Manual Word 2010 Dar

Contenido
Mi primer documento............................................................................................................... 1
Arrancar Word 2010........................................................................................................................ 1
El primer texto................................................................................................................................. 3
Conceptos iniciales .......................................................................................................................... 5
El ratn ........................................................................................................................................ 5
El teclado ..................................................................................................................................... 6
Otras formas de arrancar Word ...................................................................................................... 7
Crear acceso directo en Escritorio............................................................................................... 8
Desde la barra de tareas de Windows ........................................................................................ 9
Anclar al men Inicio o la barra de tareas................................................................................... 9
Inicio automtico al encender el ordenador ............................................................................. 10
Compaginar dos ventanas ............................................................................................................. 10
Alternar ventanas ...................................................................................................................... 10
Organizar ventanas ................................................................................................................... 11
Guardar un documento ................................................................................................................. 13
Cerrar documento ......................................................................................................................... 14
Abrir un documento ...................................................................................................................... 14
Cerrar Word .................................................................................................................................. 16
El entorno de Word 2010 ........................................................................................................ 16

Elementos de la pantalla ............................................................................................................... 16
Personalizar barra de acceso rpido ............................................................................................. 18
Agregar y quitar botones .......................................................................................................... 20
Las barras de Word ....................................................................................................................... 21
Las barras .................................................................................................................................. 21
La cinta de opciones ...................................................................................................................... 22
La ficha Archivo ............................................................................................................................. 24
Personalizar Cinta de opciones ..................................................................................................... 25
Aadir comandos a fichas existentes ........................................................................................ 27
Importar y exportar el entorno personalizado ............................................................................. 28

Ayuda de Word ............................................................................................................................. 29
Edicin bsica ......................................................................................................................... 31

Introduccin de datos ................................................................................................................... 31
Insertar smbolos ........................................................................................................................... 34
Insertar ecuaciones ....................................................................................................................... 35
Desplazarse por un documento .................................................................................................... 36
Desplazamiento con la rueda de ratn ......................................................................................... 41
Seleccionar .................................................................................................................................... 42
Eliminar ......................................................................................................................................... 44
Deshacer y rehacer........................................................................................................................ 45
Copiar, cortar y pegar.................................................................................................................... 46
El Portapapeles.............................................................................................................................. 48
Cmo se usa?........................................................................................................................... 48
Aadir elementos al portapapeles ............................................................................................ 50
Pegar.......................................................................................................................................... 50
Vaciarlo ...................................................................................................................................... 50
Estructura .................................................................................................................................. 50
Diferencias entre el portapapeles de Office y el de Windows. ................................................. 51
Ms cosas .................................................................................................................................. 51
Opciones de pegado ...................................................................................................................... 52
Buscar ............................................................................................................................................ 53
Buscar y reemplazar ...................................................................................................................... 55
Opciones de bsqueda .................................................................................................................. 55
Buscar desde el panel de Navegacin ....................................................................................... 55
Buscar desde el cuadro Buscar y reemplazar ............................................................................ 57
Las vistas........................................................................................................................................ 58
Ver varios documentos a la vez..................................................................................................... 61
Dividir la pantalla........................................................................................................................... 62
Guardar y abrir documentos ................................................................................................... 63
Guardar y Guardar como............................................................................................................... 63

Cambiar carpeta predeterminada al guardar ............................................................................... 68
Estructura de archivos................................................................................................................... 71
Unidades, archivos y carpetas ................................................................................................... 71
Estructura de archivos............................................................................................................... 74
Abrir............................................................................................................................................... 75
Eliminar y recuperar archivos........................................................................................................ 77
Ortografa y gramtica ............................................................................................................ 78

Revisar mientras se escribe ........................................................................................................... 79
Desactivar revisin automtica ..................................................................................................... 81
Forzar la revisin ........................................................................................................................... 83
Opciones de ortografa.................................................................................................................. 86
Ejemplos de errores ortogrficos .............................................................................................. 88
Gestionar diccionarios personalizados...................................................................................... 89
Ejemplos de errores gramaticales ............................................................................................. 91
Autocorreccin .............................................................................................................................. 94
Ms funciones de revisin............................................................................................................. 97
Libros y sitios de referencia........................................................................................................... 97
Sitios de referencia disponibles ................................................................................................ 98
Diccionario de sinnimos .......................................................................................................... 99
Atajo de teclado ........................................................................................................................ 99
Men contextual ..................................................................................................................... 100
Opciones de configuracin ...................................................................................................... 100
Formato del documento ....................................................................................................... 101

Los temas .................................................................................................................................... 102
Crear un tema personalizado ...................................................................................................... 104
La portada ................................................................................................................................... 107
Cambiar el fondo de pgina ........................................................................................................ 109
Marca de agua personalizada ..................................................................................................... 113
Marca de agua de imagen ....................................................................................................... 114
Marca de agua de texto .......................................................................................................... 115

Degradados, texturas y tramas ................................................................................................... 117
Degradado ............................................................................................................................... 120
Textura .................................................................................................................................... 121
Trama ...................................................................................................................................... 122
La fuente...................................................................................................................................... 122
Cambio maysculas/minsculas ................................................................................................. 125
Cuadro Fuente y caractersticas OpenType ................................................................................ 126
Fuente ..................................................................................................................................... 128
Color y efectos de texto .......................................................................................................... 128
Ventana de colores ..................................................................................................................... 130
Efecto de texto personalizado..................................................................................................... 132
Relleno y contorno de texto .................................................................................................... 134
Sombra, Reflejo e Iluminaciones ............................................................................................. 136
Formato 3D.............................................................................................................................. 137
WordArt....................................................................................................................................... 138
Formato prrafo .......................................................................................................................... 140
Hacer clic y escribir (Escribir al vuelo) ......................................................................................... 141
Cmo se usa?......................................................................................................................... 141
Formato del prrafo .................................................................................................................... 142
Sangra y espacio ..................................................................................................................... 142
Guin y espacio de no separacin............................................................................................... 145
Listas con vietas y numeradas ................................................................................................... 146
Tabulaciones ............................................................................................................................... 150
Copiar formato ............................................................................................................................ 152
Tabulaciones ............................................................................................................................... 153
Diseo de pgina .................................................................................................................. 154

Configurar pgina ........................................................................................................................ 154
Encabezados y pies de pgina ..................................................................................................... 159
Bloques de creacin: El Autotexto .............................................................................................. 162
Crear autotexto ....................................................................................................................... 162
Organizador de bloques de creacin ...................................................................................... 164

Practcalo ................................................................................................................................. 165
Fecha del sistema ........................................................................................................................ 165
Nmeros de pgina ..................................................................................................................... 166
Saltos de seccin ......................................................................................................................... 169
Tablas .................................................................................................................................. 170

Crear tablas ................................................................................................................................. 171
Anidar tablas ............................................................................................................................... 173
Aplicar un estilo de tabla............................................................................................................. 173
Ajustar la tabla ............................................................................................................................ 174
Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas .......................................................................... 176
Modificar tabla desde la cinta ..................................................................................................... 178
Combinar y dividir ....................................................................................................................... 180
Alineacin y direccin del texto .................................................................................................. 180
Tamao de las celdas .................................................................................................................. 181
Convertir texto en tabla y viceversa............................................................................................ 182
Convertir texto en tabla .......................................................................................................... 182
Convertir una tabla en texto ................................................................................................... 184
Margen y espacio entre celdas ................................................................................................... 185
Tratamiento de datos .................................................................................................................. 186
Imgenes y grficos .............................................................................................................. 189

Introduccin ................................................................................................................................ 189
Tipos de archivos ......................................................................................................................... 190
Insertar imgenes prediseadas ................................................................................................. 190
La galera multimedia .................................................................................................................. 192
Las colecciones ........................................................................................................................ 193
Organizar clips ......................................................................................................................... 194
Utilizar la galera desde los programas Office ......................................................................... 195
Descargar imgenes prediseadas .............................................................................................. 195
Insertar imgenes desde archivo ................................................................................................ 198
Insertar captura de pantalla ........................................................................................................ 200

Manipular imgenes.................................................................................................................... 201
Insertar formas y dibujar ............................................................................................................. 204
Manipular formas ........................................................................................................................ 206
Insertar grficos de Excel ............................................................................................................ 208
Organigramas y diagramas .................................................................................................... 209

Introduccin ................................................................................................................................ 209
Crear un organigrama ................................................................................................................. 210
Modificar el diseo...................................................................................................................... 212
Modificar el aspecto del diagrama .............................................................................................. 216
Tamao y organizacin ............................................................................................................... 222
Plantillas .............................................................................................................................. 224

Introduccin ................................................................................................................................ 224
Elementos que se guardan en una plantilla ................................................................................ 224
La plantilla por defecto ............................................................................................................... 224
Utilizacin de las plantillas de Word ........................................................................................... 226
Trabajar con el documento creado ............................................................................................. 228
Modificar plantillas...................................................................................................................... 229
Crear plantillas a partir de documentos Word............................................................................ 232
Compartir documentos ......................................................................................................... 233

Introduccin ................................................................................................................................ 233
La pestaa Revisar ....................................................................................................................... 235
Herramienta de resaltado ........................................................................................................... 236
Comentarios ................................................................................................................................ 237
Modificar el autor de los comentarios ........................................................................................ 241
Control de cambios ..................................................................................................................... 242
Personalizar el control de cambios ............................................................................................. 248
Comparar cambios sobre un documento.................................................................................... 251
Formularios ................................................................................................................................. 253
Propiedades comunes de los controles ...................................................................................... 255

Controles de contenido ............................................................................................................... 256
Proteger formularios ................................................................................................................... 258
Word e internet .................................................................................................................... 259

Introduccin ................................................................................................................................ 259
Enviar documentos por fax o correo-e ...................................................................................... 260
Preparar un documento para compartir ..................................................................................... 262
Guardar en la Web: SkyDrive ...................................................................................................... 265
Credenciales Windows Live ID .................................................................................................... 268
Office 2010 online ....................................................................................................................... 271
Guardar en SharePoint y publicar ............................................................................................... 274
Mi primer documento
Aqu aprenderemos a crear y guardar nuestro primer documento, te dars cuenta de lo fcil que
es Word 2010 y esperamos que te animes a seguir el resto del curso.
Arrancar Word 2010
Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2010 es, obviamente, arrancar el programa.
Podemos hacerlo de varias formas:
Desde el men Inicio.
Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de
la pantalla y desde l se pueden arrancar prcticamente todos los programas que estn instalados
en el ordenador.
Word 2010 Informtica- FCE- UNJU
Pgina 1
Al hacer clic sobre el botn Inicio
se despliega un men parecido al que ves en la imagen. El
aspecto puede cambiar dependiendo de tu versin de Windows.

Pero sea como sea tu men, vers la opcin Todos los programas que al desplegarse mostrar una
lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Frecuentemente los programas se
organizan en carpetas. La carpeta llamada Microsoft Office contendr la opcin que buscamos:
Microsoft Office Word 2010.
Desde un acceso directo en el escritorio:

Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2010, haz doble clic sobre l para iniciar el
programa.
Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno, localiza el programa Word en el men
Inicio como acabas de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic con el botn derecho del ratn sobre l.
Se desplegar el men contextual. Sita el cursor sobre la opcin Enviar a y selecciona Escritorio
(como acceso directo).
Tambin es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro,
memoria externa o incluso de internet, el programa arranca automticamente para permitirte
visualizarlo.
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El primer texto
Al arrancar Word 2010 aparece una pantalla inicial como sta.
En la parte superior encontramos, en color celeste, la barra del ttulo. En ella aparece el nombre
del documento sobre el que estamos trabajando.
Cuando arrancamos Word 2010 sin abrir ningn documento, por defecto nos abre un documento
en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le
cambiaremos el nombre.
Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo corregir los
pequeos errores y cmo desplazarte por el documento.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin ms. Observars que los saltos de lnea se realizan
automticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de lnea de forma
explcita, debers utilizar la tecla INTRO (tambin se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de
una tecla grande situada en la zona derecha del teclado alfabtico. Su dibujo representativo suele
ser una flecha con la forma que indica que baja la lnea y se sita al principio de la siguiente (a la
izquierda).
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Una pequea barra vertical parpadeante
es la que marca tu posicin en el texto. Se llama punto
de insercin, porque all donde est situada es donde se introducir el texto que teclees.
Observars que va avanzando segn vas escribiendo.
No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn.
- El cursor tiene esta forma
- esta otra
cuando est dentro del rea de texto,
cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras formas que iremos
viendo ms adelante.
Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de
direccin del teclado, mueves el punto de insercin.
Al escribir es habitual cometer errores, pero la redaccin de textos en ordenador tiene la

ventaja de facilitar su correccin. Para borrar texto disponemos de la tecla RETROCESO. Esta tecla
suele encontrarse justo encima de INTRO y normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la
izquierda.
- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla RETROCESO una vez
para que retroceda una posicin borrando la ltima letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada,
seguir borrando letra tras letra hasta que la sueltes, as que utilzala con cierto cuidado para
controlar su efecto.
- Es posible que no te des cuenta del error hasta despus de haber escrito unas cuantas letras ms.
En ese caso no sera factible que borraras toda la frase por un error que est al principio de la
misma. Lo normal es que desplaces el punto de insercin hasta el error y una vez te hayas situado,
utilices el RETROCESO.
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El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con las flechas del
teclado. Normalmente se encuentran en la zona inferior del teclado, cerca de la tecla INTRO.
- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de l, lo mejor es hacer clic
tras la letra que queremos borrar.
Es importante que lo hagas de esta forma por cuestin de tiempo. Dejar el teclado para coger el
ratn y hacer clic supone una prdida de tiempo, por lo que slo utilizaremos el ratn en los casos
en que el desplazamiento con teclado nos vaya a costar ms.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto
de insercin.
Conceptos iniciales
El ratn
El ratn permite realizar acciones sobre elementos de la pantalla, basta con colocar el puntero del
ratn sobre un elemento y pulsar un botn.
Normalmente se utilizan dos botones del ratn, el principal y el secundario que corresponden con
el botn izquierdo y derecho respectivamente. Si eres zurdo puedes cambiar esta configuracin en
las opciones de configuracin del ratn (mouse) que encontrars en el Panel de Control y activar la
casilla "Zurdo" o "Intercambiar botones primario y secundario". Con el botn principal se realizan
las operaciones ms usuales como hacer clic, doble clic y arrastrar. Mientras que con el botn
secundario normalmente aparece el men contextual.
Operaciones:
- Clic, es la operacin ms usual consiste en pulsar una vez el botn principal.
- Doble clic, consiste en pulsar dos veces el botn principal. Las dos pulsaciones han de ser
bastante rpidas. Se puede configurar el tiempo entre las dos pulsaciones para ajustarla a tu
gusto, tambin desde la configuracin del ratn . Prubalo haciendo doble clic sobre una letra y
vers como se selecciona toda la palabra.
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- Arrastrar y soltar, consiste en pulsar con el botn principal sobre una palabra o icono y, sin soltar
el botn, mover el ratn a otro lugar, y entonces soltar el botn. Vers como la palabra o el icono
ha sido arrastrado a ese lugar.
Puedes probar seleccionando una palabra con doble clic, y luego arrastrarla a otra lnea. En Word
tambin se usa arrastrar y soltar para seleccionar una parte del texto. Coloca el puntero delante
de la primera letra que quieres seleccionar y arrastra hasta la ltima letra que quieras seleccionar,
aunque sea en otra lnea, arrastra y suelta.
- Clic en el botn secundario. Normalmente aparece un men contextual con las opciones ms
utilizadas segn en la situacin en que nos encontremos en cada momento. Por ejemplo, si
tenemos seleccionada una tabla, aparecern las opciones ms usadas en el manejo de las tablas.
- Ratn con rueda. Estos ratones permiten desplazarse por un documento o pgina web moviendo
la rueda. Tambin permiten, al pulsar sobre la rueda entrar en un modo especial que hace que nos
desplacemos por las pginas del documento solo moviendo el ratn.
Punteros del ratn:
- Normal. El aspecto normal del puntero del ratn es una flecha
, pero puede tomar estas otras
formas:
- Ocupado. Tiene la forma de un reloj de arena. El ordenador esta procesando y no permite hacer
ninguna otra operacin hasta que no acabe la actual.
- Texto. Cuando estamos en un lugar en el que es posible escribir texto toma esta forma.
- Punto de insercin. Tiene esta forma
. No confundir con el puntero del ratn. El punto de
insercin es el lugar donde se insertar la prxima letra que escribamos. El punto de insercin se
va desplazando solo segn vamos introduciendo texto, pero tambin se puede desplazar con las
teclas de las flechas del teclado, y tambin al hacer clic con el ratn se coloca en la posicin donde
est el puntero.
El teclado
El teclado, bsicamente, permite introducir texto. Pero tambin realizar algunas cosas ms.
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Teclas de Funcin: Estas teclas, F1, F2, ..., F12 permiten realizar funciones especficas en cada
programa. Como, por ejemplo, solicitar ayuda pulsando la tecla de funcin F1.
Teclas de movimiento del cursor: Estas cuatro teclas (arriba, abajo, izquierda, derecha) permiten
desplazarse por el documento.
Teclas especiales: La tecla Alt Gr sirve para introducir el tercer carcter de una tecla, por
ejemplo, la @ que hay en la tecla del nmero 2. (En la imagen la tecla Alt de la derecha es la
equivalente a Alt Gr).
Algunos teclados tienen la tecla WINDOWS que permite abrir el men Inicio, y la tecla APLICACIN
que abre el men contextual, igual que el botn secundario del ratn.
Combinar teclas: Para realizar algunas funciones hay que pulsar dos o ms teclas a la vez, por
ejemplo, se puede salvar el documento pulsando Ctrl+G, es decir, pulsar la tecla CTRL y, sin
soltarla, pulsar la tecla "G".
Otras formas de arrancar Word

A continuacin vamos a ver ms formas de arrancar Word2010. Seguro que, de entre todas ellas,
hay alguna que se adapta mejor a tu forma de trabajar o que te resulta ms cmoda.
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Crear acceso directo en Escritorio

Para crear un icono en el escritorio desde el que podamos arrancar Word hay que situarse como
se ve en la imagen.
Para ello hacer clic sobre el botn
Inicio
se
despliega
un
men como el de la parte

izquierda de la imagen inferior, y
al colocar el cursor sobre Todos
los programas, aparece otra lista
con los programas que hay
instalados en tu ordenador como
vemos en la parte derecha
imagen inferior, buscar Microsoft
Office Word 2010 y hacer clic
sobre l con el botn secundario
del ratn y seleccionar la opcin
Enviar a, y en la ventana que se
abrir elegir Escritorio (crear
acceso directo).
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Esto har que aparezca un icono
que nos permite arrancar Word desde el
escritorio.
Este acceso directo funciona como una llamada al programa en su lugar de origen. Puedes
cambiarlo de lugar para disponer de l all donde te parezca, no tiene por qu estar
necesariamente en el escriorio, como veremos a continuacin.
Desde la barra de tareas de Windows
Si queremos que aparezca un icono para arrancar Word desde la barra de tareas, basta con repetir
los pasos anteriores hasta que aparezca el nuevo acceso directo en el escritorio con el nombre
Microsoft Word(2) (o bien mover el acceso ya existente) y entonces arrastrar el icono hasta la
barra de tareas.
En versiones ms actuales de Windows esto no es posible, porque se ha eliminado la barra de
acceso rpido para dar lugar al sistema de anclajes que veremos a continuacin.
Anclar al men Inicio o la barra de tareas
Para que aparezca un icono de Word en el men que se muestra nada ms pulsar Inicio, sin
necesidad de buscarlo en Todos los programas, debemos buscar en el men la opcin Microsoft
Office Word 2010 como siempre y hacer clic sobre l con el botn derecho del ratn y seleccionar
la opcin Anclar al men inicio.
Tambin puedes elegir desde el men contextual la opcin Anclar a la barra de tareas, si quieres
que el programa contenga un acceso rpido en la barra de tareas.
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Inicio automtico al encender el ordenador

Si queremos Word se inicie al encender el ordenador, deberemos situar su acceso directo en la
carpeta de inicio.
Para abrir la carpeta inicio:
1. Abre el men inicio, todos los programas y localiza la carpeta inicio.
2. Haz clic con el botn derecho sobre ella y elige Explorar en el men contextual.
Una vez se abra la ventana con el contenido de la carpeta inicio, arrastra hasta su interior el
acceso directo de Word que previamente hayas creado en tu escritorio.
Compaginar dos ventanas

Trabajar con dos ventanas a la vez te permite utilizar Word 2010 para ir probando las cosas que
acabas de leer en el curso. Existen dos formas formas bsicas para trabajar con varias ventanas: ir
alternndolas u organizarlas de forma que se coloquen una junto a la otra.
Alternar ventanas
Presionando las teclas ALT+TABULADOR (la tecla tabulador esta a la izquierda, encima de la
tecla para bloquear las maysculas). Si mantienes estas teclas pulsadas vers un listado de los
programas abiertos. Simplemente debers mantener ALT pulsado y hacer una pulsacin sobre la
tecla TABULADOR para ir recorrindo las ventanas de la lista. Cuando est marcada la que quieres
utilizar, suelta las teclas.
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Haciendo clic en el botn que corresponde al programa, en la barra de tareas que hay en la
parte inferior de la pantalla.
Organizar ventanas
En algunas ocasiones puede ser interesante tener las dos ventanas a la vez en la misma pantalla.
Sobretodo si tu monitor es grande (17" o ms) puedes seguir el mtodo que se explica a
continuacin para conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con
Word.
1. Abrir las dos sesiones, la del curso y la de Word.
2. Colocar el cursor en la barra de tareas de Windows (en la parte inferior de la pantalla) y
pulsar con el botn secundario del ratn, entonces aparecer el men contextual.
Como siempre, el aspecto depender de tu versin de Windows.

3. Elegir la opcin Mosaico Vertical o Mosaico Horizontal, y aparecer la pantalla dividida en
dos partes, una con el curso y otra con Word.
Para versiones superiores como Windows 7, las opciones sern Mostrar ventanas apiladas
o Mostrar ventanas en paralelo.
Pgina 11
En las imgenes puedes apreciar el resultado. Elige la forma de organizacin que ms cmoda te
resulte. Nuestro consejo es que, para trabajar ms cmodamente en Word utilices la organizacin
horizontal o apilada, que permite visualizar mejor las herramientas de la cinta de opciones. Si
tienes una pantalla grande panormica seguramente te convendr ms la organizacin vertical o
paralela.
Ten en cuenta que la ventana se dividir en tantas partes como ventanas haya abiertas y no
minimizadas, de modo que te recomendamos que minimices todas las ventanas si ests utilizando
ms programas adems de Word y este curso, para luego restaurar estas dos y que sean stas las
que se organicen.
Aunque veas ambas ventanas al mismo nivel, recuerda que slo habr una ventana activa. Fjate
en la barra de ttulo para identificarla, ya que las acciones que realices se efectuarn sobre sta. Si
quieres que la ventana activa sea la otra, simplemente haz clic sobre cualquier parte de ella.
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Guardar un documento
Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se
perdera y no lo podras recuperar. Con el comando Guardar quedar grabado en el disco duro del
ordenador (o en un dispositivo externo, como una memoria usb) de forma permanente.
Haz clic en el icono Guardar
de la zona superior izquierda o pulsa las teclas CTRL+G y aparecer
una ventana similar a esta.
Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de
documento que ests guardando y la carpeta que contendr tu documento.
- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone Notas escolares.
- El tipo del documento para los documentos Word ser Documento de Word, que ya viene escrito
por defecto.
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- Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. Por defecto normalmente
se guardarn en la carpeta Mis documentos. Pero siempre podrs elegir otra carpeta o incluso,
como comentbamos, guardarlo en un disco extrable.
Una vez hayas definido los tres aspectos, debers hacer clic en el botn Guardar. La barra de ttulo
indicar el nombre que le hayas dado en lugar de Documento1.
Cerrar documento
Despus de guardar un documento, Este contina en nuestra pantalla y podemos seguir

trabajando con l. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo.
Para cerrar un documento hacer clic en la pestaa
, y luego hacer clic en Cerrar. Si hemos
hecho alguna modificacin en el documento desde la ltima vez que lo guardamos, nos
preguntar si queremos guardar los cambios; contestar que S. Al cerrar el documento veremos
cmo Este desaparece de la pantalla y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue
abierto, permitindonos crear un nuevo documento o abrir uno existente.
Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicacin Word, lo veremos ms adelante.
Abrir un documento
Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Para ello hacer clic en la
pestaa
y seleccionar la opcin Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A. Aparecer una
ventana similar a la que vemos aqu.
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Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana lo hemos de seleccionar haciendo
clic sobre l (quedar marcado de color azul) y luego pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms
rpida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre l. Inmediatamente el documento
aparecer en nuestra pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos que estn en la misma carpeta que nuestro archivo
Notas escolares. Pero tambin podra haber subcarpetas que nos ayuden a organizarlos. Las
carpetas tienen el siguiente icono
y hemos de hacer doble clic en ellas para abrirlas y ver los
documentos (o subcarpetas) que contienen.

Otra forma de abrir archivos es mediante el listado de los ltimos documentos utilizados, que
encontraremos en Archivo > Reciente.
Si no tenemos Word abierto y tenemos el archivo a mano en Windows y hacer doble clic sobre
l ser suficiente para iniciar el programa y mostrarlo.
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Cerrar Word
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello, escogeremos la opcin
en el men Archivo. La forma de proceder es la misma que cuando cerramos
un documento, es decir, que tambin nos preguntar si conservar los cambios no guardados. La
diferencia es que se cerrarn todos los documentos abiertos, en caso de que estuvisemos
trabajando con ms de uno.
Las teclas rpidas para cerrar la aplicacin son ALT+F4.
Aunque la forma ms normal de cerrar el programa es la misma que con la mayora de ventanas
en Windows, desde el aspa de la esquina superior derecha del programa.
El entorno de Word 2010

Vamos a ver los elementos bsicos que componen la ventana de Word 2010. Aprenderemos cmo
se llaman, donde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda. Cuando
conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear documentos en el siguiente
tema.
Elementos de la pantalla
Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:
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La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos ms adelante), para cambiar las
herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imgenes del curso
como un recurso orientativo, que puede no ser idntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando
con los nombres de cada uno, para que sigas fcilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar
estos trminos.
Comentemos, a grandes rasgos, las caractersticas de cada elemento.
1. La barra de herramientas de acceso rpido
contiene, normalmente, las
opciones que ms frecuentemente se utilizan. stas son Guardar, Deshacer (para deshacer la
ltima accin realizada) y Rehacer (para recuperar la accin que hemos deshecho). Es importante
que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo ms frecuentemente cuando trabajamos,
pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.
2. La barra de ttulo, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto
que se est visualizando, adems del nombre del programa. La acompaan en la zona derecha los
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botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno
Windows.
3. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una franja que
contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en
pestaas que engloban categoras lgicas. La veremos en detalle ms adelante.
4. Las barras de desplazamiento permiten la visualizacin del contenido que no cabe en la
ventana. Aunque en la imagen veamos nicamente la vertical, si la hoja fuese ms ancha que la
ventana, tambin veramos una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.
5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor
detalle o ver una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada ser el tamao
real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrndolo.
6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizar la hoja del documento. Por
defecto se suele mostrar en Vista de impresin. Esto significa que veremos el formato de la hoja
tal cual se imprimir.
7. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el nmero de pginas
y palabras, o el idioma en que se est redactando. Podremos modificar esta informacin si
hacemos clic sobre ella, ya que normalmente se trata de botones realmente.
Personalizar barra de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido normalmente incorpora por defecto los botones
Guardar, Deshacer y Rehacer. Pero esto lo podemos personalizar agregndole o quitndole los
botones que deseemos.
Al hacer clic sobre el botn derecho de la barra, se muestra un listado de los comandos ms
comunes que puedes aadir a la barra. Haz clic en Ms comandos para aadir otros.
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Se abrir un cuadro de dilogo que veremos a continuacin.
Otras formas de acceder al cuadro de personalizacin:

- Desde Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rpido.
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- O desde el men contextual de la propia barra (al que acceders haciendo clic con el botn
secundario sobre ella), seleccionando Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido.
Agregar y quitar botones
Para agregar un botn:
Los botones que se quieren agregar, pueden seleccionarse de la lista de la izquierda. Los botones
disponibles se agrupan en listas, de modo que debemos seleccionar una opcin del desplegable
superior para cambiar de una lista a otra. Por defecto se mostrarn los Comandos ms utilizados.
En el listado que hay justo bajo el desplegable, selecciona el comando que te interese y pulsa
Agregar. Aparecer entonces en el listado de la derecha que indica los comandos que hay
actualmente en la barra.
El nuevo botn siempre se colocar en ltima posicin, lo que supone que en la barra estar a la
derecha del resto. Con los botones de subir y bajar nivel
, se puede cambiar su posicin de
forma que los botones estn en el orden que queramos.

Para quitar botones:
- Selecciona el botn en el listado de la derecha y pulsa el botn Quitar.
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- O bien, pulsa el botn
que hay justo debajo de la lista. De esta forma, no slo
quitars el botn seleccionado, sino que dejars la barra con los botones predeterminados:
Guardar, Deshacer y Rehacer.
Las barras de Word

Las barras
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese
momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1,
hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de
las operaciones ms habituales, como Guardar, Imprimir, etc.
Las reglas nos permiten establecer tabulaciones y sangras en los prrafos seleccionados,
colocar los mrgenes, etc. Es posible que no se muestren por defecto. Para visualizar las reglas
debers pulsar el pequeo botn
que hay justo sobre la barra de desplazamiento vertical de la
derecha.
La barra de estado nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los
botones de visualizacin del documento.
En ella encontramos tambin una barra de Vistas para cambiar la forma en que se presenta el
documento (equivalente a las opciones de la pestaa Vista).
Y una barra de Zoom, que permite verla ms grande o ms pequea (acercar y alejar).
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Las barras de desplazamiento nos permiten movernos a lo largo y ancho del documento de
forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o
hacer clic en los tringulos.
Existen tambin grupos de herramientas que aparecen en un panel flotante sobre el propio
documento. Es decir, que son independientes de la cinta de opciones.
Los llamamos flotantes porque no estn anclados a una barra fija, sino que los podemos desplazar
por el entorno de trabajo simplemente arrastrndolos.
Normalmente slo se visualizan si se despliega un men contextual o se selecciona un
determinado objeto.
La cinta de opciones
Hemos comentado que la cinta es la barra ms importante de Word, porque contiene todas las
opciones que se pueden realizar con los documentos. Vemosla con ms detalle.
Las herramientas estn organizadas de forma lgica en pestaas o fichas (Inicio, Insertar, Vista...),
que a su vez estn divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaa ms utilizada,
Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Prrafo y Estilos. De esta forma, si queremos
hacer referencia durante el curso a la opcin Copiar, la nombraremos como Inicio > Portapapeles >
Copiar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de
pestaa.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeo botn en su esquina
inferior derecha. Este botn abre un panel o cuadro de dilogo con ms opciones relacionadas con
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el grupo en cuestin. En la imagen, por ejemplo, el cursor est situado en el botn que abre el
panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriramos el cuadro de dilogo Fuente, y as
consecutivamente.
Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente",
que consiste en mostrar determinadas pestaas nicamente cuando son tiles, de forma que el
usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha
Herramientas de tabla no estar visible de entrada, nicamente se mostrar si insertamos una
tabla en nuestro documento y la seleccionamos.
sta funcin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento
queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el men
Archivo > Opciones > Personalizar Cinta.
En las ltimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo
controlarlo por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
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Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de ms
espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer
clic en cualquier pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn con forma
de flecha, que encontrars en la zona derecha superior
La ficha Archivo
La pestaa Archivo se encuentra destacada en color azul, por qu?
Porque, a diferencia del resto de pestaas, no contiene herramientas para la modificacin y

tratamiento del contenido del documento, sino ms bien opciones referentes a la aplicacin y al
archivo resultante. Al situarnos en esta pestaa, se cubre el documento con un panel de opciones,
es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.
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De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a parte.
Observars que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con
agrupaciones. Estn situadas en forma de men vertical. Esta pestaa equivala al botn Office en
la versin Word 2007, y en versiones anteriores era el men Archivo. Es decir, en Word 2010
hemos vuelto a sus orgenes, pero con un diseo mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos. Tambin puedes
acceder a una lista de los documentos utilizados de forma Reciente y Salir de la aplicacin. Las
opciones Informacin, Imprimir y Compartir las veremos ms adelante.
Contiene dos tipos bsicos de elementos:
- Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque tambin pueden mostrar un
cuadro de dilogo que nos pide ms informacin para realizar la accin.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeo recuadro azul que no
ocupa todo el ancho del men.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y Salir.
- Opcin que despliega una lista de opciones.

Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul que ocupa todo el
ancho del men. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul ms intenso, de forma que sepamos
qu informacin se est mostrando en el panel situado justo a la derecha.
Algunos ejemplos son los comandos Informacin, Reciente o Imprimir.
Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaa o pulsar la tecla ESC.
Personalizar Cinta de opciones
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Cuando vamos a pasar muchas horas utilizando Word, es importante que trabajemos de forma
cmoda y que tengamos a nuestro alcance rpidamente las herramientas que ms
frecuentemente utilizamos. Para ello, disponemos de unas opciones de personalizacin que nos
permiten gestionar las opciones de las fichas:
- Aadir comandos a las fichas existentes, tanto a las principales como a las de herramientas.
- Crear una nueva pestaa personalizada, que abra una ficha con los botones que ms utilizamos.
- Inhabilitar fichas que no utilicemos nunca (o volver a habilitarlas).
Todas estas opciones se encuentran en Archivo > Opciones > Personalizar Cinta. Tambin haciendo
clic con el botn derecho sobre una pestaa y eligiendo la opcin Personalizar la cinta... en el
men contextual.
Se abre una ventana como la siguiente:
Vamos a ver cmo se utiliza.

Las listas desplegables superiores sirven para elegir los Comandos disponibles que podemos
incluir en las fichas, y qu fichas queremos modificar (Personalizar la cinta de opciones).
- Comandos disponibles: Podremos elegir entre los ms utilizados, los que no estn disponibles en
ninguna ficha, macros, la ficha de Archivo, entre otros.
- Personalizar la cinta: Nos permite elegir si queremos cambiar las fichas principales o las de
herramientas.
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Los cuadros que muestran una lista de comandos o fichas cambiarn, en funcin de lo que
hayamos seleccionado en los desplegables explicados.
Los distintos botones nos permiten realizar las acciones.
- Nueva pestaa permite crear una ficha personalizada, al mismo nivel que Inicio, Insertar,
Frmulas, Datos, etc.
- Nuevo grupo permite crear una seccin dentro de la ficha ya existente (ya sea estndar o
personalizada). Por ejemplo, en la ficha Inicio podramos crear un grupo llamado Documento que
incluyera los botones Guardar y Cerrar, as no necesitaramos cambiar a la ficha Archivo cada vez
que guardamos.
- Cambiar nombre sirve para modificar el nombre de una ficha o grupo. Para hacerlo, tendremos
que seleccionar el elemento y luego pulsar el botn. Se abrir un cuadro de dilogo donde
deberemos indicar el nuevo nombre.
- Restablecer permite recuperar el aspecto estndar de Word, sin mostrar las personalizaciones
realizadas.
- Los botones en forma de flechas arriba y abajo sirven para ordenar las pestaas. Simplemente
seleccionamos una ficha y la vamos subiendo o bajando hasta la posicin que queremos que
ocupe.
- Los botones Agregar o Quitar sirven para incluir o eliminar un botn (o comando) de las fichas.
A continuacin veremos cmo utilizar estos elementos.
Aadir comandos a fichas existentes
Para incluir en una ficha un comando nuevo, necesitamos crear previamente un grupo, ya que
Word no nos permite modificar la organizacin de los grupos predeterminados. Los pasos a seguir
seran:
1. Utilizar las listas desplegables superiores: localizar el botn que necesitamos y visualizar la ficha
que queremos modificar.
2. Seleccionar la ficha y pulsar el botn Nuevo grupo.
3. Pulsar Cambiar nombre... para darle un nombre ms descriptivo.
4. Seleccionar el comando en la lista izquierda y pulsar el botn Agregar. Repetir la operacin con
todos los comandos (botones) que se quieran incluir.
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5. Ordenarlos, si se desea, con las flechas de la derecha. Para ello, seleccionar el comando o el
grupo y moverlo hasta donde queramos.
6. Pulsar Aceptar.
El resultado ser el similar al siguiente:
En nuestro caso, hemos creado el grupo aulaClic en la ficha principal Inicio. Lo hemos situado
arriba de todo, por lo que aparece en primer lugar, a la izquierda. Dentro, hemos incluido los
comandos Agregar una firma digital y Guardar, que se encuentran en la lista de comandos
disponibles Ficha Archivo.
Importar y exportar el entorno personalizado

Cuando utilizamos frecuentemente un programa, como Word, suele ser habitual que lo
personalicemos: incluimos en las cinta fichas y los comandos que ms utilizamos. sto nos ayuda a
trabajar ms cmodamente y con eficacia. Pero en ocasiones, tenemos que compartir un
ordenador con compaeros de otro turno en el trabajo, o debemos trabajar en otro equipo.
Acostumbrarse a trabajar con el entorno por defecto, despus de haber cogido agilidad utilizando
nuestro propio entorno supone un tiempo valioso.
Por eso es interesante exportar nuestras personalizaciones. Para luego poder importarlas en
cualquier momento y equipo que disponga de Word 2010. De sta forma podremos trabajar
cmodamente sin que ello suponga una molestia para el resto de usuarios del programa.
Lo primero es exportar nuestro entorno, desde el men Archivo > Opciones > Personalizar Cinta.
Elegimos el botn Importar o exportar y seleccionamos Exportar todas las personalizaciones. Se
guardar un archivo con extensin .exportedUI en la carpeta que indiquemos. Una buena
costumbre es guardar este archivo en una memoria usb extrable o similar, que nos permitan
tenerla a mano en cualquier momento.
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Luego, para importarlo, pulsaremos Este mismo botn y escogeremos la opcin Importar archivo
de personalizacin.
Si vamos a importar en un equipo ajeno nuestra personalizacin, es interesante que guardemos la
del usuario propietario antes.
Para devolver el programa a su aspecto original y eliminar todas las personalizaciones, deberemos
pulsar el botn Restablecer.
Las opciones para importar y exportar la cinta tambin estn disponibles para la barra de
herramientas de acceso rpido, en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rpido.
Recuerda que esta barra es la que se encuentra en la zona superior izquierda.
Ayuda de Word
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda en Microsoft Word.
Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante de la zona
superior derecha
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la
cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
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Tambin, como ya has visto, dispones de la opcin Ayuda en la pestaa Archivo.
Sea cual sea el mtodo que utilices para acceder a la documentacin, acceders a una ventana
como la de la imagen.
En ella encontrars un men superior con diversos botones
- Botones bsicos de navegacin: Adelante, Atrs, Detener y Actualizar. Y la opcin para volver a la
pgina de Inicio.
- Y botones de accin que te permitirn Imprimir o Cambiar tamao de fuente, que te ayudar a
ver ms grandes (o pequeas) las letras de la documentacin.
Pero posiblemente las opciones que ms te ayuden a la hora de explorar el contenido de la
documentacin sean:
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1. Buscar. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa. Nos mostrar una
lista con los temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de
Microsoft Office en Internet.
2. Mostrar tabla de contenido para examinar los artculos disponibles en una especie de ndice que
se mostrar en un panel lateral.
Edicin bsica
Aprenderemos lo necesario para editar documentos: Cmo desplazarnos, seleccionar, eliminar,
copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo buscar y reemplazar palabras y las distintas
formas de ver un mismo documento.
Introduccin de datos
Hemos visto que escribir nuestro primer documento bsicamente se trata de teclear el texto y
controlar siempre dnde est situado el punto de insercin. En este apartado vamos a ver algunas
consideraciones tiles a tener en cuenta, dejando de lado las cuestiones estticas y de formato
que veremos ms adelante.
En el documento podemos definir qu texto es el ttulo, cul el subttulo, y cul los prrafos de
contenido. sta distincin no es nicamente esttica, sino que ayuda a Word a hacerse una idea
de la estructura del documento y esto a la larga nos ayudar en nuestro trabajo. Un documento
bien estructurado siempre es ms sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior
creacin de ndices.
Desde la pestaa Inicio > grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el tipo de
texto que vamos a introducir.
De este modo, si pulsas Ttulo 1 y a continuacin escribes algo, se considerar que el texto
introducido es un ttulo. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del
archivo.
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Al pulsar INTRO, Word asumir que quieres cambiar de elemento y pasar al formato Normal.
Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Ttulo 2 (que supone un nivel
ms bajo en la jerarqua estructural) para incluir un subttulo.
Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como prrafo, debers elegir el estilo
Prrafo.
Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro de
unos mrgenes y pasa a la lnea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene saber
que, si algn momento quieres realizar un salto de lnea de forma voluntaria, lo puedes hacer con
la combinacin de teclas MAYS+INTRO.
A primera vista el resultado ser el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no es as. Si
pulsas INTRO lo que Word interpreta no es un salto de lnea, sino la intencin de empezar un
nuevo prrafo. En tus inicios esto carecer de importancia, pero a medida que vayas aprendiendo
a dar formato estableciendo una distancia entre prrafos concreta o utilizando la sangra, s que
puede afectar al resultado final.
Los saltos de pgina se insertan automticamente cuando llegamos al margen inferior de una
pgina y seguimos escribiendo. Tambin se pueden insertar de forma manual si queremos pasar a
la pgina siguiente aunque no hayamos llegado al final, desde la pestaa Insertar > grupo Pginas
> opcin Salto de pgina.
La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques mediante
saltos de lnea o mediante prrafos. La encontrars en la pestaa Inicio > grupo Prrafo. Tiene el
siguiente aspecto:
. Si la utilizas, el documento se llenar de marcas como las que ves en la
imagen
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En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando MAYS+INTRO para realizar
un salto de lnea. Luego, hemos continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos pulsando
INTRO para empezar un prrafo nuevo.
Fjate que, adems de los saltos de lnea y los cambios de prrafos tambin se muestran otros
smbolos como un punto medio que seala que hay un espacio separando las palabras, o una
marca de salto de pgina.
Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botn.
Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que estn inicindose en la utilizacin
de Word es saber cmo afrontar las acciones que Este realiza sin previo aviso ni autorizacin. Por
ejemplo, si tratas de escribir una nota aclaratoria y empiezas un prrafo con el asterisco (*) y a
continuacin un espacio y texto:
Word automticamente dar por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que ests
utilizando el asterisco como vieta.
Esto tiene varias implicaciones. El asterisco ser substituido por un punto y el texto tendr una
tabulacin, por lo que no estar al mismo nivel que el resto.
En estos casos, deberemos pulsar el pequeo icono flotante en forma de rayo que aparece junto al
texto. Al hacerlo se desplegar un men que nos permitir deshacer la accin de Word si va en
contra de nuestros intereses.
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Pero Word no sirve nicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografas,
logotipos, tablas, grficos y muchos otros objetos que enriquecern el documento. Cmo hacerlo
lo iremos viendo a lo largo del curso.
Insertar smbolos
Insertar texto no tiene secreto, nicamente hay que escribirlo, pero qu ocurre si queremos
insertar algn smbolo o un carcter especial? O si queremos insertar ecuaciones matemticas?
En tal caso deberemos ir a la pestaa Insertar > grupo Smbolos.
El botn Ecuacin nos permitir acceder a una herramienta especfica que facilita la insercin de
ecuaciones.
Desde el botn Smbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales como smbolos
monetarios, el smbolo del copyright o de registro, etc. Si no encuentras el que necesitas en el
submen que se despliega, haz clic en Ms smbolos.... Se abrir una ventana como la siguiente:
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El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic sobre un smbolo, o seleccionarlo y pulsar el
botn Insertar, se incluir en el documento all donde est situado el punto de insercin. La
ventana no se cerrar hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te permitir insertar
varios smbolos sin tener que abrir cada vez la ventana.
Los smbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrs cambiar la
fuente en el desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podremos seleccionar en desplegable
Subconjunto el tipo de smbolo que buscamos, para filtrar el resultado.
Un truco: Si un smbolo lo utilizas con regularidad, seleccinalo y observa las teclas que lo insertan
automticamente en la zona inferior. As no tendrs que recurrir cada vez al cuadro de dilogo.
Por ejemplo, en la imagen hemos seleccionado el smbolo del euro (), las teclas son ALT+CTRL+E.
Si te resulta compleja esa combinacin, la puedes cambiar por otra desde el botn Teclas....
Insertar ecuaciones
Word dispone de un editor de ecuaciones que nos ayuda a introducir ecuaciones y frmulas
matemticas.
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Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaa Insertar > grupo Smbolos >
opcin Ecuacin.
Al hacer clic en el botn Ecuacin, se muestra una pestaa nueva: Herramientas de ecuacin >
Diseo de ecuaciones. sta pestaa contiene una serie de herramientas tiles que se organizan en
los grupos Herramientas, Smbolos y Estructuras.
Tambin se observa en la hoja un lugar especfico donde podemos insertar la ecuacin/formula

que deseemos.
Este es el aspecto de la ecuacin en edicin:
Pero el aspecto final lo apreciars si haces clic en cualquier zona del documento que no sea la
ecuacin:
Si en un momento dado necesitas cambiarla, simplemente haz clic sobre ella y aparecer de nuevo
el cuadro de edicin y la ficha de Diseo.
Desplazarse por un documento

Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y
corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la
modificacin.
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Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla,
necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para
desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de
insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima
letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de insercin
se colocar en ese lugar.
Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una
posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea
arriba/abajo. La tecla FIN nos lleva al final de la lnea y la tecla INICIO al principio de la lnea.
Combinacin de teclas:
Para desplazarse
Presione las teclas
Una palabra a la izquierda CTRL + flecha izquierda
Una palabra a la derecha CTRL + flecha derecha
Un prrafo arriba
CTRL + flecha arriba
Un prrafo abajo
CTRL + flecha abajo
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Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no
es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras
que la longitud de la pgina la definimos nosotros.
Combinacin de teclas:
Para desplazarse
Presione las teclas
Una pgina adelante
CTRL + AvPg.
Una pgina atrs
CTRL + RePg.
Al principio del documento CTRL + Inicio
Al final del documento
CTRL + Fin
Nota: En los teclados en ingls las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup,
RePg=Pdn
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Mediante las Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma
grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el
cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin.
Podemos desplazarnos de las siguientes formas:
- Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una
pantalla hacia arriba/debajo del documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo movamos,
por ejemplo, en un documento de 20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra
nos colocaremos en la pgina 10 aproximadamente.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la flecha o tringulo de la parte
superior/inferior
nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos
desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos.
- Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de
desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado,
este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble flecha
superior/inferior
nos desplazaremos una pgina arriba/abajo.
Haciendo clic en el botn central del crculo
podemos cambiar el objeto pgina por otros, como
por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Las barras de desplazamiento horizontal.
Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido
horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se
utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en
una pantalla.
Panel de navegacin.
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En la pestaa Vista tenemos la opcin Panel de navegacin que nos muestra una especie de ndice
en un panel que se situar a la izquierda del documento. Para verlo, deberemos tener activada su
casilla de verificacin, como se muestra en la imagen.
Este ndice se genera automticamente con los ttulos que vayas incluyendo en el documento.
Haciendo clic en un apartado de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento que lo
contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocers esta opcin con el nombre
anterior: Mapa del documento.
Ir a
Cuando el documento es muy extenso, puede resultar incmodo realizar el desplazamiento de las
formas que hemos visto. Imagina que ests trabajando con un documento de 350 pginas y
quieres ir a la pgina 170. Sera una prdida de tiempo ir pgina a pgina. En esas ocasiones
debemos utilizar la opcin Ir a. La encontraremos en la pestaa Inicio > grupo Edicin > men
Buscar. Una forma ms rpida de ejecutar el comando es con las teclas CTRL+G o haciendo clic en
el texto Pgina Y de N de la barra de estado.
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A la izquierda puedes seleccionar dnde quieres ir, y a la derecha especificar el valor. La opcin
ms habitual es Pgina, aunque tambin podras, por ejemplo, elegir un Ttulo (definido como tal),
un Comentario, etc.
Desplazamiento con la rueda de ratn

Hay algunos ratones que tienen un rueda entre los dos botones que permite realizar algunas
funciones adicionales:
Para desplazarse hacia arriba o hacia abajo, girar la rueda hacia arriba o hacia abajo.
Para desplazarse de forma rpida, mantener presionado el botn de la rueda y arrastrar el ratn
hacia arriba/abajo sobre la superfcie del documento. Segn la velocidad de arrastre el texto se
mover ms o menos rpidamente.
Vers dos flechas atenuadas que indicarn que la rueda est siendo pulsada, as como una flecha
algo ms oscura que sealar en la direccin en que nos estemos desplazando.
Algunos ratones permiten el desplazamiento horizontal, en tal caso tambin aparecern flechas
laterales.
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Para desplazarse automticamente hacer clic en el botn de la rueda, mover un poco el ratn y
el texto comenzar a avanzar lentamente, sin tener que seguir moviendo el ratn. Para detener el
movimiento volver a hacer clic en el botn de la rueda.
Para hacer zoom sobre el texto y que aumente o disminuya el tamao de los caracteres,
mantener presionada la tecla CTRL mientras se gira la rueda, hacia adelante para hacer el texto
ms grande y hacia atrs para hacerlo ms pequeo.
Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a
Word sobre qu parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto
seleccionado se identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra
coloreado (normalmente en azul o negro).
Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado:

Ratn. Para seleccionar con el ratn hay dos mtodos:
Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn,
mover el cursor hasta el final de la seleccin.
Haciendo clic y doble clic.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedar seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte
en una flecha
, hacer clic y la lnea completa quedar seleccionada; si hacemos doble clic, el
prrafo completo quedar seleccionado.

- Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el grfico quedar
enmarcado por un recuadro negro.
Pgina 42
Teclado
Para seleccionar
Presione las teclas
Un carcter a la derecha
Mays. + flecha derecha
Un carcter a la izquierda
Mays. + flecha izquierda
Palabra a la derecha
Ctrl + Mays.+ flecha derecha
Palabra a la izquierda
Ctrl + Mays.+ flecha izquierda
Hasta el final de la lnea.
Mays. + Fin
Hasta el principio de la lnea. Mays. + Inicio
Una lnea abajo
Mays. + flecha abajo
Una lnea arriba
Mays. + flecha arriba
Hasta el final del prrafo
Ctrl + Mays. + flecha abajo
Hasta el principio del prrafo Ctrl + Mays. + flecha arriba
Una pantalla abajo
Mays. + AvPg
Una pantalla arriba
Mays. + RePg
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Hasta el final del documento Ctrl + E
Opcin Seleccionar.
En la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Seleccionar, podrs desplegar un men que te
permitir, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.
Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin
seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar
Presione las teclas
Un carcter a la izquierda Retroceso (BackSpace)
Una palabra a la izquierda Ctrl + Retroceso
Un carcter a la derecha Supr
Una palabra a la derecha Ctrl + Supr
Un truco: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla
y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra
seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.
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Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un
prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es
necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos
deshacer la accin errnea y recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones:
La ltima accin realizada.

Para deshacer la ultima accin realizada, pulsar el icono Deshacer,
de la barra de acceso
rpido.
Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL+Z.
Las ultimas acciones realizadas.
Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer
, aparecer una lista
con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias
acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres
acciones.
La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer,
por ejemplo, Escritura " seleccionado, pero " significa que deshar todo el texto de la frase,
partiendo de ese punto.
Pgina 45
Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer
, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos
de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin porque

pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que s queda
mejor en cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva.
Otra forma de rehacer es pulsar CTRL+Y.
Copiar, cortar y pegar

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando
hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden
utilizar varios mtodos.
Mediante el ratn y los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaa Inicio:
1. Seleccionar el elemento (carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar.

2. Hacer clic en el icono copiar o cortar,
3. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.
Mediante ratn:
Vamos a ver varios mtodos:
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1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el
men contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir
pegar.
2) Rpido. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo
cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y
aparecer un men: elegir la opcin copiar aqu.
Con el teclado:
Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos letras, (con MAY+Ctrl+flechas,
seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl+V.
Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta
que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para
las personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz.
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Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos

de los ltimas 24 elementos que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar
una de ellas.
El Portapapeles
En el portapapeles, Word 2010 se va guardando lo que copiamos o cortamos.
Cada vez que realizamos las acciones Copiar, Cortar y Pegar estamos usando el portapapeles,
aunque no seamos conscientes de ello; es el funcionamiento automtico del portapapeles. Al
copiar se almacena un elemento en el portapapeles y al pegar se pega el ltimo elemento que se
copi.
Pero el portapapeles tambin se puede manejar manualmente y obtener mayor provecho de sus
posibilidades. Las ventajas de uso manual del portapapeles se deben a la caracterstica de copiado
selectivo de los elementos del portapapeles, es decir, se puede elegir qu elemento pegar (o
pegarlos todos). Tambin se puede sacar provecho de su capacidad de hasta 24 elementos. Otra
caracterstica interesante es que nos permite copiar y pegar fcilmente entre diferentes
aplicaciones de Microsoft Office.
Cmo se usa?
El portapapeles est siempre activo pero no tiene sentido verlo en pantalla cuando slo queremos
pegar o copiar el ltimo elemento.
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Podemos hacerlo visible en cualquier momento activando el panel Portapapeles de Office, para
ello ir a la pestaa Inicio, y hacer clic en el botn inferior derecho del grupo Portapapeles, segn se
ve en la figura.
El portapapeles se muestra en el panel como puedes ver en la imagen.
En la parte superior nos dice cuantos elementos contiene de los 24 que caben como mximo.
Luego tenemos dos botones para Pegar todo y Borrar todo.
A continuacin aparecen los elementos que hay en el portapapeles, cada elemento tiene un icono
delante que nos informa de su origen como veremos ms adelante. Observa que en el caso de las
imgenes, se ve una previsualizacin de las mismas.
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Aadir elementos al portapapeles

Basta con utilizar uno de los comandos Copiar o Cortar. Podemos aadir elementos en Word 2010
o en otros programas de Office, e incluso en cualquier otro programa que tenga la funcin Copiar
y Pegar (que son la mayora), para ello basta con ir al programa del que deseamos copiar y hacer
Copiar, al volver a Word 2010 observaremos que se ha aadido un nuevo elemento.
Pegar
La principal funcin del portapapeles es pegar los elementos que contiene en el documento.
Podemos copiar un elemento concreto haciendo clic sobre l, o copiar todos los elementos
pinchando en el icono Pegar todo. Si utilizamos el icono Pegar de la barra estndar o la
combinacin de teclas CTRL+V, se pegar el ltimo elemento del portapapeles.
Vaciarlo
Pinchar en el icono Borrar todo
y se borrarn todos los elementos.
Si queremos borrar un slo elemento, colocar el cursor sobre dicho elemento y aparecer una
pequea flecha, al hacer clic sobre ella aparecern las opciones Pegar y Eliminar (como puedes ver
en la imagen) para borrar el elemento seleccionar Eliminar.
Estructura
El portapapeles tiene una estructura que recuerda a una 'pila' con capacidad 24. Es como cuando
dejamos libros, uno encima de otro.
Cuando hacemos Copiar aadimos un elemento que pasar a ser el ltimo de la pila, y cuando
hacemos Pegar sacamos de la pila el ltimo que se apil.
Si queremos aadir ms elementos cuando est llena, deberemos eliminar el primero de la pila.
Cuando hagamos Copiar la vigsimo tercera vez Word 2010 nos preguntar si queremos borrar lo
que copiamos en primer lugar.
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Lo que diferencia al portapapeles de una pila en sentido estricto, es que aqu existe la posibilidad
de sacar elementos del medio de la pila, (haciendo doble clic sobre ellos) y que cada vez que
hacemos Pegar no se elimina el ltimo elemento de la pila, slo se pega en el documento.
En la barra de ttulo nos indica cuntos elementos hay en el portapapeles (por ejemplo: 4 de 24).
Diferencias entre el portapapeles de Office y el de Windows.

El portapapeles de Windows es una cosa y el portapapeles de Office es otra cosa distinta. Sin
embargo estn estrechamente relacionados, cuando copiamos en el de Office, tambin se copia
en el de Windows y cada vez que copiamos en el de Windows se aade un elemento al de Office.
Por esto el portapapeles de Office se puede utilizar en cualquier aplicacin que tenga la funcin
Copiar y pegar, y no solo en las aplicaciones de Office. Aunque el portapapeles de Office slo se
puede utilizar para pegar en las aplicaciones Office. Para pegar en otras aplicaciones hay que usar
el portapapeles de Windows. Tambin hay que tener en cuenta que al hacer Borrar todo en el de
Office tambin se borra el de Windows.
Ms cosas
1. Se puede distinguir el origen de los elementos que hay en el portapapeles porque tienen
diferentes iconos, los elementos copiados desde Word2010 tienen un icono con una letra
W, los elementos de otros programas no la tienen.
2. Si no te gusta que el portapapeles aparezca de forma automtica al hacer dos veces clic en
Copiar, puedes ir a Opciones y desmarcar la casilla Mostrar automticamente el
portapapeles de Office. Para hacer visible Panel de tareas Portapapeles de Office en
cualquier momento puedes activarlo desde la pestaa Inicio, y hacer clic en el botn
inferior derecho del grupo Portapapeles.
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Opciones de pegado
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tena. Por
ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamao 18, al pegar se pegar tambin en
negrita y tamao 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya
que desentonara en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones
de pegado.
Cmo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en ella
se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.
De izquierda a derecha, las opciones permiten:

- Mantener el formato de origen (opcin predeterminada).
- Combinar formato.
- Mantener slo texto, que copiar el texto, pero sin los estilos que tenga.
Al hacer clic en Pegado especial..., se abre una ventana como la que se observa a continuacin.
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En ella te permite elegir cmo pegar el elemento de entre distintos formatos. Por ejemplo, podras
convertir un texto que hayas copiado a objeto de tipo imagen.
Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripcin de la accin que realizar cada tipo
de pegado, simplemente seleccionndolo en la lista superior.
Buscar
Mediante el botn Buscar
podemos buscar texto en el documento.
Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Buscar o con la combinacin
de teclas CTRL+B.
Se abrir el panel de Navegacin que ya hemos visto anteriormente en el apartado Desplazarse

por un documento. Este funcionamiento es algo distinto del que estaba vigente en anteriores
versiones de Word.
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En el cuadro de bsqueda de la zona superior del panel debemos escribir el trmino que queremos
localizar y pulsar INTRO.
Ten muy presente que Word buscar por defecto en todo el documento, excepto si hay una
seleccin realizada. Si hay texto seleccionado buscar nicamente en la seleccin.
Tambin es importante que tengas en cuenta que la bsqueda por defecto no es sensible a
maysculas y minsculas. Es decir, que si buscas el trmino apartado, tambin considerar como
resultado vlido Apartado. Si quieres que tu bsqueda sea textual, es decir, exactamente tal y
como lo has escrito en la caja de bsqueda, debers introducir el trmino entre comillas, as:
"apartado". En el ejemplo de la imagen no obtendramos resultados, puesto que las 5
coincidencias estn escritas con A mayscula.
En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarn los trminos encontrados con
un fondo amarillo. Adems, Word nos situar en la pgina y posicin donde se encuentre la
primera coincidencia. Lo distinguirs porque la palabra, adems de encontrarse con fondo
amarillo, tendr el fondo de seleccin azul. Es el caso de Apartado 1 en el ejemplo.
Puedes colocarte fcilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el panel de
Navegacin del lateral izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo para ir pasando de
una coincidencia a otra, en orden de aparicin.
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Buscar y reemplazar
Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el botn
Reemplazar
Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Reemplazar, o con la
combinacin de teclas CTRL+L.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con

pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos
elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles:
-Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.
-Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
-Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin
preguntar cada vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.
Opciones de bsqueda
Buscar desde el panel de Navegacin
De entrada, para buscar utilizamos el panel de navegacin que se abre al pulsar el botn Buscar o
las teclas CTRL+F, pero sus opciones son algo limitadas.
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Si queremos acceder a otras opciones, debemos desplegar el men de la pequea flecha triangular
que hay situada junto a la lupa de bsqueda.
En el apartado Buscar del men encontramos las opciones Grficos, Tablas, Ecuaciones, Notas al
pie o notas al final y Comentarios. Haciendo clic sobre una de ellas, podremos filtrar el tipo de
objetos que queremos que nos devuelva la bsqueda.
Si pulsas Opciones... se abrir un cuadro de dilogo que te permitir especificar ciertos detalles
referentes a la bsqueda.
El botn Establecer como predeterminado te permitir especificar una determinada configuracin

como modo de bsqueda sin tener que configurarlo cada vez.
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Buscar desde el cuadro Buscar y reemplazar

Si has utilizado anteriores versiones de Word, y solas manejar el cuadro de bsqueda, lo puedes
mostrar pulsando Buscar... en el men del panel de Navegacin.
Este cuadro te puede ayudar a aprender a utilizar comodines en tus bsquedas. Pulsando el
botn Ms, adems de las opciones que hemos visto en el apartado anterior, encontrars el botn
Especial. Si activas la casilla de verificacin Usar comodines y a continuacin pulsas Especial, vers
que se despliega un men con la lista de los comodines disponibles. Por ejemplo, el comodn
? sustituye a cualquier carcter; el comodn * sustituye a cualquier conjunto de caracteres, etc.
Un consejo: Practica con los comodines con esta pequea ayuda, y cuando ya los controles y te
sepas de memoria los ms frecuentes, deja activada la casilla Usar comodines y pulsa Establecer
como predeterminado. De esta forma podrs trabajar con comodines directamente en el panel,
sin tener que pararte a abrir el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
Si no tienes activa la casilla Usar comodines puedes utilizar igualmente el botn Especial. En tal
caso, el men que desplegar no mostrar comodines, sino teclas que simbolizan caracteres
especiales u objetos, como saltos de lnea, grficos o prrafos. Al utilizarlos, se insertar su
correspondiente smbolo en la caja de bsqueda.
Por ejemplo, imagina que quieres buscar la palabra Hola, pero slo si se encuentra tras una
tabulacin. Para hacerlo, simplemente deberas pulsar el botn Especial y seleccionar la opcin
Marca de tabulacin, se introducira el texto ^t en la caja de bsqueda y a continuacin deberas
escribir Hola. El resultado sera la bsqueda de ^tHola.
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Si queremos que tambin intervengan caractersticas de formato en la bsqueda utilizaremos el

botn Formato. Por ejemplo, podemos buscar una palabra slo cuando est en negrita.
Desde este cuadro de bsqueda tienes acceso directo a la opcin Reemplazar, simplemente
haciendo clic en su pestaa. De esta forma podrs proceder a substituir los trminos que hayan
coincidido con una bsqueda ya realizada. Sus opciones son bsicamente las mismas que ya
hemos visto.
Las vistas
Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que es lo
mismo, la vista
. Tambin puedes hacerlo desde la pestaa Vista > grupo Vistas
de documento.
Diseo de impresin. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayora de las tareas
habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los grficos ni los encabezados y
pies de pgina.
Lectura de pantalla completa. Esta vista permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con
grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc.
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En la parte superior se aprecia la siguiente barra, con botones para desplazarnos ms

cmodamente por el documento:
En esta vista, como puedes apreciar, desaparecen todas las barras, reglas, y elementos de diseo.
El documento se visualiza en dos pginas por pantalla en forma de libro.
Al hacer clic sobre el botn central que indica la pgina en la que se encuentra, se abre un men
que permite seleccionar las opciones de Ir a la ltima pgina de lectura, Ir a la primera pgina o
seleccionar exactamente el nmero de pgina al que se desea ir.
Tambin podemos utilizar el botn Buscar, ver miniaturas de las pginas del lado izquierdo y
habilitar la opcin Panel de navegacin.
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Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se vera desde un
navegador como Internet Explorer o Firefox si lo publicramos.
Esquema. En esta vista se puede observar y editar la jerarqua de los apartados que conforman
el documento. Profundizaremos en esta vista a lo largo del curso.
Borrador. En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura
en pantalla. Se muestra con la misma longitud de lnea que en la versin impresa, pero elimina
elementos como los encabezados o pies de pgina, que suelen ser ms retoques para la
publicacin que contenido til en un borrador.
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Ver varios documentos a la vez

En la pestaa Vista encontramos el grupo Ventanas, que nos ayudar a decidir cmo organizar las
ventanas de Word en caso de que estemos trabajando con ms de un documento a la vez.
El botn Cambiar ventanas despliega un men con el nombre de cada uno de los documentos
abiertos, permitindonos elegir cul queremos ver en primer plano.
Al pulsar el botn Organizar todo se situar un documento sobre el otro, permitindote ver los
dos de forma simultnea. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de
ttulo ms coloreada. En el ejemplo de la imagen, la inferior.
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Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del rea
de la ventana.
Podemos variar el tamao y la posicin de cada ventana a nuestro gusto:
- Para modificar el tamao hay que situar el cursor en el borde de la ventana y arrastrarlo cuando
tome forma de flecha bidireccional. Los bordes superior e inferior alterarn la altura, los bordes
laterales la anchura y las esquinas ambas.
- Para cambiar la posicin, arrastra la ventana desde su barra de ttulo.
Dividir la pantalla
Podemos crear una lnea de separacin dentro de un mismo documento, pudiendo utilizar la zona
superior y la inferior de forma independiente y trabajar con ellas como si de un duplicado se
tratase.
Esta opcin es especialmente til en documentos extensos en que necesitamos ver dos partes del
mismo a la vez constantemente, pero que distan mucho entre s. As nos evitamos tener que ir
cambiando de pgina una y otra vez.
En la pestaa Vista > grupo Ventanas > Dividir encontramos la herramienta que nos permite esta
funcionalidad. Haremos clic en el punto exacto donde queramos insertar la separacin. No te
preocupes mucho por ajustarlo, ya que luego podrs arrastrarlo.
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Si te fijas, estamos visualizando a la vez la primera y ltima pgina del documento. Cada una de las
divisiones tendr su propia barra de desplazamiento y sus reglas. Las herramientas de la cinta en
cambio son comunes para ambas y los cambios se apliarn all donde se encuentre el punto de
insercin o la seleccin.
Cuando hayamos incluido una divisin, el botn se convertir en Quitar divisin y al pulsarlo de
nuevo la podremos eliminar.
Guardar y abrir documentos

Guardar y Guardar como
Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la pestaa
Archivo, o bien el icono
de la barra de acceso rpido.
- Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo como el que ves a
continuacin que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.
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En definitiva, si el documento ya haba sido guardado, lo que hars ser guardar las modificaciones
realizadas en l en un archivo diferente. De este modo podrs conservar el original y la copia
modificada por separado.
- Al utilizar el comando Guardar (tambin CTRL+G) o el icono
no se abrir ningn cuadro de
dilogo, simplemente se guardarn los cambios. A excepcin de un documento que nunca ha sido
guardado, en ese caso s que se abrir el cuadro de dilogo para que elijas el nombre y ubicacin
que quieras darle.
En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana ser de una forma u otra. An as,
aunque la esttica y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo
debes tener en cuenta:
- Dnde se guarda
- El nombre del archivo
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- El tipo del archivo

Veamos cmo elegir estos parmetros:
Dnde se guarda:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en
que estamos situados, en este caso Ejemplos del curso. Ten en cuenta que, para guardar el archivo
en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.
La imagen de muestra est basada en el cuadro que se presentara en un sistema Windows 7.
Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las
subcarpetas desde la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la tecla
RETROCESO para volver al nivel superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el ttulo superior, en la imagen Bibliotecas > Curso
aulaclic. Para ello, deberas pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el
submen en cul te quieres situar. O bien pulsar la flecha que seala hacia abajo, a la derecha del
todo de la direccin, para abrir los sitios recientes.
Si quieres, puedes pulsar el botn Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el
archivo.
En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en vez de pulsar
sobre la flecha, debers utilizar el desplegable Guardar en para elegir la carpeta.
Para crear una nueva carpeta deberas utilizar el siguiente icono
El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras
del contenido del documento.
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El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.

Normalmente por defecto ser Documento de Word, pero desde el men despegable podemos
elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF y as evitar que quien lo
vaya a recibir lo pueda editar.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta, aparece
un cuadro de dilogo avisndonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres
opciones:
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo
que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo
Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando al que
ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.
Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar como.
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Herramientas.
Junto al botn Guardar encontrars la opcin Herramientas. Si haces clic en ella, vers que se abre
un men que te permite conectar a una unidad de red para guardar un archivo en una unidad de
red en vez de en tu equipo. Tambin puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones
generales, Opciones Web y Comprimir imgenes.
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La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de dilogo tambin puede
variar de las imgenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versin de
Windows, sino que es algo fcilmente personalizable: se trata de las Vistas.
Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrar un submen que te permitir seleccionar cmo
visualizar los elementos. Dependiendo de tu versin de Windows, las vistas disponibles sern unas
u otras, pero las opciones son muy similares:
A la izquierda, las vistas en Windows Vista. A la derecha, las vistas en Windows 7.

La vista ms til normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los archivos
(como su fecha de creacin o modificacin, etc) y adems te permite ordenar los archivos por
cualquiera de estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el
cuadro de dilogo del ejemplo.
En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que
ms te guste.
Cambiar carpeta predeterminada al guardar

Para cambiar la carpeta predeterminada que aparece en el comando Guardar como... debemos ir
a la pestaa Archivo, y hacer clic en el botn Opciones.
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Se abrir un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos la categora Guardar, donde aparecern

las opciones a modificar.
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Aqu debemos seleccionar la carpeta que queremos que aparezca de forma predeterminada
cuando pulsemos Guardar. Lo haremos cambiando la Ubicacin de archivo predeterminada, desde
su correspondiente botn Examinar situado a su derecha.
Se abrir el cuadro de dilogo Cambiar posicin. Sitate dentro de la carpeta que quieras utilizar
para guardar la mayora de documentos y pulsa Aceptar.
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Observars que la ruta de la carpeta de ubicacin ha cambiado. Pulsa Aceptar en la ventana de

Opciones de Word para conservar el cambio.
Estructura de archivos
Unidades, archivos y carpetas
Para comprender cmo manejar los archivos de Windows vamos a explicar brevemente algunos
conceptos.
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Unidad fsica. Son componentes fsicos que tienen la capacidad de almacenar informacin.
Algunos ejemplos son: el disco duro del ordenador, un CD, un DVD, una memoria USB, una tarjeta
SD, etc.
Unidad lgica. El sistema de archivos no puede referirse a las unidades fsicas como tal sino que
lo hace a travs de una unidad lgica. Podemos simplificar diciendo que una unidad lgica es el
nombre con el que Windows se refiere a las unidades fsicas.
Las unidades lgicas se nombran con letras maysculas seguidas de dos puntos. As la unidad fsica
disquete se corresponde con la unidad lgica A:, si hubiera otra unidad de disquetes sera la
unidad B:, el primer disco duro sera la unidad lgica C:, la unidad D: ser el siguiente disco duro o
el CD-Rom o el DVD, ... y as sucesivamente.
Puede darse el caso que una sola unidad fsica contenga dos unidades lgicas, por ejemplo, un slo
disco duro puede estar formateado en dos particiones con lo cual tendremos dos unidades lgicas,
por ejemplo, C: y D: que residen en el mismo disco.
Por otra parte, si nuestro equipo est en red, es posible que tengamos acceso a unidades que no
estn directamente conectadas a nuestro equipo. En este caso la unidad est conectada a otro
equipo y es un cable de red el que nos permite mantener la comunicacin con ella.
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Archivos. Los datos se guardan en el disco en forma de archivos. Vamos a ver las dos
caractersticas fundamentales de los archivos: el tipo y el nombre.
Tipos de Archivos. Hay diferentes tipos de archivos segn la clase de datos que contienen, por
ejemplo hay archivos de imgenes, archivos de programas, archivos de documentos Word, etc.
Para distinguir el tipo de datos que contienen, a los archivos se les asigna un tipo de archivo o
documento.
Antes de Windows95 los nombres de archivos estaban compuestos por el nombre y el tipo (o
extensin) separados por un punto, por ejemplo: carta.doc, programa.exe,... Actualmente ya no es
necesario incluir en el nombre la extensin, aunque aunque internamente sigue existiendo.
Cuando trabajamos en Word los archivos son de tipo Documento de Word (.doc) y por defecto
siempre se crean de este tipo, salvo que explcitamente nosotros digamos lo contrario en el
momento de guardar el documento. Por lo tanto, el tipo de archivo viene definido por el programa
que se ha utilizado para crearlo y, cuando el programa permite guardar en distintos tipos, el
usuario podr elegir cul utilizar.
La funcin del tipo de archivo es la de indicar al sistema con qu programa se abre e interpreta el
documento. Por lo tanto, si creas un documento con la intencin de compartirlo con terceras
personas, lo ideal es que lo guardes con el formato de un programa que sepas que van a poseer.
Nombres de archivos. El nombre puede tener hasta 255 caracteres, puede contener letras,
nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado, @, $, &, pero hay
un grupo de caracteres especiales que estn prohibidos ( ", ? , , \, >, <, | ).
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Carpetas. Para organizar los archivos dentro del disco se utilizan las carpetas (tambin llamadas
directorios). Podemos crear varias carpetas dentro de otra carpeta. De esta forma una carpeta
puede contener archivos y otras carpetas. Los nombres de las carpetas siguen las mismas reglas
que los nombres de los archivos.
Estructura de archivos
La organizacin de unidades, archivos y carpetas es lo que llamamos estructura de archivos de
Windows. Se puede decir que es una estructura arborescente porque se parece a un rbol
invertido. El tronco sera la unidad lgica, las ramas las carpetas y las hojas los archivos. Cada rbol
tiene un slo tronco del que salen varias ramas, de las que a su vez salen otras ramas y al final de
las ramas estn las hojas.
Lo nico que rompe la analoga es que las ramas iniciales de los rboles no tienen hojas, mientras
que cualquier carpeta puede contener archivos, adems de otras carpetas.
Veamos un ejemplo de estructura:
En la imagen estamos situados en la carpeta Ejemplos del curso, que a su vez posee dentro las
carpetas Curso Excel y Curso Word y un listado de documentos Word: Lorem ipsum.docx, Notas
escolares.docx, v1.docx, v2.docx... Si te fijas observars que normalmente en los paneles de
navegacin como el que se muestra a la izquierda no se visualizan los archivos, sino simplemente
las carpetas. Debemos estar situados en una carpeta para ver el detalle de archivos que contiene.
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Es interesante que aprendas a identificar los niveles correctamente. Siguiendo con el ejemplo, las
carpetas Ejemplo 1, Ejemplo 2 y Ejemplo 3 estaran dentro de Curso de Word, que a su vez
estaran dentro de Ejemplos del curso. Los niveles se identifican por una ligera tabulacin del
icono y nombre de la carpeta con respecto al nivel superior.
La forma en que construyamos la estructura de archivos y creemos jerarquas entre carpetas es
decisin nuestra, como usuarios propietarios del equipo. De modo que has de pensar cul es la
mejor forma en que te organizas y plasmarla, creando nuevas carpetas, borrndolas o
movindolas a otra ubicacin, tal y como lo haras al organizar los papeles en carpetas y
archivadores de tu escritorio. No entraremos en detalle de cmo hacerlo porque esto depender
de tu versin de Windows, pero puedes consultar los cursos de Windows de aulaclic para ver
cmo se hace en tu versin.
Como consejo bsico, te recomendamos que utilices la carpeta Mis documentos (Win XP o Vista) o
bien la biblioteca Documentos (Win 7) para guardar los archivos de Word. Al ser carpetas que el
propio sistema crea con este fin, te resultar ms fcil trabajar con ellas. Por ejemplo, dispondrs
de un enlace directo a ellas en los cuadros de dilogo o en el men de Inicio. Por supuesto, puedes
organizar los documentos en subcarpetas dentro de stas, de modo que no se convierta en un
"cajn desastre".
Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir de la pestaa
Archivo. Tambin podemos hacerlo pulsando CTRL+A.
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Normalmente lo nico que deberemos hacer es localizar el documento que queremos abrir en la
lista que se nos muestra, y hacer doble clic sobre l para abrirlo.
Bsqueda del archivo dentro de una carpeta.

Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal es que el cuadro
Nombre y el desplegable de tipo de archivo actuan de forma distinta: nos ayudan a encontrar el
archivo que queremos abrir.
Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de ninguna forma, sino seleccionarlo. De
modo que el cuadro de Nombre de archivo nos permite acotar la bsqueda en la carpeta en que
estemos situados. Si escribimos v, se despliegar una lista con los archivos que empiecen por v que
te permitir hacer clic en l directamente. sto es til en carpetas que contienen gran cantidad de
archivos.
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Si conocemos el nombre exacto del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del archivo
y hacer clic en el botn Abrir.
Tambin el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo determinado. Si

elegimos un tipo en concreto ocultar todos los archivos que no se correspondan con el elegido.
Por defecto se muestran Todos los documentos de Word, pero podramos, por ejemplo, elegir
Documentos de Word 97-2003 para mostrar nicamente los que tengan el formato antiguo.
Si no estamos seguros de en qu carpeta est el archivo lo mejor es que utilices el buscador que
encontrars en el cuadro de dilogo.
Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas estn unas dentro de otras, en
orden jerrquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro
de Mis documentos, debers situarte en la carpeta padre Mis documentos y utilizar el cuadro de
bsqueda, ya que Este incluye las subcarpetas en su mbito de bsqueda.
Eliminar y recuperar archivos

Desde los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como podemos borrar un archivo o carpeta que
est listado. Para ello haremos clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento y elegiremos
la opcin Eliminar. O bien lo seleccionamos y pulsamos la tecla SUPR.
Pero, y si lo borramos por error y queremos recuperarlo?
En los sistemas Windows los elementos eliminados se envan a una papelera. Para restaurar un
archivo o carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde sta.
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1. Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de Papelera de
reciclaje.
2. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos
alternativos utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYS si son consecutivos.
3. Una vez seleccionados haz clic con el botn secundario del ratn sobre uno de los
elementos seleccionados y elige Restaurar en el men contextual.
Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser
eliminados. Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar, lstalos en vista
Detalle y fjate en la ruta que aparece en la columna Ubicacin original antes de restaurarlos, ya
que es ah donde lo guardar.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar
los archivos por este mtodo.
Ortografa y gramtica
La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de
texto. Word 2010 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas
notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber
que revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere decir que,
necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen
del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si las palabras de
nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas
gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las
palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy basta y Vasta ya
de gritar!. Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras
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correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y
en el segundo caso "basta".
La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son errneas y
la revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo
"Los libros son buenas"; donde no concuerdan el gnero del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisin ortogrfica, porque nicamente debe contrastar con
los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atencin a los posibles fallos
gramaticales, que al depender del contexto, son ms difciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisin ortogrfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos.
Revisar mientras se escribe

De forma predeterminada, Word ir subrayando con una lnea ondulada las palabras que
considere que contienen errores ortogrficos en rojo y las que considere que contienen errores
gramaticales en verde. Lo har a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la
revisin de forma expresa.
stas lneas son nicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se
imprimirn.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botn
derecho del ratn. Entonces aparecer el men contextual que nos permitir elegir una de las
palabras sugeridas.
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En la imagen de la izquierda vemos que la palabra sugerida frente al error gramatical es Este. En la
de la derecha vemos que hay varias sugerencias: juguete, jubete y juguetee. Deberemos hacer clic
sobre la que nos interese.
Sabiendo esto ya estamos en disposicin de poder corregir nuestros documentos sin problemas.
Pero vamos a ampliar el tema con las distintas formas de trabajar con el corrector y sus opciones.
Adems de las palabras sugeridas, en el men contextual encontramos varias opciones
interesantes:
- Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando nombres
propios o marcas que no estn incluidos en el diccionario. En tal caso, deberemos omitir el error.
Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo largo del documento,
deberemos seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en s no
tiene ningn error, el error es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no
podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez.
- Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volver a
mostrar subrayada.
Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia. Por ejemplo,
trminos cientficos que no suelen estar contemplados.
O bien, por motivos prcticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra empresa
(aulaClic) y siempre presenta problemas, lo ms prctico es incluirlo en el diccionario, para no
tener que omitirlo en cada uno de los documentos.
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- Autocorreccin. La autocorreccin permite que Word substituya automticamente la palabra

errnea por otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos. La veremos con detalle ms
adelante.
- Idioma. Al hacer clic aparecer una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
- Ortografa... / Gramtica... Si hacemos clic aqu aparecer un el cuadro de dilogo que nos ayuda
a realizar la revisin de todo el documento sin necesidad de ir palabra por palabra. Veremos este
cuadro en el siguiente apartado.
- Buscar. Se trata de una nueva opcin de Word 2010. Permite realizar una bsqueda de la palabra
en los distintos diccionarios instalados, as como en internet. Puede resultar til si pretendes
utilizar palabras coloquiales no aceptadas por los diccionarios pero s popularmente o en
determinadas jergas.
Tener activada la opcin de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos
extensos, la carga del documento resulte lenta. sto se debe a que, al abrir el archivo, se revisar
automticamente todo su contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos
o para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesar tener activa la
correccin. En ese caso, te recomendamos que la desactives.
Desactivar revisin automtica

Para que Word no nos corrija mientras escribimos debemos ir a la pestaa Archivo > Opciones y
all seleccionar el apartado Revisin.
Aparecer un cuadro de dilogo como este:
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Debemos dejar sin marcar las casillas Revisar ortografa mientras escribe y Marcar errores
gramaticales mientras escribe.
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Forzar la revisin
Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos recurrir a forzar la
revisin una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos desde la pestaa Revisar > grupo
Revisin > opcin Ortografa y gramtica, o bien pulsando la tecla F7.
Word comenzar a efectuar la revisin ortogrfica y cuando encuentre un posible error se

detendr y lo mostrar en el cuadro de dilogo Ortografa y gramtica que nos permitir decidir
qu hacer.
Este mismo cuadro de dilogo tambin se mostrar si elegimos las opciones Ortografa o
Gramtica en el men contextual del error resaltado mientras escribimos.
Veamos cmo funciona:
En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa del idioma que se est
utilizando en la correccin, en este caso, el Espaol. Lo podemos cambiar desde el desplegable
Idioma del diccionario que encontramos en la parte inferior de la ventana.
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En la zona titulada No se encontr: aparece en color rojo la palabra no encontrada en el

diccionario (jugete) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras ms
parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de
esta lista se encontrar la palabra correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u.
Para cambiar la palabra errnea por la sugerida nicamente debemos cercionarnos de que est
seleccionada la que deseamos aplicar y pulsar Cambiar. La mayora de veces la primera opcin
ser la correcta, de modo que ni siquiera tendremos que molestarnos en seleccionar la palabra.
Si ninguna palabra sugerida se adapta a nuestras necesidades, podremos modificarla directamente
en el cuadro No se encontr.
Los botones disponibles dependern del tipo de error.

- Para errores ortogrficos, dispondremos de las opciones que ya hemos visto anteriormente en el
men contextual: Omitir, Agregar al diccionario, Autocorreccin...
- Para errores gramaticales podremos Omitir esta vez u Omitir regla, as como pulsar Explicar para
abrir un panel de ayuda con una explicacin sobre por qu Word lo ha considerado un error. Ten
presente que estos errores slo se mostrarn si est activada la casilla Revisar gramtica de la
zona inferior.
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Una vez finaliza la revisin de todo el documento, se muestra un mensaje de aviso como el
siguiente:
Si modificamos el documento podremos revisarlo de nuevo y las omisiones realizadas se pasarn

por alto y volvern a identificarse como errores.
Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como una accin en Word, y
por lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el botn Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello,
si te equivocas en alguna correccin, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la
accin, para luego proseguir con la revisin.
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Opciones de ortografa
Para modificar las opciones de ortografa debemos ir a la pestaa Archivo > Opciones. Aparecer
un cuadro de dilogo, all seleccionar la categora Revisin.
Vamos a ver las diferentes opciones que nos ofrece:
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Omitir palabras en MAYSCULAS. Si marcamos esta casilla no tendr en cuenta las palabras en
maysculas cuando realice la revisin ortogrfica. De esta forma se evita que detecte errores en
los nombres de empresas, organismos, etc. que se suelen escribir en maysculas
Omitir palabras que contienen nmeros. Si marcamos esta casilla no tendr en cuenta las
palabras que contienen nmeros (Informe34c, Ejercicio5) cuando realice la revisin ortogrfica.
Omitir archivos y direcciones de Internet. Si marcamos esta casilla no dar error en los nombres
de archivos (cuenta4.exe), ni en las direcciones de internet (http://www.aulaclic.com), ni en las
direcciones de correo electrnico (ejemplo@aulaclic.com).
Marcar palabras repetidas. Cuando repita una palabra a continuacin de otra, Word marcar el
error.
Permitir maysculas acentuadas en francs. Permite escribir textos con letras maysculas
acentuados en francs.
Slo del diccionario principal. Si est marcada, slo consultar el diccionario principal para
ofrecer sugerencias. Si no est marcada utilizar todos los diccionarios disponibles.
Revisar ortografa mientras escribe. Activa la revisin ortogrfica de modo permanente, cuando
cometamos un posible error lo subrayar en rojo ondulado.
Utilizar ortografa contextual. Si la casilla est activada, revisar la ortografa, de acuerdo al
contexto en que se encuentre la palabra.
Marcar errores gramaticales mientras escribe. Activa la revisin gramatical de modo
permanente, cuando cometamos un posible error lo subrayar en verde ondulado.
Revisar gramtica con ortografa. Si est marcada, permite la revisin permanente de gramtica
y ortografa en el texto.
Estadsticas de legibilidad. Si la activamos mostrar un resumen al finalizar la revisin, que
detallar el nivel de lectura del documento. Se mostrar una ventana con el totales de caracteres,
palabras, oraciones y prrafos, as como el promedio de caracteres por palabra, palabras por
oracin y oraciones por prrafo.
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Ocultar errores de ortografa en este documento. Esta casilla slo se puede marcar si tenemos
marcada la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca el subrayado ondulado rojo en las
palabras errneas.
Ejemplos de errores ortogrficos

Vamos a ver algunos casos tpicos de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la
ortografa.
En el caso de la imagen de la derecha hemos escrito "pin-pil" en lugar de "pilpil", vemos que no
hay ninguna sugerencia vlida.
Para corregir el error hacemos clic en la palabra no encontrada y cambiamos "pin-pil" por "pil-pil",
la ventana pasar a tener el aspecto que muestra la siguiente imagen.
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Ahora podemos confirmar el cambio que hemos realizado pulsando en el botn Cambiar o volver
al cuadro de dilogo anterior pulsando en Deshacer edicin.
Tambin podemos pulsar el botn Cambiar todas o el botn Autocorreccin, aunque en esta
ocasin tienen menos sentido, ya que no es probable que haya otro error idntico a este.
En nuestro caso, nos hemos dado cuenta de que pil-pil tampoco es correcto pero nos hemos
acercado y la sugerencia s contempla la palabra adecuada: pilpil. As que volveramos a pulsar
Cambiar.
Gestionar diccionarios personalizados

Word dispone de ciertos diccionarios el distintos idiomas. Pero, en ocasiones, es posible que nos
interese tener un diccionario personalizado con determinada jerga especfica que no suele venir
contemplada en diccionarios ordinarios. Para ello disponemos de un diccionario llamado
CUSTOM.DIC.
Recuerda el cuadro de dilogo con el que trabajamos cuando estamos corrigiendo un texto.
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Imagina que una palabra aparece marcada como error, pero la utilizas muy frecuentemente.
Decides incluirla en el diccionario para que no vuelva a considerarse errnea en ningn
documento. Lo nico que deberas hacer es pulsar el botn Agregar al diccionario y la palabra
pasara a considerarse correcta. Lo que realmente ha sucedido es que se ha incluido en el
diccionario CUSTOM.DIC. De esta forma, no se compromete la intergridad del diccionario
empleado, sea de la lengua que sea.
Utilizarlo resulta de lo ms cmodo y sencillo.
Pero, como siempre, podemos sacarle ms jugo a esta herramienta si profundizamos un poco ms.
En algunos casos ser absurdo e innecesario, pero en otros puede resultar muy prctico.
Ahora imagina que varias personas utilizan el mismo equipo. Cada uno tiene una especializacin
o jerga, por ejemplo un abogado y un mdico. No sera til que cada uno pudiese crear su propio
diccionario?
Hacerlo es muy sencillo, simplemente hacemos clic en Opciones desde el cuadro de dilogo de
correccin, o bien accedemos desde Archivo > Opciones > apartado Revisin. Ah debemos pulsar
el botn Diccionarios personalizados. Se abrir un nuevo cuadro de dilogo donde podremos crear
un nuevo diccionario fcilmente, desde el botn Agregar. Lo nico que necesitaremos hacer es
indicar el nombre con que se guardar.
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Observars que aparece en el listado. Podrs pulsar Cambiar predeterminado para que todas las
palabras que guardas cuando las decides Agregar al diccionario, se incluyan directamente en el
que prefieras.
Adems, es posible indicar a Word en qu idioma est. Lo haremos seleccionando el diccionario y
escogindolo del desplegable inferior. De esta forma podramos distinguir por ejemplo dos
diccionarios de medicina, uno en ingls y uno en espaol.
La ventaja de todo esto es que permite una mayor flexibilidad al usuario en la gestin de sus
diccionarios, pudiendo utilizar uno u otro en funcin del tipo de documento. Adems, al tratarse
de archivos independientes de tipo .DIC, es posible copiar un diccionario para disponer de l desde
cualquier equipo. El campo Ruta de acceso del archivo indica en qu carpeta se guarda el archivo.
Ejemplos de errores gramaticales

Vamos a ver algunos casos tpicos de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la
gramtica.
En el caso de la imagen siguiente vemos que no hay concordancia entre el sujeto (jugadores) y
el verbo (dispuso). sto es frecuente cuando modificamos una frase ya escrita. Por ejemplo, en
principio decidimos escribir "la seleccin" pero al final optamos por "los jugadores" y olvidamos
revisar el resto de la oracin.
La sugerencia ofrecida es correcta, por lo tanto deberamos pulsar el botn Cambiar.
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Otro error frecuente es la inconcordancia del gnero. En el ejemplo vemos que se ha escrito "la
calor", cuando realmente es una palabra masculina. Observa que la correccin tienen en cuenta el
contexto y propone "del" y no nicamente cambiar "la" por "el". La sugerencia ofrecida es
correcta, por lo tanto deberamos pulsar el botn Cambiar.
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Esta vez el corrector gramatical ha detectado que existe una oracin interrogativa al que le falta
un signo. En este caso, Word detecta que se cierra la interrogacin pero que no se ha abierto
anteriormente, pero no es capaz de saber en qu momento quieres que empiece la interrogacin.
Por lo tanto, la forma de solucionar este error es incluir el signo directamente en la caja que
muestra la oracin incorrecta. Una vez modificada, deberamos pulsar el botn Cambiar.
En este caso no ha encontrado correcto que despus de dos puntos aparezca un subrayado en
lugar de un espacio, sin embargo en el contexto de este documento no se puede considerar que
eso sea un error. Podramos omitir cada uno de los errores, pero en este caso lo mejor sera Omitir
regla para evitar que nos vuelva a saltar el aviso en el prximo campo Localidad.
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Autocorreccin
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y nos
ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiar automticamente por u once. O bien, si
detecta que empiezas una frase con minscula, la cambiar por mayscula.
Esta herarmienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y desventajas:
- Por una parte es una forma cmoda de automatizar la correccin en errores que solemos
cometer frecuentemente.
- Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiar automticamente una
palabra sin que nos demos cuenta y es posible que no nos interese en algn caso en concreto. Por
eso no recomendamos automatizar demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no
tengamos apenas control de lo que estemos escribiendo.
Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma automatizada, lo ideal
es mirar la pantalla a la vez que escribimos para detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el
teclado. Si te falta prctica para ello, es posible que te interese desactivar esta opcin de
correccin.
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Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorreccin segn nuestros intereses. Para hacerlo:
1. Elegir la pestaa Archivo > Opciones.
2. Aparecer un cuadro de dilogo. All seleccionar en el men de la izquierda, Revisin.
3. Hacer clic en el botn Opciones de Autocorreccin....
Aparecer un cuadro de dilogo como este, vamos a ver las posibilidades ms interesantes.
Corregir DOs MAysculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos maysculas
seguidas al principio de una palabra Word sustituir la segunda mayscula por una minscula.
Por ejemplo: Corregir DOs MAysculas SEguidas se corregira a: Corregir Dos Maysculas Seguidas.
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Poner en mayscula la primera letra de una oracin. Pone en mayscula la primera letra
despus de un signo de puntuacin que indique el final de una oracin, como por ejemplo un
punto, un final de interrogacin, etc.
Poner en mayscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace
que empiece por mayscula.
Poner en mayscula los nombres de das. Pone en mayscula los nombres de los das de la
semana.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra
en minscula y las siguientes en maysculas la cambia por la primera en mayscula y las siguientes
en minsculas y desactiva el bloqueo de maysculas.
Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna
Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como
los que vemos en la imagen. Por ejemplo, si la palabra cuanto va detrs de una exclamacin va
siempre con tilde.
Si queremos podemos Agregar o Eliminar algunas de estas sustituciones.
- Para reemplazar algn trmino por otro, insertarlos en las cajas de texto disponibles sobre el
listado y pulsar Agregar.
- Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar.
Por ejemplo, podramos agregar que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por
Organizacin de las Naciones Unidas.
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Tambin tenemos disponible el botn Excepciones... que nos permite especificar unas
excepciones a algunas opciones de Autocorreccin.
Por ejemplo, podemos especificar No poner maysculas despus de determinadas palabras,
agregndolas a una lista para evitar que en esos casos se aplique la regla, como podemos ver en la
imagen.
Tenemos otras dos pestaas para asignar excepciones en otros casos.
Ms funciones de revisin
Adems de la correccin de textos, Word consigue facilitar nuestro trabajo a la hora de la
redaccin y ayudarnos a crear documentos de valor. Para ello, nos ofrece una serie de fuentes de
informacin y consulta.
Pueden resultar muy tiles, especialmente si disponemos de conexin a internet, ya que en tal
caso tambin podremos consultar contenidos de la red directamente en Word.
Libros y sitios de referencia

Cuando escribimos en papel de forma tradicional, acostumbramos a disponer de varios libros de
referencia. No tan slo diccionarios comunes con definiciones, sino tambin de sinnimos, o
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bilinges para la realizacin de traducciones, etc. Esta funcionalidad tambin est disponible en
Word.
El panel de Referencia, que podemos mostrar desde la pestaa Revisar > grupo Revisin >
Referencia, es precisamente esto. Un listado de libros de consulta donde, simplemente tecleando
una palabra y escogiendo en el listado el libro que queremos utilizar, veremos representada en el
espacio inferior la informacin.
Observa el ejemplo de las siguientes imgenes, donde hemos realizado una bsqueda de la
palabra estudiar tanto en un diccionario de sinnimos en espaol como en un traductor espaolingls.
En ambos casos la bsqueda se realizar despus de pulsar el botn con forma de flecha.
Sitios de referencia disponibles
Los libros disponibles para la consulta son principalmente diccionarios y traductores, pero si tu
equipo est conectado a internet te resultar muy til utilizar el buscador web de Microsoft, Bing,
o cualquiera de las pginas de referencia. Para ello, selecciona uno de los sitios de referencia en la
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lista de fuentes de informacin: Bing, Factiva iWorks, Live Search, ndice de cotizaciones de MSN
Money... O bien escoge la opcin Todos los sitios de referencia.
.
Diccionario de sinnimos
Word da especial importancia a los diccionarios de sinnimos, por ser una herramienta de
frecuente consulta. Por eso facilita un botn de Sinnimos en la pestaa Revisar que se encarga de
cambiar el libro de referencia utilizado actualmente por el de sinnimos del idioma
predeterminado, a la vez que se inicia el panel de Referencia. De modo que si escribiendo
queremos buscar un sinnimo bastar con hacer clic en la palabra en cuestin y pulsar ese botn.
Atajo de teclado
Si esto ya nos ahorrar mucho tiempo de hojear libros y pasar pginas, an podemos utilizar esta
herramienta de forma ms rpida. La mayora de veces las palabras que buscaremos en los libros
de referencia son palabras que hemos utilizado en nuestro documento. De modo que una forma
muy sencilla de ver informacin sobre ellas es utilizar un atajo de teclado. Para ello, debemos
mantener pulsada la tecla ALT y hacer clic en la palabra en cuestin. Se abrir el panel y se
realizar la bsqueda automticamente. Ten presente que el libro o el sitio de referencia que se
utilizar ser el ltimo que hubisemos seleccionado.
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Men contextual
Algunas personas se sienten ms cmodas trabajando con el men contextual. Si es tu caso ests
de enhorabuena, porque al hacer clic sobre una palabra con el botn derecho del ratn vers que
tienes a tu alcance todas las opciones.
La opcin Buscar despliega el listado de sitios de referencia.
La opcin de Sinnimos muestra directament en el men varios de ellos, de forma que

simplemente haciendo clic sobre uno la palabra empleada actualmente ser sustuida por
su sinnimo.
Por ltimo, Traducir abrir el panel de Referencia para mostrar el resultado de la

traduccin.
Opciones de configuracin
Y ahora que ya sabes cmo utilizar las referencias perfectamente, slo queda mencionar sus
opciones de configuracin. En la parte inferior del panel Referencia encontrars algunos enlaces
que te permiten:
Actualizar la informacin de los libros,
comprobar si existen nuevos recursos
y acceder a las Opciones de referencia, donde podrs realizar estas mismas dos acciones y
adems decidir qu libros y sitios quieres que aparezcan en la lista de seleccin de
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fuentes. Por ejemplo, pudiendo incorporar nuevos diccionarios de sinnimos en otros

idiomas que en principio estn ocultos.
Formato del documento

Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que
tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en s seguir siendo el
mismo.
La presentacin del documento es importante. No slo por elegancia, sino tambin para facilitar y
motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo se
consiguen resultados espectaculares.
En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarn a dar cierto diseo, de las ms
generales a las ms especficas:
Aprendremos a aplicar un tema.
Luego a incluir una portada y cambiar el color de pgina.
A modificar el formato del texto.
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Y el de los prrafos.
Adems, tambin veremos cmo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetacin del
documento y cmo copiar el formato de un texto a otro.
Los temas
Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los estilos, que
introdujimos en el tema 3 de edicin bsica.
Como recordars, al definir cada texto con un estilo desde la pestaa Insertar > grupo Estilos,
indicamos a Word qu parte es un ttulo, qu parte un subttulo y cul es el prrafo que compone
el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a travs de la aplicacin de estilos, definimos la
estructura del documento.
Un tema es la aplicacin de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que
componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los ttulos sern de un
determinado color, con un determinado tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los
estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado
correctamente los estilos se cambiar su formato por completo con un nico clic.
Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaa Diseo de pgina >
grupo Temas > opcin Temas.
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Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista de opciones
(observa que puedes ver ms bajando la barra de desplazamiento).
Adems, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a lo que buscamos, y
utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay junto al botn Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este
modo, podramos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero aadirle la
combinacin de colores del tema Austin, la combinacin de fuentes del tema Chincheta y los
efectos del tema Ejecutivo. Con esta mezcla habramos creado un nuevo tema que podramos
conservar para futuros proyectos pulsando el botn Guardar tema actual....
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Crear un tema personalizado

La utilidad de los temas es incuestionable. La capacidad de cambiar el aspecto de un documento
radicamente con un nico clic facilita mucho el trabajo. Pero en ocasiones, los temas predefinidos
no se adaptarn a nuestras necesidades. En ese caso nos puede interesar crear un tema
personalizado.
Para hacerlo, lo primero es ir a la pestaa Diseo de pgina > grupo Temas > opcin Temas.
Seleccionamos el tema ms cercano a lo que queremos conseguir, ya que sus colores, fuentes y
efectos nos proporcionarn un aspect bsico sobre el cual iremos realizando las modificaciones.
A continuacin, deberemos pulsar el botn Colores.
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Se mostrarn los colores de cada uno de los temas predeterminados. Pero en este caso no
queremos ninguno de ellos, as que hemos de pulsar la opcin Crear nuevos colores del tema. Se
abrir una ventana como la siguiente:
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En ella se mostrarn los colores del tema que hemos elegido al principio. en nuestro caso el tema
Office. Lo nico que deberemos hacer es ir cambiando cada uno de los colores para definir cul
utilizar en cada caso. En la zona de la derecha iremos viendo una vista previa del resultado.
Al finalizar, le damos un Nombre desde la caja de la zona inferior y pulsamos Guardar. De este
modo, crearemos una nueva paleta de colores que se incluir en el listado, dentro de la categora
Personalizados que antes no exista. Los colores personalizados se pueden, en caso de que
queramos realizar alguna modificacin, editar. Tambin se pueden eliminar. Lo haremos desde su
men contextual, haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre ellos y eligiendo la opcin
correspondiente. Los colores Predeterminados en cambio no pueden sufrir alteraciones ni se
podrn eliminar.
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Ten en cuenta que la paleta de colores personalizada se guarda como entidad propia y no como
parte de un tema en concreto. Esto implica que podras utilizar la misma en varios temas
personalizados en que los colores seran los mismos, pero las fuentes y los efectos no, por
ejemplo.
La portada
En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de una portada: proyectos,
memorndums, informes... Word 2010 facilita mucho esta tarea, ya que pone a nuestra
disposicin una serie de portadas predefinidas.
Para incluir una portada debemos ir a la pestaa Insertar > grupo Pginas > opcin Portada.
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Se desplegar un men con varios diseos. Haciendo clic en uno de ellos se insertar una nueva
pgina al principio del documento con el aspecto elegido.
La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados, como el ttulo, el
subttulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran con texto entre
corchetes: [Escribir el ttulo ...]. Al hacer clic sobre l se muestra un cuadro de edicin, donde hay
que indicar el nuevo texto.
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Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven influenciadas por el
tema aplicado al documento. Es decir, que el aspecto variar ligeramente para adaptarse a los
colores y fuentes del tema en cuestin y as dar un aspecto al conjunto ms homogneo.
Cambiar el fondo de pgina

Otro detalle que nos ayudar con los ltimos retoques del documento es cambiar el fondo de las
pginas.
Por defecto las pginas se muestran blancas, porque es el color ms normal del papel de
impresin y por tanto dejarlo as supone un menor gasto de tinta en la impresin.
Pero si queremos dar color a las pginas, podemos hacerlo desde la pestaa Diseo de pgina >
grupo Fondo de pgina.
Encontraremos tres herramientas que nos permitirn cambiar el fondo de todas las pginas a la
vez:
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Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la pgina, por ejemplo

Confidencial o Borrador. Al hacer clic se desplegar el men siguiente que te permitir elegir el
que quieras del listado:
Para quitar la marca de agua de un documento debers pulsar la opcin Quitar marca de agua.
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Color de pgina. Al hacer clic, un men te permite elegir el color en una paleta de colores.
Para recuperar el color blanco, elige la opcin Sin color. Y si no encuentras el que quieres en la
paleta, pulsa Ms colores....
Bordes de pgina. Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:
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La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las opciones de izquierda a derecha.

1. Primero selecciona el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o Personalizado.
El cuadro seleccionado es el que est enmarcado en azul.
2. Luego, selecciona el estilo de lnea que quieres aplicar.
Si eliges un Estilo de lnea, podrs especificar su color y ancho.
En cambio, si escoges un Arte, el borde ser un motivo realizado por una consecuencia de
dibujos. Por lo tanto slo podrs establecer un ancho, y en algunos casos el color (cuando
el programa lo permita) porque el color y forma son caractersticas propias del dibujo.
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3. Por ltimo, elige en la vista previa qu bordes quieres aplicar. De forma predeterminada
se muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que
hay a su lado podrs decidir cules mostrar. Tambin podrs decidir qu mbito de
aplicacin tendrn: todo el documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera...
Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles. Podrs utilizar las
tres a la vez en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele tener un
color muy claro y es posible que no se aprecie con segn qu colores de fondo.
Marca de agua personalizada

En la pestaa Diseo de pgina > grupo Fondo de pginas > opcin Marca de agua se despliega un
men donde elegir una de las marcas disponibles. Pero para crear una personalizada que se
adapte a nuestras necesidades particulares, elegimos la opcin Marcas de agua personalizadas...
en este mismo men. Se abrir un cuadro de dilogo como el que sigue.
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Por defecto est marcada la opcin Sin marca de agua, pero si marcas una de las otras dos (Marca
de agua de imagen o Marca de agua de texto) se activarn sus correspondientes opciones y podrs
modificarlas.
Marca de agua de imagen
Para aplicar una marca de agua que conste de una imagen, hay que pulsar el botn Seleccionar
imagen.... Se abrir un cuadro de dilogo que permite elegir la ubicacin y el archivo en concreto.
Una vez seleccionada, pulsamos Insertar y el cuadro se cerrar, mostrando la ruta de la imagen
elegida junto al botn (como se aprecia en la imagen de ejemplo).
Si pulsas Aplicar la marca se mostrar centrada en la pgina, pero no se cerrar ell cuadro de
dilogo. De este modo podrs ajustar los parmetros Escala y Decolorar e ir pulsando Aplicar para
ver como queda.
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Si marcas la casilla Decolorar los colores de la imagen se aclararn. Esto es recomendable en las
marcas de agua, porque los colores muy fuertes pueden mezclarse demasiado con el texto que se
escribe encima. Por lo tanto, slo dejaremos la casilla desmarcada si la imagen original utilizada ya
tiene colores claros que pasan desapercibidos.
Este es un ejemplo de la misma marca de agua en los dos estados: con y sin decolorar.
Desplegando la lista Escala podrs elegir entre el tamao original. En la imagen anterior est en
Automtico, que es la opcin por defecto. De esta forma, la imagen tratar de ocupar casi
aproximadamente un tercio del tamao del folio. Pero puedes cambiar su tamao a 100% para
que se muestre en el tamao original, o bien escalarlo con los valores 500%, 200%, 150% o 50%.
Cuando hayas acabado, pulsa Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo conservando los cambios.
Marca de agua de texto
En el caso del texto lo que deberemos hacer es elegir:
El idioma de los diccionarios instalados.
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El texto, bien eligiendo uno de los textos predefinidos de Word en el desplegable, bien
escribiendo uno propio directamente en la caja.
La fuente para darle una tipografa distinta de la indicada.
El tamao que, en vez de ser relativo como en el caso de la imagen, ser absoluto, como
cualquier tamao de fuente (en puntos).
El color en que se mostrar el texto y si se ver semitransparente.
Y su posicin, eligiendo la distribucin Diagonal u Horizontal.
Al igual que en el caso de la marca de agua de imagen, puedes ir aplicando los cambios para ver el
resultado y Aceptar cuando por fin hayas terminado de editarla.
Es interesante aplicar un texto de prueba sobre la marca de agua (sea del tipo que sea)para ver el
resultado final real. Por ejemplo, en nuestro caso quiz sera recomendable utilizar un color ms
suave:
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Degradados, texturas y tramas

El cuadro de dilogo Efectos de relleno est compuesto por tres pestaas que nos permiten crear
efectos distintos como degradados, texturas o tramas, en vez de utilizar un color slido. El
funcionamiento siempre es el mismo: elegir las preferencias, visualizar el cuadro de muestra para
ver si nos gusta el resultado y pulsar Aceptar para guardar los cambios.
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Este cuadro se puede utilizar, por ejemplo, para que las pginas tengan cierto fondo, en vez de el
color blanco que viene por defecto. Podemos abrirlo desde la pestaa Diseo de pgina > grupo
Fondo de pgina > opcin Color de pgina > opcin del men Efectos de relleno....
Estas son las pestaas Degradado, Textura y Trama que vamos a ver en este avanzado:
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Degradado
La primera pestaa que nos encontramos es la de Degradado.
En ella podemos elegir qu colores queremos degradar:
- Un color: te permite escoger un color y luego desplazar una barra para indicar qu grado de
claridad o oscuridad aplicar de ese mismo tono para generar el contraste del degradado. En la
prctica observars que lo que haces es mezclarlo con un color ms bien negro, blanco o similar al
elegido.
- Dos colores: Eligir dos colores, que se mezclarn con un efecto degradado.
- Preestablecer: Muestra una lista desplegable que te permite elegir entre algunos diseos
preestablecidos por Word.
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Tambin podemos especificar qu nivel de Transparencia aplicar en dos escalas: De y A. Por

ejemplo, partir de una transparencia del 50% y terminar en una transparencia del 5%.
Los estilos de sombreado bsicamente definen la direccin del efecto. Las opciones son
Horizontal, Vertical, Diagonal hacia arriba, Diagonal hacia abajo, Desde la esquina y Desde el
centro.
Dentro de cada estilo disponemos de cuatro variantes, que lo que hacen es modificar la
disposicin de los colores: el color 1 en los extremos y el color 2 en el interior y viceversa.
En la imagen puedes ver las variantes para un estilo vertical de dos colores.
Textura
La textura es una imagen que simula la textura de un determinado material o superfcie: madera,
metal, corcho, piedra, pergamino... sta pequea imagen se aplica de forma repetitiva para crear
un efecto completo.
Para el caso particular de fondo de pgina no te lo aconsejamos, ya que contiene colores muy
vivos y el texto sobre l apenas sera visible. A menos, claro, que vayas a introducir el texto dentro
de objetos o tablas de un color listo.
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Las texturas no son modificables, pero puedes utilizar el botn Otra textura..., que abre un cuadro
de dilogo que te permite explorar en tu ordenador otras imgenes de texturas que puedas tener.
Trama
Una trama es un motivo o serie de formas simples y repetivivas. Puedes escoger el color del
primer plano y del fondo, para personalizarlas.
La fuente
Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de las
letras, nmeros y signos de puntuacin que se escriben como texto.
Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a travs de los
temas y estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y
precisa, para poder, por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto.
En versiones ms antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma exclusiva para
formatear todo el texto. sto supona mucho tiempo y esfuerzo para lograr un resultado
profesional. Afortunadamente con la posterior aparicin de herramientas tiles que facilitan el
trabajo, como los estilos y los temas, stas se pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos
en casos ms concretos.
Podemos modificar la fuente desde la pestaa Inicio > grupo Fuente.
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Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una palabra o

frase.
Vamos a comentar las herramientas ms importantes de estos paneles.

Fuente
De forma comn, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la
tipografa. En la imagen vemos que la tipografa de fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre el
pequeo tringulo que hay a su derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro
equipo.
Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que
podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas las
fuentes. Esto es as para que el listado resulte ms prctico y, si ests utilizando una fuente la
encuentres fcilmente entre las primeras posiciones de la lista.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para
que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn
central para movernos ms rpidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
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Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo
directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un
cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se va autorellenando con la fuente que cree que
buscas, de modo que es posible que al introducir nicamente dos o tres letras, ya se muestre la
que te interesa.
Tamao de la fuente
De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el
tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente en la caja de texto.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados
son 10 y 12 puntos.
Junto al desplegable de tamao de fuente veremos dos botones en forma de A
que
tambin nos permiten seleccionar el tamao de fuente, pero esta vez de forma relativa. Cada uno
de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamao, y el que apunta
hacia abajo lo disminuye.
Efectos bsicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.
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Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente. Al activarse la opcin se

muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso. Como puedes apreciar
en la imagen
, se pueden activar varios a la vez: Ejemplo.
Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la lnea que dibuja los caracteres.
Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.
Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una lnea simple bajo el texto. Si pulsas la pequea flecha
triangular de su derecha se despliega un men que te permite cambiar el estilo de la lnea,

pudiendo elegir entre lneas onduladas, discontnuas, dobles, gruesas, etc.
-
Tachado: Dibuja una lnea sobre el texto.

Subndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamao del texto y lo sita ms abajo que el resto del
texto.
-
Superndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamao del texto y lo sita ms arriba que el resto del
texto.
Subndice y superndice son los nicos estilos que no se pueden aplicar a la vez. Porque,
obviamente, el texto se posiciona arriba o abajo, pero no en ambos sitios a la vez.
En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta, dentro de la
ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el cuadro de dilogo Fuente.
Cambio maysculas/minsculas
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En la pestaa Inicio > grupo Fuente > opcin Cambiar a maysculas y minsculas...
podemos
desplegar un men desde la pequea flecha triangular que nos permite cambiar el formato de
maysculas a minsculas en el texto seleccionado. Las opciones son:
Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en

minsculas.
minsculas. Todas las letras en minsculas.
MAYSCULAS. Todas la letras en maysculas.
Poner en manysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayscula y el

resto de la palabra en minsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa.
Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando MAYS+F3, las
palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas: maysculas,
minsculas y tipo oracin.
Cuadro Fuente y caractersticas OpenType

En la pestaa Inicio > grupo Fuente encontramos las opciones ms comunes para la modificacin
de las fuentes de nuestro documento. Pero podemos ver todas las opciones posibles si accedemos
al cuadro de dilogo Fuente. Para hacerlo hay que pulsar en la parte inferior derecha del grupo.
El cuadro se organiza en dos pestaas: Fuente y Avanzado.

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Podremos cambiar cualquier caracterstica de stas.

En el cuadro Vista previa se muestra el resultado final. Si habas seleccionado un texto en
concreto aparecer Este. Si no se ver otro texto (+Cuerpo).
Cuando el resultado sea el buscado, pulsaremos Aceptar los cambios. El nuevo formato de fuente
se aplicar al nuevo texto que insertes, o bien al texto que hubises seleccionado antes de abrir el
cuadro.
Si lo quieres es que se utilice el formato de fuente especificado en cada uno de los documentos
nuevos que crees en un futuro, pulsa el botn Establecer como predeterminado.
El botn Efectos de texto lo veremos en otro avanzado.
Vamos a ver algunas de las caractersticas de stas pestaas que no son accesibles directamente
desde la cinta, puesto que las de la cinta las veremos en el tema.
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Fuente
La mayora de opciones son las que se encuentran en la cinta: tipografa y tamao de la fuente,
efectos bsicos, color de la fuente, estilos de subrayado...
Pero adems encontramos otros efectos como:
Versales: Convierte todo el texto a maysculas, con el matiz de que las letras que
realmente eran maysculas en el formato original sern ligeramente ms grandes que el
resto.
Oculto: Oculta el texto, de forma que no se ver en pantalla ni aparecer al imprimir el

documento. Para ver el texto oculto en la pantalla, hacer clic en el botn
de la pestaa
Inicio. Aparecer con un color ligeramente ms claro para que sea fcil distinguir que se
trata de texto oculto. Si lo que quieres es que deje de estar oculto, cuando seas capaz de
verlo seleccinalo y cambia desactiva la casilla Oculto de este cuadro de dilogo.
Color y efectos de texto

Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas
que tambin se
pueden aplicar a la vez:

Color de fuente: Es el color del texto. La lnea que se dibuja bajo la letra A del icono
es el color que hay seleccionado actualmente. Tambin dispone de una paleta de colores
que se muestra al pulsar su correspondiente flecha.
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Si no encuentras el color que deseas, puedes pulsar Ms colores... y seleccionarlo de la paleta ms

completa que se mostrar en un cuadro de dilogo.
Desde la opcin Degradado puedes desplegar un submen que permite dar cierto efecto
degradado al texto. El degradado tendr en cuenta todo el texto, no cada una de las letras de
forma independiente.
Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botn el cursor cambiar y tomar la
forma de un rotulador de resaltado. Colorea el fondo del texto del color indicado, del mismo modo
que resaltaramos sobre una hoja de papel con un rotulador.
Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera de la paleta de colores
disponibles.
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Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color. Para dejar el texto
resaltado pero dejar de utilizar el lpiz especial y recuperar el formato normal del cursor, pulsa
Detener resaltado.
Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un men con 20

formatos prediseados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un color
distinto al fondo, y dems efectos.
Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opcin Borrar efectos de texto.
Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones que hay justo debajo para crear un
efecto personalizado.
Ventana de colores
Muchas herramientas permiten elegir un color de una paleta. Para simplificar, Word muestra una
paleta reducida, pero podemos acceder a una mayor variedad cromtica si pulsamos la opcin
Ms colores.... Por ejemplo, en la pestaa Inicio > grupo Fuente > opcin Color de fuente.
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En principio veremos la pestaa de colores Estndar:
Al hacer clic sobre un color, se mostrar en la previsualizacin inferior, en la mitad superior del
cuadro (Nuevo). De esta forma puedes compararlo con el que hay aplicado actualmente (Actual),
justo debajo.
Aunque tambin podemos acceder a la pestaa Personalizado para disponer de ms opciones.
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Esta paleta es ms completa. Permite elegir un color y luego ajustar el tono deseado desde la
barra que hay justo a la derecha.
Si queremos utilizar un color en concreto no es factible seleccionarlo de la paleta de muestra. Lo
ms apropiado es establecer el valor exacto del mismo. El modelo de color utilizado por defecto es
la especificacin RGB, aunque se puede cambiar a HSL.
En el caso de utilizar RGB, deberemos especificar el nivel de rojo, verde y azul. Si utilizamos HSL
deberemos especificar el nivel de matiz, saturacin y luminosidad.
Tambin, como en el caso anterior, dispondremos de una vista previa.
Efecto de texto personalizado

Si has utilizado Word antes, vers que los efectos causan un resultado similar a WordArt, solo que
en este caso no creamos un objeto de tipo dibujo, sino que simplemente aplicamos sombras,
relieves y bordes al propio texto.
Hemos visto que en la cinta podemos establecer un efecto para el texto. Pero si lo que queremos
es crear uno personalizado, podemos acceder a la ventana Formato de efectos de texto:
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1. Abrimos el cuadro de dilogo Fuente, desde la esquina de su grupo, en la pestaa Inicio:
2. En la zona inferior del cuadro, pulsamos el botn Efectos de texto.

El cuadro tiene el siguiente aspecto:
A la izquierda vemos un men que permite elegir el aspecto que queremos modificar del texto: el
relleno, contorno o estilo de esquema. O bien la sombra, el reflejo, iluminacin y bordes y formato
3D.
Al pulsar sobre cualquiera de las opciones del men se colorear para mostrar que est activa y se
abrirn sus correspondientes herramientas a la derecha.
Los cambios que vas aplicando no se previsualizan directamente en el cuadro de Formato de
efectos de texto, as que tendrs que cerrarlo para ver el resultado.
Veamos un ejemplo:
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El relleno es un degradado anaranjado. Tiene un efecto biselado que le da cierta profundidad, se

lo hemos dado con el formato 3D.
El contorno es rojo. En cambio, vemos como un aura morada, eso es un efecto de iluminado.
La sombra tiene una orientacin inferior derecha, se ve en tono gris. Tambin hay un reflejo
aplicado, que da un efecto espejo.
Ten en cuenta que, para aplicar relleno y contorno, debers elegir una fuente lo suficientemente
gruesa como para que se distingan. Nosotros hemos realizado el ejemplo con la Franklin Gothic
Heavy a tamao 72.
Este texto de ejemplo est algo cargado, pero es para que veas las posibilidades de las
herramientas. No vamos a detenernos en cada una de las herramientas, porque existen muchas.
En cambio, mostraremos a continuacin cada una de las secciones, las comentaremos brevemente
y explicaremos cmo manejar los mens y opciones en general. Te invitamos a que las pruebes
todas poco a poco.
Relleno y contorno de texto
El relleno tiene tres opciones generales: Sin relleno, Relleno slido y Relleno degradado. En
funcin de la opcin que elijas vers unas herramientas u otras.
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Para un relleno slido, nicamente elige el color y si quieres que tenga cierta transparencia
indica el grado de la misma.
Para un relleno degradado, debers elegir el color y tipo, la direccin de entre las del men y su
ngulo.
La mayora de selectores ya los conoces: mens, listas desplegables o barras deslizadoras. Vamos a
comentar el selector de Puntos de degradado, por ser algo diferente a lo que nos solemos
encontrar.
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El degradado es una mezcla paulatina de dos o ms colores. Por lo tanto, esta barra nos permite
elegir en qu punto se introduce un color en la mezcla.
Desde los botones situados a la derecha de la barra puedes Agregar un delimitador nuevo o Quitar
el delimitador que est seleccionado. Tambin puedes deslizarlos a otra posicin, arrastrndolos.
Al situar el cursor sobre uno de los limitadores, aparece un recuadro de ayuda (tooltip) que te
indica las caractersticas generales del mismo. Si haces clic en l, vers estas mismas caractersticas
plasmadas en las herramientas inferiores de color, posicin, brillo y transparencia. Por tanto, las
herramientas inferiores se modifican para cada uno de los delimitadores.
No explicaremos las opciones de contorno de texto, porque son idnticas. La nica diferencia es
que afectan a la lnea de contorno del texto en vez de a su relleno.
Sombra, Reflejo e Iluminaciones

Para aplicar un efecto de sombra, de reflejo o iluminaciones, normalmente con seleccionar un
valor Preestablecido ser suficiente. Al hacerlo, se mostrarn debajo los valores de configuracin.
Si el diseo no acaba de ser lo que quieres, elige la que ms se parezca a lo que buscas y luego
realiza tus modificaciones.
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Formato 3D
El formato 3D te permite darle cierta perspectiva y profundidad al texto. Y las herramientas de
superfcie te ayudarn a conseguir un bonito acabado.
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Pulsando Reestablecer se elimina cualquier efecto 3D aplicado. De esta forma, podrs ir probando
sin problema, porque si no te gusta el resultado no ser necesario que borres todo el formato del
texto y lo vuelvas a aplicar (relleno, contorno...).
WordArt
Con las opciones anteriores seramos perfectamente capaces de crear un rtulo vistoso en nuestro
documento. Pero Word dispone de una herramienta que permite crear rtulos de forma sencilla,
escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt.
Para utilizarla, iremos a la pestaa Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botn WordArt.
Se mostrar una lista con algunos modelos de letras. Lo nico que deberemos hacer es hacer clic
sobre la que ms nos guste.
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A continuacin se mostrar un texto en el documento listo para ser modificado. Si hemos

seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito.
Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaa Inicio para cambiar
aspectos como la fuente, el tamao, el color o los estilos, tal y como lo haras con cualquier otro
texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que estn a medio camino
de ser imgenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos de las
Herramientas de dibujo, con una pestaa de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el
corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt
seguir las reglas de alineacin de los grficos.
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Formato prrafo
Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionarlo y modificar las
caractersticas que queramos.
Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de
formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las
secciones, que veremos ms adelante.
Las caractersticas ms importante de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas
estn disponibles en la pestaa Inicio.
Alineacin.
Estos son los botones
para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin:
Izquierda
Centrada
Este prrafo tiene

establecida alineacin
Este prrafo tiene

establecida la alineacin
izquierda.
centrada.
Derecha
Este prrafo tiene Este
Justificada
prrafo
establecida alineacin una
tiene
alineacin
derecha. justificada.
Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de

los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las
celdas si el texto se encuentra en una tabla. La forma de fijar los mrgenes de la pgina se ver en
el captulo correspondiente.
Sangra.
Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se
realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones
de la pestaa
Inicio en el grupo Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
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As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se
puede desplazar otro valor que deseemos.
Relacin entre saltos de pgina y prrafos.
Como sabes, al llegar al final de la pgina se produce un salto de pgina. Esto no supone ningn
problema, pero es posible que en un momento dado no quieras que un prrafo quede dividido en
dos pginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el
cuadro de dilogo Prrafo > pestaa Lneas y saltos de pgina
Hacer clic y escribir (Escribir al vuelo)

En versiones ms antiguas de Word, para escribir nicamente al principio y al final de la pgina,
por ejemplo, haba que ir pulsando INTRO para crear filas vacas. Una vez creadas, ya podamos
desplazarnos por el documento.
En las ltimas versiones, incluido Word 2010, se ha mejorado este aspecto. Ahora es posible
escribir en cualquier punto de la pgina directamente haciendo doble clic sobre el lugar exacto, y
sin necesidad de crear prrafos sin contenido.
Cmo se usa?
Al mover el cursor por una pgina de Word, en Vista Diseo, vemos que Este toma diferentes
formas. Es debido a la funcin que te permite escribir libremente o escribir "al vuelo".
Las formas del cursor simbolizan el tipo de alineacin de prrafo que aquirira el texto si fuese
inserado en el lugar sealado. Tambin se crear una sangra automticamente, a la altura de
donde hayamos situado el punto de insercin haciendo doble clic.
Al colocar el cursor junto al margen izquierdo aparece un pequeo prrafo alineado a la
izquierda.
Si posicionamos el cursor un poco ms a la izquierda y aparece con una sangra

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Cuando colocamos el cursor por el centro de la pgina, veremos como el cursor toma la forma
de un pequeo prrafo centrado.

Y, si ponemos el cursor junto al margen derecho toma la forma de un prrafo alineado a la
derecha.
Esta funcin es til, por ejemplo, cuando creamos una pgina de ttulo para un trabajo. Podemos
escribir al principio de la pgina el lugar y la fecha, en el centro el propio ttulo del trabajo y al final
de la pgina el autor del trabajo. Todo en los lugares exactos, sin tener que ir insertando lneas en
blanco.
Formato del prrafo

En la cinta de opciones disponemos de las herramientas ms comunes de prrafo, dentro de la
pestaa Inicio > grupo Prrafo. Pero si queremos acceder a todas ellas, debemos abrir el cuadro de
dilogo pulsando el botn de la esquina inferior del grupo.
Sangra y espacio
Al hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo Prrafo, veremos la pestaa Sangra y
espacio. En ella encontramos las opciones para configurar la Alineacin, el Espaciado o el
Interlineado, entre otras. El Nivel de esquema lo veremos ms adelante.
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Alineacin.
En este campo tenemos un botn para desplegar la lista con los cuatro tipos de alineacin
disponibles. Izquierda, centrada, derecha y justificada.
Truco: Si despus de alinear justificado un prrafo, a la ltima lnea del prrafo le falta un poco
para llegar hasta el final de la lnea, colocar el cursor al final de esa lnea y pulsar MAYS + INTRO,
esto har que la lnea se reparta homogneamente para que llegue hasta el final, con lo cual el
prrafo quedar perfectamente justificado.
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Sangra.
Podemos fijar los centmetros que queremos que se desplace el prrafo tanto a la izquierda como
a la derecha rellenando los campos Izquierda y/o Derecho.
Tambin podemos indicar uno de los dos tipos de sangra Especial disponibles en la ventana que
se despliega al hacer clic en el botn de la derecha.
Primera lnea: desplaza la primera lnea del prrafo un poco a la derecha.
Francesa: desplaza todas las lneas del prrafo hacia la derecha excepto la primera lnea.
Espaciado.
Aqu podemos fijar el espacio vertical que quedar entre el prrafo que hemos seleccionado y el
prrafo anterior y posterior.
Interlineado.
El interlineado es el espacio vertical que separa las lneas, podemos modificarlo mediante la
ventana de Interlineado que nos ofrece las siguiente posibilidades:
Sencillo, es el establecido por defecto.
1,5 lneas.
Doble. Dos lneas.
Mnimo, al elegir esta opcin podemos especificar en el recuadro "En" de la derecha los puntos
deseados pero hasta un valor mnimo para que no se superpongan las lneas.
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Exacto, como la opcin anterior pero permitiendo la superposicin de las lneas.

Mltiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un nmero de lneas, incluso con
decimales.
Guin y espacio de no separacin

Por defecto, cuando escribimos en Word el texto se autoajusta y hace saltos de lnea para evitar
que una palabra quede dividida. Para que se utilicen los guiones de separacin nos situaremos en
la pestaa Diseo de pgina y cambiaremos la opcin Guiones.
Aqu puedes ver un ejemplo del resultado si seleccionamos Ninguno, Automtico y Manual:
En el ltimo caso, en Manual, vemos que aparece un cuaro de dilogo que nos permite indicar
cmo se divide correctamente la palabra, aunque lo normal es que el sistema lo haga bien.
Ten presente que los guiones se aplicarn a todo el documento. Si quieres que slo se aplique a
una parte del mismo tendrs que utilizar el modo Manual con el texto a modificar previamente
seleccionado.
Si, por el contrario, lo que queremos es conseguir que dos palabras no se separen en distintas
lneas, por la razn que sea, lo que haremos ser pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS +
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ESPACIO, en vez de separarlas con un espacio simplemente. Si ya estaban escritas debers borrar
el espaciado e insertarlo de la forma descrita.
Veamos un ejemplo. Hemos aplicado un espacio de no separacin en los lugares marcados,
observa la diferencia:
Como las tres palabras son ahora inseparables, y no caben en el espacio de la lnea superior, se
sitan juntas en la inferior.
Podras pensar que, visto lo visto, insertando un salto de lnea con la tecla INTRO se obtendra el
mismo resultado. Y as sera, al menos en apariencia. Pero de esta forma, al autoajustarse
automticamente, no habr ningn salto de lnea si modificamos el texto posteriormente.
En cambio, si hemos insertado un salto, se mantendr:
Por eso, te recomendamos que utilices siempre la herramienta ms adecuada.
Listas con vietas y numeradas

En el grupo Prrafo de la pestaa Inicio tambin encontramos herramientas para crear listas.
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Una lista no es ms que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un

smbolo, dibujo o nmero. Utilizaremos una lista numerada o por vietas dependiendo de si los
elementos guardan o no un orden secuencial. Para aplicarlas, podemos:
Pulsar el correspondiente botn y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.
O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma
automtica.
Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word entender

que quieres introducir una lista de vietas.
Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o nmeros tambin crear
una lista, en este caso numrica.
Ten presente que se inserta un nmero o vieta por cada prrafo, es decir, a continuacin de la
tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estn en la misma vieta, debers separarlos por un
salto de lnea, pulsando MAYS+INTRO en vez de INTRO.
El resultado ser el siguiente:
Si quieres que un elemento de la lista numrica no empiece por 1 o no siga la secuencia, utiliza la
opcin Establecer valor de numeracin del submen que despliega su correspondiente flecha.
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Una caracterstica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar alfabticamente. Lo
haremos seleccionndolos y pulsando el botn Ordenar
que se encuentra tambin en la
pestaa Inicio, junto a los botones de lista. En el cuadro de dilogo lo nico que debemos hacer es
escoger si queremos una ordenacin ascendente o descendente y aceptar.
Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento indicamos que Este est un nivel inferior
que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas
multinivel pueden ser tanto de vietas como numricas.
Tambin encontrars la opcin Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones de lista
, si despliegas su submen pulsando la flecha triangular que hay a la derecha de
cada uno de ellos.
Para elegir el estilo de lista, lo nico que hay que hacer es desplegar la flecha triangular situada
a la derecha de cada uno de los botones.
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Podrs escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequea muestra del men
que se despliega. Tambin puedes crear un estilo de lista personalizado pulsando Definir nueva
vieta, Definir nuevo formato de nmero o Definir nueva lista multinivel.
Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de
tabulacin TAB.
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Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones.
Word2010 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer
tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada
tabulacin.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las
tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin repetir
estos dos pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes pulsar el botn que hay justo
sobre la barra de desplazamiento vertical.
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la
tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las
siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de tabulaciones, sangra de
primera lnea y sangra francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la
tabulacin y hacer clic, veremos cmo se inserta el icono con la tabulacin seleccionada.
Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa
tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.
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Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones:

Izquierda en la posicin 2,5
Centrada en la posicin 4,7
Derecha en la posicin 6,7
Barra de tabulaciones en la posicin 8,2
Decimal en la posicin 9,2
Tambin podemos hacer doble clic sobre una de las marcas de tabulacin de la regla horizontal
para que aparezca el cuadro de dilogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha
donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas.
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una tabla parecida a la
que vemos en la imagen inferior.
Observar la alineacin de cada tabulacin: la columna de ctricos est alineada a la izquierda, la de

tipo al centro y la de origen a la derecha. Luego vemos la barra de tabulacin vertical y la
alineacin decimal.
Copiar formato
En la pestaa Inicio > grupo Portapapeles, tenemos disponible el icono para Copiar formato
Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos.
Podemos copiarlo una o varias veces:
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de
herramientas y hacer clic en Copiar formato
, el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo
sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
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Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en
Copiar formato
, el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre tantas
palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el
cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar
sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato caracter como el formato prrafo.
Tabulaciones
Desde la pestaa Inicio > grupo Prrafo, iniciamos el cuadro de dilogo Prrafo. Se pueden
establecer las tabulaciones desde el botn Tabulaciones que se encuentra en la parte inferior
izquierda. Tambin se pueden aplicar tabulaciones desde la regla horizontal.
Para establecer las tabulaciones se teclea la posicin en cm. en el campo Posicin, a continuacin
hacer clic en el tipo de alineacin deseada, luego podemos elegir un tipo de relleno con el que se
rellenarn los espacios en blanco a la izquierda de la tabulacin y por ultimo pulsar el botn Fijar,
esto har que la tabulacin que acabamos de crear aparezca en la la lista de tabulaciones.
Si queremos eliminar una tabulacin debemos seleccionarla, haciendo clic en la lista y pulsar el
botn Eliminar. Tambin tenemos un botn para eliminar todas las tabulaciones del prrafo en
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que nos encontramos. Una vez tengamos todas la tabulaciones preparadas pulsaremos el botn
Aceptar y volveremos a nuestro documento donde veremos en la regla horizontal los iconos de las
tabulaciones que acabamos de fijar.
Para modificar cualquier tabulacin se puede utilizar esta ventana o la regla horizontal,
independientemente de la forma en la que se cre la tabulacin.
Por ltimo, en esta ventana podemos variar la distancia a la que se colocan las tabulaciones
predeterminadas, que es de 1,25 cm. basta con escribir otro nmero en la ventana.
La siguiente imagen muestra un ejemplo, no muy elegante pero ilustrativo:
Primera tabulacin: alineacin izquierda y relleno 2 punteado.
Segunda tabulacin: alineacin centrada y relleno 3 de lnea alta.
Tercera tabulacin: alineacin derecha y relleno 4 de lnea baja.
Diseo de pgina
Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de
papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos
mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.
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Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas

Configurar pgina, donde tambin podremos encontrar herramientas para seleccionar la
Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados. Si ninguno nos
sirve, podremos definir unos desde la opcin Mrgenes Personalizados.
Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar en la impresin. Al
hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que
en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la
opcin Ms tamaos de papel.
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Tanto si escogemos la opcin de personalizar, como si pulsamos el pequeo botn de la esquina

inferior derecha del grupo Configuracin de pgina, veremos la siguiente ventana:
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En la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los centmetros deseados en
cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Tambin el de Encuadernacin, que es un
espacio adicional reservado para encuadernar las hojas.
- Posicin del margen interno. Aqu indicaremos en qu posicin vamos para aplicar el margen de
encuadernacin.
- Orientacin. Indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin
llamada apaisada).
- Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes
simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista
previa te mostrar claramente en qu consisten.
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante
aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina.
- Si pulsamos el botn Establecer como predeterminado, los valores actuales sern los que se
utilicen en los nuevos documentos que creemos.
En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y
tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una.
En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que
fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin; los encabezados y pies de
pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina,
debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes.
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la
primera lnea del encabezado.
Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde
inferior de la pgina.
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Para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos visualizarlo con la
vista de Diseo de impresin.
Si no ests seguro de estar visualizndolo as, selecciona la opcin en la pestaa Vista. Esta imagen
es un ejemplo de vista Diseo de impresin de un documento con encabezado y pie de pgina.
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Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el
tamao de los mrgenes.
Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior,
y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior
basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el
margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva
posicin del margen.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen
izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.
Encabezados y pies de pgina
Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es

til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la
fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele
contener los nmeros de pgina.
Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de
pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.
Se mostrar una nueva pestaa, Herramientas para encabezado y pie de pgina > Diseo, que
contiene los iconos con todas las opciones disponibles:
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Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y con los elementos
que lo contienen en modo edicin:
Ahora podemos teclear el encabezado y, si lo creemos conveniente, insertar numeracin de

pgina, fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas, como vamos a ver a
continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos
haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la cinta.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.

Elementos rpidos. Permite, desde la opcin Propiedad del documento, escoger distintos
elementos de un listado desplegable. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por
ejemplo, insertar con un slo clic el autor del documento o la fecha.
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La opcin de Elementos rpidos tambin est disponible directamente en la pestaa Insertar, pero
se incluye en la de Diseo de los encabezados y pies de pgina porque es una herramienta muy
til en este tipo de ocasiones. De hecho, el elemento Autotexto es uno de los que ms se prestan a
la personalizacin para mejorar la comodidad de la redaccin en Word. As que probablemente lo
utilizars ms a menudo desde la pestaa Insertar directamente. Con l podemos insertar
rpidamente prrafos completos y dems contenido que solemos repetir constantemente con un
slo clic, como cabeceras o despedidas en las cartas.
Inserta una imagen o foto guardada en el disco.
Inserta imgenes prediseadas.
Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione.
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En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:
Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la primera
pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el
nmero de la pgina.
Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y
pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el nmero de pgina se
imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.
Bloques de creacin: El Autotexto

Si utilizamos Word en el trabajo nos daremos cuenta de que solemos repetir una y otra vez parte
del contenido en distintos documentos; ya sea la firma, los datos de contacto comercial o las
tpicas frases de cortesa de las cartas (Atentamente, Reciba un cordial saludo, etc.). Estos datos no
estn fijos en un determinado lugar ni son nicamente para un determinado tipo de documentos,
sino que es texto frecuente que se va introduciendo en distintos contextos.
Un autotexto es precisamente eso: un texto ya preparado que insertamos en nuestro documento
con un slo clic y que agiliza nuestro trabajo.
El texto no est a priori en el documento, sino que encontramos un botn que nos permite
incluirlo desde la cinta de opciones. Esta opcin Autotexto la encontraremos en la pestaa Insertar
> grupo Texto > Elementos rpidos. Veremos que se despliega un submen para escoger el que
necesitamos. Al hacer clic en l se insertar all donde tengamos el punto de insercin.
Conviene recalcar que, a pesar de su denominacin, tambin admite imgenes.
Crear autotexto
Con la instalacin de Word vienen incluidos un par de ejemplos de autotexto, pero lo interesante
de esta opcin es obviamente crear nuestros contenidos personalizados.
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1. Para hacerlo, redactamos el contenido normalmente y lo seleccionamos. En el ejemplo

vamos
crearlo
con
un
texto
una
imagen.
2. Luego, vamos a Insertar > Elementos rpidos > Autotexto y escogemos Guardar seleccin
en galera de autotexto.
3. Se abrir un cuadro de dilogo donde deberemos especificar varios parmetros.
- El nombre con el que se guardar y su descripcin, as como la forma en que se insertar.

- La galera, que de forma predeterminada ser Autotexto, aunque desde aqu podramos decidir si
queremos guardarlo como tabla, como pie de pgina, marca de agua o cualquiera de los tipos de
contenidos personalizables (o bloques de creacin) que admite Word en su galera.
- La categora, que en principio ser siempre General ya que es la nica por defecto, pero que
podemos cambiar. Por ejemplo, podramos tener una categora Cartas y dentro todos los
autotextos tpicos de cartas, otro para partes de inicidencias, facturas. Se pueden crear nuevas
categoras desde el propio desplegable.
- La opcin Guardar en es la que permite que utilicemos el elemento en posteriores documentos,
porque Normal.dotm es la plantilla base que se utiliza como referencia para todos los nuevos
documentos. Desde luego podramos guardarlo en una plantilla distinta.
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Organizador de bloques de creacin

Los contenidos personalizados que guardamos en Word para utilizarlos en posteriores
documentos, como puede ser un autotexto, se gestionan desde el Organizador de bloques de
creacin. Lo podemos iniciar desde el propio men de Elementos rpidos, seleccionando esa la
opcin.
Se abrir una ventana donde veremos el listado de todos los bloques de creacin, incluidos los que
existen de forma predeterminada.
Se incluyen columnas con las propiedades que hemos visto en el apartado anterior: su tipo,
categora, la plantilla en que se han guardado, su descripcin, etc.
Para modificarlas seleccionamos un elemento y hacemos clic en Editar propiedades. Lo haremos
desde un cuadro de dilogo idntico al que acabamos de ver.
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En caso de que hubiese contenido seleccionado en el documento, podramos utilizar el botn

Insertar para incluirlo en el organizador como un elemento rpido ms.
Y si lo que queremos hacer es eliminarlo, lo seleccionaremos en el listado y pulsaremos Eliminar.
En la zona derecha veremos una vista previa del elemento seleccionado que nos ayudar a saber si
estamos trabajando con el elemento adecuado en todo momento.
Practcalo
Te recomendamos que pruebes a crear un autotexto en un documento en blanco. No ser
necesario que modifiques ninguna propiedad, simplemente fjate en el nombre para saber
identirficarlo y gurdalo. Abre el organizador para comprobar que aparece en la lista y cierra el
documento sin guardar los cambios.
Aunque no hayas guardado nada, el elemento se ha incluido en la plantilla base, as que lo
interesante sera que lo comprobaras: Crea un nuevo documento vaco. Vers que, a pesar de no
haber guardado los cambios encuentras el autotexto en Insertar > Elementos rpidos > Autotexto.
Fecha del sistema

En la zona inferior derecha, dentro del rea de notificacin de la barra de tareas encontramos un
reloj. A este reloj lo denominamos fecha de sistema.
Ms all de ser un simple reloj informativo, la fecha de sistema es la referencia temporal que tiene
nuestro equipo. Cuando creamos documentos, por ejemplo, el ordenador guarda en qu fecha
fueron creados o modificados por ltima vez, por ello es importante tenerla correctamente
configurada. De esta forma podremos saber cundo modificamos por ltima vez un archivo o cul
es el ms reciente, ordenarlos por fecha, etc.
Podemos situar el cursor sobre la hora y esperar unos segundos para que aparezca la fecha
completa, que incluir el da de la semana.
Es importante mantener la fecha y hora del sistema bien configuradas. Normalmente haciendo clic
o doble clic sobre ella podremos acceder a su configuracin. No entraremos en detalle, ya que
dependiendo de tu sistema operativo, la forma puede variar ligeramente.
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En general, podrs modificar el meridiano por el cual nos guiamos, adems de la fecha y la hora.
Nmeros de pgina
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este
nmero de pgina no aparece en el documento
Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos
deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y
eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.
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Encontraremos la misma opcin en la pestaa Diseo de las Herramientas de encabezado y pie de

pgina, cuando tengamos un encabezado en modo de edicin.
Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos el
que ms nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada
ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que
buscamos.
En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones.
En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta:
En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica algn
tipo de formato
En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra Pgina o Pag, por
ejemplo
En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por
ejemplo
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Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin
pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos.
Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar
en modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal. Una
vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del nmero
de pgina. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.
Desplegando el men Formato de nmero veremos una lista con posibles formatos
predeterminados entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas:
1. Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin).
2. Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del
captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando
un formato.
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Saltos de seccin
Los saltos de seccin de Word indican cundo acaba un determinado apartado o seccin. Esto
permite que los elementos que comunmente se aplican a todo el documento por igual, como el
pie de pgina o las tabulaciones, cesen en un determinado punto, para poder configurarlos de
forma distinta a continuacin. Puede resultar muy til para aplicar un formato distinto en las
pginas de un mismo documento o bien en distintas zonas de la misma pgina.
Las posibilidades son muchas, por ejemplo podramos:
Tener una nica columna en la primera mitad de la pgina y dos columnas en la mitad
restante.
Aplicar una numeracin de pginas que empezara de nuevo en cada uno de los temas o
captulos.
Establecer un tamao de pgina y orientacin distintas en un mismo documento.
Aplicar mrgenes distintos a una pgina en concreto, independientemente de los

establecidos en el documento, etc.
Para incluir un salto de seccin en el documento, nos situamos en la ficha Diseo de pgina >
grupo Configurar pgina > desplegamos el men Saltos y escogemos cualquiera de las opciones de
la categora Saltos de seccin. Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.
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Para eliminar un salto de seccin debemos:

1. Cambiar a la vista Borrador desde la pestaa Vista.
2. Situar el cursor en la lnea que representa el salto.
3. Pulsar la tecla SUPR.
Importante: Al eliminar un salto de seccin, Word interpreta que ahora todo forma parte del
mismo apartado y por tanto se pierde el formato especfico de la seccin inmediatamente superior
al salto para adoptar el de la seccin inferior.
Lo veremos ms claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imgenes muestra una misma
pgina con dos secciones; la primera con dos columnas y margen estrecho y la segunda de una
columna con margen normal. Observamos que si eliminamos la lnea de salto en la vista borrador,
la seccin superior adquirir el formato de la inferior y el formato de la pgina ser, por lo tanto,
de una nica columna con mrgenes anchos.
Tablas
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se
puede insertar texto, nmeros o grficos.
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Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna
u ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la
distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre
todo en la construccin de pginas Web para Internet.
Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las
tabulaciones u otros mtodos.
Crear tablas
Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaa Insertar > grupo Tablas > botn Tabla.
All encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una
celda y al pasar el ratn sobre ella se colorear en naranja la seleccin que realicemos. Al hacer
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clic confirmamos que la seleccin se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el

ejemplo de la imagen estaramos creando una tabla de 3x3.
2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite
especificar el nmero de filas y columnas para la tabla.
3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar forma de lpiz y simplemente
iremos dibujando las lneas que la formarn. Esta opcin es ms lenta, pero puede resultar muy
til para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.
Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo
veremos que disponemos de una pestaa de Herramientas de tabla. En su pestaa Diseo > grupo
Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarn a dar la distribucin deseada a
la tabla.
El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a continuacin pulsar
Dibujar tabla
para empezar a dibujar.
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Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiar el dibujo del cursor y
nos permitir eliminar cualquier lnea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.
Anidar tablas
Una caracterstica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una tabla dentro
de otra. De esta forma podremos configurar una de forma independiente a la otra. Lo nico que
deberemos tener en cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, tambin se eliminar su
contenido, y sto incluye las tablas anidadas que podamos haber creado.
Cmo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra
tabla.
Aplicar un estilo de tabla

Hasta ahora hemos visto cmo crear la distribucin de celdas, pero existe otro aspecto
importante: el estilo de la tabla. Es decir, su formato.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un slo clic, eligindolos en la pestaa Diseo > grupo
Estilos de tabla.
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Al pasar el ratn sobre ellos vers cmo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo
definitivamente haremos clic sobre l. Luego, podrs retocar el resultado final, si lo deseas, con las
herramientas de Sombreado y Bordes.
Adems, los estilos se pueden ajustar segn nuestra conveniencia en base a distintas opciones
que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla tiene o no
encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van
alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla.
Ajustar la tabla
Alineacin.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en cuenta su
alineacin con respecto a la pgina y con respecto al texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las Herramientas de
tabla. En la pestaa Presentacin > grupo Tabla haremos clic en el botn Propiedades.
O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el men contextual de la tabla.

Se abrir la ventana que vemos en la imagen.
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Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto (Ninguno o
Alrededor) y una Alineacin (Izquierda, Centro o Derecha).
Mover libremente una tabla:

Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el de poder
moverla. Al pasar el ratn sobre la superfcie de la tabla, veremos que aparece un icono
en la
esquina superior izquierda. Si hacemos clic en l y lo arrastramos lograremos mover la tabla.

Ajustar tamao:
Tambin al pasar el ratn sobre la superfcie de la tabla, apreciaremos un icono en la esquina
inferior derecha. Si hacemos clic en l y lo arrastramos podremos modificar de forma sencilla y
visual el tamao de la tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificar la
altura del borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta forma su posicin no variar, ya
que el punto que indica la posicin de la tabla es la esquina superior izquierda.
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Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos
generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se
puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear
de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las
teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de
forma normal, pero adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar
para las tablas que vamos a ver a continuacin.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una celda a la izquierda
MAYS + TAB
Una celda a la derecha
TAB
Una celda arriba
flecha arriba
Una celda abajo
flecha abajo
Al principio de la fila
Alt + Inicio
Al final de la fila
Alt + Fin
Al principio de la columna Alt + RePg
Pgina 176
Al final de la columna
Alt + AvPg
Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.
Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el
cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorear.
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor
tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se
colorear.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o
tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
Pgina 177
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso
(Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda
Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden
realizar todas estas funciones desde la cinta.
Modificar tabla desde la cinta

Teniendo seleccionada una tabla (o con el punto de insercin dentro de ella), en la pestaa
Presentacin se activan los comandos que nos permiten modificar las caractersticas de la tabla y
que vemos en la imagen de abajo. Vamos a enumerar los ms interesantes.
Insertar.
En el grupo Filas y columnas disponemos de botones para insertar una fila arriba o abajo con
respecto a la posicin del punto de insercin. De la misma forma, podremos insertar columnas a la
izquierda o a la derecha. Y si lo que queremos es insertar una celda, debermos hacer clic en el
botn de la esquina inferior derecha.
Se abrir otra ventana para que decidamos cmo se desplazan las otras celdas afectadas.
Eliminar.
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La opcin Eliminar se encuentra en el mismo grupo, justo al lado. Al hacer clic sobre ella se
desplegar una lista donde podremos elegir qu elemento eliminar (columna, fila, tabla o celda).
En el caso de eliminar celdas, como siempre, se mostrar la ventana anterior para decidir el tipo
de desplazamiento.
Seleccionar.
Si nos situamos en el grupo Tabla y hacemos clic en el botn Seleccionar, podremos seleccionar
fcilmente la celda, columna o fila donde se encuentre el punto de insercin, o bien la tabla
completa.
Todos estos comandos tambin aparecen en el men contextual de la tabla. Ten en cuenta que al
hacer clic con el botn derecho del ratn cambiars el punto de insercin, as que deberas hacerlo
sobre la celda en cuestin que te interese utilizar como referencia a la hora de seleccionar,
insertar o eliminar.
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Combinar y dividir
En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que, por
ejemplo, una fila contenga una nica celda que ocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien
para conseguir el efecto totalmente opuesto, que una celda se divida en dos o ms celdas sin
afectar al resto.
Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaa Presentacin > grupo Combinar.
- El botn Combinar celdas slo estar activo si hay ms de una celda seleccionada en la tabla. Esto
es as, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cules queremos combinar.
- Dividir celdas mostrar una ventana donde especificar en cuntas secciones dividir la celda
seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una divisin en dos columnas y una fila, pero
perfectamente podramos haber realizado una divisin horizontal en dos filas y una columna.
- Por ltimo, Dividir tabla separar la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla
aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de insercin.
Alineacin y direccin del texto

Ya hablamos anteriormente de cmo alinear la tabla con respecto al texto que la rodeaba y a los
mrgenes de la pgina. Nos queda ver la alineacin interna de sus propios elementos, es decir, la
alineacin del contenido de las celdas con respecto a stas.
Lo haremos desde la pestaa Presentacin > grupo Alineacin.
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- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las
combinaciones de alineacin horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e
inferior). Lo nico que hay que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se
quiera aplicar la alineacin estn seleccionadas con anterioridad.
Adems de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imgenes, fotografas o formas.
stas tambin se pueden alinear y ajustar en la celda exactamente igual que se hara si estubisen
fuera de la tabla. Si necesitas verlo con detalle puedes visitar la unidad de imgenes y grficos
donde se explica cmo trabajar con estos objetos.
- Con el botn Direccin del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la
direccin que sealen las flechas, que por defecto ser horizontal hacia la derecha (direccin de
lectura occidental). Las posibilidades son tres:
- Por ltimo, comentar que desde el botn Mrgenes de celda podremos asignar un margen fijo a
las celdas de toda la tabla, as como definir el espaciado entre celdas.
Tamao de las celdas

Cuando creamos una tabla el tamao que se establece a las celdas suele ser siempre el mismo.
Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el tamao se vaya ajustando y la tabla
se vaya deformando.
Desde la pestaa Presentacin > grupo Tamao de celda, podemos controlar el aspecto que
tendrn las celdas.
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- Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser pulsar sobre el
borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamao deseado. El nico inconveniente es que esto lo
haramos totalmente a ojo y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es
modificarlo con valores exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las
flechas
que permiten ir cambiando el valor en cm.
- Las opciones de distribucin
tambin pueden resultar muy interesantes. Toman como
referencia el tamao total de la tabla y lo dividen por el nmero de filas o columnas (segn el tipo
de distribucin que utilicemos). De esta forma conseguimos una distribucin uniforme y exacta.
- La herramienta Autoajustar tambin puede ser muy til, especialmente la opcin de ajustar el
tamao al contenido de la celda.
Convertir texto en tabla y viceversa

Convertir texto en tabla
Convertir un texto en una tabla puede ser muy til en ciertas ocasiones, tanto para ayudarnos a
realizar clculos con ellos, como por motivos estticos. Sin embargo, para poder hacerlo es
necesario que el texto tenga cierta estructura: que est columnado mediante tabulaciones o con
los datos separados mediante algn tipo de carcter separador. Nosotros mostraremos como
ejemplo visual un conjunto de datos tabulado.
Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y, en la pestaa Insertar, pulsamos el botn
Tabla. Del men que se despliega para la creacin de tablas, elegimos la opcin Convertir texto en
tabla....
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Se abrir el cuadro de dilogo Convertir texto en tabla.
En l Word nos presentar de qu manera va a convertir el texto en tabla. En nuestro ejemplo

podemos comprobar que se van a crear 3 columnas y 6 filas y que para separar el texto se han
usado Tabulaciones. Estos datos han sido generados por el sistema de forma automtica teniendo
en cuenta el texto inicial, pero si detectamos algn error podremos corregirlo. Por ejemplo, si el
texto estubise separado, no por tabulaciones, sino por prrafos o cualquier otro carcter.
Tambin podremos configurar el autoajuste. Nosotros lo hemos cambiado para que se ajuste al
contenido.
Una vez aceptemos el cuadro de dilogo se realizar la conversin y pasaremos a ver el resultado
en nuestro documento. En general, siempre que los datos inciales tengan alguna estructura los
resultados que se obtienen son bastante buenos.
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Convertir una tabla en texto

El proceso inverso al que acabamos de ver tambin es posible en Word. Es decir, convertir una
tabla en texto.
Una vez seleccionada la tabla ir a la pestaa Presentacin y seleccionar Convertir texto a. Se
mostrar el cuadro de dilogo Convertir tabla en texto donde podremos elegir qu carcter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda.
En nuestro caso elegir Tabulaciones devolvera la tabla a su aspecto original, as que vamos a
escoger Puntos y comas y Marcas de prrafo para que veas el resultado.
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Margen y espacio entre celdas

Cuando trabajamos con tablas existen dos conceptos que es interesante tener claros: el margen de
celda y el espacio entre celdas o cell spacing.
Ambos valores se especifican desde las
Herramientas de tabla > pestaa Presentacin
> grupo Alineacin > botn Mrgenes de celda.
Margen: Distancia entre los bordes de una
celda y su contenido. Se puede especificar de
forma individual el margen superior, inferior,
izquierdo y derecho.
Por ejemplo, en la siguiente imagen hemos
especificado un margen superior e izquierdo
de 0,5cm y un margen inferior y derecho de
0cm.
Espacio entre celdas: Distancia entre una celda y otra. Slo admite un nico valor en
centmetros. Por defecto no tiene, es decir, es 0cm.
Observa la tabla anterior con un espacio entre celdas de 0,5cm.
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Tratamiento de datos
Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo ms importante
de las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es tanto o ms importante saber
sacarles provecho. Las herramientas que veremos a continuacin se encuentran en la pestaa
Presentacin > grupo Datos.
Ordenar.
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar sus datos. No
importa si los datos son alfabticos, numricos o de tipo fecha, la herramienta es vlida para todos
ellos. Adems, podremos escoger si hacerlo de forma ascendente o descendente.
Al hacer clic en el botn
se abrir una ventana como la siguiente:
Como puedes observar, el proceso es sencillo:

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1. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habamos utilizado encabezados de columna
en la tabla detectar los nombre automticamente.
2. Especificar el tipo de datos (texto, nmero o fecha) de la columna en cuestin.
3. Elegir si ordenar de forma ascendente o descendente.
Podemos utilizar ms de un criterio de ordenacin, para que, por ejemplo, si dos personas tienen
el mismo nombre, se ordenen por apellido. Lo haremos rellenando este mismo formulario en la
seccin Luego por inmediatamente inferior.
Repetir filas de ttulo.

En caso de que una tabla ocupe ms de una hoja, suele presentarse el tpico problema de que los
encabezados quedan nicamente en la primera y a veces puede resultar molesto tener que
"adivinar" a qu equivale cada una de las columnas.
La solucin al problema es activar el botn Repetir filas de ttulo
. De esta forma, el
encabezado se mostrar en todas las hojas que ocupe la tabla.
Convertir texto a tablas.

Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos hacer es situarlos
dentro de una tabla. Word 2010 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos
estructurados (por ejemplo mediante tabulaciones) a tablas. Si los datos estn bien organizados la
facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente.
Tambin es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos contenidos en una tabla
a texto.
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Frmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numricos es muy frecuente el uso de filas o
columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales de forma automtica, a travs de una
frmula. Lo nico que deberemos hacer es colocar el cursor en la celda que queramos que
contenga el resultado y pulsar el botn
. Se abrir una ventana donde podremos
configurar algunos parmetros. Por defecto se utilizar la SUMA, pero en el desplegable Pegar
funcin podremos elegir otras frmulas, al igual que tambin podremos elegir qu formato utilizar
para mostrar el resultado.
Es conveniente tener en cuenta algunas consideraciones:
- Podemos especificar qu celdas se calcularn, pudiendo escoger entre las que se encuentren
arriba (ABOVE), abajo (BELOW), a la derecha (RIGHT) o a la izquierda (LEFT) de la celda que
contenga la frmula. Por tanto, la sintaxis ser =FORMULA(POSICION)
- A la hora de calcular con valores numricos el sistema suele ignorar los encabezados de tabla de
tipo texto. Sin embargo, si utilizamos otras frmulas como pueden ser COUNT (para contar) sobre
valores de tipo texto, es posible que s que considere el encabezado como un valor ms a contar.
Debemos tener cuidado con este comportamiento.
- El resultado de la frmula no se recalcula si cambia alguno de los valores que se han incluido en
el clculo. Deberemos volverla a ejecutar.
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Imgenes y grficos
Introduccin
En la mayora de casos, nuestro documento se ver muy enriquecido si incorpora fotografas,
grficos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material ms visual. Por eso cada
nueva versin de Word se ocupa de ir mejorando las herramientas de ilustraciones, facilitando su
insercin y su retoque y ajuste.
Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaa Insertar > grupo Ilustraciones, y
son los siguientes:
- Imgenes prediseadas. Son imgenes que incorpora Word en una librera organizada por
categoras. Estas imgenes en su mayora estn construidas utilizando vectores, lo que permite
hacerlas ms grandes o pequeas sin perder resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los
elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que estn
basadas en una fotografa).
- Imgenes de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet,
de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF.
Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,...,
pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o
pixels que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros.
Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y
posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de
imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales.
- Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. Estos grficos
tambin son vectoriales.
- SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
- Grficos. Representacin de datos en forma grfica.
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Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar,
cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a
ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas
Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una
componente grfica atractiva.
Tipos de archivos
Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms
utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensin
del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.
- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en
Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos.
- GIF. Tambin se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresin con imgenes de
pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados.
- BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por
ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
- PNG. Moderno formato que permite compresin. Se suele utilizar en internet como alternativa al
GIF, porque tambin permite transparencias.
- WMF. Formato de la mayora de imgenes prediseadas de Word, normalmente de las
vectoriales.
Insertar imgenes prediseadas
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Si hacemos clic en Imgenes prediseadas
aparece el panel lateral Imgenes
prediseadas.
En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en
blanco, aparecern todas la imgenes disponibles. Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen la
imgenes que tengan relacin con ese concepto.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
Podemos filtrar el tipo de resultados que se mostrarn. En el ejemplo de la imagen vemos que est
seleccionada la opcin Todos los tipos de archivos multimedia, pero podramos modificar esta
opcin para seleccionar uno o varios tipos de archivos en concreto, de entre las ilustraciones,
fotografas e incluso vdeos y audio.
Todos estos contenidos estn en la Galera multimedia de Microsoft Office. La galera es una
herramienta externa que est disponible para los distintos programas del paquete Office.
Si disponemos de conexin a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com est marcada, se
listarn imgenes que no vienen incluidas con la instalacin de Word, sino que constantemente se
van actualizando e incluyendo en su pgina web.
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En cambio, si no disponemos de conexin a internet, es posible que el sistema solicite el disco de

Word 2010 para poder utilizar alguna imagen.
La galera multimedia
La Galera multimedia es un conjunto de recursos de audio, video e imgenes al que se puede
acceder desde los programas de Microsoft Office.
Se instala junto con el resto de programas y podemos acceder a ella de forma autnoma. Para ello,
abrimos la carpeta Microsoft Office del men Inicio. Normalmente la encontraremos en la
subcarpeta Herramientas de Microsoft Office 2010.
La ventana de la galera es como la siguiente:
En la parte izquierda vers la Lista de colecciones, que muestra los clips organizados en carpetas
jerarquizadas. stas se pueden extender o contraer para ver las subcarpetas que contienen.
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Si lo que te interesa no es explorar todos los clips sino en contrar uno en concreto, pulsa sobre
Lista de colecciones y selecciona en el men Buscar. La lista de carpetas se ocultar y en su lugar
aparecer un cuadro de bsqueda, muy similar al del panel Imgenes predeterminadas que pueda
aparecer en los programas Office como Word.
En la parte de la derecha puedes ver una vista previa de los clips que contiene la carpeta
seleccionada.
Las colecciones
Existen tres colecciones bsicas, que podrs explorar cuando el panel izquierdo est en modo Lista
de colecciones.
Mis colecciones contendr todas las colecciones personalizadas que crees, y los clips que
incluyas en ellas. Adems, incluye la carpeta Favoritos y Clips sin clasificar.
- Para crear una coleccin, debers pulsar Nueva coleccin..., bien en el men Archivo de la barra
superior, o bien desde el men contextual de Mis colecciones. Las subcarpetas se crean de la
misma forma, teniendo en cuenta seleccionar la carpeta que quieras que la contenga.
- Para eliminar una coleccin, puedes elegir Eliminar "Nombre", donde Nombre ser el nombre de
la coleccin. Las colecciones principales no se pueden eliminar (mis colecciones, office y web).
Colecciones de Office contiene subcarpetas que organizan temticamente los elementos
multimedia de Microsoft. Los clips que incluye son los de la instalacin.
Colecciones Web contiene los clips de la web de Microsoft organizados en subcarpetas
temticas. En principio sern los mismos clips que encontraras si te conectaras a su pgina web. Si
prefieres conectarte a su web, lo puedes hacer simplemente pulsando el botn Galera multimedia
en lnea.
El inconveniente que existe es que slo estn disponibles, obviamente, mientras tengamos
conexin a Internet.
Si algn clip te resulta til o atractivo, te recomendemos que lo copies en tu equipo para disponer
de l incluso cuando no tengas conexin. Para hacerlo, debers:
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1. Acceder a su men de opciones, pulsando la flecha de la derecha que aparece al pasar el cursor
sobre el clip o desde su men contextual.
2. Pulsar Disponible sin conexin....

3. Aparecer una ventana que te permitir mover el clip a cualquier carpeta de la categora Mis
colecciones. Selecciona su ubicacin y pulsa Aceptar.
Organizar clips
La mejor forma de organizar los clips de nuestra galera es facilitar su bsqueda aadiendo
palabras clave descriptivas. Desde su men, pulsa Editar palabras clave.... Se abrir una ventana
que muestra una vista previa del clip y permite ir aadiendo o eliminando palabras. De esta forma,
cuando busquemos clips con estos conceptos, los encontraremos rpidamente.
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Eliminar de la Galera multimedia permite borrar el clip, en caso de que sepamos con certeza
que no lo vamos a utilizar.
Copiar a la coleccin... te permite copiar un clip de la Coleccin Office a cualquier carpeta de tu
categora Mis colecciones.
Mover a la coleccin... te permite en cambio mover un clip de una subcarpeta a otra de Mis
colecciones.
Utilizar la galera desde los programas Office
Para acceder al panel de Imgenes prediseadas desde cualquiera de los programas Office, por
ejemplo Word, lo haremos desde el botn de la ficha Insertar.
Por defecto slo se mostrarn los clips de Mis colecciones y Colecciones de Office. Para acceder a
la coleccin web, como hemos dicho, deberemos activar la casilla Incluir contenido de Office.com.
El funcionamiento en general es similar al de la propia galera. De entre los clips resultantes de la
bsqueda, elegiremos su men para realizar acciones como eliminar, copiar, mover o editar las
palabras clave. Adems, encontraremos la opcin Insertar para incluir el clip en el documento,
aunque es mucho ms rpido insertarlo haciendo clic directamente sobre l.
Descargar imgenes prediseadas

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Microsoft proporciona gran cantidad de imgenes en la galera multimedia pero podemos acceder
a ms imgenes a travs de Internet. Esto supone poder disponer de nuevo material que se
actualiza constantemente. Por supuesto, necesitars una conexin a Internet para usar este
servicio.
Al hacer clic en el botn Imgenes prediseadas aparecer el panel Imgenes prediseadas. En la
parte inferior disponemos del enlace Buscar ms en Office.com que abrir el navegador Web y
entrar directamente en la web de Microsoft, en una pgina similar a la que ves en la siguiente
imagen.
Las imgenes estn clasificadas en categoras de distinta temtica: Acadmico, Fondos, Comida,
Deportes, Personas, etc.
Una vez accedemos a una categora, vemos listadas las imgenes. Al pasar el ratn sobre una de
ellas vemos informacin sobre la imagen y algunos botones con distintas opciones. El que nos
interesa es Copiar al Portapapeles. As dispondremos de l con plena libertad para pegarlo en el
documento de Word. Tambin podemos Agregar a la cesta la imagen, si nuestra intencin es
descargar varias de ellas. As, podremos descargarlas todas conjuntamente cuando hayamos
terminado de escogerlas.
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Adems, en el men lateral de la web podremos filtrar segn distintos criterios, como el tipo de
material multimedia (imgenes, sonidos, animacin, etc.) o su tamao.
Pero imgenes hay muchas y no siempre sabremos en qu categora estn. Por eso es
interesante utilizar el buscador de la parte superior de la pgina. Escribimos un trmino en la caja
de bsqueda y a continuacin pulsamos la tecla INTRO o el botn en forma de lupa. Es importante
tener en cuenta que si estamos dentro de una categora en el momento de la bsqueda, no se
buscar globalmente, sino slo en esa misma categora.
Vamos a realizar una bsqueda por la palabra clave Playa.
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Se muestran varios resultados, pero no todos. Deberemos ir pulsando la opcin Siguiente para ver
la pgina siguiente que contiene ms imgenes relacionadas con la playa.
Insertar imgenes desde archivo
En este caso haremos clic en la opcin Imagen
. Se abrir una ventana similar a la que se
nos muestra cuando queremos abrir un documento Word, y que ya conocemos. Puede venirte
bien pulsar el botn que permite mostrar un panel de vista previa en la ventana para ir viendo las
imgenes sin tener que abrirlas, simplemente seleccionndolas.
Pgina 198
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen
se copiar en nuestro documento.
En ocasiones no nos interesar que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla para que
cuando se realice un cambio en la imagen original quede automticamente actualizada en el
documento de Word. Para ello, deberemos pulsar la pequea flecha en forma de tringulo que
hay en el lateral del botn Insertar y seleccionar la opcin Vincular al archivo.
Incluir imgenes de internet

Para incluir en el documento una imagen de Internet, el proceso ser el mismo. Lo nico que
deberemos aprender es a guardar la imagen en el disco duro para poder utilizarla como haramos
con cualquier otra imagen.
Cuando estamos navegando y vemos una imagen que nos interesa conservar, tenemos que hacer
clic con el botn derecho del ratn en ella y elegir la opcin Guardar imagen como... del men
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contextual. Dependiendo de tu navegador, puede que se llame de forma ligeramente distinta. En

la ventana que se mostrar, escoge dnde guardarla y con qu nombre.
En los navegadores ms modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos
en una esquina de la imagen, si hacemos clic lograremos el mismo resultado.
Incluir imgenes desde portapapeles

Seleccionando y copiando una imagen que estamos utilizando en otro programa, como Paint o
Photoshop, la podremos Pegar en Word.
Insertar captura de pantalla

Una opcin que puede resultar til es la de Captura de pantalla. La captura de pantalla es una
imagen exacta de lo que se est visualizando en la pantalla de tu ordenador. Los pasos para
realizar una captura de pantalla, normalmente son:
1. Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo que estamos
visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Word desde la pestaa Insertar y la opcin Imagen desde archivo.
En Word 2010 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botn.
Pgina 200
Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un men que permite escoger qu captura
queremos.
sto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una de las ventanas
abiertas no minimizadas.
Tambin dispone de la opcin Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida en
Windows 7. Te permite escoger con qu zona concreta de la ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no aparece en la
captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin
preocuparnos por que Word nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarn en su tamao real, pero no te preocupes, porque podrs manipular la
imagen para cambiarle el tamao y otras propiedades.
Manipular imgenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La imagen quedar
enmarcada por unos pequeos iconos y veremos que disponemos de las Herramientas de imagen
agrupadas en la pestaa Formato.
Tamao
Los crculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se pueden arrastrar
para modificar simultneamente la altura y anchura de la imagen. Los cuadrados situados entre
cada uno de los crculos sirven para modificar nicamente la altura o la anchura, dependiendo de
cul arrastremos.
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Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato. Lo haremos estableciendo la

altura y la anchura en centmetros.
Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con slo una parte de la
imagen, tambin lo podremos hacer desde aqu con la herramienta Recortar. Al hacer clic sobre
ella se dibujar un borde negro que rodea la imagen. Lo nico que debemos hacer es acercar el
cursor al borde y hacer clic e ir arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al
hacer clic fuera de la imagen se aplicar el recorte.
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la
zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Estilos
En el grupo Estilo dispondremos de un conjunto de Estilos rpidos para dotar a la imagen de un
contorno vistoso que puede simular un marco de fotografa o aplicar sombreados y relieves.
Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botn Ms situado justo en la esquina
inferior derecha de la muestra que hay en la cinta. Con los botones Contorno, Efectos y Diseo de
imagen podremos crear un estilo personalizado o modificar el aspecto del que hayamos aplicado.
Ajustes
Pgina 202
Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero en ocasiones con
unos pequeos retoques ser suficiente. En el caso de las fotografas las Correcciones nos
permiten ajustar la nitidez, brillo y contraste de una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando
con distintos valores, Word lo que hace es mostrar un conjunto de previsualizaciones entre las que
elegiremos cul nos gusta ms.
Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturacin y tono, as como la opcin de
colorear la imagen, tambin con el mismo sistema de previsualizacin.
Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrs de unas Opciones que
abren un cuadro de dilogo donde podrs hacerlo.
Los Efectos artsticos tambin pueden dar un buen acabado a una imagen. Aunque se suelen
aplicar en contadas ocasiones porque distorsionan bastante la imagen original, pueden resultar
tiles para dar un efecto curioso a una imagen de portada, por ejemplo.
Organizar
Desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas que nos permiten posicionar,
voltear, alinear y ajustar la imagen a su contexto.
- Posicin ajusta la imagen respecto a la pgina. En cambio, Ajustar texto: Ajusta la imagen
respecto del texto que la rodea.
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- Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.
Las opciones de organizacin son especialmente tiles cuando trabajamos con ms de una imagen
a la vez. Podemos agruparlas para trabajar con ellas como si fuesen una nica imagen, alinearlas o
definir cul estar encima de cul con las herramientas Traer al frente y Enviar al fondo.
No importa cuntos cambios realicemos sobre las imgenes, siempre dispondremos de las
opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y tamao para devolver a la imagen su aspecto
original.
Insertar formas y dibujar

Word tambin dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, existen varias formas predefinidas
entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispondrs de rectas,
curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que puedas dar rienda suelta a tu imaginacin.
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Para utilizarlas deberemos pulsar el botn Formas de la pestaa Insertar. Selecciona la que ms te
guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrs volver al documento y ajustar sus caractersticas a tu
antojo.
Existe una forma llamada Cuadro de texto
que es un tanto especial, porque permite insertar
texto en su interior. Sola utilizarse para incorporar texto en otra forma, crendolo sobre ella y
agrupando despus los objetos. Esto ya no es realmente necesario, porque en las ltimas
versiones de Word es posible incorporar texto en cualquier forma, desde la opcin Agregar texto
de su men contextual. An as, es interesante saber de su existencia, ya que puede resultarnos
til en algn caso.
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Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.
Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector ortogrfico. Si lo
recuerdas, sto no ocurra as con otras herramientas como WordArt.
Manipular formas
Tamao, posicin y forma
Los grficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao y
proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello
hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor.
Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a
una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado
de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYS mientras se arrastra desde una de
las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco ms grande que la
original.
Para girar el grfico, lo seleccionamos y hacemos clic sobre el crculo verde que vemos en la parte
superior central de la imagen. Moveremos el ratn y apreciaremos con una figura
semitransparente cmo quedar. Soltaremos el clic cuando est en la posicin deseada. Adems,
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algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma
del grfico. En este ejemplo un triangulo issceles se ha convertido en escaleno.
Formato
Desde la pestaa Formato podemos modificar aspectos estticos como el color de su contorno o
relleno, sombra o aadir efectos 3D. Adems de la mayora de opciones de organizacin y ajuste
de tamao que ya hemos visto anteriormente.
En esta imagen se ha aplicado:

- Relleno azul.
- Contorno morado de guiones y ancho de 3 ptos.
- Y efecto de iluminacin verde.
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Insertar grficos de Excel

Word 2010 utiliza Excel para representar informacin numrica de forma grfica.
En la pestaa Insertar hacemos clic en el botn Grfico. Aparecer un cuadro de dilogo desde
donde podremos seleccionar el tipo de grfico que necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y
pulsamos Aceptar.
Aparecer el grfico y la hoja de Excel que nos servir como punto de partida.
Como puedes observar, el grfico que se ha insertado representa a la tabla de datos de ejemplo de
Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e introducir
nuevos datos y nombres para las series y categoras. Nos desplazaremos a travs de las celdas de
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la hoja de clculo igual que lo hacamos en las tablas de Word. El grfico se dibujar
automticamente a partir de los datos introducidos.
Podemos modificar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo de grfico
que aparece
en la pestaa Diseo, cuando hacemos clic en un grfico. Desde la pestaa Formato que hemos
ido viendo a lo largo del tema podremos establecer el estilo y visualizacin del grfico tanto
globalmente como de cada uno de sus componentes. Tambin aparece la pestaa Presentacin
desde la que podrs indicar muchos de las opciones de presentacin del grfico, como sus ejes,
leyenda, ttulos, etiquetas, etc.
Organigramas y diagramas
Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Un
organigrama es un elemento grfico que representa una organizacin, normalmente jerrquica,
por ejemplo la organizacin de cargos en una empresa.
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Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una
organizacin jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre s,
hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los
pasos o componentes con una secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en
marcha un DVD.
Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas especficas en cuanto
a la estructura y elementos que lo forman.
Crear un organigrama
Crear organigrama
Para insertar un diagrama debemos:
- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.
- Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de diagrama que quieres
insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.
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Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un

asistente.
Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que
deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.
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Agregar formas
Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el
tringulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar,
dependiendo en que nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel
como es nico no puede tener compaero de trabajo.
Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son
subordinados de A.
Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B es compaero de C y viceversa.
Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente
de A.
Modificar el diseo
El botn Diseo
sirve para modificar el diseo del organigrama.
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Podemos seleccionar entre diversos diseos que modifican la estructura de colocacin de los
recuadros.
Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos
en la imagen.
Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una
lnea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitan o bien a la izquierda o bien a la
derecha.
Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea
vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la izquierda.
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Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea
vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la derecha salvo los
ayudantes.
Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del
recuadro del organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.
Cambiar el orden de los elementos.

Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de
derecha a izquierda.
Utilizando esta funcin podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:
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Cambiar el diseo.
Debido a que Word organiza los diagramas en categoras, podemos intercambiar el diseo de
nuestro diagrama por uno de su misma categora con un solo clic. Lo haremos desde la pestaa
Diseo > grupo Diseos:
Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar automticamente. Tambin
podemos seleccionar la opcin Ms diseos para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico
SmartArt.
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de diagrama, la estructura puede que no sea
la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ella. Lo que se tomar en
cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro ser su estructura en el Panel de texto.
El Panel de texto.
Con este botn podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro
diagrama.
Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos editarlo utilizando
este panel.
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Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus
propiedades desde la pestaa Inicio. Como veremos ms adelante tambin podrs cambiar su
aspecto.
Para aadir nuevos elementos sitate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa INTRO. Se crear
un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para
moverlo a un nivel superior.
Modificar el aspecto del diagrama
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Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo
relacionado con cmo hacerlo. Con un poco de imaginacin podrs crear organigramas, diagramas
y grficos muy vistosos.
En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaa Diseo.
SmartArt ofrece, adems de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes
estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las opciones que se
encuentran en la seccin Estilos SmartArt:
Podemos escoger una combinacin de colores preestablecida para nuestro grfico, para ello,
simplemente despliega el men Cambiar colores y selecciona el que ms te guste.
Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu grfico mostrar la
previsualizacin de cmo quedara si aceptases esa opcin.
Estos colores estan clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms recomendable es que
en un mismo documento todos los grficos que introduzcas sigan la misma lnea para conseguir un
aspecto ms homogneo.
Ms adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.
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La segunda opcin que nos ser ms til todava es la de los estilos de grfico predefinido.
Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma en que se visualizan.
Existen diferentes formas de visualizacin para cada uno de los grficos, de hecho hay algunos que
tienen un nmero sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta ltima edicin de
Word, los grficos 3D tienen una calidad impresionante.
Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo que antes selecciona
uno. Mientras vayas pasando con el ratn vers la previsualizacin en tu grfico.
En cualquier momento puedes hacer clic en la opcin Restablecer grfico
de la
pestaa Diseo para devolver el diagrama a su configuracin inicial. La informacin se mantendr,

pero se eliminarn los cambios en la estructura y el estilo.
En la pestaa Formato tambin encontraremos opciones para configurar la esttica del diagrama.
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En los casos en que hayamos seleccionado una visualizacin en 3D podremos seleccionar el modo
Editar en 2D para pasar el grfico temporalmente a 2 dimensiones y poder trabajar con ms
comodidad.
Cuando hayas temirminado vuelve a hacer clic sobre ese botn y el grfico tomar de nuevo la
apariencia 3D.
Los otros tres botones que se encuentran en la seccin Formas nos ayudarn a diferentes tareas:
Mayor. Este botn aumenta el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo
pulses ms grande se har.
Menor. Estre botn disminuye el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo
pulses ms pequeo se har.
Cambiar forma. Este botn despliega un men desde donde podrs cambiar la forma de un
elemento cualquiera del diagrama, gbastar con seleccionarlo, desplegar este men y seleccionar
la forma que quieres que tome. Podrs escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.
Ms a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre cualquier
elemento del grfico o si est seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.
Desde aqu podremos establecer rpidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros
diagramas. Para ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos prestablecidos por
Word desplegando los estilos de forma. Selecciona uno de ellos y se aplicar automticamente.
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Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de ellos vers la previsualizacin en el
diagrama del documento.
Este tipo de estilos rpidos slo pueden ser aplicados sobre los elementos del grfico. Para
modificar aspectos relativos al grfico completo utilizaremos los desplegables de Relleno de
forma, Contorno de forma y Efectos de formas.
Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos
diferentes a los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.
Observa que en Relleno de forma, adems de poder escoger un color, podemos hacer que el
fondo sea una imagen, un degradado o una textura. Seleccionando la opcin Sin relleno, el
elemento tendr un fondo transparente y en el caso de que por ejemplo el grfico tuviese algn
elemento detrs (texto, imgenes, tablas....) seran visibles a traves de l.
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Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que tendr el
todo el diagrama o parte de l. Adems de poder elegir su color tambin podremos modificar su
grosor y el tipo de lnea (slida, a rayas, punteada...). Observa que hay un desplegable dedicado a
cmo se mostrarn las flechas que unen los elementos de nuestro diagrama.
Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las opciones ms jugosas en cuanto a la
visualizacin del diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules son las que ms te gustan.
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An as diremos que al final de los desplegables que forman este men casi siempre
encontraremos una opcin para abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Desde aqu se pueden modificar todas las caractersticas del formato del grfico.
Este cuadro de dilogo tambin est accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el
grfico y seleccionando Formato de forma.
Tamao y organizacin
Tambin en la pestaa Diseo encontramos las opciones referentes a la organizacin y tamao de
los diagramas.
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Como puedes ver, las opciones del grupo Tamao son muy fciles de comprender. Con ellas
puedes establecer el alto y ancho del grfico con un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos definir el tamao del
grfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego
haciendo clic y arrastrando. El resultado que lograramos as no sera tan exacto pero es mucho
ms visual.
El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con el resto del
documento. Como observars, son las mismas opciones que se utilizan para trabajar con los
grficos e imgenes, que ya vimos en su correspondiente tema. Posicin te permite seleccionar la
ubicacin exacta del grfico dentro de la pgina. Y en Ajuste de texto establecer cmo se
comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto que lo rodea.
La opcin Ms opciones de diseo abrir el cuadro de dilogo Diseo avanzado. Desde l podrs
colocar el grfico en la posicin exacta que desees, escogiendo la posicin vertical y horizontal del
objeto respecto a otros objetos (hoja, prrafos, caracteres, etc...).
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Plantillas
Introduccin
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la
estructura y el formato de los elementos que contendr: estilo y tamao de fuente, formato y
tabulaciones de las tablas, numeracin de pginas, cabeceras y pies de pgina, etc. Es til utilizarla
cuando vamos a generar documentos idnticos en los que slo cambian los datos, como en un fax,
un currculum o una factura.
La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx
(.dotm para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que
introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarn en un documento normal de Word de
tipo .docx, sin alterarla.
Word 2010 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cmo utilizarlas y posteriormente veremos
cmo modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. Tambin veremos cmo crear plantillas
nuevas a partir de un documento Word. Podramos crear plantillas basadas en formularios de
introduccin de datos con controles ms complejos, pero stos los veremos en el tema Compartir
documentos.
Elementos que se guardan en una plantilla
Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido en
ellas. Pero tambin conservan otros elementos:
- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si aadimos o quitamos iconos estas
modificaciones tambin se guardarn en la plantilla.
- Si creamos o modificamos entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla.
- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2010. De ah la potencia de las
plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word 2010.
La plantilla por defecto
En realidad las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello.
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Al crear un documento vaco nuevo, siempre se crea con unos mrgenes ya establecidos, y con
una fuente y estilos predeterminados. Todo esto est definido internamente en una plantilla
Normal.dotm que se aplica por defecto. De esta forma, cuando hacemos clic en el botn
Predeterminar en alguna opcin para forzar a Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que
realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva preferencia.
Tambin podemos modificar la plantilla Normal.dotm abrindola normalmente desde Word, como
un documento cualquiera. Para abrirla ser necesario saber dnde est. Averiguarlo es sencillo. En
Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos al final de todo el botn Ubicaciones de
archivos.... Si hacemos clic en l se abrir una ventana donde est la ruta de los archivos. Nos
interesa la ruta de las Plantillas personales. Luego lo nico que resta hacer es ir a Archivo > Abrir y
buscar la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar.
Como hemos dicho, todos los cambios realizados sobre ella se aplicarn a los nuevos documentos.
Pero si por cualquier motivo queremos recuperar la plantilla original que vena por defecto, lo
nico que tendremos que hacer es borrar, renombrar o cambiar de directorio Normal.dotm. Ya
que, de esta forma, Word no la encontrar y crear una nueva.
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Utilizacin de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.
Normalmente dejbamos marcada la opcin Documento en blanco y pulsbamos Crear. Para

utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la
imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:
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- Plantillas recientes permite elegir entre las ltimas plantillas utilizadas en el ordenador.
- Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron junto con Office.
- Mis plantillas es donde aparecern las que hayamos creado nosotros.
- Y ms abajo veremos una seccin completa de Plantillas de Office.com. Siempre y cuando
tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aqu.
Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la pgina.
Adems, las encontraremos perfectamente clasificadas en grupos: Actas, Agendas, Boletines,
Calendarios, Cartas, etc.
Las categoras y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a
variaciones. Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello, es
posible que una plantilla o categora desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas.
Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de bsqueda.
Si utilizas la bsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un
mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas
que podran resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan
incluyendo cada vez ms a disposicin de los usuarios.
Si en cambio ests explorando las categoras para ver las plantillas debers utilizar los botones de
la zona superior, para ir atrs y adelante o volver a la primera pgina haciendo clic en Inicio.
El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y
pulsar el botn Crear que aparecer a la derecha junto a la previsualizacin. En el caso de las
plantillas de Internet el botn se llamar Descargar.
Observa que junto al botn Crear est marcada la opcin Documento. Esto implica que crearemos
un documento a partir de la plantilla, que es lo ms normal. Pero si en algn momento queremos
crear una plantilla a partir de otra, simplemente deberemos pulsar el pequeo botn circular que
hay en la opcin Plantilla.
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Trabajar con el documento creado

Una vez hemos pulsado el botn Crear, veremos un documento nuevo normal pero con la
estructura de la plantilla escogida. Observars que la barra de ttulo contiene un ttulo
predeterminado como Documento1, propio de los archivos no guardados.
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Lo ms habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto que no debera, en
principio, cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos aplicado una plantilla de currculum
ejecutivo. En l distinguimos varios elementos perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas
al hacer clic sobre ellos, como es el caso de la Direccin de correo electrnico. Al hacer clic sobre
el texto [Escriba su correo electrnico] ha pasado a mostrarse dentro de un borde azul etiquetado,
en modo edicin, para permitirnos cambiar el texto.
Una vez rellenada la informacin, guardaremos el documento normalmente, dndole nombre. La
plantilla no se ver afectada.
Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las
plantillas proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos.
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la
pestaa Archivo > Nuevo, escogemos Plantillas de ejemplo y seleccionamos una plantilla. Nosotros
hemos elejido currculum ejecutivo. Luego, en la parte inferior derecha, bajo la vista previa,
deberemos seleccionar la opcin Plantilla. As indicamos que lo que queremos crear no es un
documento a partir de ella, sino una plantilla. Por fin, hacemos clic en el botn Crear.
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Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseo que
queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre se repetirn, como el nombre
Usuario1 por el nombre real, correo electrnico, direccin y telfono. As ya no tendremos que
introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla
modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un cuadro de dilogo como el que
vemos a continuacin.
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Observar dos cosas importantes.

Automticamente Word 2010 nos ha colocado en la carpeta Plantillas, que es la carpeta donde
se guardan las plantillas creadas por los usuarios (la misma donde se encontramos Normal.dotm).
Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezcan en la lista de Mis plantillas de Archivo
> Nuevo.
El Tipo de archivo seleccionado es Plantilla de Word (*.dotx). Esto es as porque al abrir la
plantilla elegimos Plantilla, si hubisemos escogido Documento se estara guardando como un
documento Word ordinario.
Slo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar.
Tcnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una personalizada en Mis
plantillas a partir de una original de las Plantillas de ejemplo. Si quisiramos modificar una plantilla
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como tal, lo nico que tendramos que hacer es guardarla con el mismo nombre y en el mismo
directorio que la original.
Crear plantillas a partir de documentos Word

Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de
documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2010 podemos crear una plantilla
simplemente cambindole el tipo de documento.
As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2010 tendremos que:
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1. Disear el documento Word 2010.

Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir campos del
estilo Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por
supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para disear nuestra
plantilla.
2. Guardar como plantilla.
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de documento. Como ya sabes,
automticamente Word 2010 te propondr que la guardes en la carpeta Plantillas. Recuerda que
debes guardarla ah si quieres que luego aparezca en el apartado Mis plantillas.
Compartir documentos
Introduccin
Hoy da es muy frecuente el trabajo en equipo. Un documento puede ir pasando por diferentes
manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresa grandes y tamin
en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas e incluso en
trabajos de estudiantes.
Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y
poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre l
y dejar comentarios, que posteriormente se pueden consultar para saber quin coment o
modific el documento original. Tambin existe la herramienta Resaltado que es como si
marcsemos texto con un rotulador. Por ltimo, veremos como manejar diferentes versiones de
un mismo documento.
En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen
las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la comparticin de documentos.
No te asustes por lo que puede parecer a primera vista, ya que hemos introducido todos los
elementos muy juntos para que se pudiesen ver en una imagen.
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Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, al insertar un
comentario nos resalta la palabra y dibuja un globo a la derecha del documento con el comentario
en su interior.
La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual que subrayamos
el papel ordinario con un fluorescente.
Con el control de cambios activado podemos ver fcilmente mediante globos informativos los
diferentes cambios producidos en el documento.
En las imgenes siguientes podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en el
documento:
El primero es un cambio de formato, nos dice que el texto a utilizado la herramienta de resaltar.
La siguiente imagen el texto tachado es texto eliminado.
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Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido por el corrector o
la persona que ha hecho los comentarios.
La pestaa Revisar
La ficha de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a compartir
documentos. En la siguiente imagen puedes ver su aspecto.
La revisin de cambios no se activar si no hacemos clic en el botn Control de cambios que se

encuentra en el grupo Seguimiento. A partir de ese momento podrs resaltar texto, insertar
comentarios y guardar un histrico de los cambios realizados.
La pestaa de Revisar tiene los principales botones agrupados por tipo de herramienta en los
grupos Comentarios y Cambios, segn muestran las siguientes imagenes:
Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos cada punto.
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Herramienta de resaltado
Dentro de la pestaa de Inicio tenemos la herramienta para resaltar
Resaltar texto.
Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas pero igual de efectivas.
La primera opcin es:
- Seleccionar el texto o el elemento del documento.
- Escoger el color del resaltado.
Si ya tenemos el color seleccionado, nicamente deberemos seleccionar el texto y hacer clic sobre
.
La segunda opcin es:
- Hacer clic sobre el botn
- El puntero del ratn tomar esta forma

- Hacer clic otra vez sobre el botn
, ya podemos seleccionar el texto y quedar resaltado.

, para dejar de resaltar y que el puntero del ratn tome su
forma normal.
Quitar efecto resaltado.

Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que para resaltar, pero
en lugar de seleccionar un color debemos seleccionar Sin color para que as quite el resaltado.
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Si tenemos varios resaltados en el documento y deseamos eliminarlos todos podemos presionar

Ctrl + E para seleccionar todo el documento antes de hacer clic en Sin color.
Buscar texto resaltado.

Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es
situarnos al inicio del documento y acceder a la pestaa Inicio y desplegar el men del botn
Buscar para seleccionar la opcin Bsqueda avanzada.
Aparece el dilogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaa Buscar y hacer clic en el
botn Ms que despliega ms opciones de bsqueda. Pulsamos sobre Formato y seleccionamos
Resaltar. Para comenzar la bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma
habitual. Nos ir encontrando los elementos resaltados del documento.
Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias
personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o
apostillar algn concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de
personas que comparten el texto.
Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos
expresamente a la hora de lanzar la impresin.
Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
- Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario
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Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con
una lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto
del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de una manera o de otra. Por ejemplo
estando en vista Normal o Lectura nos aparece una seccin lateral con el globo del comentario a la
derecha del documento junto con una lnea discontinua enlazada al texto comentado.
El comentario nos ofrece informacin del autor. Lo primero que indica es que es un comentario.
Entre corchetes escribe las iniciales del autor (AC de AulaClic) y el nmero de comentarios que ha
realizado este autor y a continuacin muestra el texto del comentario.
En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver los
comentarios deberemos abrir el Panel de Revisin.
Para ello deberemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos
mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como vemos en la imagen de
abajo.
Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin por ejemplo en el centro nos muestra el
nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de introduccin del comentario.
Justo debajo vemos el texto del comentario.
Pgina 238
Veamos el resto de botones de la ficha de revisin que hacen referencia a comentarios.
Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos
encontremos.
Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos
encontremos.
Elimina el comentario seleccionado o bien todos los comentarios del documento, desde la
opcin que encontraremos desplegando el men haciendo clic en la flecha triangular inferior.
Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una
persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio,
deplegando el men Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando la combinacin de teclas Ctrl+I o
bien F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la lista
Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor de entre los que
han aadido comentarios en el documento. Con los botones Anterior y Siguiente del mismo
dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.
Mostrar/ocultar comentarios.
En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.
Pgina 239
Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos marcar o
desmarcar la opcin que pone Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico, si la
opcin est seleccionada los comentarios sern visibles de lo contrario no se vern.
Imprimir comentarios.
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde deben imprimirse.
En el men Control de cambios, podemos acceder a la opcin Cambiar opciones de seguimiento.
Se abrir un cuadro de dilogo y en la ltima seccin donde pone Globos existe la opcin
Orientacin del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la
imagen.
Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.
Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos.
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor
los globos.
Pgina 240
Adems de esto en el dilogo de Imprimir debemos tener la precaucin de tener seleccionada la

opcin Documento con marcas en la opcin Imprimir.
Modificar el autor de los comentarios

Hemos visto que en los comentarios aparecen las iniciales del autor en el globo del comentario y
en la vista del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Normalmente al instalar
Word o el paquete completo de Office introducimos nuestro nombre, pero puede ser que ese
paso nos lo saltemos o deseemos modificar el nombre que es su da escribimos.
Para modificar esa identidad debemos acceder a la pestaa Revisar y desplegar el men Control
de cambios, all seleccionaremos Cambiar nombre de ususario.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Pgina 241
En el campo Nombre de usuario escribimos nuestro nombre o el nombre que deseemos. En el

campo Iniciales podemos escribir las iniciales de nuestro nombre.
Para que los cambios tengan efecto debemos presionar el botn Aceptar. Los comentarios
introducidos antes del cambio no sern modificados, pero los siguientes que introduzcamos
mostrarn la nueva identidad.
Control de cambios
El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de los
miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones,
modificaciones de formato o texto eliminado). Word le asigna un color diferente a cada miembro
del equipo que realice algn cambio, as se les puede identificar fcilmente.
Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones pero a simple vista no
sabemos cules. A continuacin estudiemos qu tipo de modificaciones son las que detecta el
control de cambios y cmo las representa.
Inserciones. Pone el texto del color asignado al revisor y lo subraya.
Pgina 242
Cambios de formato. Muestra un globo con el prefijo Con formato: y despus indica qu tipo de
formato se ha aplicado.
Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al revisor.
Lneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una lnea vertical negra, indicando
que el documento ha sido editado y modificado.
Para activar el Control de cambios debemos pulsar el botn
de la pestaa Revisar antes
de hacer ningn cambio sobre el documento. Otra forma de activar el control de cambios es
pulsando Ctrl+Mays+E. Si lo activamos cada cambio que se efecte en el documento se
almacenar y posteriormente podremos comparar el documento original con el documento final
tras los cambios.
Botones de la pestaa Revisar pertenecientes al control de cambios.
El primer cuadro despegable sirve para indicar como queremos ver el documento.
Final: Mostrar revisiones. Muestra el documento final con las marcas informando de los cambios
realizados.
Final. Muestra el documento sin marcas, como quedara si se aceptan los cambios.
Original: Mostrar revisiones. Muestra el documento original y las marcas de los cambios que se
han realizado.
Original. Muestra el documento original sin marcas.
Pgina 243
Una buena opcin es trabajar en vista Final porque as evitamos que por cada cambio que
efectuemos aparezca un globo indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante
agobiante tener el documento cargado de globos.
En el men Mostrar marcas podemos indicar qu elementos de revisin mostrar u ocultar.
Si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una ventana donde podemos ver los cambios y
comentarios del documento principal clasificados segn su localizacin: los cambios de
encabezado y pie de pgina, cambios de cuadros de texto, cambios de cuadro de texto de
encabezado y pie de pgina, cambios de pie de pgina y cambios de notas al final.
Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.

Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha activado el
control de cambios, despus otro componente puede revisar el documento con las herramientas
de navegacin de cambios y aceptar o rechazar los cambios efectuados.
Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:
- Manualmente con los botones
Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento
podemos desplazarnos al anterior cambio.
Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento
podemos desplazarnos al siguiente cambio.
Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar
para aplicar el cambio
propuesto.
- O automticamente
Deplegando la opcin Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del documento. Esta
opcin sirve para aceptar todos los cambios encontrados con respecto al documento original.
Pgina 244
Desde el men que tenemos en el botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos escoger
qu tipo de marcas queremos ver y cules queremos ocultar, Comentarios, Anotaciones
manuscritas (utilizadas mediante PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de
Formato.
Dentro del submen Revisores nos aparece una lista despegable con los componentes (revisores)
que han modificado en documento con el color asignado a cada uno. Si seleccionamos Todos los
revisores se marcan todos los revisores disponibles y veremos las marcas aplicadas por todos los
revisores, pero si nicamente queremos ver los cambios aplicados por un revisor dejaremos
seleccionado solamente ese revisor.
En el submen Globos disponemos de tres opciones para indicar cundo queremos que se
muestren los globos.
Mostrar revisiones en globos. Indica que siempre que existan globos que se muestren.
Mostrar todas las revisiones en lnea. El caso contrario que aunque existan globos que no se
muestren, aunque s se mostrarn como tachados, subrayados, etc.
Mostrar slo comentarios y formato en los globos. Mostrar solo los globos pertenecientes a
formatos o comentarios, el resto se mostrar en lnea.
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Modificar la apariencia de los comentarios

Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder a la pestaa Revisar, grupo
Seguimiento y desplegar las opciones del botn Control de cambios para seleccionar Cambiar
opciones de seguimiento...
Aparece el dilogo Opciones de control de cambios, con varias categoras.
Pgina 246
En la seccin de Marcas en la ltima opcin podemos modificar el color de los comentarios. Por
defecto se asigna un color distinto a cada autor, pero si deseamos ver todos los comentarios del
mismo color podemos seleccionar un color fijo para todos los comentarios independientemente
del autor.
Desde la seccin Globos adems podemos modificar el Ancho, el Margen y cundo deseamos que
aparezcan para las vistas Diseo de impresin y Web (Siempre, Nunca o Slo para formato o
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comentario). Tambin existe un recuadro de seleccin donde podemos marcarlo o no para que
aparezca una lnea discontinua que conecte el globo del comentario con el texto al que se refiere.
Personalizar el control de cambios

Para modificar la apariencia de los controles de cambios debemos acceder en la pestaa Revisar al
botn Control de cambios y seleccionar Cambiar opciones de seguimiento. Aparece el dilogo
Opciones de Control de cambios, las marcas que podemos modificar son las que vemos en la
imagen de abajo:
Inserciones. Las inserciones se muestran subrayando el texto insertado, aunque podemos escoger
entre una de las opciones que muestra la lista despegable.
Eliminaciones. Las eliminaciones se muestran mediante un globo con el prefijo Eliminado: y el

texto eliminado. Aunque podemos escoger entre una de las opciones que vemos en la lista
despegable.
Formato. El cambio de formato se muestra mediante un globo con el prefijo Formato y

posteriormente el tipo de formato aplicado, y las opciones de modificacin que tenemos para
demarcar un cambio de formato son las mismas que hemos visto en Inserciones.
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Lneas cambiadas. Los opciones para que nos muestre que el documento ha sido modificado estn
en la lista despegable que vemos en la imagen y puede ser desde Ninguna, un borde situado en la
parte derecha o izquierda del documento o en el exterior.
Tambin podemos asignar un color fijo por cada cambio en lugar de asignar un color dependiendo
del autor del cambio como est por defecto.
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Cabe mencionar que dependiendo de la vista que tengamos puesta veremos los cambios de una
manera o de otra. Por ejemplo en vista Diseo de Impresin siempre se muestran los globos, sin
embargo en vista Esquema si ponemos por ejemplo que las eliminaciones las muestre con el texto
tachado se vern con el texto tachado mientras que en vista impresin se seguir viendo el globo
de eliminacin.
Para que los cambios se hagan efectivos debemos pulsar Aceptar.
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Comparar cambios sobre un documento

Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento original sea
modificado sin que antes se active la propiedad de control de cambios. Esto quiere decir que en el
documento se guardarn los cambios efectuados pero no habr ningn registro sobre los cambios
efectuados, por tanto no podremos revisar para aceptar o rechazar los cambios, a no ser que
tengamos una copia del documento original y lo podamos comparar.
Comparar el documento original con el documento modificado.
Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es recomendable tener
guardada una copia de la ltima versin que tuvimos por si algn miembro del equipo realiza
algn cambio sin activar el control de cambios y lo guarda. Si tenemos una copia posterior
podremos utilizar la herramienta de comparacin que nos ofrece Word.
Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado sin el control de cambios
debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir el documento original.
- Acceder a la pestaa Revisar y desplegar el botn Comparar, seleccionar la opcin Comparar...
Aparece el dilogo Comparar y combinar documentos.
- Debemos seleccionar el otro documento, es decir el documento con los ltimos cambios y pulsar
Aceptar.
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Nos muestra un nuevo documento basado en el documento final y con las marcas de los cambios
producidos con respecto al documento original.
Si hacemos clic en el botn Ms para ver ms opciones nos encontraremos con una muy
interesante que nos ofrece tres formas distintas de combinar los documentos.
Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento.
Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original.
Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de los cambios
producidos.
Comparar en paralelo dos documentos.

Otra forma de comparar dos documentos es vindolos al mismo tiempo ambos documentos el
documento original y el documento final.
Para realizar este tipo de comparacin debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir los dos documentos comparar (documento original y documento final).
- Desde el documento original accedemos a la pestaa Vista y seleccinamos Ver en paralelo.
Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad en posicin vertical un
documento al lado del otro.
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En la misma seccin de la pestaa Vista encontraremos otras opciones:

Desplazamiento sincrnico. Este botn puede activarse o desactivarse. Si est activado como
vemos en la imagen al desplazarnos por un documento el otro documento tambin se desplaza al
mismo tiempo paralelamente al otro.
Restablecer posicin de ventanas. Sirve para poner en posicin vertical ambas ventanas de los
documentos, por si las habamos modificado de posicin.
Vuelve a hacer clic en la opcin Ver en paralelo para desactivarla y volver a la edicin normal.
Formularios
Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas los
completen y nos los hagan llegar rellenados. Para ello Word 2010 permite la introduccin y uso de
formularios en nuestros documentos. Podemos, en un documento de texto, definir un formulario
incluyendo cajas de texto o cuadros de seleccin, donde el lector del documento podr rellenar los
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datos que le solicitemos, de forma parecida a como rellenbamos los documentos basados en
plantillas.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado
por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten
introducir informacin de forma muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha de
programador en la Cinta. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en la pestaa Archivo.
En la seccin Personalizar cinta de opciones marcaremos la casilla Programador en el cuadro de la
derecha que muestra las fichas disponibles.
Aceptamos el cuadro de dilogo y ya disponemos de una nueva pestaa, llamada Programador.
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Propiedades comunes de los controles

En la seccin Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos agregar al
documento.
Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer
clic sobre el tipo de control deseado en la ficha Programador.
Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades, seleccionndolo haciendo clic
sobre l, y pulsando en
Todos los controles comparten las siguientes propiedades:
El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido. Por ejemplo, el ttulo Nombre: se
mostrara
La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est activado el Modo
Diseo.
Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el lector
pueda borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no podr editar su
contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen
las vern.
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Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para aplicarles estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l desaparece para ser sustituido
por el texto a rellenar.
Para cambiar este texto debemos pulsar en
, hacer clic sobre el control e
introducir el nuevo texto. El texto que escribamos se mostrar como ayuda.
Controles de contenido
Los controles Texto enriquecido
y Texto
permiten introducir un cuadro de texto que el
usuario podr rellenar. La diferencia entre ambos es que slo el control Texto enriquecido permite
usar y guardar textos con formato.
Las propiedades especiales de estos controles son:
Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que
se puedan crear varios prrafos al pulsar la tecla INTRO.
Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se
crear como texto normal y el control desaparecer.
El control Imagen
, permite que el usuario pueda aadir una imagen pulsando sobre l.
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Los controles Cuadro de lista
y Cuadro combinado
permiten al usuario elegir entre una
serie de elementos disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro combinado aparece
plegado en un principio y permite al usuario escribir, mientras que el cuadro de lista aparece ya
desplegado y slo permite elegir una opcin entre las existentes.
Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control.
El botn Agregar... nos permite aadir un nuevo valor.

Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar... y Quitar
respectivamente. Tambin podemos establecer el orden en que se mostrarn con los botones
Subir y Bajar.
El Selector de fecha
, despliega un calendario donde el usuario marcar una fecha.
En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qu formato
queremos que aparezca la fecha.
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Proteger formularios
Para crear un formulario, debemos disear el documento como un formulario normal, aplicando
estilos y formatos, y aadiendo los controles correspondientes en el lugar donde el usuario debe
introducir la informacin.
Pero ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual, el usuario podra editar
y eliminar lo que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda rellenar el formulario, debemos
proteger el documento de la siguiente forma:
Primero, debemos marcar la opcin Restringir edicin.
Abrimos as el panel Restringir
formato y edicin.
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La opcin que nos interesa la eligimos en la seccin Restricciones de edicin, activando la casilla y
seleccionando la opcin Rellenando formularios.
Para que la proteccin tenga efecto, pulsamos el botn S, aplicar la proteccin.
Se muestra un dilogo en el que podemos elegir una contrasea.
Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios que conozcan la contrasea.
De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como una
plantilla, los usuarios podrn rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, y
guardar lo que rellenen como un documento normal.
Word e internet
Introduccin
Hoy en da es cada vez ms importante el uso de internet para compartir documentacin, o
trabajar en equipo desde diferentes situaciones geogrficas. En los ltimos tiempos han
proliferado muchas herramientas de gestin que se basan en el uso de internet.
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Sus ventajas son numerosas, ya que la centralizacin de los recursos:
Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde distintos
puntos.
Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que

ha sufrido.
Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde algunos
terminales mviles.
Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir prdidas de informacin

de forma local, la informacin se encuentra tambin en un servidor.
Por todos estos motivos, la suite Office 2010 facilita la publicacin online.
En este tema veremos diferentes formas de compartir informacin y aprovechar las nuevas
tecnologas e internet para trabajar en red. Obviamente la mayora de estas opciones no estarn
disponibles si no tenemos conexin a internet.
Enviar documentos por fax o correo-e

Una tarea muy comn suele ser la de enviar el documento por correo electrnico o por fax. Word
2010 facilita esta tarea.
Accede al men Archivo > Guardar y enviar. Y selecciona Enviar mediante correo electrnico.
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Las opciones de que disponemos son:

Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrnico con una copia simple del
contenido actual del documento. El inconveniente de este sistema es que si el receptor del
mensaje no dispone del programa Word ni de ningn lector de este tipo de archivos, no podr
leerlo. Pero no te preocupes, lo habitual es que todo el mundo disponga de un paquete ofimtico
capaz de interpretarlo.
Enviar un vnculo, que lo que enva no es una copia, sino un enlace para modificar a travs del
correo electrnico un mismo documento. Sera ideal por ejemplo para permitir a un corrector
acceder a un documento y modificarlo sin acabar generando varias versiones del mismo.
Enviar como PDF, es una opcin similar a la primera, se trata de enviar adjunta la informacin, solo
que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato ms comn para enviar
informacin que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja
es que el receptor no necesitar tener Office para poder leer el documento.
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Enviar como XPS tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF, pero no es estndar, ya
que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no
sean Windows pueden tener ms dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.
Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax
online, enviar el documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente
botn.
Ten en cuenta que lo que hace Word para enviar los documentos es gestionar el envo ordenando
al programa gestor de correo electrnico lo que debe hacer. Es decir, que ser necesario tener una
cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.
Preparar un documento para compartir

Antes de compartir un documento con otras personas, es interesante que comprobemos que no
contiene informacin oculta o algn componente no compatible con versiones anteriores, as
como que est realizado siguiendo las recomendaciones de accesibilidad, para las personas que
tienen alguna discapacidad.
Para ello, disponemos de diversas herramientas que nos facilitan el trabajo, realizando estas
comprobaciones de forma automtica. Las encontramos en la pestaa Archivo > Informacin y
dentro de la seccin Preparar para compartir, pulsamos el botn Comprobar si hay problemas.
Se desplegar un men con tres opciones:
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Inspeccionar documento:
Abre un cuadro de dilogo que permite escoger qu caractersticas se inspeccionarn de entre las
siguientes: Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones, Propiedades del documento e
informacin personal, Datos XML personalizados, Encabezados, pies de pgina y marcas de agua,
Contenido invisible y Texto oculto. Simplemente debemos dejar marcadas las casillas de
verificacin de las caractersticas que queremos que se inspeccionen y pulsar el botn
Inspeccionar.
Se mostrar el resultado de la inspeccin en la propia ventana, con botones que te permitirn
Quitar todo el contenido que podra generar problemas. Si decides quitarlo, los cambios no se
podrn deshacer.
Comprobar accesibilidad:
Aparecer un panel de accesibilidad en el lateral derecho del documento. En l podremos

encontrar una serie de advertencias si el documento contiene errores que puedan dificultar la
accesibilidad al documento.
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En el ejemplo de la imagen vemos varios errores y advertencias. Al hacer clic sobre el pequeo
signo + se desplegarn los errores concretos.
Si seleccionamos uno de los errores, por ejemplo Celdas combinadas o divididas, se mostrar en la
zona inferior informacin adicional explicando el motivo por el cual se recomienda realizar la
modificacin y el procedimiento a seguir para corregirlo.
Debers realizar las modificaciones de forma manual, si deseas que el documento sea accesible.
Cuando termines puedes cerrar el panel desde el aspa situada arriba a la derecha. Y si quieres,
puedes comprobar de nuevo el archivo para ver si ya est todo solucionado.
Comprobar compatibilidad:
Te permitir saber si el documento lo podrn abrir y visualizar sin problemas las personas que no
utilizan Word 2010, sino una versin anterior.
Al hacer clic en la opcin se abrir una ventana que te informar de si hay caractersticas
incompatibles.
Desde el botn Seleccionar versiones para mostrar se puede elegir qu versiones queremos que se
comprueben si son compatibles. Existen dos posibilidades: Word 97-2003 y Word 2007. Se pueden
marcar ambas.
En caso de que haya incompatibilidades, se mostrarn en el resumen. Pulsamos Aceptar.
Pgina 264
Para que el documento sea compatible, deberemos pulsar el botn Guardar. Es posible que se
muestre un aviso. En l podremos elegir entre:
- Pulsar Continuar, para que el archivo se convierta a un formato compatible, y se pierda as la
informacin que no se pueda adaptar.
- Pulsar Cancelar. Y guardar una copia del archivo en un formato reciente. De sta forma
dispondrs de una copia compatible pero no perders la original. Para hacerlo, recuerda que
debes ir a Archivo > Guardar como. All escogers el tipo de archivo Libro de Word (.docx). Cuando
abras el nuevo documento se abrir en Modo de compatibilidad, para que lo visualices de la forma
ms fideligna posible a la copia original.
Guardar en la Web: SkyDrive

Si por cualquier motivo lo que necesitamos no es enviar a alguien en particular la informacin, sino
que queremos subir la informacin a internet con el nico fin de disponer de ella desde cualquier
sitio o de compartirlo con ciertas personas de forma controlada, entonces la mejor opcin es
SkyDrive. Se trata de un espacio de almacenamiento gratuito de acceso online.
Tambin desde la opcin Archivo > Guardar y enviar encontramos la opcin Guardar en la Web.
Para utilizar esta funcin necesitamos una cuenta (tambin llamada ID) en Windows Live.
Pulsa Registrarse si quieres disponer de una cuenta de correo de Windows Live y poder utilizar el
servicio SkyDrive. Se abrir una pgina web en tu navegador predeterminado, con un formulario
que te permitir introducir tus datos para proceder al registro.
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Y si ya dispones de una, pulsa Iniciar sesin. Se abrir un cuadro de dilogo que te preguntar tus
datos de acceso.
Deberas indicar tu Direccin de correo y tu Contrasea. Si activas la opcin Iniciar sesin

automticamente, haciendo clic sobre la casilla de verificacin que lo acompaa, no necesitars
introducir los datos cada vez que inicies Word.
Al hacerlo, el apartado Guardar en Windows Live SkyDrive cambiar y mostrar las carpetas
disponibles: Pblica y Mis documentos.
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Estas carpetas no son carpetas de nuestro ordenador. Las nuevas carpetas que creemos desde
Este apartado se localizarn en nuestro espacio en la red, no en el equipo.
Si pulsamos Actualizar, se refrescar la informacin, de modo que si le hemos dado a alguien
permiso para incluir documentos en nuestra carpeta Pblica, por ejemplo, veremos los cambios
aplicados.
El botn Guardar como es el que permite guardar el documento en la carpeta que seleccionemos.
La gestin de esta informacin se realiza principalmente desde el navegador web. Esto implica que
podremos acceder a los datos desde cualquier punto en que dispongamos de conexin. De hecho,
cuando hacemos clic en Nueva Carpeta, desde Word, nos remite al navegador web que utilicemos.
Bien si accedemos desde el enlace Ir a: SkyDrive, bien si accedemos de forma autnoma al sitio
web de Microsoft para SkyDrive, el resultado ser el mismo. Podremos explorar las carpetas que
hayamos ido creando, y descargar los archivos que hayamos incluido en ellas. Tambin podremos
crear carpetas nuevas y establecer los permisos.
Para indicar quin tiene acceso a cada carpeta, necesariamente debemos hacerlo desde la pgina
web. Podemos hacerlo al crear una carpeta:
Le daremos un Nombre e indicaremos quin tiene acceso en la lista Compartir con. La lista
contiene las opciones:
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Cualquiera (pblico): Lo ver todo el mundo.

Mi red: Lo vern todos los contactos que formen parte de tu red de Windows Live.
Slo yo garantizar que el contenido de la carpeta no estar accesible para nadie ms.
Y tambin puedes Seleccionar personas... para especificar qu personas en concreto pueden
descargar el archivo de la carpeta. Podrs elegir entre redes, categoras (por ejemplo, la categora
Clientes, si tienes a tus contactos organizados) o bien usuarios especficos, indicando sus correos
electrnicos.
Cuando elijas quin tiene acceso, vers un desplegable que te dejar elegir qu tipo de permisos
tiene sobre la carpeta: Pueden ver archivos o Pueden agregar, modificar detalles y eliminar
archivos. Podrs definir permisos diferentes por cada usuario, categora o red. Por ejemplo, que la
categora empleados pueda modificar y eliminar los archivos, y los clientes puedan simplemente
visualizarlos.
Desde la web se puede gestionar tanto el espacio libre disponible (existe un lmite de almacenaje,
que actualmente son 25GB), como el nombre de los archivos, sus propiedades, cambiar los
permisos, e incluso generar comentarios del archivo, como si se tratara de una entrada de un blog.
Adems, se pueden editar los archivos online, como veremos en el siguiente apartado.
El nico inconveniente es que slo se puede compartir informacin de SkyDrive con personas que
tengan un Windows Live ID, es decir, una cuenta de correo hotmail o live, o bien hayan adaptado
los credenciales de su cuenta de correo mediante Windows Live Passport, para poder acceder a los
servicios de Windows Live.
Credenciales Windows Live ID

La empresa Microsoft, al igual que lanza los productos Office como Excel, Access o Word, tambin
dispone de otros servicios que se ofrecen de forma gratuita a travs de internet. Un ejemplo son
los servicios disponibles en su portal MSN, como el programa de mensajera instantnea MSN
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Messenger o el correo electrnico MSN Hotmail, entre otros. El nico requisito es poseer una
credencial Windows Live ID.
Una credencial o cuenta Windows Live ID no es ms que un correo electrnico proporcionado por
Microsoft, con una clave de acceso. Para conseguirlo, debemos ir a la pgina web Windows Live
ID.
All
encontraremos
un
enlace
para
proceder
al
registro.
Al final, para conseguir una credencial slo debers rellenar un sencillo formulario con tus datos
personales, como el siguiente:
Pgina 269
Pgina 270
En resumen, los pasos a seguir son:

- Elegir el correo electrnico que deseas (comprueba con el botn que no est siendo ya utilizado
por otra persona).
- Elegir la contrasea secreta que te dar acceso a tu correo y confirmar tu identidad, validando la
credencial.
- Elegir una pregunta y respuesta que sirva para validar tu identidad, en caso de que extraves u
olvides la contrasea.
- Indicar datos personales bsicos, como tu nombre y direccin.
- Rellenar un captcha. Que no es ms que escribir en un pequeo recuadro la informacin que te
pida el formulario (normalmente escribir las letras que veas en una imagen). Este es un paso de
seguridad del sistema.
- Aceptar los trminos y condiciones de privacidad de la empresa.
Si algn campo contiene errores, el formulario mostrar mensajes de aviso indicando qu campos
hay que corregir.
Una vez cumplimentado el formulario, dispondrs de una credencial que te permitir identificarte
para disfrutar de los servicios de Microsoft, como Skydrive o la versin online gratuita de Office
2010.
Office 2010 online

Cuando estamos manipulando archivos en SkyDrive, encontramos la opcin de crear un Nuevo >
Documento de Word.
Pgina 271
Una de las grandes novedades que ofrece Microsoft en su versin 2010 de Office es que existe una
versin gratuita disponible online.
Esto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin
necesidad de instalar la suite Office en el equipo.
Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario pues que las personas
con las que compartimos los archivos los descarguen y modifiquen en su ordenador, para luego
volver a subir la versin modificada. Pueden editar en tiempo real su contenido y el propietario del
archivo dispondr siempre de la informacin actualizada.
Para utilizarlo, slo debemos seleccionar la opcin Editar con el explorador, que aparecer al
situar el cursor sobre el archivo en la web. Se abrir la aplicacin Word online en el navegador
predeterminado. En nuestro caso, Internet Explorer.
Pgina 272
Si te fijas, tiene una apariencia muy similar a la de la aplicacin Word instalada en el ordenador.
La principal desventaja de la versin Online es la lentitud del servicio. Por bien que vaya, cada
accin que realizamos la estamos enviando a travs de internet a un servidor, y esto siempre se
traduce en tiempo de espera. Sobre todo si disponemos de una conexin lenta. Por ello, Office
2010 online puede suponer una herramienta muy til para realizar pequeas modificaciones,
trabajar en red, actualizar documentos o disponer de herramientas en lugares en que no tenemos
instalado el programa pero disponemos de conexin a internet, como por ejemplo mviles con el
sistema operativo Windows Mobile. Pero no es recomendable para trabajar a diario, por ejemplo,
en trabajos de oficina que supongan una continua utilizacin de estas herramientas.
No olvides tampoco que, al utilizar un navegador para funcionar, es posible sature la aplicacin y
esto ralentice tambin la navegacin simultnea en otras pginas web.
Otra desventaja es la reducida cantidad de herramientas disponibles. La versin online de office
no est pensada para sustituir a la aplicacin instalable, sino para permitir pequeas ediciones
online.
Pgina 273
Por ello, si en el ordenador tienes instalado Word 2010, te recomendamos que las grandes
modificaciones las realices desde ah, y no desde la versin online. Al visualizar un archivo que est
online, en SkyDrive, tienes la opcin de Abrir en Word. De forma que editars el archivo en local
(en tu ordenador), pero los cambios se guardarn en la versin online (en internet), disponibles en
la red para que el resto de personas autorizadas accedan a ellos.
Guardar en SharePoint y publicar

Microsoft SharePoint Workspace, es una aplicacin de las incluidas en el paquete Office 2010.
Permite crear un entorno comn mediante el cual compartir documentos, contactos, calendarios,
etc. entre los diferentes miembros de una misma organizacin.
Por ello, en Word 2010 disponemos de la opcin
en
el men Archivo > Guardar y enviar. As guardaremos el documento en una biblioteca de recursos
de la empresa, con las ventajas que ello supone:
- Centralizacin de recursos. Varias personas pueden trabajar simultneamente sobre un
documento.
- Ms material disponible, y siempre actualizado, para los trabajadores. Pudiendo solicitar que se
les enven notificaciones cuando se realizan cambios sobre un determinado archivo.
SharePoint es especialmente recomendable en corporaciones que tienen delegaciones en distintos
puntos geogrficos, porque les permite trabajar contra un servidor comn.
Pgina 274
Alguna de las fuentes utilizadas para este manual:
Pgina 275

Manual Word 2010 Dar

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Contenido

El entorno de Word 2010 ........................................................................................................ 16

Importar y exportar el entorno personalizado ............................................................................. 28

Edicin bsica ......................................................................................................................... 31

Guardar y abrir documentos ................................................................................................... 63

Guardar y Guardar como............................................................................................................... 63

Ortografa y gramtica ............................................................................................................ 78

Formato del documento ....................................................................................................... 101

Marca de agua de texto .......................................................................................................... 115

Diseo de pgina .................................................................................................................. 154

Organizador de bloques de creacin ...................................................................................... 164

Tablas .................................................................................................................................. 170

Imgenes y grficos .............................................................................................................. 189

Insertar captura de pantalla ........................................................................................................ 200

Organigramas y diagramas .................................................................................................... 209

Plantillas .............................................................................................................................. 224

Compartir documentos ......................................................................................................... 233

Propiedades comunes de los controles ...................................................................................... 255

Word e internet .................................................................................................................... 259

Al hacer clic sobre el botn Inicio

se despliega un men parecido al que ves en la imagen. El

aspecto puede cambiar dependiendo de tu versin de Windows.

Desde un acceso directo en el escritorio:

Una pequea barra vertical parpadeante

es la que marca tu posicin en el texto. Se llama punto

cuando est dentro del rea de texto,

Al escribir es habitual cometer errores, pero la redaccin de textos en ordenador tiene la

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, pero puede tomar estas otras

- Punto de insercin. Tiene esta forma

. No confundir con el puntero del ratn. El punto de

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Otras formas de arrancar Word

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Crear acceso directo en Escritorio

men como el de la parte

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Esto har que aparezca un icono

que nos permite arrancar Word desde el

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Inicio automtico al encender el ordenador

Compaginar dos ventanas

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Como siempre, el aspecto depender de tu versin de Windows.

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de la zona superior izquierda o pulsa las teclas CTRL+G y aparecer

una ventana similar a esta.

Despus de guardar un documento, Este contina en nuestra pantalla y podemos seguir

, y luego hacer clic en Cerrar. Si hemos

ventana similar a la que vemos aqu.

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y hemos de hacer doble clic en ellas para abrirlas y ver los

documentos (o subcarpetas) que contienen.

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El entorno de Word 2010

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contiene, normalmente, las

Personalizar barra de acceso rpido

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Se abrir un cuadro de dilogo que veremos a continuacin.

Otras formas de acceder al cuadro de personalizacin:

derecha del resto. Con los botones de subir y bajar nivel

, se puede cambiar su posicin de

forma que los botones estn en el orden que queramos.