QUE ES ADMINISTRACIN

La Administracin (lat. ad, hacia, direccin, tendencia, subordinacin, obediencia)

es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin
y control de los recursos, humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, del
conocimiento, etc., de una organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio
posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo de los fines
perseguidos por la organizacin. Administracin moderna de una organizacin,
centrada en la estrategia y enfocada a las necesidades del cliente.
PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN
Henry Fayol establece 14 principios que toda empresa debera aplicar para
lograr altos ndices de eficiencia, donde destacan la disciplina, autoridad y correcta
delimitacin de funciones.
1.UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir rdenes de un slo superior.
De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.

2. AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se

tendr obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario
tener la capacidad de dar rdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva
responsabilidad por las decisiones tomadas.

3.UNIDAD DE DIRECCIN: Se debe generar un programa para cada actividad.

Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser
logrado. Adems, de contar con un administrador para cada caso.

4.CENTRALIZACIN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona.
Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegar a
subalternos la capacidad de supervisin de cada actividad.

5.SUBORDINACIN DEL INTERS PARTICULAR AL GENERAL: Deben

prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se
debe buscar el beneficio sobre la mayora.

6. DISCIPLINA: Cada miembro de la organizacin debe respetar las reglas de la

empresa, como tambin los acuerdos de convivencia de ella. Un buen liderazgo es
fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicacin de
sanciones.

7. DIVISIN DEL TRABAJO: La correcta delimitacin y divisin de funciones es

primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar
claramente el trabajo que cada colaborador debe desempaar. Adems, se debe
aprovechar la especializacin del personal para aumentar la eficiencia.
8. ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo ms adecuado para l. Todo
material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.
9. JERARQUA: El organigrama y jerarqua de cargos debe estar claramente
definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de seccin, todos deben conocer a
su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.

10. JUSTA REMUNERACIN: Todo empleado debe tener clara nocin de su

remuneracin y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios
de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.

11. EQUIDAD: Todo lder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones
justas en el momento adecuado. A su vez, deben tener un trato amistoso con sus
subalternos.

12. ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotacin de personal no es conveniente para

un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable
permanencia de una persona en su cargo, as los empleados sentirn seguridad
en su puesto.

13.INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes,

dando libertad a los subalternos para que determinen cmo realizar ciertos

procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se

cometern errores.

14. ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se

debe promover el trabajo, que tambin ayuda a generar un mejor ambiente
laboral.

QUE ES PROCESO ADMINISTRATIVO

Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solucin a un problema
administrativo, en l encontraremos asuntos de organizacin, direccin y control,
para resolverlos se debe contar con una buena planeacin, un estudio previo y
tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo ms fluido posible.
ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeacin
organizacin
Direccin
control
1ra etapa PLANEACIN
Planear implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en
corazonadas. La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la
organizacin, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y
desarrollar una jerarqua completa de Planes para coordinar las actividades. Se
ocupa tanto de los fines qu hay que hacer?
Koontz y Odonnell Junto a Terry apoya a Fayol al decir que la previsin es la base
de la planeacin. Considera la planeacin como: una funcin administrativa que
consiste en seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, las polticas, los
procedimientos y los programas de una empresa.
OBJETIVOS

Son los resultados que se espera y hacia el cual, se encaminan los esfuerzos en
conjunto estos pueden ser a Corto plazo, Mediano plazo, Largo plazo.
TIPOS DE PLANEACIN
Tipos de planeacin En funcin del tiempo que se considere para alcanzar los
objetivos y metas de la planeacin existen tres tipos de planeacin: 1) corto plazo,
2) mediano plazo y 3) largo plazo. En general, se dice que la planeacin de corto
plazo es a un ao, la de mediano plazo es a dos o tres aos y la de largo plazo es
a cinco a ms aos. En funcin que quien realiza la planeacin existen tres tipos:
1) la planeacin estratgica, 2) la planeacin tctica y 3) la planeacin operativa.
La planeacin estratgica es responsabilidad del nivel directivo ms alto de la
organizacin.
LA PLANEACIN ESTRATGICA: requiere establecer objetivos y metas claros
con el fin de lograrlos durante periodos especficos de tiempo. Los objetivos y
metas deben ser desarrollados en el contexto del futuro estado deseado y ser
realistas, medibles y alcanzables.
LA PLANEACIN OPERATIVA: es de largo plazo y da respuesta a la pregunta de
qu debe hacer la organizacin en este plazo para lograr las metas
organizacionales. Los planes estratgicos se centran en temas amplios y
duraderos que aseguran la efectividad de la organizacin y su supervivencia
durante muchos aos.
LA PLANEACIN TCTICA: se lleva a cabo en las diferentes reas que dependen
del nivel directivo. Es el proceso que toma en cuenta los recursos de la
organizacin para realizar la planeacin estratgica.
ELEMENTOS DE PLANEACIN
MISIN
Definida La visin, se debe proceder a transformarla en una forma ms operativa,
convertirla en algn tipo de objetivo organizacional. La misin es el reflejo del
esfuerzo por traducir la visin en un gran objetivo general de la organizacin. La
misin expone el porqu de la organizacin y lo que debe hacer. Es a partir de la
misin que se generan las estrategias correspondientes a cada uno de los planes
operativos.

VISIN
es el sueo de la organizacin, la inspiracin mxima a la cual se quiere llegar, la
meta ambiciosa por alcanzar en el futuro. Los planes de la organizacin apuntan al
logro, en el largo plazo, de dicha visin.

VALORES

Integridad

Transparencia

Calidez

Solidaridad

Colaboracin

Efectividad

Respeto

Responsabilidad

Lealtad

Inclusivo
ESTRATEGIA: es un proceso sistemtico de desarrollo e implementacin
de planes para alcanzar propsitos u objetivos.
2da. Etapa ORGANIZACIN
Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o
ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la
organizacin. Una organizacin slo existe cuando hay personas capaces de
comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un
objetivo comn. La organizacin es el acto de disponer y coordinar los recursos
disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y
bases de datos que han sido dispuestas para estos propsitos.

Tipos de organizaciones.
Se conoce bajo el nombre de organizacin a aquellos sistemas que son diseados
para lograr determinadas metas u objetivos de forma satisfactoria. Las conforman
personas, tareas y una administracin que interactan constantemente en funcin
de los objetivos a cumplir tomando en cuenta diversos criterios, algunos de ellos
son los siguientes.

1) Segn su formalidad
Formales: estas organizaciones poseen sistemas y estructuras oficiales y
definidas para el control, las decisiones a tomar y la comunicacin. Esto lo que
permite es la definicin explcita de cmo y dnde se separan las actividades y
personas, as como tambin cmo se las rene nuevamente.
Informales: en ellas existen medios no oficiales influyentes en la toma de
decisiones,
el
control
y
la
comunicacin.
Generalmente en una organizacin suelen convivir ambas caractersticas, aunque
una predomine sobre la otra.
2) Segn el grado de centralizacin o Descentralizadas: en este tipo de
organizaciones la autoridad es delegada lo mayor posible a lo largo de la cadena
de mando.
Centralizadas: a diferencia de las anteriores, en estas organizaciones la autoridad
de toma de decisiones est concentrada en el sector superior. A los niveles
inferiores se les delega muy poca autoridad.
3) Segn los fines.
Sin fines de lucro: son aquellas organizaciones que no persiguen utilidades o
ganancias por medio de sus actividades. Los objetivos por los que se crean tienen
que ver con desempear algn rol o funcin dentro de una sociedad determinada.
Aqu no slo se ubican las organizaciones no gubernamentales, mejor conocidas
como ONG sino tambin las iglesias, los servicios pblicos y el ejrcito, entre
otros.
Con fines de lucro: este tipo de organizaciones, tambin conocidas bajo el nombre
de empresas, buscan justamente adquirir ganancias o utilidades, para sus
accionistas o propietarios, por medio de las actividades que realizan o roles que
desempean en una determinada sociedad.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN

Organigrama
Los sistemas de organizacin se presentan en forma intuitiva y con objetividad en
los llamados organigramas, conocidos tambin como cartas o graficas de
organizacin.
Consiste en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por
un cuadro que encierra el nombre de ste puesto, y en ocasiones el nombre de
quienes lo ocupan) representndose, por la unin de los cuadros mediante lneas,
los canales de autoridad y responsabilidad

Normas
Las Normas ISO 9000 no definen como debe ser el Sistema de Gestin de la
Calidad de una organizacin, sino que fija requisitos mnimos que deben cumplir
los sistemas de gestin de la calidad. Dentro de estos requisitos hay una amplia
gama de posibilidades que permite a cada organizacin definir su propio sistema
de gestin de la calidad, de acuerdo con sus caractersticas particulares. Las
Normas ISO relacionadas con la calidad son las siguientes: ISO 9000: Sistemas
de Gestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. En ella se definen
trminos relacionados con la calidad y establece lineamientos generales para los
Sistemas de Gestin de la Calidad.
ISO 9001: Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos. Establece los
requisitos mnimos que debe cumplir un Sistema de Gestin de la Calidad. Puede
utilizarse para su aplicacin interna, para certificacin o para fines contractuales.
ISO 9004: Sistemas de Gestin de la Calidad Directrices para la Mejora del
desempeo.
. La ISO 9001 del 2000 utiliza un enfoque orientado a Procesos. Un Proceso es un
conjunto de actividades que utiliza recursos humanos, materiales y procedimientos
para transformar lo que entra al proceso en un producto de salida.
REGLAMENTOS
es un conjunto ordenado y coherente de preceptos o normas que regirn el trabajo
en una empresa, en una organizacin, la convivencia en un edificio de
apartamentos, en una comunidad, un deporte, entre otras alternativas.
3ra. Etapa DIRECCIN
Es el proceso de dar pasos para hacer actividades colectivas hacia un propsito
comn hacia los rumbos deseados dando a aplicacin de los recursos
organizacionales e interpretar los planes que se desarrollaran con el capital
humano.

Objetivos de direccin

Optimizar el proceso administrativo para la ejecucin del gasto.

Estimar el presupuesto de ingresos y gasto de la Direccin de la
Administracin para cada ejercicio econmico.
Controlar los recursos financieros asignados a la Institucin.
Planificar los compromisos a cancelar a proveedores, deudas de aos
anteriores y otras deducciones.
Responder ante el fisco nacional por los impuestos retenidos y evaluar los
cambios que se den en materia tributaria.

Principio de direccin
1.- De la armona del objetivo o coordinacin de intereses. La direccin ser
eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la
empresa.
Los objetivos de la empresa slo podrn alcanzarse si los subordinados se
interesan en ellos, lo que se facilitar si sus objetivos individuales e intereses
personales son satisfechos al conseguir las metas de la organizacin y si stas no
se contraponen a su autorrealizacin
Asimismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones
debern relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
2.Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el
mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos
resultados, por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar
conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un
requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
Puntualiza la importancia de impersonalizar las ordenes y de no involucrar
situaciones personales ni abusar de la autoridad, ya que lo anterior ocasiona
conflictos y baja moral.
3.De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de
tal manera que stos se realicen con mayor facilidad.
4.De la va jerrquica. Postula la importancia de respetar los canales de
comunicacin establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al
emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos
correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad,
debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, as como prdidas de
tiempo.
5.De la resolucin del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que
surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan,
ya que el no tomar una decisin en relacin con un conflicto, por insignificante que
parezca, puede originar que este se desarrolle y provoque problemas graves
colaterales. La anterior situacin se puede asemejar a la de una pequea bola de
nieve que surja en la cima de la montaa y que al ir descendiendo puede provocar
una avalancha.
6.Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstculo que se
antepone al logro de las metas de la organizacin, pero que, al obligar al
administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de
visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Los conflictos no
son ms que pequeos focos rojos que surgen en la vida normal de cualquier
empresa; proporcionan indicios de que algo est funcionando mal. Este principio
aconseja el anlisis de los conflictos y su aprovechamiento mediante el
establecimiento de opciones distintas a las que aparentemente pueden existir.

Elementos de la direccin
Para que un individuo pueda ejercer una direccin eficaz debe contar con tres
habilidades bsicas: liderazgo, motivacin y comunicacin.
Seleccin de personal
El proceso de seleccin consiste en una serie de pasos especficos que se
emplean para decidir qu solicitantes deben ser contratados. El proceso se inicia
en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se
produce
la
decisin
de
contratar
a
uno
de
los
solicitantes.

Comunicacin
Una buena comunicacin, es el intercambio de pensamientos, informacin,
hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o ms personas, para lograr
confianza y entendimiento mutuo y/o buenas relaciones humanas. En la empresa,
la informacin que se transmite entre los miembros del equipo debe ser clara y
comprensible para que las actividades se realicen efectivamente. La comunicacin
efectiva es importante para los lderes/gerentes por dos razones: a) Porque es el
proceso por el cual se desempean las funciones de planeacin, organizacin,
direccin y control, de hecho, constituye la base de todo el proceso administrativo.
b) Porque es una actividad a la cual los lderes/gerentes le dedican la mayor parte
de su tiempo. El proceso de comunicacin permite a los lderes/gerentes ejecutar
las tareas de su cargo. Es necesario que reciban informacin para que tengan
base para planear; los planes tienen que comunicarse a otros para que se
ejecuten. Para organizar es preciso comunicarse con los empleados acerca de los
oficios que les corresponden. La direccin exige que los lderes/gerentes se
comuniquen con sus subordinados de modo que se logren las metas del grupo.
Las comunicaciones orales y escritas son parte esencial del control.

Motivacin
La motivacin, es la necesidad o impulso interno de un individuo, que lo mueve
hacia la realizacin de sus labores, consciente de que est obteniendo beneficios
personales y al mismo tiempo est contribuyendo al bienestar de su familia, la
comunidad, as como el logro de los objetivos de la empresa. Existen diversas
teoras motivacionales que se siguen aplicando en la actualidad enfocadas a la
motivacin de las personas en las organizaciones, aqu se mencionan algunas: 1.Jerarqua de las necesidades (Abraham Maslow): Jerarquiza las necesidades en
cinco categoras y de acuerdo con su teora buscamos satisfacer una necesidad
de orden superior solo si estamos satisfechos con el nivel inferior. Las 5 categoras
o necesidades son: a) Fisiolgicas: enfocadas en las necesidades ms
elementales que todos los seres humanos tenemos: sed, sueo, hambre, etc. b)
Seguridad: se refieren a las necesidades de vestido y vivienda; as como, a la
proteccin contra el peligro y las amenazas. c) Sociales o afiliacin: se refieren a

las necesidades de pertenencia a grupos y organizaciones, as como a las

necesidades de: amor, afecto y amistad. d) Estima: necesidad de reconocimiento
por parte de uno mismo y de los dems. e) Autorrealizacin: necesidades
encaminadas al cumplimiento de metas.

Liderazgo
El liderazgo sin la direccin es imposible y la direccin sin liderazgo sera
irresponsable. Constituye uno de los tres elementos que componen el proceso de
direccin. Es una capacidad indispensable para un administrador. El administrador
se distingue del lder en que el primero define y establece reglas; el segundo
promueve el compromiso por cumplirlas. Administra el que cuida los recursos, es
lder el que comparte con los dems el mejoramiento de los mismos. Esto implica
un cambio de estilo en la direccin y la concepcin que se tiene del uso de la
autoridad y de la libertad y participacin del subordinado. Se est abandonando la
administracin tradicional e iniciando una administracin participativa en las
organizaciones.
4ta. Etapa CONTROL
Es el proceso de dar pasos para hacer actividades colectivas hacia un propsito
comn hacia los rumbos deseados dando a aplicacin de los recursos
organizacionales e interpretar los planes que se desarrollaran con el capital
humano.
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin
sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan
nuevamente.

Principios de control
tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar como lo ordinario el
cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar, como lo
excepcional: hacia estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atencin.
Cuando el principio de excepcin se aplica principalmente en el rea de los
factores estratgicos, se obtienen todava ms valiosos.
ELEMENTOS DE CONTROL

supervisin
supervisin consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.
Evaluacin.
Es la estimacin del valor de una accin realizada o por realizarse

Auditoria
Inspeccin o verificacin de la contabilidad de una empresa o una entidad,
realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el
patrimonio, la situacin financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa o
entidad en un determinado ejercicio.

Referencias bibliogrficas

Administration. James A. F. Freeman Stoner, R. Edward Freeman y Daniel

R. Gilbert. Mxico, D.F.: Prentice Hall Hispanoamericana. 1996.