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CTN50/SC1Gestin de

documentos y
aplicaciones

UNE ISO 30301. SISTEMA DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS


CMO LO IMPLANTAMOS EN UNA EMPRESA?

CTN50/SC1 Gestin de Documentos y aplicaciones de AENOR

I JORNADAS VALENCIANAS DE
DOCUMENTACIN

UNE ISO 30301. SISTEMA DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS


CMO LO IMPLANTAMOS EN UNA EMPRESA?

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Implantacin ficcin. Escenario:


Les Xufes (Horta Nord, Valencia).
Desde 1985.
Fabricacin industrial (elaboracin, envasado y comercializacin) segn las
normas del Consejo Regulador de la Denominacin de Origen Chufa de
Valencia.
250 trabajadores en plantilla. rea produccin:150, rea logstica:50, rea
comercial y marketing:30, rea Administracin:13 (incluye Departamento de
Calidad:3), rea de Tecnologa:7.
Desde 2001 Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) segn la norma ISO 9001
 Departamento Calidad.
Valores = Tradicin + Innovacin (Tecnolgica) + Calidad.
Plan estratgico 2012-2015: exportacin al mercado asitico.

Les Xufes y la gestin de documentos:


Cuando se implanta el SGC segn ISO 9001 se contrata a un documentalista.
Vinculacin: Departamento de Calidad. Funciones: Bsqueda de informacin
regulatoria, normativa, y tcnica | Mantenimiento de la biblioteca | Gestin de la
Intranet y la pgina Web| Archivo de calidad | Distribucin de documentacin de
calidad.

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Implantacin ficcin. Escenario:


Les Xufes y la gestin de documentos:
Filosofa documental:
2001 (despus de implantar el SGC segn ISO 9001):
Cada rea y cada proceso tiene su sistemtica + Sistemtica especfica para el
control de documentos y registros de calidad (Departamento de Calidad).
Auditorias externas de seguimiento y certificacin: No Conformidades -NC- en
relacin al control de documentos del SGC (punto 4.2 ISO 9001).
2007:  Voluntad de cambio: 1 nica sistemtica que siga las buenas prcticas en
gestin documental reconocidas internacionalmente en la ISO 15489. Responsable:
Documentalista (Responsable de la Gestin de Documentos, RGD).
1r proyecto (2007-2010): El RGD y el Departamento de Calidad intentan
alinear los procesos documentales segn ISO 15489. Se identifican los
documentos asociados a los procesos de trabajo; y se define un cuadro de
clasificacin, unas reglas de acceso bsicas, y un calendario de conservacin.
El rea de Tecnologa instala la solucin Sharepoint con la intencin que no se
distribuyan ni archiven documentos en papel en la empresa. El Departamento
de Calidad es el responsable funcional del mismo y redacta los manuales y
procedimientos para su implantacin. Se realiza formacin a nivel Direccin de
rea y Administrativos y personal que gestiona documentos (total=90personas).
2 proyecto (2011): Implantacin de un Sistema de Gestin de Documentos
segn ISO 30301.

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Implantacin ficcin. Sinopsis:


Noviembre 2011, Responsable gestin documental (RGD) Les Xufes: Cmo
planteo el proyecto a Direccin?
Noviembre 2011, Directora General (DG) Les Xufes: Por qu apruebo el
proyecto? Resultados esperados y beneficios
Noviembre 2011, Responsable gestin documental (RGD) Les Xufes: Cmo
escojo a la consultora en gestin documental?
Diciembre 2011, Consultora en gestin documental (CGD): Cmo desarrollo el
proyecto?
Marzo 2012, Responsable gestin documental (RGD) Les Xufes: Cmo
escojo a la entidad de certificacin?
19 de marzo (Visquen les falles!), Auditor (A): Cmo desarrollo el proceso de
auditora? Cul es el resultado?

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Implantacin ficcin. Protagonistas:

DG = C.Bustelo

RGD = MR.Lloveras

CGD = M.Lorience

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A = A.Sells

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CMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIN?


Tres motivos:
1: Consolidacin del SGD.
SGD = Direccin segn ISO 30301 | Operativa segn ISO 15489

2: Certificacin del SGD.


Ms Garanta > Ms Clientes  Penetracin en nuevos mercados (Plan
estratgico 2012-2015 Les Xufes)

3: Innovacin.
1 empresa certificada en Espaa

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CMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIN?


Una estrategia:
- Alcance sin riesgo y escalable:
-

Sin riesgo> Alcance del SGC segn ISO 9001 (desde 2007: eliminacin de
No Conformidades -NC- en el mbito de control de documentos).
Escalable> A medida que se incorporan procesos en el SGC, tambin se
incorporan en el SGD.

- Inversin mnima:
-

Empresa consultora externa: Auditora + Cumplir los requisitos no cubiertos


(clculo 30%; trabajo realizado en 3 meses).
Les Xufes: Direccin | RGD | Departamento de Calidad.
Empresa de certificacin.

- Resultados a corto plazo: Certificacin en marzo de 2012.

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POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y


BENEFICIOS
TRADICIN + INNOVACIN + CALIDAD

PRINCIPIOS
-Compromiso con la calidad
-Internacionalizacin
-Respeto a la tradicin en los procesos de fabricacin
-Innovacin
-Eficacia y eficiencia en los procesos administrativos
Empresa familiar  2001 Profesionalizacin de la Direccin

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POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y


BENEFICIOS
2001 - Plan de desarrollo y expansin:
- Implantacin de la norma ISO 9001
- Modernizacin de las estructuras tecnolgicas
- Modernizacin de la administracin: reduccin papeleo
201110 aos despus: EN GENERAL- MUY SATISFACTORIO
- LA EMPRESA HA DUPLICADO SU PLANTILLA
- PLAN DE EXPANSIN EN EL MERCADO ASIATICO (2012-2015)
- HA TRIPLICADO SU FACTURACIN

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POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y


BENEFICIOS
NUESTRA FILOSOFIA: LA MEJORA CONTINA
PLANES DE FUTURO
- Compromiso con la
responsabilidad social y
el medio ambiente
-Apertura de comercio
electrnico al por mayor
-Afianzamiento mercado
asitico

2011- REVISIN POR LA


DIRECCIN DEL SISTEMA DE
GESTIN
Las no conformidades en su mayora
provienen de la documentacin
PLATAFORMAS TECNOLGICAS
SATURADAS. Algunos problemas
para recuperar informacin

PROPUESTA DEL RESPONSABLE DE CALIDAD DE


IMPLANTAR LA NORMA ISO 30301
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POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y


BENEFICIOS
COSTE

INVERSIN
1%
BENEFICIOS

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ESTRATEGIA

BENEFICIOS

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CMO ESCOJO A LA CONSULTORA EN GESTIN DOCUMENTAL?


Tres preguntas tcnicas:
1: Experiencia comprobable en el mbito de la implantacin y auditora de
SSGGDD segn ISO 30301, y en el sector?
2: Compromiso hasta la certificacin? Asesoramiento para la resolucin de
las posibles No Conformidades -NC encontradas en auditora externa.
3: Capacidad de respuesta ante servicios adicionales? Por ejemplo,
asesora respecto a la actualizacin de la seguridad informtica.

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CMO DESARROLLO EL PROYECTO?


1.

Auditora preimplantacin (1 mes):






2.

Consultara I (2 meses):




3.

Objetivo: Identificar requisitos no cubiertos (No Conformidades - NC) y las acciones


a llevar a cabo para cubrirlos.
Metodologa: Comparacin de requisitos con lo ya existente.
Resultado: Informe de acciones a llevar a cabo.

Objetivo: Eliminar las No Conformidades - NC.


Metodologa: Realizacin de las acciones necesarias.
Resultado: Sistema implantado listo para la auditora externa.

Consultara II post auditora externa de certificacin:






Objetivo: Apoyar la resolucin de las No Conformidades - NC identificadas en la


auditora externa.
Metodologa: Realizacin de las acciones necesarias.
Resultado: Eliminacin de las No Conformidades - NC y SGD certificado.

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REQUISITOS

NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

CONTEXTO DE LA
ORGANIZACIN
Punto 4

NC = Falta documentar.
A.1 = Redactar documento formal que incluya alcance SGD, factores
externos e internos, requisitos legales, reglamentarios, de negocio y otra
ndole.

LIDERAZGO
Punto 5

NC= No existe una poltica de gestin documental.


NC= Los roles y responsabilidades en Gestin documental no estn
explcitamente documentados.
A.2 = Establecer conjuntamente con la Direccin y el RGD una poltica
de gestin documental.
A.3 = Integracin = incluir en el documento Poltica de calidad la poltica
de gestin documental. Aprobacin de la Direccin. En este documento
se incluyen los roles y responsabilidades conjuntamente con los de
calidad.
A.4 = Difusin = reunin de presentacin con los Directores de rea;
publicacin de la poltica en la Intranet; e-mail de la direccin a todos los
trabajadores anunciando la modificacin de la poltica de calidad para
incluir la poltica de gestin de documentos.

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REQUISITOS

NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

PLANIFICACIN
Punto 6

NC = No se han establecido los objetivos.


NC = No existe un plan para llevarlos a cabo.
A.5 = Establecer conjuntamente con el RGD los objetivos de un plan y
determinar para cada uno de ellos las acciones, quien las lleva a cabo,
los recurso necesarios, cuando se completarn y como se evaluarn.
El plan se integra con los objetivos de SGC segn la norma ISO 9001.

SOPORTE
Punto 7

NC = No existen. El personal est capacitado y existen


procedimientos de comunicacin y de aprobacin de la documentacin
en base al SGC segn la norma ISO 9001 que son totalmente vlidos.

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REQUISITOS OPERACIN
Punto 8 + Anexo A

NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES


CONSULTORA (A)

Determinacin de qu documentos, cundo y


cmo deberan ser creados y capturados en
cada proceso de negocio.

NC = El cuadro de clasificacin y la determinacin de los


documentos de cada procedimiento es vlida, pero no existe un
procedimiento escrito de cmo se determinan los perodos de
conservacin
A.6= Redaccin de procedimiento de evaluacin y asignacin
de periodos de conservacin

Determinacin de la informacin sobre el


contenido, el contexto y el control (metadatos)
que debera incluirse en los documentos.

NC = No se recoge toda la informacin necesaria.

Definicin de la forma y la estructura en que los


documentos se deberan crear e incorporar al
sistema.

NC = Hasta ahora no se haba incluido la firma electrnica.

Determinacin de las tecnologas apropiadas


para crear e incorporar documentos.

A.7 = Modificacin de la aplicacin para permitir recoger todos


los metadatos necesarios, especialmente los referentes a la
firma.

A.8 = Modificacin de la aplicacin para la incorporacin de


documentos firmados electrnicamente.
NC = No existe. SharePoint es la tecnologa en la que se
conservan los documentos.

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REQUISITOS OPERACIN
Punto 8 + Anexo A

NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES


CONSULTORA (A)

Determinacin de la informacin (metadatos) que


debera crearse durante los procesos documentales, y
cmo se vincularn y gestionarn dichos metadatos a
lo largo del tiempo.

NC = No se recogen determinados metadatos


relacionados con los procesos documentales.

Establecimiento de reglas y condiciones de uso de los


documentos a lo largo del tiempo.

NC = No existen. El sistema de seguridad y acceso


definido es vlido y est documentado.

Mantenimiento de la disponibilidad de los documentos a


lo largo del tiempo.

NC = No existe un plan de preservacin.

A.9 = Incorporacin del mdulo RM de Sharepoint.

A.10 = Establecimiento del plan de conversin de


formatos a PDF-A.
Implementacin de la disposicin autorizada de los
documentos.

NC = No existe evidencia de las autorizaciones. No se


explicita porque los controles de trasferencia no son
necesarios
A.11 = Incorporacin del mdulo RM de Sharepoint.
A.12 = Documento formal con las razones de no
implementacin de controles de trasferencia

Establecimiento de las condiciones para la


administracin y mantenimiento de las aplicaciones d e
gestin documental.

NC = No existe documentacin puesta al da de la


personalizacin de Sahrepoint.
A.13 = Puesta al da del documento de anlisis funcional.

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CMO DESARROLLO EL PROYECTO?

REQUISITOS

NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

EVALUACIN
Punto 9

NC = Deben establecer los elementos a supervisar y evaluar. El sistema de


auditora y no conformidades del SGC segn la norma ISO 9001 puede
ampliarse perfectamente a los requisitos documentales.
A.14 = Establecer los indicadores de evaluacin del SGD integrndolos con el
SGC segn ISO 9001.

MEJORA
Punto 10

NC = No existe. El sistema de mejora del SGC segn la norma ISO 9001 puede
aplicarse perfectamente.

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PRODUCTOS OBTENIDOS

Procesos Trabajo

CONTEXTO
ORGANIZACIN

Identificacin
Captura
Registro Metadatos
Workflow
Uso y accesibilidad
Clasificacin
Conservacin

SGD

LIDERAZGO

PLANIFICACIN

MEJORA

SOPORTE

EVALUACIN

Roles /Funciones
Comunicacin
Formacin
Indicadores rendimiento
Plan Contingencia

OPERACIN

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Informe Valoracin
Manual de Procedimientos
Instrucciones de Trabajo

Documentos

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CMO ESCOJO A LA ENTIDAD DE CERTIFICACIN?


Tres preguntas tcnicas:
1: Entidad acreditada?
2: Experiencia comprobable en el mbito de los SSGGDD segn ISO 30301,
y en el sector?
3: Han auditado antes el SGQ de Les Xufes?

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CMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORA?


1.

Plan de auditora: alcance, criterios, duracin (fechas), equipo auditor.

2.

Realizacin de la auditora:





Reunin de apertura (participan DG y RGD).


Anlisis de la documentacin (participa RGD).
Preparacin de las conclusiones.
Reunin de cierre y entrega del Informe de auditora (participan DG y RGD).




3.

Resumen global. Informar sobre lo observado, positivo y negativo.


Discusin sobre las No Conformidades -NC, y acuerdo sobre las acciones correctivas y
plazos.
Sobre el certificado: alcance, validez (recertificacin), auditoras internas, uso del logo, etc.

Seguimiento y cierre de las No Conformidades -NC:





Evidencias documentales
Trazabilidad de Procesos y Procedimientos establecidos.

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CMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORA?


INFORME DE AUDITORA
Para aportar valor, el equipo de auditoria en el proceso de certificacin, entregar un informe de
auditoria completo con los resultados abajo indicados.
El informe de auditoria proveer evidencia precisa y concisa de la auditoria realizada, para
permitir e informar sobre la decisin de certificar, debiendo incluir o hacer referiencia a:
a) Identificacin del organismo certificador
b) El nombre y direccin del cliente y de sus interlocutores responsables
c) El tipo de auditoria (ej. Auditoria inicial, de reconocimiento o rectificacin)
d) El criterio de la auditoria
e) Los objetivos de la auditoria
f) El alcance de la auditoria, identificacin particular de las unidades funcionales o
procesos auditados en el momento de la auditoria
g) Identificacin del jefe de proyecto, los miembros del equipo de auditoria y cualquier otro
personal involucrado
h) Las fechas y lugares donde las actividades de auditoria (internas o externas) han sido
realizadas
i) Conclusiones, evidencias, y fallos de la auditoria, consistentes con los requerimientos
del tipo de auditoria
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CMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORA?

Conformidad

Buenas
Prcticas /
Puntos
fuertes
Puntos
dbiles

Hallazgos

Oportunidades
de Mejora

Riesgos
No
Conformidad

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CUAL ES EL RESULTADO DEL INFORME DE AUDITORIA?


VALORACIN GLOBAL: Se constata que el sistema implantado se encuentra en una fase de
acentuada juventud. No obstante, dicha juventud no ha impedido constatar la suficiente
implantacin y eficacia de los procedimientos aplicados. El sistema cumple con los
requisitos de la norma ISO 30301 a excepcin de la NC indicadas.
REQUISITOS

NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CORRECTIVAS (AC)

EVALUACIN
Punto 9

NC = No se puede evidenciar, a fecha de auditora, como se procede en la


revisin por la Direccin, ya que no se ha cumplido el plazo para hacerla.
Del mismo modo para considerar auditora interna, la auditora
preimplantacin es necesario un informe de auditora. En el plan de
auditora del SGC segn ISO 9001 no se especifica que tambin se incluye
en SGD segn ISO 30301.
AC 1 = Revisar y modificar el Plan de auditoras SGC para hacer mencin
explcita a que se auditar tambin el SGD.
AC 2 = Obtener el informe de la auditora preimplantacin.

MEJORA
Punto 10

NC= En el procedimiento de no conformidades no se hace mencin


explicita al SGD.
AC 3 = Revisar y aprobar el procedimiento de deteccin de no
conformidades y acciones correctivas.

Extracto del informe de auditora. Las acciones correctivas son propuestas por la empresa para eliminar las no conformidades.

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CUAL ES EL RESULTADO DEL INFORME DE AUDITORIA?


PLAZO DE CORRECCIN PACTADO CON LA ENTIDAD DE CERTIFICACIN = 15 das

Les Xufes
Primera empresa
espaola certificada en
ISO 30301

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CMO LO IMPLANTAMOS EN UNA EMPRESA?

Y el Rey Jaume I dijo aix s or,


or, xata
xata
Si le diramos a probar la ISO 30301 tambin lo dira?

MUCHAS GRACIAS!

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