Gestin de Procesos en la Administracin Pblica

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La Gestin de Procesos permite a una organizacin alcanzar mejores resultados
y de una forma ms eficiente, al hacer posible que las personas que la integran
y, en general, los recursos de que dispone, trabajen coordinados y en armona
con objetivos claramente definidos. A esto es a lo que se denomina
Optimizacin, es decir, que las partes de trabajen colectivamente para alcanzar
las metas del conjunto del sistema.

Porque una organizacin es eso, un Sistema compuesto por distintas partes y

subsistemas que deben operar de manera acoplada, coordinada, en un mismo
sentido. Y este sistema est compuesto por procesos relacionados entre s, de
forma que los resultados de unos sern entradas de otros en forma de
materiales, informacin, instrucciones, documentos

La Gestin de Procesos facilita la coordinacin entre los elementos del sistema

y, por tanto, esa necesaria optimizacin. Es ms, podemos considerarla
imprescindible. Una meta de la gestin de procesos es la mejor comprensin
sobre cmo se realizan las operaciones de una organizacin, de cmo se
relacionan entre s.

En las administraciones pblicas, el nmero de procesos suele ser muy

elevado. En un ayuntamiento de una poblacin de, por ejemplo, 50.000
habitantes no es extrao encontrar del orden de 600 procesos distintos, incluso
ms en funcin del grado en que distintos servicios estn externalizados de
una forma u otra. Estos procesos, a su vez, deben contemplar un considerable
nmero de procedimientos jurdico-administrativos. En definitiva, un sistema
complejo, muy complejo, que necesita precisamente de una forma de gestin
basada en procesos para resultar eficaz y eficiente.

Sin embargo este enfoque de la gestin no est tan extendido. Es ms, se

aplica poco, muy poco. Y ello en un contexto, en Espaa, de crisis en la que las
administraciones pblicas, incluidas las locales, enfrentan situaciones de
tesorera en muchos casos graves o muy graves. La gestin de procesos
permite analizar con detalle las actividades de una organizacin y as estar en

condiciones de mejorar la calidad de los resultados y la satisfaccin de

ciudadanos y ciudadanas, detectar oportunidades de mejora y, no hay que
olvidarlo, reducir costes. Y todo ello al mismo tiempo. Habra que aadir que,
desde una visin de procesos, es posible determinar las cargas de trabajo de
los procesos y llevar a cabo una consecuente distribucin del personal de la
institucin. En definitiva, gestionar por procesos debe considerarse ms que
una eleccin, una obligacin.
Gestin de Procesos en la Administracin

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La Gestin de Procesos posee un potencial enorme para las Administraciones.
Ello es debido a la cantidad y variedad de procesos de trabajo que pueden
encontrarse en cualquier tipo de administracin (ayuntamiento o
municipalidad, administracin central, autonmica) as como a la existencia
de procedimientos jurdicos de obligada aplicacin en funcin de la legislacin
y normativa vigente.

Por otra parte, las administraciones suelen contar con una estructura rgida,
generalmente con un nmero excesivo de niveles, donde los procesos fluyen a
travs de una organizacin compleja que dificulta la coordinacin, la
delimitacin de responsabilidades y de objetivos y el logro de resultados.

Se superan as las limitaciones de una organizacin estructurada sobre la base,

en el mejor de los casos, de la divisin funcional del trabajo.

De otro lado, el efecto que se produce en los recursos humanos inciden en la

mejora de la motivacin al permitir ms variedad en las tareas, mayor
identidad con las actividades y sus resultados, una retroalimentacin ms
objetiva e inmediata, la oportunidad de trabajar en equipo y desarrollar
proyectos fundamentados en la mejora continua.

La cualidad de procesos administrativos, adems, dan la posibilidad de aplicar

las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) de manera que se
produzcan cambios espectaculares en sus formas de gestin y acercando la
administracin al ciudadano, al tiempo que se reducen plazos, se incrementa la
calidad, se ahorran costes y se gana en eficacia.

La Gestin de Procesos en una Administracin facilita la emergencia de una

organizacin horizontal, ms eficiente y donde el control de gestin y la mejora
continua se facilitan enormemente.