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MISE A JOUR DU LOGICIEL DARCHIVAGE DE LA DFR

CONTEXTE
Dans le cadre de la modernisation du systme de gestion des
archives du foncier rural, une solution de Gestion Electronique de
Documents avait t implmente la DFR par une entreprise de
la place. La solution bien que btit sur des outils solides qui ont
fait leurs preuves (suite ISIS) est aujourdhui quasiment
inexploitable pour plusieurs raisons. Le Cabinet AME Archives
Multimdia Editions dont lexpertise avait t sollicit pour ce
projet, fait ici un diagnostique de la situation et propose ici les
actions entreprendre pour une restauration performante du
systme darchivage de la DFR.

JUSTIFICATION
Le systme de gestion lectronique des documents du foncier
rural avait t mise en place pour faciliter laccs aux documents,
sauvegarder la mmoire national dans le domaine du foncier rural
etc. A lusage le systme cause de nombreuses lacunes sest
avr inefficace. En effet un audit du systme a permis de
relever de nombreuses malfaons notamment ;
- Des doublons
- Des liens daccs aux images des documents inoprants
- une architecture trop complexe
- Linexistence de certains logiciels
- Une formation insuffisante de larchiviste et des autres
usagers.
Par consquent, une mise jour tait ncessaire pour permettre
lapplication de jouer pleinement sont rle qui est celui de
conserver les archives du foncier rural et de permettre leur
diffusion en ligne sur lintranet de la DFR.

I-

ETAT DES LIEUX

1.1 - Architecture du systme


1.1.1- Le hardware

Lapplication a t hberge sur un ordinateur de bureau qui fait


office de serveur de base de donnes. Les autres ordinateurs
connects au rseau local de la DFR son sens pourvoir tablir
une relation client-serveur avec cet ordinateur.

1.1.2- Les softwares ou logiciels


1-

La base de donnes WINISIS Les rfrences de tous les


documents sont saisies manuellement dans une application
implmente avec le le logiciel de gestion bibliographique
WINISIS 1.4. 5229 dossiers de demandeur ont donc t
saisies dans la base de donnes. Chaque rfrence est lie
aux images scannes des documents constituants les
dossiers du demandeur.

2-

La version web de la base de donnes avec GENISISWEB


version 3.1.1

Pour la mise en rseau de la base de donnes sur lintranet de


la DFR , une conversion des fichiers de dfinition de celle-ci en
page web a t ncessaire avec le logiciel GENISISWEB.
3- La mise ligne avec le logiciel server APACHE 2.2
Le logiciel server APACHE permet dtablir une relation
client-serveur entre un ordinateur et plusieurs autres postes
connects au mme rseau. Il est de loin le logiciel serveur
le plus utilis.

Le systme judicieux et pertinent sur le choix des outils est


inefficace dans la pratique car de nombreuses malfaons
lempchent de fonctionner normalement et de remplir ses
missions.

I PLAN DE MISE A JOUR


Lintervention a commenc par un check up complet du systme
dont les objectifs sont les suivants :
1.1-Recherche des problmes
1.1.1 Vrification pratique des difficults signales
Il sagit dentrer dans la base de donnes pour effectuer des
testes permettant de mettre nu les problmes rencontrs par
les utilisateurs et mmes ceux qui nauraient pas t signals.
Ces teste se sont droul en prsence de larchiviste qui est le
premier utilisateur du systme. La prsence de celui-ci permet de
mieux cerns ltendu des difficults pour apporter une rponse
opportune et complte.
Les erreurs et malfaons releves
1- Double enregistrement : 0228 / 0230
2- Vide entre le Dossier 1109 et le Dossier 1110
3- Aprs 1191 on a le 0760BIS
4- Le 1192 en double
5- Aprs le 1245 on a un intrus C srement le 1246 saut !
6- Aprs le 1842 pas de 1843 ; certainement saut. Mais on
retrouve le 1847.

7- Aprs le 3947 pas de 3948, 3949, 3950 ; le 51 est un intrus.


8- Aprs le 4721A, il y a un vide avant le 47221B
9- Aprs le 5024 double du 5025 ; supprimer 1
10-

Plus de 50% de la base nest pas renseign par rapport

la superficie.
11-Longlet fulltext en dsordre. Pour plus de 4000
enregistrements ce lien qui permet douvrir le fichier scann
au format pdf nest oprationnel.
12-

Comment repositionner les plans mal scanns et

corriger les pages ? Exemple de plan pas bien scann


(0181Bis)
13-

Impossibilit revenir sur la recherche (en mode

expert ; sur texte libre ; en mode assist, etc.) et la


modification de la structure de la base aprs saisie des
donnes.
14-

Beaucoup de plan non scanns. Dtail de lensemble

des plans non numris :


- 0004 0346
- 0485 0768
- 1491 1504
- 2447 2500
- 2801 2900
- 2950 3000
- 3051 3200
- 3299 3401
- 3501 3600 ; 3700
- 3801 3900
- 3900 4000

- 4400 4499 4699


- 4885 ; 4884 ; 4999
15-

Le format de la base de donnes conus pour les

dossiers de demandeur nest pas adapt au traitement des


Certificat fonciers
16-

LArchiviste na pas reu la formation ncessaire pour

prendre en main lapplication


17-

Les usagers nont pas t non plus forms lutilisation

de lapplication

1.2- Recherche des causes


Tous les problmes tant identifis, il revient aux techniciens den
rechercher les causes :
Chaque problme
fait lobjet dun examen approfondi pour
identifier les causes.
Les causes sont recherches dans trois directions :
- La structure de lapplication
- Les erreurs de saisies et autres malfaons
- Le dfaut de matrise de lutilisateur
1.2.1- Les malfaons lies la structure de lapplication
a)Causes
Toutes les erreurs lies aux liens vers les pdf inoprants sont dues
des problmes structurels. En effet, les fichiers pdf ont t
classs dans 8 dossiers diffrents nomms FULLTEXT1
FULLTEXT8 . Cette diversit des dossiers commande une rigueur
dans la dclaration des chemins daccs dans le champ accs

au document pdf qui na pas pu tre respect. Consquence de


nombreux lien pointe vers des dossiers qui ne contiennent pas le
document recherch.
Dautre part, il a t constat un usage abusif des copies de la base
de donnes dont trois copies existent sur le poste serveur, cette
situation engendre des conflits et des difficults de mise jour.
Enfin, le format de la base de donnes comporte des insuffisances
qui limitent la recherche sur certains aspects, do la ncessit
denrichir le format en ajoutant de nouveaux champs
b) Les solutions
- La refonte de tous les huit dossiers FULLTEXT en un seul dossier
a-t-elle t prconise.
- Suppression sur le serveur de toutes les copies de travail de la
base de donnes pour ne conserver que la version dfinitive.
- Les insuffisances constates sur le format de la base de donnes
tant nombreuses et compte tenu de nouveaux desiderata
exprims par les agents de la DFR et leur archiviste, il a t
dcid de crer une nouvelle base de donnes plus conviviale.
Enfin, Toujours dans le but dviter la gestion simultane de
plusieurs applications, il a t convenu que le format de cette
nouvelle application devra pouvoir permettre de traiter les
anciens dossiers de demande existants et les certificats fonciers.
1.2.2- Les erreurs de saisies
Les doublons et les erreurs de saisies sont nombreux et ne
pourraient tre toutes lists ici.
Vu lampleur de ceux-ci on peut conclure que la base de donnes
na pu tre corrig avant livraison.
Par consquent, une relecture et des corrections simposent pour
remdier cette situation.
1.2.3- Insuffisance de la prise en main

Larchiviste ne matrise pas les logiciels qui composent


larchitecture de lapplication, encore moins les techniques de
recherche sur celles-ci.
La formation de larchiviste sera une des cls de succs du
systme cest pourquoi un accent particulier sera mis sur celle-ci.
En outre, la convivialit de lapplication sera amliore
notamment par lajout dindex sur les principaux champs pour
assister les usagers non expert dans leurs recherches
En plus, une assistance sur une priode dun an sera apporte
la DFR chaque fois que le besoin sera exprim.

1.2.3- Obsolescence de versions des logiciels utilises


Les versions de tous les logiciels prsents dans lapplication
taient toutes dpasses, leur mise
niveau simpose par
linstallation de version les plus rcentes.
Enfin, le systme est comme toute application informatique
menac par une obsolescence lie lvolution des systmes
informatiques. AME fera une proposition pour une migration vers
un systme plus performant un cot raisonnable.
En somme la situation recommande une remise plat du systme
pour esprer rattraper toutes les insuffisances et imperfections
constates
II-

LES ACTIONS MENES ET LES RSULTATS OBTENUS

2.1- Le matriel ou Hardware


Aprs plusieurs changes avec les informaticiens et larchiviste il
a t sommes convenus dhberger lapplication sur lun des

serveurs de service informatique. Les raisons qui ont milites


pour ce choix sont diverses :
- Un serveur offre plus de performance (rapidit, espace
disque..) et de robustesse quun ordinateur de bureau
- De nombreuses versions de lapplication cohabitent sur
lordinateur de larchiviste, des conflits pourraient
subvenir entre certain fichiers.
Linstallation de lapplication et sa mise en ligne ont t effective
sur un serveur mis disposition par les informaticiens.

2.2- Software, cration dune nouvelle base de donnes.


2.1.1- Installation des versions rcentes des logiciels
WINISIS version 1.4

Version 1.5

GENISISWEB 1.2.1

Version 3.2.2

APACHE SERVER 2.1


2.2

Version

Xampp

apache

2.2.2-Conception dune nouvelle base de donnes


La nouvelle base de donnes permettra la gestion des anciens
dossiers de demande et celle des nouveaux certificats fonciers
cette option a t retenue aprs de nombreuses consultations sur
les avantages dune gestion en deux bases de donnes et celle
dune gestion en une seule. Loption base de donnes unique la
emporte pour plusieurs raisons dont les plus importantes sont
entre autres :

- la facilit dans la gestion et la prise en main


- Lavantage de rechercher et de trouver en un seul lieu anciens
et nouveau dossiers
Etape 1- Choix des champs de la nouvelle base de donnes
Une base de donnes se compose en premier de champ destin
recevoir les diffrentes donnes de la base de donnes. Le choix
de ceux-ci est dterminant dans la performance de la base de
donns cest pourquoi la contribution de larchiviste et des agents
de la DFR a t sollicite. Un tri des champs les plus pertinents a
t effectue lissue de plusieurs rencontre avec les agents
notamment larchiviste, les informaticiens et certains Sous
Directeurs.
Voici la liste des 26 champs retenus par ordre de dclaration dans
la base de donnes.

X champs nouveaux ont t ajouts la demande des


bnficiaires et sur proposition de lexpert pour amliorer les
performances de la nouvelle application. Lordre de dclaration
des champs a t aussi modifi dans le mme objectif.
La convivialit na pas t nglige :
- Laide et le contrle de saisie, inexistant dans lancienne
application font leur entre dans la nouvelle avec notamment des
menu droulant sur plusieurs champs (la circonscription foncire,
la rgion, le dpartement, le type de pice) voir menu saisie et
mise jour ci-dessous :

En cliquant sur la flche en face du champ loprateur bnficie


dun menu droulant dans lequel il fait le choix de la valeur
correcte sans risque derreur de saisie.
Exemple ici avec le champ REGION

Des prcautions ont t prises ds la conception pour amliorer


les recherches futures notamment en indexant certains champs.
Cette option permet de faire sont choix dans un index
alphabtique des donnes du champ considr. Les champs LE
(S) DEMADEUR (S) et LE (S) TITULAIRE (S) ont t retenu
comme champs a indexs aprs consultation des parties
prenantes.
Etape 2- Rcupration des donnes dans la nouvelle base de
donnes
La nouvelle base de donnes cre prsente des diffrences
importantes avec lancienne cependant, une solution a t
trouve pour importes les donnes contenues dans celle-ci dans
la premire.
Deux approches taient possibles :
- Ressaisir les rfrences dans la nouvelle base de
donnes

- Ou crire un format passerelle entre les deux


applications
La dernire solution a t retenue, un format passerelle a t
dfinit laide du logiciel ISIS-IMPEX pour permettre dimport les
donnes de lancienne base de donnes dans la nouvelle.
Les 5269 rfrences de lancienne application ont pu tre
rcupres sans heurts.
Il en a t de mme pour les 332 rfrences sur les certificats
fonciers prcdemment saisies dans une autre base de donnes.
Au final une base de donnes comportant la fois les anciennes
rfrences et celles des certificats fonciers a t mise jour.
La refonte des dossiers contenant les images scannes des
documents au format pdf.
Etape 3- Refonte des dossiers dimages scannes au format pdf
Les contenus des 8 dossiers ont t enregistrs dans un seul
dossier FULLTEXT ce qui a entran un r adressage de tous les
liens vers les fichiers pdf pour quils pointent leur nouvelle
adresse dans le dossier unique.
Etape 4- Correction des erreurs de saisie et doublons
Une relecture dtaille a permis de corriger les erreurs de saisies
et dliminer tous les doublons, ceci fait la conversion de la base
de donnes au format web pouvait commencer.
En somme, la version web de la nouvelle application a t dfinie
en tenant compte des priorits de la DFR, les champs indexs on
notamment t pris en compte.
2.3- Conversion web et mise en ligne

La base de donnes tant prte, il a t procd sa conversion


en format html grce au logiciel genisisweb.
Aprs conversion les testes on t conduit avant la mise en ligne
sur rseau de la DFR.
Lapplication peut tre consulte et interroge ladresse
suivante sur le rseau local de la DFR.
http://192.168.1.150/wwwisis/dfr.02/form.htm
Ce lien devra tre remplac par un nom de domaine plus
significatif et plus convivial.
Le paramtrage des privilges daccs se fera avec linformaticien
de la DFR.

2.4- Tableau rcapitulatif des actions menes pour la restauration


du systme de gestion lectronique des documents de la DFR

Opration menes

Quantit

Rsultats obtenus

Cration dune

La base de donnes existe

5662

Toutes les erreurs de saisie

nouvelle base de
donnes
Correction des
doublons et erreurs

sont corriges

de saisies
Mise en ligne de la

La base de donnes est mise

base de donnes

en ligne sur le rseau local de


la DFR et consultable
ladresse suivante :
http://192.168.1.150/wwwisis/d
fr.02/form.htm

2.5- La formation pour la prise en main du systme


La formation de larchiviste a dmarr et se poursuivra pendant la
dur du contrat dassistance qui court jusquen Avril 2015.
Cette formation sera tendue tout le personnel de la DFR pour
plus defficacit.
Le plan de mise jour
La mise jour intervient lissue de lajout dun certains nombres
de rfrences la base de donnes, elle peut tre quotidienne,
hebdomadaire, mensuelle.
Etape 1 : la saisie
Elle se fait dans la base de donnes de travail installes sur le
poste de larchiviste une fois termine le systme sauvegarde
automatiquement les nouvelles modifications.
Etape 2 scanning
Les documents affrents aux dossiers sont scanns le nom
attribuer au fichier est un numro squentiel, le fichier obtenu est
copi et coll dans le dossier FULLTEXT
Selon le rythme de sauvegarde mise jour retenue larchiviste
exporte, les rfrences et les fichiers scannes sur le serveur.
Etape 3 : Installation de la mise jour sur la base de donnes.

Larchiviste importe le fichier au format iso dans la base de


donnes et copies les fichiers pdf dans le dossier unique
FULLTEXT sur le serveur.
Plan de sauvegarde.
La sauvegarde permet dviter de perdre sa base de donnes lors
dune panne informatique. Une bonne sauvegarde se ralise sur
un support amovible : disque dur externe, don, dvd-R
De ce fait, les supports adquats pour la sauvegarde devront tre
mis la disposition de la base de donnes.

Le plan de sauvegarde
III- LES RESULTATS OBTENUS
Linstallation de la base de donnes

LES INSUFFISANCES DU SYSTEME

PLAN DE MISE A JOUR


II- SOLUTIONS
1.2- Inventaire de cohrence
donnes.

de la structure de la base de

Lapplication repose sur quatre logiciels : WINISIS, GENISISWEB,


APACHE SERVER et ADOBE ACROBAT le bon fonctionnement de
chacun deux et la synergie parfaite de leur fonctionnement sont
des points essentiels pour une exploitation optimale du systme.
Une analyse point par point des fichiers de dfinitions de la base
de donnes va permettre de dceler les malfaons et les points
de maintenances.
1.3- La Correction des erreurs de saisies
La saisie comporte certainement des erreurs, cest ce qui
explique les nombreux doublons et les liens qui ne rpondent pas.
La base de donnes comptent plus de 5500 rfrences, une
relecture de chaque enregistrement va permettre de dtecter les
erreurs et les corriger en mme temps.
III- LES INSUFFISANCES DE LAPPLICATION
Le format de la base de donnes sera enrichit pour tenir compte
des recommandations et des observations des utilisateurs. Lajout
dindexes et de nouveaux champs va amliorer la recherche.
IV- LAMELIORATIOTION DE LA PRISE EN MAIN ET LA
FORMATION ET LA PERENNISATION
Un accent particulier est mis sur la formation de larchiviste. La
formation va porter sur trois axes :
- Une formation thorique et pratique sur les quatre logiciels
utiliss par le systme
- Pour une meilleure comprhension du fonctionnement de
lapplication et de sa maintenance, larchiviste sera associ
toutes les activits cites plus haut.
- Une assistance sur une priode dun an sera apporte la DFR
chaque fois que le besoin sera exprim.
Enfin, le systme est comme toute application informatique
menac par une obsolescence tributaire de lvolution des

systmes informatique. AME fera une proposition pour une


migration vers un systme plus performant un cot raisonnable.

RESULTATS OBTENUS

RESTE A FAIRE