ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN PERSONALIA _ ORGANISASIORGANISASI (ORGANIZATION) A. _PENGANTAR: Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif. Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan rentang manajemen, serta penyusunan personalia. B. _DEFINIS! ORGANISASI (ORGANIZATION): Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ckstern *1. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian. James D. Mooney mengatakan, “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama,” sedang Chester I. Barnard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Organisasi. merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan. *1 T.Hani Handoko, op cit, halaman 167 82Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut:*2 Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan ker- jasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu: 1, Adanya tujuan bersama. 2, Adanya kerjasama dua orang atau lebih. 3. Adanya pembagian tugas. 4, Adanya kehendak untuk bekerja sama. C. TEORI-TEORI ORGANISASI: Teori-teori organisasi terdiri atas prinsip atau kaidah yang dipakai untuk mendirikan organisasi, yaitu: ye ene Teori birokrasi Teori administrasi } yang disebut teori klasik Teori manajemen ilmiah atau tradisional Teori neo klasik yaitu pengembangan lebih lanjut dari teori klasik. Teori modern dengan menghilangkan kaidah-kaidah yang dipakai terdahulu dalam teori klasik dan neo klasik. C.I. ORGANISAS] MENURUT ALIRAN KLASIK: Dimana pengaruhnya lebih kuat dari organisasi modern dalam unit, perusahaan dan pemerintahan. Pengertian organisasi menurut teori klasik yaitu gambaran sistematis tentang hubungan kerja sama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan. *2 M.Manullang, op 83C.1.1. TEORI BIROKRASI: Dikembangkan oleh seorang ahli sosiologi Jerman yang bernama Mark We- ber. Ciriciri yang ada dalam organisasi harus memuat: a. adanya pembagian kerja yang jelas. b. hirarki wewenang dirumuskan secara jelas ¢. organisasi mempunyai program rasional dalam pencapaian tujuan yang tidak berdasarkan citacita. d. sistem prosedur untuk penanganan situasi kerja, dimana prosedur ini sudah ada dan tertulis, dimana setiap orang melakukan kegiatan yang sama. e, sistem aturan yang mencakup hak dan kewajiban bagi pemegang jabatan. f. hubungan antar pribadi impersonal yang tidak didasarkan pada subyektivitas atau ada pemisahan antara urusan pribadi dan dinas, C.1.2. TEORI ADMINISTRASI DAN TEORI MANAJEMEN ILMIAH: Ini didasarkan pada prinsip-prinsip kaidah yang dikemukakan oleh Fayol dan Taylor dalam pengertian manajemen ilmiah. (lihat bab sebelumnya tentang manajemen ilmiah). C.2. ORGANISAS! MENURUT TEORI NEO KLASIK (HUGO MUNSTERBERG DAN ELTON MAYO): Ini bukan teori baru, tapi perbaikan tethadap kelemahan-kelemahan teori klasik yang menekankan pada organisasi formal. Kritik yang dilancarkan kepada teori Klasik yaitu: a. Kelemahan kaidah pembagian kerja (devision of work): Kaidah tentang pembagian kerja mempunyai kebaikan dalam spesialisasi dan produktivitas, juga mempunyai kelemahan yaitu: 1. orang terpecah belah schingga tidak kooperatif. 2. adanya perasaan cemburu, tidak senang, irihati. 3. tak mau tahu bagian lain. 4, disiplin kurang.Pemecahannya: — Tingkatkan partisipasi dalam proses pengambilan keputusan = Job enlargement yaitu perluasan kerja dengan diberi pengetahuan yang lebih Tuas dari apa yang sudah didapat. b. Kelemahan pada konsep rentang kendali (span of control): Berapa jumlah ideal bawahan dari seorang atasan, agar atasan bisa efektif mengawasi bawahan. Ini timbul karena bawahan pada hakekatnya adalah melaksanakan delegasi wewenang yang diberikan oleh atasan, sehingga timbul suatu tuntutan agar pimpinan dapat mengendalikan bawahan yang melaksanakan delegasi.. ¢. Kelemahan proses skalar dan fungsional: Masalahnya yaitu adanya ketidak seimbangan antara kapasitas dengan wewenang dalam pendelegasian. Teori neo klasik menganggap penting organisasi informal. Organisasi informal yaitu kumpulan hubungan antara perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari. D. STRUKTUR ORGANISASI (DISAIN ORGANISASI) Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri atas unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja. Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu: *3 1. Strategi organisasi pencapaian tujuan. 2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan mem- bedakan bentuk struktur organisasi. *3. T.Hani Handoko, op cit, halaman 169-170 853. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga | lingkungan sekitamya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur pe- rusahaan. | 4, Besamya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari: Spesialisasi kegiatan. Koordinasi kegiatan, Standarisasi kegiatan. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan. ween Ukuran satuan kerja. E. BENTUK-BENTUK ORGANISASI: Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu: Pembagian kerja. Rantai perintah. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. yaepr Tingkatan manajemen. ‘Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut: *4 | 1. Bentuk Piramidal, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, seder- hana, jelas dan mudah dimengerti. *4 Henry G.Hodges, Management Principles, Practices and Problems, The Riberside Press, Gambridge, Mars, 1956. halaman 138139.Gambar 10 Struktur organisasi bentuk piran. 2. Bentuk Vertikal, hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan. Gambar 11 Struktur organisasi bentuk vertikal a73. Bentuk Horisontal, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan. WU HO i Lf i Gambar 12 Struktur organisasi bentuk horisontal 4, Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain, Gambar 13 Struktur organisasi bentuk melingkarBentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas: Organisasi Garis. Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi. Kebaikannya: a, Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan. b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan. c. Proses pengambilan keputusan cepa. d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang tendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas. e. Rasa solidaritas tinggi. Kelemahannya: a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabita dia tidak mampu melaksanakan tugas maka sélurah organisasi akan terancam kehancuran. b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis. c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas, DIR.UT 1 To I DIR.PROD,| DIR.AD. PERS. KA BAG DIR.SAR DIR.KEU. KA KA KA KA KA | KA KA BAG] |BAG}] [BAG] [BAG BAG| [BAG] [BAG Gambar 14 Struktur organisasi garis2. Organisasi Garis dan Staf. Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam Serta rumit dan jumiah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi. Kebaikannya: a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun ‘tujuan perusahaan. b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adanya staf ahli. c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat dikembangkan menjadi suatu spesialisasi. 4. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula. ce. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan. f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci. g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki. Kelemahan: a, Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal. b. Perintab-perintah menjadi kabur dengan naschat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah senditi-sendiri padahal kewenangannya berbeda. c. Kesatuan komando berkurang. 4. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan (ugas.————_— DIR.UT STAF PENGEMBANGAN DIR.AD. DIR.SAR. DIR.KEU. DIR.PROD. a KA KA KA KA KA KA KA KA Bac] |BAG| [BAG] [BAG BaG| [BAG] |BaG| [BAG Gambar 15 Struktur organisasi garis dan staf 3. Organisasi Fungsional. Organisasi yang disusun atas dasar fungsi yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas. Kebaikannya: a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas. b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangakan. c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi. d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib, Kelemahannya: a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja, sehingga pengalihan kerja menjadi sulit dilaksanakan. b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan, cc. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik. 1DIR.UT DIR.AD, DIR.SAR. DIR.KEU. DIR.PROD. PERS. KARYAWAN Gambar 16 Struktur organisasi fungsional. 4. Organisasi Panitia: Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut. Kebaikan: a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci. b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil. c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team. Kelemahan: a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas. b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama, Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.DIR.UT DIR.AD. DIR.SAR. DIR.KEU. DIR.PROD. Pere KA KA KA KA KA KA KA KA BaG| [BAG] [BAG] [BAG BAG] |BAG] [BAG] [BAG Gambar 17 Struktur organisasi panitia F. ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, orga- nisasi daerah, organisasi regional, drganisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas disini, yaitu: Organisasi Statis: Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan. Organisasi Dinamis: Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skeme organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab. Organisasi Formal: Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional. 93,Organisasi Informal: Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhimya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur. formal berbeda dengan Axgyris mengemukakan empat bidang utama organi organisasi formal: *5 1. Hubungan antar pribadi, dimana dalam organisasi formal digambarkan dengan jelas, sedang dalam organisasi informal tidak digambarkan dengan jelas, yang tergantung kepada kebutuhan mereka. 2. Kepemimpinan, dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih secara informal. 3. Pengendalian perilaku, dalam organisasi formal pengendalian perilaku karya- wan melalui penghargaan dan hukuman, sedang kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan, 4. Ketergantungan, karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, sedang bawahan tergantung pada kelompok informal. G._DEPARTEMENTASI (DEPARTEMENTATION): Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu: *6 G.1_ DEPARTEMENTAS! FUNGSIONAL: Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi. *5. Chris Argytis, Leadership and Interpersonal Bchaviour, Holt Rinerhart dan Winston. Inc, New York, 1961, halaman 331. “6 T.Hani Handoko, op cit, halaman 176187. 4Presiden Direktur er Manajer Manajer Manajer Produksi Pemasaran Keuangan Manajer Personalia Gambar 18 Organisasi fungsional pada tingkatan manajemen puncak suatu perusahaan manufakturing. Kebaikan: 7 os ce 4. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi Memusatkan keahlian organisasi Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi Kelemahan: weer Menciptakan konflik antar fungsi. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas. Umpan balik yang lambat. Memusatkan pada kepentingan tugasnya. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif G.2 DEPARTEMENTASI DEVISIONAL: Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. G.2.1 Struktur organisasi divisional atas dasar produk: Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat ber- beda. 95Presiden Direktur I I 1 Manajer Umum Manajer Umum Manajer Umum Manajer Umum | Divisi Produk si Produk- |_| Divisi Produk- Divisi Produk- produk Elek- produk Kenda- produk Mesin Produk Alat tronik aan bermotor Diesel Rumat Tanga | Personalia Personalia | Produksi Prodaksi L_ Keuangan Fungsional L. Pemasaran | Keuangan Pemasaran Gambar 19 Bagan organisasi divisional atas dasar produk. Presiden Direktur _ TL c Manajer Pemasaran ‘Manajer Keuangan Manajer Produksi_} Manajer Personalia | Manajer Divisi DKI Jaya dan Jawa Barat Manajer Di Jawa Teng dan DIY visi ah Manajer Divisi Jawa Timur dan Indonesia Timur Gambar 20 Bagan organisasi divisional atas dasar wilayah.Presiden Direktur Wakil Direktur ‘Wakil Direktur ‘Wakil Direktur Produk-produk Produk-produk Produk-produk Industri Konsumen Militer Gambar 21 Bagan organisasi divisional atas dasar langganan G.2.2 Struktur organisai divisional atas dasar wilayah: Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menja- lankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya. G.2.3 Struktur organisasi divisional atas dasar langganan: Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan. G.2.4 Struktur organisasi divisional atas dasar proses: Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang-sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir, Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis. 97PRESIDEN Kep. Bag. Penjualan [ I Teh Kopi Makanan Makanan Roti & & Minyak ae dingin kaleng Kue Gambar 22 Bagan organisasi divisioanal atas dasar proses. G.2.5 Struktur organisasi divisional atas dasar alphanumerical: Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomer 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di depertemen yang Iain juga. Kebaikan struktur di 1, Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untak memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala. mal: 2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara. cS Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat. 4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas. 5. Merumuskan tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan per- tanggungjawaban atas prestasi kerja. 6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubab. 8 Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi. Kelemahan struktur divisional: 1, Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya pe- rusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas. 2. SeBerapa besar delegasi wewenang diberikan.3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan, 4. Menimbutkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi 5. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu G.3 ORGANISASI PROYEK DAN MATRIKS Merupakan bentuk departementasi campuran (hibrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari sistem fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. G.3.1 Struktur organisasi proyek: Menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing- masing anggota kembali ke departemennya masing-masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali Presiden Direktur ——— Manajer Manajer Manajer Manajer na Proyek Produksi Pemasaran Kevangan Personalia Gambar 23 Bagan organisasi menurut departementasi proyekG.3.2 Struktur organisasi matriks: 2 Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertikal. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalulintas aliran wewenang. Kebaikan: 1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional 2. Mengembangkan ketrampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi 3. Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan 4, Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan pe- rusahaan dengan orientasi proyek. Kelemahan: 1. Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif. 2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal. 3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki. Sangat mahal untuk diimplementasikan ae Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan H. KOORDINASI (COORDINATION): Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah ba wahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satusatuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri. Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan mencapai tujuan yang diharapkan, sehingga beban tiap departemen atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S, yaitu: serasi, selaras dan seimbang Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutu han komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan. Koor- dinasi sangat dibutuhkan terutama pada pekerjaan yang insidentil dan tidak rutin serta pekerjaan yang tidak direncanakan terlebih dahulu, juga bagi organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi. James D. Thomson membagi tiga saling ketergantungan di antara satuan- satuan organisasi, yaitu: *7 1. Ketergantungan yang menyatu (Pooled interdependence): Dimana tiap kegiatan departemen dan fungsional tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan. 2. Ketergantungan yang berurutan (Sequential interdependence): Dimana pekerjaan dari tiap departemen atau fungsional tergantung dari penyelesaian pekerjaan departemen yang lain sebelum satuan lain dapat bekerja. 3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence): Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi. Pooled Sequantial Reciprocal interdepandence interdependence interdepandence Departe- Departe- Bagian men Pem-| men Pro- Pemeli- belian duksi haraan _ Gambar 24 Tiga ketergantungan satuan organisasi *7 James D.Thomson, Organization in Action, McGrawHill,New York, 1967, ch 2. 101H.1. PEDOMAN KOORDINASI: a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna mengh- indari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain. H.2, KEBAIKAN DAN HAMBATAN KOORDINASI YANG EFEKTIF: Kebaikan: ie Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian. 2. Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam partisipasi penca- paian tujuan dan tahu peranannya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan Komentar terhadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian 3. Skedul kerja saling terkait schingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya, Kelemahan: 1, Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan. 2. Perbedaan dalam orientasi waktu 3. Perbedaan orientasi antar pribadi. 4. Perbedaan dalam formalitas struktur.H.3. PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF: “ Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak. Hirarki manajerial terdiri atas rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab, dan akuntabilitas yang jelas sehingga menimbulkan integritas bila diformulasikan dengan jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat. Aturan dan prosedur adalah keputusan-keputusan yang dibuat untuk mengatur kejadian-kejadian rutin, Rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan dalam mencapai sasaran yang sama untuk tiap satuan organisasi. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih Tuas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu: Pendekatan 1: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR 1, Aturan 2, Hirarki 3. Penerap- dan manaje- dan ren- prosedur men cana Pendekatan if : MENINGKATKAN Pendekatan III : MENGURANGI KOORDINASI POTENSIAL KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI Investasi dalam 5. Penciptaan hu- 6. Penciptaan 7. Penciptaan sistem informa- _ bungan-hubung- sumber daya- tugas-tugas si vertikal an ke samping sumber daya vyang dapat tambahan berdiri-sendiri Gambar 25 Tiga pendekatan koordinasi yang efektif *8 T.Hani Handoko, op cit, 198201 103L 1. System informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau diluar rantai perintah 2. Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarakan informasi diper- tukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. ‘Ada beberapa hubungan lateral a. hubungan langsung b. _ hubungan kelompok langsung cc. hubungan silang Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu: a. Penciptaan sumber daya tambahan yang memberikan kefonggaran bagi satuan kerja, misal penambahan tenaga kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang. b. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan mengubah karakter satan organisasi. RENTANG MANAJEMEN (SPAN OF CONTROL) Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh scorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervision. Berapa sebenamya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pa&ti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang, baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat *9. Pertama rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang manajemen *9 T-Hani Handoko, op cit, halaman 203. 104struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingkatan manajemen se- makin sedikit - Untuk memilih suatu rentang manajemen, manajer harus mempertimbangkan hubungan manajer dengan bawahan dalam dua kelompok dua atau lebih, juga memperhatikan hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan, Secara matematik V.A. Graicunas menetapkan rumus matematikan’ untuk menghitung jumlah hubungan yang akan dilakukan, yaitu R=n(™+n dimana R= jumlah hubungan n= jumlah bawahan 1.1 RENTANG MANAJEMEN DAN TINGAKATAN ORGANISASI: *10 Suatu organisasi (secara teoritik) dengan 32 tenaga operatif ditunjukkan dalam tiga struktur rentang manajemen yang memerlukan jumlah manajer yang berbeda. Pada struktur A seorang manajer mengawasi secara langsung 32 bawahan, yang menghasilkan rentang manajemen sangat lebar dan struktur organisasi datar (flat), Straktur B menunjukkan rentang manajemen yang sempit dan lebih tinggi. Pada struktur C dengan rentang manajemen 4 ada 11 manajemen dengan 3 tingkatan yang membuat rentang manajemen sempit dan struktur organisasi tinggi Pada struktur A tingkat hirarkinya tinggi yang cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah. Lebih banyak tingkatan manajemen lebih besar penyimpangan informasi yang dilakukan, juga memakan biaya yang besar. Rentang manajemen yang melebar berarti ada penggunaan sumber daya yang efisien. *10 T-Hani Handoko, op cit, halaman 203-206. 105Pada struktur B pada umumnya moral dan produktivitas karyawan akan meningkat dalam organisasi yang kecil. Penggunaan rentang manajemen yang melebar berakibat manajer tidak dapat menjalankan fungsinya dengan efektif dan mencurahkan perhatiannya pada seluruh bawahan secara perseorangan. Koordianasi dan kooperasi berkembang dengan baik, karena tiap individu mengelola fungsi sendiri dengan bantuan minimar dari atasan, A. 1 Tingkaran Manajemer 1 Manajer Rentangan datar (F 2) Karyawan B. 2 Tingkatan Manajemen 5 Manajer lebih tinggi @) (8) (8) (8) 31 Manajer Rentangan tinggi (tall) Oe) a 4) “@) @) “a Gambar 26 Hubungan antar rentang manajemen dan struktra organisasi. 1061.2, FAKTOR YANG MEMPENGARUHI RENTANG MANAJEMEN: 1. Kesamaan fungsi. 2. Kedekatan geografis, 3. Tingkat pengawasan langsung 4. Tingkat koordinasi pengawasan. 5. Perencanaan. 6, Bantuan organisasi yang tersedia. J... WEWENANG (AUTHORITY): Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan, Wewenang yang ada pada diri seseorang yang bersifat formal harus didukung pula dengan wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan erjasama yang baik dengan bawahan. Di samping itu wewenang juga tergantung _pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman, dan kepemimpinan, Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagaj hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. T. Hani Handoko membagi wewenang dalam duz sumber, yaitu teori formal (pandangan Klasik) dan teori pe nerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan (acceptance theory of authority) wewenang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan, dan ini tidak tergantung pada penerima (receiver). Chester Barnard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bial memenuhi: *11 1. memahami komunikasi tersebut. 2. tidak menyimpang dari tujuan organisasi.. 3. tidak bertentang dengan kepentingan pribadi. 4, mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya, *11 Charles I. Bernard, op cit, halaman 164166. 107Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahan maka diperlukan adanya: 1 Kekuasaan (power), yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua, yaitu: a. Kekuasaan posisi (position power) yang didapat dasi wewenang formal, besamya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut. b. Kekeuasaan pribadi (personal power), berasal dari para pengikut dan di- dasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pemimpin. Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi: 1. Kekuasaan balas jasa (reward power), berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau pessyaratan lainnya. 2. Kekuasaan paksaan (coercive power), berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman (dipecat, ditegur dan sebagainya) akan diterima bila tidak melakukan perintah. 3. Kekuasaan sak (legitimate power), berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya. 4. Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power), berasal dari pengetahuan yang tidak dipunyai orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan. 5. Kekuasaan panutan (referent power), didasarkan atas indentifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan, 6. Kekuasaan abli (expert power), yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnyaMenurut David McClelland *12 ada dua sisi wewenang, yaitu sisi positip, ditandai dengan peshatian pada pencapaian tujuan bersama atau kelompok. Manajer di sini berusaha mendorong bawahannya untuk mengembangkan kekuatan dan kecakapannya, baik secara individu maupun kelompok, Sisi negetif memandang bahwa dengan kekuasaan berarti menguasai orang lain yang lebih Jemah, jadi memandang seseorang sebagai pesuruh saja. Kekuasaan Kekuasaan paksaan_ Kern a N\ | aA balas-jasa MANAJER Kekuasaan t Kekuasaan informasi Kekuasaan ahi panutan Gambar 27 Sumber-sumber kekuasaan manajerial. *12 David McClelland, The Two Faces of Power, Journal of International Affairs 24°no 1. 1970 James F.Stoner, op cit, halaman 308. 109Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan, Internal Eksternal ‘Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi Anggaran (budget) Kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur Deskripsi jabatan Undang-undang dan peraturan- peraturan pemerintah. Perjanjian kerja kolektif. Perjanjian dengan dealer, supplier, dan pelanggan Keluasan Wewenang dan kekuasaan cenderung berkurang sesuai de- ngan aliran rantai perintah dari po- sisi atasan ke ba- waban daiam suatu organi- sasi batasan Peraturan di Peraturan dan batasan Direktur Wakil Direktur Manajer Divisi Manajer Departemen Kepala Penyelia (superintendent) Penyelia Lini Pertama Karyawan Gambar 28 Batasan-batasan wewenang dan kekuasaan. 1102. Tanggung jawab dan akuntabilitas. Tanggung jawab (responsibiliti yaitu ke- wajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntabiliti yaitu permintaan pertanggungjawabar, atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya, Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besamya tanggung jawab yang akan diberikan, dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil. 3. Pengaruh (influence) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mem- pengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan. kekuasaan, dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang Jebih baik, K.__LINI DAN STAF: Dalam suatu organisasi pemimpinlah yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas dengan sebaik-baiknya. Dan dalam mempertanggungkan jawab bukan berarti dia sendiri yang melakukan, karena waktu, perhatian dan pengetahuan yang terbatas, maka dapat merunjuk seseorang yang tepat untuk melaksanakannya, ini bisa lini dan bisa juga staf atau sekelompok orang yang berupa suatu panita. Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan *13. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi. Tugas yang dilakukan oleh lini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap departemen fini atau staff, ini tergantung dari situasi yang dihadapi. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai staf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara “13 MManullang, op cit, halaman 93. 1Direktur (Sta) Pembelian (Stat) Penelitian dan Pengembangan (Staf) (Stafy Personalia Hukum [ Pemasaran Manajer Manajer Manajer Produksi Keuangan (Stat) (Staf) Teknis Pemeliharaan 12 Gambar 29 Organisasi lini dan staf atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipenuhi oleh seorang staf, yaitu: 1. pa away pengetahuan yang luas tempat dimana dia bekerja. punya sifat kesetiaan, tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian bergaul. punya semangat kerja sama yang ramah. kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan. kesederhanaan. kemauan baik dan optimis. Kualifikasi utama yaitu memiliki keahian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi, struktur organisasi menjadi kompleks dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.K.1, JENIS-JENIS STAF: Menurut bidang yang dilayani staf dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan fain sebagainya, Menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi: 1. Staf khusus (Specialist Staff), memberikan saran, konsultasi serta bantuan serta melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Sifat khusus staf spesialis yaitu: a. Terbatas dalam pemberian nasehat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi. b. Nasihat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi. cc. Nasihat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu. 2. Staf pribadi (Personal Staff), memberikan saran, bantuan dan jasa kepada manajer. Staf ini sering disebut asisten yang mempunyai tugas bermacam- macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. Umumnya ini diperbantukan pada manajer tingkat tinggi (op manajer). Staf pribadi ini ada dua, yaitu: a. Staff Asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen-komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan seria mempunyai wewenang mengambil keputusan terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf asisten ini meliputi: — Asisten to dan executive assintants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang diperlukan. - Adminstrative assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi. — Special assistants memberikar fayanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan, b, Line assistant yaitu asisten yang berada pada masing-masing fungsional yang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya. 113114 Untuk mengetahui perbedaan keduanya dapat dilihat dalam struktur organisasi di bawah ini ¥ Presiden Eksekutif Asisten Kep. Bag. Kep. Bag. Staf Asisten Gambar 31 Line assistans K.2. WEWENANG LINI, STAF DAN FUNGSIONAL: Wewenang lini (Line Authority): Yaitu atasan Jangsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan kebawah melalui tingkatan organisasi Wewenang Staf (Staff Authority): Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau Konsultasi pada personalia lini. Wewenang Staf Fungsional (Functional Staff Authority): Yaitu hubungan terkuat yang dimiliki staf dengan satuan lini, Bila spesialis staf diberi wewenang fungsional oleh manajemen puncak maka dia mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai dengan kegiatannya. K3. SUMBER KONFLIK LINI STAF: 1. Perbedaan umur dan pendidikan, dimana orang staf biasanya lebih muda dan berpendidikan daripada orang liniwe , orang lini tugasnya lebih teknis dan generalis, sedang staf adalah spesialis, karena a. Dalam pemberian bantuan sering menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti oleh orang lini. b. Staf tidak mengerti masalah-masalah lini dan menganggap saran mereka tidak dapat diterapkan dalam tugasnya. Perbedaan sikap yang tereermin dalam: a. Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dan cenderung memberikan perintah pada orang lini untuk membuktikan eksistensinya, b. Orang staf cenderung paling berjasa terhadap gagasan-gagasanya, orang lini cenderung tidak menghargai orang staf dalam membantu pemecahan masalah. c. Orang staf merasa di bawah perintah orang lini, dan orang lini selalu curiga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya Perbedaan posisi, untuk itu manajemen puncak harus secara jelas menyampai- kan delegasi departemen staf, dan staf harus menyadari bahwa pekerjaaan mereka adalah to sell not to tell. Manajer Pabrik Spesialis ‘Scheduling Keamanan Produksi Penyelia Penyelia Penyelia Penyelia Penyelia Gambar 32 Bagan organisasi dengan wewenang fungsional staf. 115K.4. DELEGAS] WEWENANG: Untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien, maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan. Pendelegasian tugas ini juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang, sebab pendelegasian tugas tanpa pendelegasian wewenang sama halnya orang mau pergi tapi tak punya uang. Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu. Sedang delegasi Wewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk. Hal yang perlu diperhatikan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk, yaitu: 1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan 2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang ditunjuk. 3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan. 4. Menerima hasil pertanggungjawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan. Mengapa menajer mau mendelegasikan tugasnya ? Ada beberapa alasan yang mendasari manejer mau mendelegasikan tugasmya kepada orang lain, yaitu: 1. Tugas manajer bukan hanya pada satu kegiatan saja, oleh karena itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya, dilimpahkan kepada orang yang ditunjuk. Hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja, 2. Manajer lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan organisasi. 3. Manajer tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan-keterbatasan, 4. Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang.K.5. PRINSIP PRINSIP KLASIK UNTUK MENCAPAI PENDELEGASIAN YANG EFEKTIF: *14 1. Prinsip Skalar, Perlu adanya garis wewenang yang jelas agar tidak membingungkan orang yang menerima pendelegasian. Maka sebelum mendelegasikan tugas kepada orang lain, manajer harus memikirkan kepada siapa pendelegasian ini akan diberikan, umpan balik dari orang yang menerima delegasi tadi yaitu kepada siapa harus mempertanggungjawabkan tugasnya. 2. Prinsip Kesatuan Perintah, Satu tugas satu kepala, kepada siapa pertanggungjawaban ini diberikan, ini tergantung pada dari siapa dia menerima delegasi tugas. 3. Tanggung jawab, Wewenang dan Akuntabilitas: Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkat organisasi paling bawah, ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya agar tercapai efisiensi tugas. Untuk itu bagi orang yang menerima pelimpahan tugas haus diberi wewenang yang cukup, sehingga dia dapat mempertanggungjawabkan tugasnya pada atasan. K.6. PENDELEGASIAN YANG GAGAL: A. Dari segi manajer: 1. Manajer merasa berkurang haknya dalam memutuskan sesuatu. 2. Manajer tidak mau menghadapi resiko atas kegagalan tugas. 3. Manajer tidak percaya atas kemampuan bawahannya. 4, Manajer berpendapat bahwa bawahan akan lebih senang bila dia tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas. *14 James A.F.Stoner, op cit, halaman 314-315 "75. Manajer merasa terancam posisinya bila bawahan yang menerima pelimpahan tugas dalam mengerjakannya lebih efektif. 6. Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya. B. Dari segi karyawan yang menerima delegasi: 1. Menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas. 2. Perasaan akan membuat kesalahan dan menerima krititkan. 3. Kurang percaya diri akan kemampuannya. L._SENTRALISAS! DAN DESENTRALISASI: Sentralisasi berarti ada pemusatan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedang desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai dikepala bagian, kepala devisi atdu kepala cabang dan lain sebagainya *15. Dengan penggunaan desentralisasi ini berarti ada pendelegasian tugas, sehingga dapat meringankan tugas manajer puncak, dan bila ada perbaikan dalam pembuatan keputusan akan lebih dekat dengan permasalahannya sehingga lebih cepat dalam memutuskannya. Temyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dapat dimonitor secar cepat dan tepat. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi, yaitu: *16 1. Filsafat manajemen: ‘Ada sebagian manajer yang otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat. 2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi: Bila semua keputusan dipegang oleh manajemen puncak, maka organisasi tidak mungkin dapat berjalan dengan efisien dan efektif, Karena bila ada masalah yang mendesak harus lewat manajer puncak yang tentunya memakan waktu *15 T-Hani. Handoko, op cit, halaman 229, *16 T.Hani Handoko, op cit, halaman 229-230 118yang lama. Bagi organisasi yang besar cenderung akan memperbesar desentralisasi dalam kegiatan. Strategi dan lingkungan organisasi: Faktor ini sangat penting sekali dalam menentukan bentuk yang akan diambil, yang selanjutnya akan mempengaruhi derajat desentralisasi Penyebaran geografis organisasi: Semakin menyebar georgrafis cenderung organisasi menggunakan desentralisasi, karena keputusan yang akan diambil lebih baik bila sesuai dengan lingkungan yang dihadapi. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif. Bila peralatan yang tersedia berkurang organisasi cenderung menggunakan sistem sentralisasi, karena sulit untuk memonitor semua kegiatan yang ada di organisasi tersebut. Keanekaragaman produk dan jasa: Semakin jenis dan macam produk cenderung untuk menggunakan sistem desentralisasi, sebaliknya jika semakin tidak beraneka produk yang dihasikan cenderung menggunakan sentralisasi. Karakteristik organisasi lainnya: Tergantung pada masing-masing organisasi yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, biaya dan lain sebagainya. Rualitas manajer: Desentralisasi memerlukan lebih banyak manajer-manajer_ yang berkualitas, sebab harus memutuskan dan mengambil tindakan sendiri 119M._PENYUSUNAN PERSONALIA (STAFFING) Sumber daya utama dalam suatu organisasi adalah manusia yang memiliki bakat, kreativitas, tenaga, imajinasi dan kemampuan memajukan organisasi. Tugas uutama seorang pemimpin dalam organisasi yaitu bagaimana memperolah tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi dalam hal ini mencakup bagaimana penarikannya, penyeleksiannya, pengembangan dan penggunaan sumber daya manusia dalam pencapaian tujuan. Sebab sukses dan gagalnya seorang manajer tidak erlepas dari bagaimana menjalankan fungsi penyusunan personalianya (Staffing), oleh karena itu fungsi penyusunan personalia dimasukkan dalam fungsi pengarahan, yaitu bagaimana mengarahkan manusia dalam mencapai suatu tujuan bersama, juga berhubungan erat dengan fungsi organisasi, yaitu wadah manusia di dalam mencapai tujuan organisasi. M.1. PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA: Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu fingkungan eksternal yaitu semua faktor di luar organisasi yang secara langsung dan tidak Jangsung mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal yaitu semua faktor di dalam organisasi. *17 Proses penyusunan personalia terdiri atas: Perencanaan sumber daya manusia. Penarikan tenaga kerja. Penyeleksian tenaga kerja. Pengenalan dan orientasi organisasi, Latihan dan pengembangan karyawan. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan. Pembenan balas jasa dan penghargaan. SINR A Perencanaan dan pengembangan karier. “17 T.Hani Handoko, op cit, halaman 234, 120Le Pereneanaan Penarikan per- ss sumber daya >} sonalia yang di- Py} Seleksi eee manusta butuhkan Hash Pemeliharaan kesehatan dan keamanan Perencanaan Pemberian balas Penilaian Lathan dan’ dan pengemba- Jaf jasadan peng- fot@7—} pelaksaraan FHF _pengembangan ngan karier hargaan kerja karyawan Gambar 33 Fungsi penyusunan personalia. M.2. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA: Pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, untuk itu perlu adanya pereneanaan yang terdirj atas; (1) penentuan jabatan yang akan diisi. kemamptian yang dibutuhkan, serta jumlah yang butuhkan; (2) pemahaman pasar tenaga kerja potensial; (3) pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan, M.2.1. Penentuan Kebutuhan Jabatan: Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan: 1. Penentuan tujuan dan rencana organisasi.. 2. Penentuan spesifikasi jabatan (Job Specifications) jems-jenis jabatan dan ketrampitan yang dibutuhkan. 3. Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang. 4, Persediaan karyawan untuk melaksakan berbagai hegiatan Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dart proses analisa jabatan (Job analysis) yang terdiri dari penentuan keahlian dan ketrampilan yang dipunyai, tanggung jawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki fat122 serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi jabatan, Deskripsi jabatan (Job Description) yaitu hasit pernyataan tertulis dari analisa jabatan yang terdiri atas tugas dan wewenang serta hubungan lini organisasi.. M.2.2. Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia: ‘Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer Jebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi. Eksternal Lamaran- lamaran pribadi Organisasi burub/karyawan Kantor penem- patan tenaga kerja MANAJER: PERSONALIA| ‘Transfer Sekolah. sekolah Penataran Perusahaan- perusahaan pesaing Migrasi dan immigrasi Gambar 34 Sumber penawaran personalia.Ada tiga sumber penawaran intern, yaitu: I. Penataran (Upgrading) yaitu dengan mendidik dan memberi latihan. 2. Pemindahan (transferring) yaitu dari posisi yang kurang disenangi ke posisi fain yang lebih memuaskan kebutuhan. 3. Pengangkatan (promoting) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi lagi. Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari lamaran pribadi yang masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah- sekolah, para pesaing, immigrasi dan migarasi. M.3. PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN: Penarikan (Recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. ‘Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer. Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu 1. Wawancara pendahuluan. Pengumpulan data pribadi (biografis). Pengujian (testing) dan psikotest. Wawancara yang lebih mendalam. Pemeriksaan referensi-referensi prestasi. Pemeriksaan kesehatan. Keputusan pribadi. eI AAR YD Orientasi jabatan 123124 Setelah proses seleksi ini selesai Jalu penunjukkan penempatan tenaga kerja dengan memperkenalkan organisasi dengan melalui berbagai bentuk orientasi, Proses, ini adalah pengenalan pada organisasi dan karyawan yang ada, pemberian informasi tentang kebijaksanaan organisasi seperti kondisi kerja, sistem kompensasi, jaminan yang ada, prosedur kerja serta tugas dan tanggung jawab. M.4. LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN: Tujuannya yaitu memperbaiki efektivitas kerja dalam mencapai hasil-hasil yang telah ditetapkan, Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan dan teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci, dan rutin, Sedang pengembangan (development) lebih Iuas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifatsifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi Metode-metode Latihan dan Pengembangan: 1, Metode On the job antara tain yaitu: a. Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka. b. Planned Progression yaitu pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang telah ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda. c. Penugasan Sementara dimana bawahan ditempatkan pada posisi manajemen tertentwy entuk jangka waktu tertentu. d. Rotasi Jabatan pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan_ yang berbeda-beda. e. Sistem Penilaian Prestasi Formal. 2. Metode off the job antara lain yaitu: a. Program Pengembangan Eksekutif dimana para manajer berpartisipasi dalam program-progaram yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode pengajaran lainnya, b. Lathan Laboratorium dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitif tethadap orang lain, lingkungan dan sebagainya. c. Pengembangan Organisasi menekankan pada perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan organisasi secara menyeluruhM.5. PEMBERIAN KOMPENSASI Kompensasi yaitu pemberian finansial kepada karyawan atas pemberian jasanya pada pekerjaan yang dilaksanakan dan menjadi motivator untuk pelaksanaan pe- kerjaan dimasa yang akan datang *18. Dalam pemberian kompensasi ini harus memperhatikan prinsip keadilan, yaitu pada bagaimana mereka melihat nilai relatif dibandingkan yang lain, yang berdasarkan pada tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang dimiliki, produktivitas dan kegiatan-kegiatan manajerial. Penentuan kompensasi: 1. Kesediaan membayar sesuai dengan pengorbanan yang diberikan kepada or- ganisasi atau perusahaan. 2. Kemampuan membayar yang tergantung pada pendapatan yang diterima oleh perusahaan yang tidak terlepas dari produktivitas karyawan. 3. Persyaratan pembayaran yang tergantung pada kondisi perusahaan, peraturan pemerintah, serikat pekerja, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja dan para N. RINGKASAN. 1. Organisasi mempunyai dua pengertian, sebagai lembaga dan sebagai proses pengorganisasian, Dimana pengorganisasian merupakan proses untuk merancang srtuktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas di antara para anggotanya untuk mencapai tujuan secara efisiensi dan efektif. 2. Faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu strategi organ- isasi, teknologi, anggota dan ukuran daripada organisasi 3, Bagan organisasi menunjukkan susunan fungsi-fungsi, bagian-bagian yang menunjukkan hubungan diantaranya. Ini mengandung lima aspek utama yaitu adanya pembagian kerja, rantai perintah, bentuk pekerjaan, pengelompokkan pekerjaan, dan tingkatan manajemen. Adapun bentuk dari organisasi ada empat yaitu piramida, vertikal, horizontal dan lingkaran. *18 T-Hani Handoko, op cit, halaman 245. 125126 Departementasi merupakan pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu susunan organisasi Dalam organisasi dikenal dua macam bentuk hubungan yaitu hubungan formal dan informal, dimana keduanya saling melengkapi di dalam organisasi dan memainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi. Koordinasi yaitu proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan kegiatan pada tiap satuan yang terpisah untuk mencapai tujuan yane efisien. Rentang manajemen (span of control) menunjukkan banvaknya bawahan yang harus dikendalikan agar berjalan sesuai dengan tujuan aan rencana yang telah ditetapkan. Mengenai berapa jumlah bawahan yang harus dikendalikan sampai saat ini belum ada ketentuan yang pasti, sebab ini tergantung pada kemampuan, kondisi pekerjaan, tenaga kerja dan produk yang dibasilkan serta tingkatan organisasi Penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektivi- tas organisasi, dimana wewenang formal yang dimiliki oieh pimpinan juga harus didukung dengan kekuasaan dan pengaruh informal, sebab dalam kehidupan organisasi manapun tidak bisa lepas dari pengarun informal yang selalw ada dalam kehidupan organisasi Semua organisasi mempunyai sejumlah fungsi-fungsi dasar yang harus dita- ksanakan yang tersusun dalam organisasi lini, dimana rantai perintahnya jelas yang mengalir melalui tingkatan-tingkatan manajerial. Sedangkan staf merupakan individu yang terdiri dari para ahli yang berfungsi memberikan saran dan nasehat serta pelayanan kepada fungsi Jini, dan dia tidak terlibat dalam kegiatan utama organis Penyusunan personalia berhubungan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota organisasi. Dimana kegiatan ini berhubun- gan erat dengan tugas kepemimpinan, motivasi dan komunikasi sehingga pem- bahasannya sering ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan, tetapi fungsi ini berhubungan juga dengan pengorganisasian, Penyusunan personalia dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan secara kontinue untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia dengan orang-orang yang tepat dalam posisi yang tepat dan waktu yang tepat pula.PEMECAHAN MASALAH (SOLVE PROBLEM) 1 Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengertian organisasi ! JAWAB Organisasi yaitu suatu kegiatan dalam pencapaian tujuan yang terdiri atas beberapa orang yang bekerja sama dengan melalui cara mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan, serta menentukan siapa yang akan memimpin, dimana segala tugas dan wewenang diserahkan kepada orang yang memimpin dan menentukan hubungan Kegiatan antar kelompok atau bagian. Sebutkan tiga unsur pokok dalam pengertian organisasi yang anda ketahui: JAWAB: Tiga unsur pokok yang harus terpenuhi oleh sebuah organisasi yaitu: 1, Sistem kegiatan yang terkoordinir, dimana tiap-tiap bagian yang ada dalam organisasi harus dalam satu sistem. Kelompok orang, yaitu yang melaksanakan kegiatan di dalam pencapaian tujuan. 3. Kerja sama di dalam pencapaian tujuan. Bahwa pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses akan membuat organisasi mencapai tujuannya, dimana proses ini akan terlihat pada struktur organisasi. Sebutkan aspek-aspek penting yang ada dalam organisasi dan proses pengorganisasian | JAWAB: Aspek utama dalam organisasi dan proses pengorganisasian yaitu: 1, Pembagian pekerjaan (devision of work), setiap bagian dalam organisasi harus dikelompokkan menurut kepentingan yang terbagi dalam tiap-tiap bagian untuk mencapai tujuan yang efisien dan efektif. 2. Departementasi, yaitu pengelompokkan pekerjaan atau bagian dalam kelompok yang berbeda sesuai dengan fungsinya di dalam pencapaian tujuan. 127128 3, Bagan organisasi formal, yaitu hirarki pekerjaan agar dapat terlihat dengan jelas mengenai pertanggung-jawabannya, sehingga dengan mudah untuk mengadakan pengawasan. 4. Rantai perintah dan kesatuan perintah, yaitu adanya tugas dan wewenang, dimana dengan jelas terlihat siapa yang memerintah, diharapkan setiap bawahan hanya menerima perintah dari satu’ atasan agar tidak terjadi saling lempar tanggung jawab. 5. Tingkat hirarki manajemen yang ada dalam suatu organisasi. 6. Saluran komunikasi untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan terarah. 7. Penggunaan komite atau staf dalam membantu tugas-tugas pimpinan untuk memecahkan masalah-masalah yang ada dalam organisasi.. 8. Rentang manajemen, mengenai jumlah yang terbaik bawahan yang menjadi tanggung jawabnya. Sebutkan tahap-tahap dalam proses penggorganisasian ! JAWAB: 1. Menetapkan tujuan yang akan dicapai 2. Menyusun rencana dan kebijakan yang akan dipergunakan dalam mencapai tujuan organisasi. 3. Menetapkan kegiatan yang akan dilakukan untuk melaksanakan rencana dan kebijakan yang diambil. 4. Adanya tugas dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan yang akan dilakukan. ‘Tiang dasar pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang memungkinkan sinergi terjadi, Mengapa demikian dan berilah contoh untuk memperjelas pengertian tersebut. JAWAB: Kita tahu bahwa tujuan suatu organisasi adalah pencapaian tujuan bersama yang dikoordinir dan secara kooperatif dilakukan secara bersama-sama, di mana individu-individu tidak dapat mencapainya secara sendiri-sendiri. Olehkarena itu tiang dasar pengorganisasian yaitu pembagian kerja dari sekelompok orang yang bekerja secara bersama-sama, sehingga memungkinkan terjadinya sinergi. Mengapa pembagian kerja merupakan tiang dasar pengorganisasian untuk lebih jelasnya dapat diberikan contoh sebagai berikut: pembagian kerja dalam suatu team sepak bola, dimana ada kapten kesebelasan, ada penyerang tengah, ada kiri dan kanan luar, ada kiri dan kanan dalam ada penjaga gawang dan juga ada pelatih. Dengan adanya pembagian kerja ini maka tujuan suatu organisasi akan lebih efektif tercapai, bila tiap-tiap orang bekerja secara sendiri- sendiri. Dapat anda bayangkan bila ada seorang penyerang tengah yang hebat seperti Maradona misalnya, sedang pemain lainnya tidak ada apakah bisa memenangkan pertandingan ? Seberapa luas tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi dapat diperkirakan dengan cara membaca label-Jabel yang menunjukkan pekerjaan yang berbeda dan bagaimana tugas-tugas dikelompokkan ? JAWAB: Garis dalam struktur organisasi menunjukkan rantai perintah yang merupakan kunci koordinasi dalam suatu organisasi, sedang bagan suatu organisasi menunjukkan besamya organisasi dengan adanya rantai perintah dan bagan organisasi tapi tanpa keterangan yang menjelaskan hal tersebut maka akan menimbulkan gambaran yang tidak jelas bagi anggota dalam organisasi tersebut, mengapa demikian ? Sebab tanpa adanya keterangan yang, menjelaskan akan membingungkan bagi orang yang menduduki suatu jabatan dan anggotanya, kepada siapa dia harus mempertanggung-jawabkan tugasnya, kepada siapa dia harus memerintah dan tugas apa yang harus dilaksanakan, bila terjadi suatu masalah yang khusus maka dapat dengan mudah mencari tempat dimana orang tersebut berada yang harus menangani, juga dengan. adanya keterangan tersebut dapat dengan tepat mengetahui kelemahan- kelernahan organisasi, sedang hal yang paling penting adalah saluran komunikasi dimana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien tanpa hal tersebut. Pembagian tugas dalam organisasi haruslah diatur sedemikian rupa sehingga dapat menopang tercapainya tujuan bersama yang tergambar dalam struktur organisasi atau bagan organisasi. Apa manfaat utama dari bagan organisasi tersebut ? 129130 JAWAB: Dengan mengetahui bagan atau struktur organisasi, maka dapat mengetahui bagaimana organisasi tersebut terbentuk. Juga pimpinan dan bawahan dapat mengetahui tugas-tugas yang harus dilakukan, bila terjadi suatu masalah dalam organisasi tersebut maka dapat dengan cepat mengetahui bagian mana harus dihubungi. Sebutkan dan jelaskan asas-asas apa saja yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi ? JAWAB: Ada empat asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi, yaitu: 1. Asas koordinasi, dimana pembagian tugas dalam organisasi harus selalu ditunjukkan adanya saling hubungan (interelasi) antar bagian dalam rangka mencapi tujuan bersama. Sebab tujuan dari masing-masing bagian tidak boleh saling bertentangan dengan tujuan bersama, tapi harus menopang tujuan yang lebih tinggi tingkatannya. 2. Asas hirarki, dimana tujuan bersama yang cukup besar perlu adanya pem- bagian tugas yang Jebih terperinci berupa tugas tugas antara atau bagian yang lebih kecil yang menopang tugas yang lebih tinggi tingkatannya. 3. Asas batas kendali (span of control), dimana semakin banyak bawahan yang harus dikendalikan, diawasi dan dikoordinasikan, makin banyak yang tidak dapat dikendalikan, karena makin banyak yang berada diluar batas pengendali anya. 4. Asas kesatuan komando, yaitu adanya seorang atasan saja yang membawahi beberapa orang bawahan, diharapkan akan terhindar dari tumpang tindih tugas yang harus dilaksanakan. ‘Ada bermacam-macam dasar departementasi seperti berdasarkan pada fungsi, wilayah, produk, proses produksi dan lain sebagainya, Apakah dasar departementasi tersebut di, atas dalam prakteknya dapat diterapkan satu per satu atau dikombinasikan ?JAWAB: Dalam praktek senyatanya penyusunan departementasi dalam organisasi hampir selalu menggunakan kombinasi dari berbagai departementasi seperti tersebut di atas. Sebagai contoh, perusahaan pertamina menggunakan dasar departementasi fungsi dan wilayah, juga perusahaan es Sari Petodjo di Jawa Tengah menggunakan departementasi produk dan wilayah dan lain sebagainya. Dalam menyusun organisasi harus selalu memperhatikan rentang manajemen (span of control). Mengapa jumlah bawahan harus dibatasi ? JAWAB: Bahwa rentang manajemen menunjukkan jumlah bawahan langsung yang dapat diawasi secara efektif dan efisien oleh seorang pimpinan. Apabila jumlah bawahan tidak dibatasi jumlahnya tentunya akan menimbulkan kesulitan bagi organisasi itu sendiri, Kelemahan jumlah bawahan yang luas akan menimbulkan: a. Fungsi pengawasan sulit dilaksanakan, b. Kemajuan tiap bawahan sukar untuk diikuti. cc. Waktu kerja pimpinan akan habis karena mengurusi pekerjaan rutin me- ngawasi bawahan, sehingga tidak ada waktu untuk mengembangkan organisasi. d. Pimpinan sulit menyesuaikan diri dengan bawahan. . Bagaimana rentang manajemen yang optimal ? JAWAB: Graicunas mengatakan bahwa rentang manajemen yang baik berkisar antara 4 sampai 8 orang bawahan. Untuk midle management pengawasan yang paling baik berkisar antara 8 sampai 12 orang bawahan, sedangkan untuk penyelia sebanyak 20 sampai 40 orang bawahan, Tapi semuanya ini tergantung, pada kondisi dan kemampuan dari seorang pimpinan. Adapun rentang manajemen yang paling baik belum ada batasan yang pasti. 13112. Faktor-faktor apa saja yang harus diperhatikan oleh pimpinan sebelum mene- tapkan jumlah bawahan. JAWAB: Ada lima hal yang harus diperhatikan oleh seorang pimpinan untuk menetapkan jumlah bawahan, yaitu: a. Mudah sukarnya pekerjaan bawahan yang harus diawasi, semakin mudah bawahan semakin banyak bawahan yang harus diawasi, sedang semakin sulit pekerjaan semakin sedikit jumlah bawahan yang harus diawasi. b. _ Kestabilan proses produksi, bila proses produksinya stabil semakin banyak bawahan yang diawasi, sedangkan semakin tidak stabil proses produksi, seperti produk pesanan dan produk musiman semakin sedikit jumlah bawahan yang harus diawasi. c. Kemampuan bawahan yang diawasi, apabila bawahan memiliki kemampuan kerja yang baik, maka jumlah bawahan yang diawasi dapat lebih banyak, sedang bila bawahan tidak memiliki kemampuan kerja yang baik, maka jumlah bawahan yang diawasi dapat dikurangi. d. Pekerjaan utama atasan, jika pekerjaan utama pimpinan banyak jumlah bawahan yang diawasi sebaiknya sedikit, sebaliknya jika pekerjaan utama pimpinan sedikit jumlah bawahan yang diawasi boleh banyak. e. Biaya pengawasan, bila biaya pengawasan mahal lebih baik jumlah bawahan yang diawasi sedikit, sebaliknya jika biaya pengawasan murah jumlah bawahan yang diawasi boleh banyak. . Tentukan berapa jumlah bawahan yang harus diawasi bila pimpinan memiliki tiga orang bawahan, bagaimana pendapat anda. JAWAB: Jumlah bawahan yang harus diawasi oleh pimpinan sebanyak: Rumus R=n(2*!+(n-1)) R=3(2*'+@4) =3(274+2) = 3 (442) = 18Jumlah bubungan yang akan timbul sebanyak 18, sehingga dapat dibayangkan betapa rumit hubungan antara atasan dengan bawahan. Apakah dalam praktek jumlah hubungan menurut Graicunas ini benar-benar dapat terjadi ? JAWAB: Menurut pandangan umum hal ini tidak selalu, sebab bila melihat hasil dari pethitungan di atas tidak selalu sama dengan kenyataaan yang terjadi sebenamya, ini tergantung pada frekuensi dan intensitasnya. . Jelaskan perbedaan yang saudara tahu dari hubungan garis dengan hubungan staf ! JAWAB: Dalam hubungan garis lurus sifatnya tidak terbatas sampai beberapa fungsi, tetapi dalam hubungan staf sifatnya sangat terbatas tergantung pada satu fungsi saja dimana staf itu berada dan diperlukan, sebab tidak semua struktur organisasi tersebut memerlukan adanya staf, Sebutkan ciri-ciri khusus yang ada dalam struktur organisasi garis ! JAWAB: Dalam organisasi garis dimana satu orang bawahan hanya memiliki satu orang atasan, jadi dia menerima perintah dari satu orang saja dan mempertanggungjawabkan atas hasil pekerjaannya juga pada orang yang mendelegasikan. 133194 17 Sebutkan ciri-ciri khusus yang ada dalam struktur organisasi garis dan staf ! JAWAB: Cirinya hampir sama dalam organisasi garis hanya ada tambahan staf yang memberikan nasehat dan pertimbangan-pertimbangan kepada pimpinan, bila pimpinan menghadapi suatu masalah yang khusus dan tidak dapat memecahkan secara sendirian dan juga karena adanya keterbatasan waktu yang dimiliki oleh pimpinan. Sebutkan ciri-ciri khusus yang ada dalam struktur organisasi fungsional ! JAWAB: Disini bawahan dapat menerima perintah dari banyak atasan yang mempunyai hubungan secara fungsional, Dapat diambil contoh seorang montir motor dapat menerima perintah dari bagian mana saja yang memerlukan servis atas mobilnya, baik itu bagian pemasaran, bagian produksi, bagian pembelian dan lain sebagainya. Sebutkan ciri-ciri khusus yang ada dalam struktur organisasi matriks ! JAWAB: Dalam organisasi matriks terjadi adanya kontak koordinasi antara bagian yang ada dalam organisasi secara langsung. Dimana di sini menggunakan pendekatan struktural dan fungsional secara bersama-sama. |. Sebutkan ciri-ciri khusus yang ada dalam struktur organisasi proyek ! JAWAB: Apabila tujuan proyek sudah selesai, maka organisasi akan bubar dan bawahan akan kembali pada masing-masing bagiannya jadi organisasi ini sifatnya hanya sementara dalam menyelesaikan suatu proyek.