Anda di halaman 1dari 13

perbedaan antara otomasi kearsipan dengan arsip elektronik.

pada dasarnya, dua hla tersebut sama-sama berbasisikn elektroik/digital, namun


otomasi kearsipan adalah sistem yang mengautomasi sebuah sub sistem dengan
perangkat lunak yang menggunakan bahasa pemograman dan outputnya adalah
sebuah database. sedangkan untuk arsip elektronik adalah arsip yang di digitalkan,
arsip ini berjalan pada otomasi yang diciptakan. jadi otomasi kerasipan adalah
sistemnya sedangkan arsip elektronik adalah objek yang digitalkan atau objek yang
dijalankan untuk memenuhi kriteria penemuan informasi secara cepat
menggunakan elektronik.

eknologi Informasi dengan Pengelolaan Arsip


1: Otomasi Kearsipan
Terdapat dua hal yang perlu mendapatkan perhatian apabila membahas hubungan antara
kearsipan dengan teknologi informasi dan komunikasi.
Pertama, penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana bantu pengelolaan
arsip, terutama untuk jenis arsip konvensional (non-elektronik), yang untuk seterusnya disebut
dengan "otomasi kearsipan". Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini bisa digunakan
untuk keperluan administrasi umum, kontrol fisik atas arsip, pengolahan dan penyajian informasi
arsip, penemuan kembali informasi arsip, serta penggunaan lainnya yang berkaitan dengan
penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan arsip.
Hal kedua berkenaan dengan kecenderungan saat ini di mana manajemen telah
menjadikan teknologi informasi, dalam hal ini terutama komputer, sebagai sarana kerja
utamanya. Dengan digunakannya komputer sebagai sarana kerja, dokumen kerja perkantoran
banyak yang dibuat, didistribusikan, digunakan, disimpan, serta ditemukan kembali hanya
dengan menggunakan komputer. Apabila dokumen-dokumen kerja yang berupa file komputer
tersebut kemudian disimpan serta dikelola untuk dijadikan referensi dan bukti bagi pelaksanaan
tugas dan fungsi individu atau lembaga, maka terciptalah apa yang disebut sebagai arsip
elektronik.
Sejak pertama kali diperkenalkannya komputer secara komersial pada tahun 1960-an,
teknologi informasi dan komunikasi telah mengalami perkembangan yang sangat luar biasa.
Hampir pada semua jenis kegiatan manusia modern, teknologi informasi dan komunikasi
berperan di dalamnya. Di bidang administrasi perkantoran, pada awalnya teknologi informasi
dan komunikasi, terutama komputer, lebih sering digunakan secara terbatas sebagai sarana bantu
untuk pengolahan data dan pembuatan dokumen tekstual (pengetikan), namun perkembangan
berikutnya menunjukkan bahwa komputer semakin didayagunakan secara lebih variatif.
Pelaksanaan otomasi kearsipan akan sangat berkaitan dengan sistem-sistem informasi lain
yang diimplementasikan di suatu organisasi. Mengapa demikian? Suatu sistem informasi pada
dasarnya dibangun dan dilaksanakan untuk melaksanakan suatu proses bisnis tertentu yang
pastilah akan menghasilkan dokumen yang berpotensi untuk menjadi arsip. Karena sistem-sistem
informasi tersebut berbasis teknologi informasi dan komunikasi dalam pengoperasiannya, maka
arsip yang dihasilkannya juga akan berformat digital atau elektronik dan dengan sendirinya
menuntut adanya sistem pengelolaan arsip yang berbasis teknologi dan informasi juga.

Arsip Nasional Australia telah dengan baik mengidentifikasi sistem-sistem informasi dan
sistem-sistem elektronik yang berkaitan dengan otomasi kearsipan(3). Disebutkan bahwa sistem
manajemen arsip elektronik (Electronic Records Management Systems = ERMS) sebagai jantung
dari otomasi kearsipan akan sangat terkait dengan sistem-sistem informasi bisnis transaksional
(Transactional Business Information Systems = BIS) dan sistem manajemen dokumen elektronik
(Electronic Document Management Systems = EDMS) yang umum digunakan di perkantoran.
Arsip Nasional Australia menggunakan istilah sistem manajemen informasi dan arsip
(Records and Information Management Systems = RIMS) untuk "memayungi" sistem apapun
yang menghasilkan, mengkaptur atau mengatur informasi, tanpa mengabaikan formatnya. RIMS
dapat berupa sistem berbasis kertas atau sistem digital. RIMS termasuk semua sistem yang
menghasilkan, mengkaptur, mengatur dan menjaga informasi digital, dokumen digital dan data.
Business information systems (BIS) adalah sistem yang mencipta, menyimpan, memproses,
dan menyediakan akses ke suatu informasi bisnis organisasi. Informasi ini dapat dalam berbagai
bentuk dan termasuk data, dokumen dan arsip.
Contoh dari BIS adalah: sistem manajemen kasus; sistem e-commerce (sistem yang
mendukung e-business dan transaksi online); sistem manajemen relasi klien; sistem data
geospasial; sistem manajemen finansial dan SDM; sistem pusat pemanggilan; dan pangkalan
data yang dibuat berdasarkan tujuan tertentu atau dikostumisasi.
Electronic records management systems (ERMS) adalah suatu bagian dari BIS yang tujuan
utamanya adalah untuk mengkaptur dan mengatur arsip digital. ERMS adalah sistem yang
dirancang secara khusus untuk mengatur penciptaan, penggunaan, perawatan dan pembuangan
arsip digital untuk tujuan menyediakan bukti aktivitas bisnis.
ERMS dibedakan dari BIS lainnya oleh kemampuannya untuk: menjaga kontekstual
informasi dan elemen data arsip dinamis secara tepat, dan hubungan antar arsip untuk
memungkinkan identifikasinya, mendukung nilainya sebagai bukti dan menyediakan akses
padanya sepanjang waktu; memungkinkan aplikasi proses manajemen arsip, seperti klasifikasi,
registrasi, pencarian dan penarikan, preservasi dan pembuangan; dan mengaplikasikan kontrol
arsip, seperti kontrol akses dan keamanan, untuk mempreservasi konten dan mengamankan
integritasnya.
Electronic document management systems (EDMS) adalah bagian lainnya dari BIS.
Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen
dokumen digital.
EDMS melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan peng-indeksan dokumen, untuk
pencarian dan penarikan yang mudah; integrasi dengan paket software perkantoran dan sistem
pengiriman pesan; memungkinkan kerja kolaborasi; dan menyediakan kontrol akses dan versi
dari dokumen.
Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manajemen dokumen dan
manajemen arsip.
Manajemen dokumen: berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan penciptaan,
revisi dan kontrol manajemen pada tingkat dokumen. Manajemen dokumen menempatkan
kontrol yang terbatas atas dokumen dan terutama berkenaan dengan kontrol akses dan versi.
Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software EDMS.
Manajemen arsip berkaitan dengan kemampuan untuk mengapli-kasikan kontrol pada
penciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan pembuangan arsip, termasuk proses untuk
mengkaptur dan menjaga bukti, dan informasi tentang aktivitas dan transaksi bisnis dalam
bentuk arsip (yang dapat termasuk dokumen atau agregasi dokumen). Fungsionalitas ini biasanya

disediakan melalui software ERMS yang dikhususkan, meskipun bentuk BIS lain dapat juga
memasukkan kemampuan manajemen arsip.
2: Arsip Elektronik
Banyak pihak yang menyatakan bahwa definisi yang telah ada tentang arsip tidak dapat
mengakomodir keberadaan arsip elektronik. Berkaitan dengan hal tersebut, International
Council on Archives (ICA) mendefinisikan arsip sebagai: informasi yang terekam dibuat atau
diterima dalam memulai, menjalankan atau menyelesaikan kegiatan institusional atau individu
dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup untuk memberikan bahan bukti
kegiatan.
Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan ke dalam dua kriteria:
1. berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan transaksi di
dalam lingkungan perkantoran. Sebagai contoh: berkas kasus, berkas pengadilan, berkas (yang
berorientasi pada aktivitas) subyek, berkas pegawai, berkas korespondensi, dokumen web site,
dsb; dan/atau
2. berdasarkan bentuk dan formatnya. Sebagai contoh: dokumen yang diolah dengan pengolah
kata (word), database, dokumen hypertext, gambar, spreadsheets, e-mails, voice mails, video,
dsb.
Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memiliki beberapa karakter untuk
mendukung tugas pokok dan fungsi serta memberikan bahan bukti:
1. Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan dengan konteks, struktur dan konten.
Artinya arsip dimaksudkan memiliki pokok isi.
2. Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya.
Arsip tersebut memiliki konten yang dapat dipercaya karena secara lengkap dan akurat
menggambarkan transaksi, aktivitas, dan fakta-fakta.
3. Integritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak dapat diubah.
4. Ketergunaan, yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali, menyajikan,
dan menginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.
Berdasarkan ICA Study 16, struktur dan konteks merupakan kunci untuk memahami suatu
arsip. Struktur berkaitan dengan bagaimana arsip direkam, termasuk penggunaan simbol-simbol,
tata letak, format, media, dan sebagainya.
Menurut ICA Study 16, metadata adalah data yang mendeskripsikan konteks, konten dan
struktur arsip dan manajemen arsip.
Seperti yang disebutkan di dalam konsep arsip, informasi tentang konteks adalah salah satu
elemen yang diperlukan untuk memberikan bahan bukti kegiatan yang dihadirkan di dalam arsip.
Pada arsip elektronik, konsep tersebut muncul di semua bentuk informasi, yang diperlukan
untuk memahami dan menggunakan arsip (misalnya: dokumentasi sistem yang diperlukan pada
saat arsip dimigrasikan ke platform yang baru, atau dipindahkan ke lembaga kearsipan statis).
Metadata dapat menyajikan maksud yang berbeda, seperti penemuan kembali, ketergunaan,
otentisitas, reliabilitas, pemeliharaan, preservasi, dan penilaian.
Study ICA 16 menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsip sebagai suatu sistem informasi
yang dikembangkan untuk maksud penyimpanan dan penemuan kembali arsip, serta diatur untuk

mengontrol fungsi tertentu pada penciptaan, penyimpanan dan akses arsip untuk melindungi
otentisitas serta reliabilitas arsip.
Pada penciptaan arsip, ICA Studies 8 menjelaskan bahwa berbeda dengan lingkungan arsip
tradisional, daur hidup arsip pada lingkungan arsip elektronik harus dikembangkan ke belakang
pada tahap sebelum penciptaan arsip, yang dirujuk sebagai tahap "konsepsional"(6).
Identifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICA Study 16, yang merupakan tahap
ketiga dalam implementasi pengelolaan arsip dan ketentuan arsip statis yang harus dipreservasi
di dalam suatu lingkungan sistem informasi yang baru atau sistem yang telah ada. Tahap ini
bertujuan untuk mendefinisikan secara jelas:
1. arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara;
2. mengapa organisasi harus mengkaptur arsipnya;
3. berapa lama arsip perlu dipelihara;
4. karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan.
Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimana menentukan retensi arsip
elektronik dengan mengidentifikasi kemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal evaluasi
dari penentuan tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai guna sekunder
dan menentukan tanggal evaluasinya(7).
Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, jadwal
retensi harus:
1. dibuat untuk setiap jenis informasi,
2. disetujui oleh seluruh unit kerja yang terkait dan pejabat di dalam organisasi,
3. disetujui setelah mencari bantuan hukum untuk menjamin bahwa masalah hukum dapat
diselesaikan,
4. seluruh sistem dan dokumentasi prosedural yang dibuat harus tercakup di dalam jadwal
retensi,

Peranan Penyusutan Dalam Manajemen Kearsipan


BAB I
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang
Memahami manajemen kearsipan merupakan bagian dari memahami daur hidup arsip.
Penyusutan terjadi di dalamnya yang merupakan satuan sistem yang saling bekerjasama.
Penyusunan model peranan penyusutan digambarkan secara teori tanpa menggunakan
gambaran detail yang lebih ke pembahasan dalam konteks lingkungan manajemen kearsipan.
Model yang baik dapat digunakan sebagai cara mengetahui fungsi maksimal pada fungsi
penyusutan dengan maksud agar kinerja penyusutan itu termanajemen. Saat model itu telah
disusun sesuai dengan teori yang ada maka secara sederhana proses peranan penyusutan dapat
tergambarkan dalam manajemen kearsipan.
Model ini sangat penting karena menggambarkan bagaimana manfaat yang diambil bagi
pimpinan, jika penyusutan itu sesuai dengan yang diinginkan. Namun jika penyusutan itu tidak
terjadi maka ada beberapa hal faktor negatif yang memperhambat kinerja fungsi manajemen
kearsipan.
Pada kesempatan ini, penulis akan membahas bagaimana gambaran/model penyusunan
yang sesuai dengan peranan penyusutan sebagai dalam konteks manajemen kearsipan. Jadi
penulis dibatasi bahasannya hanya sebatas masalah gambaran peranan penyusutan, gambaran
peranan punyusutan ini juga didukung oleh beberapa faktor, seperti sumber daya manusia yang
profesional, sistem yang digunakan, konsep manajemen yang baik dan tepat sesuai dengan
peranan penyusutan, juga dibahas mengenai faktor manfaat peranan/fungsi penyusutan dengan
beberapa gambaran di aplikasi lapangan .
Sistem penulisan yang digunakan secara sistematis agar pembaca dapat mengetahui isi
maksud makalah ini. Makalah ini ditujukan bagi seluruh kalangan masyarakat yang berminat
terhadap bidang kearsipan. Makalah ini juga ditujukan untuk memenuhi tugas ujian tengah

semester dan yang paling utama penulis mendapatkan wawasan ilmu dalam bidang kearsipan.
Dan untuk pembahasan lebih lanjut dapat dilihat pada bab selanjutnya.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1

Pengertian Dasar
Sebelum memahami lebih jauh mengenai penyusutan dan pembahasan selanjutnya,
berikut beberapa pengertian mengenai topik yang dibahas.
- Penyusutan
Menurut Pasal 2, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 34 Tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip, penyusutan arsip itu adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembagalembaga Negara atau Badan -badan Pemerintahan masing-masing;
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;
c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta
baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan.
Untuk landasan hukum dalam penyusatan adalah sebagai berikut:
Landasan Hukum

PP No. 34/1979 Tentang penyusutan arsip


SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan

peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip.

SE/02/1983 Tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip

Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 47

yang berisikan
(1) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c dilaksanakan oleh
pencipta arsip.
(2) Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

Dalam penyusutan arsip perlu dilakukan seleksi dan penilaian, berikut beberapa istilah
mengenai:1

Penilaian Arsip = Appraisal adalah satu proses untuk menentukan nilai guna

dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan


nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal; nilaiguna informasional dan hubungannya
dengan arsip lainnya.

Appraisal adalah proses evaluasi aktual atau potensial akuisisi untuk menentukan,

bila arsip-arsipnya memiliki nilaiguna jangka panjang untuk menjamin kebutuhan preservasi
oleh lembaga kearsipan.

Appraisal adalah proses evaluasi kegiatan-kegiatan bisnis untuk menentukan

rekod/arsip yang mana akan dipertahankan dan berapa lama akan disimpan, untuk memenuhi
kegiatan bisnis, pertanggungjawaban organisasi dan harapan masayarakat karena nilai guna
kelanjutan.

Seleksi adalah proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan meliputi

mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan untuk memenuhi
kebijakan tertulis tentang lembaga/institusi dan atau tujuan akuisisi yang lain.

Akuisisi adalah proses untuk memperoleh dari berbagai sumber dengan transfer,

sumbangan, atau penggantian pembelian oleh satu badan arsip yang diadakan.

Accession adalah transfer fisik dan secara hukum dari kegiatan-kegiatan bahan-

bahan yang sudah didokumentasi. Atau proses transfer bahan-bahan kepada repositori dalam
kegiatan penambahan tunggal.
Pengertian manajemen adalah sebagai berikut yang merupakan proses pengolahan dengan
memperhartikan prinsip-prisnsip dalam manajemen.
1

Pernah disampaikan pada pada Sosialisasi Penyusutan Arsip Keuangan Departemen Energi dan Sumber

Daya Mineral 18-20 November 2008.

- Manajemen
Menurut George R.Terry (1977) dalam buku Herujito (2001: 3), manajemen adalah suatu
proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang dilakukan
untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainya.
Menurut Massie (1987:3) dalam buku Arsyad (2002: 1) manajemen merupakan suatu proses

dimana suatu kelompok secara kerjasama mengarahkan tindakan atau kerjanya untuk mencapai
tujuan bersama. Proses tersebut mencakup teknik-teknik yang digunakan oleh para manajer
untuk mengkoordinasikan kegiatan atau aktivis orang-orang lain menuju tercapainya tujuan
bersama; para manajer sendiri jarang melakukan aktivitas-aktivitas dimaksud. Selanjutnya
menurut Manulang (2002: 5) manajemen adalah seni dan ilmu pengetahuan perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai
tujuan yang sudah ditetapkan. Sedangkan menurut Prajudi (1982) dalam buku Sutarno (2006: 5)
manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, yang
menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu
tujuan kerja yang tertentu
Dari uraian di atas, pemahaman definisi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli
berbeda-beda tetapi tujuannya sama. Dengan demikian, dapat dilihat bahwa manajemen
merupakan fungsi, peran maupun keterampilan dalam menjalankan suatu kegiatan organisasi,
yang berfungsi sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian,
yang bertujuan untuk mencapai hasil keputusan bersama yang efektif dan efisien dalam
mencapai tujuan akhir.
- Arsip dan Kearsipan
Lalu untuk pengertian kearsipan menurut beberapa ahli adalah: menurut Widjaja (1993: 8)
arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap
saat diperlukan dengan mudah dan cepat diketahui. Wursanto (1991: 12) menyatakan bahwa:
kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang
banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintahan maupun badan usaha
swasta.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008: 32) istilah arsip meliputi:
a. Kumpulan naskah atau dokumen.
b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Dan menurut Pasal 1, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan adalah Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga

pendidikan,

perusahaan,

organisasi

politik,

organisasi

kemasyarakatan,

dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.


Dari beberapa pengertian diatas mengenai arsip dan kearsipan dapat disimpulkan bahwa
arsip penting bagi organisasi. Sebagai sebuah aturan dalam kearsipan dan rekaman kegiatan yang
bersifat sesuai dengan media yang tertera pada arsip itu sendiri.
Pengertian manajemen kearsipan adalah mengatus pola kearsipan secara tepat sesuai
dengan kaidah-kaidah kearsipan. Pola kearsipan sesuai dengan sistem yang diterapkan dalam
setiap organisasi. Inti dari manajemen kearsipan adalah pelayanan kepada pengguna, namun
untuk itu ada suatu bagian yang namanya penyusutan untuk pengolah kearsipan yang dibuat agar
arsip itu tidak sebanyak mungkin dan dilakukan dengan sistem penilaian dan jadwal retensi arsip.
2.2

Faktor Pendukung Penyusutan


Faktor pendukung penyusutan seperti dalam konsep manajemen kearsipan adalah 6 M,
yaitu man, method, materials, machine, money dan market. Namun untuk market diganti dengan
objek arsip yang disusutkan seperti hal nya inaktif yang saat itu harus disusutkan karena
kuantitas arsip yang sudah banyak dan keberadaan tempat yang tidak memadai.
Man atau biasa disebut sebagai sumber daya manusia mengambil peran utama dalam
peranan arsip sebagai penggerak penyusutan. Sumber daya manusia yang tepat dan profesional
membuat peranan penyusutan dalam manajemen kearsipan menjadi lebih baik dan tepat guna
karena kemampuan manusia itu sudah dibuktikan dengan pengalamannya. Model sumber daya
manusia ini dapat digambarkan sebagai berikut:
a. Latar belakang pendidikan kearsipan dan ilmu serumpun.
b. Pengalaman dalam menangani penyusutan harus lebih dari 5 tahun karena
dengan pengalaman itu mereka dapat belajar dari kesalahan yang ia lakukan dan menjadi bahan
evaluasi di masa depan sebagai dasar dalam melakukan penyusutan kembali.
c. sikap yang percaya diri dan meyakinkan bahwa dia bisa dengan dasar ilmu yang ia miliki
menjadi salah satu poin yang baik.
Model metode/cara yang baik adalah sebagai berikut:
a. Metode yang digunakan sesuai dengan aturan pemerintah atau internasioanal.
b. Sistem itu harus dikuasi oleh sumber daya manusia, jangan sistem yang menguasai sumber
daya manusia.

c. Metode dapat berupa hal yang dilakukan dengan dasar pertimbangan bersama dan sering kali
tidak sesuai dengan teori namun melalui prosedur-prosedur yang telah ditentukan dan objek arsip
yang disusutkan berbeda dengan sistem yang ada.
d. Metode dilakukan dengan proses penilaian terlebih dahulu lalu masuk ke jadwal retensi arsip
dan dilakuakn penyusutan.
Machine digambung dengan materials atau sering kali disebut alat. Apa saja alat yang
dibutuhkan agar peranan penyusutan ini maksimal dilakukan.
a. Alat melebur kertas, pembakar kertas atau menggunakan zat kimia.
b. Model yang baik adalah informasi itu hilang tanpa bekas sedikitpun namun juga melihat dari
sudut pandang lingkungan, lebih baik kertas itu di daur ulang yang dijadikan kertas level terndah,
yang nantinya dijadikan kertas kardus.
c. Alat penyusutan juga termasuk daftar arsip yang disusutkan dengan berita acara penyusutan.
Anggaran pastinya terdapat dalam setiapa kegiatan, baik itu penciptaan, penyusustan hingga
pelayanan. Dalam penyusutan agar harus sesuai dengan apa yang dilakukan sumber daya
manusian ya saat melakukan kegiatan penyusutan ini. Namun secara arti untuk sementara ini
penyusutan yang berkaiatan dengan anggaran dengan biaya kecil sudah bisa dilakukan yang
lebih ditonjolakan adalah pengelolaan arsip saat inaktif ke penyusustan dan menjadi statis atau
musnah.
Objek arsip penyusustana adalah berdasarkan penilaian tim penilai yang menyatakan bahwa
arsip itu sudah layak utnuk dimusnahkan atau masuk ke arsip statis. Objek arsip ini didasarkan
atas sistem yang telah ada. Proses pertimbanagan penilaian didasarkan pada:
a. Nilai guna primer (administrasi, keuangan, hukum, dan ilmiah.teknologi)
b. Nilai guna sekunder (kebuktian dan informasioanal)
Faktor lain sebagai pertimbangan untuk menilai arsip

Duplikasi

Accesibility

Reliability dan completenes

Cost of retention

Scarcity

Age

Privasi

Konsep manajemen yang baik pada penerapan peranan penyusutan dalam menajemen
kearsipan adalah mendasarkan kegiatan pada aspek-aspek konsep 5 M diatas. Peranan akan lebih
baik dan tepat seperti itu, rincian pendukung dalam kegiatan penyusutan harus lebih diperhatikan
dengan metode-metode yang telah disepakati bersama.
2.3

Peranan Penyusutan
Penyusustan sudah dijelaskan pada bagian dasar teori dan aspek pendukungnya. Pada
bagian ini akan dijelaskan penyusutan mempunyai tujuan sebagai berikut, menurut para ahli:
Sedarmayanti (2008: 128) tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
c. Mempercepat penemuan kembali arsip
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Sedangkan menurut Dipobharoto dalam Widjaja (1993: 180) tujuan penyusutan arsip adalah:
a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya record yang
kurang diperlukan.
b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan
fidingnya.
c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru yang deras
datangnya; karena file aktif hanya berisikan record yang diperlukan.
d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat
di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu ruang tempat bekerja.
e. Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai arsip, diawetkan
(dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.
Dan menurut Martono (1997: 39) tujuan penyusutan arsip adalah:
a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif)
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan
bernilai tinggi
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Dapat disimpulkan jika ditambah dengan PP RI nomor 34 tahun 1979, amka penyusutan
mempunyai tujuan sebagai kegiatan mengurangi jumlah arsip inaktif, pemindahan arsip inaktif

yang masuk ke skala statis dan pemusnahan arsip yang memang layak dimusnahkan. Penyusutan
juga bertujuan untuk mempermudahkan pengawasan, pemeliharaan dan penghematan tempat
terhadap arsip yang masih bernilai guna tinggi, serta sebagai wujud manjemen yang baik dan
tepat dalam lingkungan manajemen kearsipan.
Dengan demikian model peranan penyusutan dalam manajemen kearsipan dapat
digambarkan seperti saling berhubungan dan melengkapi diantara sistem. Peranan mempunyai
kejelasan seperti sebagai pengurangan arsip inaktif yang dikelola dan pada manajemen kearsipan
sebagai suatu pengelolaan arsip, peranan penyusutan ini sangat dibutuhkan, dengan dasar
demikian maka model yang diperankan penyusutan melengkapi bahan yang dibutuhkan pada
manajemen kearsipan.
Peranan penyusutan juga memberi gambaran manajemen kearsipan berjalan dengan
semestinya. Ruang lingkup penysustan berguna dengan inti dari pembahasan ini adalah
mengurangi arsip dan memindahkan ke tempat yang ditentukan atau dimusnahkan.
Model-model peranan penyusutan dapat dilihat dalam penjabaran manajemen sebagai
pendukung penyusutan dan diantaranya model tersebut dapat dilihat pada bagian kesimpulan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Melalui pembahasan mengenai Penyusunan Model Peranan Penyusutan Dalam
Manajemen Kearsipan dapat digambarkan bahwa peranan penyusutan itu dapat menajdi
indikator arsip itu musnah, statis atau masih dalam arsip inaktif. Peranannya dapat dijabarkan
sebagai berikut:
a. Sebagai indikator penyesuaian kualitas pengolahan kearsipan yang tergambar dari objek yang
dikelola. Penggambaran itu dimaksud untuk menyusutkan arsip yang sudah tidak mempunyai
nilai guna lagi.
b. Penghematan anggaran yang dilakukan oleh organisasi karena pengelolaan arsip secara umumnya
menggunakan dana yang besar.
c. Melakukan sistem yang diatur dalam peraturan dan melaksanakan penyusutan dengan maksud
agar arsip tersebut tidak berhenti di inkatif saja tapi musnah dan statis karena secara keseluruhan
pengelolaan arsip seperti daur hidup arsip itu sendiri.

Bahwa kegiatan penyusutan sangat perlu direncanakan oleh sebuah organisasi karena
berdampak pada manajemen kearsipan yang baik dan tepat juga kinerja dalam kegiatan
selanjutnya. Arsip yang digunakan sebagai bahan rujukan pimpinan dan bukti kegiatan
menjadikan kegiatan penyusutan ini menjadi penting karena jika tidak disusutkan maka arsip
yang tercipta tambah banyak dan tempat untuk pengelolaannya juga butuh lebih dari yang
biasanya.
Dasar teori penyusutan arsip, faktor pendukung dalam penyusutan arsip dan penerapan
penyusutan asrsip menjadi saling berkesinambungan di satu sistem, yaitu Penyusutan Arsip.
DAFTAR PUSTAKA
A. Buku
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.
Jakarta: Bumi Aksara.
Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.
B. Sumber Lain
Anon Mirmani, Aspek Penilaian dalam Penyusutan Arsip, Disampaikan pada Sosialisasi Penyusutan
Arsip Keuangan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral, 18-20 November 2008
http://www.pustaka.ut.ac.id/website/index.php?option=com_content&view=article&id=132:psos4407teknik-menulis-karya ilmiah&catid=30:fkip&Itemid=75, Diakses pada tanggal 08 April 2012,
14:56 WIB
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19201/4/Chapter%20II.pdf, Diakses pada tanggal 13
April 2012, 09:56 WIB
http://www.anri.go.id/4dm1n/data/peraturan/202ff0ece6b6da6ab55da639b28704bf.pdf, Diakses pada
tanggal 13 April 2012, 08:06 WIB
http://www.arsipilmu04936.blogspot.com/, Diakses pada tanggal 13 April 2012, 11:15 WIB

Anda mungkin juga menyukai