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ANLISIS CASO ELABORACIN DE PRESUPUESTOS

JULIO CESAR MICOLTA VALENTIERRA

SENA
CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECO TURISTICA REGIONAL
MAGDALENA
GESTIN LOGSTICA (1017082) RUTA (402084)
BUENAVENTURA- VALLE DEL CAUCA
2016

ANLISIS CASO ELABORACIN DE PRESUPUESTOS

JULIO CESAR MICOLTA VALENTIERRA

INSTRUCTOR
RICARDO ALFONSO CHINCHILLA IBARRA

ANLISIS CASO ELABORACIN DE PRESUPUESTOS

SENA
CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECO TURISTICA REGIONAL
MAGDALENA
2016

ANLISIS CASO ELABORACIN DE PRESUPUESTOS

1. CONSULTA.
La Entidad manifiesta y consulta literalmente:
[...] En la elaboracin de los Presupuestos Adicionales de Obra ha quedado
establecido que solo se deben considerar los gastos generales que estn relacionados
directamente con el plazo de ejecucin de la obra, esto es, no se consideran los gastos
generales fijos (gatos de licitacin y gastos financieros), pues no se incrementan con la
aprobacin de los presupuestos adicionales.

() En la elaboracin de Presupuestos Deductivos de Obra, se deben incluir los gastos


generales fijos? [...] (sic).

2. ANLISIS.

2.1 De manera preliminar, debemos tener en consideracin que los componentes de la


estructura del presupuesto base de una obra se agrupan en dos rubros: costos
directos y costos indirectos . Entre los primeros, se encuentran los materiales, la
mano de obra y los equipos. En cambio, entre los segundos, se encuentran los gastos
generales y la utilidad . Ambos rubros conforman el presupuesto base, el cual, sumado
con los impuestos correspondientes, constituye el total del valor referencial del proceso
de seleccin.

Por su parte, los denominados gastos generales se descomponen, en fijos y variables,


dependiendo si estn o no relacionados con el tiempo de ejecucin de la obra,
respectivamente, cada uno de los cuales se desagregan conforme a su naturaleza. As
tenemos que, los gastos generales se dividen en:
- Gastos Generales no relacionados con el tiempo de ejecucin de la obra o fijos,
que son aqullos en que slo incurren una vez, no volviendo a gastarse aunque la obra
se ample en su plazo original.
- Gastos Generales relacionados con el tiempo de ejecucin de la obra o variables,
que son aqullos que dada su naturaleza siguen existiendo o permanecen a lo largo de
todo el plazo de obra incluida su eventual ampliacin. . (El nfasis es nuestro).
Por tanto, entre los primeros se encuentran los gastos incurridos en documentos para
la presentacin de propuestas, gastos de estudios de suelos, gastos de visita al
terreno, gastos de elaboracin de propuestas, seguros contra incendios, obligaciones
fiscales, entre otros; mientras que, entre los segundos, los gastos generales variables,
se encuentran los costos de luz, telfono y gabelas, papelera y tiles de escritorio,
gastos de traslado de personal, viticos de personal, artculos de limpieza, gastos de
operacin, entre otros .

Por otro lado, debe tenerse en consideracin que dentro del marco normativo
establecido por la Ley y su Reglamento , en adelante el Reglamento, se han previsto
dos sistemas de adquisiciones y contrataciones a travs de los cuales las Entidades del
Estado pueden contratar la obtencin de bienes, servicios y la ejecucin de obras
requeridos para el cumplimiento de sus fines; los mismos que, de conformidad por lo
dispuesto por el artculo 45 del Reglamento, servirn para determinar el precio y sus
posibles ajustes, sobre la base de las condiciones pre-establecidas en funcin a la
naturaleza y al objeto principal del contrato.
As, se tiene que los sistemas de contrataciones que pueden implementarse dentro de
las Bases Administrativas de los procesos de seleccin que se desarrollen para
contratar la ejecucin de obras pblicas, son los de Suma Alzada y Precios Unitarios,
Tarifas o Porcentajes, los mismos que mantienen en su naturaleza diferencias
sustanciales, destacadas en el artculo 45 del Reglamento que a continuacin se
transcribe parcialmente:
[..] En el sistema de suma alzada, el postor formula su propuesta por un monto fijo y
por un determinado plazo de ejecucin. Tratndose de obras, el postor presentar,
adems, el desagregado por partidas que da origen a su propuesta. Este sistema slo
ser aplicable cuando las magnitudes y calidades de la prestacin estn totalmente
definidas en las especificaciones tcnicas y en los trminos de referencia y, en el caso
de obras, en los planos y especificaciones tcnicas respectivos.
En el sistema de precios unitarios, tarifas o porcentajes, el postor formula su
propuesta ofertando precios, tarifas o porcentajes en funcin de las partidas o
cantidades referenciales contenidas en las Bases, y que se valorizan en relacin a su
ejecucin real, as como por un determinado plazo de ejecucin. En estos casos, el
postor presentar, adems del desagregado a que se refiere el prrafo precedente, el
valor total de la oferta econmica. (El subrayado es nuestro)

Del texto del artculo antes citado se desprende que, cuando una Entidad opte por
contratar una obra a suma alzada conviene un precio global, previo e invariable para la
realizacin total de la obra , la misma que deber ejecutarse con sujecin estricta a los
planos y especificaciones tcnicas contenidos en el contrato , bajo responsabilidad del
contratista.

En tal sentido, las obras que se ejecuten bajo el sistema de suma alzada implican la
invariabilidad del precio pactado contractualmente, as como la invariabilidad de la
obra en s, elementos que se encuentran directamente relacionados, de forma tal que,
slo cuando se verifiquen modificaciones o variaciones en el proyecto de la obra
concretamente en los planos y especificaciones tcnicas, podr producirse la
correspondiente modificacin del precio.
2.2 Ahora bien, respecto de la materia objeto de consulta, debemos mencionar que el
ordenamiento positivo en materia de contrataciones y adquisiciones del Estado
constituido por la Ley, su Reglamento, las directivas emitidas por este Consejo Superior
y dems normas modificatorias y complementarias hace referencia expresa a un

presupuesto deductivo de obra, nicamente en el texto del artculo 159 del


Reglamento, cuando prescribe la procedencia de la ejecucin de adicionales en los
casos en que su valor, restndole los presupuestos deductivos, no superen el quince
por ciento (15%) del monto total del contrato original.
Sin perjuicio de lo expuesto, adems del presupuesto deductivo que tiene lugar
durante la ejecucin de un adicional, en las lneas siguientes desarrollaremos dos
acepciones equvocas de presupuesto deductivo surgidos de la aplicacin prctica de la
normativa, a decir: a) el presupuesto deductivo de obra que tiene lugar por metrados
no ejecutados de una partida y b) el presupuesto deductivo que surge de la disposicin
de una reduccin de obra.

2.3 El artculo 42 de la Ley prescribe como una de las facultades conferidas a las
Entidades durante la etapa de ejecucin contractual la posibilidad de ordenar la
ejecucin de prestaciones adicionales cuando stas sean indispensables para alcanzar
la finalidad del contrato.

Por su parte, los artculos 159 y 160 del Reglamento, regulan los requisitos, el
procedimiento y las eventuales consecuencias a los que debe sujetarse la Entidad
contratante a efecto de ordenar vlidamente la ejecucin de prestaciones adicionales
en el caso de la contratacin de obras.
En ese sentido, la ejecucin de un adicional de obra implica la aprobacin del
presupuesto adicional de obra correspondiente, entendindose por aquel al () mayor
costo originado por la ejecucin de trabajos complementarios y/o mayores metrados
no considerados en las bases de la licitacin o en el contrato respectivo, y que son
indispensables para alcanzar la finalidad del contrato.
As, cuando nicamente se advierta la necesidad de ejecucin de un trabajo no
previsto, el valor del adicional de obra que se genere ser el monto resultante de los
costos directos comprometidos en el presupuesto adicional de obra; por el contrario, si
en el presupuesto contratado ya existe una partida para un trabajo determinado y se
requiere modificar y/o sustituir ste por otro trabajo (adicional) para alcanzar la
finalidad del contrato, el valor del adicional de obra ser el monto resultante de la
diferencia del presupuesto que requiere el trabajo adicional y el respectivo presupuesto
deductivo.
Al respecto, es importante precisar que los gastos generales que se deben considerar
en los presupuestos adicionales, son aquellos en los que el contratista incurra,
cualquiera sea su naturaleza, con la condicin que se encuentren debidamente
demostrados, justificados y relacionados con la ejecucin de la obra adicional. Por lo
tanto, todo presupuesto adicional, genere o no la obra adicional la ampliacin de plazo,
conlleva considerar los gastos generales, sean fijos o variables, que los afecten.
En ese orden de ideas, siendo el presupuesto deductivo que se debe considerar para la
determinacin del valor de un adicional de obra, el presupuesto de una partida
contenida en el presupuesto de obra original que se modifica o sustituye por un trabajo

adicional con el objeto de alcanzar la finalidad del contrato, se entiende que ste no
significa una alteracin en los gastos generales fijos en los ya ha incurrido el
contratista; por lo tanto, resulta razonable no incluir los gastos generales fijos para la
determinacin del presupuesto deductivo que tiene lugar en la ejecucin de un
adicional de obra, independientemente del sistema de contratacin en el que nos
encontremos.
2.4 En otro orden de consideraciones, tenemos el caso de una obra que en su etapa
de ejecucin origina metrados no ejecutados en determinadas partidas, en razn de
la divergencia existente entre los planos y las especificaciones tcnicas de la obra y lo
efectivamente ejecutado, los cuales han dado lugar, en la prctica, a que se hable de
un presupuesto deductivo de obra.
A este respecto, cabe sealar que siempre que en los contratos de obra a suma alzada
las condiciones contractuales se mantengan invariables los planos y las
especificaciones de obra, y el contratista cumpla con ejecutar la obra con sujecin a
las mismas, la Entidad no podr efectuar deductivos de obra por los menores metrados
no ejecutados de una partida y, en consecuencia, no podr reducir el monto fijo
contratado, por lo que no tiene cabida hablar de un supuesto deductivo de obra. En
dichos casos, los encargados de la elaboracin del expediente tcnico sern
responsables de la defectuosa previsin e inadecuada sustentacin de los metrados ,
as como de la incorrecta elaboracin del valor referencial, de conformidad con lo
dispuesto por la Norma Tcnica de Control N 600-01 , debiendo la Entidad iniciar las
acciones correspondientes a efecto de deslindar responsabilidades.
Asimismo, cuando en el marco de un contrato de obra a precios unitarios no se
ejecutan el ntegro de los metrados referenciales contenidos en las Bases y la Entidad
cumple con reconocer los costos de lo efectivamente ejecutado, tampoco cabe referirse
a la diferencia de presupuesto existente entre lo ejecutado y lo contenido en los planos
y especificaciones de obra como un presupuesto deductivo de obra, por cuanto aquello
no ser finalmente objeto de la determinacin de la contraprestacin a cargo de la
Entidad contratante, la misma que se valoriza en funcin de la ejecucin real. En todo
caso, la ejecucin efectiva de menores metrados no puede dar lugar a un descuento de
los gastos generales fijos en los que ha incurrido en contratista.
2.5 Por otro lado, puede darse el supuesto de la ejecucin de menores metrados de
una partida como consecuencia de la reduccin de la obra a la que se refiere el artculo
42 de la Ley, norma que prescribe que la Entidad podr ordenar y pagar
directamente la ejecucin de prestaciones adicionales hasta por el quince por ciento de
su monto, siempre que sean indispensables para alcanzar la finalidad del contrato.
Asimismo, podr reducir servicios u obras hasta por el mismo porcentaje.
Ahora bien, la potestad de la Entidad de ordenar reducciones, al igual que los
adicionales, responde al propsito de alcanzar la finalidad de la contratacin, y en ese
sentido se incluye en la relacin contractual como una obligacin del contratista. En
ese sentido, es perfectamente posible que la Entidad ordene la ejecucin de adicionales
o la reduccin de prestaciones al contratista cuando la contratacin se lleve a cabo
bajo el sistema a suma alzada o a travs del sistema a precios unitarios.

As, en caso de ordenarse la reduccin de prestaciones en una obra la Entidad deber


aprobar el presupuesto de reduccin denominado equvocamente presupuesto
deductivo el cual deducido del presupuesto base generara como resultante el
presupuesto vigente de la obra, presupuesto que no puede verse reducido en ms del
15% del monto del contrato.
El acto administrativo que aprueba la reduccin de obra, y que se sustenta en los
informes tcnicos y legales de los funcionarios encargados de la Entidad, permite
definir los metrados de los trabajos que realmente deban ejecutarse sobre la base de
los cuales se formula la liquidacin del contrato, tanto en los contratos bajo el sistema
a suma alzada como en el sistema a precios unitarios, con la nica salvedad que bajo
este ltimo sistema la liquidacin del contrato se producir con los precios unitarios
ofertados por el contratista en su propuesta econmica y en el sistema a suma alzada
se liquida con los precios unitarios del valor referencial afectados con el factor de
relacin .
A su vez, en la elaboracin del presupuesto de reduccin en un obra por suma alzada o
precios unitarios la Entidad deber consignar los costos en funcin de las partidas,
metrados y precios unitarios a reducirse, los cuales se correspondern con los costos
previstos en el presupuesto base de la Entidad y que dieron origen al valor referencial
del proceso. En ningn caso, disponer una reduccin significa descontar los gastos
generales fijos en los que haya incurrido el contratista.

3. CONCLUSIONES.
Por lo expuesto, se concluye lo siguiente:

3.1 Los gastos generales fijos no deben ser incluidos en el clculo para la
determinacin del presupuesto deductivo que tiene lugar en la ejecucin de un
adicional de obra, independientemente del sistema de contratacin en el que nos
encontremos.
3.2 Siempre que en los contratos de obra a suma alzada las condiciones contractuales
se mantengan invariables los planos y las especificaciones tcnicas de obra, y el
contratista cumpla con ejecutar la obra con sujecin a las mismas, la Entidad no podr
efectuar deductivos de obra por los menores metrados no ejecutados de una partida y,
en consecuencia, no podr reducir el monto fijo contratado, por lo que no tiene cabida
hablar de un supuesto deductivo de obra.
3.3 En el marco de un contrato de obra a precios unitarios no se ejecutan el ntegro de
los metrados referenciales contenidos en las Bases y la Entidad cumple con reconocer
los costos de lo efectivamente ejecutado, tampoco cabe referirse a la diferencia de
presupuesto existente entre lo ejecutado y lo contenido en los planos y
especificaciones tcnicas de obra como un presupuesto deductivo de obra, por cuanto
aquello no ser finalmente objeto de la determinacin de la contraprestacin a cargo
de la Entidad contratante, la misma que se valoriza en funcin de la ejecucin real. En

todo caso, la ejecucin efectiva de menores metrados no puede dar lugar a un


descuento de los gastos generales fijos en los que ha incurrido en contratista.

3.4 En la elaboracin del presupuesto de reduccin en una obra por suma alzada o por
precios unitarios, la Entidad deber consignar los costos en funcin de las partidas,
metrados y precios unitarios a reducirse, los cuales se correspondern con los costos
previstos en el expediente tcnico de la Entidad y que dieron origen al valor referencial
del proceso. En ningn caso, disponer una reduccin significa descontar los gastos
generales fijos en los que haya incurrido el contratista.