PANDUAN PENGURUSAN PANITIA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

BI
L
1.

PERKARA

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

RUJUKAN

TINDAKAN PRA MESYUARAT

1.1

Tentukan : ( Bincang dengan pengerusi )

Agenda
Tarikh
Masa
Tempat

1.2

Tempah Bilik Mesyuarat

Agenda :
i.
iUcapan Pengerusi
ii.
Mengesah Minit Mesyuarat
Lalu
iii.
Perkara-Perkara Berbangkit
iv.
Perbincangan Professional
v.
Hal-Hal Lain
vi.
Ucapan Penanguhan
/tangguhan mesyuarat
Masa :
Catatkan masa mula dan masa
tamat.
Tempahan perlu secara rasmi
(bertulis).
Perlu dinyatakan :
i.
Nama Jawatankuasa
ii.
Nama Pengerusi
iii.
Nama Setiausaha
iv.
Tarikh, masa mula dan masa
tamat
v.
Bilangan ahli/anggota
vi.
Peralatan yang yang
diperlukan
vii.
Jenis minuman yang

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

Surat
tempahan
tempat/bilik
mesyuarat
(Lampiran 1)

diperlukan
1.3

Memastikan kertas kerja disediakan untuk

perbincangan

1.4

Menghantar surat jemputan mesyuarat

1.5

Memastikan kemudahan bilik mesyuarat

Diterima dalam tempoh 15 hari

sebelum mesyuarat
Pastikan bilangan salinan kertas
kerja yang diperlukan

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

Surat dikeluarkan 10 hari sebelum

tarikh mesyuarat
Kandungan surat jemputan
mesyuarat :
i.
Tajuk mesyuarat
ii.
Tarikh dan tempat
iii.
Masa mula dan masa tamat
iv.
Agenda mesyuarat
v.
Nama pengerusi
vi.
Jawatankuasa mesyuarat
vii.
Jenis pakaian/etika pakaian

Surat
jemputan
mesyuarat
(Lampiran 2)

Bilik mesyuarat bersih dan kemas

Tempat duduk mencukupi
Alat siaraya disediakan dan
berfungsi
Alat-alat tulis disediakan
LCD disediakan (jika perlu)
Pastikan tempahan minuman
dibuat

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

1.6

Menentukan kehadiran

Senarai kehadiran disediakan 2 hari

sebelum mesyuarat

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

1.7

Mengadakan perbincangan pra mesyuarat

Perbincangan dengan Pengerusi

Pekeliling

maklumbalas-maklumbalas dan
tindakan-tindakan terhadap
isu/masalah
1.8

Menentapkan/Memaklumkan etika
mesyuarat

2.

Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

Cara-cara member penghormatan

Menghadiri mesyuarat menepati
masa
Maklumkan Pengerusi/Setiausaha
sekiranya berhajat ingin
meninggalkan mesyuarat

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

2.1

Catatan minit mesyuarat

Minit mesyuarat hendak

merekodkan :
i.
Senarai kehadiran
ii.
Perkara-perkara yang
dibincangkan
iii.
Keputusan-keputusan yang
dibuat
iv.
Tindakan-tindakan susulan

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

2.2

Edar borang kehadiran

Ahli tandatangani borang kehadiran

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

2.3

Edar bahan mesyuarat

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

2.4

Buat rakaman video (jika perlu)

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran

Awam Bil. 2
Tahun 1991

3.

2.5

Perkenalkan ahli jemputan (jika ada)

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

2.6

Jalankan mesyuarat mengikut agenda

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

2.7

Tepati masa mesyuarat

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

22.
8

Tentenukan tarikh mesyuarat akan datang

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

Draf minit dikemukakam kepada

Pengerusi 3 selepas mesyuarat
Edar minit mesyuarat kepada ahli
dalam masa 7 hari

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam Bil. 2
Tahun 1991

Pihak yang dinyatakan perlu

memberi maklumbalas status
sesuatu tindakan kepada urusetia

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

3.1

Penyediaan minit

3.2

Pengesanan maklumbalas keputusan

mesyuarat

Awam Bil. 2
Tahun 1991
3.3

Format minit mesyuarat

Hendak disusun mengikut susunan

agenda mesyuarat

Contoh format
minit
mesyuarat
(Lampiran 3)