27

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Grand Inna Kuta

28

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Accounting Department - Grand Inna Kuta

29

Adapun pembagian tugas pada Accounting Department Grand Inna Kuta adalah
sebagai berikut:
1.

Financial Controller
Tugas dan tanggung jawab:
a. Mendirikan manajemen hotel yang fungsi akuntansinya efisien, mengelola
informasi yang berkaitan dengan laporan akuntansi keuangan, manajemen,
dan control yang sesuai dengan kebutuhan hotel dan peraturan pada PT
HIN.
b. Mengelola sumber daya manusia pada accounting department dan kondisi

kerja di accounting department.

c. Melakukan pengawasan atas kondisi keuangan Grand Inna Kuta
2. Accounting Office Manager
Tugas dan tanggung jawab:
a. Melakukan koordinasi pencatatan dan penyesuaian laporan penerimaan,
pengeluaran, penyusunan laporan manajemen maupun keuangan.
b. Melakukan pengawasan atas realisasi kondisi keuangan terhadap anggaran
keuangan Grand Inna Kuta.
c. Melakukan pengawasan terhadap bagian Account Payable, Income Audit,
Bookkeeper, General Cashier, dan Store Keeper.
3. Information Technology Manager dan Staff
Tugas dan tanggung jawab:
a. Mengawasi pemeliharaan sistem perangkat keras (hardware) dan perangkat
lunak (software).
b. Bertanggungjawab atas operasional dan pemeliharaan komputer dan
4.

software serta melindungi data yang disimpan.

Credit atau Account Receivable
Tugas dan tanggung jawab:
a. Menghimpun seluruh data pendukung, membuat, dan mengirimkan
invoice ke travel agent, instansi pemerintah, maupun perusahaan swasta
yang menggunakan fasilitas hotel.
b. Melakukan penagihan piutang usaha baik kepada travel agent, instansi

pemerintah, maupun perusahaan swasta yang menggunakan fasilitas hotel.

c. Melakukan penelusuran atas piutang yang telah dibayar.
d. Menerima pelunasan piutang.
e. Menganalisa daftar umur piutang setiap bulannya.
5. Cost Controller
Tugas dan tanggung jawab:

30

a. Memeriksa kebenaran laporan penerimaan barang dan bukti transaksi

yang ada.
b. Membuat daily dan monthly food and beverages cost untuk masingmasing outlet.
c. Melakukan stock opname pada material store, food store, serta beverages
store setiap akhir bulan.
d. Bertanggung jawab penuh terhadap pelaporan cost dan expenses makanan,
6.

minuman, dan material secara periodik.

Logistic
Tugas dan tanggung jawab:
a. Melakukan market survey setiap 15 hari.
b. Menerima setiap purchase request yang diterima.
c. Membuat purchase order.
d. Melakukan kegiatan pembelian barang.
e. Melakukan perbandingan harga dan membuat keputusan harga yang sesuai
dengan kebutuhan hotel dan kondisi pasar.
f. Bertanggung jawab terhadap penggunaan dana perusahaan yang berkaitan
dengan pembelian barang untuk keperluan sesuai dengan kualitas dan

7.

kuantitas yang diterima.

General Cashier
Tugas dan tanggung jawab:
a. Memeriksa semua cash remittance yang dikumpulkan oleh Restaurant
and Bar Cashier setiap harinya.
b. Membuat saldo perubahan kas setiap harinya.
c. Melakukan pembayaran tunai kepada vendor, komisi guide, maupun
travel agent yang meminta refund.
d. Menerima semua uang tunai, cek, maupun Bilyet Giro dari collector atas
penagihan piutang yang dilakukan.
e. Menyiapkan uang saku cuti, uang pengobatan (reimbursement), dan
sebagainya yang berkaitan dengan petty cash.
f. Membuat slip setoran maupun transfer bank.
g. Membuat jurnal petty cash, penerimaan, dan pengeluaran kas setiap

8.

harinya.
Restaurant and Bar Cashier
Tugas dan tanggung jawab:
a. Membuat bill sesuai dengan captains order yang diberikan oleh
waiter/waitress.
b. Membuat laporan penjualan setiap shift.

31

c. Menyiapkan cash remittance report sesuai dengan cash yang diterima.

d. Bertanggung jawab atas house bank setiap outlet.
9. Bookkeeper
Tugas dan tanggung jawab:
a. Membuat jurnal penggunaan biaya dari masing-masing department.
b. Membuat jurnal penyesuaian setiap akhir bulan.
c. Mempersiapkan laporan keuangan dan manajemen setiap bulan.
10. Account Payable
Tugas dan tanggung jawab:
a. Mempersiapkan dan memeriksa seluruh administrasi maupun data
pendukung untuk pembayaran utang hotel.
b. Mempersiapkan cek maupun giro yang akan dibayarkan kepada supplier.
c. Mempersiapkan seluruh administrasi dan membayarkan gaji karyawan,
serta pajak penghasilan, maupun pajak pertambahan nilai hotel setiap
bulannya.
d. Bertanggung jawab atas pembayaran utang usaha hotel.
11. Income Audit
Tugas dan tanggung jawab:
a. Melakukan pemeriksaan atas bill dan data pendukungnya yang diterima
dari night auditor.
b. Mempersiapkan perhitungan komisi penyisihan dan komisi guide.
c. Mempersiapkan daily sales report.
d. Membuat jurnal penyesuaian (rebate).
12. Store Keeper
Tugas dan tanggung jawab:
a. Memeriksa kebenaran penerimaan barang gudang yang diterima.
b. Membuat purchase request apabila barang di gudang berada pada reorder
point.
c. Menyiapkan barang yang diminta oleh setiap department sesuai dengan
store request yang diterima.
d. Melakukan kegiatan stock opname setiap akhir bulan.
Bertanggung jawab penuh atas penyimpanan barang di material, food, dan
4.1.

beverages store.
Departemen Account Receivable
Gambar 4.3

32

Credit
Manager
Invoicing

Collector

Payment

Sumber: Man Power Grand Inna Kuta, 2014

1.
Credit Manager
Credit Manager pada Grand Inna Kuta adalah Bapak I Nyoman
Gunawijaya, di mana tugas dan tanggung jawab beliau adalah:
a. Menetapkan dan memelihara prosedur penerimaan uang baik yang
berbentuk tunai maupun cek untuk mengendalikan aktifitas
pembayaran di Grand Inna Kuta
b. Mengesahkan dokumen penagihan sebelum dikirim ke instansi
yang bersangkutan
2.

c. Mem-follow-up pembayaran instansi yang tagihannya menunggak

Invoicing
Invoicing pada Grand Inna Kuta adalah Ni Nyoman Trisnayanthi, di
mana tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. Menghimpun seluruh data pendukung, membuat, dan mengirimkan
invoice ke travel agent, instansi pemerintah, maupun perusahaan
swasta yang menggunakan fasilitas hotel
b. Mem-fotocopy semua voucher atau guarantee letter untuk
kemudian di-file untuk dokumentasi AR
c. Bertanggung jawab atas semua invoice yang telah dibuat
d. Memberikan semua invoice kepada collector untuk kemudian

3.

ditagihkan kepada travel agent aau instansi yang bersangkutan

Collector
Collector pada Grand Inna Kuta adalah Ida Bagus Putra Adnyana, di
mana tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. Mengumpulkan semua pembayaran oleh travel maupun instansi
b. Mem-pull up semua travel agent atau instansi yang belum
melakukan pembayaran

33

c. Menyetor uang atau cek yang telah didapat dari travel agent atau

4.

instansi kepada general cashier

d. Memberikan kwitansi pembayaran kepada bagian payment
Payment
Bagian payment pada Grand Inna Kuta adalah Ibu Nengah
Sukarniasih, di mana tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. Menerima pembayaran travel agent atau instansi yang membayar
cash ke hotel
b. Mengatur kwitansi yang diberikan oleh collector untuk menandai
travel agent atau instansi yang telah membayar
c. Membuat memo rebate sesuai dengan konfirmasi travel agent
d. Menelusuri penerimaan piutang usaha sesuai dengan rekening

4.2.

Koran
e. Membuat rincian deposit
Tugas dan Tanggung Jawab Trainee
Adapun tugas dan tanggung jawab trainee pada departemen Account
Receivable Grand Inna Kuta adalah:
1.
Mempelajari alur atau sistem dari Account Receivable
Pada awalnya trainee mempelajari bagaimana alur di AR, lalu
mempelajari sistem komputernya. Trainee mempelajari bagaimana bill
dari income audit diolah menjadi invoice, dibawa oleh collector, dan
di-paid
Gambar 4.4 Alur Pekerjaan Account Receivable

Menerim
a bill dari
Income
Audit

Membuat
invoice
oleh
Invoicing

Invoice
ditanda
tangani
oleh
Credit
Manager

Split
invoice
untuk
diarsip
dan
dikirim

Pengirim
an
invoice
melalui
collector
maupun
pos

Paid
tagihan
yang
telah
dibayar

Sumber: Grand Inna Kuta, 2014

Setelah income audit memeriksa bill yang dicek oleh night
audit, bill tersebut dibawa ke AR. Bill-bill tersebut kemudian di sortir
lagi. Bill yang sudah terbayar oleh bank atau ATM transfer akan
langsung di-paid oleh bagian payment, kemudian bill yang merupakan
city ledger akan dibuatkan invoice. Setelah itu, invoice yang telah jadi

34

akan ditandatangani oleh Credit Manager. Invoice-invoice tersebut

kemudian di-copy, lalu disortir mana yang akan dikirim, dan mana
yang akan diarsip. Invoice lokal akan dikirim oleh Collector,
sedangkan yang keluar Bali akan dikirim melalui pos. setelah invoice
tersebut terbayar, bukti pembayaran serta invoice yang telah terbayar
langsung dibawa ke bagian Payment untuk kemudian di-paid. Setelah
itu, semua invoice yang telah dibayar akan dijurnal oleh bagian
Payment
2.

Membuat invoice
Invoice dibuat setiap hari berdasarkan bill yang telah dicek
oleh night audit serta income audit. Ada tiga invoice yang dibuat, yaitu
invoice regular, invoice kecil, dan invoice panjang. Invoice regular
adalah invoice yang biasa dibuat menggunakan sitem Power Pro.
Invoice ini adalah invoice biasa yang akan dikirim baik melalui pos,
maupun langsung diberi kepada travel agent. Lalu invoice kecil, yaitu
invoice yang lebih rinci. Biasanya diminta oleh instansi agar dapat
mengetahui berapa jumlah yang dihabiskan oleh setiap tamunya. Lalu
invoice panjang biasanya untuk perusahaan yang memiliki kerja sama
dengan Grand Inna Kuta. Biasanya untuk tagihan listrik, air, maupun

3.

sewa ruangan
Menerima telepon
Menerima telpon baik dari departemen lain maupun dari travel
agent ataupun instansi. Lalu mencatat jika da pesan penting bagi

4.

manager maupun staff lain

Mem-pull up agent yang belum melakukan pembayaran
Karena saat ini aging perusahaan sedang tidak bagus, maka
semua staff harus ikut menelpon travel agent maupun instansi yang
belum melunasi pembayaran. Instansi yang paling lama melakukan
pembayaran adalah dari pemerintah karena harus menunggu LS dan

5.

SPPD
Menerima pembayaran jika ada travel agent atau instansi yang
membayar cash ke hotel

35

Kadang ada travel agent maupun perusahaan yang datang

langsung ke Grand Inna Kuta untuk membayar tagihannya. Misalnya
perusahaan yang memiliki kerja sama seperti penyewaan ruangan,
menumpang listrik maupun air. Saat ada yang langsung membayar
tetapi tidak ada senior yang menerima pembayaran, maka trainee yang
6.

akan menerima pembayaran tersebut

Menyetor hasil pembayaran kepada General Cashier
Setelah collector menagih pembayaran,

maka

hasil

pembayaran tersebut harus disetor kepada General Cashier untuk

kemudian dimasukkan ke rekening hotel. Semua hasil pembayaran
akan dicatat ke dalam buku bukti pembayaran. Di dalam buku tersebut
akan ditulis travel agent mana yang membayar serta metode
pembayaran dan nominalnya, lalu skan ditandatangani oleh petugas
7.

General Cashier
Split invoice untuk dikirim dan arsip
Invoice yang telah dibuat harus di-fotocopy dan dipisahkan
untuk dikirim dan dijadikan arsip perusahaan. Hal ini penting agar saat

4.3.

sewaktu-waktu dibutuhkan, masih ada salinannya

Hambatan Trainee
1.
Sistem Hotel
Pada saat ini Grand Inna Kuta sedang dalam proses pergantian
sistem dari MYOH menjadi Power Pro. Jadi semua pekerjaan tidak
bisa diselesaikan dengan baik karena masih belum terbiasa dengan
system yang baru ini. Apa lagi beberapa staff juga menganggap system
yang baru lebih merepotkan jika dibandingkan dengan sistem yang
2.

lama
Sumber Daya Manusia
Karena pergantian system hotel, maka staff AR tidak dapat
sepenuhnya mengajari trainee. Trainee harus bias belajar dengan cara
melihat apa yang dilakukan oleh senior, dan lebih sedikit bertanya. Itu
semua beralasan karena staff harus belajar system dan belum bisa
mengajari trainee. Jadi mau tidak mau trainee harus bisa mencontoh
apa yang dilakukan oleh senior hanya dengan cara melihatnya. Selain

36

itu, dua staff AR telah resign, sehingga pekerjaannya semakin banyak.

Lalu terkadang trainee juga harus jaga kantor sendirian jika staff
tidak ada yang masuk. Ini membuat trainee kesulitan untuk
3.

menyelesaikan permasalahan
Equipment
Komputer yang tersedia di AR seluruhnya ada empat perangkat
termasuk dengan milik Credit Manager. Tetapi ada satu komputer
yang terkadang tidak dapat digunakan sehingga menghambat
pekerjaan staff. Selain itu, computer milik bagian payment juga pernah
mengeluarkan letusan kecil yang membuat staff merasa takut untuk
bekerja. Selain itu, telepon yang dimilki AR seluruhnya ada tiga
perangkat, tetapi ketiganya tersambung, sehingga saat dua staff ingin
menggunakan telepon, salah satu harus mengalah dan menunggu
telepon selesai atau jika mendesak, staff harus meminjam telepon di
section lain