Pendahuluan

PENGANTAR
Kemampuan berkomunikasi secara efektif penting dikuasai karena
peranannya yang sangat vital dalam hubungan antarmanusia. Dalam
pergaulan sehari-hari kita sering menemukan bahwa kemampuan
berkomunikasi dapat memperlancar atau sebaliknya dapat pula
menghambat hubungan itu. Dalam kehidupan pekerjaan, kemampuan
berkomunikasi seseorang akan sangat menunjang keberhasilan dalam
memapak karier. Itu sebabnya, dalam Diklat Prajabatan peserta perlu
dibekali dengan teknik berkomunikasi yang efektif.
Dalam dua dasawarsa terakhir kita menyaksikan perkembangan
teknologi yang sedemikian pesat dan berpengaruh pada segala aspek
kehidupan manusia. Salah satu hal yang berkembang sangat pesat dan
menjadi pemicu dari perkembangan yang ada adalah teknologi
informasi dan komunikasi. Dalam perkem-bangan terakhir ketika
dunia informasi menjadi sangat penting dalam aspek kehidupan, maka
teknologi komunikasi pun akhirnya tidak dapat ditawar lagi dan
menjadi bagian yang sangat penting dalam kehidupan manusia.
Metode, fasilitas, dan perangkat komunikasi juga sudah sedemikian
berkembang dengan sangat pesat sehingga dunia sekarang seolah tidak
lagi berbatas negara. Kita sekarang dapat berhubungan satu-sama lain
dengan begitu mudah dan cepatnya dengan orang atau lembaga lain di
berbagai penjuru dunia. Dengan keadaan seperti ini diperlukan
pengetahuan dan kemampuan tersendiri agar tidak ketinggalan dalam
pemanfaatan teknologi komunikasi.
Selain perlunya pemahaman yang lebih baik dalam penggunaan
teknologi komunikasi, kita harus tidak boleh melupakan hal paling
dasar bahwa komunikasi pada dasarnya proses penyampaian dan
penerimaan pesan atau informasi. Kita juga perlu menyadari bahwa
pesan atau informasi itu dapat dilakukan siapa saja, kapan saja, di
mana saja, dan dengan sarana apa saja. Dengan kemajuan teknologi
yang semakin canggih dewasa ini, kita dapat berkomunikasi dengan
siapa saja dengan sedemikian mudahnya dan juga tampaknya semakin
murah.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

Perlu dicamkan bahwa banyak terjadi kesalahpaham-an yang

berakibat sangat fatal dalam hubungan antarmanusia dan bahkan
antarkelompok etnis dan antarbangsa karena miskomunikasi atau
kekurang-mampuan berkomunikasi. Itu sebabnya kemampuan
berkomunikasi menjadi sangat penting dalam pergaulan antarmanusia.
Kita juga harus mampu memahami komunikasi yang telah kita warisi
sejak lahir di dunia, yakni komunikasi non-verbal, mendengarkan
(menyimak), dan berkomunikasi secara respektif. Semuanya adalah
kemampuan yang diharapkan menjadi aset Anda setelah memperlajari
konsep dan teknik berkomunikasi secara efektif..

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan dapat
berkomunikasi dengan baik sebagai bagian dari kemampuan penting
untuk berkinerja dalam organisasi. Secara lebih spesifik peserta
diharapkan dapat:
menjelaskan pengertian dan makna komunikasi yang

efektif
menerapkan prinsip komunikasi verbal dan non-

verbal

menerapkan prinsip pendengar yang baik, dan

menerapkan prinsip teknik komunikasi yang respektif.

CAKUPAN BUKU INI

Buku ini dibagi dalam lima bab dan setiap bab merupakan satu pokok
bahasan. Keseluruhan bahan pembelajaran ini diharapkan dapat
digunakan dalam sembilan (9) jam pembelajaran dengan lama waktu
masing-masing 45 menit.
Bab 1 berisi uraian tentang hakikat komunikasi. Tujuan bab ini adalah
untuk membekali peserta dengan pemahaman mengenai pengertian,
unsur-unsur, jenis-jenis dan klasifikasi komunikasi, manfaat dan
kendala komunikasi, serta komunikasi yang efektif.
Bab 2 menguraikan tentang komunikasi verbal. Dalam bab ini dibahas
mengenai pengertian komunikasi verbal, hal-hal yang perlu disimak
ketika berbicara dengan orang lain, deposito yang perlu Anda lakukan
ke dalam rekening emosi, dan akhirnya diketengahkan kaidah
komunikasi.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

Bab 3 membahas komunikasi non-verbal. Dalam bab ini diuraikan

sejumlah gerak tubuh yang perlu diperhatikan ketika berkomunikasi,
seperti kontak mata, ekspresi wajah, gerak tangan, dan konsep ruang
pribadi. Hal-hal yang sifatnya non-verbal ini seolah tidak penting
padahal besarnya pengaruhnya dalam praktik komunikasi.
Bab 4 membahas tentang mendengarkan secara aktif, yang lazim juga
disebut sebagai menyimak. Pertama diuraikan mengenai pengertian
mendengar aktif dan selanjutnya diuraikan cara untuk menyimak atau
mendengar aktif.
Bab 5 atau bab terakhir membahas tentang komunikasi respektif.
Komunikasi respektif berkaitan dengan upaya untuk membangun
hubungan yang baik atas dasar saling menghormati. Dalam bab ini
akan dibahas prinsip-prinsip dan teknik berkomunikasi secara
respektif.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

Bab 1
Hakikat Komunikasi
PENGANTAR
Kemampuan berkomunikasi pada dasarnya merupakan kompetensi
paling penting dalam hidup kita. Kita menghabiskan sebagian besar
waktu sejak bangun di pagi hari untuk berkomunikasi. Itu sebabnya
kita merasa bahwa komunikasi sama mudahnya seperti kita menghela
napas. Komunikasi kita anggap sebagai hal yang otomatis terjadi
begitu saja, sehingga kita tidak memiliki kesadaran untuk
melakukannya dengan efektif. Misalnya, kita jarang secara khusus
belajar bagaimana cara menulis, membaca dengan cepat, berbicara
secara efektif, atau kita bahkan tidak merasa perlu menjadi pendengar
yang baik. Padahal, semua kemampuan itu penting artinya dalam
interaksi kita sebagai mahluk sosial.
Setelah mempelajari bab ini Anda diharapkan dapat menjelaskan
pengertian komunikasi dengan berbagai aspeknya sehingga
kemampuan Anda berkomunikasi akan semakin baik. Pertama-tama
akan dibahas hakikat komunikasi. Kemudian dilanjutkan dengan
uraian tentang unsur-unsur dan jenis-jenis komunikasi. Dalam bab ini
akan dibahas manfaat komunikasi dan kendala dalam berkomunikasi.
Akhirnya akan dikemukakan ciri-ciri komunikasi yang efektif dan
tidak efektif. Semua uraian dirangkaikan secara jelas sehingga
membentuk pemahaman yang utuh.
Materi kegiatan belajar komunikasi dalam Bab ini tidak hanya
membahas hakikat komunikasi sebagai teori, melainkan lebih
ditujukan untuk memahami implementasi pengetahuan berkomunikasi
dalam melaksanakan tugas sebagai abdi negara. Meskipun demikian,
ada baiknya dikemukakan pengertian komunikasi dari berbagai
pendapat yang telah berkembang selama ini untuk mendapat
pemahaman yang lebih baik.
PENGERTIAN KOMUNIKASI

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

Kita sering beranggapan bahwa kita dapat berkomunikasi dengan baik

hanya karena kita memiliki semua sarana melakukan hal itu.
Misalnya, kita merasa punya sarana alamiah yang diberi Tuhan berupa
mulut untuk berbicara, telinga untuk mendengan, atau mata untuk
melihat. Atau kita merasa memiliki sarana artifisial berupa teknologi
untuk menyampaikan pesan/informasi kepada orang lain. Kita akan
mengetahui kemampuan berkomunikasi dengan baik bukan sekadar
memiliki semua fasilitas komunikasi, betapapun canggihnya sarana
itu.
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin, communicatio dan
bersumber dari kata communis yang berarti sama. Maksud sama di
sini maksudnya adalah sama makna. Ada pendapat yang menyatakan
bahwa komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk
memahami pikiran yang disampaikan orang lain. Pendapat lain
mengemukakan bahwa komunikasi adalah proses untuk memadukan
ingatan atau pikiran. Akhirnya ada juga yang berujar bahwa cara
terbaik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab
pertanyaan siapa mengatakan apa; dengan saluran apa; kepada
siapa; dengan pengaruh bagaimana.
Berdasarkan uraian definisi yang telah berkembang selama ini, kita
dapat menyimpulkan bahwa komunikasi pada dasarnya adalah suatu
proses, yaitu proses (kegiatan) penyampaian pesan/informasi dari
seseorang (pengirim) kepada orang lain (penerima) dengan menggunakan cara/teknik/sarana penyampaian pesan/informasi tertentu.
Komunikasi yang efektif hanya terjadi jika pesan/informasi yang
disampaikan telah diterima dan dipahami sesuai dengan yang
diinginkan pengirim pesan/informasi. Nanti kita akan mengetahui
pentingnya balikan dalam proses komunikasi. Bahkan dapat
dikemukakan bahwa tanpa balikan, komunikasi bukanlah suatu
proses.
Konsep komunikasi dapat juga ditelaah dari gagasan mengenai
kesalingtergantungan (interdependency) yang menjelaskan hubungan
antarmanusia. Unsur yang paling penting dalam komunikasi bukan
sekadar pada apa yang kita tulis atau kita katakan, tetapi pada karakter
kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan.
Ketergantungan kita satu sama lain, sangat dipengaruhi oleh
komunikasi.
PROSES DAN UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

Seperti yang telah dikemukakan komunikasi adalah suatu proses

(kegiatan) penyampaian pesan/informasi dari seseorang (sender)
kepada orang lain (receiver) dengan menggunakan cara/teknik/sarana
penyampaian pesan/informasi tertentu. Pada awalnya proses itu
berlangsung sangat sederhana. Dimulai dengan sejumlah ide atau
gagasan yang abstrak dalam pikiran seseorang untuk mencari data
atau menyampaikan pesan/informasi yang kemudian dikemas menjadi
sebentuk pesan yang kemudian disampaikan secara langsung maupun
tidak langsung menggunakan bahasa berbentuk kode visual, kode
suara, atau kode tulisan. Selanjutnya pesan/informasi itu diterima oleh
penerima pesan/informasi yang kemudian menafsirkannya dan
selanjutnya mengirimkan balikan. Proses sederhana ini dapat dilihat
dalam peraga berikut.

Berdasarkan uraian tersebut kita dapat mengidentifikasi lima

komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita
perhatikan. Kelima komponen itu adalah sebagai berikut.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

1.
2.
3.
4.

5.

Pengirim pesan
Pesan yang dikirimkan
Cara mengirimkan pesan
Penerima pesan
Balikan atau feedback.

JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI

Dalam ilmu komunikasi dikenal beberapa jenis komunikasi sebagai
berikut.
Menurut sifat komunikasi dibedakan antara komunikasi pribadi dan
komunikasi umum.
Menurut jumlah yang berkomunikasi dibedakan antara komunikasi perseorangan dan komunikasi kelompok
Menurut cara penyampaian dibedakan antara komunikasi lisan
(langsung dan tidak langsung dan komunikasi tulisan (dalam bentuk
gambar, surat, blanko, dan naskah )
Menurut maksud komunikasi dibedakan antara memberi perintah,
ceramah, memberi nasihat, saran, pidato, dan wawancara
Menurut kelangsungannya dibedakan antara komunikasi langsung
dan komunikasi tidak langsung.
Menurut perilaku dibedakan antara komunikasi formal dan
komunikasi informal
Menurut ruang lingkup dibedakan antara komunikasi internal dan
komunikasi eksternal.
Dari segi formal tidaknya komunikasii. Dari segi ini terdapat
Komunikasi formal, komunikasi non-formal, dan komunikasi
informal. Komunikasi formal adalah komunikasi resmi, atau disebut
juga komunikasi kedinasan, karena dilakukan di dalam atau
antarlembaga lembaga formal melalui jalur lini komando
berdasasarkan struktur organisasi. Komunikasi non-formal adalah
komunikasi yang tidak resmi, yang kemungkinan masih berhubungan
dengan pekerjaan sekalipun tidak resmi. Komunikasi ini, sekalipun
masih berkaitan dengan pekerjaan, tetapi tidak formal. Para aktor
berperan dalam kapasitas keorganisasi, tetapi berlangsung dalam
suasana non-formal. Akhirnya komunikasi informal atau gosif adalah
komunikasi di antara orang-orang yang bekerja dalam suatu
KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

organisasi, tetapi tidak terstruktur dalam tatanan organisasi formal.

Komunikasi ini lebih bersifat pribadi Fungsi komunikasi informal
selain untuk memelihara hubungan sosial dalam dan antarkelompok
informal, juga dapat berfungsi sebagai katup pelepasan keluhan
tentang apa saja.
Selain itu, komunikasi juga dapat ditinjau dari cara berbicara. Dalam
komunikasi ini dapat diidentifikasi beberapa jenis sebagai berikut.
Dari segi jarak Komunikasi berbicara langsung dan berbicara tidak
langsung.
Dari segi sarana/saluran/ media yang digunakan Komunikasi
berbicara dapat melalui surat, telepon (SLJJ dan SLI), melalui radio,
televisi, posel (pos elektrik) melalui internet, sandi, short message
system (sms), dan lain-lain
Dari segi tujuan Komunikasi berbicara dalam berbagai bentuk
pertemuan, apakah seminar, semiloka, diskusi panel, rapat kerja,
santiaji, kampanye, konferensi, pelatihan (sebagai pelatih atau peserta
pelatihan), wawancara, dan lain-lain. Dari segi tujuan ini dapat
dibedakan adanya pemberian informasi, pengumpulan informasi,
pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan penjualan
informasi.
Dari segi kedinasan Komunikasi yang membicara-kan soal kedinasan
(antara sesama rekan kerja, dengan atasan, atau dengan bawahan)
Dari segi bahasa yang digunakan Komunikasi dengan berbicara
melalui bahasa lisan/dengan ucapan kata-kata atau kalimat yang
diutarakan dan diperjelas dengan tinggi rendahnya nada suara.
Dari segi lawan berbicara Komunikasi dengan berbicara satu orang
dengan satu orang lainnya atau satu orang dengan banyak orang.
Dari segi hierarki Dari segi hierarki kita mengenal komunikasi ke
bawah, komunikasi ke atas, dan komunikasi horizontal. Komunikasi
ke bawah adalah komunikasi yang turun dari satu level ke level yang
lebih rendah. Komunikasi ke atas adalah komunikasi bawahan dengan
atasan. Komunikasi horizontal atau komunikasi lateral, yaitu
komunikasi di antara teman sekerja atau komunikasi yang terjadi di
antara bagian/divisi, pimpinan dengan pimpinan, bawahan dengan
bawahan, sesama orang tua, atau sesama anak muda.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

MANFAAT KOMUNIKASI
Manusia adalah mahluk sosial dan menjadi seperti itu karena kita
berkomunikasi satu sama lain. Meskipun kebisaan berkomunikasi
adalah bakat alami, tetapi kemampuan berkomunikasi dengan baik
telah terbukti dapat mengangkat harkat dan martabat seseorang. Orang
yang prestasi akademiknya tidak begitu menonjol, tetapi mampu
bekomunikasi dengan baik, kemungkinan besar lebih berhasil
membina hubungan yang baik di tempat kerja.
Berkomunikasi dengan baik sama halnya dengan menjual gagasan
dengan baik. Komunikasi membuat manusia dapat menyampaikan isi
hatinya dan menjalin komunikasi perasaan. Tidak dapat dibayangkan
apa jadinya jika manusia tidak dapat berkomunikasi. Betapapun
cerdasnya seseorang secara intelektual, jika ia tidak mampu
mengomunikasikannya, maka kecerdasannya itu akan sia sia.
Kecerdasan Einstein tidak akan ada manfaatnya jika ia tidak
mengomunikasikan temuan-temuannya. Sama halnya dengan sebuah
produk yang sebenarnya sangat bagus, yang tidak akan terjual tanpa
dikomunikasikan dengan baik (dipasarkan).
Demikian juga halnya, karier seseorang tidak akan berkembang dalam
organisasi, publik atau swasta, tanpa berbekal kemampuan
berkomunikasi. Apakah Anda sedang mempersiapkan presentasi,
laporan kepada atasan, pengarahan kepada bawahan, atau melatih
sebuah tim kerja; kemampuan Anda berkomunikasi akan menentukan
keberhasilan Anda dalam semua kegiatan itu. Pegawai yang tidak
terlalu pintar, tetapi dapat berkomunikasi dengan baik, kemungkinan
besar akan memiliki karier lebih baik dibandingkan dengan mitranya
yang sangat pintar tetapi tidak dapat berkomunikasi dengan efektif.
Dengan demikian, komunikasi adalah inti interaksi sosial, baik di
dalam maupun di luar organisasi, dan produktivitas interaksi itu hanya
akan tercapai jika pihak-pihak yang berinteraksi dapat berkomunikasi
dengan baik.
KENDALA DAN KELANCARAN BERKOMUNIKASI
Kendala Berkomunikasi

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

Dalam praktik berkomunikasi biasanya seseorang akan menghadapi

berbagai macam hambatan yang jika tidak dapat ditanggulangi secara
tepat akan membuat proses komunikasi menjadi sia-sia karena pesan
tidak tersampaikan dengan tepat. Pesan yang dikirimkan terkendala
oleh apa yang disebut dengan distorsi (penyimpangan atau gangguan).
Dari sudut pengirim pesan distorsi
ketidakmampuannya dalam hal-hal berikut.

dapat

terjadi

karena

Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak tepat.

Seorang pedagang makanan yang hanya lulusan SMP tentunya
akan kesulitan memahami pembicaraan seorang sarjana teknik
yang menggunakan jargon (istilah khusus) tekniknya.

Tidak memahami fokus pembicaraan yang ingin

didengar. Sekelompok remaja SMA kemungkinan besar tidak
tertarik pada pembicaraan mengenai cara merawat kulit di usia
senja yang disampaikan seorang ibu rumah tangga.

Tidak memahami latar belakang sosial para

pendengarnya. Sekelompok petani di desa tentunya tidak mengerti
dan tidak tertarik pada pembicaraan seorang pialang mengenai
perdagangan saham.

Tidak memahami nilai-nilai yang diyakini pendengar.

Misalnya, sangat sulit mengubah persepsi seseorang atau
sekelompok orang mengenai kebiasaan atau tradisi tertentu
walaupun didukung "bukti-bukti dan alasan yang kuat dan benar.

Perspektif seseorang atas apa yang didengar, dilihat, atau dipahami

terbentuk oleh latar belakang budaya, keluarga, pendidikan, dan
pengalaman pribadinya. Oleh karena itu, sangat bijak jika seorang
dapat mengomunikasikan pikirannya dengan baik (benar dan tepat)
dengan fleksibilitas yang tinggi (kemampuan yang sangat luwes)
sesuai takaran yang proporsional (sesuai pada orang lain dan sesuai
dengan diri sendiri).
Kelancaran Berkomunikasi
Kelancaran berkomunikasi bagi setiap orang berbeda-beda. Hal ini
dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti pengetahun, pengalaman,
kecerdasan, psikologis, dan biologis. Penjelasannya dapat diuraikan
sebagai berikut.
Faktor pengetahuan. Makin luas pengetahuan yang dimiliki
seseorang, maka makin banyak perbendaharaan kata yang dapat
memberikan dorongan bagi yang bersangkutan untuk berbicara lebih
KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

10

lancar. Orang yang berpenge-tahuan luas akan dengan mudah

menemukan hal-hal yang pantas dibincangkan.
Faktor pengalaman. Makin banyak pengalaman yang dimiliki
seseorang, makin terbiasa ia menghadapi sesuatu. Orang yang sering
menghadapi sekelompok orang atau berbicara di muka umum, akan
lancar berbicara dalam keadaan apapun dan dengan siapapun,
dibandingkan dengan orang yang belum berpengalaman dalam hal itu,
jarang, atau tidak pernah berorganisasi.
Faktor kecerdasan. Kecerdasan seseorang sangat memengaruhi
kemampuan menyam-paikan pikiran atau perasaan. Faktor intelegensi
yang rendah, biasanya memengaruhi seseorang dalam berbicara. Hal
ini umumnya karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata
dan bahasa yang baik. Cara berbicaranya terputusputus, bahkan
antara kata yang satu dengan lainnya tidak atau kurang berhubungan.
Faktor psikologis. Mereka yang pemalu atau kurang PD, berbicara
dengan penuh keraguan atau bisa jadi gagap karena tidak biasa
berbicara dengan orang lain atau kurang bergaul. Dapat terjadi orangorang yang tingkat percaya dirinya sangat rendah sama sekali tidak
mampu mengucap sepatah kata pun, seolah-olah lidahnya kelu.
Sebaliknya terjadi dengan orang yang tingkat percaya dirinnya tinggi
dan gampang bergaul yang dengan mudah berbicara tanpa ragu-ragu.
Faktor biologis. Keadaan organ berbicara dapat menimbulkan
berbagai kelainan seperti yang berikut.
Sulit mengucapkan kata desis, karena ada
kelainan pada rahang, bibir, atau gigi.

Berbicara tidak jelas, yang disebabkan oleh bibir

(sumbing) atau rahang lidah tidak aktif.

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Komunikasi yang efektif terjadi jika terwujud kesamaan makna atas
pesan/informasi di antara pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proses
komunikasi.Kaidah ini berlaku dalam semua bentuk atau jenis
komunikasi.
Ciri-ciri Komunikasi yang Efektif

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

11

Langsung ke inti persoalan, tidak ragu menyampaikan

pesan.

Asertif, yang artinya tegas sekalipun jauh dari kesan

keras atau mendikte.
Bersahabat.
Isi pesan jelas dan mudah dipahami.
Terbuka, tidak ada pesan dan makna yang tersembunyi.
Dapat berlangsung secara lisan atau tulisan..
Dua arah (seimbang antara berbicara dan mendengarkan).
Responsif (memperhatikan keperluan dan pandang-an
orang lain).
Nyambung (menafsirkan pesan dan kebutuhan orang
lain dengan tepat).
Jujur dalam pengungkapan gagasan, perasaan, atau
kebutuhan yang sesungguhnya.

Ciri-ciri komunikasi yang Tidak Efektif

Tidak langsung (bertele-tele), tidak mengatakan

maksud dan tujuan secara jelas.
Pasif (malu-malu, tertutup).
Antagonistis (marah-marah, agresif, atau bernada
kebencian).
Kabur (pesan atau maksud yang disampaikan
tidak jelas dan memerlukan penafsiran).
Tidak terbuka (maksud yang sesungguhnya tidak
pernah diungkapkan secara terus terang).
Tidak secara lisan (pesan disampaikan melalui
bahasa tubuh, bukan dengan kata-kata).
Satu arah (lebih banyak berbicara daripada
mendengarkan).
Tidak responsif (sedikit/atau tidak ada minat
terhadap pandangan atau kepentingan orang lain).
Tidak nyambung (tanggapan dan kebutuhan orang
lain disalahartikan atau disalahtafsirkan).
Tidak jujur (perasaan, gagasan, atau keputusan
diungkapkan dengan berbohong).

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

12

RANGKUMAN
Dalam Bab ini telah dibahas hal-hal berikut.
1. Komunikasi memainkan peran penting dalam interaksi manusia.
Manusi adalah mahluk sosial dan menjadi mahluk seperti itu
karena adanya komunikasi.
2. Komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyempaian pesan
dari pengirim kepada penerima pesan dengan menggunakan caracara tertentu.
3. Pesan/informasi disampaikan melalui suatu media atau saluran
baik secara langsung (tatap muka) maupun tidak langsung.
4. Komunikasi yang efektif terjadi jika baik pengirim atau penerima
memiliki persepsi yang sama atau pesan/informasi tersebut.
5. Penerima pesan/informasi memberikan balikan atau tanggapan
atas pesan yang dikirimkan kepadanya; apakah ia memahami
pesan/ informasi yang dimaksud oleh pengirim atau tidak.
6. Balikan adalah salah satu unsur komunikasi yang penting. Adanya
balikan membuat komunikasi menjadi suatu proses.
7. Jenis komunikasi dapat diklasifikasikan menurut sifat komunikasi,
jumlah orang yang berkomunikasi, cara penyampaian, tujuan,
langsung dan tidak langsung, perilaku, dan ruang lingkup.
8. Kelancaran berkomunikasi lisan dipengaruhi oleh faktor
pengetahuan, pengalaman, kecerdasan, psikologis, dan biologis.
9. Ciri-ciri komunikasi yang efektif antara lain langsung ke inti
persoalan, tidak ragu menyampaikan pesan, asertif dan tidak
mendikte, bersahabat, isi pesn jelas dan mudah dipahami, tidak ada
pesan dan makna yang tersembunyi, dan dua arah. Ciri-ciri
komunikasi yang tidak efektif dapat dikatakan kebalikan dari
semua ciri komunikasi yang efektif.
LATIHAN
1. Komunikasi merupakan kebutuhan umat manusia. Jelaskan makna
pernyataan tersebut.
2. Jelaskan faktor-faktor yang memengaruhi keefek-tifan komunikasi
3. Jelaskan ciri ciri komunikasi yang efektif
4. Jelaskan sedikitnya lima hal yang menghambat terjadinya komunikasi yang efektif
5. Jelaskan manfaat komunikasi dalam suatu organisasi.
6. Jelaskan mengapa tanpa balikan, komunikasi tidak dapat dikatakan
sebagai proses.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

13

7. Menurut pendapat Saudara kenapa dikatakan tidak ada putus

komunikasi. Apa peran komunikasi non-verbal dalam hal ini?
8. Uraikan pengalaman Saudara ketika berkomuni-kasi secara efektif
dan tidak efektif.
9. Dalam pengalaman Saudara, jelaskan peranan jalur komunikasi
informal dalam organisasi Saudara.

Bab 2
Komunikasi Verbal
PENGANTAR
Komunikasi verbal sangat penting dalam interaksi manusia. Dapat
dikatakan hampir semua interaksi dilakukan secara verbal, apakah
secara langsung (tatap muka) atau tidak langsung, seperti pembicaraan
melalui telepon. Ada komunikasi verbal yang dilakukan secara
spontan, seperti ketika kita bertemu seseorang apakah dikenal atau
tidak di tempat tertentu. Ada pula komunikasi verbal yang
direncanakan, seperti ketika kita berencana mengutarakan maksud
tertentu yang penting kepada seseorang. Apapun situasi yang Anda
hadapi, Anda ingin komunikasi verbal Anda berlangsung dengan baik.
Apapun bentuk komunikasi yang kita lakukan, semuanya berpotensi
terkendala oleh hambatan tertentu. Begitu juga halnya dengan
komunikasi verbal yang dilakukan. Pesan yang kita sampaikan
kemungkinan tidak dipahami dengan baik. Atau andaipun dipahami
tetapi menimbulkan reaksi (balikan) yang tidak kita harapkan. Itu
sebabnya kita perlu menghindari hal-hal yang dapat menghambat
komunikasi kita.
Dalam Bab ini, Anda akan mempelajari komunikasi verbal sebagai inti
komunikasi. Anda akan lebih memahami bagaimana melakukan
komunikasi verbal untuk menghasilkan komunikasi yang efektif.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

14

Pertama, memualai percakapan dengan menyampai-kan pesan. Kedua,

mengendalikan kualitas suara ketika berbicara.
Setelah mempelajari bahasan ini Anda diharapkan dapat memahami
aspek-aspek yang terkandung dalam komunikasi verbal. Dengan
pemahaman yang lebih baik, komunikasi Anda secara verbal akan
membuahkan hal-hal yang produktif.
MEMAHAMI KOMUNIKASI VERBAL
Kepribadian seseorang tampak ketika dalam suatu pertemuan ia
mampu menempatkan diri dalam kelompok, memperkenalkan diri,
dan kemudian memulai pembicaraan atau melibatkan diri dalam suatu
percakapan. Mungkin Anda pernah mengalami suatu suasana yang
kurang nyaman ketika menghadiri suatu pertemuan, dan tidak seorang
pun yang hadir yang Anda kenal. Keadaan seperti itu tentu tidak Anda
harapkan, tetapi hal ini sering dan kemungkinan akan terus kita
hadapi. Bab ini dapat membantu Anda menghilangkan ketidaknyamanan tersebut dan membuat Anda percaya diri, karena Anda akan
mampu melakukan percakapan dengan nyaman dan dapat dipahami
orang lain. Pertanyaannya adalah apa yang harus Anda perhatikan?
Kualitas Suara
Pertama-tama adalah nada suara ketika berbicara. Kesan pertama
lawan bicara biasanya muncul pada saat Anda menyampaikan pesan
pertama dengan cara berjabat tangan, memperkenalkan diri, dan
menatap lawan bicara. Cara berbicara mengonotasikan perasaan atau
nilai tentang apa yang hendak dikatakan seseorang. Nada suara yang
tegas menunjukkan kondisi stabil dan tenang, sebaliknya nada suara
yang monoton, sumbang, dan bernada sangat tinggi mencerminkan
kondisi pembicara yang kurang nyaman, dan dapat dikonotasikan oleh
pendengarnya sebagai suatu ketidaknyamanan. Oleh sebab itu,
berbicaralah dengan tenang dan hindari suara yang terlalu cepat atau
terlalu lambat.
Ucapan yang jelas disertai tatapan mata yang ramah akan
menimbulkan respek positif dari lawan bicara. Hindari suara sengau
atau suara hidung (kecuali terpaksa karena kondisi biologis) dan
berlatihlah mendengarkan suara Anda sendiri melalui perekam suara.
Sangat baik apabila berlatih berbicara dengan mulut dibuka wajar
serta intonasi dan kecepatan yang sedang.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

15

Penyampaian Pesan
Unsur yang paling penting dalam komunikasi bukan sekedar pada apa
yang kita tulis atau kita katakan, tetapi pada karakter kita dan
bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Dalam
konteks ini terdapat apa yang diacu sebagai konsep kesalingtergantungan (interdependency) untuk menjelaskan hubungan
antarmanusia.
Jika kata-kata ataupun tulisan kita dibangun dari teknik hubungan
manusia yang dangkal (etika kepribadian) dan bukan dari diri kita
yang paling dalam (etika karakter), maka orang lain akan melihat atau
membaca sikap kita. Oleh karena itu, syarat utama dalam komunikasi
efektif adalah karakter yang kokoh yang dibangun dari fondasi
integritas pribadi yang kuat.
Dalam melakukan komunikasi verbal, kita dapat menggunakan
analogi sistem dari cara bekerjanya sebuah bank. Jika kita
mendepositokan kepercayaan kita, ini akan tergambar dalam perasaan
aman yang kita miliki ketika kita berhubungan dengan orang lain. Jika
saya membuat deposito di dalam rekening bank emosi dengan Anda
melalui integritas, yaitu sopan santun, kebaikan hati, kejujuran, dan
memenuhi setiap komitmen saya, berarti saya menambah cadangan
kepercayaan Anda terhadap saya. Kepercayaan Anda menjadi lebih
tinggi, dan dalam kondisi tertentu, jika seandainya saya melakukan
kesalahan berkomunikasi, Anda masih dapat memahami dan
memaafkan saya, karena anda mempercayai saya. Ketika kepercayaan
semakin tinggi, komunikasi pun akan mudah, cepat, dan efektif.
Ada beberapa deposito utama yang dapat menambah rekening bank
emosi dalam hubungan kita dengan orang lain.
1.

Berusaha benar-benar memahami orang lain. Ini adalah

dasar dari apa yang disebut komunikasi empatik. Ketika kita
berkomunikasi dengan orang lain, kita biasanya berkomunikasi
dalam salah satu dari lima perilaku berikut.
Kita mungkin mengabaikan orang itu dan tidak
ingin memba-ngun hubungan yang baik.

Kita mungkin berpura-pura.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

16

Kita mungkin secara selektif berkomunikasi pada

saat kita memerlukannya

Kita membangun komunikasi yang atentif (penuh

perhatian) tetapi tidak benar-benar berasal dari dalam diri kita.

Bentuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi

empatik, yaitu melakukan komunikasi untuk terlebih dahulu
mengerti orang lain--memahami karakter dan maksud/tujuan
atau peran orang lain. Untuk itu sangat ditekankan pentingnya
memelihara sopan santun dalam suatu hubungan komunikasi
verbal.

2.

Memenuhi komitmen atau janji. Hal ini laiknya deposito

besar. Apapun yang telah disepakati ketika berkomunikasi jangan
sekali kali diingkari. Melanggar janji adalah seumpama penarikan
deposito yang besar.
3.
Menjelaskan harapan. Hampir semua kesulitan dalam
hubungan komunikasi berakar di dalam harapan yang bertentangan
atau berbeda dari kenyataan.. Harapan harus dinyatakan secara
eksplisit oleh pihak-pihak yang berkomunikasi.
4.

Meminta maaf dengan tulus. Meminta maaflah dengan tulus

ketika Anda membuat kekeliruan dalam pernyataan, tidak menepati
janji, atau menyebabkan orang lain salah persepsi. Artinya,
tunjukkanlah integritas pribadi. Integritas pribadi menghasilkan
kepercayaan dan merupakan dasar dari banyak jenis deposito yang
berbeda. Integritas merupakan dasar utama dalam membangun
komunikasi yang efektif. Hal ini karena idak ada persahabatan atau
kerja tim tanpa adanya kepercayaan, dan tidak pula akan ada
kepercayaan tanpa ada integritas. Integritas mencakup hal-hal yang
lebih dari sekadar kejujuran. Kejujuran mengatakan kebenaran atau
menyesuaikan kata-kata kita dengan realitas. Integritas adalah
menyesuaikan realitas dengan kata-kata kita. Integritas bersifat
aktif, sedangkan kejujuran bersifat pasif.

KAIDAH KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Setelah kita memiliki fondasi utama dalam membangun komunikasi
yang efektif umumnya, maka hal berikut adalah kita perlu
memperhatikan lima kaidah komunikasi yang efektif yang telah
dikembangkan dan dirangkum dalam satu kata yang mencerminkan
esensi dari komunikasi itu sendiri, yaitu REACH, yang secara harfiah

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

17

berarti menjangkau, mencapai, merengkuh, atau meraih.

Sesungguhnya komunikasi pada dasarnya adalah upaya bagaimana
kita meraih perhatian, kasih sayang, minat, kepedulian, simpati,
tanggapan, atau respon positif dari orang lain. Perhatikan kaidah
komunikasi berikut yang akan memengaruhi Anda berkomunkasi dan
pada gilirannya karier Anda dalam organisasi.
Kaidah 1 : Respect (hormat)
Kaidah pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif
adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan
yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan
kaidah pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Perlu
diingat bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap
penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang,
lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan
seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap
saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun
kerja sama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan
efektifitas kinerja kita, baik sebagai individu maupun secara
keseluruhan sebagai sebuah tim.
Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie, rahasia
terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan
dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur
dan tulus. Seorang ahli psikologi lain yang sangat terkenal William
James juga mengatakan bahwa prinsip paling dalam pada sifat dasar
manusia adalah kebutuhan untuk dihargai. Carnegie mengatakan ini
sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa
ditunda atau tidak harus dipenuhi) yang harus dipenuhi. Ini adalah
suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan. Lebih jauh Carnegie
mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan
hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.
Charles Schwab, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan
Amerika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun,
mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah
kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain.
Cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain
melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang
tulus.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

18

Kaidah 2 : Empathy (empati)

Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada
situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat
utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk
mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau
dimengerti orang lain. Bahkan kemampuan untuk mendengarkan telah
diidentifikasi sebagai salah satu dari tujuh kebiasaan manusia yang
sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru
dimengerti. Inilah yang disebutnya dengan komunikasi empatik.
Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita
dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan
dalam membangun kerja sama atau sinergi dengan orang lain.
Rasa empati akan membuat kita dapat menyampaikan pesan dengan
cara dan sikap yang akan memudahkan orang menerima pesan kita.
Itu sebabnya dalam bidang pemasaran memahami perilaku konsumen
merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka
kita dapat bersikap empati dengan apa yang menjadi kebutuhan,
keinginan, minat, harapan, dan kesenangan konsumen. Demikian
halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi
dalam membangun kerja sama tim. Kita perlu saling memahami dan
mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan
menimbulkan hormat, dan rasa hormat ini akan membangun
kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun kerja
tim. Oleh sebab itu, sebelum kita membangun komunikasi atau
mengirimkan pesan, kita perlu memahami dengan empati calon
penerima pesan kita. Dengan cara ini, pesan kita dapat diharapkan
akan sampai tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari
penerima.
Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap
perseptif atau siap menerima masukan ataupun balikan apapun dengan
sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau
mendengarkan saran, apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari
komunikasi adalah proses dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan
efektif manakala tidak ada balikan yang merupakan arus balik dari
penerima pesan. Oleh karena itu, dalam kegiatan komunikasi
pemasaran, misalnya, diperlukan kemampuan untuk mendengar dan
menangkap balikan dari audiens atau penerima pesan.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

19

Kaidah 3: Audible (dapat didengar dan dipahami)

Makna dari audible antara lain dapat didengarkan atau dimengerti
dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu
ataupun mampu menerima balikan dengan baik, maka audible berarti
pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.
Kaidah ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui
saluran tertentu sehingga dapat diterima dengan baik oleh penerima
pesan. Kaidah ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan
berbagai cara atau alat bantu audio-visual yang akan membantu kita
agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam
komunikasi pribadi hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan
cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.
Kaidah 4: Clear (jelas)
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka kaidah
keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu
sendiri. Hal ini agar tidak menimbulkan tafsiran yang berlainan.
Kaidah paling utama dalam menyiapkan korespondensi di setiap
tingkat pemerintahan adalah kejelasan pesan. Tidak boleh terjadi multi
tafsir. Kesalahan penafsiran pesan dapat menimbulkan berbagai
dampak yang tidak sederhana.
Kejelasan dapat pula berarti keterbukaan. Dalam berkomunikasi kita
perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau
disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya dari
penerima pesan. Tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga
dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme
kelompok atau tim kita.
Kaidah 5: Humble (rendah hati)
Kaidah kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah
sikap rendah hati. Sikap ini terkait dengan kaidah pertama untuk
membangun rasa menghargai orang lain, yang biasanya didasari oleh
sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap rendah hati pada intinya
antara lain sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik,
tidak sombong, dan tidak memandang rendah orang lain, berani
mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh
pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.
KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

20

Karakter Anda dapat diindikasikan dari cara Anda memperlakukan

orang yang Anda pandang tidak bermanfaat bagi Anda atau orangorang yang tidak berdaya. Berkomunikasi dengan seseorang dapat
mencirikan karakter Anda itu dan sayangnya hal ini sangat sukar
diubah, kecuali Anda benar-benar bertekad mengubahnya. Dengan
kata lain, hindari sikap tinggi hati yang mengesankan Anda angkuh.
Berfokuslah pada orang yang kita ajak berbicara. Hindari kesan terlalu
memonopoli pembicaraan dengan hal-hal yang penting bagi diri Anda
sendiri. Jangan lupa, orang sangat suka diperhatikan karena dengan
demikian mereka merasa dihargai.
Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima kaidah pokok
komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang
komunikator yang andal. Pada gilirannya hal itu dapat membangun
jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan
Inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling
menguntungkan dan saling menguatkan.
RANGKUMAN
1. Komunikasi verbal sangat penting dalam interaksi manusia.
Hampir semua interaksi dilakukan secara verbal, apakah secara
langsung (tatap muka) atau tidak langsung.
2. Ada dua hal penting ketika kita berkomunikasi secara verbal
Pertama Anda perlu memperhatikan tekanan suara dan
penyampaian pesan itu sendiri.
3. Dalam melakukan komunikasi verbal, kita bisa menggunakan
analogi sistem dari cara bekerjanya sebuah bank. Ada beberapa
deposito utama yang dapat menambah rekening bank emosi dalam
hubungan kita dengan orang lain, yaitu berusaha benar-benar
mengerti orang lain, membangun komunikasi yang atentif
Memenuhi komitmen atau janji, menjelaskan harapan, dan
meminta maaf dengan tulus
4. Perlu diperhatikan lima kaidah komunikasi yang efektif yang
dirangkum dan mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri,
yaitu REACH, yang secara harfiah berarti menjangkau, mencapai,
merengkuh, atau meraih. Kelima kaidah itu adalah respect
(hormat), emphaty (empati), audible (dapat didengar dan
dipahami), clear (jelas), dan humble (hendah hati).

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

21

LATIHAN
1. Jelaskan empat tingkah manusia dalam berkomuni-kasi verbal.
2. Jelaskan cara menunjukkan integritas pribadi dalam berkomunikasi.
3. Uraikan makna yang terkandung dalam kaidah komunikasi yang
efektif yang disingkat REACH.
4. Jelaskan pernyataan bahwa
menunjukkan karakter kita.

cara

kita

berkomuni-kasi

5. Uraikan pengalaman Saudara ketika berkomuni-kasi dengan orang

lain yang menurut Anda tinggi hati dan Anda tidak dapat mengelak
dari situasi itu. Bagaimana reaksi Anda? Apa yang Anda lakukan?

Bab 3
Komunikasi Non-Verbal
PENGANTAR
Telah dikemukakan bahwa sebagai makluk sosial komunikasi
merupakan hal yang paling vital dalam interaksi antarmanusia. Juga
telah dikemukakan bahwa komunikasi dapat kita pandang sebagai
berbagi pikiran atau informasi. Segala bentuk aktivitas yang dilakukan
oleh seseorang dengan tujuan menyampaikan pesannya pada orang
lain dan pesan itu diterima sesuai dengan makna yang kita
maksudkannya merupakan tujuan komunikasi. Jika pesan yang kita
maksudkan tersebut tidak sesuai dengan penangkapan lawan bicara
kita, maka terjadilah apa yang disebut dengan mis-komunikasi. Oleh
sebab itu, komunikasi yang efektif membutuhkan kejernihan dan
kelengkapan pesan, ekspresi wajah, kontak mata, postur tubuh, dan
penampilan fisik yang konsisten satu sama lain.
Orang-orang sering mengomunikasikan perasaan
mereka dengan isyarat non-verbal Kita cenderung

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

22

menyampaikan isyarat tentang perasaan kita dengan

hal-hal yang kita lakukan bukan dengan kata-kata. Ini
disebut sebagai komunikasi nonverbal. Anda akan lebih
efektif berkomunikasi jika memahami komunikasi
nonverbal yang sering diungkapkan melalui bahasa
simbol seperti tanda petunjuk, tanda larangan, suara
bel atau lonceng, dan simbol status. Atau yang
disampaikan melalui bahasa tubuh seperti ekspresi
wajah, gerak-gerik, dan berbagai isyarat lainnya.
Setelah mempelajari Bab ini Anda diharapkan dapat memahami
komunikasi non-verbal secara efektif dan mempraktikkan pemahaman
Anda itu dengan sebaik-baiknya. Kemampuan Anda berkomunikasi
akan sangat terkendala jika tidak memahami isyarat non-verbal.
ISYARAT NON-VERBAL
Komunikasi nonverbal dalam organisasi dapat dilihat
dengan banyak cara. Perhatikan beberapa contoh
berikut.
Waktu. Salah satu cara untuk mengetahui penting
tidaknya seseorang dalam situasi tertentu adalah
dengan melihat berapa lama ia harus menunggu
orang lain. Jika Anda disuruh menunggu agak lama,
Anda mungkin tidak dipandang sangat penting.
Ruang. Pada waktu kita memasuki ruang kerja
seseorang, kita menerima isyarat tentang siapa dan
seberapa penting orang bersangkutan. Kantor
pribadi, meja besar, panel kayu, lukisan indah, atau
sekretaris pribadi--semuanya menunjukkan kadar
penting seseorang.
Pakaian.
Hanya
dengan
melihat
seseorang
berpakaian kita "dapat" menggolongkan orang itu.
Apakah pakaiannya menunjukkan ia pimpinan atau
karyawan biasa?
Tampilan fisik. Panjang rambut, postur tubuh, dan
tampilan lainnya mengirim isyarat (apakah salah
atau benar) tentang kepribadian, status, dan bahkan
mungkin
kecenderungan
kepemihakan
kepada

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

23

organisasi politik tertentu.

Gelar atau pekerjaan. Reaksi kita terhadap
seseorang dapat sangat dipengaruhi oleh gelar atau
jabatan yang mereka miliki. Misalnya, doktor, dokter,
pengacara, akuntan, anggota DPRD, camat, petani,
atau tukang sapu.
MEMAKNAI KOMUNIKASI NON-VERBAL
Bagaimana membangun sebuah komunikasi efektif tidak terlepas dari
kemampuan seseorang memahami isyarat non-verbal. Berikut
beberapa hal yang sebaiknya dipertimbangkan untuk memahami
komunikasi non-verbal.
Kontak Mata
Hal pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah
menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah
pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk
menciptakan kesan baik pada lawan bicara. Namun, ada kalanya
lawan bicara Anda tak melakukan kontak mata, sehingga Anda merasa
diabaikan. Asumsi Anda ini mungkin benar, tetapi Anda perlu
menggali penyebab yang sesungguhnya.Kemungkinan seseorang tidak
melakukan kontak mata dengan lawan bicara adalah disebabkan rasa
malu, rasa bersalah, merasa takut, atau merasa tidak suka berbicara
dengan lawan bicaranya. Beberapa kemungkinan ini harus dipikirkan
secara arif agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dengan lawan
bicara Anda.
Ekspresi Wajah
Wajah merupakan cermin kepribadian seseorang. Ekspresi wajah
mengungkapkan pikiran yang sedang melintas pada diri seseorang.
Sebagai contoh: sebuah senyum mengungkap keramahtamahan dan
kasih-sayang; Mengangkat alis mata menunjukan ekpresi heran.
Mengernyitkan dahi menunjukkan kesan takut atau gelisah. Semua
emosi dan berbagai macam tingkah manusia diekspresikan dalam
emosi yang berbeda yang tergambar di wajah. Jadi, saat melakukan
komunikasi perhatikanlah ekspresi lawan bicara Anda. Meskipun
kadang kadang terjadi manipulasi terhadap ekspressi wajah, tetapi

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

24

secara keseluruhan dapat dikenali apakah seseorang memang

menunjukkan sikap positif terhadap Anda atau tidak.
Berjabatan Tangan
Berjabatan tangan atau bersalaman sudah merupakan kebiasaan untuk
menghormat, baik bagi laki-laki maupun perempuan.Ulurkan tangan
Anda dengan cepat, ayunkan dengan pasti, dan genggaman tangan
cukup keras, tetapi tidak boleh terlalu keras sehingga menyakitkan. Ini
menunjukkan rasa percaya diri dan keyakinan Anda. Ayunan tangan
dan jabatan tangan yang hangat merupakan komunikasi verbal yang
mudah ditangkap.
Bahasa Tubuh
Setiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dan
konsisten dengan isi pesan Anda. Misalnya, akan terlihat aneh jika
Anda menceritakan peristiwa menyedihkan dengan tertawa-tawa. Atau
sebaliknya. Gerak tubuh Anda dapat menjadi pelengkap efektif yang
dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal. Sebagai contoh,
menundukkan kepala menunjukkan penyelesaian pernyataan dan
mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan. Terlalu sering
menggerakan bagian tubuh mengungkapkan sedang bergegas atau
kebingungan.
Bahasa tubuh yang kita perlihatkan dapat menimbulkan persepsi yang
tepat dan dapat juga keliru. Ini terjadi jika yang bahasa tubuh itu tidak
menunjukkan isyarat yang sudah lazim. Di sinilah arti penting
konsistensi pesan kita dengan isyarat tubuh yang kita peragakan.
Berikut ini adalah contoh bahasa tubuh yang lazim dikenal sebagai
makna tindakan atau sikap seseorang. Anda perlu mempelajarinya
untuk membantu Anda memahami komunikasi non-verbal dari orang
yang sedang Anda hadapi.
No
Bahasa Tubuh
1 Berdiri tegap dan lurus
2. Berdiri seperti kecapekan
dengan kepala menunduk
3 Menggunakan gerakan
badan secara bebas
4. Menggunakan gerakan
badan secara terbatas

No
1
2

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

3
4

Makna
Ekstrovert, memandang diri sehat
Introvert, tidak merasa nyaman
dengan situasi
Terbuka, berpandangan maju dan
luas, percaya kepada diri sendiri
Malu, tidak mampu memiliki
kepastian dan sifat tertutup

25

No
Bahasa Tubuh
5 Tetap menyendri dan
menjaga jarak
6 Condong ke arah posisi
yang dapat didekati,
sedikit maju
7 Duduk gelisah, sering
melihat ke arah jam
8

No
5

Menunduk sambil
menjawab pertanyaan,
tidak melakukan kontak
mata

Makna
Cenderung penyendiri, mungkin
karena malu atau tertekan.
Ingin meninggalkan tempatnya dan
sikap diikut sertakan dalam
percakapan
Ingin mengakhiri percakapan, ada
acara yang mendesak harus
dilakukan
Kesal, atau malu, bisa juga karena
tidak berani

Ruang pribadi
Anda sedang bertamu ataupun sedang berada di ruang pribadi
pimpinan. Kedatangan Anda ke situ tentulah dengan maksud tertentu.
Dalam hal ini, Anda perlu memperhatikan beberapa isyarat yang
tampak di ruang pribadinya.
Pandangan lepas ke arah dua sisi luar gedung. Anda
kemungkinan menghadapi adalah seorang pengambil keputusan.
Lebih baik bertanya apakah kedatangan Anda mengganggu
konsentrasinya atau tidak. Anda harus pandai-pandai
menyesuaikan waktu agar tidak membosankan atau malahan Anda
ditolak untuk berbicara..

Sebuah ruang kantor yang penuh dengan piala atau

sertifikat yang terpajang di tembok mengisyaratkan bahwa yang
bersangkutan sangat bangga dengan hal-hal yang telah dicapainya.
Dia ingin mendapatkan perhatian Anda. Oleh karena itu, berilah
respon positif. Anda dapat memberikan komentar kekaguman Anda
atau mengajukan pertanyaan mengenai hal itu.

Seorang atasan yang duduk bersandar di kursinya

dengan kaki menjulur ke depan dan kedua tangannya di atas paha.
Ini dapat dimaknai sebagai petunjuk bahwa yang bersangkutan
sedang santai atau sedang merasa gembira.

Dengan benar-benar memperhatikan isyarat komunikasi non-verbal

Anda dapat meningkatkan efektivitas komunikasi Anda. Dengan cara
ini Anda dapat memutuskan untuk mengutarakan maksud Anda pada
saat yang tepat. Namun, Anda juga harus hati-hati karena
KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

26

komunikasi
non-verbal
sering
digunakan
untuk
mengelabui. Seseorang yang tampak berpakaian rapi
yang duduk di sebelah Anda di atas bus, belum tentu
beritikad baik dengan isi kantung Anda. Atau seorang
wanita muda berdandan rapi dengan seragam
sekolahnya, belum tentu pelajar sungguhan. Masih
banyak contoh lain dan Anda sendiri mungkin pernah
mengalami langsung atau mendengar kejadian konyol
tentang
penipuan
yang
memanfaatkan
isyarat
nonverbal seperti ini.
RANGKUMAN
1. Komunikasi yang efektif membutuhkan kejernihan pesan,
kelengkapan pesan, ekspresi wajah, kontak mata, postur tubuh, dan
penampilan fisik secara eksternal yang konsisten satu sama lain.
2. Anda akan lebih efektif jika Anda memahami
komunikasi non-verbal yang sering diungkapkan
melalui bahasa simbol seperti tanda petunjuk, tanda
larangan, suara bel atau lonceng, dan simbol status.
Atau yang disampaikan melalui bahasa tubuh seperti
ekspresi wajah, gerak-gerik, dan berbagai isyarat
lainnya.
3. Komunikasi nonverbal dalam organisasi dapat dilihat dengan
banyak cara. Beberapa contohnya adalah waktu, ruang, pakaian,
penampilan fisik, gelar akademik, atau profesi/pekerjaan.
4. membangun komunikasi yang efektif tidak terlepas dari
kemampuan seseorang memahami isyarat non-verbal. Isyarat itu
antara lain kontak mata, ekspresi wajah, jabatan tangan, bahasa
tubuh, dan ruang pribadi.

LATIHAN
1. Jelaskan pengertian komunikasi non-verbal menurut pemahaman
Anda dan dengan kata-kata Anda sendiri.
2. Jelaskan beberapa isyarat non-verbal dalam berkomunikasi.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

27

3. Jelaskan bagaimanan pemahaman komunikasi non-verbal dapat

meningkatkan kemampuan Anda berkomunikasi.
4. Bagaimana cara Anda mengomunikasikan keadaan yang sedang
sibuk, bila menghadapi seorang tamu yang Anda hormati.
5. Jika Anda mendatangi atasan, mengetuk pintu, dan Anda
dipersilakan masuk. Pada saat itu Anda melihat atasan Anda
mendatangi Anda dan tidak mempersilakan Anda duduk. Apa
kesan yang mungkin Anda tangkap?

Bab 4
Mendengar Aktif

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

28

PENGANTAR
Tuhan memberi kita dua telinga dan hanya satu mulut. Itu saja
sebenarnya telah merupakan isyarat yang jelas bahwa kita seharusnya
lebih banyak mendengar ketimbang berbicara. Namun, dalam
kenyataan keadaanya tidak seperti itu. Hampir semua orang ingin
didengar dan jarang yang benar-benar ingin mendengarkan.
Perhatikan keadaan di sekeliling Anda. Kebanyakan orang tampak
seperti berebut kesempatan untuk berbicara dan mereka sangat senang
jika orang lain mendengarkan mereka. Mereka merasa tidak dihormati
jika Anda menafikan pembicaraan mereka.
Kenyataan itu saja sebenarnya dapat Anda manfaatkan untuk
kepentingan Anda membangun hubungan yang baik dengan orang
lain. Hal ini bukan pekerjaan gampang karena Anda sendiri pun
mungkin memiliki kecenderungan serupa. Anda ingin lebih sering
didengar ketimbang mendengarkan orang lain. Jika Anda punya
kebiasaan seperti ini, sebaiknya Anda mulai lebih menahan diri untuk
tidak banyak bicara, tetapi lebih banyak menyimak dengan baik.
Setelah mempelajari bahasan ini Anda diharapkan dapat menyadari
pentingnya kemampuan mendengarkan secara aktif dalam meningkatkan efektivitas Anda berkomunikasi. Dalam Bab ini akan dibahas
pengertian mendengar aktif dan betapa pentingnya menjadi seorang
pendengar yang baik. Dalam komunikasi tatap muka komunikasi
berlangsung secara dialogis sehingga terjadi kontak pribadi. Karena
situasinya tatap muka, komunikasi ini dianggap paling efektif untuk
mengubah sikap, pendapat, dan perilaku seseorang. Selanjutnya akan
dibahas cara menjadi pendengar yang baik. Ini berkenaan dengan cara
memberikan perhatian dan minat, memahami, evaluasi, dan reaksi.
PENGERTIAN MENDENGAR AKTIF
Mendengar aktif adalah upaya sungguh-sungguh dan tulus untuk dapat
memahami informasi yang diperlukan. Mendengar aktif diperlukan
dalam komunikasi antarpribadi dalam pelaksanaan tugas sehari hari.
Ini dilakukan dengan memusatkan perhatian pada pembicaraan
seseorang untuk dapat menangkap kandungan makna pembicaraan.
Mendengar aktif sangat berbeda dari mendengar biasa. Anda dapat
membaca koran dan pada saat yang sama mendengarkan berita di

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

29

televisi. Tidak seluruh isi berita itu dapat Anda tangkap dan pahami.
Atau Anda juga mungkin sering bekerja sambil mendengarkan musik
meskipun Anda tidak sungguh-sungguh menyimak musik yang Anda
dengar. Anda mendengarkan berita radio tentang terjadinya kebakaran,
banjir lumpur, gempa, atau tsunami tanpa benar-benar menyimaknya.
Akan lain halnya apabila yang menjadi korban bencana itu terdapat
anggota keluarga Anda. Setiap ada berita itu, dengan sengaja dan
penuh rasa ingin tahu Anda menyimak setiap kalimat atau bahkan
mungkin setiap kata dari penyiar. Inilah contoh perbedaan antara
mendengar dan menyimak. Mendengarkan secara aktif adalah
menyimak. Anda memusatkan perhatian untuk dapat memaknai
dengan benar pesan/informasi yang disampaikan.
HAMBATAN DAN MANFAAT MENDENGAR AKTIF
Hambatan Mendengar Aktif
Mendengar aktif memberi makna pada bunyi yang ditangkap yang
merupakan jembatan untuk sampai pada pengertian. Ada beberapa
hambatan dalam mendengarkan aktif yang kadang-kadang timbul dari
situasi berikut.
Hambatan dari diri sendiri. Orang cenderung
merasa harus membela diri. Misalnya, seorang pengantar surat
melaporkan sikap satpam yang kurang sopan terhadap dirinya.
Anda merasa tuduhan itu salah dan bahkan balik menyalahkan
kurir tersebut yang masuk ke kantor Anda tanpa membawa
identitas diri. Sikap defensif (membela diri) cenderung
menghambat kita untuk mendengar aktif.

Persepsi kita terhadap seseorang. Apabila

seseorang berbicara dengan nada suara tinggi, kita dapat
menafsirkan ia sedang marah-marah. Kita kemudian akan merasa
tidak simpatik terhadapnya dan menganggap orang tersebut sedang
bermasalah. Namun, Anda perlu hati-hati karena orang-orang dari
daerah tertentu kemung-kinan biasa berbicara dengan nada tinggi.

Pesan yang terlalu panjang atau terlalu singkat.

Pesan yang terlalu panjang cenderung menjadi tidak fokus atas halhal yang hendak disampaikan. Kita lebih terpancing oleh begitu
banyak masalah yang disampaikan daripada memaknai inti
gagasan yang akan disampaikan. Namun, pesan yang terlalu
singkat juga sering menghambat upaya untuk menafsirkan.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

30

Manfaat Mendengar Aktif

Beberapa manfaat dari mendengar aktif adalah sebagai berikut.

Mendengar
aktif
dapat
meningkatkan
pengetahuan, karena dengan memahami masalah akan terbuka
kemungkinan pemecahan masalah.
Mengurangi salah paham. Jika Anda menahan diri
untuk tidak segera menyela pembicaraan, Anda kemungkinan
akan dapat memahami orang yang berbicara dengan Anda. Anda
perlu dan bahkan harus membuang kebiasaan mengambil
kesimpulan tergesa-gesa sebelum melakukan sesuatu.
Meningkatkan pencapaian tujuan karena Anda
dapat memahami masalah dengan mendengar aktif.
Pendalaman hubungan. Hubungan Anda dengan
orang lain akan semakin akrab karena tumbuh perasaan positif di
antara kedua pihak.

MENJADI PENDENGAR AKTIF

Tujuh puluh persen kegiatan Anda ketika tidak tidur adalah
berkomunikasi. Komunikasi pada dasarnya terdiri atas empat kegiatan
yaitu 42 persen mendengarkan; 32 persen berbicara; 15 persen
membaca, dan 11 persen menulis. Dengan demikian, mendengarkan
merupakan sebagian terbesar dari kegiatan komunikasi. Tentu saja
pembagian persentase itu sifatnya generalisasi yang mungkin tidak
berlaku bagi semua orang. Ada orang yang justru lebih banyak
berbicara ketimbang kegiatan komunikasi lainnya, dan seterusnya.
Dalam proses komunikasi dikenal kegiatan kontak pribadi yang
berlangsung secara dialogis. Kawan atau lawan bicara dapat menatap
dan mengetahui kondisi fisik dan mental Anda sepenuhnya. Suasana
lingkungan komunikasi pada saat terjadi komunikasi juga tidak dapat
disembunyikan. Anda dapat memberikan tanggapan secara langsung
terhadap hal-hal yang dikemukakan oleh kawan bicara Anda.
Kemampuan pengirim pesan menafsirkan pesannya dan situasi
komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan, atau menantang)
menjadi prasyarat dalam komunikasi antarpribadi. Beri kesempatan
bagi orang lain untuk lebih banyak berbicara, demikian salah satu
prinsip berkomunikasi yang baik. Anda sudah tahu bahwa
mendengarkan orang lain dengan baik (menyimak) menunjukkan
KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

31

bahwa Anda menghormati orang itu. Bagi orang itu, hal ini merupakan
penghargaan yang tidak ternilai artinya.
Petunjuk di bawah ini dapat membantu Anda untuk menjadi
pendengar yang baik.
Memberikan Perhatian dan Minat
Sangat penting artinya menaruh perhatian penuh terhadap orang yang
sedang berbicara pada Anda. Mendengarkan secara aktif bukan
sekadar mendengar, melainkan menyimak dengan benar. Orang yang
menyimak duduk dengan badan tegak, tidak membuat gerakan apapun
yang dapat mengganggu lawan bicaranya. Dia memandang lurus
orang yang berbicara dan tampak mendengarkan sungguh-sungguh.
Dia mendengarkan dengan pikirannya, dan dengan penuh perhatian
memikirkan apa yang dikemukakan si pembicara. Menunjukkan
minat, sebagaimana dengan semua prinsip lain dalam hubungan
manusia, sangat menentukan suasana pembicaraan.
Mendengarkan sama pentingnya dengan kehidupan rumah tangga dan
dunia bisnis. Tidak hanya tokoh penting yang sangat suka pada
pendengar yang baik, tetapi orang biasapun demikian halnya.
Bersikap empatik dan simpatik akan mendorong mereka
mengemukakan hal hal yang diinginkan. Jadilah pembimbing dan
mengajak orang untuk berbicara tentang kepentingan mereka. Siapa
tahu Anda juga dapat memetik pelajaran dari pengalaman orang
tersebut. Banyak orang mendatangi dokter untuk berkonsultasi,
padahal yang sesungguhnya mereka butuhkan adalah seorang
pendengar yang baik.
Untuk menunjukkan minat kepada orang yang berbicara kepada Anda,
tataplah mata orang itu. Apabila Anda sering menoleh ke kiri, ke
kanan, atau ke arah lain, itu bermakna bahwa Anda sesungguhnya
tidak tertarik kepada pembicaraannya. Dalam hal demikian, si
pembicara akan memperhatikannya dan mungkin dia akan merasa
tersinggung. Akibatnya, Anda telah menanamkan kesan buruk tentang
diri Anda dalam pikiran orang itu. Ini tentulah bukan deposito yang
baik dalam upaya Anda membina hubungan.
Memahami

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

32

Kebanyakan orang mendengarkan bukan dengan maksud untuk

memahami. Mereka mendengarkan dengan tujuan untuk memberi
jawaban segera. Memahami berarti memberikan makna terhadap
maksud orang yang berbicara. Mendengarkan dengan tujuan
memahami berarti benar-benar menyimak untuk dapat mengerti,
sehingga dapat memberi penghargaan dann membesarkan hati
pembicara. Cara ini mengungkapkan perhatian dan penerimaan kita
serta memperteguh kembali rasa berharga yang dimiliki seseorang.
Pekerjaan psikiater menuntutnya untuk mendengarkan dengan
sungguh-sungguh. Perhatikan bahwa para psikiater umumnya sangat
ramah, tidak banyak menggerakkan tubuh, dan sedikit sekali
berbicara. Mereka umumnya bertanya sedikit dan membiarkan klien
mereka berbicara panjang lebar dan pada saat yang sama
mendengarkan dengan sungguh-sungguh sambil menuliskan catatan
tertentu. Para psikiater umumnya sangat memahami apa yang
diungkapkan lawan bicaranya. Anda tidak perlu menjadi psikiater
untuk menjadi penyimak agar dapat memahami orang lain. Dorong
diri Anda untuk lebih banyak mendengar ketimbang berbicara. Paling
tidak beri waktu rehat bagi kedua belah bibir Anda untuk dapat lebih
banyak tersenyum tanpa harus membuka mulut.
Bila Anda ingin menjadi seorang pimpinan yang baik, jadilah
pendengar yang sungguh memahami orang lain ketika orang itu
berbicara. Apabila dalam suatu ruang rapat atau ketika Anda duduk
berhadapan dengan pimpinan, akan sangat baik jika Anda membuat
catatan tentang semua arahan yang diberikan pimpinan atau peserta
rapat yang Anda pimpin. Pimpinan yang baik akan mengatakan pada
awal pertemuan topik apa yang akan dibicarakan dan pada akhirnya
akan meringkas apa yang telah dikatakan. Ada kalanya topik
pembicaraan kurang dipahami peserta, sehingga tidak ada salahnya
untuk memperjelasya kembali. Ajukan pertanyaan yang dengan
perasaan senang akan dijawab.
Memahami berarti dapat menangkap makna yang dikomunikasikan
orang lain dalam pembicaraannya dengan Anda. Dorong mereka agar
berbicara tentang diri mereka dan keberhasilan yang mereka capai.
Ingatlah bahwa orang-orang jauh lebih tertarik dengan diri mereka
sendiri dan dengan keinginan atau masalah mereka dibandingkan
dengan minat mereka terhadap Anda dan masalah Anda. Bagi orang
yang bisulnya hampir meletus, rasa sakitnya lebih berarti baginya

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

33

daripada luapan lumpur panas di Porong, atau gunung Merapi yang

sedang menumpahkan lahar panas.
Bereaksi
Apabila dalam suatu diskusi seseorang memberi Anda kesempatan
untuk bertanya atau memberikan pendapat Anda, berhentilah sesaat
untuk memikirkan tanggapan Anda. Bersiaplah memberi tanggapan
secara verbal. Berilah reaksi dengan senyum, anggukan tanda setuju,
atau isyarat apapun asalkan wajar untuk menunjukkan perhatian atas
apa yang sedang dikatakan. Beberapa tanggapan yang biasa cepat
diberikan adalah
Saya dapat mengerti bahwa itu penting
Kami akan memikirkannya lebih lanjut
Saya sependapat dengan Anda
Kami akan mendiskusikannya dengan pimpinan
Jangan memotong atau menyela pembicaraan. Ini bukan cara sopan
untuk menunjukkan bahwa Anda aktif mendengarkan. Terutama bagi
orang yang gaya bicaranya lamban, Jangan sekali-kali memotong
pembicaraan. Akan lebih bijaksana apabila Anda sabar mendengarkan
semua yang ingin disampaikannya.
Berikut ini adalah beberapa cara spesifik yang dapat Anda praktikkan
untuk mendengar aktif.
Berhenti berbicara. Anda tidak dapat menyimak dan berbicara
sekaligus.

Jangan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan.

Hindari pemberian bumbu bumbu pada isi

pembicaran orang lain. Jangan mencampurkan gagasan kita ke
dalam gagasan pembicara.

Beri kesempatan orang lain untuk berbicara, biarkan

orang itu sampai selesai berbicara. Jangan menolak, membela diri,
atau berdebat.

Jangan menghindar dari pembicaraan, berusahalah

membangun rumah pengertian.

Hindari adanya kecurigaan terhadap apa yang akan

dibicarakan orang lain. Kalau Anda sudah mendengar perkataan

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

34

kawan bicara, nilailah apa yang Anda dengar dengan mencari apa
yang positif dari yang diungkapkannya. Jangan berdiam diri yang
membuat suasana menjadi tidak bermakna.

Jangan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan

pembicara, lebih bailk perhatikan isi pembicaraan. Jangan bersifat
munafik karena sifat munafik akan berpengaruh terhadap
penghargaan Anda atas isi pembicaraan.

Cobalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk

berbicara. Barangkali dalam percakapan tersebut ada hal hal yang
tidak Anda setujui, tetapi berusahalah untuk menghindari
perdebatan. Ingatlah slogan apabila di antara dua orang selalu
tidak setuju, salah satu dari mereka tidak perlu. Kalau ada
beberapa hal yang belum Anda pikirkan sebelumnya, Anda harus
bersyukur karena Anda telah diberitahu. Mungkin ketidaksetujuan
ini merupakan kesempatan bagi Anda untuk dikoreksi sebelum
Anda membuat kesalahan.

Berjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara

dan pelajari gagasan itu dengan seksama, dan sedapat mungkin
laksanakan dengan sungguh-sungguh. Kawan bicara Anda
mungkin benar. Jauh lebih mudah pada tahap ini untuk memikirkan
pandangan mereka dibandingkan jika Anda maju dengan cepat dan
berada pada situasi di mana kawan bicara Anda dapat mengatakan
kami sudah berusaha menyampaikan pada Anda, tetapi Anda tidak
mau mendengarkan.

Saringlah butir-butir yang paling penting dan

mulailah merumus-kan tanggapan Anda. Rumuskan kembali isi
pembicaraanhal-hal yang dikemukakan dan harapan pembicara

Berterima kasihlah kepada kawan bicara Anda dengan

tulus untuk semua hal yang mereka katakan.
Berhenti berbicara. Ini yang pertama dan yang terakhir karena
semua petunjuk lainnya bergantung pada kemampuan Anda untuk
tutup mulut dan menyimak dengan sungguh-sungguh.

RANGKUMAN
1.

Hampir semua orang ingin didengar dan jarang yang benarbenar ingin mendengarkan. Jika Anda punya kebiasaan seperti ini,
sebaiknya Anda mulai lebih menahan diri untuk tidak banyak
bicara, tetapi lebih banyak menyimak dengan baik.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

35

2.

Mendengar aktif adalah upaya sungguh-sungguh dan tulus

untuk dapat memahami informasi yang diperlukan. Mendengarkan
secara aktif adalah menyimak. Anda memusatkan perhatian untuk
dapat memaknai dengan benar pesan/informasi yang disampaikan.
3.
Terdapat beberapa hambatan dalam mendengarkan aktif yang
kadang-kadang timbul dari situasi berikut: hambatan dari diri
sendiri, persepsi kita terhadap orang lain, pesan yang disampaikan
terlalu panjang atau terlalu singkat.
4.
Manfaat mendengar aktif antara lain menngkatkan
pengetahuan,
mengurangi
salah
paham,
memperbesar
kemungkinan pencapaian tujuan, dan lebih mengakrabkan
hubungan. Untuk menjadi pendengar yang baik Anda perlu
memberikan perhatian, menunjukkan minat, berusaha memahami,
dan bereaksi.
5.
Cara-cara spesifik yang dapat dipraktikkan untuk menjadi
pendengar aktif adalah sebagai berikut.

Jangan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan

Hindari pemberian bumbu bumbu pada isi pembicaran

orang lain.

Beri kesempatan orang lain untuk berbicara.

Jangan menghindar dari pembicaraan.

Hindari adanya kecurigaan terhadap apa yang akan

dibicarakan orang lain.

Jangan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan

pembicara.

Cobalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk

berbicara.

Berjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara dan

pelajari gagasan itu dengan seksama, dan sedapat mungkin
laksanakan dengan sungguh-sungguh.

Saringlah butir-butir yang paling penting dan mulailah

merumuskan tanggapan Anda.

Berterima kasihlah kepada kawan bicara Anda dengan tulus.

LATIHAN

1. Jelaskan

pernyataan bahwa memberikan perhatian dan

memahami dapat memberikan kepuasn kepada orang yang
berbicara dengan kita.
2. Jelaskan perbedaan antara mendengar dan memahami dalam
komunikasi antarpribadi.
KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

36

3. Jelaskan beberapa contoh yang menggambarkan bahwa seseorang

tidak mendengar dengan baik.
4. Jika dalam suatu situasi, orang yang Anda ajak berbicara tidak
menyimak Anda, Apa yang dapat Anda lakukan untuk membuat ia
menyimak Anda?
5. Jelaskan cara-cara spesifik yang dapat Anda praktikkan untuk
dapat menjadi pendengar yang baik.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

37

Bab 5
Komunikasi Respektif
PENGANTAR
Pembahasan materi Bab ini adalah pokok bahasan yang terakhir dalam
buku ini. Anda akan memperoleh pengetahuan tentang unsur-unsur
yang diperlukan dalam komunikasi respektif. Utamanya yang terkait
dengan pelaksanaan tugas-tugas keseharian sebagai pegawai negeri
sipil.
Perlu diingatkan kembali bahwa komunikasi sangat penting dalam
interaksi sosial. Kompetensi Anda dalam berkomunikasi akan sangat
membantu perkembangan karier Anda dalam pekerjaan. Betapapun
cerdasnya Anda, jika tidak dapat berkomunikasi dengan baik, maka
akan sukar bagi Anda untuk dapat berharap bahwa perkembangan
karier Anda akan berjalan lancar.
Bab ini tdak membahas teori komunikasi dalam artian akademik,
tetapi lebih ditekankan dalam kaitannya dengan praktik. Oleh sebab
itu, selain membahas uraian tentang prinsip-prinsip komunikasi
respektif, bab ini juga menerangkan cara efektif menyusun dan
membalas surat dinas, alat-alat tulis yang dipakai, salam pembuka
kalimat surat, dan pengertian singkatan RSVP. Dengan menyelesaikan
Bab ini Anda diharapkan dapat membekali diri dengan pengetahuan
praktis untuk menjadi seorang komunikator yang mampu melakukan
komunikasi respektif dengan baik.
PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI RESPEKTIF
Para pimpinan, bawahan, dan komunikator lainnya dapat menciptakan
komunikasi respektif untuk membangun suasana yang saling

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

38

mendukung. Anda dapat menciptakan suasana seperti itu berdasarkan

prinsip-prinsip berikut.
Prasangka Positif
Lebih baik menguraikan keadaan yang apa adanya daripada
mengevaluasi berita atau pesan untuk mencari-cari kelemahan orang
lain. Memberi informasi dan bertanya tentang informasi lebih baik
daripada sekadar menghargai atau memuji, membenarkan pendapat,
atau menyatakan secara tidak langsung bahwa penerima seharusnya
tidak mengubah pesan.
Berorientasi Pada Solusi
Berorientasi pada pemecahan masalah dengan cara berkolaborasi
dalam menggali masalah bersama yang dihadapi jauh lebih baik
daripada mencoba mengawasi atau mengontrol pendengar atau dengan
membesar-besarkan sikap komunikator.
Bersikap Jujur
Gunakan spontanitas, kejujuran, dan nyatakan maksud sesungguhnya
daripada secara ambisius memakai strategi yang melibatkan orang lain
untuk memanipulasi demi mencapai maksud-maksud pribadi.
Empati
Tunjukkan empati dan gunakan perasaan dalam mendengarkan
daripada memperlihatkan ketidakseriusan atau bersikap netral.
Merasakan apa yang orang lain rasakan adalah lebih baik daripada
melebih-lebihkan apa yang disampaikan pendengar. Berikan isyarat
bahwa Anda adalah bagian dari hubungan, tidak hanya mendominasi
hubungan.
Sampaikan
Utarakan dengan sopan bila orang lain mencoba memaksakan
gagasannya. Anda tidak harus mengikuti apa yang dikemukakan,
tetapi utarakan dengan sopan ketidaksetujuan Anda. Mereka tidak
akan mencari jawaban kalau mereka sudah mengetahuinya. Hal yang
sama berlaku sebaliknya. Jika Anda memiliki gagasan, sebaiknya
Anda menyampaikannnya dengan cara-cara yang dapat diterima orang

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

39

lain. Jika ada penolakan, berusahalah untuk memahami penolakan itu

ketimbang menyalahkan orang lain karena tidak memahami gagasan
Anda.
HAL-HAL YANG PATUT DIPERHATIKAN
Mencatat
Dalam melaksanakan tugas sehari hari kadang-kadang ada waktu
santai, di mana pikiran kita dapat rehat sejenak. Dalam kondisi seperti
ini kita hendaknya dapat mengingat dengan membuat catatan. Pikiran
kita tidak akan berfungsi baik bila beban kerja terlalu banyak, apalagi
lelah. Oleh sebab itu, sebaiknya Anda menggunakan catatan atau
merekamnya dengan alat perekam agar tidak ada informasi.jadwal
atau aktivitas yang yang terlupakan. Jangan hanya mengandalkan
ingatan, jika Anda tidak ingin mendapat julukan pelupa atau lebih
parah pikun atau linglung.
Surat Dinas
Ada hal penting yang seringkali diabaikan terkait dengan hubungan
antarinstansi. Ini berkenaan dengan menulis surat kepada orang-orang
penting untuk mengucapkan terima kasih kepada mereka tentang
sesuatu. Pada hari-hari penuh kesibukan, tindakan ini sering
terlupakan. Menyisihkan waktu untuk menulis sepucuk surat semacam
itu akan diingat di belakang hari jika Anda memerlukan sesuatu dari
mereka dalam urusan pekerjaan Anda. Hal ini tampak sepele, padahal
sangat bermakna.
Alat Tulis
Pilihlah alat-alat tulis yang menunjukkan institusi tempat kerja Anda.
Sekarang banyak jenis kertas dalam berbagai warna dan
ukuran/bentuk yang dapat Anda pilih menunjukkan identitas, sehingga
memperkaya perbendaharaan alat-alat tulis Anda. Apabila memilih
alat tulis, pilihlah kertas kualitas yang baik dan desain grafis yang
dapat mencerminkan sesuatu yang hendak Anda promosikan.
Pertimbangkan huruf yang hendak dipakai.
Ciri khas perbendaharaan alat tulis meliputi yang berikut ini.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

40

Kertas cetak dengan logo instansi, berukuran legal

atau letter
Kartu-kartu bisnis untuk melengkapi kepala surat
Kertas memo cetak
Kertas cetak monogram yang tidak bersifat resmi atau
kartu-kartu tunggal sesuai ukuran amplopnya

Stick notes dalam berbagai ukuran dan warna.

Menulis Surat
Hendaklah singkat dan jelas. Hindarkan kata-kata berlebihan. Tulis
dalam bahasa modern, bukan bahasa formal seperti yang dilakukan
organisasi di masa lalu. Pesan singkat, akurat, dan informatif boleh
dilakukan dengan tulisan tangan, ataupun menggunakan mesin ketik,
atau komputer. Dewasa ini, sudah mulai adanya kebiasaan yang mulai
lazim untuk mengirim pesan singkat melalui SMS. Bahkan di
kalangan para pejabat di instansi pemerintah. Sekalipun demikian,
SMS bukan surat resmi karena surat resmi harus memenuhi standar
yang ditetapkan.
Salam Pembuka Kalimat Surat
dan Tanda Tangan Penutup Surat
Lazimnya membuat surat untuk pimpinan selalu didahului dengan
salam, seperti Yang Terhormat Bapak/Ibu Anu. Kalau Anda menulis
tidak terlalu resmi dan Anda sudah mengenalnya sejak lama boleh
menggunakan/menyebut nama kecil. Namun, hal ini tidak pernah
berlaku untuk surat dinas yang bersifat resmi, betapapun akrabnya
Anda dengan pejabat tertentu.
Jika Anda sungkan untuk hanya menyebut namanya Anda dapat
menyebutkan gelar akademis, misalnya: Yang Terhormat Prof. Dr
Gentang Gumilang, MA, PhD, Rektor UNTUMU (Universitas Tugu
Muda) Semarang. Jika surat tersebut ditujukan kepada perempuan
orang asing, jangan lupa memastikan sebutan yang paling cocok buat
yang bersangkutan, apakah Mrs Miss Madam atau Ms (jika
Anda tidak yakin status pernikahannya). Di Indonesia, ini sama halnya
dengan sebutan ibu yang lazim ditujukan kepada perempuan yang
belum atau sudah menikah.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

41

Akhiri surat Anda dengan kata penutup. Misalnya, Atas perhatian

Bapak/Ibu/Saudara, saya ucapkan terima kasih. Jika surat ditulis
dalam bahas Inggris, cukup dengan sincerely, atau best regard.
Silakan Menjawab
RSVP adalah singkatan dari bahasa Prancis responde sil vous plait,
yang artinya silakan menjawab. Apabila Anda melihat ada singkatan
ini, jawablah dengan telepon atau dengan surat dalam waktu
secepatnya untuk menyatakan apakah Anda akan hadir atau tidak.
RANGKUMAN
`1. Komunikasi respektif pada dasarnya adalah komunikasi yang
dibangun dalam suasana kondusif, di mana pihak-pihak yang
berkomunikasi berbagi pesan dalam keadaan yang nyaman.
2.

Untuk membangunan komunikasi respektif, Anda perlu

memahami prinsip-prinsipnya. Prinsip-prinsip komunikasi
respektif antara lain adalah berprasangka baik atau berpikir positif,
berorientasi pada solusi, bersikap jujur, dan menunjukkan empati.

3.

Membangun komunikasi respektif juga memerlukan perhatian

pada hal-hal yang tampak kecil atau sepele, tetapi cukup
menentukan. Misalnya, Anda perlu memerhatikan bentuk surat
yang Anda tulis, menyusun kalimat yang sopan tetapi tidak kuno,
dan mengirimkannya pada saat yang tepat.

4.

Anda diingatkan untuk menyimpan catatan yang sewaktuwaktu dapat Anda rujuk untuk kepentingan komunikasi Anda.
Anda juga perlu memperhatikan cara penulisan nama atau gelar
seseorang dalam surat Anda. Selain itu, Anda juga perlu mengenal
istilah RSVP singkatan dalam Bahasa Prancis yang artinya silakan
menjawab.

LATIHAN
1.

Jelaskan pengertian komunikasi respektif.

2.

Apa saja prinsip yang perlu diperhatikan dalam upaya

membangun komunikasi respektif?

3.

Apa saja yang perlu Anda perhatikan dalam menulis

surat dinas?

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

42

4.

Jika Anda menenrima surat dengan catatan RSVP di

bawahnya, apa yang harus Anda lakukan?

5.

Susunlah sebuah surat dinas yang harus ditandatangi

atasan Anda kepada seorang direktur di lingkungan instansi Anda.
Topiknya bisa apa saja tetapi masih berkaitan dengan urusan dinas.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

43

Daftar Pustaka
Onong Uchjana, Ilmu Komunikasi,, REMAJA ROSDAKARYA, BANDUNG
, 1984
PM Marpaung, Communicative English, LAN, 2002
B . Soewito, Materi Kuliah Kepala sekolah, Aksek Tarakanita,1997
Bahan ajar Diklat manajemen kekepala sekolahan, LAN 2006
Loina Perangin-angin, Hubungan Masyarakat, Lalolo, Bandung, 2001
Smeltzer/Leonard, Managerial Communication, MC Graw Hill, 1994
John Fiske, Cultural and communication studies, Jalasutera,
Yogyakarta,
Tim education Enterpreneurship-Enginering, TPSDP III-2005, Jakarta

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

44