SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KARANG TARUNA

BAB I
UMUM
Pasal 1
Pengertian
Dalam

Peraturan

Organisasi

ini,

yang

dimaksud

dengan:

1.
Pedoman Dasar dan Pedoman Rumah Tangga Karang Taruna adalah hukum yang
tertinggi di mana semua hukum dan peraturan organisasi
lahir daripadanya, yang
bersifat mengikat bagi seluruh anggota dan kelengkapan organisasi, yang selanjutnya
disingkat
PD/PRT;
2. Peraturan Organisasi adalah suatu peraturan yang mengatur dan mengikat seluruh aparat
organisasi termasuk mekanisme kerjanya yang
belum diatur dalam PD/PRT dan
Keputusan
TKN
Karang
Taruna;
3. Kesekretariatan adalah segala sesuatu yang terkait dengan sekretariat (kantor) organisasi
atau kegiatan tertentu sebagai pusat penggeraknya
dengan sistem tersendiri;
4. Kesekretariatan Karang Taruna adalah segala sesuatu yang terkait dengan sekretariat
(kantor) organisasi Karang Taruna sebagai pusat
penggerak terpadu dengan
sistem
tersendiri;
5. Sistem Manajemen Kesekretariatan adalah tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan
administrasi dalam bidang kesekretariatan secara
keseluruhan dan terpadu;
6. Sistem Manajemen Kesekretariatan Karang Taruna adalah tatanan penyelenggaraan dan
pengelolaan administrasi organisasi Karang Taruna
dalam bidang kesekretariatan
secara
keseluruhan
dan
terpadu;
7.
Sistem Pelaporan Kegiatan adalah segala aturan yang mekanis mengatur tata cara
penyampaian laporan sebagai bagian dari manajemen
kesekretariatan untuk
mendukung
pengukuran-pengukuran
kinerja
organisasi;
8. Sistem Perencanaan adalah segala aturan yang mengatur tata cara pembuatan rencanarencana organisasi sebagai bagian dari manajemen
kesekretariatan untuk mendukung
perkiraan-perkiraan penyelenggaraan organisasi dan program-program kerjanya yang sesuai
dengan
kemampuan/sumber daya yang dimiliki organisasi;
9.
Sistem Manajemen Informasi adalah segala aturan yang mengatur tata cara
pengumpulan, pengolahan dan publikasi data dan informasi
sebagai bagian dari
manajemen kesekretariatan untuk mendukung proses perencanaan, sosialisasi, promosi
organisasi
dan
agenda
konsolidasi organisasi yang lebih solid.
Pasal 2
Maksud dan Tujuan
Peraturan Organisasi tentang Sistem Manajemen Informasi Karang Taruna disusun dengan
maksud dan tujuan untuk memberikan pedoman bagi pengurus Karang Taruna yang
bertanggung jawab disemua jajaran Karang Taruna, agar dalam menjalankan tugasnya dapat
dicapai dasar pengertian dan tata cara pelaksanaannya yang seragam sehingga koordinasi dan
sinkronisasi dibidang manajemen informasi Karang Taruna dapat terselenggara dengan baik.

Pasal 3
Ruang Lingkup
1.

Sesuai dengan maksud dan tujuannya, maka ruang lingkup PO ini meliputi:
a. Manajemen Data Karang Taruna;
b. Teknologi dan Media Informasi;
c. Unit Pelaksana Teknis;
2. Pengaturan yang menyangkut sistem manajemen informasi Karang Taruna sebagaimana
dimaksud pada ayat 1 pasal ini meliputi ketentuan tentang ruang lingkup (klasifikasi),
standardisasi, dan tata cara atau mekanisme kerja.
BAB II
MANAJEMEN DATA KARANG TARUNA
Pasal 4
Ruang Lingkup Manajemen Data Karang Taruna
1.

Manajemen Data Karang Taruna meliputi kegiatan-kegiatan:

a. Pengumpulan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pencarian dan
pengumpulan dari sumber-sumber data yang sesuai dengan
sasaran pendataan,
dengan kegiatan yang meliputi:
1) Perencanaan dan kategorisasi;
2) Pembuatan Angket atau Questionare;
3) Penyebaran Angket;
4) Pengumpulan Data (Data Colecting);
b. Pemasukan Data, yakni segala kegiatan yang menyangkut pemasukan data (data
entry) pada sistem/template yang telah disiapkan;
c. Pengolahan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pengolahan data dan
informasi untuk menjadi bahan yang digunakan bagi
kebutuhan organisasi;
d. Penggunaan Data, yakni segala kegiatan yang terkait dengan pemanfaatan data bagi
kepentingan pengembangan organisasi dan
program-programnya.
2. Mekanisme pengolahan data Karang Taruna diselenggarakan berdasarkan prinsip
bottom-up, yakni data berasal dari pengurus Karang
Taruna mulai dari tingkat
desa/ kelurahan atau komunitas sosial sederajat yang dikumpulkan secara berjenjang ke
tingkat kecamatan,
kabupaten/kota, provinsi, sampai nasional.
Pasal 5
Ruang Lingkup Data Karang Taruna
Pengolahan dan pengelolaan data yang dilakukan Karang Taruna meliputi data-data sebagai
berikut:
1. Data Keanggotaan yang meliputi: Anggota Pasif dan Anggota Aktif;
2. Data Organisasi dan kelembagaan yang meliputi: Kepengurusan dan Program Kerja;
3. Data Sosial yang meliputi: Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS), Permasalahan
Kesejahteraan Sosial, dan Penyandang Permasalahan
Kesejahteraan Sosial (PMKS)
dimasing-masing wilayah diberbagai tingkatan;
4. Data Ekonomi yang meliputi: Potensi Ekonomi dan Sumberdaya Alam serta
Permasalahan Ekonomi dimasing-masing wilayah di berbagai
tingkatan

BAB III
TEKNOLOGI DAN MEDIA INFORMASI

Pasal 6
Teknologi Informasi Karang Taruna
Dalam mengelola data dan informasi, Karang Taruna menggunakan teknologi sebagai
berikut:
1. Teknologi Konvensional, yang terdiri dari:
a. Korespondensi dalam kegiatan surat menyurat untuk kepentingan memberikan dan
menerima informasi dari kalangan internal maupun
eksternal Karang Taruna;
b. Komunikasi melalui pesawat telepon, fax, radiogram, telex, dan mobilephone
untuk memberikan dan menerima informasi;
2. Teknologi Komputerisasi, yang terdiri dari:
1.
Surat Elektronik atau e-mail, sebagai cara memberikan dan menerima informasi
melalui komputer;
2. Situs website organisasi, yang merupakan teknologi memperkenalkan dan
menginformasikan organisasi kepada kalangan sendiri, masyarakat, dan pihak lain;
Pasal 7
Media Informasi Karang Taruna
Dalam sistem manajemen informasi Karang Taruna, pengemasan informasi yang menjadi
konsumsi kalangan sendiri, pemerintah, dan masyarakat dapat dilakukan dalam media-media
sebagai berikut:
1. Media Cetak, yang dapat dibuat oleh pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan
dalam format majalah, tabloid, maupun koran;
2. Media Elektronik, yang dapat dilakukan oleh pengurus Karang Taruna diberbagai
tingkatan dalam bentuk:
a. Peliputan/reportase di radio dan televisi;
b. Realease diradio dan televisi;
c. In House TV;
d. Paket program di media elektronik tertentu.
3. Media Luar Ruang, yang dapat dilakukan oleh pengurus Karang Taruna diberbagai
tingkatan dalam bentuk:
a. Pemasangan spanduk, umbul-umbul, baliho, bilboard, dan sejenisnya;
b. Penyebaran pamflet, leaflet, brosur, dan sejenisnya
4. Buku, yang dapat dibuat oleh pengurus Karang Taruna di berbagai tingkatan dalam
bentuk:
a. Buku Profil Organisasi;
b. Buku-buku Peraturan Organisasi;
c. Buku Modul untuk Pelatihan Organisasi;
d. Buku-buku Biografi dan Sejarah yang terkait dengan Organisasi;
e. Buku-buku lain yang terkait dengan informasi tentang organisasi kepada kalangan
sendiri, pemerintah, dan masyarakat.
5. Fora pertemuan, adalah media informasi yang dapat diselenggarakan pengurus Karang
Taruna diberbagai tingkatan sesuai dengan ketentuan
dalam PD/PRT KT.

BAB IV
UNIT PELAKSANA TEKNIS
Pasal 8
1.
Sistem Manajemen Informasi Karang Taruna diselenggarakan oleh sebuah unit teknis
yang khusus dibentuk untuk itu yang disebut Pusat
Data dan Informasi Karang
Taruna (Pusdatin KT);
2. Pusdatin KT wajib dibentuk dikepengurusan Karang Taruna ditingkat kabupaten/kota
hingga tingkat nasional;
3. Untuk tingkat desa/kelurahan atau komunitas sosial sederajat dan tingkat kecamatan
pelaksana manajemen informasi adalah
sekretariat/kantor masingmasing pengurus Karang Taruna yang di ada dibawah koordinasi Sekretaris atau pejabat
sekretaris yang ditunjuk
untuk itu;
4. Pusdatin harus dikelola oleh personil yang memiliki kompetensi/pendidikan dibidang
teknologi informasi atau sekurang-kurangnya pernah
mengikuti pelatihan dibidang
teknologi informasi;
5. Mekanisme kerja Pusdatin pada prinsipnya mengikuti mekanisme kerja organisasi.
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 9
1. Segala sesuatu yang belum termuat dalam PO ini selanjutnya diatur dalam
kebijaksanaan tersendiri oleh pengurus Karang Taruna;
2. Jika terdapat kekeliruan dalam PO ini, maka akan diperbaiki seperlunya;
3. PO ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.