F/005/022/R/01

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI CITO

RSUP

No. Dokumen
................
( 025 - FAR )

Revisi

Halaman

00

1/4

PROF. DR. R.D. KANDOU

MANADO
Tanggal Terbit

STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PENGERTIAN

...........

TUJUAN

DITETAPKAN OLEH :
DIREKTUR UTAMA
Dr. Maxi Rondonuwu, DHSM., MARS
NIP 196405201991031003

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Cito adalah suatu proses dalam

menyediakan perbekalan farmasi baik obat maupun alat kesehatan diluar
prosedur perencanaan rutin/reguler. Prosedur ini digunakan untuk
memenuhi perbekalan farmasi yang cito (segera dibutuhkan) tetapi stok
sedang kosong/tidak tersedia di Instalasi Farmasi Rumah Sakit dan Tidak
Tersedia Alternatif Pengganti.
Pejabat Pengadaan adalah pejabat yang ditunjuk untuk melakukan
pengadaan secara Cito
Instalasi Farmasi adalah satuan kerja yang menyampaikan jumlah
kebutuhan dalam perencanaan untuk diadakan secara Cito
Apotek Rekanan adalah seluruh Apotek yang legal secara hukum baik
apotek swasta maupun apotek Rumah Sakit lain, dan mempunyai stok
Perbekalan Farmasi Cito yang sedang dibutuhkan oleh RSUP Kandou dan
bersedia mengirim dalam waktu < 8 (kurang dari delapan) jam.
Perbekalan Farmasi meliputi : obat, bahan obat, obat tradisional,
kosmetika, pereagen, radio farmasi, gas medis, film rongen, serta alat
kesehatan habis pakai yang ada di RSUP Kandou.
Ruang lingkup prosedur tetap ini mulai dari proses diketahuinya
perbekalan farmasi yang tidak tersedia di Instalasi Farmasi (Gudang dan
Depo Farmasi) sampai dibuatkan laporan Kepada Direksi RSUP Kandou
bahwa telah diadakan diluar jam kerja.

1. Tersedianya pedoman pengadaan perbekalan farmasi secara cepat, <8

(kurang dari delapan) jam, dan dapat dipertanggung jawabkan.

2. Tersedianya perbekalan farmasi di satuan kerja secara tepat waktu,

tepat jenis dan jumlahnya, untuk menghindari kekosongan perbekalan
farmasi.
KEBIJAKAN

Seluruh penggadaan perbekalan farmasi diluar perencanaan rutin atau diluar

obat Formularium dilakukan dengan menggunakan Protap Pengelolaan
Perbekalan Farmasi CITO
( SK Direktur Utama Rumah Sakit Umum Pusat Kandou Nomor HK... tentang
........ tanggal....... 2012 )

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI CITO

RSUP

No. Dokumen
................
( 025 - FAR )

Revisi
00

No. Dokumen
................
( 025 - FAR )

PROF. DR. R.D. KANDOU

MANADO
PROSEDUR

1. Penemuan stok perbekalan farmasi kosong dan tidak tersedia

alternatif pengganti pada kegiatan:
1.1. Pengkajian resep pasien
1.2. Diluar jam kerja, obat yang harus segera disediakan di atas jam
16.00
2.

Pemeriksaan data Perencanaan Perbekalan farmasi yang telah dibuat.

Apabila tidak terdapat item yang dimaksudkan atau terkendala proses
pengiriman sehingga tidak mungkin datang dalam waktu <8 (kurang dari
delapan) jam, maka dibuatkan proses pengadaan Cito dengan melengkapi
dokumen:
2.1. Resep pasien
2.2. Analisa kebutuhan cita dari Dokter Penanggung Jawab Pasien (DPJP)
pada lembar disposisi
2.3. Pembuatan copy resep sebagai Surat Pesanan (SP). Harga atau nilai
perbekalan farmasi tersebut adalah <Rp 10.000.000 (kurang dari
sepuluh juta rupiah)
2.4.
Proses persetujuan melalui Pejabat Pengadaan untuk
pembelian
langsung pada Apotek Rekanan/apotek lain pada Lembar Copy
Resep.
2.5.
Pembuatan Copy resep sebagai Surat Pesanan (SP). Harga
atau nilai
perbekalan farmasi tersebut adalah <Rp.10.000.000 (kurang dari
sepuluh juta rupiah).
2.6.
Proses persetujuan melalui Pejabat Pengadaan untuk
pembelian
langsung pada Apotek Rekanan pada Lembar Copy Resep.
2.7.
Proses persetujuan Kepala Instalasi Farmasi pada lembar
Copy Resep.

3. Penyiapan alokasi anggaran belanja perbekalan farmasi CITO:

3.3.

Selama jam kerja normal yaitu antara: 08.00 s/d 16.00 WIB
menggunakan Anggaran pejabat pengadaan perbekalan farmasi
<Rp.10.000.000 (kurang dari sepuluh juta rupiah).

3.4.

Diluar jam kerja, menggunakan Anggaran patty cash Rumah

Sakit.

4.

Pengiriman dokumen Copy Resep ke Apotek Rekanan/apotek lain

yang mempunyai stok Perbekalan Farmasi Cito yang dibutuhkan oleh
RSUP Kandou. Dan bersedia mengirim dalam waktu < 8 (kurang dari
delapan) jam. Atau oleh staf yang dapat mengambil langsung ke apotek
rekanan/apotek lain.

5.

Pengiriman Perbekalan Farmasi Cito dalam waktu < 8 (kurang dari

delapan) jam oleh Apotek Rekanan.

6.

Penerimaan Perbekalan Farmasi Cito oleh petugas Unit Penerima

Barang Farmasi dan dilakukan pengecekan:

6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.

Kesesuaian nama perbekalan farmasi dengan kebutuhan.

Kondisi perbekalan farmasi
Jumlah perbekalan farmasi
Tanggal expired date (ED)
Kwitansi/faktur perbekalan farmasi

7.

Pemasukan data dalam sistim informasi rumah sakit (SIRS) sebagai

stok pembelian atau pengadaan oleh petugas unit penerima barang
farmasi.

8.

Pelaksanaan serah terima petugas penerima dengan petugas Gudang

Farmasi dengan pengecekan.

8.3.
8.4.
8.5.
8.6.
8.7.

Kesesuaian nama perbekalan farmasi dengan kebutuhan.

Kondisi perbekalan farmasi
Jumlah perbekalan farmasi
Tanggal expired date (ED)
Kwitansi/faktur perbekalan farmasi

9.

Pelaksanaan mutasi dari gudang farmasi ke depo farmasi yang

membutuhkan oleh petugas Gudang Farmasi, dan dilakukan pengiriman
perbekalan farmasi Cito yang diperlukan ke Depo Farmasi yang
membutuhkan sesuai dengan data Transfer yang telah dibuat.

10.

Pelaksanaan serah terima petugas Gudang Farmasi dengan Petugas

Depo Farmasi, dengan pengecekan:

10.3.
10.4.
10.5.
10.6.
10.7.

Kesesuaian nama perbekalan farmasi dengan kebutuhan.

Kondisi perbekalan farmasi
Jumlah perbekalan farmasi
Tanggal expired date (ED)
Depo farmasi yang dituju, sesuai data mutasi perbekalan
farmasi.
11. Pelaksanaan transaksi dan print out billing transaksi pasien dengan
SIRS, berdasarkan data transaksi pasien yang membutuhkan.

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI CITO

No. Dokumen
..........................
( 025 - FAR )

RSUP FATMAWATI

Revisi

Halaman

00

3/4

12. Pelaksanaan pemberian obat CITO:

12.3.
Untuk pasien rawat inap: Dilakukan serah terima antara petugas
PROSEDUR

depo farmasi dengan perawat ruangan dengan menggunakan Protap Serah

Terima Perbekalan Farmasi dengan Perawat. Pelaksanaan pemberian obat
oleh perawat ruangan pada pasien, dengan menggunakan Protap Pemberian
Obat Pada Pasien Rawat Inap.
12.4.
Untuk pasien rawat jalan: pemberian obat CITO dilakukan dengan
menggunakan Protap Penyerahan Obat Pasien Rawat Jalan.

13.

Pelaksanaan pengesahan bukti penerimaan perbekalan farmasi oleh pasien

atau keluarga pasien dengan menandatangani billing transaksi pasien.

14.

Penyampaian laporan dokumen Pengadaan Cito ke Direksi RSUP Kandou,

dengan melampirkan:

14.3.
14.4.
14.5.

Laporan Penggunaan Kas Kecil

Resep Pasien
Lembar Disposisi DPJP tentang Kajian Kebutuhan Cito Perbekalan
Farmasi.
14.6.
Kwitansi pembelian dari apotek rekanan
14.7.
Print out Billing transaksi, yang telah ditanda tangani oleh pasien
atau keluarga pasien. Sebagai bukti bahwa perbekalan farmasi tersebut telah
digunakan oleh pasien.
UNIT TERKAIT

1.
2.
3.
4.

Instalasi Farmasi
Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Satuan Medik Fungsional (SMF)
Seluruh IRNA