TUGAS KELOMPOK SIM

Magister Accounting

Trisakti

Dosen Ahmad Zuhdi, SSi, Mkom

Prepared by:

Juan Ramon Junius Siahaan (123091032)

Tinursia R. Siagian

Dewi Meirina
 PENDAHULUAN

Peninjauan rekayasa ulang terhadap sebuah proses bisnis ini dilakukan dengan menggunakan
contoh terhadap sebuah perusahaan (PT X) yang terletak di sebuah kawasan industri di daerah
bekasi. Perusahaan ini bergerak dalam bidang manufaktur yang membuat salah satu bagian dari
kendaraan bermotor.

I. PROSES BISNIS YANG POTENSIAL UNTUK DI REKAYASA

Proses Bisnis Dalam Perusahaan

Proses bisnis yang akan kami tinjau dalam tulisan ini adalah:

1. Proses Penjualan

2. Proses Pembelian

3. Proses Produksi

Proses Penjualan:

Proses penjualan dimulai dari penerimaan order dari konsumen. Order dapat diterima melalui
Penyampaian PO atau melalui web customer yang dapat diakses oleh bagian marketing PT X.
Setelah Order diterima dan disetujui oleh atasan, bagian marketing akan memberikan informasi
kepada bagian PPIC mengenai kuantitas pesanan, jenis barang yang dipesan dan waktu yang
pemenuhan pesanan yang diminta oleh konsumen. Apabila barang sudah dikirim, bagian gudang
akan mengirimkan “delivery notes’ ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan membuat
invoice berdasarkan harga yang telah disepakati pada PO atau Penawaran yang telah disetujui.
Setelah barang dikirm maka bagian penjualan akan menerima laporan dari bagian pengiriman
untuk pengiriman tersebut. Kemudian bagian penjualan akan mengupdate daftar pesanan mereka
untuk mengetahui jumlah pesanan yang telah dipenuhi.

Proses Produksi

Kemudian bagian PPIC akan melakukan perhitungan atas jumlah bahan yang dibutuhkan untuk
memenuhi order tersebut dengan mempertimbangkan jumlah bahan baku yang tersedia, waktu
yang diperlukan untuk memproduksi. Apabila terdapat kekurangan bahan baku atau bahan baku
telah mencapai batas Re-Order Point (ROP), maka bagian PPIC akan mengajukan permintaan
pembelian bahan baku kepada bagian pembelian. Apabila barang telah selesai di produksi, maka
barang akan masuk ke gudang barang jadi. Kemudian, bagian pengiriman akan menyiapkan
pengiriman. Delivery notes / bukti pengiriman barang akan diberikan ke bagian akuntansi dan
marketing untuk dibuatkan invoice.

Proses Pembelian

Bagian pembelian akan melakukan pemesanan atas permintaan dari bagian produksi. Apabila
pembelian yang dilakukan adalah pembelian untuk bahan baku yang baru, maka bagian
pembelian akan mencari supplier – supplier baru sebelum memutuskan untuk membeli. Apabila
pembelian yang dilakukan adalah untuk bahan baku yang sudah berulang dipesan, maka bagian
pembelian akan melakukan pemesanan ke supplier yang lama. Bagian pembelian akan
menerbitkan purchase order (PO) yang harus disetujui oleh manager pembelian, sebelum
mengirimkan PO ke supplier. Kemudian bagian pembelian akan menyimpan copy PO tersebut
untuk mengontrol pemenuhan pesanan dan melakukan up- date atas jadwal penerimaan barang
dan menginformasikan nya ke bagian gudang. Invoice atas barang yang dipesan akan dikirim ke
bagian akuntansi untuk dilakukan pencatatan ke buku besar.

Gambar Flow chart dari ketiga siklus diatas kami lampirkan pada gambar 1 di halaman 9.
Kelemahan Dalam Proses Bisnis

Dalam ke tiga proses diatas, terdapat beberapa kelemahan yang dapat di identifikasi yang terkait
dengan pemrosesan informasi hingga ke catatan akuntansi:

Siklus Penjualan:

1. Kemungkinan tidak tercatatnya penjualan, apabila delivery notes terlewat untuk di

berikan ke bagian akuntansi.

2. Kemungkinan kesalahan dalam melakukan perhitungan harga jual, karena menggunakan

harga yang salah.

Siklus Produksi:

1. Terjadi kesalahan dalam penghitungan bahan baku.

2. Terlambat dalam melakukan pemesanan bahan baku.

Siklus Pembelian:

1. Adanya pembelian yang tidak tercatat ke dalam pembukuan akuntansi.

 II. REKOMENDASI PERBAIKAN DALAM SISTEM INFORMARSI

Dalam tulisan ini, kami merekomendasikan perusahaan untuk menggunakan sebuah sistem
informasi terpadu (Enterprise Resources Planning) dalam perusahaan ini. Sistem yang kami
rekomendasikan adalah sistem SAP. Berikut ini adalah narasi untuk ketiga proses tersebut diatas
dalam sistem SAP:

Pesanan yang diterima oleh bagian marketing dan diminta persetujuan ke manajer penjualan.
Setelah pesanan disetujui, maka bagian marketing akan memasukan nomor PO ke dalam SAP
system dan menjadi pemicu transaksi selanjutnya. Untuk harga penjualan, bagian marketing akan
memasukkan harga penjualan apabila harga penjualan berubah setiap kali pemesanan, akan tetapi
bila harga telah ditetapkan untuk jangka waktu tertentu (misal 3 bulan sekali), maka bagian
marketing akan melakukan update harga penjualan, apabila terdapat perubahan harga penjualan
yang telahj disetujui oleh konsumen.

PO yang telah dimasukkan ke SAP akan diterima oleh bagian PPIC. Bagian PPIC telah memiliki
date mengenai jumlah bahan baku yang di gunakan dan waktu kerja yang diperlukan untuk
melakukan memproses tiap jenis barang, sehingga bagian PPIC tidak perlu melakukan
perhitungan ulang dan hanya perlu memberikan instruksi ke bagian produksi untuk memulai
proses produksi. Bagian PPIC juga hanya perlu melihat status terkahir mengenai jumlah bahan
baku, sebelum melakukan permintaan pembelian bahan baku. Apabila di perlukan bagian PPIC
akan melakukan permintaan pembelian bahan baku dan harus disetujui oleh kepala pembelian.

Apabila permintaan pembelian telah disetujui, maka bagian pembelian akan membuat PO
berdasarkan data – data supplier yang telah ada dalam database SAP. Jadwal kedatangan barang
yang terdapat dalam PO akan langsung masuk ke dalam SAP pada bagian penerimaan gudang.
Apabila barang telah diterima, maka bagian gudang akan melakukan input ke dalam SAP dan
Status PO akan langsung ter up-date. Untuk setiap barang yang telah diterima, bagian pembelian
akan melakukan approval sehingga barang tersebut akan masuk ke dalam sistem pembelian.

Bagian akuntansi akan melakukan approval melalui SAP untuk mencatat pembelian yang telah
dilakukan ke dalam ledger.
Untuk barang yang dikirimkan ke customer. Bagian pengiriman akan melakukan input untuk
setiap pengiriman barang yang telah dilakukan ke dalam SAP. Bagian marketing akan
melakukan kontrol Sales Order untuk setiap pengiriman yang dilakukan, SAP akan langsung
menghitung angka penjualan yang telah dilakukan berdasarkan kuantitas barang yang telah
dikirim dikalikan dengan harga per unit berdasarkan harga penjualan pada saat penjualan
dilakukan. Penghitungan ini membutuhkan otorisasi di system SAP oleh bagian marketing.

Setelah Otorisasi dari bagian marketing dilakukan, maka informasi penjualan tersebut akan
masuk ke dalam sistem General Ledger (GL). Sebelum melakukan otorisasi, bagian akuntansi
dapat memeriksa invoices dan yang telah dibuat oleh bagian marketing dan kemudian membuat
faktur pajak.

Rekonsiliasi pembelian dan penjualan dapat dilakukan dengan membanding jumlah pembelian
dan penjualan dalam ledger dengan daftar pembelian dan daftar penjualan dari bagian pembelian
dan marketing. Pada akhir tahun bagian PPIC dapat melakukan rekonsiliasi antara saldo akhir
aktual dengan jumlah barang yang tercatat dalam sistem.

Gambar Flow chart kami lampirkan dalam gambar 2 pada halaman 10.
 III.COST AND BENEFIT ANAYSIS

Dalam SAP terdapat tiga jenis modul yang ditawarkan untuk di aplikasikan, yaitu:

Finance: Financial Accounting, Treasury, Controlling, etc

Logisitic: Material Management, Sales and Distribution, Plant Maintenance, etc

Human Resources: Payroll, Time Management, Personel Management, etc

Dalam proses bisnis yang kita bahas di atas, mencakup pembahasan tentagn siklus pencatatan
akuntansi yang masuk ke dalam siklus finance dan siklus penjualan, pembelian dan produksi
yang masuk ke dalam Logistic. Oleh karena itu, kami akan melakukan analisa cost and benefit
terhadap dua siklus tersebut dan juga analisa apakah sebaiknya SAP diterapkan untuk kedua
siklus atau satu siklus saja atau tidak diterapkan sama sekali. Berikut ini adalah analisa biaya dan
manfaat:

OLD SAP Reduce / (Add)

TK Salary / month Cost per Year TK Cost per unit Cost per Year Cost per Year
1 year = 14 month
FINANCE
Salary 12 54,635,500 764,897,000 8 509,931,333 236,205,667
Maintanance User ID 4 67,000,000 18,760,000

LOGISTIC
Salary 308 564,402,120 7,901,629,680 290 7,439,846,127 414,883,553
Maintanance User ID 10 67,000,000 46,900,000

Keterangan:
Jumlah Gaji berasal dari total gaji perbulan yang di kali 14 (untuk pembayaran THR dan bonus)
Jumlah Cost per unit Id user berasal dari informasi pada alamat w eb di appendix.

Berdasarkan perhitungan diatas maka kami dapat menyimpulkan bahwa penerapan SAP dapat
membantu perusahaan untuk menghemat biaya. Selain itu, perusahaan juga dapat memperoleh
manfaat lain, yaitu:

Finance:

1. Tersedianya informasi yang terintegrasi untuk melakukan analisa secara integral terkait
dengan kondisi keuangan perusahaan.

2. Perusahaan untuk mengontrol kewajiban – kewajiban yang belum tercatat ( outstanding

purchase order ) sehingga dapat membantu peusahaan untuk melakukan analisa lebih
baik dalam pembuatan anggaran.
 3. Mengurangi terjadinya kesalahan dalam membuat invoices karena harga dibuat
berdasarkan satu data base yang di update secara konsisten oleh pihak yang memiliki
pengetahuan yang cukup.

4. Mempermudah proses rekonsiliasi antara data yang ada dalam SAP dengan catatan
dengan sumber independen.

5. Mengurangi penggunaan kertas.

Logistic:

1. Mengurangi terjadinya kemungkinan kesalahan perhitungan rencana pemakaian bahan

baku.

2. Mempermudah melakukan perhitungan kebutuhan pembelian bahan baku.

3. Mempermudah melakukan rekonsiliasi antara aktual fisik persediaan, dengan catatan

persediaan.

IV. RENCANA IMPLEMENTASI

Berikut ini adalah tahapan – tahapan implementasi melalui SAP:

TAHAPAN WAKTU TENAGA Biaya tenaga Total Biaya

KERJA kerja / orang

PERSIAPAN 1 Minggu 3 Konsultan Rp. 2,500,000 Rp. 37,500,000

(250 USD)

BLUE PRINT 2 Minggu 4 Konsultan Rp. 2,500,000 Rp. 100,000,000

(250 USD)

REALIZATION 3 Minggu 4 Konsultan Rp. 2,500,000 Rp. 150,000,000

 (250 USD)

USER TEST 1 Minggu 4 Konsultan Rp. 2,500,000 Rp. 50,000,000

(250 USD)

GO LIVE 1 Minggu 4 Konsulatn Rp. 2,500,000 Rp. 50,000,000

PREPARATION (250 USD)

GO LIVE AND 2 Minggu 3 Konsultan Rp. 2,500,000 Rp. 75,000,000

SUPPORT (250 USD)

TOTAL BIAYA Rp. 462,500,000

Biaya – biaya lain yang harus dikeluarkan dalam implementasi SAP adalah:

1. License SAP (per user id Rp. 67.000.000,-) x 14 = Rp. 938.000.000,-.

2. Infrastruktur:

- 2 Processor dengan Speed di atas 1 Gb, RAM 4 Gb dan Hard disk (200 Gb).

- Server Windows

Perkiraan Biaya = Rp. 1.000.000.000,-.

Total biaya yang harus dikeluarkan untuk implementasi SAP sebesar Rp. 2.400.500.000,-.

Besar Biaya yang harus dikeluarkan dapat dikompensasi dengan besar nya biaya yang dapat
dihemat oleh perusahaan. Selain itu perusahaan juga bisa mendapatkan manfaat – manfaat lain
yang di sebutkan di atas melalui penerapan SAP, sehingga kami menyimpulkan bahwa SAP
layak untuk diterapkan dalam perusahaan ini.
Gambar 1
Buyer Marketing & merchandiser
Order dari buyer -price quotation
Approve ok
Conform order
- Purchase Order
(Receipt Information
about Goods Type &
Quantity deliver y
Receipt Invoices
from Supplier
Delivery Notes
Order Coordinator/PPIC Shipping or EXIM Accounting Procurement
Prepare Shipping - Receipt DN and
Instruction , delivery prepare Invoice
noters and sent - Make recap DN
and Invoice
Prepare production
- Pre Prod : Order - Sent Invoice to
material ,check customer
material, check sample
- Production process
- After Production :
Start Finishing, packing,
Production shipping - Create PurchaseOrder based
onrequest fromPPIC
- Send Invoive to Acc.Div
- Give information to PPIC
(relatedto schedule of good
receipt)
Give DN to marketing
Gambar 2

Buyer Marketing & merchandiser Order Coordinator/PPIC Shipping or EXIM Accounting Procurement

Order dari buyer -price quotation - Input Deliver - Posting recording

Note to SAP ( of purchase on SAP (
Goodssend to after approval from
SAP PurchaseDivision)
- Posting Sales
Transaction ( after SAP
approval from
Approve ok - Control quantity
of Raw Material marketingdiv).
SAP - Give instruction SAP
and Control
Process
Production
Start
Conform order-SubmitPONo.to Production - Create PurchaseOrder
SAP based on information on
-SubmitPriceand SAP
updateMasterFile SAP
- Input good receiptto SAP
-Approve and
Reviewtotal Sales andapprove in SAP

Receipt
Invoices from
Supplier
Give DN to marketing

Delivery Notes
APPENDIX

http://sapbasic.wordpress.com/2009/05/22/seberapa-mahal-sih-sap/

http://sapbasic.wordpress.com/sap/