1.1 SOP AMS Disjatim Ver 1.1
1.1 SOP AMS Disjatim Ver 1.1
MANAJEMEN
SURAT
(AMS)
STANDARD
OPERATING
PROCEDURE (SOP)
REV.1
PT PLN (PERSERO)
DISTRIBUSI JAWA TIMUR
PT PLN (Persero)
DISTRIBUSI JAWA TIMUR
Jl. Embong Trengguli No. 19 21
Surabaya
PETUNJUK PENGOPERASIAN
Aplikasi Manajemen Surat
KHUSUS SURAT BERSIFAT NON RAHASIA
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 1
A. DAFTAR ISI
Hal.
A. DAFTAR ISI .............................................................................................................. 2
B. PENDAHULUAN......................................................................................................... 3
C. PENGGUNA .............................................................................................................. 3
D. BROWSER YANG COMPATIBLE................................................................................... 3
E. CARA MENDAFTAR AMS ............................................................................................ 5
F. APPROVAL OLEH ADMINISTRATOR AMS ..................................................................... 6
G. TAMPILAN AMS JIKA USER SUDAH DI APPROVAL OLEH ADMIN ................................... 7
H. PEGAWAI MUTASI TETAPI MASIH DILINGKUNGAN PLN DISJATIM ...............................10
I. PENUNJANG OPERASIONAL AMS...............................................................................11
J. SURAT MASUK NON RAHASIA DARI LUAR PLN DISJATIM DAN PENDISTRIBUSIANNYA..12
K. SETELAH SURAT MASUK NON RAHASIA DI DISTRIBUSIKAN KEPADA TUJUAN ..............16
L. PENERIMA SURAT MASUK NON RAHASIA ..................................................................20
M. SURAT KELUAR BERSIFAT NON RAHASIA ..................................................................30
N. SURAT MASUK YANG DITERIMA DARI LINGKUNGAN PLN DISJATIM ............................42
O. NOTA DINAS KELUAR NON RAHASIA.........................................................................51
P. NOTA DINAS MASUK NON RAHASIA ..........................................................................53
Q. SURAT BENTUK KHUSUS NON RAHASIA ....................................................................55
R. PRODUK HUKUM NON RAHASIA................................................................................57
S. INFO MASALAH .......................................................................................................61
T. INFO DAFTAR USER .................................................................................................62
U. BAGAIMANA MENCARI SURAT (SURAT MASUK)..........................................................63
V. BAGAIMANA MENCARI SURAT (SURAT KELUAR) ........................................................67
W. BAGAIMANA MENCARI NOTA DINAS (DI INBOX, DI SELESAI, DI SENT) .......................69
X. BAGAIMANA MENCARI SURAT BENTUK KHUSUS DAN PRODUK HUKUM .......................69
Y. CATATAN ................................................................................................................70
Z. PROSES SCANNING .................................................................................................70
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 2
B. PENDAHULUAN
AMS (Aplikasi Manajemen Surat) merupakan suatu aplikasi yang berfungsi sebagai sarana untuk
mengelola administrasi kesekretariatan yang BUKAN BERSIFAT RAHASIA, guna menjamin
kelancaran penerimaan surat, pendistribusian surat, pengeluaran surat, pencarian surat baik surat
masuk, surat keluar, produk hukum, surat bentuk khusus maupun nota dinas, yang lebih terukur,
Aplikasi ini dipakai untuk menyimpan data data surat menyurat dalam bentuk softcopy juga
membantu menunjukkan lokasi / tempat hardcopy disimpan.
Dengan aplikasi ini akan memberi kemudahan untuk user yang berkepentingan dalam
melakukan pengarsipan maupun pencarian.
C. PENGGUNA
Pengguna Aplikasi Manajemen Surat saat ini adalah setiap pegawai PLN dilingkungan
Distribusi Jawa Timur yang terkait dengan proses penyelesaian sesuai isi dalam surat, dimana
diawali entry datanya oleh Sekretariat sebagai Unit Tata Usaha, dan setiap pegawai atau yang
terlibat harus ikut bertanggung jawab dan menjaga, agar setiap surat yang diproses melalui
AMS tidak dimanfaatkan untuk kepentingan yang dapat merugikan Perusahaan.
D. BROWSER YANG COMPATIBLE
(Mozilla 14.0.1, Google Chrom 20.0 dan Opera 12)
1. Buka browser
Untuk memulai Aplikasi ini terlebih dahulu jalankan program browser (Mozilla,
Google Chrome atau Opera) dengan klik salah satu icon dibawah ini:
Sedang untuk download / membuka softcopy berinitial .PDF versi terkini yang
compatible menggunakan Foxit PDF Reader Versi 5.31 :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 3
2. Ketik Address
Pada bagian Adderss ketikkan alamat Aplikasi Manajemen Surat (AMS) :
untuk operasional/Production : http://ams.pln-jatim.co.id/dev
Input address aplikasi pada Browser Mozilla / Google Chrom / Opera Jika berhasil,
akan tampil halaman login Aplikasi Manajemen Surat, seperti gambar dibawah ini:
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 4
Jika belum memiliki user name dan password joint domain atau tidak valid, akan
muncul peringatan seperti gambar di bawah :
Jika username dan password yang sudah di entrykan benar, akan tampil
sebagaimana dibawah :
Pastikan posisi kerja anda saat ini berada dengan benar
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 5
Jika pilihan posisi wilayah kerja / Area / Rayon tidak benar, maka berakibat pada
saat akan di kirim / didisposisi Nota Dinas, Nama yang dicari tidak akan ditemukan.
Jika sudah benar, Klik Submit, maka muncul Tulisan dalam browser :
Harap ditunggu 1 x 24 Jam, maksudnya adalah paling lama Administrator AMS
untuk melakukan Approval jika data-datanya benar.
F. APPROVAL OLEH ADMINISTRATOR AMS
Setelah Pendaftaran Sukses, oleh Admin akan dilakukan pengecekan dan pemberian
Priviledge, sbb. :
Jika pendaftar adalah petugas/pegawai sekretariat/sekretaris, maka dibawah priviledge
di klik / di centang, kemudian klik simpan Update Data User, baru klik verifikasi.
CONTOH PEMBERIAN PRIVILEDGE PEGAWAI SEKRETARIAT/SEKRETARIS
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 6
Jika pendaftar adalah user biasa dan datanya sudah benar, tidak ada dibawah priviledge
yang di klik / dicentang, tetapi langsung di klik verifikasi.
Dengan demikian pegawai / user sudah dapat menggunakan AMS.
Kewajiban Administrator Aplikasi, setiap hari harus melakukan pengecekan minimal
1 (satu) kali, jika ada yang perlu di approval / verifikasi, karena adanya pendaftar baru
/ pegawai yang menyesuaikan pada kedudukan yang baru karena mutasi dan masih
dilingkungan PLN DISJATIM.
G. TAMPILAN AMS JIKA USER SUDAH DI APPROVAL OLEH ADMIN
Masukkan Username dan Password Joint Domain / email kemudian klik Log In
Jika Username dan Password benar, tampil Menu (Surat Masuk, Surat Keluar, Nota
Dinas, Bentuk Khusus, Produk Hukum dan Lain-lain, Report, seperti yang terlihat
sesuai gambar dibawah ini:
Tampilan dan Priviledge yang diberikan Untuk ADMIN Aplikasi
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 7
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 8
Mencari Surat Masuk / Melacak Surat Masuk dan Membuka Form Entry Datanya
Menerima / Menampung Surat Masuk Baru
Menampung / Mencari Surat Masuk yang telah diteruskan / didisposisikan
Mencari Surat Keluar / Melacak Surat Keluar dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Nota Dinas Masuk yang telah diteruskan / didisposisikan
Menampung / Mencari Nota Dinas Masuk
Mencari Nota Dinas / Melacak Nota Dinas dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari MOU dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Surat Perjanjian dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Surat Perintah Kerja dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Surat Kuasa dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Surat Tugas dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Addendum dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Berita Acara dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Surat Keterangan dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Surat Pernyataan dan Membuka Form Entry Datanya
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 9
Klik sesuai nama yang ada disudut kanan atas, seperti gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 10
Admin akan melakukan verifikasi dan approval seperti pada waktu user/pegawai
mendaftar AMS pertama kali.
Scanner khusus untuk support AMS di setting secara default, hasil scan harus
berformat .pdf ; dan dpi tidak terlalu besar tetapi hasil scan enak dibaca.
Pemberian Nama File hasil scan harus mudah dicari agar pada saat upload tidak
salah antara data surat dan hasil scan.
Memberi tanda khusus pada Surat Masuk (dibelakanganya) jika Surat Masuk
dimaksud sudah di Upload ke AMS
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 11
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 12
Jika username dan password joint domain benar, akan tampil seperti dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 13
Form Entry Data Surat Masuk Baru, isikan pada form data surat seperti dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 14
Setelah diklik Submit, akan muncul pesan Data berhasil Disimpan seperti gambar
dibawah :
Klik OK, maka Form entry data surat masuk, kembali kosong, siap untuk entry data
surat selanjutnya, jika tidak ada klik close window, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 15
Untuk mengetahui Surat Masuk Detail yang terbagi menjadi Data Surat, Arsip dan
History Tindaklanjut / Disposisi, Klik Pada Nomor Surat, seperti gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 16
Bagaimana jika ternyata kedapatan data yang di entry-kan atau file yang di upload
salah, klik Edit, sebagaimana gambar dibawah :
Setelah di Klik Edit, akan tampil form dan lakukan perbaikan yang salah, di data surat
atau klik pada tanda x jika file yg di upload, jika sudah disesuaikan dengan benar klik
Submit sebagaimana gambar dibawah
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 17
Jika salah kirim, Klik pada Sent kemudian Klik Lanjut untuk Surat yang salah kirim,
sebagaimana gambar dibawah :
Maka akan tampil form sebagaimana gambar dibawah dan pastikan tujuan kirim
dengan benar dan klik Submit :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 18
Jika ingin mencetak Lembar Disposisi, Klik Lanjut sebagaimana gambar dibawah :
Maka akan muncul form dibawah dan klik cetak sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 19
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 20
Jika username & password yang di entrykan benar tampilan sebagaimana gambar
dibawah :
Di depan Surat masuk - Inbox ada angka menunjukkan jumlah surat yang masuk dan
belum dibaca.
Warna Merah pada No, Dari, Perihal dan Tanggal, bahwa surat tersebut belum dibaca
Untuk mengetahui detail Surat, klik No Surat sebagaimana gambar dibawah, maka
akan tampil Data Surat, History Tindak Lanjut/Disposisi dan Arsip sedang untuk
mengetahui isi surat klik pada download
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 21
Setelah Klik Download, maka surat dalam bentuk softcopy, sebagaimana gambar di
bawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 22
Setelah isi surat terbaca dan dipastikan bahwa surat untuk GM, maka sekretariat GM
meneruskan ke GM, dengan klik Lanjut, sebagaimana gambar dibawah :
Kemudian Klik di depan Kepada, cari nama, disimulasikan dikirimnya kepada Rasid
Basuki dan pastikan bahwa nama yang dituju benar agar tidak salah kirim, dan klik
Submit, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 23
Setelah di klik Submit maka tampilan sebagaimana gambar dibawah, di Inbox Surat
Masuk jadi kosong, karena pindah ke Surat Masuk - Sent
Jika di klik Surat Masuk Sent, kemudian klik pada nomor Surat, maka tampilan
sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 24
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 25
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 26
Jika yang disimulasikan Julita .. adalah sebagai Manajer Bidang / Manajer, maka
langkah-langkahnya sama seperti pada Rasid Basuki yang disimulasikan sebagai GM,
bisa memberikan disposisi / instruksi, ke DM, FA atau langsung ke Staf atau
dinyatakan selesai
di klik selesai jika hanya untuk diketahui sendiri, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 27
Jika di klik Selesai, maka tampilan sebagaimana gambar dibawah, kemudian klik OK
:
Setelah di klik OK pada gambar diatas, tampilan sebagaimana gambar dibawah, jika
akan diberi catatan / keterangan, maka bisa diketik pada kolomnya kemudian klik OK,
tapi jika tanpa diberi catatan / keterangan maka langsung klik OK saja :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 28
Jika sudah diklik selesai dan tanpa ada catatan / keterangan, sebagaimana gambar
dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 29
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 30
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 31
Hasil Entry Data Surat Keluar, jika sudah lengkap klik submit, seperti
gambar dibawah :
Setelah di Submit sesuai urutan tahapan diatas maka nomor urut Surat
Keluar akan muncul secara system, kemudian isikan nomor urut tersebut
sehingga nomor surat menjadi 0001/060/APD-JATIM/2012, seperti
gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 32
sudah ketemu klik pada nama file dan open, maka Surat Keluar yang akan
dikirim sudah siap, seperti gambar dibawah :
Setelah siap dikirim, ketikkan alamat tujuan kirim di depan kepada, sesuai
ketentuan yang sudah dibuat, bahwa pengiriman Surat selalu dialamatkan
ke sekretariat, untuk ke KDIS yaitu Sekretariat KDIS, kemudian klik
Update sesuai gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 33
Jika surat keluar yang dikirim ternyata kedapatan salah, maka klik Edit,
seperti gambar dibawah :
Kemudian lakukan edit yang diperlukan pada data Surat Keluar termasuk
kepada (tujuan kirim), jika sudah cukup klik Update, seperti gambar
dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 34
Bukti bahwa Surat yang dikirim tersebut sudah diterima dapat dicek pada
History Surat Keluar, seperti gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 35
Klik dropdown / panah kebawah dan pilih Area / KDIS, karena tujuan
kirim dalam contoh ke Kantor Distribusi, maka pilih Kantor Distribusi,
seperti gambar dibawah :
Klik pada tanggal, secara default system hanya membaca untuk 6 (enam)
hari, jika ingin memperlebar rentang pencarian, klik pada tanggal dimulai
dan pilih sesuai keperluan, misalnya tanggal 01-01-2012, seperti gambar
dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 36
Selanjutnya isikan nomor surat yang dicari pada kolom didepan inquiry,
misalnya 0001/060, kemudian klik Inquiry, jika sudah ketemu sesuai yg
dimaksud klik pada nomor surat, seperti gambar dibawah :
Pada History Tindaklanjut / Disposisi, masih kosong / tidak ada data sama
sekali, berarti pihak penerima dalam hal ini sesuai contoh Sekretariat
Kantor Distribusi belum melakukan aktivitas apa2 terhadap surat nomor
0001/060.., sesuai gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 37
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 38
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 39
Isikan Data Surat Keluar Baru kedalam Form (Cara pengisiannya sama
dengan a1), jika sudah selesai Klik Submit, seperti gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 40
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 41
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 42
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 43
- Jika sudah terbaca, tutup dengan klik tanda X, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 44
- Cari Alamat kirim Sekretariat Manajer KHA, klik dikolom depan kepada,
kemudian klik Submit, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 45
- Sampai disini tugas Sekretariat untuk menyampaikan Surat sesuai tujuan telah
selesai.
- Sedang Surat Masuk yang di Inbox setelah dilanjutkan / diteruskan, berpindah
ke Sent.
- Selanjutnya bagaimana proses di Sekretariat KHA ?
setelah Surat yang di kirim dari Sekretariat APD, diterima oleh Sekretariat
KDIS (Umum), oleh Sekretariat KDIS sesuai tujuan surat No. 0001/060/APDJATIM/2012 surat dilanjutkan / diteruskan ke Sekretariat KHA
Secara proses / caranya sama dengan pada waktu Sekretariat KDIS (Umum)
menerima dari Sekretariat APD dan meneruskannya / melanjutkannya ke
Sekretariat KHA, bedanya dari Sekretariat KHA ke Manajer KHA Kepada
tujuan kirimnya menggunakan nama, sebagaimana gambar dibawah :
Page 46
- Klik pada Download untuk mengetahui detail isi surat, sebagaimana gambar
dibawah
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 47
- Detail isi surat jika sudah terbaca, tutup dengan klik pada tanda X,
sebagaimana gambar dibawah :
- Klik kolom didepan kepada dan isikan nama yang akan dituju, sebagaimana
gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 48
- Untuk memberi disposisi, klik di kotak kecil depan angka disposisi yang
dipilih, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 49
- Kalau Sudah Cukup (Alamat tujuan kirim & Disposisi juga sudah OK), Klik
Submit, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 50
- Contoh Form Entry Nota Dinas yang sudah diisi, jika sudah OK, klik Submit,
sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 51
- Setelah
di
klik
Submit,
file
arsip
Nota
Dinas
No.
0001/052/SPV.Sekretariat/2012 berpindah ke Sent, sebagaimana gambar
dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 52
Page 53
- Jika akan melanjutkan/meneruskan Nota Dinas kepada tujuan yang lain, klik
lanjut
- Jika dianggap cukup klik selesai
- sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 54
- Contoh Entry data Salah Satu Surat Bentuk Khusus, misalnya MOU / Nota
Kesepahaman.
- Klik MOU / Nota Kesepahaman, kemudian Klik Data Baru, sebagaimana
gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 55
Setelah di klik data baru, akan muncul Form isian, jika sudah diisi klik
Submit, sebagimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 56
Untuk teknik pengisian Form Surat Bentuk Khusus Lainnya (SP, SPK, SKu,
STg) caranya sama dengan MoU
Keputusan (K)
Edaran (E)
Pengumuman (Pm)
Pemberitahuan (Pt)
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 57
Page 58
- Nomor yang diberikan oleh Sistem (0037), ketikkan pada hardcopy Keputusan
yang sudah ditandatangani, kemudian Scan Keputusan tersebut kedalam format
PDF kemudian upload sebagi file softcopy, lengkapi ruang penyimpanan,
Almari dan Ordner, jika sudah, klik Update, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 59
- Contoh Keputusan dari EXTERNAL, klik Keputusan dan Data Baru, isikan
data-data Keputusan yang diterima sppada Form, sebagaimana gambar dibawah
:
- Sumber Surat, pilih EXTERNAL (No Sesuai Surat Yg Datang) dengan klik
dropdown/panah kebawah
- Tahun, Pilih sesuaikan dengan tahun Keputusan yang diterima
- Nomor Keputusan, Ketikkan Nomor Keputusan yangditerima
- Tanggal Keputusan, Pilih sesuai tanggal keputusan yang diterima
- Tanggal Berlaku, Pilih sesuai dengan tanggal keputusan belakunya
- Kepada, Ketikkan Keputusan tersebut diperuntukkan siapa
- Perihal, Ketikkan sesuai dengan yang ada di Keputusan
- Keterangan, Ketikkan Keterangan jika diperlukan
- File Arsip, Scan terlebih dahulu Keputusan yang diterima dalam format PDF,
kemudian Upload
- Ruang Penyimpanan, isikan Arsip Hardcopy akan disimpan
- No. Almari, isikan almari tempat menyimpan arsip hardcopy
- No. Ordner, Isikan nomor ordner tempat menyimpan arsip hardcopy
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 60
- Klik Submit
- Entry data Keputusan dari External sudah selesai sebagaimana gambar dibawah
:
S. INFO MASALAH
Info masalah berisikan Kode Masalah dan jadwal retensi arsip, sebagaimana gambar
dibawah :
-
Manajemen
Ketenagalistrikan
Penelitian dan Pengembangan
Pendidikan dan Pelatihan
SDM dan Organisasi
Keuangan
Logistik
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 61
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 62
- Contoh berdasarkan perihal, ketikkan Pusat, kemudian klik cari, maka hasil
pencarian yang ada kata Pusat akan muncul, sebagaimana gambar dibawah :
- Di SENT Surat Masuk, Surat yang sudah diproses / diteruskan, Klik Sent,
secara default rentang surat di sent adalah untuk 20 (dua puluh) hari terkahir,
jika diperkirakan bahwa surat yang dicari berada pada rentang tsb maka
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 63
entrykan surat yang dicari (bisa nomor surat, bisa surat dari, bisa perihal) tidak
perlu lengkap tetapi urut, kemudian klik cari, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 64
- DI SELESAI Surat Masuk / di terima yang sudah diproses, secara default posisi
awal Inbox adalah belum selesai, sebagaimana gambar dibawah :
- Pindahkan Belum Selesai manjadi Selesai, dengan cara Klik Dropdown / Panah
kebawah, arsip yang berada di Selesai dikarenakan Surat masuk yang diterima
sudah di teruskan / sudah dilanjutkan dan dinyatakan selesai tapi tidak
diteruskan / dilanjutkan, secara default system menampilkan Surat untuk 5
(lima) hari terakhir, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 65
- Untuk mencari Surat yang di Selesai, Secara default system menampilkan Surat
untuk 5 (lima) hari terakhir, entrykan Surat yang akan dicari, bisa nomor, bisa
perihal, tidak perlu lengkap tetapi urut, kemudian klik cari, sebagaimana
gambar dibawah :
- Sedang untuk mencari Surat yang di Selesai, jika tidak terdapat di rentang 5
(lima) hari terakhir tsb, klik di tanggal, pilih tanggal, bulan dan tahun, entrykan
Surat yang akan dicari, bisa nomor, bisa perihal, tidak perlu lengkap tetapi urut,
kemudian klik cari, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 66
Page 67
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 68
- Teknis pencarian, Surat Bentuk Khusus Lainnya, dan Produk Hukum, sama
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 69
Y. CATATAN
Proses pengiriman Surat, pada prinsipnya sama seperti jika masih manual, yaitu
Sekretariat Pengirim ditujukan ke Sekretariat Penerima, sekretariat penerima yang
selanjutnya mendistribusikan ke tujuan Surat tanpa ada disposisi apapun.
Pengiriman menggunakan AMS, penyimpanan Arsip Hardcopy menjadi tanggung
jawab Sekretariat Pengirim sampai adanya penghapusan Arsip.
Z. PROSES SCANNING
Sebelum di scan, Surat yang akan di Upload ke AMS Untuk didistribusikan harus
dipastikan bahwa bukan merupakan surat yang bersifat Rahasia.
Untuk menghindari kesalahan upload :
Agar dibuat folder khusus untuk penampungan sementara sebelum di upload ke AMS.
Penamaan File yang sudah discan agar mencerminkan / Sesuai Suratnya, misalnya di
beri nama file sesuai nomor suratnya, dsb.
Hasil scan yang sudah di upload ke AMS, agar filenya dihapus / didelete dari folder
penampungan sementara
Demikian buku petunjuk pengoperasian ini dibuat dengan harapan untuk lebih memudahkan
User dalam mengoperasikan AMS.
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential
Page 70