FONDO DE DESARROLLO DEL SISTEMA

FINANCIERO Y DE APOYO AL SECTOR

PRODUCTIVO

Manual de Organizacin
de Archivo
de Contabilidad

LA PAZ BOLIVIA

1.

Objetivo
El manual tiene por objeto establecer los pasos metodolgicos que se
deben seguir en la organizacin, guarda, custodia y plazo de conservacin
de la documentacin contable.

2.

Definiciones
Archivo Contable. Formado por un conjunto de documentos originales,
consistente en libros de contabilidad, registros contables, documentos de
contabilizacin o de afectacin contable, justificativos y comprobantes de
ingresos y gastos pblicos, de acuerdo a parmetros establecidos por el
Ministerio de Hacienda, Superintendencia de Bancos y Entidades
Financieras, Banco Central de Bolivia y Organismos de Cooperacin
Internacional, si corresponde.
Comprobantes. Documentos originales que registran los movimientos
financieros, tarea realizada por el Departamento de Contabilidad.
Documentos Justificativos. Son las disposiciones y documentos legales
que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad,
que permitan demostrar que esta cumpli con los ordenamientos jurdicos,
normativos aplicables a cada operacin registrada.
Informacin contable. Informacin generada
por el sistema de
contabilidad, expedientes de cierre, instructivos de manejo de cuentas y
cualquier instructivo de contabilidad, copias de documentos, tales como
depsitos bancarios y los documentos emitidos por la entidad en los que se
tenga que entregar el original, como el caso de facturas y notas de dbito.
Seccin de Archivo Contable.
Sitio asignado en la Unidad
Administrativa,
donde deber integrarse, clasificarse, colocarse y
conservarse durante el ejercicio vigente.
Unidad de Contabilidad (Departamento de Contabilidad). Unidad
administrativa que en el desempeo de sus atribuciones registra la
informacin contable, financiera, presupuestaria, econmica y fiscal.
Valor Contable. Valor de los documentos que sirven de explicacin,
justificacin y comprobacin de las operaciones contables y financieras, o
sirven de testimonio de obligaciones tributarias.

FONDESIF

Manual del Archivo Central

 Valor Documental. Valor de los documentos que tienen caractersticas

administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trmite o
concentracin.
3.

mbito de Aplicacin
Estn sujetas a la aplicacin de estas disposiciones todas las Unidades
Organizacionales (Direcciones del FONDESIF).
Reglas Generales
El Director de la Direccin de Administracin, Contabilidad y Finanzas, es el
responsable de la custodia de los documentos de acceso restringido y
confidencial.
El Departamento de Contabilidad es el responsable de mantener en forma
organizada los documentos contables, a afecto de proporcionar en forma
oportuna, la documentacin solicitada.

4.

Administracin de documentos:

4.1

Tipologa Documental
Trminos Primarios:

Activo: Corriente, no corriente

Pasivo: Corriente, no corriente
Patrimonio: institucional, pblico
Recursos corrientes: ingresos tributarios, venta de Bienes y servicios,
intereses, contribuciones a la seguridad social, transferencias corrientes
recibidas, donaciones
Gastos corrientes: consumo, transferencias, comisiones
Cuentas de cierre: resmenes de ingresos y gastos
Cuentas de orden: deudores, acreedores

Trminos Secundarios:

Traspasos contables
Conciliaciones bancarias
Movimiento de cuentas
Estados financieros

FONDESIF

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4.2.

Correspondencia, Documentos de Archivo: Caractersticas:

Deben ser originales y copias.

La documentacin est vinculada
administrativo.

a un procedimiento y/o operacin

En Contabilidad se exige que la documentacin financiera y mercantil sean

originales.
Los documentos contables deben estar substanciada con sus respectivos
documentos de respaldo y debidamente foliados.
La documentacin contable no puede salir de los predios del FONDESIF,
salvo autorizacin escrita por la autoridad mxima u orden judicial.
La documentacin contable deber estar debidamente fechada, rubricada y
notariada por la autoridad competente.
Para conservar la documentacin original en buen estado y su resguardo, se
reproducir una copia para consulta. Su tratamiento fsico ser similar al
original (empaste) con la indicacin de que es una copia (Archivo Unidad).
4.3

Separacin de Correspondencia

La correspondencia se separa en interna y externa, pero la documentacin

contable, como parte de un comprobante, es indisoluble.
El auxiliar de oficina es el responsable de realizar el registro de control de
correspondencia interna y externa.
4.4

Vigencia de la Guarda y Custodia

El tiempo de guarda de la documentacin contable, de acuerdo a normas

legales vigentes, es de cinco a diez aos. (Ley 1178, Art. 40).
En el caso de documentos que respaldan a operaciones de crdito, procesos
judiciales, deber conservarse durante diez aos.
En caso de que se establezca plazos mayores a los indicados, la
documentacin permanecer durante el tiempo que dure el proceso.

FONDESIF

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4.5

Baja de Documentos Contables:

Para la baja definitiva de los documentos contables, se deber considerar lo
siguiente:

El Director General Ejecutivo, Director de Administracin, Contabilidad y

Finanzas y el Jefe de Contabilidad son los responsables de solicitar mediante
nota escrita a las autoridades gubernamentales pertinentes (Contralora
General de la Repblica, Superintendencia de Bancos y Entidades
Financieras, u otro ente rector), adjuntando un ejemplar del inventario con
la descripcin de la documentacin y ao de referencia, la baja definitiva de
la documentacin contable, de y con presencia de un Notario de Fe
Pblica, para la elaboracin del Acta de Baja. (Anexo N 5)
El Director de Administracin, Contabilidad y Finanzas y el Jefe de
Contabilidad son los encargados de presentar un inventario con la siguiente
informacin: fecha, descripcin del documento y volumen.
En el caso de fotocopias, copias, no es necesario solicitar la baja para su
destruccin. La disposicin de conservar la documentacin contable es para
documentos originales.
4.6

Circuito de la Documentacin: Ej. Desembolso

El circuito de una solicitud de desembolso es:

Desembolsos para cartera y asistencia tcnica

La entidad financiera seleccionada, enva al FONDESIF una nota de

solicitud de desembolso, adjuntando las garantas correspondientes, la
boleta de recepcin de la inscripcin del contrato en la Notara de Gobierno
(en el primer desembolso) y la certificacin de la apertura de la cuenta
bancaria (en el primer desembolso).
El Auxiliar de Oficina, registra el ingreso de la correspondencia, adjunta
su respectiva hoja de ruta y la deriva a la Secretara Ejecutiva.

FONDESIF. Manual de Tesorera. La Paz, 2006

FONDESIF

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 El Secretario Ejecutivo, deriva la nota y la documentacin adjunta al

Director de Fortalecimiento Financiero e Institucional e instruye el
procesamiento del desembolso.
El Director de Fortalecimiento Financiero e Institucional, deriva la
documentacin a sus funcionarios dependientes e instruye su
procesamiento.
Los funcionarios del rea, llenan y firman tres ejemplares del formulario
de autorizacin de desembolsos y los remiten al Director de
Fortalecimiento Financiero e Institucional para su aprobacin y firma,
adjuntando la documentacin que corresponda.

DOCUMENTACIN PARA EL DESEMBOLSO SEGN TIPO DE

OPERACIN O COMBINACIN DE OPERACIONES

Fotocopia de la nota de solicitud

de desembolso de la entidad
financiera seleccionada (en
todos los desembolsos)
Fotocopia del contrato de
prstamo
(en
el
1er.
Desembolso)
Fotocopia del convenio de
financiamiento (en el 1er.
Desembolso)
Fotocopia de las garantas (en
todos los desembolsos)
Fotocopia de la boleta de
recepcin de la inscripcin del
contrato en la Notara de
Gobierno
(en
el
1er.
Desembolso)
Original de la certificacin
apertura cuenta bancaria (en
todos los desembolsos)

Cartera

Asistencia
Tcnica

Desarrollo
Sectorial
(mentores)

El Director de Fortalecimiento Financiero e Institucional, revisa y

remite al Director de Administracin, Contabilidad y Finanzas, los

FONDESIF

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formularios de autorizacin de desembolsos debidamente firmados por l y

su(s) funcionario(s) dependiente(s), adjuntando el resto de la
documentacin de respaldo.
El Director de Administracin, Contabilidad y Finanzas, previa
verificacin de saldos, analiza la documentacin, firma los formularios de
autorizacin de desembolsos y remite toda la documentacin al Jefe del
Departamento de Administracin y Finanzas.
El Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, remite la
documentacin e instruye al Profesional en Administracin la
elaboracin de la solicitud de transferencia de fondos.
El Profesional en Administracin, asigna un nmero correlativo y llena
el formulario de solicitud de transferencia de fondos del Banco Central de
Bolivia, en tres ejemplares, y los remite, conjuntamente con el resto de la
documentacin, al Jefe del Departamento de Administracin y
Finanzas para su revisin.
El Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, revisa los
formularios de solicitud de transferencia de fondos del Banco Central de
Bolivia y en forma conjunta con el Profesional en Administracin, y el
Profesional en Contabilidad, dan el visto bueno a los formularios y los
remiten, junto con el resto de la documentacin, al Director de
Administracin, Contabilidad y Finanzas.
El Director de Administracin, Contabilidad y Finanzas, revisa y firma
los formularios de solicitud de transferencia de fondos y los remite, junto
con el resto de la documentacin, al Secretario Ejecutivo.
El Secretario Ejecutivo, revisa y firma tanto los formularios de
autorizacin de desembolso como los de solicitud de transferencia de
fondos y los entrega, junto con el resto de la documentacin al Mensajero
del FONDESIF.
El Mensajero del FONDESIF, guarda la documentacin recibida, saca dos
copias del formulario de solicitud de transferencia, entrega un original y dos
copias al Banco Central de Bolivia.
El Banco Central de Bolivia, sella y entrega al Mensajero del FONDESIF
dos originales del formulario de solicitud de transferencia de fondos.

FONDESIF

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 El Mensajero del FONDESIF, entrega los dos originales sellados del

formulario de solicitud de transferencia de fondos y la documentacin que
guardaba al Tcnico en Contabilidad.
El Banco Central de Bolivia, realiza la transferencia de fondos de la
cuenta especial a la de la entidad financiera seleccionada y emite el
comprobante contable.
El Mensajero del FONDESIF, recoge el comprobante contable de la
transferencia efectuada en el Banco Central de Bolivia y lo entrega al
Tcnico en Contabilidad.
El Tcnico en Contabilidad, efecta la siguiente distribucin: i) entrega al
Director de Seguimiento y Control un original del formulario de
autorizacin de desembolsos y una copia del comprobante contable de la
transferencia efectuada en el Banco Central de Bolivia; ii) entrega al
Profesional en Contabilidad dos originales del formulario de autorizacin
de desembolsos, un original sellado del formulario de solicitud de
transferencia de fondos, un original del comprobante contable de la
transferencia efectuada en el Banco Central de Bolivia y el resto de la
documentacin de la operacin que custodiaba; iii) entrega al Asistente
Administrativo un original sellado del formulario de solicitud de
transferencia de fondos.
El Director de Seguimiento y Control, procede al registro respectivo.
El Asistente Administrativo, archiva el formulario de solicitud de
transferencia de fondos.
El Profesional en Contabilidad, elabora el registro contable de la
transferencia de recursos efectivamente realizada por el Banco Central de
Bolivia. Firma el comprobante contable y lo remite conjuntamente con el
resto de la documentacin de respaldo al Tcnico en Contabilidad.
El Tcnico en Contabilidad, i) hace firmar los comprobantes contables
con el Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas y el
Director de Administracin, Contabilidad y Finanzas; ii) archiva la
documentacin; iii) sella una copia del comprobante de la transferencia y lo
enva al Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas.

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 El Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas, en

coordinacin con el Profesional en Administracin, registran la
transferencia en tesorera.
Toda la documentacin, debidamente verificada, clasificada y empastada,
permanece en el Archivo de Gestin, durante el periodo de tiempo
determinado por el calendario, para luego ser transferido al Archivo Central.
En el Archivo Central, la documentacin es organizada de acuerdo a normas
y tcnicas de tratamiento documental.
ORGANIZACIN DEL ARCHIVO CONTABLE
1.

Separacin de Documentos
El primer paso en la organizacin del archivo, es la separacin de los
documentos de apoyo, de la documentacin de Archivo (Originales)

Separacin de documento

Documentos de apoyo

Eliminacin

Documentos sin vigencia administrativa

Documentos con vigencia administrativa

Escriba aqu el cargo

Ordenacin

Transferencia

Organizacin

Instalacin

Hoja de transferencia

Archivo Central

1.1

FONDESIF

Documentos de Apoyo Informativo: Esta formado por las copias

de los documentos contables originales, para utilizar como
Documentos de consulta.

Manual del Archivo Central

1.2.

Documentos Administrativos:
Los documentos administrativos estn formados por:
Correspondencia:

Cada carta debe ir unida a su respuesta

La correspondencia que forma parte de un expediente, debe ir junto
al expediente.
La correspondencia que no forma parte de un expediente, se la
agrupa en:
Interna
Externa
Expedientes:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado orgnica y funcionalmente para la resolucin de un
mismo asunto.
Los archivos de trmite se organizan por expedientes.
Cada expediente debe guardarse en una carpetilla,
anotarn los datos que identifiquen al expediente.

donde se

Series Documentales:
Conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que
se producen como resultado de una misma actividad.
2.

Clasificacin de Documentos
Clasificar la documentacin consiste en agruparla por conceptos, dentro de
una estructura establecida para el efecto. La informacin documental de
Contabilidad, est agrupada de acuerdo a una estructura definida por la
Direccin de Administracin, Contabilidad y Finanzas, que responde a las
funciones y actividades de la Direccin.

FONDESIF

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2.1

Esquema de Clasificacin:
La signatura de clasificacin asignada por el Archivo Central, a los
documentos generados en el Departamento de contabilidad es:

ACF- 002 - 2.2 - DC

2.3

ACF

Archivo Central FONDESIF

002

Direccin
Finanzas

2.2

Departamento de Contabilidad

DC

Departamento de Contabilidad

de

Administracin,

Contabilidad

Proceso de clasificacin
Identificar a que expediente corresponde el documento
(correspondencia, documento mercantil, formularios, etc.).
Identificar a que serie documental pertenece el expediente.
Asignar el nmero de clasificacin al documento.

2.4

Ordenamiento fsico y sealizacin

Una vez clasificada el documento (asignado el cdigo), se procede al
ordenamiento dentro de la carpeta o carpetilla, as como la
sealizacin de las carpetas de expedientes y series documentales
para facilitar su rpida localizacin.

FONDESIF

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2.4.1 Ordenamiento interno de los expedientes

La prctica ms utilizada es el orden cronolgico. El documento
ms antiguo queda en la parte inferior y el ms reciente en la parte
superior, tambin se puede optar por el ordenamiento inverso. y se
pueden aplicar criterios de ordenacin numrica (nmeros de
comprobantes).
2.4.2 Sealizacin
Para identificar el contenido de las carpetas o de los empastados se
ha de sealizar con los siguientes datos:
Datos del Tomo
El lomo debe incluir la siguiente informacin:
Sigla institucional
Nombre de la Direccin a la que pertenece la documentacin
No. Correlativo del volumen
Nombre de los asientos (tipos de asientos)
Identificacin del valor del documento (original o archivo unidad)
No. de Centro (Unidad que realiza los movimientos contables)
Identificadores de la transaccin contable (tipo de moneda en la
cual se efecta la transaccin)
No de tomo
No. de clasificacin
Mes
Ao de gestin
Antes de realizar el empaste de los documentos contables (expedientes finalizados), se debe incluir la portada con la siguiente
informacin:

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Datos de la portada
Sigla de la institucin
Nombre de la Direccin y Departamento
Nmero de clasificacin (parte superior derecha).
Informacin de las series.
Fechas extremas correspondientes al contenido del tomo.
Fechas extremas de los comprobantes.
Nmero de folio.
Datos de apertura y cierre.
Valor del documento.
El Acta de apertura y cierre, debidamente rubricados, de acuerdo a
disposiciones legales, deber incluirse despus de la portada.
Datos del resumen contable (movimiento diario)
Sigla institucional (Parte superior izquierdo).
Nombre de la unidad (Parte superior izquierdo).
No de pgina, fecha y hora de emisin (parte superior derecha).
Ttulo general del movimiento contable.
Fecha de realizacin del registro.
Nombre del Centro (cdigo).
Tipo de movimiento a realizarse.
Cuenta realizada.
No. total de comprobantes.
No. del comprobante.

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 No. de pgina.
No de folio (diario).
Documentos que forman parte del tomo (indicados en el
resumen):
Registro del libro diario.
Desglose del asiento contable.
Detalle de los comprobantes.
Documentacin de respaldo.
2.5

Conservacin de los documentos

Los documentos importantes no se perforan.
Usar soportes adecuados para la conservacin de documentos
importantes.
Los documentos de circulacin restringida y los confidenciales
deben guardarse en sitios seguros y bajo llave.
Los documentos requieren espacio seco, luz artificial, humedad de
45 a 65%.
No ubicar los documentos al lado de ventanas y fluorescentes. La
luz debe ser indirecta.
No ubicar los documentos en lugares por donde pasen caeras
de agua.

2.6

Transferencia de documentos
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos
pasan del Archivo de Gestin de Contabilidad al Archivo Central.

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Los documentos que deben ser transferidos, acompaados del

formulario de transferencia de documentos al Archivo Central son:
Documentacin de apoyo informativo (Copias y duplicados de
documentacin contables, cuyos originales estn bajo la custodia
del Departamento de Contabilidad).
Documentacin
de
procesos
administrativos
(documentos sin vigencia administrativa).

concluidos

La documentacin objeto de transferencia debe estar organizada

e inventariada.
El responsable del Departamento de Contabilidad elaborar tres
copias del documento de transferencia. Dos copias se enviar al
Archivo Central y la otra quedar en la Direccin para el control
interno.
La Hoja de Transferencia de Documentos debe incluir los
siguientes datos: (Anexo N 2)
Nombre de la Unidad
Fecha de la transferencia
Ttulo de la Serie
Fechas extremas
Nmero total de cajas
Sello de la Unidad
La documentacin a transferirse deber enviarse en cajas con su
respectiva identificacin.
Una vez verificada la documentacin recibida, la responsable del
Archivo Central devolver una copia de la Hoja de Transferencia
firmada y sellada, en el que estar incluido el nmero de
clasificacin asignado a los documentos.
3.

Prstamo de Documentos
El personal del FONDESIF tiene derecho al acceso a los recursos
documentales de la institucin, de acuerdo a normas establecidas para el
efecto.

FONDESIF

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 El Archivo Central y el Archivo de Gestin de Contabilidad, facilitan el

prstamo de documentos a las dems unidades administrativas, que
soliciten con fines de informacin administrativa.
Mientras dure el prstamo, la unidad solicitante es responsable de su
conservacin, cuidado e integridad.
El Archivo Central y el Archivo de Gestin de Contabilidad, pueden
restringir el acceso a la documentacin cuya consulta pueda poner en
peligro su integridad.
La consulta de la documentacin debe realizarse en los espacios
asignados en el Archivo Central y en las Oficinas de Contabilidad.
Se puede reproducir documentos con la autorizacin de los responsables
y siempre que las condiciones de conservacin de los documentos lo
permitan.

FONDESIF

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BIBLIOGRAFA
1980

ALVARES TERAN, Mara Concepcin. Archivo de Simancas, mapas,

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BOLIVIA. Leyes y Decretos. Ley 1178 de Administracin y Control

Gubernamental. La Paz: Gaceta Oficial de Bolivia.

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BONAL ZAZO, Jos Luis. La descripcin archivstica normalizada:

origen, fundamentos, principios y tcnicas. Gijn: Ediciones Trea.

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CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos

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Espasa Calpe. Diccionario de Economa y negocios. Madrid.

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FONDESIF. Trptico institucional. La Paz

2004 PEMEX. Criterios especficos para la organizacin, conservacin y custodia

de los archivos de Petr

FONDESIF

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