Anda di halaman 1dari 10

Evaluasi Kebutuhan Tenaga Sub Bidang Rekam Medis Berdasarkan Beban Kerja di Rumah Sakit

Dalam penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, penyelenggaraan Rekam Medis


merupakan factor yang menentukan baik atau buruknya pelayanan tersebut.
Tanpa didukung dengan sistem rekam medis yang baik dan benar pelayanan
rumah sakit menjadi kurang berhasil dalam upaya meningkatkan mutu
pelayanan sebagaimana yang diharapkan.
Mengingat arti pentingnya penyelenggaraan Rekam Medis di setiap institusi
kesehatan, salah satu upaya untuk mewujudkan mutu penyelenggaraan Rekam
Medis itu adalah melalui penyelenggaraan manajemen sumber daya manusia,
yang memungkinkan dapat memanfaatkan segala kemampuan yang dimiliki oleh
pegawai.
Rekam medis pada dasarnya merupakan kumpulan informasi medis seorang
pasien yang bersumber dan dicatat atau direkam oleh para tenaga kesehatan di
rumah sakit berdasarkan rentetan aktifitas selama pasien mengunjungi atau
dirawat di rumah sakit. Informasi tersebut akan dijadikan dasar di dalam
menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan
medis lain yang diberikan kepada pasien yang datang kerumah sakit. Jadi Rekam
Medis di sini bukan hanya berarti sebagai catatan atau keterangan tertulis, tetapi
lebih bermakna sebagai Dokumen Medis karena dokumen di sini mempunyai
makna yang sangat luas dari sekedar pencatatan.
Untuk meningkatkan pelayanan kesehatan staf Sub Bidang Rekam Medis
diperlukan tenaga kerja yang sesuai kebutuhan dan beban kerja yang
dilaksanakan. Keberadaan tenaga kerja sangat penting karena suksesnya rumah
sakit ditentukan oleh tingkat kompetensi, jumlah dan sikap secara perilaku
tenaga yang bekerja di dalamnya.
Tujuan umum penelitian ini adalah untuk mengevaluasi kebutuhan tenaga Sub
Bidang Rekam Medis berdasarkan beban kerja di rumah sakit.
Tujuan khususnya :
a. Mengidentifikasi jenis kegiatan yang dilakukan di rumah sakit
b. Menghitung beban kerja di rumah sakit
c. Menghitung kebutuhan tenaga satf suyb bidang rekam medis berdasarkan
beban kerja di rumah sakit.

Bahan dan Metode


jenis penelitian yang digunakan adalah Deskriptif, dimana penulis
mendeskripsikan beban kerja staf sub bidang rekam medis serta menghitung
kebutuhan rekam medis yang diperlukan di RS dan dilaksanakan di RS dan
dilakukan pada JUni sampai dengan Juli 2007
subjek penelitian adalah seluruh staf sub bidang rekam medis RS.

Variable yang digunakan untuk evaluasi jumlah kebutuhan staf sub bidang rekam
medis berdasarkan beban kerja di RS dalah beban kerja sebagai variable bebas,
dan kebutuhan tenaga rekam medis sebagai variable terkait.
NO

VARIABEL

DEFINISI OPERASIONAL

PARAMETER

Kebutuhan
tenaga
sub
bidang
rekam
medis

Jumlah seluruh kebutuhan Jumlah tenaga =


ketenagaan masing-masing proses
jumlah
jenis
penaganan
berkas kerja/minggu
rekam medis

Beban
kerja

Keadaan
dimana
kemampuan staf sub bidang
rekam
medis
dalam
menyelesaikan pengolahan
per berkas dalam satuan
menit

jumlah
jam

Semakin tinggi beban kerja


semakin
banyak
jumlah
tenaga yang dibutuhkan dan
sebaliknya

Instrumen yang digunakan pada penelitian ini adalah :


1. Pedoman wawancara
2. Stopwatch
Cara pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan observasi
(pengamatan), interview (wawancara) dan respontime. Data yang terkumpul
berupa : Beban kerja, Lama Penanganan, Lama Hari, Jam Kerja, Hari Kerja.
Kemudian dilakukan perhitungan untuk menghitung kebutuhan tenaga sub
bidang rekam medis berdasrakan beban kerja di RS dengan memakai metode
perhitungan kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja menurut International
Federation of Health Record Organization (IFHRO) ;
Jumlah Tenaga =

Jumlah Proses Waktu


Jumlah jam kerja/minggu

= Beban Kerja x Lama Penanganan x Lama Hari : 60


Jam Kerja x Hari Kerja

HASIL DAN BAHASAN


Sub bidang rekam medis mempunyai tugas :
1. Menghimoun, mensistematisasikan dan memelihara catatan medik atau
rekam medik RS
2. Menyelenggarakan kegiatan rekam medis
3. Menyajikan informasi rekam medis bagi yang membutuhkan sesuai
perundang-undangan yang berlaku.

Kegiatan sub bidang rekam medis meliputi penerimaan pasien rawat jalan, rawat
inap, instalasirawat darurat kemudian mengumpulkan, mengolah, menganalisa
data hinggan menjadi suatu informasi. Sub bidang rekam medis juga mempunyai
hubungan koordinatif dengan unit-unit lain pada bagian umum, IRNA, IRD, unit
penunjang dan instalasi yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan rekam
medis RS. RS mempunyai beberapa IRNA, diantaranya IRNA bedah, IRNA anak,
IRNA Jiwa, IRNA Medik dan IRNA bersalin. Jam kerja di rekam medis pusat adalah
5 hari kerja perhari mulai jam 08.00 samapi dengan jam 15.00. hari buka Tempat
Penerimaan Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) dan Tempat Penerimaan Pasien Rawat
Inap (TPPRI) adalah 5 hari kerja perhari, mulai jam 0700 sampai dengan jam
15.00, hari libur nasional diliburkan. Sedangkan hari buka Instalasi Rawat Inap
(IRNA) dan Instalasi Rawat Darurat (IRD) adalah buka 24 jam, hari buka 7 hari
dalam seminggu dan hari libur nasional tetap buka.
Peralatan yang digunakan di sub bidang rekam medis RS sendiri menggunakan
peralatan modern yang dijalankan menggunakan sistem komputerisasi baik di
rawat jalan, rawat inap, IRD dan penunjang lainnya.
Secara rinci gambaran umum sub bidang rekam medis dapat dijelaskan
berdasarkan beberapa aspek:
SUMBER DAYA MANUSIA
Ketenagaan sub bidang rekam medis dipimpin oleh kepala sub bidang rekam
medis, staf sub bidang rekam medis, terdiri dari : untuk pengolahan data
berjumlah 17 orang, TPPRJ berjumlah 22 orang, filling rawat jalan 7 orang, TPPRI
berjumlah 3 orang, IRD berjumlah 13 orang, IRNA Bedah berjumlah 12 orang,
IRNA medik berjumlah 13 orang, IRNA anak 7 orang, IRNA bersalin 4 orang dan
IRNA Jiwa 2 orang. Kepala sub bidang rekam medis dipimpin oleh seorang lulusan
Sarjana Kesehatan Masyarakat (SKM).
Semua petugas satf sub bidang rekam medis memiliki kemampuan yang sama
dalam pengolahan berkas rekam medis sesuai dengan tugasnya masing-masing.
Data ketenagaan staf sub bidang rekam medis diperoleh dari wawancara dengan
petugas rekam medis. Data tersebut dapa dilihat pada tabel 2.
LAMA PENANGANAN
Untuk memperoleh data lama penaganan 1 berkas rekam medis pada sub
bidang rekam medis penulis menggunakan instrumen penelitian berupa
stopwatch. Data yang diperoleh dapa dilihat pada tabel 3 berikut ini
Tabel 2 : Data Ketenagaan Sub Bidang Rekam Medis di RS Per Juni 2007
NO URAIAN
VARIABEL
JUMLAH
PETUGA
S
1
Jenis Kelamin
Laki-laki
54
Perempuan
46
2
Umur
30-50
58
>50 thn
42
3
Pendidikan
SMU
89
D1
1
S1
10

TOT
AL
100
100
100

4
5
6
7

Pelatihan

Pernah
Belum
Lama bekerja di sub <= 20 thn
bidang rekam medis
>= 20 thn
Pekerjaan
Ya
terselesaikan
dalam Tidak
sehari
Penyebab
tidak Data belum masuk
terselesaikan
Alat bantu dengan beban kerja
pekerjaan
tidak seimbang

100
0
40
60
55
45

100

50
50

100

100
100

Tabel 3 : Lama Penanganan 1 Berkas Rekam Medis Pengolahan Data di Sub


Bidang Rekam Medis RS Per 25 juni 2007- 06 juli 2007
NO

JENIS KEGIATAN

1
2
3

Filling
Coding
Pelaporan
Laporan mingguan DHF
Laporan Kunjungan Poli
Laporan Kegiatan Operasi
Laporan persalinan
Laporan mingguan RI&RJ
Laporan harian perawatan TT
Laporan feed back RI&RJ
Laporan tahunan
Laporan rawat inap
Analisa dan evaluasi
Meneniliti kelengkapan dan kebenaran isi RM
Membuat laporan hasil evaluasi RM
Menganalisa hasuil evaluasi RM
Korespondensi
Menggandakan surat sub bidang RM
Mengarsipkan
berkas
surat
kedalam
penyimpanan
Mengetik surat sub bidang RM
Mengirim surat, laporan
Memeriksa surat keluar masuk
Entry pasien pulang
Administrasi
Entry data diagnosa
Assembling

6
7
8
9

RATA-RATA LAMA
PENANGANAN
2 menit
3 menit
1 menit
2 menit
20 menit
4 menit
20 menit
1 menit
3 menit
15 menit
5 menit
8 menit
1 menit
2 menit
2 menit
tempat

2 menit
3 menit
7 menit
20 menit
5 menit
1 menit
5 menit
15 menit
1 menit

Tabel 4 : Lama Penaganan 1 Berkas Rekam Medis Pengumpulan Data di Sub


Bidang Rekam Medis RS Per 25 Juni 2007 06 juli 2007
NO

URAIAN TUGAS

Penerimaan Pasien Rawat Jalan :

RATA-RATA LAMA
PENANGANAN

Pasien Baru :
Wawancara
Membuat ID
Entry data Rekam Medis
Pasien Lama :
Wawancara
Menulis Tracer
Entry data rekam medis
Pasien Perjanjian :
Menerima telepon
Mengisi Reg Perjanjian
Mengambil Rekam Medis
Penerimaan pasien R.Darurat :
Wawancara
Menulis Tracer
Entry Rekam Medis
Penerimaan pasien Rawat Inap :
Wawancara
Menulis Tracer
Entry data rekam medis

Tabel 6 : Evaluasi Jumlah Tenaga Sub Bidang


Kerja di RS Per Juni 2007
JENIS
JUMLAH
JUMLAH
PEKERJAAN
YANG ADA
PERHITUNG
AN
Assembling
2
2,05
Koding
2
2,08
Filling rawat inap 4
4,10
Pelaporan
5
3,40
Analisa
dan 1
1,93
Evaluasi
1
0,43
Korespondensi
1
0,7
Entry
pasien 1
0,2
pulang
7
3,02
Adminstrasi
22
20,88
Filling
rawat
jalan
3
3,27
Penerimaan
pasien
rawat 13
14,45
jalan
Penerimaan
12
19,04
pasien
rawat 13
19,81
inap
7
10,54
Penerimaan
4
3,04
pasien IRD
2
1,25
IRNA Bedah
100
110,19

3 menit
1 menit
1 menit
1 menit
1 menit
3 menit
1 menit
1 menit
3 menit
1 menit
1 menit
3 menit
1 menit
1 menit

Rekam Medis Berdasarkan Beban


JUMLAH
KELEBIHAN

JUMLAH
KEKURANG
AN
0,05
0,08
0,10

1,60
0,93
0,57
0,30
0,80
3,98
1,12
0,27
1,45
7,04
6,81
3,54
0,96
0,75
10,08

20,27

IRNA
IRNA
IRNA
IRNA
Total

Medik
Anak
Bersalin
Jiwa

Tabel 5 : Lama Penaganan 1 Berkas Medis IRNA di Sub Bidang Rekam Medis RS
Per 25 juni 2001-06 juli 2007
NO

URAIAN
TUGAS

Administra
si
rekam
medis:
1. Melengka
pi
data
social
pasien
2. Memasuk
kan data
pasien
pulang
3. Membuat
laporan
4. Mengirim
kan
rekam
medis
pasien
pulang
ke pusat
5. Mengeva
luasi
rekam
medis
pasien
pulang
Administra
si
Keuangan
1. Membuat
rincian
pasien

RATARATA
LAMA
PENANG
ANAN
IRNA
BEDAH

RATA-RATA
LAMA
PENANGAN
AN
IRNA
ANAK

RATA-RATA
LAMA
PENANGAN
AN
IRNA
MEDIK

RATA-RATA
LAMA
PENANGAN
AN
BERSALIN

RATA-RATA
LAMA
PENANGAN
AN
IRNA
JIWA

5,5 menit

5,5 menit

5,5 menit

5,5 menit

5,5 menit

5 menit

5 menit

5 menit

5 menit

5 menit

30 menit

30 menit

30 menit

30 menit

30 menit

30 menit

30 menit

30 menit

30 menit

30 menit

30 menit

10 menit

5 menit

10 menit

10 menit

30 menit

30 menit

30 menit

30 menit

30 menit

10 detik

10 detik

10 detik

10 detik

10 detik

pulang
atau
meningg
al
2. Membuat
bon
makanan

60 menit

60 menit

60 menit

60 menit

60 menit

Administra
si Ruangan

PEMBAHASAN
Jumlah tenaga dirasakan masih kurang atau tyidak sesuai dengan beban kerja.
Hal ini dapat dilihat dimana staf sub bidang rekam medis kadang-kadang tidak
dapat menyelesaikan pekerjaannya dalam 1 haru kerja. Hal tersebut
mengakibatkan sering terjadi pekerjaan yang menumpuk, sehingga membuat
pengolahan berkas rekam medis tidak lancar.
Evaluasi beban kerja tenaga staf sub bidnag rekam medis RS.
Pengolahan data :
1. Filling rawat inap dikerjakan oleh 4 orang dengannmasing-masing jumlah
beban kerja yang harus dilaksanakan setiap hari adalah sebanyak 738
berkas
2. Coding di kerjakan oleh 2 orang dengan masing-masing jumlah beban
kerja yang harus dilaksanakan adalah sebanyak 250 berkas
3. Pelaporan dikerjakan oleh 5orang demngan masing-masing orang memilki
beban kerja yang berbeda setiap orang sebanyak 1090 berkas
4. Ananlisa dan evaluasi dikerjakan oleh 1 orang dengan jumlah bebna kerja
yang harus dilaksanakan adalah sebanyak 425 berkas
5. Entry pasien pulanbg dikerjakan oleh 1 ornag dengan jumlah beban kerja
yang harus dilaksanakan adalah sebanyak 250 berkas
6. Korespondensi dikerjakan oleh 1 orang dengan jumlah beban kerja yang
harus dilaksanakan adalh sebanyak 29 surat
7. Assembling dikerjakan oleh 2 orang dengan jumlah masing-masing beban
kerja yang harus dilkasanakan adalah sebanyak 738 berkas
8. Administrasi dikerjakan oleh 1 orang dengan jumlah beban kerja yang
harus dilaksanakan adalah sebanyak 35 berkas.
Pengumpulan Data :
1. Penerimaan pasien rawat jalan dikerjakan oleh 22 orang dengan
masing-masing jumlah beban kerja yang harus dilaksanakan setiap hari
adalah sebanyak 2368 berkas
2. Penerimaan pasien rawat inap dikerjakan oleh 3 orang dengan masingmasing jumlah bebna kerja yang harus dilkasanakan adalah sebanyak
391,8 berkas

3. Penerimaan pasien instalasi rawat darurat (IRD) dikerjakan oleh 13


orang dengan masing-masing orang memiliki jumlah beban kerja yang
berbeda setiap orang sebanyak 323 berkas.

Instalasi rawat inap (IRNA) :


1. IRNA Bedah dikerjakan oleh 12 orang dengan masing-masing jumlah
beban kerja yang harus dilaksanakan setiap hari adalah sebanyak 98
berkas
2. IRNA Anak dikerjakan oleh 7 orang dengan masing-masing jumlah beban
kerja yang harus dilaksanakan adalah sebanyak 43 berkas
3. IRNA Medik dikerjakan oleh 13 orang dengan masing-masing jumlah beban
kerja yang harus dilaksanakan setiap hari adalah sebanyak 122 berkas
4. IRNA Bersalin dikerjakan oleh 4 orang dengan masing-masing jumlah
beban kerja yang harus dilaksanakan setiap hari adalah sebanyak 11
berkas
5. IRNA Jiwa dikerjakan oleh 2 orang dengan masing-masing jumlah beban
kerja yang harus dilaksanakan setiap hari adalah sebanyak 15 berkas
EVALUASI KEBUTUHAN TENAGA STAF SUB BIDANG REKAM MEDIS RS
Proses pengolahan rekam medis :
1. Assembling (A1) dikerjakan oleh 2 orang. Setelah dilakukan perhitungan
jumlah tenaga assembling yang dibutuhkan adalah 2,05 orang. Jadi ada
penambahan sejumlah 0,05 orang untuk assembling
2. Koding (A2) dikerjakan oleh 2 orang. Setelah dilakukan perhitungan jumlah
tenaga Koding yang dibutuhkan adalah 2,08 orang. Jadi ada penambahan
sejumlah 0,08 orang untuk Koding.
3. Filling Rawat Inap (A3) dikerjakan oleh 4 orang. Setelah dilakukan
perhitungan jumlah tenaga Filling yang dibutuhkan adalah 4,10 orang. Jadi
ada penambahan sejumlah 0,10 orang untuk Filling Rawat Inap.
4. Pelaporan (A4) dikerjakan oleh 5 orang. Setelah dilakukan perhitungan
jumlah tenaga Pelaporan yang dibutuhkan adalah 3,40 orang. Jadi ada
pengurangan sejumlah 1,60 orang untuk Pelaporan.
5. Analisa dan Evaluasi (A5) dikerjakan oleh 1 orang. Setelah dilakukan
perhitungan jumlah tenaga Analisa dan Evaluasi yang dibutuhkan adalah
1,93 orang. Jadi ada penambahan sejumlah 0,93 orang untuk Analisa dan
Evaluasi.
6. Korespondensi (A6) dikerjakna oleh 1 orang. Setelah dilakukan
perhitungan jumlah tenaga Analisa dan Evaluasi yang dibutuhkan adalah
0,43 orang. Jadi ada pengurangan sejumlah 0,57 orang untuk Analisa dan
Korespondensi.
7. Entry pasien pulang (A7) dikerjakan oleh 1 orang. Setelah dilakukan
perhitungan jumlah tenaga Entry pasien pulang yang dibutuhkan adalah
0,7 orang. Jadi ada pengurangan sejumlah 0,30 orang untuk Entry pasien
pulang
8. Administrasi (A8) dikerjakan oleh 1 orang. Setelah dilakukan perhitungan
jumlah tenaga Administrasi yang dibutuhkan adalah 0,2 orang. Jadi ada
pengurangan sejumlah 0,80 orang untuk Administrasi

Proses pengumpulan data :


1. Filling rawat jalan (A9) dikerjakan oleh 7 orang. Setelah dilakukan
perhitungan jumlah tenaga Filling rawat jalan yang dibutuhkan adalah
3,02 orang. Jadi ada pengurangan sejumlah 3,98 orang untuk Filling rawat
jalan.
2. Penerimaan pasien rawat jalan (A10) dikerjakan oleh 22 orang. Setelah
dilakukan perhitungan jumlah tenaga Penerimaan pasien rawat jalan yang
dibutuhkan adalah 20,88 orang. Jadi ada pengurangan sejumlah 1,12
orang untuk Penerimaan pasien rawat jalan.
3. Penerimaan pasien rawat inap (A11) dikerjakan oleh 3 orang. Setelah
dilakukan perhitungan jumlah tenaga Penerimaan pasien rawat inap yang
dibutuhkan adalah 3,27 orang. Jadi ada penambahan sejumlah 0,27 orang
untuk Penerimaan pasien rawat inap.
4. Penerimaan pasien IRD (A12) dikerjakan oleh 13 orang. Setelah dilakukan
perhitungan jumlah tenaga Penerimaan pasien IRD yang dibutuhkan
adalah 14,45 orang. Jadi ada penambahan sejumlah 1,45 orang untuk
Penerimaan pasien IRD.

Penerimaan Eawat Inap (IRNA) :


1. IRNA Bedah (A13) dikerjakan oleh 12 orang. Setelah dilakukan
perhitungan jumlah tenaga IRNA Bedah yang dibutuhkan adalah 19,04
orang. Jadi ada penambahan sejumlah 7,04 orang untuk IRNA Bedah.
2. IRNA Medik (A14) dikerjakan oleh 13 orang. Setelah dilakukan
perhitungan jumlah tenaga IRNA Medik yang dibutuhkan adalah 19,81
orang. Jadi ada penambahan sejumlah 6,81 orang untuk IRNA Medik.
3. IRNA Anak (A15) dikerjakan oleh 7 orang. Setelah dilakukan
perhitungan jumlah tenaga IRNA Anak yang dibutuhkan adalah 10,54
orang. Jadi ada penambahan sejumlah 3,54 orang untuk IRNA Anak.
4. IRNA Bersalin (A16) dikerjakan oleh 4 orang. Setelah dilakukan
perhitungan jumlah tenaga IRNA Bersalin yang dibutuhkan adalah 3,04
orang. Jadi ada pengurangan sejumlah 0,96 orang untuk IRNA Bersalin.
5. IRNA Jiwa (A17) dikerjakan oleh 2 orang. Setelah dilakukan perhitungan
jumlah tenaga IRNA Jiwa yang dibutuhkan adalah 1,25 orang.

SIMPULAN DAN SARAN


Simpulan
RS dalam penyelenggaraan rekam medis telah berupaya semaksimal mungkin
dengan memafaatkan SDM yang ada. Berdasarkan penelitian kebutuhan tenaga
dalam menjalankan kegiatan sub bidang rekam medis masih kurang jumlahnya.
Evaluasi kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja sub bidang rekam medis
yang sesuai dengan kebutuhan akan dapat menunjang penyelenggaraan rekam
medis yang maksimal. Jumlah kebutuhan tenaga sub bidang rekam medis di RS,
berdasarkan hasil penelitian diperlukan tenaga sebanyak 98 sampai dengan 104
orang staf.

Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas dan dengan adanya evaluasi kebutuhan sub
bidang rekam medis di RS, maka disarankan sebagai berikut :
1. Dibutuhkan tenaga sesuai dengan kebutuhan beban kerja yaitu sebanyak
98 sampai dengan 104 orang staf
2. Dibutuhkan peningkatan mutu tenaga atau petugas rekam medis
(pelatihan atau keterampilan)
3. Bagian yang mengalami kelebihan tenaga sebanyak ditempatkan di
bagian yang mengalami kekurangan seperti : staf filling rawat jalan
mengalami kelebihan sebanyak 3 sampai 4 orang, sebaiknya ditempatkan
di IRNA Bedah karena disana mengalami kekurangan sebanyak 7 orang
4. Hasil penelitian dapat digunakan sebagai masukan untuk tindak lanjuti
dalam proses evaluasi kebutuhan tenaga sub bidang rekam medis di RS
dalam rangka meningkatkan mutu penyelenggaraan rekam medis di RS.