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Manual del Participante

Auditor Interno Integral

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PRESENTACIN

El presente manual rene la experiencia del equipo de


Consultores Lderes de INTEGRA y las partes que lo conforman
contienen el conocimiento que, a travs del tiempo, hemos
adquirido.

Ponemos a tu disposicin el presente manual del Participante


con la intencin de lograr nuevas experiencias, esperando que
te sea til, por lo que an despus de concluido el proyecto, lo
conserves y lo consultes para su aplicacin en tus actividades
cotidianas

Atentamente

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NDICE

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Sesin 0

Introduccin, Explicacin de Objetivos y Reglas del taller


Objetivos:
o
o
o

Generar un clima de apertura y confianza.


Identificar las caractersticas principales del taller.
Determinar el nivel de dominio de los temas a tratar durante todo el taller.

Tipo de sesin / Tcnica a utilizar

Sesin interactiva

Actividades a realizar:
o
o
o

El Facilitador se presenta y da la bienvenida al grupo. Coordina la presentacin de los participantes.


El Facilitador realiza una introduccin general al taller.
Se acuerdan las Directrices de xito y se analizan las expectativas del taller.

Duracin: 40 minutos

Presentacin: 40 minutos

Tipo de sesin /Tcnica a utilizar

Dinmica de Inicio de Sesin (DIS)


Exposicin
Lluvia de Ideas

Duracin
15 min
10 min
15 min

Prctica: 0

Resultados
Ambiente grupal de confianza y apertura
Objetivos y Programa comprendido
Directrices de xito y Expectativas
definidas

40 min
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INTRODUCCIN

Las organizaciones de todo tipo estn cada vez ms


interesadas en alcanzar sus objetivos y demostrar un
slido desempeo, esto se logra mediante la gestin
de los riesgos asociados a su estrategia, mercados,
operaciones, productos y servicios. Lo hacen en el
contexto de una legislacin cada vez ms exigente,
del desarrollo de polticas seguras y otras medidas
para fomentar este inters expresado por las partes
interesadas.

La gestin de riesgos involucra a los diferentes


aspectos, dependiendo de la naturaleza de sus
negocio, la calidad, el medio ambiente y la seguridad
y salud en el trabajo, son para su Organizacin,
factores que deben ser gestionados de forma
consistente para obtener resultados y el bienestar de
sus colaboradores del entorno en que sus Unidades
Operativas llevan a cabo sus actividades.

El propsito de implementar en su Organizacin un


Proceso de Auditoras a los Sistemas de Gestin
basados en las Normas Internacionales tales como:
ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 promueven la
Mejora Continua de los Procesos, as como la
satisfaccin de los Clientes y las partes interesadas.

General Manager
Consorcio Integra

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OBJETIVOS
Propsito General
Introducir al participante en la implementacin de Auditoras Internas al Sistema de Gestin Integrado, de tal
forma que comprenda claramente la forma de evaluar el cumplimiento de los requisitos de los Estndares
Internacionales ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, de tal modo que el auditor se
convierta en una herramienta de mejora continua.

Objetivo General
Durante el Taller, el participante:

Desarrolla las habilidades bsicas para llevar a cabo la Planeacin, Conduccin, Reporte y Clausura
de Auditorias al Sistema de Gestin Integrado de la Organizacin (de acuerdo a las directrices de
ISO 19011:2011), tomando como criterio de auditora las Normas ISO 9001:2008, ISO-14001:2004,
OHSAS 18001:2007.

Objetivos Particulares
Durante el taller el participante:

Analiza los requisitos de los Estndares ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 a fin
de reactivar la interpretacin y aplicacin de los mismos en las diferentes reas y procesos de la
Empresa.

Analiza los conceptos bsicos de Auditora sobre la base de las directrices de ISO 19011:2011

Comprende el Proceso, as como las actividades a realizar en las Auditoras al Sistema de Gestin
Integrado de la Organizacin de acuerdo a las directrices de ISO 19011:2011.

Ejercita las habilidades necesarios para la Planeacin, Conduccin, Reporte y Clausura de


Auditoras Internas (de acuerdo a las directrices de ISO 19011:2011), auditando el estndar ISO9001:2008, ISO-14001:2004 & OHSAS 18001:2007.

METODOLOGA
Actividades

El taller est dividido en sesiones de trabajo, durante las cuales los participantes realizarn prcticas
relacionadas con los temas a tratar. Se promueve la participacin abierta y directa de cada uno de
los participantes y se aclaran las dudas pertinentes que surjan durante todo el taller.

Para algunas de las Actividades de Aprendizaje, el grupo ser dividido en equipos, dependiendo del
tema a tratar en cada sesin.

Evaluacin del desempeo


Todas las actividades de Aprendizaje, establecidas en cada una de las Sesiones, contribuyen a la formacin
completa del participante en el Taller.
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De la evaluacin continua:
Durante todo el taller, se evala la participacin de cada uno de los asistentes a travs de las Actividades de
Aprendizaje a realizar en el mismo. Los Criterios de desempeo son:
1. Participa en las actividades de Aprendizaje programadas en el Taller
2. Realiza preguntas relevantes.
3. Asiste y es puntual a las sesiones del taller
La calificacin asignada ser en una escala de 0 a 100

De la Evaluacin Final
Criterios por Desempeo:
En la ltima sesin del Taller, los participantes realizan una Prctica de Auditora In Situ en procesos de la
Unidad Operativa. Ser evaluado el desempeo de cada auditor en formacin, de acuerdo a las habilidades
desarrolladas durante el Taller.
Criterios por Conocimiento:
Al finalizar el taller el participante contesta el Examen Escrito que evala los conocimientos tericos
adquiridos por el participante durante el Taller.
Tanto la evaluacin continua como el examen final se revisarn al final del Taller por parte del Instructor y los
reportes de calificacin se enviarn a las Oficinas Centrales de Integra.

De la calificacin final.
Para obtener la calificacin final, se toma en cuenta, la evaluacin continua y el examen final. Se suman las
calificaciones, y se saca un promedio para obtener la calificacin final. La calificacin general mnima
aprobatoria ser de 80.

Asistencia
Se requiere la asistencia total de los participantes a las Sesiones de Trabajo del Taller.

Diploma de participacin del taller


Al finalizar el taller, los participantes que aprueben el Curso/Taller, recibirn una Constancia (Aprobacin),
considerando que han concluido exitosamente la evaluacin y satisfecho todos los requisitos necesarios. Los
participantes que no aprueben el Taller recibirn un Diploma (Participacin).

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Sesin 1

Reactivacin de los Estndares ISO 9001:2008; ISO 14001:2004


y OHSAS 18001:2007
Competencia Particular:
Al trmino de sta sesin, el participante:

Analiza los requisitos de los Estndares ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 a fin
de reactivar la interpretacin y aplicacin de los mismos en las diferentes reas y procesos de la
Empresa

Actividades Generales de Aprendizaje:


o

El Facilitador coordina las Actividades de interpretacin de los Estndares de un Sistema de Gestin


Integral (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001)

El grupo, dividido en 3 equipos elaboran un Mapa Mental de los requisitos de los 3 estndares y
exponen sus resultados al resto del Grupo.

El grupo realiza el ejercicio de Reactivacin de los contenidos abordados en la Sesin.

Tcnica/Actividad de Aprendizaje

Actividad: Mapas Mentales de los


Estndares.
Reactivacin

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Duracin
3 hrs
15 min
3 hrs/15 min

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Resultados
Interpretacin y aplicacin de los requisitos
de los estndares
Consolidacin de los Aprendizajes

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Actividad 1

Matriz: Mapas Conceptuales de los Estndares ISO y OHSAS


INSTRUCCIONES
1. El Grupo se divide en 3 equipos. A cada equipo le corresponde una Norma:
o Equipo 1: ISO 9001:2008
o Equipo 2: ISO 14001:2004
o Equipo 3: OHSAS 18001:2007
2. Cada equipo revisar la Norma que le correspondi y extraern los requisitos y subrequisitos que
solicita.
3.
Cada equipo elaborar un Mapa Conceptual de los requisitos y subrequisitos que les
correspondieron, el cual se elaborar en hojas de rotafolio grandes. (Ver ejemplo en Pgina Siguiente)
4. Cada equipo expondr, en el momento indicado, los requisitos que solicita el estndar que les
correspondi, tomando como base visual su Mapa Conceptual elaborado.

5. Contina en la pgina siguiente!

Lista de documentos que contiene este anexo:


Nombre del Documento

Pgina(s)

Matrices de Cumplimiento de Requisitos en el SGI

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Ejemplo de Mapa Conceptual de la Norma ISO 9001:2008

Instrucciones:
1. El Mapa debe ser elaborado con la amplitud de unir 6 hojas de papel tamao rotafolio.
2. Se deben utilizar distintos colores de plumones, a fin de que sea llamativo y esttico.
3. Aun cuando se present un ejemplo, el equipo debe usar su creatividad para disear un Mapa
Conceptual, claro, intuitivo, preciso, conciso, y de impacto visual.
4. Las letras deben ser lo suficientemente grandes como para ser ledas a una distancia de 4 5
metros, o por le menos, para ser ledas desde la mayor distancia al interior del saln.
5. El equipo puede encontrar y utilizar materiales diversos para elaborar su mapa conceptual.

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REACTIVACIN
Sesin 1. Repaso de los Estndares ISO 9001:2008; ISO
14001:2004 y OHSAS 18001:2007
Con la finalidad de reafirmar los aprendizajes adquiridos en sta Sesin, conteste los siguientes reactivos:

Sistema de Gestin de la Calidad ISO 9001:2008


A. Completa de forma correcta las siguientes frases:
1. El estndar ________________ es el modelo de ______________ ms difundido en el mundo, cuyo
propsito es proveer los ________________ para un sistema de _______________ de la calidad.
2. La creacin de ISO 9001 se dio en __________ (1a edicin), posteriormente fueron revisadas en
__________ (2a edicin), en Diciembre del ___________ (3a edicin) y en Noviembre __________ (4
edicin).
B. Completa la informacin que falta para identificar la Familia ISO 9000 de forma correcta:

ISO 900 :200


Fundamentos y Vocabulario
Publicada el 15 de septiembre del 200

ISO 900 :200


Requisitos Sistema de Gestin de
la Calidad
Publicada el 15 de Noviembre del 200

ISO Serie
9
ISO
:2011
Directrices para Auditoras de
Sistemas de Gestin

ISO 9004:2
Gestin para el xito Sostenido
de una Organizacin

Publicada en 2011

Publicada el 1 de noviembre del 200

C. Contesta con tus propias palabras cada pregunta de forma correcta:


1. Qu es Calidad?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
2. Qu significa Poltica de la Calidad?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
3. Qu es Alta Direccin?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
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Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001:2004


A. Completa de forma correcta las siguientes frases:
1. La ISO __________ es la norma internacional que especifica los ________________ de un sistema de
gestin __________________.
2. La creacin de ISO 14001 se dio en _________ (1a edicin), posteriormente el 15 de noviembre de
__________ (2a edicin).
B. Completa la informacin que falta para identificar la Familia ISO 14000 de forma correcta:

ISO 14001:2
Sistema de Gestin Ambiental:
Requisitos

ISO 140 :200


Fundamentos y Vocabulario
publicada el 15 de febrero del 2009

Publicada el 13 de Noviembre del 2004

ISO Serie
000
ISO 190 :2011
Directrices para Auditoras de
Sistemas de Gestin
Publicada el 15 de Noviembre del 2011

ISO 14
:2004
Directivas generales sobre
principios, sietmas y Tcnicas de
Apoyo
Publicada en Noviembre del 2004

C. Contesta con tus propias palabras cada pregunta de forma correcta:


1. Qu se entiende por Aspecto Ambiental?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
2. Qu significa Impacto Ambiental?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
3. Qu es el Desempeo Ambiental?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001:2007


A. Completa de forma correcta las siguientes frases:
1. Basndonos en la Norma ISO ________ podramos definir los sistemas de gestin de ______________ y
__________ en el trabajo como aquellos sistemas que nos permiten _____________ y controlar una
organizacin con respecto a la seguridad y la salud de los ___________________.
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2. ______________ establece los requisitos para un sistema que permita a una organizacin
_______________ sus ______________ de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y mejorar su
___________________.
B. Completa la informacin que falta para identificar la Familia ISO 14000 de forma correcta:

OHSAS 1800 : 200


Sistemas de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo
Publicada en 200

OHSAS 1800 :200


Gua para la Implementacin
del SGSST

OHSAS
Serie
000

ISO 19011:20
Directrices para Auditoras de
Sistemas de Gestin
Publicada el 15 de Noviembre del 20

Publicada en 200

ILO-O - 200
Directrices relativas a los
SGSST

Publicada en 200 en Ingls y 2002


en espaol

C. Contesta con tus propias palabras cada pregunta de forma correcta:


1. Qu se entiende por Peligro?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
2. Qu significa Incidente?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
3. Qu es la evaluacin de Riesgos?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

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Sesin 2

Marco Conceptual de Auditoras


Competencia Particular:
Al trmino de sta sesin, el participante:

Analiza los conceptos bsicos de Auditora sobre la base de las directrices de ISO 19011:2011

Actividades Generales de Aprendizaje:


o
o
o

El Facilitador expone los contenidos conceptuales de cada tema y coordina las Actividades de
prctica de la Sesin.
Los participantes llevan a cabo cada una de las actividades de aprendizaje de cada uno de los
temas de la sesin y exponen sus resultados al resto del Grupo.
El grupo realiza el ejercicio de Reactivacin de los contenidos abordados en la Sesin.
Tcnica/Actividad de Aprendizaje

Duracin

Exposicin

Actividad: Entendimiento del requisito


8.2.2 de ISO 9001
Actividad: Mapa de Procesos de
Auditora al SGI
Reactivacin

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1 hr
15 min
30 min
15 min
2 hrs

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Resultados
Comprensin de Conceptos, Trminos y
definiciones.
Interpretacin y aplicacin del requisito 8.2.2
Auditoras Internas
Comprensin del Macro Proceso de
Auditoras segn ISO 19011:2011.
Consolidacin de los Aprendizajes

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Actividad 2

ACTIVIDAD: Entendimiento del apartado 8.2.2 de ISO 9001:2008


INSTRUCCIONES

Este es un ejercicio de estudio individual. Conteste cada una de las preguntas


en el espacio, basndose en su entendimiento del requisito.

Ustedes cuentan con 15 minutos para realizar esta prctica.

Lista de documentos que contiene este anexo:


Nombre del Documento

Pgina(s)

Ejercicio Entendimiento del apartado 8.2.2 de ISO 9001:2008

15

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Entendimiento del Apartado 8.2.2. de ISO 9001:2008


1. Al inicio del apartado 8.2.2 auditoria Interna, se describe que La Organizacin debe conducir auditoras
internas a intervalos planeados para determinar si el Sistema de Gestin:
a. Est conforme con los arreglos planificados (clusula 7.1), los requisitos del estndar internacional
ISO 9001:2008 y con los requisitos para el Sistema de Gestin establecidos por la Organizacin, y
b. Es efectivamente implementado y mantenido.
Por favor, explique qu es lo que usted entiende de este apartado:

2. El apartado 8.2.2 establece un requerimiento para un procedimiento escrito para reportar los resultados
de auditoria. Sera suficiente slo reportar las conclusiones de los hallazgos de conformidades
verbalmente?, Si o No, Por qu?

3. La direccin responsable del rea que est siendo auditada debe asegurarse de que se realizan las
correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no
conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de
las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin (vase 8.5.2).

Estos requisitos del apartado 8.2.2, Implican que el Director del rea bajo auditoria debera resolver
todas las no conformidades encontradas en su rea de responsabilidad?

Enumere algunas responsabilidades y acciones que el Director de un rea auditada debera llevar a
cabo para cumplir cabalmente con los requisitos arriba mencionados?

4. Se debe planificar un programa de auditoras tomando en consideracin el estado y la importancia de los


procesos y las reas a auditar, as como los resultados de auditoras previas. Se deben definir los
criterios de auditoria, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodologa.
Describa que entiende por esto:

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2. Trminos y Definiciones*1

Auditoria

Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de


la auditoria y evaluarlas objetivamente para determinar la extensin con que se
cumplen los criterios de auditoria.
NOTA 1: Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como
auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia
organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos, y
pueden constituir la base para una autodeclaracin de conformidad de una
organizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas,
la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de
responsabilidades en la actividad que se audita.
NOTA 2: Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente
auditorias de segunda y tercera parte. Las auditorias de segunda parte se
llevan a cabo por partes que tienen un inters en la organizacin, tal como los
clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorias de tercera parte se
llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales
como aquellas que proporcionan el registro o la certificacin de conformidad de
acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001 o ISO 14001.
NOTA 3 Cuando se auditan juntos un sistema de gestin de la calidad y un
sistema de gestin ambiental, se denomina auditoria combinada.
NOTA 4 Cuando dos o ms organizaciones cooperan para auditar a un nico
auditado, se denomina auditoria conjunta.

Criterios de auditoria

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.


NOTA Los criterios de auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual
se compara la evidencia de la auditoria.

Evidencia de la auditoria

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son


pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.
NOTA La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa.

Hallazgos de la auditoria

Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a


los criterios de auditoria.
NOTA Los hallazgos de la auditoria pueden indicar tanto conformidad o no
conformidad con los criterios de auditoria como oportunidades de mejora.

Conclusiones de la
auditoria

Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar


los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

Cliente de la auditoria

Organizacin o persona que solicita una auditoria.


NOTA El cliente de la auditoria puede ser el auditado o cualquier otra
organizacin que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar
una auditoria.

Auditado

Organizacin que es auditada

Auditor

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

Equipo auditor

Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es


necesario, de expertos tcnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.

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Experto tcnico

Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor.


NOTA 1 El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la
organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin
cultural.
NOTA 2 Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.

Programa de auditoria

Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo


determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
NOTA Un programa de auditoria incluye todas las actividades necesarias para
planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias.

Plan de auditoria

Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.

Riesgo

Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos

Alcance de la auditoria

Extensin y lmites de una auditoria.


NOTA El alcance de la auditoria incluye generalmente una descripcin de las
ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as
como el perodo de tiempo cubierto.

Competencia

Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y


habilidades.

Conformidad

Cumplimiento a un requisito

No conformidad

Incumplimiento a un requisito

Gua

Persona sealada por los auditados para asistir al equipo auditor.

La terminologa puede variar de un pas a otro, sin embargo hemos tomado conceptos reconocidos a nivel mundial; por ejemplo los
mencionados en las norma ISO 19011:2011.

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Objetivo de la Auditora
Qu es una auditoria?
Una auditoria es una evaluacin o examen planificado con anterioridad para poder asegurar que sea
sistemtico o metdico. Dicha evaluacin, como lo requiere la norma (ISO 19011:2011), debe ser conducida
por personas independientes de la actividad auditada para evitar conflictos de intereses y poder ser objetivos
e imparciales. Es muy importante que en toda auditoria, se cuente con una (o un conjunto de) norma,
contrato, etc., para emplearse como criterio y tener una base de comparacin y determinar si el sistema
implementado es efectivo para que la organizacin pueda alcanzar sus objetivos 1.

Objetivo de la Auditoria
Determinar la adecuacin a Norma del Sistema de Calidad mediante el estudio de los documentos que lo
componen; Comprobar que la implantacin del Sistema satisface los objetivos establecidos; Verificar el
cumplimiento de determinados requisitos reglamentarios; Para mejorar el Sistema de Calidad

Por qu auditamos?
El auditar es un mtodo para poder evaluar. El Dr. Deming, experto en materia de calidad, deca no se pude
mejorar lo que no se mide. Por lo tanto, necesitamos la auditoria como herramienta de medicin del sistema
de gestin para poder medir nuestros logros, analizarlos, tomar acciones y mejorar.
Evaluar Cumplimiento.- Dicha evaluacin o examen debe hacerse basada en criterio de comparacin. Por
ejemplo, la norma AS 9100, ISO/TS 16949:2002, ISO 9001:2008, ISO/IEC 17025:1999, el contrato de
nuestro cliente, normas y directrices propias de la organizacin, etc. Si no existe tal comparacin, la auditoria
dejar de ser una evaluacin objetiva y se convertir en una cacera de brujas bajo la cual las opiniones y
prejuicios propios de los auditores predominarn sobre los hechos reales.
Evaluar Efectividad.- Otro objetivo an ms importante es el de medir la efectividad del Sistema de Gestin
o actividad auditada. Los hallazgos (no conformidad o incumplimientos) se deber de ver como reas de
mejoras y se deben investigar las causas de los problemas y as constantemente ir mejorando.

Tipo de Auditoras
Existen diferentes tipos de auditoria, por ejemplo:
La auditora Financiera
Utilizadas para evaluar estados financieros contra reglas o principios preestablecidos de contabilidad.
Posiblemente son las ms antiguas o con races ms profundas. Conducidas por auditores con conocimiento
en contabilidad y finanzas.
Auditoras en funcin de su alcance:
A productos: auditoria especfica sobre las caractersticas de un producto. Normalmente conducida
por personal del rea de calidad. Se podra decir que son bien limitadas pero muy profundas.

Esta definicin puede aplicar a cualquier tipo de auditoria. La diferencia entre auditorias financieras, de producto, de proceso y las de
sistemas de calidad mayormente ser el tipo de norma utilizada.
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A procesos: Este tipo de auditoria tiene un alcance un poco ms amplio, ya que el proceso puede
incluir a varias lneas de productos. Nos puede dar una visin limitada sobre el sistema de gestin.

A sistemas de gestin: Tiene un alcance mucho mayor que las que del producto y proceso, pero la
profundidad es menor, este alcance consiste de dos partes: Documentacin y Cumplimiento.

Ilustracin de auditoras en funcin de su alcance


Auditorias en funcin de su enfoque
Suficiencia o Documentacin: Primero se debe evaluar la documentacin (documentos
requeridos por el estndar auditado) como parte de la preparacin de la auditoria y para
poder determinar si esta documentacin cumple con lo requerido por el estndar, contrato,
etc. Normalmente es acompaada al final por un reporte en donde se describen las
observaciones o comentarios que conducen a la mejora del sistema de gestin auditado.

Cumplimiento: Esta es una verificacin en las reas donde se llevan a cabo las
actividades (es muy fcil documentar un Sistema que cumpla con los requisitos de un
estndar pero para demostrar que se cubren todos los requisitos aplicables, requiere
de una implementacin adecuada), se enfoca en confirmar la conformidad de
cumplimiento a los requisitos aplicables a los procesos de la organizacin.

De Seguimiento: Es la que se lleva a cabo como complemento de otra. Tiene la finalidad de


verificar si las acciones tomadas por la organizacin, ha eliminado las causas de los
hallazgos detectados. La puede llevar a cabo un organismo de certificacin o auditores
Internos para verificar que el sistema de gestin se mantiene, es efectivo y eficiente.

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Auditoras de Producto: Esta es considera como la auditoria de trazabilidad, dedicada a


evaluar directamente al producto verificando su comportamiento en la cadena (up stream &
down stream).

Auditoras de Calidad de Servicio: Se realiza para determinar la efectividad del servicio


proporcionado al cliente, esta auditoria se basa en la revisin y rastreabilidad y de los
documentos que muestren el cumplimiento y ejecucin del servicio.

En funcin de la relacin de las partes involucradas

Auditoras de Primera Parte o Internas: Llevadas por los auditores internos de una
organizacin.

Auditoras de Segunda Parte o Externas: Esta auditoria es conducida por una organizacin a
su proveedor (existente o potencial), para verificar su capacidad de cumplir con los requisitos
del contrato.

Auditoras de Tercera Parte o Extrnseca: Esta auditoria ocurre cuando una organizacin
contrata a una fuente independiente (terceras partes) para conducir una auditoria de
certificacin. Las casas certificadoras son totalmente independientes de las organizaciones a
las que auditan. En las auditoras internas y externas existe una relacin ms estrecha entre
el auditado y el auditor ya que tienen un inters mutuo de trabajar en conjunto.

Puntos en comn de las auditorias


Existen algunos mtodos para poder evaluar el desempeo de una organizacin; sin embargo, estos
mtodos, cuando se pretende que sean llamados auditoria tienen los siguientes puntos en comn:

Examen Sistemtico e Independiente: Toda auditoria debe tener su etapa de planeacin y llevarse a
cabo por personal que no es responsable de la actividad auditada para poder asegurar la objetividad
e imparcialidad.

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Conducidas por Humanos: Aun siendo independiente, como humano al fin, todo auditor tiene sus
prejuicios. El auditor debe de estar consciente de sus prejuicios y tratar de minimizar el efecto
negativo de estos.
Muestra representativa: No es prctico el poder auditar un Sistema de Gestin en su totalidad
debido al costo y tiempo. Por lo tanto, la auditoria se tiene que basar en una muestra representativa.
Es importante que el auditar sea capaz de determinar por s mismo las muestras a evaluar de una
forma aleatoria o al azar.
Se necesita un criterio-base de referencia para poder asegurarse que la auditoria es objetiva y
justa, sin dicho criterio la auditoria se convertir en un ejercicio muy subjetivo y parcial.

Puntos en comn de las auditorias

Principios de Auditora
La auditora se caracteriza por depender de varios principios, estos hacen de la auditoria una herramienta
eficaz y fiable en apoyo de las polticas y controles de gestin, proporcionando informacin sobre la cual una
organizacin puede actuar para mejorar su desempeo.
La adhesin a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoria que sean
pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores trabajar independientemente entre s para alcanzar
conclusiones similares en circunstancias similares.

Principios relativos a la auditoria


a)

Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las


conclusiones de la auditoria.

Los auditores deben ser independientes de la actividad que est siendo auditada y actan de manera que
sea libre de sesgo y conflicto de intereses. Para las auditoras internas, los auditores deben ser
independientes de la administracin de las operaciones o de las funciones que estn siendo auditadas. Los
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auditores deben mantener una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegurarse de que los
hallazgos y conclusiones de la auditoria estarn basados slo en la evidencia de la auditoria.
Para las pequeas organizaciones, no puede ser posible que los auditores internos que sean totalmente
independientes de la actividad objeto de la auditoria, pero cada
esfuerzo debe hacerse para eliminar los prejuicios y permitir que la
objetividad

b)
Enfoque basado en la evidencia: el mtodo
racional para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles
en un proceso sistemtico de auditoria.
La evidencia de auditoria es verificable. Se basa en muestras de la
informacin disponible, ya que una auditoria se lleva a cabo durante un
perodo de tiempo finito y con recursos finitos. El uso adecuado de
muestreo est estrechamente relacionado con la confianza de que se
pueden colocar en las conclusiones de auditoria

Elementos de un buen Auditor


Las caractersticas de un auditor constituyen el elemento principal dentro de un proceso de auditora, ya que
sobre el auditor recaen todas las responsabilidades de la auditoria, ya sea conceptualizarla, practicarla, y
adems, lograr todos los resultados necesarios para proponer medidas para elevar el desempeo de
la organizacin. Es recomendable apreciar algunos de los siguientes niveles de formacin, referente al perfil
de un auditor:

Formacin acadmica: Estudios a niveles tcnicos, cualquier grado en informtica, ingeniera en


sistemas, derecho, etc., dependiendo del tipo de organizacin y sus reas de inters.

Formacin Complementaria: Instruccin en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional a


travs de conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos.

Formacin Emprica: Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes


procesos, con o sin contar con un grado acadmico.

HABILIDADES:
Las habilidades y destrezas que pueda tener un auditor, harn que consiga desenvolverse con naturalidad
dentro de su trabajo y sepa enfrentar con mayor facilidad obstculos que se encuentre a la hora de
desarrollar su trabajo. Entre esas habilidades que deben tener se pueden nombrar las siguientes:
Actitud positiva
Saber escuchar
Mente analtica
Capacidad de negociacin
Iniciativa
Facilidad de trabajaren equipo
Etc.
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COMPETENCIAS:
La ejecucin del trabajo en un auditor, puede estar destinado como auditor interno o externo. El auditor
interno se encuentra como parte de la organizacin en gestin, y en donde tendr un papel importante ya
que deber ser capaz de responder retos de acuerdo a la visin de la organizacin. En el caso de un auditor
externo su participacin es valiosa ya que tiene una apreciacin objetiva de los hechos. Adems, de estar
limitados en el tiempo de realizacin de la auditoria.
COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR:

Formacin y Capacidad Profesional


Independencia, Integridad y Objetividad
Diligencia Profesional
Responsabilidad
Secreto Profesional

Conducta del Auditor en el Proceso de Auditorias


Principios de conducta aplicables a los auditores y a aquellos que gestionan el
programa de auditoria
a)

Integridad: El fundamento del profesionalismo.

Los auditores y quienes gestionan el programa de auditoria deben:

b)

Desempaar su trabajo con honestidad, diligencia y


responsabilidad.
Observar y respetar cualquier requisito legal aplicable.
Demostrar su competencia tcnica mientras que lleva a cabo
su trabajo.
Realizar su trabajo de manera imparcial, es decir, siguen
siendo justo e imparcial en todos sus tratos.
Ser sensible a las influencias que pueden ser ejercidas, por
otras partes interesadas, en su juicio en el desempeo de
una auditoria.

Presentacin ecunime: la obligacin de informar con veracidad y exactitud.

Los hallazgos, conclusiones e informes de auditora deben reflejar con veracidad y exactitud las actividades
de auditoria. Los obstculos ms importantes surgidos durante la auditoria y las opiniones divergentes sin
resolver entre el equipo auditor y el auditado pueden ser reportados. La comunicacin tiene que ser veraz,
exacta, objetiva, oportuna, clara y completa

c)

Debido cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al auditar.

Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempean y
la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoria y por otras partes interesadas. Un factor
importante es conducir su trabajo con el debido cuidado profesional con la habilidad para hacer juicios
razonados en todas las situaciones auditadas.
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d)
Confidencialidad:
informacin.

seguridad

de

la

Los auditores deben ser prudentes en el uso y la proteccin de


la informacin adquirida en el ejercicio de sus funciones. La
informacin de auditoria no debe ser utilizada de forma
inapropiada para el beneficio personal por el auditor o el cliente
de auditoria o de una manera perjudicial para los intereses
legtimos de la entidad auditada. Este concepto incluye el
manejo adecuado de la informacin sensible, confidencial o
clasificada.

Habilidades para auditar


Los auditores deberan poseer los conocimientos y las habilidades necesarios para obtener los resultados
previstos de las auditoras que se espera que lleven a cabo. Todos los auditores deberan poseer
conocimientos y habilidades genricos y tambin se debera esperar que tuvieran conocimientos y
habilidades especficos de alguna disciplina y algn sector.
Los conocimientos y habilidades relacionados con la seguridad y salud en el trabajo y la aplicacin de
mtodos, tcnicas, procesos y prcticas especficos de la seguridad y salud en el trabajo deberan ser los
suficientes para permitir al auditor examinar el sistema de gestin y generar los hallazgos y conclusiones de
la auditora apropiados.
Conocimientos y habilidades generales
Son ejemplos:

La identificacin de peligros, incluyendo los factores que afecten al desempeo humano en el lugar
de trabajo (tales como factores fsicos, qumicos y biolgicos, as como el gnero, la edad, la
discapacidad u otros factores fisiolgicos, psicolgicos o de salud).

La evaluacin de riesgos, la determinacin de controles y la comunicacin de los riesgos.

La evaluacin de factores de salud y factores humanos (incluyendo factores fisiolgicos y


psicolgicos) y los principios para evaluarlos.

Los mtodos de seguimiento de la exposicin y de evaluacin de los riesgos para la seguridad y


salud en el trabajo y de las estrategias relacionadas para eliminar o minimizar tales exposiciones.

El comportamiento humano, las interacciones entre personas y la interaccin entre personas y


mquinas, los procesos y el entorno de trabajo (incluido el lugar de trabajo, los principios de
ergonoma y de diseo seguro, las tecnologas de la informacin y la comunicacin).

La evaluacin de los diferentes tipos y niveles de competencia en materia de seguridad y salud en el


trabajo requerida en una organizacin y la evaluacin de esas competencias.

Los mtodos para fomentar la participacin e implicacin de los empleados.

Los mtodos para fomentar el bienestar y la responsabilidad personal del empleado.

El desarrollo, uso y evaluacin de las medidas del desempeo proactivas y reactivas y las mtricas.

Los principios y prcticas para identificar las situaciones de emergencias potenciales y la


planificacin, prevencin, respuesta y recuperacin en caso de emergencia.

Los mtodos para la investigacin y evaluacin de incidentes (incluyendo los accidentes y las
enfermedades laborales).

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La determinacin y el uso de informacin relacionada con la salud (incluyendo el seguimiento de los


datos relativos a la exposicin en el trabajo y de enfermedad).

La comprensin de la informacin mdica (incluyendo la terminologa mdica suficiente para


comprender los datos relacionados con la prevencin de lesiones y la mala salud).

Los sistemas de valores lmite de exposicin en el trabajo.

Los mtodos para el seguimiento y la elaboracin de informes sobre el desempeo de la seguridad y


salud en el trabajo.

La comprensin de los requisitos legales y otros requisitos pertinente para la seguridad y salud en el
trabajo, suficientes para permitir al auditor evaluar el sistema de gestin de la seguridad y salud en el
trabajo.

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3. Fases del Proceso de Auditora

Flujo de una auditoria basada en el ciclo PHVA


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Actividad 3

ACTIVIDAD: Mapa de Procesos de la Auditora al SIG


INSTRUCCIONES

El grupo dividido en equipos, elabora un Mapa de Procesos de la Auditora,


conforme a las directrices de la Norma ISO 19011:2011.
Cada equipo expone las actividades principales que se realizan en el Proceso
de Auditora que les correspondi.

Lista de documentos que contiene este anexo:


Nombre del Documento Pgina(s)
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4. Gestin de Riesgos en las Auditoras


Gestin de riesgos en la Norma ISO 19011:2011

Qu es un riesgo?
Combinacin de la probabilidad de ocurrencia y el impacto de un evento, considerando que las
consecuencias posibles puedan ser tanto positivas como negativas 2

Atributos del riesgo


Probabilidad:

No existe certeza absoluta de la materializacin de un riesgo.

Variabilidad:

Las consecuencias pueden variar dentro de un abanico de resultados.

Tipos de riesgo segn su naturaleza


Riesgos financieros:

Ocasionados por fluctuaciones en los mercados.

Riesgos de crdito:

Ocasionados por dificultades de los deudores.

Riesgos estratgicos:

Derivados de la posicin estratgica de la organizacin.

Riesgos operacionales: Derivados de fallos en los procesos y/o recursos.

Tipos de riesgo segn impacto


Tipo 1
Tipo 2
Tipo 3
Tipo 4

Se produce el dao de manera muy rpida


Ocasionan prdidas inmediatas y potencialmente significativas
Se produce el dao de manera ms lenta.
Ocasionan prdidas graduales y crecientes
Se produce el dao de manera espaciada y continua.
Ocasionan prdidas crecientes y potencialmente significativas.
Eventos catastrficos.
Ocasionan prdidas inmediatas sin posibilidad de recuperacin.

ISO Gua 73:2009 (terminologa en materia de riesgos)


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Proceso de gestin del riesgo

Identificacin de eventos

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Evaluacin de eventos

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Respuesta al riesgo

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Reporte y comunicacin

Los riesgos en la Gua 19011:2011


Captulo 5 de la norma
GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
Apartado de la Norma
5.1 Gestin del programa de auditora.
Generalidades
5.2 Establecimiento de los objetivos del programa
de auditora
5.3.1 Roles y responsabilidades de la persona
responsable del programa
5.3.2 Competencia de la persona responsable del
programa
5.3.3 Determinacin de la extensin del programa
5.3.4 Identificacin y evaluacin de los riesgos del
programa de auditora
5.3.5 Establecimiento de procedimientos para el
programa de auditora
5.3.6 Identificacin de los recursos del programa de
auditora
5.4.1 Implementacin del programa de auditora.
Generalidades
5.4.2 Determinacin de los objetivos, alcance y
criterios
5.4.3 Seleccin de los mtodos de auditora
5.4.4 Seleccin de los miembros del equipo auditor
5.4.5 Asignacin de responsabilidades al lder del
equipo auditor
5.4.6 Gestin de los resultados del programa de
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Aparecen los riesgos

Evaluar los riesgos que pueden impedir que se


implemente el programa de manera efectiva.
Tener en cuenta los riesgos asociados al programa
La necesaria para gestionar los riesgos asociados al
programa.
Riesgos asociados a la planificacin
Tener en cuenta los riesgos identificados en 5.3.4
Tener en cuenta los riesgos identificados en 5.3.4

Asegurar su independencia para evitar conflictos de


inters.
El responsable del programa le debe proveer de la
informacin necesaria para abordar los riesgos

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auditora
5.4.7 Gestin y mantenimiento de los registros del
programa de auditora
5.5 Seguimiento del programa de auditora

Entre ellos, los relativos a los riesgos

5.6 Revisin y mejora del programa de auditora

Revisar eficacia de las medidas tomadas para hacer


frente
a los riesgos asociados al programa:
Riesgos que se han materializado pero que
no fueron identificados originalmente.
Riesgos que no se han materializado pero
que han sido identificados en el transcurso
del desarrollo del programa.

Captulo 6 de la norma
REALIZACION DE LA AUDITORIA
Apartado de la Norma
6.1 Desarrollo de la auditora. Generalidades
6.2.1 Inicio de la auditora. Generalidades
6.2.2 Establecimiento del contacto inicial con el
auditado
6.2.3 Determinacin de la viabilidad de la auditora

Aparecen los riesgos

Debe generar confianza de que se pueden alcanzar


los objetivos de la auditora, teniendo en cuenta los
factores que los pueden poner en peligro

6.3.1 Revisin de la documentacin para preparar la


auditora
El responsable del equipo auditor debe evaluar los
riesgos que la realizacin de la auditora puede
generar en la organizacin.

6.3.2 Preparacin del plan de auditora


6.3.3 Asignacin de tareas al equipo auditor
6.3.4 Preparacin de los documentos de trabajo
6.4.1 Realizacin de las actividades de auditora.
Generalidades

El responsable del equipo auditor debe exponer al


auditado los riesgos identificados que pueden
generarse al realizar la auditora y las medidas
adoptadas para paliarlos. Contrastar estos riesgos.

6.4.2 Realizacin de la reunin inicial


6.4.3 Revisin de documentacin durante la
auditora
6.4.4 Comunicacin durante la auditora
6.4.5 Asignacin de roles y responsabilidades de
guas observadores

Se pueden identificar circunstancias que supongan


un riesgo inmediato para el auditado. El equipo
auditor debe informar al auditado y, en su caso, al
cliente de la auditora

6.4.6 Recogida y verificacin de informacin


6.4.7 Generacin de hallazgos de auditora
6.4.8 Preparacin de las conclusiones de auditora
6.4.9 Realizacin de la reunin de cierre
6.5.1 Preparacin del informe de auditora
6.5.2 Distribucin del informe de auditora
6.6 Finalizacin de la auditora
6.7 Realizacin de actividades de seguimiento de la
auditora
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Captulo 7 de la norma
COMPETENCIA Y EVALUACION DE LOS AUDITORES
Apartado de la Norma
Aparecen los riesgos
7.1 Competencia y evaluacin de los auditores.
Generalidades
7.2.1 Determinacin de la competencia de los
auditores. Generalidades
7.2.2 Atributos personales
7.2.3.1 Conocimientos y habilidades.
Generalidades
7.2.3.2 Conocimientos genricos y habilidades de
los auditores de sistemas de Gestin
7.3.3.3 Conocimientos y habilidades de los
auditores de sistemas en la disciplina y el sector
7.2.3.4 Conocimientos y habilidades genricos de
los lderes de equipos Auditores
7.2.3.5 Conocimientos y habilidades para llevar a
cabo auditoras de sistemas de gestin en
mltiples disciplinas
7.2.4 Logro de competencia como auditor
7.2.5 Lderes de los equipos de auditora
7.3 Establecimiento de los criterios de evaluacin
de auditores
7.4 Seleccin del mtodo adecuado para la
evaluacin de auditores
7.5 Evaluacin del auditor
7.6 Mantenimiento y mejora de la competencia
Anexo A. Orientaciones y ejemplos sobre
En cada mbito especfico se incluyen elementos
habilidades y conocimientos especficos para los
necesarios para la cualificacin de auditores. Los
auditores
riesgos se encuentran presentes en todos ellos.
Anexo B. Orientaciones adicionales para la
planificacin y realizacin de auditoras

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REACTIVACIN
Sesin 2. Marco Conceptual de Auditoras
Con la finalidad de reafirmar los aprendizajes adquiridos en sta Sesin, conteste los
siguientes reactivos:

CUESTIONARIO
1. Cmo defines Auditora en tus propias palabras?

2. Qu se entiende por Criterios de Auditora?

3. A los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los
Criterios de Auditorias, se les denomina:

4. Qu son los hallazgos de la Auditora?

5. Resultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la Auditora
y todos los hallazgos de la Auditoria:

6. Menciona en tus propias palabras, la diferencia entre el Cliente de la Auditora y el Auditado:

7. Qu diferencia hay entre el Experto Tcnico y el Gua en una Auditora?

8. Define en tus palabras qu es un Programa de Auditora:

9. A la descripcin de las Actividades y de los Detalles acordados de una Auditora se le denomina:

10. A qu se refiere el Principio de Integridad aplicable a los Auditores?

11. Nombre del Principio para el auditor que se refiere a la Obligacin de informar con veracidad y exactitud:

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12. En tus palabras, qu entiendes por Debido cuidado Profesional, como principio para el auditor?

13. Menciona los dos principios relativos a la Auditora:

14. Cules son los beneficios de Gestionar los Riesgos en el Proceso de Auditoras?

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Sesin 3

Auditoras Internas al SGI: ISO 19011:2011. Directrices


Competencia Particular:
Al trmino de sta sesin, el participante:

Comprende el Proceso, as como las actividades a realizar en las Auditoras al Sistema de Gestin
Integrado de la Organizacin de acuerdo a las directrices de ISO 19011:2011.

Actividades Generales de Aprendizaje:


o

El Facilitador expone los contenidos conceptuales de cada tema y coordina las Actividades de
prctica de cada tema.

Los participantes llevan a cabo cada una de las actividades de aprendizaje de cada uno de los
temas de la sesin y exponen sus resultados al resto del Grupo.

El grupo realiza el ejercicio de Reactivacin de los contenidos abordados en la Sesin.

Tcnica/Actividad de Aprendizaje

Exposicin de contenidos
Actividades de aprendizaje
Reactivacin

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Duracin
3 hrs
6:45 hrs
15 min
10 hrs

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Resultados
Comprensin de conceptos
Desarrollo de habilidades de auditora
Consolidacin de los Aprendizajes

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1. El Programa de Auditoras
Gestin de un programa de auditoria
Una organizacin para conducir auditoras internas, necesita establecer un programa de auditoria
El cliente de la auditora debe asignar persona(s) competente(s) con responsabilidad para gestionar el(los)
programa(s) de auditoria.
El programa debe ser, adecuado y efectivamente establecido e implementado. El programa de auditora
debe incluir en la planeacin, el tipo y numero de auditoras necesarias, as como la provisin de informacin
y recursos necesarios para organizar y conducir auditorias efectiva y eficientemente dentro de los tiempos
especificados.
La extensin de una auditoria debe basarse en el tamao y naturaleza del auditado as como de la
naturaleza, funcionabilidad, complexin y nivel de madurez del sistema de gestin a ser auditado.
Se debe priorizar los recursos para auditar aquellas
materias significativas dentro del sistema de gestin,
estas pueden incluir las caractersticas clave de
productos o servicios, peligros y riesgos para la
seguridad y la salud, y aspectos ambientales
significativos y su control3.
El programa de auditora puede incluir auditoras a
sistemas de gestin individual, mltiple o integrados
conducidas separadamente o en combinacin.
Los resultados del monitoreo y la medicin para
asegurar que los objetivos han sido alcanzados. El
programa de auditora debe ser revisado para
identificar mejoras posibles e identificar los riesgos que pudiesen afectar el establecimiento del
programa.

El programa de auditoria debe incluir:

Los objetivos de la auditoria.

Extensin/numero/tipos/localidades/agenda de las auditorias.

Procedimiento principal de auditoria.

Criterio de auditoria.

Mtodo de auditoria.

Seleccin del equipo auditor.

Recursos necesarios, incluyendo viajes y hospedaje.

Procesos para el manejo confidencial y de seguridad de la informacin y otros aspectos similares.

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5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7

Desarrollo de los objetivos del programa


Los roles y responsabilidades de las personas que gestionan el programa
de auditora.
Competencia del personal responsable de la gestin del programa de
auditoria.
Determinacin la extensin del programa de auditoria.
Evaluacin de los riesgos del programa de auditoria.
Establecimiento de procedimientos del programa de auditoria
Identificacin de los recursos del programa de auditoria.

5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5
5.3.6

Estableciendo el programa de auditoria

Implementando el programa de auditoria

Generalidades
Definicin de los objetivos individuales de auditoria, alcance y criterios.
Determinacin de los mtodos de la auditoria.
Seleccin del equipo auditor.
Asignacin de responsabilidades para las auditorias individuales para el
lder del equipo de auditoria.
Gestin y mantenimiento de los regostos de auditoria.

5.5 Revisin y mejora del


programa de auditoria

PLANEAR

Competencias y
evaluacin de los
auditores

HACER
Actividades de
auditoria
(Apartado 6)

ACTUAR
5.4 Monitoreo del programa de auditoria

VERIFICAR

Ilustracin del flujo para la gestin de un programa de auditoria

Planeacin de auditoria
ISO 19011:2011 hace nfasis en determinar y gestionar los riesgos asociados a la planificacin, esta etapa
es llevada a cabo por el auditor lder y su Equipo auditor. Incluye la definicin de los objetivos y alcance,
revisin de la documentacin, programa de auditoria y lista de verificacin. Esta fase puede ser la ms
importante de la auditoria. Pocas auditoras, sin importar que tan bien ha sido conducidas o ejecutadas, han
podido sobreponerse al impedimento de una pobre preparacin.
Una pobre preparacin para la auditoria puede comprometer la credibilidad del auditor, cliente y de la
profesin de auditoria.

Objetivos de un programa de auditoria


Deberan establecerse los objetivos de un programa de auditoria para dirigir la planificacin y realizacin de
las auditoras.
Estos objetivos pueden basarse considerando:
a) Prioridades de la direccin
b) Propsitos comerciales
c) Requisitos del Sistema de Gestin
d) Requisitos legales, reglamentarios y contractuales
e) Necesidad de evaluar a los proveedores
f) Requisitos del cliente
g) Necesidades de otras partes interesadas, y
h) Riesgos para la organizacin
Ejemplos de objetivos de un programa de auditoria incluyen los siguientes:
Cumplir los requisitos para la certificacin de conformidad con una norma de sistema de gestin;
Verificar la conformidad con los requisitos contractuales;
Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor;
Contribuir a la mejora del sistema de gestin.
Amplitud de un programa de auditoria
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Amplitud de un programa de auditoria


La amplitud de un programa de auditoria puede variar y estar influenciada por el tamao, la naturaleza y la
complejidad de la organizacin que se audite, as como por lo siguiente:
a) El alcance, el objetivo y la duracin de cada auditoria que se realice;
b) La frecuencia de las auditoras que se realicen;
c) El nmero, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicacin de las actividades que se
auditen;
d) Las normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, y otros criterios de auditoria;
e) La necesidad de acreditacin o de certificacin y registro;
f) Las conclusiones de las auditorias previas o los resultados de una revisin de un programa de
auditoria previo;
g) Cualquier aspecto idiomtico, cultural y social;
h) Las inquietudes de las partes interesadas; y
i) Los cambios significativos en la organizacin o en sus operaciones.

Responsabilidades, recursos y procedimientos del programa de auditoria


Responsabilidades del programa de auditoria
La responsabilidad de la gestin de un programa de auditoria debera asignarse a una o ms personas con
conocimientos generales de los principios de la auditoria, de la competencia de los auditores y de la
aplicacin de tcnicas de auditoria. Estas personas deberan tener habilidades para la gestin, as como
conocimientos tcnicos y del negocio pertinente para las actividades que van a auditarse.
Aquellos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditoria deberan:
a) Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoria,
b) Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionan
recursos,
c) Asegurarse de la implementacin del programa de auditoria,
d) Asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoria, y
e) Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria.
Recursos del programa de auditoria
Cuando se identifiquen los recursos para el programa de auditoria, deberan considerarse:
a) Los riesgos identificados en la planeacin;
b) Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades
de la auditoria,
c) Las tcnicas de auditoria,
d) Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para mejorar su
desempeo,
e) La disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia apropiada para los
objetivos particulares del programa de auditoria,
f) La amplitud del programa de auditoria, y
g) El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoria.

Procedimientos del programa de auditoria


Los procedimientos del programa de auditoria deberan tratar lo siguiente:
a) Los riesgos identificados en la planeacin
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b) La planificacin y elaboracin del calendario de las auditorias;


c) El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los lderes de los equipos auditores;
d) La seleccin de los equipos auditores apropiados y la asignacin de sus funciones y
responsabilidades;
e) La realizacin de las auditorias;
f) La realizacin del seguimiento de la auditoria, si es aplicable;
g) La conservacin de los registros del programa de auditoria;
h) El seguimiento del desempeo y la eficacia del programa de auditoria; y
i) La comunicacin de los logros globales del programa de auditoria a la alta direccin.
Para organizaciones pequeas, las actividades anteriormente descritas pueden tratarse en un nico
procedimiento.

Implementacin del programa de auditoria


La implementacin de un programa de auditoria debera tratar lo siguiente:
a) La comunicacin del programa de auditoria a las partes pertinentes;
b) La coordinacin y elaboracin del calendario de las auditorias y otras actividades relativas al
programa de auditoria;
c) c)
El establecimiento y mantenimiento de un proceso para la evaluacin de los auditores y su
continuo desarrollo
profesional;
d) Asegurarse de la seleccin de los equipos auditores;
e) La provisin de los recursos necesarios para los equipos auditores;
f) Asegurarse de la realizacin de las auditorias de acuerdo con el programa de auditoria;
g) Asegurarse del control de los registros de las actividades de la auditoria;
h) Asegurarse de la revisin y aprobacin de los informes de la .auditora, y asegurarse de su
distribucin al cliente de la auditoria y a otras partes especificadas; y
i) Asegurarse del seguimiento de la auditoria, si es aplicable.

Registros del programa de auditoria


Los registros deberan conservarse para demostrar la implementacin del programa de auditoria y deberan
incluir lo siguiente:
a)
Registros relacionados con auditorias individuales, tales como:
planes de auditoria,
informes de auditora,
informes de no conformidades,
informes de acciones correctivas y preventivas, e
informes del seguimiento de la auditoria, si es aplicable.
b)
Resultados de la revisin del programa de auditoria;
c)
Registros relacionados con el personal de la auditoria que traten aspectos tales como:
competencia del auditor y evaluacin desempeo,
seleccin del equipo auditor, y
mantenimiento y mejora de la competencia.
Los registros deberan conservarse y guardarse con la seguridad apropiada.

Seguimiento y revisin del programa de auditoria


La implementacin del programa de auditoria debera seguirse y revisarse a intervalos apropiados para
evaluar si se han cumplido sus objetivos y para identificar las oportunidades de mejora. Los resultados
deberan comunicarse a la alta direccin.
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Deberan utilizarse indicadores de desempeo para el seguimiento de caractersticas tales como:


la aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditoria,
la conformidad con los programas y calendarios de auditoria, y
la retroalimentacin de los clientes de la auditoria, de los auditados y de los auditores.
La revisin del programa de auditoria debera considerar, por ejemplo:
a) Los resultados y las tendencias del seguimiento,
b) La conformidad con los procedimientos,
c) Las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas,
d) Los registros del programa de auditoria,
e) Las prcticas de auditoria alternativas o nuevas, y
f) La coherencia en el desempeo entre los equipos auditores en situaciones similares.
Los resultados de las revisiones del programa de auditoria pueden llevar a acciones correctivas y
preventivas y a la mejora del programa de auditoria.

Definir Objetivo y Alcance


Lo primero que tiene que estar definido es el objetivo y alcance. Se pretende llevar a cabo una auditoria
interna por los auditores de la organizacin o una de certificacin por una compaa independiente bajo
alguna norma?
El alcance determina si se va a auditar una sola planta, o un rea en particular dentro de la planta, o varias
plantas en conjunto.

Determinar la Composicin del Equipo auditor


El alcance determinar el nmero de auditores necesarios para cumplir con los requisitos de la auditoria. Por
ejemplo, si el alcance incluye a varias plantas o instalaciones el Equipo auditor posiblemente tendr ms
miembros que si el alcance fuera una lnea de productos. Tambin el tipo de Industria en la que se vaya
auditar determina qu tipo de experiencia necesitan tener los auditores. Para auditar a una organizacin
farmacutica se necesita tener auditores con previa experiencia en esa industria. No necesitan ser expertos,
pero si tener experiencia o estar familiarizados con la industria.
Otro factor a considerar en la independencia. Como lo exige la norma es que el auditor tiene que ser
independiente a la actividad bajo auditoria. En otras palabras, no tener ningn tipo de responsabilidad sobre
dicha rea.

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Actividad 4

ACTIVIDAD: El Programa de Auditoras Internas al SIG


INSTRUCCIONES

El grupo dividido en equipos, elabora un Programa de Auditoras Internas


conforme a las directrices de la Norma ISO 19011:2011 y utilizando el formato
de Programa de Auditoras Internas del SGI.
Cada equipo comparte sus resultados del ejercicio con los dems equipos.
Lista de documentos que contiene este anexo:
Nombre del Documento Pgina(s)
Programa de Auditoras

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PLAN DE AUDITORIA A PLANTA 2014

P= Planeada
E= Ejecutada

Conocimiento e interaccin con el cliente


Gestin de requerimientos
Centro de informacin y servicio (CIS)
Evaluacin de satisfaccin de clientes

Servicio y Respuesta al Cliente

Alineacin y planeacin operativa


Administracin del Sistema Integral de Calidad
Revisin por la Direccin
Cumplimiento Legal y Otros Suscritos
Mejora Enfocada
Comunicacin
Desarrollo de habilidades de liderazgo

Planeacin y Liderazgo

Emisin de Lineamientos y evaluacin de procesos de produccin


Tratamiento de Agua de Procesos y Servicios
Elaboracin Jarabe Simple
Elaboracin de Jarabe Terminado
Envasado
Cambios de formato, saneamientos y preparaciones
Tratamiento de Agua residual

Produccin

Capacitacin y Desarrollo
Gestin Integral de Seguridad y Salud Ocupacional
Relaciones Laborales
Diagnostico y sucesin del talento

Gestin del Mantenimiento e Ingenieria

Administracin Documental
Integridad de procesos y productos
Auditoria

Gestin de Calidad e Inocuidad

Planeacin Informacin Financiera


Abastecimientos
Anlisis financiero y de costos

Gestin Administrativa

Distribucin

Administracin de Materiales
Administracin de Disponibilidad de producto terminado

Administracin de Capacidades

Disponibilidad de Producto

Proteccin de datos, informacin y conocimiento

Administracin de datos
Anlisis de informacin
Calidad de informacin

Administracin de Informacin y Conocimiento

Gestin Ambiental

Ejecucin de estrategia

Administracin del Entorno

SISTEMAS Y SUS RESPECTIVOS PROCESOS

Estatus
E

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

SEMANAS
2

JUL

AGO

SEPT

OCT

FECHA

30
NOV

MM

DD

DIC

14

AA

CAY-FR-AC-010
Revisin: 6

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# DE
AREAS

Calendario Anual de Auditorias Internas

Planta Cayaco
Aseguramiento de Calidad

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SISTEMAS Y PROCESOS

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2. El Plan de Auditora
Preparar Plan de auditoria
El plan de auditoria es una herramienta de planeacin. Se utiliza para
demostrar las reas que cada auditor va a evaluar y el tiempo
aproximado que durar dicha evaluacin.
El Plan debe ser flexible para poder adaptarse a las necesidades del
Auditado y del Equipo auditor durante la auditoria. El Plan depende del
nmero de das y de auditores involucrados.
Informar al Equipo auditor
La comunicacin entre el Equipo auditor es clave. El Equipo auditor
necesita estar informado sobre los puntos a cubrir como parte de la
preparacin de la auditoria.
Informar al Auditado
Tambin es importante la comunicacin entre el Equipo auditor (Auditor
lder) y el Auditado. El auditor Lder / Equipo auditor debe de informarle
al Auditado no slo sobre la fecha de la auditoria, sino aclarar / confirmar
los detalles sobre la preparacin en general.
Definir Objetivo y Alcance
Lo primero que tiene que estar definido es el objetivo y alcance. Se pretende llevar a cabo una auditoria
interna por los auditores de la organizacin o una de certificacin por una compaa independiente bajo
alguna norma?
El alcance determina si se va a auditar una sola planta, o un rea en particular dentro de la planta, o varias
plantas en conjunto.

Determinar la Composicin del Equipo auditor


El alcance determinar el nmero de auditores necesarios para cumplir con los requisitos de la auditoria.
Por ejemplo, si el alcance incluye a varias plantas o instalaciones el Equipo auditor posiblemente tendr
ms miembros que si el alcance fuera una lnea de productos. Tambin el tipo de Industria en la que se
vaya auditar determina qu tipo de experiencia necesitan tener los auditores. Para auditar a una
organizacin farmacutica se necesita tener auditores con previa experiencia en esa industria. No necesitan
ser expertos, pero si tener experiencia o estar familiarizados con la industria.
Otro factor a considerar en la independencia. Como lo exige la norma es que el auditor tiene que ser
independiente a la actividad bajo auditoria. En otras palabras, no tener ningn tipo de responsabilidad sobre
dicha rea.

Revisar Documentacin del Auditado


Una parte muy importante de la preparacin es la evaluacin o anlisis de la documentacin, dicha
evaluacin le dar la oportunidad al auditor de familiarizarse con el sistema de administracin de calidad a
ser Auditado.
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En adicin, es un buen momento para detectar reas con problemas potenciales. Los auditores de las
compaas certificadoras normalmente evalan el manual de calidad previo a la auditoria. El resto de la
documentacin es revisada cuando llegan a la organizacin. En cuanto a los auditores internos, estos no
solo deben evaluar el manual de calidad, sino tambin los procedimientos y hasta las instrucciones de
trabajo de ser posible antes de la auditoria. Esto debido a que tiene un mayor acceso a la documentacin
del Auditado.
Revisar Historial
De ser posible, se debe revisar cualquier tipo de informacin disponible relacionada con auditorias
anteriores, quejas de clientes, problemas recurrentes, etc., esta informacin le dar mayor visin al auditor
del sistema de gestin.

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Actividad 5

ACTIVIDAD: El Plan de Auditora


INSTRUCCIONES
1. Despus de presentar el programa de auditoras en la junta de revisin por la direccin y de
haberle hecho algunos ajustes sugeridos por el director y otros integrantes del comit del Sistema
de Gestin Integrado, se decidi llevar a cabo una auditora en todos los procesos de la Empresa
el da ___ del presente mes en curso.
El objetivo de la auditora sera el determinar si el Sistema de Gestin Integrado de
la Empresa, cumple con los requisitos de ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y
OHSAS 18001:2007.
2. Basados en la informacin presentada en este caso se pide:
Elaborar el plan de auditora, utilizando el formato de plan de auditora (Se presenta
un ejemplo en la pgina siguiente), asignando a los auditores entre los distintos
procesos de la Empresa.
Lista de documentos que contiene este anexo:
Nombre del Documento Pgina(s)
Plan de Auditora Ejemplo

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PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Agenda preliminar de auditoria


Proceso

Estndar /Requisito

Hora

Responsable (Dueo de
Proceso)

Auditor(es)

Da 1

Proceso

Estndar /Requisito

Hora

Responsable (Dueo de
Proceso)

Auditor(es)

Da 2

Nombre de Auditor Lder:

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Nombre Integrante (s):

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Nombre Auditor (s) en formacin:

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3. Listas de Verificacin

Es un documento soporte utilizado para la


realizacin sistemtica de la auditoria con la
finalidad de:
- Preparar con anticipacin que se
debe hacer en cada actividad involucrada en el
sistema de gestin o Producto que vaya a ser
Auditado.
- Estructurar cada pregunta de tal
forma que una respuesta SI signifique adecuado y
NO inadecuado.
- Considerar el espacio suficiente para
describir cual fue la evidencia objetiva verificada.
- Anotar
cualquier
observacin
pertinente que aclare ms los elementos de juicio de
la posible desviacin.
Proporcionar al auditor la factibilidad de resumir las observaciones o lo encontrado
individualmente para facilitar las conclusiones.
Identificar fcilmente la auditoria aplicada.

La Lista de Verificacin, debidamente preparada ofrece varias ventajas:


-

Despersonalizar la entrevista con el Auditado (ms profesional)


Mejora la Administracin del tiempo de auditoria.
Proporciona uniformidad en el Proceso de auditora.
Permite emitir un juicio ms confiable de acuerdo a lo descrito, que de una manera u
otra se puede comprobar.
Deja evidencia o historia de las respuestas, observaciones y documentos analizados.
Sirve de base para preparar nuevas listas de Verificacin que poco a poco profundicen
en el proceso de auditora.

Lista de Preguntas
Es un listado de las preguntas pertinentes de las reas bajo auditoria. Sirve de recordatorio de los puntos a
cubrir. En otras palabras, son todos los debe de las normas aplicables.

Formato
El formato varia de organizacin a organizacin, sin embargo existe una cantidad de informacin mnima que
debe estar incluida en la lista.

Basada en la Norma y en el Sistema del Auditado


Como mnimo, la lista de verificacin debe incluir todas las preguntas (los debe) de la norma relacionados
con el rea auditada y, en adicin, los requisitos del Sistema del Auditado que van ms all de la norma.
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Le da Estructura a la Entrevista
La lista de verificacin ayuda a recordar y seguir una serie de preguntas necesarias para poder auditar un
rea en especfico. Tambin, ayuda a organizar los documentos y papeles de trabajo, observaciones, notas
y papeleo miscelneo.
Asegura Minuciosidad
Herramienta para asegurar que no se olvide ninguna pregunta aplicable de la norma.

Preparar Plan de auditoria


El plan de auditoria es una herramienta de planeacin. Se utiliza para demostrar las reas que cada auditor
va a evaluar y el tiempo aproximado que durar dicha evaluacin.
El programa debe ser flexible para poder adaptarse a las necesidades del Auditado y del Equipo auditor
durante la auditoria. El programa depende del nmero de das y de auditores involucrados.
Informar al Equipo auditor
La comunicacin entre el Equipo auditor es clave. El Equipo auditor necesita estar informado sobre los
puntos a cubrir como parte de la preparacin de la auditoria.
Informar al Auditado
Tambin es importante la comunicacin entre el Equipo auditor (Auditor lder) y el Auditado. El auditor Lder /
Equipo auditor debe de informarle al Auditado no slo sobre la fecha de la auditoria, sino aclarar / confirmar
los detalles sobre la preparacin en general.

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Actividad 6

ACTIVIDAD: La Lista de Verificacin


INSTRUCCIONES
1. Una vez que se ha elaborado el Plan de Auditora, cada uno de los equipos de auditores se
organiza para distribuir a cada auditor el proceso o requisitos de la Norma a auditar en lo
particular.
2. Ya que a cada auditor se le asign el rea (s) o proceso (s) o requisitos a auditar, estos
elaboran las listas de verificacin correspondientes.
2. Cada auditor elabora su lista de verificacin, utilizando el formato correspondiente (Ejemplo del
formato en la pgina siguiente).
3. Solicite asesora al Facilitador si lo requiere.
Lista de documentos que contiene este anexo:

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Nombre del Documento

Pgina(s)

Lista de Verificacin Ejemplo

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UNIDAD OPERATIVA/STAFF
AREA
LISTA DE VERIFICACIN DE AUDITORIA INTERNA

Cdigo: STA-FR-CM-011
Revisin: 04

Sistema y/o Proceso:


Escribir el nom bre del sistem a y/o proceso a ser auditado.

No.

Requerimiento

Cumple

No
cumple

Comentarios

Referencias

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4. Ejecucin de la Auditora
Conduccin o Ejecucin
La etapa donde se evala el cumplimiento de los procedimientos, instrucciones de trabajo y de la
documentacin en general. Etapa donde el factor humano es muy importante debido a la constante
comunicacin entre el auditor y sus Auditados.
Viaje
A menos que sea un viaje corto de menos de 2 horas, se debe llegar a la ciudad del Auditado con un da de
anticipacin. El viajar como parte de una auditoria Interna es poco comn. Aun as, no se debe subestimar la
planeacin del viaje por ms corto que sea.
El no llegar a tiempo puede desde muy temprano impactar negativamente a la auditoria.

Reunin de Apertura
Esta es una oportunidad para que los miembros del
Equipo auditor y los representantes del Auditado se
conozcan y revisen el Plan de auditoria. La reunin
debe de servir como foro para confirmar los puntos
del dicho plan de auditoria, no para tratarlos por
primera vez. La agenda a seguir debera cubrir los
siguientes puntos:

Lista de Asistencia: Lista de los presentes


(Auditados y auditores) Sirve como registro de las
personas que asistieron.

Presentacin: Oportunidad de que se


conozcan entre si los auditores con los Auditados.

Objetivo y Alcance: En el objetivo definimos si es una auditoria interna, externa o extrnseca


(certificacin) y contra que norma, contrato, etc., se va a auditar. El Alcance qu reas y elementos
estarn incluidos como parte de los requisitos de Conduccin Por ejemplo, ISO 9001:2008 (incluye
diseo que lneas de productos estn incluidas, cuantas plantas se van a auditar, etc.)

Muestra de auditoria: Hay que recordarle al Auditado que la auditoria es slo una muestra del Sistema
de Gestin de la Calidad y/o Ambiental de la organizacin. Aunque sea representativa, como tipo de
muestreo tiene sus limitaciones. Por lo tanto, se le debe advertir al Auditado que pudieran existir ciertas
no conformidades o incumplimientos los cuales pudieran no ser detectados por la auditoria.

Programa de actividades: El programa indica el horario de los auditores en relacin con las reas bajo
auditoria. Tambin debe incluir los horarios de las reuniones del Equipo auditor, reuniones entre
auditores y los Auditados claves y la reunin de cierre. Herramienta de planeacin para los auditores
como para los Auditados.

Mtodos: Mencionar la metodologa a utilizarse. Por ejemplo, utilizacin de una lista de verificacin
para buscar conformidad con los debe o requisitos de la norma, documentacin de la falta de
cumplimiento en un reporte de no conformidad. Clasificacin (mayor o menor) de las no conformidades.
Mencionar que los Auditados se tratarn con todo el respeto debido y se tratar de minimizar todo tipo
de situacin que genere presin o estrs.

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Arreglos: Confirmar detalles sobre el Equipo de seguridad, salas o salones disponibles para los
auditores, guas o escoltas, etc.
Reunin de Cierre: Mencionar da y hora de la reunin de cierre. Es muy importante que la Gerencia
y/o Alta Direccin se presenta a esta reunin.
Preguntas y Respuestas: Sesin para que los Auditados puedan hacer cualquier tipo de pregunta
sobre la auditoria en general.

Evaluacin de Cumplimiento del Sistema


Luego de la reunin de auditoria, el Equipo auditor empezar la evaluacin del cumplimiento del Sistema. El
xito de la auditoria no est basado en el nmero de no conformidades encontradas en el Sistema Auditado,
sino en que tan satisfactoriamente se cumplen los objetivos de la auditoria.

Entrevista
Para poder auditar o evaluar el cumplimiento del Sistema
es necesario el entrevistar a los responsables de llevar a
cabo diversas actividades del Sistema. Estas entrevistas
se deben de conducir en un ambiente de calma y
tranquilidad. Lamentablemente, las auditorias por lo
general, producen cierta presin y ansiedad, lo que hace
ms difcil el trabajo del auditor.

Presin
La presin que genera la auditoria en los Auditados es un
tema de preocupacin para todo auditor. Dicha presin
puede generar comportamiento poco usual en al
Auditado. Puede haber de por medio un contrato si el resultado de la auditoria es el deseado por el Auditado.
Tambin los Auditados pueden sentirse amenazados si se encuentran no conformidades en sus respectivas
reas. Algunos se pueden sentir hasta amenazados a nivel profesional. El objetivo del auditor es el de
obtener una respuesta sincera del Auditado. Por lo tanto, el auditor necesita encontrar formas de reducir la
presin del Auditado.

Maneras de reducir la presin


Lo primero es, tratar a todo Auditado con respeto de una forma amable y cortes. Al final de cuentas
necesitamos la cooperacin del Auditado para poder obtener la informacin necesaria de una forma objetiva.
Una adecuada preparacin tambin es muy importante. Un auditor bien preparado podr transmitirle
tranquilidad al Auditado.
Su personalidad debe ser asertiva, no pasiva ni agresiva.
Pasiva
El auditor no se debe dejar dominar por el Auditado. El querer ser amable o corts no significa que sea
pasivo hasta el punto de no pedir la evidencia necesaria para evitar confrontaciones.
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Agresiva
Por otro lado, el auditor no debe tratar al Auditado de una manera hostil que lo haga sentirse amenazado o
agredido. La informacin obtenida de esta forma posiblemente no ser real y objetiva, como resultado, no
le servir de nada al auditor.
Asertivo
El auditor puede ser tenaz y con mucha determinacin y, aun as, tratar al Auditado amablemente. Es el
balance o trmino medio entre pasivo o agresivo.

Habilidades de Comunicacin
La habilidad de comunicarse efectivamente por parte del auditor es mucho ms importante de lo que algunos
auditores piensan. El conocer la norma empleada y las fases de la auditoria tambin son importantes, pero
ningn auditor podr alcanzar su potencia sin la habilidad de poder interactuar con el Auditado. El auditor
debe de estar consciente de las diferentes maneras de comunicaciones existentes.
No solo la verbal es la importante!

Verbal
La forma ms comn de comunicacin de los auditores. El auditor no slo debe poder comunicarse
adecuadamente en el idioma Auditado, sino que tambin debe adaptar su tono y voz y las palabras
utilizadas de acuerdo a la persona que est entrevistando. El nivel de educacin del Auditado es otro factor a
considerar.
Facial
La primera impresin que el Auditado obtiene del auditor es por medio de la expresin facial. El auditor debe
mantener una expresin facial agradable y amistosa a travs de toda la auditoria.
Corporal
Forma ms sutil de comunicacin. Inconscientemente podemos aumentar la presin para el Auditado si
nuestra expresin corporal no es la adecuada. Tambin podemos enviar mensajes mixtos.
Obstculos
La comunicacin sera mucho ms fcil si no existieran obstculos. Se tiene que tomar en consideracin los
obstculos existentes y tratar de eliminar estos para asegurarnos que el mensaje sea entendido.

Entrevista Tpica (Pasos)


El auditor debe de conducir la entrevista de una forma amistosa y sin parecer un interrogador. El auditor
posiblemente pasar del 75% al 80% del tiempo escuchando. Una entrevista debera consistir de los
siguientes pasos:
Saludos:

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El primer objetivo del auditor es el de crear un ambiente


adecuado para la entrevista. Un saludo sincero y amistoso
sirve para romper el hielo. Unos breves minutos de
conversacin general ayudaran para calmar al Auditado.
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Explicacin por parte del auditor:

El auditor claramente debe de explicar el motivo de la visita.


El Auditado debe entender que la evaluacin o auditoria es
al Sistema no a l. La auditora no busca culpable, sino
reas de mejora.

Pedir que le expliquen el proceso:

Luego de haberse calmado el Auditado y haber entendido la


razn de la entrevista, se le debe pedir explique mediante
palabras y acciones como lleva a cabo sus actividades.

Preguntas especficas:

Durante esta etapa de la entrevista el auditor hace preguntas


directas sobre la actividad auditada. Existen tres tipos de
preguntas (abiertas, cerradas o indagantes) las cuales el
auditor debe de hacer en una proporcin adecuada.

Revisin de hecho y hallazgos:

A la vez que el Auditado contesta las preguntas, el auditor


escucha, observa y verifica (ver diagrama) si se cumple o no
los requisitos del Sistema y la norma correspondiente.

Agradecer al Auditado:

Luego de haberle sido contestadas todas las preguntas al


auditor, y este haber verificado el cumplimiento, se le debe
dar las gracias al Auditado por su tiempo.

Seguir el plan:

Proseguir con el Plan establecido.

Tcnicas Bsicas de Entrevista


La habilidad de comunicacin del auditor, como mencionamos anteriormente, es necesaria para poder darle
la suficiente confianza al Auditado y as lograr obtener la informacin requerida. En adicin, al auditor busca
obtener un balance apropiado entre los diferentes tipos de preguntas que existen:
Mostrar:

Una de las tcnicas ms efectivas de entrevista es la de pedirle al Auditado


que nos muestre como realiza su tarea o actividad. Puede ser una
combinacin de palabras y acciones. Esta tcnica nos debe ayudar a
obtener la informacin requerida en menos tiempo y sin la necesidad de
hacer muchas preguntas.

Repetir lo escuchado:

El repetir lo escuchado nos permite no slo estar seguro de que entendemos


la respuesta, sino tambin darle la oportunidad al Auditado de rectificar o
afianzarse en su respuesta.

Silencio:

Utilizado para motivar al Auditado a proveer informacin adicional cuando


percibimos que no hemos obtenido una respuesta completa.

Tomar notas:

El tomar notas es necesario durante la entrevista para acordarnos


exactamente de lo sucedido. Lo difcil es el anotar la suficiente informacin
sin crearle al Auditado una barrera que lo haga limitar el alcance de sus
respuestas.

Tipos de preguntas
Existen tres tipos de preguntas que se deben hacer durante las entrevistas de auditoria. Estas son las
abiertas, las cerradas y las indagantes. Cada una de estas tiene un objetivo y tiempo apropiado para
hacerlas.
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Abiertas:

Este tipo de pregunta permite que el Auditado pueda dar una explicacin general de
su actividad. Alienta al Auditado a hablar libremente. Por ejemplo, Por favor
explqueme los pasos de su actividad, o Cmo inspecciona el producto? Del otro
lado, podemos tener a un Auditado muy hablador y fcilmente hacernos perder el
tiempo de ms sin necesariamente contestar todas las preguntas apropiadamente.
Por lo tanto, el auditor debe tomar precauciones para evitar que el Auditado hable
demasiado.

Cerradas:

Estas preguntas dan como respuesta un SI o un NO. Tiene procedimientos


documentados?. Se utilizan para establecer hechos especficos. Se deben usar
moderadamente.

Exploratorias:

Las preguntas exploratorias son utilizadas como seguimiento de una declaracin


hecha para obtener mayor informacin. Al hacer dichas preguntas el auditor debe
tener cuidado de evitar usar el mtodo detective. Debe dar la impresin de que est
buscando mejorar su entendimiento del Sistema. Por Ejemplo, Dnde va la
pieza?, Qu sucede si la pieza tiene defectos?.

Requisitos para ser Guas en una auditoria


Para asegurar el xito de las reas involucradas en la auditoria aplicada en su Organizacin debemos
colocar guas que contemplen los siguientes requisitos.

Conocer totalmente el funcionamiento del rea auditada.


Entender claramente y en forma detallada el sistema de gestin.
Comprender ampliamente el propsito que se busca con la difusin de la Poltica y Objetivos en materia
de Calidad
Acompaar como una sombra al auditor.
Auxiliar a los Auditados en las respuestas, cuando stos duden o no tengan las respuestas (si es
posible).
Tener un buen conocimiento de la Norma que el auditor est usando.

5. Informacin de los Resultados de la Auditora


Reporte
El reporte es la tercera fase o etapa de la auditoria. Consiste del reportar las no conformidades o
incumplimientos del Sistema, del reunirse con el Auditado y del reporte final de auditoria. Partes de esta
etapa suceden conjuntamente con la de conduccin.

Reporte de No conformidad:

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Primeramente se debe utilizar el formato especificado por la


organizacin para documental las no conformidades o
incumplimientos.

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No Conformidad:

Existe evidencia objetiva de que un requisito no ha sido


cumplido (intento), una prctica difiere de lo definido en el
sistema (implantacin), o el sistema no es eficaz
(efectividad).

Documentacin de la no conformidad:

La documentacin de la no conformidad debe basarse en


hecho (evidencia objetiva), definir el evento exacto. Debe ser
clara y concisa. Indicar el nmero de elemento de la norma
de calidad y/o documentacin de la organizacin con el cual
no se cumple. Tener una identificacin nica. Categorizarse
(mayor o menor). Finalmente debe de ser aceptada por la
compaa del Auditado (no por la persona entrevistada).

Evidencia Objetiva:

Es la evidencia obtenida por el auditor del cumplimiento o


incumplimiento. Obviamente la del incumplimiento es la que
se documenta en el reporte de no conformidad. Dicha
evidencia puede ser un gran testimonio hecho por el
Auditado, un hecho observado por el auditor o algo ms
tangible como un procedimiento obsoleto. Lo importante es
que se pueda verificar.

La redaccin de la no conformidad es muchas veces ms un arte que una ciencia.

Categorizacin de la no conformidad
No todas las no conformidades tienen el mismo significado, o impactan de igual manera al Sistema del
Auditado. Por lo tanto, es necesario darle la debida clasificacin.
Mayor
La ausencia de uno o ms elementos requeridos por la norma o una situacin que crea dudas
significativas de que el producto o el servicio cumpla con los requisitos especificados.
Un grupo de no conformidades categora 2 que indican una inadecuada implantacin o ineficacia del
sistema con respecto a algn elemento de la norma.
Una no conformidad categora 2 que es persistente (o no corregida por la organizacin) debe ser
elevada a categora 1.
Menor
Un error detectado en alguna disciplina o control durante la implantacin de los requerimientos del
sistema/procedimientos, que no indican una falla significativa del sistema o cree dudas de que el
producto o el servicio cumpla con los requisitos. Todos los requisitos del sistema estn definidos,
implantados y eficaces.
Observacin
No es una no conformidad, pero es alguna situacin que pudiera llevar a una no conformidad, si se
permite que contine sin correccin; o una condicin existente sin evidencia de soporte adecuada para
verificar que esto constituye una no conformidad.
Oportunidad de Mejora
Un medio sugerido para lograr el cumplimiento de una actividad, o cumpliendo la intencin de un
requisito procedimental de tal manera que pueda resultar en una mejora. Esta sugerencia para mejorar
est basada normalmente en las mejores prcticas de la industria o en la experiencia del auditor. Una
recomendacin puede hacerse cuando el evaluador desea ver una mejora en una condicin que no se
considera que como una no-conformidad u observacin.
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Contenido de las No Conformidades


Una no conformidad levantada debe identificar claramente el rea / proceso auditado, la fecha de auditoria,
tipo de auditoria y la descripcin de los hallazgos. Debe identificar claramente lo siguiente:

Requisito que se viola


elemento del criterio de certificacin/verificacin
procedimientos ( proceso/producto/especificacin de servicio), u
otra regulacin
Falla Clara descripcin de la deficiencia
suficiente para soportar la categorizacin
ayude a entender el problema
identifique la ubicacin/proceso/actividad/etc.
Evidencia
Referencia a la evidencia documental o verbal especfica como soporte de la falla identificada

Reuniones con el Auditado


El Equipo auditor debe de mantener informado al Auditado (organizacin) sobre lo observado durante la
auditoria. Si a auditoria durar ms de un da, el Equipo auditor y/o auditor Lder debe programar reuniones
diarias para cumplir con dicho propsito. Esta es la oportunidad del Auditado de entender la no conformidad
para poder aceptarla y firmarla.

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Actividad 7

ACTIVIDAD: Realidad o Inferencia


INSTRUCCIONES

Lea el siguiente prrafo y conteste las preguntas de abajo con una R (realidad) o una I
(inferencia)

Ustedes cuentan con 10 minutos para realizar esta prctica.


Lista de documentos que contiene este anexo:
Nombre del Documento Pgina(s)
Realidad o Inferencia

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Realidad o Inferencia
Lea el siguiente prrafo y conteste las preguntas de abajo con una R (realidad) o una I (inferencia)
Ustedes cuentan con 10 minutos para realizar esta prctica.

A Jaime, que es un empleado de la limpieza en el almacn IBX, le pidieron que limpiara


inmediatamente el 3er piso. Mientras se diriga a la oficina de Prez en el 5 piso para
recoger sus implementos de limpieza, Jaime resbal y se rompi la clavcula. Cuando
Prez se enter del accidente, Jaime ya estaba de camino al hospital. No le sirvi de nada
llamar al hospital. Nadie saba quin era Jaime. Es muy posible que Prez llamara al
nmero equivocado.

Realidad: Se puede determinar y se sustenta en la historia


Inferencia: Basado en los hechos que no se conocen con certeza.

El Sr. Jaime es un empleado de la limpieza.

El accidente ocurri en el almacn IBX

Los implementos de limpieza estaban en la oficina de Prez

Prez fue notificado del accidente

A Jaime lo llevaron al hospital

Nadie en el hospital, al que llam Prez, conoca a Jaime

Prez llam a un nmero equivocado

No se hizo la limpieza

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Actividad 8

ACTIVIDAD: Hallazgos de Auditora


INSTRUCCIONES

El Grupo se divide en equipos de trabajo para examinar los siguientes hallazgos.


Cada equipo lea de manera cuidadosa el contenido de cada situacin, para que en
conjunto con sus compaeros de equipo definan:
La seccin de la norma ISO 9001:2008 que no se est cumpliendo.
Si existen ms de dos clusulas o incisos de la norma ISO 9001:2008 C que no se cumplan,
determine cul de ellos es el que tiene mayor peso.

Ustedes cuentan con 20 minutos para realizar esta prctica.

Lista de documentos que contiene este anexo:


Nombre del Documento Pgina(s)
Hallazgos de Auditora

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Hallazgos de auditoria
Forme grupos de trabajo para examinar los siguientes hallazgos, lea de manera cuidadosa el contenido de
cada situacin, para que en conjunto con sus compaeros de equipo definan:
Ustedes cuentan con 30 minutos para realizar esta prctica.
a. La seccin de la norma ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 u OHSAS 18001:2007, que no se est
cumpliendo.

1.
No se asegura que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de
cmo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad
Apartado aplicable:
2.
No se tiene claramente definido el control para la aprobacin de los documentos antes de que stos
sean emitidos.
Apartado aplicable:
3.
No se ha incluido dentro del procedimiento de Control de Registros de la organizacin, un mtodo
para mantener los registros.
Apartado aplicable:
4.
No est incluido como responsabilidad del representante de la direccin, la correspondiente a tener
libertad organizacional para tratar asuntos concernientes a calidad.
Apartado aplicable:
Apartados relacionados:
5.
No se asegura que en los documentos de compra se incluyan las actividades de inspeccin ni
ninguna otra actividad que asegure que el producto comprado cumple con los requisitos de compra
especificados.
Apartado aplicable:
6.
No se asegura que la planificacin del proceso de auditoras sea el adecuado para determinar si el
Sistema de Gestin se ha implementado de manera eficaz.
Apartado aplicable:
7.

No hay evidencia de que los registros de las auditorias estn siendo mantenidos.

Apartado aplicable:
8
No se asegura que durante la planificacin de la realizacin del producto la organizacin tenga
definido las actividades requeridas de verificacin, validacin, seguimiento, medicin, inspeccin y
ensayo/prueba especficas para el producto as como los criterios para la aceptacin del mismo
Apartado aplicable:

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9
No se asegura que la organizacin haya determinado e implementado disposiciones eficaces para la
comunicacin con los clientes relativas a las consultas, contratos o atencin de pedidos, incluyendo las
modificaciones
Apartado aplicable:
10
No se asegura que la organizacin identifique, verifique, proteja y salvaguarde los bienes que son
propiedad de los clientes suministrados para su utilizacin o incorporacin dentro del producto
Apartado aplicable:
11
No existe evidencia de que la organizacin se asegure que cualquier persona que trabaje para ella y
que realice tareas que puedan causar impactos en la SST sea competente tomando como base una
educacin, formacin o experiencia adecuadas, y deben mantener los registros asociados.
Apartado aplicable:

_______________________________________

12
No se encontr evidencia de que la organizacin se asegure de identificar y planificar aquellas
operaciones que estn asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con
su poltica ambiental, objetivos y metas, con el objeto de asegurarse de que se efectan bajo las condiciones
especificadas.
Apartado aplicable:

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_______________________________________

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Actividad 9

ACTIVIDAD: Redaccin de No Conformidades


INSTRUCCIONES

El Grupo se divide en equipos de auditores. Cada equipo deber resolver lo que a continuacin se
solicita:
A. Deben Redactar los Hallazgos de No Conformidad con base en la historia que se presenta en la
pgina siguiente. Para cada no conformidad debe indicar lo siguiente:
1. Nmero del prrafo donde se detecta la no conformidad.
2. Descripcin de la no conformidad. (Lugar, Evidencia y Requisito incumplido)
3. Por otra parte deber criticar la actuacin del auditor.

Examine cada caso cuidadosamente y si piensa que existe suficiente evidencia objetiva de la no
conformidad, llene el Reporte de No Conformidad y clasifique dicha no conformidad como mayor,
menor u Observacin.

Ustedes cuentan con 40 minutos para realizar esta prctica.

Lista de documentos que contiene este anexo:


Nombre del Documento Pgina(s)
Historia de una Auditora

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Historia de una Auditora


La cadena de plantas de Fabricacin de Bebidas Lder en el mundo, tiene abiertos en el pas un conjunto de
18 Unidades Operativas que manufacturan diversas bebidas y las trasladan a Centros de Distribucin,
quienes, a su vez, las distribuyen a los diversos establecimientos y tiendas de Mayoreo y Menudeo.
La cadena tiene un sistema de Gestin Integrado que pretende certificar segn las Normas ISO 9001:2008,
ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, para lo cual el equipo Auditor Interno de la empresa est llevando a
cabo el proceso de auditora.
Al comienzo de dicho proceso tiene lugar la siguiente conversacin entre el auditor Lder del equipo auditor
(A) y el Responsable del Sistema de Gestin Integral de la Planta auditada (B):
1. A: Buenos das. Para llevar a cabo el proceso de auditora, hemos visto la descripcin del Sistema de
Gestin Integral; me gustara hacer ahora algunas comprobaciones. Del estudio de la documentacin,
hemos sacado una serie de conclusiones, pero es necesario observar el grado real de implantacin prctica
de nuestro Sistema de Gestin Integrado.
2. B: Estamos a su disposicin. Es ms, hemos comentado mucho esta auditora interna y nos parece
oportuna para ste momento del Proyecto de certificacin. Nos ha resultado algo complicado concientizar a
la organizacin para conseguir la implantacin efectiva del sistema y yo solo no puedo evaluar la
implantacin en toda la Planta.
3. A: Muy bien. Supongo que usted, como responsable del SGI, tambin debe ser el representante de la
direccin oficialmente; me gustara ver su designacin.
4. B: Bueno, ya saben que soy el responsable de Recursos Humanos de la Planta y, como tal, formo parte
del comit del Sistema de Gestin Integral, como los responsables de los dems departamentos. En la
primera reunin del comit, el Gerente de Planta me design tambin Jefe del Sistema de Gestin Integrado
y representante suyo; aqu tiene el acta de la reunin.
5. A: Ya veo. Qu es lo que se trata en las reuniones del comit del Sistema de Gestin Integral?
6. B: Bueno, el comit del Sistema de Gestin Integral se rene una vez al mes. Tenemos una agenda para
esas reuniones y se supone que es el momento en el que yo, como representante de la direccin informo
sobre el desempeo del sistema. Normalmente lo hago al iniciarse la reunin, porque ya sabe lo que pasa,
los responsables de departamento tienen muchas cosas que tratar y aprovechan esas reuniones para
solucionar otras cuestiones, sobre todo operativas. Como es muy complicado conseguir convocar al
Gerente de Planta, si vemos que queda tiempo, se hace la revisin por la direccin en esas reuniones.
7. A: Cmo se llevan a cabo las auditoras internas Integradas?
8. B: Bien, para nosotros lo ms importante es el cliente, de forma que nos regimos por las reclamaciones.
Cuando se producen reclamaciones, el responsable del departamento afectado realiza una auditora y pasa
el informe al Comit del Sistema de Gestin Integral. De todas maneras, no solemos cometer muchos
errores, la gente lleva mucho tiempo en la empresa y conocen bien su trabajo, as que no se suelen
equivocar. Fjese, en los ltimos 6 meses no hemos tenido ni una sola reclamacin, as que no ha hecho
falta hacer auditoras por ese motivo.
9. A: Lo que no veo es el procedimiento para la revisin de No conformidades e implantacin de acciones
correctivas.
10. B: Lo que pasa es que no lo necesitamos. Como le digo, no cometemos prcticamente errores y cuando
se produce alguno, normalmente son pequeos descuidos. No merece la pena registrar esas pequeas
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fallas como No conformidades y cada responsable de departamento toma las acciones que le parecen ms
convenientes, ya que es quin mejor conoce los problemas.
11. A: Respecto a la formacin que dan a sus empleados, por ejemplo, en temas Ambientales y de
Seguridad cmo saben que ha sido eficaz?
12. B: Bueno, cada vez que vienen de un curso el Responsable de RR.HH. les pregunta por l, pero no es
necesaria demasiada formacin, las labores de los operarios son muy sencillas y no introducimos
demasiados cambios. Alguna vez hemos necesitado conocimientos especficos de alguna materia, por
ejemplo cuando se cambi el programa de equipos de Seguimiento y Medicin en las lneas de envasado,
pero se contrat a una persona que lo saba manejar y poco a poco con la prctica diaria ense a los
dems.
13. A: Veo que tiene usted aqu el mapa de procesos de la organizacin, de qu fecha es?
14. B: Siempre tenemos a disposicin de todo el personal la ltima edicin. Lo revisamos cada 6 meses.
15. A: En ste sector los proveedores tienen una gran importancia, los productos alimentarios son muy
delicados. Sin embargo, revisando los proveedores hemos encontrado por ejemplo la ficha de proveedor de
Kike Azucares, S.L. que fue seleccionado y evaluado en 2007, sin embargo no consta que se le haya vuelto
a evaluar
16. B: Como usted dice, los proveedores son muy delicados en este sector, pero conocemos bien a la gente
con la que trabajamos. Este proveedor lleva con nosotros muchos aos, as que nos fiamos de l, con
decirle que ni revisamos los contenedores cuando nos llega el camin. Otra cosa es cuando tenemos que
empezar a trabajar con un proveedor desconocido, a se, al principio le hacemos un seguimiento
exhaustivo. Luego si vemos que trabaja bien, no nos hace falta hacer ms evaluaciones. A los proveedores
les interesa tenernos como clientes y el que trabaja bien al principio sigue as. Adems, nuestro jefe de
compras conoce muy bien a todas las empresas del sector y a nuestros proveedores y puede decirnos por
su conocimiento si es necesario cambiar algn proveedor en algn momento.
17. A: Bien, muchas gracias, por mi parte eso es todo.

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Reporte de Auditora (Ejemplo de llenado)


No
Conformidad

Nmero: 0

Mayor

Menor

Mejoras o
fortalezas

Nmero: 1

O. Mejora

Fortaleza

Departamento ej. Tratamiento de


/ Funcin:
agua
Descripcin
detallada:

Estndar
de
referencia:

ej. ISO 9001:2008 / 6.3

Debe incluir:
- La descripcin exacta (real) y precisa (con detalle) del
defecto en el sistema y no en las personas.
- Ser concisa (contener texto que genere valor)
- Resumen del requisito incumplido.
- No contener texto con recomendaciones, ni asesora.
Nota: Se podr agrupar por procesos, funciones, procedimientos
o clusulas un nmero de no conformidades similares en una
sola declaracin de hallazgo.

No
Conformidad

Nmero:

Mayor

Menor

Mejoras o
fortalezas

Nmero:

O. Mejora

Fortaleza

Departamento
/ Funcin:

Estndar
de
referencia:

Descripcin
detallada:

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No
Conformidad

Nmero:

Mayor

Menor

Mejoras o
fortalezas

Nmero:

O. Mejora

Fortaleza

Departamento
/ Funcin:

Estndar
de
referencia:

Descripcin
detallada:

No
Conformidad

Nmero:

Mayor

Menor

Mejoras o
fortalezas

Nmero:

O. Mejora

Fortaleza

Departamento
/ Funcin:

Estndar
de
referencia:

Descripcin
detallada:

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6. Reunin de Cierre
Como conclusin de la auditoria se programa una reunin
de cierre para darle el resumen al Auditado de los
resultados de la auditoria.

Durante la reunin de cierre se deben de cubrir los


siguientes puntos:

Lista de presentes.- Una lista de los presentes es


necesaria como registro de que efectivamente se llev
a cabo y de quienes fueron los participantes.

Agradecimiento.- Antes de presentar los resultados, se


debe mencionar las observaciones o comentarios
positivos sobre el sistema de calidad del Auditado.
Estos comentarios deben de ser reales para que se
acepten de forma positiva.

Volver a mencionar el objetivo y alcance.- Breve mencin de ambos puntos para evitar confusiones. No
debe de haber sorpresas a estas alturas. Un cambio de alcance es posible pero poco comn.

Confidencialidad.- Siempre es bueno aclarar que toda la informacin evaluada es estrictamente


confidencial y que dicha informacin no ser divulgada sin la autorizacin del Auditado.

Revisar las no conformidades.- Si las no conformidades han sido ya discutidas y aceptadas por el
Auditado no es necesario volver a mencionarlas, a menos que exista alguna duda al respecto.

Resumen.- El auditor lder es responsable de brindar el resumen general de los resultados de la


auditoria. A nivel interno, dependiendo el objetivo y alcance de la auditoria, se mostrar una matriz de
las no conformidades (elemento por rea auditada) y/o se leern y discutirn las no conformidades.

Muestra de auditoria.- Siempre es necesario recordarle al Auditado que la auditoria es slo una
muestra, aunque representativa del sistema de calidad.

Plan de Acciones Correctivas.- Toda no conformidad requiere de una accin correctiva apropiada. El
Auditado debe de estar consciente de esto y mutuamente acordar el tiempo en especfico para
solucionar dichas no conformidades.

Preguntas y Respuestas.- Este es el momento para contestar cualquier pregunta que todava tenga el
Auditado.

Dar por concluida la reunin.- Finalmente, de no haber ms preguntas, o de haber transcurrido el


tiempo programado, se debe de dar por terminada la reunin.

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7. El reporte de auditoria
Es la formalizacin o documentacin de los resultados de la auditoria.

Debe basarse en hechos reales.

Aplicar un lenguaje claro, breve y simple, a fin de lograr una exposicin entendible para todos los
involucrados.

Reportar las desviaciones reales encontradas en el Sistema de Gestin de la Calidad, y/o Ambiental o
de SST.

Evitar totalmente los comentarios no relevantes, juicios personales y sobre todo no personalizar.

Enlistar, nicamente las desviaciones no las causas ni tampoco indicar las acciones correctivas a
implantar.

Nunca reportar actividades u opiniones de cosas que NO fueron comprobadas.

Registro formal
Es un registro formal de la auditoria, basado en hechos y acordado por le Auditado, dichos reportes son
registros del sistema de calidad muy importantes.
Formatos
Aunque la norma no exige ningn formato / reporte en especfico, se recomienda que los siguientes puntos
sean incluidos:

Fecha de la auditoria
Campo de Aplicacin y Objetivo
Programa de auditoria
Organizacin Auditada
Auditados claves entrevistados
Documentos Auditados
Norma Utilizada
No Conformidades/ Observaciones
Grado de cumplimiento/ conclusin
Lista de verificacin.

Clausura o Cierre
La clausura es la cuarta y ltima etapa de la auditoria. Ocurre cuando el auditor verifica la efectiva
implementacin de la accin correctiva pendiente.
Accin Correctiva
El objetivo de la accin correctiva es el de buscar la raz del problema, determinar la accin correctiva
apropiada para poder eliminar el problema para siempre, implementar dicha accin y verificar que sea
efectiva. La responsabilidad del auditor es la de asegurarse que la accin correctiva tomada por el Auditado
es efectiva.
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El auditor no debe dar recomendaciones


Los auditores de las compaas certificadoras tienen prohibido el dar recomendaciones de cmo corregir las
no conformidades. Los auditores de segundas y primeras partes no siempre tienen prohibido el hacer
recomendaciones. La norma requiere como parte del elemento de auditoras Internas que el Auditado sea el
responsable de tomar accin correctiva de manera oportuna. Nuestra recomendacin para ambas partes es
la de mantenerse, como los de terceras partes, lo ms alejados posible de la determinacin de la accin
correctiva para poder mantener la objetividad e imparcialidad. Si el auditor interno se ve obligado a dar
recomendaciones, nuestra sugerencia es la de proveer diversas recomendaciones para el mismo problema
para que el Auditado pueda evaluar y escoger la mejor.

Seguimiento de la auditoria
Hacer seguimiento
Solicite por escrito, las acciones correctivas y preventivas en su caso que posiblemente resuelvan de raz la
no conformidad detectada.
Analice profundamente la accin correctiva y preventiva que se propone.
Efecte un programa para verificar la implementacin de las acciones correctivas y preventivas.
Verifique que la accin correctiva y preventiva sea correctamente implementada.
Otorgue el cierra de la auditoria, cuando todas las acciones correctivas y/o preventivas tengan evidencia
objetiva de su correcta implementacin y resolucin de raz de la desviacin detectada.
Rechazar acciones
Solo en el caso de que las acciones no hayan sido
efectivas (no se elimin la causa de las no conformidades),
se procede a rechazar las acciones, para posteriormente
gestionar estas mismas, en una nueva auditora.

Tomar acciones sobre la auditoria


Cerrar auditoria
Si las no conformidades han sido eliminadas y las causas raz totalmente erradicada, se procede a cerrar la
auditoria en cuestin.
Incluir en el programa de auditora
Se cierra la auditoria, sin embargo los hallazgos deben ser tratados y atendidos en una nueva auditora.
De esto tambin se debe guardar el registro.
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Actividad 10

ACTIVIDAD: Agilidad para Resolver


INSTRUCCIONES

De manera independiente, examine los siguientes casos en una auditoria, lea de manera
cuidadosa el contenido de cada situacin, y defina qu hara en cada situacin:

Ustedes cuentan con 10 minutos para realizar esta prctica.

Lista de documentos que contiene este anexo:


Nombre del Documento Pgina(s)
Agilidad para Resolver

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CASO 1
Al concluir la auditoria al sistema Integrado de gestin de la Empresa, ustedes se dirigen hacia la sala de
juntas para el cierre de la misma, observan que en el escritorio de la oficina existen documentos impresos
(cuestin que es prohibida por el procedimiento de control de documentos) de los procedimientos de
Administracin, por la premura del tiempo, no les da tiempo investigar con el personal por qu tiene esos
documentos impresos.
Usted, qu hara?
a)
b)
c)
d)

Redacta rpidamente una no conformidad y la presenta en el cierre de auditoras.


Redacta una observacin y la presenta en el cierre de auditoras.
Redacta una oportunidad de mejora y la presenta en el cierre de auditoras.
Otorga el beneficio de la duda.

CASO 2
Durante el ejercicio de auditoria en el Corporativo, ustedes deben entrevistar al Director del rea y por
agenda tienen programado un tiempo de 50 minutos para auditarlo, al presentarse al rea el Director no se
encuentra y les comunican que tuvo una reunin extraordinaria con Directivos y que llegar en 20 minutos,
en el rea se encuentra personal altamente competente y adems la secretaria del Director.
Usted, qu hara?
a) Espera al Director a que se presente y hasta entonces inicia la auditoria.
b) Llama a la persona siguiente que est en la agenda, para pedirle que adelante su auditoria y
despus regresa a Corporativo.
c) Detiene el ejercicio de auditora con Corporativo y lo da por revisado.
d) Inicia la auditoria con el personal que se encuentra en Corporativo y posteriormente le informa los
resultados al Director.

CASO 3
A usted le toca realizar una auditora de seguimiento, en la cual dispone de 20 minutos, para revisar el cierre
de dos no conformidades menores en el rea de Produccin, una de ellas est correctamente cerrada y la
otra se encuentra en proceso (con fechas vencidas), al revisar la que se encuentra cerrada (se haba
detectado que los documentos del SIG no coincidan con los fsicos y los que se encontraban en el portal)
observa que esta no es efectiva puesto que an se presenta el mismo problema, documentos que no
coinciden en el portal.
Usted, qu hara?
a) Les da otro plazo para cerrar la no conformidad y regresar posteriormente a revisarla.
b) Levanta una nueva no conformidad relativa a los documentos en el portal y la eleva a mayor.
c) Levanta una no conformidad menor relativa a acciones correctivas, por la mala efectividad y las
fechas vencidas.
d) Levanta una no conformidad mayor relativa a acciones correctivas, por la mala efectividad y las
fechas vencidas.

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8. Competencia de los Auditores al Sistema de Gestin Integrado


La fiabilidad en el proceso de auditora y la habilidad de alcanzar sus objetivos dependen de la competencia
de aquellos individuos involucrados en la planeacin y realizacin de auditoras, incluyendo auditores y
lderes de equipo auditor.
La competencia debera ser evaluada a travs de un proceso que tiene en cuanta el comportamiento
personal y la habilidad de aplicar el conocimiento y habilidades ganadas a travs de la educacin,
experiencia laboral, entrenamiento de auditor y experiencia en auditora.
Este proceso debera tener en cuenta las necesidades y objetivos del programa de auditora. Algunos de los
conocimientos y habilidades descritas en 7.2.3 son comunes a los auditores de cualquier disciplina de
sistema de gestin; otras son especficas a disciplinas individuales de sistemas de gestin. No es necesario
que todos los auditores del equipo auditor tengan la misma competencia; sin embargo, la competencia
general del equipo auditor debe ser suficiente para alcanzar los objetivos de la auditora.
La evaluacin de las competencias de un auditor debera ser planeada, implementada y documentada de
acuerdo con el programa de auditora, incluyendo sus procedimientos para entregar un resultado que sea
objetivo, consistente, justo y confiable. El proceso de evaluacin debera incluir cuatro pasos principales, as:
a) determinar la competencia del personal de auditora para suplir las necesidades del programa de
auditora;
b) establecer los criterios de evaluacin;
c) seleccionar el mtodo de evaluacin apropiado;
d) llevar a cabo la evaluacin.

Logro de competencias de auditor


El conocimiento y habilidades de auditor se pueden adquirir usando una combinacin de lo siguiente:

Educacin formal/entrenamiento y experiencia que contribuye al desarrollo de conocimiento y


habilidades en la disciplina y sector de sistema de gestin que el auditor busca auditar;
Programas de entrenamiento que cubren conocimiento genrico y habilidades de auditor;
Experiencia en una posicin tcnica, gerencial o profesional relevante que involucres el ejercicio de
juicio, toma de decisiones, solucin de problemas y comunicacin con gerentes, profesionales, pares,
clientes y otras partes interesadas;
Experiencia de auditora adquirida bajo la supervisin de un auditor en la misma disciplina.

Lderes de equipo auditor


Un lder de equipo auditor debera haber adquirido experiencia adicional de auditora para desarrollar el
conocimiento y habilidades descritas en 7.2.3. Esta experiencia adicional debera haber sido ganada al
trabajar bajo la direccin y gua de un lder de equipo auditor diferente.

Establecimiento de criterios de evaluacin del auditor


Los criterios deberan ser cualitativos (tales como haber demostrado un comportamiento personal,
conocimiento o desempeo de habilidades en entrenamiento o en el lugar de trabajo) y cuantitativos (tales
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como los aos de experiencia laboral y educacin, nmero de auditoras realizadas, horas de entrenamiento
en auditora).

Seleccin del mtodo apropiado de evaluacin del auditor


La evaluacin debera ser realizada usando dos o ms de los mtodos seleccionados de aquellos que
aparecen en la Tabla 2. Al usar la Tabla 2 se debe tener en cuenta lo siguiente:

los mtodos presentados representan un rango de opciones y pueden no aplicar en todas las
situaciones;
los varios mtodos presentados pueden diferir en su confiabilidad;
se debera usar una combinacin de mtodos para asegurar un resultado que sea objetivo,
consistente, justo y confiable.

Realizacin de la evaluacin del auditor


La informacin recopilada de la persona debera compararse contra los criterios establecidos en 7.2.3.
Cuando una persona que se espera que participe en el programa de auditora no cumple con los criterios, se
debera tomar entrenamiento, trabajo o experiencia de auditora adicional y se debera llevar a cabo una reevaluacin posterior.

Mantenimiento y mejora de la competencia del auditor


Los auditores y los lderes de equipo auditor deberan mejorar continuamente su competencia. Los auditores
deberan mantener su competencia de auditoria a travs de la participacin regular en auditoras a sistemas
de gestin y el continuo desarrollo profesional. El continuo desarrollo profesional involucra el mantenimiento
y mejora de la competencia. Esto se puede lograr a travs de medios tales como experiencia laboral
adicional o entrenamiento, estudio, preparacin, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras
actividades relevantes.
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La persona que gestiona el programa de auditora debera establecer mecanismos apropiados para la
evaluacin continua del desempeo de los auditores y lderes de equipo auditor.
Las actividades de continuo desarrollo profesional deberan tener en cuenta lo siguiente:

cambios en las necesidades del individuo y la organizacin responsable de realizar la auditora;


la prctica de auditora;
normas y otros requisitos relevantes.

Ejemplo de Formato de Evaluacin de Auditores


Cdigo: STA-FR-CM-010
Revisin: 6

Direccin Cadena de Suministro


Gerencia de Calidad y Medio Ambiente
Evaluacin de Auditores

Nombre de la Auditora

Auditor a Evaluar:

Sitio:

Fecha:

Evaluacin del auditor lder


1. Evaluacin del auditado

Nmero de Auditados
A1

1.1 Apreciacin de la Auditora

A2

A3

A4

A5

A6

A7

A8

A9 A10

Suma

1.1.1 Puntualidad en la sesin


1.1.2 Capacidad para comunicarse (transmitir ideas) de
1.1.3 El Auditor explico con claridad las no conformidades sustentados en evidencias
Promedio
1.2 Apreciacin de la competencia

B1

B2

B3

B4

B5

B6

B7

B8

B9 B10

0
0
0
Suma
0
0
0

C1

C2

C3

C4

C5

C6

C7

C8

C9 C10

Suma

1.2.1 Se identifico la preparacin previa del auditor


1.2.2 Tuvo la capacidad el auditor de identificar RIESGOS potenciales
1.2.3 El ambiente generado durante el ejercicio fue adecuado
Promedio
2. Evaluacin

del auditor lder

2.1 La Gestin de Auditoras (capacidad para planificar y organizar su trabajo)


2.2 Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora
2.3 Recopilacin e integracin de informacin (Evidencias de auditora)
2.4 Anlisis que lo lleve a conclusiones sustentadas de auditora
2.5 Integracin y redaccin de no conformidades (requisito, incumplimiento, evidencia)
2.6 Manejo confidencial y seguridad de la informacin

Calificacin
Seccin 1

Calificacin Final

Calificacin
Seccin 2

0
0
0
0
0
0

Promedio

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REACTIVACIN
Sesin 3. Auditoras Internas ISO 19011:2011
Con la finalidad de reafirmar los aprendizajes adquiridos en sta Sesin, conteste los
siguientes reactivos:
Instrucciones
Realice una autoevaluacin como auditor en el siguiente formato que se presenta. Siga las instrucciones del
Facilitador.

Cdigo: STA-FR-CM-010
Revisin: 6

Direccin Cadena de Suministro


Gerencia de Calidad y Medio Ambiente
Evaluacin de Auditores

Nombre de la Auditora

Auditor a Evaluar:

Sitio:

Fecha:

Evaluacin del auditor interno


1. Evaluacin del auditado

Nmero de Auditados
A1

1.1 Apreciacin de la Auditora

A2

A3

A4

A5

A6

A7

A8

A9 A10

B2

B3

B4

B5

B6

B7

B8

B9 B10

Suma

1.2.1 Se identifico la preparacin previa del auditor


1.2.2 Tuvo la capacidad el auditor de identificar RIESGOS potenciales (N/A)
1.2.3 El ambiente generado durante el ejercicio fue adecuado
Promedio
2. Evaluacin

Calificacin Final

0
0
0
B1

Promedio
1.2 Apreciacin de la competencia

Calificacin
Seccin 1

Suma

1.1.1 Puntualidad en la sesin


1.1.2 Capacidad para comunicarse (transmitir ideas) de
1.1.3 El Auditor explico con claridad las no conformidades sustentados en evidencias

0
0

del auditor lder

C1

C2

C3

C4

2.1 La Gestin de Auditoras (capacidad para planificar y organizar su trabajo) (N/A)


2.2 Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora
2.3 Recopilacin e integracin de informacin (Evidencias de auditora)
2.4 Anlisis que lo lleve a conclusiones sustentadas de auditora
2.5 Integracin y redaccin de no conformidades (requisito, incumplimiento, evidencia)
2.6 Manejo confidencial y seguridad de la informacin

C5

C6

C7

C8

C9 C10

Calificacin
Seccin 2

Suma
0
0
0
0
0

Promedio

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Sesin 4
Prctica de Auditora Interna al SGI

Competencia Particular:
Al trmino de sta sesin, el participante:

Ejercita las habilidades necesarias para la Planeacin, Conduccin, Reporte y Clausura de


Auditoras Internas (de acuerdo a las directrices de ISO 19011:2011), auditando el Sistema de
Gestin Integral de la Empresa.

Actividades Generales de Aprendizaje:


o

El Facilitador coordina las Actividades de Auditora In situ al Sistema de Gestin Integral de la


Empresa.

El grupo, dividido en los equipos auditores previamente definidos, llevan a cabo las actividades de
Auditora, de acuerdo al Plan de Auditora establecido.

El facilitador modera un plenario de conclusiones grupales acerca de los aprendizajes adquiridos en


la Sesin.

Tcnica/Actividad de Aprendizaje

Duracin

Actividad: Prctica de Auditora In situ

6 hrs

Plenario de Conclusiones

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15 min
5 hrs/15 min

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Resultados
Interpretacin y aplicacin de los requisitos
de los estndares
Consolidacin de los Aprendizajes

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Actividad 11

ACTIVIDAD: Prctica de Auditora In Situ


INSTRUCCIONES
o

Basados en el plan de auditora cada uno de los equipos de Auditores llevan a cabo las
Actividades de Auditora programadas y sigue la agenda establecida.

Las Actividades a realizar por cada uno de los equipos sern las siguientes:

Reunin de Apertura.

Ejecucin de Auditora.

Redaccin de Hallazgos.

Elaboracin del Informe Final de Auditora.

Reunin de Cierre.

Se realiza un plenario de conclusiones de los aprendizajes significativos de la sesin.

Lista de documentos que contiene este anexo:


Nombre del Documento Pgina(s)
N/A

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ACTIVIDAD: La Reunin de Apertura


INSTRUCCIONES
o

Basados en el plan de auditora recin elaborado, y en lo abordado en el Tema de Reunin


de Apertura, cada equipo elaborar un Programa de Reunin de Apertura

Se sortear para que un equipo sea el que lleve a cabo la Reunin de Apertura en la
prctica.

ACTIVIDAD: Ejecucin de Auditora


INSTRUCCIONES

Una vez concluida la Reunin de Apertura, cada uno de los equipos se dirige a las reas a
auditar, de acuerdo al Plan de Auditora.
Los equipos que concluyan su auditora, se renen a revisar y acordar los hallazgos
encontrados.

ACTIVIDAD: Redaccin de Hallazgos


INSTRUCCIONES

Una vez concluidas las Actividades de Auditora cada equipo procede a redactar los
hallazgos encontrados, de acuerdo con la metodologa de redaccin aprendida en el Taller.

ACTIVIDAD: El Reporte Final de Auditora y la Reunin de Cierre


INSTRUCCIONES
Utilizando el formato de informe de auditoras indicado en el procedimiento de auditora del SGI
de la Empresa, cada equipo elabora el informe final de auditora.
Al terminar se presenta dicho informe simulando una reunin de cierre de acuerdo con las
directrices de la Norma ISO 19011:2011.

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Bibliografa

Sistemas Globales de Gestin de la Calidad y Ambiental, Fausto Estvez.


ISO-9000 & ISO14001, Brian Rothery.
Documentacin de Calidad para ISO-9000, Gary E. Mc Lean.
ISO-9000 Para pequeos negocios, ISO/TC 176.
ISO-9000 Para Directivos, Jack E. Small.
La Calidad no cuesta, Philip B. Crosby.
Juran y la planificacin de la calidad, J.M. Juran.
Como mejorar los procesos y la productividad, Armando Salgueiro
Gua para la auditora de los sistemas de gestin de la seguridad y salud en el
trabajo. OHSAS 18001. Agustn Snchez-Toledo Ledesma. AENOR. 2010.
Factores que Contribuyen al xito de una Auditora Integrada. Cristina Gatell
Snchez/J. Manuel Pardo lvarez. 2011. AENOR.
PDCA: Un modelo para realizar auditoras Internas. Paul C. Palmes. 2010. AENOR.

Artculos

ISO-SURVEY-2004 & 2012.


Management Systems, 8 Principios Bsicos.
Management Systems, Mejora Continua.
Management Systems, Perspectivas Globales.

Normas

Norma ISO 9000:2005. Fundamentos y Vocabulario.


Norma ISO 9001:2008. Requisitos para el SGC.
Norma ISO 9004:2009. Gua para la Mejora del Desempeo.
Norma ISO 14001:2004. Requisitos para el SGA.
Norma ISO 14050:2004. Fundamentos y Vocabulario.
Norma OHSAS 18001:2007. Requisitos para el SGSSO.
Norma ISO 19011:2011. Directrices para la Realizacin de Auditoras a Sistemas
de Gestin.

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