Manual SAP

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Manual de estudios Curso Consultor Funcional Mdulo FI Nivel Inicial
In ic io Nu e v a Un id a d :
Unidad 1: Introduccin al Sistema SAP
En esta unidad encontrars detalles sobre el funcionamiento de nuestro sistema de

capacitacin, la presentacin del instructor, introduccin a SAP y su entorno.
Curso: Consultor Funcional Mdulo FI Nivel Inicial
CVOSOFTITAcademyFormacinenSistemas.
Le damos la Bienvenida a una nueva unidad!
Unidad 1: Introduccin al
Sistema SAP
:: Descripcin de Unidad
CarreraConsultorFuncionalenMduloFI
MDULO:Inicial
UNIDAD:IntroduccinalsistemaSAP
:: Lecciones que componen esta unidad

Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:
Leccin: Introduccin a SAP

AprenderemosaprenderemosqueesSAPERP,culessonlosproductosyharemosunaintroduccinalosProcesosyNegociosquecomprende.
Leccin: Acceso al sistema SAP

ExplicaremoscomoaccederalsistemaSAPparatrabajarenlyrealizarlasprcticasdecadaleccin.
Leccin: Navegacin Conceptos

ConoceremoscomoseestructuranlaspantallasdeSAPyaprenderemosanavegarenelsistema.
Leccin: Introduccin al Mdulo FI

EncontraremosunaintroduccinalmdulodeFinanzasdeSAPylossubmodulosmsimportantes.
Leccin: Estructura Organizativa

ComenzaremosaconocerlapartemacrodelmodulodeFI,describiremosloselementosqueformanpartedesuestructuraorganizacional.
Leccin: Introduccin a Libro Mayor (GL)
Se presenta una introduccin a los registros maestros de las Cuentas de mayor a fin de conocer cual es su estructura. Describiremos los conceptos
importantesqueimpactarnalmomentoderealizaroperacionescontables.
L e c c i n :
Introduccin a SAP
Aprenderemos aprenderemos que es SAP ERP, cules son los productos y haremos
una introduccin a los Procesos y Negocios que comprende.
Unidad: Unidad 1: Introduccin al Sistema SAP
1|SAPERP
SAP es la empresa lder entre las soluciones de ERP en el mercado de software. El sistema SAP ERP Central
Component (SAP ECC) tiene una amplia funcionalidad administrativa y ofrece soluciones comerciales totalmente
integradas para todas las reas de la empresa, posibilitando la administracin de informacin en tiempo real.
ERP
La sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, es decir, es un Sistema Integrado de Gestin
Empresarial.
Hoy ms que nunca es muy importante garantizar que los procesos empresariales de una organizacin estn
integrados, intercomunicados y sean transparentes. SAP ERP permite a las empresas tener un mejor control del
entorno administrativo y operativo, e incrementar su eficacia y rentabilidad.
SAP se ha diseado de modo que las empresas puedan implementar slo las funciones empresariales que necesitan
mientras las necesiten, lo que simplifica las actualizaciones y reduce el costo total de licencias.
2|ProductosSAP
SAP proporciona una completa gama de aplicaciones de software empresarial y soluciones corporativas para fortalecer
cada aspecto de un negocio.
SAP Business Suite es una completa familia de aplicaciones empresariales que permite a las compaas administrar
toda su cadena de valor y sus procesos ms importantes. Estas aplicaciones proporcionan a los usuarios resultados
consistentes en toda la red empresarial y aportan a la empresa la flexibilidad que necesita en las situaciones dinmicas
de mercado.
SAP Business Suite incluye una serie de productos diferentes que facilitan los procesos multisociedad, adems ofrece
una solucin de software flexible para empresas con muchos usuarios y procesos en constante evolucin.
Imagen1.3.1SAPBusinessSuite
2.1|Aplicaciones
Aplicaciones
Las aplicaciones SAP describen funciones desde el punto de vista de un proceso.
Las aplicaciones son productos de SAP vistos desde la perspectiva del cliente, con un enfoque en los procesos de la
empresa. Los componentes, sin embargo, representan la vista tcnica del software de SAP.
Los componentes no son soluciones empresariales en s, slo son bloques tcnicos. El software de SAP integra
experiencia, estrategias y conocimientos empresariales. La flexibilidad y las amplias opciones de integracin y
adaptacin que ofrece el software de SAP dan lugar a aplicaciones de ebusiness de alto rendimiento, especficas o
independientes del ramo.
Imagen1.3.2AplicacionesyComponentes
SAP ERP es la aplicacin principal de SAP Business Suite. Esta aplicacin incluye las siguientes soluciones:
SAP ERP Gestin Financiera
El objetivo de esta solucin es utilizar los fondos de una empresa eficazmente y, en consecuencia, incrementar la
rentabilidad a largo plazo.
SAP ERP Recursos Humanos
Esta solucin abarca todos los aspectos de los recursos humanos, desde la contratacin de personal a la
formacin y el clculo de la nmina.
SAP ERP Operaciones
Proporciona una amplia solucin operativa para automatizar y perfeccionar el aprovisionamiento y la ejecucin de
la logstica, el desarrollo de productos y la fabricacin, las ventas y el servicio.
SAP ERP Servicios Corporativos
Presenta soluciones de servicio para ciclos de vida de punta a punta, para gestin de viajes, medio ambiente,
salud y seguridad y gestin de bienes inmuebles.
Alumno este mdulo de estudios posee muchos "Tips de audio" para que disfrutes, pero no basta con
simplemente escucharlos, sin que hay que "asimilarlos" y aprender los conceptos que en los mismos
se ensean.
Para ello te aconsejo:
Escucha atentamente el tip, cuando lo consideres, pausalo y toma apuntes de lo aprendido.
Si algo no te qued del todo claro, no hay problema, vuelve atrs y analiza nuevamente el
tema, una vez asimilado toma apuntes de lo aprendido.
10
SAP Business Suite proporciona flexibilidad en un paquete de soluciones integradas y abiertas para toda la cadena de
creacin de valor. Los clientes, empleados, proveedores e interlocutores se agrupan en una unidad dentro de un
proceso totalmente integrado.
De manera individual, las aplicaciones de SAP Business Suite ayudan a gestionar los procesos empresariales ms
importantes, ya que forman un conjunto de aplicaciones fuertemente integrados que agrega valor a cada faceta de la
compaa y a su cadena de valor externa.
Las funciones y soluciones principales de SAP ERP se ven reforzadas y ampliadas con las siguientes aplicaciones de
SAP:
SAP Customer Relationship Management (CRM)
Es una aplicacin que da prioridad al cliente. El cliente puede ponerse en contacto con las empresas a travs de
una serie de canales de comunicacin.
SAP Product Lifecycle Management (PLM)

Esta aplicacin ofrece funciones para el desarrollo y la seguridad del producto, calidad y mantenimiento.
SAP Supply Chain Management (SCM)
Se puede utilizar SAP SCM para planificar y optimizar cadenas logsticas ms all de los lmites de la empresa.
SAP Supplier Relationship Management (SRM)
Los empleados pueden utilizar esta aplicacin para el aprovisionamiento con informacin acerca de la demanda,
directamente desde sus centros de trabajo de una forma rpida, sencilla y eficaz.
Sectores
SAP, tambin ofrece aplicaciones especficas de industrias que contienen funciones y procesos dirigidas a sectores
especficos. Muchas industrias requieren soluciones que se agrupan y enriquecen de manera especial con funciones y
procedimientos propios del rubro. SAP satisface esta necesidad con portafolios de soluciones para sectores. A
continuacin enumeramos algunas de las soluciones de industria:
Automotor
Bancos
Retail (comercio por menor)
Petroleo
Minera
Sanidad
Industria Qumica
Administracin Pblica
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3|PaquetesdeAmpliacin
Con la tecnologa de entrega de paquetes de aplicacin, SAP le ofrece a los clientes nuevos desarrollos y ampliaciones
para las instalaciones existentes de SAP. Esto significa que pueden utilizar los nuevos desarrollos ofrecidos para sus
procesos empresariales cuando lo deseen y segn sus propios requisitos.
Los paquetes de ampliacin de SAP son opcionales y permiten a las empresas aprovechar las innovaciones actuales y
al mismo tiempo mantener estable el software principal, en lugar de invertir en grandes proyectos de upgrade. Cada
paquete de ampliacin de SAP proporciona un conjunto de funciones empresariales nuevas o mejoradas. Las empresas
pueden implementar las ampliaciones por mdulos al activar solamente las nuevas funciones y funcionalidades que
desean, segn sus propios tiempos.
Imagen1.3.3PaquetesdeAmpliacin
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4|ProcesosyNegocios
SAP ERP est compuesto por una serie de reas funcionales o mdulos que responden de forma completa y en
tiempo real a los procesos operativos de las compaas. Aunque pueden ser agrupados en tres grandes reas
(financiera, logstica y recursos humanos), funcionan de un modo integrado, dado que existen conexiones naturales
entre los distintos procesos.
A continuacin enumeraremos los principales mdulos funcionales que posee SAP ERP:
El mdulo FI Finanzas, proporciona una visin integral de las funciones contables y financieras, incluyendo un
amplio sistema de informacin y de generacin de informes para facilitar la toma de decisiones.
El mdulo CO Controlling, se utiliza para presentar la estructura de costos y los factores que la influyen, lo
que normalmente se conoce comocontabilidad interna de las empresas.
El mdulo MM Gestin de materiales, abarca todas las actividades de adquisicin y control de inventarios.
El mdulo SD Ventas y Distribucin, es el mdulo comercial del sistema.
La integracin de FI con otros mdulos asegura que exista el reflejo real de los movimientos logsticos y comerciales
de mercaderas y/o servicios en las actualizaciones contables basadas en valor.
Imagen1.3.4MdulosSAPERP
13
L e c c i n :
Acceso al sistema SAP
Explicaremos como acceder al sistema SAP para trabajar en l y realizar las prcticas
de cada leccin.
1|SAPLogon
Se puede acceder a SAP con diferentes programas de front end. En este curso, utilizaremos la interfaz grfica de
usuario de SAP llamada SAP GUI.
El programa SAP GUI conecta el equipo front end con un sistema SAP en particular. Para ejecutar SAP GUI, SAP
proporciona otro programa denominado SAP Logon.
Este es icono que identifica al programa SAP Logon en sus computadoras.
Cuando se ejecuta el programa SAP Logon, se visualiza una ventana con una lista de los sistemas SAP a los cuales
se puede acceder.
Imagen1.4.1SAPLogon
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Una empresa que tiene instalado SAP, generalmente cuenta con tres servidores. En la lista de SAP Logon tendremos
que configurar los tres accesos. Cada uno de estos servidores tiene una funcionalidad diferente:
DEV Desarrollo: es en donde se realizan todas las parametrizaciones y se desarrollan los programas Z que
necesite la empresa.
Los programas Z son programas hechos a medida para la empresa. Por ejemplo una interfaz con otro sistema o algn
reporte en especial. El lenguaje que se utiliza para programar es Abap
QAS Calidad: es el ambiente en el cual se realizan todas las pruebas para validar que la configuracin
realizada en el servidor anterior sea correcta.
PRD Produccin: es el ambiente en el cual realmente trabajan los usuarios y donde se realizan todas las
operaciones de la empresa.
Todo lo que se realice en el ambiente de desarrollo pasa a calidad y produccin a travs de rdenes de transportes.
Existen varias versiones del programa SAP Logon. Dependiendo de cul es la que tenemos instalada, la
pantalla con la lista de sistemas disponibles puede variar un poco.
Debemos presionar el botn Acceder al Sistema, o hacer doble clic sobre el sistema al que queremos acceder y nos
aparecer la siguiente imagen:
Imagen1.4.2DatosparaingresaraSAP
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Los datos que deberemos ingresar son los siguientes:
Mandante: dentro de un servidor puede haber ms de un ambiente de trabajo. En este campo elegiremos en
qu ambiente queremos trabajar.
Usuario: identifica a la persona que est ingresando al sistema.
Clave: contrasea que permite ingresar al usuario.
Idioma: en la configuracin de cada usuario se almacena un idioma por defecto, por lo tanto, si no se
completa este campo, el sistema se iniciar con el lenguaje del usuario.
Si es la primera vez que se accede a SAP o nuestra clave ha sido reinicializada, el sistema nos habilitar una ventana
para que ingresemos una nueva clave.
Imagen1.4.3Cambiarcontraseadeacceso
2|MensajedeEntradasVarias
SAP es un sistema que permite tener abiertas varias ventanas o modos del sistema sin que esto implique volver a
loguearse.
Si un usuario intenta volver a acceder a SAP teniendo una sesin ya abierta, el sistema mostrar un mensaje con las
siguientes opciones:
Continuar con la entrada actual y finalizar las entradas anteriores.
Continuar manteniendo todas las sesiones abiertas.
Cancelar la entrada actual.
16
Imagen1.4.4Mltiplessesiones
Cabe aclarar que por un tema de control de licencias, no es conveniente usar la segunda opcin. En
algunas empresas desactivan esta opcin.
3|PantallaSAPEasyAccess
Una vez que accedemos al sistema veremos la pantalla principal de SAP. Los detalles, el contenido y la estructuracin
la aprenderemos en la siguiente leccin.
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Imagen1.4.5VentanaprincipaldeSAP
4|Salirdelsistema
Las opciones para salir del sistema son las siguientes:
Cerrar una ventana igual que en Windows.
Men Sistemas Salir del Sistema
Imagen1.4.6CerrardeSAP
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L e c c i n :
Navegacin Conceptos
Conoceremos como se estructuran las pantallas de SAP y aprenderemos a navegar

en el sistema.
1|PantallaSAPEasyAccess
SAPEASYACCESS
Es la pantalla inicial de SAP desde la cual podremos acceder a realizar todas las operaciones en SAP.
A continuacin identificaremos las distintas partes que componen la pantalla principal de SAP.
Imagen1.5.1PantallaSAPEasyAccess
19
Barra de Men: La barra de men es la lnea superior en cualquier ventana de SAP. Los distintos mens
visualizados en cada caso, dependern de la transaccin que se est utilizando. Estas opciones de men pueden
contener adems, mens en cascada.
Barra de Comandos: SAP es un sistema transaccional, esto quiere decir que cada operacin que debemos realizar
esta identificada con un cdigo de transaccin. La barra de comando nos permite digitar el cdigo de transaccin para
acceder a la misma.
Barra de Herramientas estndar: esta barra de herramienta estar siempre presente en cualquier pantalla de SAP,
dependiendo de la transaccin, algunos iconos podrn estar o no habilitados para su uso. Los conos que
encontraremos son los siguientes:
Continuar, este icono nos permite continuar con una operacin. Se puede reemplazar presionando la tecla
Enter.
Nos permite Guardar o grabar una transaccin.
La flecha verde nos permitir volver una pantalla hacia atrs.
La flecha amarilla nos permitir salir de una transaccin
La cruz roja cancela una transaccin u operacin.
En determinadas pantallas (reportes o listas) nos permitir realizar una impresin.
Nos permiten buscar un valor en la pantalla de SAP y buscar mas vuelve a buscar nuevos resultados con
el mismo valor.
Permiten realizar avances y retrocesos de pagina o ir al inicio o final de una pantalla.
Abrir un nuevo modo o pantalla
Crea un acceso directo en SAP Logon
Ayuda, se puede obtener ayuda en cualquier campo presionando este icono o F1.
Ajustar dispositivo local, permite que el usuario pueda realizar configuraciones para la computadora donde se
est ejecutando SAP. Slo es vlido para ese equipo, ejemplo, colores, letras y tamaos para visualizar las
pantallas de SAP.
Men usuario: es una estructura jerrquica tipo rbol compuesta por el men de transacciones disponibles para el
usuario.
Logotipo: sobre la derecha de la pantalla cada empresa puede guardar su propio logotipo. De manera estndar
SAP muestra una marca de agua.
Barra de Status: muestra informacin acerca del status actual del sistema, como mensajes de advertencia y de
error. Sobre la derecha de la pantalla se puede fijar una variante de visualizacin de modo que, por ejemplo se
visualice el cdigo de la transaccin que se est utilizando en ese momento, o el mandante o el usuario que esta
operando.
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2|Menusuario
El men de usuario, que se encuentra representado por una estructura jerrquica de carpetas, contiene transacciones
agrupadas por mdulos y procesos. El ltimo eslabn de esta estructura, es una transaccin. Haciendo doble clic sobre
la misma accederemos al programa que nos permitir realizar la operacin que estemos necesitando.
Imagen1.5.2MenUsuario
En el ejemplo de la imagen anterior, vemos que la transaccin seleccionada es FB50, ste es el cdigo que debemos
tipear en la barra de comandos si queremos acceder a la misma de manera directa sin tener que navegar por las
carpetas del men.
Visualizarnombrestcnicos
Si no se visualiza el cdigo de transaccin en el men, hay que acceder a la barra de Men:
> Detalles
|> Opciones Marcar la opcin 4
|> Visualizar nombres tcnicos
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3|Transacciones
Cuando estemos operando dentro de una transaccin, nos encontraremos con otros elementos, los cuales debemos
conocer.
Imagen1.5.3Elementosdentrodeunatransaccin
Barra de Ttulos: nos indica el nombre de la transaccin en la cual estamos operando.
Barra de herramienta de transacciones: son propias de cada transaccin. Aqu nos podremos encontrar con una
gran variedad de iconos. A continuacin enumeramos algunos:
Nuevo o entrada nueva
Visualizar
Modificar
Copiar
Eliminar
Existen muchos y diferentes iconos dentro de cada transaccin. A medida que transcurra la carrera, los iremos
aprendiendo en los ejercicios de las distintas lecciones.
Casilla de seleccin: nos permite elegir mltiples opciones.

Botones de seleccin: solo nos permite elegir una de las opciones que se visualizan en pantalla.
Solapas: muchas veces llamadas "Vistas". Las transacciones pueden tener mltiples solapas y en cada una de
ellas habr diferente informacin para ingresar o visualizar.
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4|Listadeopciones
Matchcode
Es el smbolo que nos indica que hay una lista desplegable de opciones (tambin podemos acceder
presionando F4).
Siempre encontraremos el matchcode al lado de un campo habilitado para realizar una entrada. Dependiendo de la
versin y configuracin de SAP Logon puede tener una forma tipo circulo o similar a un cuadradito.
Si la lista que queremos visualizar es muy extensa, la primera pantalla puede ser una pantalla de seleccin o filtro que
nos permita delimitar la lista de opciones. Si la lista es corta aparecern directamente las opciones correspondientes al
campo en el que estemos posicionados.
Imagen1.5.4DelimitacindedatosenMatchcode
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Si no tenemos conocimiento del valor exacto del campo, podemos utilizar asteriscos para facilitar la bsqueda.
Si escribimos, Juan* el sistema buscar todos los registros que comiencen con la palabra Juan
Si escribimos, *Juan el sistema buscar todos los registros que terminen con la palabra Juan
Si escribimos, *Juan* el sistema buscar todos los registros que contengan la palabra Juan, sin importar si esta al
principio, en el medio o al final.
5|MenFavoritos
Adems del Men estndar, el usuario se puede se puede crear su propio men con las transacciones ms utilizadas.
Se puede armar una estructura de rbol, con carpetas, subcarpetas y transacciones.
Imagen1.5.5InsertarenFavoritos
Imagen1.5.6VisualizacindeFavoritos
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Hay diferentes formas de ingresar transacciones a favoritos
Haciendo clic de derecha y eligiendo la opcin de Insertar transaccin.
Desde la transaccin del men usuario haciendo clic de derecha y eligiendo la opcin Aadir a Favoritos
Desde la transaccin del men usuario, seleccionamos la transaccin y arrastramos hasta la carpeta de
favoritos.
6|Modos(Mltiplessesiones)
Cuando estemos trabajando en SAP podemos abrir varias ventanas para realizar ms de una operacin en simultneo.
Cada ventana que se abra se denomina modo. Podemos tener hasta un mximo de 6 modos abiertos.
Imagen1.5.7Modos
Tenemos varias opciones para abrir nuevas ventanas:

Botn en la barra de tareas
Men Sistemas Crear modo
Desde la barra de comandos colocando /o
25
L e c c i n :
Introduccin al Mdulo FI
Encontraremos una introduccin al mdulo de Finanzas de SAP y los submodulos

ms importantes.
1|IntroduccinalMdulodeGestinFinanciera
El modulo de Gestin financiera es una parte integral de todos los procesos empresariales y permite a las empresas
cumplir con los numerosos requisitos legales.
SAP ERP Gestin financiera, es parte de la aplicacin SAP ERP que combina las funciones principales de contabilidad
y gestin de informes financieros con las funciones de gestin de la cadena logstica empresarial, gestin de tesorera,
gestin de rendimiento y gestin de conformidad en una nica solucin integrada, que facilita los procesos financieros,
reduce los costos operativos, gestiona el riesgo y el cumplimiento y proporciona una mejor y mas amplia vista
empresarial.
SAP ERP Gestin financiera da soporte de manera simultnea a los estndares de gestin de informes financieros
globales y en mltiples monedas e idiomas con ms de 45 versiones especficas para cada pas.
Imagen1.7.1IntegracinMduloFI
26
2|ContabilidadyGestinFinanciera
El mdulo de Gestin Financiera FI satisface todas las necesidades nacionales e internacionales que debe cumplir el
departamento de gestin financiera de una empresa. Algunas de sus funciones son:
Gestin y representacin de todos los datos de contabilidad, segn el principio de registracin por documentos.
Flujo de datos abiertos e integrados, asegurado por actualizaciones automticas.
Disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronizacin de las cuentas auxiliares con la contabilidad del Libro
Mayor.
Preparacin de informacin operativa para ayudar a la toma de decisiones estratgicas.
3|SubmdulosdeFI
Imagen1.7.2IntegracindeSubmdulosconlaContabilidadGeneral
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El rea funcional FI est compuesto por los siguientes submdulos:
Libro Mayor FIGL
La tarea central de la contabilidad principal es ofrecer un imagen global de la contabilidad. Al registrar todas las
operaciones empresariales en un sistema de software completamente integrado con el resto de reas operativas
de la empresa, se garantiza que los datos de contabilidad sean ntegros y exactos.
Cuentas a pagar FIAP
Acreedores y cuentas a pagar es una parte integral del sistema de compras Mdulo MM. En este submdulo
las registraciones se realizan a travs de cuentas de acreedores y se integran al libro mayor por medio de
cuentas asociadas.
Cuentas a cobrar FIAR

Clientes y cuentas a cobrar es una parte integral del sistema de ventas Modulo SD. En este submdulo las
registraciones se realizan a travs de cuentas de clientes y se integran al libro mayor por medio de cuentas
asociadas.
Tesorera FITR
La administracin de bancos, cheques, efectos, efectivo, previsin de liquidez, son actividades que se gestionan
por medio del Mdulo de Tesorera.
Impuestos FITX
Este mdulo cubre todo lo relacionado al calculo y determinacin de impuestos. SAP posee localizaciones para
muchos pases, esto quiere decir que prepara especficamente reportes, programas y/o forma de calculo de
impuestos de acuerdo a la legislacin nacional de cada pas. No estn cubiertos la totalidad de pases pero si
una gran parte.
Activos fijos FIAA
La contabilidad de activos fijos es un libro auxiliar del libro mayor y se utiliza para gestionar y documentar en
detalle los movimientos de activos fijos. En la contabilidad principal, se contabiliza la amortizacin y los cambios
en los valores patrimoniales de los activos. Tambin, para estos movimientos, se pueden realizar diferentes
imputaciones en la contabilidad de costos Mdulo CO.
Veremos en detalle el concepto de cuentas asociadas en la leccin 1 de la unidad 2, pero en esta

leccin quedmonos con la idea que es el nexo entre la contabilidad general y la contabilidad auxiliar.
28
L e c c i n :
Estructura Organizativa
Comenzaremos a conocer la parte macro del modulo de FI, describiremos los

elementos que forman parte de su estructura organizacional.
1|Conceptosvlidosentodoelsistema
En este punto mencionaremos los conceptos vlidos en los que se basa el sistema SAP. Estos conceptos, como
elementos de organizacin, datos maestros y transacciones son elementos bsicos diseados con el fin de ser
utilizados para representar la estructura de una empresa y los procesos empresariales en SAP. Entre algunos de los
conceptos que se tratarn con ms detalle en el transcurso de la carrera se incluyen:
Elementos organizativos
A los mdulos o aplicaciones de SAP se les asigna una estructura organizativa mediante elementos de
organizacin. Estos elementos de organizacin son por ejemplo, la Sociedad para el mdulo de Gestin
Financiera, Organizaciones de Venta para el mdulo comercial, Organizacin de Compras para el mdulo
logstico. Luego, a stas estructuras se le asignan otros elementos.
Datos maestros
Los datos maestros son creados de forma centralizada y se encuentran disponibles para todas las aplicaciones y
todos los usuarios autorizados, los datos maestros tienen tambin un aspecto organizativo, ya que su informacin
se organiza en vistas, que a su vez se asignan a elementos de organizacin.
Transacciones
Las transacciones son programas de aplicacin que ejecutan procesos empresariales en el sistema SAP. Cada
operacin que se realice en el sistema se hace por medio de una transaccin.
29
Imagen1.8.1UnidadesOrganizativasenSAP
2|EstructuraOrganizativaFI
Mandante
Es el nivel ms elevado en la jerarqua del sistema mySAP ERP Financials. Las especificaciones o los datos vlidos
para todas las unidades organizacionales se ingresan en el nivel del Mandante, lo que elimina la necesidad de que se
ingrese esa informacin ms de una vez. (por ejemplo, tipos de cambio).
Sociedad FI: (con fines externos)

Una sociedad representa una entidad financiera jurdicamente independiente.
Los balances contables exigidos por ley se pueden crear en el nivel de sociedad. Por lo tanto, la sociedad es la
estructura mnima necesaria en mySAP ERP Financials.
La definicin de la unidad organizativa 'Sociedad' es obligatoria para poder operar en el modulo FI.
Divisiones: (con fines internos)
Las divisiones son reas independientes dentro de una organizacin que se pueden utilizar para todas las sociedades.
Constituyen entidades de compensacin que pueden crear sus propios cierres con fines internos. Por lo tanto, es
posible generar balances para cada divisin. (por ejemplo, Divisin Automotriz, Divisin Motos, etc.).
30
La utilizacin de divisiones es opcional.
En la siguiente imagen vers reflejado la relacin de la estructura organizacional entre la sociedad FI y las Divisiones.
Imagen1.8.2UnidadesOrganizativasenSAP
3|Otrascaractersticasqueformanpartedelaestructuraorganizacional
Imagen1.8.3Lamoneda
31
Moneda
Cuando se da de alta una sociedad FI se debe definir la moneda en la cual se gestionaran los libros contables de
dicha sociedad. Esta moneda ser adoptada como moneda local de la sociedad FI.
No obstante, el sistema permite adems la asociacin de dos monedas adicionales (moneda de grupo y moneda
fuerte segn la terminologa del sistema) para llevar las contabilizaciones paralelamente en dichas divisas.
Imagen1.8.4EjercicioContable
Ejercicio Contable:
Una caracterstica a definir en la sociedad FI es el ejercicio contable que la misma emplear. La definicin de esta
caracterstica permitir que las operaciones se puedan asignar a distintos perodos contables como as tambin obtener
reportes desagregados por este dato.
Cada periodo representa un intervalo definido de tiempo en el cual se pueden registrar contabilizaciones. SAP cuenta
adems con 4 periodos especiales para registrar ajustes.
Imagen1.8.5SociedadCO
32
Sociedad CO
La Sociedad CO es la unidad organizativa de una empresa que representa un sistema interno que se utiliza a efectos
de la contabilidad de costos. Una sociedad CO puede contener una o ms sociedades FI asignadas.
33
L e c c i n :
Introduccin a Libro Mayor (GL)
Se presenta una introduccin a los registros maestros de las Cuentas de mayor a fin
de conocer cual es su estructura. Describiremos los conceptos importantes que

impactarn al momento de realizar operaciones contables.
1|PlandeCuentas
El plan de cuentas es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor de la organizacin.
El Plan de Cuentas se identifica con un cdigo alfanumrico de 4 dgitos y una descripcin que lo identifica.
Cada Sociedad FI definida en el sistema se encuentra asignada a un plan de cuentas operativo, sin embargo, un
mismo plan de cuentas puede estar asignado a mas de una Sociedad FI.
Imagen1.9.1AsignacinPlandeCuentasaSociedad
La imagen del grfico 1.9.1 muestra que las sociedades "1000" y "2000" utilizan el mismo plan de
cuentas, mientras que la sociedad "3000" utiliza un plan de cuentas diferente.
34
2|CuentadeMayor
Las operaciones se contabilizan y se gestionan a travs de cuentas contables. Es preciso crear un dato maestro para
cada cuenta que se necesite. Este dato maestro contiene informacin que controla las imputaciones de las
operaciones y el proceso de los datos.
3|Segmentos
Cada cuenta de mayor incluida en el plan de cuentas est conformada por dos niveles o reas de informacin: un rea
propia del plan de cuentas y otra rea especfica de la cuenta de mayor en una sociedad en particular.
Nivel de plan de cuentas
En este nivel se incluye informacin propia de la cuenta de mayor y que es independiente de las sociedades en
las cuales recibe imputaciones. Por ejemplo: la numeracin y la denominacin de las cuentas son caractersticas
a nivel del plan de cuentas, por lo que todas las sociedades que incluyan dicha cuenta compartirn los datos
cargados en este nivel.
Nivel de sociedad
El rea de una cuenta de mayor correspondiente a sociedad contiene datos vlidos nicamente para la sociedad
en la que se cre, como por ejemplo, la moneda en la que se puede contabilizar la cuenta.
4|GrupodeCuentas
Los grupos de cuentas son una caracterstica clasificadora de la gestin financiera la cual permite agrupar a las
cuentas de mayor que presentan funciones y caractersticas similares. Ejemplo de Grupos de Cuenta: Caja y Bancos,
Cuentas de Pasivos, Cuentas de Resultado, etc.
35
5|GrupodeStatusCampo
El status campo permite controlar la visualizacin y actualizacin de cada uno de los campos adicionales que se
requieren al momento de imputar a una Cuenta de Mayor.
Cada campo posee alguna de las siguientes propiedades definidas en el sistema:
Oculto
Visualizacin
Entrada Obligatoria
Entrada opcional
Esto permitir que al momento de la imputacin de una cuenta contable el sistema no finalice con la grabacin de la
operacin sin antes completar la totalidad de los campos que se encuentran clasificados como obligatorios. Los campos
adicionales que mencionamos en este punto los iremos conociendo a medida que transcurra la carrera.
6|ClasedeCostoPrimaria
La clase de costo es la vinculacin entre los mdulos CO y FI y representa los costos planificados o reales. La clase
de costo primaria debe tener la misma codificacin que la Cuenta de Mayor y puede crearse slo si primero se ha
creado la cuenta de mayor en el plan de cuentas.
Las nicas Cuentas de Mayor de FI que se crean como Clase de Costo Primaria son las cuentas de
resultado.
36
37

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Manual de estudios Curso Consultor Funcional Mdulo FI Nivel Inicial

:: Lecciones que componen esta unidad

Leccin: Introduccin a SAP

Leccin: Acceso al sistema SAP

Leccin: Navegacin Conceptos

Leccin: Introduccin al Mdulo FI

Leccin: Estructura Organizativa

Leccin: Introduccin a Libro Mayor (GL)

Manual de estudios Curso Consultor Funcional Mdulo FI Nivel Inicial

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SAP Product Lifecycle Management (PLM)

SAP Supply Chain Management (SCM)

SAP Supplier Relationship Management (SRM)

Retail (comercio por menor)

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El mdulo SD Ventas y Distribucin, es el mdulo comercial del sistema.

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Acceso al sistema SAP

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Este es icono que identifica al programa SAP Logon en sus computadoras.

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Conoceremos como se estructuran las pantallas de SAP y aprenderemos a navegar

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