PROCESO DE COMPRAS

OBJETIVO
Establecer las directrices para asegurar que los materiales, insumos, o servicios
comprados o las subcontrataciones cumplen con los requisitos especificados por la
organizacin o sus Clientes.
ENTRADAS Y SALIDAS
PROVEEDORES

ENTRADAS

Grupo Proyectos

Plan de la
Calidad para
cada proyecto

Proveedores del
Listado de
Proveedores

Necesidad de
Compra de un
producto o
servicio

ACTIVIDADES
1.
Identificar
requisitos
de
compra
del
cliente y de la
organizacin
2. Planear su
compra
1.
Seleccionar
Proveedor
2.
Solicitar
cotizaciones
3.
Elaborar
rdenes
de
compra.
4.
Verificar
producto
comprado.

SALIDAS

CLIENTES

Plan de
Compras

PROCESO
COMPRAS
COM-PR-003

Producto o
Servicio
Comprado.

NETCINCO
LTDA.

ALCANCE DEL SUB PROCESO

Aplica para el responsable de compras para cada proyecto, la Gerencia, todos los
proveedores de Netcinco Ltda., Departamento Contable, Ingenieros Residentes de
Proyectos. Se utiliza cada vez que se compren materiales, insumos o servicios necesarios
para el correcto funcionamiento tanto de la organizacin como de los proyectos.

DESARROLLO DEL SUB PROCESO

ACTIVIDAD

Elaborar Plan de
Compras

DESCRIPCION
Se elabora el Plan de
Compras
de
un
Proyecto
en
el
Formato COM-REG003, conforme a los
requerimientos
de
materiales y/o equipos

RESPONSABLE
Grupo Proyectos

REGISTRO
Plan de
Compras para el
Proyecto COMREG-003
Identificacin y
Seleccin de

ACTIVIDAD

Identificar
proveedores

Solicitar
cotizaciones a
proveedores

Seleccionar proveedores
con mejores condiciones

Elaborar Orden de
Compra

DESCRIPCION
definidos
en
el
contrato del proyecto
o conforme a las
necesidades definidas
en el cronograma del
proyecto
y
se
identifican
posibles
proveedores con el
formato Identificacin
y
Seleccin
de
proveedores
COMREG-001
Proveedores
seleccionados
en
Listado
de
Proveedores
COMREG-002.
Los
Proveedores
se
seleccionan con el
Instructivo seleccin,
y
evaluacin
de
proveedores,
COMIN-001.
Va
telefnica
se
solicita cotizaciones a
los proveedores de
los
productos
o
servicios requeridos.
Se
resume
la
informacin en el
Formato
Resumen
Cotizaciones
COMREG-004
Con la informacin
obtenida
en
la
actividad anterior se
selecciona el mejor
proveedor.
Conforme
a
la
Solicitud Interna de
Materiales y Equipos
COM-REG-009,
debidamente
autorizada
O
Requisitos del Cliente
GCL-REG-006,
se
elabora Orden de
Compra en el Formato
COM-REG-005
Se aprueba la Orden

RESPONSABLE

REGISTRO

proveedores
COM-REG-001

Listado de
Proveedores
COM-REG-002
Auxiliar de
Compras

Instructivo
seleccin, y
evaluacin de
proveedores,
COM-IN-001.

Auxiliar de
Compras

Formato
Resumen
Cotizaciones
COM-REG-004

Auxiliar de
Compras

Formato
Resumen
Cotizaciones
COM-REG-004

Auxiliar de
Compras

Solicitud Interna
de Materiales y
Equipos COMREG-009
Formato Orden
de Compra
COM-REG-005

Gerente

Formato Orden

ACTIVIDAD
Aprobacin y envo de
orden de compra

Recepcin del producto

Verificacin de
Producto

Conforme?

Registra NC y devolver
producto

Se recibe cambio del

Producto.

Ingresar Producto a
Almacn

Entregar Documentos de
compras a contabilidad

DESCRIPCION
de Compra y se enva
al proveedor por fax,
e-mail o fsicamente al
proveedor.
Vase
Anexo 1 de este
documento.

RESPONSABLE
General/Director
Administrativo
aprueba,

REGISTRO

de Compra
COM-REG-005

Auxiliar de
Compras

El proveedor enva el
producto,
con
la
factura y/o remisin.

Proveedor

Remisin y/o
Factura del
Proveedor

Se verifica que el
producto
que
se
recibe
corresponde
con
las
especificaciones de la
orden de compra.

Auxiliar de
Compras y/o
Solicitante del
producto

Formato Orden
de Compra
COM-REG-005,
Remisin y/o
Factura del
Proveedor

Si el producto es
conforme ingresarlo al
inventario.
Si
no,
registrar
la
no
conformidad.

Auxiliar de
Compras y/o
Solicitante del
producto

Inventario de la
Empresa
CRF-REG-001

Responsable de
Compras

Informe de no
conformidad y
toma de
acciones
ASG-REG-005

Proveedor

Nueva Factura.

Se identifica en la
orden de compra que
hubo NC y se registra
en observaciones el
motivo de la misma.
Acto seguido se hace
devolucin inmediata
del producto.
Proveedor realiza el
cambio en el Producto
que presento la NC.
Se
verifica
el
producto.
El producto se ingresa
al inventario de la
empresa. y se realiza
la evaluacin a los
proveedores con el
formato de Evaluacin
de Proveedores COMREG-008
Se
entrega
la
Cotizacin, la Orden
de
Compra,
la
remisin y la factura a
Contabilidad
para

Responsable
Almacn.

Responsable de
Compras

Inventario de la
Empresa
CRF-REG-001
Evaluacin de
Proveedores
COM-REG-008
Cotizacin, la
Orden de
Compra, la
remisin y la
factura

ACTIVIDAD

Entrega
de
materiales.

equipos

DESCRIPCION
registrarlas
en
el
sistema Contable.
Cuando se haga
entrega de equipos o
materiales a los
clientes hay que
actualizar el formato
de Inventario de la
empresa CRF-REG001

RESPONSABLE

REGISTRO

Auxiliar de
Compras

Inventario de la
Empresa
CRF-REG-001

FIN
DISPOSICIONES GENERALES
Las compras causadas por imprevistos en las prestaciones del servicio, realizadas por el
personal directivo y/o autorizadas por stos, de proveedores seleccionados o requeridos
conforme a la necesidad no requieren de elaboracin de orden de compra.
Toda recepcin y entrega de materiales o equipos debe actualizar inmediatamente el
inventario de la empresa Inventario de la Empresa CRF-REG-001
Los equipos de alto costo, delicados o que requieren de un trato especial, deben ser
almacenados en la oficina principal de NETCINCO. Los materiales, equipos y
herramientas de uso general, deben ser almacenados en bodega. En patio sern
almacenados aquellos materiales y equipos bajo criterio del Gerente Administrativo.
La ubicacin de almacenamiento de los equipos y materiales se observan en el Inventario
de los mismos.