AUDITORIA PRELIMINAR DEL 1 DE ENERO AL 30 DE ABRIL 2011

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

SI
NO
I Estructura de la compaa
##
a) La estructura organizativa se encuentra debidamente
establecida?
b) Existe un archivo de la documentacin debidamente organizado?
c) Tiene el archivo un instructivo de manejo?

2.

Se encuentran establecidas y delimitadas por escrito, las

responsabilidades?
3. Existe una adecuada segregacin de
funcionarios y empleados de la Compaa?

funciones

de

los

4. Existe un flujo adecuado de informacin entre La Junta

Directiva y personal ejecutivo? Se comunican las
responsabilidades y consecuencias de los incumplimientos a todos los
empleados?
5. Se selecciona al personal de acuerdo con su capacidad tcnica,
profesional, honestidad y que no tenga impedimento legal para desempear
el cargo?
6. Se cuenta con un adecuado plan de entrenamiento al personal
que labora para las Compaa, que responda a sus objetivos y
necesidades? Se evala el personal peridicamente?
7. Existe un programa de capacitacin para el personal de la
Compaa?
8.
En lo posible, se rota adecuadamente al personal
relacionado con la administracin, custodia y registro de
recursos de la Compaa, a fin de disminuir el riesgo de
errores de eficiencia y evitar adiestrar al nuevo personal
constantemente?
9.
#

Se propician las condiciones y el ambiente adecuado al

personal, en el desempeo de sus funciones?
Se lleva un expediente que contenga el historial de cada uno
de los trabajadores y funcionarios de la Compaa en cuanto a:

Solicitud de Empleo
Curriculum Vitae
Fotografa
Fotocopia Ttulos Acadmicos
Contrato de trabajo

Nombramiento
Promociones
Control de Vacaciones
Conducta tica y moral
11.

Se han establecido adecuados controles que permitan

verificar la asistencia y permanencia en el lugar de trabajo de los
funcionarios y empleados de la Compaa?
#Se han tomado las medidas correctivas en el caso de
violaciones de normas y leyes pertinentes para empleados?
Estn los documentos de base legal aplicables al mbito de la compaa?

13. Se dan a conocer claramente los movimientos y la organizacin de los

empleados y personal ejecutivo?

II PRESUPUESTO:
#En el manejo de la compaa:
a) Se conocen, discuten, aprueban el presupuesto de la Compaa?
b) Se conocen, discuten y aprueban las reformas y correcciones del
presupuesto de la Compaa?
c) Se le informa a la Junta Directiva sobre las reformas y
correcciones del presupuesto de la Compaa?

#Se conocen y se aprueban los estados financieros anuales y los informes de

ejecucin presupuestaria?
Se discute y se aprueba las operaciones de crdito de la
Compaa?

16. En caso de desviaciones al presupuesto, Se ha tomado algn

tipo de accin?
#
Se efecta un anlisis de la ejecucin presupuestaria, desde un ngulo
amplio en busca de ms evidencias, que garanticen:
a) Composicin de los rubros del Presupuesto?
b) Uso exclusivo de la Compaa?
III

AREAS CONTABLES Y FINANCIERAS

18. Fondos en Caja:

19. La funcin del Cajero (a), es independiente al manejo de los registros
contables?
20. La funcin del Cajero (a), es independiente de la que maneja la funcin de
cobranza?
21. En caso de existir colectores, estos son arqueados diariamente al final del
da?
22. Se arquea la caja de forma sorpresiva y sistemtica?
23. Quin realiza dichos arqueos?
24. Se deja evidencia de ellos?
25. En caso de diferencia como se procede?
26. En caso de recibir cheques, stos se reciben a nombre de la
Compaa?
#
En el caso de cheques endosados por Terceros, se informa a:
a) La Gerencia Financiera?
b) Contabilidad?
28. Estos cheques son sellados inmediatamente para su depsito?
29. El efectivo recibido en caja se deposita ntegramente al da siguiente
hbil, en el banco?
#
En el caso de que los ingresos percibidos se utilicen para cubrir gastos
emergentes, se informa a:
a) La Gerencia Financiera?
b) Contabilidad?
31. El lugar donde se guardan documentos y valores responsabilidad
del cajero (a) es de acceso restringido?

32. Se han tomado las plizas necesarias para la proteccin de los

recursos de la compaa?
33. Se comparan datos financieros y contables predeterminados
contra los resultados reales (presupuestado vs. ejecutado)?
34. Existe (n) fondo (s) de Caja Chica para hacer frente a pagos
menores en efectivo?
35. Se cuenta con un documento de Pago por caja chica
debidamente prenumerado y que contenga las cuentas de asignacin
contable donde se cargar el gasto?
36. Existe un reglamento de caja chica, donde se establezcan los
lmites mximos a desembolsar a travs del fondo, debidamente aprobado por
la autoridad competente?
37. Cundo se anula un Recibo de Caja Chica, se archiva este para
no perder el control numrico?
38. Los documentos que amparan los desembolsos de caja chica son
mutilados adecuadamente para evitar el doble pago?
39. Se efectan arqueos peridicos o sorpresivos a los fondos de
caja chica?
40. Se deja evidencia de ellos?

41. Se revisan las diferencias detectadas?

42. Se elaboran vales provisionales para efectuar gastos en forma de
anticipo?
#Existe un tiempo prudencial para rendir cuenta sobre los
anticipos?
Cunto tiempo?
44. Se cumple con la disposicin?
45. Todos los desembolsos por caja chica son autorizados por
personal competente?
46. Es independiente la funcin del responsable del fondo de caja
chica de la funcin de Caja?
IV Bancos:

47. La apertura o cierre de cuentas corrientes son autorizadas por el

Gerente General de la Compaa o por la autoridad competente en quien
este delegue?
48. Las firmas autorizadas para girar contra las cuentas corrientes
son establecidas por el Junta Directiva de la Compaa o por la autoridad
competente en quien este delegue?
49. Todas las cuentas de ahorro y certificados a plazo estn a
nombre de la Compaa?
50. La emisin de cheques se encuentra respaldada por firmas
mancomunadas, previamente autorizadas?
51. Cundo ocurren cambios en las firmas libradoras Se incorporan
las nuevas al banco, y con las anteriores se procede de forma inmediata
a eliminarlas?
52. Son todos los pagos efectuados a travs de cheques y emitidos a
nombre del beneficiario correspondiente?
# Los cheques emitidos estn soportados adecuadamente con:
a) Cotizaciones?
b) Facturas originales o contratos?
c) Entradas de Almacn?
d) Solicitud emisin de cheque?
e) Autorizada?

a) Cotizaciones?
b) Facturas originales o contratos?
c) Entradas de Almacn?
d) Solicitud emisin de cheque?
e) Autorizada?
54. Existen sellos de cancelado, anulado y mquina protectora de
cheques, en la Compaa?
55. La documentacin que soporta los cheques emitidos es mutilada
adecuadamente para evitar el doble pago?
56. Los cheques anulados son archivados?
57. Cundo las firmas autorizadas no estn presentes en la Compaa,
dejan firmados cheques en blanco para su posterior emisin?

58. Se efectan conciliaciones bancarias de forma mensual por

personas ajenas a la funcin de caja, emisin de cheques y afectacin
de registros?
59. Al efectuar las conciliaciones bancarias Se examinan las firmas libradoras y
endosos de los cheques devueltos por el banco?
60. Se investigan adecuadamente aquellas partidas registradas por el banco y
que no se cuenta con la documentacin soporte en la Compaa?

61. Son los cheques emitidos no presentados al cobro durante 6 meses

despus debidamente investigados y revertidas las partidas contables?

62. Las transferencias entre cuentas son documentadas y autorizadas

antes de efectuarse la transaccin? Se registran contablemente?

63. Los ajustes por partidas de conciliacin

contablemente en el mes correspondiente?

se

registran

64. Las conciliaciones bancarias son firmadas y autorizadas por el personal

competente?
V

Documentos y Cuentas por Cobrar:

#1) Se llevan auxiliares contables y si estn conciliados con la

cuenta de mayor?
2) Existen polticas definidas en cuanto a los tiempos o plazos de los
crditos?

66. Existen controles para determinar las cuentas canceladas por los
clientes y las que estn pendientes de cobro?
67. Se autorizan debidamente los arreglos de pago de los clientes?
68. Se han establecido normas y procedimientos para una gestin de
cobro adecuada?
69. Cundo se han agotado las vas administrativas, se procede al cobro
judicial?

70. Si el cobro judicial resulta insuficiente se han tomado medidas o

provisiones para cuentas incobrables o se manejan las mismas en Cuentas de
Orden?
71. Se autoriza la cancelacin de las cuentas por cobrar a los clientes
7 cuando stas se consideran incobrables?
Por quin?
72. An cuando la cuenta por cobrar ha sido considerada como incobrable,
se sigue la gestin de cobro?
73. Existen polticas de rebajas en el pago de los adeudos o pagos?
Observaciones:

74. Son los trminos de venta y pagos de los clientes claramente

definidos por escrito?
75. Cuentas por Cobrar a los Empleados:
76. Los prestamos y anticipos que se efectan a los empleados son
autorizados por funcionarios autorizados para ello?
77. Se tiene como norma deducir a travs de nmina, los pagos y
abonos?
78. Existen polticas definidas relativas a los montos, plazo,
condiciones de pago, etc. en cuanto al otorgamiento de prstamos y anticipos
a empleados?
79. Se conceden nuevos prstamos o anticipos a empleados, an
cuando stos tengan saldos pendientes?
80. Existen registros auxiliares para el control de prstamos y
anticipos a empleados?
81. Se concilian las cuentas por cobrar contra los auxiliares
correspondientes?

82. Se verifican los pagos y su registro en los informes contables?

83. En el caso de retiro de algn empleado, por cualquier

circunstancia o razn, se le deducen prstamos y anticipos concedidos?

84. Cuentas por cobrar y pagar con empresas relacionadas:

85. Se concilian los saldos por cobrar y por pagar con empresas
relacionadas?, Se deja evidencia en una conciliacin de saldos debidamente
firmada por el contador general?
86. Estn debidamente autorizadas las partidas por cobrar y por
pagar con las compaas relacionadas?

87. Quin autoriza las cancelaciones y ajustes a estas cuentas por

cobrar y por pagar con empresas relacionadas?

88. Existen registros auxiliares individuales para cada cuenta por

cobrar y por pagar de las empresas del grupo?

VII

INVENTARIOS: (Productos terminados y materiales)

89. Se autorizan previamente las compras de bienes por los

funcionarios designados para ello?
90. Se efectan las adquisiciones de acuerdo con el presupuesto y el plan de
compras?
91. Se efectan compras que no estn autorizadas en el presupuesto
aprobado por la Junta Directiva de la Compaa?
92. Son todas las adquisiciones recibidas en almacn y se les efecta su
Nota de Entrada a Almacn?
93. Se lleva un adecuado control de las existencias a fin de no tener volmenes
inadecuados que permitan que estas se vuelvan obsoletas o se
deterioren?
94. Se efectan tomas fsicas de inventarios al cierre de cada periodo y
estos se comparan con el kardex?

95. Se aclaran y se concilian correctamente las diferencias de

Inventario?Con quin?
96. Se separan los bienes obsoletos o en mal estado de los que estn en buen
estado?

97. Son almacenados en un lugar seguro los bienes obsoletos de

inventarios, donde no estorben?

98. Existen polticas establecidas para dar de baja a los inventarios obsoletos o
en mal estado?
99. Es autorizada por la Junta Directiva de la Compaa, la baja de los
inventarios obsoletos o en mal estado?

100 Todas las salidas del almacn se

correspondiente requisicin de salida?

soportan

con

su

101 Existe acceso restringido al almacn?

102 Se encuentran los inventarios asegurados contra daos y prdidas?

103 Se ha tomado una pliza para el responsable del ingreso y

entrega de los bienes que respalde la ejecucin de sus funciones?

0 DE ABRIL 2011
N/A

Comentarios

104 Se verifican los artculos recibidos contra los detalles de envos?

105 Se considera las normas establecidas
contrataciones hechas con fondos propios?
VIII

para

compras

PAGOS ANTICIPADOS Y ACTIVOS INTANGIBLES:

106 Existe un adecuado procedimiento de amortizacin para los

desembolsos que requieren efectuarse de forma anticipada?
107 Se lleva un adecuado control de las amortizaciones a fin de que los pagos
anticipados se registren en los resultados del ejercicio correspondiente?

108 Concilian mensualmente el control de las amortizaciones con los libros

de mayor?
109 En caso de diferencias se ajustan previa autorizacin de personal
competente para ello?
110 Son investigadas y aclaradas las diferencias encontradas?
IX

ACTIVO FIJO: (Mobiliario y equipo)

111 Existe un detalle de las inversiones en activos fijos, as como

una descripcin clara de su origen y su costo?
112 Se ha realizado un inventario de los activos fijos de la
Compaa de acuerdo con la poltica?
113 Se lleva un adecuado registro de los activos fijos de la
Compaa, que permita su correcta clasificacin, control y
codificacin del mismo?
114 Se controla adecuadamente la asignacin de activos fijos,
traslado o descargo por deterioro de los mismos?
###Incluyen los registros de activos fijos informacin tal como:
a) Descripcin exacta y completa activo.
b) Ubicacin y nmero de identificacin.
c) Fecha de compra y costo de adquisicin
###Se controla la depreciacin de los activos fijos, en cuanto a:
a) Depreciacin del perodo?
b) Depreciacin acumulada?
c) Valor en libro del mismo?

###Se controla la depreciacin de los activos fijos, en cuanto a:

a) Depreciacin del perodo?
b) Depreciacin acumulada?
c) Valor en libro del mismo?

117 Todas las adquisiciones de activos fijos se encuentran

autorizadas en el presupuesto aprobado por la Junta Directiva
Compaa?
118 Se respetan los montos de capitalizacin, para considerar el
costo de un bien como gasto o como activo fijo?
119 Son los activos fijos adquiridos de acuerdo con las disposiciones
legales establecidas para tal efecto?
120 Se mantiene un adecuado control sobre aquellos activos que
estando totalmente depreciados an siguen prestando servicio?
121 Cundo se realizan bajas al activo fijo estos son debidamente autorizadas?
122 Se efectan conteos peridicos de los activos fijos, y estos se comparan
contra la cuenta de mayor?
123 Las diferencias de importancia resultantes entre el conteo fsico y los
registros contables son investigadas y aclaradas?
124 Se determinan por escrito las personas responsables de la custodia y
mantenimiento de los activos fijos asignados?
125 Todos los bienes de Activos Fijos se encuentran cubiertos con pliza de
seguros contra todo tipo de riesgo con apego a las polticas
establecidas?
126 Se verifican peridicamente en cuanto a su vigencia y monto de
cobertura correspondiente las plizas de seguros de activos fijos?

X.

OBLIGACIONES POR PAGAR:

127 Existen registros detallados que permitan el control
clasificacin de las cuentas de pasivos a corto y largo plazo?

128 Todos los compromisos y obligaciones son previamente

autorizados por un funcionario competente?
129 Existe un adecuado control con respecto a las fechas de
vencimiento de las obligaciones contradas?
130 Se planifican los pagos de acuerdo con sus fechas de
vencimiento y las proyecciones de ingresos de la Compaa?
131 En los prstamos con instituciones bancarias, se lleva un
registro para el control de los saldos del principal, intereses pactados y
otros detalles de la obligacin?

132 En el caso de obligaciones que devenguen intereses, se calculan

estos an cuando el pago se efecte con posterioridad?
133 Existen Registros auxiliares de C.X.P?
134 Se efectan conciliaciones de los auxiliares de los pasivos
contra las cuentas de mayor general?
135 Existen atribuciones legalmente establecidas para contratar o
enajenar de acuerdo a las leyes del pas, en la Compaa?
136 Existe el control adecuado (archivo de expedientes) para los
contratos suscritos?
XI.

INGRESOS:
###Se registran oportunamente en la contabilidad los ingresos a fin de
garantizar la confiabilidad de la informacin que se obtenga sobre el
disponible y sirva de base para la toma de decisiones?
Estos registros incluyen los ingresos por intereses recibidos?

138 Todos los ingresos

prenumerada?

se

soportan

con

documentacin

139 En caso de anular algn documento utilizado para soportar los

ingresos, este se adjunta a fin de mantener la secuencia y control numrico?
140 En el caso de ingresos por donaciones a estas se les elabora su recibo de
caja correspondiente?
141 Se hace revisin peridica de las cifras comparativas (entre lo
presupuestado y realizado) y los respectivos anlisis de las variaciones
importantes?
XII. GASTOS

###Todos los gastos son aprobados previamente en presupuesto por la Junta

Directiva de la Compaa?
###Existen gastos que no hayan sido aprobados por la Junta Directiva de
la Compaa y se han efectuado?

###En las contabilidades se registran los gastos debidamente clasificados

segn el catlogo de cuentas?
###Se realizan anlisis de las desviaciones significativas entre los gastos
estimados en el presupuesto y lo realmente incurrido con el objetivo de
hacer las correcciones que procedan?
###Todos los gastos son soportados de acuerdo con la
documentacin que rene la informacin necesaria, que permita un
registro adecuado y su comprobacin posterior?
###Todos los gastos son autorizados?
Todos los gastos autorizados son verificados en cuanto a su propiedad,
legalidad, veracidad y conformidad con el plan de de gastos y presupuesto?

XIII

NOMINA:
148.

Existe un procedimiento por escrito para el reclutamiento, seleccin y

contratacin del personal?

###Existen constancias debidamente aprobadas por los siguientes

(indique quin las aprueba):
a.- Sueldos y clasificaciones por clase de trabajo?
b.- Cambios en el personal?
c.- aprobacin de la nmina?

150.

Aprueba Junta Directiva de la Compaa los sueldos de

funcionarios?

###Se conservan los archivos independiente e inaccesible a

personas que:
a.- Prepara la nmina?
b.- Aprueban la nmina?
c.- Pagan la nmina?
152.

Existen contratos individuales de trabajo por escrito?

153. Muestran las solicitudes de empleo las firmas de los

empleados?
154. Se utilizan relojes de marcar u otros medios para controlar el
tiempo trabajado?

155.

El pago por tiempo extra u otras prestaciones, es autorizado

por funcionarios facultados para ello?

156. Existe una oficina independiente dedicada a la elaboracin de

la nmina?
157. Se revisan todos los clculos aritmticos de la nmina antes
de efectuar los pagos?
158. Se revisan o comparan los totales de las nminas anteriores
con los mostrados en la nmina presente y se investigan las variaciones?
159. Las nminas estn sujetas a una aprobacin final por algn
funcionario responsable?
###Si los sueldos se pagan en efectivo:
a.- Se retira del banco el monto neto de la nmina?
b.- Se toman precauciones para guardar el dinero y protegerlo contra robos?
161.

Las personas que pagan en caja y nmina son rotados?

162. Firman los trabajadores la nmina o los recibos por pago de

sueldos y salarios?
163. Los sueldos no reclamados se depositan al banco?
164. Los pagos de sueldos no reclamados que se hagan
posteriormente, requieren la aprobacin de algn funcionario que no sea el
encargado de la preparacin de la nmina?