PROPOSAL TRAINING

ELECTRONIC FILING & DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

I.

LATAR BELAKANG
Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi
informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami
implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record
management

system

dan

implementasi

dari

electronic

document

management system. Records Management System (Sistem Manajemen

Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat
menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.
Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat
melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang
menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional
(traditional paper filing system) dan hasilnya pun jauh lebih efektif karena file
hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database
pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan
sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.
Electronics document management system diimplementasikan untuk
mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi
word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan
dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi
updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat
ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut
mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001

dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen

yang sudah ditetapkan.
Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan
baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses
pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer,
sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan
daya saing bagi organisasi tersebut.

II.

TUJUAN PELATIHAN
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive
serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses
penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen
sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing
system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya
untuk kategori dokumen kronologis.
3. Memahami implementasi dari konsep records management system,
electronics imaging system dan electronics document management
system.
4. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics
imaging system dengan records management system.
5. Memahami implementasi dari konsep electronic document management
system.
6. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.

7. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar

ISO 9001.
8. Memahami implementasi electronic filing system dengan perangkat
pendukungnya.
9. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS
(Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik
untuk

modul

Electronic

Document

Management

System,

modul

Electronic Imaging System dan modul Record Management System,

lengkap dengan penggunaan scanner, printer dan kamera digital.
10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system
dalam organisasi.

III.

RUANG LINGKUP KEGIATAN

Pelaksanaan Pelatihan Electronic Filling & Document Management
System melingkupi hal-hal sebagai berikut:

Materi Pelatihan yang terdiri dari:

-

Materi/Modul Training

Handout peserta

Studi kasus
Laporan evaluasi pelatihan disampaikan 2 (dua) bulan setelah

pelaksanaan pelatihan, yang terdiri dari:

Evaluasi peserta terhadap:

Materi pelatihan.

Kemampuan trainer.

Fasilitas yang disediakan.

IV.

METODE PELAKSANAAN
Metoda/tools yang dapat digunakan untuk kegiatan pelatihan adalah
kegiatan yang bersifat in house dengan rangkaian sebagai berikut:
1. 25% Theory.
2. 75% Practices (Steb by step from using application EFIDMS software).
3. Dynamic and interactive training presentation.

V.

MATERI PELATIHAN
Materi pelatihan mengacu pada implementasi dari konsep integrasi
electronic imaging system dengan record management system dan
implementasi dari electronic document management system.Yaitu:
1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan
Pemerintahan

Serta

Untuk

Badan-Badan

Swasta/Perorangan

Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.

2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan.
3. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan
Arsip/Dokumen.
4. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam
Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan.
5. Prosedure Filing System.
6. Langkah-Langkah Proses Filing.
7. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing.
8. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing.

9. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive).

10. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen.
11. Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
12. Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang
dibutuhkan.
13. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing
system.
14. Memahami implementasi dari document control based on ISO 9001.
15. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
16. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam
EFIDMS software.
17. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
18. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User
Access Application.
19. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
20. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution
process.
21. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
22. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard)
berdasarkan 5 metode.

23. Process Document Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital
cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP,
2003, 2007, 2010).
24. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk
dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
25. Cases study / diskusi / tanya jawab.

VI.

WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Jadwal : 25 - 26 Januari 2016, Pkl. 09.00 - 16.30 WIB.
Lokasi : Hotel Harris - Tebet.

Investasi :
- Rp 3.950.000,-/Peserta.

FASILITAS PELATIHAN :

Setiap peserta akan memperoleh 'Certificate of Accomplishment' dari

WM Global Consulting, Gandaan Materi baik hardcopy (makalah) maupun
softcopy (CD Materi), dan konsumsi (makan siang dan 2 x meals).

PEMBICARA : ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Praktisi & trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun

menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi
pemerintah / swasta di Jakarta, mulai tahun 1992 - 2003, antara lain di PT.
Asiana IMI Industries, Tbk., PT. COMBIPHAR, di PT. LG Philips Display Devices

Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT.

Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company). Pernah menjabat sebagai
Manager Training & Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa
konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di
perusahaan swasta IT training and consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer
dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting.
VII.

PESERTA
Pelatihan Electrinic Filling & Document Management System dengan
kriteria peserta sebagai berikut :

Staff atau Leader karyawan PT. Sun Life Indonesia Services yang
bertanggung jawab dalam proses filing document, Khususnya unit Record
Manajemen.

VIII.

PENUTUP
Dengan mengikuti training Electrinic Filling & Document Management
System diharapkan staff atau karyawan PT. Sun Life Indonesia Services
khususnya pada unit Record Manajemen dapat bekerja lebih baik lagi
dalam mengelola dokumen atau arsip dan sebagai pengembangan diri
karyawan

dalam pekerjaannya

agar perusahaan

pun mendapatkan

manfaat serta keuntungan dari kegiatan mengikuti training tersebut.