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Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales
Manual del Usuario
Proceso
Autorizacin Operador Econmico Autorizado
Etapa
Presentacin de la Solicitud de Autorizacin
V. I.0
Octubre 2012
Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Contenido
1. Introduccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.
El Modelo de Gestin Muisca. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
3.
Flujo grama del Procedimiento de Autorizacin OEA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
4.
Beneficios de la Automatizacin del Procedimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
5.
Ingreso al Proceso de Solicitud de Autorizacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
5.1 Quienes Pueden Ingresar al Servicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

5.2 Cmo Ingresar al Servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
6.
Presentacin de la Solicitud. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
6.1 Diligenciamiento y Envo de la solicitud de autorizacin OEA. . . . . . . . . . . . . . . 16

6.1.1. Consulta Solicitudes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
6.1.2. Consulta del Asunto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
6.2 Presentacin de Informacin Complementaria.

Servicio Presentacin de Informacin por envo de archivos XML . . . . . . . . . . . . 35
6.2.1. Diligenciamiento de la informacin y generacin del archivo XML

con uso de la herramienta o generacin del archivo XML.

Prevalidadores 1651, 1526 y 1551. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

6.2.2. Diligenciamiento de la Informacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

6.3 Formalizacin de la Presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
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1. INTRODUCCIN
La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, dando cumplimiento al Plan Estratgico
2010-2014 con el compromiso Misional de Asegurar y facilitar las operaciones de comercio
Exterior y en virtud de las disposiciones contempladas en el marco normativo SAFE de
la Organizacin Mundial de Aduanas OMA, el cual promueve en las Aduanas del mundo, la
implementacin del modelo Operador Econmico Autorizado, con el fin de contribuir a mejorar
la seguridad en la cadena de suministro Internacional, pone a disposicin de los Usuarios de la
cadena de suministro Internacional interesados en obtener la autorizacin como OEA, el Servicio
Informtico de Registro, Autorizaciones y Certificaciones, a partir del 29 de octubre de 2012.
Por lo anterior, se pone a disposicin a travs de los servicios informticos electrnicos, el trmite
correspondiente a la Presentacin de la solicitud de autorizacin, con lo cual se podrn realizar
las siguientes actividades:

Diligenciamiento y envo de la solicitud de autorizacin.

Consulta Estado de las Solicitudes
Consulta del Asunto
Descarga del Prevalidadores para generacin de archivos XML.
Colocacin y diligenciamiento de la solicitud de envo de archivos a travs del servicio de
presentacin de informacin por carga masiva
Formalizacin de la presentacin de la solicitud de autorizacin.
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2. El Modelo de Gestin MUISCA

Es el modelo de gestin de ingresos y recursos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales,
que busca integrar, facilitar, agilizar y simplificar los procedimientos utilizados por la Entidad.
Su implantacin supone una ingeniera organizacional y de procesos, que tiene como objetivo
principal, generar beneficios para la administracin tributaria, aduanera y cambiaria, enfatizando
en aquellos aspectos que inciden en la deteccin y reduccin del fraude y en la modernizacin
tecnolgica.
Modelo:
Representa la nueva forma de gestionar.
nico:
Integra las personas, reas, conceptos, datos y gestin
Ingresos:
Responde por el recaudo
Servicio:
Facilita el cumplimiento de los deberes y el ejercicio de los derechos
Control:
Mide, previene y ajusta el comportamiento y la gestin
Automatizado:
Aprovecha la tecnologa para potenciar la gestin
El MUISCA es un modelo de gestin que apunta a cumplir la misin de la entidad permitiendo

gestionar de manera integral los aspectos de la organizacin, con fuerte nfasis en la gestin
de los procesos, las personas, los recursos y la tecnologa alrededor de la informacin que es el
insumo y el producto ms importante.
Los principios ms destacados del modelo de gestin MUISCA son su integralidad, su unicidad y
su adaptabilidad al cambio.
Integralidad
Este principio bsico del modelo de gestin MUISCA comprende todos los aspectos institucionales
indispensables para dar un gran salto cualitativo como lo exigen las necesidades apremiantes del
pas en materia de recursos y como requisito fundamental para la consolidacin de la democracia
colombiana.
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En relacin con el principio de integralidad, se establecen para la DIAN cuatro caminos estratgicos
que articulan estos componentes de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
Alcanzar la excelencia en sus operaciones.

Redireccionar la entidad hacia el servicio.
Consolidar la legitimidad y la autonoma.
Contribuir a la competitividad del pas
Unicidad
A travs de este principio bsico, la DIAN se estructura como un todo nico, definido en elementos
interrelacionados comprometidos con un propsito o misin, que a su vez tiene los lmites propios
que le permiten interactuar con otros organismos dentro de un entorno.
Adaptabilidad al cambio
Establecer este principio para la DIAN a travs del modelo de gestin MUISCA, le permite
reconocerse como organismo vigente en el tiempo, que trasciende sus lmites para integrarse con
otros organismos nacionales e internacionales, y se hace relevante para la viabilidad del Estado
a travs de sus diferentes entornos y gobiernos.
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3. Flujograma del Procedimiento Autorizacin OEA.

A continuacin, se presenta el diagrama de flujo del procedimiento de Autorizacin de un Operador
Econmico Autorizado, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 3568 de 2011, el cual incluye
todas las etapas, desde la solicitud de la autorizacin, hasta la decisin de autorizacin o negacin,
asi:

Diligenciamiento y Presentacin de la solicitud a travs de los servicios informticos

electrnicos de la DIAN
Verificacin de cumplimiento de las condiciones por parte de las autoridades de control
Aceptacin o rechazo de la solicitud
Anlisis y estudio de la empresa por parte de las autoridades de control
Visita de validacin por parte de las autoridades de control
Elaboracin de conceptos tcnicos por parte de las autorizados de control
Elaboracin y presentacin del informe gerencial por parte de la DIAN para la presentacin
ante la comisin intersectorial de OEA
Sesin de la comisin intersectorial del OEA para emitir concepto respecto de la viabilidad
o negacin de la autorizacin
Expedicin del acto administrativo que decide de fondo sobre la solicitud de autorizacin,
autorizando o negando la misma por parte del Director General de la DIAN
No obstante, cabe sealar que el presente documento se concentrar en las instrucciones para
desarrollar la primera etapa de Presentacin de la solicitud, a travs de los servicios informticos
electrnicos de la DIAN, la cual comprende:

Diligenciamiento y envi de la solicitud va Web

Diligenciamiento y envi de informacin complementaria a travs del servicio Presentacin
de informacin por envo de archivos. Prevalidadores para Formatos Autoevaluacin,
Presentacin de Personas y Relacionados con el Negocio
Entrega fsica de documentos soporte y Radicacin automtica por parte del Funcionario a
travs del formato Radicacin de documentos
Formalizacin de la Presentacin de la Solicitud Va Web, a travs del formato 1638
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION

Usuario
Externo
Funcionarios
Autoridades de Control
DIAN
INICIO
Diligencia y Presenta
la Solicitud de Autorizacin
Diligenciamiento y envi de la solicitud

va Web
Diligenciamiento y envi de informacin
Complementaria a travs del servicio
de Presentacin de informacin por
envo de Archivos. (Prevalidadores
para Formatos

Autoevaluacin,
Presentacin
de
Personas y Relacionados
con el
Negocio.
Entrega fsica de documentos soporte
Radicacin Automtica por parte del
Funcionario a travs del Formato
Radicacin de documentos
Formalizacin de la Presentacin de la
Solicitud Va Web, a travs del formato
1638
Verifica cumplimiento
de condiciones
Acepta o rechaza
solicitud
Analiza y estudia
la empresa
Rechaza visita
de validacin
Elabora
concepto tcnico
Elabora y Presenta Informe

Gerencial a la Comisin
Intersectorial
Sesin y expedicin
Concepto de viabilidad sobre
autorizacin o negacin de
la Autorizacin - Comisin
Intersectorial-
Expedicin Acto Administrativo

que decide Autorizar o Negar
Autorizacin por parte del
Director General
FIN
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4. Beneficios de la Automatizacin del Procedimiento:

Trazabilidad
El procedimiento realizado a travs del Servicio Informtico, permitir llevar desde su inicio, el
registro de todas y cada una de las actuaciones tanto del Usuario externo o interesado, como de
los funcionarios que intervengan en el mismo, confiriendo al proceso los siguientes atributos:

Seguimiento del paso a paso de las actividades registradas

Transparencia en las actuaciones
Reduccin del riesgo de actuaciones discrecionales de Usuarios y Funcionarios
Consulta del desarrollo del procedimiento y de los documentos generados a partir del
mismo
Verificacin de los tiempos de ejecucin de las tareas
Identificacin de las personas intervinientes
Gua para el Usuario sobre tareas del procedimiento pendientes por realizar
Agilidad
La automatizacin del procedimiento de autorizacin, reducir los tiempos que demandan las
diferentes actividades por parte de usuarios externos e internos, toda vez que permitir:

Cruces de informacin con fuentes internas de la DIAN, que permitirn la carga automtica
de informacin.
Disponibilidad del Servicio Presentacin de Informacin por envo de archivos para el
diligenciamiento de Prevalidadores
Consultas automatizadas y seguimiento a tareas en el desarrollo del procedimiento
Disponibilidad de funcionalidades como bandejas de tareas, mensajes de ayuda, alarmas
y otros que facilitarn el procedimiento y reducirn los tiempos de ejecucin.
Facilitacin
El servicio informtico simplificar a los interesados, las actividades relacionadas con el acceso
a la figura desde la solicitud de autorizacin, a travs del diligenciamiento Web, el cual dispone
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de pantallas amigables, mensajes de ayuda para facilitar la navegacin, herramientas para

la generacin de archivos y envos de informacin desde sus propios servicios informticos,
servicios de autorizacin a terceros que les representen, reduccin en el uso de papel, etc.
Cobertura
Al permitirse el diligenciamiento Web de la solicitud de autorizacin, se ampla la cobertura y
alcance tanto del servicio como de la figura del OEA, pudiendo llegar a un mayor nmero de
usuarios, y desde un mayor nmero de lugares.
Calidad de la informacin
La automatizacin del procedimiento de autorizacin, permite disponer de datos ms confiables,
en tanto que pone a disposicin del usuario herramientas para la entrega de informacin sin
necesidad de digitalizarla de nuevo, dispone de mecanismos a travs de los cuales se puede
cotejar la informacin suministrada con fuentes internas y reduce el margen de error en
informacin que deba ser digitalizada, mediante el uso de mensajes de ayuda para el usuario a
travs de todo el procedimiento.
Internacionalizacin
El diseo e implementacin de esta primera fase del servicio informtico para la autorizacin del
OEA, tuvo en cuenta desde los parmetros establecidos en el marco SAFE de la OMA, hasta
las mejores prcticas implementadas por pases que ya cuentan con un servicios automatizadas
para los procedimientos relacionados con la figura, como son el modelo CT-PAT de la Aduana
Norteamericana y el modelo de AEO de la Aduana de Espaa y de la Unin Europea.
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5. Ingreso al proceso de solicitud de Autorizacin OEA

Antes de iniciar el proceso, asegrese de que su equipo cuenta con los requerimientos tcnicos
exigidos por la DIAN. Ver instrucciones en la cartilla Induccin a los servicios informticos
electrnicos, ubicada en el men del costado izquierdo del portal, opcin Capacitacin/Cartillas
Servicios Informticos Electrnicos.
Antes del diligenciamiento de la Solicitud, asegrese de contar con la informacin complementaria
y disponer de los documentos soporte establecidos en el artculo 5 de la resolucin 11434 de
octubre 31 de 2011, para evitar incumplimiento en los trminos all definidos y en consecuencia
incurrir en la inhabilidad para presentar una nueva solicitud de manera inmediata. (Pargrafo 1
Artculo 5 Resolucin 11434/2011)
5.1 Quienes pueden ingresar al Servicio
Tienen acceso a los servicios informticos electrnicos de la DIAN y al servicio Presentacin
de la Solicitud de Autorizacin de OEA, quienes posean una cuenta creada y habilitada por la
Entidad.
Para tener acceso a este servicio, ingrese por la opcin Servicios Informticos Electrnicos del
Portal de la DIAN, botn OEA.
Podrn ingresar al Servicio Informtico:

Las personas naturales que acten a nombre propio

Las personas naturales que acten como Representante legal de una Organizacin o
Persona Jurdica

Las personas naturales que acten en nombre de otra persona natural

Las personas naturales que acten en nombre de una persona jurdica. Estas personas
naturales, podrn actuar como autorizados o como apoderados. Los Apoderados podrn
ser Apoderados Especiales o Apoderados Generales.
De manera temporal, el servicio estar habilitado nicamente para el acceso de personas que
acten como Representante legal de una Organizacin o Persona Jurdica.
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5.2 Cmo Ingresar al Servicio

Ingrese a la pgina web de la DIAN, escribiendo en su navegador la siguiente direccin:
http://www.dian.gov.co/
Ingrese al botn OEA ubicado en el costado derecho de la pgina.
Usted encontrar un men de opciones en el costado izquierdo, en el cual se registran las
siguientes opciones:

Solicitud de Autorizacin: Automticamente, el servicio le mostrar la pantalla Inicar

Sesin, desde la cual, Usted podr registrarse e iniciar su proceso de solicitud, de acuerdo
con las instrucciones que se le proporcionarn mas adelante.
Servicio Informtico de Registro, Autorizaciones y Certificaciones: Al interior de esta opcin,

Usted encontrar toda la informacin relacionada con el proceso de autorizacin y las
herramientas de soporte para el desarrollo del mismo.

Prevalidador Integrado OEA

Cartilla de Usuario OEA. Este documento contiene tanto las instrucciones para el
diligenciamiento de . . la Solicitud de Autorizacin (Formato 020) como para el
diligenciamiento de los documentos excel de .los prevalidadores que hacen parte de
la informacin complementaria a la solicitud.
Video sobre uso del servicio y diligenciamiento de la solicitud de autorizacin
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Procedimiento para el Ingreso:

Pantalla: Iniciar Sesin Servicios en Lnea Muisca
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1. Si acta como persona natural a nombre propio.

Casilla - Ingrese a nombre de: Seleccione la opcin A nombre Propio
Casilla - Tipo de Documento del Usuario: Seleccione de la tabla, el tipo de documento para
persona natural, segn corresponda
Casilla - Nmero de Documento: Digite su nmero de identificacin, el cual debe
corresponder al tipo de documento seleccionado en la casilla anterior
Casilla Contrasea: Digite la contrasea que le fue asignada cuando fue creada y habilitada
su cuenta por parte de la DIAN. Haga click sobre el botn Contrasea; con lo cual se despliega
el teclado virtual. Utilice el mouse para ubicar los caracteres de la contrasea y finalice haciendo
clic en el botn Aceptar.
El ingreso como persona natural a nombre propio, estar restringido temporalmente.
2. Si acta como Representante Legal de una persona jurdica:

Casilla -Ingrese a nombre de: Seleccione la opcin Nit
Casilla -Nmero de Documento de la Organizacin: Digite el Nmero del Nit de la Empresa de la
que es Representante Legal
Casilla -Tipo de Documento del Usuario: Seleccione de la tabla, el tipo de documento para persona
natural, segn corresponda
Casilla -Nmero de Documento: Digite su nmero de identificacin, el cual debe corresponder
al tipo de documento seleccionado en la casilla anterior
Casilla-Contrasea: Digite la contrasea que le fue asignada cuando fue creada y botn
Contrasea; con lo cual se despliega el teclado virtual. finalice haciendo clic en el botn Aceptar.
Una vez terminados de diligenciar los campos de esta pantalla, haga clic en el botn Ingresar;
con lo cual acceder a la pantalla que contiene el men de las diferentes funcionalidades que le
ofrece el Servicio Informtico, en los diferentes procesos.
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6. Presentacin de la Solicitud
Presente su solicitud, cuando est totalmente seguro de que el interesado cumple con la totalidad
de condiciones y requisitos establecidos por la legislacin vigente. Recuerde que sta, prev la
inhabilidad para presentacin de una nueva solicitud en varios casos. Consulte la Resolucin
11434 de 2011en los siguientes apartes:
Pargrafo 1 del artculo 5. 2 ; Pargrafo 2 del artculo 7. 3 ; Prrafo 2 del artculo 8 y Pargrafo
del artculo 12.
6.1 Diligenciamiento y Envo de la Solicitud de Autorizacin
Lea con detenimiento el siguiente mensaje:
Con el fin de identificar dentro del proceso la situacin en la que se encuentra la solicitud
de autorizacin, el Servicio Informtico ha establecido para sta, diferentes Estados .
Temporal: Es el estado inicial de la solicitud que se asimila a un estado BORRADOR. La solicitud

puede encontrarse en estado temporal durante un plazo mximo de treinta (30) das, contados a
partir de la fecha de asignacin del nmero de la solicitud, por parte del servicio informtico. La
solicitud puede ser modificada solo mientras permanezca en este estado. Una vez la solicitud sea
enviada, no podr modificarse la informacin en ninguna de sus casillas. En caso de determinar
que se cometi un error en el diligenciamiento y la solicitud ya haya sido Enviada, el interesado
deber radicar en las oficinas de la DIAN, una comunicacin informando sobre dichos errores.
Adems de la descripcin de los errores cometidos, esta comunicacin, deber contener el NIT
del interesado, el Nmero de la Solicitud y el Nmero del Asunto. El informe de errores, se
podr dar en cualquier momento, desde el envo de la solicitud hasta la expedicin del acto
administrativo que decide sobre la autorizacin.
El solicitante, deber enviar la solicitud mientras se encuentre en estado temporal; es decir
dentro del termino indicado. Cumplido este trmino, sin que el usuario la haya enviado, el servicio
informtico proceder a Anularla. En este caso el usuario deber diligenciar y presentar un a
nueva solicitud de autorizacin.
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Anulada por el Solicitante: Solicitud anulada por el Solicitante. La anulacin por parte del usuario,
se podr realizar nicamente mientras la solicitud de autorizacin se encuentra en estado temporal
Anulada Automticamente: Solicitud anulada automticamente por el servicio informtico. Esta
proceder en el caso mencionado inicialmente; es decir, cuando no se lleva a cabo el envo por
parte del usuario, dentro del trmino indicado.
Enviada: El estado ENVIADA, indica que un formulario 020 se recibi con la intencin de
presentar una solicitud. A partir de esta fecha, empiezan a correr los trminos para la entrega de
la informacin complementaria (Prevalidadores) y la radicacin de los documentos soporte.
En espera de Documentos soporte: Es un estado de alerta y espera, mientras se determina la
radicacin de los documentos soporte por parte del interesado.
Presentada: Es un estado dentro de la formalizacin (formato 1638), que indica que una solicitud
se present con el cumplimiento de los requisitos establecidos. A partir de su fecha, empiezan a
correr trminos para que la DIAN decida sobre la aceptacin o rechazo de la solicitud.
No Presentada: Es un estado dentro de la formalizacin (formato 1638) que indica que una
solicitud enviada, no cumpli con los requisitos exigidos. A partir de su fecha, se cierra el asunto.
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6.1 Diligenciamiento y Envo de la Solicitud de Autorizacin

Pantalla:
DIAN- MUISCA. Men de Opciones Funcionalidades Muisca
Seleccione de la columna izquierda del Men, la opcin Registros, Autorizaciones, Certificaciones.

El servicio le llevar a la siguiente pantalla.
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Pantalla:
Registros, Autorizaciones, Certificaciones. Esta pantalla le presenta las opciones Consultar
Solicitudes y Diligenciar, firmar y enviar Solicitud.
Seleccione la opcin 2. Diligenciar, firmar y enviar Solicitud. Esta accin, le conducir a la siguiente
pantalla.
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Pantalla:
Registros, Autorizaciones y Certificaciones - Diligenciar, Firmar y Enviar Solicitud
Casilla - Naturaleza de la Solicitud: Seleccione Aduanera

Casilla -Tipo de Solicitud-: Seleccione Autorizacin
Casilla -Calidad de Usuario/Objeto de la Solicitud: Seleccione Operador Econmico Autorizado.
En este momento, el servicio le mostrara dos valores ms, que son los siguientes:
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Casilla - Calidad Usuario Operador Econmico: Seleccione el valor que por defecto le muestra
el servicio Informtico, el cual corresponde a Exportador, para el caso de los usuarios que
seleccionaron en el anterior valor OEA.
Esta tabla mostrar ms valores, cuando se ample la convocatoria a otros tipos de usuario de la
cadena de suministro Internacional para la aplicacin a la autorizacin.
Casilla - Carcter de la Solicitud o Registro: Seleccione el valor que por defecto le muestra el
servicio informtico, el cual corresponde a Individual.
De click en el botn Siguiente
El servicio le ensear una solicitud de confirmacin sobre la direccin de notificacin con el

siguiente texto:
Desea registrar como direccin de notificacin de los actos derivados de esta solicitud, la
direccin registrada en el RUT del Solicitante?
Una vez digite su respuesta, usando los botones SI o NO, el servicio lo ubicar en la
pantalla siguiente:
Pantalla:
Registros, Autorizaciones y Certificaciones - Solicitud de Autorizacin Operador Econmico
Autorizado - Exportador
A partir de esta pantalla y como ayuda visual, el Servicio le mostrar en la parte superior, siete
(7) crculos, que corresponden a las siete hojas que conforman la Solicitud de Autorizacin para
los interesados en ser OEA. A medida que Usted vaya avanzando en el diligenciamiento de
la solicitud, cada uno de los crculos ira cambiando a color oscuro, para evidenciar las etapas
cubiertas y las que hacen falta del proceso.
El primer circulo, corresponde a Datos Generales de la Solicitud, el segundo a Infraestructura
fsica y Registro de Actividades, el tercero, a Manifestaciones que se realizan bajo la gravedad de
juramento, el cuarto, a Compromisos que se asumen cuando se apruebe la solicitud, el quinto
a Documentos soporte, el sexto a Informacin complementaria de la solicitud y el sptimo y
ultimo, a Envo de la Solicitud.
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Seccin Datos del Solicitante

El servicio cargar automticamente la informacin de las casillas: Tipo de documento, No.
Documento de Identificacin y razn social del solicitante.
Si su respuesta a la pregunta formulada en la pantalla anterior, respecto de la direccin de
notificacin del solicitante es :
NO. El Servicio le habilitar la casilla
Direccin de Notificacin con el fin
de que Usted, diligencie la informacin
correspondiente a la direccin que
determine.
SI. El servicio tomar del RUT del

solicitante, la direccin registrada
como direccin de notificacin. En este
caso, el Servicio cargar directamente
del RUT, la informacin relativa a
: Direccin de notificacin, Pas,
Departamento y Ciudad/Municipio.
Contine el diligenciamiento:
Casilla - Correo Electrnico: Diligencie el correo electrnico del interesado
Casilla Telfono: Diligencie el nmero de telfono del interesado
Casilla -Direccin de Notificacin: Diligencie la Direccin de Notificacin del interesado. El servicio
le proporciona una tabla con las principales opciones para facilitarle esta tareaCasilla Pas: Por defecto, el Servicio Informtico cargar en esta casilla, Colombia.
Casilla Departamento: Seleccione de la tabla de valores, el departamento en el que se encuentre
ubicada la direccin de notificacin
Casilla Ciudad: Seleccione de la tabla de valores, la ciudad en la que se encuentre la direccin
de notificacin. En el caso en que el departamento seleccionado en la casilla anterior, sea Bogot,
el servicio cargar automticamente la ciudad Bogot en esta casilla.
Casilla -Direccin Pagina Web: Diligencie la direccin de la pagina Web del interesado, en caso
de tenerla. Esta casilla no es de obligatorio diligenciamiento.
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Seccin: Especificaciones de la Solicitud

Los datos que comprende este titulo, son cargados de manera automtica por el servicio
informtico, con la informacin que ya fue suministrada en las primeras pantallas por parte del
usuario. Excepto el nmero de autorizacin, el cual ser asignado, solo en el momento en que al
final de esta pantalla, el usuario oprima el botn Guardar.
Casilla - Nmero de Sistemas de Gestin y Estndares: Diligencie el nmero de certificaciones de
Sistemas de Gestin con que cuenta el interesado, incluyendo los relativos a seguridad.
Casilla -Nmero Certificaciones en Seguridad: Diligencie el nmero de Certificaciones de Gestin
con que cuenta el interesado, especficamente en seguridad.
Las dos casillas anteriores, disponen de un mensaje de ayuda que aclara el procedimiento a
seguir por parte del usuario.
Seccin: Dependencia Responsable de atender la Solicitud
Las casillas contenidas en este ttulo, hacen referencia al Lugar Administrativo y Dependencia que
atendern la solicitud presentada por el usuario. Por defecto, el Servicio Informtico carga estos
datos, haciendo referencia al Nivel Central y a la Direccin de Gestin de Aduanas, teniendo en
cuenta que ser un proceso centralizado y a cargo de la DGA
Una vez termine de diligenciar la totalidad de casillas exigidas en esta pantalla, oprima el botn
Guardar. Antes de pasar a la siguiente pantalla, el servicio informtico le mostrar un mensaje
con el siguiente texto:
Correcto. Solicitud registrada
Conserve el No. de Solicitud XXXXXXXXXXXX y recuerde culminar su diligenciamiento y envo
dentro de los 30 das calendario contados a partir de la fecha de asignacin del nmero de la
solicitud por el servicio informtico. En caso de superar este tiempo, la solicitud queda anulada
automticamente y debe iniciar el diligenciamiento de una nueva. Recuerde mantener el Registro
nico Tributario actualizado y que el responsable de firmar la solicitud cuente con mecanismo
digital.
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Este mensaje, tiene como objeto informar al Usuario el nmero de solicitud que le fue
asignado y recordarle los tiempos y trminos para los pasos siguientes del procedimiento
de solicitud.
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Para continuar con el diligenciamiento, oprima el botn Cerrar

El servicio Informtico le volver a mostrar la pantalla en la que se encontraba. Cercirese de
haber terminado de diligenciar la totalidad de las casillas y Oprima el botn Siguiente.
Pantalla:
Infraestructura fsica y Registro de Actividades
El servicio Informtico le indicar en la parte superior de la pantalla, el nmero de la solicitud y
el carcter de la solicitud o registro y le mostrar en un texto, cual es el objeto de la informacin
solicitada.
El servicio le permitir regresar a la pgina anterior, o continuar a la siguiente mediante dos
botones: Anterior y Siguiente.
Oprima el botn Registrar Datos.
El servicio Informtico, le desplegar inmediatamente en un recuadro, la seccin Infraestructura
Fsica y Registro de Actividades el cual contiene 2(Dos) pestaas: Informacin de Predio /Lugar
y Actividades
Informacin de Predio /Lugar: Contiene las siguientes casillas:
Casilla - Tipo de Predio/Lugar: Seleccione de la tabla de opciones, el nombre del tipo de predio
o lugar en el cual, el interesado desarrolla sus actividades, teniendo en cuenta que en estos sea
posible la verificacin del cumplimiento de cualquiera de los requisitos de seguridad establecidos
en las normas vigentes
Casilla - Nmero Cdigo /Lugar: Digite el cdigo (puede ser alfanumrico), que identifique el tipo
de predio o lugar seleccionado en la casilla anterior, en caso de tenerlo. El diligenciamiento de
esta casilla no es obligatorio.
Casilla - Denominacin del Predio o Lugar: Diligencie en esta casilla, si es que lo tiene, el nombre
del predio o lugar al que est haciendo referencia.
Casilla Departamento: Seleccione de la tabla, el departamento en el cual se encuentra ubicado
el predio o lugar indicado anteriormente
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Direccin
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y Aduanas
Nacionales
Casilla - Ciudad/Municipio- : Seleccione de la tabla, la ciudad dentro del departamento indicado

anteriormente, en el cual se encuentra ubicado el predio o lugar sealado. Para facilitar el
diligenciamiento, la tabla le desplegar nicamente las ciudades o municipios que pertenezcan al
departamento indicado.
Casilla Telfono: Diligencie el nmero de telfono del predio o lugar informado
Casilla Direccin: Diligencie la direccin de la ubicacin fsica del predio o lugar informado.
El servicio Informtico le proporciona una tabla en la que podr seleccionar una ayuda para
diligenciar la direccin.
Ingrese a la pestaa Actividades: Describa la actividad o actividades que se desarrollan en el
predio o lugar informado. Tenga en cuenta que los predios informados y las actividades que en
ellos se ejecuten, permitan la validacin del cumplimiento de los requisitos establecidos.
Oprima el botn Guardar. El Servicio le regresar de nuevo a la Seccin nfraestructura fsica y
registro de actividades, para que Usted pueda seguir registrando la cantidad de tipos de predio o
lugar que desee.
Cuando termine de registrar los datos de todos los tipos de predio o lugar que desee, oprima el
botn Siguiente
Pantalla:
Manifestaciones que se realizan bajo la gravedad del juramento
El servicio le desplegar la lista de Manifestaciones que deber suscribir el solicitante para
acreditar el cumplimiento de condiciones y requisitos.
Es importante que se detenga en cada una de ellas y la lea cuidadosamente. Asegrese de que
el interesado cumpla a cabalidad cada una de las manifestaciones antes de presentar la solicitud.
Es obligatorio que Usted marque todas y cada una de las manifestaciones.
Marque cada uno de los cuadros que aparecen a la derecha de cada una de las manifestaciones
y oprima el botn Siguiente. No debe dejar ninguno sin marcar.
23
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Pantalla
Compromisos que se asumen cuando se apruebe la solicitud
El servicio le desplegar la lista de Compromisos u obligaciones que asume el interesado y que
deber cumplir una vez le sea concedido el estatus como OEA.
Es importante que se detenga en cada uno de ellos y lo lea cuidadosamente, antes de marcarlo.
Marque cada uno de los cuadros que aparecen a la derecha de de cada una de los compromisos
y oprima el botn Siguiente. No debe dejar ninguno sin marcar.
Pantalla
Relacin Documentos Soporte
El servicio le desplegar a manera informativa, la lista de documentos soporte que el solicitante
deber radicar en las oficinas de la DIAN, como parte de la informacin complementaria asociada
a la solicitud enviada. El servicio mostrar los documentos soporte que correspondan a cada tipo
de Usuario, pudiendo variar entre uno y otro.
Oprima el botn Siguiente
Pantalla
Informacin Complementaria de la Solicitud
El servicio le presentar a manera de informacin, la lista de los prevalidadores que el solicitante
deber diligenciar y enviar a travs del servicio correspondiente, como parte del proceso de
presentacin de la solicitud. Cada uno de los prevalidadores indicados, dispone de un botn, el
cual contiene un mensaje de ayuda que le describe el objeto del mismo.
Pantalla:
Empleos y Autoridades de Control Participantes
Esta pantalla contiene 2 (dos) secciones.
Seccin Empleos
El servicio le mostrar una tabla compuesta por 5 filas y 3 columnas
24
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Las filas, hacen referencia al nivel del cargo y las columnas al nmero de empleos dentro de cada
nivel.
El servicio ha previsto que los niveles de los cargos que aqu se indican, no corresponden
necesariamente a los niveles de cargo reales que tiene cada empresa; pero ha considerado
que estos, son referentes que pueden aplicarse de manera general en cualquier esquema
organizacional. Usted debe diligenciar la tabla, procurando adecuar la estructura actual de cargos
del interesado a este esquema.
En Columna No. Empleos Directos: Digite el nmero de empleos contratados directamente
por el solicitante dentro del nivel administrativo, asesor, auxiliar, Directivo, Tcnico u Operativo
respectivamente.
En Columna No. Empleos Indirectos: Digite el nmero de empleos contratados de manera indirecta
por el solicitante; esto es, a travs de un servicio tercerizado dentro del nivel administrativo,
asesor, auxiliar, Directivo, Tcnico u Operativo respectivamente.
En Columna No. Empleos: El servicio informtico, cargar los valores correspondientes a cada
nivel dentro de esta columna, haciendo la sumatoria automtica de los valores anteriormente
digitados por el solicitante.
Seccin: Autoridades de Control Participantes
El servicio le indicar por defecto, las Autoridades de control que necesariamente participan en
el proceso de autorizacin del solicitante (DIAN y Direccin Antinarcticos) y le ofrecer la opcin
de agregar las dems que el solicitante considere, ejercen control sobre sus operaciones, de
acuerdo con la naturaleza de su actividad.
Si desea registrar otra u otras Autoridades de Control, Oprima el botn Registrar Datos
El Servicio le desplegar un recuadro con la seccin Autoridades de Control Participantes.
Seleccione de la tabla, la Autoridad que requiera.
Tenga en cuenta que con esta informacin, las Autoridades de control, podrn establecer las
empresas que sern objeto de validacin de requisitos por cada una de ellas. Oprima el botn
Guardar
25
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Botn Remover. Cuando requiera eliminar cualquiera de las autoridades de control que han sido
registradas por Usted, ubique el puntero del mouse sobre el cuadro dentro de la opcin Remover
que corresponda a la autoridad que quiera eliminar y dele click. Esta accin, le permitir eliminar
dicho registro. El botn remover no le permitir eliminar las Autoridades cargadas por defecto
como son la DIAN y Antinarcticos.
Cuando termine de diligenciar la totalidad de las casillas, oprima el botn Guardar. El servicio
informtico le mostrar un mensaje con el siguiente texto:
Una vez culminado el diligenciamiento de la Solicitud No. XXXXXX, haga clic en el botn
Enviar solicitud para proceder con su firma y envo. Para la suscripcin de la solicitud
se debe contar con el mecanismo digital emitido por la DIAN. Si antes de firmar y enviar
la solicitud desea revisar los datos registrados en la misma, puede generar un PDF del
borrador dando clic en el botn correspondiente. Al mismo tiempo, Usted dispondr en la
parte inferior de la pantalla de botones que le permitirn realizar las siguientes acciones,
luego de oprimir el botn Cerrar
Botn Anterior: Oprima este botn cuando desee devolverse. El servicio le permite devolverse
una pgina cada vez.
Botn Guardar: Oprima este botn para guardar la informacin registrada en la pantalla
Botn Borrador: Oprima este botn si desea visualizar el documento en PDF de la Solicitud
diligenciada. Este, ya deber contener el nmero de formulario asignado y la marca de agua
Borrador
Botn Finalizar diligenciamiento: El servicio informtico mostrar este botn, nicamente en el
caso en que el usuario que se encuentre diligenciando la solicitud, sea una persona autorizada
a travs del servicio de autorizaciones / Poderes, por parte del interesado. Oprima este botn
cuando est seguro que la totalidad de la solicitud ha sido diligenciada.
Cuando Usted ha actuado como autorizado, es indispensable que oprima este botn, para que el
servicio le permita a quien le autoriz, acceder y realizar las acciones que le corresponden, como
diligenciamiento de las manifestaciones, compromisos y firma digital de la solicitud. Recuerde
que como Autorizado, Usted nicamente podr diligenciar una solicitud, pero no podr firmarla
y enviarla.
26
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Tenga en cuenta que en esta primera etapa del servicio informtico, el servicio de autorizaciones
y Poderes no estar habilitado para el proceso de Autorizaciones OEA . Esta informacin se
registra para que usted conozca el funcionamiento de los botones en condiciones normales.
Para asegurar este proceso, el servicio le mostrar un mensaje con el siguiente texto:
A continuacin, se realizar la finalizacin del diligenciamiento y se enviar para firma la
solicitud, si continua posteriormente no podr modificar esta solicitud. Desea continuar?
Oprima No, si considera que aun no ha terminado de diligenciar correcta o completamente la
solicitud
Oprima SI, si considera que ha terminado de diligenciar correcta y completamente la solicitud
El servicio le desplegar el siguiente mensaje:
Finalizacin del Diligenciamiento
El diligenciamiento de la solicitud No. XXXXX ha finalizado, se genero tarea de firma y
envo al Representante Legal o Apoderado. Recuerde que quien suscribe la solicitud
debe contar con mecanismo digital.
Enviar Solicitud:
Si Usted ha actuado como Representante Legal, apoderado general o apoderado especial del
interesado, despus de guardar, oprima este botn, lo cual le permitir firmar el documento y
posteriormente enviarlo.
El Servicio Informtico, le mostrar el siguiente mensaje:
Confirmacin Envo Solicitud
A continuacin se realizar la firma y envi de la solicitud. La informacin all contenida,
no podr ser modificada de manera posterior. Desea continuar?
NO. Oprima este botn, si tiene dudas sobre el diligenciamiento de la solicitud. En este caso,
Usted podr revisar el PDF de la solicitud y la informacin registrada con el fin de hacer los
cambios o agregar la informacin que considere pertinente, antes de enviar la solicitud. Cuando
est totalmente seguro, oprima de nuevo la opcin Enviar Solicitud
SI. Oprima este botn, si est seguro de que el diligenciamiento est completo y correcto
27
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
El servicio Informtico, le desplegar un cuadro con la opcin que le permitir firmar y enviar la
solicitud.
Firma de la Solicitud: Una vez Usted oprima el botn Enviar Solicitud, el servicio informtico le
mostrar una ventana para permitirle firmar el documento, la cual contendr el siguiente texto: La
firma de la presente declaracin, documento y/o archivo a travs del mecanismo de firma digital
amparada con certificado digital, sustituye para todos los efectos legales la firma autgrafa. En
la ultima versin, este mensaje no quedo con el recuadro amarillo como los dems mensajes.
Oprima el botn Examinar y cargue el archivo con el mecanismo digital que previamente deber
tener disponible en sus archivos.
Oprima el botn Contrasea y digite la contrasea que le ha sido asignada previamente para
cargar la firma digital. El servicio le desplegar un teclado virtual, el cual debe manejar con el
mouse. Ingrese la contrasea y oprima el botn Aceptar.
Oprima el botn Firmar. El servicio le mostrar para la solicitud, el nmero de tem, el nmero
de la solicitud que acaba de firmar y el estado de la misma, en la que deber indicar Firmado
Oprima el botn Acuse para visualizar el XML del acuse de recibo del envi de la solicitud y si
desea, gurdelo en sus archivos.
Oprima el botn Finalizar para visualizar el mensaje de Acuse de recibo del envo de la solicitud,
el cual contendr la siguiente informacin:

Nmero de la Solicitud recibida por la DIAN

Datos del Solicitante:

Tipo de Documento

Numero Documento de Identificacin

Razn social
Adicionalmente, el mensaje le recordar lo siguiente:

la presentacin de la solicitud, comprende adems del envo exitoso de la misma,
la entrega de documentos e informacin complementaria cuando a ello haya lugar y
le informa que El resultado final de la presentacin, se reflejar en el Formato 1638
(Formalizacin de la solicitud). El procedimiento de la formalizacin, se indicar mas
adelante.
Para terminar, oprima el botn Cerrar
28
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
En este momento, Usted ha terminado la etapa de diligenciamiento de la solicitud de Autorizacin.

Ahora, el servicio le llevar de manera automtica, a la pantalla CONSULTAR SOLICITUDES
6.1.1 Consulta de la Solicitud de Autorizacin

El servicio Informtico, ha dispuesto la opcin o servicio de Consulta con el fin de proporcionar al
Usuario un mecanismo que le permita verificar de inmediato, al terminar la etapa de diligenciamiento
de la solicitud, el estado de la misma y los datos relacionados con esta.
Usted tambin podr acceder a este servicio, desde el men principal de la pgina Web de la
DIAN, haciendo su registro como usuario e ingresando por la opcin Registros, Autorizaciones y
Certificaciones, Consultar Solicitudes.
Usted puede realizar la consulta de dos maneras dependiendo de la informacin que requiera
obtener:
29
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
1. Si requiere informacin sobre todos los tipos de solicitudes enviadas por le interesado:
Oprima el botn Consultar sin seleccionar alguno de los cinco (5) filtros de bsqueda que le
proporciona la pantalla.
La consulta le proporcionar los datos de todas las solicitudes que el servicio haya identificado
provenientes del nmero de identificacin del interesado, con los siguientes datos:

No. de Solicitud
Estado de la Solicitud:
Temporal: Es el estado inicial de la solicitud que se asimila a un estado BORRADOR, esto quiere
decir que la solicitud puede ser modificada mientras permanezca en este estado.
Anulada por el Solicitante: Solicitud anulada por el Solicitante
Anulada Automticamente: Solicitud anulada automticamente
Enviada: El estado ENVIADA, indica que un formulario 020 se recibi con la intencin de
presentar una solicitud.
En espera de Documentos soporte: Es un estado de alerta y espera, mientras se determina la
radicacin de los documentos soporte por parte del interesado.
Presentada: Es un estado dentro de la formalizacin (formato 1638), que indica que una solicitud
se present con el cumplimiento de los requisitos. A partir de su fecha, empiezan a correr trminos
para que la DIAN decida sobre la misma.
No Presentada: Es un estado dentro de la formalizacin (formato 1638) que indica que una
solicitud enviada, no cumpli con los requisitos exigidos. A partir de su fecha, se cierra el caso.

Tipo: Corresponde a la clase de solicitud que est siendo consultada, de acuerdo con la
tabla de opciones para este filtro de bsqueda: Autorizacin, habilitacin, renovacin, etc.
En esta primera etapa de desarrollo del Servicio Informtico, Usted podr ver nicamente
las autorizaciones de OEA
Calidad de Usuario / Objeto de la Solicitud: Corresponde a la calidad de usuario u objeto de

la solicitud para la cual se est realizando el proceso de solicitud; de acuerdo con la tabla de
opciones para este filtro de bsqueda: Agencia de Aduanas, Agente de carga internacional,
OEA, etc. En esta primera etapa de desarrollo del Servicio Informtico, Usted podr ver
nicamente las autorizaciones para el objeto de la solicitud OEA.
30
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Fecha de Creacin: Corresponde a la fecha en la cual fue creada dentro de la base de datos
del Servicio, la Solicitud; en cualquiera de los estados de la misma. Ejemplo: Si la solicitud
figura como temporal, la fecha corresponde al da en que se registr como temporal; si la
solicitud se encuentra en estado enviada; la fecha corresponde al da en que se registr
como enviada.
Adicionalmente, la pantalla de consulta le presentar 3 columnas con las siguientes ayudas:

Diligenciar/Enviar Solicitud:
Esta opcin, se mostrar cuando la solicitud se encuentre
en estado temporal y le permitir al solicitante, ingresar de nuevo al formato de la solicitud,
para hacer modificaciones a la informacin previamente registrada en la misma o terminar de
diligenciarla y posteriormente enviar la solicitud.
Anular Solicitud:
Esta opcin, le permitir al solicitante anular la solicitud. El usuario podr
anular una solicitud, siempre que esta, se encuentre en estado temporal y dentro de los treinta
(30) das siguientes a la fecha en que fue creada. Estas solicitudes tambin podrn ser anuladas
automticamente por el servicio informtico, al da 31; cuando en este da, continua en esta
temporal y no ha sido anulada por el usuario.
Generar PDF de la Solicitud:
Esta opcin le permitir al solicitante generar el pdf de una
solicitud que ha sido creada, sea cual sea su estado dentro del servicio informtico; siempre que
el Usuario haya guardado un borrador de la misma. 2. Si requiere informacin especifica sobre
algn tipo de solicitud.
2. Si requiere informacin especfica sobre algn tipo de solicitud.
El servicio Informtico le proporciona los siguientes 5 (cinco) filtros de bsqueda que le permitirn
al solicitante construir su propio reporte de consulta con la informacin requerida.
Naturaleza de la Solicitud: Seleccione Aduanera
Tipo de Solicitud: Seleccione Autorizacin. El servicio le desplegar para el siguiente campo,
una tabla con las opciones que correspondan al tipo de solicitud seleccionado
Calidad de Usuario /Objeto de la Solicitud: Seleccione Operador Econmico Autorizado
Numero de la Solicitud: Digite el nmero de la solicitud si lo tiene
Estado de la Solicitud: Seleccione de la tabla, el estado de la solicitud que desea consultar, si lo
conoce.
31
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
6.1.2 Consulta del Asunto:

El servicio Informtico, tambin ha dispuesto como una herramienta de ayuda para el Usurario
OEA, el servicio Consulta del Asunto, el cual le permite conocer de manera organizada todos
los eventos registrados y asociados a un asunto; considerado este como el expediente virtual
dentro del cual se registran todas y cada una de las acciones generadas sobre el mismo.
Cmo acceder a la Consulta del Asunto:
Ingrese a la opcin Consulta de la Solicitud
La consulta del asunto, debe realizarse desde la solicitud de su inters. Ubique el cursor del
mouse sobre el cono de la lupa que aparece en el costado izquierdo de la solicitud y de click
sobre ste.
32
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
El servicio le desplegar una pantalla con informacin sobre el Asunto: Nmero del Asunto,
Nmero de la Solicitud y datos sobre la solicitud. Adicionalmente, le mostrar datos sobre la
informacin complementaria: Informacin recibida, pendiente y opcional. Oprima el botn Volver
al Asunto
33
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
El servicio le desplegar una pantalla con el titulo Detalle del Asunto, el cual le muestra el
nmero asignado al asunto, que es diferente al nmero de la solicitud, el nombre del Asunto,
que corresponde al nombre del Servicio Informtico, el estado del Asunto, que corresponde a
la situacin en la que se encuentra el asunto. Mientras se encuentre en curso un proceso de
autorizacin, el estado figurar como Abierto.
Adicionalmente, la pantalla le muestra en la parte superior, cuatro (4) columnas con los ttulos
Procedimientos: Corresponde a las etapas del proceso dentro del servicio informtico.
Personas: Corresponde a las personas naturales o jurdicas que han actuado dentro del Asunto
Documentos: Corresponde a los registros o formularios en los que se plasm la informacin que
fue registrada dentro del servicio informtico
Jerarqua: Corresponde al rango o categora del asunto
Para ver el detalle de cada una de las opciones anteriores, ubique el cursor del mouse sobre
la pestaa que seala la opcin y d doble click. El servicio le desplegar una pantalla con la
informacin especfica de cada opcin.
34
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
6.2 Presentacin de Informacin Complementaria. Servicio Presentacin de Informacin

por envo de archivos XML
6.2.1 Diligenciamiento de la informacin y generacin del archivo xml con uso de la herramienta
o generacin del archivo XML
Cmo descargar la herramienta para el diligenciamiento de la Informacin.
Tenga en cuenta que al momento de descargar el prevalidador, este deber contener tres (3)
archivos los cuales debern permanecer siempre juntos para permitirle llevar a cabo la operacin
de diligenciamiento, generacin y envo del archivo xml de manera completa y efectiva.

Archivo en Excel del Prevalidador. Le permitir el diligenciamiento en excel del prevalidador

Archivo xsd. Le permitir la generacin del archivo xml
Archivo de salida. Archivo de almacenamiento del xml generado previamente
Ingrese a la pgina Web de la DIAN: www.dian.gov.co y enseguida al Icono del OEA. Seleccione la
opcin Servicio Informtico de Registros, Autorizaciones y Certificaciones, Opcin Prevalidador
Integrado OEA
Habilitar Macros
Tenga en cuenta que para poder ejecutar el prevalidador, es necesario habilitar los macros del
mismo en Microsoft Excel. Para permitir la ejecucin de los macros contenidos en el prevalidador,
se hace necesario que el nivel de seguridad de Excel, se encuentre en la opcin Bajo.
6.2.2 Diligenciamiento de la Informacin.
De la carpeta que contiene los tres (3) archivos indicados en el titulo Cmo descargar la
herramienta para el diligenciamiento de la Informacin, del punto 6.2.1 de este documento,
ingrese al archivo en Excel Prevalidador
Este archivo, contiene de manera integrada tres (3) prevalidadores. Se encuentra identificado en
el costado izquierdo, con un ttulo en color rojo Prevalidador Operador Econmico Autorizado.
35
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Pantalla de Inicio
Lea el texto de inicio y oprima el botn Siguiente
36
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Pantalla de Presentacin. Lea el texto de la presentacin y oprima el botn Siguiente
37
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Pantalla Documentos necesarios para el diligenciamiento. Presenta la informacin que el

usuario requerir para el diligenciamiento de los prevalidadores. Lea con atencin y oprima el
botn Siguiente
38
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Pantalla: Uso del Prevalidador: Presenta informacin sobre el uso de la herramienta y forma de
desplazamiento por las pantallas
39
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Pantalla: Diligenciamiento- Tabla listado de prevalidadores. Presenta en una tabla, las opciones
de prevalidadores para permitir el diligenciamiento de los mismos.
La herramienta contiene de manera integrada los siguientes prevalidadores:

Autoevaluacin y Reporte de cumplimiento de exigencias Formato 1651
Presentacin de Personas 1526
Relacionados con el Negocio 1551
40
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
En el campo Formato a Diligenciar, usted debe seleccionar cada uno de los prevalidadores que
desee diligenciar. Estos, pueden ser seleccionados en el orden que usted considere conveniente;
No obstante, en consideracin a la secuencia del procedimiento de autorizacin, se sugiere que
inicie con el diligenciamiento del Prevalidador 1651 Autoevaluacin
Para seleccionar uno de los prevalidadores, ubique el cursor del mouse sobre el mismo y oprima
el botn Ir al formato
Prevalidador 1651 Autoevaluacin y Reporte de cumplimiento de exigencia

Hoja 1. Datos del Solicitante /Datos del Usuario
Casilla Opcin a Aplicar: De doble click sobre la casilla. El servicio le desplegar la lista de
opciones para esta casilla. De click con el cursor en la opcin 1 Solicitud Inicial con el cursor y
oprima el botn Seleccionar
Casilla No. de Solicitud: Diligencie el nmero de la Solicitud a la que desea asociar el prevalidador
que est diligenciando. Recuerde que dicha solicitud, ya debe tener el estado enviada dentro el
servicio.
Casilla No. De Resolucin: Esta casilla no deber ser diligenciada cuando en la casilla Opcin a
aplicar, se haya seleccionado solicitud inicial
Casilla Calidad de Usuario/Objeto de la Solicitud: Seleccione de la tabla la opcin 27 Operador
Econmico Autorizado y oprima el botn Seleccionar
Casilla Calidad de Usuario OEA: Seleccione de la tabla la opcin 10 -Exportador y oprima el
botn Seleccionar. Recuerde que esta tabla ser cargada por el Servicio Informtico con valores
adicionales, una vez se establezcan los tipos de usuario que aplicaran en adelante a la solicitud
de autorizacin.
Una vez termine de diligenciar esta primera hoja, contine con la hoja identificada con el
titulo Autoridades de Control. El servicio le cargar por defecto, en dos filas, la informacin
correspondiente a Nit y Razn social de las Autoridades de Control, que necesariamente participan
en el proceso de autorizacin. Si el interesado es objeto de control por parte de alguna de las
dems Autoridades de control, haga uso de la Opcin Agregar, dando click sobre esta misma.
41
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
El servicio agregar una lnea adicional en la que Usted podr registrar los datos de la Autoridad
de control que desee.
Casilla NIT. Seleccione de la tabla de opciones, el NIT de la Autoridad que desea agregar y
de click sobre el botn Seleccionar. El servicio cargar automticamente la razn social de la
Autoridad seleccionada.
Si desea agregar otra Autoridad de control, repita la accin anterior. De lo contrario, contine
el diligenciamiento en la siguiente hoja identificada como Control de Exigencias. El servicio
le desplegar una pgina con la informacin de las exigencias para su tipo de Usuario, y de
acuerdo con las Autoridades de Control seleccionadas. En este sentido, si Usted seleccion como
Autoridad de Control el ICA, el servicio le mostrar las exigencias establecidas por la DIAN, por
Antinarcticos y por el ICA. Si Usted seleccion el INVIMA, el servicio le mostrar las exigencias
de todas las anteriores y adicionalmente las del INVIMA.
El cuadro de exigencias contiene:
Captulo: Esta identificado con un cdigo alfa numrico R1 que significa: Requisito del capitulo
No. 1
Nombre del Capitulo: Se refiere a al denominacin del capitulo dentro del Documento Requisitos
mnimos para Exportador, establecidos mediante Resolucin 11435 del 31 de octubre de 2011
Exigencia: Corresponde a un nmero de identificacin interno del servicio informtico
Descripcin de la Exigencia: Corresponde a la descripcin del requisito establecido al interior
de cada captulo y dentro del Documento Requisitos mnimos para Exportador, establecidos
mediante Resolucin 11435 del 31 de octubre de 2011
Clase de Exigencia: El servicio cargar automticamente un nmero que identifica si la exigencia
es de carcter general (2):Cuando la exigencia ha sido establecida y su cumplimiento ser
verificado por la DIAN; o de carcter particular (3) : Cuando la exigencia ha sido establecida y su
cumplimiento ser verificado por cualquiera de las dems Autoridades de Control; en este caso
ICA, INVIMA, o Antinarcticos.
Descripcin Clase de Exigencia: Corresponde a la descripcin como General o Particular de la
Exigencia, de acuerdo con lo indicado en el prrafo anterior.
Casilla Breve Descripcin del Cumplimiento: Diligencie de manera resumida, la forma como el
interesado est dando cumplimiento a cada una de las exigencias indicadas.
42
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Casilla Auto evaluacin: Ubique el cursor del mouse dentro de la casilla y oprima dos veces. El
servicio le desplegar una tabla con las opciones disponibles. Seleccione:
1.
2.
3.
SI: Si considera que en este momento, el interesado ya cumple con la exigencia respectiva
NO: Si considera que en este momento, el interesado no est cumpliendo con la exigencia
respectiva
En proceso: Si considera que en este momento, el interesado se encuentra en proceso de
dar cumplimiento a la exigencia respectiva
Casilla Fecha Autoevaluacin: Ubique el cursor del mouse dentro de la casilla y diligencie la fecha
en la que considera se dio cumplimiento a la exigencia, en la que se estableci el incumplimiento,
o en la que se estableci que el cumplimiento se encuentra en proceso; segn corresponda.
Escriba la fecha respetando el siguiente formato: AAAA-MM-DD
Casilla Descripcin Autoevaluacin: Esta casilla ser cargada automticamente por el servicio
informtico, una vez Usted diligencie la casilla Autoevaluacin.
Despus de terminar el diligenciamiento de la totalidad de las casillas, seleccione del men de
opciones, la opcin Reporte.
En caso de haberse registrado algn error en el diligenciamiento de prevalidador, ste no le
permitir generar el reporte, hasta que sean corregidos todos y cada uno de los errores.
En caso de presentarse errores, en el diligenciamiento, el prevalidador le mostrar un mensaje
con el siguiente texto:
No se puede generar el reporte porque hay errores en los registros. Desea consultarlos? .
Si este es su caso, haga click en el botn SI. El prevalidador, le mostrar la relacin de errores
presentados, indicndole en cada fila, el nmero del formato, el nmero del registro en el que se
presenta el error y la descripcin del error. De click sobre la lnea que esta mostrando el error, y
la herramienta lo ubicar automticamente en la casilla en la que se encuentra ubicado el error.
Oprima el botn Cerrar y proceda a corregir el error indicado.
Una vez corregidos todos los errores, regrese de nuevo a la opcin Reporte y seleccinela.
La herramienta le desplegar un cuadro con el ttulo Resumen de la Autoevaluacin - Formato
1651 el cual contiene 7 columnas con la siguiente informacin:
43
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Cdigo: Alfanumrico, en el cual la R, significa Requisito y el nmero significa el capitulo

correspondiente a las exigencias establecidas por cada una de las Autoridades de Control.
Captulo: Indica el ttulo de cada uno de los captulos de exigencias establecidas por las
Autoridades de control
Total Exigencias: Indica el nmero de exigencias establecidas por las Autoridades de Control para
cada uno de los captulos.
Si Cumple: Indica el nmero de exigencias que el interesado est cumpliendo en este momento
para cada uno de los captulos
No Cumple: Indica el nmero de exigencias que el interesado no cumple en este momento para
cada uno de los captulos
En Proceso: Indica el nmero de exigencias que el interesado considera que estn en proceso en
este momento para cada uno de los captulos
%Cumplimiento: Indica en trminos porcentuales el nivel de cumplimiento de las exigencias para
cada capitulo.
Totales: Indica la sumatoria de todos los valores de las columnas total de exigencias, si cumple,
no cumple, en proceso y porcentaje de cumplimiento.
Una vez haya verificado que los resultados del reporte son correctos, cierre esta opcin. La
herramienta lo regresar a la pantalla del formato de diligenciamiento.
Seleccione del men de opciones, la opcin Principal, accin esta, que le permitir visualizar
la opcin Generar XML. De click en la opcin Generar XML. La herramienta le mostrar la
informacin del archivo XML en dos recuadros: Datos del Encabezado y Archivos a Generar.
Este ultimo, con el nmero de orden, el nombre del archivo y la cantidad de registros del mismo.
Adicionalmente, le presenta dos botones:
Regresar: Le permite regresar a la pantalla anterior para que pueda modificar la informacin si lo
requiere
Generar XML: Le permite completar el proceso de generacin del archivo XML.
44
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Oprima el botn Generar XML. La herramienta le desplegar un mensaje indicndole que la

generacin del archivo ha finalizado y la ruta del directorio en el cual lo ubic.
45
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Oprima el botn Aceptar. Con esta opcin, Usted ha finalizado el proceso de diligenciamiento del
primer prevalidador. Luego deber ubicar en el archivo de salida ireferido en el numeral 6.2.1
de este documento, el XML correspondiente, para proceder a enviarlo a travs del servicio de
Presentacin de Informacin por Envo de Archivos
46
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Prevalidador 1526 Presentacin de Personas

Hoja 1. Datos Generales de la Persona Presentada.
Casilla Tipo de Presentacin: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble click. La
herramienta le desplegar la tabla de valores con dos opciones. Seleccione la opcin
1 Presentacin de la persona por primera vez y oprima el botn Seleccionar
Casilla Tipo de Documento: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble click.
Seleccione de la tabla de valores, el tipo de documento segn corresponda. Tenga en cuenta el
tipo de persona para la cual esta seleccionando este documento: SI es persona natural o jurdica.
Casilla No. de Identificacin: Diligencie el nmero del documento de identificacin de la persona
que esta presentando.
Casilla Primer Apellido: Diligencie el primer apellido de la persona que esta presentando. Este
campo, solo debe ser diligenciado, cuando la persona que esta presentando, sea una persona
natural.
Casilla Segundo Apellido: Diligencie el segundo apellido de la persona que esta presentando. Este
natural.
Casilla Primer Nombre: Diligencie el primer nombre de la persona que esta presentando. Este
natural.
Casilla Otros Nombres: Diligencie otros nombres de la persona que esta presentando. Este
natural.
Casilla Cdigo Tipo de Vinculacin Laboral: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d
doble click. Seleccione de la tabla, la opcin que corresponda, segn sea el tipo de vinculacin
de la persona que esta presentando, con el interesado. En el momento en que Usted seleccione
un valor, la herramienta le solicitar mediante el siguiente mensaje, que vaya a la hoja de roles y
diligencie el rol correspondiente al nmero de identificacin informado.
47
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Oprima el botn Aceptar
48
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Ubique la opcin en el men e ingrese a la pgina Roles
Hoja 2. Roles
Casilla Nmero de Identificacin: Ubique el cursor en el campo y d doble click. La herramienta le
desplegar una tabla con los nmeros de identificacin de las personas presentadas, que fueron
diligenciados previamente en la pgina principal. Seleccione el que corresponde a la persona
respectiva.
Casilla Rol: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y d doble click. Seleccione de la tabla, el rol
de la persona que est presentando. Regrese a la pgina principal y contine el diligenciamiento.
Casilla Aos de experiencia: Esta casilla ser cargada automticamente por la herramienta con la
informacin que Usted registre posteriormente en la seccin Experiencia Laboral.
Casilla No: Acta designacin Empleado de cumplimiento: Esta casilla solo deber ser diligenciada,
cuando el interesado est obligado por la legislacin a presentar el empleado de cumplimiento y
la persona presentada ejerce este rol dentro de la Organizacin.
49
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Casilla Fecha del Acta designacin Empleado de Cumplimiento: Esta casilla solo deber ser
diligenciada, sI ha diligenciado la casilla anterior.
Casilla No: Acta designacin Representante Lder OEA: Esta casilla deber ser diligenciado
cuando el rol de la persona presentada corresponda a Lder OEA. En este caso, diligencie el
nmero del Acta de designacin respectivo.
Casilla Fecha del Acta Designacin Representante Lder OEA : Esta casilla deber ser diligenciada
cuando el campo anterior ha sido diligenciado. En este caso, diligencie la fecha del Acta de
designacin respectiva.
Casilla Cdigo Entidad Promotora de Salud: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d
doble click. Seleccione la opcin que corresponda
Casilla Cdigo Fondo de Pensiones: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble
click. Seleccione la opcin que corresponda
Casilla Cdigo Administradora de Riesgos Profesionales: Ubique el cursor del mouse dentro del
campo y d doble click. Seleccione la opcin que corresponda.
Casilla No. Certificado Antecedentes Disciplinarios: Diligencie el nmero del certificado de
antecedentes disciplinarios a nombre de la persona presentada. Tenga en cuenta que este deber
tener mnimo 8 y mximo 20 caracteres.
Casilla Fecha Certificado Antecedentes Disciplinarios: Diligencie en formato AAAA-MM-DD la
fecha de expedicin del certificado de antecedentes disciplinarios
Casilla Persona Registra Antecedentes Judiciales? : Ubique el cursor del mouse dentro del
campo y d doble click. La herramienta le ofrecer las opciones Si o NO. . Seleccione la opcin
que corresponda.
Casilla Fecha Consulta Antecedentes Judiciales: Diligencie en formato AAAA-MM-DD la fecha en
la cual realiz la consulta de antecedentes judiciales.
Cuando termine de diligenciar la totalidad de los campos de la hoja principal, contine con la hoja
2 del prevalidador, que ubicar en el men de opciones correspondiente.
50
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Hoja 2. Educacin Formal de la Persona Presentada

Casilla No. de Identificacin: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble click. La
herramienta le desplegar en una tabla, las opciones con la informacin previamente registrada.
Seleccione la opcin que corresponda a la persona presentada.
Casilla Cdigo Nivel Acadmico: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble click.
Casilla Cdigo Institucin: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble click.
Casilla Cdigo Programa: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble click. Seleccione
la opcin que corresponda a la persona presentada.
Casilla Cdigo Pas: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble click. Seleccione el
pas en el cual la persona presentada, curs el programa indicado.
Casilla Cdigo Departamento: Este campo solo se debe diligenciar cuando el pas ha sido
Colombia. En este caso, ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble click. Seleccione
el departamento en el cual se encuentra ubicada la Institucin en la que la persona presentada
curs el programa indicado.
Casilla Cdigo Ciudad: Este campo solo se debe diligenciar cuando el pas seleccionado ha sido
Colombia. En este caso, ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble click. Seleccione
la ciudad en la cual se encuentra ubicada la Institucin en la que la persona presentada curs el
programa indicado.
Casilla Estado: Ubique el cursor del mouse dentro del campo y d doble click. Seleccione el
estado del programa cursado por la persona presentada.
Casilla Nmero Acta de Grado: Este campo debe ser diligenciado, cuando en el campo anterior,
ha sido seleccionada la opcin Graduado . En este caso, diligencie el nmero del acta de grado
para el programa cursado por la persona presentada.
Casilla Fecha de Grado: Este campo debe ser diligenciado, cuando en el campo Estado, ha sido
seleccionada la opcin Graduado . En este caso, diligencie en formato AAAA-MM-DD la fecha
del grado de la persona presentada.
51
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Cuando haya terminado de diligenciar la totalidad de los campos de la hoja 2, ingrese por el men
de opciones a la hoja 3.
Hoja 3 . Experiencia Laboral de la Persona Presentada

Casilla Nmero de Identificacin: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble click. La
herramienta le desplegar una tabla con los valores que fueron registrados previamente por el
solicitante. Seleccione el valor que corresponda a la persona presentada
Casilla Cdigo Modalidad de Empleo: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble click.
Seleccione el valor que corresponda a la persona presentada
Casilla Tipo de Documento: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble click. Seleccione
el valor que corresponda a la persona presentada. Tenga en cuenta que debe ser coherente con
la informacin registrada en Nmero de Identificacin.
Casilla No. Identificacin Empleador: Diligencie el nmero de identificacin del empleador de
la persona presentada. Tenga en cuenta que este dato, puede corresponder al interesado si la
persona presentada est vinculada laboralmente con el mismo en la actualidad, o a otro empleador
que haya tenido previamente.
Casilla Primer Apellido Empleador: Esta casilla debe diligenciarse nicamente cuando el
empleador haya sido o sea una persona natural. En este caso, diligencie el primer apellido del
empleador sea actual o previo.
Casilla Segundo Apellido Empleador: Esta casilla debe diligenciarse nicamente cuando el
empleador haya sido o sea una persona natural. En este caso, diligencie el segundo apellido del
Casilla Primer Nombre Empleador: Esta casilla debe diligenciarse nicamente cuando el
empleador haya sido o sea una persona natural. En este caso, diligencie el nombre del empleador
sea actual o previo.
Casilla Otros Nombres Empleador: Esta casilla debe diligenciarse nicamente cuando el
empleador haya sido o sea una persona natural. En este caso, diligencie el otro nombre del
52
Direccin
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Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Casilla Razn Social Empleador: Esta casilla nicamente debe diligenciarse cuando el empleador
no sea una persona natural. En este caso, diligencie la razn social del empleador
Casilla Cdigo Naturaleza Empleador: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble
click. Seleccione de la tabla el valor que corresponda a la naturaleza del empleador. Este valor
aplica a un empleador persona natural o persona jurdica.
Casilla Cdigo Pis: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble click. Seleccione
de la tabla el valor que corresponda al pas en el cual la persona presentada desarroll o esta
desarrollando su experiencia laboral.
Casilla Cdigo Departamento: Esta casilla deber diligenciarse nicamente si en la casilla anterior
se selecciono el pas Colombia. En este caso, ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de
doble click. Seleccione de la tabla el departamento en el cual la persona presentada desarrollo
su experiencia laboral.
Casilla Cdigo Ciudad: Esta casilla deber diligenciarse nicamente si en la casilla Cdigo Pas,
se seleccion Colombia. En este caso, ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble
click. Seleccione de la tabla la ciudad en la cual la persona presentada desarrollo su experiencia
laboral.
Casilla Telfono: Diligencie el nmero del telfono del empleador.
Casilla Cdigo Verificacin de la Experiencia: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de
doble click. Seleccione de la tabla el valor que corresponda al tipo de evidencia con la cual se
demostrar ante la DIAN la experiencia informada.
Casilla Cargo o Denominacin del Empleo: Diligencie la denominacin del cargo que corresponda
a la experiencia laboral informada.
Casilla Cargo Actual: Ubique el cursor del mouse sobre la casilla y de doble click. Seleccione de
la tabla el valor que corresponda, segn sea la situacin laboral actual de la persona presentada.
Casilla Fecha de Ingreso: Diligencie en el formato (AAAA-MM-DD) la fecha de ingreso al cargo
referido, de la persona presentada.
Casilla Fecha de Retiro o Actual: Diligencie en el formato (AAAA-MM-DD) la fecha de retiro del
cargo referido de la persona presentada, si ya no se encuentra desempendolo; o la fecha
actual, si la persona presentada an se encuentra en ejercicio del mismo.
53
Direccin
de
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Nacionales
Casilla Das de Experiencia: Determine el nmero de das entre la fecha de ingreso y la fecha de
retiro o actual para el cargo que inform y diligencie esta informacin.
Casilla Breve Descripcin de Funciones: Diligencie en un texto, las funciones del cargo que
inform; de acuerdo con lo establecido en el mensaje de ayuda.. Tenga en cuenta que la casilla
deber contener mnimo 60 y mximo 250 caracteres
Una vez culminado el diligenciamiento de la totalidad de las casillas, ingrese a la pgina principal.
Desde esta, seleccione del men de opciones, la opcin Generar XML
Cuando la herramienta encuentra errores en el diligenciamiento, le desplegar un mensaje en
el cual le informar que no se puede generar el XML, porque hay errores en los registros y le
preguntar si desea consultarlos.
Oprima el botn SI
54
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
La herramienta, le desplegar un reporte con la informacin de los errores encontrados.
Ubique el cursor del mouse sobre cada uno de los errores- La herramienta lo llevar
automticamente a la casilla en la que se registr el error, para que Usted pueda corregir la
informacin.
Cuando haya corregido la totalidad de los errores, regrese a la pantalla Principal, y desde
all, nuevamente oprima la opicn Generar XML. La herramienta le informar que termin la
generacin de archivo y le indicar la ruta del directorio en el cual lo grab.
Oprima el botn Aceptar. Con esta opcin, Usted ha finalizado el proceso de diligenciamiento
del segundo prevalidador. Luego, deber ubicar en el archivo de salida indicado en el numeral
6.2.1 de este documento, el xml correspondiente, para proceder a enviarlo a travs del servicio
de Presentacin de Informacin por Envo de Archivos
55
Direccin
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y Aduanas
Nacionales
Prevalidador 1551 Relacionados con el Negocio

Hoja 1. Datos del Solicitante / Datos del Usuario
Casilla No. de Orden: Ubique el cursor del Mouse sobre la casilla y d doble click. La herramienta
le cargar automticamente un nmero de orden consecutivo
Casilla Calidad Usuario / Objeto de la Solicitud: Ubique el cursor del Mouse sobre la casilla y d
doble click. Seleccione de la tabla, la opcin 27 Operador Econmico Autorizado.
Casilla Calidad de Usuario Operador Econmico Autorizado: Ubique el cursor del Mouse sobre
la casilla y d doble click. Seleccione de la tabla, la opcin 10 Exportador. La herramienta le
mostrar solo este valor en esta primera etapa.
Casilla Cdigo Zona Franca /Programa: Esta casilla no deber ser diligenciada, cuando la calidad
de Usuario /Objeto de la solicitud es OEA, esta casilla no deber ser diligenciada
Casilla Denominacin Zona Franca Permanente: Esta casilla no deber ser diligenciada, cuando
la calidad de Usuario /Objeto de la solicitud es OEA.
Hoja 2. Relacionados con la Operacin / Asociados de Negocio / Cadena de Suministro

Casilla No. de Orden: Ubique el cursor del Mouse sobre la casilla y d doble click. Seleccione de
la tabla, la opcin que corresponde al orden del registro. La herramienta presenta en esta tabla,
los valores que ya se han cargado previamente.
Casilla Accin a Aplicar: Ubique el cursor del Mouse sobre la casilla y d doble click. Seleccione
de la tabla, la opcin Presentar Relacionado. Por el momento, la opcin Retirar Relacionado
no estar disponible.
Casilla Tipo de Relacin: Ubique el cursor del Mouse sobre la casilla y d doble click. Seleccione
de la tabla, el nombre del relacionado con el negocio sobre el cual va a registrar la informacin.
Casilla Tipo de Documento: Ubique el cursor del Mouse sobre la casilla y d doble click. Seleccione
de la tabla, el tipo de documento del relacionado con el negocio informado. La tabla le presentar
las opciones segn el tipo de relacin seleccionado en la casilla anterior.
56
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Casilla No de Identificacin: Diligencie el nmero de identificacin del Relacionado con el negocio.

Tenga en cuenta que este, debe corresponder al tipo de documento diligenciado en la casilla
anterior
Casilla Primer Apellido: Esta casilla debe diligenciarse nicamente cuando el tipo de documento
corresponda a una persona natural
Casilla Segundo Apellido: Esta casilla debe diligenciarse nicamente cuando el tipo de documento
corresponda a una persona natural.
Casilla Primer Nombre: Esta casilla debe diligenciarse nicamente cuando el tipo de documento
Casilla Otros Nombres: Esta casilla debe diligenciarse nicamente cuando el tipo de documento
Casilla Razn Social: Diligencie la razn social del relacionado con el negocio. Tenga en cuenta
que esta casilla es excluyente con las cuatro casillas anteriores.
Casilla Telfono: Diligencie en el formato que indica el mensaje de ayuda (XX)(XXX)(XXXXX), el
telfono del relacionado con el negocio
Casilla Correo Electrnico: Diligencie el correo electrnico del relacionado con el negocio. Tenga
en cuenta que la informacin, debe cumplir con la estructura estndar de un correo electrnico.
Casilla Direccin Web: Diligencie la direccin de la pgina Web del relacionado con el negocio.
Esta casilla no es de obligatorio diligenciamiento. Tenga en cuenta que la informacin, debe
cumplir con la estructura estndar de una pgina Web
Casilla Pas: Ubique el cursor del Mouse sobre la casilla y d doble click. Seleccione de la tabla,
el pas en el que se encuentra ubicado el relacionado con el negocio.
Casilla Departamento: Esta casilla solo deber diligenciarse cuando en la casilla anterior, se
ha seleccionado como Pas: Colombia. En este caso, seleccione de la tabla de opciones el
departamento en el cual se encuentra ubicado el relacionado con el negocio.
Casilla Ciudad: Esta casilla solo deber diligenciarse cuando en la casilla Pas, se ha seleccionado
Colombia. En este caso, seleccione de la tabla de opciones la ciudad en la cual se encuentra
ubicado el relacionado con el negocio.
57
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Direccin: Diligencia la direccin de ubicacin fsica del relacionado con el negocio.

Casilla Breve Descripcin de la Actividad : Diligencie la informacin sobre la actividad que se
desarrolla entre el interesado y el relacionado con el negocio
Datos Especficos del OEA

Casilla Relacionado posee programas de seguridad: Ubique el cursor del Mouse sobre la casilla
y d doble click. Seleccione de la tabla, la opcin que corresponda.
Casilla Agremiacin Local a la que pertenece: Esta casilla no debe ser diligenciada por un
interesado OEA
Casilla rea Cubierta M2. Esta casilla no debe ser diligenciada por un interesado OEA
Casilla rea Descubierta M2: Esta casilla no debe ser diligenciada por un interesado OEA
Casilla rea Total M2: Esta casilla no debe ser diligenciada por un interesado OEA
Una vez termine de diligenciar la totalidad de las casillas del primer registro, Usted podr adicionar
una o mas lneas o para registrar la informacin de otro u otros relacionados con el negocio.
Para este fin, ubique el cursor del mouse en la fila inferior de la lnea ya diligenciada y dele click.
Oprima la opcin Agregar de las opciones del men en la parte superior de la pgina.
Una vez terminadas de diligenciar la totalidad de filas y casillas, vaya a la pgina principal,
ubicndola en el men de opciones de la parte superior de la pantalla. Desde all, seleccione del
men de opciones, la opcin Generar XML
Cuando la herramienta encuentra errores en el diligenciamiento, le desplegar un mensaje en
el cual le informar que no se puede generar el XML, porque hay errores en los registros y le
preguntar si desea consultarlos. Oprima el botn SI
La herramienta, le desplegar un reporte con la informacin de los errores encontrados.
Cuando haya corregido la totalidad de los errores, regrese a la pantalla Principal, y desde
all, nuevamente oprima la opcin Generar XML. La herramienta le informar que termin la
generacin de archivo y le indicar la ruta del directorio en el cual lo grab.
58
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Oprima el botn Aceptar. Con esta opcin, Usted ha finalizado el proceso de diligenciamiento del
tercer prevalidador. Luego, deber ubicar en el archivo de salida indicado en el numeral 6.2.1
de este documento, el XML correspondiente, para proceder a enviarlo a travs del servicio de
Presentacin de Informacin por Envo de Archivos
6.2.2 Carga de la informacin en el servicio de Presentacin de Informacin por Envo de
Archivos
Proceda a la carga de la informacin de los prevalidadores, a travs del Servicio de Presentacin
de Informacin por Envo de Archivos ingresando a la pgina Web de la DIAN y previo registro
como Usuario; teniendo en cuenta las especificaciones para ello, dispuestas en la pgina Web
de la DIAN
Una vez cargada la informacin de los prevalidadores 1651, 1526 y 1551, proceda al
diligenciamiento de la solicitud de envo de archivos y a la Consulta de la solicitud de envio
haciendo uso de las opciones ubicadas dentro del men de la parte lateral izquierda de la pantalla,
y de las instrucciones dispuestas en la pagina Web de la DIAN
6.3 Formalizacin
La formalizacin, es el paso con el cual se da por culminada la etapa de Presentacin de la

Solicitud. A partir de esta, empieza a contar el trmino para la verificacin del cumplimiento de
condiciones por parte de las Autoridades de Control.
La formalizacin puede darse por parte de la DIAN o del Usuario.
Usted puede formalizar la presentacin de la Solicitud cuando haya cumplido en debida forma y
dentro de los trminos establecidos, los siguientes pasos:

59
Diligenciamiento y envo de la Solicitud de Autorizacin

Presentacin de la Informacin complementaria
Radicacin de los documentos soporte.
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Procedimiento para la formalizacin por parte del Usuario:

Una vez registrado en el sistema, ingrese a la opcin Consultar Solicitudes y oprima el botn
Consultar
60
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
El servicio le mostrar la siguiente pantalla. Ubique el cursor del mouse sobre el cono de
bsqueda y dele click .
El servicio le mostrar la siguiente pantalla con informacin comprendida en 4 (cuatro ) secciones:

-
-
-
-
Datos sobre el Asunto (asunto o expediente que se conforma con todas las actuaciones
asociadas a una solicitud registrada en el servicio) y la solicitud registrada.
Convenciones que indican con una x o con un cono de visto bueno, si la informacin ha
sido recibida, pendiente u opcional
Estado de los documentos soporte
Estado de la Informacin Complementaria
61
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Adicionalmente, el servicio le mostrar en la parte inferior de la pgina tres (3) botones con las
opciones: consultar solicitud, volver al asunto y formalizar
Si en esta pantalla, el servicio le reporta con el icono de visto bueno que la totalidad de la
informacin ha sido recibida, oprima el botn Formalizar
62
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
El servicio le mostrar el siguiente mensaje, que le indica que la solicitud fue presentada en
los trminos y condiciones establecidos y le recuerda que se da inicio a los trminos para la
verificacin del cumplimiento de condiciones.
63
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
Si Usted desea ver en formato PDF el documento de Formalizacin (Formato 1638), oprima el
botn Volver al asunto, que se muestra en la pantalla anterior. Desde la pantalla Detalle del
Asunto, usted podr visualizar este y los dems documentos asociados y podr si lo desea,
generar las copias de los documentos PDF que requiera.
64
Direccin
de
Impuestos
y Aduanas
Nacionales
En este momento, Usted ha finalizado la etapa de Presentacin de la Solicitud. Recuerde que

la fecha en la cual se inicia el proceso de verificacin de condiciones, ser la que se indica
como Fecha Formalizacin en el formato Formalizacin Solicitud- , Registros, Autorizaciones,
Certificaciones (Formato 1638), ubicada en la parte inferior del documento en PDF que se
muestra a continuacin.
65

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Judul Asli

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Manual del Usuario

Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

El Modelo de Gestin Muisca. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Flujo grama del Procedimiento de Autorizacin OEA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Beneficios de la Automatizacin del Procedimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Ingreso al Proceso de Solicitud de Autorizacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

5.1 Quienes Pueden Ingresar al Servicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

6.1 Diligenciamiento y Envo de la solicitud de autorizacin OEA. . . . . . . . . . . . . . . 16

6.2 Presentacin de Informacin Complementaria.

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

Diligenciamiento y envo de la solicitud de autorizacin.

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

2. El Modelo de Gestin MUISCA

Representa la nueva forma de gestionar.

Integra las personas, reas, conceptos, datos y gestin

Responde por el recaudo

Facilita el cumplimiento de los deberes y el ejercicio de los derechos

Mide, previene y ajusta el comportamiento y la gestin

Aprovecha la tecnologa para potenciar la gestin

El MUISCA es un modelo de gestin que apunta a cumplir la misin de la entidad permitiendo

Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

Alcanzar la excelencia en sus operaciones.

Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

3. Flujograma del Procedimiento Autorizacin OEA.

Diligenciamiento y Presentacin de la solicitud a travs de los servicios informticos

Diligenciamiento y envi de la solicitud va Web

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION

Diligenciamiento y envi de la solicitud

Elabora y Presenta Informe

Expedicin Acto Administrativo

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

4. Beneficios de la Automatizacin del Procedimiento:

Seguimiento del paso a paso de las actividades registradas

Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

de pantallas amigables, mensajes de ayuda para facilitar la navegacin, herramientas para

Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

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5. Ingreso al proceso de solicitud de Autorizacin OEA

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

5.2 Cmo Ingresar al Servicio

Solicitud de Autorizacin: Automticamente, el servicio le mostrar la pantalla Inicar

Servicio Informtico de Registro, Autorizaciones y Certificaciones: Al interior de esta opcin,

Prevalidador Integrado OEA

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

Procedimiento para el Ingreso:

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

1. Si acta como persona natural a nombre propio.

2. Si acta como Representante Legal de una persona jurdica:

Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

Temporal: Es el estado inicial de la solicitud que se asimila a un estado BORRADOR. La solicitud

Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

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Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

6.1 Diligenciamiento y Envo de la Solicitud de Autorizacin

Seleccione de la columna izquierda del Men, la opcin Registros, Autorizaciones, Certificaciones.