reducir los tiempos que demandan las
diferentes actividades por parte de usuarios externos e internos, toda vez que permitir:
Cruces de informacin con fuentes internas de la DIAN, que permitirn la carga automtica
de informacin.
Disponibilidad del Servicio Presentacin de Informacin por envo de archivos para el
diligenciamiento de Prevalidadores
Consultas automatizadas y seguimiento a tareas en el desarrollo del procedimiento
Disponibilidad de funcionalidades como bandejas de tareas, mensajes de ayuda, alarmas
y otros que facilitarn el procedimiento y reducirn los tiempos de ejecucin.
Facilitacin
El servicio informtico simplificar a los interesados, las actividades relacionadas con el acceso
a la figura desde la solicitud de autorizacin, a travs del diligenciamiento Web, el cual dispone
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Cobertura
Al permitirse el diligenciamiento Web de la solicitud de autorizacin, se ampla la cobertura y
alcance tanto del servicio como de la figura del OEA, pudiendo llegar a un mayor nmero de
usuarios, y desde un mayor nmero de lugares.
Calidad de la informacin
La automatizacin del procedimiento de autorizacin, permite disponer de datos ms confiables,
en tanto que pone a disposicin del usuario herramientas para la entrega de informacin sin
necesidad de digitalizarla de nuevo, dispone de mecanismos a travs de los cuales se puede
cotejar la informacin suministrada con fuentes internas y reduce el margen de error en
informacin que deba ser digitalizada, mediante el uso de mensajes de ayuda para el usuario a
travs de todo el procedimiento.
Internacionalizacin
El diseo e implementacin de esta primera fase del servicio informtico para la autorizacin del
OEA, tuvo en cuenta desde los parmetros establecidos en el marco SAFE de la OMA, hasta
las mejores prcticas implementadas por pases que ya cuentan con un servicios automatizadas
para los procedimientos relacionados con la figura, como son el modelo CT-PAT de la Aduana
Norteamericana y el modelo de AEO de la Aduana de Espaa y de la Unin Europea.
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6. Presentacin de la Solicitud
Presente su solicitud, cuando est totalmente seguro de que el interesado cumple con la totalidad
de condiciones y requisitos establecidos por la legislacin vigente. Recuerde que sta, prev la
inhabilidad para presentacin de una nueva solicitud en varios casos. Consulte la Resolucin
11434 de 2011en los siguientes apartes:
Pargrafo 1 del artculo 5. 2 ; Pargrafo 2 del artculo 7. 3 ; Prrafo 2 del artculo 8 y Pargrafo
del artculo 12.
6.1 Diligenciamiento y Envo de la Solicitud de Autorizacin
Lea con detenimiento el siguiente mensaje:
Con el fin de identificar dentro del proceso la situacin en la que se encuentra la solicitud
de autorizacin, el Servicio Informtico ha establecido para sta, diferentes Estados .
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Anulada por el Solicitante: Solicitud anulada por el Solicitante. La anulacin por parte del usuario,
se podr realizar nicamente mientras la solicitud de autorizacin se encuentra en estado temporal
Anulada Automticamente: Solicitud anulada automticamente por el servicio informtico. Esta
proceder en el caso mencionado inicialmente; es decir, cuando no se lleva a cabo el envo por
parte del usuario, dentro del trmino indicado.
Enviada: El estado ENVIADA, indica que un formulario 020 se recibi con la intencin de
presentar una solicitud. A partir de esta fecha, empiezan a correr los trminos para la entrega de
la informacin complementaria (Prevalidadores) y la radicacin de los documentos soporte.
En espera de Documentos soporte: Es un estado de alerta y espera, mientras se determina la
radicacin de los documentos soporte por parte del interesado.
Presentada: Es un estado dentro de la formalizacin (formato 1638), que indica que una solicitud
se present con el cumplimiento de los requisitos establecidos. A partir de su fecha, empiezan a
correr trminos para que la DIAN decida sobre la aceptacin o rechazo de la solicitud.
No Presentada: Es un estado dentro de la formalizacin (formato 1638) que indica que una
solicitud enviada, no cumpli con los requisitos exigidos. A partir de su fecha, se cierra el asunto.
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Pantalla:
Registros, Autorizaciones, Certificaciones. Esta pantalla le presenta las opciones Consultar
Solicitudes y Diligenciar, firmar y enviar Solicitud.
Seleccione la opcin 2. Diligenciar, firmar y enviar Solicitud. Esta accin, le conducir a la siguiente
pantalla.
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Pantalla:
Registros, Autorizaciones y Certificaciones - Diligenciar, Firmar y Enviar Solicitud
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Casilla - Calidad Usuario Operador Econmico: Seleccione el valor que por defecto le muestra
el servicio Informtico, el cual corresponde a Exportador, para el caso de los usuarios que
seleccionaron en el anterior valor OEA.
Esta tabla mostrar ms valores, cuando se ample la convocatoria a otros tipos de usuario de la
cadena de suministro Internacional para la aplicacin a la autorizacin.
Casilla - Carcter de la Solicitud o Registro: Seleccione el valor que por defecto le muestra el
servicio informtico, el cual corresponde a Individual.
De click en el botn Siguiente
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Contine el diligenciamiento:
Casilla - Correo Electrnico: Diligencie el correo electrnico del interesado
Casilla Telfono: Diligencie el nmero de telfono del interesado
Casilla -Direccin de Notificacin: Diligencie la Direccin de Notificacin del interesado. El servicio
le proporciona una tabla con las principales opciones para facilitarle esta tareaCasilla Pas: Por defecto, el Servicio Informtico cargar en esta casilla, Colombia.
Casilla Departamento: Seleccione de la tabla de valores, el departamento en el que se encuentre
ubicada la direccin de notificacin
Casilla Ciudad: Seleccione de la tabla de valores, la ciudad en la que se encuentre la direccin
de notificacin. En el caso en que el departamento seleccionado en la casilla anterior, sea Bogot,
el servicio cargar automticamente la ciudad Bogot en esta casilla.
Casilla -Direccin Pagina Web: Diligencie la direccin de la pagina Web del interesado, en caso
de tenerla. Esta casilla no es de obligatorio diligenciamiento.
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Este mensaje, tiene como objeto informar al Usuario el nmero de solicitud que le fue
asignado y recordarle los tiempos y trminos para los pasos siguientes del procedimiento
de solicitud.
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Pantalla:
Infraestructura fsica y Registro de Actividades
El servicio Informtico le indicar en la parte superior de la pantalla, el nmero de la solicitud y
el carcter de la solicitud o registro y le mostrar en un texto, cual es el objeto de la informacin
solicitada.
El servicio le permitir regresar a la pgina anterior, o continuar a la siguiente mediante dos
botones: Anterior y Siguiente.
Oprima el botn Registrar Datos.
El servicio Informtico, le desplegar inmediatamente en un recuadro, la seccin Infraestructura
Fsica y Registro de Actividades el cual contiene 2(Dos) pestaas: Informacin de Predio /Lugar
y Actividades
Informacin de Predio /Lugar: Contiene las siguientes casillas:
Casilla - Tipo de Predio/Lugar: Seleccione de la tabla de opciones, el nombre del tipo de predio
o lugar en el cual, el interesado desarrolla sus actividades, teniendo en cuenta que en estos sea
posible la verificacin del cumplimiento de cualquiera de los requisitos de seguridad establecidos
en las normas vigentes
Casilla - Nmero Cdigo /Lugar: Digite el cdigo (puede ser alfanumrico), que identifique el tipo
de predio o lugar seleccionado en la casilla anterior, en caso de tenerlo. El diligenciamiento de
esta casilla no es obligatorio.
Casilla - Denominacin del Predio o Lugar: Diligencie en esta casilla, si es que lo tiene, el nombre
del predio o lugar al que est haciendo referencia.
Casilla Departamento: Seleccione de la tabla, el departamento en el cual se encuentra ubicado
el predio o lugar indicado anteriormente
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Pantalla
Compromisos que se asumen cuando se apruebe la solicitud
El servicio le desplegar la lista de Compromisos u obligaciones que asume el interesado y que
deber cumplir una vez le sea concedido el estatus como OEA.
Es importante que se detenga en cada uno de ellos y lo lea cuidadosamente, antes de marcarlo.
Marque cada uno de los cuadros que aparecen a la derecha de de cada una de los compromisos
y oprima el botn Siguiente. No debe dejar ninguno sin marcar.
Pantalla
Relacin Documentos Soporte
El servicio le desplegar a manera informativa, la lista de documentos soporte que el solicitante
deber radicar en las oficinas de la DIAN, como parte de la informacin complementaria asociada
a la solicitud enviada. El servicio mostrar los documentos soporte que correspondan a cada tipo
de Usuario, pudiendo variar entre uno y otro.
Oprima el botn Siguiente
Pantalla
Informacin Complementaria de la Solicitud
El servicio le presentar a manera de informacin, la lista de los prevalidadores que el solicitante
deber diligenciar y enviar a travs del servicio correspondiente, como parte del proceso de
presentacin de la solicitud. Cada uno de los prevalidadores indicados, dispone de un botn, el
cual contiene un mensaje de ayuda que le describe el objeto del mismo.
Pantalla:
Empleos y Autoridades de Control Participantes
Esta pantalla contiene 2 (dos) secciones.
Seccin Empleos
El servicio le mostrar una tabla compuesta por 5 filas y 3 columnas
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Las filas, hacen referencia al nivel del cargo y las columnas al nmero de empleos dentro de cada
nivel.
El servicio ha previsto que los niveles de los cargos que aqu se indican, no corresponden
necesariamente a los niveles de cargo reales que tiene cada empresa; pero ha considerado
que estos, son referentes que pueden aplicarse de manera general en cualquier esquema
organizacional. Usted debe diligenciar la tabla, procurando adecuar la estructura actual de cargos
del interesado a este esquema.
En Columna No. Empleos Directos: Digite el nmero de empleos contratados directamente
por el solicitante dentro del nivel administrativo, asesor, auxiliar, Directivo, Tcnico u Operativo
respectivamente.
En Columna No. Empleos Indirectos: Digite el nmero de empleos contratados de manera indirecta
por el solicitante; esto es, a travs de un servicio tercerizado dentro del nivel administrativo,
asesor, auxiliar, Directivo, Tcnico u Operativo respectivamente.
En Columna No. Empleos: El servicio informtico, cargar los valores correspondientes a cada
nivel dentro de esta columna, haciendo la sumatoria automtica de los valores anteriormente
digitados por el solicitante.
Seccin: Autoridades de Control Participantes
El servicio le indicar por defecto, las Autoridades de control que necesariamente participan en
el proceso de autorizacin del solicitante (DIAN y Direccin Antinarcticos) y le ofrecer la opcin
de agregar las dems que el solicitante considere, ejercen control sobre sus operaciones, de
acuerdo con la naturaleza de su actividad.
Si desea registrar otra u otras Autoridades de Control, Oprima el botn Registrar Datos
El Servicio le desplegar un recuadro con la seccin Autoridades de Control Participantes.
Seleccione de la tabla, la Autoridad que requiera.
Tenga en cuenta que con esta informacin, las Autoridades de control, podrn establecer las
empresas que sern objeto de validacin de requisitos por cada una de ellas. Oprima el botn
Guardar
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Botn Remover. Cuando requiera eliminar cualquiera de las autoridades de control que han sido
registradas por Usted, ubique el puntero del mouse sobre el cuadro dentro de la opcin Remover
que corresponda a la autoridad que quiera eliminar y dele click. Esta accin, le permitir eliminar
dicho registro. El botn remover no le permitir eliminar las Autoridades cargadas por defecto
como son la DIAN y Antinarcticos.
Cuando termine de diligenciar la totalidad de las casillas, oprima el botn Guardar. El servicio
informtico le mostrar un mensaje con el siguiente texto:
Una vez culminado el diligenciamiento de la Solicitud No. XXXXXX, haga clic en el botn
Enviar solicitud para proceder con su firma y envo. Para la suscripcin de la solicitud
se debe contar con el mecanismo digital emitido por la DIAN. Si antes de firmar y enviar
la solicitud desea revisar los datos registrados en la misma, puede generar un PDF del
borrador dando clic en el botn correspondiente. Al mismo tiempo, Usted dispondr en la
parte inferior de la pantalla de botones que le permitirn realizar las siguientes acciones,
luego de oprimir el botn Cerrar
Botn Anterior: Oprima este botn cuando desee devolverse. El servicio le permite devolverse
una pgina cada vez.
Botn Guardar: Oprima este botn para guardar la informacin registrada en la pantalla
Botn Borrador: Oprima este botn si desea visualizar el documento en PDF de la Solicitud
diligenciada. Este, ya deber contener el nmero de formulario asignado y la marca de agua
Borrador
Botn Finalizar diligenciamiento: El servicio informtico mostrar este botn, nicamente en el
caso en que el usuario que se encuentre diligenciando la solicitud, sea una persona autorizada
a travs del servicio de autorizaciones / Poderes, por parte del interesado. Oprima este botn
cuando est seguro que la totalidad de la solicitud ha sido diligenciada.
Cuando Usted ha actuado como autorizado, es indispensable que oprima este botn, para que el
servicio le permita a quien le autoriz, acceder y realizar las acciones que le corresponden, como
diligenciamiento de las manifestaciones, compromisos y firma digital de la solicitud. Recuerde
que como Autorizado, Usted nicamente podr diligenciar una solicitud, pero no podr firmarla
y enviarla.
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Tenga en cuenta que en esta primera etapa del servicio informtico, el servicio de autorizaciones
y Poderes no estar habilitado para el proceso de Autorizaciones OEA . Esta informacin se
registra para que usted conozca el funcionamiento de los botones en condiciones normales.
Para asegurar este proceso, el servicio le mostrar un mensaje con el siguiente texto:
A continuacin, se realizar la finalizacin del diligenciamiento y se enviar para firma la
solicitud, si continua posteriormente no podr modificar esta solicitud. Desea continuar?
Oprima No, si considera que aun no ha terminado de diligenciar correcta o completamente la
solicitud
Oprima SI, si considera que ha terminado de diligenciar correcta y completamente la solicitud
El servicio le desplegar el siguiente mensaje:
Finalizacin del Diligenciamiento
El diligenciamiento de la solicitud No. XXXXX ha finalizado, se genero tarea de firma y
envo al Representante Legal o Apoderado. Recuerde que quien suscribe la solicitud
debe contar con mecanismo digital.
Enviar Solicitud:
Si Usted ha actuado como Representante Legal, apoderado general o apoderado especial del
interesado, despus de guardar, oprima este botn, lo cual le permitir firmar el documento y
posteriormente enviarlo.
El Servicio Informtico, le mostrar el siguiente mensaje:
Confirmacin Envo Solicitud
A continuacin se realizar la firma y envi de la solicitud. La informacin all contenida,
no podr ser modificada de manera posterior. Desea continuar?
NO. Oprima este botn, si tiene dudas sobre el diligenciamiento de la solicitud. En este caso,
Usted podr revisar el PDF de la solicitud y la informacin registrada con el fin de hacer los
cambios o agregar la informacin que considere pertinente, antes de enviar la solicitud. Cuando
est totalmente seguro, oprima de nuevo la opcin Enviar Solicitud
SI. Oprima este botn, si est seguro de que el diligenciamiento est completo y correcto
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El servicio Informtico, le desplegar un cuadro con la opcin que le permitir firmar y enviar la
solicitud.
Firma de la Solicitud: Una vez Usted oprima el botn Enviar Solicitud, el servicio informtico le
mostrar una ventana para permitirle firmar el documento, la cual contendr el siguiente texto: La
firma de la presente declaracin, documento y/o archivo a travs del mecanismo de firma digital
amparada con certificado digital, sustituye para todos los efectos legales la firma autgrafa. En
la ultima versin, este mensaje no quedo con el recuadro amarillo como los dems mensajes.
Oprima el botn Examinar y cargue el archivo con el mecanismo digital que previamente deber
tener disponible en sus archivos.
Oprima el botn Contrasea y digite la contrasea que le ha sido asignada previamente para
cargar la firma digital. El servicio le desplegar un teclado virtual, el cual debe manejar con el
mouse. Ingrese la contrasea y oprima el botn Aceptar.
Oprima el botn Firmar. El servicio le mostrar para la solicitud, el nmero de tem, el nmero
de la solicitud que acaba de firmar y el estado de la misma, en la que deber indicar Firmado
Oprima el botn Acuse para visualizar el XML del acuse de recibo del envi de la solicitud y si
desea, gurdelo en sus archivos.
Oprima el botn Finalizar para visualizar el mensaje de Acuse de recibo del envo de la solicitud,
el cual contendr la siguiente informacin:
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1. Si requiere informacin sobre todos los tipos de solicitudes enviadas por le interesado:
Oprima el botn Consultar sin seleccionar alguno de los cinco (5) filtros de bsqueda que le
proporciona la pantalla.
La consulta le proporcionar los datos de todas las solicitudes que el servicio haya identificado
provenientes del nmero de identificacin del interesado, con los siguientes datos:
No. de Solicitud
Estado de la Solicitud:
Temporal: Es el estado inicial de la solicitud que se asimila a un estado BORRADOR, esto quiere
decir que la solicitud puede ser modificada mientras permanezca en este estado.
Anulada por el Solicitante: Solicitud anulada por el Solicitante
Anulada Automticamente: Solicitud anulada automticamente
Enviada: El estado ENVIADA, indica que un formulario 020 se recibi con la intencin de
presentar una solicitud.
En espera de Documentos soporte: Es un estado de alerta y espera, mientras se determina la
radicacin de los documentos soporte por parte del interesado.
Presentada: Es un estado dentro de la formalizacin (formato 1638), que indica que una solicitud
se present con el cumplimiento de los requisitos. A partir de su fecha, empiezan a correr trminos
para que la DIAN decida sobre la misma.
No Presentada: Es un estado dentro de la formalizacin (formato 1638) que indica que una
solicitud enviada, no cumpli con los requisitos exigidos. A partir de su fecha, se cierra el caso.
Tipo: Corresponde a la clase de solicitud que est siendo consultada, de acuerdo con la
tabla de opciones para este filtro de bsqueda: Autorizacin, habilitacin, renovacin, etc.
En esta primera etapa de desarrollo del Servicio Informtico, Usted podr ver nicamente
las autorizaciones de OEA
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Fecha de Creacin: Corresponde a la fecha en la cual fue creada dentro de la base de datos
del Servicio, la Solicitud; en cualquiera de los estados de la misma. Ejemplo: Si la solicitud
figura como temporal, la fecha corresponde al da en que se registr como temporal; si la
solicitud se encuentra en estado enviada; la fecha corresponde al da en que se registr
como enviada.
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El servicio le desplegar una pantalla con informacin sobre el Asunto: Nmero del Asunto,
Nmero de la Solicitud y datos sobre la solicitud. Adicionalmente, le mostrar datos sobre la
informacin complementaria: Informacin recibida, pendiente y opcional. Oprima el botn Volver
al Asunto
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El servicio le desplegar una pantalla con el titulo Detalle del Asunto, el cual le muestra el
nmero asignado al asunto, que es diferente al nmero de la solicitud, el nombre del Asunto,
que corresponde al nombre del Servicio Informtico, el estado del Asunto, que corresponde a
la situacin en la que se encuentra el asunto. Mientras se encuentre en curso un proceso de
autorizacin, el estado figurar como Abierto.
Adicionalmente, la pantalla le muestra en la parte superior, cuatro (4) columnas con los ttulos
Procedimientos: Corresponde a las etapas del proceso dentro del servicio informtico.
Personas: Corresponde a las personas naturales o jurdicas que han actuado dentro del Asunto
Documentos: Corresponde a los registros o formularios en los que se plasm la informacin que
fue registrada dentro del servicio informtico
Jerarqua: Corresponde al rango o categora del asunto
Para ver el detalle de cada una de las opciones anteriores, ubique el cursor del mouse sobre
la pestaa que seala la opcin y d doble click. El servicio le desplegar una pantalla con la
informacin especfica de cada opcin.
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Ingrese a la pgina Web de la DIAN: www.dian.gov.co y enseguida al Icono del OEA. Seleccione la
opcin Servicio Informtico de Registros, Autorizaciones y Certificaciones, Opcin Prevalidador
Integrado OEA
Habilitar Macros
Tenga en cuenta que para poder ejecutar el prevalidador, es necesario habilitar los macros del
mismo en Microsoft Excel. Para permitir la ejecucin de los macros contenidos en el prevalidador,
se hace necesario que el nivel de seguridad de Excel, se encuentre en la opcin Bajo.
6.2.2 Diligenciamiento de la Informacin.
De la carpeta que contiene los tres (3) archivos indicados en el titulo Cmo descargar la
herramienta para el diligenciamiento de la Informacin, del punto 6.2.1 de este documento,
ingrese al archivo en Excel Prevalidador
Este archivo, contiene de manera integrada tres (3) prevalidadores. Se encuentra identificado en
el costado izquierdo, con un ttulo en color rojo Prevalidador Operador Econmico Autorizado.
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Pantalla de Inicio
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Pantalla: Uso del Prevalidador: Presenta informacin sobre el uso de la herramienta y forma de
desplazamiento por las pantallas
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Pantalla: Diligenciamiento- Tabla listado de prevalidadores. Presenta en una tabla, las opciones
de prevalidadores para permitir el diligenciamiento de los mismos.
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En el campo Formato a Diligenciar, usted debe seleccionar cada uno de los prevalidadores que
desee diligenciar. Estos, pueden ser seleccionados en el orden que usted considere conveniente;
No obstante, en consideracin a la secuencia del procedimiento de autorizacin, se sugiere que
inicie con el diligenciamiento del Prevalidador 1651 Autoevaluacin
Para seleccionar uno de los prevalidadores, ubique el cursor del mouse sobre el mismo y oprima
el botn Ir al formato
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El servicio agregar una lnea adicional en la que Usted podr registrar los datos de la Autoridad
de control que desee.
Casilla NIT. Seleccione de la tabla de opciones, el NIT de la Autoridad que desea agregar y
de click sobre el botn Seleccionar. El servicio cargar automticamente la razn social de la
Autoridad seleccionada.
Si desea agregar otra Autoridad de control, repita la accin anterior. De lo contrario, contine
el diligenciamiento en la siguiente hoja identificada como Control de Exigencias. El servicio
le desplegar una pgina con la informacin de las exigencias para su tipo de Usuario, y de
acuerdo con las Autoridades de Control seleccionadas. En este sentido, si Usted seleccion como
Autoridad de Control el ICA, el servicio le mostrar las exigencias establecidas por la DIAN, por
Antinarcticos y por el ICA. Si Usted seleccion el INVIMA, el servicio le mostrar las exigencias
de todas las anteriores y adicionalmente las del INVIMA.
El cuadro de exigencias contiene:
Captulo: Esta identificado con un cdigo alfa numrico R1 que significa: Requisito del capitulo
No. 1
Nombre del Capitulo: Se refiere a al denominacin del capitulo dentro del Documento Requisitos
mnimos para Exportador, establecidos mediante Resolucin 11435 del 31 de octubre de 2011
Exigencia: Corresponde a un nmero de identificacin interno del servicio informtico
Descripcin de la Exigencia: Corresponde a la descripcin del requisito establecido al interior
de cada captulo y dentro del Documento Requisitos mnimos para Exportador, establecidos
mediante Resolucin 11435 del 31 de octubre de 2011
Clase de Exigencia: El servicio cargar automticamente un nmero que identifica si la exigencia
es de carcter general (2):Cuando la exigencia ha sido establecida y su cumplimiento ser
verificado por la DIAN; o de carcter particular (3) : Cuando la exigencia ha sido establecida y su
cumplimiento ser verificado por cualquiera de las dems Autoridades de Control; en este caso
ICA, INVIMA, o Antinarcticos.
Descripcin Clase de Exigencia: Corresponde a la descripcin como General o Particular de la
Exigencia, de acuerdo con lo indicado en el prrafo anterior.
Casilla Breve Descripcin del Cumplimiento: Diligencie de manera resumida, la forma como el
interesado est dando cumplimiento a cada una de las exigencias indicadas.
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Casilla Auto evaluacin: Ubique el cursor del mouse dentro de la casilla y oprima dos veces. El
servicio le desplegar una tabla con las opciones disponibles. Seleccione:
1.
2.
3.
SI: Si considera que en este momento, el interesado ya cumple con la exigencia respectiva
NO: Si considera que en este momento, el interesado no est cumpliendo con la exigencia
respectiva
En proceso: Si considera que en este momento, el interesado se encuentra en proceso de
dar cumplimiento a la exigencia respectiva
Casilla Fecha Autoevaluacin: Ubique el cursor del mouse dentro de la casilla y diligencie la fecha
en la que considera se dio cumplimiento a la exigencia, en la que se estableci el incumplimiento,
o en la que se estableci que el cumplimiento se encuentra en proceso; segn corresponda.
Escriba la fecha respetando el siguiente formato: AAAA-MM-DD
Casilla Descripcin Autoevaluacin: Esta casilla ser cargada automticamente por el servicio
informtico, una vez Usted diligencie la casilla Autoevaluacin.
Despus de terminar el diligenciamiento de la totalidad de las casillas, seleccione del men de
opciones, la opcin Reporte.
En caso de haberse registrado algn error en el diligenciamiento de prevalidador, ste no le
permitir generar el reporte, hasta que sean corregidos todos y cada uno de los errores.
En caso de presentarse errores, en el diligenciamiento, el prevalidador le mostrar un mensaje
con el siguiente texto:
No se puede generar el reporte porque hay errores en los registros. Desea consultarlos? .
Si este es su caso, haga click en el botn SI. El prevalidador, le mostrar la relacin de errores
presentados, indicndole en cada fila, el nmero del formato, el nmero del registro en el que se
presenta el error y la descripcin del error. De click sobre la lnea que esta mostrando el error, y
la herramienta lo ubicar automticamente en la casilla en la que se encuentra ubicado el error.
Oprima el botn Cerrar y proceda a corregir el error indicado.
Una vez corregidos todos los errores, regrese de nuevo a la opcin Reporte y seleccinela.
La herramienta le desplegar un cuadro con el ttulo Resumen de la Autoevaluacin - Formato
1651 el cual contiene 7 columnas con la siguiente informacin:
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Oprima el botn Aceptar. Con esta opcin, Usted ha finalizado el proceso de diligenciamiento del
primer prevalidador. Luego deber ubicar en el archivo de salida ireferido en el numeral 6.2.1
de este documento, el XML correspondiente, para proceder a enviarlo a travs del servicio de
Presentacin de Informacin por Envo de Archivos
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Hoja 2. Roles
Casilla Nmero de Identificacin: Ubique el cursor en el campo y d doble click. La herramienta le
desplegar una tabla con los nmeros de identificacin de las personas presentadas, que fueron
diligenciados previamente en la pgina principal. Seleccione el que corresponde a la persona
respectiva.
Casilla Rol: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y d doble click. Seleccione de la tabla, el rol
de la persona que est presentando. Regrese a la pgina principal y contine el diligenciamiento.
Casilla Aos de experiencia: Esta casilla ser cargada automticamente por la herramienta con la
informacin que Usted registre posteriormente en la seccin Experiencia Laboral.
Casilla No: Acta designacin Empleado de cumplimiento: Esta casilla solo deber ser diligenciada,
cuando el interesado est obligado por la legislacin a presentar el empleado de cumplimiento y
la persona presentada ejerce este rol dentro de la Organizacin.
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Casilla Fecha del Acta designacin Empleado de Cumplimiento: Esta casilla solo deber ser
diligenciada, sI ha diligenciado la casilla anterior.
Casilla No: Acta designacin Representante Lder OEA: Esta casilla deber ser diligenciado
cuando el rol de la persona presentada corresponda a Lder OEA. En este caso, diligencie el
nmero del Acta de designacin respectivo.
Casilla Fecha del Acta Designacin Representante Lder OEA : Esta casilla deber ser diligenciada
cuando el campo anterior ha sido diligenciado. En este caso, diligencie la fecha del Acta de
designacin respectiva.
Casilla Cdigo Entidad Promotora de Salud: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d
doble click. Seleccione la opcin que corresponda
Casilla Cdigo Fondo de Pensiones: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble
click. Seleccione la opcin que corresponda
Casilla Cdigo Administradora de Riesgos Profesionales: Ubique el cursor del mouse dentro del
campo y d doble click. Seleccione la opcin que corresponda.
Casilla No. Certificado Antecedentes Disciplinarios: Diligencie el nmero del certificado de
antecedentes disciplinarios a nombre de la persona presentada. Tenga en cuenta que este deber
tener mnimo 8 y mximo 20 caracteres.
Casilla Fecha Certificado Antecedentes Disciplinarios: Diligencie en formato AAAA-MM-DD la
fecha de expedicin del certificado de antecedentes disciplinarios
Casilla Persona Registra Antecedentes Judiciales? : Ubique el cursor del mouse dentro del
campo y d doble click. La herramienta le ofrecer las opciones Si o NO. . Seleccione la opcin
que corresponda.
Casilla Fecha Consulta Antecedentes Judiciales: Diligencie en formato AAAA-MM-DD la fecha en
la cual realiz la consulta de antecedentes judiciales.
Cuando termine de diligenciar la totalidad de los campos de la hoja principal, contine con la hoja
2 del prevalidador, que ubicar en el men de opciones correspondiente.
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Cuando haya terminado de diligenciar la totalidad de los campos de la hoja 2, ingrese por el men
de opciones a la hoja 3.
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Casilla Razn Social Empleador: Esta casilla nicamente debe diligenciarse cuando el empleador
no sea una persona natural. En este caso, diligencie la razn social del empleador
Casilla Cdigo Naturaleza Empleador: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble
click. Seleccione de la tabla el valor que corresponda a la naturaleza del empleador. Este valor
aplica a un empleador persona natural o persona jurdica.
Casilla Cdigo Pis: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble click. Seleccione
de la tabla el valor que corresponda al pas en el cual la persona presentada desarroll o esta
desarrollando su experiencia laboral.
Casilla Cdigo Departamento: Esta casilla deber diligenciarse nicamente si en la casilla anterior
se selecciono el pas Colombia. En este caso, ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de
doble click. Seleccione de la tabla el departamento en el cual la persona presentada desarrollo
su experiencia laboral.
Casilla Cdigo Ciudad: Esta casilla deber diligenciarse nicamente si en la casilla Cdigo Pas,
se seleccion Colombia. En este caso, ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble
click. Seleccione de la tabla la ciudad en la cual la persona presentada desarrollo su experiencia
laboral.
Casilla Telfono: Diligencie el nmero del telfono del empleador.
Casilla Cdigo Verificacin de la Experiencia: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de
doble click. Seleccione de la tabla el valor que corresponda al tipo de evidencia con la cual se
demostrar ante la DIAN la experiencia informada.
Casilla Cargo o Denominacin del Empleo: Diligencie la denominacin del cargo que corresponda
a la experiencia laboral informada.
Casilla Cargo Actual: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble click. Seleccione de
la tabla el valor que corresponda, segn sea la situacin laboral actual de la persona presentada.
Casilla Fecha de Ingreso: Diligencie en el formato (AAAA-MM-DD) la fecha de ingreso al cargo
referido, de la persona presentada.
Casilla Fecha de Retiro o Actual: Diligencie en el formato (AAAA-MM-DD) la fecha de retiro del
cargo referido de la persona presentada, si ya no se encuentra desempendolo; o la fecha
actual, si la persona presentada an se encuentra en ejercicio del mismo.
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Casilla Das de Experiencia: Determine el nmero de das entre la fecha de ingreso y la fecha de
retiro o actual para el cargo que inform y diligencie esta informacin.
Casilla Breve Descripcin de Funciones: Diligencie en un texto, las funciones del cargo que
inform; de acuerdo con lo establecido en el mensaje de ayuda.. Tenga en cuenta que la casilla
deber contener mnimo 60 y mximo 250 caracteres
Una vez culminado el diligenciamiento de la totalidad de las casillas, ingrese a la pgina principal.
Desde esta, seleccione del men de opciones, la opcin Generar XML
Cuando la herramienta encuentra errores en el diligenciamiento, le desplegar un mensaje en
el cual le informar que no se puede generar el XML, porque hay errores en los registros y le
preguntar si desea consultarlos.
Oprima el botn SI
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Ubique el cursor del mouse sobre cada uno de los errores- La herramienta lo llevar
automticamente a la casilla en la que se registr el error, para que Usted pueda corregir la
informacin.
Cuando haya corregido la totalidad de los errores, regrese a la pantalla Principal, y desde
all, nuevamente oprima la opicn Generar XML. La herramienta le informar que termin la
generacin de archivo y le indicar la ruta del directorio en el cual lo grab.
Oprima el botn Aceptar. Con esta opcin, Usted ha finalizado el proceso de diligenciamiento
del segundo prevalidador. Luego, deber ubicar en el archivo de salida indicado en el numeral
6.2.1 de este documento, el xml correspondiente, para proceder a enviarlo a travs del servicio
de Presentacin de Informacin por Envo de Archivos
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Oprima el botn Aceptar. Con esta opcin, Usted ha finalizado el proceso de diligenciamiento del
tercer prevalidador. Luego, deber ubicar en el archivo de salida indicado en el numeral 6.2.1
de este documento, el XML correspondiente, para proceder a enviarlo a travs del servicio de
Presentacin de Informacin por Envo de Archivos
6.2.2 Carga de la informacin en el servicio de Presentacin de Informacin por Envo de
Archivos
Proceda a la carga de la informacin de los prevalidadores, a travs del Servicio de Presentacin
de Informacin por Envo de Archivos ingresando a la pgina Web de la DIAN y previo registro
como Usuario; teniendo en cuenta las especificaciones para ello, dispuestas en la pgina Web
de la DIAN
Una vez cargada la informacin de los prevalidadores 1651, 1526 y 1551, proceda al
diligenciamiento de la solicitud de envo de archivos y a la Consulta de la solicitud de envio
haciendo uso de las opciones ubicadas dentro del men de la parte lateral izquierda de la pantalla,
y de las instrucciones dispuestas en la pagina Web de la DIAN
6.3 Formalizacin
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
El servicio le mostrar la siguiente pantalla. Ubique el cursor del mouse sobre el cono de
bsqueda y dele click .
Datos sobre el Asunto (asunto o expediente que se conforma con todas las actuaciones
asociadas a una solicitud registrada en el servicio) y la solicitud registrada.
Convenciones que indican con una x o con un cono de visto bueno, si la informacin ha
sido recibida, pendiente u opcional
Estado de los documentos soporte
Estado de la Informacin Complementaria
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Adicionalmente, el servicio le mostrar en la parte inferior de la pgina tres (3) botones con las
opciones: consultar solicitud, volver al asunto y formalizar
Si en esta pantalla, el servicio le reporta con el icono de visto bueno que la totalidad de la
informacin ha sido recibida, oprima el botn Formalizar
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
El servicio le mostrar el siguiente mensaje, que le indica que la solicitud fue presentada en
los trminos y condiciones establecidos y le recuerda que se da inicio a los trminos para la
verificacin del cumplimiento de condiciones.
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Si Usted desea ver en formato PDF el documento de Formalizacin (Formato 1638), oprima el
botn Volver al asunto, que se muestra en la pantalla anterior. Desde la pantalla Detalle del
Asunto, usted podr visualizar este y los dems documentos asociados y podr si lo desea,
generar las copias de los documentos PDF que requiera.
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Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado