UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

EZEQUIEL ZAMORA
AMBIENTE LA CARAMUCA

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES.

Caramuca, Junio 2016

NDICE:
Pg.
Introduccin..3

Software administrativo..5
Tipos de software administrativo..7
Software contable9
Descripcin del software contable...12
Qu es un sistema de gestin financiero?...21
Funciones de los sistemas de gestin financiera..22
Concepto de ofimtica...24
Relacin entre la ofimtica y sistema administrativo25
Sistemas administrativos existentes en el mercado.26
Concepto de cuenta: cuenta de orden y cuenta de grupo..35
Conclusin..38
Bibliografa..40

Introduccin.

Los sistemas administrativos y contables con el transcurrir del tiempo

han pasado por diversas modificaciones, permitiendo acceder a los
usuarios de una forma ms simple, rpida y sencilla, estos son una
herramienta eficaz y de gran valor a nivel empresarial, pues a travs de
ellos se pueden lograr varios objetivos planteados dentro de cada
organizacin, de igual forma ayudan a llevar un orden y control en las
diferentes reas que puede tener una entidad, proporcionndoles los
instrumentos necesarios para su correcta aplicacin, destacando que la
funcin principal de estos sistemas es

suministrar una mejor

administracin y optimizacin de los recursos que posean llevando el

control del manejo de toda su operatividad, desde compras, ventas
movimientos de inventario, cobros, declaraciones de impuestos, recursos
humanos, otros.
En un sentido ms amplio, un sistema administrativo y contable es una
red o un esquema de procesos cuya finalidad es favorecer el
cumplimiento de los objetivos de una organizacin. El sistema apunta a
que los recursos de la organizacin en cuestin sean administrados de
forma eficiente. Todo sistema determina una serie de procedimientos que
deben ser respetados por los miembros de una compaa a la hora de
tomar decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la
estructura misma de la empresa y permite que cada paso que d
cualquiera de sus integrantes apunte hacia los mismos fines.
Dentro de un sistema administrativo y contable se deben plasmar las
responsabilidades y los roles que corresponden a cada puesto dentro de
la organizacin y a cada unidad administrativa. Es importante resaltar que
la existencia de un sistema como ste beneficia ampliamente el
funcionamiento de una compaa, y facilita considerablemente tareas
tales como las auditoras, as como el control del trabajo de cada
empleado.

En la actualidad, la nocin de este tipo de sistemas suele hacer

referencia al programa informtico que cuenta con diversas aplicaciones
para administrar las facetas de una empresa. La intencin de este tipo de
software es centralizar las tareas administrativas y contables en un mismo
sistema informtico que permita ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia
laboral. Un sistema administrativo, en este sentido, suele contar con
diferentes mdulos. Cada mdulo permite completar una tarea distinta:
realizar una factura, emitir un recibo de cobro, organizar la agenda,
registrar ingresos y egresos de un balance, controlar el inventario o stock,
otros.

Qu son Softwares Administrativos?

Son todos aquellos programas utilizados a nivel empresarial,
generalmente estn dirigidos a facilitar los requerimientos administrativos,
toma de decisiones, planeamientos de nuevas expectativas, otros, por su
definicin genera accin de emprender algo y por su aplicacin persigue
fines lucrativo y no lucrativo. Tambin es un software que permite
gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa en forma
integrada. Es una parte muy importante de la vida empresarial, sea una
gran empresa o un proyecto que recin comienza. Adems son los pocos
programas de gestin que se adaptan a todos los usos posibles.
En general, es un sistema que ayuda a las empresas a contar con
herramientas que se ajusten a sus necesidades para aumentar sus
ventas, controlar sus costos, ser ms competitivas, ofrecer un mejor
servicio al cliente, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser
ms productivas y adaptarse a nuevas tecnologas, entre otros.

Caractersticas generales de un Software administrativo.

Se configura en funcin de las necesidades de la empresa.
Permite manejar diferentes contratos: asignaciones, retenciones,
deducciones, entre otros.
Facilita el establecimiento de la frecuencia del clculo (semanal,
quincenal, mensual).
Comprende distintos elementos: fracturacin, inventario, nmina,

otros.
Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa.
Es seguro y auditable.
Se adapta al funcionamiento de la empresa.
Maneja grandes volmenes de informacin referente a la constitucin
de la empresa.

Cmo elegir un Software o Programa Administrativo?

5

Dado que toda oficina no cumple con las mismas tareas, todo el
software administrativo no es creado igual: algunos programas pueden
ser efectivos la organizacin de una oficina, otros, para el trato con el
cliente, y otros, efectivos a la hora de tratar todo lo relacionado con la
administracin del dinero. Veamos algunos ejemplos:

Administracin de clnicas
Administracin de entidades educativas
Administracin de propiedad horizontal
Administracin contable
Punto de venta, facturacin de servicios y mercanca
Gestin de pago y clculo de conceptos
La mayora de las empresas, especialmente las que se encuadran

dentro de la categora de las PYMES, podrn aprovecharse de alguno de

los tipos de software administrativos. Sin embargo, antes de tomar la
decisin final, es necesario tener en cuenta ciertos puntos relacionados
con la eficiencia y el costo del software elegido a largo plazo.
Por ejemplo, es necesario tener en mente que, adems de los costos por
licencias de software y por su implementacin, hay ciertos costos ocultos
que pueden resultar de significativa relevancia en el mediano y el corto
plazo, por lo que es necesario analizarlos antes de tomar un compromiso
con la empresa de software de administracin elegida:
Algunas empresas de software exigen que se utilice hardware provisto
por ellos. Dado que la mayora de los sistemas modernos es capaz de
correr en cualquier PC actualizada, no habra razones concretas para
tal exigencia, ms que el lucro del proveedor de software
Si la empresa ha crecido demasiado puede ser necesario agregar
mdulos y nuevas funciones al sistema. Es importante averiguar los
costos de esta posible ampliacin.
Si el sistema es grande y/o complicado podra haber costos de
capacitacin. Si bien la capacitacin inicial suele estar incluida en el
costo del sistema, las empresas usualmente cobran adicionales para
capacitar al personal nuevo.
6

 Ciertos proveedores de software cobran cuotas extras o fees por el

uso de algunas de las caractersticas del sistema, por ejemplo por
impresin o por transaccin.
Si se toman en cuenta estos aspectos, no ser difcil decidir cul es el
software administrativo adecuado para cada tupo de empresa, y si se
prevn sus posibles costos ocultos se evitarn sorpresas desagradables a
mediano y largo plazo.

Tipos de Software Administrativos

Operacionales: Captan, procesan y reportan informacin de carcter
repetitivo, con pasos lgicos por ejemplo en primera instancia se debe
cortar la piel para la fabricacin de calzado y posteriormente se la
puede unir o pespuntar.
Directivos: La informacin no sigue un procedimiento establecido de
procesamiento o seleccin. Por ejemplo, optar por diferentes
alternativas de informacin para llegar a la mejor toma de decisiones.
De control: Mecanismos utilizados para que un sistema funcione de
acuerdo a los objetivos deseados. Por ejemplo, el presupuesto
maestro que los contadores emplean para establecer peridicamente
comparaciones entre la erogacin real y la presupuestada.
Informativos: Manejan datos y elaboran reportes que permiten tomar
una decisin de acuerdo con los objetivos establecidos, ejemplos, las
actividades que desarrolla el departamento de sistemas como el
control del sistema red computacional de una empresa.
A continuacin se mencionan algunos tipos de software:

SAID:

Tambin

llamado

Sistema

Administrativo

Integrado

Descentralizado, permite la automatizacin de los procesos inherentes

a la administracin pblica de entes descentralizados sin fines
empresariales.

JMP: se utiliza en aplicaciones tales como Six Sigma, control de

calidad y la ingeniera, el diseo de experimentos y la investigacin
cientfica. El software consta de cinco productos: JMP, JMP Pro, JMP
Clnica, JMP Genomics y el creador de aplicaciones JMP Grfico para
el iPad.

Minitab: es un programa de computadora diseado para ejecutar

funciones estadsticas bsicas y avanzadas. Combina lo amigable del
uso de Microsoft Excel con la capacidad de ejecucin de anlisis
estadsticos.

SIGA: Sistema para la administracin acadmica y curricular de

instituciones de educacin superior, que integra datos y procesos en
una solucin completa eliminando barreras de espacio y tiempo.

SIGESP: es un sistema integrado que simplifica los procesos de

gestin administrativa en las organizaciones del sector pblico
venezolano. Est conformado por una serie de mdulos adaptable a
cada cliente, que gestionan diversas tareas y proporcionan respuesta
inmediata y oportuna a las necesidades de registro presupuestario,
patrimonial, contable y administrativo.

SAINT: se adapta a cualquier empresa, sea grande o pequea, ya que

su base de datos, men y mdulos son configurables, donde el
usuario puede aadir o eliminar las opciones que necesite,
dependiendo de la complejidad de la empresa.

SPSS: fcil de utilizar e incluye un amplio rango de procedimientos y

tcnicas para ayudarle a aumentar los ingresos, superar a la
competencia, dirigir investigaciones y tomar mejores decisiones.

Gespymes: Abarca todas las funciones de tu empresa. Integra los

apartados de Facturacin, Contabilidad online, Cartera de Clientes,
Proveedores, Control de Costes, Presupuestos, Productos, otros.

Otros softwares administrativos:

Open Office

SAP

Galac

Google Docs

Profit

Windows 7

NCSS

A2

Microsoft Office

Lotus Web

S-PLUS

FEYXT

YAP

LULU

cool

Software contable
Son aquellos programas relacionados con la contabilidad que tienen
como objetivo sistematizar y hacer ms fciles las tareas diarias de
contabilidad. En otras palabras, se considera software de contabilidad a
cualquier programa que haga la vida ms fcil a un contable. Estos

programas permiten al empresario no tener que perder cientos de horas al

ao en procesos de facturacin o contabilidad. Por ejemplo, algunos
softwares emiten facturas peridicas automticamente o envan las
nminas, algo que de forma manual llevara casi un da de trabajo.
Cmo es el funcionamiento del software es sencillo?:
1

Se introduce la informacin necesaria para el programa, como podran

ser plizas, ingresos o gastos de la empresa.

El software utiliza toda esta informacin, la ordena y extrae

conclusiones y datos como los inventarios, balances o nminas.

Utilizamos todos los resultados obtenidos en el software para realizar

las tareas de contabilidad de una forma mucho ms sencilla.

Funciones que cumple un software contable:

1 Facilita la contabilidad en la pequea y mediana empresa:
Una pequea o mediana empresa suele ir muy justa de tiempo. No
tienen un departamento contable, como las grandes empresas y
multinacionales, y por lo tanto para ellos cada minuto es oro.
La llevanza de la contabilidad supona una enorme prdida de tiempo
o de dinero para este tipo de negocios. O bien tenan que estar horas y
horas emitiendo facturas, pagando nminas o calculando cunto tenan
que pagar de impuestos o contrataban a un gestor u asesor que lo hiciera
por ellos.
Gracias a los programas de contabilidad ya eso es historia. Hoy en da
un freelance o pequea/mediana empresa puede gestionar su propia
contabilidad en muy poco tiempo gracias a este software. Mientras que
antes tena que introducir datos, hacer clculos y extraer conclusiones,
ahora solo debe introducir los datos y dejar al software trabajar.
10

2 Automatiza la Contabilidad:
La automatizacin del software permite que muchas tareas mecnicas
desaparezcan. Por ejemplo, hasta la llegada de estos programas haba
que emitir facturas una a una, enviarlas por correo e incluso imprimirlas
para entregarlas en mano.
Con la tecnologa de la que se dispone hoy en da, cualquier software
es capaz de guardar los datos de sus clientes y generar una factura a
partir de otra creada anteriormente. Por ejemplo, si tiene que cobrar 500
dlares todos los meses a la misma persona, ese cobro se puede
automatizar. Al igual que el pago de nminas, el clculo del pago de
impuestos y cientos de cosas ms.
Ya nada es manual. Simplemente se introducen datos y el programa los
interpreta para darnos soluciones rpidas.
3 Guarda toda la informacin en la nube:
Hasta hace unos aos los softwares contables deban ser instalados
en un ordenador para poder usarlos. Eso ya qued obsoleto y, aunque
muchos (sobre todo los ms avanzados) sigan requiriendo instalacin, la
mayora funcionan a travs de Internet.
Eso es una gran noticia porque guarda toda la informacin que
tenemos en el software en la nube. No tenemos que tener cajas apiladas
con cientos de facturas ni una carpeta en el ordenador con ellas (aunque
esto si es ms conveniente), ya que el propio programa las guarda y
clasifica.
4 Evita que cometamos errores:
Si hace los clculos de forma manual o a travs de una plantilla de
Excel, se est arriesgando a cometer errores. Ni usted es una mquina ni
Excel est configurado al 100%, salvo que sea muy bueno trabajando con
plantillas y macros, para gestionar su contabilidad.

11

Los programas de facturacin y contabilidad interpretan los datos y

detectan errores. Saben perfectamente qu cantidades deben ir en cada
lugar y, en caso de ver algo inusual, le avisan y le notifican de cualquier
fallo.
5 Posibilita ver la informacin en cualquier lugar:
Al guardar la informacin en la nube usted tiene acceso directo a sus
documentos y al propio programa est donde est. No importa que sea
una tablet, un mvil o un ordenador, podr acceder.
Esto puede parecer algo poco til, pero si viaja, realiza muchos
negocios fuera del local de su negocio o trabaja desde casa, supone una
comodidad extra a la que no se puede renunciar.
6 Permite tomar decisiones y sacar conclusiones:
El software contable interpreta los datos y extrae todo lo que se
necesita para poder saber en qu estado est nuestra contabilidad. Al
presentarlo de forma ordenada, sin errores y con interpretaciones propias
del software, nos facilita la tarea de tomar decisiones a raz de la
contabilidad
.
Ver de un vistazo un balance, las cuentas a pagar o un inventario le
har conocer la salud financiera de su empresa en cuestin de minutos.
Antes haba que tomar largos procesos para conseguirlo, pero hoy estos
datos estn disponibles en cuestin de segundos.

Caractersticas de un programa contable:

Qu tipo de caractersticas debe tener el software contable
ideal?

12

1 Adaptable
El software contable debe ser tan adaptable como la plastilina. Cada
empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se
puede programar todo de la misma forma para cada cliente.
Es evidente que un freelance debe tener la posibilidad de configurar el
programa de una forma distinta a la que la hace una pequea empresa. El
software de contabilidad debe permitir que cada usuario se cree su
"propio" software personalizado dentro del mismo.
2 Con opcin a hacer backups
Aunque los datos se guarden en la nube, no podemos poner todas
nuestras esperanzas en ella. Hay que hacer backups de forma regular,
guardar todos los datos y asegurarnos ante cualquier fallo informtico.
Si el programa hace backups de forma automtica, mejor que mejor,
pero como mnimo debe dar la posibilidad al usuario de hacer sus propias
copias de seguridad.
3 Integrable con otros programas
Hay decenas de programas de contabilidad en el mercado, pero poco
a poco todos se van configurando de una forma en la que todos "se
entienden". Es decir, que si yo envo informacin desde el mo, aunque
est "codificada" en un software contable distinto, ambos saben extraer
los datos de forma similar.
De nada servira tener un programa contable con el que enviemos
documentos que nadie puede interpretar, verdad?
4 Personalizable en niveles de usuario

13

Dependiendo del tamao de la empresa, puede que se creen varias

capas de usuarios con jerarquas. Es til que el software permita que
haya un administrador y varios usuarios, los cuales solo tengan permitido
editar ciertos datos.
Por ejemplo, imagine poder dar acceso al departamento de compras
a la parte exclusiva para aadir facturas de compra, mientras que al
departamento de ventas solo le permitira crear facturas con los ingresos
que va recibiendo, de esta forma se ahorra muchos errores.

5 Capaces de soportar mucha informacin

De qu servira un software contable que se bloquee si metemos 200
facturas de forma instantnea? El programa debe ser capaz de soportar
cualquier subida de informacin y de guardar todos los datos.
En este caso hay muchos programas de facturacin online que cobran
en funcin del nmero de facturas emitidas, ya que cuantas ms emita
ms gasto les supone a ellos.
6 Fciles de usar
Si se utiliza el programa para facilitar la contabilidad, no tendra mucho
sentido que fuera complicado. El software debe ser intuitivo, muy fcil de
usar y con una curva de aprendizaje casi nula.
Para que se haga una idea, cualquier persona con un mnimo de
conocimiento debera ser capaz de usarlo. Y adems, todo el software
debera estar apoyado por un soporte y documentos de ayuda.
7 Generadores de informes

14

Si se limita a extraer datos que introducidos y hacer clculos, el

programa no sirve para nada. Necesitamos informes, conclusiones y que
nos aporte valor real ms all de los datos. Huya de los programas que
son simples "calculadoras", para eso ya tenemos las de toda la vida.
8 Seguros
Como hemos comentado, la mayora de programas de contabilidad
funcionan en la nube. Eso hace que la seguridad sea un punto primordial,
pues est claro que no queremos que nadie vea nuestras cuentas.
Analice cules son los protocolos de seguridad que lleva a cabo el
software y preste especial atencin a este punto. Un fallo de seguridad y
todas sus cuentas podran verse al descubierto.

9 Escalables
Aunque existan softwares especializados en diferentes sectores como
los freelances, grandes empresas o las asesoras, el que usted compre
debe ser escalable. Si usted hoy trabaja solo, pero maana tiene una
empresa de 20 empleados, debera de poder seguir usando el mismo.
Si piensa que va a crecer en un futuro y ve que su programa de
contabilidad no es escalable, es mejor que busque otro para no tener que
volver a aprender a usar uno nuevo en el futuro.
10 Compatibles
La ltima caracterstica es la ms evidente: si el software de
contabilidad no es compatible con su sistema operativo o navegador
preferido,

no

tiene

sentido

que

lo

compre.

Revise

bien

las

especificaciones tcnicas antes de lanzarse a hacerlo.

15

Requerimientos del sistema para instalar un software

contable
En la poca en la que estamos actualmente es raro que se utilice un
ordenador que no cumpla con los requisitos de un software contable. Aun
as, le indicamos cules son los mnimos y los recomendados para que
pueda asegurarse:
Requisitos mnimos

Sistema operativo: Windows XP en adelante.

Procesador: 1 GHz.

Memoria RAM: 1 GB.

Disco duro: 3 GB de espacio (si es 100% en la nube no es

necesario).

Monitor: 800x600.

Conexin a Internet: LAN (no se recomienda WiFi).

Requisitos recomendados

Sistema operativo: Windows 7 en adelante.

Procesador: Core i3.

Memoria RAM: 4 GB.

Disco duro: 10 GB de espacio (si es 100% en la nube no es

necesario).

Monitor: 1024x768.

Conexin a Internet: LAN (no se recomienda WiFi).

Tipos de sistemas de software contable:

1 Sistema patrimonial o histrico: se origina con el matrimonio y tiene
igual valor de los que se encargan de los sistemas tributarios.

16

2 Sistema presupuestario: da entender que se base en el matrimonio

y al tener ciertas variaciones con los que se produce los hechos
(ex-ante) y luego se produce(ex-post). una diferencias entre ambas
y se tendrn serios problemas de desviaciones.

3 Sistema complementario: su mismo nombre lo dice solo amplia de

alguna manera lo ya dicho por los conceptos anteriores.

Contabilidad en la nube: ventajas y desventajas:

La contabilidad en la nube ya no es una opcin, sino una realidad.
Gran parte de las administraciones de casi todos los pases desarrollados
funcionan a travs de Internet e incluso ni te dejan enviar nada fsico ni
entregarlo. En cuestin de unos aos, lo ms normal es que todo funcione
a travs de la nube. Nos olvidaremos de cualquier proceso fsico
relacionado con la contabilidad y pasaremos a dejar todo en manos de
nuestros softwares contables. Y eso, como todo en la vida, tiene ventajas
y desventajas. Le mostramos cules son.
Ventajas de la contabilidad en la nube:
1 En cualquier lugar y en cualquier momento: no importa dnde est
ni qu hora sea del da, si tiene un software de contabilidad puede
acceder a todos sus datos en cualquier momento. Muy importante,
sobre todo teniendo en cuenta que todava algunos funcionan tan
solo a travs de un solo ordenador.
2 Ahorro de costes: antes se tena que tener infraestructura (equipos
de ordenador y otras instalaciones) dedicadas exclusivamente a los
programas de contabilidad. Ahora todo se elimina al funcionar a

17

travs de Internet. Y adems el software cuesta menos al ser ms

escalable su venta digital.
3 Posibilidad de compartir: el software contable permite que las
asesoras funcionen a travs de Internet y que el cliente pueda ver
sus datos en cualquier momento. El gestor puede subir avisos,
notificaciones y cualquier documento para que el cliente lo tenga
en pocos segundos.
4 Personalizacin: anteriormente los softwares eran estancos y no
permitan personalizar nada. Si le sobraban mdulos del programa,
no le quedaba ms que "soportarlos". Hoy en da todo eso es
historia. Los programas se adaptan a sus necesidades exactas y
se instalan y desinstalan mdulos en la nube en pocos minutos.
Desventajas de la contabilidad en la nube:
1 Desconfianza: Internet siempre ha generado mucho respeto a la
hora de subir datos privados y delicados. Todos creemos que los
hackers estn detrs de nosotros y que nos van a robar nuestros
datos en cualquier momento. La contabilidad en la nube, a pesar
de su gran seguridad, tiene ese riesgo que no tenan los softwares
ms antiguos.
2 Brecha digital: existe una denominada "brecha digital" en la que se
dividen a los usuarios acostumbrados a usar ordenadores e
Internet y aquellos que no. Para los primeros esta evolucin de la
contabilidad es un alivio, pero cualquier persona relacionada con la
contabilidad poco acostumbrada a estas temticas estar perdida.
Supone una dificultad aadida y un aprendizaje extra.
3 Dependencia 100% de Internet: se ha cado Internet? Se acab,
no podr usar su software de contabilidad. Antes dependa de que

18

funcionara el ordenador, que es bastante ms estable que Internet,

por lo que ahora cualquier corte en la conexin puede suponer
prdida de datos o hacer imposible el acceder a ellos.

Seguridad de la informacin generada por los aplicativos

contables
Trabajar a travs de Internet con toda esta clase de datos provoca
mucho respeto entre muchas personas. Como se ha comentado antes, el
hecho de tener toda la informacin contable y fiscal en la nube puede
asustar.
Est claro que hay un riesgo de perder la informacin que no exista
antes cuando utilizbamos cualquier elemento analgico para gestionar la
contabilidad: troyanos, virus, fallos del sistema, fallos de Internet,
problemas con el proveedor del software, desactualizaciones, borrado de
archivo. Puede ocurrir prcticamente de todo.
Sin embargo, todos estos posibles problemas tienen una solucin muy
simple: las copias de seguridad o backups. Cualquier software de
contabilidad debe realizar estas copias de seguridad de forma automtica
y de manera peridica.
Adems, debe ser muy simple poder generar tus proas copias,
importarlas, exportarlas y guardarlas tanto en la nube como en un archivo
externo. Cuanta ms seguridad haya, mejor.
Los softwares contables vienen ya con estas caractersticas de serie,
por lo que no deberamos preocuparnos mucho por ello. Aun as, siempre
es importante revisar cmo guarda la informacin en la nube, el nmero
de backups qu hace y la frecuencia con la que las hace.
Otro elemento que funciona muy bien para asegurar la integridad de
los datos es el denominado sistema redundante. Explicado de forma

19

sencilla este sistema viene a ser un suplente del sistema habitual que
est preparado para activarse en caso de fallo del principal.
Este sistema lo nico que hace es trabajar cuando el principal deja de
hacerlo. Imagine que su disco duro se estropea o que se corta el
suministro elctrico. En ese caso, el sistema redundante seguira
trabajando y suplira al principal hasta que este volviera a funcionar,
evitando la prdida de datos y el trabajo realizado.
En resumen, antes de comprar un software debe tener en cuenta las
caractersticas de seguridad. En caso de que no le permita hacer simples
backups o no las haga automticamente, descrtelo sin pensrselo.

Recomendaciones a la hora de adquirir un programa de

contabilidad
Si ha decidido por fin comprar su primer software contable, lea este
punto con atencin. La popularidad de este tipo de programas ha
aumentado, ya que debido a la "fiebre" del emprendimiento que hay en
gran parte del mundo cada vez ms personas llevan su propia
contabilidad. Eso es bueno y malo a la vez: hay ms programas para
elegir, pero tambin es ms difcil elegir el correcto.
Por este motivo le daremos x recomendaciones que debe de tener en
cuenta antes de lanzarse a comprar:
1 Prueba gratuita: no se lance a pagar de manera automtica sin
saber qu es lo que hay dentro. Pida una prueba de 15 das como
mnimo y analice desde dentro si lo que ve le gusta o no.
2 Soporte al cliente: detrs de un gran software hay un gran soporte
tcnico que actualiza el programa y ayuda a sus clientes. Si no
prestan servicio tcnico por telfono, email o chat, descarte el
programa.

20

3 Solucin a medida: como hemos dicho, hay muchos tipos de

software dedicados a diferentes pblicos. Si es una asesora,
busque un software que le permita trabajar con sus clientes y sea
muy avanzado, pero si es un freelance busque uno fcil de usar y
que le permita ahorrar tiempo.
4 Precio: por mucho que quiera trabajar con un software, si no se lo
puede permitir no podr comprarlo. Fije un presupuesto para el
software y busque la mejor solucin dentro de su rango de precios.
Incluso hay softwares de contabilidad gratis, pero le costar ms
encontrar uno actualizado y que funcione bien.
5 Experiencia: al haber tantos softwares, nacen y mueren bastantes
con regularidad. Intente contratar uno que tenga cierto recorrido y
que sepa que no va a dejar de actualizarse en un mes porque
simplemente era "una prueba para ver si haba mercado para mi
software". Si tiene que cambiar a otro, perder tiempo en
acostumbrarse a utilizarlo.

Sistemas de Gestin financiera

La gestin financiera es una de las tradicionales reas funcionales de
la gestin, hallada en cualquier organizacin, competindole los anlisis,
decisiones y acciones relacionadas con los medios financieros necesarios
a la actividad de dicha organizacin. As, la funcin financiera integra
todas las tareas relacionadas con el logro, utilizacin y control de recursos
financieros. El sistema de gestin financiera es el conjunto de
instituciones, medios y mercados cuyo fin principal es canalizar el ahorro
que generan las unidades econmicas con supervit (ahorradores) hacia
los prestatarios o unidades econmicas con dficit (inversores).
Los sistemas de gestin financiero dependen en gran medida del
tamao, tipo de propiedad, actividad econmica de la empresa; adems

21

se debe tener en cuenta la etapa por la cual se encuentra la empresa,

porque no es lo mismo en un proceso de inicio que cuando ya se est en
una etapa de crecimiento y expansin empresarial, a medida que las
empresas crecen , la gestin financiera requiere de mayor organizacin
demandando ms funcionarios en el rea, como: especialista financiero,
contador, auditor, tesorero, experto en proyectos y otros, dependiendo de
la empresa.
Sin embargo la seccin financiera a pesar de su importancia en el
desarrollo de las actividades empresariales, requieren de otros elementos
y que son importantes de sealar, las decisiones que se tomen en otras
secciones de la empresa (produccin, talento humano, informtica,
mercadeo otros.), las cuales estn condicionadas a la situacin financiera,
por tanto todas las actividades que se desarrollan en una empresa se
reflejan en los movimientos y balances contables, con lo cual las finanzas
representan el recurso que hace posible el funcionamiento de la empresa,
sin ellos los esfuerzos y todo lo que se pretendiera realizar al interior de
las organizaciones no sera posible. Se puede afirmar que el sistema de
gestin financiera es un proceso que comprende la recopilacin,
interpretacin, comparacin y anlisis de los estados financieros y las
cifras

operacionales

financieras

de

todo

ente

organizacional,

permitiendo con ello el suministro de una informacin que permita tomar

decisiones de manera confiable.

Funciones de los sistemas de gestin financiera.

La gestin financiera de una organizacin juega un papel clave en el

xito financiero de una empresa. Por lo tanto, una organizacin debera
considerar la gestin financiera como un componente muy importante de
la gestin general de la organizacin. Esta gestin incluye los objetivos
22

tcticos y estratgicos relacionados con los recursos financieros de la

empresa. Algunas de las funciones especficas incluidas en los sistemas
de administracin financiera incluyen: contabilidad, tenedura de libros,
cuentas por pagar y por cobrar, oportunidades de inversin y riesgo.
Contabilidad y tenedura de libros
Al establecer un sistema de gestin financiera, una empresa necesita
determinar si la gestin se producir en la empresa o si va a utilizar una
entidad externa. Cualquier sistema de contabilidad debe medir, identificar,
registrar y comunicar toda la informacin financiera de la organizacin. La
base de un sistema contable eficaz es una buena contabilidad. Un
tenedor de libros obtiene la informacin financiera completa y exacta del
contador. Mientras que el sistema de contabilidad deja ver la situacin
financiera general de la organizacin, el registro en los libros se ocupa de
las operaciones concretas que se realizan en el da a da.
Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Las cuentas por pagar proporcionan a una organizacin la informacin
sobre los saldos con los proveedores. Esto incluye las sumas pendientes
de dinero adeudadas a estos proveedores. Adems, las cuentas por
pagar mostrarn el costo de los artculos comprados, cmo la
organizacin ha realizado los pagos en el pasado y los detalles acerca de
la transaccin. Las cuentas por pagar tambin te muestran el flujo de
trabajo y permitirn a la empresa aprobar facturas, actualizar los registros
y mantener un sistema de gestin documental integrado. Las cuentas por
cobrar, por otra parte, registran lo que los clientes le deben a la
organizacin por los productos y servicios adquiridos. Un sistema de
cuentas por cobrar permite realizar un seguimiento de facturas, pagos,
emitir cartas recordatorias por los pagos pendientes y calcular el inters
de los saldos adeudados. Adems, las cuentas por cobrar pueden ayudar

23

a la organizacin a recuperar la cartera vencida antes de que se

conviertan en deudas incobrables.
Oportunidades de inversin
Otro de los aspectos del sistema de gestin financiera se refiere a la
bsqueda de oportunidades que pueden complementar o beneficiar a la
organizacin. Una empresa slo puede aprovechar estas oportunidades si
la organizacin con eficiencia y eficacia encuentra las oportunidades y
tiene la capacidad de pagar por las adquisiciones deseadas. Al considerar
cuidadosamente los diferentes aspectos del sistema de gestin financiera,
una empresa puede evaluar su salud financiera y determinar su
capacidad de invertir en las oportunidades potenciales.
Riesgos
Una empresa tambin debe evaluar cuidadosamente los riesgos. Un
objetivo primordial del sistema de gestin financiera es reducir al mnimo
los riesgos para la organizacin mediante la implementacin de
estrategias que ayuden a la empresa a contrarrestar los pasivos no
previstos. El sistema de gestin financiera debe incluir un seguro
adecuado de los bienes, equipos y empleados. Adems, el presupuesto
de capital de trabajo trimestral y anual ayuda a minimizar el potencial de
riesgo financiero para la organizacin. Adems, el control de la deuda y el
establecimiento de un sistema de crdito con los proveedores e
instituciones financieras ayudan a minimizar los riesgos financieros,
permitiendo la flexibilidad operativa de negocios en el caso de que el
negocio experimente problemas de liquidez.

Concepto de Ofimtica.
Se llama ofimtica el conjunto de tcnicas, aplicaciones y herramientas
informticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar,
24

automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionadas. Las

herramientas ofimticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y
almacenar o parar la informacin necesaria en una oficina. Actualmente
es fundamental que estas estn conectadas a una red local y/o a Internet.
Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina
puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimticas: dictado,
mecanografa, archivado, fax, microfilmado, gestin de archivos y
documentos.
El rpido crecimiento del sector servicios dentro de la economa,
iniciado a mediados de la dcada de los setenta, ha creado un nuevo
mercado de equipos de tecnologa avanzada de oficina. La creciente
incorporacin de microchips y microcircuitos a la maquinaria de oficina ha
difuminado la frontera entre el ordenador o computadora y el resto de la
maquinaria. Todas las mquinas de oficina modernas (mquinas de
escribir, dictfonos, fotocopiadoras, calculadoras, equipos telefnicos)
contienen un microprocesador.
Actualmente los ordenadores (independientes o conectados a una red)
estn equipados con programas especializados realizan tareas de
telecopia, fax, correo de voz o telecomunicaciones, que anteriormente
eran realizadas por otros equipos. Las computadoras, adems de haber
sustituido prcticamente a las mquinas de escribir, a las calculadoras y a
los equipos de contabilidad manual, realizan tambin tareas de diseo
grfico, de planificacin, de produccin y de diseo de ingeniera
(CAD/CAM)

Relacin entre los sistemas administrativos y la ofimtica

25

Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las

operaciones

efectuadas

por

una

organizacin

ayuda

los

administradores a tomar decisiones y desarrollar sus funciones. Estos

sistemas se disean para las actividades de seguimiento, control, toma de
decisiones y las actividades administrativas de la gerencia. Proporcionan
reportes peridicos en vez de informacin instantnea sobre las
operaciones.
Los sistemas administrativos guardan una estrecha relacin con la
Ofimtica por cuanto son aplicaciones que complementan el equipo
diseado para procesar informacin dentro de una organizacin. Ambos
conforman la tecnologa de punta que facilita el trabajo de los
administrativos.
Las empresas que no aprovechan las bondades de las
herramientas ofimticas y recursos ven limitada su productividad
y crecimiento por las mermas de inventarios, prdidas de dinero
por

falta

de

control,

prdida

de

clientes

por

carecer

de

informacin e incertidumbre en la toma de decisiones, entre

otros.
El desafo actual para cualquier empresa es permanecer en el
mercado, en este ao el reto ser aumentar su productividad
ofimtica, ser ms eficientes y generar ahorros a largo plazo, por
ello es necesario que adopten las mejores prcticas dentro de
sus procesos administrativos, pues de otra forma el invertir en
recursos ofimticos sera intil, por tanto la principal tarea es
comenzar con la ALFABETIZACION de los pequeos empresarios
sobre el uso de las herramientas informticas, en especial sobre
el

uso

de

aplicaciones

de

software

la

utilidad

de

su

incorporacin dentro de los procesos de gestin empresariales.

Sistemas Administrativos existentes en el mercado

26

En la actualidad el desarrollo tecnolgico es constante, y por estas

variaciones dinmicas en el ambiente en el que se desarrollan las
organizaciones modernas, se plantea la necesidad de adaptarse a
transformaciones de manera inmediata. La importancia de los sistemas de
informacin contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la
toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos
usuarios externos de la informacin. Las nuevas demandas de
informacin abren campo a la introduccin de nuevos conceptos que
pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el
adecuado manejo, reconocimiento y medicin.
No obstante, la gran mayora de las empresas estn conscientes de
que

para

obtener

mejores

resultados

se

necesita

adaptarse

constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha

dejado de ser estable para convertirse en turbulento. A continuacin los 5
sistemas contables ms usados en Venezuela:
Software E-Profit
Es un sistema estndar de comercio electrnico, integrado al sistema
de gestin empresarial Profit Plus Administrativo; que permite gestionar
las ventas a travs de Internet, este sistema contable cuenta con las
siguientes caractersticas:

Multi Usuario, Multi Moneda.

Licenciamiento por Empresa.
Integrado con Profit Plus administrativo Versin 6.2 Edic. corp.
Desarrollado bajo PuntoNet de Microsoft.
Manejo de comercio en Internet b2b y b2c:
Ventas por Internet tanto a clientes frecuentes como eventuales.
Posibilidad de Ventas con control del crdito, estableciendo limite,

vencimiento.
Cobros va tarjeta de crdito, depsitos, y cheques.
Estados de cuenta ON LINE para clientes.
Catlogos de Productos, existentes y precios.
Manejo de promociones especiales.
27

Facturacin o pedidos, en lnea.

Registro de cotizaciones y almacenamiento de las mismas.
Asignacin de Password y login para usuarios.
Manejo de envos con sus costos.
Altamente Parametrizable:
Manejo de dos idiomas.
Insercin dinmica de Banners.
Monitoreo de las operaciones va e-mail definibles por usuarios,

administradores y responsables de procesos.

Parametrizacin de acciones por grupos de usuarios, procesos,

otros.
Personalizacin de las etiquetas y textos de los correos.
Posibilidad de personalizar los estilos de las pginas.
Sincronizacin automtica de sus operaciones de

ventas,

inventarios, cobros, envos de su sucursal virtual hacia su oficina

central.
Mltiples reportes en lnea por usuario.
Flexible: el cliente puede configurar su perfil de gestin de negocio
de acuerdo a sus necesidades. Eprofit est diseado para cubrir
las modalidades de ventas a travs de Internet: b2c y b2b. Estas
modalidades son configurables a travs de una serie de

parmetros que definen el comportamiento de la aplicacin.

gil: las transacciones realizadas a travs de eprofit, son
actualizadas

automticamente

en

el

sistema

Profit

Plus

Administrativo.
Completo: la informacin que se muestra en esta aplicacin cumple
con todos los requerimientos para gestionar las ventas a travs del

comercio electrnico.
Amigable: eprofit es de fcil acceso y navegacin, por lo cual est
dirigido a cualquier usuario.

Sistema Administrativo Independiente:

28

Saint naci por iniciativa de un grupo de estudiantes universitarios que

decidieron hacer una tesis dirigida a la administracin de empresas. Los
profesores motivaron al proyecto y a medida que se iba materializando, se
observaba que el programa tena aplicaciones directas en el da a da de
cualquier empresa y/o usuarios del mercado de trabajo. Despus de
aprobadas las tesis y recibidos los diplomas, la idea cobro vida pero ahora
con miras estrictamente comerciales.
El grupo de programadores y diseadores tardaron 3 aos en preparar
el proyecto final. Su propsito, desde sus inicios fue satisfacer las
necesidades administrativas de la pequea y mediana empresa por
considerar que este era un sector desasistido desde este punto de vista.
Actualmente, la empresa tiene sede en Venezuela, Chile, Argentina,
Colombia y Canad y cuenta con ms de 40000 clientes en Venezuela y
el mercado latinoamericano.
La actual Junta Directiva de Saint est conformada slo por directores.
No existe Presidente de la Junta o algo as, es una mesa redonda
compartida. Todo esto les ha permitido crecer de una empresa local a una
con alcance internacional, incorporando nuevos especialistas y expertos
en diversas reas, con el propsito de formar un equipo de trabajo inter y
multidisciplinario, manteniendo niveles mnimos de rotacin de personal.
Requerimientos para instalar SAINT en la PC.
TIPOS DE SAINT
SAINT administrativo: Adaptable a cualquier tamao de empresa, ya
que su base de datos, men y mdulos son configurables, donde el
usuario puede aadir o eliminar las opciones que necesite, dependiendo
de la complejidad de la empresa.
SAINT empresario: Este es un conjunto de programas en una sola
presentacin que incluye, SAINT administrativo, SAINT contabilidad,

29

SAINT nmina y el StarMen (men, agenda, directorio telefnico,

procesador de palabras.
SAINT farmacia: Adaptable al tamao de cualquier farmacia, ya que
su base de datos, men y mdulo de ventas son configurables. El usuario
puede eliminar o aadir las opciones que necesite dependiendo de la
complejidad de la farmacia.
SAINT licoreras: Este programa se adapta al negocio de la venta de
licores con el control especial de los impuestos a los licores y de los
diferentes tipos de empaques para la venta (cajas o botellas), con todas
las ventajas del SAINT administrativo estndar.
SAINT Lite Windows para empresas pequeas: Este programa
incluye: Facturacin de productos y servicios, control de compras, cuentas
por pagar, cuentas por cobrar, clculo de comisin y control de
vendedores, interfaz grfica fcil de usar, ajuste de precios, ajuste de IVA,
manejo de tarjetas de crdito, precios referenciales en moneda extranjera,
envi de facturas y presupuestos va email o fax.
SAINT mdico: Este programa maneja informacin relacionada a los
consultorios y los pacientes, historias mdicas, exmenes fsicos y
emisin de rcipes y recetas. Tambin incluyen opciones de control de
cita de pacientes, presupuestos, recibos de honorarios mdicos, grficos,
vademcum y baremos, entre otras cosas.
SAINT Microlite Windows: Este programa contiene emisin de
presupuestos, facturas, control de ventas, control de inventario, entre
otras cosas. El sistema es multiusuario y est diseado totalmente para
Windows 95/98/NT/2000.
SAINT tallas y colores: Este sistema administrativo est adaptado a
empresas que comercializan productos que deben ser controlados por
tallas y colores o bidimensionalmente (zapateras, textiles, etc.) con todas
las ventajas del SAINT administrativo estndar.
30

SAINT nmina: Este sistema es configurable a cualquier tipo de

industrias (petrolera, de la construccin, educacin, comercial, etc.)
Elabora nminas, calcula vacaciones, utilidades, liquidaciones, intereses
sobre

prestaciones,

consultas,

reportes,

formas

de

impresin

configurables, gran cantidad de reportes configurados y un generador de

reportes.

Para instalar SAINT es necesario:

Microcomputador IBM o compatible con 640 Kb de memoria RAM

(minimo)
Monitor a color, blanco y negro o monocromtico.
Unidad de disco flexible de 3 o 1,44 Mb.
Disco duro (10 Mb disponible)
Sistema operativo DOS 3.0 o mayor.
Impresora de 80 columnas.

SAP.
SAP Business One permite a directivos y empleados procesar informacin
con mayor efectividad, de forma que puedan tomar decisiones de negocio
bien fundamentadas. Esta solucin cubre todas las operaciones
esenciales necesarias para dirigir PYMES, incluyendo las siguientes:

Administracin -- Ofrece herramientas que le permiten personalizar

y realizar copias de seguridad de los datos, definir tipos de cambio
de divisas, configurar permisos y alertas y acceder a informacin

procedente de software externo a SAP.

Contabilidad financiera -- Gestiona todas sus transacciones
financieras, incluyendo el libro mayor general, configuracin y
mantenimiento de cuentas, asientos en el diario, ajustes en divisa
extranjera y presupuestos.

31

Ventas y distribucin -- Le ayuda a crear presupuestos, introducir

pedidos de clientes, configurar entregas, actualizar balances de

inventario y gestionar todas las facturas y cuentas por cobrar.

Compras -- Gestiona y mantiene contratos y transacciones de
proveedores, incluyendo la emisin de rdenes de compra, la
actualizacin de los datos del stock, el clculo del valor de los
artculos importados, la gestin de devoluciones y crditos y el

procesamiento de pagos.
Interlocutores comerciales -- Controla toda la informacin sobre
sus clientes, distribuidores y proveedores, incluyendo perfiles,
resumen de contactos, saldos de cuentas y anlisis de las

oportunidades de ventas.
Transacciones bancarias -- Se ocupa de todas sus actividades
financieras, como recibos en efectivo, emisin de cheques,
depsitos, anticipos, pagos con tarjeta de crdito y conciliaciones

bancarias.
Gestin del almacn -- Se ocupa de sus niveles de estocaje, la
gestin de artculos, los listados de precios, los acuerdos de
precios especiales, las transferencias entre almacenes y las

transacciones de stocks.
Ensamblaje -- Ofrece herramientas de gestin de productos que
definen la lista de materiales a mltiples niveles y crean rdenes
de trabajo al tiempo que le permiten verificar e informar sobre la

disponibilidad de cualquier producto y material.

Controlling -- Le permite definir centros de beneficios y reglas de
reparto de gastos generales, as como generar informes de

prdidas y ganancias para cada centro.

Elaboracin de informes -- Crea valiosos informes para casi
cualquier aspecto de su empresa, incluyendo deudas de clientes y
proveedores, ventas, cash flow, resmenes de contactos con
clientes, contabilidad, stocks en almacn, balances financieros,
clculo de precios, actividad de los clientes y mucho ms.

32

Siscom.
El sistema cuenta con una pantalla de consulta dirigida a los gerentes de
la empresa. En dicha pantalla se muestran de forma muy resumida los
datos e ndices ms relevantes. En los casos en que el cliente requiera
una modificacin de dicha pantalla se puede lograr va generador de
formatos.

Caractersticas

Esquema Contable: El sistema permite que el usuario defina el

modelo del comprobante contable generado por cada tipo de

trmite.
Integrado: Por ejemplo, al emitir una factura se genera el
comprobante contable, se rebajan las existencias del inventario,
se generan las cuentas/efectos por cobrar y se actualizan los

histricos de ventas por producto y cliente.

Servicios: El sistema permite procesar servicios (tems que no

existen en el inventario.
Entregas Parciales: Para los trmites de pedidos, rdenes de
compra y rdenes de produccin el sistema maneja el control de

los tems entregados y los pendientes.

Impresin: La impresin del trmite es automtica de acuerdo al
tipo de operacin.

Mantenimiento
SISCON cuenta con herramientas de diagnstico preventivo y
correctivo. Los casos en los cuales el sistema detecta problemas
autorreparables lo reparan en forma automtica. En los otros casos,

33

genera el reporte correspondiente para que el usuario tome la accin

necesaria. Siscon cuenta con herramientas para exportar informacin.

JD Edwards

JD Edwards Enterprise One es una solucin que abarca las diferentes

reas de gestin de cualquier entidad, pensada para pequeas y
medianas empresas. Se caracteriza por tener una base de datos nica y
aplicaciones previamente integradas.

Horizontalidad/Verticalidad

Orientada a todo tipo de empresa en general, considerando por tanto un

alto grado de horizontalidad. Paralelamente tambin tiene desarrolladas
soluciones verticales de JD Edwards (soluciones estndar sectoriales),
diseadas especficamente para la pequea y mediana empresa. Los
sectores para los que encontramos estas soluciones son: Fabricacin y
Distribucin, Alimentacin, Moda, Calzado y Complementos, Distribucin
Mayorista, Automocin, Dispositivos Mdicos, Electrnicos de Alta
Tecnologa, Productos Personales y Domsticos, Gestin de Activos,
Papel y Embalaje, Energa, Textil, Metales Primarios, Minera, Servicios
Pblicos, Gestin de Proyectos, Construccin, Inmobiliarias, Diseo e
Ingeniera, Servicios.

Escalabilidad

Permite un nmero ilimitado de usuarios con acceso simultneo, as como

hacer crecer la solucin a medida que crece la empresa ya que puede
implementar nuevas aplicaciones (tanto mdulos ya desarrollados como
nuevas funcionalidades) a medida que cambian las necesidades de la
empresa.

34


Est

Modularidad
completamente

estructurada

en

mdulos

independientes

interrelacionados. Se pueden implementar slo aquellos mdulos que se

necesiten. Adems ofrece una amplia gama de funciones especficas de
la industria para evitar desarrollar soluciones personalizadas o invertir en
otros productos.

Cuenta
La cuenta es el elemento bsico y central en la contabilidad y en los
servicios de pagos. La cuenta contable es la representacin valorada en
unidades monetarias, de cada uno de los elementos que componen el
patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del
resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de la
evolucin de los elementos en el tiempo. Por lo tanto hay tantas cuentas
como elementos patrimoniales tenga la empresa. y en consecuencia el
conjunto de cuentas de una empresa supone una representacin
completa del patrimonio y del resultado (beneficios o prdidas) de la
empresa.

Cuentas de orden.
Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la
empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro
representar un recurso o una obligacin para el ente econmico y por lo
tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por
control. Estas cuentas controlan los hechos econmicos que no afectan
los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas
(Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan
representan algn tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el
35

futuro convertirse en un recurso o una obligacin para ella. Pueden ser de

naturaleza dbito o crdito. Tambin se denominan cuentas de
memorando.
Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posicin
Financiera o Balance General, sin formar parte de l. Su ubicacin es al
pie del mismo, despus de las sumas iguales, las de naturaleza dbito
debajo del total del activo y las de naturaleza crdito debajo del total de
Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como caracterstica de que no
requieren de la partida doble, por ser una anotacin de control, pero para
ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando
dos cuentas que llevan las misma denominacin pero se diferencian
porque a una de ellas se le adiciona el sufijo por contra.
Registran valores reales de la empresa, pero no afectan de manera
directa ni modifican las cuentas de Balance General y del Estado de
Resultados, o sea todo el grupo de cuentas que conforman los Estados
Financieros (Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos y Gastos), lo que
significa que son la representacin de valores contingentes (Derechos y
obligaciones contingentes)

que nos sirven para efectos de controles

administrativos o recordatorias, lo que significa que de conformidad con la

partida doble debemos abrir dos cuentas de mayor una de naturaleza
deudora y otra de naturaleza acreedora que especifiquen claramente el
registro que representan.
Las cuentas de orden se clasifican en:
a

Contingentes:
Avales (Firmas que garantizan Obligaciones)
Litigios (Juicios pendientes de resolucin)
Fianzas
Derivados Financieros
Recordatorias y de controles administrativos

36

Mercancas en consignacin
Emisin de Obligaciones burstiles
Fiscales
Depreciacin y amortizacin
Gastos no deducibles
Activos totalmente depreciados
Prdidas Fiscales

Conclusin.
Por lo general en la mayora de las empresas, el software se basaba
solo en el uso de la paquetera de escritorio, sin embargo actualmente se
necesita de software ms especializado que nos permita llevar a cabo
esas tareas fundamentales, para ello es importante que contemos con
un sistema que agilice nuestros procesos y reduzca los costos de forma
sustancial, ya que el tiempo es dinero y no podemos estar ocupando
tiempo realizando las cosas cmo se vena haciendo anteriormente.
Ahora necesitamos de programas que nos muestren la informacin al
instante y sobretodo que adems de mejorar nuestro ritmo de trabajo

37

tambin nos permitan ofrecerle resultados al cliente con una mayor

rapidez. Es por ello que hoy en da existen sistemas de software que
ofrecen soluciones de software eficientes y de verdadera utilidad para
todo tipo de empresa.
La importancia de la informacin que genera el sistema contable es
vital para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organizacin y
esta debe tener las caractersticas que arriba hemos mencionado para
poder corregir cualquier desviacin que tengamos con respecto a lo
presupuestado o respecto a los resultados que los accionistas han
previsto ganar.
La gestin financiera de una organizacin juega un papel clave en el
xito financiero de una empresa. Por lo tanto, una organizacin debera
considerar la gestin financiera como un componente muy importante de
la gestin general de la organizacin. La gestin financiera incluye los
objetivos tcticos y estratgicos relacionados con los recursos financieros
de la empresa. Algunas de las funciones especficas incluidas en los
sistemas de administracin financiera incluyen: contabilidad, tenedura de
libros, cuentas por pagar y por cobrar, oportunidades de inversin y
riesgo.
Hoy en da las herramientas de ofimticas. En las empresas y en la
vida cotidiana son de gran utilidad y nos facilitan el trabajo por qu
hace aos cuando se utilizaba la mquina de escribir y por alguna razn
alguien se equivocaba tena que hacerlo todo de nuevo , pero ahora que
la tecnologa ha avanzado solamente es oprimir la tecla chif y listo. Las
herramientas ofimticas tanto como: wod, exel,power point y access
hacen que las empresas sean exelentes y ms rapidas, pues todos los
archivos los guardan en un solo programa. Ahora despus de un gran
avance las empresas estn contentas porque ya no les toca cargar esa

38

mquina de escribir tan pesada y hacerlo todo de nuevo. Por eso es muy
importante la ofimtica hoy.
En la actualidad el desarrollo tecnolgico es constante, y por estas
variaciones dinmicas en el ambiente en el que se desarrollan las
organizaciones modernas, se plantea la necesidad de adaptarse a
transformaciones de manera inmediata.
Para finalizar la importancia de los sistemas de informacin contable
radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de
los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la
informacin. Las nuevas demandas de informacin abren campo a la
introduccin de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la
empresa dentro del mercado si se le da el adecuado manejo,
reconocimiento y medicin. No obstante, la gran mayora de las empresas
estn conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita
adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un
entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento.

Bibliografa.

https://elenagarcia.wikispaces.com/Sofware+o+Programas+adminis
trativos+contables
http://sistemasadministrativosda.blogspot.com/2013/05/tipos-desistemas-administrativos.html
https://www.xuletas.es/ficha/sistemas-administrativos/

39

 http://exa.unne.edu.ar/informatica/sistemas.adm1/material/tema9.pdf
http://sistinforcontyadmin2012.blogspot.com/2012/11/sistemascontables-en-venezuela.html
https://yulyandreaaldanarodriguez.wordpress.com/las-cuentas/
crodriguez2-office.blogspot.com/2009/09/cual-es-la-importancia-dela-ofimatica.html

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