SMARKETING PARA

EVENTOS
10 segredos para otimizar
a divulgao de eventos e conferncias
Gerenciar de forma eficaz a promoo de eventos fcil para voc? Sabemos que a tarefa demanda
foco extra e ateno redobrada, portanto aproveite as dicas deste captulo e torne-se um "Smarketer" um expert na arte de vender eventos! Lembre-se: eventos so a oportunidade perfeita para desenvolver
relacionamentos com clientes atuais e potenciais, uma vez que vocs ficaro frente a frente. To
importante quanto promover seu evento incorporar no seu dia a dia maneiras de encantar e envolver
os participantes, na forma de e-mails atenciosos, questionrios bem cuidados ou aquele seu toque
pessoal online.

SMARKETING PARA
EVENTOS
Introduo.pgina 2
1. Links de rastreamento.pgina 3
2. Monitoramento e otimizao de canais promocionais......pgina 4
3. Aliados e promotores do seu negcio.pgina 5
4. Calendrio promocionalpgina 6
5. Viso holstica do ROIpgina 7
6. Venda antecipada.pgina 8
7. Dados dos participantespgina 9
8. Planejamento e alinhamento das metas.............................pgina 10
9. Monitoramento das campanhas...........................................pgina 11
10. Flexibilidade...pgina 12

Introduo
Os dados da Eventbrite revelam que existem naturalmente dois picos no ciclo de vida da
venda de ingressos e inscries. Por exemplo, se as vendas de inscries de um evento
se iniciam seis semanas antes, comum ver um pico logo no incio e, depois novamente,
nos sete dias anteriores realizao do mesmo.
Se voc j organizou eventos, sabe que isso verdade! As pessoas amam procrastinar e
esperam at o ltimo minuto para confirmar e fazer o pagamento. Sabendo que h um
perodo de calmaria natural entre o momento em que as inscries comeam a ser
vendidas e a semana do evento, existem alguns passos que voc pode seguir para
superar (e vencer!) a queda natural desse ciclo.

1. Links de Rastreamento
Se voc no est acompanhando seus esforos de marketing, no saber a eficcia de
suas promoes e ser incapaz de determinar quais esto obtendo sucesso. Voc deve
adotar links de rastreamento exclusivos para cada canal de marketing usado na promoo
do seu evento. Esse canais podem ser: e-mail, redes sociais, display ads (anncios no
Google, por exemplo), blog posts e muito mais!
Os links de rastreamento so a base para o entendimento de quais canais de marketing
esto funcionando e quais realmente no esto, ou seja, quais trazem mais trfego para a
pgina de vendas (ou credencimento) do seu evento e quais convertem visitantes do seu
website em inscritos no seu evento. Se voc usar a Eventbrite ou o HubSpot, poder criar
links nicos para cada canal de marketing. Este artigo apresenta a configurao de links
de rastreamento de um evento na plataforma Eventbrite. A partir dos links voc ir,
portanto, rastrear quanto de trfego foi impulsionado para a sua pgina, quantos
ingressos ou inscries foram vendidos e a receita gerada por cada canal de marketing.
Se a receita originria de um determinado canal for menor do que seu custo, voc pode
querer reconsiderar esse investimento ou at mesmo a parceria.

2. Monitoramento e Otimizao
Agora que voc entende a importncia dos links de rastreamento, crucial monitorar
como os seus canais de marketing e promoo esto se saindo, assim voc saber
onde precisa se concentrar.
Por exemplo: quando enviar ofertas por e-mail, preste ateno taxa de abertura da
mensagem, na quantidade de cliques obtidos, nas visitas pgina do seu evento e no
nmero de inscries ou ingressos vendidos a partir daquela mensagem de e-mail.
Talvez voc descubra que apesar do ndice de abertura ser alto, o ndice de cliques ficou
abaixo da mdia ou a desejar. , portanto, o momento perfeito para testar uma chamada
ou redao diferente, um novo ttulo, novas imagens e etc.

3. Aliados e Promotores
Mesmo que voc possa estar sozinho no esforo de divulgar seu evento, considere criar e
atrair aliados e promotores para fazer a diferena e alcanar um pblico ainda maior. Se
voc trabalha na organizao de grandes eventos como conferncias, feiras ou
espetculos, cogite a criao de um comit organizador. Pea a cada membro do comit
que se comprometa a vender um determinado nmero de ingressos ou transforme as
vendas em uma competio entre os membros do comit para ver quem vende um
nmero X de ingressos no menor tempo possvel.
Se o evento que planeja tem um formato menor como aulas, palestras e reunies de
networking, considere contatar parceiros regionais. Parceiros regionais so pessoas ou
organizaes que tm um alcance semelhante ao seu, mas no idntico. Uma negociao
amplamente utilizada entre parceiros regionais a de oferecer um desconto especial para
os clientes da outra empresa em troca da promoo do evento em um e-mail ou post de
mdia social. Certifique-se de configurar links de rastreamento se conseguir formar um
comit organizador ou identificar parceiros regionais.

4. Calendrio Promocional
Enumere todos os canais de promoo que voc vai usar para promover e divulgar o seu evento. Lembre-se
que os canais podem ser: e-mails, mdias sociais, parceiros e muito mais! Crie um documento para ter todos os
parceiros e atividades listadas em um s lugar. Inclua o canal de marketing a ser utilizado, o responsvel, as
partes interessadas adicionais e datas (fechamento da parceria, incio da veiculao e etc).
Compartilhe publicamente com o seu grupo o documento criado (pode ser uma planilha simples ou at mesmo
o calendrio do Google) e mantenha todos os responsveis informados e atualizados. Tente verificar se h
falhas ou buracos nesse planejamento promocional que possam ser preenchidos at a realizao do seu
evento. E faa a voc mesmo a seguinte pergunta: ser que estou utilizando 100% da capacidade dos canais
que listei?.
Mdia Social e E-mails Promocionais
Em muitos casos, os organizadores enviam e-mails para a sua base para informar sobre o incio da
comercializao de ingressos e inscries e, novamente, na semana anterior ao evento. O mesmo vale para as
postagens nas mdias sociais: h um pico nos tutes e posts exatamente quando os primeiros ingressos so
colocados venda e, novamente, quando as vendas esto chegando ao fim. Agora que voc sabe que o
perodo compreendido pelas semanas 2-5 que antecedem realizao do seu evento geralmente mais
calmo, programe seus esforos de e-mail e mdia social para acontecerem durante esse perodo. Pretende
planejar um concurso ou promoo? Precisa oferecer uma promoo relmpago ou um desconto especial?
Programe seus maiores esforos durante o perodo que voc sabe que as vendas de ingressos sero mais
lentas. *DICA PRO: Use modelos de mdia social para criar grficos personalizados promocionais ou ferramentas
gratuitas como o www.canva.com

5. Viso holstica do ROI

(retorno sobre o investimento)
No deixe de considerar todos os recursos utilizados para a execuo de suas vrias
campanhas de marketing e, mais importante ainda, cuidado com os custos invisveis.
Os displays ads (ou anncios no Google), por exemplo, geralmente requerem mais do que
apenas o pagamento pela exibio. O trabalho de design juntamente com o esforo do
grupo de marketing para desenvolver o conceito, o texto e a mensagem final tambm
representa um custo que voc deve considerar quando medir o desempenho de seus canais
promocionais.
Ao olhar todos os custos associados com a promoo do evento, voc pode ter uma ideia
real do custo de cada ingresso (ou inscrio) vendido.

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6. Incentivo venda antecipada

Considere oferecer preos diferenciados a fim de convencer os participantes a
comprometerem-se com antecedncia. Ao vender inscries e ingressos
com preos distintos, tomando como base a antecedncia na ocasio da compra, as
pessoas que poderiam estar com dvidas sobre se querem participar, podem ser
motivadas a comprar se souberem que estaro economizando dinheiro.
Por exemplo, ao cobrar R$150 por ingressos antecipados, R$ 160 pelo ingresso comum e
R$ 175 para os comprados no dia do evento, as pessoas estaro mais propensas a
comprar um ingresso quando seu custo mais baixo. Ao vender mais ingressos e
inscries com antecedncia, voc no vai entrar em pnico na semana do evento ou se
preocupar porque no vendeu ingressos suficientes!
Outra maneira de convencer seu pblico a comprar ingressos bem antes da realizao do
evento oferecer experincias adicionais e exclusivas como um caf da manh com os
lderes da indstria, a oportunidade de uma consultoria com um expert reconhecido ou
um jantar com uma personalidade convidada.
Quer ideias de nomes diferentes para seus ingressos antecipados? Baixe grtis o ebook
O Preo Ideal, preparado pela Eventbrite especialmente para organizadores de eventos.

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7. Colete dados de participantes

O processo de inscrio, ou venda propriamente dita, o
melhor momento para coletar informaes de seus
participantes que podem ajudar voc no somente na
otimizao das vendas futuras, mas como tambm nos
esforos de marketing j existentes. tambm o melhor
momento para saber mais sobre o que os participantes
esperam de seu evento. Construa relacionamentos mais
slidos com seus participantes a partir do credenciamento.
Ao entender os dados demogrficos dos participantes,
quais redes sociais mais utilizam, suas ocupaes, seus
interesses e at mesmo as suas preferncias alimentares
pode ajud-lo a fazer um evento melhor, alm de ser
extremamente perspicaz!
Se voc usar a Eventbrite ou o HubSpot (http://
www.hubspot.com/products/landing-pages) para as
inscries de seu evento, poder criar e adicionar
perguntas personalizadas na pgina de credenciamento.
Caso seu evento seja recorrente, por exemplo uma aula
que se repete todo trimestre, poder criar perguntas
personalizadas para um ou para todos os eventos do seu
cronograma.

8. Planejamento e alinhamento das metas

Se voc tem uma meta de vendas de inscries e ingressos que precisa atingir, certifiquese de que voc e sua equipe estejam prontos para o sucesso. Enumere as campanhas
planejadas e, com base no histrico anterior, defina uma meta de vendas para cada canal
que utilizar.
Se a soma dos objetivos para cada canal no for igual ao seu objetivo de vendas, ento
voc precisa adicionar mais campanhas! Isto pode ser to simples como enviar um e-mail
extra ao seu banco de dados ou iniciar uma nova campanha de anncios pagos em mdia
social. Certifique-se que suas campanhas estejam alinhadas com seus objetivos desde o
incio. Se voc ainda no fez este exerccio de alinhamento, por que no comear agora
mesmo?

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9. Monitoramento das campanhas

Mesmo que voc use links de rastreamento para cada canal de marketing, colete
informaes suficientes de cada participante e construa um plano de marketing bastante
abrangente, se voc no prestar ateno e monitorar de perto suas campanhas no
saber o que realmente est funcionando.
A Eventbrite tem observado e estudado a correlao entre o comportamento do
organizador de eventos e a venda de ingressos e inscries. Os organizadores que
diariamente acessam e acompanham seus relatrios de vendas esto 75% mais
propensos a alcanarem seus objetivos. Portanto, monitore suas campanhas e as vendas
com frequncia, de modo que voc possa ajustar e otimizar cada movimento do seu
esforo.

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10. Flexibilidade
O seu plano promocional e de marketing no deve ser inflexvel, inajustvel. Como voc
monitora regularmente as suas campanhas, ir inevitavelmente querer ajustar a sua
estratgia de marketing. Podendo duplicar os canais que esto desempenhando bem e
cancelar aqueles que no esto desempenhando bem.
Certifique-se de que voc possa agir rpido e seja capaz de realizar as mudanas
necessrias antes que seja tarde demais. Atualize sempre seu calendrio promocional de
forma que ele contenha seu ltimo plano. Voc ento descobrir que tem um eficiente
modelo para seguir em seu prximo evento!

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